CAPITULO V DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE , BASADO EN EL MODELO COSO PARA LA ASOCIACION DE MUNICIPIOS DEL NORTE DE MORAZAN

N 5.1 PRESENTACION Se ha realizado un Diagnstico General de la Asociacin de Municipios del Norte de Morazn (AMNM), este se enmarca dentro del Proyecto Fortalecimiento Institucional de los Municipios del Norte de Morazn, el cual tiene como objetivo contribuir al fortalecimiento institucional de los municipios de Arambala, Jocoaitique, Meanguera, Villa El Rosario, Torola, Joateca, San Fernando y Perqun de la zona mencionada. La Asociacin de Municipios del Norte de Morazn en su calidad de referente directivo del conjunto de Municipios conformados en Asociacin para el desarrollo integral de la zona, ha establecido en sus modalidades de trabajo, producto del plan estratgico en marcha, una serie de recursos tcnicos, administrativos, tecnolgicos y profesionales, para lograr un salto de calidad en la direccin y administracin de las unidades municipales que lo conforman. El Diagnstico dio como resultado que la Asociacin necesita actualizar algunos instrumentos administrativos y crear otros que no tiene: Manual de Organizacin y Funciones y Descriptor de Puestos, Reglamento Interno de Trabajo, Manual de Reclutamiento, Seleccin, Contratacin y Evaluacin de Personal, Manual de Fondo de Caja Chica y el Manual de Procedimientos de Control Interno y as cumplir con las exigencias de las leyes por las cuales se rige, en cuanto a contar con los Instrumentos necesarios debidamente actualizados.

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El Control Interno Contable es una herramienta, la cual se crea para tener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una Institucin. Las entidades en todo el proceso de disear e implementar el Sistema de Control Interno, para este caso las Normas Tcnicas de Control Interno Especficas, tienen que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo

responsabilidades a los encargados de todas las reas, generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento de la Misin y Visin Institucional. El Sistema de Control Interno aparte de ser una poltica de Gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para la Unidad de Auditoria Interna o de los controladores de las entidades para modernizar, cambiar y producir los mejores resultados con calidad y eficiencia. La evaluacin del Control Interno fortalece el desarrollo de la gestin municipal. En razn de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para las Municipalidades de la Micro Regin de la Zona Norte de Morazn y por ser de carcter obligatorio presentar las Normas a la Corte de Cuentas de la Repblica, la AMNM considera necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren en las herramientas administrativas para

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sustentar la base de aplicacin de dichas normas, para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economa en todos los procesos. Despus de lo antes mencionado el presente trabajo sobre Sistema de Control Interno estar diseado: con base al Informe COSO sobre el Control Interno publicado en Estados Unidos en el ao de Mil Novecientos Noventa y Dos, el cual surgi como respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos.13 Durante el desarrollo del Control Interno se implementar los componentes bsicos as como los elementos que lo integran de acuerdo al Informe COSO.

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AMBIENTE DE CONTROL

El Ambiente de Control, define el conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del Control Interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este ltimo imperan sobre las conductas y procedimientos organizacionales.

5.2.1 INTEGRIDAD Y VALORES TICOS La integridad es un pre-requisito para el comportamiento tico en todos los aspectos de las actividades de una empresa; la conducta tica y la integridad administrativa son producto de la cultura corporativa, que incluye estndares ticos y de comportamiento, la manera como ellos son comunicados y como se esfuerzan en la prctica.

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Procedimientos: - Se definirn los valores ticos y la integridad, los cuales deben observarse de manera obligatoria por parte de los integrantes de la Asociacin. Estos deben estar reflejados en un Cdigo de tica, instructivo o memorando que especifique las polticas de cumplimientote todo el personal que compone la Asociacin; La Asociacin tiene que poseer un Reglamento Interno de Trabajo Actualizado, debidamente aprobado por la direccin de la AMNM (Junta Directiva); - Todo miembro de la Junta Directiva se abstendr de recomendar o

presionar para la contratacin de servicios de familiares o personas vinculadas; - La personas que se desempean en el rea de control, no tendrn parentesco alguno con aquellas que manejan y dinero; - Los informes del Auditor Interno revelarn las desviaciones detectadas, asimismo sugerir su respectiva correccin a travs de la Junta Directiva. custodian valores o

5.2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Este elemento proporciona a la entidad la estructura conceptual mediante el cual se planea, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecucin de los objetivos globales. Los aspectos significativos para el establecimiento de
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Control Interno Informe COSO, www.monografias.com

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dicha estructura incluyen la definicin de las reas claves de autoridad y responsabilidad y el manejo de las lneas apropiadas de informacin.

Procedimientos - La Asociacin poseer un organigrama debidamente actualizado en el que se reflejaran los niveles jerrquicos y estructurales, adems un manual de funciones en relacin al mismo; - De acuerdo al organigrama a cada nivel superior de jerarqua le corresponder mayor responsabilidad y autoridad; - Crear un Comit de Vigilancia que sirva como fuente de apoyo para la Asociacin; - Documentar a travs de un memorando, aquella tarea que no contempla el manual de funciones 5.2.3 SELECCIN DE PERSONAL Por slida que sea la Organizacin de la Asociacin y adecuados los procedimientos implementados debe de contar con un manual de seleccin, evaluacin y contratacin de personal. Todo Sistema de Control Interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias de la misma no estn continuamente en manos del personal idneo.

Procedimientos: - Los empleados nuevos se capacitarn con procesos de induccin y entrenamiento;

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- Para la contratacin de personal o ascensos, se realizar mediante procesos tcnicos e imparciales; - Las relaciones laborales estarn debidamente formalizadas mediante un contrato;

5.2.4 FILOSOFIA Y ESTILO DE OPERACIN La Filosofa y el Estilo de Operacin, afecta la manera como la Institucin es manejada, incluyendo el conjunto de riesgos normales de los registros de las operaciones.

Procedimientos: - Todo convenio o negocio ser estudiado y analizado cuidadosamente antes que la Junta Directiva decida aprobarlo o adoptarlo; - Es necesaria la existencia de monitoreo o supervisin al cumplimiento de los objetivos estratgicos, normativas y leyes aplicadas a la Asociacin.

5.2.5 MOTIVACION E INCENTIVOS Mediante este elemento del Ambiente de Control la Asociacin debe fomentar la interaccin de la informacin entre las diferentes instancias que integran su estructura organizativa a travs de canales de comunicacin adecuados que permitan un ambiente agradable y de confianza para lograr desarrollar una labor eficiente y eficaz apropiada para realizar promociones de plazas, ascensos e incentivos

motivacionales 55

Procedimientos: - Las polticas de motivacin e incentivo laboral estarn debidamente documentadas; - Las remuneraciones se establecern de acuerdo a las leyes y al cargo a desempear, segn el nivel de autoridad y responsabilidad.

5.2.6 CAPACITACIONES Las capacitaciones estarn contempladas como una funcin de la Unidad Administrativa, lo cual permitir que todo empleado que sea contratado debe estar instruido y capacitado en el rea que se le asigne.

Procedimientos: - Se fomentar un programa de capacitacin para la Junta Directiva y Empleados de la Asociacin, segn el cargo que desempeen; - Se ejecutarn programas de evaluacin del desempeo laboral de los empleados cada semestre los cuales sern tomados en cuenta planificacin de capacitaciones. en la

5.3 VALORACION DE RIESGOS Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condicin previa para la valoracin de riesgos es el establecimiento de objetivos enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente; la valoracin de riesgos es la identificacin y anlisis 56

de dichos riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, formando una base para la determinacin de cmo deben administrarse los riesgos dado que las condiciones econmicas, reguladoras y de operacin continuarn cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.

5.3.1 IDENTIFICACION DE RIESGOS Se pueden mencionar que dentro de la Identificacin de los Riesgos, existen factores internos o externos que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales; algunos elementos a considerar para la identificacin de riesgos se puede sustentar en: a) La Estructura organizativa que no d seguridad de responsabilidad y autoridad; b) El mal uso de los recursos institucionales.

