Ofimatica Empresarial II Separata Total-Unidad 1

OFIMTICA EMPRESARIAL II
ESTUDIOS GENERALES UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
SEPARATA DE OFIMTICA EMPRESARIAL II
DOCENTE: LIC. ENRIQUE CRDENAS DAZ
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESTUDIOS GENERALES
DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz
UNIDAD I
FUNDAMENTOS BSICOS DEL MANEJO DE LA HOJA DE CLCULO
1.1. Iniciar Excel 2010

Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prcticas. Desde el men Inicio Inicio Todos los Programa Microsoft Office Microsoft Office Excel 2010
Ojo ----------- Tambin: Inicio, Buscar: y escribimos
EXCEL + Enter
Excel, es una APLICACIN que permite trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas ayudando en el clculo de ejercicios aritmticos y siendo de gran utilidad diversas reas como educacin, administracin, finanzas, produccin, etc. Excel es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos: Hojas de clculo de gran dimensin, filas y columnas que forman celdas de trabajo. Agrupacin de varias hojas de clculo en un libro. Excel est compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 1048,576 filas y 16,384 columnas (A, B, C, .. XFD), ordenadas numrica y alfabticamente respectivamente. Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado. Gran capacidad de presentacin y manejo de los datos introducidos. Realizacin de distintos tipos de grficos a partir de los datos introducidos en la hoja de clculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de clculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. Trabajar con la informacin de una base de datos introducida en la hoja de clculo mediante operaciones que seran propias de un Gestor de Base de Datos como Access.
1.2. Requerimientos Office 2010

Procesador 500 MegaHertz mnimo Memoria RAM 256 mnimo Espacio de Disco duro 1.5 Gb Video: Resolucin mnima: 1024 x 768 Pixeles. Sistema Operativo Windows XP SP3 (32 bits) o Windows Vista SP1, Windows 7
1.3. ENTORNO DE TRABAJO (Interfaz Excel 2010)

2 1 3
14 17
16 12 13
15
6
11
10
9 8 5
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Botn Office Barra de Herramientas de acceso rpido Barra de Ttulo Barras de desplazamiento Vista del Documento rea de Trabajo Zoom (Acercar o Alejar) Barra de estado Insertar nueva hoja de clculo Hojas de Trabajo Filas Columnas Celda activa actual Cinta de Opciones Barra de Frmulas Asistente para funciones Ayuda La cinta de Opciones se extiende a lo largo de la parte superior Los comandos relacionados a la cinta de opciones estn organizados en grupos.
4 7
1.4. Ingreso y Edicin de Datos

En general, son 4 tipos de datos los que podemos ingresar en la Hoja de Excel: a.- Datos de tipo Texto o Alfanumricos b.- Datos de tipo Numrico o Valores c.- Las Frmulas o Resultados d.- Fechas y Horas.
Ejemplo Tpico:
a.- DATOS TEXTO / ALFANUMERICO.- Son aquellos que indican ttulos, nombres propios, apellidos o
direcciones, es decir pueden estn formados por letras o combinacin de letras y nmeros, Truco: Para poder escribir dos o ms lneas dentro de una misma celda, se puede usar la combinacin de teclas ALT ENTER.
b.- DATOS NUMERICOS.- Son aquellos que expresan cantidad, estos datos tienen que ser escritos
directamente como tales, es decir NO acompaarlos de ningn texto o smbolo adicional. Por defecto los datos numricos se alinean a la: dato numrico NO valido:
DERECHA
de lo contrario, nos significa que es un
c.- FORMULAS O RESULTADOS.- Para obtener los resultados, las frmulas en Excel se inician por lo
general con el signo igual =y luego las operaciones correspondientes: Por Ejemplo: = A2 + A5 = g7 /(h5+r8)
d.- FECHAS.- Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o tambin podra ser; mm/dd/aa
dependiendo de la configuracin de Windows. Posteriormente sobre esas fechas se podr aplicar un formato diferente de presentacin. TIPOS DE ERRORES COMUNES
##### #NUM! #DIV/0! #NOMBRE? #N/A #REF! #NUM!
Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. Cuando se divide un nmero por cero. Cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. Cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. Se produce cuando una referencia de celda no es vlida. Cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO!
Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan
1.5. Movimiento a travs de la Hoja de Clculo

MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa Ir a la celda indicada TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA F5
FORMULAS Y FUNCIONES
Ingreso de una formula (Operadores Aritmticos)
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos.
Las frmulas por lo general empezaran con el signo correspondientes con las celdas a operar. TIPOS DE OPERADORES:
y luego los operadores aritmticos
OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA, indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser:
- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
- Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5 PRIORIDAD / ORDEN EN LOS OPERADORES Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula. Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.
Orden
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Operador
: (dos puntos) ; (punto y coma) % ^ *y/ +y& = <> <= >= <>
Descripcin
Operadores de referencia Negacin (como en 1) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
Comparacin
Uso de parntesis Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Referencias Absolutas y Relativas

Referencias relativas, absolutas, mixtas y externas
Referencias relativas Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.
Frmula copiada con referencia relativa En la hoja de clculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Ahora presentamos un caso especial:
Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado, El valor de descuento General B14 es nico para todos los empleados. 23.5 En consecuencia la formula creada es errnea o nos traera problemas pues dice: B5-B14 y al momento de arrastrar para el copiado resultaran las formulas B5-B15 B6-B16 y as sucesivamente. El procedimiento correcto para crear la formula ser: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos dlar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente. Este signo dlar, determina la celda B14 como una celda Absoluta o Fija. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado, la celda o dato B14 NO cambiara.
Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda C3 a la celda C4 y C5, permanece invariable en dichas celdas =$A$1.
Frmula copiada con referencia absoluta
Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Frmulas copiadas con referencia mixta.
Referencia Externa Excel permite utilizar en sus frmulas referencias a otras celdas, hojas o incluso libros de trabajo. A veces es ms prctico dividir el trabajo en pequeos libros y posteriormente unirlos en uno. Imagnate una empresa con tres sucursales, las cuales llevan por separado una serie de hojas. En un momento dado, interesara unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen. Excel permite varios tipos de referencias en sus frmulas: Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo. Libro independiente: un libro que contiene vnculos con otros libros y, por lo tanto, depende de los datos de los otros libros. Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una frmula de un libro dependiente a travs de una referencia externa.
Por ejemplo, la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas.xls]Enero'!A12hara referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas.xls que est guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C:
Ejemplo prctico. 1.- Crea la siguiente tabla en un libro nuevo:
2.- Guarda el libro con el nombre: Empresa1 3.- Cierra el libro de trabajo. , (Archivo, Cerrar) 4.- En un nuevo libro de trabajo, crea la siguiente hoja:
5.-Sitate en la celda B4. 6.-Escribe la frmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos), automticamente se configurar la ruta =[empresa1.xlsx]Hoja1!B7) 7.-Realiza el mismo procedimiento en las celdas B5 y B6. 8.-Graba el libro con el nombre: empresa2.xls
FORMATO Y MANEJO DE HOJAS

2.1.- Operaciones Bsicas de Edicin
2.2.-Seleccin de Celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 20010. Tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:
Seleccin de una celda Para seleccionar una nica celda solo tenemos que realizar clic sobre esa celda.
a.- Seleccin de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsamos el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar,
b.- Seleccin de una columna

Para seleccionar una columna entera hay que situar el cursor sobre la letra superior correspondiente a la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste.
c.- Seleccin de una fila

Para seleccionar una fila entera hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste.
d.- Seleccin de una hoja entera

Para seleccionar toda la hoja, presionamos clic sobre el indicativo columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar de la
una
hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
e.- Seleccin especial, celdas no contiguas.

La seleccin de celdas No siempre ser contigua o adyacente. Por ejemplo como se en la grfica a continuacin. Se han seleccionado de una sola vez el conjunto de celdas.B2:B6 y adems D2:D4
Para lograrlo, primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se mantienes presionada la tecla CTRL antes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4. (Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas). Truco: Para seleccionar toda una columna entera, nos situamos en cualquier lugar de la columna y luego usamos la combinacin de teclas CTRL Barra Espaciadora. Y con la combinacin SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa Finalmente CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora. Selecciona Toda la Hoja.
2.3- Operadores de Excel

