Un modelo de planificacin financiera a corto plazo: el Gesfincor 1.

Introduccin
La planificacin financiera a largo plazo define el marco de desarrollo de la empresa, esto es: - El ritmo de crecimiento del activo. - Las modalidades de financiacin bsica, externa e interna. - Las condiciones del equilibrio financiero. Pero para una adecuada realizacin de este proceso se requiere poner en prctica las polticas que implica, as como controlar su ejecucin. Estas sern, por tanto, las tareas de la planificacin financiera a corto plazo, que aplicar al horizonte mensual en nuestro caso, los objetivos y las acciones necesarias para llevar a cabo el plan a largo plazo. As pues, el marco de la planificacin financiera a corto plazo es el Plan Financiero a largo plazo y los documentos derivados del mismo. El Gesfincor es un modelo de planificacin financiera a corto plazo, que partiendo de la situacin histrica de la empresa proyecta el futuro econmico-financiero ms inmediato. Es un modelo de simulacin que puede adaptarse perfectamente a las variaciones del entorno y permite, a su vez, presentar diferentes escenarios. El usuario podr usar este modelo como una herramienta bsica de gestin, puesto que ofrece una fotografa de la situacin econmicofinanciera de la empresa durante un ejercicio econmico con una periodicidad mensual. La caracterstica principal de la metodologa que se presenta en el Gesfincor, y que lo diferencia de otros existentes en el mercado, es que se pueden considerar hasta ocho productos con especificaciones

individuales de ingresos, gastos, cobros y pagos para cada uno de ellos, permitiendo una gran adaptacin a cada caso en particular. Todo director financiero sabe que una adecuada gestin de los recursos lquidos implica la anticipacin en tiempo a posiciones futuras, de tal forma que proporcione las seales de alerta que permitan adelantarse a potenciales situaciones de dficit y/o supervit, informacin que encontraremos en el presupuesto de tesorera. La metodologa utilizada para la elaboracin del modelo permite que pueda ser utilizado casi de forma inmediata por las empresas. Para ello, solamente es necesaria la adaptacin del modelo a la situacin econmico financiera de la empresa.

2. Hiptesis fundamentales
El modelo est elaborado bajo unos supuestos iniciales, pero que son fcilmente modificados por el usuario. El modelo tiene un horizonte temporal de un ao, con una periodificacin mensual. Por ello, los documentos de salida que aporta el modelo informan del beneficio previsional mensual, presupuesto de tesorera mensual, inversin mensual, endeudamiento mensual,. La situacin econmico-financiera de la empresa al final del ao base es el punto de partida de la planificacin financiera. A estos datos, se le aplicarn unas previsiones para el ao uno, lo que permitir que en el plan financiero se estimen las necesidades de tesorera que tiene la empresa y la forma de cubrir las mismas. El modelo considera que la empresa produce y vende un mximo de ocho productos, cada uno con su correspondiente IVA. Esta situacin es perfectamente adaptable a una empresa que comercializa ms productos. Slo es necesario incorporar nuevas celdas.

3. Presentacin del modelo

El modelo consta de documentos de entrada y salida de datos, tal y como se puede apreciar en la figura 1. En algunos casos slo son 2

hojas de trabajo que sirven para la elaboracin de hojas de salida de datos. Los principales documentos que genera el modelo son: Presupuesto de explotacin Presupuesto de tesorera Balance previsional Figura 1. Esquema del modelo Gesfincor
ENTRADA DE DATOS RESULTADOS

DATOS HISTRICOS

PERDIDAS Y GANANCIAS PREVISIONALES TESORERA PREVISIONAL HP: IMP. SDES-IVA

CUADRO DE MANDO

VENTAS-COMPRAS BALANCE PREVISIONAL INVERSIONES PREVISIONES EXPLOTACION FINANCIACIN GASTOS DE PERSONAL PRSTAMOS RATIOS

SIMULACIN

El presupuesto de tesorera es el documento principal de la planificacin financiera a corto plazo, puesto que es en el que convergen todas las previsiones de movimientos de tesorera que tiene la empresa. Por ello, es el que informa al usuario de los movimientos previstos de tesorera y del saldo de tesorera mensual previsto. Con esta informacin el usuario podr prever dnde invertir los saldos positivos de tesorera y cmo financiar el dficit. El punto de partida del proceso de planificacin financiera a corto plazo es la hoja de datos histricos, en la que el usuario informa de la situacin de la empresa al comienzo del periodo. El cuadro de mando es el siguiente documento, y quizs el principal, de entrada de datos. En l se debe informar al modelo del precio de venta y de los costes de los diferentes productos con los que trabaja la empresa, as como el perodo de cobro y pago de los mismos y el perodo en el que va a realizar las

compras. Con estos datos el modelo podr estimar los principales ingresos y cobros, as como los gastos y pagos de la explotacin. Las inversiones previstas deben indicarse en la hoja inversiones, mientras que en las hojas de previsiones de la explotacin, y gastos de personal el usuario debe informar al modelo de todas las previsiones de ingresos y gastos de la explotacin no recogidos en el cuadro de mando, as como la periodicidad en el pago de las mismas. Un aspecto importante que se recoge en la hoja de previsiones de explotacin es la distribucin en ingresos y gastos mensuales de los ingresos y gastos anuales. La ltima hoja de entrada de datos es la de financiacin. En ella deben indicarse las diferentes fuentes de financiacin que tiene previsto utilizar la empresa para hacer frente a las necesidades de tesorera. En la hoja prdidas y ganancias el modelo informa del resultado previsional de la empresa en los diferentes perodos de planificacin, en concreto resultados mensuales. La hoja tesorera previsional recoge los principales outputs del modelo, como son los saldos de tesorera previsionales, con una periodicidad mensual, informacin bsica para un director financiero, al ser un indicador clave para una buena gestin econmico-financiera del circulante. Los documentos que genera el modelo finalizan con las hojas del balance y de ratios, que informan al usuario de la situacin econmicofinanciera de la empresa en cada uno de los meses. La hoja de hacienda pblica: impuesto de sociedades e IVA es un documento que el modelo utiliza para el clculo de los diferentes impuestos. La hoja de prstamos es nicamente de clculos intermedios del modelo. En ella el modelo calcula los pagos que deben realizarse en funcin del endeudamiento que toma la empresa en el ao uno. Esta hoja es tambin de utilidad para el usuario, puesto que puede observar el efecto en la tesorera del nuevo endeudamiento. 4

Finalmente, en la hoja de simulacin el usuario podr realizar simulaciones en las principales variables que influyen en los resultados de la empresa.

4. Descripcin del modelo

4.1 Estructura del modelo
El modelo se desarrolla en una hoja de clculo tipo libro que est compuesta a su vez por diferentes hojas. Algunas de ellas recogen datos histricos, otras recogen informacin exgena y en otros casos son documentos elaborados por el propio modelo. En aquellas hojas en las que el usuario debe introducir informacin estn sealadas en verde las celdas en las que dichas entradas deben realizarse. Pasaremos a continuacin a explicar el contenido de cada una de las hojas de clculo: Tabla 1: Estructura de hojas de Gesfincor
Descripcin Se introduce el balance del ao anterior Se introducen las variables fundamentales que influyen sobre la explotacin Inversiones El usuario debe informar de las necesidades de tesorera no relacionadas con la explotacin Previsiones Se introducen las previsiones de operaciones de la explotacin Gastos de personal Se introducen datos de los gastos de personal. Se introducen tambin los datos de las retenciones que aplica Hacienda en el IRPF Financiacin Se introducen datos de la financiacin prevista Cuenta de Prdidas y Muestra la cuenta de prdidas y ganancias Ganancias previsional previsional Tesorera previsional Muestra el presupuesto de tesorera Balance previsional Muestra el balance y los ratios previsionales Simulacin Permite establecer escenarios alternativos Prstamo Calcula los pagos de la nueva financiacin Impuesto Muestra los pagos a efectuar a la Hacienda Pblica por estos conceptos Hoja Datos Histricos Cuadro de Mando

4.2 Datos histricos

La informacin que se recoge en esta hoja es el punto de partida de la planificacin financiera a corto plazo. En concreto recoge los datos del balance. El modelo no solicita informacin de la cuenta de resultados del ao base porque, como veremos, no es necesaria para la elaboracin de los estados financieros previsionales. No sucede lo mismo con el balance, puesto que es imprescindible conocer la informacin que aporta el balance inicial de la empresa, dado el carcter acumulativo de las partidas del balance. El partidas. inmovilizado En material dos aparece elementos desglosado de en diferentes tres de

concreto,

transporte,

instalaciones y otros tres de maquinaria, adems de terrenos y una partida abierta como otros. Naturalmente, los inmovilizados se pueden agrupar en el supuesto hipottico de la existencia de ms elementos de los indicados. Figura 2. Hoja datos histricos del Gesfincor
B 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
ACTIVO GASTOS DE PRIMER ESTABLECIMIENTO ELEMENTOS DE TRANSPORTE 1 ELEMENTOS DE TRANSPORTE 2 INSTALACIONES 1 INSTALACIONES 2 INSTALACIONES 3 MAQUINARIA 1 MAQUINARIA 2 MAQUINARIA 3 OTROS TERRENOS INMOV. FINANCIERO INMOV. INMATERIAL AMORTIZACIONES EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 1 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 2 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 3 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 4 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 5 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 6 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 7 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 8 CLIENTES HACIENDA PUBLICA DEUDORA: IVA HACIENDA PUBLICA DEUDORA: IMP. SOC. INVERSIN FINANCIERA TEMPORAL TESORERIA

E
A. BASE 372.600 201.770 61.830 231.182 18.818 86.605 13.395 18.000 40.000 9.700 26.500 30.500 1.350 3.200

TOTAL

A. BASE PASIVO 2.500 CAPITAL SOCIAL 250.000 RESERVAS SUBVENCIONES 290.000 PERDIDAS Y GANANCIAS ENTIDADES CRDITO LARGO PLAZO A DEUDAS A C/P POR PREST. A LARGO PLAZO A 50.600 ENTIDADES CRDITO LARGO PLAZO B 80.000 DEUDAS A C/P POR PREST. A LARGO PLAZO B 15.000 CREDITO A CORTO PLAZO 2.000 DIVIDENDOS 434.440 PROVEEDORES 12.000 HACIENDA PUBLICA ACREEDOR: IVA HACIENDA PUBLICA ACREEDOR: IMP. SOC. -45.000 HACIENDA PUBLICA ACREEDOR: IRPF 4.000 SEGURIDAD SOCIAL ACREEDORA 3.340 ACREEDORES: 0 SUELDOS Y SALARIOS 0 GASTOS VARIOS ALQUILERES SUMINISTROS (LUZ Y AGUA) PRIMAS DE SEGUROS TRANSPORTES 10.600 REPARACIN Y CONSERVACIN TELFONO PUBLICIDAD Y PROMOCIN IMPUESTOS NO ESTATALES 5.970 SERVICIOS BANCARIOS VIAJES MATERIAL OFICINA OTROS 1.115.450 OK

TOTAL

1.115.450

Chequeo cuadre de balance

Las posibilidades de financiacin que recoge el modelo son varias, puesto que adems del dinero aportado por los accionistas en concepto de capital social y de reservas, se contempla la posibilidad de captar dinero de los prstamos a largo con entidades financieras, crditos a corto y subvenciones en capital. En la partida deudas a corto plazo por los prstamos a largo plazo el usuario debe indicar aquella parte de los prstamos a largo plazo existentes al comienzo del perodo de planificacin que hay que devolver durante los primeros doce meses. La deuda restante se recoger en la partida prstamos a largo plazo. Puede sorprender las partidas que aparecen en el pasivo en el rango D19:D32. Estas celdas recogen las deudas que tiene la empresa por aquellos gastos de la explotacin no pagados y que suelen recogerse normalmente en la partida acreedores. Cuando la periodicidad es anual los gastos muchas veces suelen coincidir con los pagos (o se estima como si as fuera). No obstante, en este modelo al considerarse perodos mensuales hemos recogido la diferencia entre la frecuencia del gasto y del pago, asignando una cuenta para cada uno de los conceptos. Por ejemplo, la diferencia entre el gasto y el pago de personal se recoge en la partida del balance gastos de personal. Esta metodologa, a pesar de que nos obligue a inventarnos cuentas, permite al Director financiero tener una visin exacta de la situacin econmico financiera de la empresa en el corto plazo.

4.3 Cuadro de mando

Es la hoja en la que aparecen los principales inputs de la explotacin para cada uno de los productos que vende la empresa. Como podemos ver en las figuras12, 3 y 4, en esta hoja se incluyen datos relacionados con la elaboracin del presupuesto de la

1 Por motivos de espacio, en la figura slo aparecen los datos de 3 productos, pero la informacin es similar para todos los productos. As mismo se ocultan las columnas de algunos meses.

explotacin, el IVA de cada producto y la poltica de cobro y pago de cada uno de los productos. Asimismo, como en el resto de las hojas, en la parte superior de la hoja, B3 en este caso, se indica el escenario en el que se est trabajando. 4.3.1. Variables del presupuesto de la explotacin e IVA Dentro de este grupo de variables se encuentran, rango C7:J10, los principales datos para el clculo de los ingresos y gastos de la explotacin. El usuario debe informar sobre las siguientes variables: Venta en u.f. y precio de venta por u.f.: el usuario debe indicar las unidades fsicas que estima va a vender por cada uno de los productos y el precio al que espera vender. El modelo recoge dos posibilidades simultneas para indicar el coste de la materia prima. Por una parte, en la fila 8, se debe indicar el coste de la materia prima que est en funcin del importe de las ventas, y por otra parte, en la fila 9, debe indicarse el coste de la materia prima por unidad de producto. Con ello, el modelo permite recoger diferentes elementos de coste por cada unidad vendida. Una vez introducida toda la informacin, el modelo calcula los ingresos, costes variables y margen anual por cada uno de los productos. Asimismo, en el rango O11:O13 se recoge la suma total para cada variable. El usuario debe informar tambin del IVA repercutido que se aplica a cada producto y el IVA soportado que paga la empresa por las materias primas de cada producto. Como se puede ver en la siguiente figura, en el cuadro compras extraordinarias el usuario debe indicar el mes en el que prev realizar compras de materias primas, puesto que el usuario tiene la posibilidad de realizar compras adicionales cuando lo desee. Estas compras, se supone, las efectuar la empresa cuando el mercado le ofrezca situaciones ventajosas. No obstante, cuando las existencias son 8

insuficientes el modelo supone que la empresa compra por defecto el mnimo necesario. As, el modelo solo considera que la empresa compra de forma obligatoria cuando las existencias sean insuficientes. Por otra parte debemos recordar que las celdas de ingresos y gastos estn enlazadas con la hoja de simulacin, lo que permite ver de forma inmediata el efecto de cualquier variacin en precios, costes o cuantas de ventas. 4.3.2. Polticas de cobro a clientes y pago a proveedores. Esta informacin es vital para el director financiero, puesto que es la que permite calcular el momento en que la empresa espera cobrar sus ventas y pagar sus compras. Al ser un plan a un ao, en el mes de diciembre se recoger la cantidad pendiente de cobro y pago al final de cada uno de los perodos. Figura 3. Hoja cuadro de mando (I) del Gesfincor
B 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32
ESCENARIO OPTIMISTA Producto 1 VENTA EN U.F. PRECIO VENTA (en euros) POR U.F. COSTE MATERIA PR. S/ PRECIO VTA (en %) COSTE DE LA MATERIA PR. POR U.F. PT INGRESOS COSTES VARIABLES MARGEN IVA VENTA en % IVA COMPRA en % 19.000 95 52 1.985.500 988.000 997.500 16% 16% Producto 2 18.600 52 28 1.063.920 520.800 543.120 16% 16% TOTAL 3.049.420 1.508.800 1.540.620 Producto 3 Producto 4

0 0 0 16% 16%

0 0 0 16% 16%

Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 Producto 5 Producto 6 Producto 7 Producto 8 TOTAL

COMPRAS EXTRAORDINARIAS MAR ENERO FEBR 120.000 90.000

ABRIL

120.000

90.000

TOTAL 190.000 250.000 0 0 0 0 0 0 440.000

Producto 1 PLAZO DE COBRO A CLIENTES PLAZO DE PAGO A PROVEEDORES 0 60

Producto 2 60 150

Producto 3 Producto 4 150 150 150 150

El modelo permite establecer perodos de cobro y pago diferentes para cada uno de los productos. Los perodos de cobro y pago posibles son: al contado, 30, 60, 90, 120 y 150 das. Para elegir estos plazos, el usuario debe indicarlo en las celdas de las filas 31 y 32. 4.3.3. Mensualizacin de los ingresos - cobros y gastos pagos, y del saldo de existencias. Introducidos todos los datos anteriores, el modelo estima los ingresos y cobros por ventas, y los gastos y pagos de materias primas y las existencias de materias primas mensuales. La distribucin de estos datos anuales en mensuales la realiza el modelo con la informacin que el usuario introducir en la hoja de previsiones. En esta ltima hoja se indicar tambin las existencias finales que desea tener la empresa al final de cada perodo. Figura 4. Hoja cuadro de mando (II) del Gesfincor
B 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 C
ENERO 165.458 88.660 0 0 0 0 0 0 254.118 40.659

D
INGRESOS FEBR 165.458 88.660 0 0 0 0 0 0 254.118 40.659

E
MAR 165.458 88.660 0 0 0 0 0 0 254.118 40.659

F
ABRIL 165.458 88.660 0 0 0 0 0 0 254.118 40.659

O
TOTAL 1.985.500 1.063.920 0 0 0 0 0 0 3.049.420

Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 Producto 5 Producto 6 Producto 7 Producto 8 TOTAL IVA

Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 Producto 5 Producto 6 Producto 7 Producto 8 Deuda a.b. TOTAL IVA

COBROS VENTAS AO 1 ENERO FEBR MAR 165.458 165.458 165.458 0 0 88.660 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6.600 4.000 0 172.058 169.458 254.118 26.473 26.473 40.659

ABRIL 165.458 88.660 0 0 0 0 0 0 0 254.118 40.659

TOTAL 1.985.500 886.600 0 0 0 0 0 0 10.600 2.872.100

Las variables incluidas en este apartado son las siguientes:

10

Los ingresos mensuales los calcula el modelo fraccionando los ingresos anuales.

Los cobros mensuales son una transformacin de los ingresos mensuales en cobros, en funcin del plazo de cobro de cada producto indicado por el usuario en la fila 31.

El sotck final lo calcula el modelo partiendo del stock inicial, aadindole las compras y restndole la cantidad destinada a produccin. El stock ser siempre como mnimo la cantidad indicada por el usuario en la hoja de previsiones. Figura 5. Hoja cuadro de mando (III) del Gesfincor
B C D E F
ABRIL 8.233 7.540 0 0 0 0 0 0 15.773

O
TOTAL 136.467 321.480 0 0 0 0 0 0 457.947

61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98

STOCK FINAL AO 1 ENERO FEBR MAR Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 Producto 5 Producto 6 Producto 7 Producto 8 TOTAL 8.233 4.340 0 0 0 0 0 0 12.573 45.900 4.340 0 0 0 0 0 0 50.240 8.233 50.940 0 0 0 0 0 0 59.173

Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 Producto 5 Producto 6 Producto 7 Producto 8 TOTAL IVA

COMPRAS TOTALES ENERO FEBR MAR 86.567 120.000 44.667 44.400 43.400 90.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 130.967 163.400 134.667 20.955 26.144 21.547 PAGOS FEBR 0 0 0 0 0 0 0 0 3.000 3.000 0

ABRIL 82.333 0 0 0 0 0 0 0 82.333 13.173

TOTAL 992.233 521.800 0 0 0 0 0 0 1.514.033

ENERO Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 Producto 5 Producto 6 Producto 7 Producto 8 Deuda a.b. TOTAL IVA 0 0 0 0 0 0 0 0 4.500 4.500 0

MAR 86.567 0 0 0 0 0 0 0 2.200 88.767 13.851

ABRIL 120.000 0 0 0 0 0 0 0 0 120.000 19.200

TOTAL 827.567 304.800 0 0 0 0 0 0 9.700 1.132.367

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En el cuadro compras totales el modelo estima el total de las compras que efecta la empresa en cada perodo. Si las compras extraordinarias son suficientes, este importe coincidir con las compras totales, y si no lo son, el modelo considera por defecto que la empresa compra las materias primas necesarias para la produccin. Si las existencias iniciales son suficientes y la empresa no realiza ninguna compra extraordinaria, las compras totales sern cero.

En el cuadro de pagos el modelo estima el importe a pagar por producto en cada uno de los meses. Naturalmente, este importe se calcular partiendo de las compras mensuales, aplicndole el plazo de pago indicado por el usuario en la fila 32.

4.4. Inversiones
Esta es una hoja de entrada de datos. El usuario debe informar al modelo de todas las inversiones y desinversiones que prev efectuar durante el perodo de planificacin. Con esta informacin el modelo calcula las necesidades o excedentes de tesorera que generan estas operaciones. Estos datos los aadir el modelo a los movimientos de tesorera procedentes de la explotacin. Con todo ello el modelo podr estimar las necesidades de financiacin externa que tiene la empresa en cada perodo, o por el contrario informar de la existencia de un excedente de tesorera. La hoja est dividida por masas patrimoniales: inversiones y desinversiones de activo fijo, e inversiones en circulante, en concreto inversiones financieras. 4.4.1. Inversiones y desinversiones de activo fijo Las salidas de tesorera que tiene la empresa por el

establecimiento de la misma es el primer concepto que recoge el modelo. La celda B4, que recoge estos gastos de establecimiento, solo informa del total de estos gastos, ya que el usuario debe detallarlos en el rango 12

C72:D81, que son celdas especficamente habilitadas para ello, y ser el modelo el que trasladar a la celda C4 su valor total. Figura 6. Hoja inversiones del Gesfincor
A 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
ESCENARIO OPTIMISTA INVERSIONES EN ACTIVO FIJO GTS DE PRIMER ESTABLECIMIENTO INMOV. MATERIAL INMOV. FINANCIERO INMOV. INMATERIAL Total IVA COMPRA INMOVILIZADO TOTAL CON IVA VENTAS ACTIVO FIJO INMOV. MATERIAL INMOV. FINANCIERO INMOV. INMATERIAL Total IVA VENTA INMOVILIZADO TOTAL CON IVA INVERSION EN CIRCULANTE TIPO DE INTERS SALDO DE TESORERA: MNIMO SALDO DE TESORERA: MAXIMO 2.000 0 0 2.000 320 2.320 2.000 0 0 2.000 320 2.320 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

B
TOTAL 0 830.000 6.000 30.000 866.000 137.600 1.003.600

C
ENERO 0 410.000 0 0 410.000 65.600 475.600

D
FEBR

E
MAR

F
ABRIL

N
DIC

0 0 30.000 30.000 4.800 34.800

0 6.000 0 6.000 0 6.000

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

3,00% 5.000 20.000

3,00% 5.000 20.000

3,00% 5.000 20.000

3,00% 5.000 20.000

3,00% 5.000 20.000

Lo mismo sucede con el inmovilizado material. En el rango C13:N13 el modelo informa del total de compras de inmovilizado material previstas para cada uno de los meses. Sin embargo, el usuario debe indicar en el rango C27:N36 las inversiones previstas para cada uno de los meses, distinguiendo adems entre diferentes inmovilizados: dos tipos de elementos de transporte, tres de maquinaria, tres de edificios, terrenos y otros. Estas especificaciones son necesarias para una correcta elaboracin del balance y el clculo de la correspondiente dotacin a la amortizacin del inmovilizado material. Las inversiones en inmovilizado financiero e inmaterial deben indicarse en el rango C6:N7. Con los datos anteriores el modelo calcular, fila 10, el importe mensual de tesorera necesario para el pago de las inversiones en activo fijo. Posteriormente, el usuario debe informar de la venta prevista de activo fijo. Como sabemos, estas operaciones pueden generar plusvalas o minusvalas. Para estimarlas, el usuario debe indicar, en el rango C40:N67, del precio de venta, coste histrico y cantidad amortizada del inmovilizado que se prev vender. Con esta informacin el modelo estimar la plusvala o minusvala, informacin necesaria para la 13

elaboracin de varios estados financieros previsionales, as como el total de la tesorera que genera la venta de estos bienes, informacin que el modelo traslada a la fila 13. En las filas 14 y 15 el usuario debe indicar las ventas previstas de inmovilizado financiero e inmaterial. El modelo no recoge la posible plusvala o minusvala. No obstante, resultara muy sencillo adaptarlo y recoger los posibles beneficios o prdidas derivados de la venta de estos inmovilizados. 4.4.2. Inversiones en circulante La inversin en circulante es el siguiente elemento que se recoge en esta hoja. Los datos de estas celdas no suponen entrada ni salida de dinero, slo recogen la posibilidad que tiene la empresa de mantener su saldo de tesorera dentro de una banda de fluctuacin. El usuario debe indicar el saldo mnimo y mximo que desea tener de tesorera. Estos datos son muy importantes, ya que cuando el saldo sea inferior al mnimo se supone que se solicita un crdito extraordinario a un mes. Las condiciones de este prstamo se recogen en la hoja de financiacin. Por el contrario cuando el saldo es superior al mximo el modelo considera que la empresa realiza una inversin financiera temporal. Esta inversin se analizar mensualmente y el rendimiento de esta inversin depender del tipo de inters sealado por el usuario en la fila 21.

4.5. Previsiones
Una vez recogidas las operaciones ajenas a la explotacin que se prevn realizar, en esta hoja se deben indicar aquellas previsiones necesarias para le elaboracin del presupuesto de explotacin o su equivalente de la cuenta de prdidas y ganancias no recogidas en el cuadro de mando. Asimismo, se solicita informacin para la elaboracin del presupuesto de tesorera.

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En primer lugar el modelo solicita al usuario que le informe de las existencias mnimas de materia prima que desea tener la empresa. En concreto se trata del porcentaje mnimo sobre el consumo de materias primas que desea tener la empresa en su almacn. Esta informacin la utilizar el modelo para calcular el stock final de materias primas en cada uno de los meses. Estos datos, junto al consumo de materias primas, son necesarios para la estimacin de las compras. Posteriormente se solicita informacin de la previsin del gasto anual de las diferentes partidas de la explotacin, y el IVA correspondiente, de aquellas variables no incluidas en la hoja del cuadro de mando. El gasto anual se distribuir mensualmente en funcin de las previsiones que el usuario indicar en las filas 21 y 23 de esta misma hoja (figura 8). Figura 7. Hoja previsiones (I) del Gesfincor
B 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 C 10,00% 3.000 8.200 6.000 3.000 6.000 12.000 6.000 2.500 30.000 5.800 16% 16% 0% 16% 16% 16% 16% BIMENSUAL SEMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL

PREVISIONES ANUALES
EXIST. DE MAT. PRIMAS. SOBRE CONSUMO MENSUAL GASTOS VARIOS ALQUILERES SUMINISTROS (AGUA LUZ) PRIMAS DE SEGUROS TRANSPORTES REPARACIN Y CONSERVACIN TELEFONO PUBLICIDAD Y PROMOCIN IMPUESTOS NO ESTATALES SERVICIOS BANCARIOS VIAJES MATERIAL DE OFICINA OTROS

D IVA

E F PERIODICIDAD PAGO

16% 16%

La distincin entre los gastos y pagos, ms en concreto en su periodificacin es una de los principales aspectos por los que se diferencia el Gesfincor de otros modelos de planificacin financiera a corto plazo existentes. Muchos de los gastos corrientes de explotacin que tienen las empresas hay que asignarlos a partes iguales a cada uno de los meses, mientras que el pago no siempre se realiza mensualmente. Este modelo de planificacin financiera a corto plazo, en su empeo en acercarse a la realidad empresarial recoge esta circunstancia.

15

En esta hoja, tal y como se puede observar en la figura 7, debe indicarse la periodificacin del pago. Los pagos pueden realizarse de forma mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral y anual. Con estas opciones de pago que recoge el modelo es muy posible que se adapte a las caractersticas de pago de muchas empresas. Por ejemplo, en la fila 7 el usuario debe indicar la previsin anual de gasto en suministros y la periodificacin del pago, en concreto se pagan trimestralmente. La distribucin del gasto anual as como los ingresos por ventas se realizan posteriormente entre las filas 20 y 23. Figura 8. Hoja previsiones (II) del Gesfincor
B 19 20 21 22 23 C
ENERO

D
FEBR

E
MAR

F
ABRIL

G
MAYO

M
NOV

N
DIC

O 100% 15 100% 12

MENSUALIZACIN EXPLOTACIN
PORCENTAJE DE EXPL. MENSUAL INGRESOS Y COSTES VARIABLES PORCENTAJE DE EXPL. MENSUAL GASTOS FIJOS

6,67% 1,00 8,33% 1,00

6,67% 1,00 8,33% 1,00

6,67% 1,00 8,33% 1,00

13,33% 2,00 8,33% 1,00

20,00% 3,00 8,33% 1,00

6,67% 1,00 8,33% 1,00

6,67% 1,00 8,33% 1,00

El modelo distingue entre ingresos y gastos variables, que estn recogidos en el cuadro de mando, y gastos fijos, a los que se hace referencia en esta hoja, tal y como se puede observar en la figura anterior. La operativa es la misma en ambos casos. En el rango C21:N21, que es de color verde, debe indicarse la distribucin anual de los ingresos y gastos variables. Tomando la base numrica que desee, lo ms sencillo es el uno, el usuario debe asignar a cada mes la importancia que le corresponde en los ingresos o gastos anuales. Por ejemplo, si las ventas se distribuyen uniformemente a lo largo del ao, asignaremos un uno a cada mes. Si se considera que en abril se vende el doble que en enero y en mayo el triple, asignamos un 2 a abril y un 3 mayo. En la fila 20 el modelo calcula el porcentaje de ingresos y gastos variables que le corresponde a cada mes. Para ello basta con dividir el valor asignado en la fila 21 a cada mes entre el valor de la celda O21, que recoge la suma de todas de las unidades asignadas a los diferentes meses. Por ejemplo, segn la figura 8, para el mes de abril realizaramos la divisin +2/15, que es el total de unidades asignadas. 16

Esta

hoja

recoge

tambin

informacin

de

la

poltica

de

amortizacin seguida por la empresa y de los tipos impositivos. En estos, el modelo incluye la posibilidad de efectuar pagos fraccionados adelantados del impuesto, que los calcula en funcin del beneficio previsto. En el balance del ao base, en concreto en su activo y pasivo circulante, es posible que la empresa recoja deudas y/o derechos de cobro que deben hacerse efectivos durante el primer ao. Para realizar estas operaciones, debe indicarse el mes en el que se prev se va a cobrar o pagar. Con esta informacin el modelo ajustar sus cobros y pagos en el presupuesto de tesorera. Los datos que recoge el modelo, y que aparecen en la figura 9 son los siguientes: Los clientes, se supone, pagarn a la empresa durante el perodo de planificacin. Para recoger esta informacin el modelo destina la fila 45 de esta hoja. En ella el usuario debe informar la cantidad que va a cobrar en cada uno de los meses. Naturalmente, aquellos meses en los que no se cobre nada se dejarn en blanco. Es de suponer que se cobre en los primeros meses del ao. El dividendo a pagar a los accionistas por el beneficio del ao base, es una deuda que tiene la empresa con sus accionistas y que tiene que pagar a lo largo del ao de planificacin. Tal y como se recoge en la figura 9, el usuario debe informar del mes en el que prev que la empresa va a pagar esta deuda. La cifra hay que indicarla en unidades monetarias.

17

Figura 9. Hoja previsiones (III) del Gesfincor

B 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 C D
ENERO

E
FEBR

F
MAR

O
DIC

COBROS Y PAGOS PENDIENTES AO BASE

CLIENTES DIVIDENDOS PROVEEDORES HACIENDA PUBLICA ACREEDOR: IMP. SOC. HACIENDA PUBLICA ACREEDOR: IRPF SEGURIDAD SOCIAL ACREEDORA SUELDOS Y SALARIOS GASTOS VARIOS ALQUILERES SUMINISTROS (LUZ Y AGUA) PRIMAS DE SEGUROS TRANSPORTES REPARACIN Y CONSERVACIN TELFONO PUBLICIDAD Y PROMOCIN IMPUESTOS NO ESTATALES SERVICIOS BANCARIOS VIAJES MATERIAL OFICINA OTROS

PEND A.B.
10.600 40.000 9.700 30.500 1.350 3.200 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

6.600 40.000 4.500 1.350 3.200

4.000 3.000 2.200

P TOTAL 10.600 40.000 9.700 30.500 1.350 3.200 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Q CHEQUEO O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K O.K

La deuda que tiene la empresa con los proveedores y acreedores es otro importe que la empresa deber pagar durante el ao de planificacin. Debe indicarse el importe que se paga, para cada caso, en cada uno de los meses.

De igual forma, debe indicarse el mes en el que se espera pagar otras deudas, como se puede observar en la figura anterior, que tiene contradas la empresa y que estn pendientes de pago al comienzo del ao.

4.6. Gastos de personal

El Gesfincor dedica una hoja independiente a la estimacin de los gastos de personal por la complejidad que tiene este elemento de gasto y su correspondiente pago. Asimismo, el modelo recoge tanto la existencia de trabajadores autnomos como por cuenta ajena, lo que eleva su dificultad de planteamiento. El modelo agrupa a los trabajadores en grupos en funcin de su sueldo y nmero de hijos. Son cinco los grupos de trabajadores que considera. La adaptacin a un mayor nmero de grupos supone slo la incorporacin de nuevas filas. 4.6.1. Gastos de personal para trabajadores por cuenta ajena En primer lugar el modelo recoge informacin de los gastos de los trabajadores por cuenta ajena. La informacin que recoge es muy 18

simple. La consideracin de las pagas extras supone la mayor dificultad de esta hoja. El principal componente de los gastos de personal, el salario base mensual por trabajador debe indicarse en el rango B18:B22. Para el clculo del gasto anual total debe indicarse tambin las horas extras mensuales, el nmero de hijos y el nmero total de trabajadores por grupo. Estos datos sirven al modelo para el clculo del salario bruto total anual que tiene la empresa, as como el IRPF que le corresponde a los trabajadores. En la celda B5 deben indicarse el nmero de pagas extras que cobran los trabajadores, siendo tres el nmero mximo de pagas extras que considera el modelo. El mes en el que se cobra cada paga extra debe indicarse en el rango D6:D8. El importe bruto de la paga extra puede ser como mximo igual al de la paga mensual. Para su clculo, el usuario debe introducir en el rango C6:C8 los meses de paga extra que le corresponden. Por ejemplo, si le corresponde la totalidad de la paga habra que poner 12, si le corresponde la mitad 6, si le corresponde el equivalente a 10 meses trabajados el usuario debera indicar un 10.

19

Figura 10. Hoja gastos de personal (I) del Gesfincor

A 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
DATOS REGIMEN GENERAL N PAGAS PAGA EXTRA 1 PAGA EXTRA 2 PAGA EXTRA 3 TIPO CC TRABAJADOR TIPO CP TRABAJADOR TIPO CC EMPRESA TIPO CP EMPRESA MNIMO COTIZACIN MAXIMO COTIZACIN MES COMIENZO PAGO TRABAJADOR GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO TRABAJ. 1 TRABAJ. 2 TRABAJ. 3 TRABAJ. 4 TRABAJ. 5 2 12 12 4,70% 1,65% 23,60% 7,00% 770,00 2.813,40 1 Salario mensual 3.000,00 2.000,00 Horas extr. mensual 0 N hijos 2 N Trabaj 1 2 6 12

C
% de paga

D
Mes de pago

Retenciones de seguridad social: en el rango B9:B12 deben indicarse los datos necesarios para que el modelo estime lo que debe pagar de seguridad social la empresa.

La informacin de la celda B15 es muy importante porque el usuario debe indicar el mes que comienzan a contar los gastos de personal

Todas las partidas arriba indicadas son las mismas para toda la empresa. Naturalmente, sera muy sencillo adaptarlas para cada grupo de trabajadores. Con esta informacin el modelo calcula el salario bruto de los trabajadores, la seguridad social a cuenta del trabajador, la seguridad social a cargo de la empresa, la retencin del IRPF, el salario neto mensual y el salario neto de cada paga extra. El coste para la empresa ser el salario bruto ms el total de la seguridad social a cuenta de la empresa. 4.6.2. Gastos de personal para trabajadores por cuenta propia En esta apartado se recoge informacin de los gastos que a la empresa le suponen los trabajadores autnomos. Hay muchas

20

empresas que tienen trabajadores autnomos, y en los que la propia empresa se encarga de la gestin de sus pagos a la seguridad social. Como en el caso anterior, el principal componente de los gastos de personal, el salario base mensual por trabajador, debe indicarse en el rango B43:C47. Figura 11. Hoja gastos de personal (II) del Gesfincor
A 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41
DATOS AUTONOMOS N PAGAS PAGA EXTRA 1 PAGA EXTRA 2 PAGA EXTRA 3 TIPO COT. CON IT TIPO COT. SIN IT BASE MNIMA COT BASE MXIMA COT 2 12 12 29,80% 26,50% 770,40 2.813,40 Salario y Compl, mensual trab 5.000,00 base cotiz. Mensual Trabajador 2000 6 12

C
% de paga

D
Mes de pago

TRABAJADOR

N Trabaj 1

42 43 44 45 46 47 48

Salario anual 70.000,00

SI IT NO IT NO

COT 26,50%

GRUPO TRABAJ. 1 GRUPO TRABAJ. 2 GRUPO TRABAJ. 3 GRUPO TRABAJ. 4 GRUPO TRABAJ. 5 TOTAL ANUAL

60.000,00

70.000,00

Para el clculo del gasto anual total debe indicarse la posible existencia de pagas extra. Aunque no sea habitual en autnomos, el modelo recoge esta posibilidad.

Como en el caso de los trabajadores por cuenta ajena el usuario debe indicar el nmero de pagas extra. Tambin en este caso son tres el nmero mximo de pagas extras que considera el modelo. El mes en el que se cobra la paga extra debe indicarse en el rango D34:D36. Para el clculo del importe de la paga extra, el usuario debe introducir en el rango C34:C36 los meses de paga extra que le corresponden.

En el rango B37:B40, E43:E47 y F43:F47 deben indicarse los datos necesarios para el clculo de la seguridad social que debe pagar el trabajador. En el modelo suponemos que 21

la empresa se encarga del pago de la seguridad social y lo descuenta del salario. Una vez introducidos todos los datos necesarios para la estimacin de los gastos y pagos por el personal, tanto para los trabajadores por cuenta ajena como para los autnomos, el modelo presenta el cuadro resumen de estas partidas sobre el presupuesto de explotacin y la previsin de tesorera. Figura 12. Hoja gastos de personal (III) del Gesfincor
A 51 52 53 55 56 57 58 59 60 61
CUENTA RDOS GASTOS PERSONAL SEG SOCIAL EMPRESA CUENTA TESORERA PAGO SUELDOS Y SALARIOS DEUDA SEG. S, EMP. Y TRAB. PAGO SEG. S, EMP. Y TRAB. DEUDA RETENCION DEUDA RETENCION ACUMULADA PAGO RETENCIOS IRPF

B
ENERO 14.000,00 2.288,90 9.645,02 3.293,88 3.200,00 1.350,00 1.350,00 1.350,00

C
FEBR 14.000,00 2.288,90 9.645,02 3.293,88 3.293,88 1.350,00 2.700,00

D
MAR 14.000,00 2.288,90 9.645,02 3.293,88 3.293,88 1.350,00 4.050,00

E
ABRIL 14.000,00 2.288,90 9.645,02 3.293,88 3.293,88 1.350,00 1.350,00 4.050,00

F
MAYO 14.000,00 2.288,90 9.645,02 3.293,88 3.293,88 1.350,00 2.700,00

G
JUNIO 14.000,00 2.288,90 20.295,02 3.293,88 3.293,88 2.700,00 5.400,00

H
JULIO 14.000,00 2.288,90 9.645,02 3.293,88 3.293,88 1.350,00 1.350,00 5.400,00

Este cuadro nos informa en primer lugar de las partidas que influyen en la cuenta de resultados, esto es, el sueldo de los trabajadores y la seguridad social con cargo a la empresa. Posteriormente, informa del pago mensual a los trabajadores, el importe que se paga a la seguridad social y el importe a pagar, suponemos que trimestralmente, a Hacienda por el IRPF.

4.7. Financiacin
En esta hoja se recogen todas las operaciones de financiacin que realiza la empresa, tanto la entrada de nueva financiacin como el reembolso de deudas por la financiacin que tiene la empresa al comienzo del perodo de planificacin. 4.7.1. Nueva financiacin En este apartado deben indicarse las previsiones de nueva financiacin que tiene la empresa.

22

Una correcta planificacin financiera a corto plazo debe partir de una planificacin financiera a largo plazo2. En sta, el director financiero ya ha previsto la financiacin plurianual de la empresa en su conjunto, esto es, cmo va a financiar las necesidades de tesorera que va a tener la empresa durante todo el perodo. De igual forma, la empresa deber tener previsto donde invertir los posibles saldos positivos de tesorera. No obstante, como todos sabemos, la principal preocupacin del director financiero, aunque nosotros no podemos compartirla, es ms la bsqueda de financiacin a bajo coste manteniendo un equilibrio econmico-financiero en la empresa, que la optimizacin de la rentabilidad financiera de los excedentes de tesorera. Por tanto, suponiendo que la financiacin ya est prevista, en la presente hoja slo tenemos que indicarla. Las diferentes formas de financiacin que considera el modelo son las siguientes: La subvencin en capital es aquella financiacin concedida por las Administraciones Pblicas para el establecimiento o estructura fija de la empresa, cuando no sean reintegrables, esto es, que no hay que devolverlas. Es la que habitualmente se denomina a fondo perdido. Cuando la empresa obtiene esta subvencin se produce una entrada de tesorera y figura en el balance de la empresa. Hay que incorporarla peridicamente a la cuenta de prdidas y ganancias como un ingreso hasta que desaparece como tal del balance. Realmente la hemos transformado en recurso propio. El capital social recoge las aportaciones de los socios. Estas pueden realizarse bien en el momento de crear la sociedad o bien en cualquier momento de la vida de la empresa, en la

2 Hay un captulo dedicado a la planificacin financiera a largo plazo.

23

que los socios deciden ampliar el capital social con nuevas aportaciones de tesorera. Es cierto que hay otras formas de modificar el capital social, pero que no se recogen en el modelo, puesto que son operaciones puntuales que no aportan tesorera a la empresa, por tanto no influyen en el presupuesto de tesorera o tienen una influencia mnima. Los prstamos a largo plazo y los crditos a corto plazo son en ambos casos financiacin ajena, que supone entrada de tesorera, y que la empresa debe devolverla cuando llegue su vencimiento. En ambos casos es financiacin que hay que negociar con la entidad financiera y ser el director financiero el que decida sobre la conveniencia de ambas. Los cobros financieros son entradas de dinero por las inversiones financieras que tiene la empresa. El usuario debe indicar el mes en el que prev tener una entrada de tesorera por este concepto. Las subvenciones a la explotacin son las concedidas por las Administraciones Pblicas, empresas o particulares al objeto, por lo general, de asegurar a las empresas una rentabilidad mnima o compensar dficits de explotacin. Se excluirn las realizadas por los socios o empresas del grupo. Esto es, son entradas de dinero que obtiene la empresa por actividades relacionadas por la explotacin. Estas entradas de dinero se consideran como tales en el presupuesto de tesorera y, a su vez, como un ingreso en la cuenta de prdidas y ganancias previsional.

24

Figura 13. Hoja financiacin (I) del Gesfincor

A 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
ESCENARIO OPTIMISTA NUEVA FINANCIACIN SUBVENCIN DE CAPITAL CAPITAL SOCIAL PRESTAMOS LARGO PLAZO CREDITO CORTO PLAZO COBROS FINANCIEROS SUBVENCIN EXPLOTACIN TOTAL FINANCIACIN AOS DE PERIODIFICACION SUBVENCIN NETO EXPLOTACIN NETO AJENO EXPLOTACIN SALDO FINAL PREVIO CONDICIONES BANCARIAS Prstamo L/P LMITE PLAZO (MESES) TIPO DE INTERS CARENCIA PRINCIPAL CARENCIA TOTAL Crdito corto plazo LMITE PLAZO (MESES) TIPO DE INTERS Crdito extraordinario LMITE PLAZO (MESES) TIPO DE INTERS 1.734.288 -761.022

B
TOTAL 12.000 400.000 180.000 50.000 0 0 642.000

C
ENERO 12.000 130.000

D
FEBR

E
MAR

F
ABRIL

G
MAYO

N
DIC

50.000

142.000 5 179.837 -397.780 -211.973

50.000

0 5

179.993 13.691 198.683

156.746 -11.824 149.922

138.588 -64.682 93.907

230.025 -82.724 167.301

101.123 -20.277 100.846

ENERO 200.000 120 7% 0 0 ENERO 50.000 12 7% ENERO 50.000 12 8%

FEBR 200.000 120 7% 0 0 FEBR 50.000 12 7% FEBR 50.000 12 8%

MAR 200.000 120 7% 0 0 MAR 50.000 12 7% MAR 50.000 12 8%

ABRIL 200.000 120 7% 0 0 ABRIL 50.000 12 7% ABRIL 50.000 12 8%

MAYO 200.000 120 7% 0 0 MAYO 50.000 12 7% MAYO 50.000 12 8%

DIC 200.000 120 7% 0 0 DIC 50.000 12 7% DIC 50.000 12 8%

En la hoja de financiacin, como se puede observar en la figura 13, el usuario debe indicar en el rango C4:N9 las entradas de dinero previstas en cada modalidad de financiacin en cada uno de los meses. Asimismo, en el rango B12:N12 deben indicarse los aos en los que se va a periodificar cada subvencin de capital. En lo que se refiere a la financiacin bancaria, el usuario debe informar al modelo las caractersticas de la misma, como son, el tipo de inters nominal, el plazo en meses y el importe mximo de financiacin. La cuanta del crdito bancario no puede exceder de este mximo. El modelo supone pagos de cuotas mensuales y constantes. Sin embargo, el cambio de este supuesto resulta muy sencillo, y no habra dificultad para adaptarlo a cualquier situacin. En el prstamo a largo plazo, el modelo recoge la posibilidad de una carencia en el pago del principal y de la totalidad del prstamo. En el caso de una carencia del principal, la empresa slo paga los intereses durante ese perodo. La otra opcin que permite el modelo, la carencia 25

total del pago, supone que el usuario no paga nada durante el perodo de carencia, excepto en el ltimo mes que pagara el inters por utilizar el dinero durante todo ese perodo. La carencia total en el pago de las cuotas de un prstamo no es nada habitual. No obstante, el modelo lo recoge porque algunas entidades financieras lo ofrecen. Finalmente, para facilitar el trabajo de entrada de datos por parte del usuario, el modelo indica en las filas 14, 15 y 16, las entradas netas que genera la explotacin de la empresa, las que generan las operaciones ajenas a la explotacin y el saldo de tesorera que tiene la empresa antes de realizar operaciones de financiacin e inversin extraordinarias a corto plazo. 4.7.2. Reembolso de deudas La devolucin de deudas que prev realizar la empresa en el perodo de planificacin es el objeto de este bloque de celdas. Esta informacin es conocida por el usuario, puesto que estamos hablando del endeudamiento existente al comienzo del periodo. Y qu Director financiero no sabe cuanto tiene que pagar al banco! El modelo considera que la empresa puede tener dos prstamos a largo plazo y uno a corto plazo. El usuario ya ha indicado en la hoja de datos histricos la deuda que tiene la empresa en cada caso. Por ello, en esta hoja solo debe indicar las caractersticas de cada uno de los prstamos. El nmero de aos que le restan para finalizar de pagar el prstamo. El nmero de pagos anuales que se realizan. El modelo recoge la opcin de que el prstamo se pague de forma mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral y anual.

26

La forma de amortizacin que se utiliza. Esta ser constante si se paga siempre el mismo importe, y lineal si el importe destinado a amortizacin es siempre el mismo. Recordar que el importe pagado a la entidad financiera es la suma de lo que se paga por amortizacin y los intereses.

El mes en el que se efecta el primer pago. Si, por ejemplo, el primer pago durante el ao se realiza en el mes de febrero, debe indicarse un 2 en la celda B42 para el primer prstamo a largo plazo. Figura 14. Hoja financiacin (II) del Gesfincor
A B C
ENERO 1 250.000 10 6 9 const 6,00% 11.122 4.969 6.153 250.000 1 0 0 0 0 13 5 240.725 1 5.561 2.438 3.123 0 0 0 0 14 6 240.725 0 0 0 0 0 0 0 0 15 7 237.571 1 5.561 2.407 3.154 0 0 0 0 16 8 237.571 0 0 0 0 0 0 0 0 24 4 224.637 0 0 0 0

D
FEBR 2 250.000

E
MAR 3 250.000

F
ABRIL 4 250.000

N
DIC 12 4 243.847

36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55

DEVOLUCIN FINANCIACIN DEUDA BANCARIA LARGO PLAZO A CAPITAL VIVO NUMERO AOS PENDIENES AMORTIZ PAGOS AL AO MES DEL PRIMER PAGO PAGO TIPO DE INTERS ANUAL IMPORTE PAGADO INTERESES CUOTA DE AMORTIZACIN

CAPITAL VIVO AO 2 PAGO IMPORTE PAGADO INTERESES CUOTA DE AMORTIZACIN

2.792.807 33.367 14.156 19.211

Como podemos observar en la figura anterior, el modelo calcula tambin los pagos financieros correspondientes al ao dos. Esta informacin es necesaria para la estimacin de la deuda bancaria a corto plazo que tiene la empresa y que se recoger en el balance.

4.8. Prdidas y ganancias previsional

La cuenta de prdidas y ganancias previsional es el primer documento de salida de datos, y con ello el primer documento previsional. Su finalidad es determinar el resultado previsional por trimestre o por mes, como resultado de la diferencia entre ingresos y gastos presupuestados. 27

Para

su

elaboracin referidos a

requiere reas

el

conocimiento (Ventas,

previo

de

presupuestos

especficas

Produccin,

Compras), los cuales convergen en ste. Las funciones que cumple son las siguientes: Control de la rentabilidad del capital invertido, bien de forma global o por zonas geogrficas, productos, etc. Determinacin de la rentabilidad de proyectos de inversin en estudio. Fundamento para el presupuesto de tesorera.

La hoja de cuenta de prdidas y ganancias previsional del Gesfincor es un documento de salida de datos en el que todas las partidas estn calculadas considerando los datos introducidos en hojas previas, fundamentalmente en la del cuadro de mando y en la de previsiones. Los ingresos recogidos en el modelo pueden provenir de tres campos diferentes. Los ingresos por ventas mensuales son una periodificacin, segn la distribucin de la hoja de previsiones, de los ingresos anuales estimados en el cuadro de mando. Los otros dos conceptos de ingresos, los financieros y las subvenciones de explotacin, los capta el modelo de la hoja de financiacin en la que el usuario ha indicado los cobros financieros, que en el modelo suponemos que coinciden con los ingresos, y los ingresos por la subvencin a la explotacin. El modelo distingue entre gastos fijos y gastos variables. Los gastos variables indican el consumo de materias primas y el modelo los ha calculado previamente en el cuadro de mando con los datos que introduce el usuario en ese mismo documento. La variacin de existencias indica la diferencia entre las existencias finales e iniciales en cada perodo. El modelo lo calcula utilizando los datos del balance. No obstante, las existencias al final de cada mes estn estimadas en la hoja del cuadro de mando, que es de donde se traslada la informacin al 28

balance. La gestin de existencias es una de las polticas del circulante que tiene que decidir la empresa. En este caso, es el usuario el que informa al modelo en la hoja de previsiones las existencias mnimas que desea tener en stock. Las compras de existencias las calcula el modelo sumando al consumo de existencias la variacin de las mismas, puesto que la compra de existencias es la suma de lo que la empresa consume en cada perodo y el sobrante de existencias. Los gastos por el sueldo de los trabajadores y la seguridad social de la empresa son los dos elementos del gastos de personal que el modelo ha calculado previamente en la hoja que lleva su nombre. Figura 15. Hoja cuenta de P y G previsional del Gesfincor
A 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
INGRESOS VENTAS SUBV. EXPLOTACIN TOTAL INGRESOS COMPRAS DE EXISTENCIAS VARIACIN DE EXISTENCIAS TOTAL GTS VARIABLES SUELDO TRABAJADORES SEGURIDAD SOCIAL EMPRESA GASTOS VARIOS ALQUILERES SUMINISTROS (AGUA LUZ) PRIMAS DE SEGUROS TRANSPORTES REPARACIN Y CONSERV. TELEFONO PUBLICIDAD Y PROMOCIN IMPUESTOS NO ESTATALES SERVICIOS BANCARIOS VIAJES MATERIAL DE OFICINA OTROS DTOC. AMORT. GTOS ESTABL. DTOC. AMORT. INM. TOTAL GTS FIJOS TOTAL GASTOS B EXPLOTACIN INGRESOS FINANCIEROS GASTOS FINANCIEROS B ACTIVIDADES ORDINARIAS INGRESOS EXCEPCIONALES PLUSVALIA MINUSVALIA BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS B BRUTO ACUMUL IMPUESTOS BENEFICIO NETO B NETO ACUMUL

B
ENERO 254.118 0 254.118 130.967 5.233 125.733 14.000 2.289 0 250 683 500 0 250 500 1.000 500 208 2.500 483 0 42 9.637 32.842 158.576 95.543 0 0 95.543 200 500 0 96.243 96.243 33.685 62.558 62.558

C
FEBR 254.118 0 254.118 163.400 37.667 125.733 14.000 2.289 0 250 683 500 0 250 500 1.000 500 208 2.500 483 0 41 15.012 38.217 163.950 90.168 0 4.614 85.554 200 0 0 85.754 181.997 30.014 55.740 118.298

D
MAR 254.118 0 254.118 134.667 8.933 125.733 14.000 2.289 0 250 683 500 0 250 500 1.000 500 208 2.500 483 0 40 15.637 38.841 164.574 89.544 0 1.214 88.331 200 0 0 88.531 270.527 30.986 57.545 175.843

M
DIC 254.118 0 283.164 95.933 -29.800 125.733 14.000 2.289 0 250 683 500 0 250 500 1.000 500 208 2.500 483 0 35 17.303 40.502 166.235 116.929 29.046 5.584 111.345 200 0 0 111.545 1.174.251 39.041 72.504 763.263

N
TOTAL 3.049.420 0 3.184.530 1.514.033 5.233 1.508.800 168.000 27.467 0 3.000 8.200 6.000 0 3.000 6.000 12.000 6.000 2.500 30.000 5.800 0 457 191.682 470.105 1.978.905 2.146.905 135.110 34.274 2.112.631 2.400 500 0 1.174.251 1.174.251 410.988 763.263 763.263

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El resto de gastos fijos mensuales son una periodificacin, segn la distribucin indicada por el usuario en la hoja de previsiones, de las previsiones recogidas por el modelo en esa misma hoja. En lo que se refiere a las dotaciones a la amortizacin, en la hoja de previsiones el usuario ha indicado los porcentajes anuales, y el modelo los transforma en mensuales y los aplica al inmovilizado mensual que aparece en el balance. El beneficio de la explotacin es el diferencial entre los ingresos de la explotacin y los gastos de la explotacin, esto es, la suma de los gastos variables y fijos. Este beneficio nos indica los recursos generados por la actividad principal de la empresa, independientemente de la forma en la que la empresa est financiada. Las siguientes partidas de la cuenta de prdidas y ganancias permiten calcular el beneficio antes de impuestos. Los ingresos financieros previstos los calcula aadiendo a los que ha indicado el usuario en la hoja de previsiones los generados por la inversin de los excedentes de tesorera. Los gastos financieros los calcula partiendo de los gastos financieros por el endeudamiento existente en el ao base, a lo que se aade los gastos de la nueva financiacin. Los ingresos excepcionales recogen la periodificacin de la subvencin de capital. Finalmente, las plusvalas y minusvalas recogen los beneficios o prdidas en la venta del inmovilizado. El modelo obtiene estos datos a partir de los datos introducidos por el usuario en la hoja de inversiones en relacin a las operaciones de venta de inmovilizado. El beneficio neto que calcula el modelo indica la ganancia o prdida que obtiene el propietario de la empresa, siendo por ello un dato imprescindible en todo anlisis econmico-financiero.

4.9. Presupuesto de tesorera

El presupuesto de tesorera es el documento principal del plan financiero a corto plazo, puesto que es el que informa al director financiero de la previsin de entradas y salidas de tesorera en cada 30

perodo, as como el dinero del que va a disponer la empresa en cada perodo. Esta informacin es imprescindible para una buena gestin del circulante de la empresa. Juega un papel esencial en el dispositivo de previsin financiera, pues al converger en l todas las previsiones, constituye la sntesis de las diferentes acciones de la empresa, tanto a largo como a corto plazo. Tiene por objeto prever las condiciones de ajuste de los flujos monetarios -entradas y salidas de tesorera- producidos tanto por la actividad habitual de la empresa como por otro tipo de operaciones. El equilibrio del presupuesto de tesorera constituye, por tanto, un contraste de coherencia, no slo para la poltica financiera de la empresa, sino tambin para su poltica general. Por tanto, debe estar sujeto a control y revisin con una frecuencia al menos mensual, aunque dependiendo de las caractersticas de la empresa puede resultar necesario el control en perodos ms cortos. No es un presupuesto autnomo, sino que supone el reflejo de otros presupuestos, como son el presupuesto de explotacin, el de equipamiento y el de operaciones financieras. Su elaboracin requiere pasar de flujos econmicos (ingresos y gastos) a flujos monetarios (cobros y pagos). Para ello resulta necesario conocer los plazos de cobro a clientes y de pago a proveedores, as como las condiciones de pago de las cuotas de la Seguridad Social, los tributos, los gastos diversos, etc. Tambin la forma de pago de los nuevos activos adquiridos. Los desequilibrios previsibles entre los flujos de entradas y salidas monetarias sern cubiertos con financiacin a corto plazo, como crditos bancarios (en pliza, descuento de efectos, etc.), ampliacin de los plazos de pago a proveedores, etc. El Gesfincor, a diferencia de otros presupuestos de tesorera de otros modelos de planificacin financiera a corto plazo, distingue entre 31

las operaciones de la explotacin y las operaciones ajenas a la explotacin. El modelo parte inicialmente del saldo de tesorera que tiene la empresa al comienzo del perodo. Posteriormente estima la tesorera que se espera genere la explotacin por una parte y la ajena a la explotacin por otra. La suma de los tres saldos de tesorera dar lugar al saldo final previo de tesorera. El modelo plantea la posibilidad de que la empresa establezca un nivel mnimo de tesorera y un nivel mximo. Si el saldo es inferior al mnimo la empresa deber financiarse y si es superior al mximo podr invertir el excedente de tesorera. Recordar que en esta hoja slo se recogen entradas y salidas consideradas en hojas anteriores. En la figura 16, celda B5 se observa como en el presupuesto de tesorera parte de un saldo inicial de tesorera. El cobro por ventas es la principal entrada de dinero de la empresa. Estos cobros dependen de la poltica de cobro de la empresa. El modelo ha efectuado estos clculos en la hoja del cuadro de mando, en funcin de la informacin recogida en esa misma hoja. La subvencin a la explotacin es el otro elemento de entrada de dinero. Tambin se recoge la informacin de los movimientos de tesorera que genera el IVA. El modelo supone que la empresa liquida el IVA de forma trimestral. Una variacin de este supuesto resultara muy sencillo. Los pagos de la explotacin suponen una transformacin de los gastos de la explotacin en pagos. Estas operaciones las realiza el modelo a partir de la informacin que el modelo ha recogido en la hoja de previsiones. En esta hoja el usuario ha indicado la periodicidad de pago para cada uno de los gastos. Como podemos comprobar, si comparamos la cuenta de prdidas y ganancias previsional con el presupuesto de tesorera la distribucin de gastos y la periodicidad de pagos puede no coincidir.

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Figura 16. Hoja presupuesto de tesorera (operaciones de la explotacin) del Gesfincor

A 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
SALDO INICIAL EXPLOTACIN COBROS COBROS VENTAS IVA REPERCUTIDO VENTAS SUBV. EXPLOTACIN TOTAL PAGOS COMPRAS IVA SOPORTADO (COMPRAS) SUELDOS Y SALARIOS SEG. SOCIAL EMP. Y TRAB. RETENCION IRPF ACREEDORES AO BASE GASTOS VARIOS ALQUILERES SUMINISTROS (AGUA LUZ) PRIMAS DE SEGUROS TRANSPORTES REPARACIN Y CONSERV. TELEFONO PUBLICIDAD Y PROMOCIN IMPUESTOS NO ESTATALES SERVICIOS BANCARIOS VIAJES MATERIAL DE OFICINA OTROS IVA SOPORTADO (OTROS GASTOS) TOTAL NETO EXPLOTACIN 4.500 9.645 3.200 1.350 3.000 9.645 3.294 88.767 13.851 9.645 3.294 120.000 19.200 9.645 3.294 4.050 125.733 20.117 20.295 3.294 1.142.067 181.179 137.040 39.433 14.850

B
ENERO 5.970

C
FEBR 5.000

D
MAR 5.000

E
ABRIL 20.000

M
DIC 20.000

N
TOTAL 5.970

172.058 26.473 198.532

169.458 26.473 195.932

254.118 40.659 294.777

254.118 40.659 294.777

254.118 40.659 294.777

2.882.700 459.536 3.342.236

2.050 1.500 750 1.500 3.000 1.500 625 7.500 1.450 2.600 138.031 156.746

1.500 2.050 1.500 750 1.500 3.000 1.500 625 7.500 1.450 2.840 193.655 101.123

3.000 8.200 6.000 3.000 6.000 12.000 6.000 2.500 30.000 5.800 10.880 1.607.948 1.734.288

18.695 179.837

15.939 179.993

156.189 138.588

Una vez estimada la previsin de tesorera que va a generar la actividad principal de la empresa, el modelo calcula los movimientos de tesorera previstos para las operaciones ajenas a la explotacin. Las desinversiones y la financiacin exterior son los cobros de tesorera de las operaciones ajenas a la explotacin que vienen recogidas en el rango B39:M44. La venta de inmovilizado es el primer cobro que se recoge. No podemos olvidar que en esta hoja se recogen las entradas de tesorera y no el valor del inmovilizado vendido. Las plusvalas y minusvalas afectan a la cuenta de prdidas y ganancias pero no a este documento (salvo a travs del pago de impuestos). La financiacin que procede del exterior de la empresa junto con los cobros financieros son el resto de entradas ajenas a la explotacin que recoge el modelo. En todos los casos, el modelo indica el momento en el que la empresa tiene previsto obtener esta financiacin.

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La salida de dinero para hacer frente a las inversiones es la principal salida de las operaciones ajenas a la explotacin. El IVA de las inversiones indica los pagos por IVA netos de las operaciones ajenas a la explotacin. El resto de partidas son operaciones del circulante que no estn recogidas dentro de la explotacin: Dividendos: nos informa del momento en el que la empresa tiene previsto pagar dividendos. Esta informacin la ha introducido el usuario en la hoja de previsiones. Los pagos financieros y la amortizacin de prstamos indican la cantidad que tiene que pagar la empresa a las entidades financieras, tanto en concepto de intereses como de amortizacin de prstamos. En estas partidas estn recogidas tanto las deudas del ao base como la nueva financiacin. tesorera. El pago fraccionado por el impuesto sobre el beneficio indica la cantidad que tiene previsto pagar la empresa como anticipo al impuesto sobre el resultado del ao uno a pagar en el perodo siguiente. La empresa paga este anticipo porque as lo ha indicado el usuario en la hoja de previsiones. La liquidacin del IVA recoge el IVA a devolver a hacienda pblica. Cuando la liquidacin es negativa el modelo supone la compensacin en posteriores perodos. La diferencia entre los cobros y pagos de las operaciones ajenas de la explotacin nos indican el importe de la tesorera que generan las operaciones ajenas a la explotacin. En concreto informan al usuario de la forma en que la empresa tiene previsto financiar sus inversiones. No estn incluidos los posibles pagos financieros por la financiacin de los desequilibrios de

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Figura 17. Hoja presupuesto de tesorera (operaciones ajenas a la explotacin) del Gesfincor
A 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56
COBROS VENTA INMOVILIZADO PREST. L/P CREDITO C/P SUBV. CAPITAL INGRESOS FINANCIEROS APORTACIN SOCIOS TOTAL PAGOS INVERSIONES IVA INVERSIONES DIVIDENDO A PAGAR GTOS FINANCIEROS AMORT. PRESTAMOS PAGOS FRACC DE IS. PAGO IMPTO SDES AO ANTERIOR PAGO Liquidacin IVA TOTAL NETO AJENO EXPLOTACIN

B
2.000 130.000

N
2.000 180.000 50.000 12.000 400.000 644.000

50.000 12.000

144.000 410.000 65.280 40.000

50.000 30.000 4.800 758 751 6.000

1.025 4.799

2.998 7.291 54.392

3.240 17.036

26.500 541.780 -397.780

36.309 13.691

11.824 -11.824

64.682 -64.682

20.277 -20.277

866.000 137.280 40.000 23.164 83.402 170.484 30.500 54.192 1.405.022 -761.022

Una vez que el modelo ha calculado la tesorera que se espera genere la actividad principal de la empresa y la que generan las operaciones ajenas a la explotacin, el modelo estima lo que denomina el saldo previo, esto es, la suma del saldo inicial y la tesorera generada por la explotacin y la ajena a la explotacin. Con este dato, y en funcin de las indicaciones introducidas por el usuario en hojas precedentes, el Gesfincor invertir aquella tesorera que se site por encima del mximo indicado por el usuario y financiar la cantidad necesaria siempre que la tesorera sea inferior al mnimo indicado. En la figura 18 el saldo previo asciende a -211.973 en el mes de enero, 198.683 en el de febrero y 149.922 en el de marzo. En la hoja de inversiones, tal y como se puede observar en la figura 6, el usuario ha informado al modelo del saldo mnimo y mximo de tesorera que desea. Un saldo menor dara lugar a que la empresa tuviera que acudir a financiacin externa a corto plazo y un saldo mayor conlleva una inversin financiera temporal. Con los datos de la figura 18, y considerando un saldo mnimo deseado, figura 6, de 5.000, el modelo considera que la empresa

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necesita financiacin por 216.973 en el mes de enero. Con ello la empresa tendra un saldo positivo de 5.000. El mes de marzo tiene un saldo previo de tesorera de 149.922. De este importe 154 se destinan al pago de intereses, 24.646 al reembolso de la deuda pendiente y 105.122 se destinan a una inversin financiera temporal y 20.000 permanecen en la tesorera. En el siguiente mes el saldo previo asciende a 93.907, al que hay que aadirle el cobro de intereses, 3.154 como indica la celda E64 y la liberacin de la inversin temporal. Todo ello suma un saldo final despus del rendimiento financiero de 202.182. De este importe 20.000, como podemos observar en la celda E69, se considera saldo final del perodo e inicial del siguiente perodo y 182.182 se colocan en una inversin financiera temporal. Figura 18. Hoja presupuesto de tesorera (saldo final de tesorera) del Gesfincor
A 4 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69
SALDO FINAL PREVIO PAGOS POR INTERES CRDITO A MUY C/P REEMBOLSO CRDITO PENDIENTE COBROS FINANCIEROS RECUPERACIN INV. EXCEDENTE SALDO FINAL PREVIO INVER. EXCEDENTE INVERSION EXCEDENTE SALDO FINAL

B
ENERO -211.973

C
FEBR 198.683 1.356

D
MAR 149.922 154 24.646

M
DIC 100.846

ABRIL MAYO 93.907 167.301

216.973 216.973 192.327 24.646

3.154 5.465 105.122 182.182 5.000 5.000 5.000 5.000

29.600 986.675

125.122 202.182 354.948 1.117.121 105.122 182.182 334.948 1.097.121 20.000 20.000 20.000 20.000

Por tanto, el saldo final estar siempre comprendido entre los lmites establecidos por el usuario. El conocimiento de los movimientos previsionales de la tesorera en el prximo periodo es vital para una eficiente gestin econmico financiera de la empresa, de ah la importancia de la elaboracin de este documento.

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4.10. Balance y ratios previsionales

4.10.1. Balance previsional El balance previsional constituye una sntesis de los distintos presupuestos operacionales. Su periodicidad puede ser mensual o trimestral. Se pone especial cuidado en la previsin de las partidas cuya oscilacin a corto plazo es mayor, como son las de activo circulante y las deudas a corto plazo. Por ello, en ocasiones estos balances nicamente contemplan este tipo de elementos, as como el Fondo de Rotacin. Es un documento de salida generado automticamente por el modelo. Este estado financiero previsional informa de la evolucin mensual, a partir del ao base, de los bienes y derechos y de la financiacin de la empresa. Esta informacin permitir al usuario el anlisis mensual de la situacin econmico financiera de la empresa. La informacin de la cual parte el modelo es la introducida por el usuario en la hoja de datos histricos. Es muy importante que no se produzcan errores en la recogida de esos primeros datos. Un descuadre no puede ser nunca corregido por el modelo. La situacin de partida debe estar perfectamente cuadrada. Partiendo de la hoja de datos histricos el modelo elabora el balance mensual tomando informacin de los documentos previos. Es de destacar que en el modelo se estiman los beneficios previsionales mensuales. Los gastos de establecimiento surgen, principalmente, cuando la empresa se constituye. Por ello, pueden existir inicialmente o pueden surgir en el ao de planificacin si analizamos la creacin de una empresa3. La disminucin de esta partida se producir a travs de la

3 El gesfincor puede ser utilizado para realizar la planificacin financiera a corto plazo de una empresa de nueva creacin.

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dotacin de amortizacin correspondiente, dato que el balance toma de la cuenta de prdidas y ganancias. Figura 19. Hoja balance previsional del Gesfincor
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 A ACTIVO GASTOS DE PRIMER ESTABLECIMIENTO ELEMENTOS DE TRANSPORTE 1 ELEMENTOS DE TRANSPORTE 2 INSTALACIONES 1 INSTALACIONES 2 INSTALACIONES 3 MAQUINARIA 1 MAQUINARIA 2 MAQUINARIA 3 OTROS TERRENOS INMOV. FINANCIERO INMOV. INMATERIAL AMORTIZACIONES EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 1 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 2 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 3 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 4 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 5 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 6 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 7 EXIST. MATERIAS PRIMAS PRODUCTO 8 CLIENTES HACIENDA PUBLICA DEUDORA: IVA HACIENDA PUBLICA DEUDORA: IMP. SOC. INVERSIN FINANCIERA TEMPORAL TESORERIA TOTAL B A. BASE 2.500 250.000 0 290.000 0 0 50.600 80.000 15.000 2.000 434.440 12.000 0 -45.000 4.000 3.340 0 0 0 0 0 0 10.600 0 0 0 5.970 1.115.450 C ENERO 2.458 310.000 0 540.000 0 0 150.600 80.000 15.000 2.000 432.940 12.000 0 -54.637 8.233 4.340 0 0 0 0 0 0 106.846 45.576 0 0 5.000 1.660.356 ENERO 372.600 263.600 11.800 62.558 348.752 31.248 86.605 13.395 234.973 0 157.121 0 64.185 1.350 3.294 2.000 0 250 683 500 0 250 500 1.000 500 208 2.500 483 0 1.660.356 D FEBR 2.417 310.000 0 540.000 0 0 150.600 80.000 15.000 2.000 432.940 12.000 30.000 -69.648 45.900 4.340 0 0 0 0 0 0 205.691 35.861 0 0 5.000 1.802.101 FEBR 372.600 263.600 11.600 119.923 347.946 31.303 86.605 13.395 92.646 0 343.665 0 95.074 2.700 3.294 4.000 0 500 1.367 1.000 0 500 1.000 2.000 1.000 417 5.000 967 0 1.802.101 E MAR 2.377 310.000 0 540.000 0 0 150.600 80.000 15.000 2.000 432.940 18.000 30.000 -85.285 8.233 50.940 0 0 0 0 0 0 205.691 19.349 0 105.122 20.000 1.904.967 MAR 372.600 263.600 11.400 177.490 343.982 34.511 86.605 13.395 63.956 0 397.261 0 126.072 4.050 3.294 6.000 0 750 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1.904.967 N DIC 2.043 350.000 0 540.000 0 0 230.600 80.000 15.000 2.000 732.940 18.000 30.000 -236.682 8.233 4.340 0 0 0 0 0 0 205.691 0 170.484 1.097.121 20.000 3.269.771 DIC 772.600 263.600 9.600 772.289 368.076 45.506 78.599 13.857 8.560 0 442.733 69.810 415.848 5.400 3.294 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3.269.771

A. BASE PASIVO CAPITAL SOCIAL 372.600 RESERVAS 201.770 SUBVENCIONES 0 PERDIDAS Y GANANCIAS 61.830 ENTIDADES CRDITO LARGO PLAZO A 231.182 18.818 DEUDAS A C/P POR PREST. A LARGO PLAZO ENTIDADES CRDITO LARGO PLAZO B 86.605 DEUDAS A C/P POR PREST. A LARGO PLAZO 13.395 CREDITO A CORTO PLAZO 18.000 DIVIDENDOS 40.000 PROVEEDORES 9.700 HACIENDA PUBLICA ACREEDOR: IVA 26.500 HACIENDA PUBLICA ACREEDOR: IMP. SOC. 30.500 HACIENDA PUBLICA ACREEDOR: IRPF 1.350 3.200 SEGURIDAD SOCIAL ACREEDORA ACREEDORES: SUELDOS Y SALARIOS 0 GASTOS VARIOS 0 ALQUILERES 0 SUMINISTROS (LUZ Y AGUA) 0 PRIMAS DE SEGUROS 0 TRANSPORTES 0 REPARACIN Y CONSERVACIN 0 TELFONO 0 0 PUBLICIDAD Y PROMOCIN IMPUESTOS NO ESTATALES 0 SERVICIOS BANCARIOS 0 VIAJES 0 MATERIAL OFICINA 0 OTROS 0 TOTAL 1.115.450

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El inmovilizado material que recoge el modelo es muy variado, puesto que hay dos partidas de transporte, tres de instalaciones, otras tres de maquinaria, una de otros y una de terrenos. Puede incrementarse cuando se compra y disminuir cuando se vende, al igual que el inmovilizado financiero y el inmaterial. En la hoja de inversiones el usuario ha informado al modelo de las inversiones y desinversiones previstas. Es importante recordar que para la elaboracin de este documento el dato que se necesita es el valor de compra y venta y la cantidad amortizada del bien. El valor de compra dar lugar al incremento del activo y de igual forma, el valor de venta a una disminucin del mismo. En el caso de la venta es necesario restar tambin la amortizacin correspondiente a este bien de la partida de amortizaciones. Con ello, es el valor neto contable del bien el que se resta del activo. Aquellas ventas de inmovilizado que se realizan a un precio superior a este valor darn lugar a plusvalas y a minusvalas en caso contrario. El valor de las existencias es tomado de la hoja del cuadro de mando, que es la hoja en el que se estima el valor de las existencias finales en cada uno de los meses. Recordar que es el usuario el que establece el porcentaje mnimo de existencias que desea tener la empresa. La cifra de clientes la calcula el modelo en funcin de las ventas y de la poltica de cobro de la empresa. Como sabemos, el modelo permite tener una poltica de cobro diferente para cada producto. La deuda que tienen los clientes con la empresa al final de cada mes se calcula de la siguiente forma: Clientes finales = clientes iniciales + ventas (+ IVA) cobro a clientes (+ IVA) La partida de Hacienda Pblica deudora recoge las deudas que tiene sta con la empresa. Un IVA soportado mayor que el repercutido, un impuesto de sociedades negativo o el pago fraccionado del impuesto de sociedades son un ejemplo de la aparicin de esta partida, que no 39

significa que la empresa va a cobrar de Hacienda, sino que se producirn compensaciones en el futuro. La inversin financiera transitoria y la tesorera es una

informacin que el balance capta del presupuesto de tesorera. En la figura anterior se puede observar que la empresa ha tenido un saldo de tesorera mayor del que desea tener, por lo que se ha realizado una inversin financiera temporal. La lgica de la elaboracin del pasivo es la misma que la del activo. El modelo parte de la situacin de la empresa en el ao base y a partir de ah introduce los correspondientes ajustes. Los incrementos en el capital social son recogidos por el modelo de la hoja de financiacin, que es donde lo indica el usuario. Los movimientos en esta partida son mnimos, puesto que es poco habitual que la empresa vare su capital social. Las variaciones en las reservas tambin son mnimas. En el modelo slo se producen al comienzo del ao cuando se realiza la distribucin del beneficio del ao anterior. Las subvenciones en capital surgen en el momento en el que la empresa las recibe y disminuyen a medida que la empresa las va incorporando a beneficios. El importe de la subvencin lo obtiene el modelo de la hoja de financiacin, mientras que en la cuenta de prdidas y ganancias le informa de la periodificacin de la subvencin. Por su parte, la cuenta de prdidas y ganancias recoge el beneficio acumulado, informacin que el modelo obtiene de la ltima fila de la hoja de la cuenta de prdidas y ganancias. El endeudamiento de la empresa es el siguiente grupo de partidas que aparece en el balance. Para analizar el movimiento de estas cuentas tenemos que recordar que cuando una deuda se encuentra a ms de un ao de su vencimiento est recogida en una partida del largo plazo. Cuando esta deuda se encuentra en su ltimo ao de vida debe recolocarse en el corto plazo, que es desde donde se devuelve. Por ello, la partida de prstamo a largo plazo crece cuando la empresa se financia y va disminuyendo a medida que el pago del principal se acerca 40

al ao de vencimiento. Estas disminuciones se compensan con el aumento en la partida de deudas a corto plazo por prstamos a largo plazo, que disminuirn cuando se efecta el pago. El crdito a corto plazo aumenta cuando la empresa obtiene este tipo de financiacin y disminuye cuando se devuelve. El dividendo aumenta cuando la empresa, en la distribucin de beneficios, decide pagar dividendos y disminuye cuando se pagan. Los proveedores por su parte recogen aquellas compras que no han sido pagadas. Las tres partidas de Hacienda Pblica tienen significados diferentes. Por una parte recogen el IVA que la empresa tiene que devolver a la administracin, por lo que disminuye a medida que se paga. La deuda por el impuesto de sociedades indica la deuda acumulada por este impuesto, que se calcula en funcin del beneficio mensual. Finalmente el IRPF recoge las retenciones realizadas a los empleados pero que no han sido pagadas a Hacienda. El resto son conceptos que no se recogen habitualmente en los balances anuales (o se recogen de forma agregada), puesto que al final del ao los gastos suelen coincidir con los pagos, o porque muchas empresas contabilizan el gasto en el momento que se pagan. El Gesfincor, como sabemos, periodifica de forma diferente los gastos y los pagos, por lo que es habitual la existencia de diferencias entre ambos. 4.10.2. Ratios previsionales En esta hoja se calculan algunos de los ratios de anlisis a corto plazo ms utilizados. El modelo los calcula utilizando informacin del balance y de la cuenta de prdidas y ganancias. Hemos planteado dos grupos de ratios. En primer lugar se incluyen aquellos que analizan la solvencia a corto plazo de la empresa, centrndose en la rentabilidad econmica los otros tres ratios. Los ratios que desarrolla el modelo son los siguientes:

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Solvencia a corto plazo. Informa de la capacidad de la empresa para el pago de las deudas a corto plazo. El modelo lo calcula como el activo circulante entre el pasivo circulante

Prueba cida: Este ratio elimina el efecto de las existencias en el ratio anterior. De esta forma, se calcula como el activo circulante menos las existencias entre el pasivo circulante.

Liquidez. Estima la liquidez inmediata de la empresa y se calcula como la tesorera entre el pasivo circulante.

Rentabilidad

econmica.

Dentro

de

los

ratios

de

rentabilidad el modelo estima lo que se conoce como el ROA. Este ratio informa de la rentabilidad que genera la empresa independientemente de la forma en la que est financiada. Se calcula como el beneficio antes de intereses sobre el activo total. Al ser ratios mensuales no ha sido eliminado el efecto impositivo. No obstante resulta muy sencillo eliminar el efecto de los impuestos. Margen sobre ventas. Este ratio est calculado como el beneficio que genera la explotacin entre las ventas. Rotacin de las ventas. Informa de la rotacin de las ventas sobre el activo total. Por ello se calcula dividiendo las ventas por el activo total.

4.11. Simulaciones
Esta hoja es de gran utilidad para el director financiero, puesto que las simulaciones le permiten llevar a cabo una experimentacin artificial dentro de un modelo que representa el contexto donde se toman las decisiones en la empresa. El Gesfincor realiza las simulaciones sobre tres de las principales variables que influyen sobre los resultados de explotacin de la empresa, como son el precio de

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venta, el volumen de actividad y el coste de la materia prima. No obstante, podra ampliarse a todas las variables que desee el usuario. Asimismo, el modelo plantea tres escenarios: el escenario normal, optimista y pesimista. Estos pueden ser fcilmente ampliables. El escenario normal es aquel en el que suponemos se cumplen al 100% las previsiones consideradas en el modelo. En los otros dos escenarios, el usuario deber informar al modelo de las variaciones respecto al cumplimiento de las previsiones. En el rango E12:E14 incluiremos la correccin a las previsiones iniciales en un escenario pesimista y en el rango G12:G14 las correspondientes a un entorno optimista. Con ello, el usuario podr simular una situacin en la que no se cumplan todas las expectativas u objetivos de la empresa, entorno pesimista, y, por otra parte, un escenario en el que los resultados que se puedan obtener son mejores que las previsiones iniciales. Una vez rellenadas las celdas verdes, esto es, introducidas las previsiones pesimistas y optimistas, el usuario deber elegir en la fila 10 el escenario en el que desea trabajar. El modelo automticamente recalcular todos los resultados que se vean afectados. Figura 20 Hoja simulaciones del Gesfincor
B 7 8 9 10 11 12 PRECIO VENTA 13 VOLUMEN ACTIVIDAD 14 COSTE MASTERIA PRIMA 15 16 17 SALDO FINAL PREVIO C D E F G H

ESCENARIO OPTIMISTA Pesimista 3 110,0% 100,0% 100,0% ENERO -211.973 FEBR 198.683 95,0% 90,0% 100,0% MAR 149.922 100,0% 100,0% 100,0% ABRIL 93.907 110,0% 100,0% 100,0% MAYO 167.301 JUNIO 61.931 Normal Optimista

Para comprobar de forma inmediata el efecto de la simulacin sobre la situacin econmico financiera de la empresa, se puede observar el saldo de tesorera en el escenario simulado, que es quizs la partida que ms informa al director financiero de los efectos que las simulaciones tienen sobre la empresa.

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4.12. Prstamos
En esta hoja el modelo calcula las cuotas de los prstamos que tiene que pagar la empresa por cada nuevo endeudamiento bancario. De esta forma se realiza la previsin de gastos financieros de cada perodo, de la cantidad que deber pagar de intereses y de la devolucin de principal en cada uno de los meses del perodo de planificacin. Tambin estima mensualmente la cantidad de deuda a largo plazo que hay que transformar en corto plazo. El usuario ya ha informado al modelo, en la hoja de financiacin, de las condiciones de la nueva financiacin, en concreto ha indicado el tipo de inters, imprescindible para el clculo de la cuota, el mes en el que se obtiene y la existencia o no de carencias de pago. El modelo recoge en filas el mes de obtencin y en columnas el mes de pago, tal y como se puede observar en la figura 21. En primer lugar el modelo muestra el total de intereses a pagar previsto en cada mes, fila 5, la cantidad destinada a la amortizacin de prstamos a largo plazo, fila 6, y a corto plazo, fila 7. En la fila 9 calcula la cantidad de prstamos a largo plazo que hay que traspasar a corto plazo. Recordar que en la mayora de los casos la devolucin de los mismos se efecta de forma mensual, desde el primer mes y por el mismo importe, mientras el tipo de inters no cambie, lo que se conoce como sistema francs de amortizacin, independientemente de que se trate de un prstamo a corto o a largo plazo. Es cierto que en algunos casos existe una carencia en la devolucin del principal, e incluso en el pago de intereses. Esta opcin tambin es recogida por el modelo. En la siguiente figura desarrollamos un ejemplo de su

funcionamiento. La empresa tiene previsto solicitar en el mes de enero un prstamo a largo plazo (en esta hoja no aparece la duracin) por un importe de 130.000 y uno a corto plazo en el mes de febrero por 50.000. En la celda B14 se calcula el importe a pagar por el prstamo a largo y en la B18 se calculara la cuota del prstamo a corto plazo si se hubiera 44

solicitado en el mes de enero, pero como se ha solicitado en febrero esta operacin se efecta en la celda B27. Figura 21. Hoja prstamos del Gesfincor
B 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 C D ENERO
Intereses Amort. Pr. L/P Amort Cr. C/P Total amort Ajuste Cont L-C 0,00 0,00 0,00 0,00 9.307,78

E FEBR
758,33 751,08 0,00 751,08 805,37

F MAR
1.024,79 755,46 4.043,99 4.799,45 810,07

G ABRIL
998,47 759,87 4.065,89 4.825,76 814,80

H MAYO
972,02 764,30 4.087,92 4.852,21 819,55

ENERO
Prst. L/P Cuota 1.509,41 Crd. C/ Cuota 0,00 Capital vivo inters amortizacin Capital vivo inters amortizacin 130.000,00

1
129.248,92 758,33 751,08 0,00 0,00 0,00

2
128.493,46 753,95 755,46 0,00 0,00 0,00

3
127.733,60 749,55 759,87 0,00 0,00 0,00

4
126.969,30 745,11 764,30 0,00 0,00 0,00

0,00

FEBRERO
Prst. L/P Cuota 0,00 Crd. C/ Cuota 4.314,82 Capital vivo inters amortizacin Capital vivo inters amortizacin 0,00

1
0,00 0,00 0,00 45.956,01 270,83 4.043,99

2
0,00 0,00 0,00 41.890,12 248,93 4.065,89

3
0,00 0,00 0,00 37.802,20 226,90 4.087,92

50.000,00

En las columnas se indican los movimientos de tesorera mensuales. As, en el mes de enero se indica como se obtiene un prstamo ese mes. En la columna E, que recoge los pagos del mes de febrero, se indica en primer lugar el pago de la cuota del prstamo obtenido en enero, rango E12:E14, y el nominal del prstamo solicitado en el mes de febrero, celda E25. En la columna F, que corresponde a los movimiento del mes de marzo, se indica en primer lugar el pago de la cuota del prstamo obtenido en enero, rango F12:F14, y en el rango F25:F27 el pago de la cuota del prstamo a corto obtenido en febrero. Como podemos observar, la hoja nos indica la cantidad que se paga cada mes y la financiacin a la que hace referencia. En la hoja se efectan todos estos clculos para todas las cuotas durante los 24 primeros meses, esto es, el ao de planificacin y el siguiente. Estas ltimas operaciones son necesarias para ajustar correctamente los prstamos en el balance. 45

4.13. Impuesto
Al igual que la hoja de prstamos esta es una hoja de operaciones internas del modelo. No obstante, ofrece informacin interesante al usuario al estar en una misma hoja todos los datos del impuesto sobre el beneficio y el IVA. En lo que se refiere al impuesto sobre el beneficio, el modelo permite a la empresa realizar pagos fraccionados en funcin del beneficio que se est obteniendo. En la fila 5 de la figura 22 se puede observar la cantidad que ha pagado la empresa en cada uno de los tres primero trimestres, siempre que se haya efectuado este pago fraccionado, naturalmente. El importe de la celda F5 indica la previsin del pago por el ltimo trimestre, todava sin pagar en diciembre. En el rango C8:O15 se realizan todos los ajustes pertinentes. Los pagos fraccionados efectuados, esto es, los pagos anticipados del impuesto se recogen en la fila 8, indicndose en la siguiente fila la cantidad acumulada, dato interesante para la elaboracin del balance mensual. La celda O10 indica el pago fraccionado pendiente de pago, que es el del ltimo trimestre. En la cuenta de prdidas y ganancias previsional el modelo ha ido calculando mensualmente el hipottico impuesto sobre el beneficio. Esta informacin se ha trasladado a las filas 11 y 12 de esta hoja. La primera indica el impuesto de cada perodo y la segunda la deuda acumulada por el impuesto. Finalmente se realizan los correspondientes ajustes. En la celda O13 se calcula la diferencia entre la deuda por este impuesto, N12, y la cantidad total fraccionada, celda G6. La celda O14 indica la cantidad pendiente a pagar, que ser la suma de la deuda pendiente, celda C13, y el ltimo pago fraccionado, que est pendiente de pagar. Si la cantidad pendiente es negativa se recoger en la celda O15.

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Figura 22. Hoja impuestos del Gesfincor

B 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 PAGOS FRACCION IMPUESTO SDES Pagos a cuenta realizados P. a cuenta Acumul Pendiente fraccionado 4 T Impuesto sociedades Impto sociedades acumulado Pendiente pago IS Pendiente pago total IS a devolver IVA IVA Repercutido explotacin IVA Repercutido Inversiones IVA Soportado Inversiones IVA Soportado explotacin Diferencia IVAR-IVAS IVA Pendiente IVA pagado IVA a Devolver C TRIM1 40.466
ENERO

D TRIM2 40.907
FEBR

E F G TRIM3 TRIM4 TOTAL 43.445 48.864 173.683

MAR ABRIL MAYO

DIC

40.466 40.466 25.599 25.599 22.765 48.365

40.466 124.818 48.864

22.836 22.728 24.092 29.443 71.200 93.928 118.021 304.959 131.277 180.141 0

ENERO

FEBR

MAR

ABRIL

MAYO

DIC

36.963 320 65.600 20.955 -49.272 -49.272

36.963 36.963 36.963 0 0 0 4.800 0 0 26.144 24.147 13.173 6.019 12.816 23.789 -43.253 -30.437 -6.648 0 30.437

36.963 0 6.400 19.605 10.957 4.309

36.963 0 0 18.189 18.773 47.632

En lo que se refiere al IVA, en el modelo se supone que la liquidacin del IVA es trimestral y que la empresa no pide la devolucin del IVA cuando el soportado es mayor que el repercutido, sino que el supuesto de partida es que se compensar en el futuro. En el rango C18:N25 se recogen todas las operaciones por estos conceptos. En primer lugar se recoge el IVA repercutido y soportado en cada uno de los meses, realizndose en la siguiente fila la diferencia. Recordar que la fecha en la que se considera el IVA es el momento de la factura y no la fecha de cobro o pago. Posteriormente en la fila 23 aparece el IVA acumulado pendiente a devolver a la administracin. Naturalmente, cuando se paga a Hacienda, esto es, si el repercutido es mayor que el soportado, cantidad que se recoge en la fila 24, el contador acumulado se pone a cero. Si el IVA pendiente de liquidar es negativo se sigue acumulando.

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