Professional Documents
Culture Documents
szyka Cennik i informacje Zamw informacje o nowociach Zamw cennik Czytelnia Fragmenty ksiek online
Kalkuluj z arkuszem Excel Co nowego w Excelu 2010? Jak tworzy zaawansowane wykresy z elementami graficznymi? Kiedy najlepiej zapisa arkusz w formie strony internetowej? W jaki sposb moesz wykorzysta t aplikacj w swojej firmie oraz domu? Jak oswoi wszystkie komrki Excela? Bez wzgldu na to, czy po raz pierwszy klikasz zielon ikonk z liter X, czy spdzie ju niejedn godzin z tym wielofunkcyjnym narzdziem, Excel w wersji 2010 da Ci jeszcze wicej moliwoci usprawnienia Twojej pracy. Arkusz kalkulacyjny Excel to co duo, duo wicej ni skomplikowany kalkulator. Poziomy rzd liter, pionowy cyfr i niezliczona ilo komrek stanowi pocztek podry po funkcjach matematycznych, finansowych i bazodanowych. Program pozwala na tworzenie wykresw, zestawianie raportw z uyciem tabel przestawnych oraz przeprowadzanie oblicze statystycznych i analitycznych. Twj wasny Excel personalizuj Wstk i pasek narzdzi wedug potrzeb i preferencji. Bdzi jest rzecz ludzk, znajdowa drog to sprawa Excela wyprbuj funkcje edycyjne. Sia prostoty zarzdzaj arkuszami dziki powikszaniu, komentarzom, nazwom komrek i innym przydatnym funkcjom. Momenty obrotowe twrz i formatuj tabele przestawne. Magiczne makra automatyzuj czynnoci wykonywane w Excelu poprzez wykorzystanie makr. Excel online dziel si swoimi skoroszytami i edytuj je z dowolnego miejsca na wiecie. Arkusz jak malowanie docz elementy graficzne, wykresy i obiekty Clipart. Nim otworzysz swj arkusz, signij po ksik, aby: dowiedzie si, jak uruchomi Excel w systemie Windows 7, Windows Vista oraz Windows XP; pozna sekrety zabezpieczania danych; zdoby informacje niezbdne do tworzenia i edytowania arkuszy, formatowania komrek, korzystania z formu oraz dodawania hiperczy; nauczy si tworzy doskonae wydruki; korzysta z formatowania warunkowego i miniaturowych wykresw przebiegu w czasie w celu wyrnienia swoich danych; udostpnia skoroszyty za pomoc poczty elektronicznej i usugi SharePoint. Podrniku, odkrywco, wolny czowieku Seria Dla bystrzakw to niezbdnik kadego poszukiwacza wiedzy. Ksiki pisane lekkim stylem pene s humoru, a jednoczenie zawieraj czytelne informacje, przygotowane przez specjalistw w swoich dziedzinach. Dziki nim odkryjesz, e potrafisz chon wiedz niczym gbka, dobrze si przy tym bawic. wietna lektura przy niadaniu, w ku, w biurze i na bezludnej wyspie.
Kontakt
Helion SA ul. Kociuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 32 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl Helion 19912010
Spis treci
O autorze ................................................................................................................................. 11 Podzikowania od autora ........................................................................................................ 13 Wstp ...................................................................................................................................... 15
Spis treci
Dostosowywanie kolumn .............................................................................................................................. 115 Dostosowywanie wierszy ......................................................................................................................... 116 Pojawiam si i znikam ............................................................................................................................. 116 Co moemy zrobi z czcionkami? ................................................................................................................. 118 Zmiana wyrwnania .................................................................................................................................... 119 Wcicia .................................................................................................................................................. 121 Od gry do dou ..................................................................................................................................... 121 Ustawianie sposobu zawijania tekstu ........................................................................................................ 121 Zmiana orientacji wpisw ....................................................................................................................... 123 Zmniejszaj, aby dopasowa ..................................................................................................................... 125 Wprowadzamy obramowania! ................................................................................................................. 125 Stosowanie koloru wypenienia, deseni i gradientw ........................................................................................ 126 Zrb to stylowo .......................................................................................................................................... 128 Tworzenie nowego stylu do galerii ........................................................................................................... 128 Kopiowanie niestandardowych stylw ze skoroszytu do innego skoroszytu ................................................... 128 Praca z malarzem formatw ......................................................................................................................... 129 Formatowanie warunkowe ........................................................................................................................... 130 Warunkowe formatowanie wartoci za pomoc elementw graficznych ........................................................ 131 Oznaczanie komrek zgodnie z zakresami, do ktrych nale wartoci ........................................................ 132
Spis treci
10
95
Rozdzia 3
Upikszamy dane
W tym rozdziale:
Wybieranie komrek do sformatowania. Formatowanie tabel danych za pomoc przycisku polecenia Formatuj jako tabel. Stosowanie rnych formatw liczb w komrkach zawierajcych wartoci. Dostosowywanie szerokoci kolumn i wysokoci wierszy w arkuszu. Ukrywanie wierszy i kolumn w arkuszu. Formatowanie zakresw komrek z uyciem karty Narzdzia gwne. Formatowanie zakresw komrek z uyciem stylw i malarza formantw. Formatowanie komrek, ktre speniaj okrelone warunki.
arkuszach kalkulacyjnych takich jak Excel zazwyczaj nie martwimy si o wygld danych, dopki nie wpiszemy wszystkich danych do arkuszy skoroszytu i nie zapiszemy ich w bezpiecznym miejscu (patrz rozdziay 1. i 2.). Dopiero wwczas zaczynamy upiksza informacje, aby byy bardziej czytelne i zrozumiae. Kiedy wybierzemy typ formatowania, jaki chcemy zastosowa dla okrelonego fragmentu arkusza, musimy zaznaczy komrki, ktre maj zosta upikszone, a nastpnie klikn przycisk odpowiedniego narzdzia lub wybra polecenie z menu, aby zastosowa formatowanie dla komrek. Jednak zanim zostan omwione wspaniae moliwoci formatowania, musisz si dowiedzie, jak mona wybra grup komrek, dla ktrych bdziesz chcia zastosowa formatowanie pozna sposoby zaznaczania komrek. Musisz rwnie wiedzie, e wprowadzanie danych do komrek i formatowanie tych danych to w Excelu dwie zupenie rne rzeczy. W zwizku z tym, i s one rozdzielone, mona zmieni wpis w sformatowanej komrce, a nowy wpis przyjmie poprzednie formatowanie. Umoliwia to nam formatowanie pustych komrek arkusza, poniewa wiemy, e gdy zaczniemy wprowadza dane do tych komrek, automatycznie zostan one sformatowane zgodnie z przypisanym formatem.
