M5 - BAZE DE DATE ACCESS 5.1 Utilizarea aplicaiei de baze de date Access 5.1.

1 Concepte ale bazelor de date O baz de date este un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundan minim i accesibile simultan mai multor utilizatori . Organizarea datelor n baze de date a aprut ca o necesitate determinat de volumul mare de date care trebuie accesat ct mai rapid i eficient. n organizarea datelor n baze de date se utilizeaz noiunile de entitate, atribut, valoare. Entitatea reprezint obiectul informaiei. Exemplu: entitatea studeni. Orice entitate are anumite caracteristici (proprieti) denumite atributele entitii. Ex:entitatea studeni are atributele: nume, nr.matricol, data naterii, etc.Valoarea este msura proprietii. Atributul nume poate avea valorile; Popa, Adam, etc. Datele dintr-o baz de date sunt organizate n colecii de date denumite tabele (la bazele de date relaionale) sau obiecte (la bazele de date orientate obiect). O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi ntre ele. Definirea unei tabele implic precizarea : -domeniul de valori -ansamlul de valori caracterizate printr-un nume implicat sau explicit. -atributul - o coloan a tabelei identificat printr-un nume i caracterizat printr-un tip i o lungime. Exemplu: o coloan dintr-un tabel excel. Exemplu: pentru tabela studeni (entitatea studeni) putem avea atributele : Nume, Sex, Vrst, Facultatea i nregistrrile (rndurile din tabel cu valori): Pop Ion , M , 21 , tiine economice-pentru primul rnd ; Albu Mirela, F , 20 , Psihologie - al 2-lea rnd (a doua nregistrare). ntre tabelele dintr-o baz de date pot exista legturi de tip : -1:1-unu la unu -cnd unei nregistrri dintr-o tabel i corespunde o singur nregistrare din a doua tabel -1:N-unu la N -cnd unei nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri din a doua tabel -N:N-muli la muli sau N la N, cnd mai multor nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri din alt tabel. Regsirea rapid a datelor dintr-o tabel cu un numr mare de nregistrri se realizeaz prin intermediul indecilor. Indecii ordoneaz accesul la datele din tabel. Un indecs este creat implicit cresctor (datele sunt accesate n ordinea cresctoare a valorilor dintr-un atribut sau cmp sau coloan a tabelei). Orice tabel trebuie s aib o cheie. Cheia este ansamblul minim de atribute care contribuie la regsirea (identificarea) unei nregistrri. Cheile pot fi : simple (formate dintr-un singur atribut sau compuse (formate din mai multe atribute). ntr-o tabel pot exista mai multe atribute, care prin combinare, pot identifica un articol (o nregistrare). Aceste combinaii se numesc chei candidate. Combinaia care se folosete n mod efectiv se numete cheie primar. Ea identific n mod unic o nregistrare. Cnd ntr-o tabel un atribut sau un ansamblu de atribute ia valori din acelai domeniu ca i cheia primar a tabelei, acest ansamblu se numete cheie extern . La stabilirea legturilor ntre tabelele unei baze de date trebuie specificate restriciile cu privire la adugarea, modificarea sau tergerea nregistrrolor din aceste tabele. De exemplu : dac avem tabela profesori i tabela materii, cu o legtur de tip 1: N (un profesor pred mai multe materii) nu vom penmite tergerea unei nregistrri din tabela profesori ntruct aceasta ar provoca existena unor materii fr profesori . 5.1.2 . Primii pai n lucru cu bazele de date 5.1.2.1 Deschiderea alicaiai de baze de date Access se face cu una din variantele : a) butonul Start All Programs Microsoft Office Microsoft Access b) cu dublu click pe shortcut-ul corespunztor existent pe desktop. c) Se caut cu aplicaia My Computer fiierul executabil Msacess.exe i se execut dublu click pe numele lui Inchiderea aplicaiei se face fie cu meniul File ...Exit, fie cu click pe butonul Close situat n colul dreapta sus al ferestrei aplicaiei, fie prin apsarea simultan a tastelor Alt +F4, fie cu click dreapta n TaskBar pe numele aplicaiei i alegei funcia Close 5.1.2.2 Deschiderea unei baze de date se face cu una din variantele : din aplicaia Microsoft Access se alege meniul File...Open sau se apas butonul Open din bara cu instrumente a aplicaiei Ms. Access, sau se apas simultan tastele CTRL+O. n toate cazurile se deschide fereastra Open n care selectai n zona Look In discul i folderul unde se afl baza de date i apoi selectai fiierul dorit (fie prin dublu click pe fiier, fie cu un click i apsai butonul Open al acestei ferestre). b) din fereastra Explorer executai dublu click pe numele fiierului dorit (fiier care are extensia .mdb) c) cu butonul Start ...My Recent Document selectai cu un click fiierul (dac e n aceast list) 5.1.2.3. Crearea unei baze de date noi, se face cu una din variantele: a) a) meniul File...New sau clic pe butonil New din bara cu instrumente sau apsai simultan tastele CTRL+N b) din fereastra Explorer, deschidei folderul n care vrei s creai noua baz de date i meniul File...New....Microsoft Access Application ... tastai apoi numele noii baze de date. Acelai lucru l obinei cu clic dreapta ... New ... Microsoft Access Application. 5.1.2.4. Salvarea bazei de date se face nc de la creare, ntruct crearea implic scrierea pe disc a unui fiier cu Alexandru BOBE Microsoft Access 97 Page 1 of 11

