Filtrarea datelor

CAPITOLUL 10

FILTRAREA DATELOR

10.1. Filtrarea datelor dintr-o listă

Filtrarea datelor dintr-o list[ este o opera\ie prin care sunt afi=ate doar acele ]nregistr[ri
din list[ care corespund unor criterii specificate =i ascunderea celorlalte ]nregistr[ri care nu
mai sunt afi=ate. }n Excel exist[ dou[ metode de filtrare: comanda Auto Filter pentru a
efectua o filtrare rapid[ a datelor din list[ =i comanda Advenced Filter pentru a filtra pe baza
unor criterii suplimentare.

10.2. Utilizarea comenzii Auto Filter

Comanda Auto Filter ofer[ o putere deosebit[ de gestionare a listelor. Informa\iile care
nu trebuie vizualizate sau tip[rite pot fi filtrate rapid doar aplic`nd clicuri. Liniile de date
(]nregistr[rile) care nu ]ndeplinesc criteriile specificate sunt ascunse. Din aceast[ cauz[ atunci
c`nd se face o filtrare numerele de linie apar pe s[rite =i sunt afi=ate cu culoare albastr[.
Pentru a filtra o list[ cu comanda Auto Filter se execut[ urm[torii pa=i:
1. Se selecteaz[ o celul[ din lista ce trebuie filtrat[.
2. Din meniul Data se aplic[ comenziile Filter, Auto Filter.
Excel va insera s[ge\i de derulare ]n dreptul fiec[rei celule din capul de tabel.
3. Se aplic[ un clic pe s[geata de derulare din coloana ]n care se va introduce criteriul. Se
selecteaz[ criteriul pentru coloana respectiv[. Sunt posibile urm[toarele op\iuni:
All Permite afi=area tuturor ]nregistr[rilor cu acest c`mp.
(Top 10) Permite selectarea unui subset de ]nregistr[ri pornind de sus sau de jos
]ntr-o list[. Se poate specifica fie num[rul de elemente, fie procentul de
elemente ce vor fi filtrate. La selectarea acestei op\iuni apare caseta de
dialog Top 10 Autofilter (figura 10.1).

Figura 10.1 – caseta de dialog Top 10 Autofilter

Din prima list[ derulant[ se selecteaz[ Top /Bottom, ]n func\ie de

direc\ia ]n care se va face filtrarea de sus (Top) sau de jos (Bottom).
}n a doua list[ derulant[ se introduce sau se selecteaz[ un num[r care
indic[ c`te ]nregistr[ri (dac[ ]n a treia list[ derulant[este selectat[
op\iunea Items) sau ce procent din num[rul total de ]nregistr[ri (dac[
]n a treia list[ derulant[ este selectat[ op\iunea Percent) vor rezulta
din filtrare.
Custom Permite crearea unor criterii definite cu condi\ii =i/sau. La selectarea
acestei op\iuni apare caseta de dialog Custom AutoFilter (figura
10.2).
Modelarea deciziilor utilizând foile de calcul

Figura 10.2 – caseta de dialog Custom AutoFilter

Pentru a introduce criterii comparative se selecteaz[ un operator din

prima list[ derulant[, apoi se introduce o valoare ]n caseta al[turat[.
Dac[ exist[ un al doilea criteriu se selecteaz[ una din op\iunile AND
(=i) sau OR (sau) =i se introduce ]n mod similar al doilea criteriu.
Blanks Afi=eaz[ toate ]nregistr[rile cu spa\ii ]n acest c`mp.
Non Blanks Afi=eaz[ toate ]nregistr[rile care nu con\in spa\ii ]n acest c`mp
(]nregistr[ri ce con\in date).
}n plus apare o list[ cu toate valorile distincte din coloana curent[. La selectarea acestor
valori vor fi afi=ate doar ]nregistr[rile care au exact aceast[ valoare ]n c`mpul
specificat. Numele coloanelor dup[ care s-a f[cut filtrarea apar cu albastru.
4. Se aplic[ pa=ii 1-3 pentru a filtra datele =i ]n func\ie de alte criterii. Pe m[sur[ ce se
selecteaz[ mai multe criterii ele sunt combinate =i cu criteriile anterioare. Pentru ca o
]nregistrare s[ fie afi=at[ ea trebuie s[ ]ndeplineasc[ criteriile pentru toate c`mpurile.

Dac[ trebuie anulat rezultatul filtr[rii dup[ un anumit c`mp se selecteaz[ s[geata de
derulare pentru acel c`mp =i se selecteaz[ op\iunea All. Pentru a afi=a toate ]nregistr[rile =i a
]nl[tura criteriile din toate c`mpurile se aplic[ comanda Data, Filter, Show All. Atunci c`nd
comanda AutoFilter este activ[, ]n meniu, ]n dreptul comenzii apare un marcaj de validare.
Pentru a dezactiva aceast[ facilitate se aplic[ din nou comanda Data, Filter, AutoFilter.

10.3. Aplicaţie
Foaia de calcul urm[toare (figura 10.3) con\ine o list[ cu facturile emise de o firm[.
Pentru fiecare factur[ sunt specificate urm[toarele date:
• codul facturii
• data emiterii facturii
• numele distribuitorului
• numele clientului
• produs v`ndut
• pre\ul unitar
• cantitatea v`ndut[
• valoarea total[ (pre\ul unitar*cantitatea v`ndut[).

Pentru a calcula valoarea total[ se introduce ]n celula H2 formula =F2*G2. Aceast[

formul[ se va copia pe coloan[.
1. Se selecteaz[ o celul[ din list[.
 Filtrarea datelor

Figura 10.3

2. Din meniul Data se aplic[ comanda Filter, Autofilter. }n dreptul fiec[rei celule
din capul de tabel se insereaz[ o s[geat[ de derulare.

Prin filtrare se poate r[spunde la ]ntreb[ri de genul: S[ se vizualizeze toate comenzile

livrate de Popescu.
Pentru aceasta se aplic[ un clic pe s[geata de derulare din coloana Distribuitor =i se
selecteaz[ din lista afi=at[ Popescu.
Dac[ trebuie vizualizate toate comenzile livrate de Popescu cu valoare mai mare de
500000 lei se mai face o filtrare dup[ c`mpul Total. Se aplic[ un clic pe s[geata de derulare
din coloana Total =i se selecteaz[ op\iunea Custom. Din lista de operatori se selecteaz[
operatorul >, iar ]n caseta al[turat[ se introduce valoarea 500000. Se selecteaz[ butonul OK.

10.4. Utilizarea comenzii Advanced Filter

O alt[ metod[ de filtrare este folosirea comenzii Advanced Filter. Cu aceast[
comand[ se pot efectua opera\ii de filtrare bazate pe criterii complexe. Pentru folosirea
comenzii trebuie creat un domeniu de criterii. Domeniul de criterii specific[ condi\iile pe care
datele filtrate trebuie s[ le ]ndeplineasc[. Prima linie din domeniul de criterii con\ine numele
c`mpurilor pentru care se vor specifica criterii. Numele c`mpurilor trebuie scrise exact la fel
ca numele c`mpurilor din list[. }n liniile imediat urm[toare, sub numele c`mpurilor, se
introduc criteriile pentru c`mpurile respective. Domeniul de criterii se va termina cu o linie
goal[. Criteriile care sunt pe aceea=i linie ]n domeniul de criterii vor trebui s[ fie ]ndeplinite
simultan. }ntre criteriile care se g[sesc pe linii diferite aplic[ o rela\ie de tip SAU.
Dup[ preg[tirea domeniului de criterii se execut[ urm[torii pa=i:
1. Se selecteaz[ domeniul de celule care con\ine lista
2. Se aplic[ comanda Data, Filter, Advanced Filter. Pe ecran apare caseta de dialog
Advanced Filter (figura 12.4):
3. Dac[ lista filtrat[ va fi afi=at[ ]n acela=i loc ca =i lista ini\ial[ se selecteaz[ op\iunea Filter
the List, in place. Dac[ datele trebuie plasate ]ntr-o alt[ zon[ a foii de calcul pentru a fi
prelucrate ulterior se selecteaz[ op\iunea Copy To Another Location. }n acest caz ]n
caseta Copy To se specific[ domeniul de celule ce va con\ine lista, dac[ acesta nu a
ap[rut automat.
4. }n caseta List Range se introduce domeniul de celule care con\ine lista, dac[ acesta nu a
ap[rut automat.
Modelarea deciziilor utilizând foile de calcul

Figura 12.4 – caseta de dialog Advanced Filter

5. }n caseta Criteria Range se introduce domeniul de celule care con\ine domeniul de
criterii.
6. Dac[ prin filtrare trebuie ]nl[turate ]nregistr[rile duble se marcheaz[ op\iunea Unique
Records Only.
7. Se selecteaz[ butonul OK.

10.5. Aplicaţie

}n exemplul din aplica\ia precedent[ s[ se realizeze o filtrare astfel ]nc`t s[ fie

vizualizate doar comenzile ]n valoare de 500.000 de lei livrate de Popescu folosind comanda
Advanced Filter.

Figura 12.5
La sf`r=itul listei (figura 12.5) se las[ o linie liber[ =i se introduce domeniul de
criterii. Se vor introduce ]n foaia de calcul urm[toarele informa\ii:
}n A10 Distribuitor
}n B10 Val. Totala
}n A11 Popescu
}n B11 >500000
Rezolvare:
1. Se selecteaz[ domeniul de celule care con\ine lista A1:H8.
2. Se aplic[ comanda Data, Filter, Advanced Filter.
3. Caseta de dialog Advanced Filter se completeaz[ ]n modul urm[tor:
• se selecteaz[ op\iunea Filter the List, in place
• List Range A1:H8
• Criteria Range A10:B11
• se demarcheaz[ op\iunea Unique Records Only.
4. Se selecteaz[ butonul OK.