96
W Excelu moemy zaznaczy wicej ni jeden zakres jednoczenie (nazywamy to zaznaczeniami niecigymi lub nieprzylegajcymi). Cho rysunek 3.1 wyglda, jakby zawiera kilka zaznacze, jest to tak naprawd jedno due zaznaczenie niecige, z komrk D12 (aktywn), ktra zostaa wybrana jako ostatnia.
97
98
Cz II: Edycja bez stresu Zaznaczanie komrek w tabeli danych pomoc Autozaznaczania
W Excelu dostpny jest naprawd szybki sposb (zwany Autozaznaczaniem) zaznaczenia wszystkich komrek tabeli danych wpisanych jako spjny blok. Aby skorzysta z Autozaznaczania, postpuj zgodnie z ponisz procedur: 1. Kliknij pierwsz komrk tabeli, aby j zaznaczy. Jest to komrka w lewym grnym rogu tabeli. 2. Przytrzymaj nacinity klawisz Shift i kliknij dwukrotnie praw lub doln krawd zaznaczonej komrki, gdy kursor przyjmie ksztat strzaki (rysunek 3.2).
Rysunek 3.2. Ustaw kursor myszy na dolnej krawdzi pierwszej komrki, aby zaznaczy wszystkie komrki w pierwszej kolumnie tabeli
Dwukrotne kliknicie dolnej krawdzi komrki powoduje, e zaznaczenie komrki rozszerzy si do komrki w ostatnim wierszu pierwszej kolumny (co obrazuje rysunek 3.3). Po dwukrotnym klikniciu prawej krawdzi komrki zaznaczenie komrki rozszerzy si do komrki w ostatniej kolumnie pierwszego wiersza.
Rysunek 3.3. Przytrzymaj nacinity klawisz Shift i kliknij dwukrotnie doln krawd pierwszej komrki, aby rozszerzy zaznaczenie w d kolumny
99
Rysunek 3.4. Przytrzymaj nacinity klawisz Shift i kliknij dwukrotnie praw krawd biecego zaznaczenia, aby rozszerzy je na pozostae kolumny tabeli
3b. Jeeli zaznaczenie obejmuje teraz tylko cay pierwszy wiersz, kliknij dwukrotnie doln krawd zaznaczenia. Zostan zaznaczone pozostae wiersze tabeli. Cho na podstawie przedstawionej powyej procedury mona sdzi, i w celu skorzystania z Autozaznaczania naley najpierw zaznaczy pierwsz kolumn tabeli, tak naprawd mona na pocztku zaznaczy komrk znajdujc si w dowolnym rogu tabeli. Wwczas podczas rozszerzania zaznaczenia komrek (z nacinitym klawiszem Shift) mona wybra dowolny kierunek, aby zaznaczy pierwszy lub ostatni wiersz tabeli lub pierwsz albo ostatni kolumn tabeli (w lewo klikajc lew krawd, w prawo klikajc praw krawd, w gr klikajc grn krawd, w d klikajc doln krawd). Po rozszerzeniu zaznaczenia komrek, tak aby obejmowao pierwszy lub ostatni wiersz albo pierwsz lub ostatni kolumn, naley klikn t krawd biecego zaznaczenia, ktra rozszerzy je w taki sposb, aby zawierao ono pozostae wiersze lub kolumny tabeli.
100
Rozszerz to zaznaczenie
Jeeli trzymanie nacinitego klawisza Shift podczas przenoszenia wskanika komrek jest zbyt mczce, mona przeczy Excela w tryb rozszerzania zaznaczenia. W tym celu naley nacisn (i puci) klawisz F8 przed naciniciem klawisza przenoszcego wskanik komrki. Po lewej stronie paska stanu zostanie wywietlony wskanik Rozszerzanie zaznaczenia. Pracujc w tym trybie, program bdzie zaznacza wszystkie komrki, przez ktre bdzie porusza si wskanik komrki (tak, jak gdyby klawisz Shift by cay czas wcinity). Po zaznaczeniu wszystkich komrek, ktre maj znale si w zakresie, nacinij ponownie klawisz F8 (albo Esc), aby wyczy tryb rozszerzania zaznaczenia. Z paska stanu zniknie wskanik Rozszerzanie zaznaczenia, a zmiana pozycji wskanika komrki nie bdzie powodowaa zaznaczenia kolejnych komrek. Po zmianie pozycji wskanika dotychczasowe zaznaczenie zostanie usunite.