Excel utiliza operadores aritmticos, de comparacin, de texto y de referencia para lograr los resultados o respuestas que esperamos en la hoja de clculo. a.- Operadores aritmticos Se usan para realizar las operaciones matemticas como suma, resta o multiplicacin. + Suma Resta * Multiplicacin / Divisin % Porcentaje ^ Exponenciacin b.-Operadores de comparacin Permite comparar entre si dos valores. El resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto de c.- Operador de concatenacin de texto Se utiliza para unir o concatenar una o varias cadenas de texto. & ampersand / Concatenar Ejemplo: (Msica& Ligera produce el nuevo valor Msica Ligera)
2.4.- Formato de Celda

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Para establecer el Formato a una celda o grupo de celdas, seleccionamos las celdas y sobre ellas usamos el botn derecho del mouse, e ingresamos en FORMATO DE CELDAS:
Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeo botn que presenta la ficha de Alineacin en su zona inferior derecha.
De una u otra manera ingresamos en la siguiente Pantalla de dilogo.
2.5.- Formato Personalizado

Excel provee una gran cantidad de formatos numricos, pero es posible que en algn momento necesitemos algn formato que no est disponible en los estndares de Excel. Para cubrir esta necesidad Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados
. Para crear un formato personalizado debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, y luego
seleccionar la categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el cdigo del formato que deseamos crear. Para definir un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos para crear un formato.
El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma). ____________ ;____________ ; ____________ ; ____________
La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.
0 # ? . % , E- E+ e- e+ $-+/() \ * _ "texto" @ [color] [color n] [valor condicion] m mm mmm mmmm
Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa con ceros. Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se deja en blanco. Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes. Punto decimal. Smbolo porcentual. Separador de millares. Notacin cientfica. Muestra estos caracteres. No necesitan comillas. Muestra el siguiente carcter en el formato. Repite el siguiente carcter hasta completar el ancho de la celda. Deja un espacio Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. Espacio reservado para texto. Muestra el carcter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre 0 y 56. Permite escoger tu prpio criterio para cada seccin de un formato numrico. Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12). Muestra el mes como nmero con ceros (01-12). Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb). Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).
OFIMTICA EMPRESARIAL II mmmmm d dd ddd dddd yy o yyyy h o hh m o mm s o ss AM/PM Muestra la inicial del mes (E, F). Muestra el da como nmero sin ceros (1-31). Muestra el da como nmero con ceros (01-31). Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar). Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes). Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999). Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23). Muestra los mintos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora en formato 24 horas.
Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:
$#,##[Azul];(0,00$)[Rojo];"Cero";""
Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en azul, llevan el signo del dlares $ delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el $ detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecer.
Generacin de Series - Autorrelleno

Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la seleccin aparece un pequeo cuadro negro, el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto para copiar la seleccin en celdas adyacentes. Si lo que copiamos es una frmula o un valor cualquiera se realizar la copia normal, sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificar la operacin normal de copiado. Por ejemplo si en una celda escribimos Enero y luego copiamos esa celda, la continuarn la secuencia de meses, Febrero, Marzo ,... celdas copiadas
Lo mismo ocurrir si escribimos el texto Lunes y lo copiamos, el resultado ser: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___________. Estas series: Enero, Febrero, Marzo estn ya establecidas por defecto. Pues bien, de la misma manera, Excel te permite definir la serie o secuencia que desees, por ejemplo, definiremos una nueva serie o secuencia como: Primero, Segundo, Tercero, Cuarto. Para lograrlo, ingresamos en: Archivo, Opciones, Opciones de Excel Avanzada, Modificar lista personalizada
Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos, separados por una coma.
Primero, Segundo, Tercero,
IMPRESIN Y CONFIGURACION DE LA HOJA

Pasos bsicos para la Impresin
Para realizar la impresin de nuestras hojas electrnicas, realizaremos los siguientes pasos: 1. Clic en Archivo y en Imprimir y, a continuacin, se mostrar Vista preliminar.
2. En la vista preliminar, puede configurar todo tipo de opciones de impresin. Se incluyen como ejemplos el nmero de copias, la impresora, el intervalo de pginas, la impresin por una o dos caras, la orientacin vertical y el tamao.
3. Es intuitivo, porque se puede cambiar el valor mientras se visualiza el artculo a la derecha de la ventana que muestra el aspecto que tendra al imprimirse. Se suele usar una funcin que reduce automticamente una tabla de 2 pginas para imprimirla en 1 sola. Para usar esta funcin, haga clic en Ajuste de escala y seleccione Imprimir hoja en 1 pgina.
VISTA DE DISEO DE PGINA

