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Captulo 1: Importancia del control de inventarios.

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas. El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
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Bulk material equipmentMaterial handling and processing. Bothpowder and solidmaterials. boynearea-mfg.com Enlaces patrocinados EN TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de produccin y servicios. Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automticamente en debilidades. El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas bsicas y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de utilidades.

Captulo 2:

Problemas frecuentes en el control de inventariosa. Falta de registros

a. Falta de registros El microempresario, tambin conocido como "hombre orquesta", difcilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que en l han sido encomendadas: las compras, las ventas, la produccin, el manejo de personal, manejo del efectivo... El empresario ocupa su tiempo ms en cuestiones operativas o tcticas que en labores de orden estratgico. En cuanto a la falta de registros (no slo de inventarios, sino de cualquier tipo de operacin) se oyen los siguientes comentarios: - Los registros son complicados y "slo los contadores los entienden". - Se necesita un programa de cmputo "carsimo" y complicado de entender. - "Necesito un encargado de almacn para llevar los registros bien y al da" - "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario" Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es por eso que nos hemos avocado a la tarea de ir disminuyendo los inconvenientes. El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo porque las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide) o porque los necesitamos para armar nuestro balance general. El objetivo principal es contar con informacin suficiente y til para: minimizar costos de produccin, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario ptimo y comenzar a utilizar la tecnologa con la consecuente disminucin de gastos operativos. Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de informacin, si no los alimentamos con informacin real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en MLTIPLES ocasiones, la falta de soporte tcnico de parte del proveedor. En otras palabras, es como si nos vendieran un avin y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lo necesitamos, sino el da que pueden, si es que pueden o quieren. Claro, esto no en todos los casos, pero s en la mayora. Recomendamos ampliamente la utilizacin de una de las herramientas ms sencillas pero ms poderosas que la tecnologa actual nos ha brindado: la hoja de clculo.

El uso de la hoja de clculo para los registros de la empresa tiene los siguientes beneficios: - Podemos hacer el formato que necesitemos con la informacin que necesitemos a un costo mnimo. - La mayora de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de hoja de clculo ms popular en el mundo (Excel de Microsoft) - La operacin de una hoja de clculo se vuelve repetitiva, por lo que es fcil de aprender y fcil de ensear. - El uso de hoja de clculo elimina tiempos muertos de personal de caja y administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el control del inventario. El problema en cuanto a la cuantificacin de los inventarios puede ser tan grande o tan pequeo como nuestra gama de productos. No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas grandes, lo que s complica la operacin de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero tambin vendemos sushi, tortas, tacos, arracheras, helados, tostadas y comida internacional, entonces nos enfrentamos con una diversificacin excesiva que nos obliga a tener un inventario demasiado alto. Pasos para establecer el control de inventarios El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. El sistema ABC del control de inventarios se basa en el supuesto de que tenemos productos "A", que componen al menos el 70% del valor total en dinero de la materia prima, productos "B" que componen aproximadamente 20% del valor de nuestro inventario y "C" que son el 10% restante, aproximadamente. 1. Anterior a cualquier clasificacin, es recomendable llevar a cabo un inventario fsico total, junto con la lista de precios de los productos que componen el inventario. 2. Posteriormente, resultar de mucha utilidad el "unitizar" todos los productos de nuestro almacn, es decir, si por ejemplo utilizamos frijol, no sera recomendable surtirlo a cocina proporcionndole el costal completo, sino previamente debera ser porcionado y embolsado en paquetes. Digamos que cada carga de la olla express puede recibir y hacer dos kilos de frijol, de modo que cada unidad sera igual a cada bolsa de dos kilos, en lugar de cuantificarla por saco o simplemente por kilo. 3. Se llevara entonces a cabo la clasificacin ABC. Como ejemplo podemos tener el caso de una coctelera, que tendra la siguiente composicin[1]:

Los productos que ms valor tienen asignado en su inventario son prcticamente mariscos y bebidas, los cuales son tambin su producto principal. La clasificacin ABC sera entonces la siguiente

Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A (mariscos y bebidas) los que mayor utilidad le dan a la empresa y por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y controlar ms. No slo para el ramo restaurantero, sino tambin para cualquier empresa comercial se aplican estos principios. Entonces, necesitamos un registro que cubra AL MENOS todos los productos que identificamos como tipo A y tipo B, que son los que merecen de mayor resguardo, pero tambin mayor cuidado y atencin en cuanto a la calidad que presentan. Los productos C pueden controlarse empricamente o si se desea mediante hoja de clculo, sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta poco valor a la empresa y a sus utilidades y s puede aumentar sus gastos operativos ya que aumenta el tiempo que el personal encargado tarde en realizar dicha labor. 4. Despus de clasificar los productos en ABC, se debe proceder a clasificarlos por origen, es decir, los compramos en el mercado?, el proveedor nos los trae?, nos los mandan por paquetera?. La clasificacin entonces quedara como sigue:

5. Una vez que hemos clasificado nuestro inventario por tipo y por origen podremos llevar a cabo una lista de control cuyo ejemplo mostramos a continuacin:

6. Una vez con el inventario inicial, podremos registrar -tambin en hoja de clculo- los consumos diarios de nuestras unidades de productos, como "Entradas" y "Salidas", en el da en que sucedan.

Dicha lista de control nos servir en primera instancia para controlar los consumos diarios y semanales, as como para elaborar una lista de compras que puede incluir el monto de dinero que vamos a gastar. Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada de recibir el material. Para el conteo fsico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que sea ms rpido. El objetivo es que el empresario siempre cuente con informacin valiosa para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo. [1]Datos ficticios

Captulo 3: Exceso de inventario

Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la disminucin de la calidad en perecederos, lo que lleva como consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen. En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol los mismos y una disminucin paulatina de la liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercanca la empresa debe contratar crditos con proveedores y la recuperacin del efectivo va sirviendo para pagar dichos crditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al da". Esta situacin es ms acentuada cuando la empresa maneja crditos para sus clientes, ya que entra en juego tambin la recuperacin de cartera que en nuestro pas siempre es problemtica.

Captulo 5: Polticas de controla. Seguridad en bodega

Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o prdidas. Debe destinarse un rea especfica para guardar las mercancas y materia prima que vamos a vender. El acceso a bodega debe ser restringido a una o dos personas como mximo y solo debe entrar ms personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios fsicos. Mariscos, carnes, aves, refrescos, cervezas y cualquier material de alto costo deben guardarse bajo llave si no se van a utilizar en el da, as como tambin si se encuentran en congelacin. Existen negocios en los que se han implementado el uso de cmaras, vigilantes, costosos sistemas de cmputo, etc. El mejor control sin lugar a duda es aquel que le llamaremos "democrtico": el costo del material faltante se reparte entre las personas que tengan acceso al rea de bodega y/o preparaciones, resultando ser prcticamente todo el personal. Pero esto no puede llevarse a cabo sino tenemos conocimiento de si en realidad nos falta o no material, es decir, sin registros de control.

Captulo 6: Control de la calidad en expendios de comida preparada

Resulta obligatorio el que exista una persona encargada de supervisar que la materia prima se encuentre en las condiciones ptimas para poder ofrecerla al pblico. Dicha persona verificara la nota o factura de ventas contra el pedido hecho, revisara la calidad de los perecederos de acuerdo con la tabla de control de la calidad de materia prima que se incluye como anexo 1. El responsable puede ser el jefe de cocina o bien el empresario mismo. No es recomendable dejar que esta labor sea desempeada por personal administrativo ya que no tendra el mismo nivel de compromiso. Como un factor de control del platillo una vez terminado, es necesario que tanto el jefe de cocina como sus auxiliares prueben la preparacin en porciones mnimas, para asegurarse de que cumple con el estndar de calidad que buscamos ofrecer al cliente. Esta prctica, si bien aumenta marginalmente el costo de produccin, es un gran apoyo en la capacitacin de los ayudantes de cocina y elimina las devoluciones de platillos casi en un 100%.

Captulo 7: Acomodo de las mercancas y Mtodo PEPS

Indudablemente, el acomodo de las mercancas nos dar la pauta para un mejor control de las mercancas, facilitando su conteo y localizacin inmediata. El mtodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita el control, disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad. Acomodo sugerido por tipo de producto: En la grfica ejemplo se muestran varias consideraciones: - No se indica una entrada y una salida de mercanca de la bodega. Por supuesto que todo depende de la configuracin fsica del negocio, sin embargo, la opcin de tener un slo acceso facilita el control. - En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser posible, deben ser refrigerados para alargar su vida til. - Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido fraccionado y empaquetado previamente en el rea de preparacin al recibir la mercanca, en unidades fciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras", etc.)