extensia .mdb. Obiectele dintr-o baz de date (tabelele, interogrile, rapoartele, formularele) se pot salva cu meniul File Save As 5.1.2.5. Utilizarea funciei HELP -ca i la cellalte aplicaii, cu meniul Help, funcia Microsoft Access Help (sau tasta F1) sau cu funcia Show the Office Assistant din acelai meniu Help. 5.1.2.6. nchiderea unei baze de date a) fr nchiderea aplicaiei . Meniul File ....Close sau se apas butonul Close din colul dreapta sus ai ferestrei bazei de date. b) cu nchiderea aplicaiei- meniul File....Exit, (sau Alt+F4). Se confirm eventual salvarea modificrilor efectuate n baza de date. 5.1.3. Ajustarea setrilor 5.1.3.1. Schimbarea modului de vizualizare a tabelelor, formularelor, rapoartelor se face cu meniul View i cu una din opiunile Small Icons (iconuri mici), Large icons (ideograme mari) List (list) Details (list cu informaii privind data de creare, de modificare, tipul). Sortarea datelor afiate se face cu meniul View...Arrange Icons...By Name (dup nume) sau By Type sau By Created sau By Modified. 5.1.3.2. Afiarea/ascunderea barelor cu instrumente se face cu View...Toolbars. Se alege din list bara cu instrumente dorit. Pentru a vizualiza lista complt cu bare cu instrumente se folosete meniul View... .Toolbars.... Customize. 5.2 Tabele 5.2.1.Operaii principale 5.2.1.1 .Crearea i salvarea unei tabele cu anumite cmpuri specifice se realizeaz efectund urmtoarele operaii: op. 1 - n caseta Object selactai cu un click Tables (sau din meniul View ... Database Object... Table) op. 2- executai dublu click pe Create table n Design View (cu aceast obiune v putei defini atributele (cmpurile) dorite i proprietile lor astfel: n zona Field name tastai numele primului atribut (cmp) n zona Data Type selectai tipul datelor care vor fi acceptate ca valori n acest cmp. n zona Field Properties selectai sau tastai alte proprieti ale cmpului, cum ar fi: Field Size (lungimea cmpului), Caption (denumirea extern, sau eticheta cmpului), etc. Repetai aceste operaii pentru toate cmpurile. op. 3 - nchidei fereastra cu butonul Close din colul dreapta sus. Vi se cere confirmarea (Yes) sau infirmarea (No) salvrii tabelei. Apsnd Yes apare fereastra Save As n care tastai numele tabelei (n zona Table Name) i apsai butonul Ok. 5.2.1.2. Adugarea, modificarea, tergerea i parcurgerea (vizualizarea) nregistrrilor unei tabele. Aceste operaii se pot efectua prin intermediul unor formulare special create sau direct n tabel. Lucrul direct n tabel -executai dublu click n tabela dorit (tabelele sunt afiate dac n zona Object ai apsat butonul Tables sau dac ai apelat meniul View Database Object Tables) -se deschide o fereastr ca un tabel care are pe primul rnd denumirea atributelor (cmpurilor), iar n restul rndurilor are nregistrri. a) adugarea unei noi nregistrri se face poziionnd cursorul la sfritul tabelei unde tastai date n cmpurile respective. Adugarea unui nou articol se mai pote face i cu meniul Insert New Record sau cu butonul New Record din bara cu instrumente Standard b) modificarea unei nregistrri implic nti afiarea ei (se poziioneaz cursorul pe linia cu nregistrarea de modificat) i apoi modificai coninutul prin editare (se terge vechiul coninut cu Backspace sau Delete i se tasteaz alte valori) c) tergerea unei nregistrri -se selecteaz nregistrarea (cu un click n caseta gri din stnga ei) i se apas tasta Delete. Se mai poate apsa click dreapta pe aceeai caset i se alege funcia Delete-Record sau se apeleaz meniul Edit Delete Record sau se apas butonul Delete record din bara cu instrumente standard d ) parcurgerea (defilarea) nregistrrilor se poate face cu una din variantele: - folosind tastele de deplasare Page Up, Page Down, sgei, CTRL+END (cursor la ultima nregistrare), CTRL+HOME (cursor pe prima nregistrare) - folosind butoanele de deplasare afiate n partea de jos a acestei ferestre Obs. La final nchidei tabela cu butonul Close din dreapta sus 5.2.1.3. Adugarea unui cmp ntr-o tabel existent se face executnd urmtoarele operaii: - selectai cu un click tabela dorit - din bara cu instrumente a ferestrei bazei de date apsai butonul Design sau executai click dreapta pe Alexandru BOBE Microsoft Access 97 Page 2 of 11

tabela dorit i alegei din meniul contextual afiat funcia Design View - n fereastra care se deschide facei operaiile dorite asupra cmpurilor: le modoficai pe cele existente schimbndu-le numele sau atributele sau le tergei. Pentru tergere selectai cmpul cu un click n caseta gri din stnga i apsai tasta Delete sau facei click dreapta i alegei funcia Delete Rows sau apelai meniul Edit Delete. Obs. Atenie la tergeri pentru c deseori funcia Undo nu poate fi utilizat Pentru inserarea unui nou cmp se selecteaz cmpul deasupra cruia vrei s inserai un nou cmp (selecia se face cu un click pe caseta situat la stnga denumirii cmpului) i fie apsai click dreapta Insert Rows fie apelai meniul Insert Rows 5.2.1.4. tergerea unei tabele se face selectnd tabela cu un click i alegnd una din variantele: - apsai tasta Delete - click dreapta pe tabel i alegei funcia Delete - meniu Edit...Delete - apsai butonul Delete din bara cu instrumente n toate cazurile se cere confirmarea tergerii (Yes) sau renunarea la tergere (No) 5.2.2. Definirea cheilor tabelei 5.2.2.1 Definirae cheii primare se face efectund urmtoarele operaii a ) deschidei tabela pentru modoficare atribute (selectai cu un click i apsai butonul Design sau click dreapta pe tabel i alegeti funcia Design View) b) selectai cmpul sau cmpurile pe care dorii s le utilizai ca i cheie primar. Selectarea se face astfel: - pentru un singur cmp executai un click pe caseta gri din stnga cmpului - pentru mai multe cmpuri succesive dai un click n caseta gri din stnga primului cmp i cu tasta Shift apsat dai un click pe caseta ultimului cmp care vrei s fie selectat - pentru mai multe cmpuri nesuccesive inei apsat tasta CTRL i dai cte un click pe caseta de selecie a fiecrui cmp pe care vrei s-l selectai c) apelai meniul Edit...Primary key sau dai click dreapta...primary key 5.2.2.2. Indexarea unui cmp cu sau fr duplicate

