Qu es una hoja de clculo?

Una hoja de clculo, es un documento informtico formado por filas (horizontales) y columnas (verticales), donde cada interseccin entre ambas (entre una fila y una columna), recibe el nombre de celda (un grupo de celdas, recibe el nombre de rango). Hacer referencia a cada celda, es tan fcil como jugar al juego de la "guerra de barcos", pues cada celda tiene unas coordenadas. De la misma forma a como jugamos a la guerra de barcos, cuando damos unas coordenadas del tipo A4, o B6, y decimos que estamos tocados, o hundidos, lo mismo podemos hacer, para referirnos a una celda, pues adems esta interseccin entre columna y fila, nos aparece resaltada. Podemos averiguarlo, haciendo referencia a la columna, que est formada por letras, y a la fila, que est formada por nmeros. De tal forma, por ejemplo, podemos saber que la celda B6 nos est haciendo referencia a la segunda columna (la columna B, pues estn por orden alfabtico: A, B, C, D, etc...) y a la sexta fila. Este es el aspecto general de una hoja de clculo (concretamente una hoja de clculo de Excel), donde no tenemos ningn dato escrito:

En esta otra pantalla, podemos ver que estamos situados en la celda B6, pues se muestra resaltada tanto la celda, como la referencia a la columna y a la fila que forman esa interseccin:

Desplazarnos de una celda a otra, es tan sencillo como colocar el cursor en la celda deseada.

Nos situamos con el puntero del ratn en la interseccin de la columna y la celda donde queramos situarnos, y pulsamos el botn izquierdo del ratn. Tan sencillo como eso, para situarnos en esa nueva celda o esa nueva ubicacin, dentro de la hoja de clculo. Las hojas de clculo estn integradas en lo que se denominan libros (libros de clculo), de tal forma que en cada libro podemos tener desde una hoja de clculo, hasta tantas como nos admita la aplicacin que estamos utilizando. Por ejemplo, si ampliamos la imagen anterior, veremos que en la parte inferior de la misma, aparecen 3 pestaas, y que son cada una de las hojas que conforman el libro. Como mnimo, un libro debe contener una hoja, es decir, una pestaa, y se les puede cambiar el nombre que tienen por defecto (Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.). Para qu sirve una hoja de clculo? La hoja de clculo es una herramienta informtica, que nos ahorra muchsimo trabajo diario a todos aquellos que trabajamos habitualmente con nmeros, cifras, y datos. Una hoja de clculo nos puede servir para elaborar un presupuesto, para hacer facturas, para calcular las cuotas de un prstamo, para hacer un balance y una cuenta de resultados, o para llevar el control de notas de unos alumnos, por poner unos cuantos ejemplos. Todo aquello que sea cuantificable, y valorable econmicamente, puede ser tratado, medido, ordenado y controlado, mediante una hoja de clculo. Un ejemplo sencillo de la utilidad de la hoja de clculo, podra ser la elaboracin de un presupuesto mensual, como el que podemos ver en la siguiente imagen:

Como podis ver, se trata de un fragmento de una hoja de clculo, donde solo he incluido unas pocas columnas y filas. Una hoja de clculo nos va a servir para cambiar el dato de una celda cualquiera, y que se nos recalcule todo de forma automtica, sin hacer absolutamente nada. Qu es Excel? Pues Excel es un programa con el que podemos hacer hojas de clculo. Igual que con Photoshop podemos retocar imgenes, y con Internet Explorer podemos navegar por Internet, con Excel podemos hacer hojas de clculo. De la misma forma que Photohop no es el nico programa para retoque de fotos o imgenes, ni Internet Explorer es el nico navegador para acceder a Internet, Excel tampoco es el nico programa para hacer hojas de clculo.

Excel es un producto del fabricante Microsoft (el mismo que hace Windows XP, Windows Vista, o Windows 7, por ejemplo), y se suministra dentro del paquete Microsoft Office, en el que incluye tambin, entre otras aplicaciones Microsoft Word, que es un programa para tratamiento de textos (un programa para hacer escritos, cartas, informes, etc.). Microsoft Office, y por tanto el programa Excel que incluye, es un programa de pago, pero an as, se trata del software para elaborar hojas de clculo ms extendido del mercado, y toda una referencia para su competencia, pues en mi opinin, es la mejor herramienta de este tipo que podemos encontrar en el mercado. Qu otros programas hay para hacer hojas de clculo, aparte de Excel? Pues aparte de Excel, podemos recurrir a otros interesantes programas para el tratamiento de hojas de clculo. Los ms extendidos, aparte de Excel, son los siguientes:

Lotus 123, propiedad de Lotus Development Corporation, adquirida por IBM. Fue una de las aplicaciones para hoja de clculo, ms famosas y extendidas en la dcada de los aos 80, pero Excel acabara con su hegemona en la dcada siguiente Gnumeric, desarrollado para Gnome, dentro de lo que se denomina software libre, aunque tambin existe una versin para Windows Kspread, desarrollado tambin como software libre, para el proyecto KDE, e incorporado dentro de la suite ofimtica KOffice: Quatro Pro, desarrollado originalmente por Borland, ahora propiedad de Corel Corporation. Esta aplicacin se suministra dentro del paquete Corel WordPerfect Office. La principal funcionalidad de esta aplicacin es que ya desde su versin 9 (all por 1999), permita trabajar con hojas de clculo de hasta 1.000.000 de filas, mientras que Excel tena limitado el nmero de filas en 65.536 filas, hasta su versin Excel 2007: Calc, del paquete StarOffice, de Sun Microsystems, y base de la suite ofimtica de cdigo libre OpenOffice: Calc, que forma parte del paquete OpenOffice, software de cdigo libre. Se trata del nico software para hojas de clculo que actualmente puede plantarle algo de cara a Excel (ms que por la potencia del mismo, por lo extendido que est entre los usuarios), aunque en lo personal, creo que todava le queda mucho para poder hacerle sombra a la todopoderosa hoja de clculo de Microsoft:

Macros Cuando en el uso avanzado de hojas de clculo, nos vemos ante una tarea repetitiva o compleja, donde las funciones propias que incorpora el programa en s, no son suficientes para resolver el problema o la tarea, es cuando entra en escena la programacin mediante macros. A travs de los macros, podemos realizar tareas repetitivas o ciertamente complejas, aadiendo lneas de programacin. No todas las aplicaciones para hojas de clculo admiten esta programacin mediante macros, pero Excel concretamente s, y de una forma ciertamente potente. Algunos ejemplos del uso de macros en Excel, los tenis en este mismo blog de Excel, por ejemplo con esta aplicacin para calcular las cuotas de una hipoteca, o esta otra para introducir datos en una hoja de clculo, utilizando formularios. Las macros pueden ser muy sencillas o extremadamente complejas, dependiendo de nuestras necesidades, y del problema que pretendamos resolver. Si el primero de los macros de ejemplo del prrafo anterior tiene cierta complejidad, este otro en el que podemos contar las hojas de un libro, sera sumamente sencillo.

Como veis, la hoja de clculo es una herramienta imprescindible en cualquier ordenador de hoy en da, se llame Excel, Calc, Quattro Pro, o incluso la hoja de clculo que Google a travs de Google Docs, pone a disposicin de todos los usuarios, de forma gratuita.

ELABORACION DE MACROS 1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para probar el ejercicio. Al entrar estaremos situados en la celda A1. 2 Ve a la pestaa Vista. 3 Abre el submen Macro. 4 Y elije la opcin Grabar nueva macro... Aparece el cuadro de dilogo Grabar macro. 5 Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar. Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar formato a nuestra hoja de trabajo. 6 Presiona sobre el botn Negrita de la seccin Fuente, en la pestaa Inicio. 7 Presiona sobre el botn Cursiva de la seccin Fuente. 8 Escoge el tipo de fuente Cambria. 9 Escoge el tamao de la fuente en 14 puntos. Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la grabacin de la macro. 10 Presiona sobre el botn detener selecciona Detener grabacin. de la barra de herramientas, o accede al men Macro y

Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada. 11 Escribe en la celda D1 Cabecera. 12 Escribe en la celda E1 de. 13 Escribe en la celda F1 prueba. 14 Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1.

15 Ve a la pestaa Vista. 16 Abre el submen Macro. 17 Elige Ver Macros. 18 Selecciona la macro creada EjemploMacro1 y pulsa sobre Ejecutar. Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato automticamente.

COMBINAR CORRESPONDENCIA Quizs te ests preguntando "qu es eso de combinar correspondencia?". Pues la verdad es que combinar correspondencia, es lo que hacemos cuando tenemos los datos de nuestros contactos en un fichero, y una carta modelo en otro. En ese caso, lo que haremos ser combinar la carta modelo, con todos los contactos que tenemos en el otro fichero. Vemoslo de una forma ms simplificada, y con un ejemplo. Supongamos que tenemos en un documento, una lista con los nombres, direcciones, y un montn de informacin ms relativos a nuestros clientes. Ahora supongamos que queremos mandarles a todos ellos una oferta, por la cual si compran durante este mes, les haremos un descuento que ser distinto dependiendo de quien sea el cliente. Para mandar esas cartas a nuestros clientes con el mnimo esfuerzo y mximas garantas, lo ideal es preparar una carta modelo, y seguir los pasos que en este artculo os voy a explicar. Para nuestro ejemplo, usaremos excel como "base de datos", es decir, como fuente u origen donde almacenaremos los datos de nuestros clientes, aunque podramos usar word, de access, etc., pero claro, como este blog versa sobre excel, es lgio que los datos los tengamos en esta aplicacin Imaginad que tenemos una tabla como esta, donde tenemos los datos correspondientes a 8 clientes, aunque podramos haber puesto tantos como tengamos:

Ahora imaginemos que queremos mandarles esta carta a todos ellos, y que redactaremos en word (si tenemos nuestra carta con un membrete creado con el propio word, ser mucho mejor, pues nos ahorraremos el papel preimpreso que encargamos a la imprenta.

