TFM GestionPorProcesos GestionCalidad Junio11 Pinargote Valencia Heidi Janet

MSTER EN GESTION DE CALIDAD Y EXCELENCIA EN LAS ORGANIZACIONES
TRABAJO FIN DE MSTER: IMPLEMENTACION DE GESTION DE PROCESOS EN LA ORQUESTA SINFNICA DE GUAYAQUIL Heidi Janet Pinargote Valencia
Fecha inicio Mster: Junio 2011 Fecha de entrega del Trabajo Fin de Mster: Mayo de 2012
Tabla de contenido
1 INTRODUCCIN ................................................................................................................... 2 1.1 1.2 2 3 4 Problemtica ...................................................................................................................... 2 Posibles Soluciones ........................................................................................................... 3
Objetivo General ...................................................................................................................... 4 Objetivos Especficos............................................................................................................... 4 Definicin del Plan Estratgico. .............................................................................................. 4 4.1 Objetivos y Metas.............................................................................................................. 6 Objetivos Corto plazo ................................................................................................ 6 Objetivos Mediano plazo ........................................................................................... 6 Objetivos Largo plazo ................................................................................................ 6 Meta ........................................................................................................................... 6
4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.3 5
Misin................................................................................................................................ 7 Visin ................................................................................................................................ 7
Gestin por Procesos................................................................................................................ 7 5.1 Identificacin del enfoque basado en procesos ................................................................. 7 Definicin del propsito de la organizacin .............................................................. 7 Definicin de las polticas y objetivos de la organizacin (Plan Estratgico). .......... 9 Determinar los procesos en la organizacin (mapas de procesos) ........................... 17 Procesos nivel 1: ...................................................... Error! Bookmark not defined. Representacin de procesos en el rbol de Procesos. ............................................. 19 Determinar secuencia de los pasos (flujo de procesos) ........................................... 20 Definir los dueos (responsables) del proceso y actividades del proceso. .............. 25 Definir la documentacin del proceso ..................................................................... 30
5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.2 5.3 6 7 8
Implementacin y medicin de los procesos................................................................... 34 Anlisis del proceso. ....................................................................................................... 34
Definiciones y Abreviaturas .................................................................................................. 40 Conclusiones .......................................................................................................................... 41 Anexos ................................................................................................................................... 42 8.1 Anexo Elaboracin de la Misin de la OSG y el TCCEA .............................................. 42
Heidi Pinargote Valencia Implementacin de Gestin por Procesos en la Orquesta Sinfnica de Guayaquil
1 INTRODUCCIN
Conscientes de los grandes desafos que las instituciones ecuatorianas del sector pblico en general, y de manera particular de las instituciones estatales que se dedican al desarrollo de la cultura y a la defensa del patrimonio nacional, se propuso realizar el estudio para la implementacin del plan estratgico y la gestin por procesos de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil y del Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro, con lo que se aspira lograr las condiciones favorables de gestin interna y externa, para el cumplimiento de los objetivos institucionales de manera eficiente y eficaz, ajustados al Sistema Nacional de Cultura y al proyecto de desarrollo del Gobierno Nacional que se desglosa en el Plan Nacional para el Buen Vivir.
1.1 Problemtica
Hoy en da la Orquesta Sinfnica de Guayaquil (OSG) es una entidad gubernamental dedicada a promover los valores de nuestra cultura musical en la sociedad a nivel nacional e internacional, para llevar a cabo esta misin y logrando mejorar de manera significativa se propuso implementar la gestin por procesos.
Este proyecto se lo ha propuesto a la Direccin Ejecutiva, la misma que estuvo de acuerdo. Para esto se ha de determinar un grupo especfico de funcionarios pblicos que estn involucrados con los procesos de la institucin para que participen activamente en la mejora de los mismos. He realizado un anlisis previo de la situacin actual de la OSG, en virtud de lo cual destaco algunos puntos que se deben considerar para mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos en el cumplimiento de la visin, por lo cual es indispensable desarrollar las estrategias necesarias para lograr los objetivos trazados en los diferentes proyectos planteados para el ao en curso y los aos venideros.
En la actualidad, la Orquesta Sinfnica de Guayaquil no cuenta con un plan estratgico y tampoco con la documentacin de procesos actualizada, la estructura orgnica ha cambiado a medida que se han presentado nuevas necesidades, tiene falencias en la optimizacin de los procesos operativos internos que se derivan en costos y deficiencias en la gestin de los recursos existentes. Al implementar la eficiencia operacional por medio de la gestin por procesos se tendr como consecuencia que la Orquesta Sinfnica como tal obtenga un mejor posicionamiento y mayor fidelizacin del pblico amante de la cultura y la msica acadmica sinfnica.
Debemos resaltar que es importante la gestin por procesos con mejora continua ya que contribuye al mejor desempeo y la integracin de tareas de manera idnea para obtener como resultado informacin acertada para la toma de decisiones con eficiencia y eficacia.
1.2 Posibles Soluciones

Del anlisis realizado podemos destacar los siguientes puntos para las soluciones atacando las falencias existentes. 1. Carencia de Plan Estratgico actualizado.- Se realizar reuniones para la revisin del Plan Estratgico actual y conseguir las debidas correcciones o actualizaciones. 2. La falta de una estructura orgnica actualizada.- Se conseguir a travs de las reuniones para armar el nuevo Plan Estratgico de la institucin, mencionado anteriormente. 3. Identificacin de procesos.- Determinacin de los diferentes tipos de procesos existentes y su respectiva documentacin.
2 Objetivo General
Con este proyecto se podr implementar la conciencia de mejora continua y de la gestin por procesos, administrar de manera efectiva los recursos de la organizacin, minimizando los costos y mitigando los riesgos para brindar un mejor servicio a la comunidad.
3 Objetivos Especficos

Definir el Plan Estratgico Institucional. Determinar los tipos de procesos y documentarlos. Dar a conocer reglamentos y estatutos internos. Implementar la conciencia de mejora continua en cada uno de los funcionarios. Orientar el servicio de la institucin dedicado a la comunidad.
4 Definicin del Plan Estratgico.

