EXCEL INICIAL

SEPARATA DEL CURSO

TABLA DE CONTENIDO
HOJA DE CLCULO ................................................................................................................................................. 4 MICROSOFT EXCEL ................................................................................................................................................ 4 PANTALLA INICIAL ................................................................................................................................................. 4 BARRA DE ACCESO RPIDO ................................................................................................................................... 5 BOTN OFFICE ...................................................................................................................................................... 5 FORMAS DE DESPLAZARSE .................................................................................................................................... 6 INTRODUCIR DATOS .............................................................................................................................................. 6 MODIFICAR DATOS ............................................................................................................................................... 6 BORRAR DATOS..................................................................................................................................................... 6 RANGO DE CELDAS ................................................................................................................................................ 6 TIPO DE DATOS ..................................................................................................................................................... 7 VALORES ................................................................................................................................................................... 7 FRMULAS ............................................................................................................................................................... 7 FUNCIONES ............................................................................................................................................................... 8 GUARDAR UN LIBRO ............................................................................................................................................. 8 CERRAR UN LIBRO ................................................................................................................................................. 8 CREAR UN NUEVO LIBRO ....................................................................................................................................... 8 ABRIR UN ARCHIVO ............................................................................................................................................... 8 ANCHO DE COLUMNA ........................................................................................................................................... 9 CAMBIAR EL ANCHO UTILIZANDO EL MOUSE ........................................................................................................... 9 CAMBIAR EL ANCHO CON LOS COMANDOS .............................................................................................................. 9 ALTO DE FILA ......................................................................................................................................................... 9 CAMBIAR EL ALTO UTILIZANDO EL MOUSE ............................................................................................................... 9 CAMBIAR EL ALTO CON LOS COMANDOS ................................................................................................................. 9 INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS ............................................................................................10 INSERTAR CELDAS EN BLANCO ............................................................................................................................... 10 INSERTAR FILAS ...................................................................................................................................................... 10 INSERTAR COLUMNAS ............................................................................................................................................ 10 ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS ................................................................................................................. 10 ALINEACIN DE DATOS ........................................................................................................................................11 ALINEAR VERTICALMENTE ...................................................................................................................................... 11 ALINEAR HORIZONTALMENTE ................................................................................................................................ 11 COMBINAR CELDAS ................................................................................................................................................ 11 ORIENTACIN ......................................................................................................................................................... 12 SANGRA ................................................................................................................................................................. 12 AJUSTAR TEXTO ...................................................................................................................................................... 13 FORMATO DE DATOS ...........................................................................................................................................13 BORDES ................................................................................................................................................................15 COLOR DE RELLENO ..............................................................................................................................................16 COLOR DE FUENTE................................................................................................................................................17 FUENTE Y TAMAO DE FUENTE ............................................................................................................................17 PREDETERMINAR LA FUENTE Y EL TAMAO DE FUENTE ......................................................................................18 NEGRITA, CURSIVA Y SUBRAYADO .......................................................................................................................18 FRMULAS ...........................................................................................................................................................18 ERRORES FRECUENTES EN LAS FRMULAS ...........................................................................................................18

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COPIAR FRMULAS ..............................................................................................................................................19 FRMULAS CON REFERENCIA ABSOLUTA .............................................................................................................19 BOTN AUTOSUMA .............................................................................................................................................19 RELLENAR UNA SERIE DE NMEROS.....................................................................................................................20 FUNCIONES ..........................................................................................................................................................20 FUNCIN MATEMTICA SUMA .............................................................................................................................. 21 FUNCIN MATEMTICA SUMAR.SI ........................................................................................................................ 21 FUNCIN ESTADSTICA CONTAR ............................................................................................................................. 22 FUNCIN ESTADSTICA CONTARA .......................................................................................................................... 22 FUNCIN ESTADSTICA CONTAR.SI ......................................................................................................................... 22 FUNCIN ESTADSTICA PROMEDIO ........................................................................................................................ 22 FUNCIN ESTADSTICA MAX................................................................................................................................... 22 FUNCIN ESTADSTICA MIN ................................................................................................................................... 23 FUNCIN MATEMTICA PRODUCTO ...................................................................................................................... 23 FUNCIN MATEMTICA ENTERO ........................................................................................................................... 23 FUNCIN MATEMTICA REDONDEAR .................................................................................................................... 23 FUNCIN MATEMTICA MODA.............................................................................................................................. 23 ORDENAR .............................................................................................................................................................23 ORDENAR POR UNA O MS COLUMNAS ................................................................................................................ 23 ORDENAR POR FILAS............................................................................................................................................... 24 ORDENAR POR LISTA PERSONALIZADA ................................................................................................................... 24 ORDENAR UNA COLUMNA SIN AFECTAR A LAS DEMS .......................................................................................... 25 BUSCAR DATOS ....................................................................................................................................................26 REEMPLAZAR .......................................................................................................................................................26 FORMATO CONDICIONAL .....................................................................................................................................27 CREAR UNA REGLA DE FORMATO ........................................................................................................................... 27 BORRAR TODOS LOS FORMATOS CONDICIONALES ................................................................................................ 28 BORRAR UN FORMATO CONDICIONAL ................................................................................................................... 28 OTRAS PROPIEDADES DEL FORMATO CONDICIONAL ............................................................................................. 28 RESALTAR REGLAS DE CELDAS ................................................................................................................................ 29 REGLAS SUPERIORES E INFERIORES ........................................................................................................................ 29 BARRAS DE DATOS .................................................................................................................................................. 29 ESCALAS DE COLOR ................................................................................................................................................. 29 CONJUNTOS DE ICONOS ......................................................................................................................................... 29 PEGADO ESPECIAL ................................................................................................................................................30 FORMULARIO .......................................................................................................................................................31 PROTEGER CELDAS ...............................................................................................................................................32 IMPRIMIR .............................................................................................................................................................33 IMPRIMIR DIRECTAMENTE ..................................................................................................................................... 33 REPETIR FILAS DE ENCABEZADO AL IMPRIMIR........................................................................................................ 35

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HOJA DE CLCULO
Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas y tiene la propiedad bsica de una base de datos para: ordenar, clasificar, localizar y visualizar datos en base a criterios especficos.

MICROSOFT EXCEL
Es un programa de hojas de clculo donde sus hojas estn encuadernadas en libros de trabajo, el cual contiene inicialmente 3 hojas de trabajo, esta cantidad puede ser disminuida o incrementada segn sea necesario. La hoja de trabajo cuenta con un tamao mximo de 16384 columnas representadas con letras (de la A a la XFD) y 1048576 filas. Se pueden insertar y eliminar hojas de clculo, moverlas, copiarlas y cambiarles el nombre simplemente pulsando el botn derecho del Mouse cuando est colocado encima de una etiqueta de hoja de clculo. En esta versin de Excel (2007) puede insertar una nueva hoja con un clic en el botn Insertar hoja de clculo. Al concluir este primer mdulo, podrs manejar adecuadamente las funciones bsicas de Excel, utilizar frmulas, determinar el formato de las celdas, copiar datos y formatos, etc. Que llevando de la mano las Guas de Laboratorio sers capaz de realizar a la perfeccin.

PANTALLA INICIAL
Al ingresar a Excel aparece la siguiente pantalla, veamos sus componentes principales:
(A) CINTA DE OPCIONES (Ribbon) (B) FICHAS (C) GRUPOS (D) COMANDOS

(E) CUADRO DE DILOGO (F) CUADRO DE NOMBRES (G) BARRA DE FRMULAS

(K) COLUMNA

(J) FILA (L) CELDA

(I) BARRA DE DESPLAZAMIENTO (H) BARRA DE ETIQUETAS

(A) Cinta de opciones: Reestructura los mens deshacindose de las listas y sustituidas esta cinta o banda en la que se emplazan en forma de pestaas todas las opciones que encontrbamos en versiones anteriores y algunas nuevas. (B) Fichas: Hay siete en la parte superior y cada una representa una de las tareas bsicas que se hacen en Excel. (C) Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s. (D) Comandos: Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men. (E) Cuadro de dilogo: Significa que hay ms opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrar un cuadro de dilogo o panel de tareas.

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(F) Cuadro de nombres: Identifica la celda, elemento de grfico u objeto de dibujo seleccionado. Desde aqu puede: dar nombre a una celda o rango, desplazarse a una celda especfica o seleccionar un rango especfico. (G) Barra de frmulas: Se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa. (H) Barra de etiquetas: Visualiza las distintas hojas de trabajo, inicialmente muestra tres hojas pero pueden insertarse muchas ms. (I) Barra de desplazamiento: Permite el desplazamiento o movimiento a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. (J) Fila: Representada horizontalmente por un nmero desde el 1 al 1048576, esto es por cada hoja. (K) Columna: Representada verticalmente por una letra desde la A hasta la XKD que dan un total de 16384. (L) Celda: Es la interseccin entre una columna y una fila, la celda ser identificada con una letra y un nmero.

BARRA DE ACCESO RPIDO

Nos servir como lanzamiento de acciones, colocacin de objetos o aplicacin de formato de forma rpida y simple. Se puede personalizar permitiendo la insercin de nuevos botones para que el usuario pueda incluir sus mtodos ms utilizados.

BOTN OFFICE
Aqu encontrars las opciones que en versiones anteriores se ubicaron bajo el men Archivo (ATAJO: ALT+A). No existe ninguna opcin para que el men Archivo se vean como en las versiones anteriores de estos programas de Microsoft Office.

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FORMAS DE DESPLAZARSE
De acuerdo a la resolucin de nuestra pantalla slo podremos visualizar parte de la hoja y nuestros datos mayormente ocuparn mayor espacio. Para desplazarse por la hoja activa utilice las siguientes combinaciones o teclas de funcin: TECLA Flecha abajo Flecha arriba Flecha derecha Flecha izquierda Av.Pg. Re.Pg. Ctrl + Inicio Ctrl + Av.Pg. Ctrl + Re.Pg. Fin + Flecha arriba Fin + Flecha abajo Fin + Flecha izquierda Fin + Flecha derecha F5 MOVIMIENTO Celda arriba Celda abajo Celda derecha Celda izquierda Pantalla abajo Pantalla arriba Celda A1 Avanza una hoja Retrocede una hoja Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa Celda especfica

Otra forma de desplazarse a una celda especfica es escribindola en el cuadro de nombres y luego presionando ENTRAR.

INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. Los pasos a seguir sern los siguientes: 1. 2. 3. Site el cursor en la celda donde ingresar el dato. Escriba el dato, el cual aparecer en la celda activa y en la barra de frmulas. Presione ENTRAR.

MODIFICAR DATOS
Es comn que al ingresar los datos se cometan errores, hay varias formas de corregir o reemplazar los datos de una celda. 1. 2. 3. Ubique el cursor en la celda donde se encuentra el dato a corregir o reemplazar. Ingrese el nuevo texto en el caso que desee reemplazarlo o presione F2 para modificarlo. Presione ENTRAR. Tambin puede darle doble clic a la celda donde se encuentra el dato para entrar al modo de edicin.

BORRAR DATOS
1. 2. Ubique el cursor en la celda donde se encuentra el dato a borrar. Presione la tecla SUPRIMIR.

RANGO DE CELDAS
Se refiere a un grupo de celdas, estas pueden ser definidas al momento de sombrear un grupo de celdas o al momento de ingresar una frmula donde varias celdas estn involucradas. En el siguiente ejemplo est seleccionado el rango B1:D3.

