Professional Documents
Culture Documents
Biblia
Autor: John Walkenbach
Tumaczenie: Piotr Pilch
ISBN: 978-83-246-1021-1
Tytu oryginau: Excel 2007 Bible
Format: B5, stron: 920
Kompletny podrcznik dla wszystkich uytkownikw Excela
Upro analiz firmowych danych
Twrz atrakcyjne i czytelne wykresy
Przetwarzaj informacje za pomoc tabel przestawnych
Wydawnictwo Helion
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 032 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl
Podzikowania ................................................................................................ 29
O autorze ......................................................................................................... 37
Wstp ............................................................................................................... 39
10
Spis treci
11
12
Spis treci
13
14
Spis treci
15
16
Spis treci
17
18
Spis treci
19
20
Spis treci
21
22
Spis treci
23
24
Spis treci
25
26
Spis treci
27
28
W tym rozdziale:
t
Nawigacja po arkuszach.
Jak Czytelnik zapewne wie, Excel jest najbardziej rozpowszechnionym na wiecie programem kalkulacyjnym i naley do pakietu Office firmy Microsoft. Na rynku dostpne
s programy kalkulacyjne innych firm, ale Excel z pewnoci jest najbardziej popularny
i sta si wiatowym standardem.
Najwiksz zalet Excela jest to, e ma wiele rnych zastosowa. Podstawowym jego
zadaniem jest oczywicie dokonywanie oblicze, ale program ten moe rwnie dobrze
suy do tworzenia aplikacji, ktre nie zawieraj liczb. Oto kilka z wielu moliwych
zastosowa Excela:
t
48
Opis
Wskanik komrki
Przycisk Zamknij
Przycisk Zamknij
okno
Litery kolumn
Przycisk pakietu
Office
Pasek formuy
Pasek przewijania
poziomego
49
Tabela TaTa Elementy Excela, ktre powinien zna kady uytkownik cig dalszy
Nazwa
Opis
Przycisk
Maksymalizuj lub
Przywrcenie w d
Przycisk
Minimalizuj
Przycisk
Maksymalizuj okno
Pole nazwy
Przyciski widoku
strony
Narzdzie Wstka
Numery wierszy
Karty arkuszy
Przyciski
przewijania kart
arkuszy
Pasek stanu
Lista kart
Pasek tytuu
Wszystkie programy systemu Windows maj pasek tytuu, ktry wywietla nazw
programu i biecego skoroszytu. Znajduje si na nim rwnie kilka przyciskw,
ktre umoliwiaj zmian rozmiarw okna.
Pasek przewijania
pionowego
Kontrolka
powikszania
50
Rysunek TaTa
Ekran Excela zawiera
wiele uytecznych
elementw, z ktrych
bdzie si czsto
korzysta
W tym rozdziale poznasz rne sposoby poruszania si midzy komrkami arkusza. Kady
arkusz skada si z wierszy (numerowanych od 1 do 1048576) i kolumn (oznaczonych
symbolami od A do XFD). Po kolumnie Z nastpuje kolumna AA; a nastpnie kolumny
AB, AC itd. Za kolumn AZ s kolumny BA, BB itd. Po kolumnie ZZ wystpuj kolumny
AAA, AAB itd.
Przecicie kadego wiersza i kolumny nazywane jest komrk. W kadym momencie
na danym arkuszu aktywna jest jedna komrka. Mona j pozna po ciemnym obramowaniu, takim jak to, ktre wida na rysunku 1.2. Jej adres (czyli symbol kolumny i numer
wiersza) jest widoczny w polu nazwy. Zalenie od techniki przyjtej przy poruszaniu
si po arkuszu, komrka aktywna moe lub nie moe by zmieniana.
51
Rysunek Tasa
Aktywna komrka
oznaczona jest
ciemn ramk
w tym wypadku
jest to komrka C8
Warto zauway, e nagwki wiersza i kolumny aktywnej komrki maj inne kolory.
Ma to uatwi identyfikacj wiersza i kolumny aktywnej komrki.
Nawigacja za poNoci Nw zw
Aby zmieni komrk aktywn za pomoc myszy, wystarczy klikn inn komrk i uaktywni j w ten sposb. Po arkuszu mona dowolnie przemieszcza si za pomoc paskw
przewijania. Kliknicie jednej ze strzaek znajdujcych si na pasku przewijania powoduje
przesunicie arkusza o jedn komrk. Aby przesun arkusz o peen ekran, naley klikn
pole w pasku przewijania z wybranej strony. Ten sam efekt mona osign szybciej,
przecigajc pasek przewijania w danym kierunku.
