UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE NICARAGUA

UNAN.
FACULTAD REGIONAL MULTIDISCIPLINARIA DE CARAZO

FAREM Carazo.

ORGANIZACIN Y SITEMAS CONTABLES.

Lic. Antonio Garca

INTEGRANTES

Dora Mara Sandino Salinas. Milagro Celeste Lpez Tenorio

CONTABILIDAD PBLICA Y FINANZAS

Turno Nocturno, Seccin A-2

Jinotepe, Carazo

INTRODUCCION

INTRODUCCION

El sistema de contabilidad en una empresa debe basarse en la experiencia y practica de empresas similares. Puede decirse que no hay sistema de contabilidades exactamente iguales, ya que difieren en cuanto a las caractersticas del giro principal del negocio o empresas, es decir a lo que esta se dedica, pero hay que destacar que poco son los problemas o deficiencia en un sistema de contabilidad que no se haya podido superar ya que con los conocimientos adquiridos y con la experiencia en la prctica podemos resolver dichos problemas. Todo sistema de contabilidad debe basarse en un estudio y anlisis profundo de la empresa en cuestin, uno de los puntos ms importantes que debemos de tomar en cuenta es la naturaleza de la misma, tipos de transacciones, poltica, sistema organizacional entre otros puntos que nos darn la pauta para llegar al fondo del problema o situacin que se est presentando en dicha entidad. Un sistema contable que cumpla con el control interno, principios de contabilidad generalmente aceptados y normas internacionales de informacin financiera se vuelven indispensable para una empresa, ya que sus estados financieros estarn expresados razonablemente. En un sistema contable debe comprenderse por lo menos: catlogos de cuentas con sus cdigos almismo tiempo su manual instructivo, formatos para llevar rdenes y registrar de manera adecuada todas las transacciones, procedimientos detallados que se deben seguir en todas las fases importantes tales como; ventas, compras, cobros y pagos, manual de funciones, instructivos de compras de bienes y servicios entre otros, controles internos y sus manuales instructivos y en la empresa La Espiga no llevan a cabo la implementacin de un sistema contable, por ello la presente investigacin ser el montaje del sistema contable en dicha entidad en las cuales se elaborara controles internos, es decir, todo lo relacionado al sistema contable; catlogos de cuenta, instructivos de caja (caja chica), manual de funciones, formatos para efectuar registro de transacciones (comprobantes de diarios de pagos, solicitudes de emisin de cheques, chequeras etc.), libros ( diario, mayor, banco, registro de accionista, actas, etc.). Una vez realizado todo esto se proceder a dar recomendaciones y tratar de superar las debilidades ya que no existe un sistema contable en la empresa.

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION

ANTECEDENTES

La empresa La Espiga se constituy en diciembre del 2011, nace de una idea familiar, cuenta con un capital propio de $9,000.00 dlares, se dedica a la compra y venta de productos tales como harina y abarrotes. Los registros se llevan de manera informal, se presentan muchas debilidades ya que no poseen un sistema contable.

JUSTIFICACION

Toda entidad pblica o privada debe estar consciente de la importancia que tienen los sistemas contables en la planificacin y desarrollo de funciones. Mediante el presente estudio pretendemos que La Espiga adopte un sistema de contabilidad que le permita procesar de manera adecuada y razonable la informacin financiera es decir que cumpla con principios de contabilidad generalmente aceptados y normas internacionales de informacin financiera. El sistema contable se implementara para saber los costos exactos de los productos, saber la rentabilidad que esta teniendo el negocio, ver las ganancias brutas y comenzar a comercializar con cifras exactas, mejor organizacin en la empresa desde darle a quien le corresponda su funciones correspondientes, y trabajar con controles internos que ayuden a la mejor administracin del negocio.

MISION Y VISION DE LA EMPRESA

VISION DE LA EMPRESA.

Ser una empresa lder en el mercado de la distribucin de harinas y abarrotes con un crecimiento a largo plazo para extendernos a lo largo del departamento de Carazo.

MISION DE LA EMPRESA

Lograr abastecer la necesidad de la ciudadana caracea gestionando y asegurando la calidad de los productos ofertados para lograr as la satisfaccin del cliente.

OBJETIVOS GENERALES. ESPECIFICOS.

OBJETIVOS GENERALES

Estructurar un sistema contable para la empresa la espiga que permita un control y registro adecuado de las transacciones el cual sea sencillo y gil para que asegure mayor eficiencia en la ejecucin de sus actividades comerciales modernizando y mejorando su nivel de competitividad en la calidad de sus productos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Disear un catlogo de cuentas con su respectivo instructivo. Elaborar modelos de formatos que se utiliza para el registro de las transacciones. Disear un manual de funciones para estructurar cargos con sus respectivas tareas y responsabilidades. Elaborar el control interno con su respectivo instructivo. Resguardar los activos basndose en la custodia de estos. Asegurar registros contables correctos y exactos en cuanto a la recepcin y procesamiento. Diversificar y ampliar la gama de los productos. Promover el cumplimiento de las polticas de la empresa.

PROBLEMA DE LA INVESTIGACION. La ausencia de la implementacin de un sistema contable con lleva a una perdida financiera, as mismo afecta la toma de decisiones, la competitividad, rotacin de ventas, y a la falta de aplicacin de estrategias de precios, productos, mercado, promocin y distribucin.

FORMULACIN DEL PROBLEMA Pregunta general: En que influye el no implementar un sistema contable en un negocio?

SISTEMATIZACION ESPECFICA La ausencia de un sistema de informacin incide en el proceso de toma de decisiones en el negocio? Afecta en un negocio la competencia? De que modo afecta la rotacin de las ventas si no hay un sistema contable en el negocio? Cuales son los resultados de las estrategias de mercado, precio, producto, promocin y distribucin si no se a implementado un sistema contable?

OBJETIVO DE LA EMPRESA. Ser una empresa lder en el mercado Apertura de nuevas sucursales en el departamento y al nivel nacional.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANICA

PROPIETARIO YADER SANTIAGO MOJICA

ADMINISTRADOR YADER SANTIAGO MOJICA

VENTAS YAMIR ACUA LUNA

CAJA ISAMARA ARRIATA LOPEZ

SEGURIDAD TOMAS AGUADO.

1) 2) 3) 4)

ATENCION AL CLIENTE DESPACHO DEL PRODUCTO BODEGA MANEJO DE PEDIDO

1) 2) 3) 4)

ARQUEO DIARIO DE CAJA PAGOS A PROVEEDORES RECIBOS OFICIALES DE CAJA ENTERA ENTRADAS Y SALIDAS DE CAJA

1) VELAR POR LA SEGURIDAD DEL NEGOCIO 2) RESPONSABLE DEL RESGUARDO DEL INMUEBLE.

FLUJO GRAMA

Proceso De Venta
INICIO

Entrega y recepcin del producto

Calculo de precios del producto.

Clasificacin y exhibicin del producto.

Fin.

reAtencin
personalizada al cliente

Recepcin y registro de venta y dinero

Facturacin si el cliente lo desea

Entrega del producto

Acta Constitutiva. Sociedad en comandita simple.

