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Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel2007 Iniciar Excel2007 La pantalla inicial Las barras Ayuda Qu es y para qu sirve Excel2007? Compaginar dos sesiones
Movimiento rpido en la hoja Movimiento rpido en el libro Introducir datos Modificar datos Tipos de datos Errores en los datos Conceptos bsicos de Excel Tipos de datos de Excel Las frmulas
Unidad 3. Operaciones con archivos Guardar un libro de trabajo Cerrar un libro de trabajo Empezar un nuevo libro de trabajo Abrir un libro de trabajo ya existente Botones del cuadro de dilogo Guardar Crear automticamente copias de seguridad Proteger libros de trabajo Cerrar todos los libros abiertos Usar plantillas
Crear plantillas Abrir varios libros de trabajo a la vez Abrir libros de trabajo de slo lectura Botones del cuadro de dilogo nuevo
Desde el icono de Excel del escritorio. Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aqu te explicamos cmo compaginar dos sesiones Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin Salir.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya
que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
Las Barras
La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.
Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las
operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa
El Botn Office
Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. Este men contiene tres tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.
Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos. La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La Ayuda Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo. Conceptos de Excel En caso de no tener claro algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable repasarlo aqu. Movimiento rpido en la hoja Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna FIN FLECHA ARRIBA activa ltima celda de la columna FIN FLECHA ABAJO activa FIN FLECHA IZQUIERDA o Primera celda de la fila activa INICIO ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas: Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta. Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar este Ejercicio de desplazamiento en una hoja.
Ejercicio 01 paso a paso. Desplazamiento en la hoja de clculo. Objetivo. Utilizar los mtodos de desplazamiento dentro de una hoja de clculo, para poder situarnos de forma ms sencilla y rpida en cualquier lugar dentro de sta.
Pulsa la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA ARRIBA. La celda activa pasa a ser IV1, es decir, la ltima hacia arriba (la primera) dentro de la misma columna. 15. Pulsa la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA IZQUIERDA. Volvemos a la celda A1, es decir, la ltima hacia la izquierda (la primera) dentro de la misma fila, como puedes observar este mtodo equivale a pulsar la tecla INICIO. Ahora vamos a probar utilizar la barra de desplazamiento. 16. Haz clic varias veces sobre la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento vertical, hasta que se visualice la fila 50. Observa como se realiza un desplazamiento vertical de la pantalla, pero observa que la celda activa sigue siendo la celda donde nos encontrbamos antes del desplazamiento, es decir, A1. 17. Haz clic varias veces sobre la flecha hacia derecha de la barra de desplazamiento horizontal, hasta que se visualice la columna Z. 18. Para situarnos en la celda Z5, haz clic sobre sta. Ahora ya habr cambiado la celda activa. 19. Utiliza la flecha hacia arriba de la barra de desplazamiento vertical y la flecha hacia la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal para situarnos en la celda N50. Te habrs dado cuenta que si queremos realizar un desplazamiento lejano dentro de la hoja, este mtodo puede resultar lento, por ello se puede utilizar las barras de desplazamiento para realizar desplazamientos ms rpido arrastrando el cuadro que se encuentra en la barra de desplazamiento. 20.Arrastra el cuadro de la barra de desplazamiento vertical hacia abajo (es decir, pulsa el botn del ratn sobre ste y mantenindolo pulsado arrastra el ratn hacia abajo, sin soltar el botn del ratn). Observa como el desplazamiento es mucho ms rpido. 21. Arrastra el cuadro de la barra de desplazamiento horizontal hacia la derecha. Observa el resultado
14.