Załącznik 9 4) większe prostokąty, oznaczające komórki organizacyjne, np.

dział
marketingu, wydział mechaniczny, itp. oraz mniejsze prostokąty - dla
stanowisk samodzielnych, np. rady prawnego, pełnomocnika zarządu ds.
ZASADY OPRACOWYWANIA SCHEMATÓW ORGANIZACYJNYCH
jakości, itp. i/lub mniejszych elementów w komórkach, np. w dziale
księgowości sekcji ds. księgowości: materiałowej, finansowej i ogólnej.
1. Wprowadzenie
Rys. 1, Możliwe układy graficzne schematu organizacyjnego
Źródło: opracowanie własne na podstawie H.Bieniok, J.Rokita, Struktura
Schemat organizacyjny jest typowym, najczęściej stosowanym w praktyce i zarazem
organizacyjna przedsiębiorstwa, PWN, Warszawa 1984.
najbardziej syntetycznym, graficznym obrazem (modelem, odwzorowaniem) struktury
organizacyjną] danej instytucji, wskazującym wykonawców jej podstawowych funkcji oraz ich
miejsce w organizacji jako całości. Schemat ten stanowi jeden z podstawowych rodzajów
dokumentacji organizacyjne}, określającej formalne zasady funkcjonowania dowolnej instytucji. A) B)
Schemat organizacyjny obejmuje dwa istotne komponenty:
- rodzaje jednostek i komórek organizacyjnych oraz stanowisk pracy (kierowniczych, wyższego
szczebla oraz samodzielnych, tj. nie mieszczących sit w określonych jednostkach, lub komórkach),
wyróżnione w strukturze danej organizacji;
- ich układ hierarchiczny oraz wynikające stąd zależności (podporządkowania) hierarchiczne (a
ściślej: rozkazodawcze, zwane też „liniowymi” lub „służbowymi”); niekiedy (rzadziej) także
ważniejsze zależności funkcjonalne.

UWAGA: definicje podstawowych elementów struktury organizacyjnej (stanowiska, komórki i

jednostki organizacyjnej) i zależności organizacyjnych zawiera Załącznik 8.

2. Instrukcja stosowania

Jeśli chodzi o całościowe ujęcie schematu organizacyjnego, to w literaturze przedmiotu spotkać

można różnorodne propozycje jego układu graficznego, tj. kolejno schematy: pionowy, poziomy,
prostokątny, koncentryczny, kołowy i słoneczny (zob. Rys. 1) W praktyce najczęściej
wykorzystywany jest układ pionowy, ze względu na prostą, nieskomplikowaną konstrukcję oraz
łatwość interpretacji. Układ ten najlepiej odzwierciedla podporządkowanie hierarchiczne elementów
na kolejnych poziomach, tzw. „drabinę” hierarchiczną.

Poszczególne elementy struktury organizacyjnej, czyli typy jednostek, komórek i stanowisk oznacza
się na schemacie organizacyjnym zgodnie z pewną konwencją, tzn. posługując się określonymi,
ogólnie przyjętymi, figurami geometrycznymi. Figury obrazujące - zróżnicowane co do statusu
(rangi) i wielkości - typy elementów mogą się różnić między ; rodzajem, kształtem lub wielkością,
stosownie do przyjętej formy graficznej schematu organizacyjnego. Na przykład dla typowego układu
pionowego schematu można przyjąć nestępujące formy rozwiązań, dla elementów na kolejnych
szczeblach hierarchicznych:
1) największe prostokąty, obwiedzione pogrubionymi i/lub podwójnymi ramkami, dla
oznaczenia naczelnych instytucji decyzyjnych, np. organów kolegialnych w spółce prawa
handlowego, tj. walnego zgromadzenia akcjonariuszy, rady nadzorczej i zarządu -
zróżnicowanie ich statusu można odzwierciedlać poprzez różne formy formy obramowań.
cieniowań i pogrubień, duże litery, itp.;
2) trójkąt dla oznaczenia najważniejszego stanowiska kierowniczego, np. prezesa oraz trapezy
dwuramienne - jego zastępców, członków zarządu i /lub dyrektorów funkcjonalnych;

3) trapezy jednoramienne dla zobrazowania stanowisk kierowniczych niższych rangą, np.

dyrektorów funkcjonalnych, nie będących członkami zarządu (np dyrektora personalnego),
lub innych, np. szefa produkcji, kierownika oddziału, zakładu, itp,;
W praktyce oprócz omówionych figur geometrycznych, dla oznaczenia poszczególnych elementów
struktury organizacyjnej. stosuje się także symbole literowe (najczęściej dwuliterowe), ułatwiające
rozróżnianie tych elementów w syntetyczny sposób, tj. zamiast stosowania pełnych ich nazw. 4. Literatura (cytowana i uzupełniająca):
Można w tym zakresie przyjąć zasadę, iż pierwsza litera w omawianym symbolu jest taka sama
jak druga litera w symbolu stanowiska łub komórki, znajdującej się na wyższym szczeblu, aby Bieniok H., Rokita J., Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, PWN,
zaznaczyć w ten sposób linie kolejnych pod porządkowań hierarchicznych, wchodząc od
Warszawa 1984.
najwyższego szczebla zarządzania, a na najniższym kończąc. Na przykład symbolami DH, W, BP
oznaczamy kolejno dyrektorów: handlowego, finansowego i personalnego, podporządkowanych Doskonalenie struktury organizacyjnej, praca zbiorowa pod red. A. Stabryły,
dyrektorowi naczelnemu (w tym przypadku wyjątkowo
PWE, Warszawa 1991.
można stosować symbol jednoliterowy: D, albo dwu - np. ND).
Griffin R.W., Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1996.
Idąc dalej, podporządkowane poszczególnym dyrektorom stanowiska i komórki otrzymują
symbole, rozpoczynające się od drugich liter w symbolach ich przełożonych, np. działy marketingu, Nalepka A., Struktura organizacyjna, Antykwa, Kraków 2001.
sprzedaży i zaopatrzenia odpowiednio: HM, HS, HZ, jako podległe DH,; działy księgowości,
Nalepka A., Zasady opracowywania dokumentacji organizacyjnej, „Poradnik
finansowy i controllingu kolejno: FK, FF, PC (podległe DF), itd. Z kolei jednostki podporządkowane
Organizatora" TNOiK -Oddział w Krakowie, zeszyty 1986 nr 1,2-3,4; 1989 nr
dyrektorowi naczelnemu otrzymuj symbole: DR - radca prawny, DO - dział organizacyjny, itd. Jak
2,4.
widać druga litera w przedstawionych symbolach najczęściej w najbardziej syntetyczny sposób
odzwierciedla zakres realizowanych funkcji (F - sprawy finansowe, H - funkcje handlowe, P-
personalne, itp.). Następnie, schodząc na niższe szczeble, stosujemy analogiczna zasadę, oznaczając Pieścikowski Z., Dokumentacja organizacyjna. Zasady sporządzania,
np. ZM - magazyn podległy HZ; KM -sekcję księgowości materiałową w dziale FK, itp. Niekiedy dla wzorcowe przykłady, TNOiK, Poznań 1987.
niższych rangą komórek i stanowisk, zwłaszcza w sferze tzw. Ruchu, stosuje się symbole Sikorki C, Projektowanie i rozwój organizacji instytucji PWE, Warszawa 1988.
trzyliterowe, tzn. od nadrzędnej komórki przejmowane są oba symbole, np. dla wspomnianego
magazynu byłby to symbol: HZM, a przykładową sekcji - FKM
Dodatkowo przy figurach oznaczających komórki organizacyjne podaje się zwykle informacje na
temat wielkości obsady etatowej, np.:
HM
DZIAŁ MARKETINGU
8
Można oczywiście stosować inne niż wyróżnione powyżej zasady; ważne jest, aby odpowiednio
różnicować figury geometryczne i symbole w zależności od rodzaju i statusu (szczebla i znaczenia)
poszczególnych elementów, tak aby na podstawie schematu można było uzyskać jak najwięcej
informacji na temat opisywanej struktury organizacyjnej.

Z kolei podporządkowania hierarchiczne pomiędzy elementami przedstawiamy na schemacie

organizacyjnym z pomocą linii ciągłych. Jeżeli chcemy przedstawić ważniejsze zależności
funkcjonalne - stosujemy dla ich oznaczenia linie przerywane.

Przedstawiony na schemacie organizacyjnym obraz struktury organizacyjnej powinien

być jednoznaczny, jasny i czytelny. Należy unikać przeładowania go zbędnymi szczegółami,
bowiem żaden rysunek nie jest w stanie oddać całej różnorodności powiązań i zależności
organizacyjnych zachodzących między poszczególnymi elementami danej organizacji.
Praktyka dowodzi, że celowe opracowywanie schematu organizacyjnego, ujmującego
syntetycznie (np. na poziomie wybranych jednostek organizacyjnych) organizację całej instytucji
oraz schematów szczegółowych, ujmujących budowę wewnętrzną poszczególnych jednostek bądź
komórek organizacyjnych.

3. Przykłady zastosowań

Na Rys. 2 przedstawiono przykład schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa produkcyjnego,

przedstawiony w tradycyjnym układzie pionowym i opracowany zgodnie z zasadami omówionymi w
poprzednim punkcie.