Tutorial Excel 2003

Licencia Pblica General GNU
Excel 2003
A. Bentez 2004-05
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Leccin 1. : Utilizacin bsica de una hoja de clculo
Qu es una hoja de clculo?

Qu es una hoja de clculo? En trminos sencillos podra decirse que es un grupo de datos distribuidos en casillas matriciales individuales que, en su conjunto, conforman un documento. Ahora bien, la virtud primordial de una hoja de clculo es la posibilidad de interrelacionar los datos contenidos en casillas distintas por medio de reglas de clculo, sencillas o complejas, definidas por el usuario a su gusto y a su voluntad.
Hojas de clculo de un libro de trabajo Seleccin y activacin de celdas Introduccin de datos Referencias y nombres Frmulas y funciones
Leccin 1. : Utilizacin bsica de una hoja de clculo (3-69) Leccin 2. : Proteccin, Formatos e Impresin de una hoja de clculo (70-105) Leccin 3. : Creacin de diagramas y grficos (106-131) Leccin 4. : Listas y bases de datos (132-152) Leccin 5. : Tablas dinmicas (153-183)
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En una celdilla se escriben textos, valores numricos, fechas, horas o complejos clculos matemticos. A modo de ejemplo, nombraremos tres de las mltiples operaciones factibles con Excel:
Si se indica que el contenido de una celdilla ha de ser la suma de los datos numricos de un grupo de celdillas distribuidas en otro lugar de la hoja, Excel se encargar de mantener esta relacin, sin necesidad de intervencin del usuario, aun cuando se alteren los valores de las celdillas iniciales. Excel es capaz de extraer logaritmos neperianos, races cuadradas o funciones trigonomtricas de los datos ya sea indicados directamente en la misma celdilla o como referencia a valores contenidos en otras celdas. Algunas de las funciones estadsticas y financieras manejadas por Excel son los clculos de medias, desviaciones, varianzas, amortizaciones, depreciaciones, tasas de rendimiento, etc.
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Las celdillas que componen las hojas de clculo se pueden ver como lugar de interseccin de una fila y una columna. En Excel, las filas conllevan una identificacin numrica (de 1 a 8.192), mientras que las columnas se reconocen por su ttulo alfabtico (de la A a la Z y, despus, desde AA hasta IV para sumar un total posible de 256 columnas por hoja). De esta forma, la posicin de una celdilla en la hoja se revelar inmediatamente al indicar la fila y la columna que se cortan en ella (por ejemplo, la celdilla A3 est ubicada en la primera columna y la tercera fila).
De herrami entas rea de trabajo De mens
Barras: De ttulo
Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
rea de gesti n de datos
texto valores numricos, fechas y datos horarios frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de otras celdas.
Adems, un programa como Excel contiene un gran nmero de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo.
Mens y Barras de herramientas
Seleccin celdas
Insertar funcin
Lnea de edicin de frmulas
Panel de tareas
Lnea de gestin de hojas de clculo
Barra de estado
Los mens especficos de Excel son: Insertar, Formato, Herramientas y Datos. Las barras de herramientas, como en todos los programas de Microsoft, son configurables. Tambin hay mens contextuales.
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Hojas de clculo de un libro de trabajo

Haciendo clic en los controles adyacentes -a la izquierdapueden llegar a verse las pestaas de todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera o la ltima con una sola operacin.
Cuando se abre Excel en el men Inicio o haciendo clic sobre su icono, cuando se ejecuta el comando Nuevo del men Archivo o cuando se hace clic sobre el icono en la barra de herramientas estndar,
se abre un nuevo libro de trabajo, que por defecto tiene 3 hojas de clculo, llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
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En todo momento Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de clculo activa (aqulla cuya pestaa aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla).
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Tambin pueden mantenerse activas varias hojas de clculo al mismo tiempo: Pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace clic sobre las pestaas de otras hojas. (Si la hoja esta activada, al hacer clic sobre su pestaa con la tecla Ctrl pulsada la hoja se desactiva, y viceversa).
Por defecto, la hoja activa es la primera, Hoja1. Puede activarse una hoja u otra sin ms que hacer clic con el ratn en la pestaa correspondiente.
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Si se presiona el botn derecho del ratn sobre alguna de las pestaas, se despliega un men contextual, que permite insertar una nueva hoja de clculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla o copiarla de un lugar a otro, o seleccionar todas las hojas. Por otra parte, es posible cambiar el orden en el que aparecen las hojas de clculo sin ms que mantener pulsado el botn izquierdo sobre la pestaa de una de ellas y arrastrarla con el ratn hasta la nueva posicin que se desea que ocupe.
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Cuando varias hojas estn activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen tambin en las dems hojas activas, en las posiciones correspondient es.
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Seleccin y activacin de celdas

La celda activa es la nica celda que est preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. As pues, antes de introducir -o borrar- algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa haciendo clic sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede tambin avanzar o retroceder una pantalla con las teclas AvPag y RePag.
En la hoja de clculo hay en todo momento una celda activa (y slo una). La celda activa se distingue claramente de las dems, pues aparece enmarcada de modo diferente.
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Con teclas de RePag AvPag
Con teclas de flecha
El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la Barra de Referencia, y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan las operaciones para modificar el contenido de la celda.
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Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. Si se selecciona un rectngulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorrindola por columnas. Cuando se llega a la ltima celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Esto es til para introducir texto o nmeros en un rango de celdas, desplazndose automticamente al pulsar Intro.
Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al hacer clic sobre el icono en la Barra de Referencia, o al cambiar de celda activa con las flechas del teclado.
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A continuacin se van a describir algunas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas: 1. Para seleccionar toda la hoja de clculo basta con hacer clic en la esquina superior izquierda de la hoja.
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A parte de la introduccin de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar simultneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro.
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2.
3.
Para seleccionar una determinada fila o columna, bastar hacer clic una sola vez sobre la etiqueta -el nmero o la letra correspondiente a la fila o a la columna, respectivamente. Para seleccionar un rango de varias filas o columnas contiguas, basta hacer clic sobre la primera (o ltima) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botn del ratn hasta la ltima (primera) etiqueta del rango deseado.
4. Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectngulo-, hay que hacer clic en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. Tambin se puede seleccionar un rectngulo haciendo clic primero sobre la celda de una esquina y luego -manteniendo pulsada la tecla - volviendo a hacer clic sobre la celda en la esquina opuesta; esta operacin selecciona todo el rango de celdas entre las dos operaciones de clic.
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Introduccin de datos
La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente, para que se convierta en celda activa, y a continuacin introducir en ella los datos texto, nmeros, frmulas, ...mediante el teclado o pegando de una seleccin previamente almacenada en el Portapapeles.
5.
Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por el procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva seleccin no anula los bloques seleccionados precedentemente. Esta tcnica puede utilizarse en combinacin con la indicada en 2 para seleccionar filas o columnas no contiguas.
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Primera prctica
Total habitantes 7.403.968 1.199.753
Primera prctica
Comunidades Autnomas
Andaluca
Aragn
Asturias (Principado de)

878.627 1.781.366 537.606 2.479.425 1.755.053 6.361.365 4.202.608 1.073.381
1.075.329
Baleares (Islas)
Canarias
Cantabria
Castilla y Len
Lo que hay que hacer: Nombres de campos (columnas) Color de relleno Registros: introduccin de valores de campo Espaa: sumatoria de totales
Castilla-La Mancha
Catalua
Comunidad Valenciana
Extremadura
Galicia
5.372.433 1.190.378 556.263 2.101.478 270.400 75.694 68.789 41.116.842 29
2.732.926
Madrid (Comunidad de)
Murcia (Regin de)
Navarra (Comunidad Foral de)
Pas Vasco
Rioja (La)
Ceuta
Melilla
Espaa
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Primera prctica ampliacin

Por grupos de edad En cada grupo: total, porcentaje, total hombres, total mujeres. En Espaa: sumatorias y frmula de porcentaje.
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Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia. Estos datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.- de la forma habitual en todas las aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratn o las flechas del teclado. Tambin la seleccin de una parte del texto se hace del modo habitual.
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Como ya se ha dicho, la seleccin de celdas puede emplearse tambin para introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de clculo. Cuando una zona de la hoja est seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo automtico a la celda siguiente de la seleccin. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la seleccin, si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.
Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al hacer clic sobre el icono en la Barra de Referencia, o al cambiar de celda activa con las flechas del teclado. Recurdese que pueden introducirse los mismos datos o formatos en varias hojas de clculo simultneamente, tenindolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo.
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Insercin de filas, columnas y bloques de celdas

