Manual del Usuario

Esta introduccin describe lo que es CONTPAQ y el contenido del paquete. CONTPAQ es el ms eficiente sistema de contabilidad; el cual le permite llevar desde el registro bsico contable, hasta un anlisis de informacin financiera muy sofisticado. Y que incluye funciones de: Contabilidad, Presupuestos, Flujo de Efectivo, Estadsticas, Anlisis Financiero y Grficas para toma de decisiones, Reportes fiscales, Rgimen simplificado y Pequeos contribuyentes, Control de Activos fijos y muchas ms. Fue diseado por contadores pblicos y por ejecutivos financieros, pensando en las necesidades del especialista de esta rea y programndolo con avanzadas tcnicas de Ingeniera en Sistemas Computacionales. Cmo usar este manual Este manual tiene bsicamente dos objetivos, el primero de ellos es guiar al usuario en la instalacin del sistema, introducirlo en los conceptos bsicos de funcionamiento y la operacin del sistema mismo. El segundo objetivo es el de servir como manual de referencia para cada una de las partes que conforman el sistema. A travs de todo el manual encontrar las siguientes seales: NOTA Donde encontrar una nota de alerta. Donde encontrar una nota de recomendacin. Donde encontrar una recomendacin para Redes. Es recomendable que llame de un telfono cercano a su computadora, y que se encuentre dentro del sistema. Adems procure tener la siguiente informacin a la mano para ayudarnos a resolver su problema: Requerimientos mnimos de equipo de cmputo Antes de intentar instalar CONTPAQ en su computadora debe de asegurarse que su instalacin de cmputo cuenta con los requerimientos mnimos de equipo y de sistema

operativo. Requerimientos mnimos de equipo de computo: Una computadora PC/XT, PC/AT, PS/2 IBM, o compatible y opcionalmente una impresora conectada el puerto paralelo. La computadora deber tener los siguientes componentes: Un mnimo de 640 Kb de memoria RAM. Una unidad de almacenamiento de disco fijo, con mnimo 10 Mb libres a ser usados por el producto. Unidad de almacenamiento para discos flexibles de 3" o, en su caso unidad de disco compacto, CD. Sistema operativo DOS versin 3.0 en adelante. Caractersticas de CONTPAQ Es un sistema Multiempresas Es posible manejar la contabilidad de ms de una empresa sin cargos ni claves adicionales. Tiene 999 niveles El catlogo de cuentas podr tener hasta 999 niveles, definibles por el usuario. Contabilidad en lnea Cualquier alta, movimiento, cambio,... afecta en el mismo instante los saldos. Proporciona informacin Fiscal ISR, IA e IVA. Fechas del 2000 Listo para el funcionamiento de fechas del ao 2000. Presupuestos Manejo de presupuestos. Depreciaciones de activos Clculo de la depreciacin de activos fijos. Cuentas de orden en estados financieros Le permitir opcionalmente incluir los saldos de cuentas de orden en el Balance General, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de resultados por centros de costos Esta caracterstica del sistema, permitir identificar secciones dentro de una compaa para las cuales se llevan registros contables separados. Reportes con presentacin a 12 meses El Estado de Resultados, Balance General y los Anexos de Cuentas, as como los reportes por departamento se presentan en columnas con datos a 12 meses, ms totales y porcentajes en miles de pesos. Consulta del catlogo de cuentas en cualquier momento Estando en cualquier lugar dentro del sistema, se podr consultar el Catlogo de Cuentas con slo oprimir una tecla. Importar y exportar catlogo, plizas, presupuestos, activos fijos Permite bajar y cargar de archivo ASCII, lo cual lo hace ms flexible, ya que es posible utilizar datos de otras empresas ya instaladas. Impresin de un reporte varias

veces Podr imprimir ms de una copia de un reporte sin tener que repetir la operacin. Consolidacin de compaas Es una combinacin de compaas en base a una compaa consolidadora y 2 o ms consolidadas. La compaa consolidadora integra a sus archivos los movimientos de cargo y abono por cada perodo de las compaas consolidadas. Uso de macros Permite grabar una secuencia de funciones o actividades repetitivas estando en cualquier parte del programa para facilitar el uso del sistema. Plizas predefinidas Es posible manejar plizas predefinidas, de manera que Usted puede definir formatos de plizas como ayuda para agilizar la captura de plizas con un cierto grado de repetitividad o para plizas con un importe de distribucin entre cuentas. Hoja financiera CONTPAQ ahora le brinda la oportunidad de tener dentro del sistema su propia hoja electrnica de clculo, de manera que se puedan hacer modelos o reportes en esta hoja financiera. Reporteador El reporteador es una herramienta que permite definir reportes de a cuerdo a las necesidades de cada empresa. Graficador El Graficador permite visualizar los datos de una manera grfica. Interfaz con otros sistemas Interfaz con otros sistemas como INVENPAQ, CLIENPAQ, CHEQPAQ, NOMIPAQ. Regmenes especiales Rgimen simplificado y Pequeos Contribuyentes.

