ebrowski M., Koncepcje systemowe w zarzdzaniu przedsibiorstwem, Konferencja Systemy Wspomagania Organizacji SWO2009, Gdask 2009.

KONCEPCJE SYSTEMOWE W ZARZDZANIU PRZEDSIBIORSTWEM

Micha ebrowski

Wprowadzenie Cigle aktualne i adekwatne podejcie systemowego moe by wykorzystane w projektowaniu wspczesnych systemw zarzdzania. Gwn cech takiego podejcia jest rozwj mylenia syntetyzujcego, ktre prowadzi do lepszego zrozumienia zoonych systemw ni podejcie analityczne. Stosuje si metody zarzdzania w postaci modelowania cybernetycznego oraz mylenia systemowego. Poprzez zastosowanie tego narzdzia mamy moliwo zrozumienia przedsibiorstwa jako jednolitego systemu oraz potraktowania i zorganizowania procesu dziaania przedsibiorstwa jako caoci. Niniejsze opracowanie jest fragmentem prac badawczych, realizowanych w ramach rozprawy doktorskiej1. Wykonany przegld koncepcji systemowych w zarzdzaniu suy przygotowaniu podstaw teoretycznych, ktre zostan wykorzystane do zbudowania systemu zasad wspierajcych zarzdzanie strategiczne innowacjami w maych i rednich przedsibiorstwach informatycznych.
Praca naukowa finansowana ze rodkw na nauk w latach 20082009 jako projekt badawczy
1

Cechy podejcia systemowego System jest rzecz utrzymujc swoje istnienie dziki wzajemnym interakcjom zachodzcym midzy elementami tworzcymi ten system [Bert84]. Dziki wzajemnym interakcjom midzy elementami systemu, ujawniaj si waciwoci systemu, ktrych w aden sposb nie daoby si odnale wrd waciwoci pojedynczych, rozdzielonych elementw. Okrelenie i wskazanie danego systemu zaley od wyboru aspektw jego funkcjonowania, bdcych przedmiotem zainteresowania. Wie si to nierozerwalnie z przyjciem zewntrznych granic systemu, zarwno przestrzennych, jak i czasowych. Granice te okrelaj oddziaywanie systemu na otoczenie i oddziaywanie otoczenia na system. Wan kwesti przy deniowaniu systemu jest okrelenie wewntrznych granic systemu, precyzujcych szczegowo podzia systemu na czci skadowe oraz zakres powiza i oddziaywa wewntrz systemu. W podejciu systemowym moemy wyrni nastpujce typy problemw badawczych [Mazu87, rozdz. 6]: problemy poznawcze: eksploracja: stwierdzenie faktw, klasykacja: stwierdzenie waciwoci, eksplikacja: stwierdzenie zwizkw, problemy decyzyjne: postulacja: wskazywanie celw, optymalizacja: wskazywanie sposobw, realizacja: wskazywanie zasobw. Rozwizywanie problemw badawczych wie si z uzyskiwaniem informacji o obiektach rzeczywistych. W podejciu systemowym mona

wykorzystywa do tego odpowiadajce obiektom rzeczywistym systemy cybernetyczne. Jest to realizowane w nastpujcych procesach [Mazu78, s. 4254]: modelowania cybernetycznego obiektu, czyli poszukiwania modelu obiektu rzeczywistego w postaci systemu cybernetycznego; egzemplikacji wzorca, czyli poszukiwania obiektw rzeczywistych zgodnych z denicj lub okreleniem systemu cybernetycznego (wzorca). Podejcie systemowe w zarzdzaniu R.L. Acko wskazuje na potrzeb ponownego przemylenia podejcia zarzdzajcych do rozwizywania problemw organizacji, zwaszcza w odniesieniu do innowacji. Sugesti R.L. Ackoa jest mylenie systemowe. Gwn cech takiego podejcia jest rozwj mylenia syntetyzujcego, ktre prowadzi do lepszego zrozumienia zoonych systemw ni podejcie analityczne. Mylenie syntetyzujce jest sposobem podejcia do systemu, ktre wyprowadza waciwoci i zachowanie elementw z funkcji wymaganych przez cao. Cao ma waciwoci, ktrych nie ma aden z jej elementw. Analiza systemu ujawnia zasady dziaania, ale syntezujce mylenie jest potrzebne do wyjanienia, dlaczego system dziaa w okrelony sposb. Mylenie systemowe integruje oba podejcia. Analiza dzieli system na czci, prbuje wyjani zachowanie tych czci, a synteza odnosi wszystko do caoci. Sama analiza zastosowana do systemw, w tym organizacji, moe dostarczy tylko wiedz jak system pracuje, ale nie zrozumienie, dlaczego dziaa w ten, a nie inny sposb [Alli03].

Naley rozrni midzy poznaniem systemu a zrozumieniem go. Wiedza o systemie jest przekazywana w formie instrukcji, ktre odpowiadaj na pytanie jak?. Zrozumienie jest przekazywane jako wyjanienia, ktre odpowiadaj na pytanie dlaczego?. Tej podstawowej rnicy czsto nie dostrzega si w przedsibiorstwie, take wrd zarzdzajcych. Prowadzi to do posiadania czsto duej wiedzy, ale sabego zrozumienia zoonych systemw podlegajcych zarzdzaniu i rodowiska, w ktrym te systemy dziaaj. Podstawow koncepcj w zarzdzaniu jest organizacja. Nurt systemowy deniuje organizacj w kategoriach teorii systemw. W denicji systemowej organizacja jest okrelana jako zoony i otwarty system spoeczny, ktry ma wyznaczone cele funkcjonowania i struktur. Zgodnie z ujciem systemowym zakadana jest wspzaleno wszystkich elementw (podsystemw). Systemow denicj organizacji proponuje R.L. Acko: organizacja to system zachowujcy si rozmylnie, zawierajcy przynajmniej dwa skadniki zachowujce si rozmylnie i majce wsplne zamierzenia, ze wzgldu na ktre w systemie zachodzi funkcjonalny podzia pracy, jego funkcjonalne oddzielne skadniki mog na wzajemne zachowanie odpowiada w formie obserwacji albo cznoci i przynajmniej jeden podzestaw systemu peni w nim funkcj kontrolno-kierownicz [Acko71, s. 662]. T. Kotarbiski zwraca uwag na rne aspekty okrelenia organizacja stwierdzajc, e organizacja to [Kota03]: nazwa obiektu posiadajcego pewien ustrj; w rozumieniu rezultatowym to taka cao, ktrej wszystkie elementy wspprzyczyniaj si do powodzenia caoci, pomagaj sobie w

osigniciu okrelonego celu; inaczej jest to ustrj przedmiotu zoonego, ukad jego wewntrznych zalenoci; w rozumieniu czynnociowym: organizacja jako zbir czynnoci, czynno organizowania, doprowadzanie umylnie danego zbioru elementw do stanu przedmiotu zoonego. Rozmylne zachowanie skadnikw systemu oznacza dziaanie zgodne z zamierzeniami, co obejmuje wyznaczanie celw, a take dobr rodkw i metod, odpowiednich do realizacji celw. Funkcje kontrolnokierownicze ujawniaj si w formie cybernetycznych procesw sterowania i regulacji. Z systemowej denicji organizacji mona przej do cybernetycznego modelu organizacji i zarzdzania. Model systemowy organizacji gwarantuje, e na odpowiednio wysokim poziomie uoglnienia (z takim mamy do czynienia przy podejciu strategicznym), w trakcie analizy strategicznej nie pominie si najistotniejszych problemw, jeli tylko merytorycznie zinterpretuje si zwizki zidentykowane w kategoriach formalnych. Systemowy model organizacji i zarzdzania proponuje m.in. R. Krupski [Krup05, s. 260]. Model ten, w sposb kompletny ujmuje zagadnienia elastycznoci przedsibiorstwa, z punktu widzenia wszystkich moliwych kombinacji miejsc pomiaru zmiany (w tym okazji czy zagroe) oraz miejsc odreagowania. Istot modelu zaprezentowano na rys. 1. Z modelu wynika dziewi potencjalnych zwizkw midzy wejciami, wyjciami, a wntrzem organizacji. Przykadowe zwizki mog mie posta:

WY WY: w wyniku wprowadzenia do sprzeday nowego produktu (obserwacja sprzeday produktw na WY), rma zdobywa nowe segmenty klientw (zmiana/rozszerzenie rynku na WY);

S WE: rma dostrzega wasne braki w kompetencjach innowacyjnych (werykacja wasnej innowacyjnoci w S), w zwizku z czym zdecydowaa si na rozpoczcie wsppracy z uczelniami (nowi partnerzy dla innowacji na WE );

WE S: rma obserwuje wzrost zapotrzebowania na usugi wiadczone bezporednio u klienta (dostrzeenie nowych czynnikw na WE), w zwizku z tym rma decyduje si na podzielenie pracownikw na mae zespoy, pracujce zdalnie (zmiany organizacyjne w S).

F Zarzd (Z)

Miejsce obserwacji WY WY WY WE WE WE S S S

Miejsce zmiany WY WE S WE WY S WY WE S

Strefa realna (S) WE WY

Rysunek 1: Systemowy model organizacji i zarzdzania firm rdo: [Krup05, s. 260]

Inynieria strategii przedsibiorstwa Caociowe podejcie do przedsibiorstwa uywajce modelowania koncepcyjnego zaowocowao w rozwiniciu dziedziny nazwanej inynieri przedsibiorstwa. Inynieria przedsibiorstwa oparta jest na nastpujcych zaoeniach [LiPr96]: przedsibiorstwo mona traktowa jako system; centraln czci przedsibiorstwa jako systemu s procesy biznesowe; do przeksztacania, wpywania na przedsibiorstwo uywa si metod inynieryjnych. Inynieria systemowa najczciej funkcjonuje w kontekcie systemw informacyjnych, przyjmujc form inynierii informacyjnej lub softwareowej. Wg K. Wakowskiego i J.M. Chmielewskiego system inynierii informacyjnej mona rozpatrywa na trzech paszczyznach lub warstwach [WaCh07, s. 5561]: procedur umoliwiajcych i uatwiajcych kreowanie procesw, kierowanie projektem, kontrolowanie jakoci wynikw prowadzonych prac, kontrolowanie zmian (produktw powstajcych na rnych etapach prac projektowych lub organizacji rmy), realizacj zarzdzania projektem; metod umoliwiajcych i uatwiajcych tworzenie rozwiza transformacyjnych (w tym systemw informatycznych), minimalizowanie nakadw pracy (a wic i kosztw), minimalizacj (lub unikanie) kosztownego poprawiania bdw zaoe transformacji, wytwarzanie rozwiza lub aplikacji poprawnie funkcjonujcych;

narzdzi komputerowego wspomagania (CASE TOOLS) Computer Aided Software Engineering lub Computer Aided Systems Engineering, czyli narzdzi komputerowego wspomagania inynierii oprogramowania, inynierii systemowej, inynierii informacyjnej czy inynierii biznesowej itp. Tak postrzegany system inynierii systemowej (informacyjnej, softwa-

reowej) umoliwia realizacj kontroli jakoci produktw i prac transformacyjnych, restrukturyzacyjnych, w tym take oprogramowania komputerowego skadajcego si na systemy informatyczne zarzdzania [WaCh07, s. 61]. Istotn czci inynierii systemw jest teoria i metodyki projektowania systemw. Proces projektowania systemw ma charakter twrczy i zmierza do wytworzenia bytu, o waciwociach odpowiadajcych wymaganiom ustalonym w zadaniu projektowym. Inynieria przedsibiorstwa stosuje podejcie oparte na architekturze systemu. Architektura systemu to podstawowy sposb organizacji systemu obejmujcy jego komponenty, relacje midzy komponentami i midzy komponentami a otoczeniem oraz zasady projektowania i rozwoju [Inst2000]. Architektur przedsibiorstwa w ujciu praktycznym uwaa mona za szkic dokumentujcy wszystkie systemy informacyjne wewntrz przedsibiorstwa, ich zalenoci i sposb interakcji prowadzcy do wypeniania misji przedsibiorstwa [BiGl03]. Architektura jako dokumentacja daje moliwo zrozumienia i przeanalizowania dziaa operacyjnych. Pozwala zarzdzajcym identykowa i reagowa na niespjnoci i braki oraz eliminowa kosztowne bdy, nadmiarowo i niewydajno. Na architek-

tur mona patrze jak na og tematycznie sklasykowanej wiedzy o przedsibiorstwie, sucej modelowaniu, projektowaniu, budowaniu i obsudze przedsibiorstwa [Tech96]. Architektura jest dokumentowana w postaci artefaktw, ktre obj mona oglnym okreleniem opisu architektury systemu (opisu architektonicznego). Opis architektoniczny konkretnego systemu dokonywany jest na podstawie przyjtego wzorca architektonicznego (patrz rys. 2). Opis architektury przeznaczony jest na potrzeby udziaowcw (stron, podmiotw zaangaowanych i zainteresowanych funkcjonowaniem danego systemu) w celach okrelonych przez wsplny dla nich zakres spraw odnoszcych si do systemu i w formie okrelonej przez sposb modelowania. Punkt widzenia, zdeniowany poprzez okrelenie zakresu spraw strony zaangaowanej, znajduje odbicie w zbiorze modeli rozpatrywanych jako widok na cay system. Peny opis architektoniczny zawiera wiele widokw, ktre reprezentuj system w potrzebnych perspektywach.
Wzorzec opisu architektonicznego Rozpatrywany system Zakres spraw widok dotyczy systemu Punkt widzenia

Strona zaangaowana

Sposb modelowania

widok uwzgldnia wzorzec

Widok architektoniczny zgodny ze wzorcem

Rysunek 2: Opis architektoniczny systemu

rdo: opracowanie wasne Kady system bdcy przedmiotem dziaa inynierskich jest moliwy do analizy z trzech punktw widzenia (tabela 1): waciciela, architekta i budowniczego. Taki podzia rl implikuje moliwe typy opisw i rodzaje analiz oraz wyznacza pewn naturaln kolejno postpowania przy projektowaniu. Klasyczny proces projektowania systemu rozpoczyna si od wizji waciciela dotyczcej obszaru, w ktrym projektowany system ma funkcjonowa. W ten sposb okrelone zostaj przesanki, potrzeby i intencje, ktre decyduj o ksztacie projektowanego systemu. Wyobraenie roli systemu w spenieniu potrzeb waciciela nabiera rzeczywistych ksztatw w propozycji architektaprojektanta. Projekt zycznej realizacji systemu zostaje nastpnie zwerykowany przez budowniczego pod ktem moliwoci jego wykonania. Ograniczenia i moliwoci implementacji wpywaj na ostateczn wizj produktu systemu. Tabela 1 Przykad podziau zada pomidzy role w analizie systemu Zakres problemu: misja, cele i model biznesowy przedsibiorstwa Typ roli Waciciel Rola waciciel kapitau najwyszy szczebel zarzdzajcy zarzdzajcy redniego szczebla rdo: opracowanie wasne Zadania roli cele i misja przedsibiorstwa model biznesowy organizowanie na poziomie operacyjnym

Architekt

Budowniczy

Koncepcja systemw pracy w organizacji Jedno z podej do analizy i modelowania systemw w organizacji zaproponowa S. Alter opracowujc teori i opart na niej metod systemw pracy (work systems method) [Alte02]. Podana przez S. Altera denicja systemu pracy (work system) jest nastpujca: system pracy to system, w ktrym uczestniczcy ludzie i maszyny realizuj dziaania wykorzystujc informacje, technologie i inne zasoby, aby wyprodukowa produkty i usugi dla wewntrznych lub zewntrznych klientw. Podstawowe elementy wyrniane w systemie pracy obejmuj: produkty i usugi, klientw, dziaania, uczestnikw, strategie, infrastruktur. Bazujc na teorii systemw pracy stworzone zostay podstawy ontologii systemw informacyjnych w organizacji sysperanto [Alte05]. Rozwijane obecnie sysperanto stanowi zarwno narzdzie badawcze dla dziedziny systemw informacyjnych, jak i podstaw dla narzdzi i technik uywanych w projektach dotyczcych systemw informacyjnych. Gwnym zaoeniem sysperanto jest analizowanie rzeczywistoci w wielu perspektywach przekrojach (slices). Przekroje grupuj waciwoci elementu ze wzgldu na okrelony obszar tematyczny, zakres zagadnie. I tak np. element systemu pracy dziaanie moe by postrzegany w przekroju dziaanie jako cao z przykadowymi waciwociami takimi, jak: stosowane normy i wartoci, produktywno, zdolno adaptowania do zmian. Analiza systemu pracy odbywa si poprzez okrelanie waciwoci w wybranych dla konkretnego przypadku przekrojach.

Klient System pracy

Produkt

Procesy biznesowe

Uczestnicy

Informacje

Technologia

Otoczenie

Infrastruktura

Strategia

Rysunek 3: Konstrukcja systemu pracy rdo: [opracowanie wasne na podstawie [Alte05]] Podsumowanie Przedsibiorstwo jako typ organizacji moe by w badaniach traktowane jak system. Liczne sposoby podejcia do zarzdzania w przedsibiorstwie wiadcz o wielowymiarowoci zagadnienia. Aby nie straci niektrych z tych aspektw, proponowane jest podejcie systemowe, ktre pozwoli caociowo odnie si do problematyki. Podejcie systemowe nie tylko zapewni moliwo spojrzenia kompleksowego, ale pozwoli take za pomoc dekompozycji analizowa problem dostatecznie gbo-

ko. W badaniach zarzdzania przedsibiorstwem stosowanie podejcia i metod systemowych jest zatem uzasadnione. Literatura [Bert84] von Bertalanffy L.: Oglna teoria systemw. Pastwowe Wydawnictwo Naukowe, Warszawa, 1984. [Mazu87] Mazur M.: Pojecie systemu i rygory jego stosowania. Postpy Cybernetyki, 10(2):2129, 1987. [Mazu78] Mazur M.: Problemy modelowania procesw dydaktycznych, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1978. [Alli03] Allio R.J.: Russell L. Ackoff, iconoclastic management authority, advocates a systemic approach to innovation. Strategy and Leadership, 31(3):1926, 2003 [Acko71] Ackoff R.L.: Towards a system of systems concepts. Management Science, 17(11):661671, Lipiec 1971. [Kota03] Kotarbiski T.: Dziea wszystkie. Prakseologia cze II, Ossolineum, 2003. [Krup05] Krupski R.: Powrt do koncepcji systemowych, [w:] Krupski R. (red.), Zarzdzanie przedsibiorstwem w turbulentnym otoczeniu, Polskie Wydawnictwa Ekonomiczne, 2005. [Dubi06] Dubisz S. (red.): Uniwersalny sownik jzyka polskiego PWN. [online], 2006 [dostp: 10 maja 2009,

http://www.sjp.pwn.pl]. [Wiki09] Wikipedia wolna encyklopedia. [online], 2009 [dostp: 10 maja 2009, http://pl.wikipedia.org].

[LiPr96]

Liles D.H., Presley A.R.: Enterprise modeling within an enterprise engineering framework, 96 Winter Simulation Conference, San Diego, 1996.

[WaCh07]

Wakowski K., Chmielewski J.M.: Wspomaganie zarzdzania projektami informatycznymi. Poradnik dla menederw, Wydawnictwo Helion, 2007.

[Inst2000]

Institute of Electrical and Electronicts Engineers: IEEE Recommended Practice for Architectural Description of Software-Intensive Systems Description, IEEE, 2000.

[BiGl02]

Bittner K., Glenn E.: Ingredients for Building Effective Enterprise Architectures, Rational Software, 2002.

[Tech96]

Technical Committee ISO/TC 184: Philosophy: Architectures and Frameworks, 1996.

[Alte02]

Alter S.: The work system method for understanding information systems and information systems research, Communications of the Association for Information Systems, 9(9): 90104, 2002.

[Alte05]

Alter S.: Architecture of sysperanto: A model-based ontology of the IS Field, Communications of the Association for Information Systems, 15(5): 140, 2005.