Para insertar un bloque de celdas rectangular, basta seleccionar un bloque de las mismas dimensiones delante del cual se quiere realizar la insercin. A continuacin se elige el comando Celdas del men Insertar, y se abre una cuadro de dilogo que pregunta si, para realizar la insercin, se quieren desplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna). En el cuadro de dilogo tambin se ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas, de acuerdo con la seleccin realizada.
Insercin de filas, columnas y bloques de celdas
Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cules se quiere realizar la insercin. A continuacin se elige el comando filas del men Insertar. De modo anlogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N columnas delante de las cules se quiere realizar la insercin. A continuacin se elige el comando Columnas del men Insertar.
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Borrado de celdas
1. Borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas. Se realiza con el comando Borrar del men Edicin. Se abre un sub-men en el que hay que especificar qu elementos de las celdas -todo, formatos, contenidos o notas- se quieren borrar. Tambin se pueden borrar los contenidos de toda una seleccin de celdas por medio de la tecla Supr.
Por supuesto el contenido de cada celda individual puede modificarse eligindola como celda activa y operando sobre ella en la barra de frmulas. Las modificaciones no se hacen efectivas hasta que se pulsa Intro.
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Borrado de celdas
El borrado de celdas puede entenderse de dos formas: 1. Borrado de las celdas con todo su contenido. Se selecciona la zona a borrar y se ejecuta el comando Eliminar del men Edicin. Se abre un cuadro de dilogo que pregunta qu celdas se quiere desplazar -las de la derecha o las de debajo- para que ocupen el lugar de las celdas que van a ser borradas.
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Mover y copiar celdas

1. Despus de seleccionar las celdas, elegir el comando Cortar (o Copiar) del men Edicin. Tal como indica la figura 15, la seleccin queda rodeada por un contorno especial (contorno circulante), que indica que su contenido est dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuacin, se elige el comando Pegar o Pegado especial , del men Edicin. Con el comando Pegado especial puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar: datos, frmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden utilizarse tambin los iconos correspondientes de la barra de herramientas. El contorno circulante se elimina al hacer Pegar o al hacer un nuevo Cortar o Copiar sobre otra seleccin.
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Para trasladar (o copiar) el contenido de una seleccin de celdas a otra hoja de clculo (o a otra parte de la misma hoja de clculo), puede procederse de los modos siguientes:
Referencias y nombres
2. Los comandos Pegar y Pegado especial superponen la seleccin sobre las celdas correspondientes a partir de la posicin de la celda activa. 3. Muchas veces la forma ms sencilla de trasladar o copiar una seleccin de celdas es por medio del ratn. Una vez que se ha realizado la seleccin, se coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se hace clic y se arrastra la seleccin hasta la posicin deseada. Arrastrando simplemente, la seleccin se traslada; apretando al mismo tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que se est copiando). 4. Con lo indicado en el prrafo anterior, la seleccin de celdas se superpone sobre las otras celdas ya existentes. Si se desea insertar la seleccin, hay que mantener apretada la tecla Maysculas. En la hoja de clculo aparecen contornos y marcas que indican cmo se va a realizar la insercin.
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar determinados clculos. Una celda se referencia siempre por su identificador de columna -una letra- y de fila -un nmero. Por ejemplo, la celda C21 es la que se encuentra en la interseccin de la fila 21 con la columna C. La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la izquierda de la barra de referencias.
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Las referencias mltiples consisten en referencias sencillas separadas por el carcter punto y coma (;). En la figura se muestra una seleccin doble, consistente en dos zonas rectangulares, cuya referencia es (B2:D3;C5:D6). Se pueden introducir tambin referencias a celdas de otra hoja de clculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separndolos por el signo de admiracin (!), por ejemplo: (Hoja1!B5:C6).
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Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera celda del rango de la de la ltima celda. Por ejemplo, en la figura se muestra una seleccin rectangular cuya referencia es (B2:D3).
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Referencias absolutas, relativas y mixtas
Referencias absolutas, relativas y mixtas

El mtodo ms seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratn para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una celda en una frmula, basta hacer clic en dicha celda. De esta forma, se minimizan tambin los errores en la insercin de referencias a celdas.
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Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las frmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarn de modo acorde tras copiar la frmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia ste es el comportamiento deseado.
Referencias relativas
Referencias absolutas y mixtas
Para introducir una frmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la frmula. 2. Teclear un signo igual (=). 3. Sealar con el ratn la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La direccin de la celda apuntada aparece en la posicin del punto de insercin, en la barra de frmulas. 4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+). 5. Si se desea introducir ms referencias celdas en la frmula, basta repetir los pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario.
Para dar la frmula por terminada se pulsa Intro.
En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la frmula a una nueva posicin. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carcter dlar ($) antes de la letra de la columna o el nmero de fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el ndice de filas ni de columnas, hay que poner el carcter $ delante de cada uno de los dos ndices.
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Referencias absolutas y mixtas

Nombres de celdas y de conjuntos de celdas
Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes: 1. Conforme se introduce la frmula, se teclea el carcter $ delante del ndice de fila o de columna que se quiere mantener constante. 2. Colocando el punto de insercin en la barra de referencias de manera que est dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa cclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos. 3. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan slo una de las dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la frmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece constante.
A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente referencias tales como B2:B4 B2:D3;C5:D6 en una hoja de clculo, o seleccionar los mismos rangos una y otra vez. Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una seleccin. Estos nombres de celdas o de rangos se pueden utilizar en las frmulas sin ningn problema. Tambin se pueden crear nombres compuestos, e incluso asignar un nombre ms significativo a las constantes de uso ms frecuente. El uso de nombres en las hojas de clculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a celdas.
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Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean ms cortos. Puesto que las frmulas estn limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacio para operadores y funciones. Adems, estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de dilogo o en las propias celdas.
A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas. Los nombres deben siempre empezar por una letra o por el carcter subrayado (_); tras este primer carcter, se puede usar cualquier conjunto de letras, nmeros y caracteres especiales. Sin embargo, no se pueden utilizar espacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puede emplear un carcter de subrayado o un punto. Por ejemplo, no son vlidos los nombres VENTAS ANUALES, 1993 y %Compras. En cambio, s son vlidos VENTAS_ANUALES, Ao1993, PorcentajeCompras.
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1.
2.
La forma ms simple de definir nombres es mediante el comando Insertar/Nomb re/De-finir. Para ello, se pueden seguir los siguientes pasos:
3. 4.
Seleccionar la celda, rango o rango mltiple al que desee asignar el nombre. Elegir el comando Insertar/Nombre/D efinir, con lo cual se abre un cuadro de dilogo tal como el mostrado en la figura. Teclear el nombre que desee -en este caso concepto- en el cuadro Nombres en el libro. Hacer clic en Agregar o en Aceptar.
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Si lo que se desea es cambiar un nombre a unas celdas se debe proceder del siguiente modo: 1. Seleccionar la celda, rango o rango mltiple al que desee cambiar el nombre. 2. Activar el cuadro de nombres en la barra de referencia. 3. Cambiar el nombre y pulsar Intro. Para borrar un nombre se puede utilizar el botn Eliminar del cuadro de dilogo de la figura.
Otra posibilidad ms sencilla- es seleccionar la celda o rangos de celdas a las que se desea dar un nombre, y luego hacer clic sobre el cuadro de nombres de la barra de referencia. La referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar Intro las celdas seleccionadas quedan registradas con el nombre tecleado.
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Frmulas y funciones
Frmulas y funciones
Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se puede crear la frmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin AVERAGE(A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias frmulas. Las funciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y reducen la posibilidad de errores tipogrficos.
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto de Excel. Mediante frmulas, se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan en una hoja de clculo. Las frmulas se pueden utilizar para mltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos clculos financieros, estadsticos y cientficos.
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Frmulas y funciones
Introduccin de frmulas
Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las frmulas lo hacen sobre los nmeros. Las funciones aceptan informacin, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayora de los casos, el resultado es un valor numrico, pero tambin pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lgicos, matrices o informacin sobre la hoja de clculo.
La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias como en la propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=). A continuacin, la frmula se ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una frmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar con el ratn la celda o la zona derecha de la barra de herramientas. 2. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una frmula. 3. Teclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /). 4. Terminar la introduccin de la frmula pulsando Intro.
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Asistente de Funciones
A primera vista el uso de funciones puede parecer difcil, especialmente por las diversas posibles formas disponibles de argumentos. El Asistente de Funciones facilita este trabajo. Este Asistente sirve de gua a travs de todo el proceso de introduccin de una funcin y proporciona una breve explicacin tanto de la funcin como de cada uno de sus argumentos.
La mayora de las funciones pueden necesitar uno o ms argumentos. Si la funcin contiene ms de un argumento, stos han de ir separados por el carcter punto y coma (;). Al escribir una funcin no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. Para facilitar la comprensin del significado de palabras separadas, se puede incluir un guin o subrayado, como por ejemplo en num_caract.
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Descripcin de lo que se quiere hacer. Categoras de funciones Lista de funciones de una categora Descripcin de la funcin
Si la funcin deseada no aparece entre las ms recientemente utilizadas y no se est seguro de la categora a la que pertenece, se selecciona la categora Todas.
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Para insertar una funcin con sus argumentos en una hoja de clculo se puede seguir el siguiente proceso: 1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la funcin (celda activa). 2. Hacer clic sobre el botn Asistente de Funciones para mostrar el cuadro de dilogo que se muestra en la siguiente diapositiva. En este cuadro de dilogo se debe elegir la funcin que se desea utilizar. En cuadros de dilogo posteriores se podrn elegir los argumentos.
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En la barra de referencia, aparece la paleta de frmulas de la figura, que permite elegir la funcin a utilizar, consultar su sintaxis y muestra el resultado obtenido a medida que se introducen los argumentos. Por supuesto una funcin puede llamar a otras funciones. De ordinario esto se hace sustituyendo uno de los argumentos de la funcin principal por una llamada a la otra funcin, al estilo habitual en matemticas y en muchos lenguajes de programacin.
4. Despus de seleccionar la funcin deseada se clica en el botn Aceptar y se siguen las instrucciones del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de dilogo que aparece, que permite definir los argumentos. 5. Al completar este cuadro se hace clic en el botn Aceptar para completar la funcin e insertarla en la celda activa.
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Los grupos de funciones

Edicin de funciones
Los grupos de funciones que hay disponibles son los siguientes:
Funciones ms recientemente utilizadas Todas las funciones disponibles Funciones Financieras Funciones para manejo de fechas y horas Funciones matemticas y trigonomtricas Funciones estadsticas Funciones de bsqueda y referencia Funciones para usar bases de datos Funciones para manipulacin de texto Funciones lgicas Funciones para obtener informacin
Despus de haber introducido funciones en una frmula, existe la posibilidad de modificarlas o editarlas. Para editar las funciones usando el Asistente de Funciones se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda que contiene la funcin. 2. Hacer clic en el botn Asistente de Funciones. Aparecer el Asistente de Funciones mostrando la primera funcin que aparezca en la frmula contenida en la celda activa. 3. Cambiar los argumentos que se desee en esa primera funcin de la frmula. 4. Cuando se acaben de realizar los cambios, hacer "clic" en Finalizar. Si hay alguna otra funcin que se desee editar en la misma frmula, hacer "clic" en Siguiente. 5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada funcin que se desee editar.
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Edicin de funciones
Proteccin de celdas y hojas de clculo. Formatos en hojas de clculo. Esquemas y vistas. Impresin de hojas de clculo.
Leccin 2. : Proteccin, Formatos e Impresin de una hoja de clculo
Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo:
1. Seleccionar la celda que contiene la frmula (celda activa). 2. Pulsar F2 para editar en la barra de frmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugar adecuado. 3. Elegir el argumento o trmino de la frmula que se desee modificar. 4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pegando un nombre o insertando una funcin. 5. Terminar haciendo clic en OK.
Leccin 1. : Utilizacin bsica de una hoja de clculo (3-69) Leccin 2. : Proteccin, Formatos e Impresin de una hoja de clculo (70-105) Leccin 3. : Creacin de diagramas y grficos (106-131) Leccin 4. : Listas y bases de datos (132-152) Leccin 5. : Tablas dinmicas (153-183)
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Proteccin de celdas y hojas de clculo

Una primera forma de proteger un documento es declararlo como de slo lectura. Un documento de slo lectura puede leerse pero no modificarse. Si voluntaria o accidentalmente se ejecuta el comando Guardar, el ordenador pide un nombre diferente para almacenar el archivo, pues el archivo original no puede ser modificado. El carcter de slo lectura de un documento lo establece el sistema operativo (Windows). Para establecer o quitar este carcter de un archivo, se utiliza el comando Propiedades/Seguridad (botn derecho del ratn) en la aplicacin Explorador de Windows (teniendo el correspondiente archivo previamente seleccionado).
En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura toda una hoja de clculo o al menos ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible borrar o cambiar accidentalmente la informacin de dichas celdas. En otras ocasiones puede interesar ocultar las frmulas con las que se han calculado los valores mostrados en algunas celdas. Excel dispone de varias formas de proteger la informacin contenida en un libro de trabajo.
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La proteccin surgir efecto cuando se active tambin la proteccin a nivel de hoja de clculo o libro de trabajo. Esta proteccin a nivel de hoja o libro se activa con el comando Herramientas/Proteger/Proteger hoja. Como se ha dicho, por defecto todas las celdas estn bloquedas; por tanto si se activa el comando anterior no se podr modificar ninguna celda.
Excel dispone de dos niveles de proteccin: de una hoja de clculo entera y de celdas. Para que la proteccin surta efecto ambos niveles de proteccin tienen que estar activados. Por defecto, todas las celdas estn protegidas, pero no las hojas de clculo o el libro de trabajo. Las celdas de una hoja de clculo pueden tener dos tipos de proteccin:
Bloqueada: No se puede modificar el contenido de la celda Oculta: En la barra de frmulas se ve el valor, pero no la frmula que hay en la celda Las celdas se declaran Bloqueada u Oculta con el cuadro de dilogo Proteger en el men Formato/Celdas.
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Para modificar de modo selectivo la proteccin de algunas celdas se puede proceder del siguiente modo:
1. Si el documento est protegido, elegir Herramientas/Proteger/Desproteger hoja. 2. Seleccionar todas las celdas del documento. Elegir el cuadro de dilogo Proteger en el men Formato/Celdas y desactivar la proteccin de las celdas. Pulsar aceptar. 3. Seleccionar las celdas que se desea proteger. 4. Activar la proteccin de las celdas en el cuadro de dilogo Proteger (bloqueda), que se abre con el comando ya citado Formato/Celdas. 5. Activar de nuevo la proteccin del documento por medio del comando Herramientas/Proteger/Proteger hoja.
El cuadro de dilogo que se abre con el comando Herramientas/Proteg er/Proteger hoja permite proteger el documento con un password o palabra clave, definida por el usuario, que impida al acceso a dicho documento a todas aquellas personas que no conozcan dicho password. Si el usuario olvida dicho password, ni siquiera l mismo podr acceder al documento.
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Formatos en hojas de clculo

Altura de filas y anchura de columnas
Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias maneras:
1. Con el ratn, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna (la modificacin afecta a la fila o columna anterior al borde arrastrado). Sobre el cursor aparece la dimensin de la fila o columna que se est modificando. 2. Tambin con el ratn, con eleccin automtica de la anchura de la columna de acuerdo con el contenido de sus celdas, haciendo clic dos veces en el borde derecho de la cabecera de una columna. 3. Seleccionando las filas o columnas cuya altura o anchura se desea modificar, y eligiendo los comandos Fila/Alto o Columna/Ancho en el men Formato. En el cuadro de dilogo que se abre se teclea la dimensin deseada.
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el texto contenidos en las celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuacin se describen algunas de estas posibilidades.
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Altura de filas y anchura de columnas

Excel dispone de varias barras de herramientas que pueden utilizarse para fines diversos. Las barras de herramientas disponibles aparecen con el comando Ver/Barra de herramientas o bien con el men contextual que aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn en una de las barras de herramientas visibles. Eligiendo Formato aparece en la pantalla la barra de herramientas de formateado. Esta barra puede arrastrarse y colocarse en cualquier lugar de la pantalla.
Barra de herramientas de formato
4. El cuadro de dilogo Alineacin, que se abre con el comando Formato/Celdas, ofrece la posibilidad de posicionar el texto en horizontal o vertical, as como repartir el texto en varias lneas dentro de la misma celda (ajustar texto). Igualmente se puede determinar la orientacin del texto, introduciendo la inclinacin deseada en grados. 5. Tambin en el cuadro de dilogo Alineacin/Alineacin del texto/Horizontal, la opcin Centrar en la seleccin permite centrar el texto contenido en una celda a lo ancho de varias celdas horizontales previamente seleccionadas. El botn realiza esta misma funcin.
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Barra de herramientas de formato
Formatos en hojas de clculo
Esta barra tiene tres campos de seleccin (fuentes, estilos y tamaos de letra) y diversos botones con opciones de formateado. Para saber para qu sirve cada botn, basta colocar el cursor sobre l y esperar un par de segundos. La descripcin de para qu sirve el botn aparece en la parte inferior del mismo.
Como ya se ha dicho, otra forma de hacer aparecer la barra de herramientas es utilizando el men contextual. Cuando se seleccionan una serie de celdas y se hace clic con el botn derecho del ratn sobre la hoja de clculo, el men contextual que se abre es el que aparece en la figura. Este men est orientado a cambiar los formatos y a hacer operaciones de edicin (cortar, copiar, pegar, etc.).
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Definicin de esquemas y vistas

Excel puede crear un esquema de modo automtico. Para ello busca celdas con frmulas que sean un resumen de las filas por encima o bien de las columnas a la izquierda. Un esquema puede obtenerse por medio del comando Datos/Agrupar y esquema/Autoesqu ema.
En Excel, el uso de esquemas permite expandir o contraer la apariencia de una hoja de clculo, de forma que la informacin se pueda ver con ms o menos detalle.
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Con estos botones se contrae o expande la informacin del esquema. Para comprender bien como funcionan lo mejor es practicar con ejemplos sencillos.
Un esquema en Excel puede contener hasta ocho niveles de filas y columnas y se puede colocar en cualquier parte de la hoja de clculo. Cuando se muestra un esquema, los smbolos necesarios para contraer o expandir (pequeos botones con nmeros y con signos ms (+) y menos(-)) se presentan en unas barras especiales situadas en la parte superior e izquierda de la hoja de clculo que contiene dicho esquema. Estos smbolos permiten ocultar o mostrar los diferentes niveles del esquema, para poder mostrar ms o menos informacin.
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Creacin y borrado de un esquema

Antes de usar la capacidad de Excel para crear esquemas automticamente, hay que comprobar cmo se definen las celdas que contienen el resumen con respecto al resto de celdas que contienen los detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las celdas resumen en filas se deben referir a celdas con detalles situadas a su izquierda, mientras que las celdas resumen de columnas deben referirse a celdas con detalles situadas por encima.

