ACCESS 2007

LES CARACTERISTIQUES DU LOGICIEL ACCESS

QU'EST-CE QU'UNE BASE DE DONNES ?

Une

base de donnes est un outil permettant de collecter et d'organiser des informations. Les bases de donnes peuvent stocker des informations sur les personnes, les produits, les commandes ou autres. Une base de donnes est cre par un systme de gestion de base de donnes (SGBD), tel que le programme Office Access 2007.

QU'EST-CE QU'UNE BASE DE DONNES ?

Une

base de donnes informatise est un conteneur d'objets. Une seule base de donnes peut contenir plusieurs tables. Gnralement, une base de donnes Access stocke ses tables dans un seul fichier, avec d'autres objets, tels que des formulaires, des tats, des macros. Les bases de donnes cres dans le format Access 2007 portent l'extension de fichier .accdb et celles cres dans des formats antrieurs d'Access ont l'extension .mdb.

QU'EST-CE QU'UNE BASE DE DONNES ?

Access vous permet d'effectuer les oprations suivantes : Ajouter de nouvelles donnes une base de donnes, p. ex. : un nouvel article dans un stock Modifier des donnes existantes dans la base de donnes, p. ex. : modifier l'emplacement actuel d'un article Supprimer des informations, p. ex. : si un article a t vendu ou abandonn Organiser et voir les donnes d'autres manires Partager les donnes avec d'autres via des tats, messages lectroniques, un intranet ou Internet

LES LMENTS D'UNE BASE DE DONNES ACCESS

Tables Formulaires
tats Requtes Macros

LES TABLES

Une table de base de donnes ressemble une feuille de calcul, car les donnes sont stockes en lignes et colonnes. Pour bnficier de toute la flexibilit d'une base de donnes, les donnes doivent tre organises dans des tables afin d'viter toute redondance. Par exemple, si vous stockez des informations concernant des employs, chaque employ ne doit figurer qu'une seule fois dans la table qui est destine uniquement contenir les donnes concernant les employs. Celles relatives aux produits seront stockes dans leur propre table et celles concernant les succursales le seront dans une autre table. Ce processus s'appelle la normalisation.

LES TABLES

Chaque ligne d'une table s'appelle un enregistrement. Chaque enregistrement se compose d'un ou de plusieurs champs. Les champs correspondent aux colonnes de la table. Par exemple, vous pouvez avoir une table intitule Employs o chaque enregistrement (ligne) contient des informations sur un employ spcifique et chaque champ (colonne) contient un autre type d'informations, telles que le prnom, le nom, l'adresse, etc. Les champs doivent se voir attribuer un type de donnes particulier : texte, date ou heure, nombre ou autre.

LES TABLES

LES FORMULAIRES

Les formulaires sont souvent galement appels crans de saisie de donnes . Il s'agit des interfaces qui vous permettent d'utiliser vos donnes. Souvent, ils contiennent des boutons de commande qui effectuent diverses oprations. Vous pouvez crer une base de donnes sans utiliser de formulaires, en modifiant simplement vos donnes dans les feuilles de donnes de la table. Cependant, la plupart des utilisateurs de bases de donnes prfrent utiliser des formulaires pour voir, entrer et modifier des donnes dans des tables.

LES FORMULAIRES

Les de ce formulaire proviennent : de la table Clients... de la table Employs... de la table Commandes... de la table Produits... et de la table Dtails des commandes.

informations

LES ETATS
Les

tats vous permettent de synthtiser et prsenter des donnes dans les tables. Un tat rpond gnralement une question spcifique, p. ex. : Quelle somme avons-nous reu cette anne de chaque client ? ou Dans quelles villes nos clients se trouvent-ils ? . Vous pouvez mettre en forme un tat pour qu'il prsente les informations de la manire la plus lisible.

LES ETATS

LES REQUETES
Les requtes sont les vritables chevilles ouvrires d'une base de donnes et peuvent effectuer une grande varit de fonctions. Leur fonction la plus courante consiste extraire des donnes spcifiques des tables. Les donnes que vous souhaitez voir sont gnralement rparties sur plusieurs tables et les requtes vous permettent de les voir dans une seule feuille de donnes. De mme, comme vous ne souhaitez habituellement pas voir tous les enregistrements en une fois, les requtes vous permettent d'ajouter des critres afin de filtrer les donnes pour ne voir que les enregistrements souhaits. Les requtes servent souvent de source d'enregistrement pour les formulaires et tats.

LES REQUETES

LES REQUETES
Il existe deux grands types de requtes : les requtes slection et action. Une requte slection extrait simplement les donnes et les rend disponibles. Vous pouvez voir les rsultats de la requte l'cran, les imprimer ou les copier dans le presse-papiers. Vous pouvez galement utiliser le rsultat de la requte comme source d'enregistrement pour un formulaire ou un tat. Comme le nom l'indique, une requte action utilise les donnes pour effectuer une tche. Ces requtes peuvent tre utilises pour crer des tables, ajouter des donnes des tables existantes, mettre jour ou supprimer des donnes.

LES MACROS
Les

macros d'Access peuvent tre considres comme un langage de programmation simplifi que vous pouvez utiliser pour ajouter des fonctionnalits une base de donnes. Par exemple, vous pouvez joindre une macro un bouton de commande dans un formulaire afin que la macro s'excute lorsque l'on clique sur le bouton. Les macros contiennent des actions qui excutent des tches, p. ex. : ouvrir un tat, excuter une requte ou fermer la base de donnes.

CRER LES RELATIONS

TABLES

ENTRE

CRATION D'UNE RELATION UN-PLUSIEURS

Prenons un exemple : les tables Fournisseurs et Produits de la base de donnes des commandes de produits. Un fournisseur peut fournir n'importe quel nombre de produits. Par consquent, pour tout fournisseur reprsent dans la table Fournisseurs, il peut exister plusieurs produits reprsents dans la table Produits. La relation entre la table Fournisseurs et la table Produits est donc une relation un--plusieurs. Pour reprsenter une relation un--plusieurs dans votre base de donnes, prenez la cl primaire du ct un de la relation et ajoutezla comme colonne supplmentaire dans la table du ct plusieurs de la relation. Dans ce cas par exemple, vous ajouteriez la colonne Numro de fournisseur de la table Fournisseurs dans la table Produits. Access peut ensuite utiliser le numro d'identification de la table Produits pour trouver le fournisseur correspondant chaque produit. La colonne Numro de fournisseur dans la table Produits est appele une cl trangre. Une cl trangre est la cl primaire d'une autre table. La colonne Numro de fournisseur de la table Produits est dite cl trangre car elle est galement la cl primaire dans la table Fournisseurs.

CRATION D'UNE RELATION DE PLUSIEURS PLUSIEURS

Prenons l'exemple d'une relation entre une table Produits et une table Commandes. Une commande peut porter sur plusieurs produits et un mme produit peut figurer dans plusieurs commandes. Par consquent, pour un enregistrement dans la table Commandes, il peut en exister plusieurs dans la table Produits et pour un enregistrement dans la table Produits, il peut en exister plusieurs dans la table Commandes. Ce type de relation est appele une relation plusieurs--plusieurs car pour un produit, il peut exister plusieurs commandes et une commande, peuvent correspondre plusieurs produits. Notez que pour dterminer la prsence de relations plusieurs--plusieurs entre des tables, il est important d'tudier les deux cts de la relation. Les sujets des deux tables commandes et produits sont lies par une relation plusieurs--plusieurs. Cela pose un problme. Pour comprendre ce problme, imaginez ce qu'il se passerait si vous tentiez de crer une relation entre ces deux tables en ajoutant le champ Numro de produit dans la table Commandes. Pour avoir plusieurs produits par commande, vous devez avoir plusieurs enregistrements par commande dans la table Commandes. Il vous faudra alors rpter les informations de la commande pour chaque ligne des commandes, ce qui aboutira des tables inefficaces et risquera de poser des problmes d'inexactitude des donnes. Le mme problme se posera si vous placez le champ Numro de commande dans la table Produits vous aurez plusieurs enregistrements dans la table Produits pour chaque produit. Comment pourrez-vous contourner ce problme ?

CRATION D'UNE RELATION DE PLUSIEURS PLUSIEURS

La solution consiste crer une troisime table, souvent appele une table de jointure, qui scinde la relation plusieurs--plusieurs en deux relations un--plusieurs. Vous devez ajouter la cl primaire de chacune des deux tables dans la troisime table. La troisime table stocke ainsi chaque occurrence ou instance de la relation.

CRATION D'UNE RELATION UN--UN

Il existe un autre type de relation, la relation un--un. Supposez par exemple, que vous deviez enregistrer d'autres informations complmentaires trs spcifiques pour un produit et que vous utiliserez rarement ces informations ou qu'elles ne concerneront que quelques produits. tant donn que vous n'aurez pas souvent besoin de ces informations et que leur enregistrement dans la table Produits impliquerait la prsence d'espaces vides pour les produits auxquels elles ne s'appliquent pas, vous placerez ces informations dans une table distincte. Tout comme pour la table Produits, vous utilisez la colonne Numro de produit comme cl primaire. La relation entre cette table supplmentaire et la table Produits est une relation un-un. Pour chaque enregistrement dans la table Produits, il existe un seul enregistrement dans la table supplmentaire. Lorsque vous identifiez une relation de ce type, les deux tables doivent partager un champ commun. Lorsque vous dterminez le besoin d'tablir une relation un--un dans votre base de donnes, demandez-vous si vous pouvez placer dans une mme table les informations des deux tables. Vous pouvez ne pas souhaiter procder ainsi pour une raison quelconque par exemple, parce que cela crerait trop d'espaces vides. Voici comment vous pouvez reprsenter cette relation :

CRATION D'UNE RELATION UN--UN

Si les deux tables possdent le mme sujet, vous pouvez probablement tablir la relation en utilisant la mme cl primaire dans les deux tables. Si les deux tables possdent des sujets diffrents avec des cls primaires diffrentes, choisissez l'une des tables et ajoutez sa cl primaire dans l'autre table en tant que cl trangre. En dterminant les relations qui existent entre des tables, vous vous assurez par l-mme que vous disposez des tables et des colonnes appropries. Lorsqu'une relation un--un ou un--plusieurs existe, les tables impliques doivent partager une ou plusieurs colonnes en commun. Lorsqu'une relation plusieurs--plusieurs existe, une troisime table est ncessaire pour reprsenter la relation.

LE PROCESSUS DE CONCEPTION

Le processus de conception se compose des tapes suivantes : Dterminer les objectifs de la base de donnes Cette tape vous aide vous prparer pour les tapes restantes. Rechercher et organiser les informations requises Rassembler tous les types d'informations que vous souhaitez stocker dans la base de donnes, tels que les noms de produit et les numros de commande. Rpartir les informations dans des tables Rpartissez vos lments d'information en entits ou sujets principaux, tels que Produits ou Commandes. Chaque sujet devient ensuite une table. Convertir des lments d'information en colonnes Choisissez les informations que vous souhaitez stocker dans chaque table. Chaque lment d'information devient un champ et est affich sous la forme d'une colonne dans la table. Par exemple, une table Employs peut contenir des champs du type Nom et Date d'embauche.

Dfinir des cls primaires Choisissez la cl primaire de chaque table. La cl primaire est une colonne qui sert identifier de faon unique chaque ligne par exemple, une colonne Numro de produit ou Numro de commande. Dfinir les relations entre tables tudiez chaque table et dterminez de quelle faon les donnes d'une table sont lies aux donnes des autres tables. Ajoutez des champs aux tables ou crez de nouvelles tables pour clarifier les relations, le cas chant. Affiner la structure Analysez votre conception et recherchez les erreurs qu'elle peut contenir. Crez les tables et ajoutez des enregistrements contenant des donnes exemple. Vrifiez si vous obtenez les rsultats attendus des tables cres. Apportez des modifications en consquence. Appliquer les rgles de normalisation Appliquez les rgles de normalisation des donnes pour vrifier si vos tables sont structures correctement. Si ncessaire, apportez des modifications.

CRITRES D'UNE BASE DE

DONNES BIEN CONUE

Une base de donnes bien conue est une base de donnes qui : Rpartit les informations dans des tables ddies des sujets prcis afin d'viter la redondance des donnes. Fournit Access les informations ncessaires pour lier les informations dans les tables. Garantit l'exactitude et l'intgrit des informations. Rpond vos besoins en termes de traitement des donnes et de cration d'tats.