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Excel 2003
Este tutorial proporciona una base slida para utilizar Microsoft Excel 2003, la poderosa aplicacin de hoja de clculo incluida en el conjunto de aplicaciones Microsoft Office. Llamamos hoja de clculo al programa que se ocupa de llevar la contabilidad en la computadora. Las hojas de clculo se usan principalmente para trabajar con nmeros, de la misma manera que Microsoft Word se usa para trabajar con texto. Las hojas de clculo son tiles para organizar informacin, como listas alfabticas de personas y registros. O bien, calcular y analizar datos mediante frmulas matemticas, como por ejemplo calcular el total de una columna o fila. Mdulo 1: Componentes bsicos de la ventana de Excel Mdulo 2: Instrucciones para crear, abrir y guardar libros Mdulo 3: Instrucciones para ingresar, modificar y eliminar datos Mdulo 4: Instrucciones para desplazar, copiar y eliminar el contenido de las celdas Mdulo 5: Creacin de frmulas sencillas Mdulo 6: Creacin de frmulas complejas Mdulo 7: Uso de las funciones Mdulo 8: Manejo de varias hojas de clculo Mdulo 9: Instrucciones para insertar y eliminar columnas y filas Mdulo 10: Modificacin del ancho de las columnas y del alto de las filas Mdulo 11: Instrucciones para insertar y eliminar celdas Mdulo 12: Alineacin de datos en las celdas Mdulo 13: Formato de nmeros Mdulo 14: Aplicacin de fuentes, colores y bordes a las celdas Mdulo 15: Creacin de un grfico Mdulo 16: Instrucciones para desplazar, modificar el tamao y eliminar grficos Mdulo 17: Modificacin de un grfico Mdulo 18: Modificacin del formato de un grfico Mdulo 19: Configuracin de la pgina Mdulo 20: Instrucciones para imprimir Mida su conocimiento con un rpido examen.

LA VENTANA DE EXCEL
Muchos de los elementos que se ven en la ventana de Excel 2003 son comunes a la mayora de otros programas como Word, PowerPoint y las versiones anteriores de Excel. Sin embargo, hay algunos que solamente se encuentran en Excel 2003.

Libro
El libro es un archivo exclusivo creado por Excel 2003.

Barra de ttulos

La barra de ttulos muestra el nombre de la aplicacin y el nombre de la hoja de clculo.

Barra de mens

La barra de mens muestra todos los mens que se encuentran disponibles en Excel 2003. El contenido de cualquier men puede verse al hacer clic en el nombre del men con el botn izquierdo del ratn.

Barra de herramientas
Algunos comandos de los mens tienen imgenes o iconos asociados. Estas imgenes tambin pueden aparecer como atajos en la barra de herramientas.

3 Ttulos de las columnas

Una hoja de clculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una de las cuales est identificada por una letra o combinacin de letras.

Ttulos de las filas

Una hoja de clculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales est identificada por un nmero.

Cuadro de nombres

Muestra la direccin de la seleccin actual o de la celda activa.

Barra de frmulas

Muestra informacin ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda activa o actual. En la barra de frmulas tambin puede editarse el contenido de una celda.

Celda

Una celda es la interseccin de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia direccin. En la figura anterior, la direccin de la celda seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda seleccionada se denomina indicador de la celda.

Botones de navegacin y etiquetas de las hojas

Estos botones le permiten desplazarse fcilmente a otra hoja de clculo dentro de un libro de Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o ltima hoja de clculo de un libro. Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de clculo especficas. El libro viene con tres hojas de clculo. Un libro debe tener por lo menos una hoja de clculo.

Libros y hojas de clculo

Al abrir Microsoft Excel 2003, automticamente aparecer un libro en su espacio de trabajo. Cada libro est compuesto de tres hojas de clculo. Una hoja de clculo es una cuadrcula de celdas que contiene 65.536 filas por 256 columnas. La informacin de la hoja de clculo -texto, nmeros o frmulas matemticas- se ingresa en las distintas celdas.

Los ttulos de las columnas se identifican con caracteres alfabticos en los recuadros de color gris dispuestos horizontalmente en la parte superior en la pantalla de Excel. La primera columna se denomina A y la ltima, IV. Las filas se identifican con nmeros que aparecen sobre la izquierda y se disponen en forma vertical en la pantalla de Excel. La primera fila se identifica con el nmero 1 y la ltima, con el nmero 65536. Trminos importantes
Un libro de trabajo est compuesto de tres hojas. Las hojas de clculo estn etiquetadas como Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2)

y Sheet3 (Hoja3). La hoja de clculo de Excel est compuesta de columnas y filas. Para acceder a una hoja de clculo, haga clic en la ficha que dice Sheet# (Hojanmero).

La celda de Excel
La hoja de clculo de Excel est compuesta de columnas y filas, en cuya interseccin se encuentran unos cuadros pequeos llamados celdas. La celda activa, o celda con la que se puede trabajar, tendr un borde oscuro. Todas las otras celdas tendrn un borde gris claro. Cada celda tiene su nombre compuesto de dos partes la letra de la columna y el nmero de la fila.

En la siguiente imagen la celda C3, formada por la interseccin de la columna C y la fila 3, tiene el borde oscuro. Es la celda activa.

Trminos importantes
Cada celda tiene su propia direccin compuesta de la letra de la columna y

el nmero de fila. La celda activa es la celda que recibe informacin o un comando del usuario. La celda activa est identificada por un borde ms oscuro llamado indicador de la celda.

Desplazamiento por un libro

Puede recorrer el libro de distintas maneras.

Siga estos pasos para desplazar el indicador de la celda:

Para activar cualquier celda, haga clic en ella con el puntero del ratn. Para desplazar el indicador una celda hacia la izquierda/derecha/arriba/abajo,

emplee las teclas de flechas del teclado.

Siga estos pasos para recorrer la hoja de clculo:

La barra de desplazamiento vertical ubicada junto al borde derecho de la pantalla se utiliza para desplazarse hacia arriba o hacia abajo de la hoja de clculo. La barra de desplazamiento horizontal ubicada en la parte inferior de la pantalla se utiliza para desplazarse hacia la izquierda o hacia la derecha de la hoja de clculo.

Las teclas PageUp (RePg) y PageDown (AvPg) del teclado se usan para desplazar el cursor hacia arriba o hacia abajo una pantalla por vez. Otras teclas que desplazan la celda activa son Home (Inicio), que la lleva a la primera columna de la fila actual y Ctrl+Home (Inicio), que la lleva al ngulo superior izquierdo de la hoja de clculo o celda A1.

Siga estos pasos para desplazarse entre hojas de clculo:

Como ya lo hemos dicho, cada libro viene con tres hojas de clculo representadas por etiquetas -con los nombres Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3)- que aparecen en la parte inferior de la ventana de Excel.

Siga estos pasos para desplazarse de una hoja de clculo a otra:

Haga clic en la etiqueta de la hoja (Sheet1 [Hoja1], Sheet2 [Hoja2] o Sheet3

[Hoja3]) que desea visualizar.

Visualice el contenido de cada men en la barra de mens y observe los iconos asociados con opciones especficas de ciertos mens. Luego, intente encontrar las imgenes o atajos en la barra de herramientas estndar.

Haga clic en cada una de las tres etiquetas de las hojas de clculo -Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) o Sheet3 (Hoja3)- para familiarizarse con el desplazamiento por el libro. Utilice las teclas PageUp (RePg) y PageDown (AvPg) para familiarizarse con el desplazamiento por una hoja de clculo. Utilice las barras de desplazamiento para practicar el desplazamiento hacia arriba, abajo, o bien hacia la izquierda o derecha de la hoja de clculo.

Explicacin de los trminos del men Archivo

El men File (Archivo) contiene todas las funciones tratadas en esta leccin: New (Nuevo), Open (Abrir), Close (Cerrar), Save (Guardar) y Save As (Guardar como).

New (Nuevo)
Se utiliza para crear un nuevo libro.

Open (Abrir)
Se utiliza para abrir un archivo existente en un disquete o en el disco duro de la computadora.

Close (Cerrar)
Se utiliza para cerrar una hoja de clculo.

Save As (Guardar como)

Se utiliza para guardar un nuevo archivo por primera vez o un archivo existente con otro nombre.

Save (Guardar)
Se utiliza para guardar un archivo que fue modificado. Si cierra el libro sin guardarlo, perder todos los cambios realizados.

Instrucciones para crear un libro

Al abrir Excel 2003 por primera vez aparece un libro en blanco, donde podr directamente ingresar informacin o crear un diseo.

8 Siga estos pasos para crear un libro en Excel 2003:

Seleccione File (Archivo)

New (Nuevo) en la barra de mens.

Se abrir el panel de tareas New Workbook (Nuevo libro) en el sector

derecho de la pantalla.

Seleccione la opcin Blank Workbook (Libro en blanco) en la opcin New

(Nuevo). Se abrir un libro en blanco en la ventana de Excel y se cerrar el panel de tareas New Workbook (Nuevo libro).

Instrucciones para guardar un libro

Todos los libros creados en Excel deben guardarse y recibir un nombre para distinguirse de otros libros. La primera vez que guarde un libro, Excel le pedir que elija un nombre mediante la funcin Save As (Guardar como). Una vez que haya elegido el nombre, cualquier cambio adicional efectuado al texto, nmeros o frmulas deber guardarse mediante la funcin Save (Guardar).

Siga estos pasos para guardar un nuevo libro:

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Seleccione File (Archivo)

Save As (Guardar como) en la barra de mens.

Aparecer el cuadro de dilogo Save As (Guardar como). Haga clic en el men desplegable Save In: (Guardar en) y decida en qu

ubicacin desea guardar el archivo. Haga clic en 3 1/2 floppy (A:) [Disco de 3 1/2 (A:)] para guardar el archivo en un disquete, o en Local Disk (C:) [Disco local (C:)] para guardarlo en la computadora. Escriba un nuevo nombre para el archivo en el cuadro File name: (Nombre de archivo). Haga clic en el botn Save (Guardar).

Siga estos pasos para guardar cambios realizados en un libro de Excel 2003 existente:
Seleccione File (Archivo)

Save (Guardar) en la barra de mens, o bien

Haga clic en el botn

Save (Guardar) en la barra de herramientas estndar.

Si guarda el archivo por primera vez y no elige un nombre para su archivo, Microsoft Excel lo har por usted. Cuando trabaje con una hoja de clculo, le aconsejamos guardar a menudo. Nunca viene bien perder informacin! Puede guardar rpidamente su hoja de clculo con la

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combinacin de teclas Ctrl + S si est ejecutando el programa en ingls, o bien Ctrl + G si lo est ejecutando en espaol.

Instrucciones para abrir un libro

Puede abrir cualquiera de los libros que fueron guardados con un nombre.

Siga estos pasos para abrir un libro de Excel 2003 existente:

Seleccione File (Archivo)

Open (Abrir) en la barra de mens.

Se abrir el cuadro de dilogo Open (Abrir).

En la lista Look in (Buscar en), haga clic en la unidad de disco, carpeta o

ubicacin en la Internet que tiene el archivo que desea abrir. En la lista de carpetas, abra la que contiene el archivo. Una vez que aparezca el archivo deseado, haga clic en l para seleccionarlo. Haga clic en el botn Open (Abrir).

Instrucciones para cerrar un libro

Siga estos pasos para cerrar un libro de Excel 2003 existente:
Seleccione File (Archivo)

Close (Cerrar) en la barra de mens. El libro situado en la ventana de Excel se cerrar.

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Excel 2003 le solicitar que guarde la informacin en el caso de que haya ingresado datos o modificado el libro entre la ltima vez que guard el archivo y el momento en que lo cierra.
Cree un archivo nuevo en blanco y gurdelo como "prueba.xls" en c:\Mis

documentos. Cierre el archivo "prueba.xls". Abra el archivo "prueba.xls". Guarde el archivo "prueba.xls".

Instrucciones para ingresar datos en una celda

En una celda se pueden ingresar tres tipos de datos: texto, nmeros y frmulas. Entendemos por texto a la informacin que no es un nmero ni una frmula. Los nmeros son valores utilizados para hacer clculos. Las frmulas son los clculos matemticos.

Siga estos pasos para ingresar datos en una celda:

Seleccione con un clic del ratn la celda en que desea ingresar informacin. Comience a escribir los datos. Al hacerlo, aparecer un punto de insercin en

la celda.

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Los datos se pueden ingresar en la celda o en la barra de frmulas.

Los datos ingresados aparecern en la celda activa y en la barra de

frmulas.

Observe los botones Cancel (Cancelar) y Enter (Introducir) en la barra de

frmulas.

Al seleccionar el botn Enter (Introducir)

se dar por concluido el ingreso de informacin y se desactivarn los botones de la barra de frmulas. La funcin Autocompletar de Excel lleva la cuenta del texto ya ingresado en una columna. Si los primeros caracteres que ingresa en una celda concuerdan con una entrada ya existente en esa columna, Microsoft Excel se encargar de completar el resto por usted.

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Instrucciones para modificar datos en una celda

Es probable que con el tiempo deba modificar y editar los datos ya ingresados en una hoja de clculo. He aqu dos mtodos para lograrlo.

Mtodo rpido y sencillo:

Haga clic en la celda que contiene la informacin que debe modificar. Escriba la nueva informacin. El nuevo texto reemplazar al texto existente.

Si el texto original es demasiado extenso y slo necesita una pequea modificacin (correccin de una falta de ortografa), edite la entrada.

Instrucciones para modificar los datos en una celda:

Mtodo 1: modificacin directa en la celda
Haga doble clic en la celda que contiene la informacin que debe modificar. La celda se abrir y podr modificarla directamente.

Realice los cambios necesarios. Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado

en la barra de frmulas

para completar el ingreso de informacin.

Mtodo 2: modificacin en la barra de frmulas

Haga clic en la celda que contiene la informacin que debe modificar.

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Edite la entrada en la barra de frmulas.

Instrucciones para eliminar datos en una celda

Siga estos pasos para eliminar datos existentes en una celda:
Seleccione con un clic del ratn la celda que contiene la informacin que debe

eliminar. Haga clic en la informacin que aparece en la barra de frmulas. Haga clic en el botn Cancel (Cancelar) para borrar la informacin ingresada y desactivar los botones de la barra de frmulas. O BIEN,

Seleccione con un clic del ratn la celda que contiene la informacin que debe

eliminar. Pulse la tecla Delete (Suprimir). O bien, Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Clear Contents (Borrar contenido) en el men contextual.