Esta condicin puede cambiarse con el comando Datos/Agrupar y esquema/Configurar, que abre el cuadro de dilogo de la figura.
Hay dos formas de crear esquemas: una -ya citada- es la creacin automtica por parte de Excel y otra la creacin manual por parte del usuario. La creacin automtica de esquemas funciona bien en la mayora de los casos y es la forma ms simple de crear esquemas. La creacin manual es necesaria en el caso de que los datos estn organizados en una forma tal que Excel no sea capaz de entenderlos correctamente. Si ya se tiene experiencia anterior en la creacin de esquemas, la creacin manual permite tambin una mayor flexibilidad a la hora de definir el esquema.
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Si se desea crear el esquema de forma manual, se puede proceder como se indica a continuacin. Para agrupar un conjunto de filas o de columnas en un nuevo nivel de esquema, hay que dar los pasos siguientes:
1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o columna resumen. No se deben incluir en la seleccin las filas o columnas que contienen las frmulas de resumen. 2. Elegir el comando Datos/Agrupar y esquema/Agrupar.
Para crear de modo automtico un esquema en una hoja de clculo, se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas sobre el que quiere generar el esquema. Si se trata de la hoja de clculo al completo, basta seleccionar nicamente una celda. 2. Seleccionar el comando Datos/Agrupar y esquema/Autoesquema.
Para eliminar un esquema de modo automtico basta seleccionar el comando Datos/Agrupar y esquema/Borrar esquema.
Para eliminar un nivel de esquema debe procederse en sentido opuesto: se seleccionan las filas o columnas con la informacin detallada y se elige el comando Datos/Agrupar y esquema/Desagrupar.
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Visualizacin de esquemas

La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer la informacin mostrada en la hoja de clculo, para trabajar en cada momento con el nivel de detalle que sea necesario. Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a continuacin se indican:
Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de clculo sigue conteniendo la misma informacin, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear grficos de slo los datos visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se puede indicar a Excel que use slo los datos visibles o bien todos los datos incluidos los no visibles- a la hora de confeccionar un grfico. Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los pasos siguientes:
1. Crear un grfico en la propia hoja y hacer clic dos veces sobre l, de forma que los mens de grficos correspondientes estn accesibles. 2. Elegir el comando Herramientas/Opciones. 3. Seleccionar la ficha Grfico. 4. Seleccionar o deseleccionar la opcin Trazar celdas visibles solamente. En la mayora de los casos, esta opcin estar ya seleccionada 5. Hacer clic en Aceptar.
1. Seleccionar una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar. 2. Ejecutar el comando Datos/Agrupar y esquema/Ocultar o mostrar detalle. Esto mismo puede hacerse por medio de los pequeos botones con nmeros o con signos (+) o (-) que aparecen en las barras situadas encima y a la izquierda de la hoja de clculo.
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Creacin y gestin de vistas

Las Vistas son distintas formas que tiene Excel de ver o presentar una nica informacin contenida en una hoja de clculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden tener un esquema con distintas filas o columnas expandidas u ocultas. Las vistas de Excel se crean y se gestionan con el comando View Manager, en el men View. El View Manager es un aadido de Excel, lo cual quiere decir que no se instala por defecto, sino que hay que instalarlo a propsito. Para ms informacin sobre las Vistas, consultar Ayuda.
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Para determinar manualmente que slo se quiere trabajar con las celdas visibles, se debe mostrar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de detalle y resumen que sean necesarios. Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el comando Edicin/Ir a/Especial; en el cuadro de dilogo resultante seleccionar la opcin slo celdas visibles y hacer clic en aceptar para concluir.
Filas y columnas que se ven siempre
Impresin de hojas de clculo

La impresin de tablas y grficos es una de las posibilidades ms interesantes de Excel. Se darn unas indicaciones bsicas sobre la impresin de hojas de clculo en general, sin considerar algn caso particular como la impresin de slo grficos.
En muchas ocasiones, el contenido de una hoja de clculo no cabe en una pantalla y se deben utilizar las barras de desplazamiento para que aparezca la informacin que de otro modo quedara oculta. No es extrao en estos casos que la primera fila o la primera columna contengan informacin sobre el significado de las restantes celdas de la tabla. En estos casos interesara desplazar la hoja en la pantalla pero de modo que las filas o columnas que definen el significado de las dems filas y columnas siempre estn a la vista. Esto se consigue colocando el cursor en la celda que delimite por la izquierda y por arriba las filas y columnas que siempre van a estar a la vista y eligiendo la opcin Movilizar Paneles en el men Ventana. Para desactivar esta opcin basta elegir la opcin Inmovilizar Paneles en el mismo men.
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Mediante el cuadro de dilogo de la figura es posible seleccionar distintas opciones:
rango de impresin (Intervalo de pginas), qu se desea imprimir (Imprimir), impresora donde imprimir el trabajo junto con algunas propiedades propias de dicha impresora (Impresora), nmero de copias (Copias) y visin preliminar de cmo aparecer en la impresora lo seleccionado para imprimir (Vista previa).
La configuracin de cmo se imprimirn las pginas se realiza desde el men Archivo/Configurar pgina. Otra forma de acceder a la misma utilidad es desde Archivo/Vista preliminar/Configurar pgina pero utilizando este segundo mtodo aparecern algunas opciones inactivas (sin posibilidad de seleccionar o modificar). Al seleccionar Archivo/Configurar pgina se muestra una caja de dilogo con 4 conjunto de opciones: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina y por ltimo Hoja. Desde cualquiera de los 4 formularios es posible acceder a una vista preliminar de forma que se pueda ir observando los cambios que se estn realizando. A continuacin se presenta una breve descripcin de cada una de las 4 opciones.
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Independiente mente de la orientacin de la pgina, Excel permite modificar los mrgenes que se desean para la hoja. Se aconseja unos mrgenes mnimos de 0.7 cm ya que muchas impresoras no soportan cantidades inferiores.
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En este caso los elementos configurables son:
Orientacin: Es posible seleccionar entre vertical y horizontal. Escala: Mediante la opcin Ajustar al se aumenta o reduce el tamao de la hoja el porcentaje que se especifique. Aparece tambin la opcin de ajustar el rea a imprimir a un nmero especfico de pginas de alto por un nmero especfico de pginas de ancho. Tamao de papel y calidad de impresin: Las opciones disponibles dependern de la impresora instalada.
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Como norma general tanto el encabezado como el pie de pgina deben ser inferiores a los valores de margen superior e inferior respectivamente, ya que estos ltimos delimitan el espacio donde insertar las celdas con la informacin. Las posiciones del encabezado y del pie de pgina se refieren a la distancia desde el borde de la pgina, y no desde el margen correspondiente.
Tanto el encabezado como el pie de pgina se utilizan para incluir informacin que se desea aparezca en todas las pginas, tales como nmero de pgina, fecha, nombre del documento, nombre del autor, Excel ofrece un conjunto de opciones predefinidas tanto para el encabezado como para el pie de pgina, pero tambin permite personalizar estos valores. Por defecto suele estar seleccionada la opcin ninguno. Para modificar alguno de los valores se hace clic sobre uno de los dos botones (Personalizar encabezado o pie de pgina) apareciendo una ventana donde insertar distintos campos predefinidos o incluso teclear directamente el texto que se desee.
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Otra forma bastante ms rpida y fcil de indicar los mrgenes es a travs de la Vista Preliminar donde es posible modificar estos valores grficamente con el ratn.
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En la siguiente figura se muestran las opciones correspondientes a la impresin de los datos, es decir de las celdas. Hay 4 apartados: rea de impresin, imprimir ttulos, imprimir y orden de las pginas. 1. rea de impresin: Permite especificar el rango de celdas que se desea imprimir. Se puede indicar mediante teclado (ej. B6:H29) o directamente con el ratn. El rea de impresin es posible indicarla tambin directamente desde el men Archivo/rea de impresin donde aparecen las opciones de seleccionar y anular el rea de impresin (Establecer rea de impresin y Borrar rea de impresin).
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Imprimir ttulos: Esta opcin se utiliza para que aparezca en todas y cada una de las pginas a imprimir una(s) determinada(s) columna(s) o fila(s) de la hoja de clculo. Generalmente se desea repetir la fila o columna que contiene los ttulos. Utilizando nuevamente el botn es posible indicar esta informacin por medio del ratn. Si se teclea directamente hay que indicar el rango utilizando el smbolo $ precediendo el nmero de las filas o las letras de las columnas (ej. $4:$5 para repetir siempre la fila 4 y 5, $C:$D para indicar que se repetirn las columnas C y D).
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Leccin 3. : Diagramas y grficos
Imprimir: De las varias opciones presentes cabe destacar Lneas de divisin que permite realizar la impresin utilizando los bordes de las celdas que tiene por defecto la hoja de clculo. Normalmente no suele estar seleccionada y el usuario del programa define sus propios bordes de celdas. Orden de las pginas: Indica el orden en que se va a realizar la impresin. Por defecto se realiza primero hacia abajo hasta finalizar las filas y luego hacia la derecha. En este primer caso la pgina 2 ser el rea de impresin que est inmediatamente debajo de lo impreso en la pgina 1. La otra opcin es imprimir primero hacia la derecha y luego hacia abajo. Esta opcin produce que la pgina 2 sea el rea que se encuentra a la derecha de la pgina nmero 1.
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Asistente para grficos. Seleccin de objetos grficos. Barra de herramientas de grficos. Grficos combinados.
Leccin 1. : Utilizacin bsica de una hoja de clculo (3-69) Leccin 2. : Proteccin, Formatos e Impresin de una hoja de clculo (70-105) Leccin 3. : Creacin de diagramas y grficos (106131) Leccin 4. : Listas y bases de datos (132-152) Leccin 5. : Tablas dinmicas (153-183)
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Diagramas y grficos
Asistente para grficos

La manera ms simple de introducir un grfico en Excel es mediante la utilizacin del Asistente para Grficos. Antes de presionar este , deben seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar. Aunque el Asistente para Grficos permite tambin seleccionar mediante referencias los datos a representar grficamente, el proceso resulta mucho ms sencillo si dicha seleccin se realiza antes de llamar al Asistente para Grficos.
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Excel puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de clculo. El usuario puede incrustar un grfico en una hoja de clculo, o crear el grfico en una hoja especial para grficos. En cada caso el grfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian, el grfico se actualizar de forma automtica. Los grficos de Excel contienen muchos objetos -ttulos, etiquetas en los ejes, etc.- que pueden ser seleccionados y modificados individualmente.
Asistente para grficos

El primer cuadro de dilogo mostrado por el Asistente permite elegir el tipo y subtipo de grfico que se va a utilizar.
Asistente para grficos (1)
Para crear un grfico con el Asistente para Grficos, deben seguirse los siguientes pasos:
1.
2.
Seleccionar los datos a representar. Ejecutar el comando Insertar/Grfico o hacer clic en el botn de Asistente para Grficos.
Al hacer clic sobre cada posibilidad aparece una breve explicacin de la informacin que cada grfico proporciona. Adems da acceso a una vista preliminar de la aplicacin del grfico elegido a los datos seleccionados.
A continuacin aparece el primero de una serie de cuadros de dilogo del Asistente para Grficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el grfico deseado.
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La seleccin de datos aparece representada del mismo modo que en la barra de frmulas. As, los rangos de datos no continuos estn separados en el cuadro Rango de datos por el signo punto y coma (;). Si se quiere modificar el rango caben dos posibilidades:
cambiar las referencias de las celdas seleccionadas directamente sobre el cuadro o haciendo clic sobre el botn que aparece en la parte derecha de ste.
Una vez realizada la seleccin se puede optar por pasar al siguiente cuadro de dilogo pulsando sobre el botn Siguiente, o por insertar el grfico tal como aparece en la vista preliminar pulsando sobre el botn Finalizar.
Con esta ltima opcin, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que aparecen los datos seleccionados rodeados por un contorno circulante, adems de una ventana que refleja las referencias de las celdas elegidas cada vez que cambia la seleccin.
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En esta ficha se muestra el impacto que tendrn en el grfico las opciones que seleccione. Series: Muestra los nombres de las series de datos existentes. Puede agregar y quitar series de datos en el grfico sin que esto afecte a los datos de la hoja de clculo.
Filas: Especifica que la serie de datos est formada por filas de la hoja de clculo. Columnas: Especifica que la serie de datos est formada por columnas de la hoja de clculo.
Agregar: Haga clic aqu para agregar una nueva serie de datos vaca al grfico.
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Mostrar leyenda: Agrega una leyenda al rea del grfico. Posicin: Permite colocar la leyenda seleccionada en la ubicacin deseada y modificar el rea de trazado para alojar la leyenda.
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Para agregar el nombre de serie y sus valores a la nueva serie, haga clic en los cuadros Nombre y Valores, y seleccione un rango de la hoja de clculo; tambin puede escribir el nombre y los valores en los cuadros. Si escribe un nombre en el cuadro Nombre o escribe los valores en el cuadro Valores, estos datos no se agregarn a la hoja de clculo. Quitar: Quita la serie de datos seleccionada del grfico. Puede agregar y quitar series de datos en el grfico sin que esto afecte a los datos de la hoja de clculo.
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Muestra u oculta los ejes principales del grfico. Eje de categoras (X): Muestra el eje de categoras (x).
Automtico: Muestra los datos del eje seleccionado como eje de categoras predeterminado (x), incluso si los datos tienen formato de fecha. Categora: Muestra los datos del eje seleccionado como eje de categoras predeterminado (x), incluso si los datos tienen formato de fecha. Escala de tiempo: Muestra el eje de categoras con un eje de escala de tiempo (x), incluso si los datos del eje no tienen formato de fecha. Las marcas de graduacin de escala de tiempo estn regularmente espaciadas en el eje X, basndose en las unidades de tiempo principales y secundarias.
Haga clic en un cuadro y, a continuacin, escriba el texto para un ttulo de grfico o de eje. Para insertar un salto de lnea en un ttulo de grfico o de eje, haga clic en el texto del grfico, haga clic en el lugar donde desee insertar el salto de lnea y, a continuacin, presione ENTRAR.
Eje de valores (Y): Muestra el eje de valores (y).
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Eje de categoras (X): Muestra las lneas de divisin en el eje de categoras (x), basndose en las opciones seleccionadas. Lneas de divisin principales: Muestra las lneas de divisin en los principales intervalos del eje de categoras (x). Lneas de divisin secundarias: Muestra las lneas de divisin en los intervalos secundarios del eje de categoras (x). Eje de valores (Y): Muestra las lneas de divisin en el eje de valores (y), basndose en las opciones seleccionadas. Lneas de divisin principales: Muestra las lneas de divisin en los principales intervalos del eje de valores (y). Lneas de divisin secundarias: Muestra las lneas de divisin en los intervalos secundarios del eje de valores (y).
Contenido del rtulo: Muestra los datos del eje seleccionado como eje de categoras predeterminado (x), incluso si los datos tienen formato de fecha. Nombre de la serie: Muestra los datos del eje seleccionado como eje de categoras predeterminado (x), incluso si los datos tienen formato de fecha. Nombre de la categora: Muestra el nombre de categora asignado a todos los puntos de datos. En el caso de los grficos de dispersin y de burbujas, se muestra el valor X. Valor: Muestra el valor representado de todos los puntos de datos.
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Mostrar tabla de datos: Muestra los valores de cada serie de datos en una cuadrcula debajo del grfico. Esta opcin no est disponibles para los grficos circulares, de dispersin (xy), de anillos, de burbujas, de radar o de superficie. Mostrar claves de leyenda: Muestra las claves de leyenda, con el formato y el color asignados para cada serie trazada, junto al rtulo de serie en la tabla de datos.
Porcentaje: En los grficos circulares o de anillos, muestra el porcentaje del conjunto para todos los puntos de datos. Tamao de la burbuja: Muestra el tamao de cada burbuja en un grfico de burbujas, basndose en los valores de la tercera serie de datos. Separador: Permite elegir el modo en que se separa el contenido del rtulo de datos. Elija entre las opciones disponibles o especifique un separador personalizado. Clave de leyenda: Coloca claves de leyenda, con el formato y el color asignados, junto a los rtulos de datos en el grfico.
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Los grficos de Excel estn compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, ttulos, ejes, texto y la propia rea de grfico. El usuario puede configurar los grficos, puede aadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto grfico, es necesario seleccionarlo.
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Seleccin de objetos grficos
Como hoja nueva: Haga clic en Como hoja nueva y escriba el nombre de la nueva hoja de grfico en dicho cuadro para colocar el grfico en una nueva hoja de grfico.
Como objeto en: Haga clic en Como objeto en, haga clic en un nombre de hoja en dicho cuadro y, a continuacin, haga clic en Aceptar para colocar el grfico como un objeto incrustado en una hoja de clculo. Arrastre el grfico incrustado a la posicin que desee en la hoja de clculo.
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El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rtulos de los datos. Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a continuacin hacer "clic" en el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda para seleccionarlo. El primer clic en un rtulo de datos selecciona todos los rtulos de la serie y el segundo selecciona un rtulo individual. Si hace doble clic en un objeto, se abrir un cuadro de dilogo que presenta las opciones para formatearlo. Si solamente se desea seleccionar el objeto se hace clic una vez sobre l.
Para editar un objeto grfico concreto, hay que hacer "clic" sobre el objeto grfico que engloba el que se desea modificar y luego volver a hacer "clic" sobre el objeto particular que se desee seleccionar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datos de una serie, hay que hacer "clic" dos veces en el punto propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado.
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Excel dispone de una barra de herramientas grfica, denominada Grficos, que puede visualizarse en la pantalla por medio del men contextual.
Barra de herramientas grfica
Otra forma de modificar los elementos de un grfico es hacer clic sobre el objeto que interesa en cada caso con el botn derecho, apareciendo un men contextual que permite cambiar las caractersticas del mismo. Cuando un grfico est abierto y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos de los mens de Excel, como Insertar y Formato, muestran posibilidades especficas para dicho grfico y para sus elementos.
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En esta barra est el botn Tipo de grfico, que da paso a un men desplegable donde es posible elegir el tipo de grfico deseado. Adems, Excel tiene una barra de herramientas de dibujo, denominada Dibujo. Con esta barra se pueden realizar dibujos geomtricos sencillos sobre la propia hoja de clculo.
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Grficos combinados
Grficos combinados
Los grficos combinados permiten representar 2 ms series de datos con formatos diferentes sobre un mismo grfico. Por ejemplo se puede dibujar sobre un mismo grfico dos series usando columnas para representar una serie y lneas para la otra. De esta manera se facilita la comparacin entre ellas y es posible investigar posibles interacciones entre los dos conjuntos de datos. Un grfico combinado tambin puede utilizarse en el caso de necesitar dos ejes de abscisas diferentes, normalmente debido a rangos de escala muy diferentes.
Para introducir un grfico combinado se construye inicialmente un grfico del mismo tipo para todas las series. Tras colocarlo en la hoja, se selecciona la serie que se quiere representar con otro tipo de grfico (haciendo clic sobre cualquier punto de ella) y se hace clic con el botn derecho y se elige Tipo de grfico. Se abre de nuevo la primera ventana del Asistente para Grficos, pudiendo elegir el tipo de grfico que se va a aplicar a la serie seleccionada. Igualmente, se puede utilizar el Tipo de grfico de la barra de herramientas de grficos.
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Grficos combinados
Introduccin de datos. Ordenacin de datos. Bsqueda de registros.
Leccin 4. : Listas y bases de datos

