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FONDO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (FDI) LNEA: MODERNIZACIN DE PROCESOS AO 2012.

PROYECTO: MODERNIZACIN E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DEL CFT LOTA ARAUCO CLASIFICACIN POR REA: GENERAL CLASIFICACIN POR ACTIVIDAD: MODERNIZACIN DE GESTIN ACADMICA Jefe del Proyecto: Jos Luis Carrasco Sez Cargo: Jefe de rea Acadmica de Tecnologas de Informacin y Comunicacin. Duracin del proyecto: 1 ao

RESUMEN DEL PROYECTO


1. OBJETIVO GENERAL. El objetivo general de este proyecto consiste en mejorar la capacidad de gestin de la institucin, propiciando el uso de tecnologas de informacin para manejar informacin pertinente y oportuna en el mbito acadmico y administrativo, junto con monitorear y evaluar resultados por medio de indicadores medibles que permitan una mejor toma de decisiones y gestin en los distintos mbitos de desarrollo del CFT Lota Arauco.

2.

OBJETIVOS ESPECFICOS 1. Mejorar la capacidad de gestin del Centro de Formacin Tcnica Lota Arauco. 2. Disponer de un sistema de gestin, que permita monitorear, evaluar y asegurar la calidad de los resultados acadmicos y administrativos alcanzados, a travs de indicadores de gestin. 3. Incorporar Tecnologas de Informacin como herramientas de apoyo al sistema de gestin del Centro que permita disponer de informacin estadstica e indicadores de gestin en tiempo real para apoyar la toma de decisiones.

3.

RESULTADOS ESPERADOS 1. Contar con indicadores de gestin confiables, actualizados y veraces, que permitan una mejor toma de decisiones y gestin en el mbito acadmico, administrativo, de vinculacin con el medio, de eficiencia y efectividad del proceso docente y de aprendizaje de los alumnos del centro. 2. Contar con un sistema de monitoreo (BSC) que permita verificar peridicamente el nivel de logro de las decisiones tomadas en el Centro, con el fin de adecuar la planificacin, generar medidas correctivas para el

proceso de enseanza aprendizaje y ajustar la gestin de los distintos estamentos del CFT, a la realidad que exigen sus alumnos y el entorno. 3. Contar con docentes y administrativos formados y capacitados en materias relacionadas con las estrategias utilizadas por instituciones de educacin chilenas o del exterior que apunten al aseguramiento de la calidad a travs de la planificacin, el mejoramiento continuo y el uso de indicadores de gestin.

4IMPACTOS DEL PROYECTO: Impacto en el Nivel de Servicio a Alumnos: Mejorar el actual Sistema de Gestin del centro, permitir que la institucin cuente con indicadores en tiempo real que le permitan tomar decisiones oportunas que apunten a mejorar sus niveles de rendimiento acadmico, de titulacin y de retencin de alumnos, junto con la entrega de informacin a los diversos actores que interactan directamente con el CFT: padres y apoderados, centros de prctica, Mineduc, CNA, etc. La unificacin de los distintos sistemas de informacin que maneja el centro, permitir que sedes lejanas puedan realizar operaciones bsicas como matrculas, inscripcin de asignaturas, etc., lo que se traducir en prestar un servicio de calidad para los alumnos, entregando informacin pertinente y oportuna, requerida por estos (certificado de alumno regular, certificado de titulo, informes curriculares, etc.). Impacto en la Administracin Institucional Se crearn e implantarn herramientas de anlisis y de obtencin de indicadores de gestin que podrn ser utilizados por las carreras del Centro y por los consejos acadmicos y administrativos, para una gestin docente y administrativa acorde a lo que el entorno exige.

5.

CUANTIFICACIN DEL IMPACTO DEL PROYECTO

Indicador de impacto Tasa de funcionarios sensibilizados frente al cambio (FS) FS=(NFuncionarios Sensibilizados/N Total Funcionarios) x100 Tasa de Indicadores de gestin validados, incluidos en el nuevo Sistema de Gestin. (TIGV) TIGV= (Nindicadores incorporados/N Total de indicadores validados)x100 Tasa de Docentes capacitados en el nuevo sistema de gestin (TDC) TDC=(Ndocentes capacitados /Ntotal de docentes) x100 Tasa de Administrativos capacitados en el nuevo sistema de gestin. (TAC). TAC=(Nadministrativos capacitados/Ntotal de administrativos) x100 Tasa de Docentes que utilizan el nuevo sistema de gestin. (TDUSG). TDUSG=(Ndocentes utilizan nuevo sistema gestin /Ntotal de docentes) x100 Tasa de Administrativos que utilizan el nuevo sistema de gestin. (TAUSG) TAUSG=(Nadministrativos que utilizan nuevo sistema de

Valor indicador antes de realizar el proyecto (4) 10%

Valor estimado indicador despus de realizar proyecto (4) 70%

10%

90%

0%

70%

0%

70%

70%

70%

gestin /Ntotal de administrativos) x100 Tasa de Retencin estudiantil (RE) RE= (1- NAlumnos que abandonan /N Alumnos que ingresan) x100 Tasa de Titulacin (TT) TT= NAlumnos titulados/N Alumnos matriculados) x100 Tasa de mejoramiento del Rendimiento acadmico (RA) RA=(N de actividades acadmicas con repitencia superior al 20% / N total de asignaturas) x100 Incremento en la Tasa de alumnos que demuestran satisfaccin de los servicios ofrecidos por el centro. (ITS) ITS_ao1= n0 ITS_ao2= n0 +n1 50%

60%

62%

25%

28%

32%

30%

65%

6.

ALGUNOS APORTES DEL PROYECTO PARA EL CFT


1. Ahorro de $12.000.000 para el presupuesto 2013. Se trabajar en el

desarrollo y modernizacin del actual sistema de contabilidad y de recursos humanos del CFT. Esta inversin de alrededor de $12.000.000 deba ser imputada al presupuesto 2013. Ahora en este nuevo escenario, ser incluida como parte de la negociacin con la consultora que se adjudique la asistencia tcnica contemplada en el proyecto. 2. Implementacin de postulaciones on-line. Como una manera de contribuir a optimizar el proceso de postulaciones al CFT., se pretende implementar un modulo de postulaciones on-line, para estar a la par con la tendencia de la mayora de instituciones de educacin superior que ya cuentan con este servicio para sus postulantes.

3. Indicadores de gestin en tiempo real. Se implementar un sistema de cuadro

de mando integral (BSC), con el fin de obtener de manera fcil y amigable, los indicadores que los diversos estamentos del CFT consideren claves para la toma oportuna de decisiones. Por ejemplo: tasas de retencin y titulacin, nivel de satisfaccin de los alumnos con respecto a los servicios que el CFT les ofrece.

7. RESUMEN DE MACRO ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y RESULTADOS ESPERADOS DEL PROYECTO

8.

EQUIPO DE TRABAJO

El equipo de trabajo esta compuesto principalmente por los funcionarios que realizaron la pasanta en Mxico (Proyecto CLA 0701), donde trabajaron con la implementacin de BSC, y los equipos tcnicos de los departamentos de contabilidad, adquisiciones y computacin e informtica. El detalle del equipo que trabajar en el proyecto, se presenta a continuacin:

EQUIPO Jefe proyecto.