Do pionowego przewijania arkusza suy rwnie kko wbudowane w niektrych
myszach. Kliknicie tego kka i przesunicie myszy w wybranym kierunku powoduje
przewinicie arkusza w tym wanie kierunku. Im duszy ruch mysz, tym szybsze
przewijanie.
52
Dziaanie
Strzaka w gr
Strzaka w d
Strzaka w prawo lub Tab Przesuwa komrk aktywn o jedn kolumn w prawo.
Page Up
Page Down
Alt+Page Down
Alt+Page Up
Ctrl+Backspace
Strzaka w gr*
Strzaka w d*
Strzaka w lewo*
Przewija ekran o jedn kolumn w lewo (komrka aktywna nie ulega zmianie).
Strzaka w prawo*
Przewija ekran o jedn kolumn w prawo (komrka aktywna nie ulega zmianie).
W celu powikszenia arkusza podczas uywania kka myszy naley trzyma wcinity
klawisz Ctrl. Jeli w przypadku korzystania z kka myszy w celu powikszenia arkusza
chce si unikn wciskania klawisza Ctrl, naley wybra polecenie Przycisk pakietu Office/
Opcje programu Excel, nastpnie wybra kart Zaawansowane i zaznaczy opcj Powiksz
przy przewijaniu kkiem myszy IntelliMouse.
Nawigacja po arkuszu za pomoc myszy lub paska przewijania nie powoduje zmiany
komrki aktywnej, lecz jedynie przemieszczanie samego arkusza. Aby zaznaczy inn
komrk aktywn, naley j klikn po przewiniciu arkusza do obszaru, na ktrym ona
si znajduje.
W przypadku pakietu Office 2007 najbardziej znaczca zmiana jest zwizana z nowym
interfejsem uytkownika. Usunito tradycyjne menu i paski narzdzi, natomiast w ich
miejsce zastosowano interfejs narzdzia Wstka. Pakiet Office 2007 jest pierwszym
oprogramowaniem w historii, w ktrym uyto tego nowego interfejsu. Pakiet bdzie
postrzegany jako ten, w ktrym zrezygnowano z tradycyjnych menu i paskw narzdzi.
53
Wstawianie. Kart naley uaktywni, gdy trzeba bdzie umieci w arkuszu takie
obiekty jak tabela, diagram, wykres, symbol itp.
Ukad strony. Karta zawiera polecenia majce wpyw na oglny wygld arkusza,
w tym ustawienia zwizane z drukowaniem.
Formuy. Za pomoc tej karty mona wstawi formu, nada zakresowi nazw,
skorzysta z narzdzi inspekcji formu lub kontrolowa sposb wykonywania
przez Excela oblicze.
Dodatki. Karta jest widoczna tylko wtedy, gdy zaaduje si skoroszyt lub dodatek
modyfikujcy menu lub paski narzdzi. Poniewa w przypadku Excela 2007
menu i paski narzdzi ju nie wystpuj, efekty modyfikacji bd widoczne
w obrbie karty Dodatki.
To, ile polece jest widocznych na kartach, zaley od szerokoci okna Excela. Gdy okno
jest zbyt wskie, aby wszystko pokaza, polecenia zostan odpowiednio dostosowane.
W efekcie mona stwierdzi, e czci polece brakuje. Jednak polecenia nadal s dostpne.
Rysunek 1.3 przedstawia kart Narzdzia gwne z widocznymi wszystkimi kontrolkami.
Rysunek 1.4 pokazuje interfejs narzdzia Wstka, gdy okno Excela jest wsze. Warto
zauway, e cho cz tekstw opisu znikna, ikony pozostay. Rysunek 1.5 prezentuje
ekstremalny przypadek, w ktrym okno jest bardzo wskie. Niektre grupy pokazuj jedn
ikon. Jeli jednak kliknie si ikon, dostpne stan si wszystkie polecenia grupy.