Cmo veis, he habilitado una zona en la parte superior del escrito coloreada en rojo, que corresponde al nombre, domicilio, y dems datos que queramos incluir, relativos a nuestro cliente. En el texto, tenemos tambin un dato que es el porcentaje de descuento que aplicaremos a ese cliente, y que a efectos ilustrativos, para que sea ms visible, figura en color rojo (evidentemente estos datos de color rojo, debern figurar en color negro en nuestro escrito, ...si los he puesto en rojo, es para resaltar su situacin y ser ms fcilmente localizables). Ahora nos queda el trabajo de combinar la correspondencia, es decir, de aplicar ese escrito a los 8 clientes que tenemos en nuestra tabla de excel. Este libro de excel que tendremos grabado en nuestro disco duro, lo llamaremos clientes, y la hoja del libro donde tendremos los datos, la llamaremos Datos de clientes. Para combinar la correspondencia, abriremos word, y redactaremos nuestra carta, dejando vacos los espacios que yo he puesto en color rojo, es decir, omitiremos el nombre del cliente, su direccin, y el porcentaje de descuento. Una vez tengamos redactado nuestro escrito, desde el propio word, en el men Ver, seleccionaremos Barras de herramientas, y a continuacin Combinar correspondencia. Una vez hecho eso, nos aparecer en pantalla una barra como esta donde solo estarn habilitados un par de iconos:

Ahora pulsaremos sobre el segundo icono de esa barra comenzando a contar por la izquierda. Si acercamos el puntero del mouse a ese icono, veremos que nos pone Abrir origen de datos. Al pulsar sobre ese icono, nos aparecer una ventana, para localizar el fichero de origen, es decir, el fichero donde tenemos los datos de los clientes, y que se llama Clientes.xls. Tan solo deberemos localizarlo, y haciendo clic sobre l. Seguidamente nos aparecer una imagen como esta:

Seleccionaremos la hoja donde tenemos los datos de los clientes (recordad que antes os dije que precisamente la hoja del libro se llamaba as Datos de clientes), y pulsaremos el botn aceptar, fijndonos que est marcada con una muesca la opcin que aparece al pie de esa ventana y donde pone La primera fila de datos contiene encabezados de columna, pues precisamente la primera fila de la hoja de excel, es el nombre de cada uno de los campos: cliente, direccin, poblacin, etc. En ese momento, veremos que en la barra de Combinar correspondencia, se habilitan una serie de iconos que antes estaban deshabilitados:

Ahora ya estaremos en disposicin de empezar a combinar los datos de nuestros clientes, con ese escrito. Para ello, nos situaremos en el encabezado del escrito, es decir, en la zona habilitada para poner el nombre de nuestro cliente, y pulsaremos en el sexto icono de esa barra, contando desde la izquierda. Si acercamos el puntero del mouse, veremos que pone Insertar campos combinados. Una vez cliqueado ese icono, nos aparecer una pantalla como esta, donde nos aparecern los campos correspondientes a la tabla de excel, donde tenamos los datos de los clientes:

Como ya estamos situados en el encabezado del texto, pulsaremos en esa ventana, sobre el Nombre, luegos sobre Apellidos, y as hasta el final, aunque no incluiremos el Pas, por ser todos nuestros clientes espaoles, y el servicio de correos ya sabe que cuando hablamos de Madrid o de Barcelona, si no decimos lo contrario, nos estamos refiriendo a ciudades espaolas. Una vez insertados los campos de combinacin, veremos que en pantalla nos aparece esto: NombreApellidosDireccinPoblacinCdigo_postalProvincia Ahora solo tendremos que incluir un espacio entre el nombre y los apellidos, entre la poblacin y el cdigo postal (para que no se junten los datos), y unos saltos de lnea, pulsando intros entre los campos, de tal forma que nos quede as: Nombre Apellidos Direccin Poblacin Cdigo_postal Provincia Ahora solo nos quedar situar el cursor en la zona de texto donde informamos del porcentaje de descuento correspondiente a ese cliente, y haremos lo mismo, insertando el campo combinado correspondiente al descuento, de tal forma que el texto nos quedar as:

Ahora ya tenemos en la carta modelo (el documento maestro), donde combinaremos los datos de todos nuestros clientes. Para proceder al ltimo paso, tan solo nos quedar pulsar en el cuarto icono de la barra de combinacin de correspondencia, comenzando a contar desde la derecha (el tercer icono habilitado), y nos aparecer esta ventanita final: