Conceptos bsicos

Antes de entrar en materia, es necesario repasar y tener claros algunos conceptos y tareas bsicas en Excel, especialmente aquellas cosas que han sufrido cambios en la versin 2010. El presente documento no pretende dar una explicacin profunda de estos cambios. Se invita al lector explorar e interactuar con la nueva interfaz, con el fin de que se familiarice con ella.

Cinta de opciones
La interfaz de Excel, desde su versin 2007, organiza los comandos dentro de grupos lgicos que componen lo que se conoce como fichas. El conjunto de fichas se ha denominado cinta de opciones.

Las fichas contienen grupos y estos a su vez estn compuestos por comandos que efectan tareas relacionadas o similares. Por ejemplo, la ficha Inicio est compuesta por grupos de comandos como fuente, alineacin, nmero, estilos, etc., que permiten realizar sobre las celdas labores de formato, alineacin, corte y pegado de datos, y, otras prestaciones como bsqueda y filtrado.

http://www.masterlinux.org

Pgina 1

Ficha Archivo
Esta ficha remplaz al conocido botn de Office de la versin 2007. Al dar clic sobre ella, se despliegan en una ventana que ocupa toda la pantalla, adems de los comandos bsicos para guardar, abrir, cerrar e imprimir archivos, opciones para enviar y compartir documentos, obtener ayuda, abrir rpidamente las carpetas y libros ms recientes y acceder a las opciones que permiten personalizar a Excel.

Barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido, es una barra de herramientas personalizable, que contiene los comandos que ms se utilizan y es independiente del men cinta.

http://www.masterlinux.org

Pgina 2

Para agregar un comando a esta barra, slo es necesario dar clic derecho sobre el botn del comando deseado y seleccionar la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Otra manera de personalizarla, consiste en dar clic sobre la flecha del men desplegable de la barra de herramientas de acceso rpido, desde la cual se pueden eliminar o agregar comandos y cambiar la posicin de la barra, que por defecto est ubicada por encima de la cinta de opciones.

Desde este men, es posible activar o desactivar cualquier comando que se quiera, est disponible en esta barra.

Modificar un libro de Excel

Como en las anteriores versiones, un libro de Excel est compuesto por tres hojas, etiquetadas con los rtulos Hoja1, Hoja2 y Hoja3, respectivamente. Es posible agregar nuevas hojas o eliminar existentes, as como, modificar los rtulos que las identifican. Para agregar rpidamente una hoja en el libro activo, slo es necesario utilizar la combinacin de teclas Maysculas + F11 o dar clic sobre la herramienta Insertar hoja de clculo, ubicado a la derecha de la etiqueta de la ltima hoja del libro:

http://www.masterlinux.org

Pgina 3

Si lo que se desea es modificar el rtulo que identifica una hoja, para colocar all un texto relacionado con los datos que contiene la hoja, por ejemplo, Nmina, se debe dar doble clic sobre la pestaa que identifica la hoja, con lo cual el rtulo quedar seleccionado y listo para su edicin. Otra forma de realizar estas tareas y otras adicionales, como mover o copiar, cambiar el color de fondo de la etiqueta y ocultar la hoja seleccionada, consiste en dar clic derecho sobre la pestaa de la hoja que se quiere modificar. Excel desplegar las opciones mostradas en la siguiente grfica:

La opcin Mover o copiar, permite cambiar la posicin de la hoja seleccionada o hacer una copia de la misma:

http://www.masterlinux.org

Pgina 4

Se debe indicar la posicin de la nueva hoja, seleccionando uno de los lugares mostrados en la opcin Antes de la hoja. En el ejemplo de la grfica superior, se mover la hoja a la posicin ubicada antes de la Hoja1. Para hacer una copia de la hoja, la opcin Crear una copia, debe estar seleccionada. De lo contrario esta accin slo se mover la hoja a la posicin indicada.

http://www.masterlinux.org

Pgina 5

El men Opciones de la ficha Archivo, permite la personalizacin de todos los elementos de configuracin de Excel.

Al dar clic sobre l, Excel despliega la siguiente ventana:

En el grupo General, se modifican opciones propias de la interfaz de usuario de Excel, tales como, el tipo y el tamao de la fuente, la combinacin de colores de la interfaz, el tipo de vista por defecto, etc. Por ejemplo, si se desea cambiar el nmero de hojas que por defecto es 3, cuando se crea un libro nuevo, basta con seleccionar ese nmero en la opcin Incluir este nmero de hojas.

http://www.masterlinux.org

Pgina 6

http://www.masterlinux.org

Pgina 7

Insercin de datos
Una hoja de Excel est compuesta por 16.384 columnas y 1.048.576 filas. Las columnas se identifican con letras como A, B, ZA; y, las filas con nmeros.

La interseccin de una fila y una columna es la unidad de insercin de datos, y, se denomina celda. Las celdas se identifican mediante la letra de la columna, acompaada del nmero de la fila a la que pertenece. Por ejemplo, B3, hace referencia a la celda ubicada en la interseccin de la columna C con la fila 3. En una celda se pueden introducir varios tipos de elementos como texto, nmeros, fechas, horas o frmulas. Los tres primeros se conocen como datos constantes, dado que una vez introducido, su valor no cambia. Para introducir un dato, se debe seleccionar previamente la celda que lo contendr, dando clic sobre ella y posteriormente digitar los valores que se quiere introducir. Mientras se introduce un dato, su resultado se puede observar tanto en la celda activa, como en la barra de frmulas. De igual forma, el nombre de la celda activa, es decir, donde se estn introduciendo los datos, aparecer en el cuadro de nombres:

http://www.masterlinux.org

Pgina 8

Una vez digitado el dato, para introducirlo se debe oprimir la tecla Enter.

Desplazamiento entre celdas

Hay dos formas rpidas para seleccionar una celda cuando se conoce el nombre de la misma. La primera consiste en escribir el nombre de la celda en el cuadro de nombres y presionar luego la tecla Enter:

La funcin F5, despliega la siguiente ventana, donde se introduce el nombre de la celda que se quiere seleccionar:

En la siguiente tabla se encuentran la combinacin de teclas para desplazarse entre celdas. Ir a Celda A1 Celda arriba, abajo, derecha, izquierda Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa Primera celda de la columna activa Combinacin de teclas CTRL + INCIO FLECHA correspondiente CTRL + FLECHA IZQUIERDA CTRL + FLECHA DERECHA CTRL + FLECHA ARRIBA

http://www.masterlinux.org

Pgina 9

ltima celda de la columna activa

CTRL + FLECHA ABAJO

http://www.masterlinux.org

Pgina 10