APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN (DESAIN SISTEM PENJUALAN SECARA TERINCI PADA CV CITRA HANDAYANI KOMPUTER) ABSTRAKSI

Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui cara mendesain system penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer. Dalam mendesain system penjualan dibutuhkan desain inputan yang baik, serta adanya desain output yang ingin dihasilkan. Dalam mendesain input dibutuhkan desain database yang mendukung agar bentuk inputan sesuai dengan yang diharapkan serta adanya desain teknologi yang akan digunakan serta yang mendukung siklus penjualan. Tujuan dari adanya penulisan ini adalah untuk mengetahui apakah system penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer sudah baik atau belum berdasarkan teori yang ada. Dimana perusahaan masih harus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada database, dan prosedur-prosedur penjualan.

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Desain terinci dimaksudkan untuk memprogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan system. Desain input terinci atau masukan merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh oganisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi akuntansi. Hasil dari sistem tidak terlepas dari data yang dimasukan. Sampah yang masuk, sampah yang keluar, demikianlah istilah yang terkenal dalam pengolahan data, SIA yang baik memang harus menganut GIGO (garbage in garbage out). Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input

yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tecatat dapat salah bahkan kurang. Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan waktu dari laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output sesuai kebutuhan pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan pendesain. Dalam mendesain input dan output, harus dipertimbangkan pula desain dari database. Karena database merupakan file data acuan dalam melaksanakan desain input dan output. Hasil yang diperoleh dari system adalah laporan. Dimana fungsi dari laporan adalah sebagai bahan dalam mempertimbangkan keputusan yang akan diambil. Agar menghasilkan laporan yang tepat waktu, cepat, relevan dan akurat, maka dibutuhkan system kerja yang baik. Maka dari itu banyak perusahaan yang menggunakan software dalam menjalankan sistemnya. 1.2 Rumusan dan Batasan Masalah Dalam hal ini penulis merumusakan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana perbandingan design input berdasarkan teori dengan keadaan sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ? 2. Bagaimana perbandingan design output berdasarkan teori dengan keadaan sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ? 3. Bagaimana perbandingan design database berdasarkan teori dengan keadaan sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ? 4. Bagaimana perbandingan design teknologi berdasarkan teori dengan keadaan sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?

Dalam pembatasan masalah penulis membatasi masalah hanya pada perancangan system terinci (input) dan pengkodean input. 1.3 Tujuan Adapun tujuan dari pembutan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design input pada PT. Citra Handayani Komputer . 2. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design output pada PT. Citra Handayani Komputer . 3. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design database pada PT. Citra Handayani Komputer . 4. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design teknologi pada PT. Citra Handayani Komputer .

TINJAUAN PUSTAKA
Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap). Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran. Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain : 3

1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual 2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas. Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagianbagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur. Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah suatu jaringan menyeluruh dalam suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Lebih lanjut Mulyadi (2001:5) Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar a. Menulis b. Menggandakan c. Menghitung d. Memberi kode e. Mendaftar

f. Memilih (mensortasi) g. Memindah h. Membandingkan Seluruh siatem dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen digunakan untuk mengamankan harta perusahaan dari kelalaian/ kesalahan (error), kecurangan (frauds) ataupun kejahatan (irregularities). Jadi dari defenisi di atas kita bisa menyimpulkan bahwa prosedur penjualan kredit adalah serangkaian kegiatan administrasi yang dilakukan oleh beberapa orang untuk melaksanakan transaksi penjualan secara kredit kepada langganan.

METODE PENELITIAN
3.1 Variabel data Variabel data yang digunakan dalam penulisan ini adalah Laporan penjualan yang berfungsi sebagai alat mendeteksi tingkat penjualan yang telah dilakukan, serta untuk melihat kekurangan yang ada dalam system penjualan. 3.2 Metode pengumpulan data a. Studi pustaka Dilakukan dengan membaca literatur, mendalami serta memahami teori yang berhubungan dengan penelitian, dengan maksud mencari teori-teori, konsep-konsep yang dapat dijadikan landasan teoritis bagi penelitian yang dilakukan. b. Studi lapangan Dilakukan dengan peninjauan secara langsung ke perusahaan yang bersangkutan yang menjadi objek penelitian, guna mendapatkan data yang diperlukan dengan cara: 1) Wawancara (Interview) Dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan karyawan yang bersangkutan. Data yang diperoleh melalui wawancara adalah kesemuanya yang menyangkut permasalahan yang dibahas. 5

2) Pengamatan (Observation) Dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang diteliti dengan meneliti dan mempelajari bukti-bukti atas data mengenai masalah yang dibahas. 3) Dokumentasi Proses pengumpulan data yang digunakan dengan cara mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan dalam penelitian, seperti: gambaran umum perusahaan, struktur organisasi dan bidang usaha, serta laporan mengenai penjualan. 3.4 Alat analisis 1. Analisis Deskriptif, yaitu penulis mencoba untuk mencari suatu uraian yang menyeluruh dari system penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer. Dalam hal ini, analisis deskriptif digunakan untuk mengetahui prosedurprosedur dalam system penjualan dan desain input, output, database, teknologi serta pengendalian yang digunakan.

