AVALIAO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA 5S NA CELESC

Danilo Silvio Aurich, Eng.Eletricista, MBA.

CELESC-Centrais Eltricas de Santa Catarina S.A. Rodovia SC 404, Km 03, Itacorubi, Florianpolis, SC 88034/900

CELESC IS THE ELECTRIC UTILITY RESPONSIBLE FOR THE POWER DISTRIBUTION IN SANTA CATARINA STATE. STARTED IN JUNE 1994, THE CELESC TOTAL QUALITY CONTROL PROGRAM HAS BEEN ORIENTED BY THE FUNDAO CHRISTIANO OTTONI, FOLLOWING THE JAPANESE WAY OF THINKING ON QUALITY. THE CELESC PROGRAM HAS THREE BASIC LINES: MANAGEMENT ACCORDING TO THE PURPOSES, MANAGEMENT OF THE ROUTINE AND MANAGEMENT OF THE HUMAN BEING GROWING. AT BEGINNING OF 1996, THE 5S APPRAISAL PROGRAM WAS SET UP IN ORDER TO MEASURE THE DEGREE OF IMPLEMENTATION OF THE 5S PROGRAM IN EACH OF ALL DEPARTMENTS AND REGIONAL AGENCIES OF THE COMPANY. THE 5S APPRAISAL PROGRAM USES SELF-INSPECTION PERFORMED BY LOCAL TEAM OF CLERKS AND WORKERS, AND APPROPRIATE FORMS AND GRAPHICS TO SHOW THE PROGRESS OF 5S IMPLEMENTATION. THE PROGRAM BROUGHT EMPLOYEES MOTIVATION TOWARDS THE 5S AND, AT THE SAME TIME, IT HAS BECOME AN INSTRUMENT TO COMMUNICATE PEOPLE BETTER PRINCIPLES OF BEHAVIOUR. Quality, Behaviour, House-keeping.

PROGRAMA DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAO DO 5S NA CELESC. 1.Introduo. O Programa de Acompanhamento e Avaliao do 5S na CELESC foi desenvolvido e implementado a partir de abril de 1996, visando sistematizar o acompanhamento da implantao do Programa 5S na Empresa. Sua durao permanente, sem previso de trmino. Sua proposio fundamental de que a avaliao e o acompanhamento do progresso da aplicao dos princpios do 5S sejam feitos atravs de avaliaes visuais e de relatrios destas avaliaes.

As avaliaes e os relatrios seguem modelos fornecidos pelo Escritrio da Qualidade, alguns dos quais so apresentados como exemplos no conjunto de anexos do presente trabalho.

2.Categorias de avaliaes visuais. Realizam-se trs tipos de avaliaes nas diversas unidades gerenciais bsicas: Autoavaliao. Avaliao da chefia do Depto/Agncia. Avaliao do Escritrio da Qualidade.

3.Autoavaliao. A equipe constituda das pessoas da rea a ser avaliada, sob a orientao da chefia imediata, atravs de uma comisso interna de duas ou trs pessoas, escolhida pela equipe, verifica como est a implantao do Programa 5S no seu prprio ambiente de trabalho. Para esta avaliao, so utilizadas FICHAS DE AVALIAO DO 5S, fornecidas pelo Escritrio da Qualidade, verificando-se, item por item, a situao encontrada no dia da autoavaliao. Cada item, uma mesa, um armrio, etc., avaliado atravs de uma nota, que pode variar de 1 at 5, e que registrada numa Ficha de Avaliao (Ver Anexo I). No final, uma mdia de todas as notas dadas, calculada numa Planilha de Clculo (Ver Anexo II), chamada de Nota da Avaliao do 5S, resulta numa cor, conforme mostrado abaixo, indicando o nvel de implantao do 5S que foi alcanado. Assim, aps a autoavaliao, os ambientes de trabalho se enquadram dentro de uma das seguintes classificaes, conforme a Nota da Avaliao: Notas de 1 a 1,99 Notas de 2 a 2,99 Notas de 3 a 3,99 Notas de 4 a 5,00 Indesejvel Regular Bom Excelente - VERMELHO - AMARELO - AZUL - VERDE

A autoavaliao feita no mnimo uma vez por ms, num dos dias da ltima semana. No entanto, nada impede que as equipes faam avaliaes e controles mais frequentes, segundo critrios prprios, para manter o seu ambiente de trabalho sempre em ordem e limpo. Durante a autoavaliao, a equipe elabora uma lista de pendncias, que reflete os problemas que esto impedindo que as notas da avaliao sejam mais altas. Aps a autoavaliao mensal, a equipe discute as pendncias e define aes para obter melhorias na implantao do Programa 5 S na rea. Para tanto, o instrumento utilizado o MAF - MTODO DE ANLISE DE FALHAS.

As fichas utilizadas na autoavaliao so guardadas para controle prprio da equipe. A equipe lana a Nota da Avaliao do 5S num grfico, denominado GRFICO DE PROGRESSO DO 5S(Ver Anexo III). O grfico, fornecido pelo Escritrio da Qualidade, afixado em local de fcil visualizao, de preferncia na entrada do ambiente de trabalho. As Notas das Avaliaes de todas as equipes so encaminhadas para as chefias imediatas, at o ltimo dia til do ms. Elas so utilizadas para calcular mensalmente o item de controle denominado NDICE DE ANDAMENTO DO 5S, de responsabilidade das chefias e do Chefe do Depto/Agncia. 4.Avaliao do chefe do Depto/Agncia. Quando o ambiente de trabalho de uma equipe alcana o nvel AZUL pela autoavaliao, e nele permanece por mais de dois meses, a equipe est credenciada a solicitar e receber uma visita de avaliao do Chefe do Depto/Agncia. Nesta visita, a equipe mostra para a chefia, item por item, a situao do 5 S, o que anotado nos formulrios da FICHA DE AVALIAO DO 5S, da mesma forma como feito na autoavaliao. Nesta ocasio, a equipe tem a oportunidade de relatar como se organizou para alcanar o nvel AZUL, destacando fatos importantes que possam ser dignos de registro. Em seguida, o Chefe do Depto/Agncia discute com a equipe os resultados da sua avaliao, confirmando ou no a autoavaliao feita pela equipe. Uma vez confirmado o nvel AZUL, o chefe emite imediatamente o CERTIFICADO DE QUALIDADE - NVEL AZUL(Ver Anexo IV), entregando-o equipe, que passa a exib-lo juntamente com o GRFICO DE PROGRESSO DO 5S, em local bem visvel. Ao final da sua visita de avaliao, o chefe do Depto/Agncia discute com a equipe possveis aes para obter melhorias na implantao do Programa 5S na rea. Novamente, o instrumento utilizado o MAF - MTODO DE ANLISE DE FALHAS. Como o 5S se refere atuao das pessoas no seu ambiente de trabalho, diferentes locais, ainda que pertencentes a um mesmo rgo, podem receber CERTIFICADOS DE QUALIDADE individuais, a critrio do Chefe do Depto/Agncia. Um Certificado de Qualidade-Nvel Azul conferido para o rgo como um todo, quando a mdia das Notas das Avaliaes de todas as suas reas correspoder ao nvel azul. O Chefe do Depto/Agncia pode designar uma pessoa de sua confiana para, em seu nome, proceder as visitas de avaliao.

O Chefe do Depto/Agncia, a seu critrio, pode criar comisses volantes, compostas de duas ou trs pessoas, para realizar avaliaes do 5S, em qualquer local de trabalho de sua rea de atuao. Estas comisses so utilizadas para quaisquer das seguintes finalidades: Treinamento das equipes locais para avaliao do 5S; Auxlio s equipes locais na avaliao do 5S; Acompanhamento do andamento do programa dentro de sua rea de atuao. 5.Avaliao do Escritrio da Qualidade. Se, depois de ter alcanado e permanecido no mnimo por dois meses consecutivos no nvel AZUL, em novas autoavaliaes, uma equipe atinge o nvel VERDE, e nele permanece por dois meses consecutivos, tem o direito de solicitar e receber a visita de uma comisso externa, especialmente credenciada, para que seja feita a avaliao do Escritrio da Qualidade. A comisso, constituda de pessoas externas rea visitada, credenciada pelo Escritrio da Qualidade e integrada por um de seus tcnicos ou por especialista especialmente designado. Para a sua avaliao, a comisso utiliza as mesmas FICHAS DE AVALIAO DO 5S fornecidas pelo Escritrio da Qualidade, verificando, item por item, a situao encontrada no dia da visita. Em seguida, a comisso discute com a equipe os resultados da visita. Sendo confirmado pela comisso o NVEL VERDE, esta imediatamente emite, em nome do Escritrio da Qualidade, o CERTIFICADO DE QUALIDADE - NVEL VERDE, e o entrega equipe. O CERTIFICADO DE QUALIDADE - NVEL VERDE substitui o de NVEL AZUL, anteriormente conferido. As avaliaes do Escritrio da Qualidade so consideradas oficiais pelo Programa 5S para fins de comparao de progresso entre as diversas reas da Empresa, e os Certificados de Qualidade tm validade por quatro meses, ao final dos quais devem ser revalidados.

6.Concluses. O Programa de Acoompanhamento e Avaliao do 5S da CELESC tem apresentado resultados muito bons em vrios aspectos: a autoavaliao realizada pelas prprias equipes que ocupam os ambientes de trabalho abre oportunidade para que todos participem e se autoavaliem; curiosamente, equipes que inicialmente fizeram autoavaliaes superestimadas, recuam ante os resultados alcanados por reas vizinhas, reduzem suas notas, e tratam de melhorar o seu ambiente; as discusses em torno dos critrios adotados pelos avaliadores - critrios que sempre tm uma dose de subjetividade, tm se constitudo num meio salutar para se refletir sobre o que est errado e sobre proposies para melhorias; o sistema de grficos expondo o nvel alcanado ao longo do tempo induz as pessoas a procurarem melhorias; e as cerimnias

simples de outorga dos Certificados de Qualidade tm se tornado eventos procurados por muitas reas da Empresa. 7.Bibliografia. da Silva, Joo Martins, O Ambiente da Qualidade na Prtica, Ed.Littera Maciel, 1996. Falconi Campos, Vicente, TQC-Controle da Qualidade Total, Cap.9, Ed. Bloch, 1992. Palominos, Roberto, A Qualidade no acontece por acaso, Paper.

PROGRAMA CELESC DE QUALIDADE TOTAL

TQC

FICHA DE AVALIAO
SENSOS DE UTILIZAO, ORDENAO E LIMPEZA ESCRITRIO DA QUALIDADE SUPERVISO: LOCAL:

OT - 06
ANEXO FL 03/09 DATA:

DIVISO: DEPTO/AGNCIA:

TENS AVALIADOS: MESAS, ARMRIOS E PRATELEIRAS

PERGUNTAS PARA AVALIAO
OBJETOS E MATERIAIS DE TRABALHO ESTO ARRUMADOS E EM ORDEM? EXISTEM OBJETOS E MATERIAIS QUE NO INTERESSAM AO SERVIO? H CRITRIO VISVEL PARA SE GUARDAR OBJETOS E MATERIAIS DE ACORDO COM A FREQUNCIA DE USO? NOTA-SE VONTADE DO USURIO DE MELHORAR E POR ORDEM NAS COISAS? O VISUAL E LAY-OUT ESTO SATISFATRIOS? EXISTE HBITO DE LIMPEZA DO USURIO AO FINAL DO TRABALHO? DURANTE O USO H POEIRA OU SUJEIRA? AS CONDIES DE ILUMINAO, DE TEMPERATURA, E DO AR, SATISFAZEM?

NOTAS DA AVALIAO
03 04 05 06 07 08

Identificao do tem >> 01 02

TOTAIS MDIA = TOTAL 8 SOMA DAS MDIAS MDIA GERAL = NMERO DE MDIAS AVALIADORES: = MDIA GERAL =

Anexo I. Exemplo de Ficha de Avaliao.

PROGRAMA CELESC DE

QUALIDADE TOTAL

TQC

FICHA DE AVALIAO
NOTA DA AVALIAO DO 5S ESCRITRIO DA QUALIDADE

OT - 06
ANEXO FL 09/09 DATA:

PLANILHA DE CLCULO DA NOTA DE AVALIAO

ITENS AVALIADOS
MESAS, ARMRIOS E PRATELEIRAS PISOS, TETOS, CORREDORES, PAREDES, PORTAS, JANELAS E MURAIS BANHEIROS VECULOS COZINHAS DEPSITOS, PTIOS, GARAGENS, LABORATRIOS, MANUTENO E OFICINAS MDIAS GERAIS TRAZIDAS DAS FICHAS DE AVALIAO

SOMA =
SOMA

NOTA DA AVALIAO:
NMERO DE TENS LOCAL AVALIADO: RGO: AG / DP

EQUIPE DE AVALIAO:

Anexo II. Planilha de Clculo da Nota da Avaliao.

Anexo III.Grfico de Progresso do 5S.

Anexo IV.Certificados de Qualidade. Nveis Azul e Verde