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Microsoft Excel

Una hoja de clculo es una especie de tabla, cuyas casillas o celdas pueden contener:

GUIA DE APRENDIZAJE

se combinan las capacidades de una hoja de clculo normal, base de datos, programa de grficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma aplicacin. Las hojas de clculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informticas de uso ms general y extendido.

Excel es una aplicacin del tipo hoja de clculo, en la cual

celda en funcin de los valores de otras celdas.

Texto Valores numricos, fechas y datos horarios Frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de una

Adems, un programa como Excel contiene un gran nmero de utilidades para

introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo. Como se ha apuntado, con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas; dicho programa permite adems, presentar rpidamente todos estos datos mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo o en otro fichero independiente. Estos grficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, etc.) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario. Excel permite encadenar o relacionar los valores de distintas celdas y hojas, para realizar anlisis de sensibilidad de forma rpida, recalculando toda la hoja al mnimo cambio que se efecte en alguna de las celdas encadenadas. La utilizacin de Excel, se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante ratn (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos, la tecla Intro para accionar, Alt + la letra subrayada de cada men, comando para seleccionar, etc.

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Para arrancar Excel se busca en inicio todos los programas - Microsoft Office- Microsoft Office Excel

D
Boton de Men Boton de Referencia

Descripcin de la pantalla

Una vez iniciado el programa, dependiendo de la configuracin instalada, aparecer una pantalla similar a la siguiente: Barra de ttulo Barra de Herramientas

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Hojas de clculo del rea de trabajo

L

Ofimtica icono).

similar a cualquier ventana del entorno Windows (ver figura 1) y consta de las siguientes barras o componentes:

Lo que Excel muestra en pantalla, tiene una estructura Barra de Ttulo Barra de Mens Barra o barras de Herramientas Barra de Referencia Barra de Nombre del Documento.

del documento (libro1) aparece en la Barra de Ttulo, despus del nombre de la aplicacin (Microsoft Excel). A continuacin se describen cada una de las barras citadas, as como sus funciones ms importantes. La Barra de Ttulo contiene los siguientes elementos:

Cuando la ventana del documento est maximizada, el nombre Barra de ttulo

Nombre de la aplicacin; en este caso Microsoft Excel. Botn de minimizacin o iconizacin (convierte la aplicacin a forma de B

otn de restauracin, restaura el tamao de la ventana al estndar. Cuando la ventana no esta maximizada, en lugar de este botn aparece el botn de maximizar.

Como estos elementos son comunes a todas las aplicaciones de Windows 95, aqu no se va a insistir ms en su descripcin.

La Barra de Ttulo contiene los siguientes elementos: Contiene la lista de mens propios de Excel. Cada men contiene una lista de diversos comandos que se utilizarn en la resolucin del caso, por ejemplo seleccionando con el ratn el men File, se despliega un men mostrando algunos comandos, entre los que estn los siguientes, que son los ms utilizados:

Barra de mens

Permite seleccionar el tipo de documento que bajo Excel se va a desarrollar (puede ser un libro de clculo normal, una hoja de clculo preparada para un uso especfico, etc.), creando el correspondiente documento en blanco y sin nombre. directamente desde disco duro o desde algn disquete. Se ofrece la posibilidad de abrir el documento en modo Read Only, de forma que se evita la posibilidad de modificar accidentalmente el fichero original.

Nuevo: Abrir:

Abre ficheros que han sido creados previamente, cargndolos


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errar: Cierra un fichero o documento abierto. Antes de cerrar un fichero, si el usuario ha realizado algn tipo de modificacin en l, se abre una ventana de dilogo y le pregunta si se desea salvar dichos cambios; de esta forma se evita perder informacin de forma involuntaria.

Actualiza en el disco la informacin del documento en el que se est trabajando, sin opcin a modificar el nombre o a cambiar el directorio.

Guardar:

uardar Como: Guarda en el disco el documento en que se est trabajando, con opcin a crear un nuevo fichero con otro nombre o en otro directorio y/o a elegir un formato diferente. mprimir: Este comando abre un cuadro de dilogo mltiple en el que se pueden fijar las principales caractersticas del documento de cara a su impresin posterior: tamao y orientacin del papel, mrgenes, factor de zoom de impresin, caractersticas de la impresora.