101
102
Rysunek 3.5. Wybranie formatu z galerii Tabela i wskazanie jego zakresu w oknie dialogowym Formatowanie jako tabel
To okno dialogowe zawiera pole tekstowe Gdzie znajduj si dane do tabeli?, w ktrym znajduje si adres aktualnie zaznaczonego obszaru komrek, a take pole opcji Moja tabela ma nagwki. Jeeli Excel niepoprawnie zaznaczy zakres danych tabeli, ktre maj zosta sformatowane, przecignij zakres, aby dostosowa zaznaczenie i adres zakresu w oknie dialogowym Gdzie znajduj si dane do tabeli?. Jeeli tabela nie zawiera nagwkw kolumn albo zawiera je, ale nie chcesz, aby tabela zawieraa rozwijane przyciski filtrowania, usu zaznaczenie z pola opcji Moja tabela ma nagwki, zanim klikniesz przycisk OK. Formaty tabel w galerii Tabele nie s dostpne, jeeli przed klikniciem przycisku polecenia Formatuj jako tabel na karcie Narzdzia gwne zaznaczye kilka nieprzylegajcych komrek. Po klikniciu przycisku OK w oknie dialogowym Formatowanie jako tabel Excel zastosuje do danych tabeli formatowanie z miniatury kliknitej w galerii, a na kocu Wstki pojawi si karta kontekstowa Narzdzia tabeli z kart Projektowanie (rysunek 3.6). Karta Projektowanie pozwala na uycie funkcji podgldu, dziki ktrej mona zobaczy, jak bdzie wyglda nasza tabela. Wystarczy ustawi kursor myszy nad dowoln z miniatur formatowania w grupie Style tabeli, aby dane w tabeli zostay sformatowane w wybrany sposb. Kliknij przycisk z trjktem skierowanym w d, aby przewin do kolejnego wiersza formatw tabeli w grupie Style tabeli, lub przycisk z trjktem skierowanym w gr, aby przewin w gr, bez koniecznoci otwierania caej galerii Tabele, co mogoby zasoni tabel danych znajdujc si
103
Rysunek 3.6. Po wybraniu formatowania w galerii Tabela zostanie wywietlona karta kontekstowa Projektowanie
w obszarze arkusza. Kliknij przycisk Wicej (ten z poziom lini znajdujc si nad trjktem skierowanym w d), aby ponownie wywietli galeri Tabele, a nastpnie ustawiaj kursor myszy nad miniaturami z dziaw Jasny, redni i Ciemny, a funkcja podgldu tymczasowo zastosuje je dla tabeli. Poza moliwoci wybrania nowego formatu z galerii Tabela w grupie Style tabeli, karta Projektowanie udostpnia nam take grup Opcje stylu tabeli, ktra zawiera kilka pl opcji, umoliwiajcych jeszcze dokadniejsze dostosowanie formatu tabeli: Wiersz nagwka dodaje przyciski filtracji do nagwkw kolumn w pierwszym wierszu tabeli. Wiersz sumy dodaje na dole tabeli wiersz sumy, w ktrym wywietlane s sumy wszystkich kolumn zawierajcych wartoci. Aby zastosowa inn funkcj statystyczn dla wartoci w danej kolumnie, kliknij komrk w wierszu Suma danej kolumny, aby wywietli przycisk rozwijany, a nastpnie z menu tego przycisku wybierz jedn z funkcji: rednia, Licznik, Licznik num., Maksimum, Minimum, Suma, OdchStd (odchylenie standardowe) lub Wariancja. Pierwsza kolumna powoduje pogrubienie czcionki nagwkw wierszy w pierwszej kolumnie tabeli. Ostatnia kolumna powoduje pogrubienie czcionki nagwkw wierszy w ostatniej kolumnie tabeli. Wiersze naprzemienne powoduje zacieniowanie co drugiego wiersza w tabeli. Kolumny naprzemienne powoduje zacieniowanie co drugiej kolumny w tabeli. Po wybraniu formatu z galerii Tabele dla jednej z tabel danych skoroszytu Excel automatycznie przypisuje tej tabeli standardow nazw (Tabela1, Tabela2 i tak dalej). Za pomoc pola tekstowego Nazwa tabeli znajdujcego si w grupie Waciwoci na karcie Projektowanie moemy zmieni nazw na bardziej opisow (wicej informacji na temat nazywania zakresw komrek znajdziesz w rozdziale 6.).
104
Rysunek 3.7. Grupa Czcionka karty Narzdzia gwne zawiera narzdzia uywane do zmiany wygldu tekstu w zakresie komrek
Rysunek 3.8 Grupa Wyrwnanie karty Narzdzia gwne zawiera narzdzia do zmiany rozmieszczenia tekstu w zakresie komrek
105
Tabela 3.1. Polecenia formatujce w grupach Czcionka, Wyrwnanie i Liczba na karcie Narzdzia gwne
Grupa
Czcionka Czcionka Rozmiar czcionki Wywietla menu rozwijane Czcionka, z ktrego mona wybra nowy krj czcionki dla zaznaczonych komrek. Wywietla menu rozwijane Rozmiar czcionki, z ktrego mona wybra nowy rozmiar czcionki dla zaznaczonych komrek. Mona rwnie klikn w polu tekstowym Rozmiar czcionki i samodzielnie wpisa rozmiar w punktach. Zwiksza rozmiar czcionki w zaznaczonych komrkach o jeden punkt. Zmniejsza rozmiar czcionki w zaznaczonych komrkach o jeden punkt. Pogrubia czcionk w zaznaczonych komrkach. Zmienia na pochy czcionk w zaznaczonych komrkach. Podkrela wpisy w zaznaczonych komrkach. Wywietla menu rozwijane Obramowania, z ktrego mona wybra styl obramowania dla zaznaczonych komrek. Wywietla rozwijan palet kolorw, z ktrej mona wybra nowy kolor ta zaznaczonych komrek. Wywietla rozwijan palet kolorw, z ktrej mona wybra nowy kolor czcionki w zaznaczonych komrkach. Wyrwnuje wszystkie wpisy w zaznaczonych komrkach wzgldem lewych krawdzi komrek. Wyrodkowuje w poziomie wszystkie wpisy w zaznaczonych komrkach. Wyrwnuje wszystkie wpisy w zaznaczonych komrkach wzgldem prawych krawdzi komrek. Zmniejsza o jeden znak tabulacji margines midzy wpisami w zaznaczonych komrkach a lewymi krawdziami tych komrek. Zwiksza o jeden znak tabulacji margines midzy wpisami w zaznaczonych komrkach a lewymi krawdziami tych komrek.
