Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educacin Universitaria Aldea Ciudad Angostura Misin Sucre

Trayecto 1 - Trimestre 2 Unidad Curricular: Introduccin a la Informtica

PRODUCTIVIDAD EN LA OFICINA, EL HOGAR Y LA ESCUELA

Facilitador: Ana Rosa Garca

Participante: Lejarazo Eudys CI.15.002.894

Ciudad Bolvar, Septiembre de 2011

INDICE

INTRODUCCIN ______________________________________________________________________ 3 INTRODUCCIN AL SOFTWARE DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS_______________ 4 INTRODUCCIN A LAS HOJAS ELECTRNICAS DE CLCULO ___________________________________ 6 APLICACIN DE LAS HOJAS DE CLCULO AL ENTORNO COTIDIANO DEL ESTUDIANTE ______________ 8 BASES DE DATOS Y SUS APLICACIONES TPICAS ____________________________________________ 8 CONCLUSIN _______________________________________________________________________ 10 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS _________________________________________________________ 11

INTRODUCCIN

El valor de los archivos se encuentra en la informacin de los documentos que custodian y en el servicio que ofrecen a todos sus usuarios comunicando esos documentos. Este servicio que debemos reconocer es cada vez ms eficaz, pasa por una correcta descripcin que permita la recuperacin precisa de los documentos demandados.

Los documentos electrnicos deben ser entendidos como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona fsica o jurdica de modo involuntario, natural y espontneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrnica, que se conservan y transmiten tambin mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin permanente tras efectuar una seleccin a partir de la identificacin y valoracin de las series, con medidas de autentificacin y de preservacin adecuadas y con una organizacin respetuosa con su modo de produccin, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural as como de permitir su acceso y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin

Las hojas de clculo u hojas de trabajo en papel, han sido utilizadas por profesionales del rea de Administracin Empresarial desde hace muchos aos.

Las hojas electrnicas de clculo o computarizadas son de origen ms reciente, ya que fueron introducidas como una aplicacin para microcomputadoras.

A Dan Blicking se le otorga el ttulo de padre de las hojas electrnicas de clculo, ya que en el ao 1978, cuando era estudiante de la Escuela de Negocios de Harvard; tuvo la idea de hacer un programa para implementar una calculadora interactiva visible, la cual desarroll conjuntamente con Bob Frankston y la llamaron como VisiCalc.

Hasta el presente se han desarrollado gran cantidad de programas o sistemas programados de hoja electrnica de clculo.

INTRODUCCIN AL SOFTWARE DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

A pesar del avance en la aplicacin de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin (NTIC) en la sociedad de principios del siglo XXI, y del creciente advenimiento de la sociedad sin papeles (paperless society) que muchos llevan anunciando, los documentos impresos en papel continan siendo una parte integral de nuestra sociedad y cultura, as como un importante componente en nuestra vida cotidiana hoy por hoy (septiembre de 2005). En la antigedad, los documentos se copiaban a mano. La difusin de la alfabetizacin en todas las culturas gener cambios en los instrumentos utilizados para la produccin de documentos. La mecanografa fue hasta 1984 una habilidad especializada de las secretarias, sin embargo, en la actualidad la posee ya en cierta medida un considerable porcentaje de la poblacin de pases con un alto ndice de alfabetizacin. La extensin de esa competencia es consecuencia de la enorme popularidad de la produccin de documentos en computadora.

El Software de produccin de documentos incluye el software de procesamiento de textos, el software de autoedicin, los programas de edicin de correo electrnico y el software para la creacin de Pginas Web y documentos con hipertexto destinados a la www de Internet. El software de produccin de documentos facilita la correccin de errores de tecleo y ortogrficos y permite un flujo de ideas con mayor libertad, ya que maneja automticamente muchas de las actividades relacionadas con la redaccin. Entre las razones que justifican el uso de una computadora para escribir, podemos sealar: No confas en tu ortografa. Deseas perfeccionar tu gramtica y estilo de redaccin. Siempre encuentras en lo que escribes secciones que podras mejorar. Tienes buenas ideas y querras que los dems (incluidos tus Profesores Asesores) pusieran atencin a ellas. Eres perfeccionista. No eres buen dactilgrafo (eres ms bien puygrafo). Te resulta imposible contratar una secretaria.