El procedimiento normal para seleccionar un rango es ubicar el puntero del Mouse dentro de la celda inicial, aparecer una cruz blanca la cual debes arrastrar hacia la celda final.

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Otra forma es con el Cuadro de nombres, le damos un clic, ingresamos el rango y presionamos ENTRAR.

TIPO DE DATOS
En una Hoja de Clculo, los tipos de datos a introducir son Valores, Frmulas y Funciones.

VALORES.- Dato que se introduce directamente en la celda. Puede ser: nmero, fecha u hora, o texto.
Nmeros Puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts. El signo (+) delante de un nmero se ignora, y para nmero negativo precederlo con el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, se interpreta como un nmero negativo. El carcter E significa notacin cientfica. Ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, se considera como smbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero y luego un espacio en blanco para que no se confundan con nmeros de fecha. Si un nmero no cabe en su celda se pasa automticamente a anotacin cientfica. Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda. Fecha u Hora Se introducen en la forma en que deseas que aparezca separados por un guin o una diagonal. Al igual que los nmeros, la fecha y hora tambin aparecen alineadas a la derecha. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, caso contrario deberemos introducir el ao completo. Texto El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

FRMULAS.- Es una secuencia formada por: valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es
una tcnica bsica para el anlisis de datos y se pueden realizar varias operaciones con los datos como: *,+,-, etc. Esta se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Recuerde que el orden que utiliza Excel para realizar clculos se basa en los operadores, este orden es: OPERADOR : , % ^ * / + & =, <, >, <=, >=, <= y <> OPERACIN Rango Unin Negacin Porcentaje Exponente Multiplicacin o divisin Adicin o sustraccin Concatenacin Operadores relacionales

( ) Parntesis: Permite alterar el orden de prioridad.

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FUNCIONES.- Es una frmula predefinida por Excel que acepta valores, realiza los clculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error. Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis (no dejes espacios). Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por "," o ; dependiendo la configuracin del Excel.
Estructura u orden de los elementos de una frmula.

GUARDAR UN LIBRO
Cuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de disco duro, en una ubicacin de red, en un disco, en un CD, en el escritorio o en otra ubicacin de almacenamiento. Debe identificar la ubicacin de destino en la lista Guardar en. Por lo dems, el proceso de guardar es el mismo sea cual sea la ubicacin que elija. 1. 2. 3. 4. Haga clic en el botn de Microsoft Office y clic en Guardar. Tambin puede usar la combinacin CTRL+G. En la lista Guardar en, haga clic en la carpeta o en la unidad en la que desea guardar. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo. Haga clic en Guardar o presione ENTRAR.

CERRAR UN LIBRO
1. 2. Active el libro que desea cerrar. Haga clic en el botn de Microsoft Office y clic en Cerrar. Tambin puede usar la combinacin CTRL+R.

CREAR UN NUEVO LIBRO

Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de clculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de informacin relacionada. Para crear un libro nuevo, se puede abrir un libro en blanco. Asimismo, el nuevo libro se puede basar en otro existente, en la plantilla de libro predeterminada o en cualquier otra plantilla. 1. 2. Haga clic en el botn de Microsoft Office y clic en Nuevo. Tambin puede usar la combinacin CTRL+U. En el panel derecho haga doble clic en Libro en blanco.

ABRIR UN ARCHIVO
Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Excel, puede abrir el archivo original para su modificacin, abrir una copia o abrir el archivo en modo de slo lectura, que le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre. 1. 2. 3. 4. Haga clic en el botn de Microsoft Office y clic en Abrir. Tambin puede presionar la combinacin CTRL+A. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicacin de Internet que contiene el archivo que desee abrir. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo. Haga clic en el archivo y, a continuacin, en Abrir. El botn Abrir incluye otras opciones como se muestra en la siguiente imagen:

La opcin Abrir como de slo lectura ve el archivo original, pero no puede guardar cambios en l. La opcin Abrir como copia crea un duplicado del mismo y lo que ve es el duplicado. Los cambios se guardarn en la copia y se le asigna un nombre nuevo. El nombre predeterminado agrega Copia (1) de al principio del nombre actual. La opcin Abrir y reparar se utiliza cuando se trata de abrir un archivo y nos da un mensaje de error.

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ANCHO DE COLUMNA
El ancho de columna est comprendido entre 0 y 255, representa el nmero de caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de fuente estndar. El ancho predeterminado es de 8,43 caracteres y si tiene un ancho de 0, la columna se oculta. CAMBIAR EL ANCHO UTILIZANDO EL MOUSE Arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea. Para ajustar el ancho al contenido en vez de arrastrar haga doble clic. Arrastrar o doble clic

CAMBIAR EL ANCHO CON LOS COMANDOS 1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato.

3.

Seleccione: Ancho de columna para establecer un ancho especfico. Autoajustar ancho de columna para ajustar el ancho al contenido. Ancho predeterminado para retornar el ancho por defecto.

ALTO DE FILA
Puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 0,035 cm). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos (aproximadamente 0,4 cm). Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta. CAMBIAR EL ALTO UTILIZANDO EL MOUSE Arrastre el borde inferior del encabezado de la fila hasta que la fila tenga el alto que desea. Para ajustar el alto al contenido en vez de arrastrar haga doble clic.

Arrastrar o doble clic CAMBIAR EL ALTO CON LOS COMANDOS 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato.

3.

Seleccione: Alto de fila para establecer un alto especfico.

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Autoajustar alto de la fila para ajustar el alto al contenido.

INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila y columnas a la izquierda de una columna. Tambin puede eliminar celdas, filas y columnas. INSERTAR CELDAS EN BLANCO 1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y en Insertar celdas. El mismo efecto tendr presionar la combinacin CTRL+ +.

3. En el cuadro de dilogo Insertar celdas, haga clic en la direccin en la que desea desplazar las celdas circundantes.

INSERTAR FILAS 1. Seleccione la fila o celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas o seleccione filas no adyacentes, manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y en Insertar filas de hoja.