Captulo 1
Fundamentos bsicos Este manual es fundamental para usuarios con o sin experiencia en el paquete. Los objetivos de este manual son: Guiar al usuario en la instalacin del sistema, introducirlo conceptos bsicos de funcionamiento y operacin del sistema. Servir como gua de referencia. Despus de haber ledo esta gua, Usted deber saber cmo: Instalar, cargar y poner en funcionamiento el Usar los mens y conocer su funcionamiento. Instalar las empresas a las cuales se les lleve la Definir un catlogo de cuentas. Definir plizas Obtener reportes Hacer modificaciones y muchas cosas ms que le utilidad en el manejo del sistema. sistema. contabilidad. en los Sern de bastante Antes de empezar Revisar el contenido del paquete. Revisar que el equipo de computo

sea el adecuado, archivo config.sys contenga las siguientes instrucciones: Files =80 Buffers = 40 adems verificar que el Para redes Peer to Peer como lo son LANTASTIC1 y NETWARE LITE2, verifique que el Config.sys contenga las siguientes instrucciones: Server FILES = 150 BUFFERS = 40 Adems rectifique que el SHARE contenga los siguientes parmetros: SHARE /F:16384 /L:1024 Estacin FILES = 40 BUFFERS = 30 Verifique que todas las estaciones de trabajo mapeen al disco duro del server con la misma letra. Para redes NOVELL3 verifique en Fconsole4 que el nmero de mximos archivos abiertos sea suficiente para soportar la carga de trabajo de la red. NOTA CONTPAQ necesita un mnimo de 30 archivos abiertos por usuario del sistema. Leer el archivo LEEME.TXT Para mayor referencia consulte los manuales de Uso y Referencia que vienen acompaando el software de la Red. Cmo leer el archivo LEEME.TXT El archivo LEEME.TXT contiene cambios que no han sido incluidos en el manual. Para ver en pantalla lo que este archivo contiene, posicionese en el directorio que contiene todos los archivos del sistema y liste en pantalla el archivo leeme.exe Generalmente estos archivos se encuentran en el directorio: C:\>CONTPAQ7> Para lograrlo realice las siguientes instrucciones: C:\cd contpaq7 C:\CONTPAQ7>leeme Cmo utilizar este manual Bsicos

Introduccin Conocimientos bsicos (Cap 1) Instalacin (Cap 3) Captura del catlogo de cuentas (Cap 3) Captura de plizas (Cap 5) Impresin de plizas y diario (Cap 7) Reportes que el sistema genera (Cap 8) Proceso de cierre (Cap 9) Avanzados Otras opciones del catlogo (Cap 4) Definicin de Preplizas (Cap 6) Cambio de perodo (Cap 10) Eliminacin de perodos (Cap 11) Traspaso de auxiliares (Cap 11) Informacin estadstica (Cap 12) Presupuestos (Cap 13) Centros de costo (Cap 14) Uso de macros (Cap 14) Consolidacin de compaas (Cap 16) Depreciaciones (Cap 17) Tablas del sistema (Cap 19) Expansin de archivos (Cap 19) Reduccin de archivos (Cap 19) Reprocesos (Cap 20) Entrada/Salida de informacin externa (Cap 21) Redefinicin del sistema (Cap 22) Tablas de prioridades (Anexo D) Herramientas Reporteador (Manual del Reporteador) Graficador (Manual del Reporteador) Hoja financiera (Cap 15) Calculadora (Anexo A) Uso del mouse (Anexo B) Cmo funciona CONTPAQ El sistema es uniforme en cuanto a su manera o filosofa de funcionamiento, lo que le permite entender fcilmente las acciones a seguir en cualquier parte del paquete. Por esto se debe conocer, antes de poner a funcionar el sistema, la manera de moverse o viajar a travs de el.