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Siga estos pasos para eliminar datos que se escribieron, pero todava no se ingresaron en la celda:
Pulse la tecla Escape y cancele la informacin ingresada.

Funciones Undo (Deshacer) y Redo (Rehacer)

A veces, quizs cometa un error en una hoja de clculo, como por ejemplo ingresar un nmero equivocado en una celda. Excel 2003 le permite deshacer esa operacin. Utilice el Botn Undo (Deshacer) en la barra de herramientas estndar. Se puede recuperar la ltima accin.

Siga estos pasos para deshacer acciones recientes (ingreso de informacin, formato, etc.) en forma individual:
Haga clic en el

botn Undo (Deshacer).

Siga estos pasos para deshacer varias acciones recientes simultneamente:

Haga clic en la flecha situada junto al botn Undo (Deshacer).

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Seleccione en la lista las operaciones que desea deshacer.

Microsoft Excel deshace la accin seleccionada y todas las que figuran con

anterioridad a sta en la lista.

Una accin de Deshacer puede cancelarse mediante la aplicacin de una accin de Rehacer. Esto resulta muy til cuando realiz por error una operacin de Deshacer. Recuerde, slo es posible Rehacer una accin si no ha modificado una hoja de clculo desde que se ejecut la ltima operacin de Deshacer:

Siga estos pasos para Rehacer una operacin de Deshacer:

Pulse el botn

Redo (Rehacer).

Siga estos pasos para rehacer al mismo tiempo varias acciones deshechas:
Haga clic en la flecha situada junto al botn Redo (Rehacer). Seleccione en la lista las operaciones que desea rehacer. Microsoft Excel cancela la accin de Deshacer.

Seleccin de varias celdas

En Excel 2003 llamamos celda activa a aqulla que se encuentra seleccionada en ese momento. Tambin puede seleccionar un grupo de celdas contiguas, o un rango de celdas. Pueden realizarse varias operaciones con un rango de celdas: desplazarlo, copiarlo, eliminarlo o darle formato. Un rango de celdas puede definirse de distintas maneras: seleccin de un grupo especfico de celdas, de varias columnas o filas; o bien de toda la hoja de clculo.

Siga estos pasos para seleccionar un rango de celdas:

Vaya a la primera celda del rango. El puntero del ratn se transformar en una cruz grande. Mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y arrstrelo hacia la izquierda

o derecha, hacia arriba o abajo hasta la ltima celda que desea seleccionar. Suelte el botn del ratn.

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Las celdas seleccionadas aparecern sombreadas.

Siga estos pasos para seleccionar todas las celdas en una columna o fila:
Seleccione la columna de su preferencia haciendo clic en el ttulo gris y

arrastre el cursor por los ttulos de las otras columnas para incluirlas.

Seleccione la fila de su preferencia haciendo clic en el ttulo gris y arrastre el

cursor hacia abajo para incluir otras filas.

Siga estos pasos para seleccionar toda la hoja de clculo:

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Haga clic en el rectngulo gris situado en el ngulo superior izquierdo para

seleccionar toda la hoja de clculo.

Si las celdas y columnas que desea no estn contiguas, seleccione uno de los rangos que desea y mantenga pulsada la tecla Control mientras selecciona los dems.

Ingrese los siguientes datos en una hoja de clculo:

En la celda B1, escriba Nombre En la celda C1, escriba Direccin En la celda D1, escriba Telfono En la celda B2, escriba Antonio En la celda C2, escriba Cabildo 24 En la celda D2, escriba 555-5555 En la celda B3, escriba Lisa En la celda C3, escriba Av. Coln 1830 En la celda D3, escriba 555-1213
Modifique el rtulo que ingres en la celda B1 mediante el mtodo de edicin

directa de la celda. Cambie Nombre por Nombre de pila. Elimine el nmero de telfono que ingres en la celda D3. Deshaga la ltima operacin. Edite el nmero de telfono que ingres en la celda D3 mediante el mtodo de edicin en la barra de frmulas. Cambie el nmero de telfono por 555-1214. Seleccione todo el contenido de una columna o de una fila.

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Definicin de las funciones de cortar, copiar y pegar

Las funciones de cortar, copiar y pegar son sumamente tiles en Excel 2003. Le permitirn copiar y/o cortar rpidamente informacin de las celdas (texto, nmeros o frmulas) y pegarla en otras. Estas operaciones le evitan tener que escribir siempre la misma informacin. Los botones Cut (Cortar), Copy (Copiar) y Paste (Pegar) se encuentran ubicados en la barra de herramientas estndar.

Las funciones Cut (Cortar), Copy (Copiar) y Paste (Pegar) tambin aparecen como opciones en el men Edit (Edicin).

Estas funciones tambin pueden realizarse con las teclas de atajo: Cortar Copiar Pegar Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V

Instrucciones para copiar y pegar el contenido de las celdas

La funcin Copiar le permite copiar informacin seleccionada de la hoja de clculo y ubicarla temporalmente en el portapapeles, un archivo de almacenamiento temporal en la memoria de su computadora. La funcin Pegar le permite seleccionar cualquiera de

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los elementos del portapapeles y colocarlo en otra celda de la misma hoja de clculo, o incluso en otra hoja de clculo.

Siga estos pasos para copiar y pegar:

Seleccione la celda o celdas que desea duplicar. Haga clic en el

botn Copy (Copiar) en la barra de herramientas estndar. El borde de las celdas afectadas se asemejar a un "desfile de hormigas".

Haga clic en la celda en que desea colocar la informacin duplicada. La celda

quedar resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la primera celda en que desea colocar la informacin duplicada.

Pulse la tecla Enter (Intro). La informacin se copiar en su nueva ubicacin.

Asegrese de no pegar informacin en celdas que ya contienen datos. Si lo hace, borrar la informacin contenida en la celda. Podr copiar informacin de distintos orgenes, entre ellos sitios Web, mensajes electrnicos y otras aplicaciones de Office como Word y PowerPoint, y pegarla en una hoja de clculo de Excel.

Instrucciones para cortar y pegar informacin el contenido de las celdas

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La funcin Cut (Cortar) le permite eliminar informacin de las celdas de una hoja de clculo. La informacin cortada puede pegarse en otra celda, siempre y cuando lo haga antes de efectuar otra operacin. Si no pega inmediatamente la informacin cortada, sta se borrar del portapapeles de Office.

Siga estos pasos para cortar y pegar:

Seleccione la celda o celdas que desea cortar.

Haga clic en el botn Cut (Cortar) en la barra de herramientas estndar. La informacin que contiene se borrar. El borde de las celdas afectadas se asemejar a un "desfile de hormigas". Haga clic en la celda en que desea colocar la informacin duplicada. La celda quedar resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la primera celda en que desea colocar la informacin duplicada.

Pulse la tecla Enter (Intro). La informacin se pegar en su nueva ubicacin.

Tal vez no desee pegar la informacin cortada. Puede usar Cut (Cortar) slo para borrar informacin de una celda.

Instrucciones para desplazar datos con las funciones de arrastrar y colocar

Tambin podr desplazar datos de una celda a la otra mediante el mtodo de arrastrar y colocar. Puede usar el cursor para sealar la informacin a desplazar y luego arrastrar la celda a su nueva ubicacin.

Siga estos pasos para usar el mtodo de arrastrar y colocar:

Resalte y seleccione la o las celdas que desea desplazar a otra ubicacin. Coloque el puntero del ratn cerca de uno de los bordes de la o las celdas

seleccionadas. El puntero del ratn se transformar de una cruz grande blanca a una cruz negra delgada con flechas en sus cuatro extremos.

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Mantenga el puntero del ratn en el borde de la celda seleccionada y, a

continuacin, pulse y mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y arrastre la celda a su nueva ubicacin.

Suelte el botn del ratn para desplazar la informacin a su nueva ubicacin. Escriba las siguientes palabras: cortar en la celda A1, copiar en la celda B1 y pegar en la celda C1. Resalte un rango de celdas que incluya las celdas A1 y B1. Desplace el rango de celdas a D1 y E1. Corte la informacin de la celda E1 (debera ser la palabra copiar). Pegue la informacin cortada en la celda A1. Copie la informacin de la celda A1 (debera ser la palabra copiar). Pegue la informacin copiada en la celda F1.

Introduccin a las frmulas

En sus pocas de estudiante, probablemente haya tenido que memorizar ciertas frmulas para resolver problemas matemticos. Microsoft Excel emplea estas mismas frmulas para realizar clculos en una hoja de clculo. Una frmula puede ser una combinacin de valores (nmeros o referencias de celdas) y operadores aritmticos (+, -, /, *, =) dentro de una expresin algebraica. En Excel, todas las frmulas deben comenzar con el signo igual (=). La siguiente tabla muestra algunos de los operadores aritmticos que aprendi en sus pocas de estudiante y la representacin de estos mismos operadores en Excel 2003. Suma Escuela + Excel 2003 +

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Resta Multiplicacin Divisin Igual X / = * / =

El resultado de una frmula (la respuesta de la suma 2+3, por ejemplo) aparecer en la celda de la hoja de clculo de Excel, mientras que la frmula correspondiente slo se ver en la barra de frmulas. El resultado de una frmula cambiar a medida que se ingresan distintos nmeros en las celdas mencionadas en la definicin de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de suma

En Excel, una frmula sencilla contiene una sola operacin aritmtica: un primer nmero ms un segundo nmero es igual a un tercer nmero. Crear una frmula sencilla es tan fcil como escribir 1+1. La nica diferencia es que en Excel todas las formulas deben comenzar con el signo igual (=). Si en Excel escribe nada ms que 1+1, la celda slo mostrar "1+1". Deber comenzar la ecuacin con el signo igual, o sea =1+1. Esto es vlido para cualquier frmula, sencilla o compleja, de suma, resta, multiplicacin o divisin. Sumemos dos nmeros para crear un tercero, 128+345=473. En Excel 2003, esto se expresa con la frmula =128+345, tal como se muestra a continuacin.

Siga estos pasos para crear una frmula sencilla que sume dos nmeros:

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Haga clic en la celda donde se definir la frmula. Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de

la frmula. Escriba el primer nmero de la suma (128, por ejemplo) Escriba el signo ms (+) para que Excel sepa que se realizar una suma. Escriba el segundo nmero de la suma (345, por ejemplo). Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas para completar el ingreso de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de suma (continuacin)

Pero, qu sucede si una columna contiene varios nmeros, cada uno de los cuales cambia peridicamente? Usted no desear escribir una nueva frmula cada vez que se modifique un nmero. Afortunadamente, Excel 2003 le permite incluir referencias de celdas en las frmulas. Una frmula puede sumar los valores de dos celdas (por ejemplo, B2 y B3). Escriba los valores que desee en estas dos celdas y la frmula ajustar la respuesta como corresponda. Si usa este mtodo para calcular dos nmeros (por ejemplo 128 y 345), deber escribir 128 en la celda B2 y 345 en la celda B3. La frmula de Excel, =B2+B3, quedar entonces definida en la celda B4.

Siga estos pasos para crear una frmula sencilla que sume el contenido de dos celdas:
Escriba los nmeros que desea calcular en celdas separadas (por ejemplo,

escriba 128 en la celda B2 y 345 en la B3). Seleccione con un clic del ratn la celda en la que aparecer la respuesta (por ejemplo, B4). Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de la frmula. Escriba el nmero de celda que contiene el primer nmero de la suma (por ejemplo, B2). Escriba el signo ms (+) para que Excel sepa que se realizar una suma. Escriba el nmero de celda que contiene el segundo nmero de la suma (por ejemplo, B3).

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Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado

en la barra de frmulas para completar el ingreso de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de resta mediante el mtodo de sealar y hacer clic
En la definicin de las frmulas pueden utilizarse nmeros o referencias de celdas. En lugar de escribir el nmero o la referencia de celda, tambin podr utilizar el ratn para seleccionar las celdas que utilizar en la frmula. Mediante este mtodo, escriba una frmula sencilla que reste una celda de otra: =B3-B2.

Siga estos pasos para crear una frmula sencilla de resta mediante el mtodo de sealar y hacer clic:
Escriba los nmeros que desea calcular en celdas separadas (por ejemplo,

escriba 128 en la celda B2 y 345 en la B3). Seleccione con un clic del ratn la celda en la que aparecer la respuesta (por ejemplo, B4). Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de la frmula. Haga clic en la primera celda que desea incluir en la frmula (por ejemplo, B3). Escriba el signo menos (-) para que Excel sepa que se realizar una resta. Haga clic en la prxima celda de la frmula (B2, por ejemplo). Si la frmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la frmula. Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas para completar el ingreso de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de multiplicacin

La creacin de frmulas de multiplicacin es muy similar a la creacin de frmulas de suma y resta. Para multiplicar dos celdas, B2 y B3, deber insertar entre ellas un operador de multiplicacin (*) =B2*B3.

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Siga estos pasos para crear una frmula sencilla que multiplique el contenido de dos celdas:
Escriba los nmeros que desea calcular en celdas separadas (por ejemplo,

escriba 128 en la celda B2 y 345 en la B3). Seleccione con un clic del ratn la celda en la que aparecer la respuesta (por ejemplo, B4). Escriba = Haga clic en la primera celda que desea incluir en la frmula (por ejemplo, B2). Escriba un operador aritmtico (por ejemplo, el smbolo de multiplicacin *). El operador aparecer en la celda y en la barra de frmulas. Haga clic en la prxima celda de la frmula (B3, por ejemplo). Si la frmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la frmula. Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas para completar el ingreso de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de divisin

La creacin de frmulas de divisin es muy similar a la creacin de frmulas de suma, resta y multiplicacin. Para dividir el contenido de la celda B2 por la celda B3, deber insertar entre ellas un operador de divisin (/) =B2/B3.

Siga estos pasos para crear una frmula sencilla que divida una celda por otra:

Escriba los nmeros que desea calcular en celdas separadas (por ejemplo,

escriba 128 en la celda B2 y 345 en la B3). Seleccione con un clic del ratn la celda en la que aparecer la respuesta (por ejemplo, B4). Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de la frmula.