INSERTAR COLUMNAS 1. Seleccione la columna o grupo de columnas a insertar, para columnas no adyacentes, presione la tecla CTRL mientras selecciona. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y en Insertar columnas de hoja.

ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y haga clic en el elemento a borrar. El mismo efecto tendr al presionar la combinacin CTRL + -.

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3.

En el caso de eliminar celdas mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

ALINEACIN DE DATOS
ALINEAR VERTICALMENTE Cuando se modifica el alto de las filas o se combinan celdas verticalmente el texto queda alineado en la parte inferior, ejemplo:

Para modificar la alineacin vertical siga estos pasos: 1. 2. Seleccione la celda o grupo de celdas. En la ficha Inicio, dentro del grupo Alineacin haga clic en el botn Alinear en el medio (segundo botn).

Observe la alineacin vertical de los datos:

ALINEAR HORIZONTALMENTE Al ingresar un dato este se alinea en la celda segn su tipo, los datos alfanumricos o de texto se alinearn a la izquierda y los numricos o de fecha hacia la derecha, pero esta alineacin se puede cambiar sin alterar el tipo de datos con los botones de alineacin ubicados en el grupo Alineacin de la ficha Inicio.
Alinear texto a la izquierda Alinear texto a la derecha

Centrar

COMBINAR CELDAS Cuando se combinan dos o ms celdas adyacentes, se convierten en una celda que se muestra en varias columnas o filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda combinada, como se puede ver en el ejemplo siguiente.

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1. 2.

Seleccione el rango de celdas donde combinars los datos centrados. En la ficha Inicio, dentro del grupo Alineacin haga clic en el botn

Combinar y centrar.

Si desea combinar las celdas pero que mantenga la alineacin hacia la izquierda, haga clic en la flecha del botn Combinar y centrar y seleccione la opcin Combinar horizontalmente.

Una celda combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes, pero no se puede dividir una sola celda que no se haya combinado.

ORIENTACIN Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal, de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90. La altura de la fila se ajusta automticamente para adaptarla a la orientacin vertical. 1. 2. Seleccione las celdas o grupo de celdas. En la ficha Inicio, en el grupo Alineacin haga en la flecha del botn Orientacin y seleccione el ngulo.

En la siguiente imagen se muestran los datos alineados con la opcin Girar texto hacia arriba.

En la siguiente imagen se muestran los datos alineados con la opcin ngulo descendente.

SANGRA Aumenta el margen o espaciado de los datos en las celdas seleccionadas desde el margen izquierdo. 1. 2. Seleccione las celdas o grupo de celdas. En la ficha Inicio, en el grupo Alineacin haga en la flecha del botn Aumentar sangra.

Disminuir sangra

Aumentar sangra

Muestra de datos con la sangra aumentada en los cdigos:

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AJUSTAR TEXTO Si desea que el texto de una celda aparezca en varias lneas, puede dar formato a la celda para ajustar el texto automticamente, o bien especificar un salto de lnea manual. 1. 2. En la hoja de clculo, seleccione las celdas a las que desea dar formato. En la ficha Inicio, en el grupo Alineacin, haga clic en Ajustar texto .

Ajuste el texto manualmente presionando CTRL+ENTRAR para escribir la segunda lnea en una mis celda. En la siguiente imagen se muestra el texto de la celda D3 ajustado al ancho de la columna.

Los datos de la celda se ajustan para adaptarse al ancho de la columna. Si cambia el ancho de columna, el ajuste de datos se adapta automticamente. Si no est visible todo el texto ajustado, puede que la fila se haya establecido en un alto especfico.

NOTA: Todas las opciones de Alineacin puede encontrarlas dentro del cuadro de dilogo Formato de celdas.

Cuadro de dilogo

FORMATO DE DATOS
Todas las celdas tienen una configuracin predeterminada de formato general, con el texto alineado a la izquierda y los valores numricos a la derecha. Elija la manera en que se mostrarn los valores en una celda: porcentaje, moneda, fecha y hora, etc. 1. 2. 3. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. En la ficha Inicio, dentro del grupo Nmero, haga clic en la opcin Formato de nmero. Seleccione uno de las categoras que se muestran en la lista.

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 Si ingresa a la opcin Ms formatos de nmero se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas, dnde por cada categora dar una Muestra y opciones adicionales de formato. En este ejemplo se est seleccionando la categora Nmero con 2 decimales, agregndole la coma como separador de miles y los nmeros negativos los estamos poniendo en color rojo y con el signo menos.

General: Visualiza el formato por defecto que da Excel al dato ingresado. Cuando desee deshacer un formato de moneda, porcentual o personalizado utilice esta categora. Nmero: Permite especificar el nmero de decimales, usar la coma como separador de miles y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Similar a la categora Nmero pero permite seleccionar un smbolo monetario. Contabilidad: Similar a la categora Moneda pero alinea los smbolos monetarios. Los nmeros negativos no se personalizan y si el valor es cero lo reemplaza por un guin. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, El valor 0,1718 lo muestra como 17%, sin decimales y con 2 decimales lo mostrara como 17,18%. Fraccin: Permite seleccionar entre nueve formatos de fraccin. Cientfica: Muestra un nmero en notacin exponencial, sustituyendo parte del nmero con E+n, donde E (que significa Exponente) multiplica el nmero anterior por 10 a la ensima potencia. Por ejemplo, un formato cientfico con dos decimales muestra 12345678901 como 1.23E+10, que es 1,23 veces 10 a la dcima potencia. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si se encuentra algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Esto es de acuerdo a la configuracin regional. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.

Ejemplos:

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BORDES
Puede cambiar el aspecto de los datos en nuestra hoja de clculo agregando bordes, para esto siga los siguientes pasos: 1. 2. Seleccione el rango de datos al cual agregar los bordes. En el grupo Fuente de la ficha Inicio haga clic en la flecha del botn Bordes.