G I

La Barra de Ttulo contiene los siguientes elementos: La barra de herramientas es la barra o las barras que se encuentran al lado del botn de men y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Los principales botones de las barras de herramientas son los siguientes: inicio, insertar, diseo de pgina, formulas, datos, revisar, vista, complementos, Acrobat. En inicio se encuentran 7 secciones: portapapeles, fuente, alineacion, nmero, estilos, celdas, modificar, que se describen a continuacin:

Barra de herramientas

Inicio

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En la seccin portapapeles se encuentran las herramientas bsicas de pegar, cortar, copiar.

En fuente se ubican las opciones de edicion de texto, como tipo de letra o tipografa, tamao, color, mayscula o minscula, adicionalmente esta la opcin de insertar tabla y la forma de editarla. En alineacin, se encuentran las opciones de orientacion, ajuste, sangras y alineacion de texto

En nmero, se encuentran varias formas de modificar los valores numricos que coloques, puedes elegir la manera en que se mostrarn: porcentaje, moneda, fecha, hora, entre otras. Esta el formato de nmero de contabilidad que sirve para seleccionar un formato de moneda alternativo para la celda seleccionada. Tambin encuentras el estilo porcentual que muestra el valor de la celda como un porcentaje y las opciones de aumentar o disminuir decimales.

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En estilos, puedes resaltar las celdas interesantes, enfatizar valores poco usuales, dar formato rpidamente a un conjunto de celdas o aplicar rpidamente un formato a una celda con estilos predefinidos En la herramienta Celdas, se encuentran opciones para editar celdas, como insertar, eliminar o dar formato, es decir, cambiar el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza las hojas o protege u oculta las celdas. En modificar, se encuentran las herramientas para hacer cambios a los datos de las celdas, en ella se halla el botn de suma que muestra la operacin de las celdas seleccionadas, puedes rellenar celdas en cualquier direccion, puedes eliminar todo de la celda o quitar de manera selectiva el formato, puedes organizar los datos para facilitar el anlisis, buscar y seleccionar un texto, un formato o un tipo de informacin especfico dentro del libro

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Cuenta con las secciones: tabla dinmica, ilustraciones, grficos, vinculos y texto

Insertar

En la seccin tablas, se hallan las tablas dinmicas que hacen fcil organizar, resumir datos complicados y profundizar en los detalles; y las tablas que permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja

En la seccin ilustraciones, se encuentran las opciones de insertar una imagen desde un archivo, imgenes prediseadas, formas y diagramas de procesos. En la seccin grficos, se encuentran todas las opciones de creacin y edicin de grficos. En columna, se puede insertar un grfico de columna que se utiliza para comparar valores de categoras o un grfico de lnea que sirve para mostrar tendencias en el tiempo; un grfico circular en el que se pueden agregar valores cuando estos sean positivos o un grfico de barra que sirve para comparar varios valores; un grfico de rea que sirve para enfatizar las diferencias entre varios conjuntos de datos, en un periodo de tiempo; un grfico de dispersion que sirve para comparar pares de valores. En la seccin hipervnculo, puedes crear un vnculo a pgina WEB. Y en la seccion texto encontrars las opciones: cuadro de texto, encabezado y pie de pgina, word art que consiste en convertir el texto en texto decorativo; lnea de firma, objeto y smbolo.
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Diseo de pgina

En esta pestaa encontrs todas las opciones para modificar y mejorar la presentacin final del documento, en ella encuentras: temas que sirve para cambiar el diseo general de todo el documento, incluidos los colores, las fuentes y los efectos los cuales pueden ser cambiados por separado. En el rea de configurar pgina, encuentras las opciones para definir mrgenes, orientacin de la pgina (vertical u horizontal), tamao de papel, rea de impresin que sirve para marcar un rea especfica de la hoja para imprimirla; saltos de pgina que especifica el inicio de una nueva pgina en la copia impresa; fondo que sirve para elegir una imagen para el fondo de una hoja; e imprimir ttulos en la cual se puede especificar las filas y las columnas que se repetirn en cada pgina impresa.