INTEGRANTES Jos Luis Carrasco

MACRO ACTIVIDADES 1,2,3,4,5

Responsable del fiel cumplimiento de los objetivos planteados en el proyecto. Responsable de la correcta ejecucin presupuestaria del proyecto. Responsable de liderar los equipos de trabajo. Responsable de determinar la carta Gantt y la ruta de ejecucin del proyecto. Responsable de determinar las funciones y tareas de los equipos de trabajo. Responsable de entregar reportes de avance a rectora y vicerrectora acadmica Responsable de visar todo el proceso de contratacin de la asistencia tcnica. Responsable de entregar los reportes finales del proyecto. Responsable de llevar las relaciones pblicas del proyecto. Equipo implementacin BSC, capacitacin: Mara Eugenia Hermosilla 1,3,5 Rogelio Pincheira Marco Vsquez Luis Fernndez Patricia Sierra Valeska Contreras Liderar la actividad inaugural del proyecto. Liderar actividades de sensibilizacin del proyecto, entre los funcionarios del Centro. Elaborar documento de estado del arte, con la informacin que existe en el CFT que podra ser til para definir la propuesta de indicadores para la consultora: Sextante, Mxico, Base de datos institucional, estudios CFT, compromisos ante la CNA, Plan Estratgico, ndices, Preparar los instrumentos para los Focus group con los distintos estamentos del CFT. Ejecutar los Focus group para el levantamiento de indicadores crticos. Preparar y retroalimentar la propuesta de indicadores para el BSC. Llevar el acta de todas las actividades y reuniones que tengan relacin con su mbito de accin. Determinar las necesidades de capacitacin de los funcionarios que requerirn el BSC. Participar en las reuniones de trabajo. Elaborar prototipo previo de visualizacin de indicadores para el BSC. Ser la contraparte de gestin acadmica entre el CFT y la consultora que se adjudique la AT. Preparar las actividades de cierre del proyecto. Informar peridicamente al jefe de proyecto sobre avances y dificultades. Otras tareas y/o funciones que pudieran surgir en el contexto del proyecto. Equipo Desarrollo, Javier Rocha 1,2,3,4,5 virtualizacin y difusin. Leonardo Vega Silvana Flores Mara Alvial Eduardo Prez Mantener actualizado el sitio Web con la informacin del proyecto. Difundir mensualmente los estados de avance del proyecto, en diferentes soportes Participar en las reuniones de trabajo con la consultora que se adjudique la AT. Elaborar el documento con los trminos de referencia tcnicos para la licitacin de la AT

Participar en el proceso de implementacin del sistema de recursos humanos y contabilidad Participar en el proceso de migracin del servidor de correos institucional. Participar en el proceso de implementacin del Mdulo de postulaciones on-line. Determinar los requerimientos de capacitacin tcnicos. Participar en la virtualizacin de los servidores del CFT. Participar en la normalizacin de las bases de datos del CFT Participar en la implementacin de VLANs. Ser la contraparte tcnica entre el CFT y la Consultora que se adjudique la AT Llevar el acta de todas las actividades y reuniones que tengan relacin con su mbito de accin. Informar peridicamente al jefe de proyecto sobre avances y dificultades. Otras tareas y/o funciones que pudieran surgir en el contexto del proyecto. Equipo adquisiciones y lvaro Rojas 1,3,4 rendiciones financieras Vctor Guzmn Responsable del control financiero y el registro de la ejecucin presupuestaria en los tiempos determinados por el FDI. Velar por el fiel cumplimiento y elaboracin de las boletas de garanta que el FDI exige. Aportaren el desarrollo del sistema de recursos humanos y contabilidad. Responsable de velar porque las compras con cargo al CFT sean reutilizadas como gasto del proyecto. Definir los procedimientos de compra. Incluir en el presupuesto 2013, los costos que el CFT debe cubrir como contraparte del proyecto. Definir los procedimientos de rendiciones financieras. Gestionar todas las compras de bienes aprobadas en el proyecto. Llevar el detalle de todas las facturas del CFT que sean imputables al proyecto. Ser la contraparte entre el CFT y los asesores de finanzas del FDI. Llevar el acta de todas las actividades y reuniones que tengan relacin con su mbito de accin. Rendir cuenta de los recursos aportados por el Ministerio conforme a los procedimientos establecidos en la Resolucin N 759, de 2003, de la Contralora General de la Repblica, o la normativa que la reemplace. La rendicin de cuentas deber presentarse semestralmente, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al mes que corresponda. El plazo se contar desde la total tramitacin del ltimo acto administrativo que apruebe el convenio respectivo Informar peridicamente al jefe de proyecto sobre avances y dificultades. Otras tareas y/o funciones que pudieran surgir en el contexto del proyecto. Equipo de apoyo Tcnico Karen Pea 1,2,3,4,5 Carlos Arvalo Abner Pichuman Llevar acta de todas las reuniones por equipo y generales de trabajo. Apoyar el trabajo y los requerimientos logsticos y administrativos de cada uno de los equipos del proyecto. Ser el nexo entre la casa central y la sede Caete del CFT. Disear, mantener y actualizar la plataforma Web del proyecto. Llevar actualizada la carpeta del proyecto. Informar peridicamente al jefe de proyecto sobre avances y dificultades. Otras tareas y/o funciones que pudieran surgir en el contexto del proyecto.

____________________________________________ JOSE LUIS CARRASCO SAEZ JEFE AREA ACADEMICA TIC JEFE PROYECTO MODERNIZACIN E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DEL CFT LOTA ARAUCO.

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