Windream: Revolucionaria solucin de Gestin Documental y Archivo Electrnico para aplicaciones profesionales y empresariales.

Gestin Documental Universal para cubrir todas las necesidades Windream es el primer sistema de gestin documental (DMS) en el mundo que est completamente integrado en el sistema operativo Windows. Esto hace que la utilizacin de Windream sea intuitiva para todos los usuarios ya que no es necesario un interfaz de usuario separado. La tecnologa VFS (Sistema Virtual de Archivos) en la que se basa Windream presenta el sistema de gestin documental (DMS) como una unidad de red adicional en el Explorador de Windows. Los usuarios pueden aadir documentos en Windream utilizando el comando Guardar como de cualquier aplicacin de Windows. De hecho, Windream soporta cualquier formato de archivo compatible con Windows. Los documentos se mueven, se copian y se eliminan en Windream utilizando la funcionalidad estndar del Explorador (siempre que el usuario disponga de permisos para estas operaciones) Incluso la bsqueda de documentos es directa: se accede directamente desde el men de Inicio, en la opcin de buscar. Familia de productos: Windream es escalable para cubrir las necesidades de cualquier organizacin y aplicacin. Existen versiones dirigidas a: Organizaciones pequeas, con la Standard Business Edition (SBE), cuya funcionalidad se puede ampliar con el mdulo Standard Business Extension (SBX). Organizaciones medianas y grandes, con la Business Edition (BE). Esta versin tambin puede operar en modo distribuido. Las dos versiones utilizan la misma arquitectura y ofrecen una funcionalidad parecida. Funcionalidad Principal de Windream La mayora de los sistemas de gestin documental proporcionan una funcionalidad bsica similar . Lo que hace que unos sean ms interesantes que otros es, en primer lugar, la manera en que se proporciona esta funcionalidad y luego las opciones adicionales disponibles para cubrir requerimientos los ms especficos de los usuarios. La funcionalidad principal incluye: Captura e Indexacin de los documentos Bsqueda y recuperacin Administracin del Sistema Captura e Indizacin Desde las aplicaciones de Windows: Los documentos se pueden incorporar directamente desde cualquier aplicacin de Windows, seleccionando el comando Guardar como de la barra de men y escogiendo una carpeta de destino en el interior de la unidad de Windream. El documento se puede indexar en funcin de su tipologa por mltiples campos. Desde el Explorador de Windows: Se pueden aadir mltiples documentos directamente arrastrndolos con el ratn desde el Explorador. Se pueden indexar por lotes ms tarde. Digitalizacin: un Sistema de Gestin Documental se utiliza tanto para documentos digitalizados como para documentos generados directamente por los usuarios mediante aplicaciones informticas. Se dispone de un mdulo de digitalizacin que trabaja de una manera simple y directa con casi todos los escneres y dispositivos multifuncionales disponibles en el mercado, utilizando controladores estndar. Otros mtodos: Se dispone de otros mtodos para la importacin e indexacin masiva de documentos, as como para el procesado de archivos de datos de otros sistemas. Indizacin o Indexacin. Tras incorporar los documentos al Sistema de Gestin Documental, toda la informacin de ndices y el contenido textual de los documentos se indexa para permitir una recuperacin rpida y simple, por cualquier trmino.

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Bsqueda y recuperacin de documentos Windream proporciona diferentes maneras de encontrar documentos en el interior del sistema: Navegando por la estructura de carpetas Bsqueda rpida por trminos Bsqueda por ndices Bsqueda por el texto completo Bsqueda por el tipo de objeto Se accede a todos estos tipos de bsqueda utilizando el comando Inicio y la opcin Buscar; el usuario puede seleccionar el mtodo que ms le convenga en cada ocasin.