- Los artculos de uso ms comn, se presentan cercanos a la entrada, as como aquellos de menor duracin en almacenamiento. - Los productos qumicos (artculos de limpieza) se almacenan en un extremo, slo junto a productos que no se contaminen con facilidad (productos enlatados, en frasco o con empaque sellado) - No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teora, estas se encontraran junto al rea de servicio. Visto de frente, un anaquel tendra ms o menos la siguiente disposicin fsica:

En la grfica ejemplo se muestran varias consideraciones: - No se indica una entrada y una salida de mercanca de la bodega. Por supuesto que todo depende de la configuracin fsica del negocio, sin embargo, la opcin de tener un slo acceso facilita el control.

- En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser posible, deben ser refrigerados para alargar su vida til. - Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido fraccionado y empaquetado previamente en el rea de preparacin al recibir la mercanca, en unidades fciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras", etc.) - Los artculos de uso ms comn, se presentan cercanos a la entrada, as como aquellos de menor duracin en almacenamiento. - Los productos qumicos (artculos de limpieza) se almacenan en un extremo, slo junto a productos que no se contaminen con facilidad (productos enlatados, en frasco o con empaque sellado) - No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teora, estas se encontraran junto al rea de servicio. Visto de frente, un anaquel tendra ms o menos la siguiente disposicin fsica:

En el grfico anterior podemos apreciar que se establecen "coordenadas" para localizar ms fcilmente los productos almacenados, para mayor claridad se ilustra con el siguiente ejemplo:

As, vemos que en el anaquel "C", espacio "1" (o "C1" de manera abreviada) encontramos un producto desechable voluminoso pero de muy poco peso, que en caso de caer no daar al trabajador ni se daar el producto en s. Tambin se denota que en los espacios A5 y B5 no encontramos productos ya que son anaqueles de alimentos. Esto no significa que no puedan utilizarse estos espacios para almacenamiento, aunque por higiene, estos no debern ser perecederos que puedan ser consumidos por animales rastreros. Con las coordenadas establecidas se pueden localizar y contar los productos mediante listas de manera extremadamente sencilla. Dichas listas pueden servir al supervisor o gerente para verificar que lo que existe en papel, se encuentra efectivamente dentro de la bodega. La laboriosidad que conlleva este mtodo de control resulta ms un beneficio que una tarea intil, ya que ayuda de manera natural a terminar con tiempos muertos del personal. El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante simple: aquellos productos que entran en bodega en primer lugar, sern tambin los primeros en salir de la misma, recorrindose los productos ms viejos hacia el frente del anaquel y los ms nuevos se quedarn en la parte posterior. Con esto aseguramos an ms la frescura de los productos que vendemos.

Captulo 8:

Control de caducidades
1.Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la mercanca. 2. Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricacin y caducidad, esto es en casos especficos como la cerveza, refresco, y de algunos otros productos si es el caso. 3. Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual ser revisado semanalmente por el encargado de almacn y verificado por la gerencia. 4. La mercanca con caducidad ms prxima es la primera a la que se le dar salida y ser dada de baja en el control de caducidades una vez se haya transferido a algn departamento. 5. No se recibir por ningn motivo mercanca de baja fecha de caducidad se levantara un reporte de incidencia al proveedor y se avisar a la gerencia, chef jefe de piso. 6. Revisar el control de caducidades de las dems reas, presionando en que se lleve semanalmente y hacindoles selectivos para verificar que todo este en orden. 7. El acomodo de la mercanca perecedera y con fecha de caducidad debe ser con forme a esta, los productos mas a la mano sern los que tengan la caducidad ms prxima, para el momento de hacer transferencias dar la mercanca con la menor fecha de caducidad.

Captulo 9: Control de mermas

1. Se llevar un control de todas las mermas que haya por departamento en el formato correspondiente, anotando el motivo de la merma. 2. Semanalmente se llevara a cabo la revisin de las mermas con el jefe de departamento, firmando la revisin (formato) y siendo verificada por la gerencia. 3. Las mermas generadas por el mal manejo de mercanca o por mal uso de productos debern ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones pertinentes en cada caso.

