LICEO DE ACAJUTLA GRADO DIGITAL PARA PROFESORES.

EXCEL 2010

1. EXPLORANDO EL AMBIENTE DE EXCEL Qu es y para qu sirve Excel 2010? Excel 2010 es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimtico de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos. Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima. Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes que corregir un dato. Esta caracterstica de recalculo automtico te permite tambin hacer simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso. As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.

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Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

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1.2 CINTA DE OPCIONES

La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de la ficha Herramientas de grficos, que nos ofrecer botones especializados para realizar modificaciones en los grficos. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma de flecha, que encontrars en la zona derecha superior 1.3 FICHAS CONTEXTUALES.
Ya conoces la cinta de opciones y las fichas que aparecen de manera predeterminada en Excel: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Es probable que tengas alguna ficha adicional a las mencionadas y que probablemente se han insertado como consecuencia de instalar algn software complementario a Excel.

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Sin embargo, existen otras fichas de Excel que estn ocultas y que solo se mostrarn cuando se insertan ciertos objetos en Excel. Por ejemplo, los comandos para editar un grfico no son importantes sino hasta que aparece un grfico en una hoja de Excel. Al momento de seleccionar el grfico se agrega la ficha Herramientas de grficos que a su vez se divide en tres:

Otro ejemplo de fichas contextuales son las que aparecen al insertar una forma geomtrica, como un rectngulo o una elipse. Excel muestra la Ficha contextual Herramientas de Dibujo, la cual te permite trabajar con este tipo de objetos:

Las fichas contextuales nos muestran los comandos relacionados a la operacin que vamos a realizar sin necesidad de tenerlos siempre presentes dentro de la cinta de opciones. La prxima vez que insertes algn objeto en la hoja de trabajo no olvides mirar la cinta de opciones, tal vez Excel haya insertado algunos comandos adicionales para tu ayuda.

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2. CONCEPTOS BSICOS DE HOJAS DE CALCULOS. 2.1 Elementos bsicos de Excel 2010. Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers cmo pone Libro1 - Microsoft Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro. 2.2 CREAR Y GUARDAR UN LIBRO Crear un libro. Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una plantilla existente que ya contenga algunos datos, diseo y formato que desee usar. Haga clic en Nuevo.

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Esto abrir la vista Backstage de Microsoft Office, que oculta temporalmente la hoja de clculo. Haga clic en Nuevo.

En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.

Sugerencias 1. Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco. 2. Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a partir de un libro existente, busque la ubicacin del libro que desee usar y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo. 3. Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de ejemplo o en Mis plantillas y seleccione la plantilla que desee usar.

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Guardar un libro de trabajo. Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Existen dos formas de guardar un libro de trabajo: 1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente. 2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribindolo. Para almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el men Archivo y elige la opcin Guardar como...

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello debers utilizar el explorador que se incluye en la ventana. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar. Para guardar los cambios realizados sobre un archivo: Selecciona la opcin Guardar del men Archivo O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl+G. Si tratamos de guardar un archivo que an no ha sido guardado nunca, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar. 2.3 COLUMNAS, FILAS Y CELDAS. La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

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Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas formas de definir un rango. 2.4 MANEJO DE HOJAS. - Insertar hojas a un libro de trabajo. Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255.

Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos: Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar.

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Elegir la opcin Insertar hoja. O bien pulsar la combinacin de teclas Shift + F11. Otra forma es pulsar el botn Insertar hoja de clculo de la zona inferior. En este caso se insertar a continuacin de las existentes, es decir, a la derecha del todo. - Eliminar hojas de un libro de trabajo. Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la hoja a eliminar. 2. Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio. 3. Elegir la opcin Eliminar hoja. 2.5 VISTA PRELIMINAR Es una manera de visualizar nuestra hoja antes de imprimirla, con ste tipo de ayuda podemos ver si nuestros mrgenes estn correctos, es decir que nuestra salga en un pgina. Hacemos clic en Archivo; luego en Imprimir. Posteriormente haremos clic en Vista Preliminar. Y listo! Ya tenemos activada la Vista Preliminar.

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RESUMEN. Hasta este captulo ya debemos de conocer: o o o o o o o o Ambiente de Excel Men cinta Ficha contextual Elementos bsicos de Excel Crear y guardar un libro Columnas, filas y celdas. Manejo de hojas. Vista preliminar

Por lo tanto ya estamos listos para: Ejercicio de reforzamiento. 1. Los mens y botones de versiones anteriores han sido reemplazados por? Men cinta Una barra de tareas. Un grupo de herramientas Mens contextuales. 2. Cundo aparecen las fichas contextuales? Slo al ser habilitadas Slo en versiones anteriores 3. Al hacer clic sobre un grfico aparece: Una banda de opciones Una ficha contextual

Slo al ser necesarias Cuando damos clic en un men

Una barra de tareas.

4. Qu funcin tienen las fichas contextuales? Aclarar dudas y dar una breve Cerrar el programa y guardar un explicacin de las funciones respaldo Facilitar la bsqueda y el uso de los comandos necesarios 5. Con cul combinacin de teclas se inserta una hoja nueva? Shift + F11 Ctrl+Enter Ctrl+N Shift+F12 6. Cundo se inicia Excel 2010, se abre un archivo que se denomina: Grfico Hoja de clculo Libro
NUNCA ES TARDE PARA APRENDER Y NUNCA SE ES JOVEN PARA EMPEZAR

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