HASIL DAN PEMBAHASAN 1. DESAIN SISTEM TERINCI

A. DESAIN INPUT Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh oganisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi akuntansi. Adapun cara-cara dalam mengurangi jumlah inputan adalah dengan memgurangi kode, data yang relative konstan disimpan di file induk acuan, jam dan tanggal dapat diambil dari system, dan rutin perhitungan dilakukan oleh system. Agar suatu formulir yang digunakan dapat mencapai sasaran, diperlukan suatu perencanaan yang baik. Perancangan yang baik untuk formulir diharapkan dapat menghilangkan kelemahan-kelemahan yang ada dan juga memperhatikan factor-faktor yang perlu

dipertimbangkan dalam merancang formulir. Pengkodean memudahkan proses pengolahan data karena dengan kode, data akan lebih mudah diidentifikasi B. DESAIN OUTPUT. Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan waktu dari laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output sesuai kebutuhan pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan pendesain. Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai system maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output. Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang.

DESIGN INPUT INVENTORY

DESIGN INPUT CUSTOMER

10

DESIGN INPUT EMPLOYEE

DESIGN INPUT FAKTUR SALES

11

2. ANALISIS DESAIN INPUT

Pengendalain input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data. Jika computer digunakan untuk memproses, maka tahap penginputan mencakup konversi data transaksi kedalam format yang dapat dibaca oleh mesin. Kelebihan : 1. Data langganan yang dimasukan menggunakan kode, yaitu kode langganan. akan ditampilkan oleh program untuk pengecekan apakah kode langganan yang dimasukan telah sesuai dengan yang dimaksud. 2. Demikian juga dengan barang yang di jual di faktur ini, yang dimasukan adalah kode barangya dan nama barang tersebut tidak perlu diinputkan, tetapi akan ditampilkan oleh system untuk tujuan pengecekan. 3. Harga satuan tiap-tiap barang pada kasus ini merupakan harga yang sifatnya konstan dan sudah pasti untuk tiap-tiap barang, sehingga 12

harga satuan tersebut tidak perlu dimasukan dan ditampilkan oleh program untuk tujuan pengecekan saja. 4A. Total nilai untuk tiap-tiap barang merupakan hasil perkalian antara unit yang dijual dengan harga satuannya dan nilai ini tidak perlu dimasukan sebagai data, tapi perhitungannya dapat dilakukan oleh computer. B. Demikian juga dengan total nilai faktur ini merupakan penjumlahan dari total nilai masing-masing barang yang dijual dan tidak perlu dimasukan sebagai data, tetapi perhitungan dapat dilakukan oleh computer.

Otorisasi : membatasi terjadinya atau Contoh : bahwa hanya bagian penjualan transaksi atau pelaksanaan suatu proses saja yang berhak mengeluarkan faktur hanya kepada individu tertentu. penjualan. Input Terformat : spasi otomatis dan Contoh : pada saat penginputan

format perpindahan antar field data dikomputer faktur sales secara otomatis selama penginputan data kedalam suatu memasukkan harga dari item yang akan alat perekam data. dijual. Pembatalan : mengidentifikasi document Contoh : menandai faktur tagihan dengan transaksi dengan tujuan mencegah tanda LUNAS. penggunaan berulang atas suatu dokumen Password : otorisasi untuk mengizinkan Contoh : adanya password pada saat akses atas data atau pengolahan data membuka atau sinyal tertentu yang hanya diketahui oleh individu yang diberi wewenang. Kekurangan : Nomor seri Batch : Sekelompok Contoh : Faktur penjualan belum diarsip database sebelum dengan memberikan serangkaian kode pengoperasian data.