Nazwa przycisku
Dziaanie
Zwiksz rozmiar czcionki Zmniejsz rozmiar czcionki Pogrubienie Kursywa Podkrelenie Obramowania Kolor wypenienia Kolor czcionki Wyrwnanie Wyrwnaj tekst do lewej Do rodka w poziomie Wyrwnaj tekst do prawej Zmniejsz wcicie Zwiksz wcicie
106
Dziaanie
Wyrwnuje wpisy w zaznaczonych komrkach wzgldem grnych krawdzi tych komrek. Wyrodkowuje w pionie wpisy w zaznaczonych komrkach. Wyrwnuje wpisy w zaznaczonych komrkach wzgldem dolnych krawdzi tych komrek. Wywietla menu rozwijane z opcjami zmiany kta i kierunku wpisw w zaznaczonych komrkach. Zawija wiele wierszy w zaznaczonych komrkach wpisy, wystajce poza prawe krawdzie przy aktualnej szerokoci kolumny. Scala zaznaczone komrki w jedn i wyrodkowuje zawarto pierwszej komrki wzgldem jej nowej prawej i lewej krawdzi. Po klikniciu przycisku rozwijanego zostanie wywietlone menu, w ktrym mona wybra scalenie komrki bez wyrodkowania wpisw, a take ponowne podzielenie scalonej komrki. Wywietla format liczby zastosowany dla aktywnej komrki w zaznaczeniu komrek po klikniciu przycisku rozwijanego zostanie wywietlone menu przedstawiajce wygld aktywnej komrki zaznaczenia z zastosowanymi gwnymi formatami liczb. Formatuje zaznaczone komrki z uyciem formatu ksigowego, ktry dodaje symbol zotego, uywa spacji jako separatorw tysicy, wywietla dwie wartoci dziesitne i umieszcza wartoci ujemne w parze nawiasw okrgych. Po klikniciu przycisku listy rozwijanej zostanie wywietlone menu z innymi gwnymi formatami walut. Formatuje zaznaczone komrki z uyciem formatu procentowany, ktry mnoy warto przez 100 i dodaje znak procentu, a take nie zawiera miejsc dziesitnych. Formatuje zaznaczone komrki z uyciem formatu dziesitnego, w ktrym jako separator tysicy uywana jest spacja, a wartoci ujemne umieszczane s w nawiasach. Dodaje miejsce dziesitne do wartoci w zaznaczonych komrkach. Usuwa miejsce dziesitne z wartoci w zaznaczonych komrkach.
Nie zapominaj o skrtach klawiszowych: Ctrl+B dla przeczania pogrubienia czcionki w zaznaczonych komrkach, Ctrl+I dla przeczania kursywy i Ctrl+U dla szybkiego przeczania podkrelenia.
107
Rysunek 3.10. Za pomoc minipaska narzdzi mona zastosowa popularne zmiany formatowania bezporednio w obszarze arkusza
Jak wida na rysunku, minipasek zawiera wikszo przyciskw z grupy Czcionka karty Narzdzia gwne (oprcz przycisku Podkrelenie). Zawiera take przyciski Scal i wyrodkuj oraz Do rodka w poziomie z grupy Wyrwnanie (wicej informacji na ten temat znajdziesz w podrozdziale Zmiana wyrwnania w dalszej czci tego rozdziau), a take przyciski Ksigowy format liczb, Zapis procentowy, Zwiksz dziesitne i Zmniejsz dziesitne z grupy Liczba (wicej informacji na ich temat jest dostpnych w podrozdziale Poznajemy formaty liczb w dalszej czci niniejszego rozdziau). Aby zastosowa okrelone formatowanie, wystarczy klikn jego przycisk. Ponadto minipasek zawiera przycisk Malarz formatw z grupy Schowek karty Narzdzia gwne, ktry suy do kopiowania formatowania z aktywnej komrki do zaznaczenia komrek (wicej informacji na ten temat znajdziesz w podrozdziale Praca z malarzem formatw w dalszej czci niniejszego rozdziau).
108
109
Rysunek 3.11. Liczby zawierajce miejsca dziesitne nie bd wyrwnane, jeeli zostanie wybrany oglny format liczby
110
Rysunek 3.12. Sumy w tabeli przedstawiajcej wyniki sprzeday w konsorcjum Ja i Magosia, po klikniciu przycisku Ksigowy format liczb na karcie Narzdzia gwne
111
Rysunek 3.13. Miesiczne wyniki sprzeday po sformatowaniu komrek z uyciem formatu liczby Zapis dziesitny
przedsibiorstw wchodzcych w skad konsorcjum Ja i Magosia. Aby to zrobi, zaznacz zakres komrek B3:D9 i kliknij przycisk Zapis dziesitny ten z trzema zerami w grupie Liczba karty Narzdzia gwne. Zwr uwag na rysunku 3.13, e format Zapis dziesitny rozwizuje wystpujcy wczeniej problem z wyrwnaniem wartoci dziesitnych. Co wicej, miesiczne wyniki sprzeday sformatowane z uyciem zapisu dziesitnego s idealnie wyrwnane z sumami w wierszu 10, sformatowanymi za pomoc formatu walutowego. Mona rwnie zauway, e te sformatowane wartoci nie przylegaj ju do prawych krawdzi komrek, a zostay przesunite w lewo. Luka midzy ostatni cyfr a krawdzi komrki pozwala uwzgldni symbol zotego, dziki czemu separatory dziesitne w komrkach z rnymi typami formatowania (walutowym i dziesitnym) s wyrwnane.
