Micro Excel2007

Microsoft Excel 2007

Mdulo
- Terico y Prctico -
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No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisin por cualquier medio o mtodo sin autorizacin del autor y editor. DERECHOS RESERVADOS Pgina | 3
Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informtica!

En este Mdulo intentaremos guiarlos en el aprendizaje de Microsoft Excel. Microsoft Excel es una planilla de clculo que se utiliza para desarrollar tareas donde podr resolver ecuaciones matemticas, estadsticas y hasta cientficas, entre otras. Los archivos de este programa se presentan en hojas divididas horizontalmente y verticalmente, similar a una hoja de trabajo contable, donde podr ingresar tanto nmeros como texto, pero a diferencia de estas planillas contables, el programa es quien realiza los clculos en forma electrnica. Este Mdulo ha sido pensado para que puedan aplicar los conocimientos que expresa, fundamentalmente en el mbito Laboral, destinados a cubrir las necesidades que se presentan para desarrollar las tareas en el mbito laboral. Esperamos que disfruten este Mdulo, como nosotros lo hicimos al redactarlo, y que les sea de utilidad en el desempeo de sus tareas en el mbito laboral. Les deseamos xito en este aprendizaje que estn comenzando.
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Metodologa de Trabajo
Les presentamos la Metodologa de Trabajo de este Mdulo, con el fin de orientarlos en su correcto uso y aprovechamiento. Es importante comenzar por la simbologa que encontrarn en las prximas pginas: ATENCIN Desarrolla una aclaracin de importancia acerca del tema. SUGERENCIA Plantea otras formas de aplicar las herramientas. ACTIVIDAD Indica las Prcticas a realizar, en caso de tener instalado el Software Educativo Asistente. TRUCO Sugiere alternativas para hacer ms dinmica la aplicacin de las herramientas. Al finalizar cada Captulo encontrarn: Prcticas Adicionales, que les permitirn repasar las herramientas aprendidas en actividades concretas e integradoras. Un repaso de conceptos Tericos, para verificar la compresin y adquisicin de los conceptos ms importantes.
Al finalizar el Mdulo encontrarn una Autoevaluacin Mltiple Chioce (Mltiples Opciones), que le servir como preparacin para el Examen On-Line.
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Microsoft Excel 2007 GENERALIDADES

Las rdenes o comandos se activan por medio del mouse, primero haciendo clic sobre el nombre del men que desplegar el listado de opciones que lo integran, luego deber hacer clic sobre el nombre de la opcin. Hay opciones que se activarn directamente y otras que requerirn ms informacin para que se produzcan. Con la tecla ALT la letra subrayada se activar el men por teclado. Por ejemplo: para abrir un documento debo teclear ALT+A+A.
Men contextual: se aplica a algna celda o elemento en particular con el botn derecho del mouse.
Mtodo abreviado: son combinaciones de teclas que producen la activacin de comandos. Se encuentran en el extremo derecho del nombre de la orden. Por ejemplo: la combinacin de teclas que me permitir abrir un documento es CTRL+A.
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Captulo 1
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Conocer la utilidad de esta importante planilla de clculos y sus caractersticas principales. Conocer las partes de la ventana de Microsoft Excel y cmo desplazarse por la misma. Aprender a seleccionar rangos y realizar distintos cambios en cuanto a su formato. Aprender a guardar y abrir libros nuevos, como as tambin a cambiar el tamao de las filas y columnas de la planilla. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Introduccin Captulo 1 Guardar y abrir libros
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Microsoft Excel 2007 INTRODUCCIN Microsoft Excel 2007 Microsoft Excel es una planilla de clculos en el paquete de aplicaciones Office. Excel est conformado por planillas de clculos, lo que quiere decir, que en sus hojas de trabajo se pueden desarrollar tareas donde podr resolver ecuaciones matemticas, financieras, estadsticas y hasta cientficas, entre otras. La disposicin de las hojas facilita este tipo de trabajo ya que se encuentra dividida horizontal y verticalmente, similar a una hoja de trabajo contable, donde podr ingresar tanto nmeros como texto, pero a diferencia de estas planillas contables, este programa es quien realiza los clculos en forma electrnica. Ingresar a Excel Existen varias formas de ejecutar o iniciar Microsoft Excel, pero la ms utilizada es desde el men inicio, para lo cual debe realizar el siguiente camino: - Desde la barra de tareas, haga clic en el men Inicio Todos los programas Microsoft Excel.
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SUGERENCIA
En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede:
- Crear un acceso directo para Microsoft Excel 2007, en el escritorio.
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Microsoft Excel 2007 Ventana de Microsoft Excel 2007
Partes de una Planilla de clculo
Cada libro inicia con tres hojas de clculo. Estas hojas pueden: -Cambiar su nombre. -Moverse. -Eliminarse. -Y adems se pueden insertar nuevas hojas.
Columnas: Es un conjunto de celdas organizadas verticalmente. Se nombran con las letras del abecedario. Filas: Es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente. Se nombran con nmeros.
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ATENCIN: Los archivos nuevos creados en Excel se denominan Libros.
Archivos nuevos Para crear un nuevo archivo, utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde el Botn Office - Haga clic en este botn: 2 Opcin desde el Teclado
- Presione las teclas:
3 Opcin desde el Men Contextual
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Microsoft Excel 2007 Formas de seleccin Al seleccionar una celda podr escribir datos, aplicar formatos como color de fuente, color de borde, color de relleno entre otros. A continuacin aprender a seleccionar una celda, varias celdas, una fila, o una columna y a seleccionar celdas, columnas y filas en forma contina y discontina. Seleccin de una celda: 1- Ubique el puntero del mouse en la celda que desee seleccionar. 2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic con el botn izquierdo del mouse.
Puntero del mouse transformado en una cruz blanca
Celda seleccionada
ATENCIN: Para desplazar la seleccin de una celda a otras, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
Desde el Teclado 1 Opcin - Presione la tecla: 2 Opcin

Teclas de desplazamiento
- Presione las siguientes teclas: Pgina | 12
Microsoft Excel 2007 Seleccin de una fila: 1- Ubique el puntero del mouse sobre el nmero de fila que desea seleccionar de una sola vez. 2- Cuando se transforme en una flecha negra que apunta hacia la derecha, haga clic. Puntero del mouse transformado en una flecha negra apuntando hacia la derecha.
Fila seleccionada
Seleccin de una columna: 1- Ubique el puntero del mouse sobre la letra que corresponda a la columna que desea seleccionar de una sola vez. 2- Cuando el puntero se transforme en una flecha negra que apunta hacia abajo, haga clic.
Puntero del mouse transformado en una flecha negra apuntando hacia abajo.
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Columna seleccionada
Seleccin de celdas, columnas o filas en forma contina: 1- Ubique el puntero del mouse sobre la primera celda del grupo a seleccionar. 2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic y sin soltar arrastre el puntero hasta seleccionar la cantidad de celdas, columnas o filas que desee.
Puntero del mouse transformado en una cruz blanca
Varias celdas seleccionadas
Seleccin de celdas, columnas o filas en forma discontina: 1- Seleccione un grupo de celdas. 2- Presione la tecla: 3- Sin soltar la tecla control, seleccione otro grupo de celdas.
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1er Grupo de celdas seleccionadas
1er Grupo de celdas Seleccionadas 2do Grupo de celdas seleccionadas
Rango Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas, que se representan con un nombre compuesto por el nombre de la primera celda que comprende la seleccin, dos puntos (:) y, a continuacin, el nombre de la ltima celda seleccionada. Rango Desde Hasta
B1:D2
B1:D2
Primer celda del Segunda celda del Rango seleccionado
Ejemplo: La seleccin de celdas que se ve a continuacin, corresponde al rango B1:D2
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Microsoft Excel 2007 Ingreso de informacin Para cargar datos en una celda haga clic sobre la celda que tendr la informacin y luego ingrese los datos que desee. Si los datos ingresados son slo palabras stas se alinearn automticamente a la izquierda de la celda y si los datos son numricos se alinearn a la derecha de la celda. Barra de frmula Barra de frmula
Tipo de dato: Texto Se ubica a la izquierda de la celda.
Tipo de dato: Numrico Se ubica a la derecha de la celda.
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Microsoft Excel 2007 Tamao de filas y columnas Filas: Para cambiar el tamao de las filas, puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Inicio
- Seleccione la/s fila/s que desee.
- Desde la Cinta de Inicio, haga clic en Celdas Formato Alto de fila - Aparecer este cuadro:
1) Coloque un valor
2) Acepte el cuadro
2 Opcin desde la Fila - Ubique el puntero del mouse entre la numeracin de las filas. - Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar arrastre hacia abajo o hacia arriba hasta encontrar el tamao deseado.
Puntero del mouse transformado en una doble flecha
Columnas: Para cambiar el tamao de las columnas, puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones:
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1 Opcin desde la Cinta de Inicio
- Seleccione la/s columna/s que desee.
- Desde la Cinta de Inicio, haga clic en Celdas Formato Ancho de columna - Aparecer este cuadro:
1) Coloque un valor
2) Acepte el cuadro
2 Opcin desde la Columna - Ubique el puntero del mouse entre las columnas. - Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar arrastre hacia la izquierda o hacia la derecha hasta encontrar el tamao deseado.
Puntero del mouse transformado en una doble flecha
Formato de celdas Para aplicar formato a una o ms celdas seleccionadas, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
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Microsoft Excel 2007 1 Opcin desde la Cinta de Inicio
- Utilice cualquiera de las siguientes herramientas:
Herramientas de la Cinta de Inicio
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2 Opcin desde la Cinta de Inicio - Haga clic en el Botn Cuadro de Dialogo - Aparecer este cuadro:
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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 1, Tema: Introduccin, Por ejemplo.
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Microsoft Excel 2007 GUARDAR Y ABRIR LIBROS Para almacenar sus trabajos deber recurrir al cuadro de dilogo Guardar como... Para ingresar a est cuadro, siga estos pasos: 1- Desde el Botn Office, haga clic - Guardar como... 2- Aparecer este cuadro 1) Seleccione la unidad de almacenamiento en el cual se ubicar el archivo a guardar.
2) Escriba un nombre para el archivo.
3) Acepte el cuadro Actualizar archivos Para actualizar los cambios de un archivo (libro), utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Barra de Herramientas de Inicio Rpido - Haga clic en el botn
2 Opcin desde el Botn Office - Haga clic en botn office - Guardar... 3 Opcin desde el Teclado
- Presione las teclas:
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Cerrar archivos Para cerrar un archivo de Excel, utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde el Botn Office - Haga clic en Cerrar. 2 Opcin desde los Botones de control
Haga clic en el botn Cerrar Abrir archivos Para cerrar un archivo de Excel, siga estos pasos: 1- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde el Botn Office - Haga clic en Abrir. 2 Opcin desde la Barra de Herramientas de Inicio Rpido - Haga clic en el botn
3 Opcin desde el Teclado - Presione las teclas:

y
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Microsoft Excel 2007 2- Aparecer este cuadro:
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 1, Tema: Guardar y Abrir, Por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 1, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 1 1- Abra un nuevo libro. 2- Seleccione el rango A1:F13. 3- Aplique este formato, para el rango seleccionado. Bordes Estilo: Color: Borde: Doble lnea Rojo Contorno e interno
4- Guarde el libro en un disquete, con el nombre Captulo de Excel 1. 5- Seleccione el rango A1:F1 y combine las celdas. 6- Actualice los cambios del archivo. 7- Cierre el libro. 8- Abra el libro nuevamente y en las celdas combinadas ingrese: Planilla de Stock. 9- Aplique este formato para el texto y la celda: Fuente Fuente: Color: Estilo: Tamao: Century Gothic Azul Negrita 20 Color: Trama: Trama Amarillo Atenuado al 6,25%
10- Guarde los cambios. 11- Cierre el programa.
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Microsoft Excel 2007 Repaso del Captulo 1 1- Qu es un rango? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Cmo se denominan los archivos de Excel? ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas en forma no consecutiva. ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 4- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas continas. ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 5- Explique la diferencia entre Guardar y Guardar como... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 6- Explique las caractersticas de estos comandos: Ajustar texto: ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... Reducir hasta ajustar: ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... Combinar celdas: ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Captulo 2
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Comprender la utilidad de las series de datos en Microsoft Excel y aprender a crearlas. Conocer las frmulas bsicas para realizar clculos sencillos y aprender a ingresarlas. Aprender a aplicar las frmulas en determinada planilla que se le presente. Diferenciar las frmulas de las funciones, comprender la utilidad de las funciones y la sintaxis de las mismas. Aprender a aplicar y realizar las funciones en determinada planilla de clculo que se presente Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos Captulos Temas de Aprendizaje
Series
Captulo 2
Frmulas bsicas
Funciones
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Microsoft Excel 2007 SERIES
Serie
Una serie es un conjunto de datos consecutivos que se utilizan para colocar determinada informacin de una manera rpida y sencilla. En Excel se pueden introducir series de datos, numricas o de textos. Para trabajar con la herramienta series, utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Inicio
- Desde la cinta de inicio, haga clic en Modificar - Rellenar - Series... - Aparecer este cuadro:
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2 Opcin desde el Controlador de Relleno. - Coloque correlativamente los dos primeros nmeros de la serie. - Seleccione los nmeros para que Excel identifique la incrementacin entre los nmeros.
- Coloque el puntero del mouse en el controlador de relleno. - Cuando el puntero del Mouse se transforme en una cruz negra, haga clic y sin soltar arrastre hasta que obtenga la cantidad de nmeros a ingresar.
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Microsoft Excel 2007 Crear series de datos personalizados Para crear una serie de datos, siga estos pasos: 1- Haga clic en el Botn de Office y seleccione el Botn Opciones de Excel. 2- Se presentar el Cuadro Opciones de Excel en el que deber seleccionar desde el sector izquierdo la opcin Ms Frecuentes. 3- Dentro de esta ventana, seleccione el botn Modificar listas personalizadas para visualizar el siguiente cuadro de dilogo:
4- Seleccione la opcin nueva lista del listado de Listas personalizadas. -En el cuadro Entradas de lista ingrese (Enter de por medio) cada uno de los elementos que conformarn la serie de datos personalizada. -Una vez ingresado el listado haga clic en el botn Agregar y luego en el botn Aceptar. 5- Seleccione una celda y escriba uno de los nombres. 6- Ubique el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, haga clic y sin soltar arrastre hasta insertar los datos de la lista personalizada.
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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 2, Tema: Series, por ejemplo.
FRMULAS BSICAS Frmulas bsicas Excel le permite olvidarse de las calculadoras y de los clculos mentales, ya que resolver frmulas es una de las tareas ms importantes de esta aplicacin. Una frmula es una ecuacin que analiza valores con el fin de obtener un resultado. Algunas frmulas bsicas Todas las frmulas de Excel comienzan con un signo igual (=), para que el programa pueda diferenciar que la informacin que est ingresando pertenece a una frmula. Luego se colocan los argumentos (valores tales como nmeros o nombres de celdas), separados por operadores aritmticos (tales como los smbolos de suma +, resta -, divisin / y multiplicacin *).
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Microsoft Excel 2007 Suma: Para trabajar con la frmula suma, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea sumar. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
3- Coloque el signo igual [=], para iniciar la frmula.
4- Haga clic sobre la celda del primer nmero
5- Coloque el signo ms [+].
6- Haga clic sobre la celda del segundo nmero.
7- Presione la tecla:
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Resta: Para trabajar con la frmula resta, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea restar. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
5- Coloque el signo ms [-].
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Microsoft Excel 2007 Multiplicacin: Para trabajar con la frmula multiplicacin, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea multiplicar. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
5- Coloque el signo ms [*].
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Microsoft Excel 2007 Divisin: Para trabajar con la frmula divisin, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea dividir. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
5- Coloque el signo ms [/].
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Microsoft Excel 2007 Porcentaje: Suponga que debe averiguar el 10 % de 50, sabiendo que el valor total corresponde al 100%.
Para obtener el 10% de 50, utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin - Coloque el signo igual [=], para comenzar la frmula. - Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el dato que se utilizar como base para obtener el porcentaje. - Coloque el signo de multiplicacin [*]. - Coloque el valor del porcentaje que desea averiguar anteriormente, en este caso ser 10. - Coloque el signo de divisin [/]. - Coloque el nmero 100, ya que el 10% de 50 se averiguar en base al 100% de su valor.
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- Presione la tecla:
2 Opcin - Coloque el signo igual [=], para comenzar la frmula. - Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el valor que se utilizar como base para obtener el porcentaje. - Coloque el signo de multiplicacin [*]. - Coloque el valor que sacar el porcentaje del nmero ingresado anteriormente, en este caso ser 10. - Coloque el signo de porcentaje [%].
- Presione la tecla:
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Para ver el resultado de una frmula de manera rpida, siga estos pasos: - Seleccione los datos que desea calcular.
Desde la Barra de estado, podr observar el resultado de los valores seleccionados. En este caso su resultado se define con una suma. Esta opcin de frmulas rpidas, se puede variar haciendo un clic con el botn derecho del mouse. Aparecer una lista desplegable donde podr seleccionar la frmula que ms le convenga.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 2, Tema: Frmulas Bsicas, por ejemplo.
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Microsoft Excel 2007 Funciones Funcin Las funciones son frmulas predeterminadas que le permiten ahorrar tiempo y problemas a la hora de crear ecuaciones. En Excel encontrar cientos de funciones, que se pueden utilizar solas o combinadas con otras frmulas o funciones. Estas se utilizan para realizar una gran cantidad de tareas, tales como sumas, promedios, valores mximos, mnimos entre otras mucho ms complejas. Por ejemplo: Suponga que debe calcular los totales de cada una de las columnas de una planilla determinada, debera seleccionar la ltima celda, en este caso C12 e ingresar la siguiente frmula: =C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11 obviamente el resultado sera correcto, pero perder mucho tiempo en ingresar esta frmula y tendr un mayor margen de error. En este caso para agilizar y asegurar el trabajo puede utilizar la funcin de Suma. Funciones matemtica y trigonomtrica Sintaxis Suma:
Para trabajar con la funcin suma, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea sumar. 2- Seleccione la celda donde quedar el resultado.
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3- Coloque el signo igual [=], para iniciar la funcin.
4- Escriba la palabra [Suma].
5- Abra un parntesis [(]
6- Seleccione el rango de los nmeros a sumar.
7- Cierre el parntesis [)]
Resultado seleccionado
Sintaxis Sumar.si:
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Microsoft Excel 2007 Por ejemplo: Suponga que debe obtener el total de los sueldos iguales y menores a $500. Observe esta planilla:
Para averiguar la suma de los sueldos iguales y mayores a $500, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado. 3- Coloque el signo igual [=]
4- Escriba las palabras [Sumar.si]
5- Abra parntesis [(]
6- Seleccione el rango que calcular.
7- Coloque el signo punto y coma [;]
8- Abra comillas [ ]
9- Escriba la condicin. En este caso se desea obtener el total de sueldos iguales o mayores a $500.
10- Cierre las comillas [ ]
11- Cierre parntesis [)]
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Microsoft Excel 2007 12- Presione la tecla:
Sintaxis Producto:
Para utilizar esta funcin, siga estos pasos: 1- Coloque el signo igual [=], para iniciar la funcin.
2- Escriba la palabra [Producto]
4- Seleccione el rango de datos a calcular.
Resultado del producto Pgina | 44
Sintaxis Raz: Para utilizar esta funcin, siga estos pasos: 1- Coloque el signo igual [=], para iniciar la funcin.
2- Escriba la palabra [Raz]
4- Seleccione la celda que posee el nmero a calcular.
Resultado de una raz
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Microsoft Excel 2007 Sintaxis Potencia:
Para utilizar esta funcin, siga estos pasos: 1- Coloque el signo igual [=], para iniciar la funcin.
2- Escriba la palabra [Potencia]
4- Escriba la base.
5- Coloque punto y coma [;]
6- Escriba la potencia. Por ejemplo 2.

Resultado de una potencia
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Funciones estadsticas Promedio: El promedio es la suma de una serie de valores dividida por su cantidad. Sintaxis promedio:
Por ejemplo: Suponga que debe calcular el promedio final de las notas de cada uno de los alumnos, de la siguiente planilla:
Para averiguar el promedio de las notas, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea promediar. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
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4- Escriba la palabra [PROMEDIO]
5- Abra parntesis [(].
6- Seleccione el rango a promediar.
7- Cierre el parntesis [)].
ATENCIN: Diferencia entre frmula y funcin.
Frmula: Es una ecuacin que analiza valores con el fin de devolver un resultado. Todas las frmulas comienzan con el signo igual (=) seguido de argumentos (Valores tales como nmeros o referencias de celdas) conectados por los operadores matemticos (Como sumas (+), Restas (-), Multiplicaciones (*) y Divisiones (/)). Funciones: Son frmulas predeterminadas que ahorran tiempo y problemas a la hora de crear ecuaciones utilizadas con frecuencia. Las funciones realizan una gran variedad de tareas, desde sumas, promedios entre muchas otras opciones.
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Microsoft Excel 2007 Mximo: Devuelve el valor ms grande de un rango de datos. Sintaxis Mximo:
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota ms alta del 1 Trimestre, en esta planilla:
Para averiguar la nota ms alta, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
4- Escriba la palabra [Max]
6- Seleccione las celdas a calcular.
7- Cierre parntesis [)].
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Mnimo: Devuelve el valor ms pequeo de un rango de datos. Sintaxis Mnimo:
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota ms baja del 1 Trimestre, en esta planilla:
Para averiguar la nota ms baja, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
4- Escriba la palabra [Min]
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6- Seleccione los datos a calcular.
7- Cierre el parntesis [)].
Contar: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango que contenga slo nmeros. Sintaxis Contar:
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de alumnos en la siguiente planilla:
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Microsoft Excel 2007 Para averiguar la cantidad de alumnos, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin 4- Escriba la palabra [CONTAR] 5- Abra un parntesis [(] 6- Seleccione el rango de datos que desea calcular. 7- Cierre el parntesis [)]
Contar.si: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas dependiendo de una condicin determinada. Sintaxis Contar.si:
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Microsoft Excel 2007 Por ejemplo: Suponga que debe contar la cantidad de notas aprobadas, del primer trimestre, teniendo en cuenta que slo aprueban los alumnos que obtienen 6 o ms. Para averiguar la cantidad de alumnos aprobados, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin.
4- Escriba la palabra [CONTAR.SI].
5- Abra un parntesis [(].
6- Seleccione el rango de datos que desea calcular.
7- Coloque punto y coma [;].
9- Escriba la condicin. En este caso la condicin ser notas mayores o iguales a 6.
10- Cierre comillas [ ]
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Contar.blanco: Cuenta las celdas vacas de un rango de valores. Sintaxis Contar.blanco:
Por ejemplo: Suponga que debe calcular, en la siguiente planilla de alumnos, cuntos alumnos deben la nota del ltimo trimestre.
Para averiguar la cantidad de alumnos que deben la nota del ltimo trimestre, siga los siguientes pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
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3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin.
4- Escriba la palabra [CONTAR.BLANCO].
5- Abra un parntesis [(].
Contar: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango de datos con texto. Sintaxis Contara:
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Microsoft Excel 2007 Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de liquidacin de sueldos, deba averiguar la cantidad de empleados que trabajan en la empresa.
Para averiguar la cantidad de empleados, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
4- Escriba la palabra [CONTARA]
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Moda: Busca el valor numrico de un rango que ms se repita. Sintaxis Moda:
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar cules son los sueldos ms comunes. Observe los datos de la siguiente planilla:
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Microsoft Excel 2007 Para averiguar cul es el sueldo ms comn, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
4- Escriba la palabra [MODA]
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Microsoft Excel 2007 Fecha y hora Ahora: Da como resultado la fecha y hora actual. Sintaxis Ahora: =Ahora() Para utilizar la funcin Ahora, siga estos pasos 1- Seleccione la celda que tendr el resultado. 2- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin 3- Escriba la palabra [Ahora]
Hoy: Da como resultado la fecha actual. Sintaxis Hoy: =Hoy() Para utilizar la funcin Hoy, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda que tendr el resultado. 2- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin 3- Escriba la palabra [Hoy]
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Da: Da como resultado el da del mes de manera numrica. Sintaxis Da: =Da(celda) Para utilizar la funcin Da, siga estos pasos 1- Seleccione la celda que tendr el resultado. 2- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
3- Escriba la palabra [Da]
5- Seleccione la celda que posee el formato fecha.
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Microsoft Excel 2007 Mes: Da como resultado el mes del ao de manera numrica. Sintaxis Mes: =Mes(celda) Para utilizar la funcin Mes, siga estos pasos 1- Seleccione la celda que tendr el resultado. 2- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
3- Escriba la palabra [Mes]
5- Seleccione la celda que posee el formato fecha.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 2, Tema: Funciones, por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 2, Tema: Repaso General, por ejemplo.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 2 1- En un nuevo libro cambie los nombres de las hojas por la siguiente informacin: Hoja 1 Hoja 2 Hoja 3 Datos personales Planilla de Notas Estadsticas del Ao L. 2004
2- Guarde el libro en un disquete con el nombre 7 A Turno Maana. 3- En la hoja Datos personales confeccione esta planilla:
4- Llene la planilla, inventando los datos que faltan. 5- Cree una serie de datos personalizados, para las columnas Apellido y Nombre. 6- En la hoja Planilla de Notas realice esta planilla:
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Microsoft Excel 2007 7- Utilice la serie de datos personalizados en las columnas Apellido y Nombre. 8- Averige el promedio Final de los ttulos Notas Tericas, Notas Prcticas y Notas Orales. 9- Averige el Promedio del primer trimestre. 10- En la hoja Estadsticas del Ao L. 2004 realice la siguiente planilla:
11- Calcule los datos de cada uno de los ttulos que se observan en la planilla Estadsticas del Ao Lectivo. 12- Cules son las frmulas o funciones que ha utilizado en el punto anterior? Cantidad de Alumnos ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ Cantidad de Aprobados ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ Cantidad de Desaprobados ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ Notas ms frecuentes ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ Nota ms alta ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ Nota ms baja ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................
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Microsoft Excel 2007 Repaso del Captulo 2 1- Explique la diferencia entre frmula y funcin. ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Cul es el signo que debe ingresar al comenzar una frmula? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Explique los pasos que debe seguir, para crear una serie de datos personalizados ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 4- Explique la diferencia entre la funcin contar y contar. ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 5- Cul es la combinacin de teclas que permite realizar Autosumas? ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Captulo 3
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Conocer la utilidad de las funciones lgicas y aprender a aplicarlas en la plantilla de clculo. Comprender para que se utiliza la funcin SI y aprender la sintaxis de la misma. Realizar distintas actividades utilizando las funciones de Bsqueda en forma vertical y horizontal. Aprender a utilizar el asistente para funciones para ahorrar tiempo en el desarrollo de las frmulas y funciones Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Captulos
Funciones lgicas
Captulo 3
Funciones de bsqueda
Asistente para funciones
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Microsoft Excel 2007 FUNCIONES LGICAS Funcin Si Devuelve un valor verdadero o falso, dependiendo de su condicin. Sintaxis:
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de alumnos, debe determinar cul es el estado de cada alumno, indicando si est Aprobado o desaprobado, sabiendo que: Los alumnos que obtengan una nota igual o mayor a 6, estarn APROBADOS. Los alumnos que obtengan una nota menos de 5, estarn DESAPROBADOS.
Para averiguar el estado de alumnos de esta planilla, siga los siguientes pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
4- Escriba la palabra [SI]
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6- Seleccione la celda que tendr la condicin.
7- Ingrese la condicin. En este caso se deben averiguar las notas iguales o mayores a 6.
8- Coloque un punto y coma [;]
10- Escriba el valor verdadero. En este caso ser Aprobado
12- Coloque otro punto y coma [;]
14- Escriba el valor falso. En este caso ser Desaprobado
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Microsoft Excel 2007 Barra de formula
Resultado Seleccionado Funcin Si (Anidada) Devuelve uno o ms valores verdaderos y un valor falso, dependiendo de su condicin. Sintaxis SI: =Si(Condicin;Valor verdadero;Valor falso) Sintaxis SI Anidada: =Si(Condicin;Valor verdadero;SI(Condicin2;Valor Verdadero;Valor falso)) Ejemplo: =Si(F3>=6;Aprobado;Si(F3=5;Recupera;Desaprobado) Por ejemplo: Suponga que en la siguiente tabla de alumnos, deba averiguar cul ser su estado, determinando si el alumno est aprobado, desaprobado o debe recuperar la nota. Es decir que: Los alumnos que obtengan una nota mayor a 6, estarn APROBADOS Los alumnos que obtengan 5, debern RECUPERAR la nota con un nuevo examen. Los alumnos que obtengan una nota menor a 5, estarn DESAPROBADOS.
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Microsoft Excel 2007 Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado. 3- Coloque el signo [=], para
4- Escriba la palabra [SI] comenzar la funcin
6- Seleccione la celda que tendr la primer condicin.
7- Ingrese la condicin. En este caso se deben averiguar las notas mayores o iguales a 6.
10- Escriba el valor verdadero. En este caso ser Aprobado
12- Coloque otro punto y coma [;]
13- Escriba la palabra [SI]
14- Abra un parntesis [(] 15- Seleccione la celda que tendr la segunda condicin.
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16- Coloque la condicin. En este caso deber ser igual a 5.
19- Escriba el valor verdadero del segundo Si. En este caso ser Recupera.
23- Escriba el valor falso de la Segunda funcin Si. En este caso ser Desaprobado.
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Microsoft Excel 2007 Barra de formula
Resultado Seleccionado
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 3, Tema: Funciones lgicas, Por ejemplo.
FUNCIONES DE BSQUEDA Funcin BuscarV Busca un valor en la columna ms a la izquierda de una matriz o rango de datos y se desplaza hacia la derecha para devolver el valor de una columna especificada de esa misma tabla o rango de datos. Sintaxis BuscarV: Sintaxis: =BuscarV(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_columna) Valor_buscado: Es el valor de referencia que se selecciona en la planilla donde se utilizar la funcin de bsqueda. Indicador_de_columna: Indica la columna donde se ubica el dato buscado. Contando estas columnas en base a la seleccin de Buscar_en. Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscar el dato. Este rango muestra desde el dato de referencia (Valor_buscado) hasta el dato buscado. Ejemplo: =BuscarV(A3;A3:G5;7) Por ejemplo: Suponga debe averiguar el estado de alumnos para la hoja Datos personales, buscando este dato en la hoja Notas. Estas hojas se encuentran en el mismo LIBRO (Archivo). Observe estas planillas:
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Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos: 1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado. En este caso la celda a seleccionar es G3 de la hoja Datos personales. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
4- Escriba la palabra [BUSCARV]
6- Seleccione el dato en comn. En este caso es la celda A3 dentro de la misma hoja Datos personales
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10- Desde la barra de frmula seleccione el rango ingresado y presione la tecla: as el ltimo dato (rango) quedar fijo. Esta accin es denomina Valor absoluto.
El valor absoluto mostrar signos $ delante de los nombres del rango
9- Seleccione desde el dato referencia (Primer dato de la, columna A), hasta el dato buscado (Primer dato de estado, columna G)
8- Haga un clic sobre la hoja que posee la planilla con los datos a buscar.
11- Contine la funcin en la barra de frmula.
12- Presione la tecla Barra de formula
Resultado Seleccionado
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Microsoft Excel 2007 Funcin BuscarH Busca un valor en la primera fila de una tabla o rango de datos y se desplaza hacia abajo para devolver un valor que se encuentra en la fila especificada de esa misma tabla o rango de datos. Sintaxis BuscarH: Sintaxis: =BuscarH(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_fila) Valor_buscado: Es el valor de referencia que se selecciona en la planilla donde se utilizar la funcin de bsqueda. Indicador_de_fila: Indica la fila donde se ubica el dato buscado. Contando estas fila en base a la seleccin de Buscar_en. Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscar el dato. Este rango muestra desde el dato de referencia (Valor_buscado) hasta el dato buscado. Ejemplo: =BuscarH(C1;C1:E1;7) Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de los alumnos, para la planilla de datos personales. Observe las siguientes planillas:
En esta planilla se encuentran las notas de los alumnos de 5 B.
En esta planilla se encuentran los datos personales de cada alumno.
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Microsoft Excel 2007 Para averiguar el estado de los alumnos en esta planilla, siga estos pasos: 1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior. 2- Seleccione la celda que tendr el resultado. En este caso la celda a seleccionar es C7 de la hoja Datos personales. 3- Coloque el signo [=], para comenzar la funcin
4- Escriba la palabra [BUSCARH]
6- Seleccione el dato en comn.
10- Desde la barra de frmula seleccione el rango ingresado y presione la tecla: as el ltimo dato (rango) quedar fijo. Esta accin se denomina Valor absoluto.
9- Seleccione desde el dato Referencia (Primer dato de la, fila 1), hasta el dato Buscado (Primer dato de estado, fila 7) 8- Haga un clic sobre la hoja que posee la planilla con los datos a buscar.
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Microsoft Excel 2007 11- Contine la funcin en la barra de frmula.
12- Presione la tecla
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 3, Tema: Funciones de Bsqueda, Por ejemplo.
ASISTENTE PARA FUNCIONES Asistente para funciones En Excel encontrar un asistente que lo ayudar a realizar todas las funciones existentes, logrando sencillez y rapidez. Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de socios que tiene Video Club PooH, en la siguiente planilla:
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Celda seleccionada, donde se realizar la funcin. Para averiguar la cantidad de socios, utilizando el asistente para funcin, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda que tendr el resultado. 2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones - Haga clic en Formulas Insertar Funcin 2 Opcin desde la Barra de Frmula - Haga clic en este botn:
TRUCO Para utilizar el asistente de funcin rpidamente, siga estos pasos: - Seleccione la celda que tendr la frmula - Presione las teclas: y
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a- Seleccione una categora.
b- Seleccione una funcin.
c- Acepte el cuadro.
Categora Matemticas y trigonomtricas
Funciones estadsticas
Fecha y hora Funciones lgicas Funciones de bsqueda
Cuadro de Dilogo Pegar funcin Funcin Sintaxis Suma =SUMA(rango) Sumar.si =SUMAR.SI(rango;condicin) Producto =PRODUCTO(rango) Raz =RAZ(celda) Potencia =POTENCIA(celda;potencia) Promedio =PROMEDIO(rango) Mximo =MAX(rango) Mnimo =MIN(rango) Contar =CONTAR(rango) Contar.si =CONTAR.SI(rango;condicin) Contar.blanco =CONTAR.BLANCO(rango) Contara =CONTARA(rango) Moda =MODA(rango) Ahora =HORA() Hoy =HOY() Da =DA(celda) Mes =MES(celda) Si BuscarV BuscarH =SI(condicin;valor verdadero;valor falso) =BUSCARV(valor_buscado;buscar_en;indicador de columna) =BUSCARH(valor_buscado;buscar_en;indicador de fila)
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Microsoft Excel 2007 4- Aparecer otro cuadro:

a) Haga clic en el botn Contraer dilogo
b- Seleccione el rango que desea calcular.
c- Nuevamente haga clic sobre el botn Contraer dilogo
5- Finalmente acepte el cuadro
Resultado seleccionado
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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 3, Tema: Asistente para funciones, Por ejemplo.
Realice la Prctica laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 3, Tema: Repaso General.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 3 1- En la hoja 1, realice esta planilla:
2- Guarde el archivo en un disquete con el nombre Club Enero. 3- Llene los datos de las columnas Cd. Socio, Apellido, Nombre, Telfono, Deportes y Edad. 4- Averige la categora de cada socio dependiendo de su edad, tenga en cuenta esta informacin:
Categora
Menores a 14 aos Entre los 15 y los 18 aos Mayores a los 18 aos
Junior Cadete Adulto
Cul es la funcin que debe utilizar en este caso? ....................................................................................................... ....................................................................................................... 5- Utilizando la funcin si lgica, averige el pago de cada socio, tenga en cuenta que si la fecha de vencimiento es menor o igual al 20/08/2003, deber agregar el importe de su cuota, de lo contrario deber decir Vencido. 6- Cambie los nombres de las hojas del libro por estos:
Nuevo nombre Hoja 1 Hoja 2 Datos de socios Control de pagos
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Microsoft Excel 2007 7- Actualice los cambios del archivo. 8- En la hoja Control de Pagos confeccione la siguiente planilla:
9- Utilizando la Funcin Buscar averige los nombres de los socios y los apellidos. Cul es la funcin de bsqueda que utiliz en el punto anterior? Por qu eligi dicha funcin? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
ATENCIN: No borre est prctica, porque est relacionada con el resto de las prcticas de este Mdulo.
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Microsoft Excel 2007 Repaso del captulo 3 1- Explique la diferencia entre la funcin lgica si y si anidado. ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Explique la diferencia entre la funcin BuscarV y BuscarH. ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Cules son los pasos que debe seguir, para utilizar el asistente para funciones? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Captulo 4
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Comprender la utilidad de los valores absolutos y relativos, aprender a diferenciar las referencias relativas de las absolutas. Aprender a insertar filas, columnas y hojas de clculo en las planillas. Comprender los pasos para la eliminacin de filas, columnas y hojas de clculo. Conocer la definicin de los rangos y comprender para qu sirven y para qu se utilizan. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos Captulos Temas de Aprendizaje Referencias relativas y absolutas
Insertar y eliminar filas, columnas y hojas Captulo 4 Etiquetas inteligentes
Rangos
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Microsoft Excel 2007 REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS Referencias relativas y absolutas Al utilizar frmulas o funciones en Excel puede trabajar con dos tipos de valores bien definidos: Son aquellos valores que ingresa en frmulas o funciones, y que al ser copiados a otras celdas se modifican automticamente, dependiendo de la posicin de la frmula o funcin. Todos los nombres de celdas que utiliza dentro de las frmulas son valores Relativos.
Ejemplo
Valor Relativo
=B4*B12
Son aquellos valores que ingresa en frmulas o funciones, y que al ser copiados a otras celdas se mantienen siempre fijos, sin importar la posicin de la frmula o funcin. Al ingresar nmeros en una frmula, stos cumplirn la funcin de Valor Absoluto, ya que no se modificarn al ser copiados. Tambin puede transformar un Valor Relativo en Valor Absoluto Absoluto, para ello debe ingresar el nombre de la celda, y a continuacin, pulsar la tecla: , de esta manera se presentarn dos signos pesos, uno delante de la letra y otro delante del nmero, que indicar que ese valor se mantendr fijo, es decir que es Absoluto.
Ejemplo
=B4*$B$12
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de combustible, debe averiguar la cantidad de litros de nafta comn que vendi en cada una de las semanas, teniendo en cuenta los precios correspondientes a cada uno de los tipos de nafta.
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Microsoft Excel 2007 Si desea calcular la recaudacin de cada semana con los datos mencionados anteriormente, dentro de las frmulas deber utilizar valores relativos y absolutos. Para resolver este problema, siga estos pasos: 1- Confeccione la planilla, que tendr los clculos. Observe la planilla en la pgina anterior! 2- Seleccione la celda que tendr el resultado, en este caso ser [C4].
3- Coloque el signo igual [=] para comenzar la frmula.
4- Seleccione la celda que contiene la cantidad de litros de la primer semana, en este caso ser la celda [B4]
5- Coloque el signo de multiplicacin [*]
6- Seleccione la celda que contenga la cantidad de litros de Nafta comn, en este caso ser la celda [B12]
7- Seleccione la ltima celda [B12]
Celda definida como valor absoluto
=B4*$B$12
Valor Absoluto
Valor Relativo
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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 4, Tema: Referencias relativas y absolutas, Por ejemplo.
INSERTAR Y ELIMINAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS Si al realizar una planilla se da cuenta que faltan algunos datos, Excel le permite insertar celdas, filas y columnas vacas de una manera muy sencilla en cualquier momento de la creacin de una tabla, adems podr eliminarlas en caso de ser necesario. Al abrir un libro nuevo, slo encontrar tres hojas de clculos, pero Microsoft Excel le permitir insertar muchas ms. Insertar filas en la planilla de clculos: Para insertar nuevas filas, siga estos pasos: 1- Seleccione una fila, por ejemplo:
Fila seleccionada
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Microsoft Excel 2007 2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones - Haga clic en Inicio Sector Celdas - Insertar- Insertar filas de hoja 2 Opcin desde el Men Contextual - Utilizando el men contextual, elija la opcin Insertar.
a- Fila seleccionada
b- Men contextual
Insertar columnas en la planilla de clculos: Para insertar nuevas columnas, siga estos pasos: 1- Seleccione una columna, por ejemplo:
Columna Seleciconada
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Microsoft Excel 2007 2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones
- Haga clic en Inicio Sector Celdas - Insertar- Insertar columnas de hoja 2 Opcin desde la Men contextual - Utilizando el men contextual, elija la opcin Insertar.
a- Columna seleccionada b- Men contextual
Aadir hojas nuevas a la planilla de clculos: Inicialmente los nuevos libros de Excel poseen tres hojas de clculos a las cuales se le puede cambiar el nombre, mover y eliminar. Adems se pueden insertar nuevas hojas. Para agregar nuevas hojas, a una planilla de clculos, siga estos pasos: 1- Haga un clic en una de las hojas. 2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones
- Haga clic en Inicio - Sector Celdas - Insertar- Insertar hoja
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Microsoft Excel 2007 2 Opcin desde la Men contextual

b- En la lista del men contextual seleccione la opcin INSERTAR... Se presentar este cuadro: c- Haga clic en esta solapa
a- Seleccione una hoja y haga clic con el botn derecho del mouse
d- Haga clic sobre este cono
e- Acepte el cuadro
Nueva hoja insertada
Eliminar filas y columnas: Para eliminar filas y columnas, siga estos pasos: 1- Seleccione la fila o la columna que desea eliminar.
Fila seleccionada Columna seleccionada
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
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Microsoft Excel 2007 1 Opcin desde la Cinta de Opciones
- Haga clic en Inicio Sector Celdas - Eliminar
2 Opcin desde la Men contextual - Utilizando el men contextual, elija la opcin Eliminar.
Columna seleccionada
Men contextual Eliminar Seleccionada Fila
Eliminar hojas de clculos del libro: Para eliminar una hoja de clculo, siga estos pasos: 1- Seleccione con un clic la hoja de clculo que desea eliminar.
Nueva hoja insertada
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones
- Haga clic en Inicio Sector Celdas - Eliminar hoja
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Microsoft Excel 2007 2 Opcin desde la Men contextual - Utilizando el men contextual, elija la opcin Eliminar.
Hoja seleccionada
Men contextual
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 4, Tema: Insertar y eliminar filas, columnas y hojas, Por ejemplo.
ETIQUETAS INTELIGENTES Etiquetas inteligentes Las etiquetas inteligentes aparecen con una accin determinada como por ejemplo pegar, rellenar celdas, insertar celdas entre otras opciones. Estas etiquetas muestran opciones que determinarn cmo quedara el resultado de la accin. Etiquetas inteligentes en la accin insertar filas Para utilizar las etiquetas inteligentes, siga estos pasos:
Tabla con formato de celdas. Bordes Relleno de celda.
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Microsoft Excel 2007 1- Seleccione una fila. Fila seleccionada
2- Utilizando el men contextual, seleccione la opcin Insertar Men contextual
3- Al insertar la nueva fila aparecer la etiqueta inteligente.
Etiqueta inteligente
4- Haga clic en el botn de la lista desplegable para ver las opciones que ofrece esta etiqueta inteligente.
Botn de lista desplegable
Lista desplegable de la etiqueta inteligente insertar fila
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Microsoft Excel 2007 Propiedades de la etiqueta inteligente Insertar fila Propiedad El mismo formato de arriba Descripcin Inserta la fila con el formato de la fila superior. Inserta la fila con el formato de la fila inferior. Inserta la fila sin formato. RANGOS Rangos Para que sea ms fcil trabajar con rangos, Excel le permite nombrarlos. Por ejemplo: el nombre compras es ms fcil de recordar que el rango C1: D6. Para nombrar un rango, siga estos pasos: 1- Seleccione el grupo de celdas que desea nombrar como rango establecido.
El mismo formato de abajo Borrar formato
Rango seleccionado.
2- Haga clic en: a) Cinta de Opciones Formulas
c) Asignar Nombre a un Rango d) Definir Nombre
b) Sector Nombres Definidos
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1) Escriba un nombre para identificar el rango.
2) Acepte el cuadro
4- Al aceptar el cuadro, podr ver el nombre del rango en la barra de frmula.

