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Microsoft Excel 2007: intermedio (en Espaol) Lessons

1. Tutorial de Microsoft Excel: funciones Microsoft Excel le ofrece cientos de funciones; en esta leccin, probar las de mayor utilidad y aprender a obtener ayuda para otras funciones que pudiera necesitar. Tambin explorar el mundo de las referencias de celda absolutas y su funcin al momento de copiar frmulas. 2. Tutorial de Microsoft Excel: cmo trabajar con hojas de clculo mltiples Un libro de Microsoft Excel es mucho ms que una simple hoja. En esta leccin, aprender a trabajar en 3D y a usar hojas mltiples, a nombrar y aplicar formato a las pestaas de las hojas y crear referencias a celdas en hojas mltiples para sus frmulas y funciones. 3. Tutorial de Microsoft Excel: cmo encontrar, ordenar y filtrar datos Las listas de datos muy largas pueden ser intimidantes, pero Microsoft Excel incluye una excelente herramienta para ordenar y filtrar sus datos para ayudarle a controlar mejor su informacin. Este tutorial de Microsoft Excel le muestra varias estrategias para buscar y organizar sus datos.

Lleve su conocimiento sobre Microsoft Excel a un nivel superior! Este curso est lleno de consejos tiles para usuarios de nivel intermedio; a lo largo del mismo explicamos cmo sacar el mejor provecho de las frmulas y funciones de Excel, cmo encontrar datos ms fcilmente a travs de las funciones ordenar y filtrar, cmo manejar libros con varias hojas, cmo aplicar formatos de pgina como encabezados y pies de pgina y muchsimo ms.

Bienvenido

Tutorial de Microsoft Excel: funciones

Microsoft Excel le ofrece cientos de funciones; en esta leccin, probar las de mayor utilidad y aprender a obtener ayuda para otras funciones que pudiera necesitar. Tambin explorar el mundo de las referencias de celda absolutas y su funcin al momento de copiar frmulas. Bienvenido! Este curso de entrenamiento en lnea est diseado para cualquier persona que tenga nociones bsicas de una hoja de clculo Microsoft Excel -- especialmente los trminos y tcnicas de Microsoft Excel -y que est lista para aprender mucho ms. Este curso abarcar los aspectos claves del programa, como el clculo, formato, manejo de datos y referencia de celdas. En este tutorial gratuito, usted podr recibir entrenamiento y consejos para trabajar con las hojas de clculo de Microsoft Excel, adems de aprender algunas tcnicas internas, difciles de conseguir a travs de la ayuda de Microsoft Excel.

4. Tutorial de Microsoft Excel: cmo aplicar formato avanzado En esta leccin, obtendr conocimientos de formatos muy tiles, tales como estilos, encabezados y pies de pgina personalizados y formatos condicionales, para hacer que sus libros de Microsoft Excel queden mejor que nunca.

La norma industrial

Lo que ya debera saber

La ltima versin de Excel le brinda un mayor conjunto de funciones y herramientas para ayudarle a aumentar su productividad. Microsoft Excel

Este tutorial gratuito est dirigido a cualquier persona que maneje funciones bsicas de Microsoft Excel y que desee profundizar ms su formacin en este programa. Para tener xito en el curso, usted debera saber hacer lo siguiente: Ingresar y editar texto en celdas Agregar y borrar filas, columnas y celdas

Lo que aprender

Este curso incluye cuatro lecciones, cada una de ellas cuenta con un quiz simple y una asignacin. Las lecciones son las siguientes:

Si no posee an estos conocimientos, piense en tomar primero una o dos clases introductorias de Excel 2007. Este curso intermedio es uno dentro de una serie de cursos gratuitos en lnea diseados para ayudarle a aprender Excel desde lo ms bsico hasta los niveles ms avanzados.

Cambiar la altura de fila y ancho de columna Aplicar formato de texto incluyendo diferentes fuentes, tamaos y colores Colocar bordes y sombreados sobre las celdas Usar formato de numeracin bsicos tales como tipo de moneda y porcentaje Crear frmulas de Microsoft Excel y usar funciones simples como SUM, AVERAGE y COUNT

El propsito del quiz y la asignacin al final de cada leccin es brindarle una experiencia de aprendizaje. La nota de cada quiz se saca a nivel computarizado, y podr responderlo tantas veces como desee. Las asignaciones son opcionales; sin embargo, completar cada una de ellas mejorar su aprendizaje y le ayudar a reforzar conceptos y tcnicas para el manejo de Microsoft Excel 2007.

Leccin 1, "Funciones": Repase las nociones bsicas sobre frmulas y funciones, aprenda a manejar referencias absolutas y crear muchas hojas de clculo que realicen clculos tiles. Leccin 2, "Cmo trabajar con hojas de clculo mltiples": Aprenda a trabajar con nombres y pestaas de libros, crear referencias cruzadas entre hojas y protegerlas ante cualquier cambio. Leccin 3, "Cmo encontrar, ordenar y filtrar datos": Administre largas listas de datos usando las tcnicas para ordenar y filtrar su informacin. Leccin 4, "Cmo aplicar formato avanzado": Aprenda a cambiar el formato "ms all de lo bsico", aplicando estilos y temas de formato, formato condicional, formato numrico, encabezados y pies de pgina personalizados.

Es necesario tener Excel 2007?

Este curso se basa en Microsoft Excel 2007, el cual es muy diferente a las versiones anteriores en lo que respecta a su interfaz. La Cinta de opciones o "Ribbon" reemplaza a los mens y barras de herramientas tradicionales, as que los pasos presentados en este curso no aplicarn para usuarios con versiones anteriores de Excel. Sin embargo, los conceptos bsicos son prcticamente idnticos; as que si puede sobrevivir a los cambios en la interfaz, podra obtener informacin que puede serle til an con versiones anteriores.

A lo largo del curso, daremos ejemplos en Flash. Para poder visualizar estos ejemplos, es necesario que tenga instalado Adobe Flash Player. Est atento de las notas que incluyan vnculos que digan "Vea como ____" o algo parecido. Algunos de estos archivos son bastante pesados (10 MB o ms) y pueden demorar un poco en aparecer o descargarse si su conexin de internet es lenta.

Overview Leccin 1

Esta primera leccin se ocupa de un tema que intimida a muchos usuarios, pero que es muy importante conocer: frmulas y funciones. En esta leccin, despus de hacer un breve repaso sobre los conceptos bsicos para trabajar

Repaso sobre frmulas y funciones

con frmulas y funciones, usted aprender referencias absolutas, rangos especficos y el Name Manager. Al final de la leccin le ensearemos a crear registros de libros. Ahora s puede comenzar.

Una frmula es una ecuacin que comienza con un signo igual (=). Puede incluir referencias de celda, nmeros fijos y signos matemticos para suma (+), resta ( - ), multiplicacin (*), divisin (/), y exponenciacin (^). Estos son algunos ejemplos de frmulas sencillas:
=B2 =B2+5 =B2/B1

Cuando una frmula contiene ms de un signo matemtico, las operaciones se realizan en el orden natural de las matemticas regulares. Primero la exponenciacin, luego la multiplicacin y divisin, y por ltimo, la suma y resta. Si desea cambiar el orden, ponga entre parntesis las partes que se calculan primero. Por ejemplo: Una funcin es una operacin matemtica (o grupo de operaciones) con un nombre textual, como SUM o AVERAGE. Las funciones tienen dos ventajas principales. Una ventaja es que stas permiten que Excel realice operaciones matemticas complicadas de manera ms sencilla. Por ejemplo, usar la funcin AVERAGE es mucho ms fcil que sumar todos los valores, contarlos y luego dividir el resultado de la suma entre el nmero de valores. La otra ventaja est en que es posible trabajar con rangos de celdas, como el rango A1:A100, en vez de clasificar cada celda individualmente como lo hara en una frmula normal.
=(B1+B2)/6 =(B1*B2)^2 =10*((B1+B2) -- (B3+B4))

Algunos ejemplos de funciones son los siguientes:


=MAX(A1:A100) =COUNT(B1:B10) =SUM(K50:K55)

Los parmetros de una funcin se llaman argumentos. Cada nombre de funcin va seguido de parntesis, los cuales contienen argumentos. Incluso las funciones que no necesitan argumentos deben tener el parntesis despus del nombre, como en =TODAY(). Los ejemplos aqu mostrados tienen un argumento por funcin el rango dentro del cual debe darse la operacin. Otras funciones tienen mltiples argumentos. Algunos de ellos son obligatorios y otros son opcionales. Cuando una funcin tiene ms de un argumento, estos se separan dentro de los parntesis mediante comas. Los siguientes son un ejemplo de funciones que tienen mltiples argumentos: Si usted no sabe que argumentos usar para una funcin especfica, no entre
=PMT(.05,60,2000) =ROUNDUP(A2,0)

Cmo obtener ayuda con las funciones

en pnico. En la prxima seccin, aprender a encontrarlos.

A medida que va ganando experiencia con Excel, comenzar a recordar los argumentos que cada funcin necesita y el orden en que deben aparecer, de manera que puede escribirlos directamente en la celda. Sin embargo, mientras esto sucede, descubrir que las funciones de ayuda de Excel pueden ser verdaderamente tiles.

Lo primero que debe saber es qu funcin desea. Puede navegar por las funciones disponibles organizadas por categora en Funcin Library, en la pestaa Formulas. Seleccione una categora en el grupo Library para visualizar una lista desplegable de funciones, como se muestra en la Imagen 1-1.

Imagen 1-1: Navegar las funciones por categora.

Otra forma de encontrar la funcin que desea es abrir el cuadro de dilogo de la Funcin Insert. Es posible hacer esto seleccionado el botn Insert Function en la barra de frmulas o en la pestaa Formulas. Luego, escriba una descripcin de lo que desea hacer y haga clic en Go; Excel le sugiere una funcin que le permitir hacer lo que desea. Si quiere probar esto, siga estos pasos en un libro en blanco: 1. Descargue el archivo Int-Practice1.xls, y luego bralo en Excel. La

Imagen 1-2 muestra el archivo de prctica.

Imagen 1-2: Int-Practice1.xls.

Este curso usa archivos con formato Microsoft Excel 97-2003 a fin de facilitar la participacin de estudiantes con versiones anteriores. Estos archivos abren sin problema alguno en Excel 2007. Para descargar un archivo, haga clic en el hipervnculo. Tal vez sea necesario responder a una advertencia de seguridad en su navegador. Si seleccionar el hipervnculo no funciona, haga clic derecho en hipervnculo y seleccione Save Target As.

1. Elija la celda B6 y luego haga clic en el botn Insert Function, bien sea en la barra de frmulas o en la pestaa Formulas. 2. En el cuadro de texto Search for a function, escriba payment (pago) y seleccione Go. Le aparecer una lista de funciones relativas a esa bsqueda, como se muestra en la Imagen 1-3.

Imagen 1-3: Encuentre una funcin escribiendo una descripcin.

1. En la lista para seleccionar una funcin, despliegue la lista y observe las funciones. Seleccione varias funciones y lea las descripciones que aparecen en la lista que aparece debajo. 2. Seleccione PMT y luego haga clic en OK. Se abrir el cuadro de dilogo Function Arguments. Es aqu donde puede llenar los argumentos opcionales para la funcin. Los requeridos estn en negritas; no as los opcionales. 3. Para Rate, ingrese D3. 4. Para el Nper (numero de perodos), ingrese B5. 5. Para el Pv (valor actual), puede escribir B4, pero intente este mtodo alternativo como un experimento. Haga clic en el botn con la flechita roja cerca del cuadro del Pv. Se cerrar el cuadro de dilogo de Function Arguments, de manera tal que pueda observar ms de la hoja. Mueva la caja y qutela del medio si es necesario y elija la celda B4. Luego presione Enter para volver al cuadro de dilogo especificado anteriormente. La Imagen 1-4 muestra el cuadro de dilogo con los campos que han sido llenados.

Imagen 1-4: Cmo llenar los argumentos de la funcin. Ampliar imagen

Cmo obtener ayuda al escribir una funcin

A continuacin, observar como Microsoft Excel brinda la funcin de ayuda incluso cuando est escribiendo una funcin en una celda, adems de aprender a agrupar una funcin dentro de otra.

1. Seleccione OK. La cantidad del pago, $191.01, aparece en la celda B6 en color rojo y entre parntesis, lo que significa que es un nmero negativo. 2. Guarde su trabajo. Deje el archivo abierto ya que seguir trabajando en l ms adelante.

Una vez que ya ha usado varias veces Insert Function para una funcin especfica, es probable que pueda escribir de memoria los argumentos en la celda. Sin embargo, en caso de que su mente se quede en blanco mientras escribe la funcin, Excel ofrece Consejos (ScreenTips) en pantalla debajo de la celda para recordarle los argumentos. Por ejemplo, en la Imagen 1-5 comenzamos a escribir la funcin PMT y Excel le muestra los tres argumentos requeridos ms dos opcionales (entre corchetes). El argumento en negrita es el que debe escribir ahora. Despus de escribirlo y colocar una coma, el siguiente argumento se colocar en negritas. Imagen 1-5: Busque el Consejo en pantalla mientras escribe los argumentos para una funcin.

Agrupacin de una funcin dentro de otra

Es posible que desee agrupar una funcin dentro de otra, para hacerlo, coloque una funcin dentro de los parntesis de la otra funcin y omita el signo igual para la funcin interna. Por ejemplo, en los pasos de la seccin anterior, usted termin con esta funcin en la celda B6:
=PMT(D3,B5,B4)

El resultado es negativo. Si desea que aparezca como un nmero positivo, agrpelo en una funcin =ABS, la cual sirve para calcular el valor absoluto de un nmero. Para esto, cambie tambin el contenido de la celda B6 a lo siguiente

Luego, digamos que quiere redondear los montos de pago hacia el siguiente nmero entero expresado en dlares. Puede usar para esto la funcin ROUNDUP, encerrando la funcin previa como se muestra a continuacin:
=ABS(PMT(D3,B5,B4))

Intntelo ahora:

=ROUNDUP(ABS(PMT(D3,B5,B4)),0)

=ROUNDUP(ABS(PMT(D3,B5,B4)),0)

1. En Int-Practice1.xls, seleccione la celda B6. 2. En la barra de formulas, edite la funcin as:

Fechas y horas

En la prxima seccin, veremos como Excel trabaja con fechas y horas en frmulas y funciones.

La funcin ROUNDUP requiere dos argumentos: el nmero a redondear y el nmero de posiciones decimales. Es por eso que colocamos una coma y un 0 al final del ejemplo anterior. Las comas separan un argumento de otro dentro de una funcin de argumentos mltiples. La ABS(PMT(D3,B5,B4)) representa el primer argumento y 0 representa el segundo argumento.