Excel 2010 incluye la posibilidad de realizar la edicin de la hoja usando una vista semejante al aspecto que tendra al imprimirse. Ingresamos en VISTA, DISEO DE PGINA.
Operaciones Avanzadas para la impresin (Encabezados)

Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las pginas, y un pie de pgina es un texto impreso en la parte inferior de cada pgina. Ingresamos en VISTA, DISEO DE PGINA
Adems, en la cinta de opciones, veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de pgina. En ella encontrars la pestaa Diseo que te permitir incluir elementos muy utilizados: la fecha actual, el nmero de pgina, la ruta o nombre del fichero, etc. As como imgenes, por ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado.
reas de Impresin
Cuando vamos a imprimir una seleccin especfica de la hoja de clculo con frecuencia, podemos definir un rea de impresin que incluya slo esa seleccin. Cuando imprima la hoja de clculo despus de haber definido un rea de impresin, slo se imprimir esta rea. Puede agregar celdas para ampliar el rea de impresin segn sea necesario y puede borrar el rea de impresin para volver a imprimir la hoja de clculo completa.
PROCEDIMIENTO
1. En la hoja de clculo, seleccione las celdas que desee definir como el rea de impresin. 2. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en rea de impresin y, a
continuacin, haga clic en Establecer rea de impresin.
Formato Condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc. Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar el formato condicional e ingresamos en FORMATO CONDICIONAL
Por ejemplo, el formato condicional fue aplicado en la siguiente tabla
Mover celdas utilizando el Mouse

Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto:
Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto:
Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.
Manejo de Libros y Hojas

a.- Para seleccionar Hoja.- En la parte inferior de la hoja hay unas barras: hoja1, hoja2,hoja3. Para seleccionar simplemente haga Clic en una de ellas. b.- Para insertar Hoja nueva 1.- Clic en Insertar 2.- Clic en hoja de clculo c.-Para Eliminar Hoja 1.- Clic con el botn Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar 2.- Clic en Eliminar 3.- Confirmar la eliminacin de la hoja
d.- Para ocultar y des ocultar Hoja 1.- Seleccione la hoja a ocultar ejm 2.- Clic en Formato 3.- Clic en Hoja Aparecer diferentes opciones Ocultar Mostrar 4.- Seleccionar la opcin deseada e.- Para Insertar Celdas, Filas y columnas 1.- Seleccione la celda, fila o columna donde se desee Insertar 2.- Clic en Insertar 3.- Elija la opcin deseada.
La operacin de Copiado
Una operacin frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Clculo es copiar las frmulas introducidas o valores de una celda para las dems. La Operacin de Copiado se realiza desde la esquina derecha inferior de la celda.
a.- Si en una celda introducimos un texto y realizamos el copiado, resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ b.- Si en una celda introducimos un nmero y realizamos el copiado, resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ c.- Si en una celda introducimos una formula, y realizamos el copiado, resultara: _ __ __ __ __ __ __ __
__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ Ejemplo Prctico:.
PROTEGER UNA HOJA DE CLCULO:

Para mayor seguridad de la Hoja de Clculo en el cul se encuentra tus tablas y diseos, Excel nos brinda la opcin de poderlas proteger. Los pasos son los siguientes: 1. Haga un clic derecho sobre el nombre de la hoja que se desea proteger, se visualizar un men contextual.
2. Haga un clic en el comando Proteger hoja, observar:
3. Digite una contrasea para la proteccin. Haga clic en Aceptar y Excel le preguntar en otra ventana que introduzca nuevamente la misma contrasea.
4. Luego de autenticar, haga clic en el botn Aceptar. 5. Y listo, ahora intente escribir en cualquier celda de la hoja; visualizar la ventana de error, smbolo que es imposible editar la hoja.
6. Si desea deshabilitar la proteccin, haga un clic derecho sobre la hoja en mencin y presione en la opcin Desproteger hoja, como se muestra a continuacin.
7. Digite la contrasea y Acepte.
Nombres de Rango
Nosotros los humanos estamos ms acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por nmeros de referencia, lo vemos todo mucho ms claro e intuitivo. Podemos ver una frmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las frmulas para as identificarlas ms fcilmente.
Para establecer un nombre a un grupo de celdas, basta con seleccionarlas y luego en en la parte superior, en la barra de formulas, le establecemos el nombre que deseamos. Luego que el nombre est establecido, dicho termino se puede usar en las formulas, en lugar de seccin de celdas B2:B7, por ejemplo podramos escribir la formula: =suma(costos) NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos, ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES
LOS GRAFICOS ESTADISTICOS