4. Las mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la operacin se registrarn en un reporte de incidencias y se notificar al proveedor, tratando de llegar a un acuerdo para el cambio fsico de dicha mercanca. 5. Se llevar un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el cual ser revisado semanalmente con la gerencia para tomar las decisiones pertinentes. 6. Se atacarn inmediatamente las mermas producidas por errores del personal, teniendo como prioridad las de mercancas caras y las que se tengan como reincidencias en varios departamentos segn el formato de control.

Captulo 10: Procedimientos de almacn

1. Una vez recibida la mercanca se proceder a ponerla en el lugar asignado para ella en el almacn. 2. Se ingresar en el sistema toda la mercanca recibida en el almacn. 3. Se revisar constantemente el acomodo de la mercanca para prevenir accidentes y deterioro del producto. 4. Semanalmente se har un conteo selectivo de mercanca para verificar que todo est en orden (checar la mercanca que ms se utiliza). 5. Se har un inventario fsico semanal del almacn cotejndolo con el que tenemos en sistema. 6. Se revisarn semanalmente las caducidades de los productos dndole prioridad y salida a los de ms cercana caducidad. 7. Se harn conteos diarios de la mercanca ms cara para llevar un control de esta (items o productos hijos). 8. Las salidas de almacn a los diferentes departamentos se debern realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacn y por la persona que realiza el pedido de mercancas. 9. Toda salida de mercanca hacia los dems departamentos deber ser registrada en el sistema, esto es darle salida de almacn y entrada en el departamento al que se haya hecho la transferencia.

Captulo 11: Procedimientos de recibo

1. El recibo de mercanca se har por la parte posterior del negocio de ser posible. 2. Se le recibir a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no habr favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercanca. 3. El recibo de la mercanca debe ser minucioso, es decir revisar cajas cerradas, checar que la mercanca venga en ptimas condiciones, verificar peso de mercanca que lo requiera, checar caducidades, etc. 4. En dado caso de que el proveedor traiga mercanca de menos o en condiciones no ptimas para el negocio se avisara a la gerencia y se devolvern esos productos, adems que se levantara un acta de incidencia si as se requiere. 5. Revisar facturas de mercanca recibida para cotejar que lo que se recibe fsicamente es lo que dice la factura y, en dado caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errnea. 6. La revisin de facturas se har en el momento de recibir la mercanca (o de acuerdo con la poltica interna de la empresa), circulando las cantidades de producto correcto y tachando y corrigiendo las que no. 7. Llevar un control en el formato de recibo de las mercancas que se reciben por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto. 8. Toda la mercanca recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacn y ser capturada en sistema.

Captulo 12: Procedimiento de toma fsica (Conteo de mercancas)

1. La mercanca se contar de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs haca adelante.

2. Se contar en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto. 3. Se dividir la bodega (anaqueles) por nmero para mejor distribucin y rpida deteccin de errores. 4. El contador y el auditor no contarn la mercanca del mismo lugar sino que uno empezar en el primer anaquel y el auditor por el ltimo. 5. Se har un listado de mercanca en el cual se tomarn los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs hacia delante, esto para facilitar ms el conteo. 6. Se bajara la mercanca que se tenga duda en su conteo y se regresar a su lugar una vez contada. 7. Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas. 8. Si se encuentra un producto que no est anotado en la lista se le dar un nmero de secuencia intermedia dependiendo la ubicacin del producto y se anotar al final de la hoja. 9. Los nmeros de secuencia de la mercanca enlistada sern de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el nmero que se necesite segn la cantidad de mercanca que haya, y en el anaquel 2 ser lo mismo comenzando por el nmero 10 y continuando de 10 en 10. 10. Al final del conteo se cotejarn las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habr que verificarlos y corregirlos, una vez que todo est bien checado y sin ninguna anomala se proceder a ingresar el conteo en el sistema. 11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningn faltante fsico de mercanca, en caso de haberlo se volver a contar la mercanca con faltante y se buscar en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.

Captulo 13: Beneficios del control de inventarios

El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de productos en condiciones ptimas, control de los costos, estandarizacin de la calidad... todo en aras de tener mayores utilidades. Tambin en la operacin propia de la empresa, los beneficios son tangibles: a. Planeacin de compras de la empresa. Al controlar el inventario vamos creando informacin precisa, que nos ser til para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la poca del ao en que estemos. De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, tambin mediante hoja de clculo:

La hoja de clculo, una vez alimentada con informacin generada diariamente, nos sugerir de manera aproximada qu tanto debemos comprar de cada producto del inventario, una vez analizada la rotacin de cada producto durante un periodo de al menos 3 meses. b.Planeacin del flujo de efectivo. Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permitir saber cunto habremos de invertir en

pesos. As eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operacin de la empresa, para no minar su liquidez.

Captulo 14: Formatos de control de inventarios

Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control de nuestro inventario. Dependiendo qu tantos aspectos queremos controlar, sern los formatos que necesitemos.

El "Programa Contable" #1Conoce El Programa de Contabilidad Ms Utilizado en Colombia. Ver demo www.worldoffice.com.co y Resumen: El FoodCost es el valor a precios de compra de todos los productos (materias primeras y bebidas) que se utilizan para elaborar los platos y bebidas que se sirven a los clientes en un periodo determinado. No se debe confundir entre compras y consumo, pues las compras en el periodo, son el total de productos adquiridos y que entran en el almacn, mientras que el consumo es el total de productos que salen del almacn para ser consumidos. En ambos casos siempre se calcula el valor a precio de coste. y Con el patrocinio de:

1- Introduccin al concepto de Coste. Los costes de una empresa son la suma de los precios de cada factor productivo (personal, materia prima, suministros, alquileres...) necesarios para producir el producto o servicio. En un restaurante tenemos tres tipos de costes: - Costes Variables: son aquellos que varan en funcin de las ventas (Ej. Consumo de materias primas). - Costes Fijos: son aquellos que se generan independientemente de los niveles de venta (Ej. Alquiler). - Costes Semi-fijos: son aquellos que tienen un tramo inicial fijo y posteriormente varan en funcin de las ventas o la actividad (Ej. Suministros).

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2- Que es el FoodCost. El FoodCost es el valor a precios de compra de todos los productos (materias primeras y bebidas) que se utilizan para elaborar los platos y bebidas que se sirven a los clientes en un periodo determinado. No se debe confundir entre compras y consumo, pues las compras en el periodo, son el total de productos adquiridos y que entran en el almacn, mientras que el consumo es el total de productos que salen del almacn para ser consumidos. En ambos casos siempre se calcula el valor a precio de coste. El foodcost es un coste variable, pues aumenta y disminuye proporcionalmente a las ventas realizadas 3- Cmo se calcula el consumo o Foodcost. Cuando hablamos de consumo hay que distinguir entre consumo terico y consumo real. El consumo terico Ct, es el gasto previsto a partir del Foodcost terico, es decir, de los costes previstos en los escandallos. Por su parte el consumo real Cr, es la cantidad real consumida, y que por cuestiones varias difiere del Ct. Contablemente y sobre todo para el control de costes del restaurante l que interesa es el coste real, pero a nivel presupuestario se trabaja con el coste terico, y cuando no coinciden al final del periodo se debe analizar porqu. a- Consumo Terico: es el gasto previsto o presupuestado en las fichas tcnicas de cada una de las referencias de la oferta (CT). b- Consumo Real: es el gasto efectivo de materias primas contabilizado durante el perodo (CR).

Para comparar el Ct y el Cr entre ellos, utilizaremos el ratio de Consumo sobre ventas dado que el foodcost es un coste variable que depende de las ventas. El Consumo sobre ventas Cv, es el ratio obtenido de consumo de materias primas en funcin de las ventas realizadas, y se calcula dividiendo el coste de todas los productos (food&beverage) en un periodo por el total de ventas alcanzadas en el mismo periodo.

y El consumo real o foodcost se calcula de la siguiente forma:

y Existencias Iniciales: valor monetario del inventario al inicio del perodo en cuestin. Existencias Finales: valor monetario del inventario al final del perodo en cuestin. Compras: suma de las facturas de productos recibidos dentro del perodo en cuestin. Sin embargo, como ya he indicado anteriormente, el consumo terico previsto y el consumo real conseguido en el restaurante suelen no coincidir. La diferencia entre consumo real y consumo terico:

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- Mermas no previstas controladas: caducidades, sobras no recicladas, producto mal utilizado. - Consumos no facturados: consumiciones de personal, invitaciones... - Mermas no justificadas: desapariciones, consumos o invitaciones no marcadas, ventas no introducidas en TPV, recepciones de producto inferiores en cantidad. 4-Cmo controlar el consumo. 1-Realizar fichas tcnicas y escandallos de cada referencia. 2-Realizar inventarios mensuales. 3-Implementar sistemas de recepcin de producto: pesaje, control de albaranes y control de precios. 4-Implementar la hoja de mermas. 5-Implementar hoja de consumos de personal e invitaciones. 6-Incentivar al responsable (Ej. Chef) sobre el control del ratio de consumo. 1-Realizar fichas tcnicas y escandallos de cada referencia. El escandallo de una referencia de venta es la suma de todos los costes de los productos que se utilizan para elaborarla. Adems, la ficha tcnica incluye la presentacin y otras informaciones importantes (nutricionales, Appcc, etc...) del plato o referencia de venta. Cmo ejemplo se puede acceder en esta direccin a las fichas tcnicas editadas por esta revista, que incluyen tambin los correspondientes escandallos. Ver fichas tcnicas: http://www.gestionrestaurantes.com/fitxes_tecniques.php?tipus=1

2- Realizar Inventarios Mensuales. El inventario es la contabilizacin del total de productos almacenados en el restaurante, es decir, las denominadas existencias, imprescindibles para calcular el consumo. Recordemos que ste se calcula:

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y Cmo mnimo el inventario se debe realizar con una frecuencia mensual, sin embargo, hay cadenas de restaurantes que realizan inventarios semanales. 3- Implementar sistemas de recepcin de producto: pesaje, control de albaranes y control de precios. Las diferencias entre consumo real y el terico se pueden deber en una proporcin a que entre producto en menor cantidad de lo que indican los albaranes de entrega, en calidad diferente y que por tanto puedan tener un menor rendimiento al esperado, o a precios superiores del que habamos previsto en el escandallo. Por esta razn se deben realizar dos tipos de control: a- Control de recepcin. Donde se comprobar que la cantidad decepcionada, as como la calidad, coincide con lo indicado en los albaranes del proveedor. b- Control de Precios. Donde se controlar sobre las facturas que los precios de adquisicin coinciden con los pactados y por tanto con los del escandallo. 4-Implementar la hoja de mermas. La hoja de mermas es un formulario donde se registran las cantidades y las causas (caducidad, elaboracin errnea, retorno de platos, etc...) que acontecen diariamente en el restaurante, y que nos permitir por tanto, no solo contabilizar el coste de los productos desechados, sino tambin las causas. 5-Implementar hoja de consumos de personal e invitaciones. De igual forma se debe controlar el consumo de comida y bebidas del personal, ya sea marcndolo en la TPV, o bien creando una hoja de registro diario. Asmismo, todas las invitaciones deben ser tambin marcadas en la TPV. 6-Incentivar al responsable (Ej. Chef) sobre el control del ratio de consumo. Es evidente, que el responsable mximo del consumo es el que tiene la mxima potestad de uso sobre las materias primeras como es el chef o jefe de cocina, el cual en muchas ocasiones tambin es el que compra, controla la recepcin, gestiona el almacenaje y realiza los escandallos. Por consiguiente es aconsejable que una parte de la retribucin econmica de ste se calcule sobre el objetivo del consumo terico y se pague en funcin de las desviaciones del consumo real.

y En definitiva y para finalizar este artculo, recordar que una mala gestin del foodcost puede provocar fuertes prdidas en el restaurante, pues el coste de consumo tiende siempre a incrementarse. En el cuadro superior puede verse cual es el proceso completo para controlar el Foodcost.