54
Rysunek Ta4a
Karta Narzdzia
gwne, gdy zwono
okno Excela
Rysunek Ta5a
Karta Narzdzia
gwne, gdy okno
Excela zwono
jeszcze bardziej
Jeli w celu zwikszenia obszaru wywietlania arkusza zamierza si ukry interfejs
narzdzia Wstka, wystarczy dwukrotnie klikn dowoln z kart. W efekcie interfejs
zniknie i bdzie mona ujrze do piciu dodatkowych wierszy arkusza. Gdy ponownie
trzeba bdzie uy narzdzia Wstka, wystarczy klikn kart. Spowoduje to tymczasowe
udostpnienie interfejsu. Aby interfejs by trwale widoczny, naley dwukrotnie klikn
kart. W celu wywietlania lub ukrywania narzdzia Wstka mona te wciska
kombinacj klawiszy Ctrl+F1.
55
Rysunek Ta7a
Polecenie Scal
i wyrodkuj
ma posta
przycisku podziau
56
Opcje wyboru. Tego typu kontrolka wcza lub wycza co. Przykadem jest
kontrolka Linie siatki wchodzca w skad grupy Pokazywanie/ukrywanie karty
Widok. Po uaktywnieniu opcji wyboru Linie siatki w arkuszu pojawi si linie
siatki. Gdy opcja jest wyczona, linie nie bd widoczne.
Niektre grupy narzdzia Wstka z prawej strony maj niewielk ikon nazywan elementem wywoujcym okno dialogowe. Jeli na przykad wywietli si grup Narzdzia gwne/Wyrwnanie (rysunek 1.8), zobaczy si ikon. Po jej klikniciu Excel otworzy okno dialogowe Formatowanie komrek z uaktywnion kart Wyrwnanie. Tego typu ikony
wywoujce okna zwykle oferuj opcje niedostpne w obrbie interfejsu narzdzia Wstka.
Rysunek Ta8a
Cz grup narzdzia
Wstka z prawej strony
posiada niewielk ikon
nazywan elementem
wywoujcym okno dialogowe
Rysunek 1.9 pokazuje, jak wyglda karta Narzdzia gwne po wciniciu klawisza Alt
w celu wywietlenia skrtw klawiaturowych. Przykadowo, aby za pomoc klawiatury
wyrwna do lewej strony zawarto komrki, naley kolejno wcisn klawisze Alt, G
(od Narzdzia gwne) i AL (od Align Left). Jeli jest si zwolennikiem uywania klawiatury
(tak jak ja), zapamitanie skrtw klawiaturowych niezbdnych do wykonania czsto
stosowanych polece zajmie zaledwie kilka chwil.
57
Zmiana decyzji
Excel pozwala na cofnicie efektw niemal kadej operacji za pomoc polecenia Cofnij znajdujcego si na pasku Szybki dostp. Po wykonaniu niewaciwego polecenia naley klikn przycisk
Cofnij (lub wcisn kombinacj klawiszy Ctrl+Z). W rezultacie uzyska si sytuacj, jakby nigdy
nie zrealizowano operacji. Klikajc przycisk Cofnij wicej ni raz, mona cofn efekty do ostatnich
100 wykonanych dziaa.
Jeli kliknie si strzak pooon z prawej strony przycisku Cofnij, zobaczy si opis operacji, ktr
mona cofn. Jeeli kliknie si pozycj widoczn na licie, operacja powizana z pozycj i wszystkie
kolejne zostan cofnite.
Jednak nie mona cofn kadej operacji. Oglnie rzecz biorc, nie mona cofn czegokolwiek,
co zrealizowano za pomoc polece menu Przycisk pakietu Office. Jeli na przykad zapisze si
plik i uwiadomi si sobie, e nadpisano dobr kopi z, nie mona mwi o szczciu.
Przycisk Powtrz, rwnie znajdujcy si na pasku Szybki dostp, dziaa odwrotnie do przycisku Cofnij.
Umoliwia powtrne wykonanie polece, ktre cofnito. Jeeli nic nie cofnito, za pomoc przycisku
Powtrz (lub kombinacji klawiszy Ctrl+Y) mona powtrzy ostatnio wykonane polecenie. Jeli na
przykad dla komrki zastosowano konkretny styl (wybierajc polecenie Narzdzia gwne/Style/
Style komrki), w celu powtrzenia operacji mona uaktywni inn komrk i wcisn kombinacj
klawiszy Ctrl+Y.
Oprcz interfejsu narzdzia Wstka Excel oferuje take menu podrczne. Menu takie
pojawia si prawie zawsze po klikniciu prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu
okna Excela. Nie zawiera ono wszystkich polece zwizanych z dan operacj, lecz jedynie
te, ktre s najczciej uywane.
