PROGRAMA DE RETENCIN EN LA FUENTE Auditor: Fecha:

PLAN DE DIAGNSTICO TRIBUTARIO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OBSERVACIONES SI NO

1. Se indico el mes y el ao al que corresponde la declaracin? 2. Los datos generales como: NIT, nombre o razn social, administracin de impuestos coinciden con la informacin del RUT? 3. Los valores reportados por los diferentes conceptos de retencin cruzan con la cuenta de retencin en la fuente, segn libros de contabilidad? En caso de existir diferencias se deber preparar una conciliacin para determinar que no existen valores no declarados o declarados en exceso de periodos anteriores. 4. Las retenciones presentadas por los diferentes conceptos corresponden con la base de retencin, segn aplicacin pagos a terceros? 5. La declaracin se present oportunamente? 6. Si la declaracin de retencin fue presentada extemporneamente se est liquidando la sancin correctamente? 7. Los intereses de mora calculados se determinaron correctamente? 8. La declaracin fue presentada por el medio correcto litogrfico, virtual? 9. Se pago la totalidad de las retenciones en la fuente? 10. El pago de las declaraciones es oportuno? 11. Los valores reportados en la declaracin aritmticamente suman o restan correctamente, segn el caso? 12. La declaracin fue firmada por el representante legal o revisor fiscal debidamente inscritos en la cmara de comercio?. Art 606 ET -Si hay otro funcionario autorizado, se inform por escrito ante las autoridades de

impuestos?

13. Determinar si la empresa es autorretenedora, en caso de no serlo evalu si le conviene efectuar la solicitud ante la DIAN 14. Hacer cruces entre los valores de retencin en la fuente declarados y los valores de la compras. 15. Verificar que el clculo de impuesto a las ventas y la base para el clculo de retencin en la fuente sea correcta. 16. Hacer un anlisis de las variaciones de los conceptos sujetos a retencin en la fuente de los ltimos meses. 17. Si hay retencin en la fuente por arrendamiento, verifique el comportamiento del ao. 18. Consultar que procedimiento utiliza la compaa para efectuar la retencin por salarios. 19. Verificar que el procedimiento sealado se est aplicando correctamente. 20. Los libros de contabilidad se encuentran registrados? Art. 654 21. Los libros de contabilidad se encuentran actualizados? Art. 654 22. La declaracin fue presentada? 23. Verifique conforme al RUT si es: -Agente retenedor en Renta -Agente retenedor en IVA -Agente retenedor en Timbre 24. Verifique si es autorretenedor 25. Las retenciones en la fuente se practican en el momento de causacin del costo o del gasto? 26. En la contabilidad se tienen subcuentas y auxiliares para cada unos de los conceptos y tarifas de retencin en la fuente? 27. Las retenciones estn debidamente contabilizadas?

FIRMEZA DE LA DECLARACIN DE RETENCIN EN LA FUENTE

Antes de definir la firmeza verifique los siguientes hechos: - Fecha de presentacin de de la declaracin de renta - Tiene la declaracin beneficio de auditora? SI - Se solicit la devolucin o compensacin en renta? SI

NO NO

Defina en tiempo en cuanto queda la Declaracin De Retencin En La Fuente en firme de acuerdo a los siguientes hechos:

PARA ESTABLECER EL TIEMPO QUE TIENE LA DIAN PARA REVISAR SU DECLARACIN DE RETENCIN, TENGA EN CUENTA LOS SIGUIENTE: 1. Si la declaracin de renta se present oportunamente, no tiene beneficio de auditora y no se ha radicado solicitud de devolucin en renta, cuente dos aos a partir del vencimiento del plazo para declarar renta (fecha de firmeza) y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha. 2. Si la declaracin de renta se present oportunamente, pero registra prdida fiscal y no se ha radicado solicitud de devolucin en renta, cuente cinco aos a partir del vencimiento del plazo para declarar renta (fecha de firmeza) y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha. 3. Si la declaracin de renta se present extemporneamente y no se ha radicado solicitud de devolucin en renta, cuente dos aos a partir de su presentacin (fecha de firmeza) y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha. 4. Si la declaracin de renta se present con beneficio de auditora, cuente dos desde el vencimiento del plazo para declarar en retencin o desde la fecha de presentacin en caso que se haya presentado extempornea y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha. 5. Si el agente de retencin no est obligado a presentar declaracin de renta, cuente dos desde el vencimiento del plazo para declarar retencin o desde la fecha de presentacin en caso que se haya presentado extempornea y luego cuente los meses que faltan para llegar a esa fecha.

TIEMPO EN MESES

6. Recuerde que cualquier modificacin a la firmeza, a la declaracin de

renta afectar la firmeza de las declaraciones de retencin presentadas oportunamente.

HOJA DE TRABAJO GENERAL Para desarrollar la auditora es necesario desarrollar una hoja de trabajo que permita: Acumular el total de retenciones practicadas durante el ao. Establecer diferencias entre las retenciones contabilizadas y las declaradas. Determinar las participacin de cada concepto de retencin en el total de retenciones con el fin de enfocar la auditora.
CONCEPTO CDIGO CONTABLE ENERO FEBRERO Declarado Contabilizado Diferencia Declarado Contabilizado SIGUIENTES Diferencia Declarado Contabilizado Diferencia

Retenciones practicadas a ttulo de renta y complementarlos Salarios y dems 236505 pagos laborales Dividendos y 236510 participaciones Honorarios 236515
Total de retenciones en renta y complementarios

Retenciones practicadas a ttulo de ventas (IVA) A responsables del 2367xx rgimen comn Por compras y/o 2367xx servicios a responsables del rgimen simplificado Practicadas por 2367xx servicios a no residentes o no domiciliados
Total de retenciones de IVA

Retenciones practicadas a ttulo de timbre nacional A la tarifa general 236565xx A otras tarifas 236565xx
Total de retenciones timbre nacional Total de retenciones

PROCESOS DE VERIFICACIN EN LAS RETENCIONES EN LA FUENTE

1. Son razonables los pagos con las retenciones declaradas y pagadas? 2. Las bases de retencin en la fuente cruzan con los valores contabilizados en gastos o
compras? (En conceptos como honorarios donde la base es el 100%, no se deben presentar diferencias). 3. Tomar valores de cuantas representativas, listar el auxiliar y verificar:

El soporte (factura, comprobante de egreso) debe coincidir con el nmero de

documento, el nombre del beneficiario del pago, la fecha, el concepto y valor.

La relacin entre el concepto del costo o gasto con el porcentaje de retencin

(honorarios retencin del 10 % o del 11%).

En el caso de los autorretenedores, confrontar la autorretencin con las ventas.

En el caso del IVA terico, constatar que el bien o servicio sea gravado.

Confrontar la informacin reportada en medios magnticos con la hoja de trabajo

sobre certificados de retencin en la fuente as:
NIT NOMBRE O RAZN SOCIAL CONCEPTO BASE TARIFA RETENCIN

DECLARACIONES DE RETENCIN EN LA FUENTE 1. Declaraciones que se tienen por no presentadas:

Deben ser presentadas con pago. Se deben considerar las excepciones del Art. 15 Ley
1430/10. Cuando se presenta antes del vencimiento del trmino para declarar y este se realice oportunamente. Si se presentan sin pago no producen efecto legal alguno. No requiere acto administrativo declarativo. Si el agente retenedor tiene un saldo a favor igual o superior a 82.000UVT susceptible de ser compensado, y este saldo se gener antes de la presentacin de la declaracin de la retencin, y adems cumpli que el valor es igual o superior al reportado en la declaracin Art. 579 declaracin que se presenta en medios litogrficos, debiendo ser electrnica (requiere Auto declarativo). Si una declaracin se presenta oportunamente en forma litogrfica y haba obligacin de hacerlo en forma virtual, se puede subsanar voluntariamente el medio de presentacin en forma electrnica, sin liquidar sancin de extemporaneidad siempre y cuando no se haya expedido auto declarativo. En el caso de ser extempornea se subsana el error incluyendo la sancin de extemporaneidad. Las inconsistencias en las declaraciones presentadas deben ser notificadas por el funcionario para que se subsane el error antes del acto declarativo.

DEVOLUCIN DE LOS VALORES RETENIDOS EN EXCESO Art. 6 D.R. 1189/88 y Art. 11 D.R. 380/96 Los valores retenidos en exceso en periodos anteriores se pueden compensar en las declaraciones de retencin en la fuente, si la compensacin no alcanza en un mes podr trasladarla hasta agotar los valores, en este caso se declarar en cero y ser obligatorio presentar la declaracin. Se debe elaborar una matriz de trabajo que permita visualizar los valores retenidos por cada concepto en el mes y los valores compensados. Cuando hay excesos de retencin en IVA solo pueden compensarse con las retenciones mensuales por este mismo impuesto en los DOS periodos inmediatamente siguientes. NO OBLIGADOS A PRESENTAR DECLARACIN DE RTENCIN EN LA FUENTE Art. 20 Ley 1430/10 La presentacin de la declaracin de que trata este artculo no ser obligatoria en los periodos en los cuales se hayan realizado operaciones sujetas a retencin en la fuente. COMPENSACIONES DE SALDOS A FAVOR CON LOS SALDOS A PAGAR DE LAS DECLARACIONES DE RETENCIN EN LA FUENTE Los saldos a favor generados por autorretenciones en renta y por el IVA asumido en las comparas de bienes y de servicios al rgimen simplificado y a extranjeros no residentes ni domiciliados en Colombia, debern cancelarse con la presentacin de la declaracin de retencin en la fuente o con saldos a favor generados en declaraciones anteriores al mes en que se origina la declaracin de retencin. Ejemplo: Los saldos a favor en IVA del bimestre N 1, que provengan de estos conceptos, no se pueden compensar con las retenciones en la fuente de enero, si no han sido pagados previamente. OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENEDORES OPORTUNIDAD En el momento de pago o abones en cuenta. Mensualmente dentro de los plazos sealados. Dentro de los plazos sealados. Hasta el plazo fijado por el gobierno.

1. Practicar la retencin en la fuente. 2. Presentar la declaracin de la retencin en la fuente. 3. Consignar los valores retenidos. 4. Elaborar y expedir los valores a los beneficiarios. 5. Devolver retenciones practicadas en exceso o indebidas. Art. 6 D.R 1189/88 y Art. 11 D.R 380/96 Normas: Arts. 375 al 382 ET

SANCIONES Y RESPONSABILIDAD SOLIDARIA Responsabilidad solidaria entre: El agente retenedor y el contribuyente. El agente retenedor y los funcionarios encargados dentro de la empresa. Arts. 370 al 372 ET. Sancin de carcter penal: Sancin por no cancelar los valores retenidos. Art. 402. Ley 599/00. Delito de falsedad. Art. 666 ET Sancin para notarios y funcionarios pblicos: Las aplicables a todas las declaraciones tributarias.

CUANTAS MNIMAS SOBRE LAS CUALES NO SE PUEDE RETENER La retencin en la fuente se realiza sobre operaciones individuales superiores de $ 101.000 (4 UVT) sobre servicios y de $ 679.000 (27 UVT) sobre compras Se prohbe realizar retenciones sobre cuantas inferiores a las anteriormente descritas, an en el evento en que un mismo comprador realice varias compras a un mismo vendedor en una misma fecha. Art. 1 DR 782/96 y Art. 1 DR 2224/04.

REQUISITOS PARA LA ACEPTACIN DE COSTOS Y GASTOS EN LA DECLARACIN DE RENTA ART. 177-2 ET En las declaraciones de renta no son aceptados los siguientes pagos por operaciones gravadas con el IVA, si no se cumple con los requisitos relacionados a continuacin: OPERACIONES ECONMICAS 1. Pagos por contratos individuales > 3.300 UVT, $ 82.936.000 ao 2011 2. Pagos por contratos inferiores a la cifra del numeral anterior al cumplimiento del tope de 3.300 UVT, $ 82.936.000 3. Pagos realizados a personas no inscritas al rgimen comn. Se exceptan las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al rgimen simplificado, cuando el comprador expide el documento equivalente a la factura del literal F) del Art. 437 ET REQUISITOS A CUMPLIR Constancia de la inscripcin en el rgimen comn del beneficiario del pago. Constancia de la inscripcin en rgimen comn del beneficiario del pago. Constancia de la inscripcin del vendedor p prestador del servicio en el rgimen simplificado.