1.

Sinopsis
El software de gestin de mantenimiento puede tener un enorme impacto en su negocio, si usted tiene un departamento de mantenimiento o reparacin de equipos. Mediante la programacin de mantenimiento preventivo y de seguimiento de rdenes de trabajo y los gastos, usted puede conocer en breve su posicin en todo momento. Ya sea que gestione una flota de vehculos o un departamento lleno de computadoras, el mantenimiento adecuado desde el principio, significa ms productividad y menos tiempo de inactividad. El software

de mantenimiento le permite organizar la forma en que se realiza el mantenimiento y garantiza la mxima productividad. El Software de gestin de mantenimiento es fcil de usar y permite a los usuarios presentar sus propias rdenes de trabajo, mientras que los tcnicos de mantenimiento pueden obtener rdenes de trabajo que la gestin ha aprobado y enviado por e-mail a ellos. Independientemente de la industria, el software de mantenimiento le ahorrar tiempo y dinero mediante la organizacin de todo el sistema de mantenimiento.

Los gastos son siempre una preocupacin en toda la industria y por el seguimiento de las operaciones de mantenimiento, usted podr ver de un vistazo cuando el equipo necesita ser reemplazado, en vez de ser reparado una y otra vez. Tambin puede realizar un seguimiento de toda la informacin sobre sus activos a travs del software de gestin de activos, tales como garantas, licencias, marca y modelo, as como cualquier otro dato pertinente. Los informes pueden ser fcilmente generados en relacin con cada uno de los aspectos de su software de mantenimiento, tales como gastos,

los empleados, las rdenes de trabajo, inventario, y cualquier otro parmetro pre-definido que considere necesario. Al emplear el uso de software de gestin de mantenimiento en su empresa u organizacin, no slo se harn las tareas necesarias, sino que se hacen de una manera sensible al tiempo y al dinero y le ayudar a sacar el mximo partido de sus activos.

2. Programacin de Mantenimiento
El software de gestin de mantenimiento es la forma proactiva de programar el mantenimiento, por

lo que incluso las ms cotidianas tareas no se pasan por alto, lo que podra provocar reparaciones costosas en el largo plazo. La programacin y asignacin de mantenimiento de rutina saca el trabajo de conjetura de simplemente estar esperando que todo este funcionando correctamente con los tcnicos sobrecargados haciendo lo mejor que pueden, justo a la altura. Uno de los motivos por lo que los tcnicos de mantenimiento estn sobrecargados, es que demasiado a menudo se pasan el da apagando incendios cuando surgen situaciones de emergencia, cuando muchas de

esas situaciones de emergencia nunca podra haber ocurrido si el mantenimiento de rutina se habra previsto y llevado a cabo. El software de mantenimiento convierte las buenas intenciones en rdenes de trabajo con resultados previstos y fiables. Los gerentes de mantenimiento y supervisores pueden tomar el control de sus departamentos de mantenimiento con este tipo de software, no slo a travs de la organizacin que resulta, sino tambin a travs de inevitables ahorros que se producen cuando la maquinaria, los vehculos, las computadoras, y todos los tipos de

instrumentos utilizados en el mundo de los negocios son mantenidos apropiadamente. El mantenimiento programado regularmente, incluso el tipo que slo requiere una rpida inspeccin visual, puede ayudar a prevenir grandes bloques de tiempo de inactividad cuando los sistemas deben ser actualizados o mantenidos programando estas tareas durante las horas punta y teniendo los equipos en alto nivel de funcionamiento. Usted puede maximizar el tiempo que sus tcnicos estn invirtiendo cuando toda esta en mantenimiento,

incluido el mantenimiento preventivo, se ha programado evitando as las horas extraordinarias, evitando la nefasta situacin de no tener suficientes tcnicos de mantenimiento de servicio en cualquier momento.

3. rdenes de trabajo
Las ordenes de trabajo y solicitudes de trabajo pueden ser administradas fcil y eficientemente, utilizando el software de gestin de mantenimiento. Este software altamente personalizable, se puede configurar en funcin de las necesidades de la empresa o industria. Por ejemplo, los empleados pueden presentar las

solicitudes de trabajo que debern ser aprobadas por la gestin y, a continuacin, enviadas por correo electrnico al tcnico de mantenimiento designado. El mantenimiento solicitado y realizado puede ser rastreado de vuelta a cada departamento o pieza de equipo o ambos, dependiendo de los parmetros definidos preestablecidos por el usuario. Las rdenes de trabajo repetidas pueden ser rastreadas y marcadas para alertar a la gestin de problemas particulares con el equipo o prestacin de servicios ineficaces. Los cdigos pueden ser

implementados dentro de las rdenes de trabajo, si lo desea, para ayudar a rastrear problemas especficos de manera que los aspectos recurrentes, se pueden abordar. Las rdenes de trabajo se pueden imprimir para facilitar la distribucin. Los gastos, el tiempo, y otros datos pertinentes pueden ser incluidos en las rdenes de trabajo que vayan a ser importados dentro de otras reas del software de mantenimiento de, si lo desea. Las rdenes de trabajo contenidas en el software de gestin del mantenimiento, pueden ser fcilmente investigables por los tcnicos de mantenimiento, la

fecha, el equipo, la orden de compra u otros parmetros establecidos por la administracin.

4. Mantenimiento Preventivo (PM)

Si usted tiene una flota de vehculos o una sala llena de computadoras y equipo relacionado, hay ciertas tareas de mantenimiento preventivo que deben ser completadas en una base regular. El software de gestin de mantenimiento puede crear automticamente rdenes de trabajo cuando toca el mantenimiento preventivo lo cual puede ayudar a garantizar que estas importantes funciones no se pasen por alto.

El software PM puede ser personalizado y calendarizar el mantenimiento de acuerdo con el kilometraje en el caso de mantenimiento de vehculos o de acuerdo con una programacin diaria o semanal para computadoras. Las lecturas de los indicadores tambin se pueden utilizar para programar el mantenimiento preventivo. Diversos software PM utilizan diferentes parmetros en los cuales programan dependiendo del tipo de equipo o la industria. Los empleados encargados de mantenimiento preventivo pueden imprimir la lista de tareas diarias o

semanales y una vez que se completa, toma nota de la terminacin de hora, fecha y cualquier otro dato pertinente en la base de datos del software PM, fcil de usar. Adems, los administradores pueden aadir grficos o instrucciones paso a paso para las tareas listadas que requieran ms informacin. Esto tambin puede ser impreso y llevado a los tcnicos de mantenimiento. El software PM sostiene a los departamentos de mantenimiento funcionando bien y elimina los descuidos de las operaciones de mantenimiento preventivo mundanas pero esenciales.

5. Software de Gestin de Activos

El software de gestin de activos es un componente integral del software de gestin de mantenimiento. La gestin de activos implica el seguimiento de los elementos fundamentales de los bienes como garanta de informacin, especificaciones, licencias y contratos, as como cualquier otro dato pertinente. La configuracin del software de gestin de activos puede adaptarse a cualquier industria y administrada por los parmetros definidos por el usuario. Por ejemplo, en un entorno de TI, el

software de gestin de activos puede ser configurado para rastrear el uso de software en todas las estaciones de trabajo, as como cualquier otro parmetro definido por el usuario. El rastreo de licencias de software, actualizaciones de software y hardware, el uso de rdenes de trabajo y gastos de reparacin por centro de trabajo, departamento o empleado. El software de gestin de activos puede realizar un seguimiento de las herramientas y vehculos para las industrias que dependen de estos activos en el funcionamiento de la actividad diaria. Por ejemplo, la

utilizacin de este componente de mantenimiento de software puede hacerle saber de un vistazo, quien tiene ciertas herramientas revisadas, por cunto tiempo, y con qu fin. La misma aplicacin va a trabajar para los vehculos. Saber exactamente donde esta cada vehculo y cada empleado en un momento dado por el seguimiento de entregas, el servicio de las llamadas y cosas por el estilo. El seguimiento de la gestin de activos es diferente al seguimiento de inventario en el que las caractersticas especficas de los bienes son observadas dentro de la ventana de seguimiento que

permiten al usuario conocer la condicin especfica de los actuales activos, mientras que el seguimiento de inventario mantiene una cuenta exacta de los actuales activos.

6. Control de Inventario
El software de gestin de mantenimiento le permite tomar el control de la situacin de su inventario y evitar tener excedentes en existencia, as como asegurar que tiene todas las piezas que necesita en todo momento. Con el software de mantenimiento, usted puede ver fcilmente una lista de piezas existentes, as como crear una lista de piezas suplentes en caso de que la parte deseada no estn

disponibles. Tambin puede generar una lista maestra a partir de la cual ordene e importe la lista de piezas ordenadas a la parte de su software de gestin de activos que rastrea los gastos. Usted puede ver de un vistazo para cual departamento o cual vehculo o centro de trabajo han sido solicitadas algunas piezas especificas. Adems, las rdenes de compra pueden ser generadas automticamente de acuerdo con una lista pre-definida a fin de que las existencias estn siempre en el nivel deseado. Con el software de gestin de

mantenimiento, usted siempre puede saber donde estn las piezas y suministros y reservar las piezas o materiales para trabajos especficos, por lo que no son tomadas inadvertidamente por un nuevo puesto de trabajo a menos que sea aprobado por la administracin. Usted puede comprobar fcilmente que el equipo se ha puesto fuera de servicio o est en la tienda de reparacin y planificar en consecuencia.

7. Industrias
El software de gestin de mantenimiento es adecuado para cualquier industria que tiene necesidades de mantenimiento o si

la empresa no tiene un departamento de mantenimiento. De hecho, muchos dueos de casa usan el software de gestin de mantenimiento para llevar un registro del mantenimiento de vehculos; mantenimiento de aparatos, como cuando cambiar el horno, limpiar los filtros purificadores de aire; las pilas en algunas alarmas de humo y otras y el mantenimiento general del hogar. El software de gestin de mantenimiento, tambin se utiliza en operaciones a gran escala, tales como hospitales, distritos escolares, y compaas de transporte. Dado que pueden adaptarse a las

industrias y las empresas, una empresa que gestiona una gran flota de vehculos utilizara un tipo diferente de software de gestin de mantenimiento de lo que una empresa que se basa en equipos industriales para la fabricacin de mercancas. Sin embargo, este tipo de software se basa en una fundacin que trabaja igual de bien, independientemente de la industria. Las universidades, por ejemplo, tienen una amplia variedad de responsabilidades de mantenimiento, no slo especficas de un formato industrial. Se deben mantener los edificios, vehculos,

equipos e instalaciones utilizando diversos formatos de programacin. Tambin deben sustituir los activos en el momento oportuno y as tambin pueden beneficiarse de los dems aspectos del software de gestin de mantenimiento de activos, tales como el seguimiento y control de inventario.

8. Informes
Este es el componente de software de gestin de mantenimiento que lleva todo junto. La mayora de software de mantenimiento viene con un conjunto estndar de informes pre-definidos que son genricos para cualquier industria y, permiten al usuario personalizar los

informes especficos para la industria y sus necesidades. Los informes pueden ser generados sobre la base de una variedad de parmetros tales como fecha, el kilometraje, lecturas, o cualquier otra cosa que el usuario desee. Por ejemplo, una vez que todos los datos pertinentes se han introducido y los gastos han sido rastreados, puede generar informes de gastos por departamento, por vehculo, por empleado, as como los mismos informes de reparaciones, inventario, las rdenes de trabajo abiertas y cerradas, y el mantenimiento realizado.

Tambin puede generar los tipos de informes que le gustara ver como los grficos circulares, grficos de lnea, o un formato estricto de hoja de clculo. Una vez que empiece a generar informes sobre una base regular, usted podr analizar los datos rpidamente y ver lo que, en su caso, necesita mejorar o cambiar. Usted puede ver fcilmente que cual tcnico de mantenimiento esta cerrando la mayora de las rdenes de trabajo, cunto tiempo est le esta tomando, as como los equipos que parece que necesitan ms reparaciones. El software de mantenimiento, si es administrado con precisin, puede

mostrar exactamente lo que est sucediendo en todos los aspectos del departamento de mantenimiento y guiarlo a tomar las decisiones correctas para lograr la mxima productividad.

9. Gastos de seguimiento
El software de gestin de mantenimiento tiene la capacidad para realizar un seguimiento de todos los gastos relacionados con el mantenimiento y la gestin desde un conjunto diverso de criterios. Por ejemplo, cuando da seguimiento a los gastos de mantenimiento de una flota de vehculos, el software de gestin de mantenimiento puede rastrear y generar informes basados

en los parmetros definidos por el usuario, tales como los costes de combustible, gastos de reparacin, mantenimiento preventivo gastos, las piezas, y cualquier otro definido por el usuario sobre el terreno. Los beneficios de usar este tipo de software para realizar un seguimiento de los gastos son numerosos. Alertas PRE-definidas puede poner una bandera a los vehculos que estn costando a la empresa ms dinero, as como los gastos que estn fuera de lo comn. Mediante la aplicacin de los gastos de seguimiento como parte del seguimiento al mantenimiento, las

deducciones fiscales pueden ser fcilmente relevadas e importadas al programa de contabilidad general en la mayora de los casos. El ahorro en el tiempo por s solo, hace de este software, una parte atractiva de cualquier paquete de software de negocios. El seguimiento a los gastos, de lo que se refiere a mantenimiento, puede ayudar a prevenir el descuido y el robo tambin. Por ejemplo, en el caso del seguimiento al mantenimiento de los vehculos, si de repente un vehculo empieza a costar a la empresa mucho mas dinero que en el pasado, puede ser marcado con facilidad y evaluados.

Si con un vistazo a la lectura del odmetro a continuacin, pide una investigacin ms a fondo, puede determinarse rpidamente si por ejemplo, un vendedor ha ampliado un territorio, o si no hay razn aparente para el kilometraje extra y el consiguiente gasto. Debido a que la mayora de administradores y supervisores ocupados, simplemente no tienen tiempo para evaluar cada recibo y transaccin, el seguimiento a los gastos de mantenimiento slo tiene un buen sentido.