3.

Seleccione uno de los bordes predeterminados o haga clic en la opcin Ms bordes para mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

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4. 5. 6. 7.

En la opcin Estilo: seleccione el tipo de lnea. En la opcin Color: seleccione uno de los colores del listado. Al lado izquierdo est la opcin Borde con los botones que permiten indicar donde irn los bordes. Por ltimo clic en el botn Aceptar. Tambin puede utilizar la opcin Dibujar bordes para trazar los bordes con el lpiz. Previamente puede seleccionar un Color de lnea y un Estilo de lnea.

COLOR DE RELLENO
Para realzar el cuadro de datos puede colorear el relleno de las celdas seleccionadas, siguiendo estos pasos: 1. 2. Seleccione el rango de celdas al cual agregar el relleno. En el grupo Fuente de la ficha Inicio haga clic en la flecha del botn Color de relleno.

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3.

Ubique el puntero sobre uno de los colores y observe como afecta al rango seleccionado, haga clic sobre el color para seleccionarlo.

COLOR DE FUENTE
Para realzar el contenido del cuadro de datos puede colorear la fuente de las celdas seleccionadas, siguiendo estos pasos: 1. 2. Seleccione el rango de celdas al cual cambiar el color de fuente. En el grupo Fuente de la ficha Inicio haga clic en la flecha del botn Color de fuente.

3.

Ubique el puntero sobre uno de los colores y observe como afecta al rango seleccionado, haga clic sobre el color para seleccionarlo.

FUENTE Y TAMAO DE FUENTE

Puede cambiar la fuente o el tamao de fuente de las celdas o los rangos seleccionados en una hoja de clculo. 1. 2. Seleccione la celda, el rango de celdas, el texto o los caracteres a los que desea aplicar formato. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el cuadro Fuente.

3.

Para cambiar el tamao de fuente, haga clic en el cuadro Tamao de fuente.

4. 5.

Tambin puede cambiar el tamao de fuente con los botones: Aumentar / Disminuir tamao de fuente. Puede ingresar al cuadro de dilogo Fuente presionando Ctrl+Shift+F o haciendo en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Fuente.

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Cuadro de Dilogo

PREDETERMINAR LA FUENTE Y EL TAMAO DE FUENTE

Tambin puede cambiar la fuente y el tamao de fuente predeterminados utilizados en los libros nuevos. 1. 2. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel. En la categora Ms frecuentes, debajo de Al crear nuevos libros, realice lo siguiente: En el cuadro Usar esta fuente, haga clic en la fuente que desee usar. En el cuadro Tamao de fuente, escriba el tamao de fuente que desee usar. Haga clic en el botn Aceptar. Reinicie Excel.

3. 4.

NEGRITA, CURSIVA Y SUBRAYADO

Para realzar el texto en negrita, ponerla en cursiva o subrayarlo siga estos pasos: 1. 2. Seleccione la celda, el rango de celdas, el texto o los caracteres a los que desea aplicar formato. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botn que corresponda.
Cursiva

Negrita

Subrayado

FRMULAS
Como vimos en la pgina 7, las frmulas es una secuencia formada por: valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos y se pueden realizar varias operaciones con los datos como: *,+,-, etc. Esta se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Es muy importante el orden que tienen los operadores en una frmula ya que el resultado puede variar considerablemente. Ejemplo: =2+8*10 =(2+8)*10 Da como resultado 82 ya que primero realiza la multiplicacin y luego realiza la suma. Da como resultado 100 ya que primero realiza la suma que est entre parntesis y luego realiza la multiplicacin

ERRORES FRECUENTES EN LAS FRMULAS

Al aplicar una frmula quizs Excel no pueda calcularla debido a un error al ingreso de datos y muestran mensajes de error: ERROR #DIV/0! #N/A #NOMBRE? #NULO! #NUM! #REF! #VALOR! DESCRIPCIN Divisin por cero Se referencia un valor no disponible Se usa un nombre que Excel no reconoce Se hace referencia a un rea de interseccin invlida Se usa un nmero incorrectamente Se usa una celda que no es vlida Se emplea un argumento u operador que no se reconoce

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COPIAR FRMULAS
Para copiar la frmula origen y pegarlas en otras celdas arrastre el controlador de Relleno hacia la celda destino.

Controlador de relleno

FRMULAS CON REFERENCIA ABSOLUTA

Cuando hacemos usos de frmulas y funciones es seguro que pongamos referencias a celdas o rango de celdas que no son la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =suma(b3;d3) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de b3 y el contenido de d3. Por defecto las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, a esto se le denomina referencia relativa. Ejemplo:

En la referencia absoluta las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Ejemplo:

Fjese como hemos antepuesto el signo de $ (puedes presionar la tecla de funcin F4) en la letra de la columna como en el nmero de la fila. Esto har que al copiar la frmula a las celdas inferiores la referencia de B1 no cambie.

BOTN AUTOSUMA
Herramienta que permite sumar los datos que se encuentran en una fila o columna determinada. 1. 2. Selecciona los datos que deseas sumar e incluye una celda vaca. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en el botn Suma y automticamente sumar las cantidades.

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En el botn Suma puedes seleccionar la funcin que deseas aplicar si le das clic a la flecha del extremo derecho.

RELLENAR UNA SERIE DE NMEROS

Con el controlador de relleno (pequeo cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha de la seleccin) puede llenar las celdas de un rango con una serie de nmeros o fechas, o con una serie integrada para das, das de la semana, meses o aos. 1. Escriba en la primera celda el valor inicial, en caso de numeracin correlativa ingrese en la sgte. celda el segundo valor. 2. Seleccione ambos datos. 3. Arrastre el controlador de relleno por el rango que desea rellenar.