112
Rysunek 3.14. Udzia sprzeday miesicznej w cakowitej sprzeday w kwartale z zastosowaniem formatu liczby Zapis procentowy
Rysunek 3.15. Udzia sprzeday miesicznej w cakowitej sprzeday w kwartale wyraony w procentach, po dodaniu dwch miejsc dziesitnych do formatu liczby Zapis procentowy
113
Teraz przypumy, e formatujemy komrk zawierajc t warto z uyciem przycisku Ksigowy format liczb z karty Narzdzia gwne. Warto bdzie teraz wygldaa nastpujco:
25,65 z
Na podstawie tej zmiany moesz przyj, e Excel zaokrgli warto do dwch miejsc po przecinku. W rzeczywistoci program zaokrgli jedynie reprezentacj obliczonej wartoci komrka wci zawiera t sam warto 25,6456. Jeeli uyjemy tej komrki w innej formule arkusza, musimy pamita, e w obliczeniach zostanie uyta prawdziwa warto, a nie ta upikszona, wywietlana w komrce. Ale co zrobi w sytuacji, gdy chc, aby wartoci byy zgodne ze swoim wygldem w arkuszu? Mona to osign bardzo prosto. Naley jednak ostrzec, e jest to podr w jedn stron. Moemy przeksztaci wszystkie prawdziwe wartoci na te, ktre s wywietlane, zaznaczajc tylko jedno pole opcji, ale nie moemy potem przywrci ich do poprzedniego stanu poprzez dezaktywowanie opcji. Jako e nalegasz na omwienie tego triku, oto jego opis (ale nie mw, e nie zostae ostrzeony): 1. Upewnij si, e sformatowae wszystkie wartoci w arkuszu, uywajc danej liczby miejsc dziesitnych. Musisz wykona to sprawdzanie, przed zmian precyzji wszystkich wartoci w arkuszu na wywietlan form. 2. Kliknij Plik/Opcje/Zaawansowane lub nacinij Alt+P+B+Z+Z, aby otworzy kart Zaawansowane okna dialogowego Opcje programu Excel. 3. W sekcji Podczas obliczania w tym skoroszycie zaznacz opcj Ustaw dokadno zgodnie z wywietlan, a nastpnie kliknij przycisk OK. Zostanie wywietlone okno alarmu Dokadno danych zostanie trwale utracona. 4. Kontynuuj (podejmuj ryzyko) i kliknij przycisk OK lub nacinij Enter, aby przeksztaci wszystkie wartoci zgodnie z ich reprezentacj. Kliknij ponownie przycisk OK, aby zamkn okno dialogowe Opcje programu Excel. Zapisz skoroszyt z obliczonymi wartociami. Nastpnie, po przeksztaceniu wszystkich wartoci w arkuszu poprzez zaznaczenie opcji Ustaw dokadno zgodnie z wywietlan, otwrz okno dialogowe Zapisywanie jako (kliknij Plik/Zapisz jako lub nacinij Alt+P+J) i zmie nazw w polu tekstowym Nazwa pliku (moesz na przykad doczy do biecej nazwy tekst jak wywietlane), zanim klikniesz przycisk Zapisz lub naciniesz klawisz Enter. Dziki temu bdziesz mia dwie kopie: oryginalny plik skoroszytu z wartociami takimi, jak zostay wpisane i obliczone, oraz now wersj ze zmniejszon precyzj.
114
Excel poprawnie zwrci wynik 122 (dni) i wpisze go przy uyciu domylnego formatowania liczb. Z tego wzgldu w przypadku formu obliczajcych rnice w czasie (w ujciu godzinowym) wynik trzeba przeformatowa tak, aby wywietlany by w domylnym formacie liczbowym. Na przykad zamy, e w komrce B5 wpiszemy 8:00, a w komrce C5 16:00, natomiast w komrce D5 wpiszemy nastpujc formu obliczajc rnic midzy podanymi godzinami:
=C5-D5
Znowu bdziemy musieli przeksztaci wynik w komrce D5, ktry jest wywietlany jako 8:00 na format oglny. Wwczas uamek 0,333333 reprezentujcy cz penych 24 godzin zastpi w komrce D5 warto 8:00. Moemy zmieni ten uamek caego dnia na odpowiedni liczb godzin, mnoc warto w tej komrce przez 24.
115
Dostosowywanie kolumn
W sytuacji gdy Excel 2010 nie dostosuje automatycznie szerokoci kolumn w sposb satysfakcjonujcy, zmiana ich szerokoci i tak jest bardzo prosta. Najprostszy sposb dostosowania komrki polega na wykorzystaniu funkcji Autodopasowanie. Za pomoc tej metody Excel automatycznie okreli, o ile naley poszerzy lub zwzi kolumn, aby pomiecia ona najduszy wpis znajdujcy si aktualnie w kolumnie. Oto jak uy funkcji Autodopasowanie, aby jak najlepiej dopasowa szeroko kolumny: 1. Ustaw kursor myszy w ramce arkusza, po prawej nad praw krawdzi obramowania nagwka (litery) kolumny. Ksztat kursora zmieni si na dwukierunkow strzak wskazujc w lewo i w prawo. 2. Kliknij dwukrotnie. Excel poszerzy lub zwzi kolumn, aby pomieci najduszy wpis. Funkcji Autodopasowanie moemy uy dla kilku kolumn jednoczenie. Wystarczy zaznaczy wszystkie kolumny, ktre wymagaj dostosowania (jeeli kolumny ssiaduj ze sob, przecignij mysz przez ich litery w ramce arkusza, a jeeli nie przytrzymaj nacinity klawisz Ctrl i klikaj litery poszczeglnych kolumn). Po zaznaczeniu kolumn kliknij dwukrotnie ktr z prawych krawdzi w ramce. Najlepsze dostosowanie wedug funkcji Autodopasowanie nie zawsze daje oczekiwane wyniki. Dugi tytu, ktry cignie si przez kilka kolumn w prawo, gdy skorzystamy z funkcji Autodopasowanie, utworzy brzydk bardzo szerok kolumn. Jeeli rozmiar ustawiony przez Autodopasowanie nie jest odpowiedni, zamiast klika dwukrotnie, przecignij praw krawd kolumny (w obramowaniu arkusza) do osignicia danej szerokoci. Ta technika dziaa rwnie w przypadku zaznaczenia kilku kolumn, naley jednak pamita, e wszystkie kolumny bd miay ten sam rozmiar, co przecigana kolumna. Szeroko kolumn mona rwnie ustawi za pomoc listy rozwijanej przycisku Format karty Narzdzia gwne. Po klikniciu tego przycisku w sekcji Rozmiar komrki zostan wywietlone nastpujce opcje zwizane z szerokoci:
116
Dostosowywanie wierszy
Omwienie dostosowywania wysokoci wierszy jest bardzo podobne do opisania dostosowywania kolumn, z t rnic, e w przypadku wierszy mamy o wiele w mniej moliwoci dostosowania. Jest tak dlatego, e Excel automatycznie zmienia wysoko wiersza, aby pomieci on zmiany we wpisach, takie jak wybranie wikszej czcionki czy zawijania tekstu w komrce. Obydwie te techniki zostan omwione w jednym z kolejnych podrozdziaw, Zmiana wyrwnania. Przewanie zmieniamy wysoko wierszy, gdy chcemy zwikszy odstp midzy tytuem a tabel lub midzy wierszem z nagwkami kolumn a informacjami z tabeli, nie dodajc przy tym pustego wiersza. (Wicej informacji na ten temat znajdziesz w podrozdziale Od gry do dou, w dalszej czci niniejszego rozdziau). Aby zwikszy wysoko wiersza, przecignij w d doln krawd ramki wiersza, a do osignicia danej wysokoci, a nastpnie zwolnij przycisk myszy. Aby zmniejszy wysoko wiersza, postpuj odwrotnie i przecignij doln krawd ramki wiersza w gr. W celu skorzystania z funkcji Autodopasowanie, by otrzyma najlepsze dopasowanie dla wpisw w wierszu, kliknij dwukrotnie doln krawd wiersza. Podobnie jak w przypadku kolumn, moemy rwnie dostosowa wysoko zaznaczonych wierszy za pomoc opcji wierszy w sekcji Rozmiar komrki menu rozwijanego Format na karcie Narzdzia gwne: Wysoko wiersza otwiera okno dialogowe Wysoko wierszy, w ktrym mona wpisa liczb znakw do pola Wysoko wierszy i klikn przycisk OK. Autodopasowanie wysokoci wierszy przywraca wysoko wierszy najlepiej dopasowan do zawartoci.