1. Guarde los cambios y deje abierto el documento para ms tarde.

En Excel, las fechas equivalen a nmeros. A pesar de que puedan parecer fechas, en realidad, no son ms que valores numricos simples. Para comprobar esto por s mismo, abra un nuevo libro en blanco e intente lo siguiente:

Cuando ingrese una fecha, Excel se encargar por s solo de convertirla a un nmero que representa el nmero de das entre esa fecha y el 1 de enero de 1900. En este caso, hay 15 das de diferencia, por lo tanto, el valor es 15. Excel da formato al nmero de acuerdo al formato de fecha, para que as usted pueda seguirlo viendo como una fecha, aunque Excel ya se haya encargado de convertirlo en un nmero. Sigamos probando ahora: 1. Cambie el formato de nmero de la celda A1 a Short Date (nuevamente, dirjase a la pestaa Home en el grupo Number). 2. Escriba 1000 en la celda A2. Aparecer como un nmero normal. 3. Use Format Painter (la herramienta de copiar formato ubicada en la pestaa Home, grupo Clipboard) para copiar el formato de la celda A1 a la A2. El valor de la A2 ahora aparece como una fecha: 09/26/1902. 4. En la celda A3, ingrese esta frmula: =A2-A1. El resultado es 985, el cual equivale al nmero de das entre las dos fechas. (Si en lugar de lo anterior le aparece una fecha, cambie el formato de nmero de celda a

1. En un libro nuevo, ingrese 01/15/1900 en la celda A1. 2. Cambie el formato de nmero de celda a General. (En la pestaa Home, grupo Number, abra la lista Number Format, y escoja General.) El valor cambia a 15.

Uso de las funciones NOW y TODAY

Existen dos funciones que permiten desplegar la fecha y hora actual en un libro: =NOW() para la fecha y hora actual. =TODAY() para la fecha actual (sin la hora).

General.) 5. Cierre este libro sin guardar los cambios.

Ninguna de estas funciones utiliza argumentos, de manera que lo nico que debe colocar son dos parntesis despus de cualquiera de ellas. Estas funciones son tiles para crear fechas que se actualicen automticamente en los libros que abre y actualiza frecuentemente. Pruebe la funcin TODAY en el libro usado como ejemplo, usando su valor para realizar el clculo. En Int-Practice1.xls, escriba lo siguiente: 1. 2. 3. 4. En la celda A8, escriba la Fecha de hoy: En la celda A9, escriba Rate Valid Until: En la celda B8, escriba =TODAY() En la celda B9, escriba =B8+30

El resultado en la celda B9 debera ser una fecha 30 das mayor que la fecha actual escrita en la celda B8. Si el resultado en la celda B9 no toma formato automticamente como una fecha, ajuste el formato de nmero a Short Date. Algunos programas que manejan hojas de clculo, incluyen algunas versiones muy viejas de Excel que muestran fechas con respecto al 2 de enero de 1904, en vez del 1 de enero de 1900. Si usted abre dicho libro en una versin moderna de Excel, todas las fechas parecen estar desactivadas. Es posible corregir esto haciendo clic en el botn de Microsoft Office y luego seleccione Excel Options. Elija Advanced en el panel de la izquierda y en la seccin "When calculating this workbook", marque la casilla que corresponde a Use 1904 date system.

Cmo copiar frmulas y usar referencias absolutas

A continuacin, aprender sobre la referencia de celdas relativa y absoluta, lo cual marca la diferencia a la hora de copiar frmulas y funciones de una celda a otra.

Por lo general, cuando se copia una frmula que contiene referencias de celda, Excel ajusta estas referencias para referirse a celdas relativas a una nueva ubicacin. Por ejemplo, supongamos que tiene esta frmula en la celda C5: Bsicamente, esta frmula quiere decir "sumar los valores en las dos celdas inmediatamente a la izquierda". Por lo tanto, si usted copia esta frmula a la celda N8, ahora ser =L8+M8, porque stas son las dos celdas inmediatamente a la izquierda de la nueva ubicacin.
=A5+B5

Trabaje desde cualquier parte

Esto es una gran ventaja de Excel, ya que cuando usted copia una frmula, la idea no es que sea exactamente igual a la original; lo que desea es aplicarla a la nueva ubicacin. Por lo tanto, los creadores de Excel hicieron de las

Sus hojas de clculos pueden ser herramientas muy valiosas en cualquier lugar donde est trabajando. Llvelas consigo y aproveche su utilidad, a la hora y lugar que desee, trabajando en su notebook PC de HP.

referencias relativas una funcin predeterminada.

La alternativa a las referencias relativas son las referencias absolutas. Una referencia absoluta no cambia al momento de copiarla. Las referencias absolutas se indican con smbolos de dlar antes de la fila y la columna. Por ejemplo, para hacer una referencia absoluta a la celda B4, escriba $B$4.

Los dos smbolos de dlar son necesarios dado que es probable que desee usar una referencia mixta, la cual "congela" slo la fila o slo la columna. Por ejemplo, $B4 congela slo la columna; mientras que B$4 congela slo la fila. Para ajustar una referencia absoluta o mixta, escriba manualmente los smbolos de dlar en la frmula o funcin. Tambin puede hacerlo como un atajo, despus de hacer clic en la referencia de celda, presione F4 para permitir cambiar entre las combinaciones de referencias absolutas, relativas y mixtas. Intntelo. 1. En el libro Int-Practice.xls, haga clic en la pestaa Compare. Este libro calcula lo que debera ser el pago mensual de prstamos con un determinado perodo de pago y tasas de inters. 2. En la celda B7, escriba =ABS(PMT($D$3,$B$4,A7)). Aqu hacemos un desglose de lo que acaba de escribir all:

Notebook buying guide

HP Compaq 6510b notebook PC

La funcin ABS corresponde al valor absoluto (nmero positivo). PMT es la funcin que calcula el pago. Tiene tres argumentos requeridos Tasa de inters, Nmero de perodos y Valor Actual. $D$3 es una referencia absoluta a la celda que contiene la tasa mensual. $B$4 es una referencia absoluta a la celda que contiene el nmero de perodos. A7 es una referencia relativa a la celda que contiene el valor actual (es decir, el monto del prstamo).

1. Copie la frmula de la celda B7 al rango de celdas B8:B14. (La manera ms sencilla de hacer esto es mover el controlador de tamao, que es un cuadrado negro pequeo que aparece en la esquina inferior derecha de la celda B7 cuando est seleccionada). Si crea y copia la funcin correctamente, los resultados deberan ser idnticos a los que mostramos en la Imagen 1-6.

Imagen 1-6: El libro terminado con referencias absolutas y relativas usadas en los clculos.

Vea como copiar frmulas y trabajar con referencias absolutas. (Archivo de 1.5 MB)

Creacin de rangos con nombre

En la prxima seccin, aprender sobre los rangos de nombre, que pueden tomar el lugar de referencias de fila, y columna de celdas, en frmulas y funciones.

Hasta este punto, usted ha visto cmo se hace la referencia de los rangos, ordenando las celdas desde arriba a la izquierda hasta abajo a la derecha con dos puntos entre ellos, como sigue: A1:C12. En la mayora de los casos, sa es la manera ms eficiente para hacer este procedimiento. Sin embargo, si va a referirse muchas veces al mismo rango en un libro, seguro ser muy til para usted ponerle un nombre al rango. Al nombrar un rango se le asigna un texto de referencia que (supuestamente) tiene un significado lgico para usted y que seguro le ser mucho ms sencillo recordar.

Respalde sus datos

Por ejemplo, las celdas B1, B2 y B3 se llaman Goods, Labor y Price (Bienes, Trabajo y Precio), la celda C5 usa estos nombres en la frmula dentro de esta celda: La Imagen 1-7 muestra como debera quedar este libro.
=price-(goods+labor)

El respaldo en cinta de HP es una solucin accesible y simple para sus necesidades bsicas de respaldo de datos empresariales. DAT tape drives

Imagen 1-7: Las celdas en el rango B1:B3 tiene nombres determinados por el usuario, y estos nombres se usan en la frmula de la celda B4. Es posible nombrar una sola celda o un rango de celdas. De cualquier forma, el proceso es el mismo: 1. Seleccione la(s) celda(s). 2. Haga clic en el cuadro Name, el cual est ubicado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas. (Donde aparece por lo general la referencia de columna y fila de la celda activa). 3. Escriba el nombre que desee usar para el rango, y luego presione Enter.

Ahora que ya entiende el concepto, intente crear algunos rangos con nombre por s mismo. Siga los pasos que damos a continuacin:

Los rangos con nombre se configuran por defecto como referencias absolutas. Una referencia al rango no cambia cuando la copia a otra celda.

1. En el libro Int-Practice1.xls, haga clic en la hoja Sales. 2. Seleccione el rango B2:D2. Haga clic en el cuadro Name, luego escriba Donna. 3. Seleccione el rango B3:D3. Seleccione el cuadro Name, luego escriba Pete. 4. Seleccione el rango B4:D4. Haga clic en el cuadro Name, luego escriba

Mike. 5. En la celda E2, escriba =SUM(Donna). En la celda E3, escriba =SUM(Pete). En la celda E4, escriba =SUM(Mike). 6. En la celda D5, escriba Grand Total. Agrande la columna D tanto como sea necesario para que quepa el texto. 7. En la celda E5, escriba =SUM(Donna,Pete,Mike). El libro terminado debera ser idntico al de la Imagen 1-8.

Uso del Administrador de Nombres

Imagen 1-8: Estas funciones usan rangos con nombre.

Ahora que sabe crear algunos rangos con nombres bsicos. En la prxima seccin aprender a manejar estos rangos.

Excel 2007 ofrece varias herramientas tiles para trabajar con rangos con nombres. Todas estas funciones puede encontrarlas en la pestaa Formulas, del grupo Defined Names.

Uso del Name Manager

Name Manager suministra una lista de todos los rangos con nombre en el libro, adems de las referencias de celda a las que stas hacen referencia. A partir de all, se puede borrar cualquiera de los rangos con nombres, modificar un rango y agregar comentarios. Para abrir Name Manager, seleccione el botn Name Manager en la pestaa Formulas. Name Manager se muestra en la Imagen 1-9.

Para aquellos incidentes inesperados

Es imposible adelantarse a los accidentes y fallas de seguridad, pero lo que si podemos hacer, es estar preparados para cuando sucedan. Con los servicios de proteccin empresarial, usted puede sentirse seguro porque su hardware y sus datos estarn protegidos. Accidental damage protection

Imagen 1-9: Name Manager facilita la visualizacin y edicin de rangos con nombres. Ampliar imagen Para practicar el manejo de Name Manager, haga lo siguiente: 1. En el libro de prctica Int-practice1.xls, en la hoja Sales, cambie la celda A2 a Marie. 2. En la pestaa Formulas, haga clic en Name Manager.

3. 4. 5. 6. 7.

Seleccione Donna en la lista del cuadro de dilogo Name Manager. Presione Edit. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente. En el cuadro Name, cambie Donna por Marie. En el cuadro Comment, escriba Formerly Donna. Haga clic en OK. El rango ahora aparece en el Administrador de Nombres como Marie y el comentario aparece en la columna Comment, como se muestra en la Imagen 1-10.

Imagen 1-10: Modificacin de un rango con nombre en el cuadro Edit Name.

Creacin automtica de rangos con nombres


Para probar esto, haga lo siguiente:

Es posible usar la funcin Create from Selection (Crear a partir de seleccin) en Excel 2007 para crear automticamente rangos con nombres basados en encabezados de columnas o filas.

1. Seleccione Close. 2. Elija la celda E2 y asegrese de que en la barra de frmulas la funcin, que ahora es =SUM(Marie), refleje el nuevo nombre.

1. En el archivo Int-practice1.xls, en la hoja Sales, elija la celda D5 y presione Delete, para borrar esa celda. 2. En la celda A5, escriba Total. 3. Seleccione el rango de celda B1:D4. 4. En la pestaa Formulas, haga clic en Create from Selection. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente. 5. Marque la casilla Top row y luego haga clic en OK. Excel crea los siguientes rangos: Jan: B2:B4 Feb: C2:C4 Mar: D2:D4

1. En la celda B5, escriba =SUM(Jan). En la celda C5, escriba =SUM(Feb). En la celda D5, escriba =SUM(Mar). 2. Guarde su trabajo, ahora comprelo con el que mostramos en la Imagen 1-11.

Creacin de un registro de cheques

Imagen 1-11: El libro ya terminado.

A continuacin, pondr en prctica lo que ha aprendido sobre el uso de frmulas y funciones con la creacin de un registro de cheques.

Ahora que sabe los conceptos bsicos de frmulas y funciones en un libro de Excel, observemos un ejemplo bastante prctico.

Supongamos que usted necesita un registro electrnico de cheques. Si lo que quiere hacer es darle seguimiento a los movimientos de su chequera, no es necesario adquirir un extenso programa financiero; sencillamente, puede usar Excel: 1. Abra un libro nuevo. 2. En Sheet1, ingrese las etiquetas que se muestran en la Imagen 1-12 y agrguele formato negritas, subrayado y con fondo de sombra gris. Ample las columnas segn sea necesario, luego, combine y centre el ttulo My Checkbook a lo largo de la fila superior. Use la funcin =TODAY() para mostrar la fecha de hoy y alinela hacia la izquierda. Guarde su trabajo como MyCheckbook.xlsx (formato Excel 2007).

Imagen 1-12: Creacin de un libro nuevo para abrir un registro de cheques. Ampliar imagen

1. En la primera lnea del registro (cell E6), ingrese el balance de apertura. Para este ejercicio, coloque $10,000. (Soar no cuesta nada, no cree?) 2. En la fila siguiente de la columna Balance (cell E7), ingrese una frmula que comienza con el balance anterior, reste cualquier retiro o pago que est en la lnea y agregue cualquier depsito en la lnea. Entiende el procedimiento? 3. Por si acaso, aqu est la frmula: 1. Copie la frmula en las celdas ubicadas justo debajo de esa fila (en unas 50 filas por lo menos). La manera ms sencilla de hacer esto es con el controlador de tamao (un cuadrado negro pequeo ubicado en

=E6-C7+D7

la esquina inferior derecha cuando la celda est seleccionada). Mueva el controlador de tamao hacia abajo de manera que la frmula quepa en las celdas inferiores, como se muestra en la Imagen 1-13. Las copias son referencias relativas, que es lo que deseara en este caso. En este momento, todas las copias dirn $10.000,00 porque no ha ingresado an ninguna transaccin.