Rysunek 1.10 przedstawia menu podrczne, ktre ukazuje si na ekranie po klikniciu
komrki prawym przyciskiem myszy. Pojawia si ono tam, gdzie w danej chwili znajduje
si wskanik myszy, dziki czemu wybieranie polece jest szybkie i efektywne. To, jakie
menu pojawi si po klikniciu mysz, zaley od tego, jak operacj wanie wykonujesz.
Jeeli na przykad pracuje si nad wykresem, menu podrczne bdzie zawierao polecenia zwizane wanie z nim.
Pole widoczne powyej menu podrcznego jest nazywane paskiem narzdzi Minipasek
i zawiera czsto uywane narzdzia karty Narzdzia gwne. Pasek ten zaprojektowano
w celu zmniejszenia odlegoci, ktr musi pokona kursor myszy po obszarze ekranu.
Wystarczy klikn prawym przyciskiem myszy, aby typowe narzdzia formatowania
58
Rysunek TaTea
Kliknicie prawym
przyciskiem
myszy powoduje
wywietlenie menu
podrcznego,
zawierajcego
najczciej uywane
polecenia
59
Rysunek TaTTa
Dodawanie nowych
ikon do paska
Szybki dostp
za pomoc karty
Dostosowywanie
okna dialogowego
Opcje programu Excel
programu Excel. W obrbie tej zakadki mona wykona wszystkie operacje dostosowywania paska Szybki dostp. Szybka metoda wywietlenia tego okna polega na klikniciu
paska Szybki dostp prawym przyciskiem myszy i wybraniu pozycji Dostosuj pasek
narzdzi Szybki dostp.
W rozdziale 23. zamieszczono wicej informacji na temat dostosowywania paska
Szybki dostp.
Wiele polece Excela powoduje otwarcie okna dialogowego, ktre po prostu umoliwia
pobranie od uytkownika dodatkowych informacji. Jeli na przykad wybierze si polecenie Recenzja/Zmiany/Chro arkusz, Excel nie bdzie mg kontynuowa, dopki nie
poinformuje si go, jakie obszary arkusza maj by chronione. W zwizku z tym program
otworzy okno dialogowe Chronienie arkusza pokazane na rysunku 1.12.
Okna dialogowe Excela rni si pod wzgldem dziaania. Stosowane s dwa nastpujce
typy okien:
t
60
Rysunek TaTsa
Excel uywa okna
dialogowego do
uzyskania
dodatkowych
informacji zwizanych
z poleceniem
Dla wikszoci uytkownikw dziaanie okien dialogowych jest proste i intuicyjne. Wiele
programw wykorzystuje okna dialogowe i dziaaj one zawsze na tej samej zasadzie.
Poszczeglne opcje okna dialogowego mona okrela za pomoc myszy lub bezporednio
z klawiatury.
61
Jako ostatni element interfejsu uytkownika omwi pasek zada, ktry pojawia si automatycznie w odpowiedzi na wykonanie kilku polece. Jeli na przykad chce si wstawi
obiekt clipart, naley wybra polecenie Wstawianie/Ilustracje/Obiekt clipart. Excel
wywietli pasek zada Clipart widoczny na rysunku 1.15. Pasek zada przypomina okno
dialogowe. Pasek rni si od niego tym, e mona go pozostawi na widoku tak dugo
jak potrzeba. Pasek zada jest pozbawiony przycisku OK. Gdy zakoczy si korzystanie
z paska, naley klikn przycisk Zamknij znajdujcy si w grnym prawym naroniku.
Cho domylnie pasek zada jest umiejscowiony z prawej strony okna Excela, mona go
przenie w dowolne inne miejsce.
62
Rysunek TaT4a
Nowy typ
zakadkowego
okna dialogowego
z kartami po lewej
stronie
Rysunek TaT5a
Pasek zada Clipart
Czas najwyszy, eby pozna dziaanie Excela w praktyce. Uytkownicy, ktrzy wczeniej nie mieli do czynienia z tym programem, mog zapoznawa si z nim, wykonujc
opisane czynnoci na swoim komputerze.
Pierwsze zadanie polega na utworzeniu prostej tabeli oraz wykresu przedstawiajcego
przewidywane obroty miesiczne.
63
Rozpoczrcir paacw
Po uruchomieniu Excela naley sprawdzi, czy jest widoczny pusty skoroszyt. W celu
utworzenia nowego pustego skoroszytu naley wcisn kombinacj klawiszy Ctrl+N.
Tabela prezentujca przewidywane obroty miesiczne bdzie skadaa si z dwch kolumn:
kolumna A bdzie zawiera nazwy miesicy, za kolumna B wartoci odpowiadajce
przewidywanym obrotom. Prac naley rozpocz od wpisania odpowiednich nazw do
komrek arkusza. Oto wymagane kroki:
1. Przemieci wskanik komrki za pomoc klawiszy nawigacyjnych tak,
aby wskazywa komrk A1. Pole nazwy wywietli jej adres.
2. Wprowadzi do komrki A1 nazw Miesic (wpisujc j z klawiatury)
i nacisn na kocu klawisz Enter. Zalenie od konfiguracji Excel umieci
wskanik w innej komrce lub pozostawi go w komrce A1.
3. Przesun wskanik do komrki B1, wpisa Przewidywana sprzeda
i nacisn Enter.
64
Rysunek TaT6a
Wygld arkusza
po wpisaniu
nagwkw kolumn
i nazw miesicy
FoaNaaowayir waaaowci
Trudno odczyta wartoci zawarte w arkuszu, poniewa nie s sformatowane. Na tym
etapie zostanie zastosowany format liczbowy, aby wartoci byy czytelniejsze i wyglday
bardziej spjnie. Oto wymagane kroki:
1. Zaznaczy wartoci przez kliknicie komrki B2 i przecignicie kursora
myszy w d do komrki B13.
65
Dozawayir waaaowci
Arkusz wywietla teraz przewidywane obroty dla kadego miesica, ale my chcemy jeszcze
wiedzie, jaka bdzie wysoko sprzeday dla caego roku. Do tego konieczne bdzie
wprowadzenie kolejnej formuy. Oto wymagane kroki:
1. Uaktywni dowoln komrk tabeli.
2. Wybra polecenie Narzdzia tabel/Projektowanie/Opcje stylu tabeli/Wiersz
sumy. Excel automatycznie umieszcza nowy wiersz na dole tabeli, uwzgldniajc
formu obliczajc sum wartoci kolumny Przewidywana sprzeda.
66
Twoazryir wwaar N
A co zrobi z wykresem, ktry przedstawia przewidywan sprzeda miesiczn? Naley
wykona nastpujce kroki:
1. Uaktywni dowoln komrk tabeli.
2. Wybra polecenie Wstawianie/Wykresy/Kolumnowy, a nastpnie zaznaczy
jeden z typw 2-wymiarowych wykresw kolumnowych. Excel umieci
wykres na rodku ekranu.
3. Klikn ramk wykresu i przecign j, aby przenie go w inne miejsce.
4. Uy polece karty kontekstowej Narzdzia wykresw, aby zmieni wygld i styl
wykresu.
Rysunek 1.19 prezentuje arkusz po utworzeniu wykresu. Zalenie od wybranego ukadu
lub stylu wykresu moe si on rni.
Rysunek TaTRa
Tabela i wykres
DaNaowayir aaaN za
Wydrukowanie arkusza nie powinno sprawi adnych trudnoci, pod warunkiem oczywicie, e dysponuje si podczon i poprawnie ustawion drukark.
1. Najpierw naley upewni si, e wykres nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu
wykresu na stronie zostanie wydrukowany wycznie on. Aby usun
zaznaczenie wykresu, naley nacisn klawisz Esc albo klikn dowoln
komrk, znajdujc si poza wykresem.
67
2. Aby wykorzysta nowy porczny widok ukadu strony Excela, naley klikn
przycisk Ukad strony znajdujcy si po prawej stronie paska stanu. Excel
wywietli zawarto arkusza strona po stronie (rysunek 1.20). Dziki temu
z atwoci mona zorientowa si, jak bdzie wyglda wydruk. Przykadowo,
mona od razu stwierdzi, czy wykres jest zbyt szeroki, aby zmieci si na jednej
stronie. Jeli tak faktycznie jest, naley klikn i przecign dolny prawy
naronik wykresu, aby zmieni jego rozmiar.
Rysunek Tasea
Przegldanie arkusza
w widoku ukadu
stron
Po przeczytaniu rozdziau mona doj do wniosku, e tworzenie przykadowego skoroszytu nie byo wcale trudne. To dopiero pocztek przygody z Excelem. W nastpnych
rozdziaach ksiki zawarto kolejne zadania trudniejsze i bardziej szczegowe.