Pojawiam si i znikam
Ze zmniejszaniem rozmiarw kolumn i wierszy wie si jedna dowcipna rzecz mona tak bardzo zwzi kolumn lub tak bardzo zmniejszy wysoko wiersza, e znikn one z arkusza! Jest to przydatne w sytuacji, gdy chcemy, aby cz arkusza bya niewidoczna. Na przykad przypumy, e mamy arkusz zawierajcy kolumny z zarobkami pracownikw potrzebujemy ich do obliczenia budetw dziaw, ale raczej wolelibymy, aby nie byy one drukowane w wikszoci raportw. Zamiast marnowa czas na przenoszenie kolumn z wynagrodzeniami poza drukowany obszar, moemy po prostu ukry je na czas wydruku.
117
118
119
Rysunek 3.16. Za pomoc karty Czcionka okna dialogowego Formatowanie komrek moemy wprowadzi wiele zmian za jednym razem
Aby zmieni kolor czcionki w zaznaczonych komrkach, kliknij przycisk menu rozwijanego Kolor czcionki w grupie Czcionka karty Narzdzia gwne, a nastpnie wybierz dany kolor z rozwinitej palety. Moesz uy podgldu, aby zobaczy, jak bd wyglday wpisy w komrkach po zastosowaniu danego koloru. W tym celu ustaw kursor myszy nad polem koloru i nie klikaj (oczywicie zakadam, e paleta nie zasania zaznaczonych komrek). Jeeli zmienisz kolor czcionki, a nastpnie wydrukujesz arkusz na czarno-biaej drukarce, Excel odwzoruje kolory w odcieniach szaroci. Opcja Automatyczny na samej grze menu przycisku rozwijanego Czcionka wybiera kolor przypisany w systemie Windows jako kolor tekstu okna. Jest to kolor czarny, chyba e zosta zmieniony w ustawieniach ekranu danego systemu Windows. Wicej informacji na ten temat znajdziesz w ksikach Microsoft Windows XP for Dummies, Microsoft Windows Vista for Dummies oraz Microsoft Windows 7 for Dummies, autorstwa Andyego Rathbonea (i nie zapomnij powiedzie Andiemu, e przysa Ci Greg!).
Zmiana wyrwnania
Wyrwnanie w poziomie przypisywane wpisom do komrek tu po wpisaniu jest pochodn ich typu wszystkie wpisy tekstowe s wyrwnywane do lewej, a wszystkie wartoci do lewej krawdzi komrki. Moemy jednak dowolnie zmienia to standardowe wyrwnanie. Grupa Wyrwnanie karty Narzdzia gwne zawiera trzy zwyke narzdzia wyrwnywania w poziomie: Wyrwnaj tekst do lewej, Do rodka w poziomie oraz Wyrwnaj tekst do prawej. Te przyciski wyrwnuj zawarto zaznaczonych komrek dokadnie tak, jak si tego spodziewamy. Po prawej stronie grupy Wyrwnanie zwykle znajduje si specjalny przycisk wyrwnania Scal i wyrodkuj. Cho jest to nieco dziwna nazwa, przycisk ten jest bardzo przydatny. Moemy go uy do szybkiego wyrodkowania tytuu arkusza wzgldem caej szerokoci tabeli. Rysunki 3.17 i 3.18 przedstawiaj sposb dziaania tego narzdzia. Na rysunku 3.17 w komrce A1 widzimy tytu arkusza Konsorcjum Ja i Magosia Sprzeda 2010. Aby wyrodkowa tytu wzgldem tabeli (ktra rozciga si od kolumny A do E), musimy zaznaczy zakres od A1 do E1 (szeroko tabeli) i klikn przycisk Scal i wyrodkuj z grupy Wyrwnanie karty Narzdzia gwne.
120
Wynik widzimy na rysunku 3.18. Komrki w wierszu 1 kolumn od A do E zostay scalone w jedn komrk i cay tytu jest poprawnie wyrodkowany w tej superkomrce i w konsekwencji nad tabel.
121
Wcicia
W Excelu 2010 moemy zwikszy wcicie wpisw w zaznaczonych komrkach, klikajc przycisk Zwiksz wcicie w grupie Wyrwnanie karty Narzdzia gwne. Ikona tego przycisku przedstawia strzak popychajc w prawo kilka wierszy tekstu. Kade kliknicie tego przycisku powoduje wcicie w prawo o szeroko trzech znakw standardowej czcionki wpisw w biecym zaznaczeniu. Jeeli nie wiesz, czym jest czcionka standardowa i jak j zmieni, przeczytaj wczeniejszy podrozdzia Co moemy zrobi z czcionkami?. Moemy zmniejszy lub usun wcicie za pomoc przycisku Zmniejsz wcicie (znajdujcego si po lewej stronie przycisku Zwiksz wcicie) na karcie Narzdzia gwne. Ikona tego przycisku przedstawia strzak pchajc w lewo kilka wierszy tekstu. Moemy rwnie zmieni liczb znakw, o jak wcicie zostanie powikszone lub pomniejszone po klikniciu przycisku Zwiksz wcicie lub Zmniejsz wcicie. W tym celu otwrz okno dialogowe Formatowanie komrek (Ctrl+1). Nastpnie w karcie Wyrwnanie zmie warto w polu tekstowym Wcicie (wpisujc now lub wybierajc j za pomoc przyciskw pokrta).