Imagen 1-13: Cmo copiar la frmula en las filas inferiores usando el controlador de tamao. Ampliar imagen

Por ejemplo, ingrese las transacciones que se muestran en la Imagen 1-14.

1. Ahora agregue una columna para el nmero de cheque. Elija la columna a la derecha de donde debera aparecer, luego, en la pestaa Home, haga clic en Insert y despus en Insert Sheet Columns. En este caso, inserte la nueva columna entre las columnas Date y Payee y etiqutela con lo siguiente Chk#. 2. Ahora ingrese una transaccin de retiro en la fila 7 y una de depsito en la fila 8. No comience en la fila 6 porque aqu es donde aparece el balance bruto de apertura; cualquier transaccin que ingrese en esa columna no se calculara apropiadamente.

Imagen 1-14: Ingrese estas transacciones. Ampliar imagen

Ahora siga trabajando en el registro de cheques completando los siguientes toques finales de carcter opcional:

Agregue otra columna estrecha en la cual pueda colocar una R para Reconciled cuando haga el balance de su chequera. Puede ponerla donde desea, pero un lugar comn para dicha columna es a la izquierda de la columna Withdrawal (Retiro). Aplique formato a todas las celdas que manejen monedas como Currency

Imagen 1-15 muestra una porcin del registro terminado.

con dos nmeros decimales. Sombree en color verde una lnea de por medio. Para hacer esto, sombree una lnea (fila 7), pero no la siguiente lnea (fila 8). A continuacin, seleccione ambas filas, haga clic en Format Painter, y luego seleccione el rango de celdas a las que quiere agregar este formato. Disee los bordes en todos los lados de todas las celdas en la hoja de registro de datos. Por ejemplo, podra empezar con la celda 5 y a partir de all aplicar los bordes a todas las celdas que estn abajo y a la derecha de esa celda.

Imagen 1-15: El registro completo. Ampliar imagen

Ya ha terminado su registro computarizado de cheques, el cual podr guardar y modificar ms tarde.

Antes de continuar

Assignment #1

En esta leccin, obtuvo muchos consejos y trucos tiles para trabajar con frmulas y funciones, aprendi a trabajar con referencias de celdas absolutas y relativas y a crear rangos con nombres. En la Leccin 2, aprender a trabajar con varias hojas en un mismo libro. Podr crear y borrar hojas, renombrarlas, cambiar los colores de la pestaa de hojas y crear referencias cruzadas entre hojas. Antes de continuar, haga la asignacin y responda el quiz para asegurarse de que ha asimilado los conceptos claves presentados en esta seccin.

En esta asignacin, configurar las frmulas y funciones que se necesitan para crear una tabla de amortizacin para un prstamo. Una tabla de amortizacin (amortization table ) muestra la distribucin de los pagos entre abono a capital e intereses y le hace seguimiento al saldo del prstamo despus de cada pago. Para completar esta asignacin:

1. Descargue IntExcel07-Assign1.xls y bralo en Microsoft Excel. 2. Llene automticamente los nmeros del 1 al 360 comenzando desde la celda A10 hasta la A369. (Para hacer esto, escriba 1 en la celda A10, 2 en la celda A11, y as sucesivamente hasta la celda A14. Seleccione el rango A10:A14 y luego mueva hacia abajo el controlador). 3. En la celda D3, escriba 6%. Asegrese de que la celda tenga formato Percentage. 4. En la celda D4, escriba =D3/12. Esta frmula crea una tasa de inters mensual calculada en base a la anual. Aplique el formato Percentage, con dos nmeros decimales. 5. En la celda D5, escriba 0 y aplique el formato Currency con dos nmeros decimales. 6. En la celda D6, escriba 200,000 y aplique el formato Currency con dos nmeros decimales. Ample la columna D tanto como sea necesario. 7. Aplique el formato Currency con dos nmeros decimales para las columnas B, E, F, G, y H, adems del rango D10:D369. 8. En la celda D7, escriba 360. (Esto equivale a 12 pagos anuales por 30 aos (en caso de una hipoteca a treinta aos). Si es necesario aplique el formato de nmero General a esa celda. 9. Cree los siguiente nombres de rango:

Hasta ahora, las frmulas y funciones que ha creado para el primer pago hacen referencia al saldo inicial. Eso no pasar con los prximos pagos porque estos deberan referirse al saldo restante del prstamo. Por lo tanto, es necesario ajustarlos por separado. Observe que la referencia a H10 es relativa de manera que cuando copie la frmula ms tarde, sta se refiera a los saldos actuales, pero la referencia D4 es absoluta porque all es donde siempre est la tasa mensual. 1. En la celda E11, ingrese una frmula que calcule el inters del saldo actual del prstamo: =H10*$D$4.

1. En la celda B10, escriba =ABS(PMT(Rate,Length,Amount)). Copie la funcin en el rango B11:B369. 2. En la celda C10, ingrese el primer da del mes siguiente. (Por ejemplo, si ahora estamos a 15 de octubre de 2007, ingrese 11/01/07). 3. En la celda C11, ingrese el mes siguiente al que acaba de ingresar. Por ejemplo, si introdujo 11/01/07 en la celda C10, ingrese ahora 12/01/07 en la celda C11. 4. Llene automticamente las otras fechas en el rango C12:C369. (Para hacerlo, seleccione el rango C10:C11 y mueva el controlador hacia abajo). 5. En la celda E10, ingrese =D6*D4. Esta frmula calcula el inters pagado en la primera cuota del prstamo. 6. En la celda D10, introduzca =B10-E10. Esta frmula calcula el capital pagado en la primera cuota del prstamo. 7. Copie la frmula desde la celda D10 hasta el rango D11:D369. No se preocupe si todos los nmeros son iguales; cambiarn a medida que vaya ingresando otros datos. 8. En la celda H10, ingrese =D6-D10-F10-G10. Ample la columna de ser necesario. Esta frmula calcula el saldo de la deuda despus del pago y despus de cualquier pago extra que haya realizado. 9. En G10, introduzca una referencia absoluta a la celda D5: =$D$5. Copie la frmula en G11:G369.

D4: Rate, D6: Amount, D7: Length

Felicitaciones -- usted logr completar la hoja de amortizacin. Si lo hizo bien, sta debera lucir como la que se muestra en la Imagen 1-16.

1. Copie la frmula desde E11 hasta E12:E369. 2. En la celda H11, ingrese una frmula que calcula el saldo del prstamo despus del pago actual: =H10-D11-F11-G11, luego, copie la frmula al rango H12:H369.

Imagen 1-16: La hoja de amortizacin completa. Ampliar imagen

Pero espere -- hay mucho ms. Usted puede usar esta hoja para jugar "qu pasara si" con su prstamo. Intente lo siguiente:

Quiz #1
A) B) A) B) A) B) A) B) A) B) C) D) C) D) C) D) C) D) C) D)

Question 1: Cul de las siguientes frmulas est escrita correctamente? =(A1:A10) =SUM(#name#) 23 =AVG(A1:A10) 63 41 =A1+A2+A3+A4

Ingrese $100 en la celda D5 para averiguar que pasara si paga $100 extra cada vez. Vaya hasta el final de la hoja y ver que si lo hiciera se estara ahorrando ms de 60 pagos (poco ms de 5 aos). La fila en la cual se refleja por primera vez el saldo negativo (en parntesis) equivale a la lnea del ltimo pago. Ponga la celda D5 otra vez en $0 e ingrese $1.000 en la celda F10. Revise su hoja de amortizacin para que compruebe cmo hacer un pago nico de $1.000 al comienzo del perodo del prstamo disminuye la duracin del mismo. Ver como le quita cinco pagos al final, lo que le permite ahorrar casi $6.000. Elimine lo que acaba de ingresar en la celda F10, ahora cambie la tasa de inters en la celda D3 a 5.5% y configure el formato de la celda para mostrar slo un decimal. Esto no cambia el plazo del prstamo, pero si cambia la suma a pagar cada mes.

Question 2: Supongamos que la celda A1 contiene 5 y la celda A2 contiene 2. Cul sera la respuesta para la frmula =A1+A2*3^2? Question 3: Cul de stas es una referencia absoluta a la celda A2? Question 4: Si usted despliega la fecha 1/3/1900 como formato de nmero General, qu nmero le aparecer como tal? Question 5: Si se le asigna el nombre Wholesale al rango A2:A6, cul de stas frmulas calcular correctamente la suma de ese rango? (Marque todas las que apliquen). 365 2 3 100 $A2 $A$2 A$2 A$2$ 441

Tutorial de Microsoft Excel: cmo trabajar con hojas de clculo mltiples


=A2+A3+A4+A5+A6 =Wholesale

=SUM(A2:A6)

=SUM(Wholesale)

Un libro de Microsoft Excel es mucho ms que una simple hoja. En esta leccin, aprender a trabajar en 3D y a

Cmo nombrar, crear y borrar hojas

usar hojas mltiples, a nombrar y aplicar formato a las pestaas de las hojas y crear referencias a celdas en hojas mltiples para sus frmulas y funciones. Bienvenido nuevamente. En la Leccin 1, aprendi a trabajar con frmulas y funciones en un libro. En esta leccin, aprender a expandir hojas sencillas bidimensionales y trabajar con libros 3-D que contienen varias hojas y referencias entre ellas.

Un archivo de datos sencillo (un libro) puede contener muchas hojas etiquetadas. Cada hoja tiene sus propias cuadrculas separadas de filas y columnas. Por defecto, un libro empieza con tres hojas: Sheet1, Sheet2 y Sheet3. Puede desplazarse entre ellas haciendo clic en la pestaa correspondiente, las cuales estn ubicadas en la esquina inferior izquierda en la ventana de Microsoft Excel.

Cmo nombrar una hoja

Es probable que quiera renombrar las hojas para colocarle nombres ms descriptivos que los que trae por defecto. Es obvio que ser mucho ms fcil recordar su registro de cheques a travs de una pestaa llamada Registro que en una que diga slo Sheet1. Para renombrar una pestaa, haga doble clic sobre la pestaa para mover el punto de insercin de texto y escribir el nombre deseado. Tambin puede hacer clic derecho sobre la pestaa y elegir Rename. Los nombres que escoja para su pestaa pueden ser tan largos como desee o necesite; sin embargo, un nombre muy largo hace que la pestaa quede muy ancha, lo que deja menos espacio para visualizar otras pestaas. Si va a referirse al nombre de una hoja en una frmula dentro de una hoja diferente (conocido como referencias 3D, las cuales abarcaremos ms adelante en esta leccin), use un nombre de hoja corto sin espacios entre las palabras. Eso facilita la creacin de referencias para ese nombre.

Cmo agregar y borrar hojas

Para agregar una hoja, haga clic en la pestaa Insert Worksheet a la derecha de las pestaas de hoja ya existentes, como se muestra en la Imagen 2-1, o presione Shift+F11.

Imagen 2-1: Insertar pestaa de Libro.

No es necesario borrar las hojas en blanco adicionales de un libro; sencillamente, haga caso omiso de ellas. Si prefiere, puede borrar fcilmente las hojas que no necesita; sin embargo, al menos debe quedar una hoja en el libro, de manera tal que nunca pueda borrar la hoja sobre la que trabaja.

Para borrar una hoja, haga clic derecho sobre su pestaa y luego elija Delete. Si hay algo en esa hoja, aparecer un cuadro de advertencia; si la hoja estaba vaca, sencillamente desaparecer.

Despliegue y disposicin de hojas

En las secciones siguientes, podr obtener ms habilidades de manejo de hojas.

La funcin Undo no aplica para cuando borra una hoja. Una vez que la hoja desaparece, lo har para siempre. Si usted borra sin querer una hoja importante y no ha guardado su trabajo desde la ltima vez que abri el libro, cierre el archivo sin guardar los cambios y bralo nuevamente.

Ahora que ya sabe crear y borrar hojas, aprender algunas tcnicas de manejo de hojas.

Seleccin de hojas mltiples al mismo tiempo

Poder de cmputo

Es probable que quiera realizar una operacin en ms de una hoja de una sola vez, como lo hara si por ejemplo, quisiera borrar varias hojas. Para seleccionar varias hojas, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic sobre cada pestaa, o haga clic en la primera pestaa en un rango contiguo, y luego mantenga presionada la tecla Shift mientras selecciona la ltima pestaa.

Desplazamiento a travs de las pestaas de hojas

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Cuando tiene muchos libros con nombres largo, o cuando la ventana de Excel es bastante estrecha, tal vez no pueda visualizar todas las pestaas a la vez. Use las flechas a la izquierda de las pestaas para poder moverse de un lado a otro a lo largo del libro, como se muestra en la Imagen 2-2.

Imagen 2-2: Use las flechas para moverse a travs de las pestaas en el libro.

Cmo esconder y mostrar hojas nuevamente

Por defecto, todas las hojas en el libro estn disponibles a travs de las pestaas en la esquina inferior izquierda de la ventana. Es posible esconder ciertas pestaas, bien sea para que las hojas menos usadas no estorben o para brindar algn tipo de seguridad para proteger datos sensibles.

Esconder una hoja no representa una buena proteccin. Si usted no desea que otros usuarios tengan acceso a una hoja determinada, qutela del libro. Si no puede hacerlo porque las frmulas se basan en los datos de esa hoja, considere no slo esconder la hoja, sino tambin protegerla. Ms adelante le ensearemos como proteger una hoja.

Para esconder una hoja, haga clic derecho sobre su pestaa, y luego seleccione Hide.

Para mostrar una hoja escondida, haga clic derecho sobre las pestaas desplegadas y seleccione Unhide. En el cuadro de dilogo de esta opcin, elija la hoja que desea mostrar nuevamente y haga clic en OK.

Cmo cambiar el color de una pestaa

Todas las pestaas son blancas por defecto; sin embargo, es posible colocar cdigos de color a su libro cambiando los colores de la pestaa. Por ejemplo, tal vez usted desee colocarle el mismo color a todas las pestaas que correspondan a un departamento especfico o ao fiscal de manera que pueda diferenciarlas fcilmente del resto de las pestaas. Para elegir un color de pestaa, haga clic derecho sobre ella, luego, elija Tab Color. Sobre la paleta de colores que aparece tal como mostramos en la Imagen 2-3, elija el color que usted desea. Puede utilizar los colores personalizados o estndar.

Imagen 2-3: Seleccin de un color de pestaa en un libro.

