Hojas de cálculo.

Microsoft Excel

Fundamentos de informática: Paquetes Ofimáticos 1

 Hojas de cálculo. Aplicaciones
Hojas de cálculo
Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas. Cada
uno de los datos se encuentra en una celda que puede contener números o texto, así
como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras
celdas de la hoja de cálculo.

Aplicaciones de las hojas de cálculo

El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un entorno simple y
uniforme para generar tablas de números y a partir de ellos obtener mediante
fórmulas nuevos valores. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular
grandes cantidades de números de forma rápida y fácil, permitiendo, especialmente,
cálculos del tipo ¿qué pasaría si?, que permiten ver los efectos de distintas
suposiciones.
¾planificación
¾análisis financiero, contable, control de balances
¾investigación aplicada
¾presentación de gráficos ...

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 Hojas de cálculo. Definiciones

Libro
Un libro está compuesto por
varias hojas de cálculo que
pueden contener modelos
matemáticos, gráficos y macros. Celda C5 de la Hoja1
Un libro se guarda en un fichero
en el disco duro.

CELDAS
Es la unidad mínima de
información en una hoja de
cálculo

Contenido de las celdas Referenciado de celdas

9Número
9Fórmula Nos referimos a una celda mediante la
Hoja activa
9Fecha notación: Hoja ! FilaColumna
9Hora
9Hipervínculo Ej: la celda activa: Hoja1!C5

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 Excel. Ventana principal
Barra de título

Barra de menús

Barra de
herramientas

Encabezado de
columna

Encabezado de
FILA

CELDA activa

Area de trabajo Barra de estado

Hoja de trabajo

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 Excel. Celdas

Celdas con fechas

Celdas con FORMULAS

Celdas con texto

Celdas con números LA celda A8 contiene el valor Gasolina

La celda D6 contiene la fórmula =B6*C6

La celda D9 contiene la fórmula =SUMA(D6:D8)

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 Excel. Introducción de valores

Numéricos
Introducir el valor.
Ej: en B2 poner 13000
Alfanuméricos
Introducir el texto.
Ej: en A3 poner Eva
Fecha

Introducir fecha con / ó -.

Ej: en B9 poner 9-9-2001
Fórmulas
Introducir =fórmula.
Ej: en B7 poner =B2+B3+B4+B5
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 Excel. Autorrelleno

Autorrelleno
Es el método más sencillo para introducir datos repetidos o incrementados.
Ej:rellenar las celdas B2:B10 de la columna B con los números 10,20,30,....
• se escribe el valor 10 en la celda B2 y el valor 20 en la celda B3
• seleccionamos estas celdas B2:B3
• soltamos el botón. Situamos el cursor en la esquina inferior derecha de la selección hasta
que cambie a forma de + . Pulsamos botón Izq. Y sin soltar arrastramos hasta la celda
B10. Al soltar el botón, Excel rellena la columna con los valores de la serie.
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 Excel. Rango. Selección de celdas

Rango
Conjunto de celdas,
normalmente contiguas

Seleccionar rango
El rango seleccionado
aparece en vídeo inverso.
Seleccionar un rango es
la forma más eficiente de
editar, borrar, aplicar
formatos y características
idénticas a un conjunto
de celdas.
Referenciado de rangos

Hacer click en B15 y Nos referimos a un rango mediante la notación:

sin dejar de pulsar CeldaInicial:CeldaFinal
arrastrar el ratón
hasta E20 Ej: El rango seleccionado: B15:E20

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 Excel. Formato de celdas

Formateo de celdas
Primero se selecciona la celda o
rango al que se quiere dar un
formato determinado

Formatos
‰ Número: nº de decimales
Color negativos
Símbolo adicional %,$
Formato fechas
‰ Alineación:del valor en la celda
vertical, orientación
‰ Fuente: tipo de fuente de texto
‰ Bordes: tipo de borde
‰ Tramas: color o trama de fondo
de la celda
‰ Proteger: Bloquea las celdas
seleccionadas
Acceso: menú Formato Æ Celdas
ó botón derecho sobre la selección
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 Excel. Fórmulas