- deschidei tabela pentru modificarea atributelor (o selectai cu un click i apsai butonul sau click dreapta Design View) - selectai cmpul dorit, cu un click - n fereastra de proprieti a cmpului selectat dai cun click pe sgeata din dreptul proprietii Indexed i alegei Yes (Duplicates OK, adic putei introduce n acest cmp mai multe nregistrri cu valori identice) sau Yes (No Duplicates, adic nu putei introduce dou nregistrri cu aceeai valoare n acest cmp) - salvai modificrile aduse tabelei fie cu meniul File ... Save, fie direct prin tastele CTRL+S, fie apsnd
butonul Save din bara cu instrumente, fie nchiznd fereastra cu structura tabelei din butonul close amplasat n colul dreapta sus al ferestrei 5.2.3. Modificarea structurii unei tabele (schimbarea proprietilor i/sau atributelor unei tabele) 5.2.3.1. Modificarea atributelor: dimensiune, format (tip) selectai tabela i o deschidei pentru modificarea atributelor (o selectai cu un click i apsai butonul din bara instrumente) selectai cu un click atributul dorit n coloana Data Type schimbai tipul cmpului: Text (accept ca valori orice caractere ASCII pe lungime de maximum 50 caractere); Memo (accept orice caractere, datele fiind scrise n fiiere separate, pe lungimi foarte mari), Number (accept ca valori numerice pe lungimi diferite, n funcie de subtipul numeric selectat n zona Field Size), Data/Time (accept ca valori datele calendaristice i/sau ore, n funcie de subtipul selectat n zona Format), Currency (accept valori numerice nsoite de simbolul monetar, n funcie de subtipul ales n zona Format), Auto Number (cmpul se va completa automat cu numere naturale generate secvenial); Yes/No (accept una din valorile logice Yes sau No, ON sau Off, True sau False, n funcie de opiunea aleas la proprietatea Format) Salvai modificrile efectuate cu meniul File ... Save, fie direct prin tastele CTRL+S, fie cu butonul Save din bara cu instrumente, fie nchiznd fereastra cu structura tabelei din butonul close amplasat n colul dreapta sus al ferestrei 5.2.3.2. nelegerea consecinelor modificrii unui cmp ntr-o tabel Cnd modificai lungimea unui cmp dintr-o tabel care conine nregistrri nu dai o dimensiune mai mic dect cea stabilit iniial deoarece pierdei datele introduse La fel se poate ntmpla dac schimbai subtipul unui cmp, la o dimensiune mai mic (de exemplu avei un cmp numeric de format Long Integer i-l modificai n subtipul Byte. Vei pierde datele care nu se ncadreaz n subtipul Byte , adic datele din afara intervalului de valori de la 0 la 255) Alexandru BOBE Microsoft Access 97 Page 3 of 11

5.2.3.3. Crearea unei reguli simple de validare pentru numere, text, dat/or, moned - selectai tabela i o deschidei pentru modificarea atributelor (o selectai cu un click i apsai butonul din bara cu instrumente) - selectai cu un click cmpul pentru care dorii validarea datelor introduse - n fereastra cu proprieti, n dreptul proprietii Validation Rule dai un click pe butonul cu trei puncte j - n fereastra Expression Builder care se deschide stabilii diverse reguli de validare folosind operatorii i funciile puse la dispoziie. Apsai butonul Ok - n fereastra cu proprieti, n dreptul proprietii Validation Text, putei tasta un text care va fi afiat ca mesaj de eroare atunci cnd datele introduse n cmpul respectiv nu corespund condiiilor de validare precizate - nchidei fereastra cu salvarea modificrilor efectuate 5.2.3.4. Modificarea limii coloanelor sau nlimea rndurilor tabelei Cnd introducei date ntr-o tabel (dup ce ai dat dublu click pe numele tabelei), toate coloanele dintr-o tabel au immplicit aceeai lime. Putei modifica limea, numele sau alte proprieti ale coloanelor astfel; a) selectai coloana dorit (cu un click n interiorul ei, pe orice nregistrare sau cu un click n zona de antet a coloanei, chiar pe numele ei) b) apelai meniul Format i alegei una din funciile: - Row Height - pentru a modifica nlimea rndurilor. Tastai n fereastra afiat o valoare numeric ce va reprezenta noua dimensiune, n nlime a rndurilor tabelei - Column Width - pentru a modifica limea coloanei curente (sau a coloanelor selectate, dac ai selectat mai multe coloane). Tastai n fereastra afiat noua lime - Rename Column - pentru a redenumi coloana curent. Tastai alt nume pentru cmpul (atributul) respectiv - Hide Columns - pentru a ascunde coloana selectat - Unhide columns - pentru a reafia coloanele ascunse. Reafiarea efectiv se face prin bifarea casetelor din dreptul cmpurilor pe care vrei s le reafiai. - Freeze Columns - nghea (blocheaz, nu permite deplasarea pe orizontal) cmpul curent i toate cmpurile situate la stnga acestuia - Unfreeze Columns - anuleaz nghearea cmpurilor Obs. 1. Cu un click dreapta pe numele unei coloane din tabel se deschide un meniu contextual n care gsii funciile Column Width, Hide Columns, Freeze Columns, Rename Columns, dar i Insert Columns (care permite inserarea unei noi coloane, denumit implicit Field1, Field2 etc la stnga celei curente) sau Delete Columns (care terge coloana curent) Obs. 2. Limea coloanelor se poate modifica i prin deplasarea liniei verticale care separ o coloan de urmtoarea. Se aduce cursorul mouse-ului pe aceast linie i cnd cursorul capt forma semnului plus cu sgeat dubl orizontal se deplaseaz mouse-ul cu butonul stng apsat Obs. 3. Ordinea de afiare a coloanelor n tabel poate fi modificat astfel: se selecteaz coloana, cu un click de mouse pe numele ei, se deplaseaz mouse-ul la stnga sau la dreapta, cu butonul stng apsat i la eliberarea butonului mouse-ului coloana agat va rmne n noua sa poziie 5.2.4. Legturi ntre tabele 5.2.4.1. Crearea unei legturi de tip 1 la 1 sau 1 la mai muli. Pentru crearea unei legturi ntre dou tabele este necesar ca ambele tabele s aib un cmp comun. Acest cmp trebuie s fie obligatoriu cheie primar n tabela principal (tabela de la care pleac relaia spre a doua tabel denumit secundar). Operaii necesare: a) din fereastra bazei de date selectai cu un click n zona Objects obiectul Tables b) apelai meniul Tools ... Relationships c) n fereastra Show Table deschis selectai prima tabel (cu un click) i apsai butonul Add (sau o selectai cu click dublu). Selectai apoi a doua tabel i apsai din nou butonul Add. nchidei fereastra cu butonul Close. n fereastra Relationships vor fi afiate cele dou tabele selectate d) din meniul Relationships apelai funcia Edit Relationships e) n fereastra Edit Relationships apsai butonul Create New f) n fereastra Create New selectai: n zona Left Table Name - numele primei tabele - n zona Left Column Name - numele atributului (cmpului) din prima tabel ce va fi folosit ca i cmp de legtur - n zona Right Table Name - numele celei de-a doua tabele n zona Right Colum Name - numele cmpului din a doua tabel folosit ca i cmp de legtur La final apsai butonul Ok g) n fereastra Edit Relationships avei casetele de opiuni: Enforce Referential Integrity - pentru a putea defini restricii asupra legturii create, restricii de genul Alexandru BOBE Microsoft Access 97 Page 4 of 11