Si desea que el color de fondo se aplique para todo el contenido del libro y no slo para la pestaa. Seleccione el libro entero (Ctrl+A), y posteriormente, escoja un color de relleno en la pestaa Home, en el grupo Font.

Cmo copiar y mover hojas

Ahora que ya sabe ms sobre el despliegue y disposicin de las hojas y sobre el cambio de colores de las pestaas, contine leyendo para que aprenda a copiar y mover hojas dentro de su libro. Para reacomodar el orden de las hojas, arrastre la hoja hacia la derecha o izquierda. Un tringulo negro con un cono similar a un pedazo de papel muestra cul ser la nueva ubicacin de la hoja. Suelte el botn del mouse cuando el tringulo aparezca en el punto adonde quiere mover la hoja.

Si desea copiar una hoja en vez de moverla, sostenga la tecla Ctrl a medida que mueve la hoja.

Otra manera de mover o copiar una hoja es mediante el uso del comando Move or Copy. (Es un slo comando: "Move or Copy.") Es mucho mejor que el mtodo de arrastrar y soltar dado que puede usarlo para mover o copiar una hoja de un libro a otro si as lo desea. Para usar este comando, tan slo elija

una o ms hojas, haga clic derecho sobre la hoja seleccionada y, posteriormente, seleccione Move or Copy del men de acceso directo. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente, en el cual podr seleccionar un libro de destino y la posicin de la hoja dentro de ese libro.

Ponga en prctica el manejo de las hojas


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Ponga a prueba las habilidades que acaba de aprender haciendo lo siguiente:

10. 11. 12.

Imagen 2-4: Despus de completar los pasos debera tener cuatro pestaas, cada una con un color diferente.

Abra un libro nuevo. Renombre las hojas como sigue Sales, Marketing, y Accounting. Agregue una nueva hoja y nmbrela Operations. Borre la hoja Marketing. Esconda la hoja Operations. Despliegue nuevamente la hoja Operations. Cambie a rojo el color de pestaa de la hoja Operations. Agregue el color amarillo a la pestaa Sales y azul a la pestaa Accounting. (Use colores estndar para cada pestaa). Use el mtodo de arrastrar y soltar para mover la hoja Operations para la posicin ms a la izquierda. Mantenga presionada la tecla Ctrl a medida que arrastra la hoja para crear una copia de la hoja Sales justo a la derecha del original, luego, cambie el nombre de la copia Marketing. Agregue el color verde a la nueva pestaa copiada. Abra un nuevo libro y use la funcin Move or Copy para copiar las cuatro pestaas en el nuevo libro. Borre Sheet1, Sheet2 y Sheet3 en el nuevo libro. Si sigue los pasos como se indica, las pestaas deberan quedar como en la Imagen 2-4.

Visualizacin de varias hojas al mismo tiempo

En la prxima seccin aprender a visualizar varias hojas al mismo tiempo.

1. Guarde el nuevo libro como Int-Practice2.xlsx (formato Excel 2007) y djelo abierto para usarlo ms adelante. Cierre todas las otras copias sin guardar los cambios.

Posiblemente usted desee, en algn momento, visualizar en pantalla varias hojas al mismo tiempo. Por ejemplo, en caso de que quiera comparar su contenido o copiar datos de una hoja a otra.

Para visualizar hojas mltiples al mismo tiempo, abra tantas ventanas nuevas como sea necesario y arrglelas. (Los controles para hacer esto estn en la pestaa View).

Imprima todas sus hojas

Para esto, abra el archivo de prctica Int-Practice2.xlsx utilizado antes en esta misma leccin, siga estos pasos:

1. En la pestaa View, haga clic tres veces en New Window. Ahora cuenta con un total de 4 pginas abiertas, todas con la misma vista de la misma hoja de clculo. 2. En la pestaa View, haga clic en Arrange All. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente. 3. Seleccione Tiled, seleccione la casilla Windows of active workbook y

Al codificar con colores sus hojas de clculo, seguro querr que los colores aparezcan a la hora de imprimirlas. Para impresin a color de alta calidad, adems de funciones de fax, escaneo y fotocopiado, busque una HP color MFP. HP Officejet Pro L7500

presione OK. 4. Seleccione una pestaa diferente en cada ventana. Ahora, todas las cuatro pestaas pueden visualizarse simultneamente en una misma pantalla, como se muestra en la Imagen 2-5.

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Imagen 2-5: Cada hoja se muestra en una ventana diferente. Ampliar imagen

Por defecto, cada libro nuevo tiene tres hojas. Para cambiar este nmero, haga clic en el botn de Microsoft Office y presione Excel Options. En la pestaa Popular, cambie el valor Include this many sheets.

Referencia a una celda en una hoja diferente

Vea como visualizar varias hojas de clculo al mismo tiempo (ingls). (Archivo de 1 MB) La siguiente seccin abarca una referencia de frmula muy til que le permite referirse a una celda o grupo de celdas en una hoja diferente.

Dado que cada hoja usa el mismo esquema de nombres de filas y columnas (por ejemplo, cada hoja de clculo tiene un A1, A2 y as sucesivamente), varias celdas en cada libro pueden tener nombres iguales. Eso no es un problema siempre que cada frmula y funcin se limite a los confines bidimensionales de la misma hoja. No obstante, cuando necesita referirse a otra celda en una hoja diferente, es necesario una aclaracin mayor en lo que respecta a los nombres. Para referirse a una celda en una hoja diferente, introduzca el nombre con el nombre de la hoja, seguido de un signo de exclamacin; por ejemplo, A1 en Sheet1 es
=Sheet1!A1

Es por esto que le recomendamos usar nombres cortos para sus hojas. Bsicamente, le ahorra tiempo al poner el nombre de la hoja en la referencia.

Si desea usar un nombre largo en una hoja que requiera muchas frmulas, primero coloque un nombre corto para la hoja (o use el nombre por defecto) y, posteriormente, use ese nombre a medida que configura todas sus frmulas. Cuando haya terminado, renombre la hoja con el nombre largo que deseaba inicialmente; todas las frmulas cambian sus referencias automticamente.

Cuando el nombre de la hoja tiene espacios entre letras o palabras, debe encerrar el nombre en comillas simples al referirse a esta hoja en la frmula, como mostramos a continuacin:

Creacin de frmulas 3-D


='My Sheet'!A1

Suele ser ms fcil seleccionar las celdas cuando se crea una frmula que escribir los nombres manualmente. Pasa casi lo mismo cuando las celdas estn en hojas diferentes que cuando estn en la misma hoja. Pruebe este ejercicio para ver cmo crear una frmula por seleccin:

Si ha completado este ejercicio correctamente, el total en la celda B7 debera ser 6675.

1. Descargue y abra el archivo Int-Practice2A.xls. ste es el mismo libro bsico que cre al principio de la leccin, pero con algunos datos de muestra agregados para su conveniencia. 2. En la pestaa Summary, haga clic en la celda B3. 3. Escriba =SUM( y haga clic en la pestaa Operations. 4. Elija las celdas dentro del rango B3:B6 en la pestaa Operations. 5. Presione Enter. La suma de dichas celdas aparece en la pestaa Summary en la celda B3. 6. Usando esta misma tcnica, sume la informacin correspondiente a ventas, mercadeo y contabilidad en las celdas B4, B5 y B6, respectivamente, todas en la pestaa Summary. 7. En la celda B7 en la pestaa Summary, escriba =SUM(B3:B6), y luego presione Enter. 8. Guarde su trabajo y djelo abierto para que lo use ms adelante en esta leccin.

Cmo vincular contenido de otros libros

Acaba de aprender a vincular el contenido entre hojas del mismo libro. A continuacin, le daremos informacin sobre cmo vincular contenidos entre libros diferentes.

Ya usted sabe hacer referencias de las celdas de una hoja de clculo a otra hoja de clculo en el mismo libro. Pero qu pasa si quiere hacer referencia a celdas que estn en un libro completamente diferente? Para esto, es necesario crear un link. Por ejemplo, supongamos que tiene varios libros y cada uno de ellos contiene un cierto tipo de datos, adicionalmente, tiene otro libro con el nombre Summary.xls en el cual desea agrupar los totales de los diferentes libros. En este caso, utilice el Portapapeles para copiar los valores (o frmulas) de un libro a otro. As, en vez de pegar la informacin como normalmente lo hara, seleccione Edit > Paste Special. En el cuadro de dilogo Paste Special, haga clic en el botn Paste Link. Para ver como funciona este mtodo, intente lo siguiente:

1. Abra un nuevo libro y gurdelo como Summary.xlsx. 2. Abra Int-Practice2A, en caso de que no est abierto ya. (Ya trabaj con l en la seccin anterior). Seleccione la celda B7 en la pestaa Summary. 3. Presione Ctrl+C para copiar la frmula de la celda B7 al Portapapeles.

Proteccin de una hoja contra cambios

Vea como vincular y desvincular contenido entre dos libros (ingls). (Archivo de 1.6 MB) En la siguiente seccin, aprender a proteger una hoja contra cambios mientras deja otras hojas del mismo libro sin tal proteccin.

4. Cambie al documento Summary.xlsx y seleccione la celda A1. 5. En la pestaa Home, abra el men desplegable para el botn Paste y haga clic en Paste Special. 6. En el cuadro de dilogo que corresponde a esta opcin, haga clic en el botn Paste Link. El vnculo se inserta en la celda A1 del libro Summary.xls, como mostramos aqu: ='[Int-Practice2A.xls]Summary'!$B$7 7. Cambie a Int-Practice2A, haga clic en la pestaa Operations y cambie el valor en la celda B6 a 200. 8. Regrese a Summary.xlsx. Observe que el nmero ha cambiado automticamente. 9. Ahora rompa el vnculo. En Summary.xlsx, haga clic en el botn de Microsoft Office, luego, seleccione Prepare > Edit Links to Files. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente. 10. Escoja el vnculo y haga clic en Break Link. Aparecer un cuadro de confirmacin; para confirmar haga clic en Break Links. 11. Seleccione Close para cerrar el cuadro de dilogo. 12. Cambie a Int-Practice2A y escriba un nmero diferente en la celda B7. 13. Cambie a Summary.xlsx. El nmero no cambia esta vez porque no hay vnculo. 14. Cierre ambos archivos. Puede borrar Summary.xlsx si as lo desea; ya tuvo suficiente de esto en esta leccin.

Dentro de un libro, puede que tenga hojas que no deberan ser modificadas, al menos no accidentalmente. Por ejemplo, en el archivo Int-Practice2A.xls, la pestaa Summary rene datos de todo el resto de las hojas. Tal vez no quiera que otro usuario pueda modificar el contenido de la pestaa Summary, porque necesita apoyarse en estas frmulas para poder transferir con exactitud los datos de las otras pestaas. No obstante, las otras pestaas tienen que seguir siendo editables para que as los otros usuarios del libro puedan actualizar los valores correspondientes. Para proteger una hoja, haga clic derecho sobre la pestaa respectiva, seleccione Protect Sheet, y luego marque o desmarque la casilla que aparece en el cuadro de dilogo de esa funcin. Si quiere proteger con contrasea los tipos de edicin no permitida, escriba una contrasea en el cuadro de texto Password to unprotect sheet como se muestra en la Imagen 2-6. Tambin puede llegar a este mismo dilogo desde la pestaa Review haciendo clic en el botn Protect Sheet.

Imagen 2-6: Proteja la hoja contra ciertos tipos de ediciones especficas.

Para desproteger la hoja, haga clic en el botn Unprotect Sheet ubicado en la pestaa Review o haga clic derecho sobre la pestaa correspondiente en el libro y seleccione luego Unprotect Sheet.

Control de cambios

Si desea permitir que los usuarios hagan cambios y seguimiento de los mismos, puede usar el men Track Changes en la pestaa Review. Seleccinela y luego elija Highlight Changes. En el cuadro de dilogo de esta opcin, marque la casilla Track changes while editing.-This also shares your workbook., luego, haga clic en OK. (Podran aparecer otras alertas o confirmaciones despus de esto; elija OK para salir de ellas segn sea necesario). A partir de ahora cuando aplique cambios a sus hojas de clculo, aparecern unos comentarios que le indicarn lo que ha sido cambiado. Observar un tringulo en la esquina superior izquierda de una celda cambiada; ponga el cursor sobre la celda para desplegar la caja del comentario como se ve en la Imagen 2-7.

Imagen 2-7: Comentarios sobre los cambios aparecen cuando pone el cursor en la celda. Una vez revisados los cambios, puede hacer lo siguiente bien sea para aceptarlos o rechazarlos:

1. En la pestaa Review, seleccione Track Changes, y elija Accept/Reject Changes. 2. Cuando desee guardar el libro, presione OK. All se abrir el cuadro de dilogo Select Changes to Accept or Reject. 3. Escoja los cambios con que desea trabajar, si as lo desea. Por ejemplo, puede seleccionar slo comentarios que no han sido revisados, como se muestra en la Imagen 2-8, o comentarios de una persona especfica o de cierto rango.

Imagen 2-8: Especifique los comentarios para revisar.

Al terminar esta seccin, ya no tendr excusa alguna para perderle la pista a los cambios aplicados en sus hojas de clculo.

Antes de continuar

1. En el cuadro de dilogo Accept or Reject Changes, aparece cada cambio por separado. Haga clic en Accept or Reject para el cambio especfico que desee, o presione Accept All o Reject All para elegir todos de una vez. El cuadro de dilogo se cerrar automticamente despus de revisar el ltimo cambio.

Assignment #2

En esta leccin, aprendi varias formas de trabajar con varias hojas en un mismo libro, incluyendo las funciones de agregar, borrar, renombrar, mover, copiar y proteger. Ahora, no solamente puede trabajar en dos dimensiones; sino que tambin puede hacerlo en 3D. En la prxima leccin, aprender sobre las capacidades de bsqueda, orden y filtros de datos de Excel. Antes de pasar a la Leccin 3, responda el quiz y complete la asignacin a fin de afianzar sus conocimientos. Para esta asignacin: 1. Abra IntExcel07-Assign2.xls, el cual ya incluye un registro de cheques similar al que cre en la Leccin 1. 2. Personalice el registro de cheques para su propia cuenta corriente segn sea necesario. 3. Nombre la pestaa correspondiente al registro de cheques como Checking, y luego cambie el color de la pestaa. 4. Agregue otra hoja al libro, llmela Credit Card, y colquele un color diferente al de la pestaa anterior. 5. Cree un registro en la pestaa Credit Card, en el cual pueda almacenar informacin sobre las operaciones de su tarjeta de crdito. Este registro ser similar, pero no igual, al del registro de cheques. 6. Cree una nueva hoja en blanco al principio del libro (posicin ms a la izquierda) y nombre su pestaa como Summary. 7. En la pestaa Summary, ingrese los datos que se presentan en la Imagen 2-9.

