Excel Nivel II

CONTENIDO
CONTENIDO......................................................................................................................................... 1 OBJETIVO ............................................................................................................................................. 7 CARACTERSTICAS NUEVAS .......................................................................................................... 8 FICHAS Y GRUPOS ............................................................................................................................. 9 TABLAS DE DATOS......................................................................................................................... 12
Introduccin .............................................................................................................................................. 12
Nomenclatura de las tablas de datos........................................................................ 13 Recomendaciones para crear una tabla de datos consistente .................................... 14 Captura de registros ................................................................................................ 15 Ingresar registros directamente en la Hoja de Clculo .............................................. 15 Ingresar registros por medio de un Formulario ......................................................... 15
Crear una Tabla de Datos ...................................................................................................................... 18 Modificar datos de una tabla ............................................................................................................... 19 Modificar la estructura de la tabla .................................................................................................... 22
Inmovilizar Paneles ................................................................................................. 23
Estilo de la Tabla ...................................................................................................................................... 25 Ordenar una Tabla de Datos ................................................................................................................ 26 Filtrar una tabla ....................................................................................................................................... 28
Utilizar el filtro (Autofiltro) ....................................................................................... 28 Utilizar filtros avanzados ......................................................................................... 32 Resumen de datos ................................................................................................... 33 Criterios de filtrado ................................................................................................. 34
Subtotalizar una Base de Datos .......................................................................................................... 35

Eliminar Subtotales de una Base de Datos .............................................................. 38
TABLAS DINMICAS ...................................................................................................................... 38

Crear una tabla dinmica ...................................................................................................................... 38 Realizar cambios a una Tabla Dinmica.......................................................................................... 44 Aplicar Filtros a una Tabla Dinmica ............................................................................................... 44 Obtener promedios en una Tabla Dinmica .................................................................................. 45 Grficos con Tablas Dinmicas ........................................................................................................... 46
CARACTERSTICAS AVANZADAS DE EXCEL 2007 ............................................................... 47
Maneras de aplicar un formato........................................................................................................... 47

Diferentes formas de cambiar un formato ................................................................ 47
Definir Formatos Personalizados ...................................................................................................... 50 Agrupar hojas de clculo ....................................................................................................................... 53

Colocar Niveles a una Hoja de Trabajo ..................................................................... 53 Quitar Niveles de columnas y filas ........................................................................... 55 Borrar esquema ...................................................................................................... 55
FUNCIONES AVANZADAS ....................................................................................................................... 56 Funciones Lgicas .................................................................................................................................... 56

Funcin Lgica SI ................................................................................................... 56 Funcin Lgica SI Y................................................................................................. 58 Funcin Lgica SI O ................................................................................................ 60
El formato condicional ........................................................................................................................... 62 Borrar un formato condicional ........................................................................................................... 66 Funciones de texto................................................................................................................................... 67

Funcin Concatenar ................................................................................................ 67 Funcin Mayscula ................................................................................................. 69
Funcin Minscula ................................................................................................. 71 Funcin Nompropio ................................................................................................. 73 Funcin espacios .................................................................................................... 75 Funcin extraer....................................................................................................... 76 Funcin encontrar .................................................................................................. 79
Funciones de bsqueda y referencia ................................................................................................ 80

Funcin BUSCARH ................................................................................................. 81 Funcin BUSCARV .................................................................................................. 85
Funciones de Bases de Datos ............................................................................................................... 90

Establecer las condiciones ....................................................................................... 92
AUDITORA....................................................................................................................................... 95
Buscar Objetivo ........................................................................................................................................ 95 Solver ........................................................................................................................................................... 99
Para activar el solver: ............................................................................................ 100 Utilizando el Solver ............................................................................................... 102
Administrador de Escenarios ............................................................................................................106

Crear un Escenario ............................................................................................... 107
Escenario Original ................................................................................................. 107 Escenario de ganancias o prdidas ........................................................................ 109 Visualizar los escenarios ....................................................................................... 111 Crear un informe de resumen de datos .................................................................. 113
La Validacin de Datos .........................................................................................................................115

Rastrear Datos Invlidos ....................................................................................... 118
Enlazar y Consolidar Hojas.................................................................................................................119

Enlazar Hojas de Trabajo ...................................................................................... 119 Vincular manualmente .......................................................................................... 121 Vincular con Pegado Especial ................................................................................ 122 Como crear formulas de referencias externas ......................................................... 123
Auditar frmulas ....................................................................................................................................125

Consolidar hojas de trabajo ................................................................................... 129
Excel e Internet .......................................................................................................................................131

Convertir una hoja de Excel 2007 a una pgina Web .............................................. 131
Macros........................................................................................................................................................132
Grabar una macro................................................................................................. 133
Guardar un archivo con macros ............................................................................ 135 Ejecutar una Macro............................................................................................... 137 Modificar una Macro ............................................................................................. 139
Eliminar una macro ..............................................................................................................................139

Establecer Seguridad en la macro .......................................................................... 142 Crear botn de macro ............................................................................................ 143 Crear una Macro de forma Manual ........................................................................ 145
Guardar una rea de trabajo .............................................................................................................147 Hipervnculos ..........................................................................................................................................150

Modificar un hipervnculo...................................................................................... 152 Eliminar un hipervnculo ....................................................................................... 152
Contraseas y bloqueos de Celdas...................................................................................................152

Establecer contrasea de apertura a un libro ......................................................... 152 Proteger hojas de clculo ....................................................................................... 156 Desproteger celdas de una hoja de clculo ............................................................. 158
OBJETIVO
Dar a conocer las ltimas novedades introducidas por la nueva versin 2007 del programa. Modificando tanto su aspecto externo como sus procedimientos de trabajo. Se har uso de las opciones avanzadas de Excel, al tratar grandes cantidades de datos, y poder realizar con ellos anlisis vlidos para una adecuada gestin de la informacin. Adems de para todos aquellos, que teniendo ya conocimientos de Excel, deseen ponerse al da de las ltimas novedades que introduce la ltima versin 2007. Se comenzar a aprender el manejo de las Macros, que son herramientas que permiten la automatizacin de los procesos, aprenderemos a realizar macros de forma automtica y manual hasta lograr dominar su funcionamiento bsico.
CARACTERSTICAS NUEVAS
La ms notable es la nueva interfaz grfica llamada Office Fluent, tambin conocido como cinta de opciones, que reemplaza al men y a la barra de herramientas que fueron caractersticas desde su inicio. Las grandes dimensiones de sus hojas de clculo. Office 2007 ha ampliado el nmero de celdas disponibles, admite hasta 1 milln de filas y 16.000 columnas por hoja de clculo, en concreto tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. La agrupacin de varias hojas de clculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Podramos utilizar hasta 255 hojas por cada archivo de Excel. Realizacin de distintos tipos de grficos a partir de los datos introducidos en la hoja de clculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de clculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. Trabajar con la informacin de una base de datos introducida en la hoja de clculo mediante operaciones que seran propias de un Gestor de Base de Datos como Access. Barra de Herramientas de Acceso Rpido El Botn de Microsoft Office
Nuevo formato de documento basado en XML
En esta versin, Office clasifica varias partes del archivo (contenido, formato, grficos, etc.) en diversos archivos y despus los comprime en un solo archivo de XML. Puesto que un documento se salva de esta manera, un usuario con experiencia puede modificar el formato de una serie de documentos sin afectar el contenido del texto o viceversa. Adems, la compresin hace archivos ms pequeos, as que almacenar y el transmitir archivos es ms fcil.
FICHAS Y GRUPOS
En Excel contamos con una nueva forma de acceder a las opciones del programa, y esto es mediante fichas que contienen grupos, estos grupos relacionan las funciones ms utilizadas y las dejan ms accesibles que en la versin anterior del programa. Mini Barra (configura ble) Grupo s Fichas
Existen 8 fichas bsicas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista, Programador y Puede contar con Complementos as como otros adicionales que dependiendo la instalacin de Office 2007 y otros programas relacionados puede o no tener. Adicionalmente la versin 2007 cuenta con una Mini Barra en la parte superior, en la cual se pueden agregar los comandos ms utilizados
Para agregar o eliminar elementos de la Mini Barra: Haz clic en el botn localizado a la derecha de la barra
Selecciona el o los botones que deseas aparezcan en la barra, marcndolos con una En caso que requieras otros comandos no listados ah, selecciona Ms comandos
Agregar a la Barra
Aqu se queda agregado
Seleccionar el elemento a agregar
Para agregar algn comando de la lista es necesario seleccionarlo, luego presionar el botn
. De la
misma forma para eliminar algn elemento se selecciona de la parte derecha de la ventana y se presiona el botn. . Se puede acomodar el orden de los comandos en la Barra utilizando los botones
localizados en la parte derecha de esta misma pantalla.
NOTA: Algunos de los botones solicitados se encontrarn bajo la opcin de Comandos que no se encuentran en la cinta de opciones de la ventana Opciones de Excel.
TABLAS DE DATOS
Introduccin
Microsoft Excel 2007 por su gran capacidad en el manejo de datos es muy utilizado como plataforma de base de datos, por lo que cuenta con algunas herramientas para cuando se usan las hojas de este modo. Una tabla de datos, tambin es parte de lo que se conoce como base de datos, y es el conjunto de datos relacionados que pertenecen al mismo contexto, almacenados sistemticamente para su uso posterior. Ejemplos de ello se encuentran en los directorios telefnicos, que contienen una relacin de nombres, direcciones y telfonos lo que permiten su rpida ubicacin y uso. Otros ejemplos que se pueden mencionar son las fichas bibliogrficas, catlogos e inventarios de productos, listas de calificaciones, entre otros.
El uso de las tablas de datos permite realizar consultas, ordenar la informacin y filtrar los registros, adems de otro tipo de operaciones.
Nomenclatura de las tablas de datos

La forma como Excel 2007 organiza la informacin es por medio de: Campos, Registros y Datos, que ya en conjunto se denominan tabla de datos. Campos: Son las categoras que se requieren en la tabla de datos. Se representan como encabezados de la tabla y se muestran en columnas. Registros: Es el conjunto de datos que cumplen con todos los campos para un elemento, se organizan en filas o renglones. Datos: Cualquier letra, nmero, signo o imagen que pos si solo no nos define informacin.
Columnas / Campos Registro s
Recomendaciones para crear una tabla de datos consistente
Antes de capturar una Tabla de Datos en Excel 2007 se recomienda organizar la informacin y asegurarse que est completa y actualizada, adems de realizar una planeacin sobre qu elementos vas a encontrar dentro de ella. Para crear una tabla de datos y manejarla lo mejor posible se recomienda: Fijar un objetivo.- En este proceso se determina que informacin va a contener y cual no la tabla de datos, estableces lmites del contenido. Entre ms pequea sea la tabla de datos, ms fcil ser de manejar. Crear buenos catlogos de informacin.- Dentro de ese proceso tienes que verificar que la informacin que vas a colocar dentro de la tabla de datos est actualizada, revisada y que es fidedigna. Informacin Relacionada.- Cuando creas una tabla de datos esperas encontrar informacin relacionada, de no ser as, creas otra tabla de datos, no se trata de colocar muchsimos campos, ms bien la idea es incluir aquellos que vayan acorde con la informacin que deseas mostrar.
Captura de registros
Para comenzar a ingresar registros en una tabla de datos puedes seguir estas recomendaciones: 1. Comienza la captura de los encabezados de los campos en la celda A1 2. Utiliza campos separados para cada dato, ejemplo: nombre, apellido paterno, materno, entre otros. 3. No es recomendable dejar campos vacios, siempre coloca informacin relevante. Para indicar un estatus escribe Pendiente, o N/A, la idea es no dejar solo ningn campo. 4. Crea una tabla de datos por hoja. 5. Procura no incluir otra informacin adicional (grficos, otras tablas, imgenes)
Ingresar registros directamente en la Hoja de Clculo
Este mtodo es el ms utilizado, consiste en ubicar el cursor en la primera celda de la fila dnde vas a comenzar a ingresar registros e irlos capturando directamente en la celda de cada campo correspondiente.
Ingresar registros por medio de un Formulario
Un formulario es una herramienta que puedes tambin utilizar para introducir registros nuevos dentro de una base de datos, as como eliminarlos, buscarlos e ir visualizando la informacin a travs de cada registro individual. Cuando utilizas el formulario se pueden dar dos situaciones:
1.- Que no existan registros dados de alta en la Hoja de Clculo. Cuando no has capturado ningn registro y tienes solo los campos en la Hoja de Clculo, al seleccionar la herramienta formulario para comenzar a llenar la Tabla de Datos se despliega el siguiente mensaje indicando que no existen registros dados de alta, por lo que debes dar clic en el botn formulario. para que aparezca el
2.- Que s existan registros dados de alta en la Hoja de Clculo En este caso te aparece el registro nmero 1, para continuar ingresando registros, da clic en el botn Nuevo del formulario. Para activar el formulario haz lo siguiente: 1. Coloca tu cursor en una celda de la Tabla de Datos, de preferencia en el encabezado. 2. De la mini barra de men elige el botn (ver ubicacin abajo) Botn Formulario
Agregar Botones A la mini barra
NOTA: Las opciones que aparecen en la mini barra de herramientas son seleccionadas y mostradas presionando el botn , ubicado al lado derecho de la misma.
Ms delante explicaremos las formas de agregar nuevos registros, buscar, eliminar y finalmente cerrar el formulario.
Crear una Tabla de Datos
Para crear una tabla de datos seguimos los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la tabla.
Seleccionar Tabla en la ficha Insertar. Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear Tabla
Si no habamos seleccionado las celdas de la tabla de datos previamente, lo podemos hacer en este momento. Si en el rango seleccionado hemos incluido los encabezados (recomendado) activaremos la casilla de verificacin: La tabla tiene encabezados. Haz clic en aceptar. Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de Opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla.
Y en la hoja de clculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
Modificar datos de una tabla

Para modificar o introducir datos en la tabla podemos teclear directamente los valores sobre ella, o tambin podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. Por ejemplo si tuviera una lista de amigos que capturar. Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa y pulsar el icono Formulario Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de Opciones, podemos abrirla de la barra de acceso rpido (mini barra), de la forma mencionada en el apartado Fichas y Grupos que se encuentra al principio de este manual Pulsando el Botn Office > Opciones de Excel > Personalizar y Agregar el icono Formulario, en la seccin de comandos que no estn en la cinta de opciones.
Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones: Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar Anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar Siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios, hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsando la tecla Intro. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel 2007 se posicionar en un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Despus de aceptar, Excel 2007 se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, haces clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar Siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.
Por ejemplo si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en el Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel 2007 vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.
Modificar la estructura de la tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha
NOTA: Cuando necesitemos aadir un rengln al final de la tabla para continuar introduciendo datos, solo tendremos que pulsar la tecla Tab desde la ltima celda y aparecer un rengln nuevo. Por esta razn no es necesario conocer desde el principio cuantos renglones se requerirn. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin correspondiente desde el men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla.
Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas (renglones) o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, rengln o columna y pulsando la tecla Supr, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla. Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Supr. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos de la hoja, entonces pulsamos Diseo de la tabla. en la pestaa
Inmovilizar Paneles
Esta opcin divide la hoja en secciones que te permiten visualizar diferentes partes de la hoja sin moverse. Por ejemplo si deseas que los encabezados de la base de datos queden inmviles realiza lo siguiente: Colcate en la celda inmediata bajo el encabezado de la base de datos. De la ficha Vista elige la opcin Inmovilizar paneles.
Desplzate hacia abajo y podrs observar que no se mueve el encabezado, aunque llegues a la ltima fila de la hoja.
Para movilizar los paneles selecciona la opcin: paneles.
del botn Inmovilizar
Estilo de la Tabla
Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la Tabla. En Opciones de estilo de la tabla, podemos marca o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna. Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. Que a cualquier celda de la hoja de clculo.
En esta tabla, se ha cambiado el estilo.
NOTA: Cuando convertimos un rango de datos a tabla, automticamente se aaden los marcadores de autofiltro, mismos que
pueden ser removidos presionando el botn
en la ficha de Datos.
Ordenar una Tabla de Datos
A la hora de ordenar una tabla. Excel 2007 puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico campo la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al despegar la lista que aparece pulsando la pestaa junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo para ordenar la lista por el primer apellido mas la fecha de nacimiento, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar, luego nos aparece el cuadro de dialogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que
queremos ordenar (presionando Agregar nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o cono (en Ordenar segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de los das de la semana o meses, la ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin seguir el mismo patrn.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista y sucesivamente por los dems niveles en orden ascendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones, este botn sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin donde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.
Filtrar una tabla
Consiste en seleccionar los registros que corresponden a algn criterio que hemos elegido. Excel 2007 nos ofrece dos formas de filtrar una lista. Utilizando el filtro (autofiltro) Utilizando filtros avanzados
Utilizar el filtro (Autofiltro)
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a los encabezados de los campos (podemos mostrar u ocultar el Autofiltro en la pestaa Datos marcando o desmarcando el botn Filtro.
Si presionamos sobre la primera flecha del campo Puesto, nos aparece un men desplegable como este, donde se nos muestran las opciones que permiten configurar el filtro. Por decir, si solo elegimos Secretaria, Excel 2007 filtrar todos los registros de Secretarias y los dems registros no estarn visibles en la Tabla de Datos.
Otra opcin, es usar los filtros de texto, donde se despliegan las siguientes opciones:
En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y condicionar que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple se mostrar la el rengln. Utilizaremos el carcter para determinar que en esta posicin habr un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros que contengan Almacenista o Capturista en el campo Puesto.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista
y elegimos la opcin (seleccionar todo), reaparecern
todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaa Datos.
TIP: Para visualizar (contar) el nmero de registros - En la barra de status (parte inferior de la ventana) se muestran algunos totales de las celdas que seleccionas, tal y como se muestra aqu:
Registros Seleccionados
Barra de Status
Utilizar filtros avanzados
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro Avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo unos renglones en donde indicaremos los criterios del filtrado.
Rengln con criterios
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro Avanzado, pulsaremos en
en la seccin Ordenar y filtrar.
Rango de la lista.- Aqu especificamos los registros de la lista a la que aplicaremos el filtro. Rango de Criterios.- Aqu seleccionamos los renglones en donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).
Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro
lugar, seleccionando la opcin Copiar a: en ese caso indicamos el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Solo registros nicos, las repeticiones de registros (renglones con los valores iguales) desaparecern. Para volver a visualizar todos los registros de la lista seleccionamos del men Datos - filtro Mostrar todo.
Resumen de datos
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por decir si contamos con una lista de nios con los campos nombre, direccin, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad promedio de los nios por localidad. Otro ejemplo es el disponer de una lista de telfonos celulares clasificados por marca y modelo; y deseamos averiguar el coste total de cada marca.
Para agregar los subtotales automticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaa Diseo. Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaa con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna. Filtro aplicado a Marca
Resultado de total por marca
Criterios de filtrado
En algn lugar de nuestra Base de Datos, reservamos un espacio para colocar las condiciones, a lo que se llama zona de criterios. Para elegir los criterios primero debemos identificar el valor a buscar, por ejemplo si deseamos encontrar a Juan, debemos colocar el nombre de Juan bajo el encabezado Nombre.
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario colocar el signo = delante del valor, escribimos directamente el valor Juan. Si deseamos obtener los registros cuyo valor sea mayor a 3, debemos escribir >3 bajo la celda correspondiente. Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de filtrado, si las condiciones est escritas en la misma fila, estarn unidas por el operador Y. Para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en distintas filas, estarn unidas por el operador O. Para que el registro aparezca se debe de cumplir al menos una de las condiciones.
Subtotalizar una Base de Datos
Por medio de los subtotales puedes realizar funciones en una base de datos en registros numricos tales como suma, mnimo, mximo, promedio, entre otros. Agregar subtotales a una Base de Datos Por ejemplo, en la Base de Datos de Empleados, se requiere realizar una suma para Total que se paga a la quincena en cada departamento, por mencionar alguno cuando en total al
saber el se paga
Departamento de Sistemas, as como tambin se podra saber cul es el sueldo mayor, el sueldo menor y el promedio de sueldo de dicho departamento. Para agregar Subtotales realiza lo siguiente:
1.- Ordena la columna en forma ascendente subtotal, en este caso debes ordenar la columna Departamento. 2.- Selecciona de la ficha Datos la opcin Subtotal. 3.- Debajo de
o descendente
por medio de la cual vas a realizar el
da clic en la flecha
para que te muestre la lista de los campos y elige el campo por el cual se va a crear el subtotal, en este ejemplo utilizaremos el campo Departamento. 4.- Debajo de da clic en la flecha para ver la lista de las funciones, en este caso ser la funcin Suma. 5.- Debajo de activa la casilla al campo donde vas a agregar el subtotal, aqu sera
6.- Activa la casilla de los datos. 7.- Da clic en ejemplo:
para que te muestre un resumen de los subtotales debajo
para que veas la Base de Datos subtotalizada como lo muestra el siguiente
NOTA: Puedes ir agregando subtotales con otras funciones y mostrar ah mismo los resultados. Para esto solo selecciona otra funcin distinta a la que ya est calculada y desactiva la casilla
para que respete los que ya tienes creados.
Eliminar Subtotales de una Base de Datos

Para quitar los subtotales de una Base de Datos es cuestin de que actives de nuevo el cuadro de dilogo de Subtotales y elijas la opcin
TABLAS DINMICAS
Las tablas dinmicas son una herramienta que simplifica el sacar reportes en Excel 2007, haciendo uso de los campos de forma flexible y configurable inclusive al momento que se requiera esta informacin.
Crear una tabla dinmica
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representando como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para crear una tabla dinmica a partir de una lista de datos existente:
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de artculos de almacn con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Crearemos una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla. Indicamos el rea donde se encuentran los datos y posteriormente elegimos colocarla en una hoja de clculo nueva. Es posible crear una conexin con otra aplicacin externa para obtener los datos desde una fuente diferente a Excel 2007. En el caso de seleccionar la opcin Seleccione una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo los encabezados. Luego presionamos Aceptar.
Marca los campos ubicados en el lado derecho de la base de datos para agregarlos a la Tabla dinmica. En este ejemplo elegimos los campos: Mes como rtulos de filas, Referencia, Cantidad, Importe y Total.
En la ventana Valores podemos cambiar el tipo de resultado que obtendremos para ese campo en particular, al hacer clic en el campo adecuado y elegir:
Ah podemos seleccionar, Suma, Promedio, Mximo, etc.
Finalmente presionamos
y nuestra Tabla Dinmica queda lista.
Realizar cambios a una Tabla Dinmica
Parte de los cambios que se pueden realizar se encuentran en la barra de Herramientas de tabla dinmica ubicada en la parte superior derecha de Excel 2007 y que nos muestra mltiples opciones de modificacin de la tabla.
Aplicar Filtros a una Tabla Dinmica

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es que permiten filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, mas una opcin para marcar todas las opciones, en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses de Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una Tabla Dinmica
Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel 2007 nos genera totales con sumatoria, puede interesarnos modificar estas frmulas con otras operaciones como pueden ser el obtener mximos, mnimos, promedios, entre otros. Para lograr esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos elegir la opcin Configuracin de campo de valor, y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos elegir cmo queremos resumir el campo, ya sea con Suma, Cuenta, Promedio, Mximo, Mnimo, Producto, entre otros. Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la pestaa Opciones.
Grficos con Tablas Dinmicas
Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones. Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que sea mas de nuestro agrado o necesidad de acuerdo con la informacin que requerimos. Al presionar este botn se muestra el cuadro de dilogo de Insertar Grfico, ah deberemos elegir el grfico que ms nos convenga. Luego se procede a seguir los pasos para configurar el grfico justo igual que se ha realizado con anterioridad.
CARACTERSTICAS AVANZADAS DE EXCEL 2007

Para aplicar formato a las celdas en Excel 2007 existen un mayor nmero de herramientas que nos permiten personalizar el contenido de nuestras Hojas de Trabajo. A continuacin revisaremos su funcionamiento.
Maneras de aplicar un formato
Estudiaremos algunas caractersticas avanzadas de Excel 2007 que pueden ser de utilidad cuando deseamos mejorar o cambiar la presentacin de nuestro trabajo.
Diferentes formas de cambiar un formato
Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas opciones que Excel 2007 ofrece, es cuestin de luego elegir la que ms nos agrade.
Utilizando la pestaa Inicio
Ya hemos visto, en temas anteriores que en la pestaa Inicio contamos con conos para asignar de forma rpida un determinado formato a las celdas seleccionadas. Los formatos incluidos en este grupo son los ms comunes.
varios
Utilizando las teclas de acceso rpido
Tambin podemos escoger un formato utilizando las teclas de acceso rpido que exponemos en la siguiente tabla: CTRL + MAYUS + $ Aplica el formato Moneda con dos decimales. (los nmeros negativos aparecen en rojo). CTRL + MAYUS + % Aplica el formato Porcentaje sin decimales. CTRL + MAYUS + Aplica el formato numrico Exponencial con dos decimales. CTRL + MAYUS + @ Aplica el formato de Hora con hora y minutos e indica si es a.m. o p.m. CTRL + MAYUS + ! Aplica el formato Nmero con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos. Este mtodo nos permite aplicar de una sola vez un formato, e incluye formatos que no se encuentran en la barra Formato, pero es tal vez ms complicado de utilizar ya que requiere que aprendamos estas combinaciones de teclas.
Utilizando el cuadro de dilogo Formato de Celdas

Esta forma es menos rpida ya que requiere realizar varias acciones como son, abrir el cuadro de dilogo, elegir la pestaa adecuada y finalmente el formato a aplicar, pero permite ver toda la gama completa de formatos que estn disponibles, adems de facilitarnos el crear nuestro propio formato personalizado.
Para abrir el cuadro de dilogo Formato de Celda: Hacer clic en la flecha que aparece al pie de la seccin Nmero. Hacer clic con el botn derecho sobre la celda y elegir del men contextual la opcin Formato de Celdas. Presionar la combinacin de teclas CTRL + 1
Al realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos escoger entre los diversos formatos numricos.
Definir Formatos Personalizados

Excel 2007 provee una gran cantidad de formatos numricos, pero es posible que en algn momento necesitemos algn formato que no est disponible en los estndares de Excel. Para crear formatos personalizados Excel 2007 cuenta con una herramienta. Por defecto todas las celdas tienen el formato general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, nmeros con decimales, porcentajes, entre otros. Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de Celdas, seleccionar la Categora Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el cdigo del formato que deseamos crear. Para crear un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma) _____;_____;_____;_____ La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.
0: Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa con ceros. #: Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se deja en blanco. ?: Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes. .: Punto decimal. %: Smbolo Porcentual. ,: Separador de millares. E- E+ e- e+: Notacin cientfica. $ - + / () : Muestra estos caracteres, no necesita comillas. \: Muestra el siguiente carcter hasta completar el ancho de la celda. _: Deja un espacio. texto: Muestra el texto escrito entre las comillas dobles. @: Espacio reservado para texto. [color]: Muestra el carcter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Rojo y Amarillo. [color n]: Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre 0 y 56.
[valor condicin]: Permite escoger tu propio criterio para cada seccin de un formato numrico. m: Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12). mm: Muestra el mes como nmero con ceros (01-12). mmm: Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb). mmmm: Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm: Muestra la inicial del mes (E,F). d: Muestra el da como nmero sin ceros (1-31). dd: Muestra el da como nmero con ceros (01-31). ddd: Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar). dddd: Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes). yy o yyy: Muestra el ao con dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-999). h o hh: Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23). m o mm: Muestra los minutos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59).
AM/PM: Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora en formato de 24 horas. Por ejemplo, se puede utilizar el siguiente formato personalizado:
#,##*Verde+; (0,00)*Rojo+;Cero; Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1 seccin) se escriben en verde, llevan el signo de euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#,##); los nmeros negativos se escriben en rojo, ente parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecer.
Agrupar hojas de clculo

Habr ocasiones en que solo desees mostrar cierta informacin de la hoja de clculo, puede ser por cuestiones de visualizacin o impresin; y esto regularmente lo logras ocultando filas o columnas, pero Excel te proporciona otra manera de hacerlo y esto es esquematizando la hoja de clculo.
Colocar Niveles a una Hoja de Trabajo

Debers establecer cules columnas o filas deseas que estn visibles y cules no e irs creando niveles para ocultarlas temporalmente. Para colocar niveles en la hoja realiza lo siguiente: 1.- Selecciona toda la columna o toda la fila que desees agrupar (por ejemplo: Columna ). Puedes seleccionar varias columnas o filas adyacentes. o rengln
2.- De la ficha se selecciona la opcin: 3.- Repite todos los pasos anteriores hasta que esquematices las filas y columnas que desees. Luego de realizar estos pasos aparecer la hoja como lo muestra la siguiente grfica.
Niveles en Columna
Niveles En Fila
4.- Da clic en el signo nmeros
para ir ocultando niveles tanto de filas como de columnas, o bien puedes dar clic en los para ocultar niveles en fila, en ambos casos
para ocultar niveles en columna o clic en indicando que algn nivel est oculto.
aparecer un signo de
NOTA: Si activas alguna celda de la columna o fila que vas a agrupar, y no seleccionas toda la fila o columna, al mandar llamar la funcin Agrupar te aparecer un recuadro del cual bajo la opcin o como lo muestra la figura. elige
Quitar Niveles de columnas y filas
Para quitar los niveles colocados en una hoja de clculo debes seleccionar las columnas que quieras desagrupar y de la ficha Datos eliges la opcin Desagrupar.
Borrar esquema
Para borrar todos los niveles tanto de fila como de columna es cuestin de que elijas Desagrupar y luego Borrar esquema.
FUNCIONES AVANZADAS
Una de las finalidades principales de Excel 2007 es la realizacin de clculos utilizando frmulas y funciones para lograrlos. Existen algunas maneras de introducir una funcin en una celda, una es escribirla directamente, solo que para ello se requiere estar familiarizado con el nombre de los parmetros, aunque esto a veces resulta un tanto complicado porque existen funciones demasiado estructuradas y complejas. Otra manera de utilizar las funciones es por medio del asistente para funciones, el cual se activa si das clic en el botn de donde eliges la categora de la funcin que utilizars y dentro de este asistente se te indicar la manera de establecer los parmetros para la funcin seleccionada. A continuacin se analizan algunos ejemplos de funciones de varias categoras y la manera de establecerlas.
Funciones Lgicas
Las funciones lgicas arrojan resultados en base a una condicin dada, es decir si la condicin se cumple, se dice que la condicin es verdadera, pero si no se cumple entonces se dice que la condicin es falsa.
Funcin Lgica SI
Los parmetros que se utilizan en las funciones lgicas son: Si, entonces, si no. Es decir: SI(Dato a evaluar la condicin, Se cumple,No se cumple). Por ejemplo:
En la siguiente lista deseas evaluar por medio de la funcin lgica SI, si el empleado Tiene Bono o No tiene Bono, de acuerdo al total de sus ventas, tomando en cuenta que la venta debe ser mayor o igual a $10,000 para que pueda cumplirse la funcin como verdadera. La funcin se realizara manualmente y quedara de la siguiente manera:
La condicin sera: Si la venta es mayor o igual que $10,000 entonces Tiene Bono, de lo contrario No tiene bono. Si los datos se introducen en las mismas celdas que muestra el ejemplo, Armando tiene bono porque cumple con la condicin, mientras que Fernando no tiene bono por no cumplir con la condicin dada y la frmula quedara as;
=SI(B2>=10000,"Tiene Bono","No Tiene Bono")

Condicin Se cumple No se cumple
La explicacin textual sera de la siguiente manera: B2 Es la celda donde se encuentra el dato a evaluar (El total de venta}
>=10000 , Tiene bono ,
Es la condicin que quieres evaluar (Prueba lgica) La coma significa entonces Es el texto que aparecer si la condicin es verdadera. Otra coma significa si no o de lo contrario
No tiene BonoEs el texto que aparecer si la condicin es falsa. Si la frmula la haces por medio del asistente, este aparecer de la siguiente manera:
Funcin Lgica SI Y
La funcin lgica SI(Y) se utiliza cuando se desea cumplir con dos o ms condiciones, pero para que se logre que sea verdadera, el resultado de todas las condiciones deben cumplir con la prueba lgica, con una sola condicin que no se cumpla, automticamente se evala como falsa. Por ejemplo: Tomaremos el mismo ejemplo de la lista anterior de empleados, donde deseas evaluar por medio de la funcin lgica SI(Y), si el empleado Tiene Bono o No tiene Bono de acuerdo a su venta Y a la antigedad que tenga laborando en la empresa, tomando en cuenta que la venta debe ser mayor o igual a $10,000 Y la antigedad mayor a 4 aos y para que pueda cumplirse la funcin como verdadera ambas deben ser verdaderas.
La condicin sera: Si el total de la venta es mayor o igual que $10,000 Y la antigedad es mayor a 4 aos entonces Tiene Bono, de lo contrario No tiene bono. Si los datos se introducen en las mismas celdas que muestra el ejemplo, Armando tiene bono porque cumple con ambas condiciones, mientras que Fernando y Manuel no tienen bono por no cumplir con una de las dos condiciones dadas y la frmula quedara as;
=SI(Y(B2>=10000,C2>4),"Tiene Bono","No Tiene Bono")

Condiciones Se cumplen No se cumplen
Si la frmula la haces por medio del asistente, este aparecer de la siguiente manera:
Funcin Lgica SI O
La funcin lgica SI(O) se utiliza cuando se desea cumplir con dos o ms condiciones, pero para que se logre que sea verdadera, al menos una condicin debe cumplirse de la prueba lgica, de lo contrario si no se cumple ninguna, se evala como falsa. Por ejemplo: Tomaremos el mismo ejemplo de la lista anterior de empleados, donde deseas evaluar por medio de la funcin lgica SI(O), si el empleado Tiene Bono o No tiene Bono de acuerdo a su venta Y a la antigedad que tenga laborando en
la empresa, tomando en cuenta que la venta debe ser mayor o igual a $10,000 O la antigedad mayor a 4 aos y para que pueda cumplirse la funcin como verdadera cualquiera debe ser verdadera.
La condicin sera: Si el total de la venta es mayor o igual que $10,000 O la antigedad es mayor a 4 aos entonces Tiene Bono, de lo contrario No tiene bono. Si los datos se introducen en las mismas celdas que muestra el ejemplo, Armando tiene bono porque cumple con ambas condiciones, Fernando y Manuel Tienen bono porque ambos cumplen al menos con una condicin, mientras que Vctor No tiene bono porque no cumple con ninguna de las dos condiciones y la frmula quedara as;
=SI(O(B2>=10000,C2>4),"Tiene Bono","No Tiene Bono")

Condiciones Se cumplen No se cumplen
Si usas el asistente, este aparecer de la siguiente manera:
El formato condicional
Los formatos personalizados son de demasiada utilidad cuando manejamos alguna condicin y arroje el resultado de forma automtica sin rodeos. El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda. Excel 2007 aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ellas, etc.
Para aplicar el formato condicional a una celda:
Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.
Accedemos al men Formato Condicional de la pestaa Inicio.
Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones: Barras de Datos, Escalas de Color y Conjunto de Iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes elegir uno diferente.
En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe de cumplir la celda y de qu forma se marcar. De esta forma si nos basamos en el Valor de la Celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botn Formato entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Aqu se muestra el formato que tomar si se cumple la regla

Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional. En el caso cuando deseamos crear ms de una regla, es decir, cuando se necesita elegir distintos formatos de celda dependiendo del valor que ah se presente entonces presionamos la opcin En donde se mostrar la siguiente ventana:
Permite crear una regla para el rango que se tiene seleccionado. Permite modificar las condiciones de la regla existente. Elimina la regla seleccionada.
Tabla con formato condicional
Borrar un formato condicional
Cuando ya no deseas tener condiciones dentro de un rango de celdas, selecciona Borrar luego puedes elegir: Borrar reglas de las celdas seleccionadas, o Borrar reglas de toda la
reglas, hoja.
Funciones de texto
Estas funciones permiten la manipulacin de texto para crear cadenas, repeticiones, cambiar formatos, etc.
Funcin Concatenar
Esta funcin une una cadena de texto de varias celdas en una sola. Por ejemplo si tienes nombre, apellido materno y apellido paterno, puedes juntar en una sola celda los tres datos como lo muestra el ejemplo a continuacin la figura, el cual fue el resultado de introducir la frmula de la siguiente manera.
1.- Activa la celda donde vas a introducir la funcin Concatenar.
2.- De la ficha Frmulas elige la opcin:
o da clic en el
botn ubicado junto a la barra de frmulas donde se activar el asistente para funciones como lo muestra la figura.
3.- En la opcin clic en la flecha y elige Texto.
da
4.- Bajo elige CONCATENAR donde se activar otro cuadro para que indique el argumento de la funcin. 5.- En Texto 1 da clic en la primera celda que desees concatenar, luego en Texto2 da clic en la segunda celda o bien pulsa la barra espaciadora para que se coloque un espacio entre cada celda que vayas a concatenar.
6.- Ve dando clic en Texto 2,3,4,5 etc., segn el nmero de celdas que deseas concatenar. 7.- Una vez indicadas las celdas a concatenar da clic en para que la celda te muestre el resultado.
Funcin Mayscula
Esta funcin permite cambiar el texto de una celda de minsculas a solo maysculas y lo puedes realizar de la siguiente manera:
1.- Activa la celda donde vas a introducir la funcin Mayscula.
o da clic
en el botn ubicado junto a la barra de frmulas donde se activar el asistente para funciones como lo muestra la figura.
3.- En la opcin la flecha 4.- Bajo la funcin. y elige Texto.
da clic en
elige MAYUSC donde se activar otro cuadro para que indique el argumento de
5.- En Texto da clic en la celda que desees convertir a maysculas. 6.- Da clic en te muestre el resultado. para que la celda
Funcin Minscula
Esta funcin permite cambiar el texto de una celda de maysculas a solo minsculas y lo puedes realizar de la siguiente manera:
1.- Activa la celda donde vas a introducir la funcin Minscula.
o da clic en
el botn ubicado junto a la barra de frmulas donde se activar el asistente para funciones como lo muestra la figura.
3.- En la opcin da clic en la flecha y elige Texto.
4.- Bajo elige MINUSC donde se activar otro cuadro para que indique el argumento de la funcin. 5.- En Texto da clic en la celda que desees convertir a minsculas. 6.- Da clic en para que la celda te muestre el resultado.
Funcin Nompropio
Con esta funcin puedes hacer que solo la primera letra de cada palabra sea cambiada a maysculas, y lo puedes realizar de la siguiente manera:
1.- Activa la celda donde vas a introducir la funcin Nompropio.
o da clic en
el botn ubicado junto a la barra de frmulas donde se activar el asistente para funciones como lo muestra la figura.
3.- En la opcin
y elige Texto.
4.- Bajo elige NOMPROPIO donde se activar otro cuadro para que indique el argumento de la funcin. 5.- En Texto da clic en la celda que desees convertir a Nombre Propio. 6.- Da clic en para que la celda te muestre el resultado.
Funcin espacios
Esta funcin quita todos los espacios individuales del texto excepto los espacios individuales entre palabras. Lo cual realizas como sigue:
1.- Activa la celda donde vas a introducir la funcin Espacios.
o da clic
3.- En la opcin
y elige Texto.
4.- Bajo elige ESPACIOS donde se activar otro cuadro para que indique el argumento de la funcin. 5.- En Texto da clic en la celda que desees convertir a espacios sencillos. 6.- Da clic en te muestre el resultado. para que la celda
Funcin extraer
Esta funcin devuelve los caracteres de una cadena de texto, dada la longitud y posicin iniciales. Por ejemplo, en la figura se muestra una celda que contiene la clave del empleado, de la cual se van a extraer slo los primeros 8 dgitos en una celda a partir de la posicin del primer dgito de la clave del empleado, luego con los datos de la misma celda se va a extraer el RFC, y que el resultado sean los ltimos 13 dgitos a partir de la posicin 9.
La funcin se utiliza de la siguiente manera: 1.- Activa la celda donde vas a introducir la funcin Extrae.
o da clic
3.- En la opcin clic en la flecha y elige Texto.
da
4.- Bajo elige EXTRAE donde se activar otro cuadro para que indique el argumento de la funcin. 5.- En Texto da clic en la celda que donde se encuentran los datos que vas a extraer. 6.- En Posicin Inicial indica a partir que carcter vas a extraer el texto. 7.- En Nm. de Caracteres especifica el nmero de caracteres que deseas que regrese la funcin. 8.- Da clic en para que la celda te muestre el resultado.
Funcin encontrar
La funcin encontrar localiza en una cadena de texto, el texto que se encuentra en otra cadena y regresa el nmero del carcter en el que aparece por primera vez el texto buscado partiendo de la primera posicin. Por ejemplo, en la figura se muestra una celda que contiene el Nombre, otra el Departamento y el nmero 9 en otra celda que indica la posicin donde se encontr el registro buscado, lo cual quiere decir que se desea encontrar en qu posicin del departamento se encuentra la palabra sistemas y que al buscarlo empiece a partir de la primera del inicio del texto en la celda, es decir, a partir de la posicin 1.
Para realizar este mismo ejemplo, haz lo siguiente: 1.- Activa la celda donde vas a introducir la funcin Encontrar.
2.- De la ficha Frmulas elige la opcin: o da clic en el botn se activar el asistente para funciones como lo muestra la figura. 3.- En la opcin da clic en la flecha
ubicado junto a la barra de frmulas donde
y elige Texto.
4.Bajo elige ENCONTRAR donde se activar otro cuadro para que indique el argumento de la funcin. 5.- En Texto buscado introduce entre comillas el texto que deseas encontrar, en este caso Sistemas. 6.- En Dentro del texto da clic en la celda donde deseas buscar. 7.- En Nm. inicial indica a partir de qu posicin del texto de la celda donde estas buscando, comience a buscar. 8.- Da clic en para que veas el resultado en la celda.
Funciones de bsqueda y referencia
Las funciones de bsqueda y referencia permiten buscar datos dentro de matrices horizontales o verticales haciendo referencia a filas o columnas y mostrando solo el valor deseado al introducir la referencia de la funcin.
Funcin BUSCARH
La funcin BUSCARH busca un valor en la primera fila superior de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz y se le llama as porque H significa Horizontal. La sintaxis que utiliza la funcin BUSCARH es la siguiente:
Donde: Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Y puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en: Es una tabla de texto, nmeros o valores lgicos en donde se buscan los datos. Puede ser una referencia a un rango o un nombre de un rango. Indicador_filas: Es el nmero de filas de la tabla o matriz, desde la cual se devolver el valor coincidente. La primera fila de valores en la tabla es la fila 1. Ordenado: Es un valor lgico para encontrar la coincidencia ms cercana a la fila superior, el cual se evala como VERDADERO, para encontrar la coincidencia exacta se evala como FALSO. Para comprender el manejo de esta funcin, se trabajar con un ejemplo de un libro de trabajo que tiene una hoja llamada Inventario donde hay datos que se estn representando en una matriz horizontal, Indicando un nmero de artculo, la descripcin del artculo y su precio unitario, los cuales se desean Mostrar de manera vertical, en otra hoja del mismo libro llamada Factura donde al mandar llamar el nmero de artculo, este despliegue la descripcin y el precio unitario que vendrn de la matriz de la hoja Inventario.
Las siguientes imgenes representan tanto la hoja donde se encuentra la matriz, como la hoja hacia donde irn los datos de esta matriz, mandndolos llamar con la funcin BUSCARH.
Hoja de factura.
Para introducir la funcin BUSCARH haz lo siguiente: 1.- Introduce los nmeros de artculo de la matriz de la hoja Inventarios, a la hoja factura, bajo la columna No, de artculo. 2.- Activa la celda donde vas a realizar la funcin BUSCARH, en este caso en la hoja factura en la primera celda vaca bajo Descripcin (en el ejemplo de la tabla sera la celda B8).
3.- De la ficha Frmulas elige la opcin: botn 4.- En flecha
o da clic en el
ubicado junto a la barra de frmulas donde se activar el asistente para funciones. da clic en la y elige Bsqueda y referencia.
5.- Bajo la funcin.
elige BUSCARH donde se activar otro cuadro para que indique el argumento de
6.- En Valor buscado da clic en la celda que ser referencia para encontrar la fila que indiques en la matriz, en este caso ser la celda A8.
7.- En Matriz buscar en da clic en la hoja Inventario y selecciona toda la matriz (Rango A1:F3), luego presiona la tecla de funciones F4 para que conviertas la referencia del rango en absoluto, pues rellenars en filas para obtener los dems valores. 8.- En Indicador filas teclea el nmero 2, pues estars indicando que vas a mandar llamar los valores de la fila 2 de la matriz que seleccionaste. 9.- En Ordenado introduce un cero (0), para que al introducir un nmero de artculo que no exista dentro de la matriz, te indique que no se encuentra con un #N/A de otra manera, si introduces un valor diferente de cero, por ejemplo un 1, -1, etc., el valor que te arrojara al introducir un valor que no existe, este te arroja el resultado ms cercano a ese nmero. 10.- Da clic en para que veas el resultado de esta bsqueda en la celda.
NOTA: Para buscar los datos correspondientes al precio unitario, sigue los mismos pasos anteriores y solo cambia el indicador de la fila a 3.
La siguiente imagen muestra el resultado de la funcin BUSCARH:
Datos encontrados en la matriz de la fila 2
Datos encontrados en la matriz de la fila 3
Funcin BUSCARV
La funcin BUSCARV busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Puedes utilizar BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda y se le llama as porque V significa Vertical.
La sintaxis que utiliza la funcin BUSCARV es la siguiente:
Donde: Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la tabla. Y puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en: Es una tabla de texto, nmeros o valores lgicos en donde se buscan los datos. Puede ser una referencia a un rango o un nombre de un rango. Indicador_columnas: Es el nmero de columna de la tabla o matriz, desde la cual se devolver el valor coincidente. La primera columna de valores en la tabla es la columna 1. Ordenado: Es un valor lgico para encontrar la coincidencia ms cercana a la primer columna, el cual se evala como VERDADERO, para encontrar la coincidencia exacta se evala como FALSO. Para comprender el manejo de esta funcin, se trabajar con el mismo ejemplo del libro que se manej en la funcin BUSCAR H, el cual tiene una hoja llamada estados, donde hay datos que se estn representando en una matriz vertical, en dicha matriz hay un campo llamado cdigo, otro llamado Estado y un ltimo llamado Impuesto, los cuales se desean mostrar en la hoja Factura del mismo libro, donde al mandar llamar el cdigo del estado, este despliegue el nombre del estado y el impuesto, que vendrn de la matriz de la hoja Estados. Las siguientes imgenes representan tanto la hoja donde se encuentra la matriz, como la hoja hacia donde irn los datos de esta matriz, mandndolos llamar con la funcin BUSCARV.
Hoja de estado.
Dato que se va a buscar Debe mostrar el nombre del estado al introducir el cdigo.
Debe mostrar impuesto al de acuerdo con el cdigo del estado.
Para introducir la funcin BUSCARV haz lo siguiente: 1.- Introduce algn cdigo de la matriz de la hoja Estados en la hoja Factura a la derecha de Cdigo (En este caso, celda B3). 2.- Activa la celda donde vas a realizar la funcin BUSCARV, en este caso en la hoja factura debajo de Cdigo (Celda B4).
o da clic en el
botn ubicado junto a la barra de frmulas donde se activar el asistente para funciones. 4.- En flecha da clic en la y elige Bsqueda y referencia.
5.- Bajo elige BUSCARV donde se activar otro cuadro para que indique el argumento de la funcin. 6.- En Valor buscado da clic en la celda que ser referencia para encontrar la fila que indiques en la matriz, en este caso ser la celda B3. 7.- En Matriz buscar en da clic en la hoja estados y selecciona toda la matriz (Rango B2:D11).
8.- En Indicador columnas teclea el nmero 2, pues estars indicando que vas a mandar llamar los valores de la columna 2 de la matriz que seleccionaste (Nombre del Estado). 9.- En Ordenado introduce un cero (0), para que al introducir un cdigo de estado que no exista dentro de la matriz, te indique que no se encuentra con un #N/A de otra manera, si introduces un valor diferente de cero, por ejemplo un 1, 1, etc., el valor que te arrojara al introducir un valor que no existe, este te arroja el resultado ms cercano a ese nmero. 10.- Da clic en para que veas el resultado de esta bsqueda en la celda.
NOTA: Para buscar los datos correspondientes al impuesto, sigue los mismos pasos anteriores y solo cambia el indicador de la columna a 3.
La siguiente imagen muestra el resultado de la funcin BUSCARV:
Cdigo que va cambiando Dato encontrado en la matriz en la columna 2
Dato encontrado en la matriz en la columna 3
Funciones de Bases de Datos
Se utilizan cuando deseamos realizar clculos sobre alguna columna pero aadimos una condicin de seleccin de las filas que sern utilizadas para el clculo, es decir, previamente se filtran y luego se utilizan. Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automviles (ver figura) y queremos saber cul ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles sin distingo. En este caso utilizamos una funcin de Base de Datos llamada BDSUMA, que incluye la funcin de filtrado automvil = Ford.
Para explicar las funciones de Base de Datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:
En esta hoja tenemos una lista con los automviles de la empresa, incluidos datos de plazas, aos, rentabilidad y beneficio obtenido.
NOTA: Los renglones 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Esta como otras de las funciones de base de datos, requiere tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la funcin y un rango de criterios para indicar la condicin que deben cumplir los renglones que sern utilizados en el clculo de la funcin (el filtro)
Funcin BDCONTAR(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo), considerando nicamente los renglones que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar rango_criterio: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el recuento. Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;Aos;A2:F2) Como resultado obtenemos -->2
Establecer las condiciones
Para establecer las condiciones que se utilizarn en el parmetro rango_criterios, debemos reservar una zona en la hoja de clculo para dichas condiciones (puede ser antes o despus de la Tabla de Datos) En esta rea escribimos un rengln con los nombres de los campos necesarios para realizar la operacin en toda una columna de la base de datos, introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
Funcin BDMAX(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando nicamente los renglones que cumplan una determinada condicin. Funcin BDMIN(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando nicamente los renglones que cumplan una determinada condicin. Funcin BDPRODUCTO(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente los renglones que cumplan una determinada condicin. Funcin BDPROMEDIO(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente los renglones que cumplan una determinada condicin. Funcin BDSUMA(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente los renglones que cumplan una determinada condicin.
Funcin BDEXTRAER(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios)
Extrae de la base de datos un nico valor contenido en el campo indicado y en la fila que cumpla la condicin establecida mediante el rango de criterios. Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #VALOR! Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #NUM!
Funcin BDVAR(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Calcula la varianza basndose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. Funcin BDVARP(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Calcula la varianza basndose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. Funcin BDDESVEST(rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Calcula la desviacin estndar basndose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
AUDITORA
Son herramientas las cuales ayudan a la revisin y anlisis de datos para poder tomar decisiones en base a ellas, adems de ofrecer proteccin y seguridad estableciendo restricciones.
Buscar Objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis. Es un mtodo que permite buscar un valor especfico para una celda ajustando el valor de otra celda. Al buscar un objetivo, Excel 2007 vara el valor de una celda hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado. Para buscar un objetivo haz lo siguiente:
1.- Activa la celda que vas a ajustar con un nuevo valor, esta debe ser una frmula para poder realizar la funcin, como por ejemplo el total de ventas de Enero como lo muestra la siguiente figura:
La barra de frmulas muestra la frmula de la celda seleccionada
Celda Objetivo
2.- De la ficha Datos, elige Anlisis Y si y posteriormente Buscar objetivo como se muestra en la figura.
3.- En Definir la celda: aparece la celda que ser ajustada, en caso de no ser as solo actvala.
4.- En Con el valor: introduce el valor al que deseas se ajuste la celda activa. 5.- En Para cambiar la celda: da clic en la celda que va a cambiar el valor actual para ajustar la celda. 6.- Da clic en figura: donde aparecer un cuadro para que visualices el resultado como lo muestra la siguiente
7.- Da clic en
para que visualices el resultado, el cual quedara as:
Celda en la que se ajust el valor para llegar a la solucin de la celda objetivo
Valor actual de la celda objetivo
Solver
La herramienta Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis Y SI, y al igual que la herramienta Buscar Objetivo, Solver tambin permite buscar valores especficos en una frmula ajustando los valores en las celdas cambiantes que se especifiquen, denominados celdas ajustables para generar el resultado en la frmula de la celda objetivo. La diferencia entre Buscar Objetivo y Solver, es que en la primera solamente se puede ajustar el valor a una celda, mientras que Solver permite hacer cambios en varias celdas para llegar a un resultado, as como tambin puede agregar restricciones a los valores que hacen referencia a las celdas que afectan la frmula de la celda objetivo y finalizar mostrando un informe de respuestas. Por ejemplo, la siguiente tabla muestra un reporte de ventas del primer semestre, donde en el ltimo mes an no se tienen datos, ya que estos se van a buscar por medio de la funcin Solver y llegar a un total Semestral:
Este total se ajustar a $10,250,000
Este total se ajustar a $1,100,000
Se va a ajustar el total del Semestre para el departamento Carnicera, a un total de $1,100,000.00 (Celda I6), cambiando el valor del mes de junio, (celda H6), donde Solver encontrar el valor que falta y mostrar un informe de respuestas; as mismo se desea ajustar el total de todo el semestre a $10,250,000.00., cambiando las celdas H7:H11 y agregando dos restricciones, una donde se indique que el valor para el departamento de Abarrotes es igual a $192,500.00, (=192500) y el valor para el departamento de limpieza debe ser mayor o igual a $320,560.00 mostrando un informe de respuestas.
Para activar el solver:
En Excel 2007 el Solver es un complemento que requiere previa instalacin, por lo que necesitaremos acudir a la mini barra de herramientas:
Y seleccionar el botn siguiente ventana:
donde luego haremos clic en la opcin:
donde nos aparecer la
Dentro de las opciones de este men seleccionamos Complementos, luego en la parte derecha marcamos Solver y finalmente hacemos clic en: Solver. , donde nos aparece la ventana que nos permite activar el complemento
Debe estar seleccionado y finalmente
. Solver ha sido instalado.
Utilizando el Solver
1.- Activa una celda que contenga frmula, pues de no ser as, Solver no encontrar resultados.
2.- De la ficha Datos elegimos el botn: como lo muestra la figura.
donde se activar el cuadro de dilogo de Parmetros de Solver
3.- Activa el recuadro Celda Objetivo y da clic en la celda que se ajustar al valor que desees. 4.- En introduce el valor al que se ajustar la celda objetivo. 5.- Debajo de Cambiando las celdas selecciona la celda o rango de celdas que ajustarn o crearn sus valores para llegar al de la celda objetivo. 6.- Debajo de Sujetas a las siguientes restricciones: da clic en para que indiques la referencia de la celda a la que le vas a agregar una restriccin, donde te aparecer un cuadro de Agregar restriccin.
7.- Activa el recuadro bajo Referencia de la celda: y da clic en la celda que vas a restringir. 8.- De la lista que est en medio da clic en la flecha restriccin (<=,=,>=, etc.). donde se activar una lista para que indiques la condicin de la
9.- Bajo Restriccin introduce el valor al que ests restringiendo. 10.- Si vas a agregar ms restricciones, da clic en el botn 11.- Al terminar de agregar restricciones da clic en 12.- Del cuadro Parmetros de Solver da clic en el botn Resultados de Solver. 13.- Activa que muestre los resultados o bien para y sigues los mismos pasos. para regresar al cuadro Parmetros de Solver. donde te va a aparecer un cuadro de
si deseas que Solver te regrese los valores que tenas antes de empezar a crear la funcin.
14.- Del cuadro de Parmetros de Solver elige Respuestas y da clic en: para que visualices los resultados encontrados tanto de la celda objetivo como de las celdas cambiantes y la hoja que se inserta en el libro como informe de respuestas como lo muestran las siguientes imgenes:
Resultado de la celda objetivo
Celdas Cambiantes
Resultado de la celda objetivo
Administrador de Escenarios
Un escenario es parte de una serie de valores que representan un posible resultado, a veces denominados herramientas de anlisis Y si, el cual es un proceso de cambio de los valores de celdas para ver cmo afectan el resultado de frmulas de la hoja de clculo. Por ejemplo, variar la tasa de inters que se utiliza en una tabla de amortizacin para determinar el importe de los pagos, a cada serie de variables que corren a travs de este modelo se le conoce como Escenario.
Crear un Escenario
Para crear un escenario tomaremos de ejemplo una tabla que muestra un reporte de ventas del primer trimestre en varios departamentos, en la cual se van a afectar los valores originales de la tabla para crear un escenario como Prdidas al introducir valores menores y otro escenario como Ganancias al introducir valores mayores, aunque antes de esto se crear un escenario con el nombre Original que muestre los valores antes de ser afectados.
Escenario Original
Para crear el escenario original haz lo siguiente: 1.- De la ficha Datos elige el botn Anlisis Y si y posteriormente Administrador de escenarios 2.- Creamos nuestro escenario Original presionando el botn .
3.- Bajo Nombre del escenario: Introduce el nombre con el que desees llamar el escenario, en este caso Original. 4.- Bajo Celdas cambiantes: selecciona el rango de celdas que vas a cambiar en el escenario, en este caso aun no hars cambios. 5.- Bajo Comentarios: Teclea una descripcin relacionada con el contenido de tu Escenario. 6.- Da clic en donde aparecer el siguiente cuadro:
7.- En Valores del escenario se encuentra la lista completa de los valores cambiantes dentro del rango seleccionado. En este caso dejaremos los valores originales. 8.- Damos clic en para terminar con las modificaciones a este escenario.
Escenario de ganancias o prdidas
Para crear un escenario de ganancias o prdidas: 1.- De la ficha Datos elige el botn Anlisis Y si y posteriormente Administrador de escenarios 2.- Creamos nuestro escenario Ganancias o Prdidas presionando el botn .
3.- Realiza los pasos previamente vistos en la elaboracin del escenario Original, toma en cuenta que incrementars y disminuirs algunos valores para obtener prdidas y en su caso ganancias, con respecto al escenario original. Presiona .
4.- Introduce valores mayores (ganancias), menores (prdidas) de acuerdo al escenario que te encuentres modificando o creando. 5.- Una vez realizados los cambios haz clic en: .
Visualizar los escenarios
En la ventana Administrador de escenarios selecciona previamente el escenario que deseas visualizar: (Original, Ganancias, Prdidas), luego presionamos el botn mostrado en su mismo lugar. y cada escenario ser
Original
Ganancias
Prdidas
Crear un informe de resumen de datos
Un informe de resumen de escenarios te permite comparar varios escenarios en la misma hoja. Para crear un informe de resumen de escenarios haz lo siguiente: 1.- De la ficha Datos elige el botn Anlisis Y si y posteriormente Administrador de escenarios.
2.- Haz clic en el botn 3.- En el cuadro de dilogo seleccionamos 4.- Bajo Celdas de resultado, indicamos donde comenzar a generarse el resumen, ya sea en la misma hoja o en una diferente. 5.- Da clic en
La Validacin de Datos
La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Para aplicar una validacin a una celda: Seleccionamos la celda que queremos validar. Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de Datos.
Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de Datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir de entre varios tipos de validaciones. En la seccin Criterio de Validacin indicamos la condicin para que el dato sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier Valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de Texto y Personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero Entero, Excel 2007 solo permitir nmeros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se producir un error. Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos; donde por ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8. Si en la opcin Permitir elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen, podremos escribir los distintos valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaa Mensaje de Entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.
En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
En la pestaa Mensaje de Error puedes establecer tres estilos de mensajes, dependiendo la importancia que deseamos dar al dato validado.
De lmite: no acepta datos errneos. De advertencia: acepta datos errneos. De informacin: acepta datos errneos.
Rastrear Datos Invlidos
Al establecer caractersticas de validacin, se pueden rastrear los datos no vlidos por medio de una barra de auditora de frmulas. Para rastrear datos invlidos haz lo siguiente: 1.- De la ficha Datos Elegimos Validacin de datos y luego Rodear con un crculo datos no vlidos. Esto permite mostrar celdas que contienen datos no vlidos, tal y como se muestra a continuacin:
las
Tabla con un rango validado
Tabla con datos invlidos
NOTA: Al establecer un dato vlido en la celda donde existe uno errneo, automticamente desaparece el crculo rojo y cada vez que guardas cambios desaparecen todos y para que aparezcan se tienen que rastrear de nuevo.
Enlazar y Consolidar Hojas
Enlazar Hojas de Trabajo

El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar frmulas de varias hojas para combinar datos, Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a otra, apareciendo as dos conceptos: El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las frmulas. El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestin que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja. No existe una respuesta genrica, depender de la envergadura de los datos y de las frmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc. Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear frmulas de referencias externas, es decir frmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que est la frmula. Para una mejor comprensin del tema se manejar un libro que contiene una hoja que refleja un Resumen de Ventas donde se reflejarn los datos de destino y tres hojas mas etiquetadas como Enero, Febrero y Marzo, las cuales contienen los datos de Origen:
Estas hojas contienen los datos de origen Aqu se reflejan los Datos de destino
Vincular manualmente
Para realizar el vnculo de una manera manual haz o siguiente: 1.- Activa la celda donde se va a reflejar el dato de destino, en el caso del ejemplo anterior en la hoja Resumen sera la celda inmediata bajo el mes de enero.
2.- Teclea el signo de = 3.- Da clic en la hoja a la que deseas vincularte (sera la hoja enero) 4.- Da clic en la primera celda que vas a vincular 5.- Utilizando el mtodo de relleno arrastra para que te muestre los datos restantes Las siguientes figuras muestran como se reflejara el resultado de los pasos anteriores:
Vincular con Pegado Especial
Para realizar un vnculo por medio de un pegado especial haz lo siguiente: 1.- Selecciona el rango que contiene los datos de origen (todos). 2.- De la ficha Inicio elige Copiar. 3.- Colcate en la celda donde comenzars a pegar los datos vinculados. 4.- Elige Pegado Especial
5.- Da clic en el botn 6.- Selecciona alguna celda de los datos de destino y observa como en la barra de frmulas aparece el nombre de la hoja y la celda a la que te ests vinculando. 7.- Realiza cambios a los datos de origen y verifica que se actualicen los datos en el destino.
Como crear formulas de referencias externas

Para crear frmulas de referencias externas debemos seguir los siguientes pasos: Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos) Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la frmula Introducir la frmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue el punto de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas necesarias. Terminar la frmula y pulsar Intro
Las referencias al libro externo las gestiona automticamente Excel 2007, incluso si cambiamos el nombre del archivo donde estn los datos desde Archivo --> Guardar Como. Las referencias tambin se cambiaran.
Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vnculos a las pginas fuente podemos hacerlo accediendo a la pestaa Datos y haciendo clic en el botn Editar Vnculos. Nos aparece el cuadro de dilogo Modificar Vnculos donde podemos hacer modificaciones sobre los vnculos.
Actualizar Valores: Actualiza la lista con los vnculos. Cambiar Origen: Podemos modificar el origen del vnculo seleccionado. Abrir Origen: Abre el libro del vnculo seleccionado. Romper vnculo: Quita los vnculos de las frmulas externas. Comprobar estado: Comprueba el estado del origen. Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando que tenemos enlaces externos.
Auditar frmulas
Otra de las herramientas de auditora es el poder rastrear si existen errores en las frmulas, visualizando la relacin que existe entre la frmula y las celdas que estn referenciadas por ella, esto se puede hacer desde la ficha Frmulas, en donde encontramos lo siguiente:
Los botones que ah se encuentran tienen las siguientes funciones: BOTN FUNCIN
Comprobacin de errores
Activa el cuadro de dilogo Comprobacin de errores que te guiar para poderlos corregir.
Esta opcin despliega por medio de flechas azules y rojas de dnde viene el resultado de la frmula que se est auditando. Esta opcin quita un nivel de flechas azules de los valores precedentes. (Se encuentra dentro del men )
Define a que resultado afecta la celda, es decir indica que de la celda seleccionada depende que se d un valor en una celda que contiene frmula.
Esta opcin quita las marcas azules y flecha de dependientes
Borra todas las flechas de dependientes y precedentes. Se utiliza cuando una celda marca un error en la frmula, mostrndote con flechas las celdas involucradas. Muestra u oculta una ventana de inspeccin para llevar un seguimiento de los resultados
Evaluar Frmula
Evala la frmula paso a paso.
Mostrar Frmulas
Muestra la frmula en lugar del resultado en las celdas, lo que permite una ms fcil revisin.
En el siguiente ejemplo vamos a auditar una hoja de clculo mostrando una tabla que contiene datos errneos en algunas frmulas y otras no errneas pero que se pueden rastrear como se describi previamente.
Las celdas realzadas son las que se van a rastrear. Para rastrear frmulas y valores de celdas haz lo siguiente: 1.- Activa la celda que vas a auditar, es fcil localizar una celda con error, ya que muestra en la parte superior derecha un pequeo tringulo verde. Ejemplo: 2.- Da clic en la ficha Frmulas
3.- Activa una celda que contenga una frmula y da clic en el botn valores son los que se estn evaluando en la celda. 4.- Da clic en una celda que no contenga frmula y da clic en el botn que frmula corresponde ese valor.
para que visualices que
para que te indique a
5.- Activa una celda que contenga error y da clic en el botn celdas proviene el error. 6.- Al terminar de auditar la hoja, esta se muestra de la siguiente manera:
para que te indique de que
Ahora vamos a analizar por qu hay errores en las frmulas: En esta frmula se rastrearon dependientes y se detect que la frmula de debera sumar el rango C5:C10, por lo que muestra un error de adyacencia que falta un valor dentro de la celda para que la suma sea correcta. la celda C11 al detectar
En esta frmula tambin se rastrearon dependientes y se detect que la frmula de la celda I5 debera sumar el rango C5:F5. Por lo que se muestra un error de adyacencia al faltar tres valores para que la suma sea correcta.
La celda que contiene el valor 205,120.00 indica que de ella depende que se d el resultado de las sumas de las celdas enmarcadas con un borde.
Este es un error de divisin entre cero, pues la celda con el error #DIV/0 indica que hay una celda donde no existe ningn valor por el que se est dividiendo.
Consolidar hojas de trabajo
El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que acabamos de ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una relacin entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre esas hojas de trabajo. Por ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo puede ser una empresa que cuenta con varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto y para conocer el presupuesto total de la empresa, incluiramos una hoja dependiente y el origen de los datos seran las hojas o libros de los departamentos con sus respectivos presupuestos.
Si elegimos sobre la pestaa Datos y presionamos el botn Consolidar obtenemos el cuadro de dilogo Consolidar como se muestra a continuacin:
En este cuadro podemos elegir; La funcin a realizar En Referencia elegimos las celdas de cada libro/hojas fuente Elegimos Agregar para aadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias Repetimos los dos ltimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros/hojas fuente Al final presionamos Aceptar para terminar la consolidacin.
Si marcamos la casilla Crear vnculos con los datos de origen. Los datos de los libros/hojas fuente se incluirn en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el origen, el cambio se reflejar automticamente en el libro consolidado.
Excel e Internet
Excel nos ofrece la posibilidad de compartir nuestras hojas de trabajo en la Web y tambin de obtener informacin de Internet.
Convertir una hoja de Excel 2007 a una pgina Web

Para poder subir a Internet un documento realizado en Excel 2007, debemos convertirlo a un formato reconocible por los navegadores (html o xml). Para ello debemos realizar lo siguiente:
Presionar el botn Office. Selecciona la opcin Guardar como En la opcin Guardar como tipo tendremos que seleccionar el formato Pgina Web.
En esta pantalla disponemos de dos posibles modos de formato de pgina Web, el primero es el que engloba todo el contenido en un solo archivo. Por lo que puede ser enviado y compartido fcilmente y tiene un propsito ms bien de revisin que de publicacin, el segundo formato genera un documento html, y dems documentos relacionados con este principal y tiene un propsito principal de ser publicado en un sitio web. Una vez elegido la opcin ms conveniente, podemos presionar el botn Guardar y tendremos nuestra hoja de Excel 2007 guardada como una pgina web con la extensin .html en lugar del ya conocido .xlsx. Ya que la hoja (o el libro) se encuentra convertido a formato html, podremos colocarla en un servidor de Internet para que pueda ser vista de forma pblica.
Macros
Las Macros en Excel son una herramienta que permite automatizar ciertos procesos, lo que permite realizar tareas de forma repetitiva rpidamente.
Las macros pueden ser creadas de forma automtica, sin necesidad de tener conocimientos de programacin del lenguaje Visual Basic (VB), Lenguaje que permite realizar a detalle acciones para la mayora de los usos y funciones con que Excel 2007 cuenta. Sin embargo no es materia de este curso involucrarnos en la programacin con VB, y se recomienda estudiar por separado este lenguaje, ya que entre otras aplicaciones tambin es utilizado para programacin de Sitios en la Web, manejo de bases de datos y por supuesto Funciones Avanzadas en Excel 2007.
Grabar una macro

Seleccionas la ficha Vista y desplegar el submen Macros y dentro de esta opcin seleccionar la opcin Grabar Macro Tambin puedes encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros.- Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas.- Con esta opcin utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. Al seleccionar la opcin Grabar Macro lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar Macro donde podemos dar un nombre a la macro, (no se permiten espacios en blanco en el nombre de la macro). Se puede asignar un mtodo abreviado mediante la combinacin de las teclas CTRL + Alguna otra tecla como pueden ser las de funciones o alguna otra. Buscaremos utilizar una que no est ya designada por Excel 2007. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. Lo cual determinar el acceso que se pueda tener a esta macro, ya sea exclusivo para un libro o compartido para su uso en varios libros. En Descripcin: podemos describir las funciones de la macro, aplicaciones y lo que creamos til.
Para comenzar la grabacin de la macro presionamos el botn Aceptar y a continuacin veremos en la barra de estado el botn donde tenemos la opcin de detener la grabacin.
A partir de entonces debemos realizar las acciones a grabar. Es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente cuando ejecutemos de nuevo la macro, esta seleccin puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Al finalizar las acciones que deseamos grabar presionamos el botn Detener estado, o en el men de Macros hacemos clic en . que se encuentra en la barra de
TIP: Otra manera de grabar macros es seleccionar de la ficha Programador la opcin:
del grupo Cdigo.
Guardar un archivo con macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Par a ello debemos ir al botn de Office y seleccionar la opcin Guardar como. Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En la opcin desplegable Guardar como tipo seleccionas Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Damos un nombre al archivo y se guardar.
Cuando abrimos un archivo que tiene macros guardadas se nos muestra un anuncio bajo la banda de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas por cdigo podran realizar acciones perjudiciales para nuestra computadora. Si confas en la fuente de la que proceden las macros entonces selecciona el botn Opciones para activarlas. Aparecer este cuadro de dilogo:
Selecciona la opcin Habilitar este contenido y presiona Aceptar.
Ejecutar una Macro

Una macro que ha sido grabada puede ser ejecutada el nmero de veces que se desee. Antes de dar la orden de ejecutar la macro, dependiendo del tipo de macro que sea puede ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo; si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos previamente que seleccionar las celdas a formatear antes de ejecutar la macro. Para ejecutar la macro debemos ir al men Macros de la pestaa Vista (Tambin se puede acceder a esta opcin en la pestaa Programador en el caso que se tenga disponible)
Ah seleccionamos la opcin Ver macros y nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Aqu aparece una lista de macros que hemos creado. Debemos seleccionar la macro deseada y presionar el botn Ejecutar. Se cerrara el cuadro y se ejecutar la macro. Existen otros botones en este cuadro de dilogo como se describen a continuacin:
Cancelar.- Cierra el cuadro de dilogo sin ejecutar ninguna macro. Paso a Paso.- Ejecuta la macro instruccin por instruccin, abriendo el editor de programacin de Visual Basic. Modificar.- Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para quienes tienen conocimientos sobre programacin. Eliminar.- Borra la macro seleccionada. Opciones.- Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de mtodo abreviado (utilizada para ejecutar la macro directamente sin el uso del men). Y podemos cambiar tambin la descripcin de la macro.
Modificar una Macro

Una vez grabada la o las macros pueden modificar algunos aspectos como cambiar la combinacin de teclas, o bien agregar o quitar parte de los comentarios. Para ello presionamos el botn del cuadro Macros donde nos aparecer de nuevo el cuadro Opciones de la macro. Ah puedo cambiar el mtodo abreviado y/o la descripcin de la macro.
Eliminar una macro
Cuando ya no necesites una macro, o bien que exista algn error al crearla puedes dar clic en el botn del cuadro de Macros donde te aparecer un cuadro de informacin preguntndote si deseas confirmar la eliminacin.
NOTA: Una macro grabada en el Libro de Macros Personal no se puede eliminar dando clic en el botn del cuadro de Macros. Para ello debes seleccionar el botn donde se mostrar la
ventana de Visual Basic mostrando el cdigo de las macros que tienes en ese libro, de ah debes elegir el cdigo que se encuentre entre: Sub y End Sub de la macro que deseas eliminar. Y de esta forma eliminas en s la macro.
NOTA: al abrir un libro que tiene macros almacenadas, te aparece un cuadro de Advertencia de seguridad justo bajo las fichas indicando que el libro contiene macros, donde debers indicar si deseas abrir el libro con o sin las macros activadas, tal como lo muestra
. Al hacer clic en opciones nos aparece el siguiente cuadro donde podemos seleccionar y luego
la
siguiente
imagen.
presionar el botn ese libro.
para poder utilizar las macros de
Establecer Seguridad en la macro

La seguridad de una macro es muy importante porque al ser un programa elaborado en Visual Basic puede ser utilizado en forma de virus. Se recomienda precaucin a la hora de ejecutarlas. Para ello es conveniente contar con un programa antivirus que sea constantemente actualizado en su equipo y establecer el nivel de seguridad que sea confiable. Para establecer el nivel de seguridad de las macros realizamos lo siguiente: 1. Del la ficha Programador (misma que puede o no estar activada). De ah se selecciona el botn donde se activar el cuadro de Centro de Confianza como se describe a continuacin: 2. En Configuracin de macros se elige el nivel de seguridad con el que se podrn ejecutar las macros los cuales son 4. 3. Se recomienda utilizar la opcin Deshabilitar todas las macros con notificacin ya que las macros debern ser activadas manualmente, lo cual representa una opcin viable para la seguridad del equipo.
Crear botn de macro

Otra forma de activar las macros es por medio de asignarlas a un botn de comando que se puede colocar en alguna de las barras de herramientas, el cual funcionar como un acceso directo para correr la macro.
Para crear un botn de macro realiza lo siguiente: 1.- De la ficha Insertar elige ya sea Imagen, Imgenes prediseadas, o formas, e inserta la imagen que desees utilizar como si fuera botn para tu macro:
2.- Una vez insertado y colocado el botn en su posicin final se selecciona la imagen y luego se presiona el botn derecho del ratn para posteriormente seleccionar Asignar macro
3.- En la ventana Asignar macro selecciona la macro a la cual le asignars el botn y finalmente presionas el botn:
NOTA: Puedes cambiar la macro asignada a ese botn, seleccionando de nuevo el botn derecho del ratn y volviendo a hacer clic en Asignar macro
Crear una Macro de forma Manual

Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programacin en general, y de Visual Basic en particular, por ser el lenguaje utilizado por Excel 2007. Aqu veremos en trminos generales la forma en que se trabaja con el editor de Visual Basic. Para activarlo se presiona la combinacin de teclas Alt + F11.
Un mdulo de trabajo es donde se almacena el cdigo de las funciones y procedimientos de las macros, por lo que necesitamos abrir uno accesando al men Insertar -> Mdulo.
A continuacin nos plantearemos si lo que vamos a crear es una funcin (en el caso que devuelva algn valor), o si ser un procedimiento (el cual no devuelve valor alguno).
Una vez considerado lo que se realizar, ingresamos al men Insertar -> Procedimiento.
Nos aparecer un cuadro de dilogo como se describe a continuacin:
Aqu se establece el nombre al procedimiento/funcin sin insertar espacios en su nombre. Elegimos tambin el tipo ya sea Procedimiento, Funcin o Propiedad. Adems podemos seleccionar el mbito de ejecucin. Si se establece como Pblico podremos utilizar el procedimiento/funcin desde cualquier otro mdulo, pero si lo declaramos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese mdulo. Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el mbito presionamos Aceptar y se muestra el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro. Guardar una rea de trabajo
Un archivo de rea de trabajo es una herramienta que permite crear un respaldo de uno o varios libros abiertos de manera que se pueda reanudar el trabajo ms adelante con el mismo ambiente en que se guardaron en el rea, es decir; mismos tamaos de ventana, reas de impresin, ampliaciones de pantalla y configuraciones de visualizacin, los mismos tamaos de ventana, entre otras caractersticas. As mismo, al guardar un rea de trabajo se genera un vnculo entre el archivo del rea de trabajo y el archivo original, al realizar cambios ya sea en el archivo de origen o en el de rea de trabajo, sea actualizan automticamente.
Por ejemplo se va a guardar u rea de trabajo de tres libros con los que se ha trabajado ya, estos sern: Auditora, Base de Datos de empleados y Consolidar y para almacenarlos en un rea de trabajo realiza lo siguiente: 1.- Abre los libros de trabajo que quedarn almacenado en el rea de trabajo, en este caso Auditora, Base de Datos de empleados y Consolidar.
2.- Acomoda los libros abiertos como lo prefieras, aumenta el zoom o disponlos en mosaico, organzalos de forma horizontal o vertical o como lo prefieras.
2.- Del men Vista seleccin el botn como se describe a continuacin:
, luego se abrir un cuadro de dilogo Guardar rea de trabajo,
3.- Teclea el nombre del rea de trabajo y finalmente presiona 4.- Cierra todos los libros que almacenaste en el rea de trabajo y finalmente accede al directorio donde guardaste el rea de trabajo y busca un cono similar a: trabajo tal y como la guardaste previamente. . brelo y podrs ver tu rea de
NOTA: El archivo del rea de trabajo no contiene libros en s, por lo que si borras el archivo de rea de trabajo los libros que ah se listan no sern borrados, esta rea la puedes volver a generar. Si borras cualquiera de los archivos originales automticamente se borra el rea de trabajo.
Hipervnculos
Un hipervnculo es un enlace que se crea en alguna parte del archivo para que abra otra ubicacin al hacer clic en l, y se muestra regularmente como un texto subrayado en color azul. El destino puede ser una celda, una hoja de clculo, un archivo, una pgina web, una imagen, una direccin de correo electrnico o un programa. Para insertar un hipervnculo realiza lo siguiente: 1.- Selecciona la celda o imagen a la que le realizars el hipervnculo.
2.- De la ficha Insertar haz clic en el botn 3.- Del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo selecciona primero hacia donde ser realizada la vinculacin:
4.- Elige Archivo o pgina Web existente, Lugar de este documento, Crear nuevo documento, Direccin de correo electrnico. 5.- En la opcin de 6.- Da clic en aparece la ruta y nombre del archivo al que te ests enlazando.
para finalizar la vinculacin.
TIP: Otra manera de insertar hipervnculos es presionando el botn derecho del ratn una vez colocado en la celda o imagen que ser utilizada para la vinculacin y luego seleccionar la opcin:
Modificar un hipervnculo
Para modificar un hipervnculo da clic derecho con el ratn en donde se encuentra este y del men emergente elige la opcin y entonces podrs realizar los cambios que necesites.
Eliminar un hipervnculo
Para romper el enlace del hipervnculo, puedes dar clic derecho con el ratn donde se encuentra este y del men emergente elige la opcin y una vez hecho esto ya no existir mas el vnculo.
Contraseas y bloqueos de Celdas
La seguridad es muy importante cuando no queremos que otras personas tengan acceso a la informacin de nuestros libros de trabajo, por lo que se pueden establecer contraseas para apertura del libro o bien bloqueo de celdas para que la informacin sea de solo lectura y no la puedan modificar.
Establecer contrasea de apertura a un libro
Si se establece una contrasea de apertura, existe la posibilidad de que el libro no se pueda abrir si no se conoce la contrasea, o bien se pueda activar pero como solo lectura, por lo cual no se podrn realizar cambios al libro si no se conoce la contrasea para acceso total al archivo.
Existen dos tipos de contraseas: Contrasea para abrir: para que slo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contrasea. Contrasea de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contrasea. Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo entre maysculas y minsculas. Para establecer una contrasea de apertura al libro realiza lo siguiente: 1.- Seleccionar el Botn Office y elige la opcin Guardar como... 2.- Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn 3.- Elegir la opcin Opciones generales...
4.- Escribir la contrasea en el recuadro Contrasea para abrir o en el recuadro Contrasea de escritura dependiendo del tipo de contrasea.
Al escribir la contrasea aparecern ***** para que nadie pueda verla. Hacer clic sobre el botn Aceptar. 5.- Aparecer el siguiente cuadro de dilogo para confirmar la contrasea (es una forma de asegurarnos que la contrasea que introduzcamos es la deseada y no nos hemos equivocado). Volver a escribir la contrasea en el recuadro.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir de la confirmacin. 7.- Si no hemos escrito las dos veces la misma contrasea, Excel2007 nos pedir volver a introducirla. Hacer clic sobre el botn Guardar para cerrar el cuadro de guardar como. 8.- Cierra el libro. 9.- Abre de nuevo el libro que almacenaste con contrasea y te aparecer un cuadro pidiendo que introduzcas la contrasea correspondiente como lo muestra la figura.
10.- Introduce la contrasea correspondiente y da clic en Aceptar para que se abra el libro.
NOTA: Para eliminar la contrasea se realiza el mismo proceso que se utiliza para guardar con contrasea, solo que debe eliminarse de las casillas y/o ,
dependiendo las que se hayan establecido y volver a guardar el libro para que se reemplace ahora sin contrasea.
Proteger hojas de clculo
Se pueden proteger hojas de clculo en un libro para bloquear el acceso a las celdas y solo nos sirvan para visualizarlas, ms no para modificarlas. Para proteger una hoja de clculo realiza lo siguiente:
1.- De la ficha Revisar elige el botn 2.- Del cuadro de dilogo Proteger hoja activa la casilla
3.- Bajo opcional. 4.- Bajo tener acceso al proteger la hoja. 5.- Da clic en
introduce una contrasea para desproteger la hoja, la cual es
activa las casillas de las opciones a las que se pueda
para que la hoja quede protegida.
6.- Trata de introducir un texto en alguna celda de la hoja protegida, y te aparecer el siguiente cuadro con un mensaje de advertencia:
Desproteger celdas de una hoja de clculo
Todas las celdas de una hoja de clculo se encuentran protegidas, pero no se hace notoria esta opcin hasta que se protege la hoja, solo que puede darse el caso de que al proteger la hoja, se requiera introducir informacin en ciertas celdas antes de protegerla. Para desproteger celdas haz lo siguiente: 1.- Selecciona el rango de celdas donde si vas a poder introducir informacin al proteger la hoja de clculo. 2.- De la ficha Inicio selecciona del grupo fuente el botn
3.- Da clic en la pestaa Proteger y luego desactiva la casilla se protejan.
para que las celdas seleccionadas no
4.- Da clic en
5.- Protege la hoja e introduce informacin en las celdas desbloqueadas.
NOTA: Para volver a bloquear todas las celdas, selecciona toda la hoja de clculo y a continuacin activa la casilla de la pestaa Proteger que encuentras en el cuadro de Formato de Celdas.

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CONTENIDO

Inmovilizar Paneles ................................................................................................. 23

Subtotalizar una Base de Datos .......................................................................................................... 35

TABLAS DINMICAS ...................................................................................................................... 38

CARACTERSTICAS AVANZADAS DE EXCEL 2007 ............................................................... 47

Maneras de aplicar un formato........................................................................................................... 47

Definir Formatos Personalizados ...................................................................................................... 50 Agrupar hojas de clculo ....................................................................................................................... 53

FUNCIONES AVANZADAS ....................................................................................................................... 56 Funciones Lgicas .................................................................................................................................... 56

Funciones de bsqueda y referencia ................................................................................................ 80

Funciones de Bases de Datos ............................................................................................................... 90

Administrador de Escenarios ............................................................................................................106

La Validacin de Datos .........................................................................................................................115

Enlazar y Consolidar Hojas.................................................................................................................119

Auditar frmulas ....................................................................................................................................125

Excel e Internet .......................................................................................................................................131

Eliminar una macro ..............................................................................................................................139

Guardar una rea de trabajo .............................................................................................................147 Hipervnculos ..........................................................................................................................................150

Contraseas y bloqueos de Celdas...................................................................................................152

Nuevo formato de documento basado en XML

Aqu se queda agregado

Seleccionar el elemento a agregar

localizados en la parte derecha de esta misma pantalla.

Nomenclatura de las tablas de datos

Columnas / Campos Registro s

Recomendaciones para crear una tabla de datos consistente

Ingresar registros directamente en la Hoja de Clculo

Ingresar registros por medio de un Formulario

Agregar Botones A la mini barra

Crear una Tabla de Datos

Y en la hoja de clculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar datos de una tabla

Modificar la estructura de la tabla

Para movilizar los paneles selecciona la opcin: paneles.

del botn Inmovilizar

En esta tabla, se ha cambiado el estilo.

pueden ser removidos presionando el botn

Ordenar una Tabla de Datos

Filtrar una tabla

Utilizar el filtro (Autofiltro)

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista

y elegimos la opcin (seleccionar todo), reaparecern

Utilizar filtros avanzados

Rengln con criterios

Para abrir el cuadro de dilogo Filtro Avanzado, pulsaremos en

en la seccin Ordenar y filtrar.

Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro

Resultado de total por marca

Subtotalizar una Base de Datos

por medio de la cual vas a realizar el

6.- Activa la casilla de los datos. 7.- Da clic en ejemplo:

para que te muestre un resumen de los subtotales debajo

para que veas la Base de Datos subtotalizada como lo muestra el siguiente

para que respete los que ya tienes creados.

Eliminar Subtotales de una Base de Datos

Crear una tabla dinmica

Ah podemos seleccionar, Suma, Promedio, Mximo, etc.

y nuestra Tabla Dinmica queda lista.

Realizar cambios a una Tabla Dinmica

Aplicar Filtros a una Tabla Dinmica

Obtener promedios en una Tabla Dinmica

Grficos con Tablas Dinmicas

CARACTERSTICAS AVANZADAS DE EXCEL 2007

Maneras de aplicar un formato

Diferentes formas de cambiar un formato