Analiza lokalizacji Centrum Usug Ksigowych RUCH SA

Wrzesie 2011

Spis treci

I.

Metodyka wyboru lokalizacji przyjta przez RUCH

II. Struktura docelowa Centrum Usug Ksigowych RUCH SA w Katowicach

Analiza lokalizacji Metodyka analizy

1
Zdefiniowanie docelowych kryteriw wyboru lokalizacji i przypisanych im wag Kryteria wyboru lokalizacji oraz odpowiadajce im wagi zostay wybrane wsplnie z kluczowymi pracownikami RUCH, z uwzgldnieniem specyfiki prowadzenia dziaalnoci w danej lokalizacji, jak rwnie celw stawianych nowej organizacji CUK Dodatkowo przeanalizowane zostay moliwoci otrzymania pomocy publicznej w zalenoci od lokalizacji

Analiza dugiej listy lokalizacji Duga lista lokalizacji uwzgldnia miejscowoci, w ktrych w chwili obecnej znajduj si gwne jednostki poszczeglnych Regionw. Dziki swojej charakterystyce stanowi one potencjalne miejsca na zlokalizowanie scentralizowanej obsugi finansowo-ksigowej Kade z miast na dugiej licie zostao poddane indywidualnej ocenie pod ktem kryteriw dotyczcych zasobw ludzkich oraz infrastruktury i logistyki. Zweryfikowalimy mocne/ sabe strony kadej lokalizacji, oraz porwnalimy poszczeglne kryteria pomidzy badanymi lokalizacjami Przeprowadzilimy rwnie analiz koszt/ jako dla wszystkich badanych lokalizacji

Analiza krtkiej listy lokalizacji Dokonalimy szczegowej analizy porwnawczej miast: Katowic, Warszawy, odzi, Bydgoszczy, Kielc i Rzeszowa pod wzgldem zasobw ludzkich, infrastruktury, logistyki w rozszerzonym zakresie, jak rwnie moliwoci otrzymania pomocy publicznej. Przeprowadzilimy rwnie analiz koszt/ jako oraz zasoby ludzkie vs. zasoby materialne jak infrastruktura i logistyka dla wybranych lokalizacji

Analiza lokalizacji Przyjte kryteria i wagi

Kryterium Liczba dostpnych sub finansowo-ksigowych RUCH Wynagrodzenie brutto modszych ksigowych (2009 r.) Wynagrodzenie brutto w sektorze przedsibiorstw (2009 r.) Liczba absolwentw kierunkw ekonomicznych i administracji (w tys.) rednie wynagrodzenie z narzutami FK (bez kierownikw) - RUCH Liczba wikszych jednostek SSC Liczba dostpnych pow. biurowych dla min. 300 osb (II/III kw. 2011) Efektywny koszt wynajmu powierzchni biurowych (EUR/m2) redni czas dojazdu samochodem do kluczowych lokalizacji RUCH

I Typ kryterium Zasoby ludzkie Zasoby ludzkie Zasoby ludzkie Zasoby ludzkie Zasoby ludzkie Zasoby ludzkie Infrastruktura i logistyka Infrastruktura i logistyka Infrastruktura i logistyka

II Typ kryterium Jakociowe Kosztowe Kosztowe Jakociowe Kosztowe Jakociowe Jakociowe Kosztowe Jakociowe

Waga 25,0% 15,0% 10,0% 7,5% 5,0% 5,0% 10,0% 20,0% 2,5%

Analiza aspektw kosztowych i jakociowych

Jako vs. koszt lokalizacji*

Koszty
45 40 35 30
Koszt

Przeprowadzona analiza wskazuje na Katowice, jako najlepsza lokalizacja przeznaczona na utworzenie CUK

Jako i koszty

Komentarz

Koszt / Jako
Po przeanalizowaniu wynikw punktacji zarwno aspektw jakociowych, jak i kosztowych liderem okazay si Katowice, ktre uzyskay wysok liczb punktw w tych dwch kategoriach. Pod wzgldem kryteriw jakociowych najwyej oceniona zostaa Warszawa. Drugie miejsce zajy Katowice. Na trzecim miejscu znajduje si d, nastpnie Bydgoszcz i Rzeszw. Najsabiej pod wzgldem jakoci zasobw ocenione zostay Kielce. Pod wzgldem kosztw zasobw najtasze okazay si Rzeszw i Kielce. Na drugim miejscu plasuj si Katowice, d i Bydgoszcz o bardzo podobnym poziomie kosztw zasobw. Najnisz punktacj uzyskaa Warszawa, ze wzgldu na wysokie wynagrodzenia i koszty najmu powierzchni biurowych.