La mxima autoridad, los dems niveles gerenciales y de jefatura deben identificar los factores de riesgo relevantes, internos y externos asociados al logro de sus objetivos.

5.3.2 ANALISIS DE RIESGOS IDENTIFICADOS Los factores de riesgos que han sido identificados deben ser analizados en cuanto a su impacto o significado y a la propiedad de ocurrencia, para determinar su importancia.

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En cualquier Institucin existen los riesgos y en la forma que se puedan minimizar, ayuda al logro de metas fijadas por dichas entidades. Los riesgos

que se estimen como alta prioridad de ocurrencia y alto impacto, ameritar atencin inmediata caso contrario los riesgos de baja probabilidad de ocurrencia y bajo impacto que no justificaran una atencin de accin a seguir.

5.3.3 OBJETIVOS ESTRATEGICOS Para lograr la valoracin de riesgos es necesarios primero que todo, que se definan los objetivos a fin de que la Administracin pueda identificar los riesgos y tomar las acciones necesarias para administrarlas. Procedimientos: - Elaborar un plan anual de accin intermunicipal referente a la planificacin de actividades futuras; - Se definirn los riesgos en funcin de los objetivos y ejes estratgicos; - El Comit de Vigilancia, realizar evaluaciones de riesgos.

5.3.4 FACTORES INTERNOS Procedimientos: - El Comit de Vigilancia se relacionar con el control de las actividades contables; - La informacin requerida por el Comit de Vigilancia ser proporcionada en forma oportuna y confiable.

5.3.5 FACTORES EXTERNOS 58

Procedimientos: - La Asociacin debe estar legalmente autorizada para operar al amparo de las Leyes vigentes; - La legislacin que ampara las actividades de la Asociacin, tiene que estar actualizada.

5.3.6 MANEJO DEL CAMBIO Los ambientes econmicos del sector, reguladora y de operacin cambian y envuelven la actividad de las entidades. El Control Interno efectivo bajo un conjunto de condiciones no necesariamente ser efectivo bajo otras; para la valoracin de riesgos es fundamental un proceso para identificar las condiciones cambiantes y tomar las acciones necesarias.

Procedimientos: - Contar con una fuente de informacin oportuna sobre los cambios en la legislacin aplicable a la Asociacin; - La Junta Directiva, tiene que mostrar una actitud positiva para debatir y resolver a favor de la Asociacin una posicin sin perjuicios sobre los cambios que son inevitables y que no dependen de su decisin como las modificaciones en la legislacin o nuevas exigencias regulatorias.

5.4 ACTIVIDADES DE CONTROL Las Actividades de Control, son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se estn llevando a cabo las directivas administrativas; dichas 59

actividades muestran si se estn tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la obtencin de los objetivos de la Asociacin. Las actividades de control se dan a todo lo largo y ancho la entidad, en todos los niveles y en todas funciones, incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, revisin del desempeo de

operaciones, seguridad de activos y segregacin de actividades.

5.4.1 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACION Y APROBACION Todos los actos y transacciones que se realizan dentro de la Asociacin deben contar con el aval de la Junta Directiva, cuidando que se haga por escrito a los funcionarios competentes; para que se ejecuten exclusivamente las actividades asignadas.

5.4.2 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE DISEO Y USO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Los niveles gerenciales y de jefaturas deben establecer a travs de documentos, las polticas y procedimientos sobre Diseo y Uso de Documentos y Registros que lleven la anotacin adecuada de las transacciones y hechos significativos que se realicen en la Asociacin. El uso de documentos, es responsabilidad directa de aquel funcionario que lo utilice proporcionado para el desempeo de sus funciones y que le d fiel cumplimiento a su estructura. 60

5.4.3 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE ACTIVOS Todos los Activos propiedad de la Asociacin deben ser asignados formalmente a un responsable de su custodia, quien deber contar con las medidas apropiadas para su salvaguarda; al menos una vez al ao se verificar su estado y existencia fsica con los controles correspondientes.

5.4.4 CONTABILIDAD A travs del control contable se sistematizar la informacin registrndola y clasificndola de acuerdo a las transacciones financieras en trminos

cuantitativos y monetarios hasta convertirlos en Estados Financieros, cuyo fin es ayudar a la Directiva de la Asociacin en la toma de decisiones. Procedimientos: - Se utilizar un Catlogo de Cuentas adecuado a las actividades de la Asociacin; - Las operaciones se contabilizarn diariamente; - La documentacin contable permanecer archivada como mnimo un perodo de cinco aos y los registros contables durante diez aos; - La Asociacin tendr los medios necesarios y el espacio fsico para el archivo y conservacin de la documentacin contable; - La documentacin contable se conservar de manera ordenada, para que sea accesible de revisin;

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- Se prohbe la destruccin de comprobantes anulados por error y se conservarn en el lugar que les corresponde; - La Contabilidad se llevar observando los lineamientos del Sistema de Contabilidad adoptado por la Asociacin; - Los comprobantes de Contabilidad llevarn las firmas de elaborado, revisado y autorizado respectivamente; - Los registros de la contabilidad se conciliarn con los libros auxiliares, regularizndose inmediatamente las diferencias; - La Propiedad, Planta y Equipo se valuar frecuentemente por medio de peritos autorizados; - Antes del cierre del balance se comprobar que se hayan registrado todas las provisiones y amortizaciones correspondientes; - Los estados financieros sern firmados por el Contador General, el Presidente y el Auditor Externo.

5.4.5 PRESUPUESTOS El presupuesto de la Asociacin estar comprendido del primero de enero al treinta y uno de diciembre de cada ao y su elaboracin y aprobacin ser responsabilidad de la Junta Directiva y de la persona que esta designe.

Procedimientos: - En Asamblea General se dar a conocer, analizar y aprobar el

presupuesto anual antes del inicio del perodo presupuestado; 62

- Las diferencias entre los resultados y el presupuesto sern razonables.

5.4.6 ADMINISTRACION DE SEGUROS Todo miembro de la Asociacin que le sea asignado la administracin de bienes y valores en moneda nacional deben de rendir fianza a travs de una empresa aseguradora.

Procedimientos: - Los funcionarios y ejecutivos principales de la Asociacin que manejan bienes y valores estarn afianzados.

5.4.7 EFECTIVO Y EQUIVALENTES El efectivo comprende el dinero en caja y depsitos bancarios a la vista; los equivalentes de efectivo son inversiones a corto plazo de gran

liquidez, que son fcilmente convertibles en importes determinados de efectivo.

Procedimientos: - El efectivo de las operaciones diarias se remesar en las cuentas bancarias a ms tardar el siguiente da hbil; - Los depsitos de efectivo sern efectuados bajo medidas de seguridad; - Los comprobantes de ingreso estarn prenumerados y archivados en forma consecutiva;

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- Los

responsables

del

manejo

de

fondos

cumplirn

las

siguientes

condiciones: a. Rendicin de Fianza b. No desempear el cargo de contador, cajero o administrador dentro de la Asociacin. - Se practicarn arqueos para verificar los ingresos a la caja y otros fondos en forma sorpresiva; - Cuando el fondo de Caja Chica se agote en un 75% se solicitar la reposicin del mismo. Para ello se requiere realizar una liquidacin de los gastos efectuados; - Los gastos de Caja Chica se documentarn mediante Facturas de consumidor final y Vales de Caja Chica. - Las cuentas bancarias sern aperturadas con firmas mancomunadas. (presidente y tesorero de la junta directiva); - Los cheques deben girarse a nombre del beneficiario con las firmas mancomunadas y autorizadas; - Los cheques se firmarn nicamente despus de ser elaborados; - Las cuentas bancarias se conciliarn mensualmente, asimismo sern revisadas y autorizadas por un personal independiente de quien elabora la conciliacin y de quien suscribe los cheques; - Se debe controlar e investigar oportunamente los cheques y las notas de abono pendiente en conciliacin; - Se abrir una cuenta corriente para cada proyecto;

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- Las consultas de las cuentas bancarias va Internet sern restringidas y su uso ser exclusivo para los funcionarios autorizados.

5.4.8 INVERSIONES La Asociacin aprobar en reuniones de Junta Directiva las inversiones en bienes muebles e inmuebles a corto, mediano y largo plazo.

Procedimientos: - Se definir como poltica interna la seleccin de la opcin ms conservadora para colocar recursos en inversiones financieras; - Se manejarn los registros detallados de las inversiones, donde se describir su posicin, estado, tasas, vencimientos, etc.

5.4.9 INVENTARIOS Los inventarios representan un costo actual por cargarse a operaciones futuras. Una mala presentacin de este rubro compromete la posicin

financiera de la Asociacin. Procedimientos: - El sistema de inventarios se realizar llevando un control de los bienes muebles herramientas y materiales al costo de adquisicin, generando un reporte de la existencia fsica de cada uno de ellos al 31 de diciembre de cada ao; - El control de inventario se llevar en sistema mecanizado;

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- Debern identificarse claramente los inventarios propios y los inventarios de los proyectos.

5.4.10

CUENTAS POR COBRAR Son activos que representan derechos exigibles que provienen de ventas,

servicios prestados, prstamos otorgados, rendimientos devengados

y no

percibidos y cualquier otro concepto anlogo que represente un derecho a favor de la asociacin.

Procedimientos: - Se definir claramente las causas por las que han de aceptarse cuentas por cobrar; - Se conservar la documentacin adecuada y suficiente para cada partida registrada en esta cuenta; - Se llevar un control detallado de las Cuentas por Cobrar.

5.4.11

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Son los bienes tangibles que tiene la Asociacin para sus usos en la

ejecucin de sus objetivos,

para

arrendarlos

terceros

para

propsitos administrativos, los cuales se espera usar durante ms de un ao o periodo econmico.

Procedimientos:

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- La adquisicin de bienes de Propiedad, Planta y Equipo ser autorizada y aprobada por la instancia correspondiente delegada por la Junta Directiva; - Ser delegada la custodia de bienes de Propiedad, Planta y Equipo a los empleados mediante un acta de entrega-recepcin; - El costo de las mejoras, de carcter permanente, sern aadidos al valor de los bienes de Propiedad, Planta y Equipo y el valor de reparaciones y mantenimiento sern cargadas directamente al gasto; - El mtodo de depreciacin ser el de lnea recta y se reconocer mensualmente, cuya distribucin se reflejar en forma detallada en un cuadro de estimacin depreciable para cada activo; - Se mantendrn los registros auxiliares de bienes de Propiedad, Planta y Equipo y se conciliarn con las cuentas de mayor por lo menos una vez al ao; - Se controlar por lo menos una vez al ao la existencia fsica de bienes de Propiedad, Planta y Equipo; - Las diferencias de bienes de Propiedad, Planta y Equipo entre los inventarios fsicos y los registros se informarn a la Gerencia; - Se realizarn procedimientos de control sobre bienes de Propiedad, Planta y Equipo totalmente depreciados hasta su retiro; - Para la activacin de lo bienes en Propiedad, planta y equipo se considerar lo establecido en las polticas contables del Sistema Contable

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5.4.12 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR En este rubro revela las obligaciones contradas por la institucin a corto plazo, las cuales debe solventar segn el plan de pagos convenido. Procedimientos: - Las obligaciones contradas estarn debidamente autorizadas y firmadas por los funcionarios competentes; - Se limitar la cantidad mxima de endeudamiento; - El registro de las cuentas por pagar se conciliar peridicamente, cotejando los registros auxiliares con las cuentas de mayor; - Se tendr un control de los proveedores, as como del cumplimiento puntual de las obligaciones con cada uno; - Se solicitarn peridicamente estados de cuenta para conciliar los saldos en libros; - La porcin corriente de las deudas se clasificar oportunamente.

5.4.13

PATRIMONIO Se establecern controles de la inversin de los municipios asociados, que est representada por los aportes originales y los resultados de cada perodo, es decir, es la parte de los activos que pertenece a la Asociacin (la diferencia de Activo menos Pasivo).

Procedimientos:

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- Las aportaciones realizadas por los miembros se identifican entre las destinadas para incremento patrimonial y las asignadas para el auto sostenimiento de la Asociacin;

5.4.14 RESULTADOS La Asociacin deber tener control de sus ingresos y egresos tanto mensuales como anuales, los cuales le permitir obtener la rentabilidad de sus operaciones financieras de un perodo.

Procedimientos: Los costos y gastos sern clasificados de acuerdo a la naturaleza de la actividad que lo origina y aplicados a la cuenta respectiva; - Las cuentas de costos y gastos debern estar en relacin con las cuentas de ingresos; - Todos aquellos ingresos, costos y gastos reconocidos en el periodo sern incluidos en la determinacin del excedente o dficit; - Los fondos destinados para la ejecucin de programas y proyectos sern estrictamente utilizados para cubrir los gastos correspondientes a dichos rubros; - Los excedentes o dficit netos del periodo contendrn los siguientes componentes: los excedentes o dficit por las actividades operativas y los excedentes o dficit de las actividades no operativas;

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- Los ingresos provenientes de las donaciones restringidas se controlarn mediante la cuenta pasiva donaciones en administracin, y deber reconocerse como tal a medida que se ejecuten los proyectos; - El ingreso correspondiente a las donaciones no restringidas se aplicar directamente a las cuentas bancarias propias de la Asociacin y su reconocimiento ser conforme a las necesidades de dicha entidad.

5.4.15 CONTROL Se deber registrar o controlar actividades que generen ingresos o gastos que no son los objetivos o actividades principales de la Asociacin.

Procedimientos: - Los bienes, derechos u obligaciones que no pueden ser contabilizados como Activo ni como Pasivo, se aplicarn a cuentas de control; los cuales estarn debidamente documentados para aplicaciones posteriores.

5.5 INFORMACION Y COMUNICACIN Debe identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente en una forma y oportunidad que facilite al personal cumplir con sus responsabilidades; el sistema de informacin produce documentos que contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar la entidad. Ella se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino tambin con la informacin sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones. 70

Tambin debe darse una comunicacin efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la Organizacin; todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta administracin respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse seriamente. Ellos deben entender su propio papel en el Sistema de Control Interno, lo mismo que como sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los dems; deben tener un medio de comunicacin de la informacin significativa, tambin necesitan informacin comunicacin efectiva en las partes externas.

5.5.1 INFORMACION El manejo de la informacin es vital para el cumplimiento de los objetivos de la Asociacin, la cual es demandada por usuarios internos y externos. La Asociacin debe disear los procesos que le permitan identificar, registrar y recuperar la informacin, de eventos internos y externos que requieran.

5.5.2 COMUNICACIN La Comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, las personas deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestin y control, cada funcin ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del Sistema de Control Interno. As mismo el personal tiene que saber como estn relacionadas sus actividades con el trabajo de los dems, cuales son los comportamientos esperados, de que manera deben comunicar la informacin relevante que se genere. 71

Los informes deben transferirse adecuadamente a travs de una comunicacin eficaz; esto es, en el ms amplio sentido incluyendo una circulacin multidireccional de la informacin: ascendente, descendente y transversal. La existencia de lneas abiertas de comunicacin y una clara voluntad de escuchar por parte de los directivos resultan vitales; adems de una buena comunicacin interna, es importante una eficaz comunicacin externa que favorezca el flujo de toda la informacin necesaria.

5.5.3 NORMATIVIDAD INTERNA Se deber contar con normas y procedimientos legalizados por la directiva de la Asociacin, las cuales deben regular la administracin del personal. Procedimientos: - Contar con Estatutos actualizados y ponerlos en conocimiento de todos los miembros de la Asociacin; - Promover el cumplimiento de las obligaciones legales con entidades del Estado; - Informar los incumplimientos de la normativa interna y externa; - Las multas e intereses pagados, ocasionados por retrasos o

incumplimiento de disposiciones legales sern comunicados a los funcionarios respectivos; - Los Estados Financieros contarn con sus respectivos anexos para una mejor comprensin y anlisis; - La documentacin suministrada por los sistemas de informacin ser utilizada para el anlisis de toma de decisiones 72

- El anlisis presentado a la administracin sobre los Estados Financieros ser comprensivo, confiable y oportuno.

