CAPITULO 4 ORGANIZACION DE LOS SERVICIOS DE ENFERMERIA Y SUS NIVELES JERARQUICOS

Enf. Cnsuelo Vargas Lechuga Enfermera Emrita Subdireccin General Mdica del IMSS

- INTRODUCCION - ORGANIZACION Y NIVELES JERARQUICOS - REPRESENTACION GRAFICA DEL SERVICIO - LA AUTORIDAD - COORDINACION - OBJETIVOS DEL SISTEMA - INSTRUMENTOS TECNICOS-NORMATIVOS - CONCLUSIONES - RESUMEN - GLOSARIO - BIBLIOGRAFIA

lNTRODUCCION Las personas eficientes logran que todo modelo de organizacin de buenos resultados, es obvio que los empleados eficientes y los que realmente desean cooperar, trabajan juntos con la mxima productividad, si saben saben que papel desempearn dentro del equipo de trabajo al que pertenecen y si conocen las acciones que se relacionan entre s y que operan en etapas diversas del proceso; ya que de esta manera se asegura el exito. 23

Para que la fase organizacional sea significativa para los individuos, habr de incorporar objetivos verificables que den una idea clara de las funciones y deberes, con una lnea de autoridad que gue su cumplimiento y se conozca claramente lo que se debe hacer. La estructura de la organizacin de enfermera est diseada y bien definida para precisar los puestos, las obligaciones y la responsabilidad de cada integrante; esto permite eliminar obstculos, confusin a incertidumbre en la toma de decisiones y en la comunicacin que apoyan los objetivos de la Institucin y del propio servicio de enfermera. ORGANIZACION Y NIVELES JERARQUICOS En esta etapa del proceso, las autoridades han determinado los organismos administrativos, los niveles jerrquicos, los puestos necesarios, sus funciones y actividades dentro de la organizacin general y la del propio departamento. Sealan claramente la autoridad y responsabilidad de cada individuo, de tal forma que el esfuerzo total pueda ser aplicado y coordinado de manera sistemtica. En la organizacin tambin se define cual es la tecnologa necesaria para que las personas puedan cumplir las funciones del propio departamento de enfermera a indican las caractersticas psicotcnicas que debern tener quienes desempeen papeles especficos. La estructura administrativa de enfermera es la forma en que estn ordenadas las unidades que componen el organismo y la relacin que guardan sus unidades entre s, stas a su vez constituyen las unidades administrativas; que integran la estructura con los rganos, los puestos y las plazas. O sea, que la ordenacin y arreglo estructural de las unidades administrativas implica en consecuencia la creacin de: rganos, puestos, plazas y niveles jerrquicos. Se crean rganos, puestos y plazas, porque es necesario dividir el trabajo de modo que pueda asignarse a personas fsicas, se obtiene mayor eficiencia si la divisin del trabajo se hace por actividades afines, que permitan mayor especializacin, y que den mejor economa de tiempo, esfuerzo y costo al ejecutarlas. La organizacin va determinando la subdivisin de los organismos administrativos, en unidades de menor tamao y nivel jerrquico, aplicado a la divisin del trabajo y a la especializacin que ste requiere, se van formando los puestos con

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actividades afines, agrupndolos en unidades de mayor tamao y jerarqua; estos son los llamados rganos. Los niveles jerrquicos se han creado, porque un solo jefe se ve fsicamente incapacitado para dirigir de un modo efectivo a un nmero muy grande de subordinados, tal es el caso de enfermeria, en el que se tiene la necesidad de delegar parte de la autoridad en otros jefes subordinados. Dentro de la organizacin de enfermera existen los criterios para determinar los puestos y plazas que necesita cada unidad mdica, basndose en las funciones especficas que se realizan, las especialidades de los servicios, las actividades en determinado proceso en la atencin al paciente, y el tipo de equipo o paciente que es atendido con el mismo. Estos aspectos han ido determinando la complejidad y continua permanencia de los servicios que han de responder a las necesidades actuates de la poblacin por atender. Para solventar estos requerimientos, el servicio de enfermera toma una caracterstica significativa y diferente, ya que para dar atencin al paciente en forma ininterrumpida, se requiere de un nmero considerable de trabajadores que van a integrar la plantilla de personal; por su magnitud se necesita establecer los niveles jerrquicos dentro de la estructura propia de enfermera; a fin de que se propicien los medios para el control de este personal en sus diferentes niveles, categorias y turnos. El definir el nmero total de plazas que necesita un servicio de enfermeria, permite conocer el desglose por turno y categoras. Esto nos marca los requerimientos de personal para programar en forma equilibrada. y escalonada el tiempo de trabajo, descansos a interrupciones obligadas, -que se van ajustando a las necesidades que se presenten. Quienes desempean las funciones de enfermera han de ser personas calificadas tcnicamente, para poder cumplir con una responsabilidad de gran impacto, como es el cuidado y conservacin de la vida de un ser humano. En el cuadro No. 1 se describen las reas y servicios hospitalarios donde se brinda la atencin al paciente y donde desempea sus funciones el personal de enfermera.