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B2). Escriba un operador aritmtico (por ejemplo, el smbolo de divisin /). El operador aparecer en la celda y en la barra de frmulas. Haga clic en la prxima celda de la frmula (por ejemplo, B3). Si la frmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la frmula. Muy importante: pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas. Con este paso concluye la frmula. Ingrese 1234 en la celda A1. Ingrese 15865 en la celda A2. Haga clic en la celda en que desea que aparezca el resultado. En la celda A3, escriba una frmula para sumar las celdas A1 y A2. En la celda A4, escriba una frmula para restar las celdas A1 y A2. En la celda A5, escriba una frmula para multiplicar la celda A1 por la celda A2. En la celda A6, escriba una frmula para dividir la celda A2 por la celda A1.
Haga clic en la primera celda que desea incluir en la frmula (por ejemplo,

Definicin de las frmulas complejas

Las frmulas sencillas tienen una sola operacin aritmtica, mientras que las frmulas complejas incluyen ms de una. En las operaciones aritmticas, es muy importante mantener el orden. Al ingresar una frmula compuesta de varias operaciones (suma, resta y divisin), Excel 2003 sabr que tiene que ejecutarlas en un determinado orden. El orden de las operaciones es el siguiente: 1. Operaciones entre parntesis 2. Clculos que incluyan exponentes potenciales (elevacin a una potencia) 3. Multiplicacin y divisin, sea cual fuere que aparezca en primer trmino 4. Suma y resta, sea cual fuere que aparezca en primer trmino Respetando este orden, veamos cmo se calcula la frmula 120/(8-5)*4-2 en la siguiente figura:

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Ahora veamos otro ejemplo: 2*(6-4) =? Cul es la respuesta, 8 4? Si realiza el clculo en el orden en que aparecen los nmeros, sin tener en cuenta los parntesis, 2*6-4, obtendr el resultado incorrecto, 8. Debe seguir el orden de las operaciones para llegar a la respuesta correcta.

Siga estos pasos para obtener la respuesta correcta:

Calcule la operacin que figura entre parntesis (6-4), cuya respuesta es 2. Multiplique la respuesta obtenida en el paso anterior, que es 2, por la

expresin numrica 2* que abri la ecuacin. En otras palabras, multiplique 2*2. La respuesta correcta es 4. Al usar frmulas con referencias de celdas, los resultados cambian cada vez que se modifican los nmeros. Recuerde: cuando trabaje en Excel, nunca realice las operaciones aritmticas "mentalmente" ni escriba la respuesta en una celda donde debera haber una frmula para calcular la respuesta.

Definicin de las frmulas complejas (continuacin)

Antes de continuar, analice ms frmulas y asegrese de haber comprendido el orden de las operaciones con las que Excel calcula la respuesta. 5*3/2 Multiplique 5*3 antes de realizar la divisin porque el signo de multiplicacin precede al de divisin. La respuesta es 7,5. Divida 5/3 antes de realizar la multiplicacin porque el signo de divisin precede al de multiplicacin. La respuesta es 3,333333. Realice la operacin que figura entre parntesis (3*2) primero y luego divida este resultado por 5. La respuesta es 0,833333. Sume 5+3 antes de realizar la resta, porque el signo de suma precede al de resta. La respuesta es 6. Reste 5-2 antes de realizar la suma porque el signo de resta precede al de suma. La respuesta es 6. Multiplique 2*3 antes de realizar la resta porque el signo de multiplicacin tiene una jerarqua superior al de resta. La respuesta es -1. Realice primero la operacin que

5/3*2

5/(3*2)

5+3-2

5-2+3

5-2*3

(5-2)*3

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figura entre parntesis (5-2) y luego multiplique el resultado por 3. La respuesta es 9.

Creacin de frmulas complejas

En una frmula compleja, Excel 2003 sigue automticamente un orden estndar de operaciones. Por lo tanto, si desea calcular en primer trmino una parte de la frmula, colquela entre parntesis. A modo de ejemplo, digamos que si deseamos sumar el contenido de las celdas B2 y B3, y luego multiplicar la respuesta por los datos de la celda A4, entonces necesitaramos definir la siguiente frmula: =(B2+B3)*A4.

Ingrese los nmeros que desea calcular. Haga clic en la celda en que desea que aparezca el resultado de la frmula. Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de

la frmula. Escriba un parntesis de apertura, o ( Haga clic en la primera celda que desea incluir en la frmula (por ejemplo, B2). Escriba el signo ms (+) para que Excel sepa que se realizar una suma. Haga clic en la segunda celda de la frmula. La referencia B3 aparecer en el lugar donde desea colocar el resultado. Finalice la operacin B2+B3 al agregar un parntesis de cierre, o ) Escriba el operador aritmtico siguiente, o el smbolo de multiplicacin (*), para que Excel sepa que se va a realizar una multiplicacin. Haga clic en la tercera celda que desea incluir en la frmula, la celda A4. Muy importante: pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas. Con este paso concluye la frmula. Intente cambiar uno de los valores de la frmula y observe la respuesta obtenida.

Rellenado de frmulas en otras celdas

Algunas veces, usted escribir una frmula que utilizar bastante en distintos lugares de una hoja de clculo. Por ejemplo, una hoja de clculo puede contener varias columnas de nmeros. Cada columna tendr una frmula que sume todos los nmeros que all figuren. Podr escribir la frmula varias veces, una vez en cada columna, o bien podr copiarla y pegarla en cada columna. El mtodo de rellenado de frmula le permite copiar una frmula y rellenar con ella varias celdas consecutivas simultneamente. Al desplazar el puntero del ratn sobre el controlador de relleno, es decir el cuadrado situado en el ngulo inferior derecho de la celda, ste se transformar en un filamento cruzado.

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Siga estos pasos para copiar una frmula a una celda contigua con el controlador de relleno:
Haga clic en la celda que contiene la frmula que desea copiar. Coloque el puntero del ratn sobre el controlador de relleno. Haga clic y mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y luego arrastre el

contenido a la celda que desea aplicar el rellenado de frmula. Suelte el botn del ratn. Seleccione la opcin Copy Cells (Copiar celdas) en el men desplegable de opciones de autorrelleno.

Al copiar la frmula a otras celdas de la hoja de clculo, las referencias de celdas de una frmula se actualizan automticamente. Tambin puede utilizar la funcin de copiar y pegar para copiar una frmula en otras celdas. Haga clic en Avanzar para obtener ms informacin sobre el mtodo de copiar y pegar.

Instrucciones para copiar y pegar frmulas

El proceso para copiar y pegar una frmula es idntico al proceso utilizado para copiar y pegar texto.

Siga estos pasos para copiar y pegar una frmula:

Seleccione la celda que contiene la frmula que desea copiar. Haga clic en el botn

Copy (Copiar). Las celdas copiadas aparecern rodeadas por un "desfile de hormigas".

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Seleccione la celda donde desea pegar la frmula duplicada. Pulse la tecla Enter (Intro). La frmula se copiar en su nueva ubicacin.

Revisin de frmulas
Excel le permite revisar, y por ende modificar, todas las frmulas que haya escrito anteriormente en una hoja de clculo.

Siga estos pasos para revisar una frmula mediante el empleo del teclado:
Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desea modificar. Ahora el cursor puede moverse hacia la izquierda y hacia la derecha entre los

valores en la frmula de la celda B5.

Realice las modificaciones necesarias a la frmula. Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) para

aceptar la nueva frmula.

Creacin de una referencia absoluta

En lecciones anteriores aprendimos que al copiar una frmula que utiliza referencias, Excel automticamente ajustar las referencias en las frmulas pegadas para reflejar las nuevas celdas afectadas por la frmula. Sin embargo, al copiar y pegar una frmula muchas veces no querr que se modifiquen una o varias referencias. Este problema se soluciona con la referencia absoluta. Las referencias absolutas de celdas en una frmula siempre se referirn a la misma celda o

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rango de celdas en una frmula. Si la frmula se copia en otra ubicacin, la referencia absoluta no se modificar. En una frmula, la referencia absoluta queda identificada por el signo de dlar ($). ste puede preceder la referencia de la columna, de la fila o de ambas. Algunos ejemplos de referencias absolutas son: $A$2 A$2 $A2 La columna y la fila no cambiarn cuando se las copie. La fila no cambiar cuando se la copie. La columna no cambiar cuando se la copie.

Siga estos pasos para crear una referencia absoluta:

Escriba los nmeros que desea calcular (por ejemplo: 34567 en la celda B2 y

1234 en la celda B3). A continuacin, cree una frmula sencilla (=B2+B3).

Para crear en esa frmula una referencia absoluta, para B2, agregue el signo

de dlar $ antes de B (referencia de la columna) y antes de 2 (referencia de la fila) de manera que la nueva frmula se lea as (=$B$2+B3)

Copie y pegue la frmula en otra celda contigua. La frmula ahora incluye

una referencia absoluta a B2 (=$B$2+D3).

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Ingrese la siguiente informacin:

Escriba 12345 en la celda A1. Escriba 15865 en la celda A2. Escriba 9347 en la celda B1. Escriba 11942 en la celda B2. Escriba 19348 en la celda C1. Escriba 17103 en la celda C2.
Cree las siguientes frmulas sencillas:

En la celda A3, escriba una frmula para sumar las celdas A1 y A2

Rellene la frmula de la celda A3 en las celdas B3 y C3 Cree las siguientes frmulas complejas:

En la celda A5, escriba una frmula que divida la celda A1 por la suma de las celdas A3, B3 y C3
En la frmula definida en la celda A5, cree una referencia absoluta para

todas las celdas y filas mencionadas en la siguiente parte de la frmula: la suma de las celdas A3, B3 y C3. Copie la frmula y la referencia absoluta de la celda A5 y pguela en las celdas B5 y C5. Observe cmo las frmulas que aparecen en las celdas A5, B5 y C5 son distintas entre s.

Uso de las funciones

Una funcin es una frmula predefinida que ayuda a ejecutar operaciones matemticas comunes. Las funciones le ahorrarn el tiempo de escribir largas frmulas. A modo de ejemplo, digamos que podr utilizar -entre otras- una funcin de Excel denominada Average (Promedio) para hallar rpidamente el promedio de un rango de nmeros. O bien, usar la funcin SUM (SUMA) para sumar un rango de celdas. Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes. Cada funcin tiene un cierto orden, llamado sintaxis, que es necesario respetar para que la funcin produzca los resultados deseados. Sintaxis: 1. Todas las funciones comienzan con el signo =. 2. A continuacin del signo = se encuentra el nombre de la funcin [por ejemplo, SUM (SUMA)]. 3. Los argumentos -nmeros, texto o referencias de celdas- deben figurar entre parntesis. Si hay ms de un argumento, stos deben estar separados por comas. He aqu un ejemplo de una funcin con un solo argumento, que suma el rango de celdas B3 a B10:

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He aqu un ejemplo de una funcin con ms de un argumento, que calcula el promedio de los nmeros en un rango de celdas: B3 a B10 y C3 a C10:

Excel tiene cientos de funciones (frmulas predefinidas) diferentes para ayudarlo a hacer clculos. Como usted ya sabe, crear frmulas individuales es una tarea difcil y lenta. Si utiliza las funciones que trae Excel, ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.

Las funciones de Excel

Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes. A los efectos de este curso, trataremos algunas de las funciones ms comunes.

Entre las funciones estadsticas se encuentran:

SUM (SUMA) - permite sumar un rango de celdas. AVERAGE (PROMEDIO) - permite obtener el promedio de un rango de

celdas. COUNT (CONTAR) - cuenta la cantidad de datos elegidos en un rango de celdas. MAX - identifica el nmero ms alto en un rango de celdas. MIN - identifica el nmero ms bajo en un rango de celdas.

Entre las funciones financieras se encuentran:

Tasas de inters Pagos de prstamos Montos de depreciacin de artculos

Entre las funciones de fecha y hora se encuentran:

DATE (FECHA) - Devuelve el nmero de serie que representa una cierta

fecha. Day of Week (DIASEM) DAYS360 (DIAS360) - Calcula la cantidad de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das. TIME (NSHORA) - Devuelve el nmero de serie de una cierta hora. HOUR (HORA) - Convierte un nmero de serie en hora. MINUTE (MINUTOS) - Convierte un nmero de serie en minuto. TODAY (HOY) - Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. MONTH (MES) - Convierte un nmero de serie en un mes. YEAR (AO) - Convierte un nmero de serie en un ao.

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No es necesario que aprenda las funciones de memoria. Simplemente debe tener una idea acerca de ellas.

Suma de un rango de datos

La funcin Autosuma le permite crear una frmula que incluye un rango de celdas, por ejemplo: varias celdas en una columna o en una fila.

Siga estos pasos para calcular la Autosuma de un rango de datos:

Escriba los nmeros que desea incluir en la frmula, en celdas separadas en

la columna B (por ejemplo: en la celda B3 escriba 128, en la B4 escriba 345, en la B5 escriba 243, en la B6 escriba 97 y en la B7 escriba 187). Haga clic en la primera celda (B3) que desea incluir en la frmula. Mediante el mtodo de sealar, hacer clic y arrastrar, arrastre el puntero del ratn para definir un rango de celdas que vaya de la B3 a la B7. En la barra de herramientas estndar, haga clic en el botn AutoSum (Autosuma). El total aparecer en la celda B8 o en la celda que se encuentra inmediatamente debajo del rango seleccionado. Observe que la frmula =SUM(B3:B7) [=SUMA(B3:B7)] ha sido definida en la celda B8.

Promedio de un rango de nmeros

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La funcin Promedio permite calcular el promedio de un rango de nmeros. Esta funcin puede seleccionarse desde el men desplegable AutoSum (Autosuma).

Siga estos pasos para calcular el promedio de un rango de datos:

Escriba los nmeros a incluir en la frmula, en celdas separadas de la

columna B (por ejemplo: en la celda B3 escriba 128, en la B4 escriba 345, en la B5 escriba 243, en la B6 escriba 97 y en la B7 escriba 187). Haga clic en la primera celda (B3) que desea incluir en la frmula. Mediante el mtodo de sealar, hacer clic y arrastrar, arrastre el puntero del ratn para definir un rango de celdas que vaya de la B3 a la B7. En la barra de herramientas estndar, haga clic en la seccin desplegable del botn AutoSum (Autosuma).

Seleccione la funcin Average (Promedio) de la lista desplegable de

funciones.

El promedio aparecer en la celda B8 o en la celda que se encuentra

inmediatamente debajo del rango seleccionado. Observe que la frmula =AVERAGE(B3:B7) [=PROMEDIO(B3:B7)] ha sido definida en la celda B8.

Acceso a las funciones de Excel 2003

Siga estos pasos para obtener acceso a otras funciones de Excel 2003:

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Mediante el mtodo de sealar, hacer clic y arrastrar, seleccione un rango de

celdas para incluir en la frmula. En la barra de herramientas estndar, haga clic en la seccin desplegable del botn AutoSum (Autosuma). Si usted no ve la funcin que desea utilizar (Sum [Suma], Average [Promedio], Count [Cuenta], Max [Mx], Min [Mn]), haga clic en More Functions (Ms funciones) para visualizar otras funciones.

Aparecer el cuadro de dilogo Insert Function (Insertar funcin). Existen tres formas de ubicar una funcin en el cuadro de dilogo Insert

Function (Insertar funcin):

Escriba una pregunta en el cuadro Search for a function (Buscar una funcin) y haga clic en el botn GO (Ir). O bien, Desplcese por la lista de las funciones en orden alfabtico en el campo Select a function (Seleccionar una funcin). O bien, Seleccione una categora en la lista desplegable Select a category (Seleccionar una categora) y examine los nombres de las funciones correspondientes en el campo Select a function (Seleccionar una funcin).

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Seleccione la funcin que desea utilizar y haga clic en el botn OK (Aceptar). Ingrese la siguiente informacin:

Escriba 7842 en la celda A1. Escriba 5681 en la celda A2. Escriba 3947 en la celda A3. Escriba 2594 en la celda B1. Escriba 9024 en la celda B2. Escriba 6505 en la celda B3.
Cree una frmula en la celda A4 que utilice la funcin Autosuma para sumar

los valores de las celdas A1, A2 y A3. Cree una frmula en la celda B4 que utilice la funcin Promedio para hallar los promedios de los valores de las celdas B1, B2 y B3.

Asignacin de nombres a las hojas de clculo

Al principio de este curso, aprendi que las etiquetas de las hojas se denominan Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3), y aparecen en la parte inferior de la pantalla. Estos no son nombres muy elocuentes. Excel 2003 le permite asignar nombres descriptivos para cada hoja de clculo de un libro -Chequeras, Informes, Cuentas- de manera de poder ubicar la informacin rpidamente.

Siga estos pasos para asignarle un nombre a una hoja de clculo:

Haga doble clic en la etiqueta de la hoja de clculo para seleccionarla. Un

recuadro negro resaltar el texto.

Escriba un nombre nuevo para la hoja de clculo.

Pulse la tecla Enter (Intro). La hoja de clculo ya cuenta con un nombre propio.

Insercin de las hojas de clculo

En Excel 2003, cada libro nuevo viene con tres hojas de clculo etiquetadas como Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3). Usted puede insertar nuevas hojas de clculo si fuera necesario, o bien eliminar otras que ya no necesita.

Siga estos pasos para insertar una nueva hoja de clculo:

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Seleccione Insert (Insertar)

Worksheet (Hoja de clculo) en la barra de

mens.

Una nueva etiqueta de hoja de clculo se agrega en la parte inferior de la

pantalla. Se llamar Sheet4 (Hoja4), Sheet5 (Hoja5) o el siguiente nmero secuencial de hoja que corresponda al libro.

Eliminacin de las hojas de clculo

Se puede eliminar cualquier hoja de clculo de un libro, inclusive aqullas que tienen informacin. Recuerde, un libro debe tener una hoja de clculo como mnimo.

Siga estos pasos para eliminar una o ms hojas de clculo:

Haga clic en la(s) hoja(s) que desea eliminar. Seleccione Edit (Edicin) Delete Sheet (Eliminar hoja) en la barra de

mens.

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Si la hoja que quiere eliminar contiene informacin, aparecer el siguiente

cuadro de dilogo.

Haga clic en el botn Delete (Eliminar) para suprimir la hoja de clculo y toda

la informacin que contiene.

Otra manera de eliminar o insertar una hoja de clculo es hacer clic con el botn derecho del ratn en la hoja de clculo a ser eliminada y luego seleccionar Delete (Eliminar) o Insert (Insertar) en el men contextual.

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Instrucciones para agrupar y desagrupar las hojas de clculo

Un libro es un documento de Excel compuesto de varias pginas, llamadas hojas de clculo. Algunas veces desear trabajar con las hojas de a una por vez como si cada una de ellas fuera una unidad independiente. En otras oportunidades, deber agregar la misma informacin o formato a todas las hojas. Excel le permite escribir una y otra vez la misma informacin en cada una de las hojas, aplicar un formato idntico, o bien agrupar las hojas de clculo e ingresar la informacin una sola vez. Tambin podr combinar las hojas de clculo y formar un grupo. La agrupacin de hojas de clculo le permite aplicar las mismas frmulas o formatos a todas las hojas del grupo. Cuando las hojas de clculo estn agrupadas, todos los cambios introducidos en una de ellas se repiten en todas las hojas de clculo que integran el grupo. Si varias hojas de clculo tienen datos comunes -regiones, departamentos, trimestres, meses, semanas y das- escrbalos una vez y aparecern en todas las hojas incluidas en el grupo.

Siga estos pasos para agrupar hojas de clculo:

Para seleccionar una sola hoja de clculo, simplemente haga clic en la

etiqueta de la hoja.

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Para seleccionar ms de una hoja de clculo, mantenga pulsada la tecla

Control y haga clic en una o ms de las etiquetas correspondientes a cada hoja de clculo del libro. Para seleccionar todas las hojas de clculo de un libro, haga clic con el botn derecho del ratn en la etiqueta de cualquier hoja y seleccione la opcin Select All Sheets (Seleccionar todas las hojas) en el men contextual. Cuando estn seleccionadas dos o todas las hojas, aparecer un aviso con la palabra -Grupo- en la barra de ttulos. Recuerde que debe desagrupar las hojas de clculo despus de haber terminado de ingresar, mover, copiar y dar formato a los datos comunes. Si no lo hace, todo lo que realice en una hoja se repetir en todas las otras.

Siga estos pasos para desagrupar las hojas de clculo:

Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquiera de las etiquetas de las

hojas seleccionadas. Seleccione Ungroup Sheets (Desagrupar hojas) en el men contextual. La palabra -Grupo- que apareca en la barra de ttulos, desaparecer.

Instrucciones para mover las hojas de clculo

Recuerde que al mover una hoja de clculo, estar llevndola a una nueva ubicacin en este u otro libro.

Siga estos pasos para mover una hoja:

Seleccione la hoja de clculo que desea mover/copiar. Seleccione Edit (Edicin) Move or Copy Sheet (Mover o copiar hoja) en

la barra de mens.

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En el cuadro de dilogo Move or Copy (Mover o copiar), utilice los cuadros

desplegables para seleccionar el nombre del libro al que habr de desplazar la hoja de clculo (el valor predeterminado es el libro actual), as como la ubicacin de la hoja dentro del libro.

Haga clic en la casilla de verificacin Create a copy (Crear una copia) para

copiarla. Haga clic en el botn OK (Aceptar) para mover la hoja a su nueva ubicacin.

Instrucciones para copiar las hojas de clculo

Recuerde que por copiar una hoja, se entiene realizar una copia exacta de ella.

Siga estos pasos para copiar una hoja de clculo:

Seleccione la hoja de clculo que desea mover/copiar. Seleccione Edit (Edicin) Move or Copy Sheet (Mover o copiar hoja) en

la barra de mens. En el cuadro de dilogo Move or Copy (Mover o copiar), utilice los cuadros desplegables para seleccionar el nombre del libro en el que habr de copiar la hoja de clculo (el valor predeterminado es el libro actual), as como la ubicacin de la hoja dentro del libro.

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Haga clic en la casilla de verificacin Create a Copy (Crear una copia).

desplazarla a la ubicacin seleccionada. Asgnele otro nombre a las etiquetas Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3) y llmelas Mateo, Juan y Susana respectivamente. Inserte una hoja de clculo entre las hojas Mateo y Juan. A la nueva hoja de clculo asgnele el nombre de Diana. Mueva la nueva hoja Diana a la izquierda de la hoja Mateo. Copie la hoja de clculo Mateo y desplcela al final para que aparezca a continuacin de la hoja Susana. Cmbiele el nombre a la hoja copiada Mateo(2) y llmela Alberto.

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para crear una copia exacta de la hoja y

Insercin de filas
Excel le permite agregar una fila a su hoja de clculo en el lugar donde la necesite, y desplaza las filas ya existentes hacia abajo para hacerle lugar a la fila nueva.

Siga estos pasos para agregar una fila:

Haga clic en cualquier lugar de la fila debajo del lugar donde desea agregar

una fila nueva.

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Seleccione Insert (Insertar)

Rows (Filas) en la barra de mens.

Se agregar a la hoja de clculo una fila nueva arriba de la celda

originalmente seleccionada por usted. O BIEN,

Haga clic en cualquier lugar de la fila debajo del lugar donde desea agregar

una fila nueva. Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Insert (Insertar) en el men contextual.

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Aparecer el cuadro de dilogo Insert (Insertar celdas).

Seleccione el botn de radio Entire Row (Insertar toda una fila). Haga clic en el botn OK (Aceptar). Se agregar a la hoja de clculo una fila nueva arriba de la celda

originalmente seleccionada por usted.

Seleccione varias filas antes de elegir Insert (Insertar) para agregar filas rpidamente. Excel inserta el mismo nmero de filas que las que seleccion originalmente.

Insercin de columnas
Excel le permite agregar una columna en el lugar donde la necesite, y desplaza las columnas ya existentes para hacerle lugar a la columna nueva.

Siga estos pasos para insertar una columna:

Haga clic en cualquier lugar de la columna donde desea agregar una columna

nueva.

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Seleccione Insert (Insertar)

Columns (Columnas) en la barra de mens.

Aparecer en pantalla una nueva columna a la izquierda de la columna

existente. O BIEN,

Haga clic en cualquier lugar de la columna donde desea agregar una columna

nueva. Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Insert (Insertar) en el men contextual.

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Aparecer el cuadro de dilogo Insert (Insertar celdas).

Haga clic en el botn de radio Entire Column (Insertar toda una columna)

en el cuadro de dilogo Insert (Insertar celdas). Haga clic en el botn OK (Aceptar). Aparecer en pantalla una nueva columna a la izquierda de la columna existente.

Usted tambin puede seleccionar varias columnas antes de elegir Insert (Insertar) para agregar columnas rpidamente. Excel inserta el mismo nmero de columnas que las que seleccion originalmente.

Instrucciones para eliminar columnas y filas

La eliminacin de columnas y filas se realiza prcticamente de la misma manera que su insercin.

Siga estos pasos para eliminar una fila y toda la informacin que contiene:
Seleccione una celda en la fila que desea eliminar. Seleccione Edit (Edicin) Delete (Eliminar) en la barra de mens.

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Haga clic en el botn de radio Entire Row (Toda la fila) en el cuadro de

dilogo Delete (Eliminar celdas).

Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Siga estos pasos para eliminar una columna y toda la informacin que contiene:
Seleccione una celda en la columna que desea eliminar. Seleccione Edit (Edicin) Delete (Eliminar) en la barra de mens. Haga clic en el botn de radio Entire Column (Toda la columna) en el

cuadro de dilogo Delete (Eliminar celdas).

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Haga clic en el botn OK (Aceptar). En la columna A, escriba los siguientes nombres en las celdas A1, A2, A3 y

A4 respectivamente: Mara, en la celda A1 Beto, en la celda A2 Susana, en la celda A3 Juan, en la celda A4

En la columna B, escriba los siguientes nmeros junto a cada nombre

ingresado en la columna A:

44, en la celda B1 a la derecha del nombre de Mara 28, en la celda B2 a la derecha del nombre de Beto 36, en la celda B3, a la derecha del nombre de Susana 89, en la celda B4, a la derecha del nombre de Juan
Inserte una columna entre las columnas A y B. Escriba los siguientes

nmeros en la nueva columna B.

76, en la celda B1, a la derecha del nombre de Mara 57, en la celda B2, a la derecha del nombre de Beto 29, en la celda B3, a la derecha del nombre de Susana 61, en la celda B4, a la derecha del nombre de Juan
Inserte una fila entre las filas 2 y 3. Escriba los siguientes nmeros en la

nueva fila 3.

Ricardo, en la celda A3 45, en la celda B3 58, en la celda C3 61, en la celda B4.

Insercin de celdas
Cuando trabaje con una hoja de clculo de Excel 2003, algunas veces se enfrentar a la necesidad de agregar o eliminar celdas sin tener por ello que agregar o eliminar filas o columnas enteras.

Siga estos pasos para agregar celdas:

Seleccione la ubicacin donde desea agregar las celdas nuevas. Puede ser

una sola celda o un rango de celdas. Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione Insert (Insertar). Nota: tambin puede seleccionar Insert (Insertar) de mens.

Cell (Celdas) en la barra

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Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Insert (Insertar celdas).

Seleccione una de las siguientes opciones: Shift cells right (Desplazar las celdas hacia la derecha) para desplazar hacia la derecha las celdas que se encuentran en las misma fila. Shift cells down (Desplazar las celdas hacia abajo) para desplazar hacia abajo, por la misma columna, las celdas seleccionadas y todas las celdas situadas debajo de ellas.

Elija una opcin y haga clic en el botn OK (Aceptar). El resultado de su eleccin se ver en la hoja de clculo.

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No se olvide de que tambin podr utilizar el cuadro de dilogo Insert/Delete (Insertar celdas/Eliminar celdas) para agregar y eliminar columnas y filas.

Eliminacin de celdas
Siga estos pasos para eliminar celdas:
Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione Delete (Eliminar).

Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Delete (Eliminar celdas).

Seleccione una de las siguientes opciones: Shift cells left (Desplazar las celdas hacia la izquierda) para eliminar las celdas seleccionadas y desplazar hacia la izquierda las celdas que se encuentran en las misma fila. Shift cells up (Desplazar las celdas hacia arriba) para eliminar las celdas seleccionadas y desplazar hacia arriba arriba, por la misma columna, todas las celdas situadas debajo de ellas.

Elija una opcin y haga clic en el botn OK (Aceptar). La hoja de clculo mostrar el resultado de sus elecciones.

Combinacin de celdas
Excel 2003 dispone de otra opcin de alineacin llamada combinar y centrar. Al combinar, estar seleccionando varias celdas y creando una ms grande. A continuacin, podr centrar el contenido en la nueva celda combinada.

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En la siguiente ilustracin, se ven claramente las razones para desear combinar dos celdas. La hoja de clculo muestra las Ventas (Sales) y los Gastos (Expenses) de Sally del Mes pasado (Last Month) y de Este mes (This Month). Observe que el nombre Sally aparece sobre la columna Mes pasado (Last Month). Para centrarlo de manera uniforme en las dos celdas, combine las celdas y cntrelo.

Siga estos pasos para combinar dos celdas en una:

Seleccione las celdas que desea combinar. Pueden ser celdas en una

columna, filas o columnas y filas.

Haga clic en el botn

Merge and Center (Combinar y centrar) en la barra de herramientas de formato.

Las dos celdas ya estn combinadas en una.

Escriba el nombre Oscar en la celda B2. Escriba el nombre Pepe en la celda C2. Escriba el nombre Rita en la celda D2. Inserte una celda entre celdas C2 y D2, y luego desplcelas hacia la derecha. Escriba el nombre Mara en la nueva celda D2. Escriba el rtulo Vendedores en la celda B1.

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Combine y centre las celdas B1, C1, D1 y E1.

Alineacin de texto y nmeros en las celdas mediante el uso de la barra de herramientas de formato
Muy posiblemente ya haya observado que Excel 2003 alinea automticamente el texto (etiquetas) con el margen izquierdo y los nmeros (valores) con el margen derecho para facilitar su lectura.

Excel 2003 le permite cambiar la alineacin automtica de texto y nmeros para que se alineen con el margen izquierdo, con el derecho o queden centrados. La siguiente ilustracin muestra la diferencia entre estos tipos de alineacin aplicados a las etiquetas (texto).

Emplee los botones situados en la barra de herramientas de formato para alinear a la izquierda, centrar o alinear a la derecha texto y nmeros.

Siga estos pasos para alinear texto y nmeros en una celda:

Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en el botn Left-Align (Alinear a la izquierda), Center (Centrar) o

Right-Align (Alinear a la derecha) situado en la barra de herramientas de formato. El texto o los nmeros contenidos en las celdas adoptarn la alineacin seleccionada.

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Modificacin de la alineacin horizontal

En prrafos anteriores hemos aprendido a alinear texto y nmeros mediante los botones de alineacin situados en la barra de herramientas de formato. Tambin podr definir la alineacin mediante la ficha Alignment (Alineacin) del cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas).

La seccin titulada Horizontal (Horizontal) ofrece un cuadro de lista desplegable con las mismas opciones de alineacin (izquierda, centrar y derecha) que se ven representadas en la ilustracin anterior, y muchas ms. Son ellas:

Fill (Rellenar)
Rellena la celda con su contenido actual, repitindolo hasta completar el ancho de dicha celda.

Justify (Justificar)
Si el texto es ms extenso que el ancho de la celda, la opcin Justify (Justificar) ajusta el texto y los espacios entre las palabras para que cada lnea tenga el mismo ancho que la celda.

Center Across Selection (Centrar en la seleccin)

Centra el contenido de la celda situada hacia la extrema izquierda sobre las celdas seleccionadas. Esta funcin es similar a Combinar y centrar con la diferencia de que las celdas no se combinan.

Siga estos pasos para cambiar la alineacin horizontal con la ayuda del cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas):
Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens.

Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Format Cells (Formato de celdas) en el men contextual.

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Aparecer el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Alignment (Alineacin).

Haga clic en el cuadro desplegable Horizontal (Horizontal) y seleccione una

de las opciones para la alineacin horizontal. Haga clic en OK (Aceptar) para aplicar la alineacin horizontal a las celdas seleccionadas.

Modificacin de la alineacin vertical

Tambin puede definir la alineacin vertical del contenido de una celda, de manera similar a la alineacin horizontal. En la seccin de alineacin vertical, la informacin de la celda se puede ubicar en la parte superior, en el medio o en la parte inferior de la celda. El valor predeterminado es Bottom (Inferior).

Siga estos pasos para cambiar la alineacin vertical con la ayuda del cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas):

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Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens.

Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Format Cells (Formato de celdas) en el men contextual.
Aparecer el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Alignment (Alineacin). Haga clic en el cuadro desplegable Vertical (Vertical) y seleccione una de las

opciones para la alineacin vertical. Haga clic en OK (Aceptar) para aplicar la alineacin vertical a las celdas seleccionadas.

Modificacin del control del texto

La seccin Text Control (Control del texto) le permite controlar la manera en que Excel 2003 presentar la informacin en una celda. Hay tres formas de controlar el texto: Wrap Text (Ajustar texto), Shrink to Fit (Reducir hasta ajustar) y Merge Cells (Combinar celdas).

La opcin Wrap Text (Ajustar texto) concatena el contenido de una celda en varias lneas en caso de que la informacin sea demasiado extensa para caber en ese ancho de columna. Tambin aumenta el alto de la celda. La opcin Shrink to Fit (Reducir hasta ajustar) achica el tamao de la fuente para que quepa en las celdas seleccionadas; cuanto ms texto haya, ms pequeo se ver en la celda. La opcin Merge Cells (Combinar celdas) tambin puede aplicarse mediante el uso del botn Merge and Center (Combinar y centrar) situado en la barra de herramientas de formato.

Siga estos pasos para cambiar el control del texto con la ayuda del cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas):

Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Aparecer el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Alignment (Alineacin). Haga clic en alguna de las casillas de verificacin Wrap Text (Ajustar texto), Shrink to Fit (Reducir hasta ajustar) o Merge Cells (Combinar celdas) o combnelas segn sus necesidades.

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Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Modificacin de la orientacin del texto

El cuarto tipo de alineacin de celdas en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas) es la orientacin del texto, que permite rotar el texto 90 grados hacia arriba o hacia abajo.

Siga estos pasos para cambiar la orientacin del texto con la ayuda del cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas):
del texto. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Aparecer el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Alignment (Alineacin). Aumente o disminuya el nmero que aparece en el campo o cuadro de nmero Degrees (Grados). Haga clic en el botn OK (Aceptar). Escriba el texto que desee en la celda B2. Modifique a 30 el alto de la fila 2. Modifique a 20 el ancho de la columna B. Establezca la alineacin horizontal del texto. Establezca la alineacin vertical del texto. Establezca la orientacin del texto en 90 grados.
Seleccione una celda o rango de celdas donde desea cambiar la orientacin

Formato de los nmeros en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas)

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Los nmeros en Excel pueden adoptar distintos formatos: fecha, hora, porcentajes o decimales.

Siga estos pasos para darle formato a los nmeros en una celda:
Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens.

Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Format Cells (Formato de celdas) en el men contextual.
Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de

celdas). Haga clic en la ficha Number (Nmero).

Seleccione Number (Nmero) en la lista desplegable que figura a

continuacin de Category (Categora).

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Utilice las flechas del cuadro Decimal places (Posiciones decimales) para

seleccionar la cantidad de posiciones decimales. Por ejemplo, si selecciona 2, en pantalla aparecer 13,50; si selecciona 3, en pantalla aparecer 13,500. Haga clic en la casilla de verificacin Use 1000 Separator (Usar separador de miles) si desea que se coloquen puntos (1.000) en el nmero. Utilice la lista que figura en el cuadro Negative numbers (Nmeros negativos) para indicar cmo se vern los nmeros inferiores al cero. Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Formato de la fecha en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas)

Excel 2003 permite darle formato a la fecha de distintas maneras. He aqu algunos ejemplos: 12 de Octubre de 2004 12/10/04 12-Oct-04

Siga estos pasos para darle formato a la fecha en una celda:

Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de

celdas). Haga clic en la ficha Number (Nmero). Seleccione Date (Fecha) en la lista desplegable que figura a continuacin de Category (Categora).

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Seleccione el formato de fecha deseado en la lista desplegable Type (Tipo). Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Formato de la hora en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas)

Excel 2003 permite darle formato a la hora de distintas maneras. He aqu algunos ejemplos: 13:30 1:30 PM

Siga estos pasos para darle formato a la hora en una celda:

Seleccione el rango de celdas que desea formatear. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de

celdas). Haga clic en la ficha Number (Nmero). Seleccione Time (Hora) en la lista desplegable que figura a continuacin de Category (Categora).

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Seleccione el formato de hora deseado en la lista desplegable Type (Tipo). Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Formato de porcentaje en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas)

Algunas veces desear visualizar ciertos nmeros como porcentajes. Por ejemplo: Qu porcentaje del total de sus gastos mensuales representan sus cuentas de tarjetas de crdito?

Siga estos pasos para expresar los nmeros como porcentaje:

Seleccione una celda o rango de celdas.

Seleccione Format (Formato)

Cells (Celdas) en la barra de mens.

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Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de

celdas). Haga clic en la ficha Number (Nmero). Seleccione Percentage (Porcentaje) en la lista desplegable que figura a continuacin de Category (Categora).

Utilice las flechas del cuadro Decimal Places (Posiciones decimales) para

seleccionar la cantidad de posiciones que aparecern a la derecha de cada nmero. Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Escriba un nmero en la celda B2 y asgnele un formato que tenga cuatro posiciones decimales. Escriba una fecha en la celda B3 y asgnele el siguiente formato: 12 de Octubre de 2004 Escriba una hora en la celda B4 y asgnele el siguiente formato: 1:30:00 AM Escriba un nmero en la celda B5 y otro ms pequeo en la celda C5. Luego, en la celda D5 defina una frmula para dividir la celda B5 por la celda C5. D formato a la respuesta de la celda D5 para que sea un porcentaje con 1 posicin decimal.

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Cambio de tipo, tamao y color de fuente

En Excel 2003 una fuente est compuesta de tres elementos: tipo, o estilo de la letra; tamao y color de la letra. Si bien la fuente predeterminada de una hoja de clculo es Arial, 10 puntos, el tipo de letra y su tamao pueden cambiarse fcilmente.

Siga estos pasos para seleccionar una fuente:

No se olvide de que los tipos de fuentes disponibles dependen del software que se encuentre instalado en su computadora.

Siga estos pasos para aplicar un tipo de fuente a una celda:

Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista del

nombre de la fuente en la barra de herramientas de formato.

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Aparecer una lista desplegable de todas las fuentes disponibles.

Seleccione el tipo de fuente de su preferencia. La lista se cerrar y el texto seleccionado adoptar la fuente que acaba de

elegir.

Cambio de tipo, tamao y color de fuente (continuacin)

Siga estos pasos para aplicar un tamao de fuente a los datos de una celda:
La lista de tamaos varan de un tipo a otro de fuente. Por ejemplo, los tamaos de la fuente Arial son: 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 36, 48 y 72.

Seleccione una celda o rango de celdas.

66
Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista del

tamao de la fuente en la barra de herramientas de formato.

Aparecer una lista desplegable de todos los tamaos de fuentes disponibles.

Seleccione el tamao de la fuente de su preferencia. La lista se cerrar y el texto seleccionado adoptar el nuevo tamao de la

fuente que acaba de elegir.

Cambio de tipo, tamao y color de fuente (continuacin)

Siga estos pasos para aplicar color a los datos de la celda:
Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en la flecha hacia abajo situada hacia la derecha del cuadro de lista

del color de la fuente.

Aparecer una lista desplegable de todos los colores disponibles.

Seleccione el color de su preferencia.

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La lista se cerrar y el texto seleccionado adoptar el nuevo color de la fuente

que acaba de elegir.

Subrayado, cursiva y negrita

Adems del tipo, tamao y color de fuente, tambin pueden aplicarse estos atributos: negrita, cursiva y subrayado a cualquier texto o nmeros en las celdas.

Siga estos pasos para seleccionar los atributos de una fuente:

Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en cualquiera de las siguientes opciones incluidas en la barra de

herramientas de formato.

Botn Negrita (Ctrl + B si est ejecutando Excel 2003 en ingls, o Ctrl + N si

lo est ejecutando en espaol). Botn Cursiva (Ctrl + I si est ejecutando Excel 2003 en ingls, o Ctrl + K si lo est ejecutando en espaol). Botn Subrayado (Ctrl + U si est ejecutando Excel 2003 en ingls, o Ctrl + S si lo est ejecutando en espaol).
El atributo correspondiente (negrita, cursiva o subrayado) se aplicar a la

fuente.

Los botones Negrita, Cursiva y Subrayado situados en la barra de herramientas de formato funcionan como interruptores. Al pulsarlos una vez se activarn y al pulsarlos nuevamente, se desactivarn.

Diseo y aplicacin de estilos

La aplicacin de estilos es til para ahorrar tiempo cuando est dando formato a una hoja de clculo. El estilo es un conjunto exclusivo de atributos de la fuente (Number [Nmero], Alignment [Alineacin], Font [Fuente], Border [Bordes], Patterns [Tramas] y Protection [Proteccin]). En una hoja de clculo pueden crearse distintos tipos de estilos, cada uno de ellos con atributos y nombres diferentes. Al aplicarlos a la celda, la informacin que figura en ella reflejar los atributos definidos para ese estilo.

Siga estos pasos para aplicar un estilo:

Seleccione una celda o rango de celdas.

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Seleccione Format (Formato)

Style (Estilo) en la barra de mens.

Seleccione un estilo de la lista desplegable Style name (Nombre del estilo).

Excel 2003 le permite modificar los atributos del estilo (Number [Nmero], Alignment [Alineacin], Font [Fuente], Border [Bordes], Patterns [Tramas] y Protection [Proteccin]) para cualquier nombre del estilo. Podr crear nuevos estilos mediante un clic en el botn Add (Agregar) en el cuadro de dilogo Style (Estilo).

Instrucciones para agregar bordes a las celdas

Excel 2003 permite aplicar bordes a las celdas de su hoja de clculo para destacar informacin importante o asignar nombres a las columnas o filas.

Siga estos pasos para agregar bordes a una celda o rango de celdas:

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Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en la flecha situada junto al botn Borders (Bordes). Aparecer en pantalla la lista desplegable de bordes.

Seleccione un estilo de borde.

El borde seleccionado se aplicar a las celdas seleccionadas.

Instrucciones para agregar color a las celdas

Excel 2003 permite aplicar colores a las celdas de su hoja de clculo para destacar la importancia de cierta informacin.

Siga estos pasos para agregar color a una celda:

Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en la flecha situada junto al botn del Color de relleno. Aparecer

en pantalla un men desplegable de colores de relleno.

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Seleccione un color de relleno.

El color elegido se aplicar a la celda seleccionada. Escriba el rtulo Informacin sobre las fuentes en Excel en la celda B2. Modifique la fuente de la celda B2 para que tenga un tipo de fuente Times New Roman, tamao 16 y color rojo. Escriba Subrayado en la celda B3 y subryelo. Escriba Cursiva en la celda B4 y transfrmelo en letra cursiva. Escriba Negrita en la celda B3 y transfrmelo en letra negrita. Seleccione un rango de celdas que incluya las celdas B2, B3, B4 y B5. Agregue un borde alrededor del rango de celdas. Rellene con color amarillo ese rango de celdas.

Distintos tipos de grficos

Excel 2003 permite crear distintos tipos de grficos.

Grfico de reas
El grfico de reas destaca la tendencia de cada valor durante el transcurso del tiempo y muestra la relacin de las partes con respecto al todo.

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Grfico de columnas
El grfico de columnas utiliza barras verticales o columnas para mostrar los valores de las diferentes categoras. Son excelentes para mostrar las fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.

Grfico de barras
El grfico de barras es similar al de columnas excepto que utiliza barras horizontales en lugar de verticales (columnas). Al igual que el grfico de columnas, el de barras muestra fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.

Grfico de lneas
El grfico de lneas muestra tendencias y fluctuaciones de los datos, y tambin presenta una serie de marcadores conectados durante el transcurso del tiempo.

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Grfico circular
El grfico circular muestra la contribucin de cada valor al total del grfico. Este tipo de grfico es una manera muy efectiva de mostrar la relacin de las partes con respecto al todo, o los porcentajes de un total.

Otros grficos:
Otros grficos que pueden crearse en Excel 2003 son: Doughnut (Anillos), Stock XY (scatter) [XY (Dispersin)], Bubble (Burbujas), Radar (Radial), Surface (Superficie), Cone (Cnico), Cylinder (Cilndrico) y Pyramid (Piramidal).

Componentes de un grfico
Alguna vez ley algo que no lleg a comprender totalmente, pero la visualizacin posterior de un grfico (o grfica) le aclar e hizo ms manejable ese concepto? Los grficos son la representacin visual de los datos incluidos en una hoja de clculo. Simplifican la visualizacin de datos comparativos, patrones y tendencias.

73

Datos de origen
Rango de celdas que componen un grfico. El grfico se actualiza automticamente cada vez que se modifica la informacin de las celdas.

Ttulo
Ttulo del grfico.

Leyenda
Es la clave del grfico, ya que identifica lo que representa cada color en el grfico.

Ejes
Denominacin de las partes verticales y horizontales de un grfico. Al eje vertical a menudo se lo denomina Y, y al horizontal, X.

Serie de datos
Los valores graficados propiamente dichos. Estos son, normalmente, las filas o columnas de los datos de origen.

Eje de valores
Se denomina as al eje que representa los valores o unidades de los datos de origen.

Eje de categoras
Se denomina as al eje que identifica a cada serie de datos.

Creacin de un grfico mediante la barra de herramientas Grfico

74
Excel 2003 permite crear grficos de distintas maneras. La forma ms rpida de crear y modificar sus grficos es mediante la barra de herramientas Grfico.

Siga estos pasos para mostrar la barra de herramientas Grfico en su pantalla:

Seleccione View (Ver)

Toolbars (Barras de herramientas) (Grfico) en la barra de mens.

Chart

Componentes de la barra de herramientas Grfico:

Cuadro de lista Chart Objects (Objetos del grfico)

Este cuadro de lista permite seleccionar los distintos componentes del grfico para modificarlos.

Format Chart Area (Formato de rea de grfico)

Se utiliza para dar formato a aquella parte del grfico que est actualmente seleccionada.

Chart Type (Tipo de grfico)

Utilice este men desplegable para seleccionar los distintos tipos de grficos. Usted podr cambiar el tipo de grfico cuando lo desee.

Legend (Leyenda)

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Muestra u oculta la leyenda del grfico.

Data Table (Tabla de datos)

Muestra u oculta los datos de origen realmente usados para crear el grfico.

By Row (Por filas)

Traza la serie de datos con la ayuda de los rtulos de las filas (eje Y).

By Column (Por columnas)

Traza la serie de datos con la ayuda de los rtulos de las columnas (eje X).

Angle Text (Texto en ngulo)

Utilice esta opcin para cambiar la inclinacin de los rtulos de los ejes X e Y.

Instrucciones para crear un grfico incrustado

Excel 2003 permite crear grficos de dos maneras: como grficos incrustados y como hojas de grfico. Excel 2003 automticamente crea un grfico incrustado. Llamamos grficos incrustados a los grficos que residen en la misma hoja de clculo que los datos de origen.

Siga estos pasos para incrustar un grfico en una hoja de clculo:

Seleccione View (Ver)

Toolbars (Barras de herramientas) Chart (Grfico) en la barra de mens. Seleccione el rango de celdas que desea graficar. Los datos de origen deben incluir al menos tres categoras o nmeros.

Haga clic en el cuadro desplegable de tipos de grficos situado en la barra de

herramientas Grfico y seleccione el grfico que desea usar.

76

Si desea agregarle un ttulo al grfico, abra el cuadro de dilogo de opciones

de grfico. Para ello, seleccione Chart (Grfico) de grfico).

Chart Options (Opciones

Seleccione la ficha Titles (Ttulos) e ingrese el ttulo en el cuadro de texto

Chart Title (Ttulo del grfico).

77

Recuerde que algunos grficos mostrarn mejor cierto tipo de datos. A modo de ejemplo, digamos que un grfico circular slo muestra una serie de datos por vez. Excel 2003 incluye un Asistente para grficos de 4 pasos que lo guiar en la creacin de un grfico. Resalte el rango de celdas que desea graficar, luego seleccione Insert (Insertar) Chart (Grfico) en la barra de mens y siga las instrucciones del Asistente.

Instrucciones para crear una hoja de grfico

Algunas veces querr crear un grfico y colocarlo en una hoja separada del libro. Una hoja separada con un grfico se llama hoja de grfico. Las hojas de grfico pueden destacar sus grficos, en especial cuando trabaja con hojas de clculo muy complicadas.

Siga estos pasos para desplazar un grfico incrustado a una hoja de grfico:
Cree un grfico incrustado. Seleccinelo para desplazarlo a una hoja de grfico.

78
Seleccione Chart (Grfico)

Location (Ubicacin) en la barra de mens.

En el cuadro de dilogo Chart Location (Ubicacin del grfico), seleccione

el botn de radio As a new sheet (En una hoja nueva).

El botn de radio As object in (Como objeto en) agrega el grfico como un objeto incrustado en la hoja de clculo.

Haga clic en el botn OK (Aceptar). El grfico debe verse ahora en una hoja

de clculo separada de su libro.

79

Tambin puede utilizar el cuadro de dilogo Chart Location (Ubicacin del grfico) para cambiar el nombre de la hoja de grfico.
Ingrese los siguientes datos en una hoja de clculo:

En la celda A2, escriba Enero En la celda A3, escriba Febrero En la celda A4, escriba Marzo En la celda B1, escriba Beto En la celda B2, escriba 3542 En la celda B3, escriba 7184 En la celda B4, escriba 6531 En la celda C1, escriba Mara En la celda C2, escriba 2943 En la celda C3, escriba 6542 En la celda C4, escriba 7137 En la celda D1, escriba Tito En la celda D2, escriba 3403 En la celda D3, escriba 7314 En la celda D4, escriba 6942
Cree un grfico de lneas incrustado que muestre los nmeros en el eje Y, y

los meses en el eje X. Modifique el grfico de lneas incrustado y convirtalo en un grfico de reas. Convierta el grfico de reas incrustado en una hoja de grfico.

Instrucciones para desplazar un grfico

Excel le permite desplazar un grfico incrustado a cualquier parte de la hoja de clculo. La manera ms sencilla de desplazar un grfico es arrastrarlo por la hoja de clculo.

80 Siga estos pasos para desplazar un grfico:

Haga clic en cualquier punto del espacio en blanco del grfico y utilice el

cursor para arrastrarlo a otro sector de la hoja de clculo.

Suelte el botn del ratn para colocar el grfico en su nueva ubicacin.

Instrucciones para modificar el tamao de un grfico

Los grficos pueden cambiar de tamao -hacerlos ms grandes o ms pequeos- para ajustarlos a la hoja de clculo. El tamao de los ttulos de los grficos es proporcional al grfico, y dentro del rea del grfico, la leyenda y el rea de trazado se pueden agrandar o achicar. Los ttulos del grfico se pueden desplazar, pero no se puede cambiar su tamao a menos que se aumente el tamao de la fuente.

Siga estos pasos para modificar el tamao de un grfico:

Haga clic en cualquier punto del espacio en blanco del rea del grfico, rea

de trazado o leyenda que desea desplazar o cambiar de tamao.

81
Coloque el cursor sobre uno de los controladores de tamao o cursores de

ajuste -el puntero del ratn se transformar en una flecha de dos puntas- para modificar el tamao del grfico.

Utilice el ratn para arrastrar los controladores hasta que el grfico adquiera

el tamao deseado.

Instrucciones para eliminar un grfico

Todos los grficos incrustados u hojas de grfico se pueden eliminar. Las hojas de grfico se eliminan de la misma manera que las hojas de clculo. A continuacin analizaremos cmo eliminar un grfico incrustado.

Siga estos pasos para eliminar un grfico:

Haga clic en cualquier punto del espacio en blanco del rea del grfico para

seleccionar el grfico. Pulse la tecla Delete (Suprimir) en su teclado.

Si le resulta difcil suprimir un grfico, haga clic en la hoja de clculo fuera del grfico y luego vuelva a seleccionarlo.
Ingrese los siguientes datos en una hoja de clculo:

En la celda A2, escriba Enero En la celda A3, escriba Febrero En la celda A4, escriba Marzo En la celda B1, escriba Beto En la celda B2, escriba 3542 En la celda B3, escriba 7184 En la celda B4, escriba 6531 En la celda C1, escriba Mara En la celda C2, escriba 2943 En la celda C3, escriba 6542 En la celda C4, escriba 7137 En la celda D1, escriba Tito En la celda D2, escriba 3403 En la celda D3, escriba 7314 En la celda D4, escriba 6942

82
Cree un grfico de reas de acuerdo con las instrucciones de la leccin 15. Practique cmo desplazar el grfico a distintas ubicaciones en la hoja de

clculo. Ejerctese en la modificacin del tamao del grfico. Para ello, arrastre 1) el controlador de tamao del medio situado en la parte superior del grfico, 2) el controlador de tamao del medio situado en el lado derecho del grfico y 3) el controlador de tamao del ngulo inferior derecho. Elimine el grfico que acaba de crear.

Instrucciones para modificar los datos de un grfico

Al agregar un grfico a una hoja de clculo, Excel crea un vnculo entre el grfico y los datos de origen. De esta forma, cualquier cambio que realice en los datos de origen se reflejar automticamente en el grfico

Siga estos pasos para modificar los valores del grfico directamente en las celdas de la hoja de clculo:
Abra la hoja de clculo que contiene el grfico que desea modificar. Luego, haga clic en la celda cuyo valor modificar e ingrese el nuevo valor. Pulse la tecla Enter (Intro) para aceptar el nuevo valor.

Instrucciones para modificar los datos de un grfico (continuacin)

Siga estos pasos para agregar datos en un grfico ya existente:
Tambin puede agregar filas y columnas de datos en un grfico ya existente. Para ello, seleccione la opcin Add Data (Agregar datos) del men Chart (Grfico).

83
Ingrese los nuevos datos de origen en la hoja de clculo (por ejemplo, una

nueva columna denominada Africa.

Haga clic en el grfico para modificarlo. Seleccione Chart (Grfico) Add Data (Agregar datos) en la barra de

mens.

Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Add Data (Agregar datos). Seleccione el rango de celdas con nuevos datos que agregar al grfico. El

rango seleccionado aparecer rodeado por un "desfile de hormigas". Las celdas seleccionadas se agregarn al cuadro de dilogo Add Data (Agregar datos).

84

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para agregar los nuevos datos al grfico.

Instrucciones para modificar el ttulo de un grfico

El ttulo del grfico se puede cambiar cuando lo desee, por otro ttulo que sea ms descriptivo para usted.

Siga estos pasos para cambiar el ttulo de un grfico:

Haga clic en el ttulo del grfico.

85
Haga clic en cualquier lugar del ttulo y modifique el texto.

Haga clic en cualquier lugar fuera del ttulo para aplicar los cambios.

Instrucciones para modificar los nombres de las series de datos o la leyenda

Los nombres de las series de datos y la leyenda se modifican de manera similar a los valores de un grfico.

Siga estos pasos para modificar los nombres de las series de datos o la leyenda en la hoja de clculo:
Haga clic en la celda que contiene los nombres de las series de datos o la

leyenda que desea cambiar.

Escriba el nombre nuevo. Pulse la tecla Enter (Intro) para agregar el nuevo nombre al grfico.

86

Instrucciones para modificar el tipo de grfico

En Excel 2003 hay 14 tipos distintos de grficos, y con cada tipo de grfico pueden realizarse varias combinaciones, por lo tanto le ser posible crear infinidad de grficos diferentes. Con tan slo un doble clic del ratn podr modificar el tipo de grfico cuando lo desee.

Siga estos pasos para seleccionar un tipo de grfico distinto:

Haga clic en el grfico para modificarlo. Haga clic en el cuadro de lista desplegable Chart Type (Tipo de grfico) y

seleccione un grfico distinto.

El nuevo grfico reemplazar al grfico actualmente seleccionado.

