Zarzdzanie projektami w praktyce

Cz. 4. CEL i jego pomiar w rmie komercyjnej

Marek Kowalczyk marek.kowalczyk@mandarine.pl www.mandarine.pl

Wersja nieostateczna z dn. 12 kwietnia 2012

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.

Po co komplikowa spraw mwic o zarabianiu pienidzy teraz i w przyszoci. Czy CELEM rmy komercyjnej nie jest po prostu zysk?
Pozostajc w klimacie Dr Housea, zysk do zarabiania pienidzy ma si tak samo, jak temperatura ciaa do zdrowia. Lekarze okrelaj stan zdrowia pacjenta sprawdzajc kilka parametrw, m.in. ttno, cinienie krwi, nasycenie krwi tlenem i temperatur ciaa. aden z tych parametrw nie deniuje pojedynczo zdrowia zycznego: martwy pacjent woony do piekarnika nastawionego na 36,6 nie staje si zdrowy.

Jakimi parametrami mierzy si, czy organizacja komercyjna zarabia pienidze?

Aby powiedzie, e rma zarabia pienidze, trzeba sprawdzi nastpujce parametry: 1. 2. 3. Zysk netto (net prot, NP) Zwrot z zainwestowanego kapitau (return on investment, ROI) Przepyw gotwki (cashow, CF)

Oceniajc dan organizacj lub te podejmowan w niej decyzj (np. o uruchomieniu projektu), wszystkie te trzy parametry musz by rozpatrywane cznie, w przeciwnym razie ryzykujemy projekt typu trzy zdrowaki.

Trudno mi jest okreli wpyw mojego projektu na NP, ROI i CF. Co mam zrobi?
Goldratt zauway, e tradycyjne parametry nansowe oceny rmy: NP, ROI i CF, jakkolwiek zasadne i powszechnie stosowane, charakteryzuj si pewn niedogodnoci. Ot s to miary globalne a decyzje podejmowane w rmie s najczciej lokalne. Oznacza to, e w wikszoci przypadkw nie mona sensownie oceni wpywu mojej decyzji (np. o uruchomieniu projektu) na ca rm innymi sowy, trudno jest oceni racjonalno projektw i innych podejmowanych dziaa. A to ju powany problem menederski, ktry w prostej linii prowadzi do powanych patologii, desynchronizacji wysikw w rmie i do projektozy ostrej.

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.)

Aby rozwiza problem nieprzekadalnoci NP, ROI i CF na lokalne decyzje, Goldratt zdeniowa trzy miary oceny efektywnoci nansowej rmy, ktre s cakowicie rwnowane NP, ROI i CF jednak te nowe miary s zarwno globalne, jak i lokalne. Te nowe miary to: 1. 2. 3. Przerb (throughput, T) Inwestycje (investment, I) Nakady operacyjne (operating expenses, OE)

Na czym dokadnie polega lokalno i globalno miar?

Oto lekko zmodykowane zadanie z tradycyjnej rachunkowoci kosztowej: Marek Kowalczyk way 100 kg. IQ Marka Kowalczyka wynosi 100. Noga Marka Kowalczyka way 20 kg. Jakie jest IQ nogi? Wybierz waciw odpowied: 1. 2. 3. 20 0 adne z powyszych

Odpowied prawidowa to oczywicie nr 3, adne z powyszych, bo noga Kowalczyka nie ma IQ! IQ to pojcie wycznie globalne przysugujce Kowalczykowi jako caoci, ale nie adnej z jego czci. Natomiast masa jest pojciem zarwno globalnym (mog zway caego Kowalczyka), jak i lokalnym zarazem (mog zway kad z jego czci). Podobnie zysk mona sensownie policzy tylko dla rmy jako caoci, nigdy dla adnej z jej czci! Jeli kiedykolwiek liczye zysk produktu lub zysk jakiego centrum zysku, liczye IQ nogi zapewniam Ci! Dostae jaki wynik liczbowy, lecz by on rwnie absurdalny, jak we wspomnianym przykadzie nawet jeli by policzony do czterech miejsc po przecinku. Z kolei na przykad przerb zdeniowany przez Goldratta jest jak masa ciaa: mona okreli zarwno przerb generowany przez produkt, jak i przez oddzia, jak i przez ca rm. Posugujc si wic miarami globalno-lokalnymi mog z atwoci okreli, czy mj projekt ma pozytywny wpyw na CEL rmy. Nie musz prowadzi rozwaa w stylu: Czy jeli schudn o 20 kg do zgupiej do poziomu imbecyla?.
(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.) 3

Dziedzina wiedzy zajmujca si tymi zagadnieniami nazywa si rachunkowoci przerobow.