Nombre del rango en la lista desplegable que se ubica en la barra de frmula.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 4, Tema: Rangos, Por ejemplo.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 4 1- Confeccione la siguiente planilla:
2- Guarde el libro en un disquete con el nombre Marroquinera. 3- Inserte una fila en la parte superior de los ttulos, luego combine las celdas y agregue la palabra Marroquinera.
4- Obtenga el resultado del precio bruto considerando la cantidad de unidades y el precio por unidad. 5- Aplique el IVA que se ubica en la celda B20 al precio bruto. En este clculo la celda B20 debe permanecer fija. 6- Averige el precio neto. 7- Seleccione el rango A12:B19 y dele el nombre Precios por unidad.
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Microsoft Excel 2007 Repaso del Captulo 4 1- Para qu utilizara la accin valor absoluto? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Para qu utilizara la accin valor relativo? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Cules son los pasos que debe seguir, para insertar nuevas hojas a un libro? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 4- Cules son los pasos que debe seguir, para agregarle un nombre a un rango? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 5- Cules son los pasos que debe seguir, para eliminar hojas de una planilla de clculos? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Captulo 5
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Aprender los pasos para realizar un grfico de un conjunto de datos que se presentan en una planilla de clculo. Aprender a modificar el formato del grfico y cambiar diferentes opciones para mejorar el aspecto del mismo. Realizar cambios en cuanto al tipo de grfico y aprender a agregar datos a un grfico. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Captulos
Captulo 5
Grficos
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Microsoft Excel 2007 GRFICOS Grficos Microsoft Excel le permite crear una representacin visual de la informacin a travs de los grficos, y as lograr una mejor captacin de los resultados en las planillas utilizadas. Estos grficos pueden estar incrustados en una hoja junto a sus datos o bien presentarse en una hoja de grfico, este tipo de hojas contiene solamente el grfico especificado. Insertar un grfico 1- Seleccione los datos que desea graficar. 2- Utilice la siguiente opcin: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones - Haga clic en Insertar Sector Grafico Botn Insertar Grfico
Botn Crear Grafico
TRUCO - Seleccione un rango con datos. - Luego presione la tecla: Con estos pasos se crear un grfico rpidamente.
3- Aparecer este cuadro:
Seleccione el Grfico que necesita
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Microsoft Excel 2007 Una vez que realice un clic sobre el subtipo correspondiente, se presentar el grfico automticamente y observar que en la Cinta de Opciones se presentan tres solapas nuevas (Diseo, Presentacin y Formato) como muestra la imagen:
Las nuevas Cintas que se presentaron solo se visualizaran cuando el grfico insertado se encuentre seleccionado, y tendrn la siguiente utilidad: Cinta de Opciones Diseo Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que tal como su nombre lo indica nos permitirn perfeccionar el diseo o estructura del grfico seleccionado a saber: Cambiar Tipo de Grfico: esta herramienta se utiliza para elegir un nuevo Tipo o subtipo de Grfico desde el Cuadro de dilogo Cambiar Tipo de Grfico. Guardar como Plantilla: Este Icono permite guardar como plantilla el formato actual del grfico seleccionado, para poder utilizarlo en futuros grficos, al presionar este icono se presentar el cuadro de dilogo Guardar Plantilla de Grficos tal como se observa en la imagen: Cambiar entre Filas y columnas: esta herramienta sirve para invertir la estructura del grfico, es decir que los datos que se encuentran en el eje X se movern al eje Y y viceversa. Seleccionar Datos: permite cambiar el rango de datos que representa el grfico seleccionado, al presionarlo se presentar el cuadro de dilogo Seleccionar Origen de Datos, en el cual deber seleccionar la informacin correcta, desde este cuadro tambin podr invertir los valores de los ejes X e Y desde el botn Cambiar fila/columna tal como se observa en la siguiente imagen: Diseos de Grfico: desde este sector de la cinta podr seleccionar los diferentes diseos preestablecidos que presenta Excel 2007, para aplicarlo sobre el grfico seleccionado. Cada
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Microsoft Excel 2007 Diseo posee una estructura diferente con respectos a las diferentes partes de un grfico, por ejemplo, los Ttulos, Leyenda, Rtulos, Ejes, Tablas de datos o Lneas de divisin. Estilos de Diseo: desde este sector de la cinta podr seleccionar los diferentes estilos preestablecidos que presenta Excel 2007, para aplicarlo sobre el grfico seleccionado. Cada Estilo de diseo posee diferentes formatos de relleno para cada sector del grfico seleccionado. Mover Grfico: Al realizar un clic sobre esta herramienta se presentar el Cuadro de dilogo Mover Grfico, que le permitir mover el grfico a una hoja exclusiva para el grfico seleccionado, si activa la opcin Hoja Nueva, o bien colocar el grfico como Objeto en alguna determinada hoja del libro. Modificar el Tamao de los Grficos
Una vez que insert el grfico puede tratarlo como cualquier objeto o imagen, es decir que para modificarle el tamao debe seleccionarlo con un clic, luego ubicarse sobre los manejadores y con el botn izquierdo presionado arrastrar hasta que logre el tamao deseado. En caso de desee cambiarle la posicin al grfico, debe seleccionarlo, colocar el puntero sobre el grfico y con el botn izquierdo presionado arrastrar hasta la posicin deseada.
Partes de un grfico. Los grficos estn formados por varias partes, entre ellas encontrar el Titulo del grfico, rea del grafico, rea de trazado, Leyenda, Eje de valores, Eje de categoras, Lneas de divisin, Series de datos, Etiquetas de datos, Tabla de datos y manejadores como puede apreciar en la siguiente imagen.
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Cinta de Opciones Formato Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que tal como su nombre lo indica nos permitirn modificar el formato de cada una de las partes del grfico seleccionado, logrando obtener una mejor presentacin. A saber: Elemento de un grfico: esta herramienta presenta una lista con todas las partes que posee el grfico seleccionado, desde la cual podemos elegir al elemento del grfico que se le aplicar el formato.
Aplicar Formato a la Seleccin: permite iniciar el cuadro de dilogo Formato, para ajustar con precisin el formato del elemento del grfico seleccionado. Al presionarlo se presenta el cuadro, desde el cual podr realizar las modificaciones de acuerdo al elemento seleccionado. Desde el sector izquierdo debe seleccionar que tipo de formato desea aplicar y desde el derecho establecer los detalles necesarios para elemento seleccionado. Restablecer para hacer coincidir el estilo: permite borrar el formato personalizado que posee el elemento del grfico seleccionado. Tambin puede aplicar esta herramienta desde el men contextual.
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Microsoft Excel 2007 Estilos de formas: desde este sector podr elegir algunos de los estilos preestablecidos, o bien utilizar los 3 iconos que observar a la derecha para aplicar un Relleno de Forma, Un Contorno de Forma o bien aplicarle Efectos de Formas al elemento seleccionado. Tambin recuerde que desde el botn Estilos de Forma podr presentar el cuadro de dilogo Formato del elemento seleccionado. Estilos de WordArt: desde este sector podr elegir algunos de los Estilos rpidos preestablecidos, o bien utilizar los 3 iconos que observar a la derecha para aplicar un Relleno de Texto, un Contorno de Texto o bien aplicarle Efectos de Texto al elemento seleccionado. Tambin recuerde que desde el botn Estilos de WordArt podr presentar el cuadro de dilogo para realizar todas estas modificaciones de otra manera. Cinta de Opciones Presentacin Dentro de esta Cinta encontraremos varias herramientas que permitirn completar el grfico con cada una de las partes que deseemos aplicarle al mismo, logrando obtener un resultado claro de la presentacin. A saber: Seleccin Actual: desde este sector podr utilizar las mismas herramientas explicadas en la cinta de opciones Formato. Etiquetas: desde este sector podr agregar y especificar la ubicacin de los Ttulos del grfico, Rtulos del Eje, Leyenda, Etiquetas de datos y colocar la tabla de datos dentro del grfico utilizando el icono correspondiente. Al desplegar la lista desplegable de cualquiera de estos iconos, encontrar varias opciones preestablecidas, en caso de querer personalizar el formato de algunos de estos elementos, deber elegir la opcin Ms opciones del elemento correspondiente. Ejes: este sector le permite cambiar el formato y diseo de cada eje desde el icono Ejes y colocar lneas principales y secundarias en cada uno de los ejes, para observar con mayor exactitud el valor que representa cada columna o fila, desde el icono Lneas de la Cuadricula. Pgina | 103
Microsoft Excel 2007 Eliminar un grfico Si desea borrar un grfico debe realizar lo siguiente: -Seleccione el grfico -Luego pulse la tecla Delete o Supr.
Realice las actividades pasos a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 5, Tema: Grficos, Por ejemplo.
Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 5, Tema: Repaso General.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 5 1- Realice la siguiente planilla:
2-Guarde el archivo en un disquete con el nombre Planilla de Notas. 3- Cree un grfico de los rtulos Apellido, final de las Notas tericas, final de las notas prcticas, final de las notas orales y el promedio del primer trimestre. 4- El grfico debe integrar los siguientes datos:
Tipo de Grfico: Subtipo de Grfico: Serie en: Ttulo del Grfico: Eje de categora (X:): Eje de valores (Y:): Tipo de Grfico: Columnas Columnas Agrupadas Columnas Notas del 1 Trimestre Apellido Notas En una hoja nueva
5- Cambie el formato del Eje de los valores, por la siguiente configuracin

Formato de ejes Solapa Eje Mnimo: Mximo: Unidad mayor: Unidad Menor: Eje de categoras (X:) cruza en:
0 10 1 1 0
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Microsoft Excel 2007 Repaso del Captulo 5 1- Los grficos estn formados por varias partes. Nmbrelas ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Cmo se modifica el tamao de un grfico? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Cmo se elimina un grfico? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 4- Cmo cambiar el tipo de grfico? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 5- Cules son los pasos que debe seguir para cambiar el formato de un grfico? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Captulo 6
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Comprender qu es una base de datos y cmo se maneja la misma dentro del programa de Microsoft Excel. Conocer la opcin Filtros para trabajar dentro de las bases de datos, agregar filtros, modificarlos, etc. Aprender a calcular subtotales en una planilla de Excel y comprender para qu se utilizan. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Captulos
Base de datos
Captulo 6
Filtros
Subtotales
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Microsoft Excel 2007 BASE DE DATOS Base de datos Una de las tareas que probablemente har con frecuencia en Microsoft Excel, es ordenar y gestionar bases de datos. Se denomina base de datos a una lista completa de datos organizada en columnas denominadas campos, y filas llamadas registros. Un campo es un elemento especfico de informacin de una lista de datos, como por ejemplo, el Cdigo de Empleado, Apellido, Nombre o Cargo. En cambio un registro, contiene toda la informacin sobre un elemento de la base de datos. En la siguiente ilustracin podr observar que un registro contiene toda la informacin personal de cada uno de los empleados, mientras que en los campos slo observar un dato por empleado. Una base de datos est estructurada de la siguiente manera:
Columnas o Campos de una base de datos
Fila o Registro de la base de datos
Ordenar datos Una de las principales caractersticas de una base de datos es que permiten almacenan gran cantidad de informacin en forma ordenada. Para ordenar la informacin puede hacerlo considerando uno o varios campos. Para ello realice lo siguiente: -Seleccione la tabla de la base de datos, para ello puede activar la celda correspondiente al primer rtulo de la base y, manteniendo presionada la tecla Pgina | 108
Microsoft Excel 2007 Shift, seleccione la ltima celda del ltimo campo. De esta manera seleccionar fcilmente toda la planilla. -Haga clic en la herramienta Ordenar de la Cinta de Opciones Datos. -Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar, en el que tendr que determinar sobre qu o cules campos desea basar el ordenamiento de los datos. Es muy importante especificar que la planilla tiene una fila de encabezamiento (activando la casilla de verificacin Mis datos tienen encabezados), de lo contrario los valores de los ttulos tambin sern ordenados.
-Dentro de este cuadro, deber seleccionar el campo a travs del cual se ordenar la tabla, luego desde la columna Ordenar segn, debe especificar si ordenar la tabla por los Valores que contienen o bien por el Color de la celda entre otras opciones y por ltimo indicar el Criterio de ordenacin (De menor a mayor o de mayor a menor). -Luego haga clic en el botn Aceptar.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 6, Tema: Base de datos, Por ejemplo.
FILTROS Siempre que posea una lista o (base de datos) con personas, lugares o productos, necesita una manera de filtrar la informacin para obtener datos especficos y una forma rpida de ordenar los datos segn un criterio concreto. Por ejemplo, si fuera a preparar un informe sobre los empleados que trabajan en el departamento de ventas, tendra que poder visualizar en su lista solamente los datos correspondientes a dicho departamento. Para ello, Microsoft Excel proporciona dos herramientas tiles para buscar y presentar la informacin especfica de una lista: el
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Microsoft Excel 2007 filtrado y la ordenacin. Con estas herramientas podr manejar con mayor precisin los datos de una base de datos. Aplicar un filtro Para filtrar una base de datos deber estar ubicado dentro de ella, y luego realizar los siguientes pasos: -Seleccione toda la base de datos. -Haga un clic sobre la Cinta de Opciones Datos y presione la Herramienta de Filtro. -Observar que a la derecha de cada uno de los Ttulos de los campos de la tabla aparece una lista desplegable. En la cual si realiza clic sobre cualquiera de ellas acceder a diferentes opciones, que irn cambiando de acuerdo a la columna que se active, pero siempre funcionar de la misma manera para cualquiera de ellas:
Opciones para ordenar
-En la parte inferior de cada lista encontrar un sector con Todos los valores que posee la base de datos agrupados, en el cual observar una tilde para cada uno de ellos, lo que nos indicar que ese valor se estar visualizando en el resultado del filtro. Por defecto, al presentar los filtros aparecen todos los valores seleccionados, pero puede marcar o Pgina | 110
Microsoft Excel 2007 desmarcar los valores segn los necesite. -Si se ubica sobre la opcin Filtros de nmeros se desplegar una lista con varias opciones, que le permitir aplicar una condicin al filtro tales como Es igual a, Es mayor que, Es menor que entre otras. Al seleccionar cualquiera de ellas se presentar el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, mediante el cual podr especificar uno o dos criterios de filtro. Las condiciones de filtro pueden ser conjuntivas (si plantea dos condiciones que deben cumplirse) o disyuntiva (cuando tiene que cumplir uno u otro criterio). -Si de esta misma lista selecciona la opcin Diez mejores podr hacer que aparezcan una determinada cantidad de elementos de la lista mayores o los menores, pero debe tener en cuenta que esta opcin slo es vlida si la columna contiene valores numricos. Quitar el autofiltro Para desactivar la herramienta de Filtro debe realizar el siguiente procedimiento: -Haga clic sobre el icono de Filtro de la cinta de opciones Datos y automticamente se visualizarn todos los registros de la base de datos, y desaparecern las listas desplegables de cada uno de los campos.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 6, Tema: Filtros, Por ejemplo.
SUBTOTALES La herramienta subtotales le permite obtener resultados parciales de un grupo de informacin que pertenezca a la misma categora. Por ejemplo, podr calcular el promedio de ventas de cada una de las sucursales de una empresa, el total de sueldos pagados a los empleados de cada uno de los sectores, la cantidad de productos que cumplen con determinada caracterstica, etc. Pgina | 111
Microsoft Excel 2007 Aplicar un subtotal Para obtener un subtotal siempre debe tener en cuenta una serie de pasos que le permitir obtener el resultado que realmente necesita, a saber: -El primer paso, y el ms importante, es seleccionar el rango completo de la base de datos y ordenar los datos de la misma de acuerdo al campo que sirve como soporte o condicin al clculo. -Manteniendo la seleccin, haga clic en la cinta de opciones Datos y seleccione la herramienta Subtotal. De esta manera aparecer el cuadro de dilogo Subtotales en el que tendr que determinar los siguientes tems:
A-Cul es el campo que utilizar como base del clculo del subtotal, es decir el campo que estableci como orden principal de la tabla, desde la lista desplegable Para cada cambio en: B-Qu operacin desea aplicar, desde la lista Usar Funcin: C-A qu campo desea aplicar la operacin seleccionada, desde el sector Agregar subtotal a: D-Otras opciones que pueden activarse en caso que se las necesite pero que no son esenciales para la realizacin del clculo: "Reemplazar subtotales actuales", se utiliza por si ya existe un clculo de subtotal anterior sea reemplazado por el nuevo; "Salto de pgina entre grupos" se activa en el caso que se quiera obtener los resultados parciales en pginas diferentes; y "Resumen debajo de los datos" para obtener debajo de cada grupo el resultado correspondiente a cada subtotal, si no se activa este ultimo casillero el subtotal aparecer arriba de cada grupo.
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Microsoft Excel 2007 -Una vez especificadas todas estas opciones haga clic en el botn Aceptar. En la planilla obtendr el izquierda de la misma un ocultndolos (contrayendo los totales que le interesen Quitar los subtotales Para llevar la planilla nuevamente a la normalidad es necesario realizar el siguiente procedimiento: -Seleccione el rango de la planilla. -Haga clic en el icono Subtotal de la cinta de opciones Datos. -En el cuadro de Subtotales haga clic en el botn Quitar todos. Automticamente la planilla volver a su estado habitual. resultado del clculo solicitado y en la parte esquema que le permitir manejar los datos los niveles del esquema) o solamente viendo (desplegando los niveles que le interesen)
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 6, Tema: Subtotales, Por ejemplo.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 6 1- Copie la siguiente planilla:
2- Guarde la planilla en un disquete con el nombre Planilla de Ventas. 3- Ordene el campo Productos en forma ascendente. 4- Aplique un filtro que indique la Cantidad de unidades mayores a 90. 5- Anule el filtro anterior. 6- Aplique un nuevo filtro que busque la fecha 06/08/2003 del Vendedor Germn A. 7- Anule el filtro. 8- Aplique un Subtotal para calcular la cantidad de cada producto
ATENCIN: No borre est actividad, ya que est relacionada con el resto de las prcticas de este manual.
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Microsoft Excel 2007 Repaso del captulo 6 1- Qu es una base de datos? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Cmo aplicar un subtotal? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Cmo ordenar la base datos? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 4- Qu es un filtro? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 5- Cmo aplicar un filtro? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 6- Cmo quitar los filtros? ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Captulo 7
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Aprender a combinar archivos utilizando distintas opciones para insertar objetos. Conocer la diferencia entre vincular, insertar e incrustar objetos en el programa de Microsoft Excel Comprender cmo administrar archivos y objetos en Excel, copiar, mover y realizar un pegado especial de los mismos. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Captulos
Combinacin de archivos Captulo 7 Administrar archivos y objetos
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Microsoft Excel 2007 COMBINACIN DE ARCHIVOS Combinacin de Archivos En este captulo se ensear a utilizar la posibilidad que brinda Excel de insertar otros archivos dentro de una planilla pudiendo determinar algunas caractersticas acerca de la actualizacin de los mismos. Insertar un objeto desde un archivo existente En cualquier libro de Excel se pueden insertar archivos creados en cualquiera de los programas de Microsoft, para ello deber realizar los siguientes pasos: -Ubquese en la hoja de clculo en la que va a insertar el objeto. -Seleccione la Cinta de Opciones Insertar y luego haga un clic sobre el icono Objeto.
-Aparecer el cuadro de dilogo Objeto. -En el cual encontrar dos fichas o solapas. -Elija la ficha Crear de un archivo, ya que la ficha Crear nuevo sirve para crear un objeto en blanco utilizando cualquier utilitario o programa que encuentre en el listado. -En el cuadro Nombre de archivo escriba el nombre del archivo a insertar colocando la ruta de acceso completa, en caso de no recordarla, haga clic en el botn Examinar y busque en forma manual el archivo deseado. -Las casillas de verificacin Vincular y Mostrar como icono le darn la posibilidad de establecer algunas caractersticas especiales.
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Microsoft Excel 2007 Vincular: Si activa esta casilla de verificacin estar determinando que trabaja con un objeto vinculado, por lo tanto, el archivo que esta insertando no formar parte del archivo destino y se actualizar cada vez que se modifique el archivo de origen. Incrustar: Si no activa la casilla de verificacin Vincular estar determinando que trabaja con un objeto incrustado, por lo tanto, el archivo que est insertando formar parte del archivo destino y no se actualizar si modifica el archivo de origen. Para modificarlo debe hacer un doble clic sobre el sector que ocupa en la hoja y modificarlo utilizando la aplicacin con la que se cre. Mostrar como icono: Si activa esta casilla de verificacin lograr tener un icono sobre la hoja para poder acceder al archivo cuando lo necesite. Puede resultar til esta opcin si tiene problemas con los espacios ya que muchas veces alcanza con poder ver la informacin y no necesita que los datos estn en pantalla constantemente.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 7, Tema: Combinacin de archivos, Por ejemplo.
ADMINISTRAR ARCHIVOS Y OBJETOS Copiar Para copiar celdas y/o sus contenidos, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado para copiar.
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones
- Haga clic en Inicio - Copiar...
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Microsoft Excel 2007 2 Opcin desde el Men Contextual sobre la seleccin
- Haga clic en Copiar
3- Seleccione la celda donde quedar la copia.

Celda seleccionada. En esta celda se pegar la copia
Pegar 4- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones - Haga clic en Inicio - Pegar...
2 Opcin desde el Men Contextual sobre la seleccin
- Haga clic en Pegar
5- La copia quedar con el mismo contenido y con el mismo tipo de formato que posee el original.
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Copia pegada.
Mover o cortar Para cortar (mover) el contenido de la/s celda/s, siga estos pasos: 1- Seleccionar la celda o el rango que contiene los datos a mover (cortar).
Rango seleccionado a mover
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones - Haga clic en Inicio - Cortar...
- Haga clic en Cortar
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Microsoft Excel 2007 3- Seleccione la celda donde quedar el contenido cortado.