Leccin 1. : Utilizacin bsica de una hoja de clculo (3-69) Leccin 2. : Proteccin, Formatos e Impresin de una hoja de clculo (70105) Leccin 3. : Creacin de diagramas y grficos (106-131) Leccin 4. : Listas y bases de datos (132-152) Leccin 5. : Tablas dinmicas (153183)
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Si se desea introducir un nuevo eje para facilitar la lectura de los datos del nuevo grfico, se selecciona la serie representada en ste y se abre el men Formato>Serie de datos seleccionada. Desde aqu se accede a la ventana de la figura y en el apartado Eje se elige la opcin Eje secundario.
Listas y bases de datos
Introduccin de datos en una lista

Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de clculo, tambin ofrece capacidades de gestin de listas, que pueden ser muy tiles para analizar, por ejemplo, tendencias de ventas de un mercado, para guardar los nombres de clientes y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los almacenes. La combinacin de funciones de lista, junto con las capacidades de anlisis de hoja de clculo y de grficos, hace de Excel una gran herramienta para el anlisis de negocios y sistemas de gestin que no sean excesivamente complicados.
Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de informacin: nombres, direcciones, telfonos, etc. Excel puede trabajar con listas de informacin sencillas o puede trabajar con listas ms complejas, tambin conocidas como bases de datos. Una base de datos en Excel no es ms que una lista o una tabla que contiene una o ms columnas. Con la capacidades que ofrece Excel la informacin de la lista se puede ordenar segn diversos criterios, se pueden buscar datos especficos, y se puede incluso extraer copias de informacin de grandes bases de datos ubicadas en una red. Sin embargo, a diferencia de Microsoft Access, Excel no permite trabajar con bases de datos relacionales.
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Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en cuenta los puntos siguientes:
1. Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea usar los filtros de datos de Excel. 2. No se deben poner filas vacas debajo de los nombres de campo.
Toda lista debe contener nombres de campo en una fila situada en su parte superior (llamados encabezamientos), si se quiere usar las capacidades de filtrado de datos. La lista deber tener por lo menos una fila de datos directamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman registros. En la figura se muestra la nica parte obligatoria de una lista: la fila de encabezamientos.
Una vez definidos los encabezamientos de la tabla, los datos o registros pueden definirse de varias formas. Quizs el mtodo ms fcil sea el visto anteriormente para introducir datos en una hoja de clculo. De todas formas el mtodo ms seguro de introducir datos (el menos propicio a cometer errores) es la ficha de datos generada automticamente por Excel.
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Ficha de datos en una lista