5.5.4 CALIDAD DE LA INFORMACION La informacin que generan las diferentes unidades que conforman la Asociacin deber ser veraz, legal, confiable y oportuna para los fines de la Institucin

Procedimientos: - La informacin que se maneje deber ser reciente y actualizada - Los Sistemas de Informacin sern accesibles al personal autorizado; - La informacin fluir en cuanto a acciones de seguimiento.

5.6 MONITOREO Los Sistemas de Control Interno requieren que sean monitoreados; un proceso que valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo. Ello es realizado mediante acciones de supervisin, evaluaciones separadas o una combinacin de las dos; el monitoreo ocurre en el curso de las operaciones, incluye las actividades regulares de administracin y supervisin, as como otras acciones personales tomadas en el desempeo de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas depender primeramente de la valoracin de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo, las deficiencias del Control Interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos delicados a la gerencia, a la Junta Directiva. 73

5.6.1 ACTIVIDADES DE MONITOREO OPERACIONAL Son mltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del Control Interno en el curso ordinario de las operaciones. Incluyen actos regulares de administracin otras acciones rutinarias.14 Procedimientos: - Comparar los datos registrados en los Sistemas de Informacin con los inventarios fsicos de los bienes de Propiedad, Planta y Equipo y los registros contables por lo menos una vez al ao; - Solicitar a los Bancos u otras Instituciones Financieras, un corte a la fecha de cierre del Balance, en las cuentas de la Asociacin, a fin de conciliar con los saldos contables; - Se exigir la utilizacin de los espacios destinados para las firmas de responsabilidad en los documentos internos. y supervisin, comparaciones, conciliaciones y

5.6.2 AUDITORIA INTERNA Se utilizar este elemento para asignar una persona idnea para que evale los procedimientos, polticas y normativa legal que regula el accionar de esta institucin. Procedimientos: - La Asociacin contar con una unidad de auditora interna;

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Control Interno Informe COSO, Samuel Alberto Mantilla Pg. 84

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- La Junta Directiva ser la encargada de nombrar y remover al auditor interno de la Asociacin; - La ubicacin de la unidad de Auditora Interna en la estructura orgnica ser la adecuada con independencia operativa; - La unidad de auditora interna crear un plan anual de labores, en el cual se incluirn todas las reas y operaciones importantes de la Asociacin; - Ser responsabilidad del Auditor Interno emitir informes o reportes escritos de sus labores; - El plan anual de auditora interna incluir el seguimiento a la implementacin de las recomendaciones surgidas de los informes de: auditora interna, auditora externa e inspecciones del organismo de supervisin; - Entregar a la Junta Directiva todos los informes de Auditora Interna con una copia a la Gerencia; - La Junta Directiva emitir instrucciones para acatar las recomendaciones de Auditora interna; - El Auditor Interno evaluar la toma fsica de inventarios, asimismo los procesos de baja de activos; - Se mantendrn los archivos de auditora interna debidamente resguardados y por el lapso de al menos cinco aos; - La Asociacin dar acceso sin restricciones al auditor interno, a la informacin y documentos de la entidad, en el momento que este lo requiera.

5.6.3 AUDITORIA EXTERNA

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Cuando la empresa estime conveniente adquirir los servicios de una firma de auditora y la Corte de Cuentas de la Repblica para que realice la verificacin de los controle administrativos y financieros.

Procedimientos: - Realizar auditoras externas anuales a los estados financieros de la Asociacin; - La Asamblea General tendr bajo su responsabilidad nombrar el auditor externo; - El auditor externo estar autorizado por el Consejo de Vigilancia de la Profesin de la Contadura Pblica y Auditora; - El auditor externo tendr el acceso en todo tiempo, a los registros contables de la Asociacin, asimismo podr requerir de los administradores o gerentes la informacin, documentacin, anlisis, conciliaciones y explicaciones necesarias para el cumplimiento de sus funciones; - El Dictamen de Auditoria Externa se dar a conocer en asamblea General; - La Gerencia suscribir la carta de representacin, aceptando la

responsabilidad por la elaboracin y contenido de la informacin presentada para la revisin y verificacin del auditor externo;

5.6.4 JUNTA DIRECTIVA La Junta Directiva es la mxima instancia encargada de la Direccin y Administracin del patrimonio de la Asociacin de Municipios del Norte de Morazn. Procedimientos: 76

- Ser competencia de la Junta Directiva someter a la consideracin de la Asamblea General el Presupuesto incluido en el Plan Anual de Accin Intermunicipal para su aprobacin; - La Junta Directiva propondr las modificaciones al Presupuesto anual; - La Junta Directiva elaborar el Plan Anual de Accin Intermunicipal y las memorias anuales del mismo para su presentacin ante la Asamblea General; - La Junta Directiva presentar a la Asamblea General los estados financieros y su informe de labores para su aprobacin.

5.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO 5.7.1 ORGANIZACIN La Asociacin debe contar con una estructura organizativa aprobada, la cual, para lograr sus fines debe estar conformada por Unidades y Secciones, las que se representan en el Organigrama, registrndose en el Manual de Organizacin y Funciones y Descriptor de Puestos, los que debern actualizarse de conformidad a las necesidades, estrategias, polticas, visin y misin institucional.

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ORGANIGRAMA DE LA ASOCIACION DE MUNICIPIOS DEL NORTE DE MORAZAN.-

5.7.2 OBJETIVOS Y POLITICAS Los siguientes enunciados constituyen los objetivos y polticas para la evaluacin del control interno. 1. El desarrollo y mantenimiento de una lnea de autoridad para complementar los controles de la Asociacin. 2. Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada unidad institucional, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida. 3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto. 4. Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles de jefaturas basadas en datos de registros y documentos contables diseados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones as como para exponer con claridad cada uno de los procedimientos. 5. La existencia de un mecanismo dentro de la Asociacin conocido como la evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin. 6. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin transparente y el logro de los objetivos y metas.

5.7.3 DESARROLLO

El Sistema de Control Interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de informacin, la supervisin y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y las normas contables de informacin

financiera. Los funcionarios y empleados de la Asociacin deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno. 5.7.3.1 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO Todos los elementos que componen el Control Interno deben gravitar alrededor de los principios de calidad e idoneidad, entre ellos se encuentran: Planeacin, Organizacin, Procedimientos, Personal, Autorizacin, Sistema de Informacin, Supervisin. Contiene sub-elementos, estos son los objetivos y planes perfectamente definidos con las siguientes caractersticas: Posibles y razonables, definidos claramente por escrito, tiles, aceptados y usados, flexibles, comunicado a todo el personal, controlables.

5.7.3.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO: Ambiente de Control, Valoracin de Riesgo, Actividades de Control, Informacin y Comunicacin y Monitoreo.

5.7.3.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA ASOCIACION DE MUNICIPIOS DEL NORTE DE MORAZAN (AMNM)

Los procedimientos de control interno detallados a continuacin sirven especficamente para que la Asociacin cumpla con las metas propuestas. Realizar arqueos peridicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las correctas. Verificar control de asistencia de los empleados Al adquirir responsabilidad con terceros, stas se hagan solamente por personas autorizadas teniendo tambin un fundamento lgico. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los niveles de la entidad. Hacer un conteo fsico de los activos que en realidad existen en la entidad y cotejarlos con los que estn registrados en los libros de contabilidad Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la institucin es el adecuado y lo estn realizando de una manera eficaz. Tener una numeracin de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y de fcil manejo para las personas encargadas de obtener informacin de estos. Controlar el acceso de personas no autorizadas a las diferentes unidades de la institucin Verificar que se estn cumpliendo con todas las normativas legales competentes para la entidad. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas estn de acuerdo a los objetivos y metas institucionales.

Existen muchos ms y variados procedimientos de control interno que se le pueden aplicar a este tipo de Asociaciones, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio. 5.7.3.4 LIMITACIONES DE LA EFECTIVIDAD DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos, solo brinda seguridad razonable y el costo est ligado al beneficio que proporciona. Se pueden presentar errores humanos por mal entendidos, descuido o fatiga, al terminar la implementacin del sistema de control interno debe realizarse un anlisis con una retroalimentacin continua para encontrar posibles fallas y controlarlas lo ms rpido posible y as evitar problemas de mayor magnitud. 5.7.3.5 UNIDAD ENCARGADA DE EVALUAR EL CONTROL INTERNO La Unidad de Auditora Interna de la entidad, o en su defecto la Junta Directiva, evaluar el Control Interno mediante auditora para medir la efectividad de los controles internos, alcanzando su mejor expresin cuando recomienda mejoras a la administracin y stas se concretan.

5.7.3.6 CUESTIONARIO DE EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Este cuestionario ha sido dividido en cinco secciones correspondientes a cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno, segn el enfoque COSO. En

este sentido es de sealar que hay

preguntas que se repiten en distintos

componentes, pero se han mantenido intencionalmente a efectos de una mejor exposicin de los aspectos que han de considerarse para formar la opinin del auditor sobre la materia que trata el componente. Corresponde destacar que estos cuestionarios son slo un punto de partida que no pretende comprender la totalidad de aspectos a considerar en la evaluacin. Por cuanto, puede y debe ser modificada, complementada y corregida de acuerdo a las circunstancias, contexto, condiciones en que se desarrolle la auditora en la Asociacin y fundamentalmente, por el criterio del auditor. Y de acuerdo a los instrumentos administrativos tales como:

Manual de Organizacin y Funciones y Descriptor de Puestos Manual de Fondo Circulante de Caja Chica Manual de Reclutamiento, Seleccin, Contratacin y Evaluacin de Personal

Reglamento Interno de Trabajo

Es recomendable que se haga de acuerdo a la programacin de la Unidad de Auditoria, en su defecto cada tres meses por la persona, funcionario o empleado correspondiente. (cuando no se cuente con dicha Unidad) AMBIENTE DE CONTROL

El primero de los cuestionarios corresponde al ambiente de control, acorde con la definicin de primer componente del sistema de control interno bajo el enfoque

adoptado. Tal como podr observarse existen una serie de factores claves que se reiteran a lo largo de todos los aspectos tratados y que deben considerarse en la evaluacin. Estos son: Que el procedimiento exista Que haya sido apropiadamente notificado Que sea conocido Que sea adecuadamente comprendido Que exista evidencia que se aplica

AMBIENTE DE CONTROL Objetivo: conocer la estructura organizativa y el ambiente laboral que se maneja dentro de la misma.1. Integridad y Valores ticos a- La unidad administrativa tiene Cdigo de tica que regule la conducta del personal? b- Conoce el personal el Cdigo de tica? c- Tiene instructivo o manual de polticas institucionales la Asociacin? d- Se le ha dado a conocer al personal las diferentes polticas institucionales? e- Tiene Reglamento Interno de Trabajo? f- Est debidamente legalizado por la Junta Directiva dicho Reglamento?

SI

NO

N/A OBSERVACIONES

g- Se ha dado a conocer el Reglamento a todo el personal? h- Se contrata personal que tenga parentesco familiar con los empleados existentes? i- La Junta Directiva recomienda contratar personal con parentesco familiar? j- La persona que realiza la contabilidad realiza cobros de dinero? k- La persona que maneja fondos de caja chica efecta registros contables? l- Tiene la asociacin Auditor Interno? m- Informa a Junta Directiva las observaciones de incumplimiento legal y de normativas que regulas esta Asociacin? 2. Estructura Organizacional a- cuenta la Asociacin con una estructura organizativa? b- Se ha divulgado la estructura organizativa a todo el personal? c- Tiene conocimiento el personal, de los niveles jerrquicos, su responsabilidad y autoridad? d- Existe un comit de vigilancia en el cual se apoye las operaciones de la empresa? e- Se documenta a travs de memorando la documentacin? 3. Seleccin de Personal a- cuenta la Asociacin con un manual de seleccin, contratacin y evaluacin de personal? b- Est dicho manual debidamente legalizado? c- El personal de las diferentes unidades recibe capacitaciones para realizar sus labores eficientes y eficaces? d- Los empleados nuevos son capacitados o entrenados para el puesto de trabajo que se le asigne? e- Se realizan procesos tcnicos de seleccin de personal para contratacin o ascensos? f- Se evala el personal en base al manual mencionado anteriormente?

g- El personal que ingresa a laborar a la Asociacin lo hace mediante un contrato laboral? 4. Filosofa y Estilo de Operacin a- Los compromisos o convenios son analizados y aprobados por la Junta Directiva? b- Se le comunica a la administracin los resultados de los compromisos adquiridos? c- Existe una alta rotacin de personal en funciones claves? d- La Junta Directiva supervisa o monitorea el cumplimiento de normativas polticas y leyes aplicadas a la Asociacin? 5. Motivacin e Incentivos a- existe polticas para motivar al personal por su buen desempeo en sus labores? b- Las remuneraciones estn impuestas por el manual de seleccin y contraccin de personal? c- Los salarios son establecidos presupuestariamente? d- De que forma son cancelados los salarios? 6. Capacitaciones a- Existe programas de capacitaciones para directivos y empleados. b- Se realizan evaluaciones del desempeo laboral de los empleados de las diferente reas organizativas.

EVALUACION DE RIESGOS

La estructura de anlisis de esta seccin responde a una serie de factores claves que responden a las siguientes reglas

Que los mismos hayan sido apropiadamente definidos

Que los mismos sean consistentes con los objetivos institucionales Que hayan sido oportuna y debidamente comunicados Que se hayan detectado y analizado adecuadamente los riesgos Que se los hayan clasificado de acuerdo a su relevancia y probabilidad de ocurrencia.

EVALUACION DE RIESGO Objetivo: Analizar la forma en que son evaluados los riesgos dentro de la Asociacin.a- Son identificados los problemas que presenta la entidad oportunamente? b- Se ha determinado a quienes afecta la falta de controles. c- La falta de controles ha afectado a la entidad para la toma de decisiones? d- Existe un plan de accin/estrategia anual? e- Se logran los objetivos planificados. f- Los objetivos son adecuadamente comunicados a todos los niveles necesarios? g- Las estrategias definidas han hecho nfasis en los objetivos? h- Se han identificado y descrito los bienes y servicios en el presupuesto general? i- Existe un cronograma de cumplimiento de metas propuestas institucionalmente?

SI

NO

N/A OBSERVACIONES

j- Se han definido los recursos necesarios para alcanzar las metas establecidas? 1- Identificacin de riesgos a- Existen mecanismos adecuados para identificar riesgos externos, tales como: Avances tecnolgicos Necesidades o requerimientos de Organismos externos Modificaciones en la legislacin o normativas Cambios institucionales Alteraciones en la relacin con los mayores proveedores? 2- Anlisis de Riesgos Identificados a- Existe un anlisis de los riesgos identificados.? b- De que forma se analizan y clasifican dichos riesgos? c- Estn todas las Unidades instruidas para transmitir a la direccin cualquier variacin que se produzca en lo institucional operativo, tecnolgico, normativo, presupuestario, regulatorio, que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos? 3- Objetivos Estratgicos a- Se elabora un Plan Anual de accin intermunicipal? b- En funcin de que se definen los riesgos? c- Existe un comit que evale los riesgos? d- Evala dicho comit adecuadamente los riesgos identificados? 4- Factores Internos a- Conoce el Comit de Vigilancias las actividades contables? b- De que forma el comit se relaciona con las operaciones contables? c- La Informacin que recibe el comit de vigilancia es oportuna y confiable? 5- Factores Externos a- Esta la Asociacin legalmente

b-

c-

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b-

c-

autorizada? Que Entidad autoriza a la Asociacin para que pueda funcionar y alcance los objetivos propuesto? Se revisa peridicamente la legislacin que ampara las actividades de la asociacin? Manejo del Cambio Se Cuenta con una fuente de informacin oportuna sobre modificaciones a la legislacin aplicables a la Asociacin? Afecta la actitud de la Junta Directiva al debatir y resolver problemas de la Asociacin? Se implementan las modificaciones o nuevas exigencias obligatorias en la legislacin que regula la Asociacin en el tiempo establecido?

ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control es el tercer componente de evaluacin y son los procedimientos, tcnicas, prcticas y mecanismos que permiten a la direccin superior y nivel medio jerrquico de la estructura mitigar los riesgos identificados durante el proceso de evaluacin de los mismos y cuyo anlisis se considerar en el punto anterior. Las mismas se desarrollan en todos los niveles de la organizacin y son inherentes a cada una de las funciones. Incluyen una amplia gama de actividades, tales como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, revisiones de

desempeo, actividades tendientes a garantizar la seguridad generacin de archivos y documentacin.

En la evaluacin del Sistema de Control Interno no slo debe considerarse si fueron establecidas las actividades relevantes para los riesgos identificados, sino tambin si las mismas son aplicadas con los resultados esperados. Atento a la variedad de actividades de control que pueden emplearse, las aqu incorporadas lo son a ttulo indicativo. Son desarrolladas al solo efecto de ilustrar la variedad y que el auditor debe tomar en consideracin para su evaluacin. Cabe remarcar que es slo un punto de partida, hallndose sujetas a mejoras e incorporacin de aquellos aspectos no contemplados en ellas. ACTIVIDADES DE CONTROL Objetivo: Verificar los procedimientos, SI tcnicas, prcticas y mecanismos que permiten a la direccin superior y nivel medio jerrquico de la estructura, mitigar los riesgos identificados? 1- Polticas y Procedimientos de Autorizacin y Aprobacin a- Se han definido procedimientos de control para cada uno de los riesgos? b- Los procedimientos de control son aplicados apropiadamente? c- Se preparan informes que sean necesarios para mejor control como institucin? d- Las transacciones que se realizan dentro de la institucin son avaladas por la Junta Directiva? 2- Polticas y Procedimientos sobre Diseo y uso de Documentos y Registros a- La autorizacin, aprobacin, procesamiento y registro, pagos o recepcin de fondos, revisin y auditoria, custodia y manipuleo de fondos, valores o bienes de las operaciones/transacciones estn asignadas a diferentes personas? b- La asignacin de tareas se ha realizado de manera que se asegure

NO N/A OBSERVACIONES

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sistemticamente el cheque/verificacin? Se requieren autorizaciones para la habilitacin al uso de los formularios: talonarios de Recibo de Ingreso, Cheques y otros? El manejo de fondos, valores negociables u otros activos de alta realizacin se permite que sean manejados por una sola persona (tesorero/a) Las conciliaciones bancarias son realizadas por personas ajenas al manejo de fondos y cuentas bancarias? Polticas y Procedimientos sobre Activos Los Activos propiedad de la Asociacin son asignados formalmente? Se observa el cuidado y salvaguarda por parte del responsable del o los bienes asignados? Se realiza la verificacin fsica de los bienes asignados? La responsabilidad de rendir cuentas sobre los recursos asignados y la custodia de los registros esta asignada especficamente? Se ha establecido polticas y procedimientos para la custodia fsica de recursos, implementado y comunicado adecuadamente a todo el personal? Con que frecuencia se comparan los recursos existentes contra los registros? Se han identificado los activos claves para la entidad y se ha determinado para ello medidas de seguridad especial? El dinero y valores negociables se mantienen bajo llave? Se han identificado los activos clave para la entidad y se ha determinado para ello medidas de seguridad

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especial? Existen seguros para equipos y otros activos vulnerables? Contabilidad Cuentan con un Sistema de Contabilidad? Es adecuado a las actividades de la Asociacin? Se contabilizan diariamente las operaciones? Se archiva correctamente la documentacin relacionada a registros contables? Dicha documentacin est disponible para su examen? Cuanto tiempo mantienen en archivo la documentacin contable? Que tratamiento le dan a los comprobantes anulados? Se cumplen los lineamientos establecidos en el Sistema Contable de la Asociacin? Los comprobantes de contabilidad llevan firmas de elaborado, revisado y autorizado respectivamente? Los controles aseguran que slo son operaciones/transacciones validas aquellas iniciadas y autorizadas por los niveles con competencia para ello? Las facultades de autorizar han sido adecuadamente notificadas a los responsables y tal comunicacin incluy las condiciones y trminos bajo los cuales se asigna la misma (que requisitos deben exigirse)? Los controles definidos para la realizacin de las actividades ejecutas y terminadas por el personal son confiables? Los registros contables de concilian con los libros auxiliares? Cada cuanto se realizan dichas conciliaciones? Se registran las provisiones y amortizaciones correspondientes al

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cierre del balance? Quienes firman los Estados Financieros? Presupuestos Se elabora un presupuesto? Quien realiza esa actividad? Quien se encarga de revisar y aprobar el presupuesto? En qu fecha se realiza , revisa y aprueba el presupuesto? Que perodos comprende cada presupuesto? Las variaciones que se generan entre los resultados y lo presupuestado son razonables? Administracin de Seguros Se han identificado en la organizacin las tareas de alto riesgo de que se cometan irregularidades, tales como fraude o actos de corrupcin? Se rota al personal a cargo de dichas tareas peridicamente? Los funcionarios y ejecutivos principales que manejan efectivos cuentan con una fianza? Efectivo y Equivalentes Se realizan las remesas bancarias de las operaciones diarias de la Asociacin a ms tardar el siguiente da hbil? El depsito bancario se efecta bajo medidas de seguridad? Los comprobantes de ingreso estn prenumerados y archivados en forma consecutiva? Los responsables del manejo de fondos cumplen con la rendicin de fianza? Que cargo desempean los responsables del manejo de fondos? Se realizan arqueos para verificar los ingresos a la caja y otros fondos, en forma sorpresiva? Se gasta el 100% del fondo de Caja Chica en todas las ocasiones? Cada cuanto se realiza el trmite de

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reintegro del fondo de Caja Chica? Cuentan con un manual de manejo de fondos de Caja Chica? Se revisa minuciosamente la documentacin de soporte de la liquidacin de Caja Chica? Las cuentas bancarias son aperturadas con firmas mancomunadas? Quienes tienen firma autorizada en las cuentas bancarias de la Asociacin? Se emiten los cheques directamente a nombre del beneficiario? Se firman cheques en blanco, en casos excepcionales? Se realiza una conciliacin bancaria por cada mes? Son revisadas y autorizadas por un personal independiente de quien elabora dicho documento y de quien suscribe los cheques? Se investiga oportunamente los cheques y las notas de abono pendientes en la conciliacin? Se maneja una cuenta bancaria para cada proyecto? Que tipo de cuenta bancaria se maneja para los proyectos? Se realizan consultas de cuentas bancarias? Quien realiza dichas consultas? Existen restricciones para realizar esta actividad (consulta de cuentas bancarias)? Es apropiado el control al acceso a los sistemas de informacin, esto se refiere a la carga de datos, modificacin de archivo, alteraciones en los programas (software) utilizados? Existen controles que verifiquen peridicamente la informacin incorporada a los registros con la documentacin de soporte? Como se registran las operaciones contables de la Asociacin?

