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LA ORGANIZACIN

Las organizaciones no son fenmenos distantes, ellas estn inexorablemente entrelazadas con nuestra vida cotidiana, estn en todas partes y a todos nos afectan, desde una asociacin de vecinos, hasta el club del cual somos miembros.

Los seres humanos tienen que cooperar unos con otros, por sus limitaciones individuales deben conformar organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el esfuerzo individual no podra alcanzar. Una organizacin es un sistema de actividades conscientemente coordinadas, formado por dos o ms personas, cuya cooperacin recproca es esencial para la existencia de aqulla. Una organizacin existe slo cuando hay personas capaces de comunicarse que estn dispuestas a actuar conjuntamente y tienen objetivos comunes.

La organizacin en el contexto de la administracin

Uno de los objetivos de la signatura es el estudio de las organizaciones, de manera que es imprescindible hablar sobre la relacin que existe entre la administracin y la organizacin. Una de la funciones de la administracin es precisamente, determinar dentro de la organizacin, qu tareas deben realizarse, quines la tiene que hacer, cmo deben agruparse, quin se reporta a quin y dnde deben tomarse las decisiones. Es decir, la organizacin est inmersa dentro del contexto de lo que comprende la administracin.

A veces se confunden los conceptos de organizacin y organizacin es un ente real con caractersticas

administracin. En realidad, la

fsicas muy concretas, en cambio la

administracin es un proceso racional que tiene el propsito de hacer funcionar correctamente a la organizacin. Las organizaciones son porciones significativas del objeto sobre los cuales se aplica la administracin, as tenemos ejemplos: una universidad, una empresa, un hospital, un club, etc.

El desarrollo de las organizaciones y la administracin efectiva de las mismas constituye uno de los logros ms grandes del hombre. La administracin, como se ha sealado anteriormente en realidad no existe, es slo una palabra, una idea. Se trata de un concepto abstracto, sin embargo incluye a lo que es una organizacin que es un ente real. Si bien es cierto que la administracin

es abstracto, los administradores si existen. Es importante sealar que la administracin es la coordinacin de las actividades de trabajo de una organizacin de modo que se realicen de manera eficiente* y eficaz* a travs de las personas.

Antes de abordar el tema de la organizacin es pertinente examinar a grandes rasgos los elementos del proceso administrativo y las funciones del administrador, elementos que tienen que ver con nuestro objeto de estudio, la organizacin.

Elementos del proceso administrativo

La administracin es un proceso sistemtico que consiste en el desarrollo de actividades de planeacin, organizacin, integracin, direccin y control, efectuados para lograr los objetivos de una organizacin a travs de un adecuado manejo de los recursos existentes.

Planeacin: funcin de la administracin en la que se definen las metas, se fijan las estrategias para alcanzarlas y se trazan los planes para integrar y coordinar las actividades. Organizacin: funcin de la administracin que consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones. Integracin: funcin de la administracin que consiste en dotar ala organizacin de todos aquellos elementos, tanto humanos como materiales necesarios para su eficaz funcionamiento. Direccin: funcin de la administracin que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicacin y ocuparse de cualquiera otra manera de comportamiento de los empelados. Control: funcin de la administracin que consiste en vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta. A fin de visualizarlo mejor, presentamos en un cuadro los elementos del proceso administrativo

Funciones del administrador dentro de la organizacin

En vista que la tarea de la administracin est enfocada a las organizaciones, el administrador dentro de sus ocupaciones tendr que atender a varias funciones:

1. Representacin: esta funcin tiene que ver con la definicin pura de la autoridad formal. Una organizacin esta constituida por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se

requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad. El administrador en todo momento esta representando a la organizacin. 2. Liderazgo: el administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organizacin se ha planteado, se lo responsabiliza por la conduccin de un grupo de hombres. 3. Planificador: este es un rol fundamental dentro de la organizacin, por consiguiente, se requiere de una visin integradora y del ms alto nivel para llevarla a cabo. Se refiere a la capacidad de coordinacin en el tiempo de los recursos disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e intangibles) en funcin de las necesidades operativas en directa relacin a de los objetivos deseados de la organizacin. 4. Enlace: el administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de hombre de enlace con el contexto. 5. Centro de Informacin: el administrador es un cazador de datos e informacin. Su puesto es un importante centro neurlgico de donde emanarn las decisiones que le permitirn a la organizacin competir e intentar cumplir con sus objetivos. De la cantidad, oportunidad y calidad de informacin depender en gran parte el xito. 6. Distribuidor: la informacin que dispone el administrador no es para su exclusivo uso, dicho elemento es un recurso invalorable solo cuando es utilizado convenientemente por l o los individuos asignados para diversas tareas. El administrador debe saber distribuir la informacin que recolect a la organizacin, considerando para ello las particularidades de cada sector e individuo y la funcin que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro. 7. Vocero: Como consecuencia directa de los puntos anteriores, el administrador, se constituye en el vocero oficial de la organizacin. 8. Administrador de conflictos: la organizacin al igual que los seres humanos se encuentra en un proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente cambiante. Esto origina un constante flujo y reflujo de estmulos, en otras palabras, vemos que la organizacin vive una continua crisis dado que la modificacin del status quo es lo nico que se mantiene fijo. La funcin del administrador es gestionar adecuadamente estos conflictos. 9. Facilitador de recursos: define y asigna los recursos para cada unidad, y est atento y predispuesto a facilitar cualquier otro recurso que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misin. 10. Negociador: una gran parte del tiempo disponible del administrador estar comprometido con la negociacin. Dado que es l la persona que puede disponer de los recursos de la organizacin el peso de la negociacin siempre pasar por sus hombros. Por tanto, dicha gestin pasa a ser una rutina de la funcin.

CASO XEROX: Alguna vez XEROX fue un cono de innovacin y xito corporativo y la creacin de imgenes digitales. En vspera del siglo XX, todo indicaba que la compaa se encontraba en la cima del mundo, con ganancias en rpido ascenso, el precio de sus acciones en alza. Menos de dos aos mas tarde, muchos pensaron que XEROX ya no era popular y que el futuro estaba destinado a desaparecer paulatinamente

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