En la ciudad de Carazo, etc. Ante mi Leonel Arguello, abogado y notario publico, vecino de Managua y testigo de mi conocimiento que dominare, etc. A quienes doy fe de conocer y de que tienen la capacidad civil necesaria y dicen: que por la presente escritura constituyen una sociedad en comandita simple sujeta a las clausulas que a continuacin se expresa: PRIMERA La sociedad se dedicara ala venta y compra al por mayor y al detalle de todo clase de abarrotes, y utensilios para panadera y repostera. SEGUNDA- La razn social de la compaa ser la de LA ESPIGA y CIA LTDA, en Comandita. TERCERA el capital social ser el de diez mil dlares, que aporta el seor____________________________________ quien ser el socio gestor; y el seor_____________________________________ que nada aporta, ser el socio comanditario, y este corresponde directamente la administracin del negocio al que se dedicara exclusivamente, con todas las facultades de un apoderado general y las especiales siguientes: confesar en escritos y absolver posiciones, lo mismo que de pedirlas en sentido asertivo, comprometer en arbitro o arbitrador; novar, transigir, desistir y aceptar desistimientos, recibir cantidades de dinero especies, recusar; girar letras, libranzas pagares y dems documentos de esta clase y sustituir el poder en todo o en parte, revocar sustituciones, nombrar nuevos sustitutos y asumir el poder cuando lo creyere conveniente, aun cuando al sustituir no se hubiere reservado especialmente esta facultad; pero se fija, que como el socio seor___________________________________, queda autorizado para usar de la firma social, toda clase de obligaciones que suscribiere, debern llevar para su validez, la firma del socio gestor. CUARTA- el plazo de la sociedad ser el de dos aos a contar de esta fecha, pudiendo prorrogase indefinitivamente por acuerdo de los otorgantes; pero podr extinguirse y liquidarse, por voluntad de cualquiera de los socios, manifestar por rescrito ante el seor juez civil de este Distrito, a fin de que se notifique judicialmente al otro socio, por lo menos con diez das antes de la expiracin de cualquiera de los plazos establecidos. Tambin podr proceder a la extincin y liquidacin por el simple consentimiento de ambos socios, en cualquier tiempo o por el hecho de que las perdidas del negocio, llegaren al vencimiento por ciento del valor de la suma aportada por el seor_________. QUINTA- al fin de cada ao o en la fecha acostumbrada por los comerciantes, se proceder al inventario para fijar los balances, a efecto a distribuir entre ambos socios, las ganancias que se hubieren obtenido. SEXTA- la contabilidad del negocio se llevara por partida

doble, por medio de un contador designado por el gestor y socio comanditario, no podr enterarse del estado de la sociedad, sino al vencimiento de cada semestre. SEPTIMA- en el caso de muerte de cualquiera de los socios, la sociedad continuara con los herederos del fallecido. OCTAVA- toda desavenencia que llegare a ocurrir entre los socios ser redimida en la forma que establece el articulo 330 y cuarto del cdigo del comercio vigente, debindose proceder a nombramiento de los arbitradores, dentro de diez das de ocurrida tal desavenencia. As se expresaron los otorgantes a quienes explique el objeto que tienen las clausulas generales que aseguran la validez de este instrumento, el de las especiales que contienen, las renuncias implcitas y explicitas que hacen, la obligacin de inscribir este contrato y la de dar los avisos al publico. Le toda esta escritura y a los mismos comparecientes, en presencia de los testigos tale s y cuales (generales) manifestaron su conformidad y firman.

CATALOGO DE CUENTA

CATALOGO DE CUENTAS

10000 Activo 10100 Activo circulante 10101. Caja 10102. Fondo fijo de caja 10103. Bancos 10104. Inversiones 10105. Clientes 10106. Deudores diversos 10107. Inventarios (de mercancas) .01 Vainilla blanca .02 Vainilla oscura .03 Mantequilla .04 Canela .05 Naranja .06 Chocolate .07 Confitura .08 Canela en polvo .09 Mantequilla lavada .010 Arroz .011 Dulce .012 Cartones .013 Empaque de pastel .014 Empaque de 3 leche .015 Sartenes de panadera .016 Punideria .017 Huevos .018 Moldes .019 Baker hojaldre .020 Bandejas celestes .021 Nutripan .022 Premezela

.023 Sarten para pizza .024 Harina estrella de oro .025 Harina rendidora .026 Harina bollo fino .027 Harina can .028 Fleisman .029 Nevada .030 Mauripan .031 Royal .032 Azcar .033 Leche condensada .034 Max pan .035 Margarina .036 Baker clsica .037 Numar .038 Cremy .039 Jalea de guayaba .040 Jalea de pia .041 Manteca corona .042 Manteca Clover 08. Inventario (de materias primas) 09. Almacn 10. IVA acreditable 11. Documentos por cobrar 12. Anticipos a proveedores 13. Mercancas en trnsito 11. Inversiones Temporales 12. Anticipos a Proveedores 13. Otras cuentas por cobrar

10200 Activo fijo 10201 Terrenos 10202. Edificios

10203. Depreciacin acumulada de edificios 10204. Maquinaria y equipo 10205. Depreciacin acumulada de maquinaria y equipo 10206. Equipo de transporte (o equipo de reparto) 10207. Depreciacin acumulada de equipo de transporte 10208. Mobiliario y equipo de oficina 10209. Depreciacin acumulada de mobiliario y equipo de oficina 10210. Equipo electrnico de cmputo 10211. Depreciacin acumulada de equipo electrnico de cmputo 10300 Activo diferido 10301. Gastos de instalacin 10302. Amortizacin acumulada de gastos de instalacin 10303. Gastos de organizacin 10304. Amortizacin acumulada de gastos de organizacin 10305. Rentas pagadas por anticipado 10306. Primas de seguros pagadas por anticipado 10307. Papelera y tiles de escritorio 10308. Propaganda y publicidad 10309. Intereses pagados por anticipado

20100 Pasivo circulante 20101. Proveedores 20102. Impuestos por pagar 20103. Crditos Bancarios 20104. Sueldos por pagar 20105. Documentos por pagar (a corto plazo) 20106. Acreedores diversos 20107. IVA trasladado 20108. Cuentas por pagar 20109. Acreedores hipotecarios 20110. Documentos por pagar (a largo plazo)

20111. Sueldos por pagar 20112. Retenciones laborales por pagar

30100 Capital social fijo 30101. Inversionistas nacionales 30102. Inversionistas extranjeros 30103 Reserva legal 30104 Resultado del ejercicio 30105 Supervit por revaluacin

FORMATOS PRINCIPALES PARA REGISTROS DE LAS OPERACIONES

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE. JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B COMPROBANTE DE DIARIO Fecha: Numero: CONCEPTO:

cta.

Sub cuentas

Subsubcuenta

Descripcin de la cuenta

parcial

debe

haber

Sumas iguales: Observacin: ________________________________________________________ ______________________________________________________ _______________________________________________________

_______________ Elaborado:

_______________ revisado:

_______________ autorizado:

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE. JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B SOLICITUD DE CHEQUE No._________ CHEQUE No.___________ CANTIDAD c$.___________ PAGUESE A:__________________________________________________ LA SUMA DE:_________________________________________________ EN CONCEPTO DE:______________________________________________ FECHA:____________________________________________________ ________________ Firmas libradoras CUENTA No:__________________________________________________ BANCO:______________________________________________________ EN CONCEPTO DE :

COMPROBANTE DE PAGO No. _______________ RECIB CONFORME: ________________ PARA USO DE CONTABILIDAD CUENTA No. SUB CUENTA DETALLE DEBE HABER

TOTALES: _______________ SOLICITADO POR: _______________ REVISADO POR:

C$

C$

_______________ AUTORIZADO POR:

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B SOLICITUD DE EMISIN DE CHEQUE

POR ESTE MEDIO SOLICITO LA EMISION DE CHEQUE A NOMBRE DE:_________________________________________________________ ____________________________________________________________ POR LA CANTIDAD DE: __________________________________________ ____________________________________________________________ EN CONCEPTO DE:__________________________________________________________ ____________________________________________________________ FECHA DE SOLICITUD:___________________________________________ ____________________________________________________________

_______________________________ SOLICITADO POR:

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B RECIBO OFICIAL DE CAJA

No.________________

RECIBI DE: ______________________________ POR c$ :________________ POR CUENTA DE:________________________________________________ LA CANTIDAD DE:________________________________________________ EN CONCEPTO DE:_______________________________________________ _____________________________________________________________ FORMA DE PAGO: EFECTIVO: CHEQUE No.:_______ BANCO:_____________ CUENTA No._______

_______________________ ENTREGUE CONFORME

________________________ RECIBI CPONFORME:

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B FACTURA No._____________

Crdito

contado

CLIENTE:________________________________________________________________ DIRECCIN:______________________________________________________________ FECHA:__________________________________________________________________

CANTIDAD

DESCRIPCION

PRECIO UNITARIO

P. TOTAL

SUB TOTAL DESCUENTOS ________________ RECIBI CONFORME ________________ ENTREGUE CONFORME REBAJAS TOTAL$:

Fpls/imprenta Lasalle RUC. 0423105840002B IMP/012/05/01/2011/OT.1438-1111/2011-20000(2)-77.501-97.500