Entendemos por documento electrnico archivstico el documento generado o producido por cualquier persona o entidad en el desarrollo de la gestin de sus intereses y que ha sido creado, o puede ser manipulado, transmitido o tratado por un ordenador

La esencia de los documentos orgnicos radica en el entorno organizativo en el que han sido creados o lo que es lo mismo su procedencia, en este sentido la gnesis de un documento orgnico consignado en soporte electrnico y un documento convencional en papel obedecen a las mismas necesidades de gestin, pero hay una serie de caractersticas sustanciales en los documentos electrnicos que difieren de los documentos convencionales:

1. Los documentos electrnicos se consignan en soportes, magnticos u pticos y su informacin representada por cdigos binarios que necesita ser descodificada para ser apreciable por los sentidos. 2. El entorno tecnolgico en el que se producen estos documentos deja su huella en ellos. Datos relativos al sistema en el que son generados y al contexto administrativo, que en muchos casos son invisibles para el lector (metadatos) y tienen una gran importancia para la comprobacin de la autenticidad del documento. 3. Las tecnologas que intervienen en la generacin de estos documentos tienen un alto nivel de obsolescencia, por lo que es necesario resear estos aspectos en las descripciones archivsticas. 4. Carcter multiforme de la informacin electrnica, con introduccin en los documentos de informacin generada a partir de distintas aplicaciones informticas. 5. Ubicuidad de la informacin que es usada por varios organismos que la comparten, lo que nos impide identificar al productor, evidentemente uno de los aspectos ms importantes en la Descripcin Multinivel. 6. Dificultades para identificar el tipo y la forma documental de estos documentos. Por lo que ser necesario clarificar estos aspectos que tienen especial relacin con el valor probatorio de estos documentos

Los pasos a seguir para crear un documento con un Procesador Palabra podemos resumirlos as: Mecanografiar o Transcribir el texto. Editar el documento hasta estar razonablemente satisfechos con su contenido y estilo de redaccin. Formatear e imprimir el documento. Transferir el documento a Software de Autoedicin para completar la diagramacin de la impresin.

Las caractersticas bsicas del software para la elaboracin de documentos por medio de la computadora, incluyen: escritura continua (se encarga de iniciar una nueva lnea sin que el usuario tenga que preocuparse de exceder los mrgenes del papel; ajuste de los mrgenes (antes, durante o despus de

haber tecleado un documento en su totalidad, es muy sencillo ajustar los mrgenes derecho, izquierdo, inferior y superior. Es ms, las lneas se reacomodan automticamente en funcin de los nuevos mrgenes; bloques (son las secciones de un documento); operaciones de bloques (es el proceso de integrar texto, eliminar secciones de texto, desplazar a otro punto prrafos o pginas enteros en beneficio de la estructura y secuencia lgica del documento); esquematizador (es una ayuda para que el usuario verifique el flujo general de sus ideas a lo largo del documento como una jerarqua de ttulos y subttulos.

INTRODUCCIN A LAS HOJAS ELECTRNICAS DE CLCULO

El software de Hoja de Clculo es aplicable a casi todas las profesiones. En consecuencia, es aplicable a todos los Programas Nacionales de Formacin de Misin Sucre. Los Profesores Asesores lo usan para anotar calificaciones y analizar el puntaje de exmenes; los agricultores para registrar el rendimiento de sus cosechas en el rea agro-alimentaria, calcular la cantidad de semillas que habrn de comprar y estimar gastos y resultados financieros para el ao venidero; los contratistas para cotizar proyectos de construccin civil, y los cientficos para analizar datos de experimentos. En el hogar puede servir para balancear la chequera, relacionar gastos, registrar ahorros y calcular los impuestos.