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En el rea de ajustar rea de impresin, se puede definir el ancho, alto y escala del resultado de impresin

En esta pestaa se encuentran todas las herramientas que sirve para realizar funciones y procesos de tipo financiero y matemtico dentro de un archivo de Excel. En ella podemos encontrar las reas de biblioteca de funciones, nombres definidos y clculo

F
Datos:

Frmulas:

En esta pestaa se hallan las secciones: conexiones, ordenar, filtrar, herramientas de datos y esquema. Estas son funciones avanzadas que por el momento no harn parte de nuestro curso.

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En esta pestaa se hallan las secciones: revisin, comentarios, cambios. En revisin, se encuentra las herramientas de ortografa que comprueba la ortografa del texto, referencia que abre el panel de tareas de referencia y busca en los materiales de referencia como diccionarios y enciclopedias; sinnimos sugiere otras palabras con un significado parecido a la palabra que has seleccionado y traducir que traduce el texto seleccionado a un idioma diferente. Comentarios y Cambios son funciones avanzadas que por el momento no harn parte de nuestro curso.

R
Revisar

En esta pestaa se encuentran las herrmientas que ayudan a visualizar el documento mientras se trabaja en l. Sus secciones son Vistas de libro, Zoom, Ventana y Macros. En Vistas de libro se puede elegir las siguientes formas de visualizar: normal, diseo de pgina, vista previa de salto de pgina, vistas personalizadas y pantalla completa. En Zoom, se puede ampliar seleccin y colocar al 100% y en Ventana se puede generar una nueva ventana, organizar todo, inmovilizar pneles, guardar rea de trabajo y cambiar ventanas. La opcin Macros hace parte de las funciones avanzadas que por el momento no harn parte de nuestro curso..

V
Vista

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La Barra de Referencia, que se encuentra inmediatamente debajo de las barras de herramientas, presenta los tres sectores siguientes:

Barra de Referencia

indicando la columna (A) y la fila (1) en que se encuentra. El sector central indica que se est en modo de edicin (es decir, introduciendo nombres, funciones, nmeros, etc.), el primer botn permite anular el contenido de la celda, el segundo equivale a pulsar la tecla Intro, y el tercero llama al Asistente de Funciones (Function Wizard). Excel no permite ejecutar ningn comando mientras este sector est activo.

El sector de la izquierda muestra la ubicacin de la celda activa

este contenido puede hacerse tanto en este campo como en la propia celda.

En la parte inferior de la hoja de clculo aparece la Barra de Estado, en la que se presenta una breve informacin acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del espacio, en esta figura pueden verse tambin los controles que permiten moverse entre las diversas hojas de clculo que constituyen el libro en el que se est trabajando. Ofimtica

El sector de la derecha, muestra el contenido de la celda activa. La edicin de

Barra de estado

Los siguientes apartados le resultarn ya familiares, aunque no por eso menos tiles, ya que constituyen las operaciones ms habituales con Excel.

Cuando se abre Excel y se ejecuta el comando nuevo del men inicio o cuando se da click sobre el icono se abre un nuevo libro de trabajo, que por defecto tiene 16 hojas de clculo.

UTILIZACIN BSICA DE UNA HOJA DE CLCULO Hojas de clculo en un libro de trabajo

Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse una hoja u otra tan solo dando un click con el ratn en la pestaa correspondiente.

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Tambin pueden mantenerse activas varias hojas de clculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se da click sobre las pestaas de otras hojas (si la hoja esta activada, al hacer click sobre su pestaa con la tecla Ctrl pulsada la hoja se desactiva y viceversa). Cuando varias hojas estn activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen tambin en las dems hojas activas, en las posiciones correspondientes.

Si presiona el botn derecho del ratn sobre alguna de las pestaas, se despliega un men contextual, en el que le permite insertar una nueva hoja de clculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla y/ o copiarla de un lugar a otro, o seleccionar todas las hojas.