8abcd-

Inversiones Realiza la Asociacin inversiones? Que tipo de inversiones realiza? Se controlan dichas inversiones? Toda la Junta Directiva avala las inversiones? e- Se registran en forma detallada las inversiones? f- Como se registran contablemente las Inversiones? 9- Inventarios a- Se realiza un inventario en forma peridica? b- De que forma se realiza dicho inventario? c- Se cuenta con un sistema mecanizado para registrar el inventario? d- Se hace la separacin de inventarios propios y de los proyectos? e- Como se manejan la depreciacin de equipos? 10- Cuentas por Cobrar a- En que tipo de transacciones se genera una cuenta por cobrar? b- Que tratamiento se le da a la documentacin que da origen a esta cuenta? c- La documentacin de soporte de esta cuenta es adecuada y suficiente para cada partida registrada en esta cuenta? d- Se lleva un control detallado de las cuentas por cobrar? 11- Propiedad Planta y Equipo a- La adquisicin de propiedad planta y equipo es autorizada por la instancia correspondiente? b- Quien o quienes autorizan la adquisicin de los bienes mencionados anteriormente? c- Se elabora un acta de entregarecepcin al momento en que se delega la custodia de dichos bienes a los empleados? d- El costo de las mejoras de carcter

permanente, se incrementar al valor de los bienes de propiedad, planta y equipo? e- El valor de reparaciones y mantenimiento son cargadas directamente al gasto? f- Que mtodo de depreciacin se utiliza? g- Se lleva en forma detallada la estimacin depreciada por cada uno de los bienes? h- Se llevan registros auxiliares para esta cuenta? i- Se concilian los libros auxiliares de esta cuenta con las cuentas de mayor por lo menos una vez al ao? j- Se verifica la existencia fsica de dichos bienes por lo menos una vez al ao? k- Cuando existen variaciones entre la existencia fsica y los registros, se informa a la direccin de la Asociacin? l- Se realizan procedimientos de control sobre estos bienes m- Para la activacin de los bienes de propiedad, planta y equipo se toman en cuenta las polticas del Sistema Contable? 12- Cuentas y Documentos por Pagar a- Los documentos que originan esta cuenta estn debidamente autorizados y firmados por los funcionarios competentes? b- Existe un lmite en cuanto a la cantidad mxima de endeudamiento? c- Se concilia peridicamente el registro de las cuentas por pagar, cotejando los registros auxiliares con las cuentas de mayor? d- Se tiene un control de proveedores? e- Se lleva un control de cumplimiento puntual de las obligaciones por cada uno? f- Se solicitan estados de cuenta de forma peridica, para conciliar saldos

en libros? 13- Patrimonio a- Como esta conformado el patrimonio de la Asociacin? b- Los asociados cumplen con sus aportaciones? c- Las aportaciones son destinadas solamente al incremento del patrimonio? d- Las aportaciones se utilizan para el autosostenimiento de la Asociacin? 14- Resultados a- Como se clasifican los costos y gastos de la Asociacin? b- Los costos y gastos son aplicados a las cuentas respectivas? c- Las cuentas costos y gastos tienen relacin con las cuentas de ingreso? d- Todos aquellos ingresos, costos y gastos surgidos en el perodo son incluidos en la determinacin del excedente o dficit? e- Se respeta la asignacin de fondos en concepto de gastos para los proyectos? f- Se clasifican los excedentes y dficit por actividad de la Asociacin? g- Como se clasifican las actividades de la Asociacin? h- Que tratamiento se le da a los ingresos proveniente de las donaciones? i- Que tipo de donaciones se reciben? j- Si existen varios tipos de donaciones el tratamiento contable es el mismo para ellas? 15- Control a- Como se manejan los bienes, derechos u obligaciones que no pueden ser contabilizadas ni como Activo ni como Pasivo? b- Bajo que cuentas se registran dichos bienes, derechos y obligaciones?

 INFORMACION Y COMUNICACIN
El cuarto componente del sistema de control interno es el sistema de informacin y comunicacin implementado tanto para los hechos y transacciones internas como las externas de relevancia para la organizacin. Consecuentemente, se incorporan a continuacin los cuestionarios pertinentes a la evaluacin que deber llevar a cabo el auditor. De la misma manera que en los casos anteriores, debe sealarse que no pretende incluir todos los aspectos a considerarse sino que es meramente para orientacin.

INFORMACION Y COMUNICACIN Objetivo: Conocer la forma en que la informacin es controlada por el personal de la Asociacin y si es adecuadamente transferida a los niveles correspondientes.1-Normatividad Interna a- La Asociacin cuenta con Estatutos? b- Dichos Estatutos estn debidamente

SI

NO N/A OBSERVACIONES

actualizados? c- Conocen todos los miembros de la Asociacin los Estatutos? d- Se cumple con las obligaciones legales? e- Se informan los incumplimientos a la normatividad interna? f- Las multas e intereses pagados por incumplimiento de obligaciones legales son informadas a los funcionarios respectivos? g- Se elaboran los Estados Financieros con sus respectivos anexos, para una mejor comprensin? h- La documentacin suministrada por los sistemas de informacin es utilizada adecuadamente para la toma de decisiones? i- El anlisis que presenta la administracin de la Asociacin sobre los Estados Financieros es comprensivo, confiable y oportuno? 2-Calidad de la Informacin a- a-Como es la informacin interna y externa generada por la organizacin es remitida previamente a los niveles correspondientes para su aprobacin? b- Los informes remitidos a la institucin son de utilidad para la toma de decisiones para cada nivel jerrquico? c- Es apropiado el contenido de la informacin que se maneja en la institucin? d- La informacin para cada nivel es dirigida independientemente? e- El manejo de la Informacin es confiable y oportuna? f- Los sistemas de informacin son accesibles nicamente al personal autorizado? g- La informacin fluye en cuanto a acciones de seguimiento? h- Es adecuado a las necesidades de informacin de la organizacin

i-

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considerar usuarios internos y externos? Se realiza un seguimiento de los avances tecnolgicos a efectos de determinar si resulta convenientes su incorporacin? El sistema implementado admite actualizaciones? Comunicacin Existe un mensaje claro de parte de la alta direccin y gerencia sobre la importancia del sistema de control interno y las responsabilidades de todos los integrantes de la organizacin? ( en funcin a la conclusin de la auditoria realizada)? Se comunican las excepciones a las reglas a los niveles superiores a aquel donde se descubre la misma? Estn los mecanismos instituidos para garantizar la comunicacin en todos los sentidos? Aseguran que los empleados de menor nivel puedan proponer cambios de las rutinas que mejoren el desempeo? Y a denunciar errores o irregularidades? De las entrevistas mantenidas con el personal, se infiere un conocimiento general de la misin, objetivos y metas de la organizacin? (en funcin del Relevantamiento efectuado durante el transcurso de la auditoria)? Se mantienen canales de comunicacin adecuados con terceros interesados directa o indirectamente, Usuarios/beneficiarios de las acciones de la organizacin- proveedorescomunidad- prensa- auditores- y otros? En este sentido, se difunde a los terceros el Cdigo de tica del funcionario?

 SUPERVISION Y MONITOREO

El quinto y ltimo componente del Sistema de Control Interno es el de supervisin que debe entenderse a los efectos del siguiente con sentido amplio del monitoreo de la gestin que debe practicar los responsables de la organizacin, en la ejecucin de sus tareas habituales. Tambin comprende las evaluaciones, posteriores a su ejecucin, realizadas por los mismos responsables.

SUPERVISION Y MONITOREO Objetivo: conocer la forma en que se ejecuta la supervisin a las actividades que se realizan dentro de la Asociacin.1- Actividades de Monitoreo Operacional
a- Dentro de la propia gestin existe una rutina de permanente seguimiento y evaluacin del desempeo del control interno para determinar las mejoras y ajustes requeridos?. b- La supervisin practicada enfatiza en la responsabilidad de los gerentes y otros con funciones de supervisin por el funcionamiento del sistema de control interno? c- En el desarrollo de sus tareas, se compara habitualmente el desempeo con lo presupuestado y se evalan las causas de los desvos? d- Se realizan cruces y comparaciones de la informacin operativa producida con lo real, y contra informacin contable? e- Se consideran las comunicaciones de terceros para corroborar la informacin generada internamente? f- Se realizan habitualmente controles de las existencias de inventarios fsicos contra registros? g- Estn definidas herramientas de auto evaluacin? Sea por sistema de chequeo, cuestionario o cualquier otro? h- Se utilizan indicadores para detectar ineficiencias, abusos o despilfarros? i- Se realiza una validacin peridica de los supuestos que sustentan los objetivos de la organizacin, por j- ejemplo necesidades de la poblacin objetivo? k- Las deficiencias detectadas durante el proceso de auto evaluacin son comunicadas a los niveles correspondientes, Descrita cmo se procede?

