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Free online MSDS management tool

http://www.msds-europe.com/kateg-70-1-telechargement_des_fds.html

Le projet est financé par l'Union européenne et cofinancé par le Fonds


européen de développement régional.

ToxInfo Consulting and Service Company http://www.msds-europe.com Tel.: +36 70 335 8480

H - 1143 Budapest, Eleonóra u. 8. Hongrie office@msds-europe.com Fax: +36 1 290 4136


L'exploitant et le propriétaire du système MSDocS:

ToxInfo Consulting and Service Company


Numéro TVA UE: HU21152982
Numéro d'enregistrement: 01-06-747117
Siège: H - 1143 Budapest, Eleonóra u. 8. Hongrie

Autres informations concernant notre société: http://www.msds-europe.com

L'utilisation et la fonction du système MSDocS:

MSDocS est un dossier spécial de stockage et de partage, qui permet de transférer, stocker,
organiser, partager et gerer les fiches de données de sécurité et les documents connexes.
Pour les utilisateurs ce système offre la possibilité d' enregistrer leurs documents et de les
partager avec leurs partenaires.
Le système MSDocS - à des tarifs spéciaux - offre un accès direct à d'autres services tels
que l'établissement, la traduction, la supervision, l'adaptation des fiches de données de
sécurité etc. avec des devis en ligne et des options de commande.

Les notions de base:

Client:
Personne juridique, qui est en contact direct avec le prestataire de services, qui possède un
compte MSDocS un ID utilisateur et un mot de passe.
Les client ne peuvent avoir qu'un seul compte utilisateur.
Le client ne peut pas être une personne physique.

Partenaire:
Personne physique ou morale qui est en contact direct avec le client et le client partage des
documents avec lui.

Documents téléchargés, restrictions

Les unités d'information qui peuvent être téléchargés dans le système MSDocS sont les
fiches de données de sécurité. En outre des fiches de données de sécurité, d'autres
contenus professionnels y peuvent être téléchargés ainsi, tels que: projet d'étiquette, des
informations concernant le produit, des documents sur les ingrédients et des protocoles de
mesure.
Ce système rend possible seulement le stockage et le partage des documents en Word et
PDF.
Aucun vidéo, document en format image, aucun document illégale et pornographique ou
avec un contenu pour lequel le client ne dispose pas des autorisations suffisantes ne peut
être publié sur ce site.

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ToxInfo Consulting and Service Company
Table des matières du système MSDocS

Demande d'accès / Connection

Stockage des fiches de données de sécurité

ƒ Des dossiers et des fichiers

ƒ Téléchargement des documents

ƒ Sélection des documents, caractéristiques spécifiques

Partage de vos fiches de données de sécurité avec vos partenaires

ƒ Documentation de la transmission des fiches de données de sécurité

Demande d'un fiche de données de sécurité des utilisateurs MSDocS

Services liés à la préparation et la traduction des fiches de données de sécurité

ƒ Devis, commande en ligne

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ToxInfo Consulting and Service Company
Demande d'accès / Connection

Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search

Après avoir rempli le formulaire d'inscription, notre personnel va envoyer votre mot de
passe en 72 heures (à l'adresse e-mail).

Prix et dépenses

L'utilisation du système MSDocS est gratuite jusqu'au 15 Décembre 2011. (si les coûts de
fonctionnement du système MSDocS pour notre entreprise resteront à un niveau
acceptable, l'utilisation du site restera gratuite).
La condition de l' utilisation gratuite du système est le placement du logo et du lien
hypertexte MSDocS www.msds-europe.com sur le site du client. Vous pouvez trouver
notre logo sur notre site web:
http://www.msds-europe.com/id-690-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

Le placement du logo et du lien hypertexte doit être réalisé dans les 20 jours ouvrables,
suite à la réception de l'identifiant et du mot de passe pour MSDocS.
Si le client ne remplit pas les conditions mentionnées ci-dessus, l'utilisation des services
MSDocS pourra être suspendu ou le système pourra être utilisé pour un tarif spécifique.

Politique de confidentialité

Le prestataire de services ne met pas à la dispositions d'un tiers les données des Clients
(nom d'utilisateur, mot de passe).
Les données et les documents stockés dans le système MSDocS par le Client ne seront pas
utilisés et consultés par le prestataire de services (sauf si le client nous donne son accord)
Le prestataire de services fait tout son possible pour éviter l'accès non autorisé aux
documents du client, mais ne prend aucune responsabilité quant à cette question.

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ToxInfo Consulting and Service Company
Stockage des fiches de données de sécurité

L'écran est divisé en fonction des aspects fonctionnels en deux parties. Sur le côté gauche,
vous pouvez trouver les dossiers et les icônes pour créer / gérer des dossiers. Sur le côté
droit, vous pouvez trouver les fiches de données de sécurité téléchargées (qui peuvent être
regroupés dans des dossiers) et d'autres documents.