Definicin, Utilidad.
Denominamos grficos estadsticos a aquellas imgenes que, con una combinando de: sombreado, colores, puntos, lneas, smbolos, nmeros, texto y un sistema de referencia llamadas coordenadas, permiten presentar informacin cuantitativa. Por ejemplo: El grfico muestra una representacin sobre la variacin de la temperatura en los meses de Enero a Mayo. Con un simple vistazo al grfico ya podemos tener una idea sobre la tendencia a bajar que muestra la temperatura.
La utilidad De los grficos es doble, ya que pueden servir no slo como sustituto a las tablas, sino que tambin constituyen por s mismos una poderosa herramienta para el anlisis De los datos, siendo en ocasiones el medio ms efectivo no slo para describir y resumir la informacin, sino tambin para analizarla.
Creacin de un grfico estadstico.

CASO 1.- Cuando los datos se encuentran prximos y estn formados en dos columnas. Ejemplo:
Paso 1.- Seleccin con bloque los datos mismos de la tabla, es decir SIN los ttulos. es decir solo las celdas A2 hasta B6. Paso 2.- Ingresamos en la ficha INSERTAR, all dispondremos de una gran variedad de modelos o tipos de grficos estadsticos
Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos a seleccionar el modelo clsico de Columna.
Paso 3.- Establecer las Opciones del Grafico, ingresando a la ficha de PRESENTACION
Eliminamos la presentacin de la Leyenda para este caso, y establecemos los ttulos correspondientes.
Apuntes adicionales. - Cualquier cambio en colores en el grafico, tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar usando el botn derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar. - Usando el botn derecho del mouse tambin podemos establecer algunas propiedades adicionales al grafico ya creado.
Podemos grfico.
cambiar
le
tipo
de
Tambin se nos permite MOVER el grafico para presentarlo como objeto dentro de la misma hoja o como un solo grafico en otra hoja.
CASO 2.Cuando los datos se encuentran prximos y estn formados en mas de dos columnas. Ejemplo:
Para crear el grfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1, la nica diferencia en este caso es el bloque inicial de seleccin. En este caso tendremos que partir seleccionando incluyendo los ttulos, es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6. Como se ve en el grfico. Los ttulos de INGRESOS y tambin EGERESOS ahora forman parte del grfico, se muestran en la leyenda, es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial.
CASO 3.- Cuando los datos se encuentran distantes. Ejemplo: Se pretende crear un grfico estadstico donde se muestren los nombres de los alumnos y sus respectivos PROMEDIOS.
Para crear el grfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1, la nica diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial. Seleccionamos el primer bloque de celdas: B3 a B7 Luego manteniendo presionada la tecla CTRL, seleccionamos la otra parte del bloque: E3 hasta E7. El resto del proceso es el mismo, es decir ingresar en la ficha de Insertar y Seleccionar el tipo de grafico deseado.
NOVEDADES EN LA VERSION EXCEL 2010

6.1.. Grficos de datos en celdas.
Con la nueva caracterstica de minigrficos de Excel 2010, se pueden crear pequeos grficos en las mismas celdas.
6.2.- Mejores reportes.

Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos. Posee visualizacin mejorada de la vista de tabla dinmica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinmica y mostrar slo la informacin necesaria. Simplifica y mejor mucho el anlisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinmicas.
6.3.- Sus hojas Excel desde la web o smartphone.

Con Excel Web App podr ampliar su experiencia de Office a la Web. Permite publicar, ver y editar sus hojas de clculo en la web! Con Microsoft Excel Mobile 2010 tiene la versin mvil de Excel que est adaptada especficamente para su smartphone.
6.4.- Conctese, comparta y logre ms resultados al trabajar en equipo.

La caracterstica de co-creacin de Excel Web App le permite editar simultneamente una misma hoja de clculo con otras personas desde diferentes ubicaciones. Puede ver quin est trabajando con la misma hoja de clculo que usted al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cundo y dnde se realiza cada cambio.
6.5-. Un toque de sofisticacin a sus presentaciones de datos.

El formato condicional en Excel 2010 ofrece ms control sobre los iconos y estilos, las barras de datos mejoradas, as como resaltar aspectos especficos con tan solo unos clics .
6.6-. Nuevos y ms interactivos grficos dinmicos.

Recopile rpidamente ms informacin de sus grficos dinmicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un grfico dinmico, independiente de las vistas de grficos dinmicos, para analizar y capturar la vista ms atractiva para sus nmeros .
6.7.- Realice tareas de forma ms rpida y sencilla.

Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las caractersticas. La nueva vista Microsoft Office Backstage reemplaza al men Archivo tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de clculo en tan solo unos pasos.
6.8.- Modele y analice prcticamente cualquier dato de manera eficiente.

El complemento PowerPivot para Excel 2010 proporciona una tecnologa innovadora como la integracin simplificada de datos desde mltiples orgenes y la manipulacin inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta millones de filas. Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir anlisis prcticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2010.
6.9. Capacidad aumentada para crear hojas de clculo ms grandes y complejas.
Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versin de Excel 2010 de 64 bits, el anlisis de grandes cantidades de informacin es ms fcil que nunca. Analice grandes y complejos conjuntos de datos, ms grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel.
6.10- Publique y comparta a travs de los Servicios de Excel.

La integracin de SharePoint Server 2010 y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir anlisis y resultados con toda la organizacin mediante la publicacin de hojas de clculo en la Web. Cree un panel de inteligencia empresarial y comparta informacin confidencial de la empresa con sus colegas, clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada.
Ordenar los datos

Para ordenar rpidamente los datos, realice lo siguiente: 1) Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir ttulos creados para identificar las filas o las columnas. 2) Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. 3) Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del nmero menor al mayor).
4) Haga clic en
para clasificar en orden descendente (de Z a A o del nmero mayor al menor).
Para ordenar segn un criterio especfico, realice lo siguiente: 1) Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar. 3) En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 4) En la lista Ordenar segn, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. 5) En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operacin de ordenacin: en forma alfabtica o numrica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los nmeros).
Filtrar los datos

1) Seleccione los datos que desee filtrar. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtrar.
3) Haga clic en la flecha seleccionar filtros.
en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede
4) Para seleccionar segn valores, desactive la casilla de verificacin (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta accin se desactivan todas las casillas de verificacin. Luego seleccione nicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.
AUTOFILTRO
La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparacin al Excel Clsico (97-2003). Veamos las diferencias cuando queremos filtrar una lista usando fechas como criterio. Supongamos esta lista de fechas de nacimientos
Como ven, hemos aplicado Autofiltro. Queremos filtrar la lista para que muestre slo los nombres de las personas nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963 (es decir, entre los aos 1962 y 1963). Si usamos Excel 2007 la tarea es bien sencilla. El dilogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por aos
Haciendo clic en el ao podemos ver y elegir algn mes en particular
A su vez, haciendo un clic en el mes podremos ver los das
Esto nos permite realizar con facilidad nuestra tarea de filtrar dejando visibles slo los nacidos en los aos 1962 y 1963
y ya est! En Excel 2003 la tarea es menos trivial. La lista desplegable no nos ofrece ningn nivel de agrupacin de los datos
En Excel 2003 usamos criterios personalizados
Otro aspecto interesante en Excel 2007 es que al reconocer el tipo de datos de la columna de filtrado, el men nos ofrece las alternativas relevantes
En cambio si queremos filtrar segn la columna de Nombres, veremos en el men "Filtro de Texto" en lugar de "Filtro de Fechas"
Otra posibilidad que se ha agregado en Excel 2007 es la posibilidad de filtrar (y tambin ordenar) por color
Personalmente no creo que sea una buena idea utilizar colores como datos (o "meta-datos"). Colores similares pueden parecer idnticos a la vista sin serlo de hecho.
FILTROS AVANZADOS
La mayor parte de las veces el autofiltro satisface nuestras necesidades de filtrado. No obstante, tiene sus limitaciones. Un usuario me pregunta como filtrar una lista de forma que el campo filtrado muestre cuatro valores (criterios). Este un ejemplo sencillo de filtrado que el autofiltro no puede realizar. Recordemos que en el cuadro Autofiltro Personalizado solo podemos establecer dos valores como criterio:
En estos casos, tenemos la opcin de usar el filtro avanzado de Excel, mucho ms flexible que aquel, aunque requiere de un poco ms de trabajo. Antes de comenzar a utilizarlo, necesitamos elaborar una tabla de criterios. Esta tabla contiene la informacin que Excel utilizar para filtrar la lista. Consiste en al menos dos filas, la primera de las cuales contiene uno o ms nombres de campo de la lista (excepto cuando utilizamos criterios calculados, tema de otra nota). Las filas restantes contienen los criterios a utilizar. Puede estar en cualquier parte de la hoja, siendo recomendable situarla en la parte superior de la lista, para que est visible en todo momento (si la ponemos al lado de la lista, al filtrar, posiblemente se ocultarn algunas de sus filas). La siguiente lista muestra una lista de los edificios conectados de una importantsima empresa de telecomunicaciones (clic en la imagen para agrandarla).
La columna E contiene la clave asociada a cada edificio. El requerimiento es mostrar nicamente aqullos edificios que tengan clave A, B, C o D. Insertamos unas 6 filas para escribir nuestro rango de criterios, como sigue:
En este ejemplo, simplemente escribimos los valores buscados uno a continuacin del otro, en el rango A1:A5. Estos deben tener exactamente el mismo encabezado que tienen en la lista original. Tengamos en cuenta que los criterios escritos en una misma fila Excel los une con el operador Y, mientras que los que estn en otra fila los une con el operador O. Nos situamos en cualquier celda de la lista y vamos a Datos - Filtro - Filtro avanzado... nos aseguramos que el valor de Rango de lista: sea el correcto. En Rango de criterios, escribimos el rango de la tabla de criterios, en nuestro caso, A1:A5. Si queremos que los registros filtrados se muestren en la misma ubicacin original, damos Aceptar. Por el contrario, si queremos que la lista resultante est en otro rango independiente, activamos la opcin Copiar a otro lugar, y en Copiar a: escribimos la celda donde queramos que comience la lista. Aceptamos el cuadro.
Hemos visto un ejemplo muy sencillo que ejemplifica el uso del filtro avanzado. Sin embargo, la flexibilidad y potencia del mismo va mucho ms all. Podemos, por poner un ejemplo, filtrar la lista mostrando aquellos campos cuyos valores son superiores al promedio de los mismos, utilizando criterios formulados. Este ser tema de otra nota.

Ofimatica Empresarial II Separata Total-Unidad 1

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OFIMTICA EMPRESARIAL II

ESTUDIOS GENERALES UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

SEPARATA DE OFIMTICA EMPRESARIAL II

DOCENTE: LIC. ENRIQUE CRDENAS DAZ

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESTUDIOS GENERALES

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

1.1. Iniciar Excel 2010

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

Ojo ----------- Tambin: Inicio, Buscar: y escribimos

1.2. Requerimientos Office 2010

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

1.3. ENTORNO DE TRABAJO (Interfaz Excel 2010)

1.4. Ingreso y Edicin de Datos

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

de lo contrario, nos significa que es un

##### #NUM! #DIV/0! #NOMBRE? #N/A #REF! #NUM!

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Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan

1.5. Movimiento a travs de la Hoja de Clculo

y luego los operadores aritmticos

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

Referencias Absolutas y Relativas

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

Frmula copiada con referencia absoluta

Frmulas copiadas con referencia mixta.

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DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

FORMATO Y MANEJO DE HOJAS

a.- Seleccin de un rango de celdas

b.- Seleccin de una columna

c.- Seleccin de una fila

d.- Seleccin de una hoja entera

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e.- Seleccin especial, celdas no contiguas.

2.3- Operadores de Excel

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

2.4.- Formato de Celda

De una u otra manera ingresamos en la siguiente Pantalla de dilogo.

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2.5.- Formato Personalizado

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Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:

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Generacin de Series - Autorrelleno

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IMPRESIN Y CONFIGURACION DE LA HOJA

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DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

VISTA DE DISEO DE PGINA

Operaciones Avanzadas para la impresin (Encabezados)

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

Por ejemplo, el formato condicional fue aplicado en la siguiente tabla

Mover celdas utilizando el Mouse

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Manejo de Libros y Hojas

DOCENTE: Lic. Enrique Crdenas Daz

PROTEGER UNA HOJA DE CLCULO: