400 Sunset Avenue, Oak View, CA 93022

(805) 500-3271 Fax (805) 649-8475 info@sunsetpta.info www.sunsetpta.info

Board Member Positions for the 2013-2014 School Year

Please consider being a part of Sunset Schools PTA. Its a great way to be involved in your childs school!
If you are interested in being a part of the Sunset PTA Board for the upcoming 2013-2014 school year, please fill out your name/contact information, and check the box of the position you are interested in. See below for a brief description of each position. Please return this form to school by Friday, Feb. 8th

Name: ________________________________________

Select position(s) you are interested in

President Vice President-Programs Vice President-Fundraising Secretary Membership Treasurer Historian Auditor* Parliamentarian* Media* Hispanic Outreach* *Position appointed by president elect

Phone: _______________________________________

Email: ________________________________________

Description of Positions
President: Manage overall objectives and strategies of PTA. Create agenda and facilitate monthly PTA board meetings and scheduled Association meetings. Attend monthly Ventura Council PTA meeting. Vice President-Programs: Coordinate and organize events or programs throughout the year. Vice President-Fundraising: Recruit support for and manage fund-raising events. Secretary: Take minutes at PTA board and association meetings. Membership: Recruit school staff, parents, and students into obtaining a PTA membership. Treasurer: Generate PTA budgets, Prepare the annual tax return. Oversee ongoing PTA finances. Prepare and present budget report for each PTA meeting. All reports and accounting are managed using an online program: PTAEZ that is accessible from any computer with internet access. You will be provided training and support in using this program. Auditor: Determine the accuracy of the books and record of the financial officers. Perform two annual audits that are presented to Ventura Council PTA. Historian: Keep records of programs and events. Keep records of PTA volunteer hours. Parliamentarian: Ensure all meetings are run within Bylaws and parliamentary procedure. Oversee creation of Nominating Committee for annual election. Media: Communicates with school community via PTA website, PTA Facebook page, PTA newsletter, and other media avenues. Hispanic Outreach: Facilitates communication with Hispanic school community. Comments: _______________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ th Board members are provided training at no personal expense. Board members will plan to attend 12 District Training (usually held in June, 1 day seminar). Additional classes and training are available throughout the year, online and per request.

400 Sunset Avenue, Oak View, CA 93022

(805) 500-3271 Fax (805) 649-8475 info@sunsetpta.info www.sunsetpta.info

Posiciones de Miembros de la Junta para el Ao Escolar 2013-2014 Por favor considere ser parte de la Asociacin de Padres y Maestros (PTA) de la Escuela Sunset. Es una gran manera de participar en la escuela de su hijo!
Si usted est interesado en formar parte de la Junta Sunset PTA para el prximo ao escolar 2013-2014, por favor complete su nombre / informacin de contacto, y marque la casilla de la posicin que usted est interesado. Vea a continuacin una breve descripcin de cada puesto. Por favor devuelva este formulario a la escuela el Viernes, 08 de febrero Nombre: ________________________________________ Seleccione la posicin (s) que usted est interesado en Presidente Vicepresidente - Programas Vicepresidente de recaudacin de fondos Secretario Membresa Tesorero Historiador Auditor * Parlamentario * Medios de Comunicacin* Alcance Hispano * * Posicin designada por el presidente electo

Telfono: _______________________________________

Email: ________________________________________

Descripcin de las posiciones

Presidente: Administrar los objetivos y estrategias generales de la PTA. Crear agenda y facilitar las reuniones mensuales de la junta de la PTA y programar reuniones de la Asociacin. Asistir mensualmente a reunines del Consejo de Ventura PTA. Vicepresidente Programas: Coordinar y organizar eventos o programas durante todo el ao. Vicepresidente de recaudacin de fondos: el apoyo para contratar y gestionar eventos de recaudacin de fondos. Secretario: Tomar minutos en juntas de PTA y reuniones de asociaciones. Membresa: Reclutar personal escolar, padres y estudiantes en obtener un nmero de miembros para PTA. Tesorero: Generar presupuestos de la PTA, preparar la declaracin de impuestos anual. Estar a cargo de las finanzas actuales de la PTA. Preparar y presentar el informe de presupuesto de cada reunin de la PTA. Todos los informes y la contabilidad se gestionan mediante un programa en sitio web: PTAEZ que es accesible desde cualquier ordenador con acceso a internet. Se le proporcionar capacitacin y apoyo en el uso de este programa. Auditor: Determinar la exactitud de los libros y registros de los agentes financieros. Llevar a cabo dos auditoras anuales que se presentan al Consejo de Ventura PTA. Historiador: Mantener un registro de programas y eventos. Mantener un registro de horas de trabajo voluntario de la PTA. Parlamentario: Asegrarse de que todas las reuniones se realizan en sus Estatutos y el procedimiento parlamentario. Supervisar la creacin del Comit de Nominaciones para la eleccin anual. Medios de Comunicacin: Se comunica con la comunidad escolar a travs de sitio web PTA, pgina de PTA en Facebook, boletn de la PTA, y las avenidas de los medios. Alcance Hispano: Facilita la comunicacin con la comunidad hispana de la escuela. Comentarios: _______________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ Los miembros del Consejo reciben capacitacin sin costo personal. Miembros de la Junta planea asistir a capacitacin distrital 12 (por lo general, celebrada en junio, un seminario de un da). Las clases adicionales y capacitacin estn disponibles durante todo el ao, en sitio web y por solicitud.