celor dou care urmeaz. Bifai aceast opiune Cascade Update Related Fields. Cnd este bifat permite modificarea automat n tabela sedcundar a datelor din cmpul de legtur, n conformitate cu modificrile efectuate n tabela principal Cascade Delete Related Records - orice tergere de articole din tabela primar (principal) provoac automat tergerea articolelor corespondente (care au aceeai valoare n cmpul de legtur) din tabela secundar, dac bifai aceeast opiune. La final apsai butonul Create Obs, Punctele d), e), f) pot fi efectuate mai simplu i direct executnd un click pe numele cmpului de legtur din prima tabel (tabela principal) i deplasnd mouse-ul cu butonul stng apsat spre cmpul de legtur din a doua tabel (tabela secundar). Automat se va deschide fereastra Edit Relationships n care lucrai ca la punctul g). 5.4.2.2. tergerea legturilor dintre tabele apelai meniul Tools ... Relationships pentru a deschide pe ecran aceast fereastr, n care vor fi afiate bazele de date relaionate dai click dreapta pe legtura dintre ele (pe linia care unete cele dou cmpuri) i alegei opiunea Delete confirmai tergerea cu Yes 5.2.4.3. Aplicarea regulilor asupra legturilor, astfel nct cmpul ce leag dou tabele s nu poat fi ters atta timp ct exist legtura. Un cmp utilizat ca i cmp de legtur nu poate fi ters dect dup tergerea legturii dintre tabele 5.3. Formulare 5.3.1. Lucrul cu formulare 5.3.1.1. Deschiderea unui formular Un formular este o machet, ce poate fi personalizat, prin intermediul creia se introduc date ntr-o tabel Deschiderea unui formular existent se face astfel: n zona Objects a ferestrei bazei de date dai un click pe Forms (sau apelai meniul View al ferestrei aplicaiei Access i alegei funcia Database Object... Forms) n zona din dreapta selectai cu un click numele formularului pe care vrei s-l deschidei i apsai butonul Open din bara cu instrumente a fereastrei bazei de date sau dai dublu click pe numele formularului sau dai clik dreapta pe numele formularului i alegei opiunea Open Se va deschide fereastra formularului selectat, n care putei aduga, terge, modifica sau vizualiza (parcurge) nregistrri n tabel. Parcurgerea nregistrrilor din tabel, prin intermediul formularului se face din bara Records, (afiat n partea de jos a ferestrei formularului), apsnd pe butoanele corespunztoare: butonul - prima nregistrare, butonul - precedenta nregistrare, butonul - urmtoarea nregistrare, butonul - ultima nregistrare, butonul - adaug o nou nregistrare la sfritul tabelului. 5.3.1.2. a) b) c) d) La final nchidei formularul cu butonul Close din colul dreapta sus al ferestrei formularului Crearea i salvarea unui formular implic urmtoarele operaii: apsai butonul Forms din caseta Objects (sau apelai meniul View... Database Objects ... Forms) selectai cu un click opiunea Create form by using wizard n fereastra Form Wizard selectai n caseta Tables/Queries tabela pentru care creai formularul n aceeai fereastr selectai cu dublu click cmpul sau cmpurile care vrei s apar n formular (sau cu un

click pe numele cmpului i apsai butonul Add ). Cmpurile selectate vor fi mutate n zona Selected Fields. Dac ai mutat din greeal un cmp i vrei s-l tergei, nti l selectai n zona Selected Fields i apoi apsai butonul Remove Cu butonul Add all vor fi mutate toate cmpurile din tabel (din zona Available Fields) n formular (n zona Selected Fields), iar cu butonul se terg toate cmpurile din formular. e) Apsai butonul Next f) n noua fereastr afiat (denumit tot Form Wizard) alegei modul cum vor fi afiate atributele tabelei n formular: Columnar (pe coloane, deci un cmp sub altul), Tabular (pe linii, deci un cmp lng altul pe aceeai linie) etc. g) Apsai butonul Next h) n noua fereastr alegei unul din stilurile predefinite pe care vrei s-l aib formularul i apsai butonul Next ) i) n ultima fereastr tastai, n zona What title do you want for your form?, numele sub care va fi salvat noul formular i apsai butonul Finish 5.3.1.3. Utilizarea unui formular pentru introducerea, tergerea, modificarea nregistrrilor dintr-o tabel. Aceste operaii implic nti deschiderea formularului (Selectai formularul cu dublu click pentru a-l deschide) a) adugarea unei noi nregistrri - se face apsnd folosind una din metodele: a1) apsai butonul Alexandru BOBE Microsoft Access 97 Page 5 of 11