Costos gastronmicos: el control de las mermas en la produccin de alimentos

Administracin y CostosPrint

El control de costos aplicado a las materias primas es un rubro importantsimo dentro de la gastronoma, tanto en lo que refiere a la estandarizacin de recetas, control de entregas de proveedores, control de hurtos y tambin el control de merma; ya que el corazn del xito y la rentabilidad del negocio est all. Sabemos que no se puede llegar a la merma cero en las empresas del sector alimentario debido principalmente a la fluctuacin del rendimiento de las materias primas, su vida til, el procesado, Pero hay otros factores que hacen que el porcentaje de prdidas aumente. El control de la merma es imprescindible para ajustar nuestros costes. En cualquier empresa de nuestro sector, son frecuentes las diferencias entre los inventarios tericos y los inventarios fsicos. Si realizamos una mnima supervisin de nuestros stocks y escandallos, comprobaremos que el desvo vara en funcin del tipo de materia prima, la poca del ao, el proveedor, o incluso, el personal que est trabajando en al cocina. Conocer las causas de las mermas en nuestras cocinas y el porcentaje de producto que se pierde en cada proceso son la clave para reducir costes de produccin y mejorar as el rendimiento de nuestras compras y procesos. El control de la merma supone reducir al mnimo las causas de la misma as como conocer el porcentaje de prdida en cada producto y proceso para poder estandarizarlo . Tan slo con una buena planificacin de la produccin unida a la medicin de las mermas en cada proceso y subproceso nos permitir cuantificar las mermas totales y, por tanto, su coste. En primer lugar las causas, las ms frecuentes son: caducidad, rotura, sobreproduccin, procesado inadecuado, error administrativo y robo. En todas ellas influyen la mala planificacin (poca rotacin de gnero, error en la previsin de necesidades de produccin,) y la falta de supervisin (control de los procesos a los que sometemos a los alimentos, falta de formacin a los operarios, ) Las soluciones para reducir y controlar al merma en las cocinas parten de la planificacin: en base a mis previsiones de venta defino lo que tengo que producir y, por tanto, el volumen que tenemos que comprar y almacenar durante un espacio de tiempo determinado. A partir de ah es imprescindible establecer controles en los puntos clave de los procesos en nuestra cocina: recepcin y almacenamiento, manipulacin, produccin, envasado y almacenamiento, logstica y servicio. En cada uno de estos puntos hay que controlar la cantidad de alimento que se obtiene del proceso anterior y la cantidad resultante despus del trabajo con ella. Por ejemplo: en la recepcin de mercancas se registran 10 kg de conejo congelado y se almacena en la cmara de refrigeracin para su descongelacin. Tres das despus, una vez descongelados, el manipulador pesa ese mismo conejo antes de proceder a su procesado. La bascula indica 9,100 kg, ha mermado el peso por la prdida del hielo. Una vez descabezados y limpios el operario vuelve a pesar los conejos: 6, 300 Kg. En este ejemplo, se ve claramente que la mayor parte de la merma es debida a causas inherentes a la materia

prima en cuestin. Sin embargo, debemos tener detectado el rendimiento de cada materia prima para poder ajustar mejor los escandallos y, por tanto, los aprovisionamientos. Aunque esto pueda parecer una carga de trabajo excesiva es imprescindible hacerlo con cierta frecuencia, sobretodo con los productos en los que comprobemos que hay mayor desvo en los inventarios, ya sea por cantidad o por coste. Adems las cocinas que tengan un volumen de ms de 400 mens diarios de produccin pueden optimizar este sistema mediante un programa informtico que registre automticamente los pesos de las bsculas, por lo que el tiempo que implica al trabajador es mnimo. Este control permanente nos permitir analizar muchas variables que nos ayudarn a ir recortando la merma poco a poco hasta llegar a reducir al mnimo las mermas por robo, debido al control que los trabajadores detectan,; la mermas por caducidad y manipulacin, ya que al controlar los procesos podremos ir corrigiendo nuestra planificacin: y tambin reduciremos la merma por error administrativo, ya que todo queda registrado en cada paso. El control de la merma nos va a ayudar a tomar decisiones sobre las compras, los procesos y los platos que debemos mantener y los que debemos cambiar o retirar. Decidir qu productos se comprarn en 4 o 5 gama a partir del prximo ao, qu platos se retiran del men, qu materias primas debemos sustituir o, incluso, qu trabajadores obtienen mejor rendimiento en al manipulacin de los alimentos. En todo caso, detectar las causas de los desvos en los inventarios es imprescindible para poder reducir nuestros costes de produccin y ayudarnos a mejorar nuestros productos finales. En conclusin cuatro herramientas: el inventario, los escandallos, las rdenes de produccin y las bsculas.