La elaboracin y redaccin de este documento, se realiz en la base del consenso de los funcionarios de los departamentos administrativos, artsticos y tcnicos de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil y el Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro, as como del informe general de la Direccin Ejecutiva, sobre las reuniones mantenidas con los jefes departamentales que recogieron esta informacin desde los ltimos meses del ao 2011 hasta la actualidad.
La Orquesta Sinfnica de Guayaquil (OSG) es la ms grande del pas, tanto por la cantidad de msicos nacionales y extranjeros que la conforman de manera permanente, y de los msicos refuerzos en cada uno de los conciertos que realiza (en muchas ocasiones llegan a 90 integrantes), as como tambin, por la infraestructura que administra en lo tcnico y logstico en su sede, el Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro de Guayaquil (TCCEA).
Los conciertos de temporada, las giras nacionales e internacionales nos han permitido dejar una huella imborrable en el espectro de los distintos pblicos que durante ms de seis dcadas nos han acompaado, y ha permitido el reconocimiento de nuestro patrimonio musical en los grandes escenarios del mundo.
Fig. Concierto Didctico, en el mini teatro del TCCEA El Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro nos ha permitido un desarrollo tcnico-artstico de la planta orquestal sin precedentes en el pas. Por primera vez nuestra orquesta ensaya en un teatro de manera continua, como lo hacen las grandes orquestas del mundo. Tener esta sede tambin nos da la oportunidad, de poner en escena, obras musicales magistrales y de gran envergadura, al alcance del pblico de manera gratuita. Entre otras bondades podemos contar con la posibilidad de grabar el audio de los diferentes conciertos, para creacin de un archivo sonoro de obras, de autores nacionales como nunca antes se haba hecho.
La creacin del departamento tcnico para el manejo del teatro, en cuanto a tramoya, iluminacin, sonido, protocolo, seguridad, sistemas, entre otros, ha sido un gran desafo para la administracin de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil. Lo que en los ltimos tres aos, nos ha permitido, no solo el brindar espacio y apoyo tcnico a la orquesta, sino tambin a la mayora de instituciones culturales y artstica, pblicas y privadas, as como a ministerios, asociaciones, universidades, etc. en la realizacin de eventos de gran contenido en beneficios de la comunidad.
El Coro Sinfnico es otro de los logros de gestin de los ltimos aos, siendo la OSG la nica orquesta que cuenta, dentro de su organizacin, con un grupo humano que ensaya toda la temporada para los diferentes proyectos corales e instrumentales de nuestra programacin.
La oportunidad de una biblioteca fsica y virtual especializada en msica, es otro de los proyectos de servicio a la comunidad, que en los ltimos aos se est comenzando a materializar, ya que contamos con una coleccin completa de obras clsicas digitalizadas y estamos en el proceso de ponerla a disposicin del pblico.
Para poder llevar a buen trmino los programas y proyectos necesarios para el logro de los fines planteados, en los ltimos cinco aos hemos logrado elevar el nivel profesional, tanto de la planta orquestal, as como tambin, del personal administrativo de la OSG y del TCCEA, a travs de convenios interinstitucionales de capacitacin y de educacin superior de tercer y cuarto nivel.
4.1 Objetivos y Metas

4.1.1 Objetivos Corto plazo
Elaboracin y Desarrollo del Plan Estratgico Institucional Elaboracin y representacin de procesos de la organizacin. Definir responsabilidades y recursos.
4.1.2 Objetivos Mediano plazo

Implementacin de la Gestin por Procesos. Medicin y Control de procesos.
4.1.3 Objetivos Largo plazo

Implementacin de la mejora continua. Lograr la satisfaccin de los grupos de inters. Mejorar la comunicacin.
4.1.4 Meta
La meta de este trabajo es fortalecer la cultura de mejora continua en la institucin logrando as cumplir con las expectativas de los ciudadanos, que local e internacionalmente, se emocionan al escuchar el arte musical, con el gran nivel artstico e interpretativo de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil, as como tambin, de la atencin tcnica y logstica que les brinda el Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro constituyendo esto parte preponderante del Plan Estratgico Institucional de la OSG y la gestin basada en procesos, todo esto bajo la rectora del Ministerio de Cultura.
4.2 Misin
Realizar la implementacin de la gestin por procesos con profesionalismo logrando integrar la informacin y gestin de recursos permitiendo el manejo efectivo y oportuno para el control y ejecucin de los procesos mejorando as la toma de decisiones, con una fuerte cultura de competitividad, que garanticen la excelencia en el servicio a los clientes tanto externos como internos, contribuyendo activamente al desarrollo de la institucin.
4.3 Visin
Culminar con xito el proyecto de Implementacin de Gestin de Procesos brindando una solucin eficiente a los inconvenientes de gestin de recursos, minimizando los costos y garantizando el buen funcionamiento de la estructura organizacional con responsabilidad corporativa.
5 Gestin por Procesos

5.1 Identificacin del enfoque basado en procesos
La organizacin est promoviendo la implementacin de un enfoque basado en procesos en el sistema de gestin como principio bsico para la obtencin de manera eficiente de resultados inherentes a la satisfaccin de todos los grupos de inters, tratando as de llegar a cumplir con los conceptos fundamentales de la excelencia, como son: Orientacin hacia los resultados Orientacin al cliente Liderazgo y constancia en los objetivos Gestin por procesos y hechos Desarrollo e implicacin de las personas Aprendizaje, innovacin y Mejora continuos Desarrollo de Alianzas Responsabilidad Social
5.1.1 Definicin del propsito de la organizacin

La Orquesta Sinfnica de Guayaquil (OSG) se fund mediante Decreto Legislativo del 4 de noviembre de 1949, publicado en el Registro Oficial No. 403 del 2 de enero de 1950 y adscrita originalmente a la Casa de la Cultura Ecuatoriana, Ncleo del Guayas, con la
finalidad de ejecutar y difundir el repertorio Sinfnico Nacional y Universal, llevando la msica Orquestal a la comunidad en todos sus estamentos.
En 1970 recibi una nueva estructura, razn por la cual entr en un perodo de vida independiente manejndose en lo administrativo y financiero por una Junta Directiva.
La OSG inici su actividad con 23 integrantes y su primera presentacin fue en Guayaquil, en el Teatro 9 de Octubre, el 27 de octubre de 1970, bajo la direccin musical del maestro ngelo Negri Fraccia. La primera Presidencia la ejerci Olga Ruz de Estrada, siendo el Director Artstico el Maestro Jos Barniol.
La OSG, cuenta actualmente con una planta orquestal de 90 instrumentistas, de los cuales el 15% son extranjeros y estn bajo la direccin musical del Maestro David Harutyunyan. Sus integrantes conforman, adems de Orquestas de Cmara, varios conjuntos y grupos musicales, los mismos que mantienen un alto nivel tcnico musical, el cual se refleja en cada una de sus presentaciones artsticas musicales en los diferentes escenarios.
En los ltimos aos la OSG ha realizado exitosas giras internacionales a Estados Unidos, Argentina, Chile, Uruguay, Espaa, Italia, Cuba y Per, donde acompa al Ballet Municipal de Lima, como tambin giras Nacionales por diversas ciudades del pas.
De esta manera la Orquesta Sinfnica de Guayaquil ha ido fomentando el Dilogo Intercultural, a travs de la interpretacin sinfnica y de la msica tradicional, popular ecuatoriana, fortaleciendo nuestra identidad en el extranjero y en el pas.
La institucin ha logrado elevar el nivel profesional tanto de la planta orquestal, as como tambin, del personal administrativo de la OSG a travs de convenios
interinstitucionales de capacitacin y de educacin superior de tercer y cuarto nivel.
Desde el ao 2009 la Orquesta Sinfnica de Guayaquil cuenta con su propia sede, el Teatro Centro Cvico-Eloy Alfaro, lo que le permite realizar presentaciones. La administracin tcnica del Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro nos ha llevado a la imperiosa necesidad de crear nuevos departamentos dentro del plan original de la
sus ensayos y
administracin de la OSG, por lo que se consider replantear la misin y la visin agregando nuevas actividades como un desafo histrico, que ninguna institucin de las caractersticas de la OSG, en nuestro pas, todava ha llevado a cabo.
5.1.2 Definicin de las polticas y objetivos de la organizacin (Plan Estratgico).