a2) apelai meniul Insert... Record a3) aducei cursorul pe ultima nregistrare existent i cu Enter se va crea o nou nregistrare. n toate cazurile, completai cmpurile noii nregistrri prin tastare. Dup completarea cmpurilor nregistrrii curente se va crea automat o nou nregistrare. n bara Record a ferestrei formularului se va afia permanent numrul nregistrrii curente i numrul total de nregistrri din tabel. b) modificarea unei nregistrri implic nti afiarea ei n formular (poziionarea pointerului pe nregistrarea respectiv). Pentru aceasta parcurgei nregistrrile fie cu tastele sgei, fie cu tastele Page Up, Page Down, fie cu butoanele din bara Record Modificarea efectiv se face prin editare (tergei vechile date i tastai altele) c) tergerea unei nregistrri implic nti afiarea ei n formular, ca i la modificare i apoi selectarea ei din zona de selecie situat la stnga denumirii cmpurilor tergerea nregistrrii curente se face fie apsnd tasta Delete, fie dnd click dreapta pe bara de selecie de mai sus i alegnd funcia Cut, fie apelnd meniul Edit... Cut, sau Edit Delete sau Edit Delete Record, fie apsnd butonul Delete Record din bara cu instrumente a aplicaiei. n toate cazurile, confirmai tergerea cu Yes. 5.3.1.4. Parcurgerea (vizualizarea) nregistrrilor unei tabele: prima, ultima, o anumit nregistrare. Aceste operaii implic deschiderea formularului i alegerea uneia din variantele. a) -folosii butoanele din bara Record afiat n fereastra formularului, ca la punctul 5.3.1.3. b) b) folosii tastele Page Up (o nregistrare n sus, spre nceputul tabelei), Page Down (o nregistrare n jos, spre sfritul tabelei), CTRL+HOME (cursor pe prima nregistrare), CTRL+END (cursor pe ultima nregistrare) c) folosii meniul Edit ... Go To, alegnd una din funciile: First (prima nregistrare), Last (ultima nregistrare), Next (urmtoarea nregistrare), Previous (precedenta nregistrare), New Record (pentru a aduga o nou nregistrare) 5.3.1.5. Adugarea, modificarea, tergerea textului din antetul i subsolul unui formular n mod implicit, un formular creat ca la pct. 5.3.1.2. nu are completate zonele de antet (Header) i de subsol (Footer). Pentru adugare de texte n aceste zone parcurgei urmtorii pai: Pasul 1. Selectai formularul dorit (cu un click) Pasul 2. Apsai butonul Design din bara cu instrumente a ferestrei bazei de date sau executai click dreapta pe numele formularului Design View Pasul 3. n fereastra Form creai spaiu de editare n zona Header astfel: poziionai cursorul ntre butoanele afiate n stnga liniilor Form Header i Detail. Cnd cursorul este afiat sub forma semnului plus cu sgeat dubl vertical, deplasai mouse-ul n jos cu butonul stng apsat. Pasul 4. Din bara cu instrumente Toolbox (bar ce o putei vizualiza cu meniul View Toolbox) selectai cu un click butonul Label i desenai, sub linia Form Header, un dreptunghi (o caset de text) deplasnd mouse-ul cu butonul stng apsat. n aceast caset scriei textul dorit. Terminai introducerea textului cu apsarea tastei Enter sau cu un click n afara casetei respective. Selectai cu un click din nou caseta de text i cu un clik dreapta alegei Fill/Back Color pentru a selecta o culoare de umplere; Font/Fore Color pentru a selecta culoarea caracterelor; Special Effect pentru a selecta o form a casetei in care ai scris textul; Properties - pentru a deschide fereastra cu proprieti a obiectului respectiv. Pasul 5. Salvai modificrile efectuate asupra formularului cu meniul File ... Save sau direct cu tastele CTRL+S, fie cu butonul Save din bara cu instrumente a aplicaiei. nchidei fereastra Form fie cu meniul File ... Close, fie cu butonul Close din colul dreapta sus al ferestrei formularului, fie cu tastele Alt+F4. Obs. Dac nchidei fereastra fr salvare, suntei atenionai i vi se cere confirmarea sau infirmarea salvrii. Pentru modificarea textelor din aceste zone: selectai formularul dorit, apsai butonul din bara cu instrumente a ferestrei bazei de date, selectai cu un click eticheta (zona de text) pe care vrei s o modificai i fie tergei textul existent i scriei alt text, fie alegei alt font, mrime, culoare, aliniere etc. Putei modifica poziia unei etichete selectnd-o (cu un lick) i aducnd mouse-ul pe una din laturile sale. Cnd mouse-ul capt form de mn deplasai-l cu butonul stng apsat. Pentru tergerea unor texte din aceste zone selectai formularul dorit, apsai butonul din bara cu instrumente a ferestrei bazei de date, selectai cu un click eticheta (zona de text) pe care vrei s o tergei i fie apsai tasta Delete, fie apelai meniul Edit... Delete. Obs. Similar putei introduce n aceste zone imagini. Parcurgei paii 1,2,3, iar la pasul 4 alegei din fereastra Toolbox butonul Image Picture de unde putei selecta fiierul cu imaginea dorit. Alexandru BOBE Microsoft Access 97 i desenai un dreptunghi. Se va deschide fereastra Insert Page 6 of 11

5.3.1.6. tergerea unui formular. Selectai formularul de ters i apsai tasta Delete sau apsai butonul Delete din bara cu instrumente a ferestrei bazei de date sau facei click dreapta pe formular i alegei funcia Delete sau selectai meniul Edit... Delete. n toate cazurile vi se cere confirmarea tergerii. 5.4. Obinerea informaiilor principale dintr-o tabel 5.4.1. Operaii cu nregistrrile dintr-o tabel 5.4.1.1. Utilizarea funciei de cutare nregistrri n tabel este util la tabelele mari (cu numr mare de nregistrri). Cutarea implic parcurgerea urmtorilor pai: Pasul 1. deschidei tabele cu dublu click (sau cu funcia Open din meniul File sau direct cu tastele CTRL+O) Pasul 2. Apelai funcia de cutare nregistrri, cu oricare din metodele: a) meniul Edit... Fiind b) apsai tastele CTRL+F c) facei click dreapta pe antetul unui cmp din tabel i alegei funcia Fiind. n acest caz cutarea se va face n toate nregistrrile, dar numai n cmpul respectiv. Putei selecta mai multe cmpuri pentru a extinde cutarea. Pasul 3. n fereastra Fiind and Replace deschis avei zonele: a) zona Find What unde vei tasta irul de caractere cutat b) zona Look In n care selectai cmpul n care se va face cutarea. Putei selecta opiunea Table pentru a extinde cutarea n toate cmpurile tabelei c) zona Match, n care selectai una din opiunile: Any part of Field (este cutat nregistrarea care conine irul tastat n zona Fiind What n orice parte a cmpului), Whole Field (este cutat nregistrarea care conine exact irul tastat n zona Fiind What), Start of Field (este cutat nregistrarea care conine irul tastat n zona Fiind What la nceputul cmpului) Exemplu: dac avei n tabel cmpul: Nume i trei nregistrri cu numele Pop Ion (la prima nregistrare), Ion (la a doua nregistrare) i Ion Vasile (la a treia nregistrare) i facei o cutare cu opiunea Any Part of Field vor fi gsite pe rnd toate cele trei nregistrri. Dac alegei opiunea de cutare Whole Field va fi gsit doar a doua nregistrare, iar dac alegei opiunea Start of Field vor fi gsite dou nregistrri: a doua i a treia. d) zona Search, unde alegei modul n care se va realiza cutarea, selectnd una din opiunile. All (cutarea se face n toate nregistrrile tabelei), Up (cutarea se face de la nregistrarea curent spre nceputul tabelei), Down (cutarea se face de la nregistrarea curent spre sfritul tabelei) Cnd irul cutat este gsit acesta va fi selectat i nregistrarea care-l conine devine nregistrare curent Continuai cutarea apsnd din nou butonul Fiind Next. 5.4.1.2. Aplicarea unui filtru asupra nregistrrilor unei tabele O modalitate mai simpl de a gsi toate nregistrrile care au ceva n comun este filtrarea. Aceast operaie se realizeaz cu meniul Records ... Filter i alegei una din opiunile: Filter By Form sau Filter By Selection sau Filter Excluding Selection sau Advanced Filter/Sort Modul n care lucreaz fiecare opiune este prezentat mai jos a) opiunea Filter By Form (pe care o putei apela i cu butonul din bara cu instrumente a aplicaiei) v permite s precizai la oricare din cmpuri ceea ce dorii s cutai. Operaiile necesare sunt: executai click sub numele unui cmp. Va apare un buton cu o sgeat. Facei click pe acest buton i se va deschide o list cu toate datele existente n cmpul respectiv. Selectai una din aceste date. Aplicai filtrul cu meniul Records ... Apply Filter/Sort (sau cu butonul din bara cu instrumente a aplicaiei). Vei constata c n tabel vor fi afiate doar nregistrrile care au n cmpul respectiv valoarea selectat. Obs. Putei preciza condiii compuse de filtrare selectnd date din mai multe cmpuri. n acest caz condiiile sunt de tip "i", adic vor fi afiate acele nregistrri care conin toate valorile selectate. b) opiunea Filter By Selection v permite s vizualizai n tabel numai nregistrarea curent. Procedai astfel: - poziionai cursorul pe nregistrarea dorit din tabel - apelai meniul Record ... Filter ... Filter By Selection sau apsai butonul cu acest nume din bara cu instrumente a aplicaiei. n tabel va rmne vizibil doar nregistrarea curent c) opiunea Filter Excluding Selection v permite s vizualizai n tabel toate nregistrrile, cu excepia celei curente. Procedai astfel: - poziionai cursorul pe nregistrarea dorit din tabel - apelai meniul Record ... Filter... Filter Excluding Selection d) opiunea Advanced Filter/Sort este un mod de filtrare complex, care v permite s definii condiii compuse (complexe) de filtrare. Procedai astfel: d1) apelai funcia de filtrare avansat cu meniul Record ... Filter... Advanced Filter/Sort d2) n fereastra deschis (denumit Filter) este afiat tabela cu atributele (cmpurile) ei i sub ea este afiat un tabel cu mai multe coloane i cu rndurile: Field, Sort, Criteria, or Alexandru BOBE Microsoft Access 97 Page 7 of 11

- n linia Field, pe prima coloan, selectai cmpul pentru care vrei s precizai condiii de filtrare. Putei selecta mai multe cmpuri, cte unul pe fiecare coloan. Selectarea cmpurilor se face cu dublu click n fereastra n care este afiat structura tabelei. - n linia Sort, pe prima coloan, putei selecta modul de ordonare a datelor filtrare astfel: alegnd Ascending (ordonare cresctoare dup valorile din cmpul prezent n coloana respectiv), Descending (ordonare descresctoare) sau Not Sorted (datele nu vor fi ordonate) - n linia Criteria tastai condiiile de filtrare pe care vrei s le aplicai asupra datelor din fiecare cmp. Pentru editarea condiiilor de filtrare putei folosi operatorii relaionali : > (mai mare), < (mai mic), = (egal), >= (mai mare sau egal), <= (mai mic sau egal), <> (diferit), precum i operatorii logici AND (cu semnificaia i), OR (cu semnificaia sau) - n linia or precizai a doua expresie de filtrare pentru datele din cmpul (coloana) respectiv. Vor fi cutate nregistrrile care ndeplinesc fie condiia de la criteria, fie condiia de la or, fie ambele condiii. d3) Aplicai filtrul cu meniul Records ... Apply Filter/Sort (sau cu butonul din bara cu instrumente a aplicaiei). Vei constata c n tabel vor fi afiate doar nregistrrile care ndeplinesc criteriile de filtrare stabilite. Filtrul l vei aplica fr s nchidei fereastra Filter. n toate cazurile anularea filtrului se face cu meniul Records ... Remove Fitter/Sort sau cu butonul din bara cu instrumente a aplicaiei. Obs. n acelai mod se pot aplica filtre i prin intermediul formularelor 5.4.1.3. tergerea (anularea) unui filtru n toate cazurile anularea filtrului se face cu meniul Records ...Remove Fitter/Sort sau cu butonul din bara cu instrumente a aplicaiei. 5.4.2. Interogri (Query). Acestea sunt tabele n care se regsesc atribute dintr-o tabel sau din mai multe tabele, precum i cmpuri calculate. Ele se folosesc ndeosebi pentru pregtirea rapoartelor. 5.4.2.1. Crearea i salvarea unei interogri asupra uneia sau mai multor tabele utiliznd criterii specifice se face parcurgnd urmtoarele etape: Etapa 1. Din zona Object apsai butonul Query (sau apelai meniul View... DatabaseObject... Querys) Etapa 2. Alegei opiunea Create query in Design View pentru a crea o nou interogare Etapa 3. n fereastra afiat (denumit Show Tabe) selectai (cu un click i apsnd butonul Add sau cu dudu click) tabela sau tabelele din care vrei s preluai cmpuri i s le introducei n interogare. Dup selectarea tabelelor dorite nchidei fereastra Show Table cu butonul Close sau cu butonul din colul dreapta sus al acestei ferestre. Etapa 4. n fereastra Query 1: Select Query avei un tabel cu rndurile Field, Table, Sort, Show, Criteria, Or i mai multe coloane, asemntor tabelului de la filtrare avansat. Fiecare coloan corespunde unui cmp din interogarea pe care o creai. n fiecare coloan pe care vrei s o introducei n interogare completai rndurile:

- Field. Aici apsai butonul i din lista afiat selectai cu un click denumirea cmpului care vrei s fie inclus n interogare - Table. Se va completa automat cu numele tabelei n care apare cmpul selectat pe linia Field - Sort. Aici selectai modul de ordonare a datelor n interogare (Ascending, Descending sau No sorted) - Show. Aici selectai cu un click ptratul afiat. Selectarea acestuia (bifarea lui) nseamn c acel cmp va fi afiat n interogare Alexandru BOBE Microsoft Access 97 Page 8 of 11

- Criteria. Aici tastai condiiile pe care nregistrrile tabelei trebuie s le ndeplineasc pentru a putea fi copiate n interogare. Condiiile se precizeaz ca i la filtrarea avansat (pct. 5.4.1.2., subpunctul d2) - Or. Aici tastai o a doua condiie. Vor fi copiate n interogare acele nregistrri care respect ori condiia de la Criteria ori condiia de la OR, ori ambele condiii. Obs. n tabel mai putei aduga i rndul TOTAL fie cu click dreapta ... Totals, fie cu meniul View ...Totals Etapa 5. nchidei fereastra Queryi i salvai interogarea creat, cu una din variantele: - cu meniul File ... Save i tastai numele interogrii n zona Query Name a ferestrei Save As i apsai butonul Ok . nchidei apoi fereastra Select Query cu meniul File ... Close (sau cu butonul al acestei ferestre) din colul stnga sus

- nchidei direct fereastra Select Query cu meniul File ... Close (sau cu butonul din colul stnga sus al acestei ferestre) i confirmai salvarea cu Yes, tastnd apoi numele interogrii salvate 5.4.2.2. Modificarea (editarea) unei interogri prin adugarea sau tergerea unor criterii, adugarea, modificarea, tergerea, afiarea sau ascunderea unor cmpuri. Aceste operaii se efectuaeaz parcurgnd paii urmtori: Pasul 1. Selectai din zona Object butonul Query (sau cu meniul View ... DatabaseObject... Query) Pasul 2. Selectai cu un click numele interogrii pe care vrei s o modificai Pasul 3. Apsai butonul din bara cu instrumente a ferestrei bazei de date (sau click dreapta Design View), pentru a deschide fereastra Select Query Pasul 4. n fereastra Select Query efectuai modificrile dorite asupra interogrii. Modificrile pot viza: a) Adugarea unei noi tabele, din care s selectai ulterior cmpuri ce vor fi copiate n interogare. Pentru aceasta apelai meniul Query din fereastra aplicaiei i alegei funcia Show Table. Selectai tabela dorit i apsai butonul Add (sau dai dublu click pe tabela dorit). nchidei fereastra Show Table cu butonul Close b) tergerea unei tabele n fereastra Select Query selectai nti tabela de ters i o tergei fie apsnd tasta Delete, fiel apelnd meniul Edit ... Delete, fie apelnd meniul Query ... Remove Table. tergerea unei tabele va provoca tergerea imediat a cmpurilor din interogare, care aparin tabelei respective. c) Adugarea unui nou cmp n interogare. Poziionai cursorul n linia Field ntr-o coloan liber i selectai cmpul pe care vrei s-l adugai. d) tergerea unui cmp din interogare. Selectai cmpul (cu un click deasupra numelui su) i apsai tasta Delete sau meniul Edit... Delete sau meniul Edit Delete Column sau click dreapta i alegei funcia Cut e) Modificarea sortrii, criteriilor etc. se face selectnd n linia Sort (din coloana cmpului dorit) alt criteriu de sortare sau Not Sorted, respectiv tastnd alte criterii de selecie n linia Criteria. f) Mutarea poziiei cmpurilor din interogare (schimbarea ordinii cmpurilor). Selectai cmpul dorit (cu un click n zona de selecie de deasupra numelui su) i deplasai mouse-u! pe orizontal cu butonul stng apsat. Dup efectuarea modificrilor asupra interogrii salvai interogarea 5.4.2.3. Rularea unei interogri se face cu una din variantele: - cu dublu click pe numele interogrii - cu un click pe interogare (pentru a o selecta), apsai butonul din bara cu instrumente a ferestrei bazei de date, apelai meniul Query ... Run 5.4.3 Sortarea nregistrrilor 5.4.3.1. Sortarea nregistrrilor dintr-un tabel, formular sau interogare se face astfel. a) Deschidei cu dublu click formularul, tabela sau interogarea dorit b) Selectai atributul dup care dorii efectuarea sortrii (cu in click pe o nregistrare, n dreptul atributului respectiv) c) Sortai nregistrrile cu una din variantele: - Meniul Record ... Sort... Ascending (sau Descending) - Click dreapta ... Sort Ascending sau Sort Descending - Apsai butonul (Ascending) sau butonul (Descending) din bara cu instrumente a aplicaiei 5.5. Rapoarte 5.5.1. Lucrul cu rapoarte 5.5.1.1. Crearea unui raport asupra unei tabele sau interogri i salvarea lui se face astfel: - selectai butonul Reports din zona Objects (sau apelai meniul View... DatabaseObjects ... Reports) - alegei opiunea Create Report by Using Wizard i parcurgei urmtorii pai: Pasul 1. n fereastra Report Wizars deschis avei zonele: - zona Tables/Queries unde selectai tabela sau interogarea pentru care vrei s creai raportul - zona Available Fields unde sunt afiate numele cmpurilor din tabela sau interogarea selectat mai sus. Selectai ce Alexandru BOBE Microsoft Access 97 Page 9 of 11