Una hoja electrnica de clculo ( Electronic Spreadsheet )es un programa de computacin que permite efectuar clculos sencillos y complejos con rapidez y precisin. Las hojas electrnicas de clculo sirven para automatizar, utilizando una computadora; los proceso de clculo que tradicionalmente se venan realizando mediante la utilizacin del lpiz, papel y calculadora.

Los programas

de

hoja

de

clculo,

fueron

inicialmente

desarrollados

para

las

microcomputadoras, pero ha sido tal su xito que hoy en da se tienen versiones para ser utilizadas en computadoras de gran envergadura.

Actualmente a las hojas electrnicas de clculo se le denomina como hojas de clculo, debido a la casi desaparicin de las hojas de clculo impresas en papel.

Una hoja de clculo es un modelo o representacin numrica de una situacin real. El estado de cuenta bancario de una cuenta corriente, por ejemplo, es una especie de hoja de clculo, por ser una representacin numrica del flujo de efectivo de una cuenta bancaria. Qu sera de la vida de los

Contadores Pblicos sin el software de hoja de clculo? Un experto ha descrito el software de hoja de clculo como tiles, naturales e intuitivos instrumentos de anlisis financiero, creacin de modelos administrativos y matemticos, toma de decisiones, simulacin y resolucin de problemas.

La hoja de clculo es una cuadrcula de columnas y filas. Las columnas se identifican con letras (A, B, C...); las filas se identifican con nmeros (1, 2, 3, 4...). La interseccin de una columna y una fila se denomina celda. Cada una de stas posee una direccin de celda nica, la cual se desprende del lugar que ocupa en una columna y fila. Por ejemplo, la celda inicial de la hoja de clculo est en la direccin A1 (Columna A, Fila 1). Una celda puede contener un nmero, texto, o una frmula. Por ejemplo, la figura que se muestra a continuacin:

Columna

CELDA 1 2 3 4 5 6 7 8 9

D
A1 contiene texto

Presupuesto mensual

Ingresos Egresos ahorros

750.000,00 620.000,00 130.000,00

A4 contiene texto A5 contiene texto A6 contiene texto

B4 contiene numero B5 contiene numero

B6=B4-B5

Celda A9

Fila 9

En la Hoja de Clculo parcial de Presupuesto Mensual observamos que la celda A1 contiene el texto Presupuesto Mensual; A4 contiene el texto Ingresos B4 contiene nmero 750,000.00 A5 contiene el texto Egresos B5 contiene nmero 620,000.00 A6 contiene el texto Ahorros B6 contiene la frmula =B4-B5 (lo que se ve es el resultado de aplicar la frmula) Se pueden utilizar frmulas para Sumar (+), Restar (-), Multiplicar (*), Dividir (/), Elevar a Potencia (^)

APLICACIN DE LAS HOJAS DE CLCULO AL ENTORNO COTIDIANO DEL ESTUDIANTE

El software de Hoja de Clculo es una herramienta para introducir, calcular, manipular y analizar conjuntos de nmeros. Tienen un amplio rango de usos: desde presupuestos familiares hasta declaraciones de ganancias y prdidas en empresas, resultados econmicos de cooperativas, resultados acadmicos de un trayecto de formacin, etc. La nica limitacin en el uso del software de Hoja de Clculo es la capacidad intelectual de quien le utiliza. Sin embargo, para realmente aprender hacer, ejercicios para resolverlos, se deber utilizar el Software de Hoja de Clculo en el Laboratorio.

BASES DE DATOS Y SUS APLICACIONES TPICAS

Desde las postrimeras del siglo XX la sociedad industrial deriv en sociedad de la informacin. Vivimos inmersos en la interaccin con la informacin, trabajamos en reas relacionadas con administracin de informacin, atribuimos cada vez mayor valor econmico y estratgico a la informacin, tendemos a depender de la informacin y estamos empezando a conocer los problemas que puede causar el mal uso de la informacin. Una competencia importante en la era de la informacin, es saber que son las bases de datos y aprender a utilizarlas en todos los mbitos de nuestro desempeo como ciudadanos del Siglo XXI.

