GUA PRCTICA PARA GESTIONAR EMPRESAS

TEMA 3: Administracin de Escenarios

APLICACIONES DEL EXCEL

RICARDO TOLEDO QUIONES EDICIONES ESTUDIO XXI HUARAZ 22/10/2012

PRESENTACIN
Otra interesante herramienta del Excel es Administracin de Escenarios, que respondeamltipleshiptesisYsi,respectoaunconjuntodevariables. Losreportesqueseobtienensonresmenesdelplanteamientosquepermitena losquedecidenenfrentarseasituacionesposibles,adiferenciadelaopcinTabla deDatosquemximorespondeacambiosendosvariables,podraefectuarseun anlisismsampliodehasta32variables. Ellectornuevamentetieneinicialmenteunejerciciobsico,peroquesiselogra entenderloesmuytilparaafianzarsuconocimientoconotrosejercicios. SlolaconstruccininicialdelaHojadeClculoconlasfrmulasquerelacionen losdatoshaceposiblequelaherramientapuedafuncionarsinproblemas. Esperandonuevamentesuusoprcticoycrticacorrespondiente. OCTUBREDEL2012.

CASOS RESUELTOS CON LA HERRAMIENTA ADMINISTRACIN DE ESCENARIOS DEL EXCEL

LosescenariossonpartedeunaseriedecomandosdenominadosherramientasdeAnlisisY si. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Se puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo, crear y guardar diferentes grupos de valores en unahojadeclculoy,acontinuacin,pasaracualquieradeestosnuevosescenariosparaver distintosresultados.Cadaescenariopuedecontenerhasta32valoresvariables. En algunas ocasiones, toda la informacin necesaria para crear todos los escenarios se encontrarnenunahojadeclculooenunlibro,quizsealarecopilacindeinformacinde escenario de otros orgenes. Por ejemplo, supongamos crear un presupuesto para una compaamsgrande,puederecopilarescenariosdedistintosdepartamentoscomoNminas, Produccin,MarketingyLegal,yaquecadaunodeestosorgenesusainformacindiferenteal crearescenarios. DereunirestosescenariosenunahojadeclculomedianteelcomandoCombinar.Cadaorigen puede proporcionar tantos o tan pocos valores de celdas cambiantes como desee. Por ejemplo,es posible quetodos los departamentosproporcionen proyecciones degastospero quesloalgunosproporcionenproyeccionesdeingresos. Cuando rene diferentes escenarios provenientes de diversos orgenes, debe usar la misma estructuradeceldasencadaunodeloslibros.Porejemplo,Ingresosirasiempreenlacelda B2 y Gastos en la celda B3. Si se usan distintas estructuras de diversos orgenes para los escenarios,puederesultardifcilcombinarlosresultados. EJERCICIOS 1. Un problema con respuesta evidente y sencilla, que podra determinar la aparente poca utilidad de la herramientaEscenarios. Peroque sirveal igual queen lasotrasguas para poderentenderypoderutilizarsusopciones(S,ESTAVEZESSLORESTAR). Un microempresario en un ao referencial que tiene como informacin (Ao 0), obtuvo una Ganancia de S/. 5000, para el siguiente ao estima que podra irle mal (Escenario Pesimista), seguir la tendencia que ha tenido su negocio en los ltimos aos (Escenario MsProbable)oquelevayamejorqueotrosaos (EscenarioOptimista).Deseaconocer cul ser la Ganancia / Prdida para cada uno de los Escenarios previstos. Los valores asignadosacadaescenarioson: Indicador Ingresos Egresos Ganancia/Prdida AO REFERENCIAL 50000.00 45000.00 5000.00 ESCENARIOPROYECTADO Pesimista Msprobable Optimista 30000.00 60000.00 80000.00 40000.00 52000.00 64000.00

ParaentenderlalgicadelAdministradordeEscenarios,observelafigurasiguiente:

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LosIngresosyEgresossonlosDatosqueseconoceninicialmente,paraelcasoC4yC5, que al estar adjuntas son C5:C6, de no estarlas slo ingresar las celdas de manera individualseparadasporcomas,paraelejerciciopodraingresarsecomo:C4,C5.Aestas celdas las llamamos CELDAS CAMBIANTES, el requisito es que NO CONTENGAN FRMULAS. Luego de aplicar frmulas se relacionan stas celdas para obtener CELDAS DE RESULTADO, podran ser varias, para el ejemplo es una sola celda, resultado de sumar C4+C5. PararesolverelproblemaingresamosaDatos/AnlisisYsi/Administradordeescenarios .... la ventana de dilogo ser la mostrada en la figura que seguidamente se presenta, con el botn de Agregar ingresara cada escenario, podra combinar varios Escenarios ubicadosenhojasdistintas,noutilizaremosesaalternativa.

Al ingresar Agregue el nombre del Escenario (Pesimista), las CELDAS CAMBIANTES que antessedescribieron(C4:C5).

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LuegodeaceptaringresarlosvaloresmonetariosparaelEscenariodelmodosiguiente:

Un click a Agregar y de manera similar ingrese los dos escenarios siguientes, al final tendrlosiguiente:

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UnclickaResumenenlaventanaquesemuestrasesolicitalaCELDADERESULTADO,tal comoantessedescribicorrespondeaC6,deservariosresultadosaobtenerseparelas celdasporcomasodeestarjuntasindiqueelbloque:

Siloaceptaobtendrlosresultadosquesemuestranseguidamente,podrapreguntarse porqunoesigualencuantoalosnombresdescriptivosdelasceldasIngresos,egresosy Ganancia/Prdida,lacausaesqueantesdegenerarelreporteubicndoseenlacelda delosS/.50000sefuealmendeFrmulas/Asignarnombreyprcticamenteelmismo Excelseencargadecaptareltextoquefiguraensuladoizquierdo,prubeloycomplete tambinlosnombresqueserequieranparaunreportemsdescriptivodelasituacin. Los nombres se graban en el Excel no abuse de esta opcin que puede generarle problemas al momento de copiar celdas o mover hojas a otros libros. Una opcin es escribirlosportecladodirectamenteenelResumendeescenario.

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ComoresultadoseestablecequededarseelEntornoPesimista,seperderaS/.10000, en un Entorno Ms Probable se ganar S/. 8 000 y en el mejor de los casos, OptimistamenteseganarS/.16000. 2. ConelplanteamientosimilaralEjercicio1,peroestavezenlosescenariosproyectadosse presentalavariacindelosIngresosoEgresos,as10.00%indicaquelosingresosdelao referencialdisminuirnen10.00%. Indicador Ingresos Egresos Ganancia/Prdida AO REFERENCIAL 80000.00 64000.00 16000.00 ESCENARIOPROYECTADO Pesimista Msprobable Optimista 10.00% 20.00% 35.00% 20.00% 15.00% 20.00%

Note que el ao referencial con los escenarios estn expresados en unidades distintas (enSolesyen%),parapoderrelacionarlosunaformaesintegraraunaceldaqueindique que el ao referencia es el 100% y los escenarios son 100% %Escenario, lo que se expresaenunanuevatabla:

Paramayorreferencia,lasfrmulasutilizadasenlasegundatablason:(Notael100%se muestraslocomounvalorde1)

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UtilizandoelAdministradordeescenarios,elresultadoes:

3. UnaAgenciadeViajesduranteunacampaapromocionadaporlaAsociacindeAgencias alacualpertenece,consideraquelacantidaddeturistasalosquelesvendaunpaquete tursticopuedeser200(DemandaBaja),500(DemandaMedia)u800(DemandaAlta). El precio promedio de cada paquete es de S/. 50.00; sus costos fijos totales los ha estimado en S/. 500 por alquiler de cada vehculo (se pagarn tenga genere o no el servicio),tambinparacubrirotrosgastosdecarcterfijoserequierenS/.5000;porcada pasajerotieneuncostovariableunitariodeS/.15.00. Elabor inicialmente sus datos considerando la venta de 400 paquetes tursticos. Desea conocerbajolostresescenarios: a) Cuntosvehculos concapacidadpromedio de 32pasajeros debealquilarde manera anticipada(laofertadevehculosnohaceposibleconseguirlosiniciadalatemporada). b) Acuntoascendernsusingresostotales? c) Cuntosernsuscostosfijosporalquilerdevehculos? d) Cuntosignificarnsuscostosvariablestotales? e) CulserlaGananciaoPrdidapronosticada? f) Culsersupuntodeequilibrio? Se elabora un Cuadro relacionando todas las variables y resultados, el nmero de vehculossehallaapartirdelafuncin=REDONDEAR.MAS(),demanerareferencial: Concepto Valorunitario 32 50.00 500.00 5000.00 15.00 Montos 400 13 20000.00 6500.00 5000.00 6000.00 2500.00

NTuristas Vehculos(CapacidadyCantidad) Ingresos CostosFijos(AlquilerVehculos) OtrosCostosFijos CostosVariables Ganancia/Prdida

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LosresultadosporEscenariosson:

Lo que se pide como resultados est expresado en la Tabla, respecto a la Ganancia / Prdida,silademandafuerabaja,seobtendrunaprdidadeS/.1500,sisedierauna demandamediaganarS/.4500ysilademandaseralta,ganarS/.10500. 4. Para un Proyecto para los prximos 5 aos, una consultora efecta el pronstico de su Flujo de Caja, utiliza criterios muy simples para sus proyecciones, tomando en consideracin: TasadeDescuento CrecimientoIngresos Egresos(%Ingresos) 12% 20% 70%

SepuedecomprobarlaaplicacindelosndicesanterioresapartirdelAo2en: FlujodeCajaProyectado(MilesdeNuevosSoles/Enero20XX Ao 0 1 2 3 4 5

Ingreso 424.63 509.56 611.47 733.76 880.51 Egresos (200.00) 297.24 356.69 428.03 513.63 616.36 Beneficios (200.00) 127.39 152.87 183.44 220.13 264.15 Los indicadores de Evaluacin del Proyecto a partir del Flujo anterior: Valor Actual Neto (VAN),laTasaInternadeRetorno(TIR)ylaRelacinBeneficio/Costo(VANIngresos/VAN Egresos)son: VAN TIR B/C 455.96 73.66% 1.26

LamismaconsultoraposteriormentealaProyeccinefectuada,decidequedebeutilizarse elcriteriodeEscenarios,luegodelanlisisdesusposiblesvaloresconcluyeenlosiguiente:

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VariacindelosDatosBase(ESCENARIOS) Ms Probable 12.00% 15.00% 90.00%

Pesimista TasadeDescuento CrecimientoIngresos Egresos(%Ingresos) 12.00% 10.00% 92.00%

Optimista 12.00% 20.00% 70.00%

SesolicitahallarlosIndicadoresdeevaluacin(VAN,TIRyB/C)segnEscenario. Debeefectuarsecorrectamentelasfrmulasquerelacionanlosdatos,paralocualtome enconsideracinlosiguiente: VAN:Utilicelafuncin=VNA(Tasa,ValoresFlujoAo1al5)+FlujoAo0. TIR:Utilicelafuncin:=TIR(ValoresFlujoAo0al5) B/C: Utilice la frmula: =VAN de Ingresos / VAN de Egresos, IMPORTANTE, para el denominadoralserelvalordelao 0negativo,parapodersumarloutiliceelsigno menos.

EnelEscenarioPesimistaesmejorlaalternativarepresentadaporlaTasadeDescuento, en el Ms Probable ambas alternativas son indiferentes y en el Optimista es mejor el Proyectoquesevieneevaluando. BIBLIOGRAFA Toledo Quiones, Ricardo (2011). Evaluacin de Estados Financieros. Huaraz, Per, Serie EstudioXXI,FATUNASAM. ToledoQuiones,Ricardo(2012).AnlisisEconmicoFinancierodeProyectos.Huaraz,Per, SerieEstudioXXI,FATUNASAM,SegundaEdicin. ***********

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