Puntos y Comas en Excel

Tanto en Excel (Microsoft Office) y Calc (OpenOffice) el tema de los puntos y comas es conflictivo, especialmente cuando queremos importar datos desde un archivo de textos. En este caso he recibido en el Formulario de Consultas, una consulta (valga la redundancia!) de Sonia, preguntando lo siguiente: Resulta que he pasado una informacin que estaba en .txt a .xls, pero la columna que contiene valores de pesos esta como sigue por ejemplo 12170,273, pero lo que realmente quiere decir esto es que es 12.170.273, no he podido convertirlo a numero a pesar de que si lo puedo volver entero pero se me pierden los tres ltimos nmeros para el caso el 273 y pone unicamente cero.

Gracias por ayudarme.

El problema de Sonia es el de muchos que quieren que Excel entienda los nmeros como nmeros, pero los entiende como textos. Esto se produce por la configuracin regional distinta. Aqu el archivo de texto recibido tiene la configuracin regional americana, y Sonia (como muchos Tres de nosotros) la tiene para en Latinoamericano. este problema:

soluciones

posibles

Buscar y Reemplazar

La primera solucin es usando el Buscar y Reemplazar de Excel (o Calc)

que es un poco complicado pero funciona y tiene la ventaja de funcionar para TODOS los tipos de configuraciones regionales. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Seleccionamos todas las celdas que contienen los nmeros que queremos corregir, o sea, los "barremos" con el mouse hasta que queden seleccionados todos.

2. Presionamos CTRL+B (en ingls CTRL+F) y se abre la ventana de Buscar y Reemplazar. Buscamos el botn Mas Opciones (o algo as) y marcamos la casilla que dice "Solo Celdas Seleccionadas". Esto es para que no modifique datos en otras celdas que pueden contener puntos y comas. 3. En el campo Buscar escribimos "," (una coma pero SIN LAS COMILLAS). En el campo Reemplazar escribimos "C" (SIN COMILLAS), y clickamos en Reemplazar Todo.

4. Sin cerrar esa ventana volvemos a rellenar los campos. En Buscar escribimos "." (sin comillas), y en Reemplazar escribimos "," (sin comillas). Clickamos en Reemplazar Todo.

5. Por ltimo y sin cerrar esa ventana, volvemos a rellenar los campos. En Buscar escribimos "C" (sin comillas) y en Reemplazar escribimos "." (sin comillas).

Listo! Basicamente lo que hicimos fue reemplazar puntos por comas usando un intermedio ("C") para que no se confunda el Excel.

Usando Frmulas

Otra opcin para solucionar este problema de Puntos y Comas, es usar las frmulas de Excel. Este mtodo tiene la ventaja de ser MUY FCIL de implementar ya que consiste en copiar y pegar una frmula para todas las filas, pero no sirve para todos los casos, y si el caso es diferente del ejemplo que voy a dar, tienen que adaptar la frmula.

En el caso de Sonia tenemos un archivo de textos que nos trae nmeros que usan la coma como separador de miles, y el punto como separador de decimales. Pero un dato importante es que tan solo usa el separador de miles para los miles. Suena raro? Me refiero a que el nmero es 15123.324.00 y no 15,123,324.00 (noten que uno tiene separador de miles en millones tambin). Si este es tu caso, entonces sigue los siguientes pasos:

1. Supongamos que la columna con los "valores de texto" es la Columna C y la primera fila de datos es la Fila 2. Entonces vamos a la celda D3 y escribimos la siguiente frmula:

=VALOR(CONCATENAR(EXTRAE(C3;1;HALLAR(",";C3)1);EXTRAE(C3;HALLAR(",";C3)+1;3);",";EXTRAE(C3;HALLAR(".";C3)+1; 2))) Si, pueden copiar y pegar! Si la Columna y la Fila es diferente, presten atencin que donde la frmula dice C3 tiene que apuntar al "nmero de texto". 2. Luego copiamos la frmula y la pegamos para abajo hacia todas las filas que tengan datos.

Listo! Lo que hace la frmula es "cortar" el texto en tres: Antes de la

coma, despues de la coma, y despues del punto, y los vuelve a unir, quitando la coma y reemplazando el punto de los decimales por otra coma. La funcin la prob en mi Ordenador y funcion perfecto. De ah en mas pueden aplicar sumas, restas, y todo tipo de operaciones matemticas porque Excel y Calc lo entienden como un nmero (al fin!).

Cambiar la Configuracin Regional

Si no quieren complicarse con esas soluciones, y lo nico que hacen con Excel es esto, pueden intentar cambiar la Configuracin Regional y ponerla como americana para que Excel y todos los programas entiendan que la coma es separador de miles y el punto separador de decimales. Para cambiar la Configuracin Regional deben ir al Panel de Control de Windows (y NO DENTRO DE EXCEL) y Configuraciones Regionales. No explico como hacer exactamente porque es un poco diferente en Windows XP, Windows Vista, y Windows Seven (Ni que hablar de Ubuntu).

Espero que les haya servido, particularmente a Sonia, y que puedan llevarse bien con los puntos y comas en Excel.