Fórmula
Es una expresión que da un resultado.
El resultado se sitúa en la celda donde se define la fórmula.
En una fórmula pueden aparecer múltiples elementos: operadores,
constantes, nombres, rangos de celdas, funciones, etc.
Las fórmulas comienzan siempre con un signo igual =.
Las expresiones entre paréntesis se evalúan en primer lugar.
ejemplos:

=A1/25+25 =A1/(25+25)
=Porcentaje*(Ingresos-Gastos)
=SUMA(A1:A15)
=SI(C1 > 10;A1+0,1*A2;A1+0,05*A2)
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 Excel. Operadores

Operadores
Un operador especifica una operación que debe realizarse con los elementos
de una fórmula.

Tipos de operadores ejemplo

‰ aritméticos dan como resultado un valor numérico 3+C1
‰ de comparación dan como resultado verdadero o falso F3>5
‰ de texto concatenan cadenas de caracteres “ho”&”la”
‰ de referencia indican una celda o rango de celdas C1:D4

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 Excel. Operadores aritméticos
Operador Operación
Operadores aritméticos + Suma
dan como resultado un valor numérico. - Resta
Excel emplea las reglas algebraicas para * Multiplicación
determinar qué cálculos se llevan a cabo en / División
primer lugar dentro de una fórmula. % Porcentaje
La prioridad más alta de evaluación ^ Potencia
corresponde a la potencia. A continuación la
multiplicación y división y por último la suma
y resta.
El paréntesis se emplea para alterar el orden
de evaluación de la expresión.
Ej: = 5+3*2-4/2 da como resultado 9
= (5+3)*2-4/2 da como resultado 14

Fórmulas

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 Excel. Operadores de comparación

Operador Operación
Operadores de comparación
= Igual
dan como resultado verdadero ó falso > Mayor
Se utilizan con las funciones lógicas < Menor
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
<> Distinto

Resultado si verdadero

Condición Resultado si falso

Separador ;

Ej: =SI(A2>A1 ; "A2 ES MAYOR QUE A1“ ; "A2 ES MENOR QUE A1")
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 Excel. Operadores de referencia

Referencia a celdas
Las referencias identifican una celda o grupo de
celdas en una hoja de cálculo. Con ellas se
indica qué celdas se utilizarán en una fórmula.
Ej: C1 B1:D4

Operadores de referencia

Rango ( : ):hace referencia a todas las celdas

entre dos.
Ej B1:D4

Unión ( ; ): hace referencia al conjunto de

celdas unión de varios rangos.
Ej B1:D4;A1:B7
Intersección ( espacio ):hace referencia al
conjunto de celdas intersección.
Ej B2:C5 C1:C7

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 Excel. Tipos de referencia a celdas

Referencia relativa: (A5) indica la posición que

la celda referenciada ocupa respecto a la celda
donde se introduce la fórmula. Si se copia la
fórmula en otra celda, las referencias relativas son
actualizadas automáticamente respecto a la nueva
posición.
Ej: si la celda C2 contiene =A2+A3, al copiarse en
la celda C3 se convertirá en =A3+A4.
Referencia absoluta: ($A$5) indica la posición
exacta de una celda en la hoja de cálculo. Se
designan añadiendo el signo del dólar ($) antes de
la letra de la columna y del número de la fila.
Ej: si la celda D2 contiene =$A$1+$A$2, al
copiarse en la celda D3 se mantiene =$A$1+$A$2
Referencia mixta: ($A5) (A$5) indica una
columna fija o una fila fija. Se añade el signo dólar
($) antes de la letra de columna ó del nº de la fila.
Ej: si la celda E3 contiene =$A$1+$A4, al
copiarse en la celda E4 se convertirá en
=$A$1+$A5
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 Excel. Referencia a celdas de otra hoja