Jak deniuje si przerb?

Najbardziej oglna denicja przerobu brzmi: Przerb to ilo jednostek CELU wygenerowanych przez system w danym czasie. Jeli CELEM szpitala Princeton Plainsboro jest wylecza ludzi, teraz i w przyszoci, to jego przerobem bdzie ilo ludzi wyleczonych np. w cigu miesica.

Czyli przerb to pierwsza pochodna CELU po czasie?

Dokadnie tak! Przerb to nic innego, jak prdko, z jak system dy do CELU. Jeli moim CELEM jest droga (i, cigle i w stron soca), to przerobem bdzie ilo kilometrw, jakie pokonaem np. w cigu dnia w zadanym kierunku (w stron soca), czyli prdko zbliania si do CELU (soca), mierzona np. w km/ dzie.

Ale przecie nigdy nie dojd do soca! Po co stawia sobie niemoliwe do osignicia CELE? Czy CEL nie powinien by S.M.A.R.T.?
Cel tak, ale CEL niekoniecznie. Wyleczanie ludzi, t.i.w.p., podobnie jak Zarabianie pienidzy, t.i.w.p. mona okreli jako CELE kierunkowe lub otwarte zawsze mona chcie wicej, praktycznie nigdy nie mona ich wyczerpa. Moe si zdarzy oczywicie, e CEL organizacji bdzie mia charakter zamknity. Po jego osigniciu powinna si ona rozwiza lub znale inny sensowny CEL, najczciej w ramach jakiego METACELU. Na przykad CELEM fundacji Billa Gatesa jest wyeliminowanie malarii. Jest to jeden z rzadkich przykadw CELU zamknitego. METACELEM mogoby by Przedua ycie ludzi, teraz i w przyszoci a to ju ewidentnie CEL otwarty.
(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.) 4

Z kolei cele takie jak Osign udzia w rynku produktw X na terenie Polski, mierzony badaniami Pentora na poziomie 38%, do 31 grudnia biecego roku to cele szczegowe swego rodzaju kamienie milowe na drodze do CELU. One powinny by jak najbardziej S.M.A.R.T. Jeszcze bdziemy mwi o celach szczegowych, ale zapamitajmy jedno: osignicie kadego celu szczegowego powinno w jednoznaczny sposb przyblia nas do CELU organizacji.

Jak zdeniowa przerb, jeli CELEM organizacji jest zarabia pienidze t.i.w.p.?
W takim przypadku denicja Goldratta (lekko przeze mnie zmodykowana) brzmi: Przerb to tempo zarabiania pienidzy przez rm dla rmy, poprzez sprzeda. Zwr uwag, e jednostk przerobu jest np. PLN/mc, a nie sam PLN, poniewa mwimy tu o prdkoci zarabiania pienidzy.

Co to znaczy zarabianie pienidzy przez rm dla rmy?

W oryginalnym sformuowaniu Goldratt mwi tylko o zarabianiu pienidzy i z logicznego punktu widzenia to wystarcza. Postanowiem doda dla rmy ze wzgldw dydatyczno-mnemotechnicznych. Chodzi tu o nastpujc spraw. Przypumy, e rma Wgiel sprzedaa w cigu ubiegego miesica 500 workw wgla po 20 PLN kady. Ile zarobia ta rma w zeszym miesicu? 1. 2. 10.000 PLN Trudno powiedzie

Odpowied waciwa: trudno powiedzie. Dlaczego? Poniewa 10.000 zotych (500 workw 20 PLN/worek) to przychd (revenue, R), z ktrego trzeba jeszcze opaci m.in. dostawcw wgla, workw i sznurka do wizania workw. Czyli w tej kwocie zawieraj si pienidze: wygenerowane przez rm dla jej dostawcw oraz zarobione dla samej rmy.

Pki nie bdziemy wiedzieli, ile pacimy za wgiel, worki i sznurek pty nie bdziemy wiedzieli, ile zarobilimy dla naszej rmy.
(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.) 5

Ile wic wynis miesiczny przerb?

Obliczajc przerb rmy za dany okres musimy odj od jej przychodu w danym okresie (R) koszty cakowicie zmienne (totally variable costs, TVC) poniesione w tym okresie. T=RTVC

Koszty zmienne?
Nie. TVC to nie s koszty zmienne, lecz koszty cakowicie zmienne. Ta niewielka rnica sowna ma wielkie znaczenie praktyczne podobnie jak rnica pomidzy fotelem bujanym a fotelem elektrycznym. Koszty cakowicie zmienne to takie koszty, ktrych powstanie jest spowodowane (relacja przyczyna-skutek) wyprodukowaniem i sprzeda jednej jednostki naszego towaru lub usugi. W naszym przykadzie wyprodukowanie (zapakowanie) i sprzeda jednego worka wgla generuje nastpujce koszty: Skadnik TVC Wgiel Worek Sznurek
Razem

Cena jedn. 0,1 PLN/kg 4,5 PLN/szt 0,5 PLN/m

Ilo na worek 50 kg 1 szt 1m

Koszt na worek 5 PLN 4,5 PLN 0,5 PLN

10 PLN

Wyprodukowanie i sprzeda jednego worka wgla kosztuje nas 10 PLN, wic miesiczny przerb naszej rmy moemy obliczy nastpujco: T = RTVC T = (500 workw 20 PLN/worek)(0,1 PLN/kg 50 kg + 4,5 PLN/szt 1 szt + 0,5 PLN/m 1 m) T = 10.000 PLN5.000 PLN = 5.000 PLN
(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.) 6

Miesiczny przerb naszej rmy wynis wic 5.000 PLN, a wspczynnik T/R to 50% (z kadej zotwki sprzeday 50 groszy jest wygenerowane dla rmy, a 50 groszy dla jej dostawcw).

A co z kosztami robocizny?
Przerb to jeszcze nie zysk uwzgldnilimy bowiem do tej pory tylko cz kosztw ponoszonych przez rm w trakcie jej normalnego dziaania tylko takie koszty, ktre zmieniaj si w proporcji 1:1 z wielkoci przychodw. Oczywicie nie wszystkie koszty w rmie charakteryzuj si t sam relacj do przychodw. Na przykad koszty robocizny najczciej nie zmieniaj si w proporcji 1:1 z wielkoci sprzeday. I tak te jest w przypadku rmy Wgiel: zatrudnia ona jednego pracownika, pana Kazia, ktrego koszty pracy wynosz 1.500 PLN/mc (poniewa rma ta dziaa w szarej stree, w tym przypadku brutto jest rwne netto). W zamian za to wynagrodzenie pan Kazio ma przychodzi rano do pracy i, jeli s klienci, szuowa wgiel, zawizywa worki i inkasowa zapat. Jeli klientw nie ma, to siedzi i czyta gazet. Jednego dnia klientw jest wicej, innego mniej. Podobnie w szerszej perspektywie czasowej: miesic miesicowi nierwny, ale pan Kazio dostaje swoje 1.500 PLN. Dla niektrych moe to by szokujce, ale w takim przypadku nie pacimy za prac, ale za gotowo do pracy. A czy i jak t gotowo wykorzystamy to ju nie pana Kazia sprawa.

Czyli wynagrodzenie pana Kazia to koszty stae?

Nie. W adnej rmie nie ma kosztw staych; wszystkie koszty s zmienne, tylko zmiany te zachodz w rnej perspektywie czasowej. Dlatego uywanie zwrotu koszty stae wywouje mylne wraenie i nie naley go unika. Podobnie nie naley posugiwa si skrtem mylowym by zacytowa jednego z klasykw polskiej sceny politycznej ty ruski szpiegu. Przecie moe tak si zdarzy, e interesy bd szy sabo i po kilku miesicach zaproponujemy panu Kaziowi obnienie wynagrodzenia do poziomu 1.000 PLN/mc. A moe te zdarzy si tak, e pracy bdzie wyjtkowo duo i pan Kazio bdzie
(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.) 7

musia zostawa po godzinach. Albo zapacimy mu za ten dodatkowy czas albo zatrudnimy pana Zdzika, bo jeden Kazio ju si nie wyrabia.

Czyli wynagrodzenie pana Kazia to koszty zmienne?

Nie. W rachunkowici przerobowej nie uywa si pojcia kosztw zmiennych, lecz koszty cakowicie zmienne. W przedstawionym tu przykadzie wynagrodzenie pana Kazie z pewnoci jest zmienne, Nigdy nie powiedziaem, e koszty robocizny s stae, wrcz przeciwnie. Powiedziaem, e wszystkie koszty si zmieniaj, ale na rne sposoby. Niektre koszty zale 1:1 od wielkoci sprzeday (TVC), a niektre zmieniaj si wedle innej relacji. W rmie Wgiel koszty robocizny nale to tej drugiej grupy, tj. zmieniaj si w zalenoci od wielkoci sprzeday, ale w sposb niejednoznaczny. W rachunkowoci przerobowej ten rodzaj kosztw nazywamy nakadami operacyjnymi (operating expenses, OE).

Dlaczego nie uwzgldniamy kosztu robocizny w koszcie worka z wglem?

Kosztu pracy pana Kazia nie naley alokowa na worki z tego samego powodu, dla ktrego nie naley liczy IQ nogi: nie ma bezporedniej zalenoci midzy jednym a drugim. Operacja dzielenia sztucznie wprowadza tak relacj tam, gdzie jej w rzeczywistoci nie ma, co prowadzi do wielu bdw przy podejmowaniu decyzji nansowych.

Czyli robocizna to zawsze OE?

Zawsze nie, ale w tym konkretnym przypadku rmy Wgiel tak. Pamitajmy, e w rachunkowoci przerobowej klasykujemy koszty nie rodzajowo, ale wedug relacji przyczynowo-skutowej wicej je z przychodami (dr Goldratt by zykiem). Mona przecie umwi si z p. Kaziem inaczej: np. e bdzie dostawa 3 PLN od kadego worka wgla, ktry zaszuuje i zawie. W takim przypadku nasza kalkulacja miesicznego przerobu rmy Wgiel wygldaaby nastpujco:

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.)

Skadnik TVC Wgiel Worek Sznurek Napenienie worka

Razem

Cena jedn. 0,1 PLN/kg 4,5 PLN/szt 0,5 PLN/m 3 PLN/szt

Ilo na worek 50 kg 1 szt 1m 1 szt

Koszt na worek 5 PLN 4,5 PLN 0,5 PLN 3 PLN

13 PLN

T = RTVC T = (500 workw 20 PLN/worek)(0,1 PLN/kg 50 kg + 4,5 PLN/szt 1 szt + 0,5 PLN/m 1 m + 3 PLN/szt 1 szt) T = 10.000 PLN6.500 PLN = 3.500 PLN Miesiczny przerb naszej rmy wynis wic 3.500 PLN, a wspczynnik T/R spad do 35% (z kadej zotwki sprzeday 35 groszy jest wygenerowane dla rmy, a 75 groszy dla jej dostawcw, do ktrych zalicza si obecnie p. Kazio). Mona te spotka si z sytuacj, w ktrej cz wielkoci wynagrodzenia jest staa, a cz jest uzaleniona od wielkoci sprzeday, np. pan Kazio ma 1000 PLN/mc podstawy i 1 PLN od worka.

Ile wynosi wic miesiczny zysk rmy Wgiel?

Zysk netto to rnica midzy wszystkimi przychodami, a wszystkimi kosztami (i podatkami, ktre dla uatwienia sobie rozwaa pominiemy). W kadej rmie mamy wic dwie grupy kosztw: te, ktre zmieniaj si 1:1 z wielkoci sprzeday (TVC); caa reszta, czyli wszystkie te, ktre zmieniaj si inaczej (OE).

A wic: NP = RTVCOE A poniewa: T = RTVC

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.) 9

std: NP = TOE Miesiczny przerb rmy Wgiel ju znamy: wedug pierwotnie ustalonego sposobu rozlicze z panem Kaziem wynosi on w naszym przypadku 5.000 PLN. Aby obliczy miesiczny zysk potrzebujemy zna jeszcze inne skadniki OE. Oprcz robocizny jest to jak to w szarej stree bywa ubezpieczenie od nieszczliwego wypadku waciciela pobierane co miesic przez wysportowanych dentelmenw w czarnym BMW w wysokoci 500 PLN. Skadnik OE Robocizna Ubezpieczenie
Razem

Miesicznie 1.500 PLN 500 PLN

2.000 PLN

Czyli miesiczny zysk wynosi: NP = 5.000 PLN2.000 PLN = 3.000 PLN Prosz zauway, e przy okazji wykazalimy powizanie jednej z nowch miar efektywnoci nansowej rmy (T) z miar klasyczn (NP).

A ile wynosi ROI rmy Wgiel?

Zacznijmy od denicji: zwrot z inwestycji to stosunek tego, ile w danym czasie z rmy wycigam to tego, ile w ni woyem (zainwestowaem), czyli: ROI = NP/I Nie moemy jeszcze policzy tej wielkoci, poniewa nie wiemy, ile pienidzy zostao zainwestowanych w rm Wgiel.

Ile zostao zainwestowane w rm Wgiel?

Dokonajmy spisu z natury majtku rmy Wgiel: 1. 2. Na hadzie znajduje si 9.800 kg wgla do zasypywania do workw. Mamy zapas 96 workw
10

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.)

3. 4. 5. 6.

Mamy zapas 96 m sznurka. Pan Kazio ma do swojej dyspozycji jedn szu. Jest szopa, w ktrej pan Kazio pracuje. S cztery zapakowane worki wgla, gotowe do odbioru przez klienta.

Poszczeglne pozycje naszego spisu z natury moemy pogrupowa nastpujco: Pozycje 1, 2 i 3 to materiay i surowce do produkcji. Pozycje 4 i 5 to sprzt. Pozycja 6 to wyroby gotowe.

Sprawdmy, ile zapacilimy za poszczeglne skadniki majtku rmy Wgiel. Wiemy, po ile kupujemy wgiel, worki i sznurek, wic na tej podstawie moemy okreli warto pozycji 1, 2, 3 i 6. Szua kosztowaa 100 PLN, a postawienie szopy (cznie materiay i robocizna) 1.400 PLN jednorazowo. Mamy ju wic wszystkie informacje i moemy przedstawi je w formie poniszej tabeli. Skadnik I Wgiel na hadzie Worki w magazynie Sznurek w magazynie Szua Szopa Gotowe worki z wglem
Razem 3000 PLN

Ilo 9.800 kg 96 szt

Koszt jedn. 0,1 PLN/kg 4,5 PLN/szt

Warto 980 PLN 432 PLN

96 m

0,5 PLN/m

48 PLN

1 szt 1 szt 4 szt

100 PLN/szt 1.400 PLN/szt 10 PLN/szt

100 PLN 1.400 PLN 40 PLN

czna wielko dokonanej w rm Wgiel inwestycji wynosi wic 3.000 PLN tyle pienidzy pochono skonstruowanie naszej maszynki do zarabiania pienidzy w jej obecnym ksztacie. Na koniec dwie uwagi:

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.)

11

Prosz nie myli pojcia I z tradycyjnie rozumianymi rodkami trwaymi, poniewa I jest pojciem duo szerszym: obejmuje wszystko to, co kupilimy i co mona sprzeda.

Dla osb biegych w tradycyjnej rachunkowoci: prosz zwrci uwag, e wyroby gotowe wycenilimy po koszcie TVC, bez alokacji robocizny itd. Dlaczego? Poniewa nie liczymy IQ nogi.

Ile wic wynosi ROI rmy Wgiel?

Miesiczne ROI wynosi: ROI = NP/I = 3.000 PLN/3.000 PLN = 100% Roczne ROI (zakadajc ten sam miesiczny poziom zysku i ten sami redni poziom inwestycji w rm): ROI = (12 3.000 PLN)/3.000 PLN = 1.200% Udao nam si przy okazji powiza drugi z klasycznych miernikw, ROI, z miarami rachunkowoci przerobowej: ROI = NP/I A poniewa: NP = TOE Wic: ROI = (TOE)/I

A co z przepywem gotwki?
Stan gotwki w rmie zmienia si najczciej z nastpujcych powodw: klienci pac nam za nasze towary i usugi my pacimy dostawcom za ich towary i usugi pacimy za zakup towaru na magazyn pacimy za zakupiony sprzt nabywca paci nam za sprzt, ktry mu sprzedalimy
12

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.)

Zakadajc dla uproszczenia transakcje gotwkowe z rczki do rczki, przepyw gotwki moemy zdeniowa nastpujco: CF = TOEI Czyli gotwka pojawia si z wygenerowanego zysku oraz ze spadku iloci pienidzy zaangaowanych w rm (std znak delta przy I). Oczywicie moemy te uwzgldni inne rda gotwki w rmie, takie jak kredyty lub podniesienie kapitau spki, ale dla naszych celw wystarczy podejcie uproszczone. Innymi sowy, powizalimy trzeci z klasycznych miernikw oceny nansowej rmy z miarami rachunkowoci przerobowej.

Czy mona podsumowa zwizki miar tradycyjnych z miarami rachunkowoci przerobowej?

Oczwicie: 1. 2. 3. NP = TOE ROI = (TOE)/I CF = TOEI

Czy mona podsumowa prostym jzykiem znaczenie miar rachunkowoci przerobowej?

Oczywicie: 1. 2. 3. Maszynka do zarabiania pienidzy o nazwie rma Wgiel co miesic generuje dla siebie (T) 3.000 PLN, z ktrych to pienidzy musi pokry Koszty swojego miesicznego utrzymania w ruchu (OE) w wysokoci 2.000 PLN. Skonstruowanie tej maszynki (I) pochono jednorazowo 3.000 PLN.

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.)

13