INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE LOS RIOS

1.5 Las herramientas administrativas

Las Herramientas administrativas de la calidad fueron creadas por los japoneses como un medio para enfrentar la nueva era de la calidad. Son ms que un auxilio o una serie de tcnicas modernas que les permite a los gerentes tomar decisiones cruciales y oportunas ante algn tipo de disparidad o desequilibrio en los procesos productivos, econmicos, polticos y sobre todo sociales que constituyen la naturaleza y esencia de la empresa. Son de tipo cualitativo y ms complejo de utilizar. Las HA tienen como propsitos los siguientes:

Organizar datos no-numricos. Facilitar la planeacin a travs de herramientas efectivas. Mejorar el proceso de toma de decisiones.

1.5.1 Diagrama de afinidad

Que es un Diagrama de Afinidad? El diagrama de afinidad es una herramienta muy original que es parte de un conjunto de nuevos instrumentos, que son conocidos como las siete herramientas bsicas para el control de calidad. El mtodo conocido como Diagrama de Afinidad, construye un cuadro donde se agrupan datos verbales de muchas fuentes diferentes (hechos, predicciones, ideas, opiniones, causas, comentarios, soluciones, etc.), y basndose en las similitudes o elementos comunes establece un diagrama que proporciona pistas sobre la naturaleza global del problema bajo estudio. En general, esta herramienta se aplica a la organizacin de datos verbales como ideas, opiniones, pensamientos, etc., provenientes de una situacin confusa, compleja o desordenada, para su posterior anlisis en funcin de su afinidad. El diagrama de afinidad sirve para identificar de manera precisa un problema a partir de una situacin catica a travs de:

Acumular gran cantidad de informacin verbal entremezclada (ideas, opiniones y temas). Organizar los datos en grupos basados en relaciones naturales. Lograr que posteriormente se pueda efectuar un anlisis y encontrar posibles soluciones.

ING. LIZANDRO CASTELLANOS CRUZ

INGENIERA INDUSTRIAL

INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE LOS RIOS

Los beneficios de utilizar el diagrama de afinidad son:

Facilitar el pensamiento analtico y estimular nuevas ideas. Permitir que el problema sea definido con exactitud Asegurar que todos reconozcan claramente el problema. Incorporar las opiniones de todo el grupo. Fortalecer el espritu de grupo. Levantar el nivel de atencin de todos. Motivar al grupo a la accin.

Un diagrama de afinidad es una forma de organizar la informacin obtenida en un proceso de lluvia de ideas. Est diseado para reunir hechos, opiniones e idea sobre reas que se encuentran en un estado de desorganizacin, cuando existen muchos temas complejos de agruparlos y entenderlos, y cuando existe necesidad de un consenso. El uso del diagrama de afinidad ayuda a agrupar a aquellos elementos que estn relacionados de forma natural, as como es un proceso creativo que produce consenso por medio de la clasificacin que efecta el equipo en vez de una discusin. El diagrama de afinidad se debe utilizar cuando el problema es complejo o difcil de entender, parece estar desorganizado, requiere de la participacin y soporte de todo el equipo o se quiere determinar los temas claves de un gran nmero de ideas y problemas.

Se trata de un proceso creativo que puede destruir profundamente las nociones preconcebidas (paradigmas), de una situacin. Contribuye as a pensar los problemas de tres modos: Definiendo la naturaleza del tema y descubriendo problemas ocultos. Ayudando a organizar y ordenar las ideas confusas. Mostrando nuevos enfoque que pueden promover innovaciones radicales.

A continuacin se dan a conocer los pasos para construir un diagrama de afinidad: Armar el equipo correcto: Se elige un facilitador del equipo, quien es el responsable de dirigir el proceso a travs de todos los pasos hasta concluir el diagrama de afinidad.

ING. LIZANDRO CASTELLANOS CRUZ

INGENIERA INDUSTRIAL

INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE LOS RIOS

Establecer el tema o el problema: El equipo o grupo debe establecer el tema o problema a atender. En este sentido resulta til enunciar el tema o problema en forma de pregunta. Reunir los datos verbales: A travs de una sesin tradicional de lluvia de idea aunque tambin puede ser valido recoger los datos por observacin directa, entrevistas u otro material de referencia. Los datos recogidos se escriben en frases independientes, con un solo significado y solo una frase registrada en una tarjeta o post it. Agrupar las tarjetas en grupos por temas similares y de afinidad natural: Las tarjetas se colocan en un panel o portafolio para que se les pueda apreciar adecuadamente, agrupando por similitud de temas, es decir que sean considerados de afinidad mutua. Combinar la redaccin de las tarjetas para elaborar una nueva que tenga un significado de correspondencia o afinidad: Deben leerse las tarjetas y revisarse de tal manera, primero a fin de verificar si los post it han sido agrupados correctamente y para asignar un nico nombre a cada grupo de tarjetas por medio de una discusin en el grupo. Este nombre debe transmitir en pocas palabras el significado de todas las frases de las tarjetas; para este objeto puede ser til efectuar una combinacin de las redacciones previas. El proceso se repite hasta que todos los grupos tengan nombre. En caso que cualquier tarjeta no parezca encajar en un grupo concreto puede incluirse en un grupo de miscelneos. Elaborar el diagrama de afinidad: Se concluye colocando las tarjetas con los ttulos asignados en la parte superior de cada uno de los grupos de tarjetas.

ING. LIZANDRO CASTELLANOS CRUZ

INGENIERA INDUSTRIAL