Si lo que se desea es insertar una nueva columna, se elige insertar y la nueva columna aparecer al lado izquierdo de la columna que se eligi originalmente. La forma ms sencilla de cambiar el nombre a una hoja de clculo es, hacer click dos veces sobre la pestaa que lleva su nombre, esta quedar sombreada lo que indicar que puedes digitar el nuevo nombre. Ofimtica

Por otra parte, es posible cambiar el orden en el que aparecen, solo arrastrando con el raton hasta la nueva posicion que se desea ocupe.

Seleccin y activacin de celdas

En la hoja de clculo, hay en todo momento una celda activa. La celda activa se distingue claramente de las dems, pues aparece enmarcada de modo diferente

La celda activa, es la nica celda que est preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. As pues, antes de introducir o borrar algo en una celda, hay que hacer que esa sea la celda activa dando click sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede tambin avanzar o retroceder una pantalla con las teclas AvPag y RePag.

El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la Barra de Referencia y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan las operaciones para modificar el contenido de la celda. Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al hacer click sobre el cono |T~ en la Barra de Referencia o al mover la celda activa con las flechas del teclado.

Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. Si se selecciona un rectngulo de celdas al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorrindola por columnas. Cuando se llega a la ltima celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Esto es til para introducir texto o nmeros en un rango de celdas, desplazndose automticamente al pulsar Intro

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A parte de la introduccin de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar simultneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque quedan enmarcadas.

A continuacin se van a describir algunas de las formas que dispone Excel para seleccionar celdas:

ara seleccionar toda la hoja de clculo basta con hacer click con el ratn en la esquina superior izquierda de la hoja (interseccin de la fila con los nombres de columnas y la columna con la numeracin de filas). ara seleccionar una determinada fila o columna, bastar hacer click una sola vez sobre la etiqueta -el nmero o la letra correspondiente a la fila o a la columna, respectivamente-. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta hacer click sobre la primera (o ltima) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botn del ratn hasta la ltima (primera) etiqueta del rango deseado. click con el ratn en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. Tambin se puede seleccionar un rectngulo dando click primero sobre la celda de una esquina y luego -manteniendo pulsada la tecla Mayus- volviendo a hacer click sobre la celda en la esquina opuesta; esta operacin selecciona todo el rango de celdas entre las dos operaciones de click. Ofimtica

Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectngulo-, hay que hacer

bloque por el procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva seleccin no anula los bloques seleccionados precedentemente. Esta tcnica puede utilizarse en combinacin con la indicada en el punto 2 para seleccionar filas o columnas no contiguas. Como se ver ms adelante, la seleccin de celdas tiene muchos campos de aplicacin el la utilizacin normal de Excel.

Para seleccionar bloques no contiguos de celdas, basta seleccionar cada

La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuacin introducir en ella los datos -texto, nmeros o frmulas. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia.

INTRODUCCIN DE DATOS Introduccin de datos en una celda

Estos datos pueden ser editados borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc. de la forma habitual en todas las aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratn o las flechas del teclado. Tambin la seleccin de una parte del texto se hace del modo habitual. Ofimtica Recurdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de clculo simultneamente tenindolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo.

Introduccin de datos en un rango de celdas

Como ya se ha dicho, la seleccin de celdas puede emplearse tambin para introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de clculo. Cuando una zona de la hoja est seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo automtico a la celda siguiente de la seleccin. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la seleccin, si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.

y bloques de celdas

Introduccin de filas, columnas

Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cules se quiere realizar la insercin, el procedimento es muy similar al de insertar filas.

De modo anlogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N columnas delante de las cules se quiere realizar la insercin.

Borrado de celdas

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El borrado de celdas puede realizarse solo con elegir la celda o celdas que se desea borrar y se busca la opcion borrar que se encuentra en la pestaa Inicio, en la seccin Modificar y se elige dentro de la lista que se despliega la opcin que se desea utilizar:

Mover y copiar celdas

Para trasladar (o copiar) el contenido de una seleccin de celdas a otra hoja de clculo (o a otra parte de la misma hoja de clculo), puede procederse de los modos siguientes:

espus de seleccionar las celdas, esta queda preparada para ser copiada o movida. Con el comando cortar y luego con copiar esta puede ser trasladada a otra parte de la hoja de clculo. La seleccin queda rodeada por un contorno especial (contorno circulante), que indica que su contenido est dispuesto para ser pegado en otro sitio. Con el comando Pegado especial puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar: datos, frmulas, formatos o todo. Por supuesto, pueden utilizarse tambin los conos correspondientes de la barra de herramientas. El contorno circulante, se elimina al Pegar o al hacer un nuevo Cortar o Copiar sobre otra seleccin.

es por medio del ratn. Una vez que se ha realizado la seleccin, se coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se da click y se arrastra la seleccin hasta la posicin deseada. Arrastrando simplemente, la seleccin se traslada; apretando al mismo tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que se est copiando).

Muchas veces la forma ms sencilla de trasladar o copiar una seleccin de celdas

las otras celdas ya existentes. Si se desea insertar la seleccin, hay que mantener apretada la tecla Maysculas. En la hoja de clculo, aparecen contornos y marcas que indican cmo se va a realizar la insercin. Ofimtica Es muy conveniente practicar con estas posibilidades de Excel para copiar y trasladar datos que se encuentran entre las ms utilizadas.

Con lo indicado en el prrafo anterior, la seleccin de celdas se superpone sobre

Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y textos contenidos en las celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuacin se describen algunas de estas posibilidades.

FORMATOS EN HOJAS DE CLCULO

Altura de Filas y anchura de columnas

La altura de las filas y el ancho de las columnas, puede modificarse de varias maneras:

modificacin afecta a la fila o columna anterior al borde arrastrado). En la parte izquierda de la barra de referencia aparece la dimensin de la fila o columna que se est modificando. acuerdo con el contenido de sus celdas, dando click dos veces en el borde derecho de la cabecera de una columna.

Con el ratn, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna (la Tambin con el ratn, con eleccin automtica de la anchura de la columna de


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opciones de ajuste a las columnas y las filas:

Seleccionando la ventana inicio en la opcin Formato. En ella encontrars varias

Excel puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de clculo. El usuario puede incrustar un grfico en una hoja de clculo o crear el grfico en una hoja especial para grficos. En cada caso, el grfico est vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian, el grfico se actualizar de forma automtica. Los grficos de Excel contienen muchos objetos -ttulos, etiquetas en los ejes, etc.- que pueden ser seleccionados y modificados individualmente. En las figuras 34-36 se muestran algunos de ellos.

CREACIN DE DIAGRAMAS Y GRFICOS

Asistente para grficos

La manera ms simple de introducir un grfico en Excel es mediante la utilizacin del Asistente para Grficos. Antes de presionar este botn, deben seleccionarse sobre la hoja, los datos que se desea representar. Aunque el Asistente para Grficos permite tambin seleccionar mediante referencias los datos a representar grficamente, el proceso resulta mucho ms sencillo si dicha seleccin se realiza antes de llamar al Asistente para Grficos. Para crear un grfico, deben seguirse los siguientes pasos:


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botn del ratn. No es necesario que el grfico est alineado con los bordes de las celdas. En realidad no est contenido sino superpuesto sobre las mismas.

Seleccionar los datos a representar. Hacer click en el botn de Asistente para Grficos. Arrastrar sobre la parte de la hoja en la que se desea situar el grfico y soltar el

A continuacin aparece el primero de una serie de cuadros de dilogo del Asistente para Grficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el grfico deseado.

El segundo paso del Asistente para Grficos corresponde al cuadro de dilogo que permite comenzar a elegir entre los diversos grficos que posee Excel. Cada una de las modalidades de grficos de Excel posee varios tipos asociados.

Despus de terminar, Excel incrusta el grfico que ha sido creado en el rea que se seleccion previamente sobre la hoja de clculo. Este grfico es ahora parte de la hoja de clculo y se guarda y abre con el libro de trabajo. Ahora puedes realizar documentos sencillos con Microsoft Excel.

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