Imagen 2-9: Ingrese estos datos.

1. En la pestaa Summary, cree referencias para los saldos en cada una de las otras pestaas en las celdas B3 y B4.

Solution

Quiz #2
A) B) A) B) A) B) C) D) C) D) C) D) A) B) A) B) F11

Revise su trabajo comparando el archivo descargable IntExcel07-Assign2-solution.xls con su libro. Question 1: Cul es el comando para agregar una hoja a un libro? Shift+F11 Ctrl+F11 Alt+F11 F11 F1 Ctrl Alt

2. En la celda B5 en la pestaa Summary, cree una funcin que sume el rango de celdas B3:B4. 3. (Opcional) Si quiere crear registros para otras cuentas bancarias, agregue ms pestaas al libro, cree los registros y luego agregue los saldos en la pestaa Summary. 4. Guarde su trabajo y salga de Excel.

Question 2: Para seleccionar ms de una hoja a la vez, haga clic en la primera y luego mantenga presionada la tecla ______ mientras hace clic en las pestaas adicionales que desea seleccionar. Question 3: Para copiar una hoja, mantenga presionada la tecla ________ mientras la mueve en la direccin donde quiere ubicarla. Question 4: Para ver dos hojas a la vez, primero abra una nueva ventana haciendo clic en el botn ___________ de la pestaa ____________. Posteriormente, use la funcin Arrange All para arreglar las ventanas abiertas y visualizar una hoja diferente en cada ventana. C) D) C) D) Question 5: Cul de las siguientes frmulas usara para referirse a la celda B15 en una hoja llamada Q1 Results? =Q1 Results!B15 =B15!Q1Results ='Q1 Results'!B15 =B15Q1 Results Zoom, New Window New Window, View Reset Window, Reset Window Synchronous Scrolling, Reset Window Ctrl Alt Shift F11

Tutorial de Microsoft Excel: cmo encontrar, ordenar y filtrar datos

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Uso de Microsoft Excel como base de datos

le muestra varias estrategias para buscar y organizar sus datos.

Bienvenido nuevamente a la Leccin 3. En la ltima leccin aprendimos a trabajar con varios libros y hojas al mismo tiempo. Esta leccin le ensear a usar Microsoft Excel como una aplicacin de almacenamiento de datos que incluye opciones de bsqueda, orden y filtros de datos.

Generalmente, cuando piensa en crear una base de datos con un programa de Microsoft Office 2007, lo primero que le viene a la mente es Microsoft Access, no es as? Access es el componente oficial para hacer bases de datos en ambiente Office. No obstante, si lo que desea es hacer listas de datos simples, Excel tambin puede funcionar perfectamente como programa de base de datos, adems de que es ms fcil de usar. El uso de Excel puede ahorrarle algo de dinero, ya que Excel viene con todas las versiones de Office 2007; en cambio, Access slo viene en las versiones ms tcnicas y costosas. Excel es excelente para flat file databases. Una base de datos de archivo nico que consiste en una hoja sencilla de filas y columnas. La primera fila contiene los encabezados por columna, y las filas subsiguientes contienen la informacin. La imagen 3-1 muestra un ejemplo de lo anterior.

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Imagen 3-1: Un flat file database es una hoja de clculo simple. Ampliar imagen

Existen bases de datos mucho ms complejas que contienen varias hojas conectadas de alguna manera (En Access se llaman tables). Por ejemplo, podra tener dos tablas: una con la informacin sobre la direccin del cliente y otra con informacin sobre rdenes. Cada orden est vinculada a la tabla de cliente a travs del nmero de identificacin del cliente, as que cuando se procese la orden, la direccin del cliente aparecer automticamente en la hoja correspondiente. Esto se conoce como relational database, y no es posible crear este tipo de base de datos en Excel. Para esto, necesitara un programa con todas las funciones de gestin de base de datos, como podra ser Access.

Pero, un minuto, acaso usted ya aprendi en la Leccin 2 que un libro de Excel puede manejar varias hojas y que es posible crear referencias entre ellas? Eso no dista mucho de una base de datos relacional, no cree? Tcnicamente, usted puede configurar una base de datos relacional en Excel usando las funciones de referencias cruzadas que le ofrece este programa, Sin embargo, sera un trabajo largo y exigente considerando que para hacerlo sera necesario crear muchas frmulas. En Access sera mucho ms sencillo. Sera bueno que se tomara un poco de tiempo para aprender Access tambin, si de veras le interesa crear bases de datos relacionales, el tiempo que ocupe en ello valdr la pena.

Creacin de una tabla de datos

Esta leccin asume que usted no necesita un programa completo de base de datos, y que sencillamente usted desea trabajar con listas simples. Por ejemplo, quiz usted pueda necesitar una lista de sus donaciones de caridad deducibles de sus impuestos para este ao o una lista de socios de un club con toda la informacin de contacto. Para casos como estos, Excel puede servir perfectamente como base de datos.

Comencemos! En la prxima seccin aprender a crear una tabla de datos en Excel. En primer lugar, haremos un repaso sobre terminologa relacionada con las bases de datos mediante un ejemplo que seguro le resulta familiar -- una libreta de direcciones.

A la hora de crear una tabla de datos en Excel, es importante poner los nombres de campo en la primera fila. Los Field names describen el tipo de informacin que se colocar en cada columna. Para el caso de una libreta de direcciones, los nombres de campo deben incluir Primer Nombre, Apellido, Direccin, Ciudad, Estado y Cdigo Postal. En las filas subsiguientes, ingrese las entradas especficas para cada persona. Cada fila corresponde a una persona diferente y se llama record (registro). Algunas personas colocan el ttulo de la base de datos en la primera fila y los nombres de campo debajo de sta. Eso estara bien en caso de que usted pretendiese usar esta base de datos en Excel por mucho tiempo. Sin embargo, si con el tiempo decide importar los datos en algn otro programa, como Access, ese ttulo podra causar problemas. Por ende, si es posible, mantenga los nombres de campo en la primera fila.

Entonces, podemos decir que el primer paso para crear una tabla de datos es colocar los nombres de campo en la fila 1. Es posible dar formato a estos nombres de campo de manera diferente y de acuerdo a sus preferencias (por ejemplo, colocar las letras en negritas o en colores diferentes), pero eso es cuestin de mera esttica; Excel no le asigna ningn significado particular en funcin del formato. Siga estos pasos para crear una lista de telfonos para un club: A1: Primero B1: ltimo 1. Abra un libro nuevo, y en la Pgina 1, ingrese lo siguiente: C1: Telfono

1. Seleccione la fila 1, y luego aplique el formato negrita y subrayado para esa fila. 2. Seleccione desde la columna A hasta la D, y luego ajuste el ancho de su columna a 15. (Para hacer esto, haga clic en la pestaa Home, seleccione Format, y ahora seleccione Column Width. Escriba 15 en el cuadro de dilogo que corresponde al ancho de columna y presione OK

D1: Afiliacin

La Imagen 3-2 muestra como se ve la tabla de datos hasta ahora. Imagen 3-2: La hoja de clculo con el formato incluido.

).

1. A continuacin, ingrese los registros en la hoja de clculo. Ingrese los registros que se muestran en la Imagen 3-3.

Imagen 3-3: Ingrese estos datos.

Cmo importar datos desde otros programas

La siguiente seccin lo llevar a conocer los pasos para importar datos desde otros programas.

1. Guarde su trabajo como Int-Practice3.xlsx (formato Excel 2007) y cierre el archivo.

Si usted ya tiene datos en algn otro programa una tabla de Access, un archivo de texto sencillo, una tabla de Word puede transferirlos a Excel. Una manera de hacerlo es mediante una sencilla operacin de cortar y pegar: 1. Vea sus datos en el programa actual en que estn guardados, luego, seleccione los datos que desea transferir. 2. Copie la informacin al Portapapeles (Ctrl+C). 3. En una hoja de clculo nueva, escoja la celda A1. 4. Pegue los datos desde el Portapapeles (Ctrl+V).

Tambin es posible abrir otros formatos de archivo en Excel para importar los datos. Esto funciona bien si todava no tiene una hoja de clculo ya empezada en la que desee colocar los datos y si desea crear un nuevo libro para albergar estos datos. Para lograr esto, haga lo siguiente: 1. Haga clic en el botn Microsoft Office y seleccione Open. 2. Cambie el tipo de archivo segn el tipo de datos que desea importar (por ejemplo, Bases de datos en Access). 3. Seleccione el archivo y bralo como lo hara con cualquier otro archivo. Si el programa le pide escoger una tabla o componente en especial, hgalo. 1. Descargue Int-Practice3A.mdb.

Ahora, intentmoslo. Con los siguientes pasos, podr importar los datos de IntPractice3A.mdb (una base de datos en Access) a Excel:

No haga clic directamente sobre el hipervnculo que colocamos en el paso 1; ya que es probable que la descarga no se complete adecuadamente por la manera en que la mayora de los navegadores manejan los archivos en Access. En lugar de eso, haga clic derecho en el hipervnculo y escoja Save Target As. En el cuadro de dilogo que se abrir, cambie el nombre de archivo para tener una extensin .mdb y no una .htm. 1. 2. 3. 4. 5.

Bsqueda y reemplazo de datos

Ahora, que ya sabe cmo importar datos de otros programas, contine leyendo la leccin para que aprenda a buscar y reemplazar datos en una hoja de clculo. Hasta ahora, la mayora de las hojas de clculo con las que ha trabajado en este curso han sido pequeas, por lo tanto, resultaba muy fcil encontrar los datos con tan slo un vistazo. No obstante, cuando usted tiene 50 o ms registros en una base de datos, encontrar un registro especfico empieza a ponerse cada vez ms difcil si lo hace slo a vista.

En Excel, haga clic en el botn de Microsoft Office y presione Open. Ajuste el tipo de archivos a Access Databases. Navegue a la ubicacin donde guard el archivo descargado. Seleccione el archivo de la base de datos y presione Open. Si le aparece un aviso de seguridad, haga clic en Enable. Los datos se importarn a Excel. De hecho, Excel se encargar de aplicar un lindo formato por usted! 6. Guarde el archivo de Excel como Int-Practice3B.xlsx (formato Excel 2007). Djelo abierto para que pueda usarlo ms adelante en esta leccin.

Existen muchas maneras de ubicar datos en una base de datos de Excel, pero, quiz la manera ms simple y ms amigable para los usuarios es a travs del comando Find. Para usar este comando, presione Ctrl+F o, en la pestaa Home, seleccione Find & Select > Find. De cualquier modo, el cuadro de dilogo Find and Replace se abrir, siempre que tenga desplegada la pestaa Find. Escriba el texto que desea encontrar, luego, haga clic en Find Next para pasar a la siguiente celda en la hoja de cluclo que contenga esa misma informacin. Tambin puede configurar opciones para este proceso de bsqueda. Haga el siguiente ejercicio para probar algunas de estas opciones: 1. En Int-Practice3B, en la pestaa Home, seleccione Find & Select > Find. 2. Una vez que se abra el cuadro de dilogo correspondiente, escriba Wayne en la caja de texto Find. 3. Haga clic en el botn Options para expandir las opciones, como se muestra en la Imagen 3-4.

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Imagen 3-4: El cuadro de dilogo Find and Replace expandido.

Ampliar imagen

1. Por los momentos, deje los cuadros Within, Search, y Look tal como aparecen por defecto. Aqu presentamos lo que hace cada una de esas opciones: Within: especifica si se quiere buscar slo en la hoja actual o en todo el libro. Search: especifica si se quiere buscar por filas o por columnas.

Cmo ordenar los datos de su hoja de trabajo

A continuacin, aprender a ordenar los datos en una hoja de clculo.

Es posible usar tambin el cuadro de dilogo Find and Replace para reemplazar los datos. Haga clic en la pestaa Replace y especifique la entrada con la que desea reemplazar el texto fuente.

1. Marque la casilla Match case. Esto limita la bsqueda a la palabra tal y como esta escrita, es decir, con sus maysculas y minsculas. 2. Haga clic en Find Next. Siga hacindolo hasta que haya pasado por todas las entradas en esa hoja de clculo. Observe que puede encontrar hasta cuatro resultados de "Fort Wayne" y uno en que Wayne corresponde al nombre de una persona. 3. Despus de que llegue otra vez al primer resultado, marque la casilla Match entire cell contents. Luego haga clic en Find Next. En esta oportunidad Excel no encontrar nada porque no hay ninguna celda que contenga nicamente ese nombre "Wayne". Presione OK. 4. Mueva el cuadro de dilogo Find and Replace hacia un lado, pero no lo cierre. 5. Seleccione la celda F22, luego, aplique el formato Bold a esta celda. Haga clic en la celda A1. 6. En el cuadro de dilogo Find and Replace, haga clic en el botn Format. Si se abre un men, elija Format. Inmediatamente, se abrir el cuadro de dilogo Find Format. 7. Haga clic en la pestaa Font, y en el rea Font style, seleccione Bold, y luego presione OK. 8. Desmarque la casilla Match entire cell contents. 9. Haga clic en Find Next. Excel encuentra el resultado de Fort Wayne al cual se le aplic el formato de negritas (bold), pero no alguno de los otros. 10. Seleccione el botn Format nuevamente en el cuadro dilogo Find and Replace. En el cuadro de dilogo que se abre, haga clic en el botn Clear para borrar las especificaciones y, luego, presione OK. 11. Haga clic en Close para cerrar el cuadro de dilogo Find and Replace. 12. Seleccione nuevamente la celda F22, y presione Ctrl+B para devolverla a su formato original. 13. Deje el archivo abierto para que pueda usarlo ms tarde.

Look in: especifica si se quiere buscar en frmulas, valores o comentarios. A menos que una celda en particular contenga una frmula o funcin, no hay diferencia alguna entre seleccionar valores o frmulas.

Como acaba de aprender, una manera de ubicar datos es mediante el uso de la funcin Find. Otra manera es ordenar los registros en una columna especfica y luego navegar por los datos para encontrar lo que busca.

Sufriendo para ver los datos en pantalla?

Cuando aleja el zoom para

Para ordenar los datos en una columna, use el botn Sort & Filter en la pestaa Home. Siga estos pasos para intentarlo con nuestro archivo de ejemplo:

Tambin puede utilizar opciones ms avanzadas para ordenar varias columnas al mismo tiempo. Por ejemplo, cuando hay valores duplicados en el primer campo que est ordenando, Excel se refiere al campo secundario. Para probar cmo ordenar datos en campos mltiples, siga estos pasos: 1. En Int-Practice3B, en la pestaa Data, haga clic en el botn Sort. Se abrir el cuadro de dilogo para esta opcin. 2. Abra la lista Sort by y luego elija State. 3. Haga clic en Add Level. 4. Abra la lista Then by, y seleccione Zip, como se muestra en la Imagen 3-5.

1. En Int-Practice3B, haga clic en la columna llamada First Name (cualquier fila). 2. En la pestaa Tab, seleccione Sort & Filter > Sort A to Z. 3. Haga clic en la pestaa Data. (Puede encontrar ms opciones para ordenar datos en la pestaa Data). 4. En el grupo Sort & Filter, presione el botn Sort Z to A (el cual est identificado con una Z en la parte de arriba y una A con una flecha apuntando hacia abajo). 5. Observe que cada celda en la fila 1 tiene una flecha desplegable y que la de la columna B tiene una flecha pequea sobre el botn. Esto indica que los datos de esa columna tambin han sido ordenados. 6. Haga clic en la flecha desplegable de la columna Last Name, esto le abrir un men y seleccione Sort A to Z. La lista ahora se ordenar segn el apellido. 7. Observe que el botn Filter aparece seleccionado en la pestaa Data. Haga clic en este botn para desactivarlo. Despus de hacer esto, ver como la flecha desplegable desaparecer.

poder visualizar su hoja de clculo completa, puede leer lo que dice en las celdas? Cambie su monitor por uno que le permita ver bien su hoja de clculo de Excel en todo su esplendor. HP LP2465 flat panel monitor

Imagen 3-5: Configure el ordenamiento de datos en varias columnas. Ampliar imagen

Vea como ordenar datos en una hoja de trabajo (ingls). (Archivo de 1.3 MB) Por cierto, la lista en forma de base de datos que ha venido usando en IntPractice3B es mucho ms que un simple rango de celdas es una tabla. La prxima seccin estar dedicada a explicar todo sobre las tablas.

1. Haga clic en OK. Le aparecer un aviso que dice que no se podr ordenar los datos como es debido porque hay celdas que contienen nmeros con formato de texto. 2. Seleccione la opcin Sort anything that looks like a number. 3. Haga clic en OK. 4. Reordene la lista segn el campo ID de la A hasta la Z.

Cmo entender las tablas

Excel 2007 le permite definir algunos rangos en sus hojas de trabajo como tablas, lo que hace que stas sean ms sencillas de manejar que las bases de datos. Cuando cre el archivo Int-Practice3B.xlsx al principio de la leccin, Excel automticamente convirti los datos importados a una tabla. El hecho de que sea una tabla causa algunas diferencias muy sutiles en la manera de ordenar los datos que habamos estudiado en la seccin anterior. Intentemos entonces convertir los datos nuevamente en un rango normal, para esto, complete los siguientes pasos: En Excel 2003, las tablas se llaman listas.

1. En Int-Practice3B.xlsx, haga clic en la pestaa Design. (Esta pestaa est disponible porque los datos estn en una tabla; de otra forma no aparecera). 2. Haga clic en Convert to Range. Aparecer una advertencia. Seleccione OK. La pestaa Design desaparece y ver como se devuelve a la pestaa Home. 3. Ahora intente ordenar los datos nuevamente. Haga clic en cualquier parte dentro de la columna First Name (columna B). 4. En la pestaa Home, seleccione Sort & Filter > Sort A to Z. Observe que el formato que antes mantena un color diferente cada lnea de por medio ahora se ha desordenado un poco, ya que se habrn mezclado diferentes colores de lnea. Sin la estructura de la tabla, cada lnea conserva su color original al ordenar los datos. 5. Seleccione toda la columna A, y luego haga clic en el botn Sort A to Z nuevamente en la pestaa Data. Esta vez, dado que ya no es una tabla, le aparecer una advertencia de la opcin ordenar en la cual le preguntan si desea expandir la seleccin (para mantener juntos los registros) u ordenar slo esa columna especfica, manteniendo el resto de los datos en otra columna. En este caso deseamos expandir la seleccin, as que elija la opcin segn se muestra en la Imagen 3-6, y luego haga clic en Sort.

Imagen 3-6: Cuando intente ordenar datos despus de haber seleccionado una columna completa en rangos de datos no tabulares, se le preguntar si desea expandir la seleccin. 1. Ahora volvamos a cambiar el rango de nuevo a la forma de tabla. Seleccione el rango A1:H74. 2. En la pestaa Insert, haga clic en Table. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente. 3. Seleccione OK. Esto hace que los datos vuelvan a organizarse como tabla y que aparezca otra vez la pestaa Design. 4. En la pestaa Design, en el grupo Properties, escriba un nuevo nombre para la tabla -- Direcciones en el cuadro de texto Table Name. 5. Haga clic en la pestaa Data, y luego seleccione el botn Filter para desaparecer las flechas hacia abajo en la fila 1. 6. Seleccione toda la columna A nuevamente. Observe que ahora los botones Sort & Filter en la pestaa Data estn desactivados. Haga clic en la pestaa Home y observe que Sort & Filter tambin est inactivo aqu. Eso se debe a que no puede ordenar una tabla teniendo toda una columna seleccionada.

Cmo filtrar datos

Con esto, ya usted sabe muy bien como funcionan las tablas en Excel 2007. A continuacin, aprender a filtrar datos. Como aprendi en la seccin anterior, ordenar sus datos ayuda a encontrar registros especficos que cumplen con un criterio alfabtico especfico en un campo determinado. Por ejemplo, cuando ordene los datos segn el cdigo postal, ser ms fcil encontrar personas que vivan en una zona en particular tan slo con desplazarse a travs de su hoja de trabajo. La manera ms sencilla de filtra una lista es activar la funcin Filter (en la pestaa Data), si ya no lo est, y luego usar los botones para desplegar las listas en la parte superior de cada columna de manera que pueda especificar el criterio para su filtro. Intntelo usted mismo con un documento de prctica. Siga las siguientes instrucciones:

7. Haga clic en la celda A1, y observe ahora que la opcin Sort & Filter queda habilitada nuevamente. 8. Guarde su trabajo.

Sin embargo, un filtro puede ser incluso una mejor manera de encontrar ciertos registros, dado que el filtro le permite esconder todos los registros que no cumplen con el criterio que usted haya especificado.

1. En Int-Practice3B.xlsx, haga clic en la pestaa Data. Si no le aparece activo el botn Filter, actvelo haciendo clic sobre el botn correspondiente. 2. Abra la lista desplegable en la parte superior de la columna State (columna G), luego, desmarque la casilla Select All. Marque las casillas IL e IN, como se muestra en la Imagen 3-7 y haga clic en OK. La lista se filtra de manera tal que slo muestra las personas que viven en esos dos estados.

Imagen 3-7: Filtre el campo para mostrar slo los valores requeridos.

1. Haga clic en el botn Clear en la pestaa Data. Esto eliminar el filtro y har que aparezca todo el conjunto de datos. 2. Ahora filtremos los datos segn el campo First Name para mostrar las parejas es decir, slo las entradas donde haya un campo con un "and". Abra la lista desplegable de la columna First Name, posteriormente, seleccione Text Filters > Contains. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente a la opcin AutoFilter. 3. En el cuadro de texto a la derecha, donde dice "contains," escriba and como se ensea en la Imagen 3-8.

Imagen 3-8: Especifique una parte de texto que debe estar dentro del campo.

Existen muchas otras posibilidades disponibles para filtrar datos adems de las pocas que abarcamos aqu, pero stas son ms que suficientes para comenzar.

1. Haga clic en OK. La lista se filtra para mostrar slo aquellos registros que concuerdan con el criterio especificado. 2. Haga clic otra vez en el botn de la lista desplegable de la columna First Name, en el men, seleccione Clear Filter From "First Name." 3. Cierre el archivo y guarde sus cambios.

Separacin de datos en columnas mltiples

Vea como filtras datos (ingls). (Archivo de 1 MB)

En la siguiente seccin, aprender a separar datos en varias columnas.

Algunas veces pasa que tomamos malas decisiones sobre cmo debemos separar o combinar la informacin a la hora de configurar una base de datos. Por ejemplo, muchas personas al hacer una libreta de direcciones deciden poner en una sola columna el nombre y apellido llamando a la columna sencillamente Nombre. Con el tiempo, se dan cuenta de que les gustara poder ordenar la lista segn el apellido, pero no hay manera de hacerlo porque cada entrada comienza con el nombre de la persona. Tambin puede suceder lo contrario. Es posible que en principio haya decidido separar los nombres y apellidos, pero despus necesite tenerlos juntos. Ninguno de estos problemas es irreversible. Primero, busque una situacin en la que existan dos palabras en una sola celda y desee separarlas. Para probar esto, complete los siguientes pasos: 1. Abra un nuevo libro en blanco y gurdelo como Int-Practice3C.xlsx. 2. Ingrese los datos que se muestran en la Imagen 3-9.

Imagen 3-9: Ingrese estos datos para el ejemplo. 1. 2. 3. 4.

Seleccione el rango A1:A6. En la pestaa Data, seleccione Text to Columns. Escoja Delimited y luego haga clic en Next. Desmarque la casilla Tab, luego, marque la casilla Space, como se muestra en la Imagen 3-10.

Imagen 3-10: Separe los datos que tengan un espacio. Ampliar imagen

Concatenacin de datos

Observe que los pasos anteriores permitieron separar los datos en la columna a la derecha de la que tena ambos datos anteriormente. Por ende, antes de usar este comando asegrese de tener una columna en blanco a la derecha de la columna que contiene los datos originales. A continuacin, veremos la situacin contraria: la concatenacin de datos.

1. Haga clic en Next. 2. Seleccione Finish. Los nombres se separarn en dos columnas separadas. 3. Guarde su trabajo. Deje el archivo abierto para que pueda usarlo ms adelante.

Ahora observemos la situacin contraria a la que expusimos en la seccin anterior. Supongamos que ya ha separado los datos en dos o ms columnas pero ahora desea que estn combinadas. (se es el significado de concatenar - combinar). Existen dos maneras de combinar datos: una manera temporal y otra permanente. Use la temporal cuando desee usar los datos en una sola celda en cualquier parte de su hoja de trabajo pero conservar los valores separados. Use la permanente cuando no tenga necesidad de regresar.

Cmo concatenar datos temporalmente

Para fusionar datos temporalmente, cree una nueva columna y en ella, haga frmulas que concatenen los valores de las celdas individuales. Hagamos esto con el archivo que utilizamos como ejemplo:

El signo & es el operador de la concatenacin, entonces, tcnicamente =A1&B1 juntara ambos valores. Sin embargo, no habra espacio entre ellos. Para eso es que existe el comando " ". Es un espacio entre dos comillas. 1. Copie la frmula de la celda C1 al rango C2:C6. 2. Ample la columna C segn necesite.

1. En Int-Practice3C.xlsx, en la celda C1, ingrese la frmula =A1&" "&B1.

Tambin puede usar la funcin CONCATENATE para hacer exactamente lo mismo: Observe que con la funcin puede separar las piezas con comas en vez de usar signos & ya que cada parte es un argumento separado.

Cmo concatenar datos permanentemente


=CONCATENATE(A1," ",B2)

Las frmulas o funciones que configur en la parte anterior mantienen la respectiva referencia a las celdas originales, de manera que los nuevos valores no reemplacen definitivamente a los anteriores. Por ejemplo, no podra borrar las columnas originales que corresponden al nombre y al apellido, porque de lo contrario las frmulas o funciones presentaran errores. Si usted desea reemplazar permanentemente los nombres en dos columnas con nombres en una sola columna, cree las frmulas o funciones, tal como en la seccin anterior y luego use la funcin de pegado especial para pegar slo los valores. Siga estos pasos para intentarlo con sus datos de prctica:

En este punto, ya debera saber combinar datos de forma temporal y permanentemente. Use la forma permanente para cuando no necesite conservar los valores separados originales.

Antes de continuar

1. En Int-Practice3C.xlsx, en la celda C1, seleccione C1:C6, luego, presione Ctrl+C para copiar el rango al Portapapeles. 2. Haga clic en la celda D1. 3. En la pestaa Home, haga clic en la flecha hacia abajo debajo del botn Paste y clic Paste Values. 4. Seleccione la columna D y presione Ctrl+X para cortarla. 5. Seleccione la columna C y presione Ctrl+V para pegar los valores en esa columna. 6. Guarde su trabajo y cierre el archivo.

Assignment #3

En esta leccin, aprendi a crear bases de datos sencillas en Excel y a buscar, ordenar y filtrar datos. Tambin aprendi a separar y combinar datos en celdas para superar errores de organizacin de base de datos que podra haber cometido al principio. Ahora est listo para usar Excel con el propsito de almacenar todo tipo de datos, desde libretas de direcciones hasta inventarios. En la Leccin 4, aprender sobre algunas tcnicas de formato que pueden facilitar la lectura y comprensin de sus hojas de trabajo. Antes de pasar a la siguiente leccin, haga la asignacin y responda el quiz para ayudarlo a recordar todo lo que ha aprendido.

sta es una asignacin muy divertida porque es prcticamente libre. Puede crear algo til y prctico para usted.

Es posible que desee un campo llamado ID# en el cual usted pueda ingresar un nmero nico para cada registro. De esta forma, si alguna vez desea poner los datos en el orden original despus de haberlos ordenado de otra forma, puede reordenarlos por ID#. 1. Ingrese los registros en las filas subsecuentes. 2. Resalte todos los datos. 3. Establezca los rangos de datos a travs de una tabla usando el botn Table en la pestaa Insert. 4. Use las herramientas de formato en la pestaa de Diseo para formatear la tabla segn su estilo. Las herramientas de formato no fueron abarcadas en esta leccin, pero es muy fcil entender cmo usarlas. 5. Use sus datos para practicar cmo buscar, ordenar y filtrar datos de cualquier manera que considere til para ayudarlo a usar mejor los datos. Por ejemplo, si cre una base de datos de su coleccin de pelculas de DVD, puede practicar ordenndolas segn la fecha en que salieron al mercado. Compuesta Relacional Registro Campo Home Insert ndice Vinculante Consulta

1. Abra un nuevo libro. 2. Cree una base de datos para almacenar informacin sobre algo que coleccione, pueden ser antigedades, CD, pelculas en DVD, tarjetas deportivas o recetas, por mencionar slo algunas posibilidades. Piense cuidadosamente sobre los campos que desea crear e incluir en la fila 1.

Quiz #3
A) B) A) B) A) B) C) D) C) D) C)

Question 1: Qu tipo de base de datos es la ms apropiada para Excel? Archivo nico

Question 2: En una libreta de direcciones, la informacin de cada persona es un(a) ___________. Question 3: A travs de que pestaas se puede acceder a la funcin Sort A to Z? (Marque todas las que apliquen). Page Layout

D) E) F) A) B) A) B) E)

G) C) D) C) D)

Question 4: Para activar o desactivar los botones de las listas desplegables que aparecen en la parte superior de cada fila dentro de una tabla, qu botn presionara en la pestaa Data? Question 5: Si usted desea combinar los contenidos de las celdas A1 y B1 con una separacin entre ellos, cul de las siguientes frmulas o funciones le ayudarn a lograrlo? (Marque todas las que apliquen). =CONCATENATE(A1-B1) =A1,"-",B1 =A1&"-"&B1 =CONCATENATE(A1&"-"&B1) =CONCATENATE(A1,"-",B1) Advanced Filter Consolidate Connections

Review View

Data

Formulas

Formato: ms all de lo bsico

Tutorial de Microsoft Excel: cmo aplicar formato avanzado


En esta leccin, obtendr conocimientos de formatos muy tiles, tales como estilos, encabezados y pies de pgina personalizados y formatos condicionales, para hacer que sus libros de Microsoft Excel queden mejor que nunca. Este curso empez en un nivel intermedio, por lo tanto suponemos que ya usted conoce los conceptos bsicos para dar formato en Excel, es decir, cambiar atributos, tamao y colores de fuente; aplicar bordes y sombreado; cambiar el alto y ancho de las celdas, y as sucesivamente. Todas estas habilidades fueron abarcadas en el curso de Introduccin a Excel 2007, as que si necesita refrescar sus conocimientos en esa rea, haga nuevamente ese curso.

Si por el contrario, ya est listo para dejar atrs esos conceptos bsicos y pasar a aprender tcnicas de formato ms compleja e interesantes, le va a encantar esta leccin! Aqu explorar diferentes aspectos como temas, estilos, formato condicional y formatos de nmero personalizados.

Temas de formato

Los temas de formato son nuevos en Excel 2007. Estos le permiten cambiar las fuentes y colores de una hoja de trabajo fcilmente sin necesidad de seleccionar manualmente el cambio para cada celda. Si usted tom el curso de Introduccin de Excel 2007, seguramente, ya est familiarizado con los temas de formato; sin embargo, dado que sta es una nueva funcin, se merece que hagamos un pequeo repaso.

En los programas de Microsoft Office 2007 (Excel, Word y PowerPoint), puede aplicar fuentes y colores fijos para textos y otros objetos o tambin puede aplicarlo para el texto principal. Si hace lo anterior, es posible redefinir el formato del texto principal a travs de los temas. Un tema define tres cosas:

Cuando aplique el tema, observar la combinacin de tema para esa configuracin. Tambin puede aplicar temas de fuente, temas de color, temas de efecto que permitan cambiar cada aspecto individualmente. Para probar esta funcin, siga los siguientes pasos: 1. Abra un nuevo libro e ingrese los datos que se muestran en la Imagen 4-1.

Las fuentes (fonts) usadas para cualquier texto al cual no se le ha asignado una fuente fija, pero que, en su lugar, se le ha aplicado un formato bien sea para el encabezado o para el texto principal. Los colores (colors) usados para cualquier texto, formato u objetos a los que no se les haya asignado un color fijo sino un color de texto principal. Los efectos de apariencia (appearance effects), relleno, bordes y as sucesivamente; para cualquier objeto grfico tales como lneas de dibujo y figuras o SmartArt.

Imagen 4-1: Ingrese estos datos en un nuevo libro. celda A1: punto 20 rango B3:C3: punto 12 rango A4:A7: punto 12

1. Cambie los tamaos de fuente de la siguiente manera:

Ahora que ya hemos repasado los conceptos bsicos sobre temas de formato podemos continuar trabajando en la exploracin de estilos de celda.

1. Seleccione la celda A1 y los rangos B3:C3 y A4:A7 como rangos no continuos. (Consejo: mantenga presionada la tecla Ctrl al momento de hacer la seleccin). 2. Abra la lista desplegable de fuentes y escoja Cambria(Headings) en la parte superior de la lista. 3. Abra la lista desplegable Font Color, luego, elija el tema de color llamado Red, Accent 2 (el sexto color en la fila justo debajo del encabezado que dice Theme Colors). 4. En la pestaa Page Layout, seleccione Themes > Foundry. Tanto las fuentes como los colores cambiarn. 5. En la pestaa Page Layout, seleccione Colors > Verve. Slo cambian los colores, pero las fuentes quedan igual. 6. En la pestaa Page Layout, seleccione Fonts > Civic. Slo cambian las fuentes; los colores quedan iguales. 7. En la pestaa Page Layout, seleccione Effects > Apex. No ocurre nada porque no hay objetos grficos disponibles a los que se le pueda aplicar formato. 8. Guarde su trabajo como Int-Practice4.xlsx. Deje el archivo abierto ya que tendr que usarlo ms adelante.

Uso de los estilos de celda

Si usted ya ha usado antes programas de procesamiento de texto, seguramente ya estar habituado al concepto del estilo. Un estilo (style) es una coleccin de formatos predeterminados que puede aplicar al texto seleccionado (o a celdas en una tabla u hoja de trabajo) para aplicar formato rpidamente con un estilo especfico. Los estilos nos ahorran tiempo, ya que permiten aplicar varios comandos de formato en un slo paso.

Excel 2007 ha expandido increblemente su funcin de estilos en comparacin con versiones anteriores y ofrece ahora una gran variedad de estilos predeterminados. Para usarlos, seleccione las celdas que desea cambiar y luego seleccione un estilo de los que aparecen en la lista desplegable Cell Styles que aparece en la pestaa Home. Para probar estilos con el archivo de prctica que cre anteriormente, siga estos pasos: 1. En Int-Practice4.xlsx, seleccione el rango B3:C3. 2. En la pestaa Home, seleccione Cell Styles en el grupo Styles, luego, en la seccin Titles and Headings, escoja Heading 2, como se muestra en la Imagen 4-2.

Imagen 4-2: Aplicacin del estilo Heading 2. Ampliar imagen

Cmo definir su propio estilo de celda

Vea como trabajar con estilos (ingls). (Archivo de 1 MB)

En la siguiente seccin, aprender a crear sus propios estilos de celda.

1. Seleccione el rango B4:B7, luego, aplique el estilo Heading 4 para ese rango. 2. Seleccione el rango B4:B7 (si todava no est seleccionado), posteriormente, aplique el primer estilo rosado 20% - Accent1. (Es rosado debido al color de tema que escogi anteriormente; no ser rosado si cambia el tema o el color de tema por uno diferente). 3. En la pestaa Page Layout, seleccione Themes > Flow. Tanto los colores como las fuentes cambian para reflejar ese tema. 4. En la pestaa Home, abra el men Cell Styles. Observe que los estilos han cambiado; estos se basan en las fuentes y colores del tema actual. 5. En la celda A8, escriba Total. En la celda B8, escriba =SUM(B4:B7). En la celda C8 escriba =SUM(C4:C7). 6. Seleccione el rango B8:C8, luego, aplique el estilo Total desde el men de la funcin Cell Styles. 7. Guarde su trabajo y deje el archivo abierto.

Excel 2007 le permite crear sus propios estilos de celda. Para hacerlo, aplique el formato deseado a algunas celdas, luego, seleccione New Cell Style del men Cell Styles. Ahora, intentmoslo usando los datos de ejemplo: 1. En Int-Practice4.xlsx, seleccione el rango B4:C7. 2. En la pestaa Home, seleccione Cell Styles > New Cell Style. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente. 3. En el cuadro de texto Style name, escriba Italic Body. 4. Desmarque las casillas Number y Border, como se muestra en la Imagen 4-3. No es deseable que estas opciones sean parte del estilo en este caso.

Imagen 4-3: Creacin de un nuevo estilo de celda.

Cmo compartir estilos personalizados entre libros diferentes


Los estilos creados por el usuario estn disponibles slo para el libro en el que est trabajando. No obstante, puede transferir estilos entre libros de cualquiera

En la prxima seccin, aprender a compartir estilos entre libros de Excel.

1. Haga clic en OK. 2. Abra el men Cell Styles nuevamente. Debera aparecer su nuevo estilo personalizado en la parte de arriba, en la seccin Custom. 3. En el men Cell Styles, elija Normal, lo cual aplicar el estilo normal a todo el rango seleccionado. 4. Abra la lista Cell Styles de nuevo y aplique su estilo personalizado Italic Body otra vez. 5. Ahora modifique su estilo. Abra el men Cell Styles, haga clic derecho sobre su estilo personalizado Italic Body, y luego seleccione Modify del men de acceso directo. Se abrir el cuadro de dilogo que corresponde a la opcin Style. 6. En este cuadro de dilogo, haga clic en Format. Esto abrir el cuadro de dilogo de esta opcin. 7. Haga clic en la pestaa Fill, luego, seleccione el color que est justo debajo del que tiene seleccionado actualmente. Esto profundiza el color en un tono. Haga clic en OK. 8. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de dilogo que corresponde a la opcin de estilo. 9. Guarde su trabajo. Deje el archivo abierto para que pueda usarlo ms adelante en esta misma leccin.

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de estas dos maneras:

Creacin de una plantilla de libro

Excel tiene su propia plantilla Normal incorporada, la cual es aplicada cada vez que abre un libro nuevo. No obstante, es posible anular esta plantilla mediante la creacin de una nueva plantilla llamada Book, que debe colocarse en la carpeta Program Files\Microsoft Office\Office12\XLSTART. Cuando existe un archivo de est tipo, Excel lo usa como plantilla por defecto. Si en algn momento decide volver a la configuracin original, simplemente quite el archivo Book de esa ubicacin. Para crear este archivo, siga las siguientes instrucciones: 1. Abra un nuevo libro y cree en l todos los estilos que necesite. Elimine cualquier contenido o formato creado en el proceso de creacin de los estilos. 2. Haga clic en el botn Microsoft Office, y luego seleccione Save As. 3. Abra la lista Save as type, y luego seleccione Excel Template. 4. Cambie el nombre de archivo a Book. 5. Cambie la ubicacin para guardar el archivo a \Program Files\Microsoft Office\Office12\XLSTART. 6. Haga clic en Save. 7. Cierre Excel y abra nuevamente el programa. 8. Abra el men Cell Styles para cerciorarse de que su estilo personalizado est all.

Puede crear una plantilla de libro y configurarla como plantilla de inicio. Esto es muy til cuando desea que los estilos estn disponibles para cada libro que cree en el futuro. Puede copiar los estilos de un libro a otro. Esto tiene un objeto menos global y es muy til cuando desea que los libros no necesariamente tengan los mismos estilos.

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Si no desea crear una plantilla para el libro, puede tan slo copiar los estilos de un libro a otro.

Cmo copiar estilos entre libros

Para copiar estilos entre libros, abra ambos libros de Excel, y haga lo siguiente:

Creacin de formato condicional

En la prxima seccin, aprender a crear formatos condicionales.

1. En cualquiera de los libros, seleccione Cell Styles > Merge Styles. Se abrir el cuadro de dilogo para esta opcin. 2. Seleccione el libro con el cual desea combinar los estilos. 3. Haga clic en OK.

Algunos de los formatos de nmero incorporados en Excel muestran los nmeros negativos en color rojo. As es que funciona el formato condicional. El formato condicional aplica un formato al valor o etiqueta en una celda diferente, dependiendo de su contenido. Tal vez ya not esto antes; si no, intente el siguiente experimento para ver como funciona el formato condicional:

Ciertos formatos de nmero ya traen incorporado un formato condicional, tal y como acabamos de ver; sin embargo, tambin es posible crear sus propios formatos condicionales personalizados para fines especficos. Por ejemplo, supongamos que usted es un gerente y maneja una hoja de clculo que clasifica sus vendedores y sus datos de ventas mensuales. Si usted desea seguir este ejemplo, cree la hoja de trabajo que se muestra en la Imagen 4-4 y gurdela como Int-Practice4A.xlsx (formato Excel 2007), o descargue el archivo Int-Practice4A.xls y bralo en Excel. Debe guardar en formato Excel 2007, dado que las viejas versiones no soportan los nuevos tipos de formatos condicionales.

1. En la celda A1 de un libro nuevo, escriba -10, luego, presione Enter. Mueva el seleccionador de celda hasta la celda A1. 2. En la pestaa Home, en el grupo Number, elija Number Format > More Number Formats. 3. En la lista Category, seleccione Number. 4. En la lista llamada Negative numbers, seleccione uno de los formatos en color rojo. 5. Presione OK. El nmero aparece en rojo. 6. Cambie el contenido de la celda A1 por un nmero positivo (truco: edite la celda para borrar el smbolo menos). El nmero aparece en negro.

Imagen 4-4: Cree este libro o descargue el archivo Int-Practice4A.

Por ejemplo, cada vendedor debe cumplir con una cuota de 1.000 unidades, y usted desea configurar una alerta para cuando uno de los vendedores no cumpla con la cuota especificada. Se puede configurar un formato condicional para las celdas que contenga las cantidades, de manera que si la cantidad introducida es menor a 1.000, Excel le aplicar un formato que llame la atencin. 1. Seleccione las celdas B2:B7. 2. En la pestaa Home, seleccione Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Less Than. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente. 3. En el cuadro de texto Format cells that are LESS THAN, introduzca 1000. 4. En la lista desplegable with, seleccione Light Red Fill with Dark Red Text. (Podra aparecer ya seleccionado). 5. Haga clic en OK.

Siga estas instrucciones para configurar un formato condicional para esta hoja de trabajo que mostramos en la Imagen 4-4:

Acaba de ver cmo aplicar un formato predeterminado; ahora personalicmoslo:

1. Seleccione las celdas en el rango B2:B7. 2. En la pestaa Home, seleccione Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Less Than. 3. Introduzca 1000 de nuevo como cantidad.

Ms sobre el formato condicional

Vea como crear y aplicar formato condicional (ingls). (Archivo de 1.2 MB) A continuacin, veremos algunos ejemplos ms complejos de formato condicional.

4. En la lista desplegable with, seleccione Custom Format. Se abre el cuadro de dilogo de esta opcin. 5. En la pestaa Border, seleccione el borde pespunteado en el rea Estilo (la segunda lnea debajo de la palabra None). 6. Abra la lista de colores y seleccione Red en la seccin de Colores Estndar. 7. Haga clic en el botn Outline y presione OK. Le aparecer un cuadro de dilogo. 8. Presione OK. Haga clic fuera del rea de seleccin para poder observar el formato.

El ejemplo de formato condicional que observ en la seccin anterior fue extremadamente simple. Tena slo una condicin, y sta se refera a un valor constante. Ahora, observemos un ejemplo ms complicado. Para practicar con ste, cree la hoja que se muestra en la Imagen 4-5 o descargue y abra Int-Practice4B.

Imagen 4-5: Cree esta hoja de trabajo o descargue el archivo Int-Practice4B.

Siga estos pasos para configurar una situacin que requiera formato basado en varias condiciones y que hagan referencia a valores en las celdas ms que a constantes:

1. Seleccione el rango de celda B2:B8. 2. En la pestaa Home, elija Conditional Formatting > New Rule. Se abrir el cuadro de dilogo correspondiente. 3. Seleccione Format only cells that contain. 4. En el rea correspondiente a la opcin Edit the Rule Description, fije el valor de la celda a un nmero mayor o igual al valor en la celda E2. (Use referencias de celda absolutas durante toda esta seccin). 5. Haga clic en Format, y en el cuadro de dilogo, haga clic en la pestaa Fill. 6. Seleccione un color estndar azul claro y presione OK. Aparecer el cuadro de dilogo que corresponde a la opcin New Formatting Rule, el cual es igual al que mostramos en la Imagen 4-6.

Imagen 4-6: Esta regla aplica el formato a todas las celdas que contengan un valor mayor o igual a 500 colocndoles un relleno azul. Ampliar imagen

1. Haga clic en OK para crear la regla. 2. Con el rango B2:B8 an seleccionado, repita el proceso: en la pestaa Home, seleccione Conditional Formatting > New Rule. 3. Seleccione Format only cells that contain. 4. Ajuste el valor de celda entre las celdas E2 y E3 y aplique un relleno rojo brillante, como se muestra en la Imagen 4-7. Haga clic en OK para crear la regla.

Imagen 4-7: Esta regla aplica formato a todas las celdas que contengan un valor entre 250 y 500 colocndoles un relleno rojo. Ampliar imagen 1. Repita el proceso una vez ms. Esta vez cree una regla que fije los valores de celda entre E3 y E4 y aplique un color de fondo amarillo brillante.

Cuando haya terminado, el formato de celda debera parecerse al que mostramos en la Imagen 4-8.

Imagen 4-8: El resultado luego de aplicar todas las reglas de formato condicional.

Ahora, continuemos experimentando con el formato condicional, probando algunas de las nuevas opciones de formato condicional nicas de Excel 2007.

Seleccione Type primero, porque al cambiar de Type a Formula podra borrar el cuadro de Value.

1. Seleccione las celdas en el rango B2:D8, y luego elimine todos los formatos (use el botn Clear en el grupo Editing de la pestaa Home). 2. Seleccione el rango B2:B8. 3. Seleccione Conditional Formatting > Color Scales, luego, desplace el puntero del mouse sobre las diversas opciones que se ofrecen. Estas opciones aplican colores a celdas tomando en cuenta los valores de cada una, con diferentes colores para representar los rangos superiores e inferiores. 4. Con el men de Formato Condicional todava abierto, vaya a Data Bars, y luego mueva el puntero del mouse sobre las opciones. Estas opciones muestran barras de datos de diferentes tamaos detrs de las celdas tomando como base los valores de cada una. Las barras ms largas representaran los nmeros ms altos. 5. Con el men de Formato Condicional todava abierto, vaya a Icon Sets, y luego mueva el puntero sobre las opciones disponibles. Basndose en los valores de las celdas, se le asigna a cada una un cono. 6. Seleccione el conjunto de conos Red To Black (los cuatro crculos: rojo, rosado, gris y negro). Los crculos aparecen al lado de cada valor en la columna B; sin embargo, stos no son los valores correctos que se estn usando, por lo tanto, tendr que editar la regla. 7. Seleccione Conditional Formatting > Manage Rules. 8. En el cuadro de dilogo de esta opcin, seleccione la regla Icon Set, y luego haga clic en Edit Rule. 9. Ahora vaya al punto rojo, determine el tipo de Frmula y ahora fije el valor a =$E$2. 1. Ahora vaya al punto rosado, determine el tipo de Frmula y ahora fije el valor a =$E$3. 2. Ahora vaya al punto gris, determine el tipo de Frmula y ahora fije el valor a =$E$4. 3. Haga clic en OK, y luego presione Apply para ver el resultado en la hoja de trabajo. Si est satisfecho, haga clic en OK para cerrar el cuadro de dilogo del Administrador de reglas de formato condicional. Si no lo est, haga clic en Edit Rule y contine trabajando en la regla. 4. Guarde su trabajo y cierre el archivo.

Uso de formatos de nmero personalizados

En la prxima seccin, aprender a trabajar con formatos de nmero personalizados.

Guarde en formato Excel 2007, porque estos nuevos formatos condicionales no funcionan con formatos anteriores.

Excel 2007 le ofrece una amplia variedad de opciones de formato de nmero. Puede elegir cualquiera de los formatos en el grupo Number (en la pestaa Home), o puede hacer clic en el seleccionador de cuadro de dilogo en cualquier grupo para abrir el cuadro de dilogo Format Cells y especificar las opciones en la pestaa Number. La Imagen 4-9 muestra esta funcin.

Tambin puede hacer clic derecho en una celda o rango y seleccionar Format Cells para abrir este cuadro de dilogo.

Imagen 4-9: Se puede aplicar formato de nmero estndar desde la pestaa Number del cuadro de dilogo Format Cells. Ampliar imagen

No obstante, algunas veces es posible que desee usar algn formato de nmero inusual, el cual no est representado por ninguna de las configuraciones predeterminadas. Por ejemplo, podra desear que los nmeros negativos aparezcan en verde en lugar de rojo, o que los valores en moneda aparezcan con tres decimales en vez de dos. (Estos son ejemplos bastante extraos, a decir verdad, pero qu pasa si un da desea utilizarlos? Para situaciones como la anterior, necesitara crear un formato de nmero personalizado. Cuando usted define un formato de nmero personalizado, lo que hace es crear una cadena de cdigos que le dice a Excel exactamente cmo usted desea que aparezcan los nmeros. La siguiente tabla muestra los smbolos que puede usar. Smbolo Descripcin # 0 ? [color] ,

Un dgito que se muestra slo si tiene significado. Por ejemplo, en 04.0, ambos ceros son insignificantes porque si los quita el nmero tiene exactamente el mismo valor. Un dgito que se muestra incluso si es insignificante. Espacio para los ceros insignificantes a cualquier lado de la coma decimal de manera que las comas de los decimales queden alineadas. El color que desea usar. El color puede ser cualquiera de los siguientes: negro, azul, can, verde, magenta, rojo, blanco o amarillo. La puntuacin que usa en caso de que desee que el formato de nmero separe los nmeros con comas.

El smbolo que desea usar (un smbolo de dlar o cualquier otro smbolo monetario) en caso de que necesite incluirlo en el formato

m d y s _ * h

de nmero.

Meses o minutos, dependiendo del contexto. Con los meses, una sola m se muestra como un nmero (12 para diciembre, por ejemplo). Tres letras "m" (mmm) abrevian la fecha, como en Dic. Cuatro letras "m" permiten ver el mes completo sin abreviaciones. Das Aos

Horas

Segundos

Un espacio. Despus de _ coloque un carcter para crear un espacio del mismo ancho que el de un carcter. Por ejemplo, cuando use _), se insertar un espacio del ancho de un parntesis. Esto ayuda a que los nmeros negativos en parntesis se alineen con los nmeros positivos. Caracteres repetidos. Todo carcter que vaya despus de * se repite para llenar la celda.

Tabla 4-1: los smbolos de formato de nmero personalizado

Guarde esta tabla til (tal vez hasta sea mejor si la imprime), porque en la prxima pgina trabajaremos con algunos ejemplos.

"text " @ Tiras de texto. Excel agrega la tira de texto al comienzo de cualquier texto en la celda. Por ejemplo, si usted usa "Final "@ como el cdigo y la entrada de la celda dice Answer, la celda mostrar Final Answer.

Partes de un formato de nmero personalizado

Un formato de nmero personalizado tiene cuatro secciones: Positivo, Negativo, Ceros y Texto. Todas van separadas por un punto y coma, como se muestra a continuacin: La siguiente tabla le explica el significado de este cdigo.
#,###.00_);[Red](#,###.00);0.00;"FW: "@

Cdigo

#,###.00_)

Explicacin

Los nmeros positivos se muestran con una coma separadora y con los dgitos significantes slo cuando estn a la izquierda de la coma decimal. Se muestran dos dgitos a la derecha de la coma decimal, incluso si son ceros. Hay un espacio en blanco del tamao de un parntesis derecho a la derecha del nmero.

[Red](#,###.00) Los nmeros negativos se muestran de la misma forma que los positivos, salvo que aparecen en color rojo y entre parntesis. 0.00 "FW: "@ Los valores Cero se muestran como 0.00. FW: precede todas las tiras de texto.

Modificacin de un formato personalizado

Tabla 4-2: Cdigos de formato de nmero personalizado

Ahora que sabe usar el formato de nmero personalizado, en la prxima seccin aprender a modificarlo.

Los usuarios suelen modificar los formatos de nmero personalizados ya existentes, para as no tener que reinventar la rueda cada instante. Haga lo siguiente para intentar modificar un formato personalizado:

Listo para imprimir?

Existen otras maneras de abrir el cuadro de dilogo, incluso podra hacerlo seleccionando el activador de cuadro de dilogo en el grupo Number de la pestaa Home. 1. De la lista de categoras, seleccione Custom. 2. Revise la lista de formatos personalizados y seleccione este formato personalizado: 1. Reemplace la palabra Red por Green en el cuadro de texto llamado Type, como se muestra en la Imagen 4-10.

1. Seleccione una celda que tenga un nmero. Escriba un nmero en la celda si es necesario. 2. Haga clic derecho sobre la celda, seleccione Format Cells, luego, haga clic en la pestaa Number en el cuadro de dilogo Format Cells.

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#,##0_);[Red](#,##0)

Imagen 4-10: Modificacin de un formato de nmero personalizado para que muestre el color verde en vez del rojo para los nmeros negativos. Ampliar imagen

Modificar formatos existentes nos ahorra tiempo, mientras nos brinda los resultados que esperamos.

Creacin de sus propios formatos personalizados

1. Haga clic en OK para aplicar el formato al nmero. El color todava no cambiar. 2. Edite el nmero de manera que sea negativo. El color de la fuente para le nmero pasar a ser verde.

Usando los smbolos descritos anteriormente en esta leccin, puede desarrollar sus propios formatos personalizados.

Intente lo siguiente para ponerse a prueba a s mismo. Cree un formato que muestre el smbolo monetario, pero no use comas ni espacios decimales. Para los nmeros negativos, haga que estos aparezcan en rojo y con un smbolo de menos antes del nmero, pero no en parntesis. Haga que se muestre siempre aunque sea un dgito; todos los dems son opcionales. No determine nada especial para los ceros ni tampoco coloque formato de texto. La respuesta sera esta:
$###0;[Red]"-"$###0

En la primera parte (el nmero positivo), es un simple smbolo de dlar seguido de tres dgitos opcionales sin comas, terminando con un dgito requerido as que si el valor llegase a ser cero, el programa todava mostrara $0 en vez de un espacio en blanco.

En la segunda parte, [Red] indica que los nmeros negativos sern rojos. El "-" es para el smbolo menos. El resto es lo mismo pero para el nmero positivo.

Antes de continuar

Felicitaciones, ya ha terminado este curso! En esta leccin, aprendi tcnicas de formato avanzadas para Excel. Aprendi a usar temas, estilos, formato

Assignment #4

condicional y formato de nmero personalizado. Antes de terminar, complete la asignacin y responda el quiz correspondientes a esta leccin para ayudarle a reforzar los conceptos y tcnicas ms importantes. Esperamos que haya disfrutado mucho este curso y que piense en tomar otros cursos aqu en nuestro centro de aprendizaje. Para esta asignacin:

1. Descargue IntExcel07-Assign4.xls y gurdelo en formato Excel 2007. 2. Aplique el formato que desee a la hoja. A continuacin, le damos algunas ideas: Seleccione el rango de datos (A1:H74) y luego use Format as Table en la pestaa Home para aplicar el formato automatizado. Aplique un tema a la hoja a travs de la pestaa Page Layout. Agrande las columnas segn sea necesario de manera tal que los datos puedan verse sin corte alguno.

Quiz #4
A) B) E) A) B) C) D)

Para que el mes no salga abreviado, use cuatro letras "m", como mostramos a continuacin: mmmm. Question 1: Qu tipos de formato definen un tema? (Marque todas las que apliquen). Estilos Fuentes Colores Efectos de apariencia para los objetos grficos Format Home Insert Page Layout Tamao de fuente 1. Guarde su trabajo y cierre el programa.

1. Use las opciones de formato condicional para que cualquiera que viva, por ejemplo, en Indiana (IN) tenga un formato en el cual el cdigo del estado en la columna G est en negritas y verde. 2. Inserte cuatro filas en la parte superior de la hoja. 3. En la celda B1, ingrese =TODAY() para insertar la fecha de hoy. 4. Cree un formato de nmero personalizado para la celda B1 que muestra el mes, da y ao con el mes no abreviado, como sigue: June 25, 2007.

Question 2: En qu pestaa aparece el botn del men Cell Styles? C) D) Question 3: Para crear una plantilla que se aplique a todos los libros nuevos que se abren automticamente al comenzar a trabajar con Excel, cree un archivo llamado_______, y luego gurdelo en la carpeta: Program Files\Microsoft Office\Office12\XLSTART.

A) B) A) B)

C) D) C) D) A) B)

Question 4: En una celda que diga 123 y el formato de nmero personalizado es $#,##0.00_);($#,##0.00), cmo aparecer el nmero dentro de la celda? Question 5: En una celda donde el contenido es =NOW( ), la fecha actual es 6/18/2008, la hora actual es 11:15 a.m., y el cdigo de formato de nmero personalizado es mmmm d, yyyy h:mm AM/PM, cmo aparecer el contenido de la celda? C) D) Junio 18, 2008 11:15 AM Junio 8, 2007 1:15 AM 6 8, 2007 11:15 AM 6/18/2008 11:15 am 2003 - 2008 Powered, Inc. 123 $123 $123.00 ($123.00)

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