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B COMPROBANTE DE EGRESO No.:_____________ Fecha: ___________ PGUESE A: _______________________________________________ _______________________________________________ LA CANTIDAD DE: _______________________________________________ _______________________________________________ CONCEPTO DE PAGO:

CODIGO

DESCRIPCION

DEBE

HABER

TOTALES:

_______________

_______________

_______________

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B VALE

POR c$:_____________

No._____________________ FECHA: __________________

RECIB DE: ______________________________________ _______________________________________________

EN CONCEPTO: ___________________________________ _______________________________________________

_______________ ELABORADO POR:

_______________ REVISADO POR:

_______________ AUTORIZADO POR:

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B ORDEN DE COMPRA

No.______________

POR ESTE MEDIO LE SOLICITAMOS LA VENTA DE LOS SIG PRODUCTOS:__________________ ________________________________________________________________________ FECHA:__________________________________________________________________ PROVEEDOR:______________________________________________________________ DIRECCION:_______________________________________________________________ TELEFONO:_______________________________________________________________

CANTIDAD

DESCRIPCION

PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

________________ RECIBI CONFORME

________________ ENTREGUE CONFORME

SUB. TOTAL I.V.A. 15 % OTROS TOTAL c$

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B NOTA DE DEBITO No._______________ SEORES: ___________________________ FECHA: ___________ DIRECCION: ___________________________________________ HEMOS DEBITADO A SU CUENTA LA SUMA DE: _________________ ____________________________________________________ CODIGO EN CONCEPTO IMPORTE c$

_______________ ELABORADO POR:

_______________ REVISADO POR:

_______________ AUTORIZADO POR:

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B NOTA DE CREDITO No._______________ SEORES: ___________________________ FECHA: ___________ DIRECCION: ___________________________________________

SPASE HEMOS ACREDITADO A SU CUENTA LA SUMA DE: ____________________________________________________ ____________________________________________________

CODIGO

EN CONCEPTO

IMPORTE c$

_______________ ELABORADO POR:

_______________ REVISADO POR:

_______________ AUTORIZADO POR:

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B ORDEN DE PAGO No.:_____________ Fecha: ___________ CUENTA No.: ________________________ PGUESE A FAVOR DE: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ POR LA CANTIDAD DE: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ EN CONCEPTO DE: ____________________________________________________ ____________________________________________________ ______________________ SOLICITADO POR ____________________ AUTORIZADO POR

CODIGO DE CUENTA

PARA USO DE CONTABILIDAD NOMBRE DE LA CUENTA

BEDE

HABER

_____________________ ELABORADO POR:

___________________ REVISADO POR:

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B

PAGARE

DEBO Y PAGARE INCONDICIONALMENTE A LA ORDEN DEL SR__________________________________ EN ESTE LUGAR O EN CUALQUIER OTRO QUE ME SEA REQUERIDO DE PAGO EL DIA ________________ DE ________________, LA CANTIDAD DE ____________________________( ), VALOR RECIBIDO A MIENTERA SATIFACCION , EN ________________, EN EL ENTENDIDO QUE DE NO PAGAR EN LA FECHA DE SU VENCIMIENTO, LA CANTIDAD ADEUDADA CAUSARA UN INTERES MORATORIO A RAZON DEL _________%, PAGADERO JUNTAMENTE CON EL PRINCIPAL. NOMBRE DEL DEUDOR_______________________________________ DOMOCILIO_______________________________________________ TEL__________________ LUGAR Y FECHA DE LA EXPEDICION_______________________________ __________________________________________________________ ________________ FIRMA

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B CONSTANCIA DE RETENCION

NOMBRE DEL RETENIDO__________________ RUC________________________ CANTIDAD RETENIDA C$______________________________________________ EN CONCEPTO DE ___________________________________________________ _________________________________________________________________ VALOR DE LA COMPRA SIN INCLUIR I.V.A C$________________________________ _________________________________________________________________ FECHA:_________________ _____________________ FIRMA AUTORIZADA ___________________ RECIBI CONFORME

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B NOTA DE PEDIDO AL ALMACEN Nm: _______ FECHA: ________

CARGUESE A LA CUENTA NMERO: ___________________________ SIRVANSE PROPORCIONAR AL PORTADOR LO SIGUIENTE.

CANTIDAD

ARTICULOS

PRECIO UNIT

IMPORTE C$

________________ AUTORIZADO

_________________ DESPACHADO

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B TARJETA AUXILIAR DE ALMACEN

CUENTA No: _________________________

CODIGO: ______________________

ARTICULO: _________________________________________________________

FECHA CONCEPTO

UNIDADES COSTO ENTRD SALE EXIST UNIT

COSTO PROMD POND.

DEBE

VALORES HABER SALDO

_______________ ELABORADO

_______________ AUTORIZADO

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B

RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

No. _____________ Por este medio hacemos constar que de conformidad al decreto No. 31-90 del 25 de julio del 90 y de acuerdo Ministerial No. 18-93 del 22 de septiembre del 93. Fecha: _____________ Nombre del retenido_______________________________________________________ RUC del retenido_________________________________________________________ Valor de la compra________________________________________________________ Factura No____________ Cheque No______________ Tasa retenida_______________

________________ Firma de la retenedoraFirma del retenido

_________________

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B TARJETAS AUXILIARES CUNETAS POR COBRAR

CUENTA: _______________________

CODIGO: ______________________

CLIENTE: _________________________________________________________

FECHA

DESCRIPCION DEBE

MOVIMIENTOS HABER SALDO

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B

TARJETAS AUXILIARES CUNETAS POR PAGAR

CUENTA: _________________________ _______________________

CODIGO:

PROVEEDOR: ________________________________________________________

FECHA

DESCRIPCION DEBE

MOVIMIENTOS HABER SALDO

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B

TERJETA AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS

NOMB DEL ACTIVO_______________ SUB CUENT No __________________ VALOR DEL ACTIVO_______________ MESES COSTO DEL ACTIVO

CUENTA No_______________________ VIDA UTIL________________________ METODO DE DEP__________________ DEPRECIACION VALOR EN LIBROS ACUMULADA

DEPRECIACION MENSUAL

LA ESPIGA DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE JINOTEPE - CARAZO. No. TELEFONO: RUC. No. 0423105840002B ARQUEO DE CAJA No._____________ CANTIDAD (Monedas) DENOMINACION VALOR TOTAL

TOTAL MONEDAS c$_____________ (Billetes) CANTIDAD DENOMINACION VALOR TOTAL

TOTAL BILLETES c$_____________ TOTAL EFECTIVO ENCONTRADO C$ _______________ (+) REEMBOLSO EN TRAMITE c$ (+) COMPRA DE CAJA CHICA PAGADO (+) VALES PROVISIONALES (+) VIATICOS DE TRANSPORTE (+) VIATICOS DE ALIMENTACION (=) MONTO TOTAL ENCONTRADO (-) MONTO DE APERTURA (=) DIFERENCIA __________________ REVISADO ____________________ AUTORIZADO

FECHA: _____________ RESPONSABLE DE CAJA CHICA: _______________

Instructivo de formatos de Control Interno

COMPROBANTE DE DIARIO (INGRESOS)

Concepto: Documento escrito que justifica una transaccin. Comprueba la ejecucin de servicios o la compra de bienes. Utilidad: Sintetizar en comprobantes de Diario las operaciones financieras de la Entidad. Importancia: Por medio de ellos se organizan, las operaciones para ser registradas de manera ordenada en la Contabilidad. Tipo de documento: Primario

COMPROBANTE DE PAGO

Concepto: Documento escrito que justifica los pagos de las Entidades. Utilidad: Para teipeo de los cheques, pagados a los proveedores y clientes. Importancia: Sirve de soporten la Contabilidad y registros de los sistemas donde se procesa la informacin. Tipo de documento: Primario

COMPROBANTE DE PAGO (SOPORTE)

Concepto: Documento que da la notificacin oficial de la cancelacin. Utilidad: Que el comprobante de pago que de mas bien soportado en cuento en los gastos. Importancia: Esta dada en la formalidad al realizar los desembolsos por cualquier gasto. Tipo de documento: Secundario

CONSTANCIA DE RETENCIN DE IR

Conceptos: Es un documento mediante el cual se registran los pagos de los clientes o de los proveedores. Utilidad: Sirve para saber cuento se le va a declarar ante el fisco bajo este concepto Importancia: Es importante para revisin de auxiliares. Tipo de documento: Secundario

NOTA DE CREDITO

Concepto: Sirve para hacer la reversin de los montos mal aplicados. Utilidad: Para realizar ajustes en las operaciones. Importancia: Es un documento bsico para depurar las cuentas Tipo de documento: Secundario

NOTA DE DEBITO

Concepto: Sirve para hacer la reversin de los montos mal aplicados. Utilidad: Para realizar ajustes en las operaciones. Importancia: Es un documento bsico para depurar las cuentas Tipo de documento: Secundario

PAGARE A LA ORDEN

Concepto: Es un documento mediante el cual formalizan compromisos o recuperacin de pagos Utilidad: Es til para la ejecucin o recuperacin de crditos o carteras morosas.

Importancia: Es importante como soporte en la legalizacin de deudas. Tipo de documento: Primario

RECIBO OFICIAL DE CAJA

Concepto: Escrito firmando que se declara haber recibido efectivo. Utilidad: Controlar todos los ingresos que recibe la Entidad, sea cual sea su origen. Importancia: Radica en controlar los pagos de cada uno de los cliente, para que el departamento de contabilidad se encar5gue de contabilizar a cada uno de los abonos de los clientes. Tipo de documento: Primario

RECIBO OFICIAL DE CAJA CHICA

Concepto: Documento donde se registran los gastos menores. Utilidad: Sirve para controlar los gastos menores. Importancia: Soporte de cada pago menor, correspondiente a cualquier rea, este documento debe ir debidamente autorizado Tipo de documento: Primario y pre numerado

TARJETA DE COBRO

Concepto: Tarjeta donde se registran los abonos de manera consecutivas a como los dan los clientes Objetivo: Conocer el orden de los abonos. Funcin: Sirve de auxiliar al momento de cotejar los abonos de los clientes. NOTA: Este documento es de dos caras. Tipo de documento: Secundario.

TARJETA KARDEX

Objetivo: Controlar las existencias y Costos de los producto en bodega de manera individua. Funcin: Cotejar con el rea de Contabilidad tanto las existencias como los Costos. Importancia: llevar un control contable de las existencias en el almacn Tipo de documento: Secundario

COMPROBANTE DE DIARIO

Concepto: Documento escrito que justifica una transaccin comprueba la ejecucin de servicios o de la compra de bienes. Utilidad: Sintetizar en comprobantes de diario las operaciones financieras de la Entidad. Importancia: Por Medio de ellos se realizan las operaciones para ser registradas de manera ordenada en la contabilidad. Tipo de documento: Primario

VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA

Concepto: Es un documento temporal por que no puede permanecer mucho tiempo en caja chica Utilidad: Entregas de efectivos a terceros queden siempre soportadas. Importancia: queda de soporte mientras se hace un registro formal correspondiente Tipo de documento: Secundario

REQUIZAS DE ENTRADAS

Concepto: Es el documento mediante el cual se registran las entradas de productos Utilidad: Control exhaustivo por productos al almacn de tal manera que se puedan registrar sus costos a mayor de talle

Importancia: Es un documento que auxilia al departamento de contabilidad como soporte de control interno Tipo de documento: Secundario

REQUIZAS DE SALIDAS

Concepto: Es el documento mediante el cual se registran las entradas de productos Utilidad: Control exhaustivo por productos al almacn de tal manera que se puedan registrar sus costos a mayor de talle Importancia: Es un documento que auxilia al departamento de contabilidad como soporte de control interno Tipo de documento: Secundario

NOTA DE DEVOLUCION

Concepto: Es un documento en el que se registran la devolucin de los productos daados Utilidad: Nos permite llevar un control y registro de los materiales devueltos Importancia: Es un documento importante por que nos permite que los productos los descarguemos con su precio de costo. Tipo de documento: Secundario

FORMATOS DE HORAS EXTRAS

Concepto: Control de tallado de las personas que laboran fuera de su horario de trabajo Utilidad: Para determina r cuantitativamente los costos de las horas extras. Importancia: Sirve de detalle al pago cargado a cada departamento Tipo de documento: Primario

FACTURAS DE VENTAS

Uso del formato. Se emplea para recibir pagos por concepto de ventas de parte de los clientes Quien lo elabora. Direccin de Administracin y lo complementan el cliente con sus datos personales y la Caja con los datos del pago. Periodicidad. Cuando se efectu una venta.

Llenado del formato: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Se especifica si es una venta al crdito o al contado Fecha Nombre del cliente Direccin del cliente Telfono del cliente Nombre del vendedor Fecha de envo Forma de envo No. De pedido Condiciones Cantidad de artculos vendidos Descripcin del articulo Precio por unidad Cantidades totales Se coloca el monto por descuento Monto por fletes Monto del IVA correspondiente Firma de la persona que lo elabora Firma de la persona que lo recibe Firma de la persona que lo autoriza

Distribucin. Original , cliente Copia a caja o admn. Todo ingreso a caja, sin excepcin, lo deber recibir nicamente el cajero general, quien despus de verificar su cuanta dar por cancelada la factura de contado o emitir recibo oficial de caja por la cancelacin o abono a crditos de clientes; pre numerado, por el valor recibido en nmeros y letras, a nombre del que abona, fecha de recepcin, justificando el ingreso, tal como la Facturas de crdito de los clientes por Compras realizadas etc., en original y dos copias. El original del recibo oficial de caja debidamente sellado y firmado por el cajero, ser entregado al abonante, la primera copia se remitir al rea de contabilidad, al finalizar el da, junto a la(s) minuta(s) de depsito correspondiente, la segunda copia se adjuntar a los expedientes de clientes en caso de abonos a crditos.

RECIBO OFICIAL DE CAJA Uso del formato Se emplea como comprobante de los ingresos obtenidos. Quien lo elabora Secretara Administrativa de la Unidad, rea de Ingresos (Cajero). Periodicidad Cada vez que se perciba un ingreso.

Llenado del formato. 1) fecha de emisin 2) nombre de la persona que efecta el deposito 3) monto del depsito en letras 4) monto del depsito en nmeros 5) concepto del deposito 6) referencia: 7) numero de factura 8) total de monto depositado 9) numero de recibo 10) firma del cajero Distribucin del formato. 1. Original: Quien efecta el pago. 1 copia: Quien efecta el pago. 2 copia: rea de Ingresos.

Los recibos oficiales sern expedidos nicamente por la Direccin Financiera. 2. La solicitud para la expedicin de comprobantes oficiales deber elaborarse de acuerdo a lo dispuesto por la Direccin Financiera, a saber: a) Registrar debidamente el formato de solicitud de recibo oficial de ingreso. b) En caso de que se requiera el comprobante oficial para la liberacin de recursos por parte del solicitante, se deber complementar el formato en el recuadro de responsiva. c) Slo podr ser responsable de comprobar los recibos oficiales trabajadores universitarios activos.

NOTA DE DEBITO Uso del formato. Se utiliza para efectuar un cargo a la cuenta de clientes Quien lo elabora. Secretara Administrativa, rea de Ingresos Llenado del formato. 1. fecha de emisin 2. nombre del cliente 3. concepto del hecho 4. referencia 5. No. De factura 6. Total del monto 7. No. De nota de Debito 8. Firma de la persona que lo elabora 9. Firma de la persona que lo revisa 10. Firma de la persona que lo autoriza Distribucin del formato. Original a caja o a admn. Copia al cliente

La nota de debito soporta el hecho de cualquier compra al crdito efectuada por el cliente, los datos deben de presentarse correctamente al momento de llenar el formato. El responsable encargado de emitir la nota de debito debe verificar el correcto llenado del formato, con el monto correspondiente y los datos correctos por parte del cliente, para evitar anomalas en el orden contable.

NOTA DE CREDITO Uso del formato. Se utiliza para efectuar un crdito a la cuenta de clientes Quien lo elabora. Secretara Administrativa, rea de Ingresos Llenado del formato 1. fecha de emisin 2. nombre del cliente 3. concepto del hecho 4. referencia 5. No. De factura 6. Total del monto 7. No. De nota de crdito 8. Firma de la persona que lo elabora 9. Firma de la persona que lo revisa 10. Firma de la persona que lo autoriza Distribucin del formato. Original a caja o admn. Copia al cliente

La nota de crdito soporta el hecho de cualquier abono efectuado por el cliente, los datos deben de presentarse correctamente al momento de llenar el formato. El responsable encargado de emitir la nota crdito debe verificar el correcto llenado del formato, con el monto correspondiente y los datos correctos por parte del cliente, para evitar anomalas en el orden contable.

VALES PROVICIONALES Uso del formato. Es un documento provisional que representa un monto determinado, por el cual se efecta una rendicin de cuentas en caja chica se dan en caso de urgencia y necesidad de la empresa (gastos menores) Quien lo elabora. Secretara Administrativa, rea de Ingresos Llenado del formato. 1. 2. 3. 4. Fecha de emisin Nombre de la persona que recibe el reembolso Se escribe la cantidad a pagar Concepto de el reembolso

Distribucin: Original al que realiza la gestin Copia, a caja o admn.

Los vales provisionales debern ser cancelados a ms tardar dos (2) das despus de haber sido recibidos, por cualquier motivo que sea. El encargado de caja chica no podr emitir reembolsos fondos, concedidos anteriormente, con vales que contengan manchones, borrones, correcciones o enmendaduras .Los gastos efectuados por personal de Sucursales o Agencias sern autorizados por los Directores y/o Coordinadores y los gastos de Directores y/o Coordinadores sern autorizados por la Direccin Ejecutiva. En caso de ausencia, podrn ser autorizados por los responsables de las diferentes reas. De igual forma se proceder con vales provisionales de gastos o (comprobante provisional de gastos)

COMPROBANTE DE PAGO Uso del formato. Se emplea para recibir pagos por concepto de ventas efectuadas Quien lo elabora. Direccin de Administracin y lo complementan el cliente con sus datos personales, y la Caja con los datos del pago. Periodicidad. Cuando se efecte una venta Llenado del formato. 1. Fecha 2. No. De ck 3. Nombre de la persona a la que se emite el ck 4. Cantidad del monto 5. Concepto de pago 6. Numero de cuanta de catalogo 7. Nombre de la cuenta 8. Parcial 9. Cargo por el monto 10. Abono por el monto 11. Firma del contador general 12. Firma del gerente financiero 13. Firma del gerente general Distribucin del formato. Original: caja o admn. 1 copia: cliente

Todo comprobante debe tener tres firmas. a) del solicitante, b) del encargado de caja chica y c), la firma que autoriza el gasto. Para cumplir este requisito las facturas deben llevar impreso el SELLO CANCELADO, con las firmas antes descritas y facultadas. En caso de anularse un comprobante de pago , el Encargado de la Caja General le pondr un sello de "ANULADO", tanto al original como a las copias y remitir el juego completo, al final del da, a contabilidad, para su archivo y control de la secuencia numrica, en conjunto con los dems recibos oficiales de caja.

El responsable de emitir el comprobante de pago debe asegurarse de comprobar que el formato contenga los datos correspondientes para evitar anomalas

COMPROBANTE DE DIARIO

Uso del formato. Se emplea para el control de las operaciones realizadas por la entidad Quien lo elabora. Direccin de Administracin y lo complementa el responsable con los datos de las transacciones realizadas Periodicidad. Cuando se efecte una venta Llenado del formato. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. fecha No. De comprobante Descripcin de la operacin realizada Parcial, monto de la subcuenta Cargo con el monto Crdito con el monto Firma del responsable Firma del autorizador

Distribucin del formato. Original: Contabilidad El comprobante de diario debe de ser llenado con orden cronolgico segn las actividades comerciales realizadas en el da, la persona encargada de llenar el formato debe de registrar de forma clara y precisa el monto real, con el fin de que este concuerde con los documentos soportes adjuntados al comprobante. En caso de que faltara algn dato o documento se deber reportar la falta al superior, donde se deber revisar cada uno de los documentos archivados e identificar el faltante.

NOMINA DE PAGO Uso del formato. Se emplea para calcular los montos de salarios, incentivos y deducciones de los empleados segn los cargos que desempeen en la empresa. Quien lo elabora. Contador Periodicidad. Mensual o quincenal (segn la poltica de la empresa) Llenado del formato. 1. Cdigo de catalogo 2. Apellidos 3. nombres 4. Salario bsico 5. Salario por da 6. No. De horas 7. Horas extras 8. Subsidios 9. Otros 10. Total de devengado 11. INSS 12. IR 13. otras deducciones 14. total deducciones 15. neto a recibir 16. firma del empleado La nomina de pagos controla todos los salarios de los trabajadores de la empresa. El contador deber conocer la asistencia del empleado, fecha de contratacin. Con la elaboracin de la nomina queda en evidencia mediante la firma del trabajador que recibi su salario. Al momento del pago, el trabajador debe identificarse, revisar si el ck est de acuerdo con el valor en la nomina, al recibir el pago debe firmar.

REQUISA DE ENTRADA Objetivo. Consiste en controlar las entradas de bodega a fin de poder clasificar u costear adecuadamente su contabilizacin Frecuencia. Variable Distribucin. Original: contabilidad donde se costearan la requisicin u anotara las entradas de materiales en unidades y costos del material en las respectivas tarjetas auxiliares Instructivo. 1. Se anotara la fecha en que se solicita el material de bodega. 2. Se anotara el nombre del responsable de bodega. 3. Se anotara la oficina , seccin o gerencia en que se utilizara el material 4. Se anotara la cantidad de materiales a recibirse 5. Se anotara el cdigo de control de los materiales 6. Se anotara el nombre especifico del material 7. Se anotara el costo unitario del material 8. Se anotara el costo total del material 9. Se anotara la firma del encargado de la oficina que los utilizara 10. Se anotara la firma de la persona que recibe el material 11. Se anotara la firma de la persona que apruebe la solicitud Con la requisa de entrada, el bodeguero tiene la responsabilidad de registrar correctamente las entradas de productos o materiales, y realizar un conteo fsico para verificar si la cantidad esta correcta, clasificarlos y ordenarlos de acuerdo al tipo de poltica que tenga la empresa. Con esto , queda en evidencia la cantidad de productos o materiales que ingresaron a bodega,. En caso de prdida, el superior deber repetir el conteo fsico para verificar el problema, revisar los registros de bodega y los documentos soportes de ingreso, con el fin de calcular el monto de la prdida y al responsable de sta.

REQUISA DE SALIDA Objetivo. Consiste en controlar las salidas de bodega a fin de poder clasificar u costear adecuadamente su contabilizacin. Frecuencia. Variable Distribucin. Original: contabilidad donde se costearan la requisicin u anotara las salidas de materiales en unidades y costos del material en las respectivas tarjetas auxiliares. Instructivo. 1. Se anotara la fecha en que se solicita el material de bodega 2. se anotara el nombre del responsable de bodega 3. se anotara la oficina , seccin o gerencia en que se utilizara el material 4. se anotara la cantidad de materiales a utilizarse 5. se anotara el cdigo de control de los materiales 6. se anotara el nombre especifico del material 7. se anotara el costo unitario del material 8. se anotara el costo total del material 9. se anotara la firma del encargado de la oficina que los utilizara 10. se anotara la firma de la persona que recibe el material 11. se anotara la firma de la persona que apruebe la solicitud Con la requisa de salida, el bodeguero tiene la responsabilidad de registrar correctamente las salida de productos o materiales ye informar al superior las existencias que quedaron en bodega, Con esto, queda en evidencia la cantidad de productos o materiales que salen de bodega.

Llenado de los formatos Constancia de Retencin en la fuente. 1. Nombre del Retenido: Persona natural o jurdica a quien se le anotara dicha retencin. 2. Concepto: Descripcin del por que se le anota la retencin. 3. Fecha: Da, mes y ao en que se realiza la retencin. 4. Valor neto en C$: Cantidad por la que se le emite en Crdobas. 5. Valor IVA en C$: Impuesto por el valor agregado en Crdobas. 6. Valor Total en C$: Total de la suma del neto, mas el IVA En Crdobas. 7. Porcentaje Retenido: Porcentaje a cobrrsele. 8. Efectivo: Si el retenido se presenta y paga en Efectivo. 9. Cheque #: Si el retenido se presenta con Cheque. 10. Recibido: Firma de la Persona que recibe en su poder este pago. 11. Contabilidad: Firma del Encargado (a) del rea de Contabilidad. Nota de Crdito. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Numero de Factura. Sr. (es) Persona a la que se le otorga el crdito. Referencia: Concepto de lo que se le otorga en prstamo a la persona. Parcial: Descripcin del prstamo (Dinero, Vehculo, Mueble, etc). Total: Cantidad en dinero. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este crdito.

Nota de Debito: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Numero de Factura. Sr. (es) Persona a la que se le otorga este debito. Referencia: Concepto de lo que se le otorga a la persona. Parcial: Descripcin del tipo de debito (Dinero, Vehculo, Mueble, etc). Total: Cantidad en dinero. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este debito.

Pagare a la Orden: 1. Pagare por: Cantidad a cobrar. 2. Vencimiento: Fecha de vencimiento de este pagare. 3. Persona quien se compromete con la institucin. 4. Edad del solicitante. 5. Institucin a la cual adeudara y deber pagar. 6. Lugar de residencia del adeudado. 7. Estipulacin del contrato. 8. Cuota de pago. 9. Fin de los meses de pago. 10. Inters mensual.

11. Inters en caso de mora. 12. Fecha de elaboracin del Pagar. 13. Firma del solicitante. 14. Firma del Acreedor o quien emite el pagar. Recibo Oficial de Caja. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Numero de Factura. Fecha de emisin del recibo. Recibimos de: Persona o institucin del cual se recibe el dinero. La suma de: Cantidad de dinero recibido descrita en letras. En concepto de: Detalle del por que del dinero. Recib Conforme: Firma aceptando estar conforme con el dinero recibido. Entregue Conforme: Firma del cajero.

Recibo Oficial de Caja Chica. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Numero de Factura. Fecha de emisin del recibo. Recibimos de: Persona o institucin de la cual se recibe el dinero. La suma de: Cantidad de dinero recibido descrita en letras. En concepto de: Detalle del por que del dinero. Autorizado por: Persona que autoriza la salida de dinero. Recib Conforme: Firma aceptando estar conforme con el dinero recibido. Entregue Conforme: Firma del cajero.

Comprobante de diario. 1. Fecha de realizacin de las operaciones diarias. 2. Numero del comprobante de diario. 3. Cdigo de las Cuentas. 4. Concepto y cuenta. 5. Parcial: Monto o cantidad. 6. Debe: Cargo de los ingresos. 7. Haber: Abono de alguna cuenta. 8. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento. 9. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento. 10. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este documento. Anexos a los Estados Financieros. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Fecha de realizacin de este documento. Descripcin detallada. Parcial: Cantidad o desembolso. Debe: Cargo a las cuentas. Haber: Abono de las cuentas. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este documento.

Vale Provisional de Caja. 1. Fecha de realizacin de este documento. 2. Permiso otorgado por la Entidad o empresa sobre mercadera, dinero, algn bien con fin de pago. 3. Dinero por el cual se emite el Vale (en algunos casos mercadera, algn bien) 4. Concepto o descripcin por la cual se otorga este vale. 5. Firma de la persona a quien se le otorga este documento o vale. Requisas de Salidas. 1. Fecha de realizacin de este documento. 2. Miembro por quien se transfiere este documento. 3. Entidad o institucin donante de algn Activo. 4. Referencia del Articulo o bien a donar. 5. Unidad de medida en la que se otorgara la donacin. 6. Cantidad de la donacin a entregar. 7. Observacin, o instrucciones del buen uso de la donacin. Por ejemplo(Frgil) 8. Firma de la persona que entrega. 9. Firma de la persona encargada de autorizar la donacin. 10. Firma de la persona que recibe la donacin. Nota de Devolucin. 1. Fecha de emisin de este documento. 2. Cliente o proveedor. 3. Numero de la factura. 4. Cdigo del activo. 5. Descripcin del Activo. 6. Cantidad a devolver. 7. Precio o valor de cada Activo a devolver. 8. Total en dinero. 9. Descuento. (si lo hay) 10. Impuestos (si los hay) 11. Firma de quien devuelve el Activo.

CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO.

Constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiablidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros sean confiables. No se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras reflejadas en los estados financieros, sino tambin evaluar el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables. Est orientado a prevenir o detectar irregularidades.

CONTROL INTERNOADMINISTRATIVO.
Son mtodos, medidas y procedimientos que tiene que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

CONTROL INTERNO CONTABLE.

Son mtodos, medidas y procedimientos que tiene que ver principalmente con la proteccin de los activos y la confiabilidad delos datos de contabilidad. Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos: Activos: ejemplo de; caja general, caja chica, bancos, clientes, cuentas por cobrar etc. Ingresos: ejemplo de; ventas etc.

CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO.

Organizacin: de tal manera que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa. Autorizacin y registro operacional: de manera que sea de la atribucin del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control de las operaciones sobre los activos, pasivos, ingresos, gastos y capital mediante su registro. Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres personas para evitar un fraude.

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA CADA CUENTA.

CONTROL INTERNO EFECTIVO EN CAJA GENERAL. La persona encargada de la recepcin del dinero ser independiente a la de registro contable y del responsable del fondo fijo. La custodia del fondo debe estar amparada por plizas de seguro o fianzas. Por cada ingreso se debe emitir el correspondiente recibo de caja pre numerado, soportado en lo posible con los documentos que generaron el ingreso. Es obligacin del cajero indicar en los recibos oficiales de caja el concepto que recibe el dinero, si es en efectivo, en dlares y/o en crdobas y/o nmeros de cheques y el nombre del banco que dio el giro, estos cheques debe estar endosados mediante sello que indique para deposito nicamente en la cuenta bancaria del negocio. Todo recibo oficial de caja que sea anulado debe de llevar el sello de anulado tanto el original como las copias, remitindolas el juego completo a contabilidad en el correspondiente orden. Los ingresos deben depositarse ntegramente al banco a ms tardar al da siguiente de su recepcin, se establece una hora de corte en caja para preparar el depsito del da. El efectivo y valores pendientes de depsito deben guardarse en la caja fuerte de la empresa. Se realizaran arqueos peridicos y sorpresivos al fondo los cuales sern realizados por personal asignado dejando evidencia de la actividad. Es frecuente que existan faltantes o sobrantes en caja al realizar el arqueo, en este caso se proceder si fuera sobrante si abonaran a otros ingresos y en caso de ser faltante se solicitara la aclaracin respectiva de no haberse subsanan estas diferencias al cierre del ejercicio, se cargara a cuentas por cobrar del custodia de fondo. Se llevara un libro auxiliar de caja general, donde se anotaran las fechas, nm. de recibos, concepto y monto por el cual se recibi el ingreso. Diariamente se elaborara informe de caja y banco por triplicado, entregndose el original a la gerencia, primera copia a contabilidad, y segunda copia para el archivo consecutivo de caja. CONTROL INTERNO DEL FONDO FIJO CAJA CHICA. Se asignara un fondo fijo adecuado, y estipulado por el gerente general y/o propietario del negocio. La persona encargada del fondo fijo ser independiente del registro contable y la recepcin del efectivo del negocio. La custodia del fondo debe de estar amparada por plizas de seguro y/o fianzas. Todo pago debe ser respaldarse con un comprobante de caja chica pre numerado, registrando en el los montos en nmeros y letras as como tambin el concepto del pago y fecha del mismo, obteniendo identificacin del beneficiario.

 El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados por el funcionario competente. Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben formar parte del fondo fijo y tendr una validez de setenta y dos horas avils a la fecha de su entrega. Peridicamente el cajero debe de rendir cuneta preparando un listado de los comprobantes pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes se revisaran por funcionarios asignados para esta labor. Los comprobantes se inutilizaran con un sello fechador pagado y se archivaran. Se realizaran arqueos peridicos y sorpresivos al fondo, los cuales sern realizados por personal asignado, dejando evidencia de la actividad. Es frecuente que exista faltantes o sobrantes en caja al realizar el arqueo en este caso se proceder si fuere sobrantes se abonara a otros ingresos y en caso de ser faltante se solicitara la aclaracin respectiva, de no haberse subsanan estas diferencias al cierre del ejercicio, se cargara a cuentas por cobra del custodia a fondo. CONTROL INTERNO EN BANCO. La apertura de las cuentas corrientes en el Banco y autorizacin de firmas liberadoras de cheque deben de ser autorizadas. Todo trmite de cheque debe hacerse mediante solicitud de emisin de cheque debidamente autorizada, deben de estar respaldado por comprobante original como: facturas, recibos y otros documentos comprobatorios del egreso, deben cancelarse y/o invalidarse con un sello indicando fecha y nmero de cheque. Las facturas se comparan con una copia de la orden de compra y de la solicitud de compra para asegurar que la empresa est pagando solo por la mercadera que solicito. Debe cuidarse la secuencia numrica de los cheques tanto en su libramiento como en su registro y archivo, los cheques anulados deben ser sellados de anulados, remitiendo los originales a contabilidad para archivarlos en el legajo de egreso en orden numrico. No se debe firmar cheques en blancos ni al portador, ni cheques pos datado. Los fondos en moneda extranjera deben evaluarse al tipo de cambio vigente a la fecha de los estados financieros. Mensualmente se realizaran conciliaciones bancarias a los fondos de la cuenta de la empresa con el objetivo de comparar de los registros de las operaciones del banco existentes en los libros con los movimientos registrados por el banco los cuales son mostrados en los estados de cuentas mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros del negocio. Estos se realizan ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuentas de los bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones: 1. Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiaros de los mismos 2. Depsitos de ltima hora que el negocio realizo y que el banco no registro por haber cerrado.

3. 4. 5. 6. 7.

Errores numricos u omisiones en los libros del negocio. Cheques ajenos que el banco carga por equivocacin. Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa Cargos que el banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos, etc... Abonos hechos al negocio por el banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o en cualquier otro concepto. 8. Errores u omisiones por parte de los bancos. CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO se deben realizar compras de mercadera revisando el inventario para que no haya inexistencia del mismo. Se llevara un listado aparte de las mercaderas existentes, presentadas a precio de costo. Mensualmente se actualizara inventario de mercanca existente. Hacer conteos fsicos peridicamente. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que eviten robos. Realizar entrega de mercancas nicamente cuando estas estn autorizadas. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. El personal del almacn no pueden tener acceso a los registros contables, ni a los sub mayores de control de inventarios. Debe existir un control eficaz de los tiles y herramientas en uso y estos verificarse sistemticamente; elaborndose en caso de detectarse faltantes o sobrantes, de estos bienes los expedientes correspondientes contabilizndose correctamente y aplicndose la responsabilidad material. Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales, se elaboraran los expedientes correspondientes y se contabilizaran inmediatamente, tramitndose y aprobndose dentro de los trminos establecidos. El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o perdidas aplicrseles dichas responsabilidad. El almacn debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres. Cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.

CONTROL INTERNO DE LAS INVERSIONES. Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente o el banco. El registro debe estar al da cotejado peridicamente con los certificados de acciones. Llevar cuenta y razn de los ingresos provenientes de este concepto.

 Las transacciones de valores deben ser autorizadas por el propietario. Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorizacin de cuando menos dos funcionarios. CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. El total de las cuentas individuales debe ser conciliado peridicamente con la cuenta control en el mayor general. La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un empleado. Los estados de cuenta deben ser enviados con regularidad a todos los deudores. Se debe contar con la aprobacin especficas de funcionarios para: 1. Otorgar descuentos especiales. 2. Pagar saldos acreedores. Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independientes de: 1. Todas las funciones de efectivo. 2. Verificacin de facturas y notas de crdito. 3. Pases y/o actualizaciones a las cuentas de control. 4. Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos. CONTROL INTERNO DE DOUMENTOS POR COBRAR. Estos Documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos, o darlos de baja. Estos documentos deben ser registrados detalladamente. Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta del mayor general. Registrar el descuento de documento. Realizar peridicamente los pagos vencidos. El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin de funciones, de manera que los diferentes departamentos son o individuos son responsables por: 1. Control de los pedidos de los clientes. 2. La aprobacin del crdito. 3. La entrega de mercanca. 4. La funcin de facturacin. 5. La verificacin de la factura. 6. El manejo de las cuentas de control. 7. La aprobacin de las devoluciones y rebajas en ventas. 8. La autorizacin de castigos en cuentas incobrables. CONTROL INTERNO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO. Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales. Controles fsicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad. Asignacin de nmeros de identificacin a cada activo de planta.

 Conteo peridico de los activos fijos y su conciliacin con el departamento de contabilidad. Verificar si los equipos de reciente adquisicin sustituyen activos existentes. Asignar al encargado de cada rea el activo con que cuenta. Verificar peridicamente la depreciacin de los equipos. Analizar los ingresos provenientes de la eliminacin de activos e ingresos para detectar recibos de ventas de activos.

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR Y DOCUMENTOS POR PAGAR. Deben segregarse las funciones de recepcin de la mercanca de las de autorizacin de pagos y emisin de cheques. Deben archivarse, en expedientes de pago para cada proveedor, los documentos relativos a cada operacin: 1. El original de las facturas (que deben cancelarse con la debida firma y copia de identificacin del pago al efectuarse su liquidacin) 2. Una copia del informe de recepcin. 3. El cheque pagado o referencia a su fecha, numero e importe. Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por sus ministradores

Manual De Funciones

DESCRIPCION DE FUNCIONES

I. NOMBRE DEL PUESTO: Gerente General II. MISION Y/U OBJETIVO GENERAL. Planificar, organizar, dirigir, supervisar y controlar las actividades de los cargos subordinados, as mismo asegurar funcionamiento eficaz, eficiente y econmico de la empresa, de igual manera alcanzar las metas propuestas por la junta directiva. III. FUNCIONES Realizacin de funciones administrativas. Asegurar el cumplimiento de los mandatos que elaboran la junta directiva. Mantener informada a la junta directiva lo que acontece dentro de la empresa. Solicitar la elaboracin de programas, presupuestos e informes de las diversas actividades. Orientar y aprobar los planes de trabajo que presentan cada uno de las reas subordinadas. Cumplir y hacer las disposiciones de las leyes, las normas, polticas, procedimientos d la empresa y resoluciones dictadas por la junta directiva. Garantizar el mantenimiento eficiente de los equipos de la empresa. Velar por la seguridad del personal de la instalaciones, vehculos y equipos. Definir los planes generales y estratgicos de la empresa. Establecer los objetivos especficos para las diferentes unidades organizativas. Asegurar el cumplimiento de los mandatos que elaboran la junta directiva. Presentar a la junta directiva las proyecciones del plan financiero para cada periodo y el presupuesto general de la empresa. Aprobar los estados financieros mensuales y anuales y las declaraciones de impuesto.

 Profesional graduado en mercadeo y administracin de empresas Dominio de los programas de computacin. Liderazgo, responsabilidad, inteligencia, auto control, creatividad, amabilidad, disciplina. Haberse desempeado durante por lo menos tres aos en cargos similares.

DESCRIPCION DE FUNCIONES. I. NOMBRE DEL PUESTO: Gerente Administrativo. II. MISIN Y/ U OBJETIVO GENERAL: Administrar de forma eficiente al servicio que se presta a los clientes con la calidad requerida de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. III. FUNCIONES. Revisar el funcionamiento de las tcnicas implementadas dentro de la empresa con el propsito de verificar si se encuentran funcionando de forma eficiente. Garantizar el apoyo logstica a las diferentes reas de trabajo. Garantizar el cumplimiento de las disposiciones, normas y procedimientos de los puestos de trabajo. Elaborar informes de los servicios prestados y gastos incurridos. Evaluar cualitativamente el desempeo en los puestos de trabajo. Garantizar la afiliacin del personal en el INSS, de manera oportuna para evitar multas innecesarias. Revisar las nminas salariales del personal. Formalizar las contrataciones del personal y elaborar un expediente por cada trabajador. Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por su responsable inmediato. IV. REQUISITOS DEL PUESTO. Licenciado en administracin de empresa. Experiencia de cuatro aos en cargos a fines. Mayor de 25 aos. Con capacidad de trabajar en equipo y bajo presin, liderazgo, trato afable.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.

I. NOMBRE DEL PUESTO: Supervisor general II. MISION U OBJETIVO GENERAL: Garantizar que todos los procedimientos adaptados por la empresa estn funcionando de manera eficiente y eficaz. III. FUNCIONES. Supervisar el trabajo del laborador para garantizar la calidad del trabajo. Orientar y hacer cumplir las normativas de la empresa. Garantizar una adecuada disciplina laboral y ambiente de trabajo adecuado. Supervisar la limpieza del local y el trato a los clientes. elaborar informes mensuales de la evaluacin del trabajo de la cajera, CPF, y despachador. sugerir algunos cambios en los procedimientos del trabajo tanto al gerente general como el gerente administrativo. Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por su responsable inmediato. REQUISITOS DEL PUESTO: bachiller o tcnico medio en administracin de empresa. Dominio de programas de computacin. Capacidad de trabajo en equipo, liderazgo, responsabilidad, disciplina, inteligencia, autocontrol.

IV.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.

I.

NOMBRE DEL PUESTO: CONTADOR. MISION U OBJETIVO GENERAL Revisar, ordenar, clasificar y registrar las operaciones financieras velando que se cumplan con las normas internacionales de contabilidad, principios d contabilidad generalmente aceptados, control interno, polticas y procedimientos adoptados por la empresa as como la normativas tributarias, vigentes y dems leyes laborales. FUNCIONES DIARIAS: Codificar, contabilizar y registrar la informacin contable recibida. Organizar la documentacin de los comprobantes de ingresos y revisar que cada comprobante este debidamente soportado. Recibir documentos sobre los ingresos de los servicios prestados de las sucursales y agencias. Controlar y recibir secuencia numrica de documentos pre numerado en concepto de pagos, cheques rebotados, reposicin de facturas etc. Elaborar y revisar informes de caja y banco. Revisar y verificar minutas de depsitos. Perforar, archivar y rotular documentos contables. Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por su jefe inmediato. Realizar arqueos d caja general. Elaborar estados financieros mensuales. Realizar estados de cuentas bancarias y elaborar la correspondiente conciliacin bancaria con sus ajustes si ese fuese el caso. Elaboracin de declaraciones de impuestos fiscales y municipales. Registro de libros legales (diario y mayor).

II.

III.

 IV.

Presentar estados financieros. Realizar declaraciones anuales de impuesto. Levantar inventarios. preparar estados de cuentas y documentos para su anlisis. Participar en reuniones de trabajos e informativas.

REQUISITOS BASICOS: Licenciado en contabilidad pblica. Experiencia en cargos similares.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.

I.

NOMBRE DEL PUESTO: CAJERO. MISION U OBJETIVOS GENERALES: Recibir, recaudar y custodiar el efectivo y valores pagados por los clientes en concepto del servicio ofrecido. FUNCIONES Recibir, aplicar tarifa y cobrar los productos ofrecidos al cliente. Preparar minutas de depsito y entregarlas con el efectivo al supervisor. Elaborar y entregar documentos, aceptacin del prstamo al cliente. Elaborar y entregar recibos por pagos de abonos., intereses, mora, y declaracin jurada. Realizar reportes de ingresos en conceptos de servicios prestados. Llevar el control de caja chica. Efectuar arqueos de caja general. ACTIVIDADES EVENTUALES. Orientar al usuario sobre reclamo su consulta relacionada a los consumos que se presta. Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por su responsable inmediato.

II.

III.

IV.

V.

REQUISITOS BASICOS: Bachiller o tcnico en contabilidad. Curso de cajero. Experiencia mnima de dos aos en cargos similares. Buena presencia, excelentes relaciones interpersonales, trato afable y educada.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.

I.

NOMBRE DEL PUESTO: GUARDA DE SEGURIDAD. MISION U OBJETIVO GENERAL: Garantizar el orden y la seguridad dentro de las instalaciones de la empresa FUNCIONES: Estar pendiente del orden dentro de la empresa. Velar por la seguridad tanto del personal como de los clientes. Acatar cualquier orden de su responsable inmediato. Garantizar la adecuada limpieza y aseo del local durante todas las tardes. Presentarse a sus labores con el uniforme asignado, revisar el buen funcionamiento de las armas asignadas para desarrollar sus funciones. Atender al pblico que ingrese a las instalaciones de la empresa y preguntarle acerca de la gestin que quiere efectuar. Garantizar la seguridad del local que ocupa las instalaciones de la empresa. Informar a su jefe inmediato cualquier irregularidad detectada. Estar atento a la fecha d vencimiento de la tarjeta de portacin de arma que utiliza para desempear su trabajo. Elaborar cualquier tarea que su jefe le designe. REQUISITOS DEL TRABAJO. Mayor de 25 aos. Bachiller. Conocimiento de manejo en armas de fuego. Experiencia mnima de tres aos en trabajos similares.

II.

III.

IV.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.

I.

NOMBRE DEL PUESTO: CONCERJE. MISION U OMISION GENERAL. Mantener limpio y ordenado las instalaciones de la empresa, realizar los depsitos del da y cualquier diligencia encomendada. FUNCIONES. Mantener limpias las instalaciones de la empresa. Efectuar los depsitos del da en caso necesario. Atender al personal y visitantes con caf o refrigerios. Efectuar compras menores que le oriente su jefe inmediato. Realizar cualquier actividad orientada por su responsable inmediato. REQUISITOS DEL PUESTO. Mayor de edad. Responsable, disciplinado. Excelentes relaciones humanas. Con capacidad de trabajar en equipo.

II.

III.

IV.

POLITICAS DE LA EMPRESA.

 POLITICAS ECONOMICAS: a. El negocio mejorara continuamente su rentabilidad para asegurar su permanencia y aumentar la satisfaccin del propietario, y la motivacin de sus empleados. b. El negocio cumplir con los requisitos convenidos con los clientes. c. Gestionar y asegurara la calidad de los productos ofertados, para lograr la satisfaccin al cliente. d. Todos los trabajadores velaran por el mejoramiento continuo dl negocio aplicando las siguientes directrices: Consideraran siempre la calidad en cada proceso especfico y en las actividades involucradas. Efectuaran su trabajo en forma planificada y controlada, para as mejorar los niveles de eficiencia operacional. Cumplirn los requisitos indicados en las normas de control establecidas en el negocio. POLITICAS DE CALIDAD DE PRODUCTO: a. Disminuir los reclamos y queja de los clientes. b. Minimizar los atrasos en el rechazo de los productos con proveedores y clientes. POLITICAS DE COMPRA VENTA: a. Las ventas se efectuaran de forma directa, ya sea de nivel nacional o al extranjero, procediendo a realizar contratos de Compra Venta, cuando se adquiera crdito. b. Ofertar productos con precios accesibles para obtener nuevos clientes. POLITICAS PARA ATRACCION DE CLIENTES: a. El producto ofertado a los clientes ser de excelente calidad. b. Se ofrecern recios y condiciones econmicas favorables. POLITICAS DE PUBLICIDAD: Publicidad por radio, televisin, carteles y peridico, la cual ser de ayuda e importancia para efectuar ventas y percibir nuevos y ms clientes.

 POLITICAS DE TRABAJO PARA EL EMPLEADO: a. Obtener personal capacitado en el trabajo a desempear. b. Brindar medidas de seguridad en la empresa. c. Brindar las condiciones laborales adecuadas a cada cargo.

POLITICAS DE CREDITO: a) La empresa debe tener especificados los vencimientos mximos en los que cobrara una factura: 30, 60 90 das fecha factura, que son los diferimientos ms habituales. b) Deben establecerse unas normas claras sobre el grado de solvencia o capacidad financiera mnima de la empresa cliente. Si la empresa no llega a dicho nivel exigido, no se le proporcionar el crdito solicitado. As mismo, debe establecerse un lmite mximo de crdito a cada cliente, que nunca debe ser rebasado. POLITICAS DE COBRANZA: a) Hay que tener claros los procedimientos a seguir en caso de impagos, tantos los pasos internos (que lleve la empresa personalmente) como los externalizados a empresas de recobro especializadas (en caso de contratarse o ser necesarias). b) Una buena forma de acelerar el ciclo de cobro es ofrecer a los clientes descuentos por pronto pago o por pago al contado. Obviamente, este descuento debe estar consensuado y estudiado para que no suponga una merma importante del margen de la venta.

ANEXOS