cmpuri vrei s v apar n raport executnd dublu click pe numele cmpului sau executnd un click i apsnd butonul Add Field . Putei selecta deodat toate cmpurile afiate apsnd butonul Add All - Zona Selected Fields unde vor fi mutate cmpurile selectate. Cmpurile afiate aici vor fi incluse n raport. Putei renuna (terge) la un cmp dac dai dublu click pe numele lui sau dac dai un click i apsai butonul Remove field . Pentru a terge toate cmpurile din aceast zon apsai butonul Remove all Trecei la pasul urmtor apsnd butonul Next Pasul 2. Alegei cum vrei s fie structurat raportul (cu sau fr gruparea datelor). Dac dorii ca datele din tabel s fie grupate n funcie de valorile dintr-un cmp dai dublu click pe cmpul respectiv i trecei la pasul urmtor cu butonul Next Pasul 3. Aici selectai cmpul sau cmpurile dup care vrei s sortai datele n tabel i sensul sortrii (cresctor sau descresctor). Tot aici avei butonul Summary Options (acest buton apare numai dac ai stabilit o un criteriu de grupare a datelor), care la apsare v deschide o ferestr cu opiuni privind calculele care se pot face asupra datelor din cmpurile numerice. Rezultatele acestor calcule vor apare pe liniile de sfrit de grup (dac ai grupat datele) i/sau pe linia de sfrit de raport. Operaiile sunt afiate sub forma unor casete selectabile, cu denumirile: Sum, Avg, Min, Max (sum, medie aritmetic,valoarea minim, valoarea maxim). Trecei la pasul urmtor cu butonul Next. Obs. Butonul Summary Options nu apare dac n pasul 2 nu ai selectat un cmp pentru gruparea datelor. Pasul 4. Aici alegei una din formele predefinite de prezentare a datelor n raport: Columnar (pe o coloan toate numele de cmpuri), Tabular (pe o linie toate numele de cmpuri), Justified (numele cmpurilor sunt afiate unele dup altele, pe linie, pe toat dimensiunea orizontal a foii. Pentru fiecare articol se afieaz denumirile cmpurilor). Aici avei zona Orientation cu opiunile Portrait i Landscape (orientarea foii de hrtie: n picioare sau rsturnat). Trecei la pasul urmtor apsnd butonul Next Pasul 5. Aici alegei una din formele oferite de prezentare a raportului i trecei la pasul urmtor apsnd butonul Next Pasul 6. Aici tastai numele raportului (n zona What title do you want for your report?). Dac vrei ca la terminarea procesului de creare a raportului s-l previzualizai selectai opiunea Preview the report. Apsai butonul Finish. Se va deschide o fereastr n care este previzualizat raportul (dac ai selectat opiunea Preview the report), fereastr pe care o nchidei cu butonul Close din colul dreapta sus. 5.5.1.2. Modificarea unui raport se face astfel: - selectai raportul de modificat - apsai butonul bara cu instrumente a ferestrei bazei de date (sau click dreapta Design View) - facei modificrile dorite. Exemple de modificri: a) Adugarea de texte n antetul (zona Page Header) sau subsolul (zona Page Footer) raportului. Selectai n fereastra Toolbox butonul Label , desenai un dreptunghi sub linia Page Header i scriei textul dorit (la fel ca la formulare). Procedai la fel i pentru zona de subsol b) Adugarea de imagini grafice n antetul sau subsolul unui raport. Selectai din caseta Toolbox butonul Picture , desenai un dreptunghi n zona de antet sau de subsol. n fereastra Insert Picture care se va deschide automat selectai fiierul cu imaginea dorit. Redimensionai imaginea trgnd de ptratele din coluri sau de la mijlocul laturilor. c) tergerea unui cmp din raport. Selectai cmpul cu un click i l tergei cu tasta Delete. d) Mutarea unui cmp. Selectai cmpul cu un click, aducei cursorul pe una din laturile lui i cnd cursorul mouse-ului ia forma unei mini deplasai mouse-ul cu butonul stng apsat. e) Gruparea datelor dintr-un raport. Dac atunci cnd ai creat raportul nu v-ai grupat datele, putei face acest lucru acum. Apelai meniul View ... Sorting and Grouping sau dai click dreapta i alegei funcia Sorting and Grouping sau apsai butonul din bara cu instrumente a aplicaiei. n toate cazurile se deschide fereastra Sorting and Grouping care conine un tabel cu dou coloane: coloana Field/Expresion unde v selectai cmpul dorit pentru grupare i coloana Sort Order unde v selectai sensul sortrii: Ascending sau Descending. n partea de jos avei diverse opiuni de grupare a datelor, pe care le selectai pentru fiecare cmp folosit la grupare, Iat cteva din aceste opiuni: Group Header (selectnd Yes se afieaz o linie pentru informaii de antet ale grupului), Group Footer (selectnd Yes se creaz n raport o linie pentru informaii de sfrit de grup), Group On (unde selectai valoarea sau intervalul de valori la care se schimb grupul) Efectuarea unor calcule asupra datelor din raport. Uneori, n liniile de sfrit de grup, de pagin sau de raport avei nevoie s afiai valori calculate (de exemplu subtotaluri). Pentru aceasta efectuai operaiile: - copiai cmpul n locul n care vrei s apar valoarea calculat - dai click dreapta pe cmpul respectiv i alegei funcia Properties (sau selectai cmpul cu un click stnga i apelai meniul View Properties) - n fereastra de proprieti a text box-ului (cmpului) selectat apsai butonul Data sau butonul All Page 10 of 11

f)

Alexandru BOBE Microsoft Access 97

- n dreptul opiunii Control Source apsai butonul Lsd pentru a deschide fereastra Expression Builder ce v va permite s creai expresii folosind funciile SUM(nume-de-cmp), MAX(nume-de- cmp), MIN(nume-decmp), AVG(nume-de-cmp) i o serie de operatori aritmetici i logici. nchidei fereastra Expression Builder cu butonul OK i fereastra de proprieti a cmpului cu butonul Close din colul stnga sus Obs. Nu uitai s salvai modificrile efectuate (cu meniul File ... Save sau cu tastele CTRL+S sau cu butonul Close din contul dreapta sus) i apoi s deschidei raportul pentru a vedea modificrile (cu meniul File ... Open sau cu tastele CTRL+O sau cu dublu click pe numele raportului) 5.5.1.3. tergerea unui raport - selectai raportul cu un click i apsai tasta Delete sau butonul Delete din bara cu instrumente a ferestrei bazei de date sau cu meniul Edit ... Delete. n toate cazurile confirmai tergerea apsnd butonul Yes. 5.6. Pregtirea rezultatelor 5.6.1. Pregtirea pentru imprimare 5.6.1.1. Vizualizarea unei tabele, formular, raport se face selectnd nti formularul, tabela sau raportul i apoi cu meniul File ... Print Preview sau cu butonul din bara cu instrumente a aplicaiei Microsoft Access 5.6.1.2. Modificarea orientrii unui raport: pe lung, pe lat - se face selectnd cu un click raportul i cu meniul File ... Page Setup. n fereastra Page Setup apsai butonul Page i selectai una din opiunile: Portrait (pagina pe lung, n picioare) sau Landscape (pagina pe lat, rsturnat sau tip vedere). Salvai modificrile cu butonul Ok. 5.6.1.3. Modificarea dimensiunii hrtiei. Selectai raportul cu un click, apelai meniul File ... Page Setup, apsai butonul Page i n zona Size alegei mrimea dorit. Salvai modificrile cu butonul Ok. 5.6.1.4. Modificarea marginilor paginii unui raport. Selectai raportul cu un click, apelai meniul File... Page Setup, apsai butonul Margins i selectai (sau tastai) mrimile dorite n zonele de Top (zona neimprimat de sus), Bottom (zona neimprimat de jos), Left (zona neimprimat din stnga), Right (zona neimprimat din dreapta). 5.6.2. Opiuni de imprimare 5.6.2.1. Imprimarea unei pagini, a nregistrrilor selectate sau a tuturor nregistrrilor dintr-un tabel, formular sau interogare. Imprimarea unui raport - selectai, cu un click, tabelul sau formularul sau interogarea sau raportul pe care vrei s-l tiprii - apelai meniul File ... Print - n fereastra Print selectai n zona Print Range una din opiunile: All (se va tipri tot tabelul) sau Pages, tastnd la From numrul primei pagini care se va imprima i la To numrul ultimei pagini care se va imprima. Opiunea Selected Record(s) poate fi selectat doar dac ai deschis tabelul sau formularul sau interogarea i ai selectat cteva nregistrri (se vor imprima numai nregistrrile selectate). Aceast opiune nu poate fi selectat la imprimarea rapoartelor - n aceeai fereastr Print putei selecta n zona Printer Name imprimanta la care facei imprimarea - alegei numrul de copii prin selectare sau tastare n zona Number of Copies - facei tiprirea ntr-un fiier selectnd opiunea Print to File. La apsarea butonului Ok vi se va cere precizarea numelui fiierului n care facei tiprirea - ncepei procesul de tiprire apsnd butonul Ok.

Alexandru BOBE Microsoft Access 97

Page 11 of 11