ACCESS 2003’E GİRİŞ

ACCESS 2003 GİRİŞ

• Bu derste Access programını çalıştırmayı,
Access ortamını tanımayı, Access
ortamında tablo, form ve rapor
tasarımlarına girişi öğreneceksiniz.
 ÇALIŞTIRMAK
• Başlat-Tüm Programlar- Microsoft Office-
Access 2003 kısa yolunu kullanarak
programı çalıştırabilirsiniz.
 ÇALIŞTIRMAK
• Eğer Access 2003 yüklü olduğu halde
gerekli kısa yol başlat menüsünde
bulunmuyorsa Başlat – Çalıştır kutusuna
msaccess yazıp enter tuşuna basarak
çalıştırabilirsiniz.
BOŞ VERİTABANI OLUŞTURMAK
• Yeni ve boş bir veritabanı oluşturmak için
görev bölmesinden (sağ panelden) Boş
veritabanı seçeneğine tıklayın. Bundan
sonra veritabanını kaydedeceğiniz diyalog
penceresi karşınıza çıkacaktır. Eğer
veritabanına bir isim vermezseniz o zaman
vt1,vt2,vt3 biçiminde bir isimlendirme
yapılacaktır.
VERİTABANI PENCERESİ
 VERİTABANI PENCERESİ
• TABLOLAR: Veritabanının en önemli
bileşeni tablolardır. Her veritabanında en
az bir tablo olmalıdır. Girilen bilgiler bu
tablolarda tutulmaktadır. Bir veritabanında
tablo, temeli teşkil etmektedir. Nasıl ki bir
binanın temeli olmadan diğer nesneler bir
anlam ifade etmiyorsa veritabanında da
tablo olmadan diğer seçenekler bir anlam
ifade etmeyecektir.
 VERİTABANI PENCERESİ
• SORGULAR: Tablolara girilmiş olan bilgilerden
belirli şartlara göre liste almak gerektiğinde
sorgular kullanılır. Değişik amaçlara göre sorgular
hazırlanarak tablolardaki bilgilerin listesi veya özeti
alınabilir.
• Örneğin son ödeme tarihi geçtiği halde
ödenmeyen hesapların listesini almak için bir
sorgu kullanılabilir.
• Sorgular veri tabanında toplu değişiklik yapmak
için de kullanılabilir. Örneğin muhasebe
bölümünde çalışan personelin maaşlarına %50
zam yapmak için bir sorgu kullanılabilir.
 VERİTABANI PENCERESİ
• FORMLAR: Tablolara bilgi girişi veri sayfası
görünümünde yapılabilmesine rağmen formlar
hazırlayarak girişi buradan sağlamak hem görsel
açıdan daha güzel, hem de daha kolaydır.
 VERİTABANI PENCERESİ
• RAPORLAR: Tablolardaki bilgileri
yazıcıdan belli düzenlemelere göre almak
için raporlar hazırlanarak kullanılır.
• Örneğin satılan mala ait fatura rapor olarak
tasarlanabileceği gibi aktif ay içerisinde
satılan malların listesi de rapor olarak
hazırlanabilir.
 VERİTABANI PENCERESİ
• SAYFALAR: Veri tablolarını içeren yeni
web sayfaları oluşturmak ve tasarlamak
için kullanılır.
 VERİTABANI PENCERESİ
• MAKROLAR: Bir eylemi gerçekleştirmek
için (daha çok menüler ve araç çubukları ile
birden fazla adımda yapılabilecek işlemler
için) kullanılan komut dilidir. İşlemleri
otomatikleştirmek için kullanılırlar.
 VERİTABANI PENCERESİ
• MODÜLLER: Programda kullanılacak
fonksiyon, prosedür, global değişken ve tip
tanımlamaları modüllerde yapılır.
 KAPATMAK
• Access ortamından çıkmak için Alt+F4
tuşlarını yada Dosya-Çıkış menü
seçeneklerini kullanabilirsiniz.
 İLK VERİTABANI
• Access açılarak boş bir veritabanını ismini
ilkveritabanı olarak belgelerim klasörüne
oluşturun.
Tasarım görünümünde tablo oluşturmak:
• Veritabanı birçok bileşenden meydana
gelebilir. Ancak her veritabanında mutlaka
tabloların bulunması gerekir. Tablolarda
saklanacak bilginin özellikleri ve bilgilerin
kendisi bulundurulur. Veritabanı penceresi
ekranda yerini aldığında başlangıçta
Tablolar sekmesi aktif olacaktır.
 İLK VERİTABANI
• Şimdi yeni bir tablo oluşturmak için Tasarım
görünümünde tablo oluştur seçeneğine çift
tıklayın. Tablo tasarım penceresi ekranda yerini
alacaktır.

Çift tıklanır
TABLO TASARIM PENCERESİ

3) Alanın kullanım
amacını girin
2) Veri türünü seçin
1) Alan adını girin

• Tablo tasarım penceresini kullanarak

alanları, bu alanların içinde barındıracakları
bilginin tiplerini ve birçok özelliği
belirleyeceğiz.
• Basit bir adres defteri ile işe başlayalım. Bu
tablomuzda Sıra No, Adı Soyadı, Mesleği,
Telefonu, Doğum Tarihi, Fotografı ve
Adresi gibi alanlar yer alsın.
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Tabloyu oluşturan her bir alan aynı
zamanda sütun olarak ta isimlendirilir.
Alanların içerikleri farklı tiplerde
olabilecekleri için de bu alanlara ait alan
tiplerini (veri türü) tanımlamamız gereklidir.
• ALAN ADI Sütununa alanların isimlerini alt alta yazacağız.
• VERİ TÜRÜ Sütununa girilen alana ait veri türünü otomatik
açılacak kutudan seçeceğiz.
• TANIM Sütununa o alanla ilgili bir açıklama yazacağız.
Yazılması zorunlu değildir, ancak buraya yazdığımız
açıklama veri girişi sırasında pencerenin en altındaki
durum çubuğunda görülecektir.
TABLO TASARIM PENCERESİ

Tablo tasarım penceresini kullanarak

yukarıdaki resimde olduğu gibi alanları
oluşturun.
TABLO TASARIM PENCERESİ

Tablo tasarım penceresinin

alt kısmında seçili alana ait
birçok özellik
görülmektedir. Bu özellikler
ileriki konularda tek tek
anlatılacaktır. Şimdilik bir
örnekle işe başlayalım.
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Müşteriye ait bilgileri girerken kullanıcı
bütün bilgileri girmeyebilir. Örneğin kişinin
telefonunu girmeyebilir. Ancak bazı bilgiler
vardır ki mutlaka girilmesi gerekir. Örneğin
kişinin adı soyadı girilmez ise diğer girilen
tüm bilgilerin hiçbir anlamı olmayacaktır.
Bu yüzden adı soyadı alanına mutlaka bilgi
girilmesini sağlamamız gerekir.
TABLO TASARIM PENCERESİ
Tablo tasarım
görünümünde adı
soyadı satırını
seçip pencerenin
Genel
sekmesindeki
Gerekli
kutusundan Evet
seçeneğini
işaretlerseniz bu
alana mutlaka
bilgi girilmesi
gerektiğini
belirtmiş
olursunuz.
TABLO TASARIM PENCERESİ

Adı Soyadı sütununun Gerekli seçeneği Evet olarak

değiştirdikten sonra tabloya veri girilirken Adı soyadı
boş bırakılıp kayıt tamamlandığı anda Access
yukarıdaki resimde görüldüğü gibi “telefon defteri.Adı
Soyadı alanı, alanın Required özelliği True olarak
belirlendiğinden Null değeri içeremez. Bu alana bir
değer girin,” uyarı mesajını verecektir.
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Telefonun daha rahat girilmesini
sağlayabiliriz. Bunun için Telefonu satırı
seçilip Genel sekmesindeki Giriş maskesi
özelliğini kullanacağız.

Giriş maskesi kutusunun yanındaki

düğmeye basarsanız sihirbaz devreye
girerek size ne tür bir telefon numarası
girileceğini soracaktır.
TABLO TASARIM PENCERESİ
TABLO TASARIM PENCERESİ
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Böylece kullanıcı telefon numarası alanına
geldiğinde otomatik olarak açılacak parantezler
içine şehir kodunu, diğer alanlara da numarasını
yazabilecektir.
• Şimdi tablomuza kişiye ait bilgilerin girildiği tarihi
belirten bilgi giriş tarihi adında yeni bir alan
ekleyelim.
• Bilginin girildiği tarihi de Metin türünden
tanımlayabiliriz. Ancak bu kullanışlı olmayacaktır.
Çünkü bu tarih üzerinde işlem yapmak
gerekebilir. Bunun için Access’te özel olarak
tanımlanmış Tarih/Saat alan türünü kullanacağız.
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Ayrıca girilecek
tarihin tipini de
belirlememiz
girilen bütün
tarihlerin aynı
formatta olmasını
sağlayacaktır. Bu
işlemi yapmak
için Genel
sekmesindeki
Biçim kutusunu
kullanacağız. Bu
kutudan istenilen
bir tarih biçimi
kullanılabilir.
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Ayrıca bu alana bu günün tarihinin
otomatik olarak yazılmasını da
sağlayabiliriz. Bunun için Genel
sekmesindeki Varsayılan değer kutusunu
kullanacağız. Varsayılan değer kutusuna
alttaki gibi =Date() yazarsanız kullanıcı bu
alana geldiğinde bugünün tarihi otomatik
olarak yazılacaktır. Kullanıcı bu tarihi
isterse kabul eder isterse de değiştirebilir.
TABLO TASARIM PENCERESİ
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Eğer aradaki bir alanı girmeyi unuttuysanız
veya araya yeni alanlar eklemek
istiyorsanız ya da bir alanı silmek
istiyorsanız farenin sağ tuşunu
kullanabilirsiniz.
• Düzen / Satır Sil
• Ekle / Satır komutları da kullanılabilir.
TABLO TASARIM PENCERESİ

Aktif alanı anahtar alan yapar.

Aktif alanın hemen üstünde yeni bir satır açar.

Aktif alanı siler.

Aktif alanın hemen üstünde hazır

alanlardan birini ekler.
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Tabloyu kaydettiğimizde Access oluşturduğumuz
tabloya bir birincil anahtar tanımlamanızı
isteyecektir. Birincil anahtar vermek her zaman
gerekmez. Ancak daha sonra göreceğimiz
ilişkilendirmede bir birincil anahtara ihtiyaç
duyacağız. Bu yüzden Access’in önerisine evet
diyerek birincil anahtar oluşturun.
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Veritabanı penceresine tekrar geri döndüğümüzde kaydettiğimiz
tablo görülecektir.
Aktif tabloyu veri giriş modunda açar

Aktif tabloyu tasarım modunda açar

Aktif tabloyu siler

Aktif tabloyu
TABLO TASARIM PENCERESİ
• Veritabanı penceresinde; yeni bir tablo
oluşturmak için Yeni düğmesini,
• Hazırladığımız tabloya giriş yapmak için Aç
düğmesini,
• Tablo alanları üzerinde değişiklik yapmak
için ise Tasarla düğmesini kullanabiliriz.
 TABLOYA BİLGİ GİRME
• Veritabanı penceresinde tablomuz seçili iken Aç düğmesini
tıkladığımızda yada tablo adını çift tıkladığımızda, karşımıza tablo
bilgi giriş penceresi gelecektir.
• Bilgi girişi için Tab tuşu ile ikinci sütuna geçin. Bir kaydın bilgileri
tamamen girilip Tab tuşuna basıldığında otomatik olarak alt satıra
geçilecek ve yeni bir satır daha eklenecektir.

Kayıt sayısı
Yeni Kayıt
İlk Kayıt Son Kayıt

Aktif kayıt numarası

TABLO GÖRÜNÜMÜYLE ÇALIŞMAK
• Sütun çizgilerini kullanarak
sütunları genişletip
daraltabilirsiniz. Ayrıca sütun
genişliğini çift tıklayarak en
uygun genişliğe ayarlanmasını
sağlayabilirsiniz.
• Ekranda görülmeyen
sütunlara kaydırma çubukları
ile ulaşabilirsiniz.
• Sütunlar üzerinde iken farenin
sağ tuşuna basarak da birçok
işlemi kolayca
gerçekleştirebilirsiniz.
• Menüdeki Artan Sıralama
(A→Z) ve Azalan Sıralama
(Z→A) seçeneklerini kullanarak
alanları kolayca
• Sütun Genişliği seçeneği ile sütun genişliklerini
sıralayabilirsiniz.
ayarlayabilirsiniz. Bu işlemi yukarıda da belirttiğimiz
gibi fare ile sütun çizgilerinden tutup çekerek veya çift
tıklayarak yapabilirsiniz.
TABLO GÖRÜNÜMÜYLE ÇALIŞMAK
• Kayıtların tamamı ekrana
sığmadığında kaydırma
çubuklarını kullanarak diğer
kayıtların görüntülenmesini
sağlayabiliyorduk. Ancak bazı
durumlarda her zaman
ekranda görünebilir olmasını
sağlamak için Sütunları
Dondur seçeneğini
kullanabiliriz. Bu işlem
sonucunda o sütun en sola
alınarak sürekli ekranda
görünür olması sağlanır.

• Her zaman gerekli olmayan veya gizli olması gereken sütunları Gizle seçeneğini
kullanarak gizleyebilirsiniz. Gizlediğiniz sütunları tekrar göstermek için ise Biçim
menüsündeki Sütunları göster seçeneğini kullanabilirsiniz.
TABLO GÖRÜNÜMÜYLE ÇALIŞMAK
• Bul seçeneğini
kullandığınızda Bul ve
Değiştir penceresi açılacaktır.
Bu pencereden istediğiniz bir
kaydı kolayca bulabilirsiniz.
• Kayıtlardaki bazı ifadeleri
başkasıyla değiştirmek için
ise aynı penceredeki yada
Düzen menüsündeki değiştir
seçeneğini kullanabilirsiniz.
• Düzen menüsündeki Kayıt
Sil seçeneğini kullanarak bir
kaydı silebilir, Geri Al
seçeneği ile de yaptığınız son
işlemi geri alabilirsiniz.

• Biçim menüsündeki Yazı tipi seçeneği ile tablonun yazı tipini değiştirebilir, Veri
sayfası seçeneği ile de açılan pencereden hücrelere üç boyutlu bir görünüm
verebilirsiniz.
ACCESS’TE EN ÇOK KULLANILAN KISAYOL TUŞLARI

Ctrl+F1 Görev Bölmesini açar.

Ctrl+N Görev Bölmesi penceresinin Yeni dosya kısmını aktif yapar.
Ctrl+O Var olan bir veritabanını açar.
Ctrl+P Yazdır diyalog penceresini açar.
Ctrl+F Bul ve değiştir iletişim kutusunda Bul sekmesini açar.
Ctrl+H Bul ve değiştir iletişim kutusunda Değiştir sekmesini açar.
Ctrl+S Aktif tabloyu yada formu kaydeder.
Ctrl+W Aktif pencereyi kapatır.
F4 Form ve raporda özellikler penceresini açar.
F5 Form tasarımından form görünümüne geçiş yapar
F11 Veritabanı penceresini görüntüler.
Alt+F11 Visual Basic penceresi ile Access arasında geçiş yapar.
Alt+F4 Microsoft Access’i kapatır.