Para introducir datos mediante una ficha automtica, se pueden completar los siguientes pasos:
1.
Ficha de datos en una lista
2.
3.
4. 5.
Se da nombre a los campos (encabezamientos). Con el botn derecho o en el men Datos/Lista se elige la opcin crear lista. Se establece el rango de celdas de la lista (ms tarde se puede estirar). En la barra de herramientas de lista se despliega la ventana Lista y se elige Formulario o en el men Datos se elige Formulario.
Seleccionar el rango de encabezamientos de la lista. Elegir el comando Datos/ Formulario (aparece el cuadro de dilogo mostrado en la figura). Hacer clic en el botn Nuevo. Teclear los datos en los campos. Para finalizar hacer clic en el botn Cerrar.
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Ordenacin de datos
Excel puede ordenar segn distintos criterios y con gran facilidad los datos de una lista, base de datos o columnas de una hoja de clculo. Al ordenar estos elementos, los datos se pueden organizan de forma ascendente o descendente, siguiendo un orden numrico o alfabtico. Al elegir el comando Datos/Ordenar, Excel muestra el cuadro de dilogo mostrado en la figura. Entre los elementos que se incluyen en dicho cuadro de dilogo, merece destacar las claves de ordenacin, el tipo de ordenacin a seguir y la presencia o no de encabezamientos.
Todo registro debe tener un identificador nico, p. ej. un nmero natural. Los identificadores sern correlativos. Es posible introducirlos automticamente mediante una frmula: en celda A3 = A2 + 1. Excel lo copia en el resto de registros.
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Ordenacin de datos
Ordenacin de datos
Para ordenar una lista o base de datos, se pueden seguir estos pasos:
1. Seleccionar las celdas que va a ordenar. 2. Ejecutar el comando Datos/Ordenar. 3. Si la lista o base de datos tiene encabezamientos en la fila superior (y se han seleccionado junto con los datos), seleccionar el botn de opcin fila de encabezamiento. As se evita que estos nombres sean ordenados junto con los dems datos. 4. Ejecutar el comando Ordenar por e introduzca el nombre de la columna que se quiera utilizar primero. Esta columna se llama primer criterio. Si la columna no tiene un nombre, se utiliza la letra que la identifica.
Excel puede usar diferentes campos como criterios para la ordenacin de la lista. Cada uno de ellos se especifica en las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros desplegables de la figura. Los botones de opcin Ascendente y Descendente determinan en qu sentido se va a realizar la ordenacin: ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Las celdas en blanco siempre son las ltimas, independientemente del orden que se haya seleccionado. La prioridad que se aplica es la siguiente: Nmeros (del ms negativo al ms positivo), texto, valores lgicos (FALSE, TRUE), valores ERROR y por ltimo las celdas en blanco. Tambin puede indicar si quiere que se tenga en consideracin o no el tipo de letras (maysculas o minsculas) durante la ordenacin.
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Ordenacin de datos
Bsqueda de registros
5. Seleccionar el orden Ascendente o Descendente . 6. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenacin, segn se muestra en el cuadro de dilogo Ordenar. Es tpico utilizar estos tres criterios para ordenar nombres de personas alfabticamente: primero por el primer apellido, despus por el segundo y finalmente por el nombre. 7. Hacer clic en Aceptar.
Si lo que quiere es ordenar una lista de izquierda a derecha en vez de arriba a abajo, se sigue un procedimiento anlogo al descrito anteriormente, pero antes hay que hacer clic en el botn Opciones, para poder cambiar el sentido de la ordenacin.
La bsqueda de datos en una lista o base de datos implica definir los criterios que se han de utilizar para realizar dicha bsqueda. El resultado ser el conjunto de todos aquellos registros que satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios.
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Bsqueda de registros: Ficha de datos
1. Ejecutar el comando Datos/ Formulario para mostrar la ficha de datos (ver figura). 2. Hacer clic en el botn de Criterios. Al hacerlo, cambia el juego de botones presente en la ficha, a la vez que se ponen en blanco todos los campos que componen la ficha. 3. Seleccionar el campo en el que quiera introducir el criterio de bsqueda. Si se quieren aadir ms criterios para otros campos, se puede usar el ratn o la tecla Tab para pasar de unos a otros. 4. Hacer clic en los botones Buscar anterior o Buscar siguiente para recorrer en un sentido o en otro los diferentes registros que satisfagan los criterios introducidos.
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Seleccionar una celda dentro de la lista.
La ficha de datos (formulario) es un medio simple de buscar y editar registros que satisfagan criterios de comparacin sencillos o mltiples. Si se desea buscar registros en una lista por medio de fichas, hay que seguir los pasos que a continuacin de detallan:
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Filtros automticos
En Excel los filtros automticos proporcionan un acceso rpido a la gestin de listas de datos. Con operadores tan simples como seleccionar y hacer clic, se pueden filtrar o eliminar rpidamente aquellos datos que no se desea ver o imprimir. A diferencia de la ficha de datos, los filtros automticos muestran los datos en la misma hoja de clculo. Los datos que no cumplen los criterios que se han especificado, simplemente no se muestran; los restantes registros permanecen visibles en la hoja de clculo. Antes de seleccionar un filtro automtico, hay que asegurarse de que no hay ya otro activado. Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activacin al lado de la opcin Datos/Filtro/Autofiltro. En caso de que exista, el filtro anterior se debe desactivar antes de volver a empezar volviendo a elegir ese comando.
Para editar el contenido de una ficha de datos dada, no hay ms que hacer clic en el campo correspondiente e introducir el nuevo valor. Si se quieren deshacer los cambios antes de pasar al registro siguiente, se hace clic en el botn Restaurar.
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Filtros automticos
Filtros automticos
En el caso de que la base de datos o lista est formada por distintos campos, y que se haya aplicado a cada uno de ellos un filtro automtico, el resultado final equivale a realizar una operacin lgica Y o AND entre todas las condiciones. Slo se mostrarn aquellos registros que cumplan todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros.
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En la figura aparece una tabla con datos correspondientes a 5 personas ficticias. Para crear un filtro automtico en una lista, no hay ms que seleccionar los datos que forman la lista y ejecutar el comando Datos/Filtro/Autofiltro. Como se observa en la figura, los nombres de campo que estn como encabezamientos de la columnas pasan a ser listas desplegables que permiten realizar la seleccin.
Filtros automticos
Filtros automticos
Si en un momento dado se quieren mostrar de nuevo todos los registros, olvidndose por tanto de las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automticos, se selecciona el comando Datos/Filtro/Mostrar todo. Con el comando Datos/Filtro/Filtro avanzado se tiene acceso a otras posibilidades ms avanzadas que no sern explicadas aqu.
Si para un campo determinado no se quiere imponer ninguna condicin, se selecciona la opcin Todas en el men desplegable. Seleccionando la opcin Personalizar en el men desplegable de la figura se abre el cuadro de dilogo de la figura ms abajo, en el cual se pueden elegir dos condiciones relacionadas mediante AND o OR, y basadas cada una de ellas en los operadores relacionales que se muestran en la figura.
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Leccin 5. : Tablas dinmicas
Para qu sirven?
Tiene ms datos de los que necesita? Desea ver las tendencias y los modelos de un vistazo? En ese caso, los informes de tablas dinmicas son la solucin. Permiten crear en cuestin de segundos nuevas vistas de los datos de hojas de clculo. Cientos o miles de fragmentos de informacin van encajndose y revelan el significado de los datos.
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Para qu sirven?. Asistente para tablas dinmicas. Edicin de una tabla dinmica. Grficos con tablas dinmicas.
Leccin 1. : Utilizacin bsica de una hoja de clculo (3-69) Leccin 2. : Proteccin, Formatos e Impresin de una hoja de clculo (70-105) Leccin 3. : Creacin de diagramas y grficos (106-131) Leccin 4. : Listas y bases de datos (132-152) Leccin 5. : Tablas dinmicas (153183)
Para qu sirven?
Para qu sirven?
Las tablas dinmicas de datos facultan la gestin interactiva de resmenes de datos obtenidos a partir de:
listas de datos, grupos de rangos que proceden de una o varias hojas de trabajo y bases de datos de procedencia externa.
Poseen rtulos de campos interactivos, cuya disposicin en la hoja es variable segn las decisiones puntuales adoptadas por el usuario. Permiten analizar rpidamente resmenes informativos con varias posibilidades de visibilidad de los datos. Es posible crear grficos asociados a las tablas dinmicas.
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Tablas dinmicas
Nmer o Sede Vigo Vigo Marn 1 De 2 Miguel Jos Fernn Fernan Albace 3 dez do te Villama Asunci 4 nta n Olabar 5 ra Felipe Sal Rosa Subirat 8 s Nuria 9 Segura Enriqu e LpezJos 10 Gil Alcalde 11 Ruiz 157 12 Aroza 13 mena Garca Juan Vigo Lorenz o Vigo Felicid ad Vigo Albace te Vigo Angel 1-ene- Administr 90 ativo Apellid o Nombr e FechaDeparta Ingreso Categora mento Financi ero
Ejemplo
Salario 3.210.0 00 5.380.0 00 1-ene- Administr 90 ativo 1-ene90 Tcnico Financi ero Person al 1-mar- Comercia 90 l Ventas 3.500.0 00 4.100.0 00 5.680.0 00
1-ene- Comercia 90 l Ventas
Daz
6 Alvare 7 z
Albace te
Albace te Albace te Vigo Albace te
15-jun- Comercia 90 l Ventas

15-jun90 Tcnico 1-ene- Administr 91 ativo 1-ene91 Directivo 1-ene- Administr 91 ativo 1-jun91 Directivo Person al Person al Ventas Financi ero Direcci n 1-oct- Comercia 91 l Ventas 25-nov91 Directivo 1-ene- Comercia Person al
6.000.0 00
4.000.0 00 2.900.0 00 12.500. 000 3.850.0 00 14.000. 000 5.800.0 00 9.500.0 00 5.500.0
Bsicamente, una tabla dinmica consta de una serie de filas y columnas dotadas de una organizacin un tanto especial. Los componentes de una tabla dinmica reciben el nombre de campos y elementos. Los campos son entidades abstractas de datos, del tipo Nmero, Apellido1, Apellido2, etc., que pueden verse en la lista de datos ilustrada por la diapositiva siguiente. Por su parte, los elementos son las instancias de dichos campos (por ejemplo, Martn, De Miguel, Fernndez, etc., para el campo Apellido1). En una tabla dinmica los elementos pueden estar constituidos por resmenes compendiados de los elementos fuente (sumas, promedios, etc., de los datos numricos de los campos de una lista, un rango o una fuente externa).
Asistente para tablas dinmicas

El segundo paso del Asistente para tablas dinmicas permite definir el rango de lista o base de datos sobre el que se edificar la tabla dinmica. Como en el inicio de este procedimiento seleccionamos en la hoja de clculo un campo de la lista, se propondr en el panel el rango completo de dicha lista, que Excel habr encontrado automticamente. Pulsar Siguiente para continuar.
Situar el cursor en cualquier campo de la lista (ello facilitar la seleccin del rea fuente de la tabla dinmica). Haciendo clic en la opcin Informe de tablas y grficos dinmicos del men Datos se acceder al denominado Asistente para tablas dinmicas. Dicho asistente consta de cinco paneles de dilogo complementarios, el primero de los cuales se muestra en la figura.
Indicar el tipo de fuente desde la cual se construir la tabla dinmica. En nuestro ejemplo, activar la casilla de opcin Lista o base de datos de Microsoft Excel. Apretar el botn Siguiente para continuar, dando paso al segundo panel del Asistente de tablas dinmicas.
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El diseo sirve para definir la estructura de la tabla. Su modo de gestin consiste en "colocar" los campos que aparecen como botones a la derecha del panel en el lugar que corresponda de la maqueta que figura en el centro de dicho panel. En el caso del ejemplo, formaremos una tabla resumen de suma de salarios por departamentos y categoras, para lo cual actuaremos de la siguiente forma:
El tercer paso del asistente para tablas dinmicas sirve para definir: Dnde aparecer la tabla dinmica. A continuacin, el diseo de la misma: En el recuadro Celda inicial de la tabla, elegiremos la casilla de la hoja de inicio donde deseamos iniciar su visualizacin, p. ej. A25.
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Situaremos el cursor sobre el botn Departamento del panel y lo arrastraremos hasta el rea FILA del panel. Repetiremos la operacin, arrastrando el botn Categora al rea Datos del panel. Arrastraremos tambin el campo Salario al rea DATOS del panel. Advirtase que, en este caso, el rtulo que se escribe en dicho rea es Suma de Salario. Ello se debe a que el campo Salario es de tipo numrico, y Excel elige la suma como opcin por omisin para resumirlo.
Es posible adems las opciones de definicin que ilustra la figura. Marcaremos las casillas de verificacin (la imagen muestra las que marca Excel). Al pulsar el botn Terminar, obtendremos la imagen de la tabla dinmica recin creada en el lugar elegido.
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Si se hubiera tratado de un campo con texto, Excel habra escrito Cuenta de... (por ej., Cuenta de Apellido). Finalmente, arrastraremos el botn Sede al rea PGINA del panel, lo que nos dar la oportunidad de obtener varias visiones de los datos resumidos por 163 cada valor de sede.
Tablas dinmicas: resultado
Edicin de una tabla dinmica
Excel ha encontrado cinco valores distintos para los departamentos (Direccin, Financiero, Personal y Ventas) y cuatro para las categoras (Administrativo, Comercial, Directivo y Tcnico).
Ha dispuesto los departamentos en filas y las categoras en columnas; en las celdas de interseccin ha sumado los salarios correspondientes a todos los empleados de un departamento y una categora determinados (el rtulo Suma de Salario inscrito en la celda A25 as lo atestigua).
Veremos: Reorganizacin de los campos de una tabla dinmica. Agregacin y eliminacin de campos. Redefinicin de totales. Agrupacin de elementos de texto. Agrupacin de elementos de fecha y hora.
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Reorganizacin de los campos

Vamos a incorporar un nuevo campo de datos a la tabla dinmica. En concreto, deseamos obtener cuntos empleados hay en cada interseccin sede-departamentocategora. Para ello:
Agregacin y eliminacin de campos
En el ejemplo de tabla dinmica que hemos hecho habamos definido tres tipos de campos: de pgina (Sede), de fila (Departamento) y de columna (Categora). Estos campos pueden redisponerse en el espacio destinado a la tabla con sencillas operaciones realizadas con el ratn. Por ejemplo:
Seleccionaremos una celda cualquiera de la tabla dinmica (diapositiva anterior). Elegimos Informe de tablas y grficos dinmicos del men Datos.
Situar el cursor sobre la celda A23 (rtulo de campo de pgina Sede). Arrastre el ratn desplazando dicho rtulo hasta que el indicador de insercin se site inmediatamente por delante de la celda A26 (campo de fila Departamento). Suelte el botn y contemple el resultado: el campo Sede se ha situado como un campo de fila que engloba a los 167 diferentes departamentos.
Se mostrar ante nosotros el cuadro de diseo del asistente de tablas dinmicas, tal como lo habamos dejado (diapositiva 164). Arrastremos al rea DATOS el botn Apellido, para obtener el resultado de la figura y pulsamos el botn Terminar.
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Agregacin y eliminacin de campos

Seleccionar el campo de subtotales incluido en la celda A35. Invocar el men contextual (botn derecho del ratn) y elegir el mandato Configuracin de campo.
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Redefinicin de totales
Se agregar entonces un campo a la tabla denominado Cuenta de Apellido. Editaremos normalmente la celda B28 y escribiremos el ms adecuado ttulo de Nmero de empleados, para obtener el resultado que muestra la figura. de una tabla dinmica es Eliminar un campo una tarea muy sencilla: basta con seleccionar su rtulo con el ratn y arrastrarlo fuera de la tabla. Al soltar el botn del ratn, el campo en cuestin habr desaparecido de la tabla dinmica.
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En vez de la suma de salarios, obtenemos para cada categora el salario mximo del empleado ms favorecido.
En el cuadro de la figura adjunta, elegir el valor Mx en el recuadro Resumir por. Pulsar Aceptar, para obtener el resultado que ilustra la figura siguiente:
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Agrupacin de elementos
Seleccionaremos los rtulos de ambas columnas (en el ejemplo mostrado, las celdas D26 y E26. Elegiremos Datos/ Agrupar y esquema/ Agrupar. Se crear as un grupo con las dos columnas titulado Grupo1. Variaremos este rtulo, escribiendo Direccin Comercial en la celda D26.
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Para explicar cmo agrupar (por aos, trimestres, meses, horas, minutos, etc.) elementos de fecha y hora en una tabla dinmica, retomaremos la lista de datos inicial y construiremos una nueva tabla dinmica: Seleccionando cualquier campo de la lista. Elegimos Informe de tablas y grficos dinmicos del men Datos. Indicando en el primer panel del Asistente para tablas dinmicas que la fuente desde la cual se construir la tabla es una lista o base de datos de Microsoft Excel y apretando Siguiente para continuar.
Si se efecta una doble pulsacin sobre la celda D26, las dos columnas agrupadas se reunirn en una sola. De nuevo una doble pulsacin muestra las dos columnas en paralelo. Finalmente, para eliminar la agrupacin realizada, seleccionaremos las celdas implicadas y aplicaremos el mandato Datos/ Agrupar y esquema/ Desagrupar.
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En la tabla resultante, la informacin resulta poco til tal como se presenta en la figura, al figurar las fechas completas de ingreso de todas las personas inscritas en el archivo. Convendra agrupar dichas fechas, por ejemplo, por aos naturales.
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Aceptando la propuesta de rango que aparece en el segundo panel del Asistente para tablas dinmicas. Pulsaremos Siguiente para continuar. Definiendo la estructura de la tabla hasta obtener el resultado mostrado por la figura. Pulsaremos el botn Siguiente.
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Actuaremos para ello del siguiente modo:
Seleccionaremos una celda de la columna de fechas. Invocaremos el mandato Datos/ Agrupar y esquema/ Agrupar. Obtendremos as el cuadro de dilogo que ilustra la figura adjunta. En dicho panel, elegiremos la opcin Aos en el recuadro Por. Al apretar el botn Aceptar, obtendremos el resultado que ilustra la figura siguiente:
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Grficos con tablas dinmicas

2. Haga clic en Copiar . 3. Haga clic en una celda situada en un rea en blanco. 4. En el men Edicin, haga clic en Pegado especial. 5. Elija Valores y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en el Asistente para grficos y siga las instrucciones del asistente para crear el grfico.
Este procedimiento crea un grfico normal no interactivo, en lugar de un informe de grfico dinmico: 1. Seleccione los datos del informe de tabla dinmica que desee utilizar en el grfico. Para incluir botones de campo (botn de campo: botn que identifica un campo en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede arrastrar los botones de campo para cambiar el diseo del informe, o hacer clic en las flechas que aparecen junto a los botones para cambiar el nivel de detalle que se muestra en el informe.) y datos en la primera fila y columna del informe, comience a arrastrar desde la esquina inferior derecha de los datos que est seleccionando.
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No deben existir en la tabla dinmica ms de dos campos de filas y dos campos de columnas. En caso contrario, se complicara terriblemente la comprensin del grfico. Conviene eliminar los totales y los subtotales de la tabla antes de confeccionar el grfico. Es posible representar grficamente fragmentos de una tabla dinmica correspondientes a una ocurrencia del campo de pgina. Sin embargo, dicho campo de pgina no puede reflejarse directamente en un grfico de ejes perpendiculares.
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Leccin 1. : Utilizacin bsica de una hoja de clculo

Qu es una hoja de clculo?

Qu es una hoja de clculo?

Qu es una hoja de clculo?

De herrami entas rea de trabajo De mens

Qu es una hoja de clculo?

Mens y Barras de herramientas

Lnea de edicin de frmulas

Lnea de gestin de hojas de clculo

Hojas de clculo de un libro de trabajo

Hojas de clculo de un libro de trabajo

Hojas de clculo de un libro de trabajo

Hojas de clculo de un libro de trabajo

Hojas de clculo de un libro de trabajo

Hojas de clculo de un libro de trabajo

Seleccin y activacin de celdas

Seleccin y activacin de celdas

Seleccin y activacin de celdas

Seleccin y activacin de celdas

Con teclas de RePag AvPag

Con teclas de flecha

Seleccin y activacin de celdas

Seleccin y activacin de celdas

Seleccin y activacin de celdas

Seleccin y activacin de celdas

Seleccin y activacin de celdas

Seleccin y activacin de celdas

Seleccin y activacin de celdas

Asturias (Principado de)

Madrid (Comunidad de)

Murcia (Regin de)

Navarra (Comunidad Foral de)

Primera prctica ampliacin

Insercin de filas, columnas y bloques de celdas

Insercin de filas, columnas y bloques de celdas

Mover y copiar celdas

Mover y copiar celdas

Mover y copiar celdas

Referencias absolutas, relativas y mixtas

Referencias absolutas, relativas y mixtas

Referencias absolutas y mixtas

Para dar la frmula por terminada se pulsa Intro.

Referencias absolutas y mixtas

Nombres de celdas y de conjuntos de celdas

Nombres de celdas y de conjuntos de celdas

Nombres de celdas y de conjuntos de celdas

Nombres de celdas y de conjuntos de celdas

Nombres de celdas y de conjuntos de celdas

Nombres de celdas y de conjuntos de celdas

Los grupos de funciones

Los grupos de funciones que hay disponibles son los siguientes:

Leccin 2. : Proteccin, Formatos e Impresin de una hoja de clculo

Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo:

Proteccin de celdas y hojas de clculo

Proteccin de celdas y hojas de clculo

Proteccin de celdas y hojas de clculo

Proteccin de celdas y hojas de clculo

Proteccin de celdas y hojas de clculo

Proteccin de celdas y hojas de clculo

Formatos en hojas de clculo

Altura de filas y anchura de columnas

Barra de herramientas de formato

Barra de herramientas de formato