Od gry do dou
Przyciski wyrwnania tekstu do lewej, prawej lub do rodka odnosz si do pozycjonowania tekstu w poziomie, wzgldem lewej i prawej krawdzi komrki. Moemy rwnie wyrwnywa komrki wzgldem grnej i dolnej krawdzi komrki (czyli w pionie). Normalnie wszystkie wpisy s wyrwnane do dolnej krawdzi komrki (jak gdyby spoczyway na dolnej krawdzi komrki). Moemy rwnie wyrodkowa w pionie lub wyrwna go do grnej krawdzi komrki. Aby zmieni pionowe wyrwnanie zaznaczonego zakresu komrek, kliknij odpowiedni przycisk (Wyrwnaj do gry, Wyrwnaj do rodka lub Wyrwnaj do dou) w grupie Wyrwnanie karty Narzdzia gwne. Rysunek 3.19 przedstawia tytu arkusza z wynikami sprzeday za rok 2010 konsorcjum Ja i Magosia, po wyrodkowaniu go w pionie poprzez kliknicie przycisku Wyrwnaj do rodka w grupie Wyrwnanie karty Narzdzia gwne. (Ten wpis tekstowy by poprzednio wyrodkowany w zakresie komrek A1:E1; wysoko wiersza 1 zostaa zmieniona ze standardowych 15 znakw na 36 znakw).
122
Rysunek 3.19. Tytu arkusza po wyrodkowaniu go w pionie, midzy grn a doln krawdzi pierwszego wiersza
Rysunek 3.20. Nowy arkusz z nagwkami kolumn sformatowanymi za pomoc opcji Zawijaj tekst
Aby utworzy efekt przedstawiony na rysunku 3.20, zaznacz komrki z nagwkami kolumn (zakres B2:H2), a nastpnie kliknij przycisk Zawijaj tekst w grupie Wyrwnanie karty Narzdzia gwne.
123
124
Jeeli potrzebujesz, aby wpisy w arkuszu byy obrcone pod ktem innym ni 45 lub 90 stopni (w gr lub w d), musisz klikn opcj Formatuj wyrwnanie komrki, aby otworzy kart Wyrwnanie okna dialogowego Formatowanie komrek (albo nacinij Ctrl+1 i kliknij kart Wyrwnanie), a nastpnie uy kontrolek w sekcji Orientacja w celu ustawienia danego kta i liczby stopni. Aby ustawi nowy kt, wpisz w polu tekstowym stopni(e) liczb stopni, kliknij waciw pozycj w pokrgym diagramie Orientacja lub przecignij lini na przedueniu wyrazu Tekst ustawiajc j w danej pozycji. Aby obrci tekst w gr za pomoc pola tekstowego Stopnie, wpisz liczb dodatni od 1 do 45. Aby obrci tekst w d, wpisz liczb ujemn od 45 do 1. Aby ustawi tekst pionowo, tak aby kada litera znajdowaa si pod poprzedni w jednej kolumnie, kliknij opcj Tekst pionowy w menu rozwijanym przycisku Orientacja na karcie Narzdzia gwne.
125
Wprowadzamy obramowania!
Linie siatki, ktre normalnie s widoczne w arkuszu, oddzielajc kolumny i wiersze, s jedynie wskazwkami, pozwalajcymi nam zorientowa si w arkuszu. Moemy wybra, czy chcemy je wydrukowa, czy te nie (zaznaczajc lub usuwajc zaznaczenie opcji Drukuj w grupie Linie siatki karty Ukad strony). Aby wyrni czci arkusza lub fragmenty okrelonej tabeli, moemy doda obramowania lub zacieniowa niektre komrki. Nie naley myli linii obramowania, ktre dodajemy do wyrnienia okrelonego zaznaczenia komrek, z liniami siatki, ktre po prostu definiuj krawdzie komrek arkusza dodane obramowania s drukowane niezalenie od tego, czy drukowane s linie siatki. Aby dodane obramowania byy widoczne, usu linie siatki zwykle wywietlane w arkuszu. W tym celu usu zaznaczenie z opcji Widok w grupie Linie siatki karty Ukad strony. Aby doda obramowania do zaznaczonych komrek, kliknij przycisk rozwijany doczony do przycisku Obramowania w grupie Czcionka karty Narzdzia gwne. Zostanie wywietlone menu rozwijane zawierajce wszystkie obramowania, ktre mog zosta zastosowane do zaznaczonych komrek (rysunek 3.23). W tym menu moemy wybra typ linii, ktry zostanie zastosowany do wszystkich zaznaczonych komrek. Wybierajc z tego menu opcje okrelajce, gdzie powinny zosta narysowane linie obramowania, naley pamita o nastpujcych rzeczach: Aby obramowania byy rysowane tylko na zewntrznych krawdziach caego zaznaczenia (innymi sowy, wok rozszerzonego wskanika komrki), wybierz opcj Krawdzie zewntrzne lub Gruba krawd pola. Aby rcznie rysowa obramowania na zewntrznych krawdziach wok rozszerzonego wskanika komrki, kliknij opcj Rysuj obramowania, przecignij wskanik myszy (w postaci owka) po zakresie komrek, a nastpnie kliknij przycisk Krawdzie znajdujcy si w grupie Czcionka karty Narzdzia gwne. Aby obramowanie znajdowao si wok wszystkich czterech krawdzi wszystkich zaznaczonych komrek, wybierz opcj Wszystkie krawdzie. Aby rcznie rysowa obramowania na zewntrznych i wewntrznych krawdziach wok rozszerzonego wskanika komrki, kliknij opcj Rysuj siatk obramowa, przecignij wskanik myszy (w postaci owka) po zakresie komrek, a nastpnie kliknij przycisk Krawdzie znajdujcy si w grupie Czcionka karty Narzdzia gwne.