Para que este proyecto cumpla tanto con el objetivo general como con los objetivos especficos, se ha realizado un resumen de las funciones de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil, as como tambin un anlisis de los factores de riesgo con sus respectivas valoraciones, en donde se agregan a este documento el resumen a continuacin.
De lo que podemos citar, las funciones de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil, segn Registro Oficial son: Ejecutar en forma pblica y peridica el repertorio musical nacional y universal, tanto por la Orquesta Sinfnica en pleno; as como por los Grupos de Cmara conformados por sus miembros. Propiciar la produccin, ejecucin, edicin y grabacin de obras musicales. Coadyuvar a la preparacin de la niez y la juventud a travs de la realizacin de eventos y conciertos de tipo didctico. Desplegar su actividad no solamente en el campo estrictamente sinfnico, sino en otras manifestaciones de la cultura musical acadmica e ilustrada; y Las dems que se enmarquen en su finalidad institucional y que permitan cumplir sus objetivos.
A continuacin mostramos unos cuadros de las razones que nos hicieron llevar a cabo este proyecto.
i. Misin / Visin / Valores de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil y del Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro
Misin: En base a los principios y filosofa institucional, diseamos el objetivo fundamental y razn de ser de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil y del Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro, que a continuacin detallo: Ejecutar y difundir el arte musical acadmico nacional y universal, llevando la msica sinfnica a la comunidad en todos sus estamentos; as como tambin facilitar espacios para la interaccin cultural, con excelencia, responsabilidad social, innovacin y trabajo en equipo, contribuyendo al desarrollo integral de nuestra sociedad. Visin: Ser referentes del arte musical acadmico nacional y universal, as como tambin en el apoyo administrativo, tcnico y logstico de nuestros espacios, dentro del proyecto integral de desarrollo cultural.
Valores: Se ha considerado que el siguiente grupo de valores estratgicos son los que deben sustentar el comportamiento y la conviccin organizacional de la OSG y el TCCEA, los mismos que han sido propuestos por el colectivo de la alta gerencia institucional. Excelencia: Este valor contempla el concepto de eficacia de los procesos ocupando un lugar de primera fila con una filosofa de gestin que persigue el xito a largo plazo de nuestra institucin, mediante la satisfaccin equilibrada y continua de las necesidades y expectativas de todos los grupos de inters de la misma (Clientes, Sociedad, Proveedores y Aliados, Personas de la organizacin, Gobierno y la Institucin). Responsabilidad Social: La Responsabilidad Social Institucional es inherente a las organizaciones tanto pblicas como privadas, recientemente se ha convertido en una nueva forma de gestin y prestar servicios, la misma se ocupa de que sus operaciones
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sean sustentables en lo econmico, lo social y lo ambiental, reconociendo los intereses de los distintos grupos con los que se relaciona y buscando la preservacin del medio ambiente y la sustentabilidad de las generaciones futuras. Es una visin de servicios que integra el respeto por las personas, los valores ticos, la comunidad y el medioambiente con la gestin misma de la entidad, independientemente de los servicios que sta ofrece. La responsabilidad personal e institucional es muy importante, se refleja en la manera de afrontar las dificultades, en la madurez, en la toma de decisiones, y ante todo en la respuesta que damos a los deberes profesionales, sociales y ambientales.
Innovacin: Este es el elemento clave de la creacin de nuevas ideas, proyectos, productos y/o servicios, aplicado especialmente en la estructura organizacional, tanto al interno y externo de la institucin, y de manera ms evidente en la instituciones dedicadas al fomento del arte y la cultura donde la innovacin y la creatividad es parte del trabajo diario. Trabajo en equipo: Es toda una filosofa organizacional, as como tener una mentalidad abierta y dinmica, alineada con la misin y visin de nuestra institucin para llevar a la misma al xito tanto en rendimiento personal como colectivo, que impulsen la productividad y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
ii. Mapa tipolgico de los diferentes actores implicados y grupos de inters de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil y el Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro. A continuacin podremos observar un cuadro representativo del mapa tipolgico. IMPLICADOS CRITERIOS Calidad y accesibilidad en el servicio a la comunidad: temporada Cantidad de Conciertos de de gran nivel interpretativo,
eventos de danza, teatro, pintura, escultura, entre otras. Comunidad (Cliente) Reconocimiento de los valores culturales y tradiciones de nuestra nacin as como tambin, de los valores universales a travs de nuestras interpretaciones y de los artistas de diferentes disciplinas.
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Garantizar espacios adecuados, tcnica y logsticamente, que permitan el desarrollo cultural y artstico de la comunidad.
Facilitar espacios adecuados a instituciones privadas con fines sociales o de intercambio cultural.
Cumplimiento de las leyes y disposiciones estatales: Constitucin de la Repblica, LOSEP, Cdigo de Trabajo, del Buen Vivir, Normas de Control Interno, entre otros.
Gobierno
Respaldo tcnico y logstico a los eventos programados por el Ministerio de Cultura y dems organizaciones del estado.
Optimizar
los
recursos
estatales
de
autogestin y dar el uso adecuado a los fondos pblicos. Salarios competitivos de acuerdo a la disponibilidad institucin, Colaboradores Grupos / Especiales las presupuestaria disposiciones de y la leyes
gubernamentales. Apoyo a su crecimiento personal (planes de desarrollo del talento humano). Estabilidad. Buenas condiciones de trabajo que
garanticen su bienestar. Proveedores Garanta y seguridad en el pago. Transparencia en la seleccin de nuevos proveedores. Aliados Competidores Cumplimiento con los convenios realizados. Justicia distributiva. Innovacin de productos o servicio (Frente de nuevas ideas para utilizar). Creacin de pblicos. Justicia social y natural. Servicio para pblicos minoritarios.
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Proyectos de inclusin social.
iii. Matriz Axiolgica de Valores Estratgicos
Grupo de Referencia Comunidad (cliente) VALORES Excelencia Responsabilidad Social Innovacin Trabajo en Equipo X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Gobierno Colaboradores Proveedores Aliados Competidores Grupos Especiales
iv. Representacin Grfica de Oportunidades y Amenazas