dokumen transaksi diberi nomor dan sesuai nomor maupun urut tanggal. dicatat Amount Control total : Total nilai Contoh : dalam formulir penjualan tidak moneter atau total kuantitas sekelompok ada 13 total pembelian item secara

transaksi. keseluruhan dalam setiap faktur. Line control count : total baris data pada Contoh : belum ada total item produk satu atau lebih dokumen. yang terjual (tiap baris dalam sekelompok faktur) yang merupakan line control total Completeness Check : tes untuk aplikasi penjualan. untuk Contoh : sebuah dokumen dapat diproses

memastikan bahwa field tidak akan walaupun field nomor customer belum diproses jika belum diisi. diisi. Date transaction : Tanggal dari transaksi Contoh : date invoice system harus diambil dari system. Kemungkinan diinput lagi secara manual dan belum tanggal transaksi dapat tidak sama dengan secara otomatis. tanggal system. Tanggal system bisanya adalah tanggal saat computer tersebut digunakan dan tanggal transaksi dapat berupa tanggal hal sebelumnya. ini supaya dan operator Untuk program diberi untuk mengatasi system

sifatnya menjdai luas, biasanya tanggal ditampilkan bagi kesempatan

merubahnya bila tidak sama dengan tanggal transaksi.

Cara memperbaiki: Perusahaan sebaiknya dalam pengendalian input, faktur penjualan diarsip

sesuai nomor maupun urut tanggal sehingga mempermudah dalam melakukan pengecekan kembali transaksi-transaksi penjualan yang telah terjadi. Perusahaan sebaiknya dalam pembuatan faktur penjualan dibuatkan total penjualan item secara keseluruhan sehingga setiap faktur dapat menghasilkan total item produk yang terjual (tiap baris dalam sekelompok faktur) menunjukkan line control total untuk aplikasi penjualan. Perusahaan seharusnya membuat system agar date invoice system harus diinput secara otomatis agar mempermudah dalam melakukan proses penginputan. dan dapat

14

Hal ini dapat dilakukan dengan membuat hubungan (link) dari date and time pada computer, dengan date and time pada faktur penjualan. DESIGN OUTPUT SALES REPORT

15

3. ANALISIS DESAIN OUTPUT

Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepet. Kelebihan :

Suspense file : suatu file yang memuat Contoh : file item-item backorder yang item-item yang belum diproses atau sedang belum selesai diproses dan menunggu saat pengiriman sedang pesanan ke konsumen.

menunggu tindal lanjut berikutnya. Discrepancy :report : daftar sesuatu hal Contoh : daftar rekening konsumen yang yang telah melanggar detective control melampaui saldo kredit dikirimkan ke dan memerlukan investigasi lebih lanjut. Kekurangan : 16 manajer untuk ditelaah.

Aging : identifikasi item-item yang Contoh : belum adanya saldo umur belum diproses atau masih berada dalam piutang yang berguna untuk suatu file sesuai dengan tanggal transaksi mengidentifikasi rekening-rekening yang item tersebut. Aging mengelompokkan belum dilunasi. item sesuai dengan berbagai kategori. Suspense account : suatu total control Contoh : belum ada buku pembantu untuk item-item yang sedang menunggu piutang yang sama dengan saldo rekening proses lebih lanjut. Kamus data output : buku besar piutang dagang meupakan Contoh: belum adanya kamus data output akibatnya pengguna kurang

pengembangan dari kamus dari arus data. yang berfungsi untuk menjelaskan hasil Kamus data output digunakan untuk output, yang akan disajikan sebagai output. Cara memperbaiki : Perusahaan sebaiknya mengidentifikasi rekening-rekening piutang dagang dengan menggunakan analisis umur piutang sehingga perusahaan dapat mengganggarkan cadangan kerugian piutang. Perusahaan sebaiknya membuat buku besar pembantu piutang dengan merekapitulasi transaksi-transaksi penjualan secara kredit, dengan tujuan untuk mengetahui besarnya total piutang dari customer sehingga mempermudah dalam melakukan penagihan. Perusahaan sebaiknya membuat kamus data output agar para pengguna hasil output dapat mengerti hasil output tersebut. menjelaskan secara rinci tentang data memahami hasil output tersebut.

5. MEMBUAT LAPORAN HASIL DESAIN TERINCI

Apa yang telah di desain secara terinci oleh analis system perlu dikomunikasikan kembali kepada user dan programmer. Analis system dapat mengkomunikasikan hasil rancangannya melalui suatu laporan. Laporan hasil desain terinci selain digunakan sebagai alat komunikasi, juga sangat perlu sebagai dokumentasi system untuk keperluan-keperluan mendatang. Karena kepentingan user dengan programmer dengan berbeda dan hasil dari desain terinci ini biasanya banyak, 17

maka laporan hasil desain system terinci dapat dipecah kedalam dua bentuk laporan. Laporan yang pertama dimaksudkan untuk user yang lebih menekankan kepada bentuk input dan output yang akan digunakan atau dan dihasilkan oleh system. Laporan yang kedua lebih dimaksudkan kepada programmer atau teknisi-teknisi lainnya. Laporan kedua ini sifatnya lebih teknis, sehingga sering disebut dengan technical manual. Desain terinci dari program computer untuk semua modulmodulnya umum disajikan di technical manual. BALANCE SHEET REPORT