En caso de das de la semana, fechas o meses basta con poner el dato inicial.

FUNCIONES
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que facilita la ejecucin de clculos. Esta consta de dos partes: el nombre de la funcin y los argumentos. Las funciones dependen del tipo de operacin o clculo que realicen, hay matemticas, financieras, fecha y hora, estadsticas, etc. Aqu estudiaremos las ms utilizadas en un nivel bsico. =nombre de la funcin(argumento1,argumento2,) - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - El nombre de la funcin es una palabra clave que identifica la operacin que va a realizarse. - Los argumentos puede ser celdas, rangos, textos, nmeros, frmulas o funciones. - Los argumentos o valores siempre van entre parntesis. No debe dejar espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos deben de separarse por una coma o punto y coma, segn la configuracin de Excel.

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Si conocemos la sintaxis o estructura de la funcin la podemos ingresarla directamente en la celda donde deseamos el resultado. Caso contrario utilice la opcin Insertar funcin al empezar la barra de frmulas:

Este mostrar un cuadro de dilogo con las funciones ms utilizadas y observe que a medida que selecciona una funcin en la parte inferior muestra la descripcin y los argumentos de esta.

En la opcin Buscar una funcin puede escribir el nombre de la funcin y hacer clic en el botn Ir. Si no sabe el nombre puede buscar la funcin separada por categora con un clic en la flecha de la opcin O seleccionar una funcin. Al aceptar una de las funciones mostrar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde ingresaremos el rango de datos en los recuadros Nmero1, Nmero2, etc.

FUNCIN MATEMTICA SUMA Suma todos los nmeros de un rango. Sintaxis: SUMA(NMERO1,NMERO2; ...) Ejemplo: =SUMA(A3:B11) =SUMA(A3:A5,C3:C5) Suma el rango de nmeros encontrados desde la celda a3 hasta la celda b11. Suma el rango de nmeros de a3 hasta a5 y los del rango c3 hasta c5.

FUNCIN MATEMTICA SUMAR.SI Suma los valores en un rango que cumple los criterios que se especifican.

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Sintaxis: SUMAR.SI(RANGO,CRITERIO,RANGO_SUMA) Rango: es el rango de celdas donde buscar la condicin. Criterio: es la condicin que determina las celdas que se van a sumar. Rango_suma: es el rango de datos que sern sumados. Ejemplo: =SUMAR.SI(A5:A10,NOCHE,D5:D10) =SUMAR.SI(E5:E10,>1000,G5:G10) Suma las cantidades del rango D5:D10 que correspondan al turno NOCHE del rango A5:A10. Suma las cantidades del rango G5:G10 de los montos que sean mayores a 1000 en el rango E5:E10.

Cuando el rango del criterio es el mismo que el rango de la suma, puede poner slo el primero. =SUMAR.SI(G5:G10,>=500) En este caso suma las cantidades del rango G5:G10 que sean mayores a 500. Al ser el rango de suma el mismo, se obvia.

FUNCIN ESTADSTICA CONTAR Cuenta la cantidad de celdas que contengan nmeros, si alguna contiene texto o est vaca la omitir. Sintaxis: CONTAR(VALOR1,VALOR2) Ejemplo: =CONTAR(C5:C20) =CONTAR(A5:A10,A20:A30) Cuenta slo los nmeros que encuentre en el rango C5:C20. Cuenta slo los nmeros desde A5 hasta A10 y desde A20 hasta A30.

FUNCIN ESTADSTICA CONTARA Cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas en un rango. Pero si contienen valores de error y texto vaco ("") s la contar. Por ejemplo, si el rango contiene una frmula que devuelve una cadena vaca. Sintaxis: CONTARA(VALOR1,VALOR2) Ejemplo: =CONTARA(A5:A30) Cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas en el rango A5:A30. =CONTARA(A5:A10,A20:A30) Cuenta la cantidad de celdas no vacas desde A5 hasta A10 y desde A20 hasta A30. FUNCIN ESTADSTICA CONTAR.SI Cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Sintaxis: =CONTAR.SI(RANGO,CRITERIO) Rango. Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros, nombres, referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterios. Nmero, expresin, referencia de celda o texto que determina las celdas que se van a contar. Ejemplo: =CONTAR.SI(A5:A20,Maana) =CONTAR.SI(C5:C20,>18) =CONTAR.SI(A5:A20,<>MAANA) Cuenta en el rango A5:A20 cuantas veces aparece la palabra maana. Cuenta en el rango C5:C20 los nmeros que son mayores a 18. Cuenta en el rango A5:A20 las palabras que son distintas a maana.

FUNCIN ESTADSTICA PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Sintaxis: =PROMEDIO(NMERO1,NMERO2) Ejemplo: =PROMEDIO(C5:F5) Saca el promedio de las cantidades en el rango C5:F5. FUNCIN ESTADSTICA MAX Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MAX(NMERO1,NMERO2) Ejemplo: =MAX(C5:F5) Extrae la cantidad ms alta en el rango C5:F5.

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FUNCIN ESTADSTICA MIN Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MIN(NMERO1,NMERO2) Ejemplo: =MIN(C5:F5) Extrae la cantidad ms alta en el rango C5:F5. FUNCIN MATEMTICA PRODUCTO Multiplica todos los nmeros proporcionados como argumentos. Omite las celdas vacas, valores lgicos o de texto. Sintaxis: =PRODUCTO(NMERO1,NMERO2) Ejemplo: =PRODUCTO(C5:C10) Multiplica los valores del rango C5:C10. FUNCIN MATEMTICA ENTERO Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. Sintaxis: =ENTERO(NMERO) Ejemplo: =ENTERO(A15) Devuelve la parte entera del valor de la celda A15, si es 12.566 devolver como resultado 12. FUNCIN MATEMTICA REDONDEAR Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. Sintaxis: =REDONDEAR(NMERO,NM_DECIMALES) Ejemplo: =REDONDEAR(A1,2) Si la celda contiene el valor 12.34555 devuelve como respuesta el valor 12.35 FUNCIN MATEMTICA MODA Devuelve el valor ms frecuente o que ms se repite en una matriz o rango de datos. Sintaxis: =MODA(RANGO) Ejemplo: =MODA(A1:A22)

Devolver el nmero que ms se repite del rango A1 hasta A22.

ORDENAR
Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabtico, agrupar un inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. ORDENAR POR UNA O MS COLUMNAS 1. Seleccione el rango de todos los datos. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

3. 4.

Seleccione Ordenar de A a Z para un orden ascendente, o seleccione Ordenar de Z a A para un orden descendente. En la opcin Orden Personalizado puede seleccionar y ordenar los datos por dos o ms columnas. En la siguiente imagen se est ordenando la tabla de datos primero por Curso y luego por Apellidos, ambos en orden Ascendente.

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 Utilice el botn Agregar nivel para aadir una columna ms, en Excel 2007 es posible aadir hasta 64 criterios de orden. En esta versin adems se puede utilizar como criterio de orden el color de celda o fuente.

Cuando el rango de datos a ordenar son fechas, Excel mostrar los siguientes criterios de evaluacin:

Cuando el rango de datos a ordenar son nmeros, Excel mostrar los siguientes criterios de evaluacin:

ORDENAR POR FILAS 1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Orden personalizado. 3. En el cuadro de dilogo Ordenar haga clic en Opciones. 4. En el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, selecciones Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar.

5. 6.

En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar. Seleccione el Criterio de ordenacin y clic en Aceptar.

ORDENAR POR LISTA PERSONALIZADA

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Para ordenar en un orden definido por el usuario Excel ofrece listas personalizadas integradas o puede crear sus propias listas. Digamos que desea ordenar por turno (Maana, Tarde y Noche) en este caso el tipo de orden ascendente o descendente no har coincidir ese orden, entonces al momento de ordenar crear una lista personalizada con los turnos en ese orden. 1. 2. 3. 4. Seleccione el rango de todos los datos. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Orden personalizado. En Columna, en el cuadro Ordenar por seleccione la columna que desea ordenar mediante una lista personalizada. En Criterio de ordenacin seleccione Lista personalizada.

5.

Seleccione la lista que desee, en el caso de no tenerla ingrese los datos en la opcin Entradas de lista y por cada dato presione ENTRAR, al terminar haga clic en Agregar y luego Aceptar. Observe que ya forma parte de la lista.

6.

Por ltimo en el cuadro de dilogo Ordenar haga clic en Aceptar.

ORDENAR UNA COLUMNA SIN AFECTAR A LAS DEMS Digamos que acaba de ordenar una tabla de datos por apellidos y se ha modificado la numeracin correlativa, podemos reordenar los nmeros sin alterar las otras columnas siguiendo estos pasos: 1. 2. Seleccione la columna de datos a ordenar. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

3. 4.

Seleccione Orden de menor a mayor (ascendente) u Orden de mayor a menor (descendente). En el cuadro Advertencia antes de ordenar seleccione Continuar con la seleccin actual y clic en Ordenar.

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BUSCAR DATOS
1. 2. 3. En una hoja de clculo haga clic en cualquier celda. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic en Buscar. Tambin puede presionar la combinacin de teclas CTRL+B.

4. 5.

En el cuadro Buscar escriba el texto o nmero a buscar. Puede usar * (asterisco) ? (interrogacin) como comodines. Haga clic en el botn Buscar siguiente para hallar el primer dato que coincida. Con la opcin Buscar todos mostrar en un lista todas las celdas donde se han encontrado las coincidencias.

Haga clic en Opciones para definir en ms detalle su bsqueda.

Si desea buscar texto o nmeros que adems tienen un formato especfico, haga clic en Formato y elija sus opciones en el cuadro de dilogo Buscar formato.

REEMPLAZAR
1. 2. 3. En una hoja de clculo haga clic en cualquier celda. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic en Reemplazar. Tambin puede presionar la combinacin de teclas CTRL+L.

4. 5.

En el recuadro Buscar escriba el texto o nmero que desea encontrar. En el recuadro Reemplazar con escriba el nuevo texto o nmero.

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6.

Clic en Reemplazar todos si desea que reemplace todas las coincidencias encontradas, o haga clic en Reemplazar para realizar el reemplazo dato por dato.

Importante: Para realizar una bsqueda exacta de un dato haga clic en el botn opciones y marque el casillero Coincidir con el contenido de toda la celda.

FORMATO CONDICIONAL
Permite resaltar celdas o rangos de celdas, de destacar valores inusuales y ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (criterio). Si es verdadera, aplica el formato en dicha condicin; si es falsa, el rango de celdas no tiene formato. Nota Puede hacer referencia a otras celdas de una hoja, pero no a otro libro. CREAR UNA REGLA DE FORMATO 1. Seleccione el rango de celdas. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y haga clic en Nueva regla.

3. Seleccione Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan. 4. En el segundo cuadro seleccione el operador de comparacin. 5. En el tercer cuadro (el que est vaco) escriba el valor de los datos a condicionar.

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6. Haga clic en el botn Formato, en la ficha Fuente puede seleccionar un formato para los datos y en la ficha Relleno puede seleccionar un color de fondo.

7. Haga clic en el botn Aceptar para regresar al cuadro de las reglas. 8. Haga clic en Aceptar para visualizar el resultado. BORRAR TODOS LOS FORMATOS CONDICIONALES 1. Seleccione el rango de celdas. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y en Borrar reglas. 3. Segn lo que haya seleccionado, haga clic en Borrar reglas de las celdas seleccionadas. BORRAR UN FORMATO CONDICIONAL 1. Seleccione el rango de celdas. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y en Administrar reglas.

3. Seleccione la regla a borrar y haga clic en el botn Eliminar regla. OTRAS PROPIEDADES DEL FORMATO CONDICIONAL

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RESALTAR REGLAS DE CELDAS Encuentra celdas especficas en un rango de celdas y les aplica un formato basndose en un operador de comparacin.

REGLAS SUPERIORES E INFERIORES Busca los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos ms vendidos en un informe regional.

BARRAS DE DATOS Ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo.

ESCALAS DE COLOR Son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos, comparando un rango de celdas utilizando una gradacin de dos colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores.

CONJUNTOS DE ICONOS Permite comentar y clasificar datos de tres a cinco categoras separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores.

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PEGADO ESPECIAL
Esta opcin nos permite definir diferentes condiciones en el pegado de las celdas. Por ejemplo, copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula o copiar la frmula pero no el formato de la celda. 1. 2. 3. 4. Seleccione la celda o rango de celdas a copiar. Ubique el cursor en la celda destino. En la ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles haga clic en la flecha del botn Pegar. Seleccione una de las opciones o haga clic en la opcin Pegado especial

5.

En el siguiente cuadro de dilogo seleccione el tipo de pegado que desea realizar.

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Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas Frmulas: Pega nicamente las frmulas como se han escrito en la barra de frmulas. Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas. Formatos: Pega solamente el formato de la celda. Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda. Validacin: Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas. Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes. Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas. Formatos de nmeros y frmulas: Pega slo las frmulas y los formatos de nmero de las celdas seleccionadas. Formatos de nmeros y valores: Pega nicamente los valores y todos los formatos de nmero. Dentro de la opcin Operaciones permite aplicar a los datos copiados operaciones de suma, resta, multiplicacin y divisin. La opcin Saltar blancos no te copia las celdas vacas en la celda destino. La opcin Transponer pega los valores de forma transpuesta, cambiando lo que son filas por columnas y viceversa. El botn Pegar vnculos copia los valores vinculndolas con la celda de origen.

FORMULARIO
Cuando queremos modificar o introducir nuevos datos en una tabla podemos ingresarlos directamente sobre la ella, o podemos usar un formulario de datos para ver los datos de una forma ms compacta. Esta ltima opcin conviene si la lista es grande. 1. Active el botn de los formularios ingresando al Botn Office, Opciones de Excel. 2. En la opcin Personalizar ingrese a Comandos ms utilizados y seleccione Comandos que no estn en la lista de opciones.

3. 4.

Seleccione el botn Formulario y haga clic en Agregar. Haga clic en el botn Aceptar y observe la Cinta de Opciones al lado del botn Office.

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5.

Ubique el cursor en la tabla de datos y haga clic en el botn

Formulario, aparecer un cuadro similar al siguiente:

6. 7. 8. 9.

Utilice el botn Nuevo para agregar un nuevo registro al final de la tabla de datos. Utilice el botn Eliminar para borrar el registro seleccionado de forma permanente. Utilice el botn Buscar anterior o el botn Buscar siguiente para trasladarse de un registro a otro. Trasladarse de una fila a otra o buscar un dato especfico utilizando el botn Criterios.

PROTEGER CELDAS
Puede impedir que cambien, muevan o eliminen datos importantes, puede proteger elementos de la hoja de clculo o libro, con o sin una contrasea. Antes de proteger la hoja puede desbloquear un rango de celdas para que no se protejan: 1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear. 2. Ingrese al cuadro de dilogo Formato de celdas o presione la combinacin CTRL+1. 3. En la ficha Proteccin, desactive la casilla Bloqueada.

4. Si desea ocultar las frmulas que no desea mostrar marque la casilla Ocultar. 5. Haga clic en Aceptar. Ahora vamos a proteger la hoja: 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

2.

En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.

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Si no desea que seleccionen las celdas para copiar y pegarlas, desactive las casillas Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. 3. 4. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja escriba una contrasea para la hoja. Haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.

IMPRIMIR
En Excel, hay muchas maneras de preparar su hoja de clculo para imprimir, muchas de estas tareas facilitan formatear la hoja de clculo para imprimir una pgina. IMPRIMIR DIRECTAMENTE 1. Haga clic en el Botn del Office. 2. Ubique el puntero del mouse en la opcin Imprimir. 3. Haga clic en la opcin Vista Preliminar. Tambin puede presionar la combinacin Ctrl+F2.

4.

Excel mostrar la cinta de opciones con la ficha Vista preliminar, desde aqu puede ingresar a mltiples opciones antes de imprimir.

Desde aqu ingrese al cuadro de dilogo Imprimir, donde podr enviar el documento a imprimir directamente, seleccionar la impresora, el nmero de copias, el intervalo de pginas, las propiedades de

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impresin, etc.

Desde aqu ingrese al cuadro de dilogo Configurar pgina, donde podr seleccionar el tamao de hoja y orientacin, configurar los mrgenes, centrar la tabla de datos, insertar un encabezado y pie de pgina, seleccionar el rea de impresin, seleccionar la fila de datos que se repetir como ttulo en todas las pginas, etc.

Desde aqu puedes realizar un acercamiento del documento en la pantalla.

Desde aqu puede desplazarse por las diferentes pginas del documento. Desde aqu puede modificar los mrgenes del documento en forma manual. Al activarlo aparecern unas lneas de divisin con sus marcas de mrgenes negras.

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REPETIR FILAS DE ENCABEZADO AL IMPRIMIR 1. Ingrese a la ficha Diseo de pgina. 2. En el grupo Configurar pgina haga clic en el botn Imprimir ttulos.

3.

En cuadro de dilogo Configurar pgina y dentro del rectngulo de la opcin Repetir filas en extremo superior escriba el rango de celdas que contiene la fila a repetir. Tambin puede darle clic en la flecha roja de la misma opcin para poder seleccionar el rango de celdas que se repetirn como encabezado.

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