Elaboracin: 01 mayo 2008 v2.

MANUAL DE USO GUIA DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA EN SAP.

Contenido
INTRODUCCION:..................................................................................................................................2 Operando transaccin FF67- Extracto de cuenta manual....................................................................3 Paso 1- Creacin de archivo con FBL3N como base de datos.............................................................3 Paso 2- Creacin de archivo de trabajo en Excel..................................................................................6 Paso 3- Uso de Transaccin FF67-Tratar extracto de cuenta manual................................................13 Llenado de cartula de FF67-extracto de cuenta manual................................................................14 Datos de cartula de FF67-extracto de cuenta manual ..................................................................16 TRANSACCION SM35 PROCESO BATCH INPUT.......................................................................20 Proceso de carga al sistema por medio del batch input..................................................................20 VERIFICANDO LOS EFECTOS DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA..................24 Vista de movimientos ....................................................................................................................24 Fin de proceso.................................................................................................................................25

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INTRODUCCION:
Es primordial en nuestra organizacin, la aplicacin y elaboracin de las conciliaciones bancarias, desarrolladas dentro del ambiente de nuestro sistema SAP. El presente manual cubre la necesidad de una visin inmediata y acertada en el contexto de nuestra Organizacin y del propio sistema SAP. De cmo efectuar acertadamente este proceso, que es enlace requerido y necesario para otros procesos como son la determinacin de IVA, Flujo de efectivo, Balance General, cierres mensuales, etc. El presente proceso es desarrollado, debido a que pudiendo ser completamente automatizado, los bancos en el pas, no cuentan con un link de enlace automtico, que pudiera enlazar con nuestro propio sistema. Lo que implica que este proceso se desarrolle de forma semiautomtica, con varios pasos a seguir que tienden a simplificar el trabajo que se genera tanto, dentro de la oficina central como en las diferentes obras y proyectos desarrollados en el interior de la Republica. Este proceso no genera un trabajo adicional o extraordinario a las labores propias ya asignadas, pues una conciliacin de saldos de la cuenta de bancos Vs. El propio banco, va estado de cuenta bancaria. Se debe efectuar para cualquier empresa u organizacin, con los mismos fines que arriba se mencionan. Beneficios como organizacin y reas de trabajo: Vista actualizada de las diferentes chequeras (incluso de obra), dentro del sistema desde cualquier punto de trabajo. Actualizacin de saldos de cuentas bancarias en lnea y tiempo real incluyendo obra. Diagnsticos de flujos de efectivo para una planeacin financiera de la organizacin y los propios proyectos. Declaraciones de IVA de forma totalmente automatizada, generacin de vista de saldos en lnea y tiempo real. Estados financieros reales.

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Operando transaccin FF67- Extracto de cuenta manual

Paso 1Creacin de archivo con FBL3N como base de datos.
Para preparar la informacin o base de datos que se utilizara en la creacin de la conciliacin bancaria se solicita desde la transaccin FBL3N-Lista de partidas individuales de cuentas de mayor, un reporte de partidas abiertas, con el layout diseado especialmente para contener la informacin que ser requerida para efectuar este proceso. Esta informacin se solicita incluyendo los dos nmeros de las cuentas contables (principal/transitoria) que contiene la cuenta bancaria, por la sociedad de que se trate.

Solicitando el periodo (mes), que ser el mismo del estado de cuenta bancario (recomendacin es que se tome el cierre de mes) y con layout /FTOPARAFF67.

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La vista que nos da el formato /FTOPARAFF67 previamente elaborado es la siguiente:

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Elaboracin: 01 mayo 2008 v2. Descripcin de campos:

Nombre de Columna Descripcin Ejemplo

Estado que guardan las partidas individuales en este caso status tomaremos las Partidas abiertas. Cdigo de Obra Cdigo de la obra donde se genero el documento. Clasificacin de documento, identifica un movimiento contable y Clase de CA, SA, AB, DZ, documento Determina su uso y de donde proviene, KZ, ZP Clave que determina si es cargo o abono y que en conjunto con la Clave de contabilizacin clase de documento se direcciona dentro de la contabilidad. 40, 50. Moneda del documento Tipo de moneda en que se efecto el movimiento o transaccin. MXN, USD. Fecha de elaboracin del documento o ingreso al sistema en su uso Fecha de documento Se determina tiempos de efectos en deudores y acreedores. Ejercicio/mes Ao y mes en que se efecta el movimiento. 2007/04 Fecha de contabilizacin Fecha en la que se cargara a la contabilidad principal de la empresa. Importe en moneda de documento Clave de moneda en que se elaboro el documento. MXN Numero que asigna el sistema con el cual se identifica dentro de la No. documento Contabilidad a la partida. No. De cheque Numero del cheque se va a conciliar. Texto de identificacin adicional como numero de factura de Referencia Proveedor, etc. capturado en la transaccin Origen. Texto Texto que se aplico en la transaccin origen.

Informacin que adems esta generada en un orden lgico de esta manera: Orden cronolgico. Separacin por da de afectacin o contabilizacin. Solo vista de partidas abiertas. Visualizacin de partidas en conciliacin, de meses anteriores.

Esta informacin, tiene varios usos exportndola a hoja de clculo Excel, nos servir para elaborar una hoja de trabajo que se subir al sistema, as como varias columnas que nos permitirn checar y ser asertivos en la labor que vamos a comenzar.

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Paso 2-

Creacin de archivo de trabajo en Excel.

Al exportar nuestro archivo creado en la transaccin anterior lo haremos de acuerdo a los la siguientes pasos. A) Desde el men de cabecera como se muestra o directamente tecleando F9 creamos un fichero o hoja de calculo.

Abrindonos las siguientes pantallas.

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En esta pediremos la opcin hoja de clculo, y aplicando

Mostrndonos lo siguiente, donde daremos el nombre del archivo que vamos a crear, que como sugerencia de control puede ser: Fecha, numero de cuenta contable y/o numero de cuenta bancaria.

Dando clic en el match code nos abre un administrador de archivos similar al que tenemos en Windows.

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Donde colocamos el archivo en el lugar que tengamos nuestra administracin de cuenta bancaria.

Nos regresa a la vista anterior

Damos el botn crear en caso de que se haya elaborado previamente algn archivo con el mismo nombre daremos el botn reemplazar. Con esto hemos creado nuestra hoja de calculo (fichero) con el que vamos a trabajar.

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Al traer el archivo creado en Excel tendremos que seguir los siguientes pasos

Se mostrara con esta pantalla donde le dare4mos el botn finalizar para darnos una vista de esta manera.

Debiendo ordenarla para tener la vista de la siguiente manera.

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Vista ordenada de archivo en Excel.

Donde tendremos que sumar los siguientes tres campos en otra celda, con la formula que se indica Formula

Campos ya

Dejndonos esta vista general del archivo donde lo sombreado (columnas G, H, I y M) ser lo que ocuparemos en la transaccin FF67.

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Lo que se a efectuado hasta el momento es la creacin de un archivo que debe ser IDENTICO al estado de cuenta bancario, ya que este archivo representara lo efectivamente pagado y cobrado. Debido a que este archivo es la vista de la institucin bancaria respecto a la cuenta de la compaa, y que los importes que acabamos de generar son los propios de nuestra cuenta bancaria, entonces los importes se debern cambiar en signo si es un cheque cobrado, cargos por comisiones, impuestos o cualquier cargo por parte del banco De + pasa como -. si es un deposito, cancelacin de comisiones, impuestos o cualquier abono por parte del banco De - pasa como +.

Como se puede observar tenemos subtotales por da. Identificamos los depsitos, cheques cobrados, cargos del banco, etc. y modificamos los signos de los importes, para quedar como a continuacin se muestra.

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Elaboracin: 01 mayo 2008 v2. Eliminando los renglones de subtotales, nos queda un listado plano, que refleja la totalidad de movimientos que vamos a aplicar. Utilizamos los totales de esta hoja para capturar el saldo inicial y saldo final que nos pide la transaccin FF67. Quedando de esta manera:

Notemos la diferencia que existe en los totales por el cambio de signos. Una vez con esta informacin ya definida y preparada iremos a SAP a la creacin del extracto para conciliacin bancaria.

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Paso 3-

Uso de Transaccin FF67-Tratar extracto de cuenta manual.

Entrando a transaccin FF67-extracto de cuenta

Una vez ah llenar los datos requeridos como se presenta.

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Llenado de cartula de FF67-extracto de cuenta manual.

Los datos a llenar son bsicos en el xito de este proceso por lo que se debe tener previo conocimiento de ellos.

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Elaboracin: 01 mayo 2008 v2. Descripcin de campos:

Nombre de Campo Sociedad Funcin y descripcin Ejemplo 0100
HSBC7 98859 2 31.05.2008

Sociedad en la que se tiene la cuenta bancaria a la cual se le creara un extracto Clave que identifica a un banco, propio de la cuenta a la que se crea Banco Propio extracto Clave que identifica la cuenta bancaria, a la que se crea un extracto ID de cuenta para efectuar la conciliacin bancaria Consecutivo que se da por cada uno de los extractos que se van No. extracto generando Fecha de extracto Fecha de elaboracin Moneda en la cual esta la cuenta bancaria donde se efecta el Moneda extracto Saldo del estado de cuenta bancario, que dentro de SAP se Saldo inicial Representa en la cuenta Principal. Saldo final del estado de cuenta bancario, tendr que ser el mismo que se representa la suma de cuentas: Saldo final Principal + Transitoria + - partidas en conciliacin = saldo bancario Otra vista es el archivo de Excel, en su caso, + el saldo anterior. Fecha que tomara el sistema como fecha base de contabilizacin, As como el periodo contable mensual donde cargara el proceso.

2,924,082.09-

2,620,296.9731.05.2007

Fecha de contabilizacin

Los datos que son llenados son base para la contabilizacin que posteriormente se hace por medio del sistema, todos los puntos son importantes, pero se debe tomar muy en cuenta la fecha de contabilizacin, ya que en este periodo (mes). Se afectara las partidas de los cheques efectivamente. Afectara el flujo Afecta el pago de IVA Estados financieros y toma de decisiones correctas.

Al llenarse en primera instancia el campo de ID de cuenta, nos dar en automtico el campo superior que se refiere a banco propio. Una vez llenos todos los campos damos enter o . Pasndonos a la siguiente pantalla que llenamos con los datos preparados en el archivo de trabajo elaborado en Excel.

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Datos de cartula de FF67-extracto de cuenta manual

La vista inicial es como se presenta:

Como se puede observar ya aparece un total propuesto de inicio en esta pantalla, que es el resultado de la operacin con los datos que metimos en la pantalla anterior con respecto al saldo inicial y saldo final, la diferencia es total de movimientos que tiene la cuenta. Para que nuestra pantalla este completa y lista para incluir los datos que tenemos damos clic al siguiente icono que se encuentra en la parte superior

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Elaboracin: 01 mayo 2008 v2. Presentndose as:

Los datos que solicita esta pantalla los tomaremos del archivo de Excel y sern llenos como lo muestra la siguiente pantalla.

No debemos perder de vista que esto debe ser lo mismo que tenga el estado de cuenta bancario, as como que en este archivo nos debe dar sumas iguales y con el mismo signo.

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Elaboracin: 01 mayo 2008 v2. Teniendo todo en orden salvamos guardando la informacin.

Lo cual nos regresa a la pantalla inicial pero con un aviso de que el extracto a sido grabado

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El siguiente paso ser, dentro de esta pantalla contabilizar el extracto individual como se muestra.

Generndonos un aviso de que efecto el proceso.

Se debe tener en cuenta que este paso el sistema llama contabilizar, no es necesariamente lo que conocemos en trminos contable/administrativos. Ya que lo que hace esta parte de proceso es generar un archivo batch que debe ser ejecutado en el siguiente paso y este archivo propiamente efecta la elaboracin automtica de plizas contables, que hacen la compensacin y el traslado de la informacin de la cuenta transitoria a la cuenta principal.

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TRANSACCION SM35 PROCESO BATCH INPUT.

Proceso de carga al sistema por medio del batch input
El proceso de carga batch input se corre con la transaccin SM35

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Dndonos la siguiente pantalla donde seleccionamos juego de datos archivo batch input que generamos. Debido a que en esa bandeja abra ms de un archivo, tendremos que identificar el propio de forma muy sencilla y segura. ID y Numero de cuenta bancaria / Autor / Fecha de elaboracin.

Seleccionamos el juego de datos dando clic a la parte del extremo.

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Presentndose de esta manera:

Y ejecutamos presionando el botn de ejecutar

o la tecla F8.

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Elaboracin: 01 mayo 2008 v2. presentndonos la siguiente pantalla:

Donde debemos tener el cuidado de que contenga la siguiente informacin y en caso de no tenerla deber incluirse. Seguido de la tecla ejecutar de la pantalla en cuestin El proceso de contabilizacin corre automtico manteniendo presionada la tecla enter del teclado hasta que este proceso concluya, cerrando la transaccin y concluyendo el proceso de generacin de conciliacin bancaria Nota: no se colocan las pantallas que crea el batch input, por que este proceso debe correr interno en el ejemplo se corre como visible para tener un perfecto control del proceso. Deber solicitar al instructor le muestre como se efecta para tener la visin completa.

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VERIFICANDO LOS EFECTOS CONCILIACION BANCARIA.

Vista de movimientos .

DEL

PROCESO

DE

Es importante entender los procesos del sistema SAP, los cuales podemos ir verificando con los reportes propios del mismo SAP. Traslado de movimientos de cuenta transitoria a la cuenta principal

Saldo final de la cuenta contable corresponde: a saldo final de hoja de Excel y saldo final de cuenta bancaria.

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Elaboracin: 01 mayo 2008 v2. Pasa el saldo a la cuenta principal, dejando compensadas las partidas en la cuenta transitoria.

Saldo de cuenta transitoria en ceros en este ejemplo queda completamente saldada a la fecha. Con este chequeo damos por terminado el proceso de CONCILIACION BANCARIA, proceso que nos brindara la posibilidad de mantener actualizada nuestra vista de bancos, desarrollado un flujo sano de efectivo, as como todos los efectos que aplican a la legislacin fiscal mexicana en cuanto a IVA y estados financieros.

Fin de proceso.

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