PERFIL ESTRATGICO EXTERNO OSG Y EL TCCEA CALIFICACIN DEL IMPACTO FACTOR AMENAZA GRAN AMENAZA Falta de recursos econmicos para la implementacin de nuevos proyectos. (reformas extrapresupuestarias) La crisis mundial y su repercusin en el desarrollo del intercambio cultural. La falta de asignacin de un presupuesto para la Remodelacin, Equipamiento y Mantenimiento del Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro, sede de la OSG. Exceso de trmites burocrticos en la gestin pblica. La tardanza en la aprobacin de la LOSEP y su reglamento, as como tambin el Decreto No. 985 de 30-Dic-2011. Carencia de una Matriz de Competencias y de un Manual de Funciones actualizado Poco conocimiento e inters por parte de la comunidad por el arte musical acadmico nacional, latinoamericano e internacional. El incremento de la inseguridad y la delincuencia. AMENAZA NORMAL E OPORTUNIDAD OPORTUNIDAD GRAN OPORTUNIDAD
E1
E2
E3
X X
PL1
PL2
PL3
X X
SC1
SC2
SC3
Buen prestigio de la OSG.
T1
Las nuevas plataformas administrativas implementadas por el gobierno nacional (e-sigef, Quipux, Incop, entre otras.) La temporada invernal.
MA1
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I1
Mayor intercambio de informacin cultural a travs de la Web.
C1
Acuerdos con instituciones estatales y privadas afines. Alianzas con la comunidad ms cercana, con universidades, conservatorios y escuelas de arte. Polticas de compra y contratacin ms eficaces de bienes y servicios. Convenios interinstitucionales para la formacin de nuevos talentos artsticos y capacitacin del personal administrativo. Financiamiento a travs de auspiciantes privados o fundaciones para la contratacin de refuerzos, solistas y directores invitados. Colaboracin con las orquestas infanto-juveniles y los dems teatros de nuestra regin. Las orquestas profesionales de Quito, Cuenca y Loja estn promocionando sus actividades culturales de manera progresiva. Promocin de eventos similares a los que realiza la OSG en otros espacios culturales. X
X X
C2
P1
P2
P3
CA1
CP1
PS1
v. Representacin Grfica de Fortalezas y Debilidades

PERFIL ESTRATGICO INTERNO DE LA ORQUESTA SINFNICA DE GUAYAQUIL Y DEL TCCEA CALIFICACIN DEL IMPACTO DEBILIDAD FACTOR GRAN DEBILIDAD DEBILIDAD E FORTALEZA GRAN FORTALEZA NORMAL FORTALEZA
M1
No existen recursos para la ejecucin de un Plan Estratgico de Marketing de la OSG ni del TCCEA.
O1
Capacidad de trabajo bajo presin.
O2
Bsqueda del cumplimiento de objetivos institucionales basados en una planificacin estratgica integral.
O3
Falta de obras musicales infantiles y didcticas.
O4
Falta de un plan integral de seguridad y salud laboral Falta de recursos para la ejecucin de capacitacin especializada de acuerdo a las reas de desempeo.
X X
O5
RH1
Falta de incentivos al personal segn consta y se establece en la LOSEP.
RH2
Falta de personal que contribuya eficazmente al desarrollo y la solucin de los problemas en la gestin de Talento Humano en la OSG. Falta de un reglamento que norme la jornada de trabajo y/o cancelacin de horas extras.
RH3
PS1
Mejora en la comunicacin interdepartamental.
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F1
Insuficiente presupuesto integral para cumplir con la misin y la visin institucional. Carencia de recursos extrapresupuestarios obtenidos de otras instituciones no gubernamentales. Poca expectativa de financiamiento por parte del estado y la Institucin privada a los proyectos formulados. Falta de recursos para la innovacin tecnolgica y de espectculos.
F2
ID1
ID2
ID3
Ampliacin del repertorio con obras de alta dificultad. Falta de personal de apoyo calificado en las reas de desarrollo de aplicaciones, redes y administracin de servidores.
ID4
vi. Objetivos y Estrategias Los objetivos y estrategias se las ha definido basndome en el Balanced Scorecard, para contribuir a la resolucin de los problemas de la organizacin.
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vii. Estructura organizativa actual de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil La estructura organizacional es el sistema mediante el cual las actividades de la institucin se dividen, organizan y coordinan; de tal manera que soporten las estrategias, procesos y sistemas de informacin de la organizacin. A continuacin visualizaremos la estructura organizativa actual de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil y el Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro:
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viii. Estructura organizativa propuesta para la Orquesta Sinfnica de Guayaquil La estructura organizacional define la divisin de la institucin en unidades responsables de los macroprocesos y procesos definidos en la Cadena de Valor de la organizacin y el establecimiento de las relaciones de dependencia entre ellas. A continuacin podremos visualizar la nueva estructura organizativa propuesta:
5.1.3 Determinar los procesos en la organizacin (mapas de procesos)

La agrupacin de los procesos dentro del mapa permite establecer analogas entre procesos, al tiempo que facilita la interrelacin y la interpretacin del mapa en su conjunto.
El tipo de agrupacin puede y debe ser establecido por la propia organizacin, no existiendo para ello ninguna regla especfica. No obstante, y sin nimo de ser exhaustivos, a continuacin se ofrece el tipo de agrupacin considerado.
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Mapa de procesos de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil y del Teatro Centro Cvico, como actualmente existe:
A continuacin detallar los procesos propuestos y definidos en distintos niveles. El grfico abajo muestra el Nivel 0: Mapa de procesos de la Orquesta Sinfnica de Guayaquil y el Teatro Centro Cvico:
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5.1.4 Representacin de procesos en el rbol de Procesos.

Para un mejor entendimiento les presento el rbol de procesos dividido por Macroprocesos: Estratgicos, Operativos y de Apoyo.
MACROPROCESO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 APROBACIONES SUBPROCESOS De Conciertos. De Compras. DIRECCIN ESTRATGICO EJECUTIVA De Contratacin. DIRECCIN CONTROL Y Planificar agenda de reuniones de reas. Revisar resultados de los procesos.
PLANIFICACIN PLANIFICACIN Y CONTROL DE GESTIN
Planificar proyectos a presentar Ejecutar proyectos aprobados Realizar seguimiento de proyectos
ejecutados o en ejecucin. Presentar planes de mejora continua.
MACROPROCESO
PROCESOS NIVEL 1
PROCESOS NIVEL 2 CONCIERTOS TEMPORADA
SUBPROCESOS Elaborar agenda anual. Preparar conciertos. Definir solistas invitados.
EVENTOS CONCIERTOS DIDACTICOS. CONCIERTOS SINFONICOS OPERATIVOS DIFUSIN MUSICAL CORALES
Definir centros educativos Preparar conciertos didcticos.
Planificar Corales.
Conciertos
Sinfnicos
Preparar Conciertos Sinfnico Corales. Realizar las audiciones.
GIRAS NACIONALES INTERNACIOLES PRODUCCIN, EJECUCIN GRABACIN OBRAS MUSICALES PRESENTACIONES ARTSTICAS INSTITUCIONES AFINES DE Y DE E
Planificar
giras
Nacionales
Internacionales. Realizar las giras. Planificar discografas Producir discografas de msica
instrumental, obras musicales.
Planificar agenda de reservaciones de las instalaciones del TCCEA. Realizar presentaciones.
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MACROPROCESO
PROCESOS NIVEL 1
PROCESOS NIVEL 2 TALENTO HUMANO
SUBPROCESOS Planificar proceso de contratacin. Planificar capacitacin del personal. Generar Nmina de empleados.
ADMINISTRATIVO APOYO FINANCIERO TCNICO FINANCIERO
Presupuesto Compras pblicas Gestin de Activos
TECNOLGICO
Planificar mejoras tecnolgicas Soporte tcnico Capacitar usuario Mantener servicios disponibles. Actualizar pgina Web institucional.
ASESORIA LEGAL
Revisar
documentos
legales,
resoluciones, convenios, entre otros. Realizar documentos legales para
soportar a la institucin. Controlar el cumplimiento de los
documentos legales. Defender legalmente la institucin. MANTENIMIENTO Limpieza instalaciones Mantenimiento Tcnico del TCCEA Mantenimiento de estructural Mantenimiento de jardines
5.1.5 Determinar secuencia de los pasos (flujo de procesos)

En los puntos siguientes se mostrar los flujos de procesos principales.
5.1.5.1 Direccin Ejecutiva

Su misin es ejercer las facultades y atribuciones que le otorga la Ley con miras a la excelencia.
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5.1.5.2 Planificacin y Control de Gestin

El rea de Planificacin y Control de Gestin, actualmente no existe en la Orquesta Sinfnica, pero se propuso la creacin de sta rea a partir del departamento de Planificacin y Desarrollo, de donde ser un organismo ejecutor y asesor que depender del Director Ejecutivo, cuya misin ser la de planificar y controlar los procesos de toda la institucin, adems de ayudar en el planteamiento de proyectos de las dems reas, como son: Administracin Estratgica, Administracin del Teatro, evaluacin de inversiones, control de gestin y tecnologas de informacin.
5.1.5.2.1 Mejora Continua

Los datos recopilados del seguimiento y la medicin de los procesos deben ser analizados con el fin de conocer las caractersticas y la evolucin de los procesos. De este anlisis de datos se debe obtener la informacin relevante para determinar: Qu procesos no alcanzan los resultados planificados y dnde existen oportunidades de mejora.
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5.1.5.3 Presentaciones Artsticas Musicales Acadmicas Sinfnicas de la OSG

Es el proceso clave fundamental y la razn de ser de la institucin ya que nos corresponde como Orquesta Sinfnica de Guayaquil, difundir el arte musical en todos sus estamentos.
5.1.5.4 Presentaciones Artsticas Culturales de Instituciones afines

Tiene como misin suministrar y facilitar el Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro conforme a las necesidades de las entidades que lo requieran, para la satisfaccin de la comunidad que participe en dichos eventos.
5.1.5.5 Gestin de Talento Humano

El objetivo es de mejorar los procesos para seleccionar, mantener y desarrollar integralmente el recursos humano con las competencias requeridas para el desarrollo eficiente de los procesos dentro de un adecuado clima laboral, con el fin de alcanzar los objetivos organizacionales.
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5.1.5.6 Gestin Financiera

La misin es administrar la obtencin y uso de los recursos financieros y econmicos de la institucin, los sistemas de personal, servicios y apoyo, con el propsito de optimizar la estructura financiera y contribuir a los logros de la organizacin.
5.1.5.7 Gestin Tecnolgica

Se quiere garantizar la seguridad, confiabilidad y continuidad de los sistemas de informacin para la adecuada toma de decisiones, dar soporte a las otras unidades con el fin de lograr los objetivos institucionales.
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5.1.5.8 Gestin de Relaciones Pblicas

Se quiere como misin, realizar el marketing estratgico y operativo de la OSG y el TCCEA, para brindar soluciones publicitarias con el propsito de constituirnos en un ente representativo del arte musical con valor agregado para nuestra comunidad. Ello a travs de una oferta de servicios con una ptima relacin de calidad, que satisfagan sus expectativas.
5.1.5.9 Asesora Legal

Tiene como objetivo asesorar legalmente a todos los departamentos que conforman la institucin, adems de amparar legalmente la toma de decisiones en todos los procesos que se lo requiera.
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5.1.5.10 Gestin de Mantenimiento Tcnico y Estructural

Tiene como misin de Planificar, Organizar y Dirigir las actividades de mantenimiento tanto tcnico del teatro como estructural de manera que se logre que se efecten en forma eficiente y oportuna.
5.1.6 Definir los dueos (responsables) del proceso y actividades del proceso.
Cada propietario de proceso es responsable de la revisin de su proceso y del establecimiento de acciones correctoras para la mejora del mismo en funcin de la evolucin de los indicadores definidos para dicho proceso.
PROCESO
RESPONSABLES Director Ejecutivo
ACTIVIDADES DEL PROCESO Representar administrativa. como autoridad
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Dirigir el funcionamiento de la OSG y el TCCEA, de acuerdo con lo prescrito en los estatutos, leyes, reglamentos y decretos que nos
Direccin Ejecutiva
rigen. Aprobar el calendario de conciertos anuales. Planificar, dirigir, ejecutar y evaluar planes, programas y proyectos. Ejercer las facultades y atribuciones que le otorga la Ley Orgnica. Asistente Direccin Ejecutiva de
Elaborar informes Llevar la agenda del Director. Realizar las actas de reuniones. Convocar a reuniones de trabajo de la Direccin Ejecutiva con las
diferentes jefaturas. Asesor Legal
Amparar jurdicamente las decisiones y resoluciones que emita el Director Ejecutivo y dems departamentos.
Asumir la defensa de la organizacin, ante los tribunales de justicia en los juicios, en que sta sea parte o tenga inters.
rea Planificacin
de
Actualizar
peridicamente
el
diagnstico estratgico, efectuando los cambios que se requiera en el Plan Estratgico. Proponer Planes, Directivas,
Planificacin y Control de Gestin
Resoluciones y/o Procedimientos que sean del caso. Controlar el cumplimiento del Plan Estratgico.
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Controlar
el
cumplimiento
de
la
Directiva Anual de Actividades. Evaluar econmicamente los
programas y proyectos vigentes, en curso u otros dispuestos por la Direccin Ejecutiva. Requerir de los para los dems
departamentos requeridos
antecedentes analizar el
cumplimiento del Plan Estratgico e informar directamente al Sr. Director Ejecutivo. Asesorar y cooperar en el control del funcionamiento de la Empresa, en el mbito de la gestin administrativa y cultural musical. rea de Calidad, pero en este Elaborar un plan anual de Auditora, presentndoselo previamente a su ejecucin al Director Ejecutivo, para su conocimiento y aprobacin. Evaluar, en forma permanente, el sistema de Control Interno de la institucin, formulando
caso no existe, as que la
responsabilidad ser ejercida por el rea de
Planificacin
recomendaciones para mejorar su efectividad.
Mejora Continua
Promover la eficiencia, eficacia, con que se utilizan los recursos
econmicos de institucin. Verificar el cumplimiento de los
objetivos y polticas, de carcter administrativo financieros, que se encuentran oficialmente formalizadas en la institucin. Analizar y evaluar la implementacin y aplicacin de normas y
procedimientos establecidos por y