La pantalla de CONTPAQ

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:31p Men principal Plizas Reportes Catlogo Cierre Instalacin Otros Salir

Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras de plizas Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computacin en Accin, S.A. de C.V.

Encabezado del men Barra de men rea de trabajo Rengln de mensajes La pantalla de CONTPAQ tiene 4 reas diferentes: Encabezado de la pantalla: En la cual encontrar el nombre de la empresa sobre la cual se est trabajando y hora del sistema, en otro rengln se despliega la opcin de trabajo del sistema. La barra de men: En la cul se muestran las opciones disponibles en ese momento. (Ms adelante se muestra la manera de accesar y/o utilizar un men). Area de trabajo: Esta rea ocupa la mayora de espacio en la pantalla, y es aqu en la que se realizan la captura, cambios, modificaciones, etc.. de datos para su contabilidad. Adems dentro de esta rea el sistema realizar las preguntas necesarias, desplegar los reportes, etc.. Rengln de mensajes: Este rengln es de suma importancia ya que es aqu donde se despliega una ayuda de la opcin seleccionada. Se recomienda leer el contenido del rengln de mensajes antes de seleccionar cualquier opcin. Existen cuatro estados bsicos en los que se puede encontrar mientras se est trabajando con el paquete, stos son: Seleccin Captura Espera Proceso.

Estado de seleccin A este tipo corresponden los mens, donde se muestran cuales son las opciones o funciones que puede seleccionar en ese momento. Cuando se est en el estado de seleccin, es decir en un men de opciones, una de las opciones se presenta diferente a las dems (iluminada), esto indica la opcin actual, en la que se encuentra posicionado. Existen tres maneras de elegir una opcin: Moverse con las flechas del teclado hacia la opcin que se desea escoger, una vez posicionado en la opcin teclear . La segunda manera es simplemente teclear la letra en resalte de la opcin o aquella que se encuentre con mayscula, ALT dependiendo de la opcin. Cuando se desea seleccionar una opcin del men principal, podr colocarse rpidamente presionando al mismo tiempo la tecla y la letra mayscula o en resalte de cada opcin del men. Estando en un men puede regresar al men anterior tecleando . Esta es la manera bsica de viajar o navegar a travs del sistema. Si se tiene instalado un MOUSE en su computadora tambin podr emplearse para moverse a travs del sistema y seleccionar la opcin deseada, ya que, una vez que el MOUSE se haya colocado sobre la opcin a seleccionar slo basta presionar el botn izquierdo para la eleccin de la opcin o el botn derecho para cancelar la seleccin. Si desea saber ms acerca del uso del MOUSE consulte el Anexo B de este manual. Los mens del sistema tratan de ser obvios (por que el nombre de la opcin refleja las acciones que realiza) y fciles de usar. Si no est seguro de la funcin de un comando del men, seleccinelo y aparecer una breve descripcin del comando en el rengln de mensajes de la pantalla. El estado de captura

En el estado de captura se introducen datos, estos datos pueden ser de varios tipos segn se requiera. En el estado de captura se muestra de manera iluminada el tamao del dato a captar; cuando al captar un dato no son necesarios todos los dgitos y se desea terminar de captarlo, teclee que significa dar entrada a la informacin captada. Por otro lado si no desea captar el dato puede teclear . Teclear es como si no se hubiera captado nada y se restablece lo que ese dato tena. Los tipos de datos que se pueden captar son: 29 Sn. PEDRO FECHA: Slo son vlidos los nmeros, de la forma ddmmaa (o ddmmaaaa si eligi capturar 4 dgitos), y todos los dgitos son obligatorios. ddmmaaaa significa da-mes-ao ejemplo: 31032000 Es 31 de Marzo del 2000. DESCRIPCIN: Son vlidos cualquier letra, nmero o carcter especial (como @, #, _, _, etc.) del teclado de la computadora. CANTIDAD: Son vlidos slo los nmeros, y opcionalmente puede ir un signo negativo al inicio y un punto decimal. A # Otros Empresas Colores Utileras NMERO: Son vlidos slo los nmeros enteros, es decir sin decimales. ESPECIALES: Se presentan a manera de men, donde slo existe cierto nmero especfico de valores u opciones. En muchos de los datos de captura es posible omitir captar los datos nicamente . En este caso se asume la respuesta por omisin. tecleando El estado de espera Este estado se presenta en algunos casos despus de haber realizado una accin, o bien para pedir confirmacin de algn dato o accin a realizar, el sistema se pone en estado de Espera, hasta que se oprima alguna tecla o grupo de teclas para poder continuar. El estado de proceso Un estado de proceso es aquel en el que el sistema se encuentra cuando se le ha indicado realizar alguna accin especfica. En este caso se debe esperar a

que CONTPAQ termine el proceso y se encuentre en alguno de los tres estados anteriores. El sistema indicar el grado de avance del proceso en pantalla. En la mayora de los procesos no es posible interrumpir, puesto que podra daar alguna informacin. Slo en impresin de reportes y otros muy particulares es posible interrumpir con alguna tecla sealada por el sistema. Revisin de los mens de Contpaq En esta seccin se da una visin general de los mens de CONTPAQ, la barra del men principal incluye siete comandos:

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:31p Men principal Plizas Reportes Catlogo Cierre Instalacin Otros Salir

A continuacin se explicar la funcin de cada uno de los comandos de este men. Plizas Plizas Plizas ABCD Aplicacin de plizas sin afecta Definicin de preplizas ABCD Traspaso de auxiliares Cargar plizas externas Bajar plizas a archivo externo En el se realiza todo lo relacionado con plizas, este men contiene los siguiente comandos: Plizas ABCDE Altas, Bajas, Cambios, Despliegues y Extras de plizas. Aplicacin de plizas sin afectar Afectacin de saldos de cuentas de plizas de clase sin afectar. Definicin de preplizas Definicin de plizas predefinidas para capturas rpidas o repetitivas. Traspaso de auxiliares Traspaso masivo o selectivo de movimientos entre cuentas en forma gil. Cargar plizas externas Cargar plizas al sistema provenientes de un archivo externo en formato texto. Bajar

plizas a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII, una copia de las plizas del sistema. Reportes Dentro de este men adems de poder accesar los reportes que el sistema ofrece, es posible hacer uso de otras herramientas como lo son el REPORTEADOR, la Hoja financiera y el Graficador. Estados Financieros Impresin de estados financieros (como Balance, Edo. Resultados, Balanza, ...) Reportes Auxiliares Impresin de otros reportes, como anexos, diarios de movimientos, ... Instalados del Reporteador Reportes definidos en reporteador y que han sido instalados en el sistema. Hoja Financiera Ejecucin de la hoja electrnica de clculo para reportes financieros. Reporteador Ejecucin del reporteador para diseo de reportes a la medida. Graficador Ejecucin del graficador del sistema para generar sus propias grficas. Reportes fiscales Proporciona acceso al men de reportes del mdulo fiscal Reportes del rgimen Proporciona acceso al men de reportes del rgimen simplificado y de Pequeos contribuyentes. Catlogo Catlogo Catlogo de cuentas ABCDE Grupos estadsticos ABCD Presupuestos ABCD Activos fijos ABCD Cargar catlogo externo Bajar catlogo a archivo externo Cargar presupuestos externos Bajar presupuestos a archivo externo Cargar activos fijos externos Bajar activos fijos a archivo externo Catlogo de cuentas ABCDE Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras del catlogo de cuentas. Grupos estadsticos ABCD Altas, bajas, cambios y despliegues de grupos estadsticos de cuentas. Presupuestos ABCD Altas, bajas, cambios y despliegues de presupuestos a cuentas. Activos Fijos ABCD Altas, bajas, cambios y despliegues de datos de depreciacin para activos fijos. Cargar catlogo externo Cargar parcial o totalmente un catlogo

proveniente de un archivo externo Bajar catlogo a archivo externo Grabar en un archivo externo, una copia parcial o total del catlogo de cuentas. Cargar presupuestos externos Cargar presupuestos de cuentas provenientes de un archivo en formato texto. Bajar presupuestos a archivo externo Grabar en un archivo en formato texto, una copia de los presupuestos de cuentas. Cargar activos fijos de archivo externo Cargar activos fijos al sistema de un archivo texto. Bajar activos fijos a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII, una copia de los activos fijos del sistema. Cierre Cierre Cierre de perodos y ejercicio Generar pliza de cierre de ejercicio Generar plizas de depreciacin Consolidacin de compaas Eliminacin de perodos anteriores Cierre de perodos y ejercicio Ejecutar el cierre de un perodo contable. Generar pliza de cierre de ejercicio Crear la pliza anual con la cancelacin de las cuentas de resultados. Generar pliza de depreciacin Crear en forma automtica, las plizas de depreciacin del perodo. Consolidacin de compaas Ejecutar el proceso de consolidacin de saldos o creacin del catlogo. Eliminacin de perodos anteriores Eliminar historia que ya no sea til. Instalacin Instalacin Redefinicin del sistema cero a la base de datos Tablas del sistema ABCD Expansin/Reduccin de archivos Saldos

Tablas del sistema ABCD Mantenimiento a las tablas que el sistema utiliza para distintos fines. Redefinicin del sistema Modificacin a los parmetros que rigen el funcionamiento del sistema en general. Expansin/Reduccin de archivos Expansin o reduccin de la capacidad de informacin de los

archivos del sistema Saldos cero a la base de datos Poner las cuentas con saldo en cero y reformateo de archivos para reiniciacin. Otros Empresas Men de empresas y respaldos de informacin. Registro Ventana para registrar el sistema ante Computacin en Accin Colores Modificar los colores actuales del sistema. Utileras Men de utileras. Acerca de CONTPAQ Muestra informacin del producto (Versin) Mapa de navegacin POLIZAS - POLIZAS ABCD - APLICACION DE POLIZAS SIN AFECTAR DEFINICION DE PREPOLIZAS ABCD - TRASPASO DE AUXILIARES - CARGAR POLIZAS EXTERNAS - BAJAR POLIZAS A ARCHIVO EXTERNO REPORTES REPORTES DEL CATALOGO - HOJA FINANCIERA - REPORTEADOR GRAFICADOR - REPORTES FISCALES - REPORTES DEL RGIMEN CATALOGO CATALOGO DE CUENTAS ABCDE - GRUPOS ESTADISTICOS ABCD PRESUPUESTOS ABCD - ACTIVOS FIJOS ABCD - CARGAR CATALOGO EXTERNO - BAJAR CATALOGO A ARCHIVO EXTERNO - CARGAR PRESUPUESTOS EXTERNOS - BAJAR PRESUPUESTOS A ARCHIVO EXTERNO - CARGAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT. - BAJAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT. - SELECCIONAR EMPRESA - RESPALDAR EMPRESA - RESTAURAR EMPRESA INSTALAR EMPRESA - COPIAR EMPRESA - BORRAR EMPRESA CIERRE - CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS - GENERAR POLIZA DE CIERRE DE EJERCICIO - GENERAR POLIZAS DE DEPRECIACION - CONSOLIDACION DE COMPAIAS - ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES INSTALACION TABLAS DEL SISTEMA ABCD - REDEFINICION DEL SISTEMA - ESPANSION / REDUCCION DE ARCHIVOS - SALDOS CERO A LA BASE DE DATOS OTROS EMPRESAS - REGISTRO - COLORES - UTILERIAS - ACERCA DE CONTPAQ Captura de datos Para la captura de datos, slo tiene que contestar cuidadosamente los datos que se piden por pantalla.

Antes de dar respuesta a uno de los campos, rectifique que la informacin sea la correcta. Correccin de errores Dentro de la captura de datos es posible que se cometan errores, si comete algn error, y aun se encuentra en la captura de alguno de los datos, y desea regresar a corregirlo, el procedimiento ser el siguiente: 1 En el campo donde se encuentre actualmente tecle , entonces el sistema entra a un estado de seleccin en donde el men de opciones iniciar cada uno de los datos por captar. Aunque esto no ser siempre as, ya que en algunos casos al teclear el sistema se regresar al dato anterior automticamente. 2 Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada en el estado de seleccin, es decir, posicionndose en el dato y presione la tecla , o con la letra resaltada o Mayscula. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. Posteriormente el sistema le llevar a los siguientes datos. Este procedimiento de correccin es uniforme para todo el sistema cuando se trata de captura de datos, es importante que lo comprenda y memorice. 3 NOTA Confirmacin de los datos correctos En la captura de datos, el sistema siempre le ir llevando de manera secuencial a cada uno de los datos. Al terminar de captar los datos, esperar una confirmacin de datos correctos. Si Usted especifica que los datos no son correctos y que desea entrar en estado de correccin, podr corregir alguno de los datos siguiendo el procedimiento que se menciona a continuacin: 1 2 3 4 5 Seleccione la opcin de Modificaciones, entonces el sistema ir a un estado de seleccin en donde el men de opciones iniciar los datos.

Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada. Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal. Si desea cambiar algn otro dato repita los pasos 2 y 3. Para terminar las correcciones tecle , lo que lo regresar nuevamente al men de opciones. Este procedimiento de correccin es uniforme para todo el sistema cuando se trata de aceptacin de captura de datos, es importante que lo comprenda y memorice. Si desea cancelar el proceso de instalacin elija la opcin de Cancelar. NOTA Adems de la confirmacin de datos correctos, existen ocasiones en que se trata de opciones definitivas o delicadas, por lo que se pide una confirmacin pidiendo teclear arroba "@". (@ generalmente se encuentra al teclear simultneamente y 2), con lo que se reducen posibles errores. Reconocimiento de Marcas 1 2 3 Lantastic es una marca registrada por ARTISOFT. Netware Lite es una marca registrada por NOVELL Inc. Novell es una marca registrada por NOVELL Inc. C aptulo 2 Definiendo su catlogo En este captulo se explicarn conceptos importantes, como son el diseo del catlogo de cuentas, la forma ms adecuada de agrupacin de cuentas dentro de CONTPAQ, as como la manera de instalar un catlogo y el modo de operar un catlogo ya instalado. Esta es la actividad ms importante puesto que define como se trabajar toda la informacin contable. Diseo del catlogo de cuentas El catlogo de cuentas y su estructura es la parte medular del sistema, ya que de ste se obtiene la gran mayora de los reportes del sistema, por ello es de primordial importancia el hacer un buen diseo del mismo antes de iniciar el

trabajo en la computadora. El diseo del catlogo de cuentas deber iniciarse de lo general a lo particular, es decir comenzando por los conceptos de Activo, Pasivo, Capital, Resultados Acreedoras y Resultados Deudoras. Una vez identificadas estas cuentas el siguiente paso es dividirlas en el siguiente nivel de agrupamiento, por ejemplo dentro de Activo: Circulante, Fijo y Diferido. A su vez Circulante puede subdividirse en los rubros relativos que aparecern en el Balance General como: Caja, Bancos, Cuentas por cobrar, Clientes, etc., siendo estas cuentas consideradas de Mayor o que s aparecen en Estados Financieros. Enseguida se detallan las subcuentas de las cuentas de Mayor al nivel deseado, por ejemplo: se podr dividir la cuenta de Clientes por Zonas o Tipos de Clientes o de acuerdo a su agrupamiento fiscal o directamente relacionar los Clientes. El Catlogo de cuentas es como un rbol invertido en el que el tronco es una cuenta TOTALIZADORA llevada internamente por el sistema que equivale a: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Esta cuenta se mantiene balanceada en forma automtica cada vez que se actualiza la informacin. Este nivel se ramifica a las cuentas globalizadoras de ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, RESULTADOS ACREEDORAS y RESULTADOS DEUDORAS, ramificndose posteriormente hacia otro nivel y as sucesivamente. Ejemplo: ACTIVO 000-100 CIRCULANTE 000-110 CAJA 101-000 BANCO 1 102-000 BANCOS 102-000 BANCO 2 102-200 FIJO 000-120 ETC. DIFERIDO 000-130 ETC. BANCO 3 102-300 CHEQUERA 1 102-101 CHEQUERA 2 102-102 CHEQUERA 3 102-103

Figura 2.1 En la figura 2.1 la cuenta de bancos se ha detallado hasta el nivel de chequera, ya que en el ejemplo se asume que es importante conocer a detalle el movimiento por chequera, para un control en conciliaciones, etc. Se muestran estos niveles iniciales del catlogo tanto en forma de rbol invertido como de llaves, para mayor claridad. Es importante, en el diseo del catlogo de cuentas, balancear el nivel de desglose o detalle con la necesidad de informacin. CAJA 101-000 BANCOS 102-000 CIRCULANTE 000-110 < FIJO 000-120 ACTIVO 000-100 CxC 103-000 . . . etc. < DIFERIDO 000-130 nivel 1 nivel 2 nivel 3 Figura 2.2 Se recomienda detallar el catlogo hasta el detalle necesario en el momento de instalar o que se espera necesitar. Mientras ms a detalle se desglose el catlogo de cuentas, mayor ser el nmero de niveles, por lo tanto, la afectacin de saldos de las cuentas ser menos rpida. Y viceversa, mientras menos detalle se tenga para el catlogo de cuentas, menor ser el nmero de niveles, y por lo tanto, la afectacin de saldos de las cuentas ser ms gil. Se recomienda balancear el catlogo de cuentas, cuidando el nmero de niveles, esto no quiere decir limitar los niveles al mnimo indispensable, ya que la informacin que se obtenga sera muy pobre. De igual manera se debe