Bsqueda rpida: Para encontrar rpidamente documentos utilizando los ndices ms generales. Bsqueda por ndices: Un mtodo ms avanzado para estrechar la ventana de resultados. Bsqueda por el texto completo: Se puede utilizar combinada con ndices o de manera independiente. Bsqueda por tipo de objeto. Seleccionando una tipologa de documento y restringiendo los campos asociados. Listas de Resultados: Windream presenta todos los documentos que cumplen los criterios de bsqueda en una lista configurable por el usuario. Estos resultados se pueden guardar y reutilizar ms adelante. Las bsquedas repetitivas tambin se pueden almacenar para su reutilizacin.

Administracin de Windream La Consola de Administracin de Windream (WMC) utiliza la consola de administracin de Microsoft (MMC). Se utiliza para administrar de una manera eficiente la configuracin del sistema, incluyendo los esquemas de indexacin, los privilegios de acceso, etc. Su uso es muy sencillo y no requiere un experto adicional como administrador. Gestin Documental Check In/Check Out Control de Versiones Se utiliza para proporcionar seguridad a los documentos durante su vida cambiante, Windream ofrece la posibilidad de imponer reglas que requieran que los documentos se tengan que bloquear para ser editados y que luego se tengan que importar y desbloquear de nuevo al finalizar su edicin, y de mantener copias de todas las versiones de un documento. Windream tambin mantiene una historia completa de las acciones realizadas y las revisiones de cada documento. Gestin de registros Privilegios de acceso Gestin del ciclo de vida de los documentos La mayora de las organizaciones estn sujetas a algn tipo de normativa en lo que respecta al acceso a la informacin: Integridad y accesibilidad. Ley de Proteccin de Datos Libertad de Informacin Normas de gestin de registros Reglas especficas de la industria sector sanitario, sector financiero, etc Windream dispone de las herramientas que les permite cumplir con estas normativas: Los privilegios se establecen por usuarios y por grupos, y se aplican a documentos sueltos o a clases de documentos. La gestin del ciclo de vida de los documentos se basa en reglas sencillas, dependientes del tipo de documento. Los documentos cambian de vivos a archivados para finalizar como eliminados en funcin de tablas de tiempo predefinidas. Todo esto se puede integrar con la gestin de almacenamientos en lnea o fuera de lnea, por ejemplo en discos CD/DVD/WORM o en cintas.

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Componentes de Windream opcionales Si se requiere funcionalidad adicional, hay una serie de componentes que cubren la mayora de las necesidades: Un Kit de Desarrollo de Software (SDK) que permite la integracin directa de Windream en aplicaciones propias del negocio para una operacin transparente. Windream DocView, un visor independiente que no requiere que la aplicacin que gener el documento est instalada. Las opciones de digitalizacin incluyen Windream Imaging o Kofax para Windream, as como la integracin sencilla en otras herramientas avanzadas como Teleform. Windream Office-Bundle para utilizar con MS Outlook e integracin con Word. Soluciones de e-mail (basadas en servidor) para MS Exchange y Lotus Notes Windream Jukebox Support gestiona directamente dispositivos de discos pticos y de CD/DVD, una manera econmica de proteger los archivos en medios de almacenamiento de una sola escritura, pero de mltiples lecturas. El soporte directo a los dispositivos de almacenamiento WORM tambin ofrece un almacenamiento a largo plazo efectivo y econmico. Windream SecurArc utiliza time-stamps y firmas digitales para asegurar la integridad y seguridad de los documentos a largo plazo. Lexing Flow para Windream: una solucin de workflow completamente integrada y aprobada. Mdulos de SAP R/3: integraciones homologadas y certificadas por SAP. Se dispone de ms de 50 integraciones, adems de las ya mencionadas. Integracin con otras aplicaciones Si no se dispone del mdulo que cumpla completamente los requerimientos de una organizacin, entonces se puede ofrecer consultora y servicios profesionales para cubrir estas necesidades, como por ejemplo la integracin con aplicaciones propias de la actividad.

Windream. Resumen de caractersticas clave Gestin Documental para todas las aplicaciones de Windows Fcil de Instalar Fcil de Administrar Fcil de Usar: simplemente guarde los documentos en la unidad W:\ Excelente relacin precio/rendimiento Costes de mantenimiento de software despreciables Integracin sencilla con las aplicaciones actuales y con las futuras

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