Celda seleccionada. En esta celda quedar el contenido cortado
4- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones - Haga clic en Inicio - Pegar...
- Haga clic en Pegar
Resultado del movimiento
Nueva ubicacin de la informacin cortada
Pegado especial Esta herramienta permite pegar algunas propiedades de la celda copiada, como por ejemplo: el tipo de fuente, el color de la celda, el color de las lneas entre otras opciones.
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Microsoft Excel 2007 Para trabajar con la herramienta pegado especial, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1 Opcin desde la Cinta de Opciones - Haga clic en Inicio - Copiar...
- Haga clic en Copiar
3- Seleccione la celda que tendr la copia.
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Microsoft Excel 2007 4- Haga clic en la lista desplegable que posee el icono Pegar de la Cinta de Opciones Inicio y elija la opcin Pegado Especial o bien utilice el men contextual.
5- De esta manera se presentar cuadro de dilogo Pegado especial en el que deber seleccionar las caractersticas de pegado. Todo: Pega el contenido completo de la celda copiada. Frmulas: Pega slo la frmula, que contengan las celdas copiadas Valores: Pega slo el contenido de la celda, sin formatos ni frmulas. Formato: Pega slo el formato. Comentarios: Pega slo los comentarios de las celdas copiadas.
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Diferentes tipos de pegados especiales Barra de frmula
Pegado especial Todo
Pegado Especial Frmula
Pegado Especial Valores
Pegado Especial Formatos
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en Captulo 7, Tema: Repaso General,
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Microsoft Excel 2007 Actividad 7 1- Ingrese a Word, y confeccione la siguiente tarjeta:
Propiedades de la Tarjeta Tipo de papel: Mrgenes: Bordes de pgina: Imagen prediseada: Smbolos: Tipografa: Personalizado Ancho: 15 cm Alto: 10 cm izquierdo, derecho, Superior e Inferior 1cm Artstico Mundo Categora: Viajes Imagen: Viaje por aire Fuente: Wingdings (Telfono y Buzn) Fuente: Time New Roman. Tamao: 16
2- Guarde el archivo en un disquete y cree una copia en la unidad (C:) 3- Cierre el archivo de Word. 4- Abra un nuevo archivo de Excel. 5- Cambie el nombre de las tres hojas inciales de la planilla de clculo, por los siguientes datos:
6- En la hoja archivos incrustados, confeccione la siguiente planilla:
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7- Copie la planilla en el resto de las hojas (archivos vinculados y archivos como conos). 8- Inserte como objeto el archivo creado en Word, utilizando el archivo copia de la unidad (C:).
Hoja Archivos Incrustados Hoja Archivos Vinculados Hoja Archivos como conos
Inserte el archivo de Word como un objeto incrustado. Inserte el archivo de Word como un objeto vinculado. Inserte el archivo de Word como un objeto en forma de cono.
9- Modifique el archivo vinculado, y observe sus cambios. 10- Observe los cambios entre cada uno de los comandos utilizados (insertar objetos) y describa sus diferencias: ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Microsoft Excel 2007 Repaso del captulo 7 1- Explique la diferencia que hay entre los siguientes comandos: Archivos incrustados: ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... Archivos vinculados: ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... Archivos como conos: ...................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Cul es la diferencia que existe entre copiar y cortar? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Para qu utilizara el comando pegado especial? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Captulo 8
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Aprender a trabajar con las macros para automatizar acciones que se utilizan frecuentemente. Conocer la diferencia entre Macros absolutas y relativas y aprender a crear cada una de ellas. Aprender a ejecutar una macro utilizando un botn o con la combinacin de teclas. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Captulos
Macros
Captulo 8
Macros absolutos y relativas
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Microsoft Excel 2007 MACROS
Macros
Si ejecuta una tarea en Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Basic y que se puede utilizar siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Antes de utilizar una macro, planifique los pasos y los comandos que desea almacenar, ya que si se comete error quedar grabado y la macro no funcionar. Cada vez que se grabe una macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro. Creacin de Macros El proceso de creacin de una macro es quiere grabar una cancin. En estos casos, darle la orden de que comience a grabar comience y, una vez que la cancin pas para que no contine grabando. similar al que realiza cuando primero presiona Record para la cancin antes de que sta y fue grabada, presiona Stop
Considerando la comparacin anterior, para grabar la macro tendr que realizar lo siguiente: 1) Seleccione una celda 2) Haga un clic en la Cinta de Opciones Vista y 3) Seleccione la herramienta Macros.
4) De la lista de opciones, elija Grabar Macro, y observar en pantalla un cuadro en el que tendr que especificar los siguientes datos: -Nombre de la macro: en este casillero debe colocar el nombre que quiere asignarle a la nueva macro. Tenga en cuenta no dejar espacios al tipear el nombre y que ste sea claro, de manera que se pueda identificar el resultado que arrojar la ejecucin de esta macro. -Mtodo abreviado: en este casillero debe colocar una letra que junto a la tecla CTRL utilizar para su ejecucin. Es decir, una combinacin de teclas (Ctrl + letra) que permita ejecutar la macro cuando lo necesite. Es muy importante que se fije muy bien si la letra la est determinando en minscula o mayscula. -Guardar macro en: en este casillero establecer la ubicacin de la macro. Existen tres posibles lugares: Este libro, seleccione esta opcin cuando quiera que la macro solamente pueda utilizarse en el archivo donde se est creando; Pgina | 129
Microsoft Excel 2007 Libro nuevo, active esta opcin cuando quiera que la macro se grabe en un archivo nuevo diferente al actual; Libro de macros personal, esta opcin le permitir que la macro pueda ser activada desde cualquier archivo de Excel.
-Descripcin: en este cuadro puede incorporar, opcionalmente, algn comentario a cerca de la funcin de la macro o de la persona que la cre. -Una vez especificadas todas las condiciones del cuadro Grabar macro haga clic en el botn Aceptar. -Notar en la Barra de Estado una leyenda que dice Listo. Excel se encuentra ahora en condiciones de grabar todo lo que usted haga. Por lo tanto, comience a ejecutar los comandos que quiere incluir en la macro.
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-Una vez ejecutadas las rdenes que conformarn la macro, haga clic en el icono Macros Detener grabacin de la cinta de opciones Vista o haga clic en el botn Detener grabacin que se encuentra en la barra de estado. Ejecutar Macros Para ejecutar la macro que cre, Excel le presenta diferentes mtodos: el estndar, mediante botones de comando o a travs del mtodo abreviado asignado en el momento de creacin de la macro. Ejecucin a travs del mtodo abreviado -Active el rea donde quiere ejecutar la macro (celda, rango u hoja). -Presione simultneamente la combinacin de teclas asignada (Control + letra) Ejecucin a travs de la Cinta de Opciones Vista -Active el rea donde quiere ejecutar la macro (celda, rango u hoja). -Haga clic en el icono Macros de la cinta de opciones Vista y seleccione la opcin Ver Macros. -Aparecer en pantalla un cuadro que contiene todas las macros creadas en Microsoft Excel 2007. -Seleccione del listado la Macro que se necesite. -Haga clic en botn Ejecutar. el
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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 8, Tema: Macros, por ejemplo.
MACROS ABSOLUTAS Y RELATIVAS Macros Absolutas y Relativas Para refrescarlos un poco recuerde que por defecto todas las celdas son relativas, es decir que varan cuando en una operacin se hace referencia a ellas. En cambio, las celdas absolutas se mantienen constantes cuando se hace referencia a ellas en una operacin. Por defecto, los comandos que ejecuta durante el proceso de creacin de una macro consideran a las celdas a las que hace referencia como Absolutas. Esto es muy fcil de comprobar. En los ejemplos trabajados en el Tema anterior, cada vez que ejecutaba la macro, el resultado de sta apareca en el mismo rango de celdas considerado en la creacin. Sin embargo, se puede llegar a presentar la necesidad de ejecutar la macro tomando como punto inicial de la planilla una celda diferente a la inicial trabajada durante la creacin de la macro. Si por ejemplo, crea la macro a partir de la celda A1 y necesita ejecutarla a partir de la celda J1 tendr que transformar las celdas consideradas durante el proceso de creacin en Referencias relativas. Macros Relativas Para determinar que una macro debe trabajar las celdas como relativas hay que especificar la orden desde el comienzo de la grabacin. Es decir que una vez creada, la macro ser absoluta si no se determin lo contrario. Para crear una macro relativa siga este procedimiento: -Haga un clic sobre la herramienta Macros de la cinta de opciones Vista y elija la opcin Grabar macro. -Determine el nombre, mtodo abreviado, ubicacin y descripcin de la nueva macro y haga clic en Aceptar. -Antes de comenzar a ejecutar los comandos que debe contener la macro, haga nuevamente un clic en el icono Macros de la cinta de opciones Vista y active el botn Usar Referencias Relativas. -Luego ejecute todos los comandos necesarios y detenga la grabacin.
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Microsoft Excel 2007 Eliminar una Macro Para borrar una macro definitivamente debe realizar los siguientes pasos: -Haga un clic sobre la herramienta Macros de la cinta de opciones Vista y elija la opcin Ver macros. -Seleccione la Macro que desea borrar y presione el botn Eliminar y confirme la eliminacin. Si la macro que desea eliminar es una macro que estaba guardada en el Libro de macros Personal, deber realizar el siguiente procedimiento: -Haga un clic sobre el icono Mostrar Ventana de la cinta de opciones Vista. -En el cuadro Mostrar que se presenta seleccione PERSONAL y haga un clic en el botn Aceptar. -Luego realice los mismos pasos que utiliza para borrar una macro de un libro. -Despus de haberla borrado presione el icono Ocultar ventana para proteger el Libro PERSONAL.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 8 1- Grabe una macro con el nombre Balance General, que contenga un mtodo abreviado. 2- Durante la grabacin de la macro, confeccione la siguiente planilla.
3- Detenga la grabacin. 4- Ejecute la macro en una nueva hoja dentro del mismo Archivo. 5- Guarde el libro en un disquete con el nombre Balance General.
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Microsoft Excel 2007 Repaso del captulo 8 1- Qu es una macro? ...................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Cules son los pasos que debe seguir para crear una macro? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Cmo se ejecuta una macro? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 4- Cul es la diferencia entre una macro absoluta y una macro relativa? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Capitulo 9
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Aprender a configurar las pginas de un libro de Microsoft Excel. Comprender cmo establecer un rea de impresin y cmo quitar la misma. Aprender a realizar una vista preliminar de la hoja de clculo y modificar los mrgenes y distintas opciones de configuracin. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Captulos
Configuracin de pginas
rea de impresin Captulo 9 Vista preliminar
Impresin
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Microsoft Excel 2007 CONFIGURACIN DE PGINAS Configuracin de Pginas Configuracin de Pagina hace referencia a todas aquellas opciones que le permiten determinar cules son las caractersticas de la hoja donde redactar su trabajo. Esta configuracin puede hacerse antes, durante o despus de haber realizado la planilla, puesto que Microsoft Excel 2007 adaptar la disposicin de la misma a las cualidades especificadas. Para preparar la pgina deber realizar los siguientes pasos: 1) Haga clic en la Cinta de Opciones Diseo de Pgina. 2) Luego haga clic sobre el botn Configurar Pgina.
3) De esta manera se presentar en pantalla el siguiente cuadro, en el que encontrar varias solapas: Pgina | 137
Microsoft Excel 2007 Solapa Pgina, encontrar tres sectores diferentes, a saber: 1 Orientacin: le permitir establecer la orientacin de la hoja, Vertical u Horizontal. 2 Ajuste de Escala: en este sector encontrar dos opciones: Ajustar al % del tamao normal: permite reducir o aumentar el tamao de la hoja de clculo impresa, solo deber ingresar que porcentaje necesita. Ajustar a pginas de ancho por tantas de alto: reduce la hoja de clculo o la seleccin cuando se imprime para que se adapte al nmero de pginas especificado, tanto de ancho como de alto. 3 Al final de la solapa encontrar tres casilleros: Tamao del papel: le permite establecer el tamao de la hoja en la que desea imprimir la planilla. Calidad de impresin: se utiliza para elegir el tipo de resolucin que desea el usuario. Una resolucin mayor proporciona una impresin de mejor calidad en las impresoras que lo permitan. Primer nmero de la pgina: le permite ingresar desde que nmero desea comenzar a numerar las pginas. Solapa Mrgenes: encontrar las opciones para determinar el valor de los mrgenes, superior, izquierdo, derecho e inferior, as como tambin podr centrar la planilla vertical y horizontalmente con respecto a la hoja, con solo activar las casillas de verificacin del sector Centrar en la pgina.
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Microsoft Excel 2007 Solapa Encabezado y pie de pgina: los encabezados y pies de pginas son textos que se incorporan en los mrgenes superior e inferior respectivamente y se utilizan generalmente cuando necesita incorporar en las planillas a imprimir, datos tiles como el nombre del autor, el nmero de pgina, etc. Para colocar un encabezado o pie puede utilizar las opciones preestablecidas que encontrar en las listas desplegables de encabezado y pie de pgina.
En cambio si desea personalizarlos haga clic en el botn Personalizar encabezado o Personalizar pie de pgina segn corresponda, y en el cuadro que se presenta ingrese el contenido y Acepte.
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Microsoft Excel 2007 Solapa Hoja: encontrar cuatro sectores a saber: 1) rea de Impresin: en este casillero puede seleccionar el rango de la hoja de clculo que desee imprimir. 2) Imprimir Ttulos: en este sector puede seleccionar una opcin para imprimir las mismas columnas o filas como ttulos en cada pgina de una hoja de clculo impresa. 3) Imprimir: en esta rea puede especificar lo que desea imprimir de la hoja de clculo cuando la impresin se realice a color o en blanco y negro. 4) Orden de las pginas: estas opciones se utilizan para controlar el orden en que se numerarn e imprimirn.
5) Una vez realizadas todas las modificaciones en cada una de solapas pulse el botn Aceptar para confirmar todos los cambios. Alguna de estas opciones tambin puede realizarlas rpidamente utilizando las herramientas de la Cinta de Opciones Diseo de Pgina y marcando las opciones preestablecidas.
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Microsoft Excel 2007 REA DE IMPRESIN Suponga que en una planilla de clculos, slo debe imprimir una parte de los datos de la tabla, para ello podr establecer cul es el rea de impresin de la planilla; de esta manera slo se imprimir la informacin que se encuentre dentro del rea de impresin. Establecer reas de impresin Para ello deber realizar los siguientes pasos: 1) Seleccione el rango de datos que desea imprimir. 2) Desde la cinta de opciones Diseo de Pgina, seleccione el icono rea de impresin y haga un clic sobre la opcin Establecer rea de impresin. Si a un rea de impresin establecida, necesita agregarle ms informacin debe realizar los siguientes pasos: 1) Seleccione las celdas que desea agregar al rea de impresin. 2) Haga un clic sobre el Icono rea de impresin y 3) Seleccione la opcin Agregar al rea de impresin. Quitar reas de impresin Para borrar un rea de impresin debe hacer un clic en la cinta de opciones Diseo de Pgina, hacer un clic sobre el icono rea de Impresin y seleccionar la opcin Borrar rea de impresin. VISTA PRELIMINAR Esta herramienta que ofrece Excel 2007 le permite observar la planilla antes de imprimirla, de esta manera podr darse cuenta si toda la informacin saldr en la impresin, si deja el lugar suficiente en cada sector de la planilla, si las imgenes estn bien acomodadas, entre otras observaciones. Para utilizar la Vista Preliminar debe realizar los siguientes pasos: 1) Ubquese en la planilla que desea observar. 2) Haga un clic en el Botn de Office - Imprimir y luego Pgina | 141
Microsoft Excel 2007 3) Seleccione la opcin Vista Preliminar.
Otra forma de acceder a esta herramienta es utilizando la combinacin de teclas CTRL + F2. O tambin agregando el icono de Vista Preliminar a la barra de herramientas de acceso rpido, como se observa en la siguiente imagen:
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Microsoft Excel 2007 -De esta manera Excel le mostrar la hoja activa completa en el documento, y solo le presentar la Cinta de Opciones Vista preliminar.
IMPRESIN Para imprimir una planilla o los elementos seleccionados, deber realizar los siguientes pasos: 1) Ubquese en la planilla. 2) Haga un clic en el Botn de Office - Imprimir y 3) Seleccione la opcin Imprimir.
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-De esta manera se presentar el siguiente cuadro, en el que deber configurar la impresin que va a realizar.
-En el sector Intervalo de pginas, podr seleccionar dos opciones de acuerdo a lo que necesite. Todas: imprime todas las pginas de la planilla. Pginas: imprime las pginas que especifique en los casilleros desde y hasta.
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Microsoft Excel 2007 -En el sector Copias, podr indicar la cantidad de copias que desea realizar en el casillero Nmero de copias. Tambin podr marcar el casillero de Intercalar para que la impresin tenga el orden apropiado para la encuadernacin. -En el casillero Imprimir: podr seleccionar que parte del documento desea imprimir. -Por ltimo debe pulsar el botn Aceptar para comenzar con la impresin. Para imprimir una planilla tambin puede utilizar el Icono de Impresin Rpida de la barra de herramientas de acceso rpido, de esta manera realizar una copia de toda la planilla por cada clic que realice sobre l.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 9, Tema: Impresin, por ejemplo.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 9 1- Abra el archivo creado en la actividad 3 del captulo 3. 2- Seleccione la hoja Enero. 3- Prepare la siguiente configuracin: PGINA Orientacin Tamao de papel Superior Inferior Derecho Izquierdo Encabezado Tamao de papel Horizontal A4 MRGENES 2 cm 2 cm 1 cm 1 cm PGINA Club Social San Isidro Centenario 235 San Isidro Tel: 4747-9863 E-mail: Club_social_si@info.com.ar
4- Seleccione la planilla de la hoja Enero y establzcala como rea de impresin. 5- Utilice la herramienta Vista preliminar y verifique que los datos ingresados en los puntos anteriores coincidan observando la vista de la hoja.
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Microsoft Excel 2007 Repaso del captulo 9 1- Mencione cules son las herramientas que debe tener en cuenta a la hora de configurar una pgina. ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Cmo establecer un rea de impresin? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Cmo quitar un rea de impresin? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 4- Para qu se utiliza la herramienta vista preliminar? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Capitulo 10
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Aprender a validar una planilla para ingresar datos que se ajusten a una condicin. Conocer la funcin de la herramienta de Auditoria y comprender el funcionamiento de los botones de la barra de herramientas. Aprender a aplicar un formato a los datos segn una condicin establecida. Comprender la utilidad de las tablas dinmicas y cmo funcionan los escenarios. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Captulos
Temas de Aprendizaje Validacin
Auditoria
Captulo 10
Formato condicional
Tablas dinmicas
Escenarios
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Microsoft Excel 2007 VALIDACIN Este comando permite establecer los datos que sern validos para celdas o rangos, pudiendo restringir las entradas de datos a un tipo en particular: nmeros, textos, etc. Establecer la Validacin de datos 1) Seleccione la celda o rango en la que desee establecer restricciones. 2) Presenta la Cinta de Opciones Datos y 3) Haga un clic en el icono Validacin de datos.
1) De esta manera se presentar el cuadro de dilogo Validacin de datos.
-En este cuadro encontrar tres fichas o solapas a saber:
1) Solapa Configuracin, encontrar los cuadros con lista desplegable Permitir y Datos en los que deber elegir las caractersticas de los datos que se permitirn ingresar en la celda o rango seleccionado.
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De acuerdo a las caractersticas que elija aparecern uno o dos cuadros de edicin para colocar el valor de comparacin (mximo y mnimo, etc.)
2) Solapa Mensaje entrante, donde podr establecer el Ttulo y el Mensaje de entrada y asegrese de que est activada la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. De esta manera lograr que cuando alguien seleccione la celda que esta validando le advierta que informacin debe ingresar.
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3) Solapa Mensaje de error, donde podr establecer el Ttulo y el Mensaje de error que aparecer cuando se ingrese un dato incorrecto.
En el cuadro de lista desplegable Estilo podr elegir entre las opciones Grave, Advertencia e Informacin tal como se observa en la siguiente imagen: Si elige la opcin Grave no podr ingresar datos que no respeten la validacin, con cualquiera de las otras opciones aparecer el mensaje de error avisndole que el dato ingresado es invlido pero podr ingresarlo de todas formas.
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Microsoft Excel 2007 Rodear con un crculo los datos no vlidos, este comando sirve para detectar con un crculo los valores que violen las reglas de validacin establecidas. Los crculos rojos desaparecern cuando se corrijan los datos no vlidos o bien cuando se utilice el comando Borrar crculos de validacin.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 10, Tema: Validacin, por ejemplo.
AUDITORA Esta herramienta de Excel permite realizar el seguimiento de problemas en las hojas de clculo. Puede ser que se hayan ingresado datos en una celda utilizada por una frmula y, como consecuencia de ello, le d un resultado incorrecto. Los distintos comandos de la herramienta auditoria permiten rastrear las relaciones entre celdas y frmulas y obtener una visualizacin fcil y rpida por medio de las flechas de rastreo. Para ello deber realizar los siguientes pasos: 1) Haga un clic sobre la cinta de Opciones Frmulas para visualizar las herramientas que presenta el sector Auditoria de frmulas. Herramientas del sector Auditoria de frmulas
Rastrear precedentes: Si la celda en la que est ubicado contiene una frmula, al hacer clic en este comando, Excel busca las celdas que proporcionan datos a esta frmula (celdas precedentes). Pgina | 152
Rastrear dependientes: Si la celda en la que est ubicado contiene datos que son utilizados en una frmula, a esta celda se la conoce como celda dependiente. Las celdas precedentes o dependientes que se encuentren dentro de la hoja de clculo activa, se indicarn con flechas de rastreo azules. Si las celdas precedentes o dependientes se encuentran en otra hoja de clculo o en otro libro aparecern flechas de rastreo negras que unen un icono con la celda seleccionada. Quitar flechas: Este comando permite que se eliminen todas las flechas de rastreo que se encuentren presentes para continuar trabajando con la hoja de clculo o para efectuar otros rastreos o tambin brinda la posibilidad de quitar un nivel de precedentes o dependientes segn corresponda. Comprobacin de errores: Esta herramienta ayuda a detectar errores comunes en las frmulas de una planilla de clculos.
Rastrear error: Si encuentra en una celda un error (#N/A, #DIV/0!, etc.) podr utilizar este comando para buscar las celdas que proporcionan datos a la frmula.
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Microsoft Excel 2007 Aparecern flechas rojas que relacionan las celdas que provocan el error con la celda en la que encontramos el error y flechas de rastreo azules que indican las celdas precedentes de la que produce el error.
Ventana Inspeccin: Esta herramienta permite realizar una inspeccin en las celdas de la planilla de clculos y sus frmulas. Trabaja de manera similar a la herramienta Comprobacin de errores.
Mostrar Frmulas: Muestra las frmulas en cada celda en lugar del valor resultante.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 10, Tema: Auditoria, por ejemplo.
FORMATO CONDICIONAL Este comando permite aplicar formatos determinados a celdas que cumplan con criterios establecidos basados en valores o frmulas. Para ello deber realizar los siguientes pasos: 1) Seleccione las celdas que desee destacar con formatos condicionales. 2) Haga un clic en la Cinta de Opciones Inicio y 3) Seleccione la herramienta Formato condicional. Dentro de esta lista encontrar varias formas de aplicar un Formato condicional a un determinado conjunto de celdas, a saber: Pgina | 154
*Resaltar reglas de celdas: desde esta opcin se desplegar una lista con varias reglas preestablecidas, al seleccionar algunas de ellas se presentar un cuadro de dilogo (Por ejemplo, Es mayor que) en que solo deber colocar un valor o bien seleccionar una determinada celda, y desde el casillero con elegir con que relleno desea resaltar las celdas que cumplan con esa condicin. *Reglas superiores e inferiores: desde esta opcin se desplegar una lista con varias reglas preestablecidas, al seleccionar alguna de ellas se presentar un cuadro de dilogo (Por ejemplo, 10 Elementos superiores) en que solo deber colocar la cantidad de resultados que desea visualizar, y desde el casillero con elegir con que relleno desea resaltar las celdas que cumplan con esa condicin. *Barras de datos: desde esta opcin se desplegar una lista con varias barras de colores preestablecidos, al seleccionar alguna de ellas mostrar una barra coloreada en cada una de las celdas seleccionadas. La longitud de la barra representa el valor de la celda, es decir que una barra ms larga representar un valor mayor. *Escalas de color: desde esta opcin se desplegar una lista con varias escalas de colores preestablecidos, al seleccionar alguna de ellas mostrar un degradado entre dos o tres colores en un rango de celdas. La sombra del color representa el valor en la celda. *Conjuntos de Iconos: desde esta opcin se desplegar una lista con varios conjuntos de iconos preestablecidos, al seleccionar alguno de ellos mostrar un
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Microsoft Excel 2007 icono del conjunto seleccionado en cada celda, cada icono representar un valor en la celda. *Nueva Regla: desde esta opcin se presentar el cuadro de dilogo Nueva regla de Formato, desde la cual podr seleccionar algunos de los tipos de reglas que se encuentran en el primer cuadro, y luego editar la descripcin de la misma, tenga en cuenta que la descripcin cambiar de acuerdo al tipo de regla que seleccione. Desde el botn Formato, podr acceder a las solapas para elegir el formato correspondiente que aplicar a las celdas que cumplan con la condicin establecida. *Borrar Reglas: desde esta lista de opciones, podr Borrar reglas de las celdas seleccionadas, o bien Borrar reglas de toda la hoja con solo hacer un clic sobre la opcin correspondiente. A un rango de celdas se le pueden aplicar varios formatos condicionales al mismo tiempo, como se observa en la siguiente figura: *Administrar Reglas: desde esta opcin presentar el cuadro Administrador de reglas de formatos condicionales, el que le permitir crear, editar o eliminar reglas desde los botones correspondientes, dentro de la seleccin actual o bien de la hoja que seleccione desde el casillero Mostrar reglas de formato para:.
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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 10, Tema: Auditoria, por ejemplo.
TABLAS DINMICAS Una Tabla Dinmica es una herramienta muy potente de Excel que le permite efectuar anlisis dinmicos e interactivos que posibilitan ver de distintas maneras, los datos introducidos en una lista, planilla o base de datos. Esto constituye informacin muy til para toda empresa u organizacin ya que permite resumir, analizar y aadir profundidad a los datos. Elementos de una Tabla Dinmica Todas las tablas dinmicas tienen cuatro tipos de elementos que se denominan Campos, a saber: Campos de Pgina o Filtro de Informe: Es un campo de la lista, planilla o base de datos de origen a la que se le ha determinado una orientacin de pgina en la tabla dinmica. Este campo permitir establecer y restringir los resmenes de datos que se mostrarn en la tabla dinmica. Campos de Fila o Rtulos de Fila: Es un campo de la lista, planilla o base de datos de origen a la que se le ha determinado una orientacin de fila en la tabla dinmica. Campos de Columna o Rtulos de Columnas: Es un campo de la lista, planilla o base de datos de origen a la que se le ha determinado una orientacin de columna en la tabla dinmica. Campos de Datos o Valores: Es un campo de la lista, planilla o base de datos de origen que contiene datos. Los cuales se distribuyen tal como se observan en la siguiente figura:
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Creacin de Tablas Dinmicas

Para crear una tabla dinmica deber siempre deber tener en cuenta los siguientes pasos: 1) Cinta de opciones Insertar y elija la herramienta Tabla dinmica- Tabla dinmica. 2) De esta manera se presentar el cuadro Crear tabla dinmica, en el cual deber seleccionar el rango de datos que utilizar para analizar y resumir
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Microsoft Excel 2007 3) Elija donde desea colocar el informe de tabla dinmica 4) Al Aceptar el cuadro acceder a una Hoja Nueva donde visualizar la estructura de una tabla dinmica y la Cinta de Opciones de Herramientas de Tablas Dinmicas. 5) Tal como se observa en la imagen siguiente, tambin visualizar una lista de campos de tabla dinmica, donde podr establecer el orden en que se mostrar el resumen de los datos. Para ello arrastre con el Mouse el nombre del campo para agregar al informe que se encuentra en la parte inferior de la Lista de campos de tabla dinmica. Creacin de Grficos Dinmicos Para crear un Grfico dinmico siempre deber tener en cuenta los pasos que se realizarn en el siguiente ejemplo: 1) Cinta de opciones Insertar y elija la herramienta Tabla dinmicaGrfico dinmico. 2) De esta manera se presentar el cuadro Crear tabla dinmica con el grfico dinmico, en el cual deber seleccionar el rango de datos que utilizar para realizar el grfico
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3) Elija donde desea colocar la tabla dinmica y el grfico dinmico 4) Al aceptar el cuadro, se presentar una hoja nueva con una estructura similar a la creacin de una tabla dinmica, solo con el agregado del Panel de Filtros del Grfico dinmico, como se observa en la siguiente figura: 5) Para confeccionar el grfico hay que asignarle los datos que deseamos graficar, para ello, debe arrastrar los nombres de los campos que se encuentran en la Lista de campos de tabla dinmica a los ejes correspondientes.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 10, Tema: Tabla Dinmica, por ejemplo.
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Microsoft Excel 2007 ESCENARIOS

Esta herramienta permite ver los resultados de los anlisis de datos variables. Dicho en otras palabras, es un conjunto de valores que Excel puede sustituir y guardar en la hoja de clculo. Pueden crearse y guardar distintos grupos de valores cambiantes lo que le permitir observar los resultados posibles. Es otra forma de anlisis de datos que ofrece ms posibilidades para trabajar en Excel agregadas a las que aprendi en el tema anterior. Creacin de Escenarios 1) Ubquese en la hoja con la que trabajar con datos variables. 2) Presente la cinta de opciones Datos y haga un clic en el icono Anlisis y Si y 3) Seleccione la opcin Administrador de Escenarios.
-De esta manera se presentar el cuadro Administrador de escenarios, desde el cual deber pulsar el botn Agregar para definir las variables.
-En el cuadro Agregar escenario, ingrese el nombre para el escenario en el cuadro Nombre del escenario: luego el rango que contiene los datos o valores variables desde el casillero Celdas cambiantes y si desea agregue un Comentario informativo de esta creacin.
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-Al hacer clic en Aceptar, se presentar el cuadro Valores del escenario para que pueda cargar cada uno de los valores variables que tendr en cada celda de este escenario.
-Luego haga clic en el botn Aceptar, y observar un listado de todos los escenarios creados en el libro.
En el cuadro de dilogo Administrador de escenarios podr visualizar varios escenarios creados, a los cuales podr presentarlos de acuerdo a sus necesidades. -Por ultimo haga un clic en Cerrar.
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Microsoft Excel 2007 Ver Escenarios Para ver los escenarios creados deber realizar los siguientes pasos: 1) Ubquese en la hoja que tiene la planilla sobre la que se crearon los escenarios. 2) Presente la cinta de opciones Datos y haga un clic en el icono Anlisis y Si y seleccione la opcin Administrador de Escenarios. 3) En el cuadro de dilogo Administrador de escenarios seleccione el escenario que desea ver haciendo un clic sobre su nombre. 4) Luego haga clic en el botn Mostrar, de esta manera observar como las celdas cambiantes se completan con los valores ingresados en ese escenario. Puede modificar los escenarios creados seleccionando el nombre de escenario correspondiente y haciendo un clic en el botn Modificar. Puede combinar escenarios de distintas hojas de clculo haciendo un clic en el botn Combinar. Tambin puede eliminar un escenario seleccionando el nombre de escenario correspondiente y haciendo un clic en el botn Eliminar. Resumen de Escenarios Para efectuar un resumen de escenarios creados deber realizar los siguientes pasos: 1) Ubquese en la hoja que tiene la planilla sobre la que se crearon los escenarios. 2) Presente la cinta de opciones Datos y haga un clic en el icono Anlisis y Si y seleccione la opcin Administrador de Escenarios. 3) Haga clic en el botn Resumen, de esta manera se presentar el cuadro Resumen del escenario. 4) Haga clic en la casilla de verificacin Resumen y en el cuadro Celdas de resultado puede dejarlo en blanco o ingresar el rango de celdas cambiantes (Por ejemplo: $B$4:$B$9). 5) Haga clic en Aceptar y aparece una nueva hoja Resumen de escenario
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Microsoft Excel 2007 donde visualizar los valores actuales de las celdas cambiantes y los valores de cada uno de los escenarios para cada una de esas celdas variables.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 10, Tema: Escenario, por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 10, Repaso General, por ejemplo.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 10 Confeccione una planilla que posea los temas vistos en este captulo.
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Microsoft Excel 2007 Repaso del captulo 10 1- Cul es la utilidad de la herramienta validacin? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Cules son los pasos que debe seguir, para utilizar la herramienta auditora? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Qu es una tabla dinmica? Cmo se crea una tabla dinmica? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 4- Cules son los pasos que debe seguir para crear un escenario? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 5- Para qu se utiliza la herramienta formato condicional? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Capitulo 11
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Comprender para qu se utilizan las plantillas y aprender a guardar una hoja de clculo con este tipo de caractersticas. Aprender a modificar y completar una plantilla. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos Captulos Temas de Aprendizaje
Plantillas Captulo 11 Guardar como pgina Web
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Microsoft Excel 2007 PLANTILLAS Las plantillas son archivos modelo que guardan la configuracin bsica de una planilla utilizada habitualmente por el operador de Excel. De esta manera le ahorra muchsimo tiempo de trabajo ya que no disea la planilla desde cero sino que trabaja con una base ya hecha. Trabajando con Plantillas Excel presenta plantillas ya creadas que podr utilizar directamente o modificar para adecuarlas a sus necesidades. Para ello realice el siguiente procedimiento: 1) Haga un clic en el Botn de Office - Nuevo. 2) Del cuadro Nuevo libro que se presenta, seleccione la opcin Plantillas Instaladas desde el sector izquierdo, y observar las planillas disponibles en el sector central del cuadro. 3) Al seleccionar cada una de las diferentes plantillas preestablecidas, observar una muestra previa en el sector derecho del mismo cuadro. 4) Seleccione la plantilla que desee utilizar.
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Microsoft Excel 2007 5) Una vez seleccionada la plantilla haga clic en el botn Crear. Creacin de Plantillas Para crear Plantillas, siga estos pasos: 1) Comience creando una planilla que utilice con frecuencia, por ejemplo esta planilla de Stock
2) Una vez que haya creado la planilla, desde el Botn Office Guardar como 3) En el cuadro que aparece, en el casillero Guardar como tipo elija Plantilla de Excel
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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 11, Tema: Plantillas, por ejemplo.
GUARDAR COMO PGINA WEB Libro de Microsoft Excel en Internet Los archivos que podr trabajar desde Internet tienen caractersticas especiales. Si por algn motivo en particular necesita que los navegantes de la Web dispongan de una de sus planillas tendr que guardarla especificando esta finalidad. Para ello deber realizar lo siguiente: 1) Haga clic en el Botn de Office - Guardar como - Otros formatos
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Microsoft Excel 2007 2) En el cuadro que se presenta Especifique: Nombre del archivo: denominacin que desea asignarle. Ubicacin: dentro de qu unidad subcarpeta, etc. Desea guardarlo. de almacenamiento, carpeta,
Tipo de archivo: desde esta lista desplegable ser necesario seleccionar la opcin Pgina Web, es decir con la extensin HTM (extensin propia de los archivos de Internet). Al seleccionar la opcin Pgina Web se habilitarn opciones nuevas entre las que podr disponer si quiere guardar todo el libro o solamente la hoja activa.
3) Una vez especificadas estas opciones haga clic en el botn Guardar. De esta manera su hoja de clculo estar disponible para el trabajo en la Web.
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Microsoft Excel 2007 Actividad 11 1- En un nuevo libro confeccione la siguiente planilla, como una plantilla.
2- Guarde la plantilla como pgina Web.
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Microsoft Excel 2007 Repaso del captulo 11 1- Cules son los pasos que debe seguir para crear una plantilla? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Para qu se utiliza el comando guardar como pgina Web? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Cmo modificar una plantilla? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Capitulo 12
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos: Aprender a trabajar con varios libros a la vez y trabajar con varios libros abiertos. Trabajar con diferentes hojas de clculo abiertas y aprender a trabajar de una manera ms dinmica dentro de la misma hoja. Comprender cmo configurar las propiedades de un libro de Microsoft Excel. Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades para la integracin de conocimientos.
Captulos
Trabajando con ventanas Captulo 12 Guardar como pgina Web
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Microsoft Excel 2007 TRABAJANDO CON VENTANAS Trabajar con varios libros simultneamente Dentro de la labor con las planillas de clculo se le puede presentar muchas veces la necesidad de incorporar en el libro de trabajo informacin de otro u otros archivos, o manejar datos que se encuentran en lugares distantes dentro de la misma hoja o dentro del mismo libro con diferente hojas (una hoja de clculo tiene una capacidad muy amplia debido a la cantidad de columnas y filas que posee y la variedad de hojas de las que podr llegar a disponer). Para ello debe utilizar diferentes metodologas. Trabajando dentro de una misma hoja En el caso que necesite observar informacin que se encuentra en lugares diferentes dentro de la misma hoja, Excel le brinda la posibilidad de dividirla. De esta forma podr buscar en cada una de las divisiones los diferentes datos que estaban dispersos en la hoja. Dividir Hoja Para ello deber realizar lo siguiente: 1) Active la celda que tomar como referencia para la divisin de la hoja. 2) Presente la cinta de opciones Vista y haga un clic sobre el icono Dividir. Podr observar como automticamente la hoja se divide en cuatro paneles y que en cada uno podr, utilizando las barras de desplazamiento, desplazarse sin inconvenientes efectuando todas las operaciones que necesite. Si slo quiere utilizar la divisin vertical u horizontal, arrastre la barra de divisin que no necesite hasta que se encuentre fuera de la hoja. Quitar Divisin 1) Para quitar la divisin y llevar la hoja a su apariencia habitual, vuelva a la cinta de opciones Vista, y 2) Haga un clic sobre el icono Dividir nuevamente. Inmovilizar paneles
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Microsoft Excel 2007 Tambin podr trabajar la hoja manteniendo fija una zona en particular. Para ello: 1) Seleccione las filas o columnas que tomar como referencia para mantener una parte de la planilla fija. 2) Desde la cinta de opciones Vista, seleccione el icono Inmovilizar paneles y seleccione la opcin Inmovilizar paneles. -De esta manera lograr mantener visibles las filas o columnas seleccionadas, mientras se desplaza por la hoja de clculo. -Cuando intente desplazarse utilizando la barra de desplazamiento vertical podr notar que todo se mover en la direccin indicada excepto la zona inmovilizada.
Movilizar paneles -Para trabajar la planilla normalmente, vuelva a seleccionar esas filas o columnas, haga un clic sobre el icono Inmovilizar paneles de la cinta de opciones Vista y seleccione la opcin Movilizar paneles. Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro Nueva ventana Si la informacin que necesita compartir se encuentra en hojas diferentes del mismo libro, Excel le permite generar diferentes ventanas para observar en cada una el sector del libro que le interese. Para ello: 1) Haga clic en la cinta de opciones Vista y 2) Seleccione el icono Nueva ventana.
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Microsoft Excel 2007 -De esta manera observar una nueva ventana con la vista del documento actual. Tenga en cuenta que no es una copia, solo esta visualizando el mismo archivo en dos ventanas separadas. Organizar ventanas 1) Desde la cinta de opciones Vista haga un clic en el icono Organizar todo y 2) Seleccione cualquiera de las opciones de organizacin (Mosaico, vertical, horizontal, cascada) que se presentan en el cuadro Organizar ventanas. 3) Luego haga clic en el botn Aceptar. 4) Aparecern en pantalla las ventanas del libro desde las cuales puede manejarse sin problemas para realizar todas las modificaciones que desee. 5) Para volver a trabajar con una sola ventana solamente deber cerrar la que no le sea til. Trabajar con varios libros En caso que la informacin que necesite se encuentre en libros diferentes podr trabajarlos simultneamente sin ningn tipo de inconvenientes. 1) Abra los archivos entre los que desea compartir la informacin. 2) Desde la cinta de opciones Vista, haga un clic sobre el icono Cambiar ventanas 3) Seleccione el libro de la lista que desea utilizar en forma independiente, u organice las ventanas utilizando la opcin Organizar todo. PROPIEDADES DEL ARCHIVO Configuracin de Propiedades Si desea configurar las propiedades del archivo no necesita abrirlo. Para ello debe realizar los siguientes pasos: 1) Abra Microsoft Excel 2007 (si no lo tiene abierto). Pgina | 177
Microsoft Excel 2007 2) Haga clic en el Botn de Office-Abrir. 3) Seleccione el archivo al que desee configurar sus propiedades. 4) Haga clic en botn Herramientas-Propiedades (del cuadro de dilogo Abrir).
5) En el cuadro que se presenta introduzca la informacin y seleccione las opciones que desee.
6) Haga clic en Aceptar. Pgina | 178
Microsoft Excel 2007 7) Y por ltimo haga clic en Cancelar.