Hoja Abril Hoja Mayo

Referencias entre hojas: (Nombre!B2) indica

la posición de una celda en otra hoja.
Notación: NombreDeHoja ! Celda

=Abril!B2+Mayo!B2

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 Excel. Dar nombre a las referencias
Se pueden crear nombres para establecer
referencias a una celda, un grupo de celdas, un
valor o una fórmula.
Ventajas de usar nombres:
¾ Se pueden compartir los mismos nombres en
todas las hojas de un libro de trabajo.
¾ Las fórmulas con nombres son más fáciles de
leer y recordar. Por ejemplo, es más fácil de leer
«=Ingresos-Gastos» que «=B6-A6».
¾ Si se cambia la estructura de la hoja de cálculo,
se puede cambiar la referencia en un solo lugar y
se actualizan automáticamente todas las fórmulas
que utilizan ese nombre.
Nombres válidos:
Los nombres comienzan por una letra, pueden
contener letras y números y no se admite el
espacio en blanco.
Acceso: menú Insertar Æ Nombre Æ Definir
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 Excel. Errores

Errores
Cuando excel no es capaz de calcular correctamente el resultado de una fórmula
presenta un valor de error en la celda.

Error Causa
#¡DIV/0! Se intenta dividir por cero
#N/A Se intenta referir a un valor no disponible
#¿NOMBRE? Se usa un nombre que Excel no reconoce
#¡NULO! Se especifica una intersección de dos
áreas inválida
#¡REF! Se está refiriendo a una celda no válida
#¡VALOR! Se usa un argumento u operador
equivocado
###### El resultado producido es demasiado
largo para la celda.Se debe aumentar el
ancho de la columna

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 Excel. Funciones

Excel incorpora una gran cantidad de funciones

predefinidas. Las funciones pueden formar parte
de fórmulas. Ej: = 3*Seno(A2)
Las funciones necesitan generalmente unos
argumentos o datos que van encerrados entre
paréntesis y pueden ser números, nombres de
celdas, otras funciones, texto,... )
Ej: N=MAX(A1:A50) Argumentos
Devuelve el máximo valor desde A1 a A50

Categorías de FUNCIONES
¾ Financieras. Ej: TASA, PAGOINT,
¾ de fecha y hora. Ej: AHORA
¾ Matemáticas y trigonométricas. Ej: COS,RAIZ
¾ de búsqueda y referencia. Ej: BUSCAR, FILA,
¾de base de datos. Ej: BDMAX
¾ de texto. Ej: LARGO,MINUSC,
¾ lógicas. Ej: SI, Y, NO
¾ de información. Ej: ESBLANCO

Acceso: menú Insertar Æ Función

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 Excel. Funciones Financieras

Calcular la cuota anual a pagar a varios

bancos para amortizar un crédito de
5000 euros a pagar en 10 años.
Respuesta:
Se utiliza la función PAGO que devuelve
la cuota anual de un préstamo.
necesita 3 argumentos

=PAGO(interés;años;capital)

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 Excel. Funciones lógicas
Las funciones lógicas analizan condiciones y en función del resultado Verdadero o Falso
devuelven un valor.
Ejemplo:La talla mínima para entrar en un cuartel es de 1,7m. Realizar una hoja de cálculo
que indique qué reclutas son aptos y cuántos aptos hay en total.

=SI(B2>=$B$12;"APTO";"NO APTO")

SI ( condición ; valor si cierta ; valor si falsa )

=CONTAR.SI(C2:C10;"APTO")

CONTAR.SI ( rango ; valor )

Devuelve cuántas veces aparece el
valor en los elementos de rango.
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 Excel. Gráficos

Gráfico:
es la representación visual
de los datos de una hoja de
cálculo.
Son útiles para presentar la
información de una manera
atractiva y fácilmente
comprensible.

Tipos de gráficos:
De Líneas
De Sectores
De Barras
De Areas
...

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 Excel. Creación de gráficos

Antes de crear un gráfico debemos

elegir:
¾ Los datos que vamos a
representar.
¾ El tipo de gráfico deseado.
¾ Si el gráfico queremos incrustarlo
en una hoja aparte o en la hoja de
trabajo actual.
El asistente para gráficos que
incorpora Excel facilita todas estas
tareas.

Acceso: menú Insertar Æ Gráfico

Fundamentos de informática: Paquetes Ofimáticos 23

 Excel. Gráficos

Los gráficos son

dinámicos.
Si cambia algún dato de la
hoja de cálculo, el gráfico
se actualiza.

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