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La jefe de un departamento de enfermera es la responsable de la atencin que brinda la enfermera a los pacientes, as como de planear, organizar, integrar, dirigir y evaluar los recursos humanos y materiales asignados para el cumplimiento de sus funciones. Para esto ha de valerse de la organizacin y de los niveles jerrquicos que en forma conjunta y agrupada comprende a todas las personas que realizan la supervisin de los servicios, y en cuya ejecucin comprende la participacin de todos los trabajadores adscritos al propio servicio. La organizacin es un proceso complejo en el que interactan una gran variedad de elementos, y en el caso especfico de un departamento de enfermera esto cobra mayor trascendencia, debido a que para la enfermera, su campo de accin es con y para el ser humano, el elemento ms valioso de este universo, este aspecto humano la sita ante la sociedad, como a una persona a la que se le observa con mayor atencin. Dentro de la organizacin general se nos ha indicado cual es la tecnologa apropiada, y que para cumplir con las funciones especficas, existe una estructura fsica y humana que permite guiar a este conjunto; y si es necesario saber como es su engranaje en cumplimiento de los propsitos y objetivos dentro de la propia institucin.

REPRESENTACION GRAFICA DEL SERVICIO Todo proceso exige coherencia, continuidad, coordinacin a integracin con debida flexibilidad, para que una vez que haya sido constitudo, se vigilen sus pasos secuenciales y sus resultados para mantener o modificar, con oportunidad, alguna de sus partes sin perder de vista el todo. Durante muchos aos las instituciones vienen utilizando la grfica de la organizacin como un conjunto de puestos, estos organigramas representan a la empresa como una estructura de responsabilidades y de autoridad. Se ha tenido que aceptar la grfica como una representacin fiel de la realidad de las organizaciones elaborada desde una serie de puestos, que determinan una estructura de responsabilidad y otra de empleados. Indica quienes tienen que tratarse o interrelacionarse a base de mandar y obedecer. Adems se formulan las normas y procedimientos necesarios para determinar las relaciones recprocas a que haya lugar, o sea los "controles" para que la estructura pueda operar.

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La representacin grfica de un servicio de enfermera, en general tiene un carcter universal, y las caractersticas especficas se dan por cada pas y a su vez por cada institucin; sta es determinada por una serie de aspectos que comprenden la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las jerarquias, funciones y obligaciones individuales y departamentales. En las instituciones de salud, la propia enfermera tiene determinadas lneas de mando, comunicacin, coordinacin y asesora respectiva; as como la determinacin de diferentes puestos, de acuerdo a las categoras de personal que contractualmente existen en la division de trabajo correspondiente. Los niveles organizacionales y los tramps de control se representan por medio de esquemas, o sea los organigramas, segn su formato pueden ser verticales, horizontales y circulares. En un organigrama vertical, los niveles jerrquicos corresponden a las filas; en uno horizontal a las columnas y en uno circular; a las circunferencias concntricas. Los niveles jerrquicos, puestos, categoras, lneas de mando, coordinacin, comunicacin y asesora que en la generlidad se conocen y se dan en las instituciones de salud, como se muestra en el cuadro No. 2. Siempre han de considerarse las categoras que contractualmente se tengan autorizadas. Uno de los smbolos que siempre ha caracterizado a la enfermera y que tan dignamente porta es la cofia, es a travs de las insignias como se logra representar a cada una de las categoras, tambin nos permite identificar los niveles jerrquicos como est sealado en el cuadro No. 3.