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Microsoft Excel 2007 Actividad 12 1- Abra el archivo llamado Club Enero realizado en la Actividad 3. 2- Deje inmviles los ttulos de todas las columnas. 3- Abra el archivo llamado Planilla de Ventas realizado en la Actividad 6. 4- Active una nueva ventana y modifique el formato del texto. 5- Sin cerrar el libro Planilla de Ventas, active el archivo Club Enero. 6- Desde sus propiedades, verifique desde sus estadsticas, cul es su fecha de creacin.
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Microsoft Excel 2007 Repaso del captulo 12 1- Qu utilidad le dara a la herramienta dividir? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 2- Cmo trabajar con diferentes hojas dentro de un libro? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... 3- Cules son las caractersticas que se observan en las propiedades de un archivo? ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................
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Autoevaluacin Esta Autoevaluacin tiene como finalidad acercarlo a la metodologa que se utilizar en la evaluacin del Mdulo. Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos temas detallados en este Mdulo y en el Asistente Excel 2007. Las respuestas correspondientes podrn ser consultadas en la pgina 184 1. Qu es un rango? a. b. c. Un conjunto de celdas. Un conjunto de celdas seleccionadas. Un conjunto de celdas combinadas
2. Maque slo las frmulas a) b) c) d) e) f) g) h) i) =Suma(a1:a9) =a1:+a9 a1-19 Suma(a1:a9) =b1-g5 =h5/6 =h8*k9 =Max(a1:a6) h8*k9=
3. Marque slo las funciones: a. b. c. d. e. f. g. h. i. =Suma:a1:a9) =Promedio(a5:63 =min(b1-19 maz(f1:g3) =g1:o8 =f1*p9 =si(a1>5;aprobado;desaprobado) =contar(a1:p5) =resta(a2:m3)
4. Cules de los siguientes caminos se utiliza para insertar una nueva fila? a. b. c. Men contextual Insertar. Cinta de opciones Inicio - Insertar Filas de hoja. Ambas.
5. Para insertar un grfico Cules son los pasos que debe seguir?
Pgina | 182
Microsoft Excel 2007 Seleccionar los datos a graficar y desde la Cinta de opciones elegir la opcin Insertar sector Grfico Botn Insertar Grfico b. Seleccionar los datos a graficar y desde la Cinta de opciones elegir el botn grfico c. Ninguna de las anteriores. 6. Qu es una macro? a. b. c. Un conjunto de comandos Un conjunto de celdas seleccionadas Un conjunto de comandos grabados a.
7. Al utilizar la herramienta Auditora en una hoja de clculos, puede rastrear los precedentes o los dependientes a. b. Verdadero. Falso.
8. Qu es una plantilla? a. b. c. Son moldes para pginas Web. Son moldes de planillas para Excel. Ambas.
9. Marque la frmula que contenga un valor absoluto: a. b. c. =v1*$f$1 =v1*$$f1 =v1*f1$$
10. Para trabajar con diferentes hojas dentro de un mismo libro Cul es la opcin que debe utilizar? a. b. c. Cinta de opciones Inicio - Nueva ventana. Cinta de opciones Revisar - Nuevo... Cinta de opciones Vista - Nueva ventana.
Pgina | 183
RESPUESTAS CORRECTAS 1.a. 2.e.f.g. 3.g.h.i. 4.c. 5.a. 6.c. 7.a. 8.b. 9.a. 10.c.
Pgina | 184
Prlogo.......................................................................................... 4 Generalidades................................................................................. 6 CAPTULO 1...................................................................................7 Introduccin................................................................................... 8 Guardar y abrir libros...................................................................... 24 Actividad 1.................................................................................. 27 Repaso del captulo 1.................................................................. 28 CAPTULO 2................................................................................. 29 Series.......................................................................................... 30 Frmulas bsicas........................................................................... 33 Funciones..................................................................................... 41 Actividad 2.................................................................................. 62 Repaso del captulo 2.................................................................. 64 CAPTULO 3................................................................................. 65 Funciones lgicas........................................................................... 66 Funciones de bsqueda................................................................... 71 Asistente para funciones............................................................. 76 Actividad 3.................................................................................. 81 Repaso del captulo 3.................................................................. 83 CAPTULO 4................................................................................. 84 Referencias relativas y absolutas.......................................... 85 Insertar y eliminar filas, columnas y hoja............................... 87 Etiquetas inteligentes..................................................................... 92 Rangos......................................................................................... 94 Actividad 4.................................................................................. 96 Repaso del captulo 4.................................................................. 97 CAPITULO 5................................................................................. 98 Grficos........................................................................................ 99 Actividad 5................................................................................ 105 Repaso del captulo 5................................................................. 106
ndices
Pgina | 185
Microsoft Excel 2007 CAPITULO 6............................................................................... 107
Base de datos.............................................................................. 108 Filtros......................................................................................... 109 Subtotales................................................................................... 111 Actividad 6................................................................................ 114 Repaso del captulo 6................................................................. 115 CAPTULO 7............................................................................... 116 Combinacin de archivos............................................................... 117 Administrar archivos y objetos....................................................... 118 Actividad 7................................................................................ 125 Repaso del captulo 7................................................................. 127 CAPTULO 8............................................................................... 128 Macros........................................................................................ 129 Macros absolutas y relativas.......................................................... 132 Actividad 8................................................................................ 134 Repaso del captulo 8................................................................. 135 CAPTULO 9............................................................................... 136 Configuracin de pginas.............................................................. rea de impresin........................................................................ Vista preliminar........................................................................... Impresin................................................................................... 137 141 141 143
Actividad 9................................................................................ 146 Repaso del captulo 9................................................................. 147 CAPTULO 10............................................................................. 148 Validacin................................................................................... Auditora..................................................................................... Formato condicional..................................................................... Tablas dinmicas.......................................................................... Escenarios................................................................................... 149 152 154 157 161
Actividad 10............................................................................... 165 Repaso del captulo 10............................................................... 166
Pgina | 186
Microsoft Excel 2007 CAPTULO 11............................................................................. 167 Plantillas..................................................................................... 168 Guardar como pgina Web............................................................ 170 Actividad 11............................................................................... 172 Repaso del captulo 11............................................................... 173 CAPTULO 12............................................................................. 174 Trabajando con ventanas.............................................................. 175 Propiedades del archivo................................................................ 177 Actividad 12............................................................................... 180 Repaso del captulo 12............................................................... 181 Autoevaluacin.......................................................................... 182 Respuestas correctas................................................................ 184
Pgina | 187

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Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informtica!

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Microsoft Excel 2007 GENERALIDADES

Microsoft Excel 2007

Introduccin Captulo 1 Guardar y abrir libros

Microsoft Excel 2007

En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede:

- Crear un acceso directo para Microsoft Excel 2007, en el escritorio.

Microsoft Excel 2007 Ventana de Microsoft Excel 2007

Partes de una Planilla de clculo

Microsoft Excel 2007

ATENCIN: Los archivos nuevos creados en Excel se denominan Libros.

- Presione las teclas:

3 Opcin desde el Men Contextual

Puntero del mouse transformado en una cruz blanca

Desde el Teclado 1 Opcin - Presione la tecla: 2 Opcin

- Presione las siguientes teclas: Pgina | 12

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Puntero del mouse transformado en una cruz blanca

Varias celdas seleccionadas

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1er Grupo de celdas seleccionadas

1er Grupo de celdas Seleccionadas 2do Grupo de celdas seleccionadas

Ejemplo: La seleccin de celdas que se ve a continuacin, corresponde al rango B1:D2

Tipo de dato: Texto Se ubica a la izquierda de la celda.

Tipo de dato: Numrico Se ubica a la derecha de la celda.

- Seleccione la/s fila/s que desee.

Puntero del mouse transformado en una doble flecha

Microsoft Excel 2007

1 Opcin desde la Cinta de Inicio

- Seleccione la/s columna/s que desee.

Puntero del mouse transformado en una doble flecha

Microsoft Excel 2007 1 Opcin desde la Cinta de Inicio

- Utilice cualquiera de las siguientes herramientas:

Herramientas de la Cinta de Inicio

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2) Escriba un nombre para el archivo.

- Presione las teclas:

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3 Opcin desde el Teclado - Presione las teclas:

Microsoft Excel 2007 2- Aparecer este cuadro:

10- Guarde los cambios. 11- Cierre el programa.

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Organizacin de Contenidos Captulos Temas de Aprendizaje

Microsoft Excel 2007 SERIES

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3- Coloque el signo igual [=], para iniciar la frmula.

4- Haga clic sobre la celda del primer nmero

5- Coloque el signo ms [+].

6- Haga clic sobre la celda del segundo nmero.

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3- Coloque el signo igual [=], para iniciar la frmula.

4- Haga clic sobre la celda del primer nmero

5- Coloque el signo ms [-].

6- Haga clic sobre la celda del segundo nmero.