REPORT PROFIT AND LOSS (LABA/RUGI) 2008 18

19

6. Desain Database Terinci

Di tahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan file-file database yang diperlukan oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan di desain secara umum. Elemen-elemen data di suatu file database yang harus dapat digunakan untuk pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkamkan di database, file-file database harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input yang dimasukkan. Dengan demikian isi atau struktur dari suatu file database tergantung dari arus data masuk dan arus data keluar ke atau dari file tersebut. Arus data dari suatu file database dapat dilihat pada diagram arus data (DAD) yang telah dibuat di desain model secara umum. CUSTOMER & SUBSIDIARY RECEIVABLE LEDGER PT. CITRA HANDAYANI KOMPUTER
CREDIT LIMIT (Rp) 9.999.999 (Rp) 8.000.000 SIC-0535 10/01/2007 BALANCE

CODE AG

NAME/CONTACT ADDRESS ARTHA GRAHA Rensi Adawiyah Jl. Asem Baris Raya No. 1 Tebet

PHONE 0218317475

TAX PPN

SALES PERSON Rensi

TYPE ACC Open Invoice

20

& Jakarta Selatan 12830 1.000.000 SIC-0585 18/01/07 2.000.000 9.999.999 SIC-0507 03/01/07 3.000.000 9.999.999 SIC-0512 09/01/07

OXFAM .NET ON Apang Subarkah Jl. Raya Jakarta Bogor Km. 12 GOLINDO GOL Syahrul Syarifudin Jl. Tebet Barat IV Jakarta Selatan FIRST ASIA FA Tri Suci Gandawati Jl. Moch. Kahfi II No. 31 Srengseng Sawah Jakarta selatan LEMINDO ABADI JAYA LAJ Siti Sulaimah Jl. Margonda Raya No.100 Depok HEXINDO PERKASA HP Putri Kemalasari Jl. Palem Barat XIV Bekasi

0217723654

PPN

Apang

Open Invoice

0218302525

PPN

Alul

Open Invoice

0217867533

PPN

Chichy

Open Invoice

9.999.999

0217734145

PPN

Ema

Open Invoice

9.999.999

02182404203

PPN

Putri

Open Invoice

12.000.000 9.999.999 SIC-0569 15/01/2007

EMPLOYEE CARD PT. CITRA HANDAYANI KOMPUTER

NO.

CODE E001 E002 E003 E004 E005

NAMA Bayu Mahendra D.W. Ernest Kawani Radhiaty Budi Yulianto Rama Adhiswara

ALAMAT

TELEPON Jl. Raya Pasar Minggu No. 10 021 - 7712560 Jakarta Selatan Jl. Raya Bogor Km. 12 021 - 8853621

Cibinong Jl. Nusa Indah 1 Gg.3 No. 8 021 - 8640010 Perumnas Klender Jl. Akses Kelapa Dua No. 46 Cimanggis Jl. Semangka Raya No. 58 Taman Wisma Asri, Bekasi 021 - 7253621 021 - 8848436

ITEM LIST
Kode Barang Kode Harga Jual (Rp) 21 Unit Tersedia

Keterangan
CEL III-1.0D Celeron III 1.0D GHZ PENT IV-2.4A Pentium IV 2.4A GHZ P3V88+ Motherboard P3 V88+ P4S8X-MX Motherboard P4 S8X-MX

Supplier

Harga Pokok (Rp) Satuan

775.000 673.000 Unit 1.225.000

Minimum Reorder
20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10

AD

IC

1.142.000 Unit 510.000

CX

410.000 Unit 685.000

DM

564.000 Unit 250.000 Jam 150.000 Jam 495.000 372.000 Unit 445.000 372.000 Unit 220.000

SERVIS Service Komputer INSTALL Instalasi Jaringan AR 9250-128 VGA Ati Radeon 9250 UF 128MB G4MX-64 VGA Geforce 4 MX 4000 CX 64 MB CDR-S CD-R Samsung SDR 128-133 SDRAM 128 MB PC-133 DDR 1GB-3200 DDRAM 1 GB PC-3200 UF CX

175.000 Unit 180.000

WM

144.000 Unit 650.000 450.000 Unit 35.000

FDD-144 Teach 1.44 Floppy Drive KEYBOARD Keyboard PS/2 Standart

DM AD

25.000 Unit 25.000 19.000

22

MOUSE Mouse Genius PS/2 LCD VS 15 Monitor LCD Viewsonic WM 15 LCD ADV 17 Monitor LCD Advance 17 ATX-ON Casing ATX Power-ON ATX-UP Casing ATX Power-UP SG40-7200 Seagate 40 GB 7200 RPM MX80-7200 Maxtor 80 GB 7200 RPM CX IC

Unit 40.000 30.000 Unit 2.025.000 1.874.000 Unit 2.500.000 2.298.000 Unit 175.000 UF 137.000 Unit 250.000 210.000 Unit 450.000 AD 375.000 Unit 575.000 UF 499.000 Unit

15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15 20 10 15

DM

ACTIVITY LIST ( FOR TIME BILLING ) Activity ID TB001 TB002 TB003 Name Foto Kopi Pelatihan Jaringan Type NonHourly NonHourly Status Rate Price/measure Rp. 100 /

Chargeable ----Chargeable ----Chargeable Activity

lembar Rp. 100.000 / Hari Rp. 150.000 / Jam

Pelatihan Software Hourly

23

Berdasarkan database PT.Citra Handayani Komputer diatas, hanya sedikit kelemahan yang dapat diidentifikasi yaitu : 1. Database kurang lengkap, karena masih adanya kekurangan data dari customer tersebut.seperti: tidak adanya alamat email yang dapat mempermudah proses penjualan, dan payment method yang tidak dijelaskan seperti metode cash,cheque,master card,visa. 2. Database customer yang digunakan kurang baik, karena database yang ada dalam system hanya terdiri dari nama-nama customer yang sering bertransaksi dengan perusahaan. Sedangkan customer yang jarang bertransaksi, tidak dibuat databasenya. 3. Dalam database kode yang digunakan oleh perusahaan dalam membuat database memiliki panjang yang berbeda. 4. Dalam database employee, tidak dicantumkan besarnya gaji dan tunjangan. Sehingga menyulitkan bagian penggajian dalam menghitung biaya gaji dan pajak. Cara memperbaiki : Perusahaan sebaiknya membuat dua field yang berisi mengenai alamat email customer serta payment method agar mempermudah proses penjualan, dan dengan adanya methode pembayaran memudahkan customer dalam melakukan pembayaran. Perusahaan sebaiknya menambahkan file yang berisi nama-nama cutomer yang pernah melakukan transaksi, tujuannya agar apabila suatu saat perusahaan melakukan transaksi kembali dapat dengan mudah menelusuri data cutomer tersebut. Perusahaan dalam pembuatan kode harus konsisten agar kode yang ada pada perusahaan sama dengan kode yang ada pada customer dengan maksud agar tidak ada kekeliruan dalam penentuan jenis item mana yang akan dipesan oleh customer. Perusahaan sebaiknya membuatkan file gaji dan tunjangan employe agar penentuan tunjangan mempermudah dalam proses penggajian karyawan serta

karyawan yang nantinya digunakan dalam hal penentuan biaya dan pengenaan pajak.

7. PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI

24

Pengendalian pemrosesan transaksi merupakan suatu prosedur yang dirancang untuk memastkan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu system aplikasi tertentu disetiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. A. Penegendalian Umum. Pengendalian umum mencakup hal-hal beikut ini: 1. Perencanaan organisasi pemrosesan data. Perencanaan organisasi untuk pengolahan data mencakup pemisahan tugas dalam fungsi pemrosesan data dan pemisahan organisasi pemrosesan data dari operasi lain dalam organisasi. 2. Prosedur operasi secara umum Prosedur operasi umum mencakup manual tertulis dan dokumentasi lain yang memuat spesifikasi prosedur yang harus diikuti. 3. Karakteristik pengendalian peralatan Karakteristik pengendalian peralatan merupakan karakteristik pengendalian yang diinstal dikomputer untuk mengidentifikasi penanganan data yang tidak benar atau operasi peralatan yang salah . 4. Pengendalian akses data dan peralatan Pengendalian akses data dan peralatan mencakup prosedur yang terkait dengan askes fisik ke system computer dan data. A.1. Aplikasi Perencanaan Organisasi Pemrosesan Data. Analisis system: analisis system bertanggung jawab atas pengembangan Programmer: programmer computer mengembangkan program yang akan output computer. Mereka mendesign dan menulis kode

perancangan aplikasi system computer secara umum. menghasilkan

program computer berdaarkan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh analis

25

Operator

computer:

operator

computer

mengoperasikan

peralatan

computer mainframe. Mereka tidak memiliki akses perincian program secara detail. Karyawan pengendali data: karyawan pengendalian data mengendalikan pekerjaan dan input data untuk diolah. Tanggung jawab ini mencakup petimbangan atas kualitas input, kelengkapan pemrosesan yang dijalankan serta kewajaran output. A.2. Aplikasi Prosedur Secara Umum. Kelebihan: Definisi tanggung jawab: deskripsi tugas contoh: untuk setiap fungsi pekerjaan dalam mempunyai system pengolahan transaksi. Titik awal barang dan akhir setiap fungsi pekerjaan harus diindikasikan ecara jelas. Pelatihan personel: personel harus diberi Contoh: adanya training, seminar dan instruksi secara eksplisit dan harus diuji pelatihan lain bagi karyawan. pemahamannya sebelum ia dipercaya menjalankan tugas baru. Persiapan yang simultan: pencatatan satu Contoh: dalam penulisan faktur penjualan transaksi satu kali guna memfasilitasi dengan menggunakan kertas karbon. seluruh pemrosesan berikutnya, dengan menggunakan rangkap(kertas berkarbon) untuk mencegah kesalahan penulisan ulang. Dokumen turnaround: dokumen yang Contoh: dalam faktur penjualan terdiri dihasilkan oleh computer yang dari 6 rangkap dan nantinya saru rangkap dimaksudkan untuk dimasukkan lagi dikembalikan kecustomer kedalam system. Dokumentasi: catatan tertulis dengan Contoh: adanya faktur dan database tujuan untuk sarana komunikasi. Backup dan recovery: backup terdiri dari Contoh: adanya master file dan backup peralatan file dan prosedur yang tersedia file. Sebagai cadangan jika file ada yang 26 bagian akses penjualan untuk tidak

pengiriman

jika data yang asli hilang atau rusak. rusak atau mengalami kerusakan. Recovery membuat adalah ulang kemampuan file master untuk dengan

menggunakan file dan transaksi dimasa lalu. Jejak transaksi yang baru: ketersediaan Contoh: daftar perubahan atas file

manual atau sarana machine-readable computer secara online disimpan dalam untuk melacak status dan isi setiap tape magnetic untuk menyediakan jejak catatan transaksi setiap individual transaksi.

Kekurangan : Perancangan formulir : formulir disusun Contoh: dalam perancangan formulir sedemikian tersebut rupa sehngga menjelaskan yang formulir penjualan item tidak ada total pembelian dirinya item secara keseluruhan dalam setiap dapat dapat

sendiri, mudah dipahami, jelas serta dapat faktur. merangkum minimal. informasi dibutuhkan dengan usaha yang paling

B. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk satu aplikasi tertentu. Pengendalaian aplikasi dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, pengendalain output. Pengelompokkan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data. B.1. Pengendalian Proses. Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang dittetapkan dan bahwa

27

tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses. Kelebihan oleh : atau pemrosesan dengan mesin penghitung : daftar ( adding rekening

Mekanisasi : konsistensi yang difasilitasi Contoh : total setoran kas yang dijumlah mekanik elektronik. machine ) Standarisasi : prosedur yang konsisten, Contoh terstrukutur dan seragam

harus mendokumentasikan debit dan kredit

dikembangkan untuk menangani semua yang normal untuk setiap rekening proses. Default Option : pengisian otomatis suatu Contoh : bagian item dalam faktur nilai pada saat suatu item dalam layar penjualan secara otomatis terisi serta total inputan transaksi tidak diisi. amountnya. Batch balancing : perbandingan item atau Contoh : bagian penerimaan piutang dokumen yang telah diproses dengan ( kasir ) mencocokkan faktur penjualan control total yang telah dihitung dengan nominal yang dibayarkan. sebelumnya Matching : mencocokkan suatu item Contoh : karyawan piutang dagang dengan item yang lain yang diterima dari mencocokkan sumber yang independent menghasilkan proses transaksi. Kekurangan : faktur dari costumer untuk dengan order penjualan dan laporan pengeluaran item.

Balancing : tes kesamaan antara nilai dua Contoh : saldo buku pembantu piutang set item yang ekuivalen atau satu set item dagang seharusnya sama dengan saldo dengan total control. Adanya perbedaan rekening buku besar piutang. Namun mengindikasikan ada kesalahan. yang ada hanya jurnal setiap transaksi penjualan. Tickler file : sebuah file control terdiri Contoh : faktur belum diarsip urut dari lanjut. Thriller item-item yang diurutkan tanggal, maupun nomor faktur. berdasarkan umur untuk diproses lebih label : suatu record total control yang Contoh : record terakhir dalam file untuk penjualan / pengeluaran barang belum

memberikan

dibandingkan dengan akumulasi jumlah memuat jumlah record di dalam file. 28

record atau jumlah nilai record yang diproses. Otomated error correction : pembetulan Contoh : jika terjadi kesalahan yang melanggar suatu pengendalian. dalam

kesalahan suatu transaksi secara otomatis transaksi tidak dapat secara langsung diperbaiki, harus melalui penyesuaian.

8. DESAIN TEKNOLOGI TERINCI

Desain dari teknologi terinci sebenarnya telah dilakukan ditahap desain secara umum. Pada desain secara umum ini telah dapat ditentukan jenis dan jumlah dari teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada desain secara umum adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan. Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum hany ditaksir secara kira-kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis system. Setelah file-file database berhasil di desain secara terinci, kebutuhan kapasitas simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas simpanan luar yang dibutuhkan oleh system informasi dapat dihitung berdasarkan besarnya file-file database yang akan menyimpan untuk satu periode tertentu. Dari kamus data dari masing-masing file, dapat dihitung besarnya file tersebut, yaitu sebesar panjang recordnya dikalikan dengan dengan volumenya tiap periode simpanan dikalikan dengan kejadiannya. Dalam mendesain teknologi PT. Citra Handayani menggunakan software akuntansi dalam aplikasi kegiatan penjualan. Dalam melakukan penginputan diperusahaan menggunakan keyboard dan scanner dalam pemrosesan menggunakan CPU (central procesing unit) dan main memory dan output yang dihasilkan seperti tulisan (dokumen laporan), image (gambar diagram pie dan tabel), dan printer. Untuk menyimpan data perusahaan menggunakan alat seperti diskette, flashdisk dan harddisk komputer. Kelemahan dari desain teknologi yang digunakan oleh perusahaan adalah : 1. output yang digunakan hanya terbatas berbentuk tabel dan diagram seharusnya disertai garafik. 2. perusahaan tidak mementingkan memori yang digunakan sehingga dapat mengakibatkan kekurangan memori (cadangan memori tidak ada) 29

Cara memperbaiki : 1. seharusnya output disertai grafik agar dapat memudahkan untuk melihat perbandingan dari perubahan penjualan pada setiap periode. 2. perusahaan juga perlu memperhatikan memori yang digunakan atau menyediakan cadangan memori.

9. KEGIATAN MANUAL CV. CITRA HANDAYANI KOMPUTER

1. Bagian Pembelian Bagian pembelian melakukan kegiatan pembelian barang dagangan dengan cara melakukan permohonan kepada pemilik CV.Citra Handayani Komputer untuk menyetujui permintaan pembelian. Apabila permohonan pembelian telah disetujui, maka bagian pembelian melakukan pemesanan ( order ) kepada supplier disertai faktur ( jumlah dan jenis barang ) Setelah surat pesanan dikirim dan supplier menyetujuinya,kemudian barang tersebut dikirim ke CV. Citra Handayani Komputer. 2. Bagian Penjualan Konsumen memesan kepada perusahaan kemudian perusahaan membuat faktur penjualan ( seebanyak 4 rangkap ) dimana 2 buah FP diberikan kepada konsumen dan 1 FP diarsip oleh bagian penjualan kemudian 1 FP lagi dikirim ke bagian gudang. 3. Bagian Gudang Bagian gudang menerima faktur dari pelanggan dan dari bagian penjualan. Kemudian bagian gudang melakukan kegiatan mencocokkan dan memeriksa faktur-faktur yang diterima dari pelanggan dan bagian penjualan. Setelah itu, bagian gudang membuat surat jalan sebanyak 2 rangkap. Faktur yang dari pelanggan kemudian diarsip oleh bagian gudang, sedangkan faktur dari bagian penjualan diserahkan ke bagian akuntansi.

30

Surat jalan yang telah dibuat oleh bagian gudang, yang pertama doarsip dan yang ke-2 dikirim ke bagian pengiriman. 4. Bgaian Pengiriman Bagian pengiriman menerima surat jalan dari bagian gudang. Kemudian surat jalan tersebut diarsip tetap. 5. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi menerima faktur dari bagian gudang. Dari faktur tersebut, bagian akuntansi melakukan pencatatan jurnal. Setelah itu, faktur tersebut diarsip dan transaksi pun selesai.