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En la organizacin se aplican los principios de la administracin en forma clara y precisa. De su debido cumplimiento depende el xito de un departamento, stos son: Divisin del trabajo. Autoridad y responsabilidad. Disciplina. Unidad de mando. Unidad de direccin. Subordinacin de intereses individuales en general. Remuneracin. Centralizacin. Cadena de mando. Orden. Equidad. Estabilidad en la permanencia del personal. Iniciativa. Espritu de equipo. LA AUTORIDAD El directivo tiene la facultad de dirigir las acciones de otros para que las realicen y de impedir que efecten alguna actividad o que acaten una decision. Entraa el derecho de una decision, ejecucin o mando que afecta a otros miembros de la institucin. Exige obediencia y cumplimiento. Toda autoridad supone la existencia de una responsabilidad. All donde se ejerce una autoridad nace una responsabilidad. La autoridad implica una relacin entre el que ejerce por conducto de lneas de mando, a travs de los distintos niveles. La autoridad funcional, es una autoridad restringida a una actividad determinada y existe en forma paralela a la autoridad lineal. La relacin entre asesor y jefe de lnea no implica una clase de autoridad. El consejo del asesor no siempre requiere de cumplimiento, no es mando y por lo tanto no es ejercicio de autoridad. Al asesorar, se aconseja a informa a los rganos de lnea en aquellas actividades o campo que requieren conocimiento y experiencia tcnica especializada. Sus opiniones requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe

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de lnea a quien aconsejan. Sin embargo ellos s pueden imponerlas a sus subordinados; transformndolas en rdenes, reglas o instrucciones. La relacin de asesora se puede dar entre los niveles de mando. El asesor en cambio tiene un jefe de lnea a quien reporta y con quien est en relacin de subordinacin. La responsabilidad es el compromiso de dar cuenta al superior del cumplimiento de sus obligaciones administrativas segn su puesto, implica obediencia y dependencia. La delegacin de autoridad radica en el rgano supremo, en el nivel ms alto de la escala jerrquica. Para agilizar el funcionamiento, parte de la autoridad va siendo delegada de un nivel a otro a los rganos inferiores. Conforme ms alto es el nivel ms amplia es la autoridad, mientras ms bajo es el nivel ms limitada es la autoridad de sus rganos. Los lmites de autoridad se van dando en los niveles jerrquicos, en la clase de actividades que afecte, el valor monetario que implique, el tiempo que dure el efecto de la decisin, y la permanencia de esa facultad. Los instrumentos que precisan los lrnites de autoridad son las descripciones de labores que forman parte de todo manual de organizacin, reparten y establecen las tareas que deben corresponder a cada empleado de una institucin; en los niveles ms altos esto no es suficiente si no se define qu decisiones puede tomar el funcionario en el desempeo de sus tareas; cules decisiones estn reservadas para otros funcionarios, y a quin debe recurrir para que las tomen.

COORDINACION Mediante relaciones de autoridad, coordinacin y comunicacin se vinculan los grupos horizontales y verticales; ordenando y jerarquizando las funciones, mediante la combinacin racional de elementos como se muestra en el cuadro No. 4. Para que el personal cumpla con eficiencia y eficacia sus funciones, han de relacionarse a interactuar con la mayor parte de servicios de una unidad mdica, para establecer coordinacin efectiva como se muestra en el cuadro No. 5. La coordinacin es una verdadera necesidad en los servicios asistenciales, as como para las personas que laboran en ellos, da armona y comunicacin entre los actos de las personas y las unidades administrativas de un organismo, facilitando el funcionamiento y cumplimiento exitoso de sus objetivos.

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OBJETIVOS DEL SERVICIO Se ha mencionado la palabra eficiencia para el cumplimiento de las funciones de enfermera, y esto es el resultado de aprovechar al mximo los recursos humanos, materiales y financieros de una organizacin para el logro de sus objetivos, con la menor inversin de esfuerzo y tiempo por parte de los individuos que intervienen en las labores. El ser eficaz es un sinnimo de utilidad y se refiere al grado de cumplimiento obtenido al producir un resultado como consecuencia de la ejecucin de una accin. Todo esto se realiza con la suma de esfuerzos de todo un equipo de trabajo, que en forma ordenada y organizada cumple con sus funciones asignadas y coadyuva en el logro de los objetivos de los servicios de enfermera, stos son: Establecer los planes y programas para que el servicio de enfermera brinde una atencin optima a la poblacin solicitante. Intervenir en la determinacin de los recursos materiales, su aprovisionamiento, adecuada utilizacin y control de los mismos. Dar una optima administracin a los recursos humanos, acorde al nmero, tipo de servicios y categoras de personal en un ambiente ptimo, propiciando su propio desarrollo. Evaluar la proporcionada. participacin del personal durante el proceso de atencin

La organizacin nos ha enseado que y como se van a hacer las cosas, como instrumentar las jerarquas, la aplicacin de documentos normativos que todo departamento de enfermera ha de cumplir, por medio de recursos humanos que le han sido asignados en sus diferentes puestos y categoras.

INSTRUMENTOS TECNICO-NORMATIVOS Los instrumentos tcnico-normativos que nos sealan las funciones son: Manual bsico del puesto. Descripcin y anlisis de puestos. Manual de bienvenida.

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Induccin del personal al area y al puesto. Plantilla terica y nominal de personal. Normas administrativas para el manejo y control de personal, roles de asistencia, vacaciones, festivos, licencias, incapacidades, etc. Expediente de personal. Manual de organizacin. Manuales de procedimientos. Instructivos de operacin. Normas tcnicas de asistencia al paciente. Investigacin operativa, diagnstico situacional, planes y programas de trabajo. Programas institucionales y especficos del servicio. Normas de comits. Supervisin y evaluacin a personal y servicios. Capacitacin y desarrollo de personal. Promocin a puestos superiores. Toda esta instrumentacin determina y sirve de base para lo que ha de ser la estructura general de trabajo que tiene un departamento y los servicios de enfermera, como lo podemos ver en el cuadro No. 6 Una buena organizacin ayuda a lograr los objetivos, lleva hacia adelante el trabajo, utiliza los mejores medios, conserva los esfuerzos a incrementa la comprensin para que marchen sin tropiezo las diversas actividades y aumenta el inters del personal por su labor realizada. De esta forma, la organizacin llega a convertirse en una funcin administrativa altamente productiva y vigorosa.

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CONCLUSIONES Una de las tareas principales de un departamento de enfermera es organizar a su personal y el mbito de trabajo que es de su responsabilidad. La razn para organizar y hacer eficaz la cooperacin humana, es el principal objetivo de los niveles de la organizacin y de los tramos de control que nos la sealan, debe existir un lmite en el nmero de personas que un jefe o supervisor puede controlar con eficacia, an cuando este lmite vare segn la institucin. La preparacin del personal no siempre es homognea, esto da por resultado que el cumplimiento de las obligaciones de un trabajador, no se d en todos los casos como lo establecen las normas; la especializacin y variedad de los servicios, su continuidad y permanencia, implantan la necesidad de obtener una cobertura en la atencin al paciente, que requiere de un nmero significativo de personal en cada turno. Estos factores nos han ido estableciendo los requerimientos de personal, sus niveles jerrquicos y tambin nos ha determinado la necesidad de establecer la supervisin y evaluacin como mecanismo de control, que ha de aplicarse en un ambiente cordial y de buenas relaciones con los supervisados. Los servicios de enfermera no funcionan en forma independiente, permanentemente necesitan de la interaccin de otros servicios, sin embargo, por el gran nmero de integrantes es necesario que se precisen en forma clara y objetiva sus funciones que son para y con el paciente. En la actualidad resulta indispensable que enfermera cuente con una organizacin propia, y con sus respectivos niveles jerrquicos. RESUMEN La organizacin de los servicios de enfermera en las instituciones de salud, resulta ser un elemento indispensable para que se garantice una optima y continua atencin a la poblacin. La organizacin formal debe tener cierta flexibilidad que d cabida para apro-

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vechar los talentos creativos; se d reconocimiento a las capacidades individuales, al esfuerzo individual y en una situacin de grupo debe canalizarse hacia las metas grupales y organizacionales. Para lograr el cumplimiento de las acciones que en diversos momentos se integran, durante las variadas etapas de estos procesos, siempre se han de aplicar normas que guen el comportamiento del personal, que ser apoyado con los diferentes niveles jerrquicos establecidos para enfermera, de acuerdo a la estructura y magnitud de las unidades y de los sistemas de atencin mdica. Es importante hacer constar por escrito el grado de autoridad que se delega, o el lmite de autoridad de cada funcionario, para que no haya traslapes de autoridad y cada quien conozca qu acciones y decisiones pueda tomar; esto evita omisiones y duplicidad de funciones, precisando la responsabilidad de los integrantes en toda la organizacin. Tambin esto permite el considerar las necesidades de las personas y motivar a los trabajadores para que hagan su trabajo de la manera que mejor convenga a la institucin. Los directivos deben tener la capacidad de ver ms de una tarea, y estar preparados para controlar la accin completa del departamento. Cada trabajador conoce su parte en el trabajo y quien dirige debe saber como se integrarlo todo. GLOSARIO Autoridad.- Es la facultad de acatar o de mandar a otros miembros del organismo administrativo, significa el derecho de tomar decisiones y hacer que se cumplan. Autoridad de lnea.- Son las relaciones de subordinacin que existen entre jefe y subalternos directos. Autoridad funcional.- Es la relacin de mando especializada que existe entre un rgano en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lnea. Actividad:- Es un conjunto de actos que se realizan por persona o institucin, o parte de ella. Asesora.- Es un grupo de actividades que tienen por objeto aconsejar e

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informar a los rganos que realizan alguna funcin en aquellas actividades o campos que requieren conocimientos y experiencia tcnica especializada. Coordinacin.- Es asegurar que el trabajo de una persona complementa a otro en forma correcta y ordenada. Funcin.- Es un grupo de actividades afines y coordinadas para alcanzar los objetivos de la institucin de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o una unidad administrativa. Objetivo.- Es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la realizacin de una operacin, actividad concreta, procedimiento, funcin completa, o todo el funcionamiento de la institucin. Organizacin.- Es la etapa del proceso administrativo en el que se establece la forma para usar los recursos y cumplir con las decisiones tomadas en la fase de planeacin; para asignar organismos administrativos, niveles jerrquicos, puestos necesarios, funciones, actividades y deberes para lograr los propsitos y objetivos. Organograma.- Es un tipo especial de grfica que se usa para representar la estructura administrativa y las relaciones entre el personal, consiste en cierto nmero de casillas que representan personas, puestos o unidades administrativas, colocadas y conectadas de tal forma que expresen grados de autoridad y responsabilidad. Operacin.- Es cada una de las acciones fsicas, mentales, pasos o etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada. Organo.- Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o parte de ellas, que puede estar integrada por uno o varios puestos. Poltica.- Es una norma de carcter general que gua la actuacin de los integrantes de la institucin sobre una funcin determinada, para alcanzar los objetivos. Procedimiento.- Es el proceso o sucesin cronolgica o secuencia de operaciones concatenadas metodolgicamente para su ejecucin, las realizan una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una funcin o un aspecto de ellas.

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Plaza.- Es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo asignadas de manera permanente a un empleado en particular en una adscripcin determinada. Puesto.- Es una unidad de trabajo especfica a impersonal, est constituida por el conjunto de operaciones que debe realizar su titular, con aptitudes y responsabilidades precisas y en determinadas condiciones. de trabajo. Personal de Enfermera.- Son las personas profesionales y no profesionales que realizan funciones de enfermera, en los diferentes niveles tcnico-administrativos, en una dependencia de salud o educativa y que reciben una remuneracin. Responsabilidad.- Es la obligacin que tiene todo miembro de un rgano administrativo de cumplir sus deberes como tal. Servicio de enfermera.- Es la unidad administrativa, en donde labora el personal de enfermera y proporciona la atencin requerida por los pacientes, de acuerdo a una area especfica. Sistema.- Es el conjunto ordenado de procedimientos, operaciones, mtodos y relaciones que entre s contribuyen a realizar una funcin. Lineamiento.- Marco de referencia general que gua al personal de la unidad asistencial en la realizacin de las actividades . Lnea de autoridad.- Es el camino que se seala en un organismo para realizar la unin y la comunicacin entre funcionarios y miembros del grupo. Manual.- Documento que contiene, en forma dedicada y sistemtica, informacin, instrucciones, polticas y procedimientos de una dependencia que se consideran necesarios para mejorar la ejecucin del trabajo. Manual de organizacin.- Son los instrumentos que precisan los lmites de autoridad, establecen las tareas que corresponden a cada empleado y le describen sus labores especficas. Norma.- Es una gua o patrn de comportamiento que especifica la manera de actuar en una situacin determinada.

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Nivel jerrquico.- Es una divisin de la estructura administrativa que comprende todos los rganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de l clase de funcin que tengan encomendada. Unidad administrativa.- Es cada una de las partes que integran una dependencia.

BIBLIOGRAFIA
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