SI

NO N/A OBSERVACIONES

2- Auditoria Interna a- La Asociacin cuenta con una Unidad de Auditora Interna? b- Se ha nombrado Auditor Interno por Junta Directiva? c- Cuenta con un plan de auditora y

cronograma aprobado? d- El plan de auditora incluye el seguimiento a la implementacin de recomendaciones surgidas en los informes? e- Peridicamente se practican auditorias por dicha unidad dentro de la organizacin? f- En aquellos casos en que la direccin est en desacuerdo con los hallazgos habidos o con la validez de las recomendaciones, tales puntos se expresan por escrito? g- Se entrega a la Junta Directiva los informes de auditora con una copia al coordinador? h- LA Junta Directiva acata recomendaciones de auditora interna? i- Participa el Auditor Interno en la toma fsica de los inventarios? j- Se mantienen los archivos de auditora interna debidamente resguardados? k- Que tiempo permanece en archivo la documentacin de auditora interna? l- La unidad de auditora interna tiene problemas en cuanto al acceso a informacin requerida para la respectiva revisin? m- La ubicacin de la unidad de auditora interna dentro de la estructura organizativa, es adecuada con independencia operativa? n- Dentro de la propia gestin existe una rutina de permanente seguimiento y evaluacin del desempeo del control interno para determinar las mejoras y ajustes requeridos? 2- Auditoria Externa a. Se realizan auditorias externas al los Estados Financieros de la

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Asociacin? b. Quien o quienes se encargan de nombra al auditor externo? c. Est autorizado por el Consejo de Vigilancia de la Profesin de la Contadura Pblica el Auditor Externo? d. El Auditor Externo tiene acceso a los registros contables sin problema alguno? e. Requiere el Auditor Externo de los Directivos y dems empleados de la Asociacin, documentacin, anlisis, conciliaciones y explicaciones necesarias para el cumplimiento de sus funciones? f. Como se da a conocer el dictamen de auditora? g. A quien es presentado dicho informe? h. La Junta Directiva exige carta de representacin por parte de la firma de auditora? 3- Junta Directiva Cumple la Junta Directiva de la Asociacin con informar sobre el presupuesto a la Asamblea General? Propone la Junta Directiva modificaciones al presupuesto? Cumple la Junta Directiva con la elaboracin de un plan anual intermunicipal? Se presenta dicho plan ante la Asamblea General? Presenta la Junta Directiva los Estados Financieros a la Asamblea General?

5.8 OPERACIONES A SER EVALUADAS OPERACIONES GENERALES INGRESO DE FONDO COOPERANTES INICIO Aceptacin de cheque de Fondos. Remesa de cheque a cuenta de Proyecto o Gtos. De funcionamiento.

Recepcin Acuerdo de convenio

Remesa al banco a cuenta de la Asociacin.

FIN

Elaboracin de Recibo de Ingreso

Elaboracin de cheque de cuenta de Asociacin

FONDOS PROPIOS

INICIO

Efectivo es recibido en caja.

Emitir cheques para diferentes Gastos Operativos.

EGRESO CORRIENTE.

Elaboracin de Recibo de Ingreso por Aportacin de

Municipios Asociados

Elaborar remesa a cuentas bancarias de Fondos Propios

FIN

INICIO
Recepcin de factura o recibo de ingreso por compras o servicio recibido.

Entrega al proveedor documento.

Elaboracin de cheque y voucher de cuenta respectiva.

Proveedor firma de recibido y regresa a encargado el documento.

FIN

INVERSION DE CAPITAL. INICIO Remesa a banco por anticipo establecido.

Recepcin de Acuerdo de Junta Directiva autorizando la apertura de cuenta o erogacin.

Recibe factura por estimaciones de proyectos.

Apertura de cuenta a nombre de proyecto.

Eroga cheque de acuerdo a ejecucin por avance de obra.

FIN ELABORACION DE ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA.

INICIO

Elaboracin de documento fuente del acuerdo.

La Junta Directiva en pleno, autoriza la elaboracin de acuerdos.

Certificacin de acuerdo por el Presidente y Secretario de la Junta Directiva

Asiento en libro respectivo y rubricas de la Junta Directiva

Entrega de certificaciones a interesados.

FIN

OPERACIONES BASICAS DE CONTABILIDAD. CONTABILIZACION DE LAS OPERACIONES DE EGRESOS.

No INICIO Recepcin de documentos origen.

Verificacin si existe partida presupuestaria.

Elaboracin de partida presupuestaria.

Si Se ingresa partida contable al sistema. Control de calidad. Cierre contable.

Clasificacin de documentos.

Codificacin de documentos aplicando cuenta respectiva.

Impresin de documento.

FIN

CONTABILIZACION DE LAS OPERACIONES DE INGRESOS.

INICIO

Ingresos al sistema.

Recepcin de documentos (Recibos de Ingreso)

Control de calidad.

Impresin de partidas de ingreso. Codificacin de recibos. Cierre contable.

FIN

OPERACIONES BASICAS EN PRESUPUESTO.

No INICIO Formacin de comisin de Presupuesto. Revisin de Si Aprobacin de Presupuesto. Correccin.

Requerimiento de insumos para elaboracin de presupuesto.

Elaboracin de Acuerdo para su aprobacin.

Distribucin de copias presupuestarias.

Formulacin del Presupuesto.

Impresin del Presupuesto.

FIN

OPERACIONES BASICAS DE LA U.A.C.I.

INICIO Acuerdo de Junta Directiva para la autorizacin de apertura e invitacin a licitacin. Evaluacin tcnica de las empresas o prestadores de servicios ofertantes.

Adjudicacin y publicacin del proyecto a la empresa ganadora.

Elaboracin de las bases de licitacin de acuerdo a la LACAP.

Elaboracin del contrato.

Venta de bases de licitacin.

Firma del contrato por parte del Junta Directiva y empresa ganadora.

Recepcin de ofertas y apertura de sobres. FIN

5.9 INTEGRACION DE COMPONENTES CON LA CONTABILIDAD

UACI (Adquisiciones y Contrataciones)

Contabilidad

Registra hechos econmicos Gestiona obtencin de bienes y servicios. Genera reportes en cuentas afines Proporciona estados financieros

Recepciona bienes y establece controles de inventarios. Avala factura orden de pago. y

P R E S U P U E S T O

ORIENTA Objetivos

EJECUTA PRESUPUESTO Devengamiento de Ingresos

PROGRAMA RECURSOS Necesidades PERCIBIDO - PAGADO EVALUA RESULTADOS > Desviaciones > Reprogramaciones

GENERA ESTADOS FINANCIEROS

C O N T A B I L I D A D

UTILIZA PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS

ESTABLECE RESULTADOS

PROYECTOS DE INVERSION

CONTABILIDAD

IDENTIFICACION DEL PROYECTO ADQUISICION DE BIENES DE LARGA DURACION > Bienes Muebles > Bienes Inmuebles COSTOS ACUMULADOS LIQUIDACION DE PROYECTOS

REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES MOVIMIENTOS DE CUENTAS > De conceptos contables relativos a proyectos y programas de inversin. > Gastos de inversiones en proyectos. ESTADOS FINANCIEROS > Por Proyectos especficos.

INVENTARIOS

CONTABILIDAD

CONTROLA > Bienes Inmuebles - Depreciables - No Depreciables > Bienes Muebles > Existencias - Materiales - Papelera - Especies Municipales - Otros > Registra hechos econmicos - Bienes Adquiridos - Bienes Descargados > Genera informacin de cuentas afines > Proporciona informacin

CONTABILIDAD

CONTROL INTERNO

Recibe y procesa informacin

Verifica exactitud de la informacin

Elabora registros contables

Asegura cumplimiento de normas

Genera reportes financieros

Analiza resultados

Proporciona informacin

Emite opinin y recomienda mejoras