27
para la institucin. Informar a la Direccin Ejecutiva, en forma oportuna, de las deficiencias, desviaciones e incumplimiento en la aplicacin de polticas, normas y procedimientos preestablecidos, por parte de la organizacin, a fin de adoptar las medidas correctivas
pertinentes y evitar que se vean afectados los objetivos y metas de la institucin. Direccin Artstica Direccin Ejecutiva Presentaciones Artsticas Musicales Acadmicas Sinfnicas de la OSG Departamento Tcnico Personal Biblioteca de Planificacin de Conciertos de
temporadas, Conciertos didcticos, Conciertos Sinfnicos corales. Administracin de la Biblioteca-
videoteca-audioteca. Organizacin de Giras Nacionales e Internacionales. Ensayos. Logstica para las presentaciones artsticas de la Orquesta. Produccin, Ejecucin y Grabacin de Obras Musicales.
Presentaciones Artsticas Culturales de Instituciones Afines
Direccin Ejecutiva Departamento Tcnico Instituciones afines
Planificacin
de
calendario
de
eventos de instituciones pblicas y privadas. Pruebas evento. Logstica para la realizacin del evento. Realizacin del evento. Proceso de reclutamiento y seleccin Administrar el sistema de Desarrollo de Recursos Humanos Elaborar capacitacin el y calendario evaluacin de del respectivas antes del
Gestin del Talento Humano
Jefe Recursos Humanos.
de
28
personal. Gestin Financiera Jefatura Financiera de de de Elaboracin y Ejecucin y Control del Presupuesto. Control de Bienes y Suministros. Elaborar el proceso de compras pblicas. Gestin Tecnolgica Jefatura Sistemas Informacin. Dar soporte tcnico informtico. Mantenimiento y actualizacin de la pagina WEB Mantenimiento y configuracin de redes y el servidor informtico. Brindar soluciones tecnolgicas para la mejora continua. Gestin de Relaciones Pblicas Jefatura Relaciones Pblicas. Elaboracin de proyectos para la difusin cultural. Elaborar e implementar estrategias
de marketing para el cumplimiento de programas y proyectos en los que intervenga la institucin. Elaboracin e implementacin de un plan de Gestin de clientes
(comunidad). Ejercer un control permanente del grado de cumplimiento en la
elaboracin de las encuestas de satisfaccin al cliente, con el
propsito de generar mejora continua y acentuar la fidelidad de los clientes. Gestin de Mantenimiento Tcnico y Estructural Departamento tcnico. Jefe Limpieza (compaa externas) Jefe de de Lograr los niveles de eficiencia que permitan calidad. Crear las instancias para el brindar un servicio de
mejoramiento continuo de servicios. Alcanzar un nivel de eficiencia, que permita responder satisfactoriamente a las exigencias y expectativas de la
Mantenimiento
29
(compaa externas)
comunidad. Dirigir, el proceso de obtencin de los repuestos conforme a la
determinacin de necesidades que se presenten en la organizacin con respecto estructural. a la parte tcnica o
5.1.7 Definir la documentacin del proceso

Objetivo: Dirigir de manera eficiente la institucin, observando las leyes, reglamentos, decretos, entre otros, que nos rigen.
Alcance: Inicia desde la revisin y aprobacin de la ejecucin de requerimientos, planes, proyectos o programas que vayan de acuerdo con el objetivo institucional, ministerial y el Plan Nacional para el Buen Vivir.
Catlogo de Procesos: Realizacin de Convenios Contratacin del Teatro Toma de Decisiones Direccin y Control de Gestin

Objetivo: Definir y operacionalizar el direccionamiento estratgico y establecer los lineamientos para la medicin de los logros y promover la mejora continua de los procesos alineados a la estrategia organizacional.
Alcance: Inicia con el direccionamiento estratgico y termina con la revisin y control del cumplimiento de los procesos, planes y proyectos.
Catlogo de Procesos: Planeacin Estratgica Institucional Planeacin operativa Proceso de aseguramiento del cumplimiento de lo planteado.
30

Objetivo: Promover la mejora continua con miras a la excelencia institucional.
Alcance: Inicia desde el diseo de mecanismos de medicin y termina con implementacin de acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Catlogo de Procesos: Definicin y diseo de mecanismos de medicin Medicin y valoracin de resultados obtenidos. Definicin e implementacin de acciones.
5.1.7.3 Presentaciones Artsticas Musicales Acadmicas Sinfnicas de la OSG

Objetivo: Realizar presentaciones artsticas musicales de gran nivel satisfaciendo las expectativas de la comunidad en general.
Alcance: Inicia desde la planificacin de la agenda de conciertos y termina con la presentacin de los diferentes conciertos.
Catlogo de Procesos: Planificacin de agenda de conciertos Evaluacin peridica de la planta orquestal Administracin de la Biblioteca musical artstica (partituras, videos, audio) Coordinacin Coral Sinfnico
5.1.7.4 Presentaciones Artsticas Culturales de Instituciones Afines

Objetivo: Brindar el espacio y apoyo tcnico tanto a la Orquesta Sinfnica de Guayaquil como a las diferentes instituciones pblicas como privadas que realicen sus eventos culturales dentro de nuestra sede, el Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro.
Alcance: Inicia desde la reservacin del TCCEA y termina en la presentacin del evento.
Catlogo de Procesos: Reservacin y contratacin del TCCEA Servicio tcnico del teatro Protocolo y logstica del evento
31

Objetivo: Seleccionar, mantener y desarrollar integralmente el recurso humano de la institucin con las competencias requeridas para el buen desempeo y desarrollo de los procesos dentro de un clima organizacional adecuado, con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.
Alcance: Inicia desde la convocatoria al concurso de mrito y oposicin para la seleccin del nuevo talento humano y termina en la capacitacin continua del personal.
Catlogo de Procesos: Desarrollo de planes de contratacin Desarrollo de planes de capacitacin Realizacin de nmina y control del personal.

Objetivo: Planear y administrar los recursos financieros y bienes con el fin de alcanzar los objetivos planteados.
Alcance: Inicia desde la realizacin del presupuesto anual y termina con la toma de decisiones financieras.
Catlogo de Procesos: Gestin Tributaria Gestin Contable, cuentas por pagar Gestin de Compras pblicas Gestin de Activos
5.1.7.7 Gestin de Tecnologa

Objetivo: Garantizar la seguridad, confiabilidad y continuidad de los sistemas de informacin con el fin de obtener la disponibilidad de la informacin para la toma de decisiones, innovar con proyectos de tecnologa.
Alcance: Inicia desde la identificacin de las necesidades informticas y termina con la entrega de los servicios requeridos de manera satisfactoria.
32
Catlogo de Procesos: Planeacin de tecnologa de informacin Continuidad y seguridad de TI Implantacin de soluciones TI Gestin de documentos y registros. Soporte tcnico.
5.1.7.8 Gestin de Relaciones Pblicas

Objetivo: Es de lograr la fidelizacin de la comunidad y la creacin de nuevo pblico, con el fin de culturizar a ms personas en nuestro pas.
Alcance: Inicia desde la identificacin de mercado y finaliza con la medicin de la satisfaccin del pblico.
Catlogo de Procesos: Proceso de mercadeo. Proceso de servicio al cliente (comunidad). Proceso de relacin con los medios de comunicacin.

Objetivo: Garantizar la adecuada asesora jurdica a la institucin.
Alcance: Inicia desde la revisin de documentos necesarios, termina con la realizacin de acuerdos, reglamentos, estatutos entre otros documentos legales que soporten las decisiones tomadas por la institucin.
Catlogo de Procesos: Proceso de Revisin Proceso de elaboracin de documentos legales. Proceso de Defensa
5.1.7.10
Gestin de Mantenimiento
Objetivo: Garantizar el adecuado mantenimiento tanto tcnico como estructural del Teatro Centros Cvico para brindar un buen servicio e instalaciones adecuadas para la realizacin de los diferentes eventos.
33
Alcance: Inicia desde la revisin y presupuesto para la adquisicin de repuestos y materiales necesarios para el mantenimiento, termina con la realizacin del adecuado mantenimiento del TCCEA.
Catlogo de Procesos: Proceso de Limpieza Proceso de jardinera Proceso de mantenimiento (tcnico y estructural).
5.2 Implementacin y medicin de los procesos.

La importancia de llevar a cabo un seguimiento y medicin de los procesos con el fin de conocer los resultados que se estn obteniendo y si estos resultados cubren los objetivos previstos.
5.3 Anlisis del proceso.

A travs de indicadores se analizan los resultados del proceso y se toman las decisiones sobre las variables de control, adoptan acciones. De la implantacin de estas acciones se espera un cambio en el comportamiento del proceso y, por tanto de los indicadores de
34
resultados. Esto se lo conoce como bucle de control. A continuacin les mostrar los diagramas de bucle de control para cada uno de los macroprocesos especificados con anterioridad.
35
5.3.1.3 Presentacin de Artsticas Musicales Acadmicas Sinfnicas de la OSG
36
5.3.1.4 Presentaciones Artsticas Culturales de Instituciones afines
37
5.3.1.7 Gestin Tecnolgica
38
5.3.1.9 Gestin de Mantenimiento
39
6 Definiciones y Abreviaturas
OSG: Orquesta Sinfnica de Guayaquil.
TCCEA: Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro.
PNBV: Plan Nacional del Buen Vivir
Documento: Informacin impresa en un medio de soporte como: formatos, procedimientos documentados, informes, planes, normas, etc.
Gestin por Procesos: La Gestin o Enfoque por Procesos en una herramienta que permite examinar la dinmica de las organizaciones, teniendo en cuenta que sta se crea con el objeto de llevar a cabo un propsito, mediante la ejecucin de una secuencia articulada de actividades.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, los cuales transforman elementos de entradas en resultados (ISO 9000). Un proceso, puede constar de uno o ms subprocesos
Subproceso: Un Subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lgica que cumple propsitos claros. Un Subproceso es un proceso en s mismo, cuya funcionalidad es parte de un proceso ms grande.
Actividad: Es el conjunto de acciones o tareas que se llevan a cabo para cumplir con un fin determinado, para lo cual se tiene la utilizacin de recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros.
Competencia: Es la responsabilidad u obligacin que compete o corresponde a una institucin.
Plan: Es la toma de decisiones destinada a reducir incertidumbre y las sorpresas, y a guiar a la accin hacia una situacin deseada, mediante una instrumentacin reflexiva de medios (Ossorio, 2003:16).
40
Planificacin: La planificacin del desarrollo supone la formulacin de un programa de accin a cargo de las autoridades polticas y econmicas de un pas que tiene por objeto cumplir metas nacionales concretas dentro de un plazo especfico (Downes, 2001: 9).
Estrategia: Virtud, disposicin y habilidad para hacer alguna cosa (Diccionario de la Real Academia de la Lengua).
Dpto.: Departamento
RRHH: Recursos Humanos
RRPP: Relaciones Pblicas
7 Conclusiones
Como conclusin de lo realizado en este documento cabe destacar que en la institucin en la que trabajo, recin se est realizando la propuesta al Ministerio de Cultura del Ecuador, ya que es nuestro ente rector como institucin gubernamental, ya se realiz el envo del Plan Estratgico institucional para revisin y su futura aprobacin. El objetivo es lograr implementar todo lo realizado en la tesis y los conocimientos adquiridos en el Mster para llegar a la excelencia institucional.
41
8 Anexos
8.1 Anexo Elaboracin de la Misin de la OSG y el TCCEA
PREGUNTAS Qu hace la organizacin? RESPUESTAS Promover y difundir el arte musical, nacional e internacional, as como tambin, garantizar y facilitar espacios para la interaccin cultural de calidad y accesibilidad. Cmo lo hace? A travs de la presentacin de conciertos de temporada, didcticos, de giras provinciales, nacionales e internacionales y la administracin tcnica y logstica de su sede el teatro Centro Cvico Eloy Alfaro. Cules son los valores, principios que rigen? Para qu lo hace? Para contribuir al desarrollo cultural de nuestra comunidad. Excelencia, responsabilidad social, innovacin y trabajo en equipo.
Con qu lo hace? Apoyada en qu lo hace?
Con la interaccin de msicos, personal administrativo y tcnicos calificados, instrumentos musicales y tecnologas acordes a nuestra realidad y a una sede que brinda gran capacidad de pblico.
8.2 Anexo Capacidad de respuesta Factores Externos del Macroentorno y Microentorno y su grfico de barras.
CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA OSG Y EL TCCEA A FACTORES ESTRATGICOS EXTERNOS PESO DEL IMPACTO IMPORTANCIA PONDERADA 55 PESO ESPECFICO 0,06 VALOR DE LA CALIFICACIN DE RESPUESTA 3,6 VALOR PONDERADO DE LA RESPUESTA 0,2
FACTORES Falta de recursos econmicos para la implementacin de nuevos proyectos. La crisis mundial y su repercusin en el desarrollo del intercambio cultural La falta de asignacin de un presupuesto para la Remodelacin, Equipamiento y Mantenimiento del Teatro Centro Cvico Eloy Alfaro, sede de la OSG. Exceso de trmites burocrticos en la gestin pblica.
E1 E2
47
0,05
3,5
0,2
51
0,05
3,8
0,2
E3 PL1
51
0,05
3,5
0,2
42
PL2 PL3
La tardanza en la aprobacin de la LOSEP y su reglamento, as como tambin el Decreto No. 985 de 30-Dic-2011. Carencia de una Matriz de Competencias y de un Manual de Funciones actualizado. Poco conocimiento e inters por parte de la comunidad por el arte musical acadmico nacional, latinoamericano e internacional. El incremento de la inseguridad y la delincuencia. Buen prestigio de la OSG. Las nuevas plataformas administrativas implementadas por el gobierno nacional (e-sigef, Quipux, Incop, entre otras.) La temporada invernal Mayor intercambio de informacin cultural a travs de la Web. Acuerdos con instituciones estatales y privadas afines. Alianzas con la comunidad ms cercana, con universidades, conservatorios y escuelas de arte. Polticas de compra y contratacin ms eficaces de bienes y servicios. Convenios interinstitucionales para la formacin de nuevos talentos artsticos y capacitacin del personal administrativo. Financiamiento a travs de auspiciantes privados o fundaciones para la contratacin de refuerzos, solistas y directores invitados. Colaboracin con las orquestas infanto-juveniles y los dems teatros de nuestra regin Las orquestas profesionales de Quito, Cuenca y Loja estn promocionando sus actividades culturales de manera progresiva. Promocin de eventos similares a los que realiza la OSG en otros espacios culturales. TOTAL
52
0,05
3,2
0,2
49
0,05
3,5
0,2
50 45 52 42 37 50 48 54 48
0,05 0,05 0,05 0,04 0,04 0,05 0,05 0,06 0,05
3,7 3,7 4,3 3,9 4,0
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
SC1 SC2 SC3
T1 MA1 I1 C1 C2 P1
4,0 3,2 4,0 4,2
54
0,06
4,8
0,3
P2
53
0,05
3,2
0,2
P3 CA1
46
0,05
3,5
0,2
47
0,05
3,3
0,2
CP1 PS1
44 975,00
0,05 1,00
3,6 -
0,2 3,7
43
8.3 Anexo Capacidad de respuesta Factores Internos del y su grfico de barras.

CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA OSG Y DEL TCCEA A FACTORES ESTRATGICOS INTERNOS PESO DEL IMPACTO FACTORES No existen recursos para la ejecucin de un Plan Estratgico de Marketing de la OSG ni del TCCEA. Capacidad de trabajo bajo presin. 53 O2 Bsqueda del cumplimiento de objetivos institucionales basados en una planificacin estratgica integral. Falta de obras musicales infantiles y didcticas. 35 O4 O5 RH1 Falta de un plan integral de seguridad y salud laboral Falta de recursos para la ejecucin de capacitacin especializada de acuerdo a las reas de desempeo. Falta de incentivos al personal segn consta y se establece en la LOSEP. Falta de personal que contribuya eficazmente al desarrollo y la solucin de los problemas en la gestin de Talento Humano en la OSG. Falta de un reglamento que norme la jornada de trabajo y/o cancelacin de horas extras. 54 PS1 F1 Mejora en la comunicacin interdepartamental. 41 Insuficiente presupuesto integral para cumplir con la misin y la visin institucional. Carencia de recursos extrapresupuestarios obtenidos de otras instituciones no gubernamentales. Poca expectativa de financiamiento por parte del estado y la Institucin privada a los proyectos formulados. Falta de recursos para la innovacin tecnolgica y de espectculos. 42 0,1 0,1 3,7 3,8 0,2 0,2 0,1 3,5 0,3 29 36 53 0,1 0,0 0,1 0,1 3,2 2,6 3,3 2,9 0,2 0,1 0,2 0,2 0,1 4,8 0,4 IMPORTANCIA PONDERADA PESO ESPECFICO VALOR DE LA CALIFICACIN DE RESPUESTA VALOR PONDERADO DE LA RESPUESTA
M1 O1
55
0,1
3,4
0,3
38
0,1
3,5
0,2
O3
RH2
50
0,1
3,2
0,2
RH3
F2
34
0,0
3,1
0,2
ID1
39 38
0,1 0,1
3,5 3,5
0,2 0,2
ID2
44
ID3
Ampliacin del repertorio con obras de alta dificultad. Falta de personal de apoyo calificado en las reas de desarrollo de aplicaciones, redes y administracin de servidores. TOTAL
54
0,1
4,9
0,4
ID4
39 690
0,1 1,0
3,5
0,2 3,6
45

TFM GestionPorProcesos GestionCalidad Junio11 Pinargote Valencia Heidi Janet

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MSTER EN GESTION DE CALIDAD Y EXCELENCIA EN LAS ORGANIZACIONES

4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.3 5

Misin................................................................................................................................ 7 Visin ................................................................................................................................ 7

Implementacin y medicin de los procesos................................................................... 34 Anlisis del proceso. ....................................................................................................... 34

1.2 Posibles Soluciones

4 Definicin del Plan Estratgico.

4.1 Objetivos y Metas

4.1.2 Objetivos Mediano plazo

4.1.3 Objetivos Largo plazo

5 Gestin por Procesos

5.1.1 Definicin del propsito de la organizacin

interinstitucionales de capacitacin y de educacin superior de tercer y cuarto nivel.

5.1.2 Definicin de las polticas y objetivos de la organizacin (Plan Estratgico).

Proyectos de inclusin social.

iii. Matriz Axiolgica de Valores Estratgicos

iv. Representacin Grfica de Oportunidades y Amenazas

Buen prestigio de la OSG.

Mayor intercambio de informacin cultural a travs de la Web.

v. Representacin Grfica de Fortalezas y Debilidades

Capacidad de trabajo bajo presin.

Falta de obras musicales infantiles y didcticas.

Falta de incentivos al personal segn consta y se establece en la LOSEP.

Mejora en la comunicacin interdepartamental.

5.1.3 Determinar los procesos en la organizacin (mapas de procesos)

5.1.4 Representacin de procesos en el rbol de Procesos.

PLANIFICACIN PLANIFICACIN Y CONTROL DE GESTIN

Planificar proyectos a presentar Ejecutar proyectos aprobados Realizar seguimiento de proyectos

ejecutados o en ejecucin. Presentar planes de mejora continua.

PROCESOS NIVEL 2 CONCIERTOS TEMPORADA

SUBPROCESOS Elaborar agenda anual. Preparar conciertos. Definir solistas invitados.

EVENTOS CONCIERTOS DIDACTICOS. CONCIERTOS SINFONICOS OPERATIVOS DIFUSIN MUSICAL CORALES

Definir centros educativos Preparar conciertos didcticos.

Preparar Conciertos Sinfnico Corales. Realizar las audiciones.

Internacionales. Realizar las giras. Planificar discografas Producir discografas de msica

instrumental, obras musicales.

Planificar agenda de reservaciones de las instalaciones del TCCEA. Realizar presentaciones.

PROCESOS NIVEL 2 TALENTO HUMANO

ADMINISTRATIVO APOYO FINANCIERO TCNICO FINANCIERO

Presupuesto Compras pblicas Gestin de Activos

resoluciones, convenios, entre otros. Realizar documentos legales para

soportar a la institucin. Controlar el cumplimiento de los

5.1.5 Determinar secuencia de los pasos (flujo de procesos)

5.1.5.1 Direccin Ejecutiva

5.1.5.2 Planificacin y Control de Gestin

5.1.5.2.1 Mejora Continua

5.1.5.3 Presentaciones Artsticas Musicales Acadmicas Sinfnicas de la OSG

5.1.5.4 Presentaciones Artsticas Culturales de Instituciones afines

5.1.5.5 Gestin de Talento Humano

5.1.5.6 Gestin Financiera

5.1.5.7 Gestin Tecnolgica

5.1.5.8 Gestin de Relaciones Pblicas

5.1.5.9 Asesora Legal

5.1.5.10 Gestin de Mantenimiento Tcnico y Estructural

RESPONSABLES Director Ejecutivo

ACTIVIDADES DEL PROCESO Representar administrativa. como autoridad

diferentes jefaturas. Asesor Legal

Planificacin y Control de Gestin

Directiva Anual de Actividades. Evaluar econmicamente los

caso no existe, as que la

responsabilidad ser ejercida por el rea de

recomendaciones para mejorar su efectividad.

Promover la eficiencia, eficacia, con que se utilizan los recursos

econmicos de institucin. Verificar el cumplimiento de los

procedimientos establecidos por y