87
Ingrese los siguientes datos en una hoja de clculo:

En la celda A2, escriba Beto En la celda A3, escriba Tito En la celda A4, escriba Mara En la celda B1, escriba Telfono En la celda B2, escriba 7630 En la celda B3, escriba 2943 En la celda B4, escriba 2301 En la celda C1, escriba Televisin En la celda C2, escriba 9873 En la celda C3, escriba 3745 En la celda C4, escriba 2019 En la celda D1, escriba Internet En la celda D2, escriba 8374 En la celda D3, escriba 2049 En la celda D4, escriba 4038
Cree un grfico de barras incrustado que represente a Beto, Tito y Mara en

el eje Y. La leyenda estar compuesta por Telfono, Televisin e Internet. Modifique cualquiera de los nmeros en los datos de origen (celdas B2, B3, B4, C2, C3, C4, D2, D3 y D4) y observe cmo se modifica el grfico. Modifique alguno de los nombres de las series de datos (Beto, Tito o Mara) o los valores de la leyenda (Telfono, Televisin o Internet) y observe cmo se modifica el grfico. Modifique el tipo de grfico a un grfico de lneas.

Instrucciones para formatear el ttulo de un grfico

Excel permite cambiar el color, trama, tipo de fuente, tamao y alineacin del ttulo del grfico mediante el cuadro de dilogo Format Chart Title (Formato del ttulo del grfico).

Siga estos pasos para darle formato al ttulo de un grfico:

Seleccione el ttulo del grfico.

Haga clic en el botn Format Chart Title (Formato del ttulo del grfico) en

la barra de herramientas Grfico o bien, haga doble clic en el ttulo del grfico.

88

El cuadro de dilogo Format Chart Title (Formato del ttulo del grfico)

tiene tres fichas -Patterns (Tramas), Font (Fuente) y Alignment (Alineacin)- que pueden usarse para darle formato al ttulo del grfico. La ficha Patterns (Tramas) le permite definir los bordes y colores de relleno (consulte la leccin 13). La ficha Font (Fuente) le permite definir la fuente, su estilo, tamao y color (consulte la leccin 11). La ficha Alignment (Alineacin) le permite definir la ubicacin horizontal y vertical de la celda, como as tambin la orientacin del texto (consulte la leccin 11).

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los cambios de formato del

ttulo del grfico.

Instrucciones para formatear la leyenda del grfico

La leyenda del grfico muestra informacin muy til. Tal como sucede en un mapa, la leyenda identifica lo que representan los diferentes colores u objetos en el grfico. Podr darle formato a la leyenda segn sus necesidades, de la misma forma que al ttulo y los rtulos de los ejes de categoras.

89 Siga estos pasos para darle formato a la leyenda del grfico:

Pulse el botn Leyenda situado en la barra de herramientas Grfico para

mostrar la leyenda en pantalla. Este botn acta como un interruptor, activando o desactivando la visualizacin de la leyenda.

Haga clic en la leyenda del grfico. Haga clic en el botn Format Legend (Formato de leyenda) en la barra de

herramientas Grfico o bien, haga doble clic en la leyenda del grfico.

El cuadro de dilogo Format Legend (Formato de leyenda) tiene tres fichas

-Patterns (Tramas), Font (Fuente) y Placement (Posicin)- que pueden usarse para darle formato el ttulo del grfico. La ficha Patterns (Tramas) le permite definir bordes y colores de relleno. La ficha Font (Fuente) le permite definir la fuente, su estilo, tamao y color. La ficha Placement (Posicin) le permite definir la ubicacin de la leyenda en el grfico.

90

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los cambios de formato de la

leyenda del grfico.

La nica manera de cambiar el texto mismo de la leyenda del grfico es modificar los datos de origen en la hoja de clculo.

Instrucciones para formatear los rtulos de los ejes

Con anterioridad nos hemos referido a los ejes X e Y. En Excel, un grfico representa informacin en dos dimensiones. La cantidad de artculos vendidos en enero es informacin en dos dimensiones: cantidad de artculos y mes. La cantidad de artculos se puede trazar sobre el eje Y, mientras que el mes se puede representar sobre el eje X. El eje Y recorre el grfico en forma vertical, mientras que el eje X lo recorre en forma horizontal. Al formatear los rtulos de los ejes de su grfico, se pueden ajustar los nmeros en la escala del grfico, como as tambin cambiar la fuente, su color y estilo.

Siga estos pasos para darle formato a un eje:

Haga clic en cualquier lugar del rtulo del eje que desea modificar:

91

Haga clic en el botn Format Axis (Formato de ejes) en la barra de

herramientas Grfico o bien, haga doble clic en el eje del grfico.

El cuadro de dilogo Format Axis (Formato de ejes) tiene cinco fichas

-Patterns (Tramas), Scale (Escala), Font (Fuente), Number (Nmero) y Alignment (Alineacin)- que pueden usarse para darle formato a los ejes del grfico. La ficha Patterns (Tramas) le permite definir bordes y marcas de graduacin. La ficha Scale (Escala) le permite definir intervalos numricos para la escala del eje de valores Y. La ficha Font (Fuente) le permite definir la fuente, su estilo, tamao y color. La ficha Number (Nmero) le permite definir el formato de los nmeros que aparecen en el eje (consulte la leccin 12). La ficha Alignment (Alineacin) le permite definir la orientacin del texto (consulte la leccin 11).

92

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los cambios de formato de

los ejes.

Tambin puede utilizar los botones de texto en ngulo de la barra de herramientas Grfico para cambiar la inclinacin de los ejes de valores y categoras.

Modificacin de los colores de las series de datos

Al crear un grfico en Excel 2003, observar que el color se aplica automticamente a las series de datos. Puede conservar este formato o modificarlo para cada una de las series de datos del grfico. Aunque puede cambiar los diferentes aspectos de cada serie, probablemente suceder que tenga que cambiar ms a menudo el color de las barras, columnas, porciones de un grfico circular y reas.

Siga estos pasos para cambiar el color de una serie de datos:

Seleccione la serie que desea modificar.

Haga clic en el botn Format (Formato) en la barra de herramientas

Grfico o bien, haga doble clic en la serie de datos.

93

Utilice el cuadro de dilogo Format Data Series (Formato de serie de datos)

para elegir un nuevo color.

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los cambios de color de la

serie de datos.

Ingrese los siguientes datos en una hoja de clculo:

En la celda A2, escriba Octubre En la celda A3, escriba Noviembre En la celda A4, escriba Diciembre En la celda B1, escriba Prendas de vestir En la celda B2, escriba 124 En la celda B3, escriba 78 En la celda B4, escriba 97 En la celda C1, escriba Pelculas En la celda C2, escriba 12 En la celda C3, escriba 18 En la celda C4, escriba 20 En la celda D1, escriba Libros En la celda D2, escriba 45 En la celda D3, escriba 78 En la celda D4, escriba 15
Cree un grfico de barras incrustado que represente a Octubre, Noviembre

y Diciembre en el eje Y. La leyenda estar compuesta por Prendas de vestir, Pelculas y Libros.

94
Asgnele un nombre en la ficha Titles (Ttulos) situada en el cuadro de

dilogo Chart Options (Opciones del grfico). Asgnele este formato al nombre del grfico: fuente Verdana, estilo negrita, tamao 20 y color rojo. Formatee la leyenda del grfico para ubicarla en la parte superior de la pantalla. Formatee el eje X para darle una orientacin al texto de 45 grados para cada rtulo en las series de datos. Seleccione un color para las series de datos y luego cmbielo por otro.

Definicin de los mrgenes de la pgina

Los mrgenes determinan en qu sector de la pgina Excel imprimir la hoja de clculo. En Excel 2003 el valor predeterminado de los mrgenes superior e inferior est fijado en 2,54 cm (1 pulgada). Por su parte, los mrgenes izquierdo y derecho estn definidos en 1,90 cm (0,75 pulgada). Sin embargo, estos valores se pueden modificar a voluntad. Asimismo, Excel permite definir distintos mrgenes para cada una de las hojas de clculo del libro.

Siga estos pasos para cambiar los mrgenes en el cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina):
Seleccione la hoja de clculo correcta. Seleccione File (Archivo) Page Setup (Configurar pgina) en la barra de

mens.

95
Seleccione la ficha Margins (Mrgenes).

Utilice los controles de los cuadros de nmeros para definir los valores para

cada uno de los mrgenes de la pgina -Top (Superior), Bottom (Inferior), Left (Izquierdo), Right (Derecho), Header (Encabezado) y Footer (Pie de pgina). Haga clic en botn OK (Aceptar) para aplicar el cambio a los valores de los mrgenes.

Modificacin de la orientacin de la pgina y tamao del papel

La ficha Page (Pgina) del cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina) permite cambiar la orientacin de la pgina (vertical u horizontal) y el tamao del papel (por ejemplo, tamao carta o legal). El tamao predeterminado en Excel 2003 es de 21,59 X 27,94 cm (8,5 X 11 pulgadas), con orientacin vertical (imprime de arriba hacia abajo en el lado ms largo de la hoja). Por otra parte, la orientacin horizontal imprime de arriba hacia abajo en el lado ms corto de la hoja.

Siga estos pasos para cambiar la orientacin de la pgina:

Seleccione la hoja de clculo correcta. Seleccione File (Archivo) Page Setup (Configurar pgina) en la barra de

mens. Haga clic en la ficha Page (Pgina). Elija una Orientation (Orientacin). Las opciones disponibles son Portrait (Vertical) y Landscape (Horizontal).

96
Seleccione un tamao de papel de la lista de opciones disponibles en el

cuadro de lista. Haga clic en el tamao del papel de su preferencia. Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los valores de la pgina. Es posible achicar la informacin contenida en la hoja de clculo para que, al imprimirla, quepa en una determinada cantidad de pginas. Para ello seleccione la ficha Page (Pgina) del cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina). Haga clic en el botn de radio Fit to: (Ajustar a) e ingrese la cantidad de pginas de ancho y alto que habr de tener su hoja de clculo. Excel le permite definir la resolucin del trabajo de impresin con la ficha Page (Pgina) del cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina). La calidad de impresin se mide en ppp (puntos por pulgada), o dpi por su sigla en ingls. A una mayor cantidad de puntos por pulgada, una mejor calidad de impresin.

Encabezados y pies de pgina

Los encabezados y pies de pginas se pueden agregar a cualquier hoja de clculo, aunque no es un paso obligatorio. El encabezado es un ttulo que figura en parte superior de la pgina. Por su parte, el pie de pgina se imprime en la parte inferior de la pgina. Si desea incluir un encabezado o pie de pgina en una pgina, primero deber definirlos. Excel 2003 automticamente excluye encabezados y pies de pgina.

Siga estos pasos para crear un encabezado:

Seleccione File (Archivo)

Page Setup (Configurar pgina) en la barra de mens. Haga clic en la ficha Header/Footer (Encabezado y pie de pgina) en el cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina).

Haga clic en la lista desplegable Header (Encabezado) y seleccione uno de

los encabezados prediseados:

97

O BIEN Haga clic en el botn Custom Header (Personalizar encabezado) para crear el propio. Siga la instrucciones del cuadro de dilogo Header (Encabezado) e ingrese la informacin que desea.

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para regresar al cuadro de dilogo Page

Setup (Configurar pgina).

Siga estos pasos para crear un pie de pgina:

Seleccione File (Archivo)

Page Setup (Configurar pgina) en la barra de

mens. Haga clic en la ficha Header/Footer (Encabezado y pie de pgina) en el cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina). Haga clic en la lista desplegable Footer (Pie de pgina) y seleccione uno de los pies de pgina prediseados.

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O BIEN Haga clic en el botn Custom Footer (Personalizar pie de pgina) para crear el propio. Siga la instrucciones del cuadro de dilogo Footer (Pie de pgina) e ingrese la informacin que desee. Puede insertar botones o marcadores de posicin en el encabezado y pie de pgina para darle formato al texto, insertar nmero de pgina, fecha, hora, nombre de archivo o nombre de la etiqueta. En el momento de imprimirse la hoja de clculo, Excel reemplazar a los marcadores de posicin con las selecciones efectuadas por usted. Para ello, siga las instrucciones de los cuadros de dilogo correspondientes al encabezado y pie de pgina.

Configuracin de la hoja
La ficha Sheet (Hoja) del cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina) le permite contemplar otras opciones de impresin para su hoja de clculo.

99 Print Area (rea de impresin)

Salvo indicacin en contrario, Excel imprime a partir de la celda A1 hasta la ltima celda que contenga informacin de la hoja de clculo. Se puede especificar otro rango de celdas para imprimir.

Print Titles (Imprimir ttulos)

Imprime los rtulos de las columnas y filas en todas las pginas impresas. Deber especificar cules son las columnas o filas afectadas en los cuadros de texto Rows to Repeat at Top (Repetir filas en extremo superior) y Columns to Repeat at Left (Repetir columnas a la izquierda).

Gridlines (Lneas de divisin)

Determina si se habrn de imprimir u ocultar las lneas de divisin. Sin embargo, la desactivacin de las lneas de divisin no afecta la apariencia del documento en vista normal.

Black and White (Blanco y negro)

Si ha creado la hoja de clculo en colores pero no desea gastar la tinta de su impresora color, utilice esta opcin para imprimir en blanco y negro.

Draft Quality (Calidad de borrador)

Seleccione esta opcin para imprimir la hoja de clculo sin lneas de divisin ni grficos.

Row and Column Headings (Ttulos de filas y columnas)

Haga clic en esta opcin para incluir los nmeros de las filas y las letras de las columnas en el documento impreso.

Page Order (Orden de las pginas)

Indica el orden de impresin de las hojas de clculo.
Cree una hoja de clculo con la informacin que desee incluir en ella. Establezca los mrgenes de impresin para imprimir a 1,27 cm (0,5

pulgadas) del borde superior, 1,27 cm (0,5 pulgadas) del borde inferior, 1,27 cm (0,5 pulgadas) del borde izquierdo y 1,27 cm (0,5 pulgadas) del borde derecho. Cambie la orientacin de impresin de la pgina a vertical. Cambie el tamao del papel, elija "legal". Cree un encabezado que tenga un nmero de pgina. Cree un pie de pgina personalizado que muestre la fecha en el centro. Establezca que la hoja "acepte" lneas de divisin.

Instrucciones para especificar una rea de impresin

En Excel 2003 se puede imprimir un libro completo, una hoja de clculo, un rango de celdas o una sola celda. Salvo indicacin en contrario, Excel imprime toda la hoja de clculo. Pero si desea imprimir slo un rea de una hoja de clculo, entonces puede definir un rea de impresin.

100 Siga estos pasos para especificar un rea de impresin:

Seleccione View (Ver)

Page Break Preview (Vista previa de salto de pgina) en la barra de mens.

Aparecer en pantalla una imagen reducida de todas las pginas de la Hoja

en cuestin. Aparecen unos letreros indicando cual es la pgina 1, pgina 2, etc. Los bordes que separan las pginas son por lo general de color azul. Seleccione con el mouse o ratn el rea que quiere imprimir.

Seleccione File (Archivo)

Print Area (rea de impresin) Area (Establecer rea de impresin) en la barra de mens.

Set Print

101

Cuando enve a imprimir la hoja de clculo, slo se imprimir el rea seleccionada.

Vista previa de la pgina a imprimir

Excel 2003 ofrece la funcin Print Preview (Vista preliminar) que muestra una imagen ms pequea de la pgina impresa directamente en la pantalla de su computadora. La vista preliminar es un excelente medio para revisar el formato y asegurarse de que las columnas, filas y mrgenes estn exactamente donde usted los desea.

Siga estos pasos para obtener acceso a la vista preliminar:

Seleccione File (Archivo)

Print Preview (Vista preliminar) en la barra de

mens. O BIEN,

Haga clic en el botn Print Preview (Vista preliminar) en la barra de herramientas estndar.

102

En el modo de vista preliminar, el documento adopta un tamao adecuado

de manera que toda la pgina quede visible en su pantalla. Simplemente revise el formato y diseo en general de la hoja de clculo.

El botn Zoom de la vista preliminar agrandar la informacin para que sea ms legible. Para salir de esta vista preliminar hagla clic en -Cerrar-. Aparecer de nuevo la vista con todas las pginas de la hoja en cuestin. Para salir de esta vista previa de salto de pgina, vaya al men -Ver- y haga clic en -Normal-.

Instrucciones para trabajar con saltos de pgina

En Excel 2003 existen dos tipos distintos de saltos de pgina: saltos de pgina automticos y saltos de pgina manuales. Los saltos de pgina automticos se insertan cuando la hoja de clculo contiene ms informacin que la que cabe en una sola pgina,

103
mientras que los manuales son los que usted inserta segn sus necesidades y preferencias de diseo.

Siga estos pasos para insertar un salto de pgina:

Desplace el cursor a la fila donde desea colocar un salto de pgina. sta se

convertir en la primera fila de la pgina nueva. Seleccione Insert (Insertar) Page Break (Salto de pgina) en la barra de mens.

Se insertar un salto de pgina representado por una lnea de guiones.

Siga estos pasos para eliminar un salto de pgina:

Desplace el cursor a la fila en donde se encuentra un salto de pgina. Seleccione Insert (Insertar) Remove Page Break (Quitar salto de

pgina) en la barra de mens.

El salto de pgina (representado por una lnea de guiones) ser eliminado de

la pgina.

Instrucciones para imprimir una hoja de clculo o libro

104
La tarea de impresin en Excel se ejecuta de forma similar a otras aplicaciones de Office, Microsoft Word entre ellas. Tal como lo hemos expresado anteriormente, Excel imprime toda la hoja de clculo a menos que el usuario indique lo contrario.

Siga estos pasos para imprimir una hoja de clculo:

Seleccione File (Archivo)

Print (Imprimir) en la barra de mens.

Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Print (Imprimir).

Especifique el nombre de la impresora donde se imprimir la hoja de clculo.

Si tiene una sola impresora en su hogar u oficina, Excel automticamente imprimir all. En Print Range (Intervalo de pginas), seleccione si desea imprimir All (Todas) o cierto rango de pginas Pages From n to y (Pginas desde n Hasta y), donde "n" e "y" son los nmeros correspondientes a las pginas primera y ltima del intervalo. En la seccin Print what (Imprimir), podra especificar: Selection (Seleccin), Active sheet (Hojas activas) o Entire Workbook (Todo el libro), es decir todas las hojas que componen el libro. Salvo indicacin en contrario, Excel imprime las hojas activas.

105
Seleccione Number of Copies (Nmero de copias) que desea imprimir.

Para ello, haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo situadas a la derecha del cuadro. Haga clic en botn OK (Aceptar) para imprimir la hoja de clculo.

No imprima la hoja de clculo en Excel sin antes haber revisado su ortografa! Excel viene equipado con dos herramientas para corregir los errores de ortografa, son ellas: AutoCorrect (Autocorreccin) y Spelling (Verificacin ortogrfica).

Vista previa de la pgina a imprimir

Excel 2003 ofrece la funcin Print Preview (Vista preliminar) que muestra una imagen ms pequea de la pgina impresa directamente en la pantalla de su computadora. La vista preliminar es un excelente medio para revisar el formato y asegurarse de que las columnas, filas y mrgenes estn exactamente donde usted los desea.

Siga estos pasos para obtener acceso a la vista preliminar:

Seleccione File (Archivo)

Print Preview (Vista preliminar) en la barra de

mens. O BIEN,

Haga clic en el botn Print Preview (Vista preliminar) en la barra de herramientas estndar.

En el modo de vista preliminar, el documento adopta un tamao adecuado

de manera que toda la pgina quede visible en su pantalla. Simplemente revise el formato y diseo en general de la hoja de clculo.

106

El botn Zoom de la vista preliminar agrandar la informacin para que sea ms legible. Para salir de esta vista preliminar hagla clic en -Cerrar-. Aparecer de nuevo la vista con todas las pginas de la hoja en cuestin. Para salir de esta vista previa de salto de pgina, vaya al men -Ver- y haga clic en -Normal-.

Instrucciones para trabajar con saltos de pgina

En Excel 2003 existen dos tipos distintos de saltos de pgina: saltos de pgina automticos y saltos de pgina manuales. Los saltos de pgina automticos se insertan cuando la hoja de clculo contiene ms informacin que la que cabe en una sola pgina, mientras que los manuales son los que usted inserta segn sus necesidades y preferencias de diseo.

Siga estos pasos para insertar un salto de pgina:

Desplace el cursor a la fila donde desea colocar un salto de pgina. sta se

convertir en la primera fila de la pgina nueva. Seleccione Insert (Insertar) Page Break (Salto de pgina) en la barra de mens.

Se insertar un salto de pgina representado por una lnea de guiones.

107 Siga estos pasos para eliminar un salto de pgina:

Desplace el cursor a la fila en donde se encuentra un salto de pgina. Seleccione Insert (Insertar) Remove Page Break (Quitar salto de

pgina) en la barra de mens.

El salto de pgina (representado por una lnea de guiones) ser eliminado de

la pgina.

Instrucciones para imprimir una hoja de clculo o libro

La tarea de impresin en Excel se ejecuta de forma similar a otras aplicaciones de Office, Microsoft Word entre ellas. Tal como lo hemos expresado anteriormente, Excel imprime toda la hoja de clculo a menos que el usuario indique lo contrario.

Siga estos pasos para imprimir una hoja de clculo:

Seleccione File (Archivo)

Print (Imprimir) en la barra de mens.

108
Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Print (Imprimir).

Especifique el nombre de la impresora donde se imprimir la hoja de clculo.

Si tiene una sola impresora en su hogar u oficina, Excel automticamente imprimir all. En Print Range (Intervalo de pginas), seleccione si desea imprimir All (Todas) o cierto rango de pginas Pages From n to y (Pginas desde n Hasta y), donde "n" e "y" son los nmeros correspondientes a las pginas primera y ltima del intervalo. En la seccin Print what (Imprimir), podra especificar: Selection (Seleccin), Active sheet (Hojas activas) o Entire Workbook (Todo el libro), es decir todas las hojas que componen el libro. Salvo indicacin en contrario, Excel imprime las hojas activas. Seleccione Number of Copies (Nmero de copias) que desea imprimir. Para ello, haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo situadas a la derecha del cuadro. Haga clic en botn OK (Aceptar) para imprimir la hoja de clculo. No imprima la hoja de clculo en Excel sin antes haber revisado su ortografa! Excel viene equipado con dos herramientas para corregir los errores de ortografa, son ellas: AutoCorrect (Autocorreccin) y Spelling (Verificacin ortogrfica).
Ingrese los siguientes datos en una hoja de clculo:

En la celda A2, escriba Enero En la celda A3, escriba Febrero En la celda A4, escriba Marzo En la celda B1, escriba Beto En la celda B2, escriba 3542 En la celda B3, escriba 7184 En la celda B4, escriba 6531 En la celda C1, escriba Mara En la celda C2, escriba 2943 En la celda C3, escriba 6542 En la celda C4, escriba 7137 En la celda D1, escriba Tito En la celda D2, escriba 3403 En la celda D3, escriba 7314 En la celda D4, escriba 6942

109
Cree un grfico de rea incrustado de acuerdo con las instrucciones de la

leccin 16. Establezca un intervalo de pginas que slo incluya el grfico de rea y excluya los datos de origen. Utilice la opcin Print Preview (Vista preliminar) para tener una vista previa del grfico antes de imprimirlo. Vuelva a definir el intervalo de pginas para incluir los datos de origen y el grfico de rea. Inserte un salto de pgina entre los datos de origen y el grfico de rea incrustado. Imprima dos copias de la hoja de clculo de dos hojas en la impresora predeterminada.

EXAMEN:
Qu tipo de programa es Microsoft Excel 2003?

1. A. Base de datos 2. B. Correo electrnico 3. C. Hoja de clculo 4. D. Procesamiento de texto

1. Las columnas estn dispuestas en sentido vertical y tienen rtulos de nmeros.

1. A. Verdadero 2. B. Falso
1. Qu tipo de programa es Microsoft Excel 2003?

1. A. Base de datos 2. B. Correo electrnico 3. C. Hoja de clculo 4. D. Procesamiento de texto

1. Cul de los siguientes cuadros de dilogo le permite agregar encabezados y pies de pgina en un documento?

1. A. Save As (Guardar como) 2. B. Filter Data (Filtrar datos) 3. C. View Options (Ver opciones) 4. D. Page Setup (Configurar pgina)
Cul de las siguientes frmulas sumar el valor de B2 al de C3?

1. A. =B2+C3 2. B. =C3+B2 3. C. =SUM(B2+C3) si est utilizando la aplicacin en ingls o bien,

=SUMA(B2+C3) si est ejecutando la aplicacin en espaol

4. D. Todas las anteriores.

110
1. Qu tipo de programa es Microsoft Excel 2003?

1. A. Base de datos 2. B. Correo electrnico 3. C. Hoja de clculo 4. D. Procesamiento de texto

1. Un libro viene con tres hojas de clculo. Se pueden crear hojas adicionales.

1. A. Verdadero 2. B. Falso
1. La forma ms sencilla de seleccionar una fila completa es _____.

1. A. Elegir la opcin Select (Seleccionar) del men Edit (Edicin) 2. B. Hacer clic en la primera y ltima entrada de la fila 3. C. Hacer clic en el ttulo de la fila 4. D. Hacer doble clic en cualquier celda de la fila
1. La funcin de autosuma se utiliza para conocer el promedio de un rango de nmeros.

1. A. Verdadero 2. B. Falso
1. La presencia de ###### en una celda significa que debe insertar una columna.

1. A. Verdadero 2. B. Falso
1. Cul de las siguientes acciones deber realizar para insertar una columna entre las columnas A y B?

1. A. Volver a escribir todos los datos de la hoja de clculo. 2. B. Insertar una columna mediante la seleccin de la opcin Columns
(Columnas) del men Edit (Edicin).

3. C. Insertar una columna mediante la seleccin de la opcin Columns

(Columnas) del men Insert (Insertar).

4. D. Es imposible realizarlo. Se debe crear una nueva hoja de clculo.

1. Cul de estos tipos no es un grfico vlido de Excel?

1. A. Grfico de barras 2. B. Grfico de lneas 3. C. Grfico circular 4. D. Grfico de marcas

Qu tipo de programa es Microsoft Excel 2003?

1. A. Base de datos

111 2. B. Correo electrnico 3. C. Hoja de clculo 4. D. Procesamiento de texto

1. Un libro viene con tres hojas de clculo. Se pueden crear hojas adicionales.

1. A. Verdadero 2. B. Falso
1. La presencia de ###### en una celda significa que debe insertar una columna.

1. A. Verdadero 2. B. Falso
1. Cul de las siguientes frmulas sumar el valor de B2 al de C3?

1. A. =B2+C3 2. B. =C3+B2 3. C. =SUM(B2+C3) si est utilizando la aplicacin en ingls o bien,

=SUMA(B2+C3) si est ejecutando la aplicacin en espaol

4. D. Todas las anteriores.

1. Cul de los siguientes mens seleccionar para imprimir una hoja de clculo?

1. A. Men File (Archivo) 2. B. Men Format (Formato) 3. C. Men Print (Imprimir) 4. D. Men View (Ver)
1. Si desea cambiar el color y tamao del texto en una hoja de clculo, primero debe darle formato al texto en Microsoft Word.

1. A. Verdadero 2. B. Falso
1. El trmino Autoajustar est asociado con el ajuste del ancho de las columnas y el alto de las filas.

1. A. Verdadero 2. B. Falso
1. Usted desea crear un grfico que le ofrezca una imagen de los datos que figuran en su hoja de clculo. Cul de estos mens seleccionar?

1. A. Men Data (Datos) 2. B. Men Edit (Edicin) 3. C. Men Insert (Insertar) 4. D. Men Tools (Herramientas)

112
1. Cul de las siguientes acciones deber realizar para insertar una columna entre las columnas A y B?

1. A. Volver a escribir todos los datos de la hoja de clculo. 2. B. Insertar una columna mediante la seleccin de la opcin Columns
(Columnas) del men Edit (Edicin).

3. C. Insertar una columna mediante la seleccin de la opcin Columns

(Columnas) del men Insert (Insertar).

4. D. Es imposible realizarlo. Se debe crear una nueva hoja de clculo.