126
Rysunek 3.23. Wybierz obramowanie zaznaczonych komrek w karcie Obramowanie okna dialogowego Formatowanie komrek
Aby zmieni typ, grubo lub kolor linii obramowania zastosowanego do zaznaczonych komrek, naley otworzy okno dialogowe Formatowanie komrek i uy opcji z karty Obramowanie (kliknij opcj Wicej obramowa, znajdujca si na dole menu rozwijanego Obramowania, lub nacinij Ctrl+1 i kliknij kart Obramowanie). Aby wybra now grubo linii lub styl linii, kliknij jej przykad w sekcji Styl. Aby zmieni kolor obramowania, kliknij prbk koloru w palecie rozwijanej Kolor. Po wybraniu nowego stylu linii i (lub) koloru zastosuj obramowanie dla zaznaczonych komrek, klikajc odpowiedni lini albo w sekcji Ustawienia wstpne albo Obramowanie, a nastpnie kliknij przycisk OK. Aby usun istniejce obramowania z arkusza, naley zaznaczy komrk lub komrki zawierajce to obramowanie, a nastpnie wybra opcj Brak krawdzi znajdujc si na grze drugiej sekcji menu rozwijanego przycisku Obramowanie.
127
Rysunek 3.24. Wybierz nowy gradient dla zaznaczonych komrek za pomoc okna dialogowego Efekty wypenienia
Po wybraniu kolorw i stylu gradientu zerknij na prbk Przykad w oknie dialogowym Efekty wypenienia. Jeeli uzyskany rezultat jest zadowalajcy, kliknij przycisk OK, aby zamkn okno dialogowe Efekty wypenienia i powrci do okna dialogowego Formatowanie komrek. Wybrany efekt gradientu pojawi si w sekcji Przykad karty Wypenienie okna dialogowego Formatowanie komrek. Niestety, jest to jeden z obszarw, w ktrym nie dziaa podgld, wic aby przekona si, jak gradient bdzie wyglda w arkuszu, musisz klikn przycisk OK, aby zastosowa go w zaznaczonych komrkach. Cho nie mona wybra nowych deseni i gradientw (a tylko kolory) za pomoc przycisku Wypenienie na karcie Narzdzia gwne, mona usun kolory, desenie i gradienty przypisane zaznaczonym komrkom, klikajc opcj Brak wypenienia w menu rozwijanym przycisku Kolor wypenienia.
128
Zrb to stylowo
W Excelu 2010 style komrek pokazuj peni swych moliwoci w formie nowej galerii Style komrki, ktra otwiera si po klikniciu przycisku Style komrek w grupie Style karty Narzdzia gwne. Galeria Style komrki zawiera mnstwo gotowych stylw, ktre mona natychmiast zastosowa do aktualnie zaznaczonych komrek. Wystarczy po skorzystaniu z podgldu (w celu okrelenia, ktry styl najlepiej pasuje do naszych danych) klikn w galerii prbk danego stylu.
129
130
Formatowanie warunkowe
Zanim zostawimy za sob byskotliw tematyk formatowania komrek, omwimy jeszcze jeden warty zapamitania przycisk formatujcy umieszczony w grupie Style karty Narzdzia gwne. Przycisk Formatowanie warunk. umoliwia zastosowanie w zakresie komrek formatowania tymczasowego uzalenionego jedynie od kategorii, ktrym poszczeglne komrki w danym momencie podlegaj. Bardzo poyteczn cech takiego typu formatowania jest to, e jeeli zmienisz wartoci poszczeglnych komrek tak, e nagle bd one przynalee do innych kategorii, Excel 2010 automatycznie dopasuje ich formatowanie. Po klikniciu przycisku Formatowanie warunk. w grupie Style karty Narzdzia gwne wywietlone zostanie menu rozwijane, w ktrym dostpne s nastpujce opcje: Reguy wyrniania komrek, otwierajca menu podrzdne z rnymi opcjami definiowania regu formatowania, wyrniajcych komrki w wybranym zakresie, ktre bd zawiera zdefiniowan warto, tekst lub daty, mie wartoci wiksze lub mniejsze od okrelonej lub znajdowa si w okrelonym zakresie wartoci. Reguy pierwszych/ostatnich, otwierajca menu podrzdne z rnymi opcjami definiowania regu formatowania, ktre bd wyrnia komrki o najwikszej i najmniejszej wartoci, wartoci procentowej oraz komrki o wartociach powyej i poniej redniej z zaznaczonego zakresu komrek. Paski danych, otwierajca palet rnokolorowych supkw, ktre mona zastosowa do wybranego zakresu komrek, aby zobrazowa ich wartoci w odniesieniu do siebie nawzajem. W tym celu naley klikn miniaturk wybranego supka danych. Skale kolorw, otwierajca palet dwu- i trzykolorowych skali, ktre mona zastosowa do wybranego zakresu komrek, aby zobrazowa ich wartoci w odniesieniu do siebie nawzajem. W tym celu naley klikn miniaturk wybranej skali kolorw. Zestaw ikon, otwierajca palet rnych zestaww ikon, ktre mona zastosowa do wybranego zakresu komrek, aby zobrazowa ich wartoci w odniesieniu do siebie nawzajem. W tym celu naley klikn miniaturk wybranego zestawu ikon. Nowa regua, ktra otwiera okno dialogowe Nowa regua formatowania, gdzie mona definiowa wasn, spersonalizowan regu formatowania warunkowego, ktra bdzie miaa zastosowanie do wybranego zakresu komrek. Wyczy reguy, ktra otwiera menu podrzdne umoliwiajce usuwanie regu formatowania warunkowego dla komrek poprzez kliknicie opcji Wyczy reguy z zaznaczonych komrek, dla caego skoroszytu poprzez kliknicie opcji Wyczy reguy z caego skoroszytu lub dla biecej tabeli danych poprzez kliknicie opcji Wyczy reguy z tej tabeli.
131
132
Rysunek 3.25. Przykadowy skoroszyt z trzema identycznymi zakresami komrek sformatowanymi za pomoc Paskw danych, Skali kolorw i Zestaww ikon
133