25 20
15

Jako

Katowice Rzeszw

10 5 0 0 10 20 30 Jako 40 50 60

Kielce d Warszawa Bydgoszcz

Komentarz Przedstawione wykresy pomagaj zobrazowa, w jakiej relacji pod wzgldem kosztu do jakoci s punktowane analizowane lokalizacje. Na osiach odcitych i rzdnych znajduj si wartoci uzyskanej punktacji.

Analiza zasobw ludzkich vs infrastruktura i logistyka

Zasoby ludzkie vs. infrastruktura i logistyka*

35

Infrastruktura
i logistyka

Zasoby ludzkie oraz

infrastruktura i logistyka

Przeprowadzona analiza wskazuje na Katowice, jako najlepsza lokalizacja przeznaczona na utworzenie CUK Komentarz Zasoby ludzkie / Infrastruktura i logistyka

30

Infrastruktura i logistyka

25

20

15

Katowice Rzeszw

10

Zasoby ludzkie
0 10 20 30 Zasoby Ludzkie 40 50 60

Kielce d Warszawa Bydgoszcz

Po przeanalizowaniu wynikw punktacji zarwno aspektw zasobw ludzkich, jak i infrastruktury i logistyki liderem okazay si Katowice, ktre uzyskay wysok liczb punktw w tych dwch kategoriach. Katowice znajduj si na pierwszym miejscu pod wzgldem zasobw ludzkich oraz na drugim miejscu pod wzgldem infrastruktury i logistyki. Pod wzgldem kryteriw zasobw ludzkich najwyej oceniona po Katowicach zostaa Bydgoszcz. Na trzecim miejscu znajduje si Rzeszw, nastpnie Kielce i Warszawa. Najsabiej pod wzgldem zasobw ludzkich oceniona zostaa d. Pod wzgldem infrastruktury i logistyki najlepiej oceniona zostaa d. Na trzecim miejscu plasuje si Warszawa. Najnisz punktacj uzyskaa Bydgoszcz.

Komentarz Przedstawione wykresy pomagaj zobrazowa, w jakiej relacji pod wzgldem zasobw ludzkich do infrastruktury i logistyki s punktowane analizowane lokalizacje. Na osiach odcitych i rzdnych znajduj si wartoci uzyskanej punktacji.

Analiza lokalizacji Punktacja poszczeglnych miast

Lp. Miasto Punktacja rednia

Katowice i okolice

76,5 67,3 61,8 60,8 57,3 58,5 52,5 48,8 52,3 49,3 49,5 46,5 40,3 38,5

2
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
7

Rzeszw
Okolice Warszawy d Bydgoszcz Kielce Trjmiasto Pozna Krakw Szczecin Wrocaw Zielona Gra Lublin Biaystok

Spis treci

I.

Metodyka wyboru lokalizacji przyjta przez RUCH

II. Struktura docelowa Centrum Usug Ksigowych RUCH SA w Katowicach

Centralizacja sub ksigowych w Katowicach

Od 1 stycznia 2012 roku bieca obsuga ksigowa Spki transakcje dotyczce 2012 roku bd realizowane w CUK w Katowicach, dotychczas wszystkie Regiony miay swoje wasne Zespoy Ksigowe Zgodnie z now koncepcja od dnia 1 stycznia wszystkie faktury zakupowe bd przekazywane bezporednio do Centrum Usug Ksigowych zlokalizowanego w Katowicach

Gdaosk

Koszalin

Pomorskie

Warmiosko-mazurskie
Olsztyn

Zachodniopomorskie
Szczecin Bydgoszcz

Biaystok

Kujawskopomorskie
Poznao

Podlaskie

Mazowieckie
Warszawa

Lubuskie Wielkopolskie
Zielona Gra d

dzkie
Wrocaw

Lubelskie

Dolnolskie Opolskie lskie

Kielce

Lublin

witokrzyskie Podkarpackie

Katowice
Krakw Rzeszw

Maopolskie

Zakadany obieg dokumentw ksigowych

REGIONY Dostawcy
Wystawianie faktur sprzedaowych w systemie SAP oraz archiwizacja kopii papierowych. Lokalna skanowanie i archiwizacja oryginaw pozostaych dokumentw nalenociowych (WDT, decyzje administracyjne, wyroki sdowe) Lokalne skanowanie i archiwizacja oryginaw pozostaych dokumentw zobowizaniowych (decyzje administracyjne, umowy, polisy, wyroki sdowe, rezerwy)

Nalenoci

Zobowizania
Oryginay faktur zakupowych

Nalenoci*
Obrazy faktur sprzedaowych dostpne w systemie

Zobowizania
Pozostae dokumenty zobowizaniowe i nalenociowe skanowane i przesyane w workflow

Centrum Usug Ksigowych KATOWICAE

Skany faktur zakupowych Oryginay dokumentw

Centralne repozytorium dokumentw RUCH S.A.

Archiwizacja faktur zakupowych Centralne skanowanie faktur zakupowych

Oryginay faktur zakupowych

FAKTURY ZAKUPOWE

* faktury, faktury korygujce, WDT, noty, itp.

Centralne archiwum dokumentw RUCH S.A.

10

Centrum Usug Ksigowych Misja i Cele

Misj CUK jest wiadczenie specjalistycznych usug finansowo ksigowych o najwyszej jakoci przy zachowaniu optymalnych kosztw i wykorzystaniu najlepszych praktyk wiatowych
Wysoka jako i terminowo wiadczonych usug Bliska wsppraca z regionami Okresowe monitorowanie miernikw efektywnoci (KPI) Koncentracja na jakoci wiadczonych usug Poziom usug ustalony w Umowie o poziomie wiadczenia usug (UPSU)

Standaryzacja procesw

Efektywno kosztowa

Optymalizacja wykorzystania zasobw w skali spki oraz dbao o poziom kosztw Automatyzacja umoliwiajca podniesie efektywnoci procesw Centralizacja realizacji procesw transakcyjnych w lokalizacji efektywnej kosztowo Ciga optymalizacja procesw monitorowana za pomoc wskanikw efektywnoci Stworzenie pracownikom CUK moliwoci podnoszenia kompetencji Wykorzystanie najlepszych praktyk Specjalizacja pracownikw

Ciga optymalizacja procesw

Elastyczno / Skalowalno

Reagowanie na zmiany w otoczeniu i potrzeby klientw Zastosowanie procesowej struktury organizacyjnej w CUK

11

STRATEGIA REALIZACJI

Obsuga wszystkich regionw zgodnie ze standardowym modelem procesowym Centralizacja obsugi procesw zapewniajca atwiejsz kontrol nad stosowaniem jednolitych standardw i transfer wiedzy

C E L E

Centrum Usug Ksigowych Gwne zaoenia dotyczce organizacji

STRUKTURA PROCESOWA

Procesowa struktura organizacyjna, w ktrej odpowiedzialno za realizacj poszczeglnych procesw jest jasno przypisana do konkretnych komrek organizacyjnych Kady proces ma przypisanego waciciela procesu odpowiedzialnego za stymulowanie zmian, pomiar efektywnoci procesu i cig jej popraw Struktura organizacyjna umoliwiajca sprawn komunikacj i szybkie podejmowanie decyzji Zwikszona rozpito zarzdzania, zmniejszona liczba szczebli zarzdzania
KULTURA

Zorientowana na obsugiwane regiony, uwzgldnianie ich potrzeb i opinii Dbao o najwysz jako usug i cig popraw efektywnoci dziaania Oparta na wsppracy i pracy zespoowej Otwarto na zmiany, elastyczno, denie do optymalizacji kosztw Promowanie dzielenia si wiedz
LUDZIE

Jasne przypisanie odpowiedzialnoci, specjalizacja pracownikw Zwrcenie uwagi na harmonijny rozwj kompetencji merytorycznych, obsugi narzdzi informatycznych oraz kompetencji w zakresie obsugi klienta Dbao o rozwj pracownikw, gdy pracownicy s rdem przewagi konkurencyjnej, ustalone cieki rozwoju Zorientowanie na wysok jako realizowanych zada W przypadku kierownictwa uzalenienie wynagrodzenia od jakoci wiadczonych usug

12

Centrum Usug Ksigowych Struktura organizacyjna

Zastpca Dyrektora Biura Rachunkowoci ds. CUK
Sekretariat

Dziay

Nalenoci

Zobowizania

Ksigowo Oglna

UAS/iCoffee*

Sprzeda Rozliczanie Patnoci Przychodzcych Windykacja

Skanowanie Ksigowanie FV Propozycja Patnoci rodki Pienine Rozliczenia Pracownicze

Ksiga Gwna Majtek Obrotowy Majtek Trway

Rozliczenia

Zespoy

Administrator SAP FI

Koordynacja**

Lokalnie

Rozliczenie zakupw prasy

Inwentaryzacja

* Nadzorem nad procesem inwentaryzacji kioskw bdzie zajmowa si Koordynator ds. Inwentaryzacji zlokalizowany w CUK w Dziale UAS/iCoffe ** Koordynatorzy, ktrzy bd odpowiedzialni za rozliczanie kioskw w okrelonych regionach, bd rwnie operacyjnie koordynowali inwentaryzacj w swoich regionach sprzeday
13

Centrum Usug Ksigowych Oglny podzia zada

Zastpca Dyrektora Biura Rachunkowoci ds. CUK
Sekretariat

Dziay

Dzia Nalenoci

Dzia Zobowiza

Dzia Ksigowoci Oglnej

Dzia Obsugi UAS/iCoffee

Ewidencjonowanie i ksigowanie faktur sprzedaowych Ksigowanie pozostaych dokumentw nalenociowych Rozliczanie i alokacja wpat Uzgodnienia rejestru VAT nalenego Windykacja mikka oraz wsparcie windykacji twardej Zarzdzanie baz klientw

Skanowanie i OCR faktur zakupowych Ewidencjonowanie i przetwarzanie faktur zakupowych Ksigowanie nieuzgodnionych faktur Weryfikacja i ksigowanie pozostaych dokumentw zobowizaniowych Uzgodnienia rejestru VAT naliczonego Prowadzenie rozlicze pracowniczych Przygotowanie i wykonywanie patnoci Zarzdzanie baz dostawcw

Realizacja ksigowa w ksidze gwnej Uzgadnianie obrotw i sald Przygotowanie danych do deklaracji oraz ich ksigowanie Przygotowanie pakietu sprawozdawczego Ewidencjonowanie majtku Naliczanie i ksigowanie amortyzacji Rozliczanie inwentaryzacji majtku trwaego i obrotowego

Ewidencja sprzeday realizowanej w systemie POS oraz ruchw magazynowych w systemie SAP FI Rozliczenie utargu kioskw wasnych w systemie SAP FI Ewidencja w systemie SAP FI faktur prowizyjnych od agentw Ewidencja w systemie wynikw inwentaryzacji kioskw i jej rozliczenie Koordynacja procesu inwentaryzacji kioskw wasnych

Lokalnie

Zadania CUK

Rozliczenie zakupu prasy od Wydawcw z ruchami magazynowymi

14

Przeprowadzanie inwentaryzacji, rozliczanie inwentaryzacji

Uproszczony podzia odpowiedzialnoci (1/2)

Zakres dziaa Wystawianie, drukowanie i wysyanie faktur sprzedaowych/ zaliczkowych/ korygujcych i dowodw sprzeday Rozksigowanie wpat do otwartych pozycji nalenoci - dla pozycji nie zalokowanych automatycznie Przygotowanie zamwie zakupu Wyjanianie oraz akceptacja merytoryczna faktur zakupowych Formalno-rachunkowa weryfikacja faktur zakupowych, ksigowanie faktur Kalkulacja rezerw i odpisw oraz ich przekazywanie do Ksigowoci Zamknicie ksigowa w poszczeglnych obszarach Ksigowanie odpisw aktualizujcych nalenoci tworzenie i rozwizywanie Jednostki merytoryczne CUK Finanse Centrala

Przygotowanie i uzyskanie akceptacji przeoonego oraz przekazanie do Ksigowoci wniosku o zaliczk / polecenia wyjazdu z zaliczk / rozliczenia delegacji / rozliczenia wydatkw / rozliczenia wydatkw kartowych
Rejestracja w systemie i ksigowanie wnioskw o zaliczk, rozliczenia delegacji / wydatkw / kart korporacyjnych Rozliczanie nakadw inwestycyjnych Przygotowywanie informacji do dokumentw OT/MT/LT Akceptowanie dokumentu OT/MT/LT Zakadanie i prowadzenie kartotek rodkw trwaych

15

Uproszczony podzia odpowiedzialnoci (2/2)

Zakres dziaa Naliczanie i ksigowanie amortyzacji Zarzdzanie pynnoci oraz finansowaniem Wnioskowanie o zaoenie / zmian danych podstawowych kontrahentw Zarzdzanie kredytem kupieckim Przygotowanie wnioskw o zaoenie (modyfikacj) klienta oraz dostawcy Zakadanie klientw oraz dostawcw w bazie kontrahentw na podstawie zaakceptowanych wnioskw Monitowanie, wystawianie not odsetkowych, analiza wiekowania nalenoci Jednostki merytoryczne CUK Finanse Centrala

Przygotowanie deklaracji podatkowych oraz sprawozdania finansowego

16

Kluczowe rozwizania procesowe w CUK (1/2)

Elektroniczny obieg dokumentw: Elektroniczne formularze Proces akceptacyjny w workflow (zgodnie z tabel akceptacyjn) Automatyczne ksigowanie zaakceptowanych dokumentw w SAP Monitorowanie statusu przetwarzania dokumentw Systemowe fakturowanie sprzeday Automatyczne 3-stronne uzgodnienie faktur zakupowych Centralizacja windykacji Wsparcie windykacji mikkiej Przelewowe rozliczenia z pracownikami Elektroniczne archiwum dokumentw

NALENOCI

ZOBOWIZANIA ROZLICZENIA PRACOWNICZE

Centralne zarzdzanie katalogiem dostawcw i odbiorcw

MAJTEK TRWAY

KSIGA GWNA

Jeden plan kont i jedna ksiga

Zaczytywanie danych z pliku

Automatyzacja ksigowania listy pac

PATNOCI WYCIGI BANKOWE

Elektroniczna realizacja patnoci na postawie propozycji patnoci Wdroenie POS Integracja POS z SAP

Rachunki bankowe typu collect

Elektroniczne wycigi bankowe

UAS

17

Kluczowe rozwizania procesowe w CUK (2/2)

W ramach prac projektowych zostanie opracowana koncepcja dla narzdzi workflow w zakresie obsugi nastpujcych dokumentw / procesw:
Obszar Proces / dokument

Nalenoci

Wnioskowanie o zaoenie/zmian danych odbiorcy

Dokumenty PK (nalenociowe) Wnioskowanie o zaoenie/zmian danych dostawcy Dokumenty PK (zobowizaniowe)

Zobowizania

Wnioskowanie o zaliczk / przedpat na poczet dostaw i usug Blokowanie / odblokowanie / zmiana terminu patnoci Faktury zakupu Utworzenie rodka trwaego (dokument OT)

rodki trwae

Likwidacja rodka trwaego (dokument LT)

Zmiana miejsca uytkowania rodka trwaego (dokument MT)

18

Dzikujemy za uwag

Kontakt Danuta Jakoniuk Kierownik Strumienia Finanse w Projekcie CUK i SAP Biuro Sprawozdawczoci RUCH S.A. tel. +48 22 586 14 60 kom. +48 508 041 111 fax +48 22 65 44 758 e-mail. danuta.jakoniuk@ruch.com.pl