proceder con las dems cuentas, tanto de Activo como Pasivo y Capital. En Resultados se recomienda dividir en dos grupos: Resultados Acreedoras Resultados Deudoras NOTA Esta divisin se hace para obtener un Estado de Resultados de mejor presentacin. En la parte inferior de las figuras anteriores puede observarse la numeracin de los niveles. Cada vez que se desglosa una cuenta en subcuentas se logra un nivel ms en el catlogo de cuentas. El sistema cuenta con 999 niveles y millones de registros para cuentas, as que no se debe de preocupar por los niveles que se requieran. Nmero de cuenta Cada cuenta debe de tener un nmero nico con el que se identifica, sea cuenta de ACTIVO, CIRCULANTE, CLIENTES, por lo que se recomienda que al momento de definir el catlogo de cuentas verifique no repetir nmeros. Para el diseo del catlogo de cuentas es necesario que se tome en consideracin el nmero que se dar a cada cuenta, partiendo de que cada cuenta puede tener un mximo de 14 dgitos (nmeros), lo cuales pueden estar agrupados hasta en 9 segmentos. Los segmentos dentro de un nmero de cuenta se separan por "-". (S as se defini en la instalacin, cada segmento representar un nivel en el catlogo de cuentas). Por ejemplo: Nmero de dgitos Nmero de segmento s Estructura de la cuenta Como aparecera 8 9 14 346 323 1422 223322 XXX-XX-XXX X-XXXX-XX-XX XX-XX-XXX-XXX-XX-XX

A esta divisin del nmero de cuenta se le llama ESTRUCTURA DE LA CUENTA y se maneja igual en todo el catlogo a partir de la instalacin de la contabilidad, es decir una vez dada la estructura de la cuenta, TODAS las cuentas que se capten debern seguir dicho formato. Tradicionalmente en los catlogos de cuentas, se toma la convencin de que cada segmento de la cuenta corresponde a un nivel en el catlogo de cuentas, as por ejemplo si la cuenta 104-00-000 es Clientes, se asume que la cuenta 104-01-000 es subcuenta de Clientes, y la cuenta 104-01-001 es subcuenta de la 104-01-000 y a su vez sub-subcuenta de la 104-00-000. En CONTPAQ se puede optar por seguir la forma tradicional del catlogo en el que cada segmento es un nivel, definiendo la estructura de la cuenta de acuerdo a los niveles de su catlogo de cuentas, o manejar el nmero de cuentas de acuerdo a un formato previamente definido por cada usuario. El seguir la forma del catlogo tradicional para la numeracin en el catlogo de cuentas puede causar algunos inconvenientes, entre ellos estar limitado a 9 niveles, puesto que el sistema slo le permite 9 segmentos en el nmero de cuenta. Adems los nmeros de cuenta sern tan grandes como niveles tenga su catlogo de cuentas, lo que har que sean mas difciles de teclear y memorizar, a la vez que sern mas cansados a la vista. Cada segmento es un nivel Cuentas de Mayor XXX-000-00-000-00 Subcuentas de Cuentas de Mayor XXX-XXX-00-000-00 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 3 Nivel 3 XXX-XXX-XX-000-00

Nivel 4 Nivel 4 XXX-XXX-XX-XXX-00 Nivel 5 Nivel 5 XXX-XXX-XX-XXX-XX Figura 2.3 Existen dos alternativas a seguir en el caso de no proceder con la forma tradicional de numerar el catlogo de cuentas, estas son: Cada segmento NO es un nivel, lo que trae como beneficio poder definir nmeros de cuenta ms pequeos, sin restringir el disponer de todos los niveles que desee. La diferencia contra el catlogo tradicional es que cuando se da de alta una cuenta, el sistema preguntar a que cuenta acumula. As por ejemplo al dar de alta la cuenta de Circulante 000-110 debe especificar que acumula a la cuenta 000-100 (Activo), esto slo en la captura del catlogo de cuentas (Alta de cuentas) y no en Plizas, pues CONTPAQ memoriza a que cuenta se acumula. La otra alternativa a seguir, es una combinacin de las anteriores: CADA SEGMENTO ES UN NIVEL A PARTIR DE LAS CUENTAS DE MAYOR, definiendo los nmeros de cuenta hasta las de nivel de mayor y a partir de ese momento, cada segmento va a ser un nivel, esta manera de definir su nmero de cuenta se ejemplifica en la figura 2.4, (En el ejemplo la estructura de la cuenta sigue el formato: 333 XXXXXX-XXX) ACTIVO 000-100-000 CIRCULANTE 000-110-000 BANCOS 102-000-000 CUENTA DE MAYOR BANCEN 102-100-000

SERFIN 102-200-000 CHEQUERA1 102-200-100 CHEQUERA2 102-200-200 Figura 2.4 Recuerde que una vez definida la estructura de la cuenta, la estructura ser la misma para todo el catlogo, pero es posible referirse a la utilera de modificacin de la estructura de la cuenta para crecer por segmentos el nmero de cuenta. NOTA Cuentas de control Existen cuentas que son de manejo especial y que utiliza el sistema para operar automticamente, siendo stas: La cuenta de RESULTADOS La cuenta de CUADRE La cuenta de FLUJO DE EFECTIVO La cuenta de resultados La cuenta de resultado que pide el sistema al ser instalado por primera vez es una cuenta que tiene como funcin guardar la utilidad o prdida durante el ejercicio; esta cuenta no debe de ser modificada, no se debe de acumular o "colgar" a ninguna otra cuenta; excepto a una de ttulo si se desea, la cual debe de ser del tipo CAPITAL ACREEDORA. En contabilidad al finalizar las operaciones de un mes, se debe adicionar en el balance la utilidad o prdida acumulada del ejercicio al total de Capital, a fin de que ste cuadre. En el sistema la operacin mencionada anteriormente se efecta de manera automtica gracias a la cuenta de resultados, por lo que no hay necesidad de hacer este traspaso de resultados a capital. La cuenta de resultados es una cuenta de control que durante el ejercicio guarda o conserva la utilidad o prdida que se va acumulando y relaciona el Estado de Resultados con el Estado de posicin financiera. Cuentas internas del sistema ACTIVO PASIVO CAPITAL

Cuentas de activo del usuario Cuentas de pasivo del usuario Cuentas de capital del usuario Cuenta de Resultados NOTA: A=P+C Incluye utilidad o perdida Utilidad = Ingresos-Egresos Cuenta de Resultados Acreedoras Cuenta de Resultados Deudoras Figura 2.5 La cuenta de cuadre POLIZAS El uso de esta cuenta es opcional (Vase redefinicin del sistema, Captulo 23) y ser utilizada por el sistema como cuenta de cuadre, ya que en el proceso de captura de plizas es comn equivocarse en las cantidades o aplicaciones que se hacen a las diferentes cuentas. Esta cuenta de cuadre se utiliza para cuadrar momentneamente la pliza pero de una manera controlada, ya no es posible realizar un cierre si esta cuenta tiene movimientos. El sistema no permite que existan plizas descuadradas, por lo tanto al capturar una pliza que no est cuadrada, se darn dos alternativas a seguir: Cancelar la pliza Generar un cargo o abono por la diferencia. Debe entenderse que la cuenta de cuadre no es una cuenta basurero, al contrario es una cuenta de control, puesto que el sistema no le permitir seguir adelante con un cierre de mes si la cuenta de cuadre tiene saldo o movimientos, lo que le permitir conocer los errores de aplicacin o cantidades errneas en las plizas. La cuenta de flujo de efectivo

El sistema puede ofrecerle un flujo de efectivo automtico, para esto se debe de especificar en base a qu cuenta debe tomarse el flujo. Generalmente la cuenta de flujo es Bancos, si as se le especifica a CONTPAQ, ste tomar nota de cul es la cuenta, de manera que la cuenta de bancos y todas las subcuentas o sub-sub-cuentas, etc. tambin sern consideradas como cuentas de flujo. Despus, el sistema sabr cul es la cuenta de flujo, y cada vez que se capture un cargo o abono a alguna de estas cuentas, pedir que especifique por qu concepto se est haciendo el movimiento, por ejemplo: Ingresos ventas, Ingresos cobranza, Egresos Sueldos, Egresos pago proveedor, etc. De esta manera, cuando se pida el reporte de Flujo de Efectivo (Estados Financieros), se buscar primero el saldo inicial de bancos (o de algn banco si as lo desea), posteriormente tomar cada uno de los conceptos de