Base de Datos es un conjunto de informacin almacenada en una o ms computadoras. Existe tambin una definicin tcnica de este trmino, pero sin relevancia en el uso comn. Utilizamos aqu la versin ms difundida de las bases de datos, de manera que nos basta con una definicin general, no tcnica.

La era de la informacin es consecuencia de la proliferacin de data que colectan y generan los individuos, compaas, instituciones gubernamentales, ONGs, cooperativas, etc. Esta informacin se encuentra almacenada en un gran nmero de bases de datos, computarizadas en su mayor parte. En forma cotidiana interactuamos con varias bases de datos: el Catlogo de la Biblioteca, la Base de datos de saldos de cuentas corrientes y de ahorros de los bancos, Enciclopedias en CD-ROM, el Directorio de Archivos de la computadora que ests utilizando, el Directorio de tu Correo Electrnico. Posiblemente, tengas experiencia en la interaccin con informacin en Internet (www.monografas.com por ejemplo), como sitios Web sobre msica popular, el mercado de valores, el mercado de trabajo o viajes.

Las bases de datos son de dos tipos: estructuradas y libres. Base de datos estructurada (o Archivo de Datos Estructurado) es un archivo de informacin organizada de acuerdo con un formato uniforme de registros y campos y que almacenan datos sobre un grupo de entidades similares. Por ejemplo, el Catlogo de una Biblioteca. Contiene informacin sobre los libros registrados. Una base de datos de mdicos aloja datos sobre un grupo de pacientes. La base de datos del Inventario de Mercal almacena datos sobre los artculos en existencia en una localidad.

Una Base de datos libre es un conjunto de informacin de estructura indefinida, almacenada en forma de documentos, no de registros. El grupo de documentos creados con el procesador de palabras almacenado en tu PC es una base de datos libre de tus textos. Un CD-ROM con documentos y videos acerca de un Congreso Internacional sobre la importancia de las Cooperativas en el contexto de los pases del hemisferio sur, sera otro ejemplo. La WWW, la cual comprende de millones de documentos almacenados en todo el planeta, es tambin un ejemplo de base de datos libre. Ya sea que se les almacene en un disco duro, un CD-ROM o Internet, las bases de datos libres pueden contener informacin de utilidad para todo estudiante o profesional actualizado del siglo XXI.

CONCLUSIN

Los documentos electrnicos han de ser descritos en el entorno original en el que se han creado, detallando explcitamente los datos relativos al entorno tecnolgico en el que han sido creados, por lo que es necesario analizar con ms profundidad la descripcin en las primeras edades del documento.

El documento electrnico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creacin, manipulacin, transmisin, recuperacin y lectura se realiza mediante herramientas informticas apropiadas ya sean de tipo fsico (ordenadores, perifricos y redes) o lgico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

En el mercado existen y han existido muchas hojas de clculo y programas. En la historia de este tipo de programas se ha ido configurando un estereotipo de programa del que se pueden extraer diferentes propiedades que resultan deseables.

Las utilidades fundamentales de una hoja de calculo consisten en la facilidad de recalcular e interpretar rpidamente datos numricos. MS Excel es el programa ideal para la introduccin e interpretacin de los datos necesarios para llevar un control adecuado de la empresa, es capaz de gestionar de forma inteligente las nminas, contabilidad, gastos extras, y dems aplicaciones financieras.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

http://www.monografias.com/trabajos15/lotus-excell/lotus-excell.shtml#CONCLU http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_c%C3%A1lculo http://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Hoja_de_Calculo_archivos/frame.htm http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html http://es.scribd.com/doc/56953748/Introduccion-Al-Software-de-Produccion-a-DocumentoElectronicos