Les documents téléchargés peuvent être organisés, crées et nommés dans la structure
personnalisée bien connue. Bien sûr, nous pouvons créer de nouveaux sous-dossiers dans
un dossier.
Le système permet l'apparition d'une fiche de données de sécurité dans plusieurs dossiers.

Dans le système MSDocS, l'utilisation de la plupart des fonctions a été simplifiée par des
icônes. Le système peut être facilement utilisé avec des compétences de base en
informatique.

Ouverture de tous les dossiers

Fermeture de tous les dossiers

Création d'un nouveau dossier.

Liste des fichiers en fonction de la structure du répertoire.

Position de base / Mise à jour

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Téléchargement des documents

En téléchargeant des documents, nous avons la possibilité de:

ƒ indiquer la langue de la FDS ou indiquer l'entreprise fabricante


ƒ dans le champ texte libre nous pouvons indiquer tous les informations
importantes de la FDS (p.ex: dans le cas des mélanges: les composants, les
numéros CAS, les phrases R, aspect etc.)

Attention!
Vos FDS pourront être cherchées ultérieurement avec l’aide des marquages.
Spécifier la langue est également important parce que notre service de traduction
considère la langue spécifiée comme «langue source»

Remarque:
Les marquages peuvent également être modifiés après le téléchargement!

! Documents, dont le stockage dans le système MSDocS est proposé:


Il est recommandé d'y stocker les FDS (d’origine) l'étiquette du produit, les copies des
licences des autorités, les notifications.
Nos clients nous ont signalé plusieurs fois que ces documents sont difficilement trouvables
dans le cas où l'employé qui en est responsable quitte l'entreprise.

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Au cours du développement du système MSDocS, il a été un apect important de garantir le
traitement rapide et simple, le stockage d'un grand nombre (une centaine) des fiches de
données de sécurité.
En téléchargeant les fiche de données de sécurité, vous pouvez télécharger en même
temps n'importe quel nombre de fiches de données de sécurité, si vous sélectionnez
« Nouveau dossier ».
Les FDS téléchargées pourront être marquées un par un ultérieurement.

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ToxInfo Consulting and Service Company
Sélection des documents, caractéristiques spécifiques

Les services spéciaux du système concernant le document seront disponibles après le


marquage des documents (voir ci-dessus à droite)
Sur le côté gauche, les symboles avec les flèches sont utilisées pour créer des documents et
de les supprimer.

Consultation et modification du marquage des documents


Les « marquages » des FDS sont des mots clés individuels, selon lesquelles on peut
les chercher, filtrer et regrouper ultérieurement.
Les marquages doivent être donnés pendant le téléchargement des FDS, mais avec
cette fonction menu il est possible aussi leur modification ultérieure.

Téléchargement des fiches de données de sécurité, des documents

Partage de vos fiches de données de sécurité avec vos partenaires sélectionnés.


Plus de détails la prochaine fois concernant cette fonction

Vérification du téléchargement de documents partagés.


Le système enregistre la date du partage et la date à laquelle la FDS a été
téléchargée par votre partenaire.
! En cas de contrôle de l'autorité, il est nécessaire de justifier la transmission des
fiches de données de sécurité.

Une FDS peut figurer dans plusieurs dossiers. (Par exemple: Une substance peut
être un produit fini ou une matière première). Grâce à cette fonction, on peut
vérifier immédiatement, dans quel dossier nos documents sont trouvables.

Services liés à l'établissement et la traduction des fiches de données de sécurité.


Il est l'un des services les plus intéressants du système MSDocS, nous la clarifierons
plus tard.

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ToxInfo Consulting and Service Company
Partage de vos fiches de données de sécurité avec vos partenaires

Image nr. 2

1. Sélection de la FDS à partager


2. En cliquant sur l'icône de partage (la liste de contacts sur l'image nr. 2 apparaîtra)
Nous pouvons modifier les données de nos partenaires dans le menu «partenaire» (on
3.
peut ajouter, supprimer)
On peut sélectionner un ou plusieurs partenaires pour partager nos fiches de données de
4.
sécurité avec eux.
5. Approbation du processus de partage

À la fin du processus nos partenaires recevront un email qui contient tous les documents
partagés.
! Le partenaire n'a pas d'accès à notre compte personnel et ne peut utiliser que les
documents qui lui avaient été envoyés préalablement.

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Documentation de la transmission des fiches de données de sécurité

Selon la réglementation en vigueur, le fournisseur doit (s’il ne s’agit pas de distribution au


détail), joindre une FDS dès la première livraison de la marchandise.
La livraison de la FDS doit être documentée et sera contrôlée par les autorités.
Une solution appliquée consiste à publier les FDS sur le site WEB de l'entreprise, mais cela
ne satisfait les critères mentionnés ci-dessus.
Avec l'aide du système MSDocS nous pouvons prouver à qui quand et quel document a été
envoyé. Le système enregistre les données de vos partenaires, la date du partage et la
date à laquelle la FDS a été téléchargée par votre partenaire.

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Demande d'une fiche de données de sécurité aux utilisateurs MSDocS

Le logo MSDocS peut être trouvé sur le site de nos utilisateurs, et en cliquant sur "Demande
de fiches de données de sécurité (FDS)", vous pouvez accéder à notre site
Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search/request_download.html
Les FDS peuvent être obtenues uniquement par des sociétés, qui figurent dans le menu
fabricant / distributeur.
Après avoir rempli le formulaire, le Client pourra approuver et satisfaire notre demande.
S'ils veut satisfaire la demande de son partenaire et il souhaite partager ses fiches de
données de sécurité, il l'ajoutera à la liste de ses partenaires et il pourra mettre à sa
disposition les fiches de données de sécurité.

Remarque:
La demande des FDS sera envoyé à notre client. L'opérateur du système MSDocS n' a
aucun droit d’approuver le partage des FDS, les fiches de données de sécurité ne peuvent
être partagées que par leur propriétaire.

! Selon les conditions générales de vente, le placement du logo MSDocS et des hyperliens
pertinents est une obligation pour tous les utilisateurs MSDocS, car il est nécessaire pour le
bon fonctionnement du système.

Plus d'informations sur les éléments à être placés sur votre site web:

http://www.msds-europe.com/id-690-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

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Services liés à l' établissement et la traduction des FDS

Les service suivants sont directement accessibles à travers le système MSDocS pour assurer la
rapidité et la simplicité de l'administration.

ƒ Traduction et adaptation des fiches de données de sécurité (en 29 langues)

ƒ Traduction de la fiche signalétique sans adaptation

ƒ Supervision des fiches de données de sécurité

ƒ Avis sur les FDS

ƒ Établissement des FDS

ƒ Établissement des FDS (version employé) simplifiée

Les avantages du devis et de la commande à travers le système MSDocS.

ƒ Vous recevrez le devis immédiatement

ƒ Vous ne devez pas envoyer les FDS exigées par email

ƒ Nous livrons les fiches de données de sécurité à travers le système MSDocS.

! Le stockage, l'échange et l'utilisation des fiches de données de sécurité dans le système


MSDocS sont gratuits.
L'établissement des fiches de données de sécurité et les services de traduction sont des
services payants.
La demande de devis à travers le système MSDocS est un service sans aucune obligation de
commande.
Nous considerons comme commande uniquement les devis acceptés.

Pour des autres services, veuillez nous contacter à l'adresse mentionnée sur notre site Web
ou utiliser nos formulaires.
http://www.msds-europe.com

Autres services:

Consultance et registration REACH:

http://www.msds-europe.com/kateg-91-1-reach.html

Services SGH/ CLP:

http://www.msds-europe.com/kateg-89-1-ghs_clp.html

Traduction des Fiches de données de sécurité (FDS):

http://www.msds-europe.com/kateg-71-1-fiche_de_donnees_de_securite.html

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Image nr. 2

1. Sélection des FDS à traduire


Cliquez sur l'icône "Services" icône pou accéder à « Demande de devis » voir image nr.
2.
2)
Sélectionnez le service souhaité de la liste. Concernant les services qui ne figurent pas
3.
sur la liste, vous pouvez obtenir plus d'informations sur notre site WEB.
Le système considère la langue utilisée pendant le téléchargement des FDS comme
4. langue d'origine. En cas du service de traduction la langue cible doit être sélectionnée
de la liste.
En cas du service de traduction avec adaptation, vous devez choisir le pays de
5. destination ainsi, car nous avons besoin de cette information pour adapter les FDS aux
règlementations nationales.
6. Possibilité de définir d'autres paramètres.

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Devis, commande en ligne

Suite à la demande détaillée de devis précédent, vous recevrez le devis par e-mail et
vous trouverez ce document sous le menu mes « Mes feuilles de travail »
Vous pouvez accepter ou refuser le devis en cliquant sur le lien qui se trouve dans l'e-
mail ou en connectant à votre compte MSDocS et en cliquant sur l'icône flèche.
Après l'acceptation du devis, la commande passera dans le menu « Bons de
Commande » dans un dossier avec le même numéro d'enregistrement.
L'administrateur du système MSDocS vous enverra une confirmation et une facture pro
forma par e-mail qui passeront également dans le menu « Confirmation ».
De même, la livraison de la commande sera effectuée par e-mail et par le système
MSDocS.

Dossier fichiers commandés:


Les FDS commandées seront placées dans un dossier crée automatiquement, qui rendra
plus facile le rangement des nouvelles fiches de données de sécurité dans la structure
des dossiers existants.

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