10. KELEMAHAN DARI KEGIATAN MANUAL PADA CV. CITRA HANDAYANI KOMPUTER
1. Bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang bertujuan untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur bagian penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak kecurangan ( penggelapan stock barang ). 2. Konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan, maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian dengan disertai uang muka. Kebutuhan dalam mendesain sistem dengan menggunakan komputer : 1. software yang compatible 2. membutuhkan orang yang berkompeten untuk menjalankan software akuntansi tersebut.

11. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

CV. Citra Handayani Komputer adalah sebuah perusahaan milik pribadi yang didirikan oleh Bapak Randi, pada tahun 1997. CV. Citra Handayani Komputer beralamat di pada Jl. Raya Mangga Dua ( ITC Mangga Dua ) Jakarta Utara. CV. Citra Handayani Komputer ini berdiri atas gagasan dari Bapak Randi yang pada tahun 1997 melihat kesempatan yang cukup menjanjikan, mengingat masih sedikitnya perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan alat-alat computer.

31

Perusahaan ini awalnya didirikan dengan menggunakan modal yang berasal dari pinjaman bank. Saat awal berdiri yaitu pada tahun 1997, CV. Citra Handayani Komputer berlokasi didaerah Jakarta Utara. CV. Citra Handayani Komputer hanya memiliki lima orang pekerja saja dan belum memiliki kendaraan, sehingga komputer yang telah jadi dikirim menggunakan kendaraan yang disewa atau diambil oleh pemesan. CV. Citra Handayani Komputer melakukan penambahan tenaga kerja menjadi lima belas karena order dari pelanggan yang makin banyak.

Struktur Organisasi CV. Citra Handayani Komputer

32

Pemilik

Bagian keuangan

Bagian pembelian

Bagian penjualan

Bagian gudang

Pega wai

Pega wai

Pega wai

Pegaw ai

Pegaw ai

Pegaw ai

Pegaw ai

Pegaw ai

KESIMPULAN DAN SARAN

33

A. KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan pada bab II, mengenai desain input,output,database, teknologi dan pengendalian yang terdapat pada PT.Citra Handayani Komputer dapat diambil kesimpulan bahwa : 1. Dalam desain inputnya nama customer, nama barang, harga barang serta total amountnya sudah secara otomatis terinput tanpa harus menginput secara manual. Dalam desain outputnya sudah dapat menampilkan output berupa diagram dan laporan walaupun belum adanya output berupa grafik yang dapat mempermudah dalam menganalisis tingkat penjualan dalam beberapa periode tertentu. Dalam laporan yang dihasilkan sudah cukup baik namun, masih ada kekurangan yaitu tidak adanya total item barang yang dijual pada laporan penjualan 2. Dalam desain teknologi dapat disimpulkan bahwa teknologi yang digunakan oleh perusahaan sudah cukup baik karena sudah menggunakan software akuntansi. Alat input dan output yang digunakan juga sudah baik namun ada sedikit kelemahan yaitu perusahaan tidak memperhitungkan memori yang digunakan sehingga perusahaan tidak dapat menentukan cadangan memori. 3. Secara umum sistem penjualan perusahaan sudah baik, baik dalam hal desain input output, pangendalian input, pengendalian output, pengendalian aplikasi, database, pengendalian pemrosesan transaksi tetapi tidak terlalu signifikan dan tidak beresiko yang tinggi. serta desain teknologi. Namun masih ada beberapa kekurangan yang dapat dijumpai

B. SARAN
1. Dalam desain database masih ada beberapa kekurangan yaitu belum adanya field yang berisi mengenai alamat email customer serta payment method dan juga file yang berisi hanya nama-nama cutomer yang pernah melakukan transaksi. Dalam pembuatan kode juga belum konsisten dimana adanya kode yang memiliki panjang yang berbeda serta belum adanya file gaji dan tunjangan employee yang dapat digunakan dalam penentuan biaya gaji dan untuk keperluan pajak. 34

2.

Seharusnya bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang bertujuan untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur bagian penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak kecurangan ( penggelapan stock barang ).

3.

Jika konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan, maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian dengan disertai uang muka.

DAFTAR PUSTAKA
35

Baridwan, Zaki, Sistem Informasi Akuntansi, BPFE UGM, Yogyakarta, 2000. Bodnar, George. H dan William ,S.Hoopwood, Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan oleh Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba 4, Jakarta, 2000. Jogiyanto HM., Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis), Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005. Hall, James. A, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba 4, Jakarta, 2001. Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat. Jakarta. Yujana, Lalu Hendry.1994. Akuntansi Keuangan Suatu Pengantar, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia, Jakarta www.google.co.id

36