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Traducido de Getting Started with Base Chapter 10 (OOo) Autores Version en Ingles:
Dan Lewis Iain Roberts Magnus Adielsson Jean Hollis Weber
INDICE
Introduccion Creando una base de datos Creando una nueva base de datos Creando tablas Usando el asistente para crear una tabla Creando una tabla que es una copia de una existente Creando tablas en vista diseo Creando tablas para las listas desplegables Agregando datos a la lista desplegable Creando una Vista Definiendo relaciones Creando un formulario Utilizando el asistente para cerrar un formulario Modificando un formulario Creando un formulario en vista diseo Creando subformularios en vista diseo
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INTRODUCCION
Una fuente de datos, o base de datos, es una coleccin de piezas de informacin que pueden ser accedidas o administradas por OpenOffice.org (OOo), por ejemplo una lista de nombres y direcciones es una fuente de datos que puede ser utilizada para producir cartas por mail merge. Una lista de las existencias de una tienda puede ser una fuente de datos que se pueden administrar a travs de OOo. OpenOffice.org usa los trminos fuente de datos o base de datos para referirse a la misma cosa, lo cual podra ser una base de datos tal como MySQL o dBase o una hoja de calculo o un documento de texto que contenga datos. Este capitulo cubre la creacin de base de datos, mostrando que esta contenido en una base de datos y como las diferentes partes son usadas por OOo. Tambin se vera el uso de componentes de Base de OOo para registrar otras fuentes de datos. Una fuente de datos puede ser una base de datos, una hoja de calculo o un documento de texto. Base utiliza el motor de bases de datos HSQL. Todos los archivos creados por este motor son guardados en un archivo zip. Los formularios de la base de datos estn incluidos en este archivo zip. Una base de datos consiste de un numero de campos que contienen piezas individuales de datos. Cada tabla de una base de datos es un grupo de campos. Cuando creamos una tabla, tambin determinamos las caractersticas de cada campo en la tabla. Los formularios se utilizan para el ingreso de datos dentro de los campos de una o mas tablas asociadas con el formulario. Ellos tambin pueden ser utilizados para ver campos desde una o mas tablas asociadas con los formularios.. Una consulta crea una nueva tabla dentro de las tablas ya existentes. Un reporte organiza la informacin por campos de una consulta en un documento de acuerdo a nuestras necesidades. Las bases de datos en OOo requieren Java Runtime Environment (JRE). Si no lo tienes en tu computadora, puedes descargarlo desde www.java.com e instalarlo siguiendo las instrucciones del sitio. Debes descargar Java v5.0 o superior. En OOo, se usa la opcin Herramientas/Opciones/OpenOffice.org/Java para registrar Java. Algunas versiones de Java que vienen con Windows pueden ser usadas pero otras no. Para verificar que versin de Java tenemos instalado ir a la siguiente direccin : http://java.com/es/download/installed.jsp
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Base crea base de datos relacionales. Esto hace justamente mas fcil crear una base de datos en la cual los campos de la base de datos tengan una relacin unos con otros. Por ejemplo : Consideremos una base de datos para una Biblioteca. Esta contendr un campo para el nombre de los autores y otro campo para el nombre de los libros. Hay una obvia relacin entre el autor y los libros que el ha escrito. La biblioteca puede contener mas de un libro del mismo autor. A esto se le conoce como una relacin de uno a muchos. Un autor que se relaciona con mas de un libro. La mayora sino casi todas las relaciones en las bases de datos son relaciones de uno a varios. Consideremos una base de datos de empleados de la misma Biblioteca. Uno de los campos contiene el nombre de los empleados mientras que otra contiene el numero de su Seguridad Social, y otra los datos del personal. La relacin entre los nombre y la Seguridad Social es de uno a uno : solamente hay un numero de Seguridad Social para cada nombre. Si tu estas familiarizado con los conjuntos matemticas, una base de datos relacional puede ser explicada fcilmente en trminos de conjuntos : elementos, subconjuntos, uniones e intersecciones. Las relaciones son definidas en trminos de uniones e intersecciones de los subconjuntos (Tablas) Para explicar como usar una base de datos, crearemos una para gastos del automobil. En el proceso explicaremos como trabaja la base de datos.
odometro, costo de la gasolina, cantidad de gasolina y metodo de adecuarse al pago. Que campos se adecuaban dentro del area de vacaciones? Fecha, lectura del odometro, gasolina, alimentos (incluyendo meriendas y otros), hotel, gastos totales de peaje y otros. Dado que los pagos los puede hacer con una o dos tarjetas de credito o con efectivo, quiero un campo en el cual pueda colocar el tipo de pago usao para cada campo. Que campos se adecuan dentro de la categoria alimentos? Desayuno, lonche, cena y refrigerios parecen ser lo correcto. Hago una lista de todos los refrigerios individualmente o listo el costo total de los refrigerios por dia.Seleccione dividir los refrigerios dentro de dos campos: numero de refrigerios y costo total de los mismos.. Tambien necesito el tipo de pago para cada uno de estos: Desayuno, lonche, cena, y el costo totalde los refrigerios. Uales son los campos que son comunes a una o mas areas? . Habra datos en todas las areas, como lectura del odometro y tipos de pagos. Como usare esta informacion acerca de estos tres campos? Mientra este de vacaciones, quiero que los gastos por cada dia sean listados juntos. Los campos de datos sugieren una relacion entre la tabla de vacaciones y la fecha en cada una de estas tablas: gasolina y alimentos. Esto signmifica que los campos de fecha e estas tablas estaran enlazados cuando creemos nuestra base de datos. Eltipo de pago incluye dos tarjetas bancarias de credito y efectivo. Entonces crearemos una tabla con un campo para los tipos de pagos y usaremos esta en una lista en el formulario. Hay campos adicionales que pueden ser necesarios en las tablas, el campo para la clave primaria. En algunas tabla el campo para la clave primaria ya ha sido creada, en otras tabla tal como el tipo de pago, es necesarioa agregar un campo adicional.
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Para crear una nueva base de datos, debemos hacer clic sobre la flecha situada al lado del icono Nuevo. En el menu despegable, seleccionamos Base de datos. Esto abre el asistente de base de datos. Podemos tambien abrir el asistente usando Archivo /Nuevo/Base de Datos.
El primer paso del asistente es una pregunta con dos opciones : Crear una nueva base de datos o conectar a una base de datos existente. Para el ejemplo seleccionaremos crear una nueva base de datos y haremos clic sobre Siguiente.(Next). El segundo paso tiene dos preguntas con dos elecciones cada una. La opcin predeterminada para la primera pregunta es Si, registrar la base de datos por mi. Y la segunda eleccin por defecto a la segunda pregunta es Abrir la Base de datos para editar. Esta seguro de que ambas opciones estn seleccionadas y haz clic sobre OK. Si la base de datos no se registra, no sera accesible a los otros componentes de OOo tales como Writer y Calc.(Documento de texto y hoja de calculo respectivamente). Salvemos la nueva base con el nombre Automvil. Esto abre la ventana de la base de datos Automvil-OpenOffice.org. Cada vez que aperturemos la base de datos Automvil, la ventana de la base de datos Automovil-OpenOffice.org se abrir. Entonces se pueden realizar cambios en la base de datos. El titulo para esta ventana es siempre (Nombre de la base de datos)OpenOffice.org Cuando creamos una base de datos, debemos guardar regularmente los trabajos efectuados. Debemos salvar no solo los cambios efectuados en las tablas sino la base de datos toda.
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Creando tablas
En una base de datos, una tabla almacena informacin de un grupo de cosas llamados campos. Por ejemplo una tabla puede tener un Libro de direcciones, una lista de mercancas, un directorio telefnico o una lista de precios. Una base de datos puede tener una o varias tablas. Para trabajar con tablas, haz clic sobre el icono Tablas en la lista de la base de datos, o usa Alt+a. Las tareas que podemos realizar en una tabla estn en la lista de tareas.
Cada tabla requiere un campo que sea una clave primaria (Para que sirve esto sera explicado mas adelante). Nosotros usaremos este campo para numerar nuestras entradas y queremos que este numero se vaya incrementando conforme agreguemos mas entradas.
Primer Paso : Seleccionar los campos Tenemos que seleccionar una de las dos categoras de las tablas sugeridas: Negocios y Personal. Cada categora contiene sus propias tablas sugeridas. Cada tabla tiene una lista de campos disponibles. Nosotros usaremos la tabla de muestra Coleccin CD en la categora Personal para poder seleccionar los campos que necesitamos Categora : Seleccionar personal. Tablas de muestra : Seleccionar coleccin CD Seleccionar los campos : Usando el botn > , mover los campos desde la ventana Campos Disponibles a la ventana Campos Seleccionados en este orden : ID de coleccin, Titulo de Album, Interprete, Fecha de compra, Formato, Notas, Numero de pistas. Seleccionar campos de otra tabla de muestra : Hacer clic sobre la categora Negocios. Seleccionar Empleados. Usar el botn > para mover el campo Foto desde la ventana Campos Disponibles a la ventana Campos Seleccionados. Su posicin es debajo de Numero de pistas Si hemos cometido algun error en el orden del listado de los campos, hacemos clic sobre el campo que esta en un orden equivocado el cual se resaltara. Usemos las flechas Arriba y Abajo que se encuentran al lado derecho de la lista de campos seleccionados. Dar clic sobre siguiente para finalizar este paso.
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Segundo Paso : Colocar los tipo de campos y formatos En este paso le daremos propiedades a los campos. Cuando damos clic sobre un campo la informacin sobre la derecha cambia. Podemos entonces hacer cambios de acuerdo a nuestras necesidades. Hacer clic sobre cada uno de los campos, y hacer los cambios listados debajo.
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Debajo de la lista de Campos seleccionados hay dos botones : uno con una + y otro con una - . Estos botones son usados para agregar o remover campos desde la lista Campos seleccionados. Ten cuidado al usar estos botones al menos hasta que tengas buen conocimiento de como crear tablas.
Si alguno de estos campos requiere una entrada obligatoria, coloca en Entrada requerida a Si. Esto obliga a que debemos guardar alguna informacin en este campo. Por ejemplo si tenemos Primer Nombre como Si en Entrada requerida, no podemos dejar este campo en blanco al momento de ingresar datos. Por defecto, Entrada requerida esta en No. ID de coleccin : Cambiar Entrada requerida de No a Si. Titulo de Album : Entrada requerida: Si toda nuestra msica esta en albums, cambiar Entrada requerida a Si, sino colocar como Entrada requerida: No Longitud : Al menos que tengas un titulo de lbum que exceda los 100 caracteres de longitud, contando los espacios, no cambiar la longitud.
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En Base la mxima longitud de cada campo debe ser especificada al momento de su creacin. Esta no es fcil de cambiar mas tarde. Base usa VCHAR como formato de campo para campos de texto. El formato solo usa el actual numero de caracteres en un campo y no el limite del campo. De manera que un campo que contenga 20 caracteres solamente usara el espacio para 20 caracteres y no el limite que es 100. Interprete : Usa la opcin por defecto. Si todas las msicas tienen un Interprete coloca Entrada requerida como: Si Fecha de compra :Longitud : Opcin predeterminada , Entrada requerida debe ser No (Podemos desconocer la fecha) Notas : Ningn cambio es requerido Numero de pistas :Cambia el tipo de campo a Tiny Integer (TINYINT). Esto permitir que el numero de pistas sea de esta 999. Foto : Usa las opciones predeterminadas. Cuando hayas terminado has clic sobre Siguiente. Cada campo tiene un tipo de campo. En Base los tipos de campo pueden ser especificados. Estos tipos incluyen Texto(Text), enteros(Integer), y decimal. Si el campo va a tener informacin general (por ejemplo un nombre o una descripcin) entonces usa texto (Text). Si el campo siempre contendr nmeros (por ejemplo precios) el tipo debe ser decimal u otro apropiado campo numrico. El asistente pondr el tipo de campo correcto, para tener una idea de como trabaja, ve lo que el asistente a seleccionado para los diferente campos.
Paso tercero : Colocar una clave principal Debemos hacer un chec sobre Crear una clave principal Seleccionar la opcion Usar un campo existente como clave principal En la lista despegable Nombre del Campo, seleccionar ID de coleccin. Chequear Autovalor si este no esta chequeado. Hacer clic en siguiente
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Una clave principal, nicamente identifica un campo (o registro) en la tabla. Por ejemplo, si conoces a dos personas llamadas Pedro Ruiz, o tres personas viviendo en la misma direccin y la base de datos necesita distinguir entre ellas. El mtodo mas simple es asignar un numero nico a cada una de ellas : numero de la primera persona, numero de la segunda etc. Cada entrada tiene un numero y cada numero es diferente. Esta es la opcin seleccionada aqu : ID de coleccin es un numero asignado automticamente por Base para cada registro de la tabla. Hay formas mas complejas de hacer esto, pero todas responden a esta pregunta Como hacer para estar seguro de que cada simple registro en mi base de datos puede ser identificada nicamente.? Paso 4 : Crear la tabla Si deseas renombrar la tabla en este punto. Si la renombras has que tenga algn significado para ti. Nosotros no haremos cambios. Seleccionar la opcin Insertar datos inmediatamente. Hacer clic sobre Finalizar para salir del asistente. Cerrar la ventana creada con el asistente de tablas. Regresaras ahora a la ventana principal de la base de datos con la lista de tablas, consultas, formularios y reportes.
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Una vez que la tabla ha sido creada con el asistente, la edicin es limitada. La clave primaria no se puede cambiar de ninguna manera. Es posible agregar nuevos campos o removerlos. Es posible cambiar el tipo de campo cuando este no es la clave primaria. Una vez que el dato ha sido agregado a la base de datos,borrar un campo borrara todos los datos contenidos en el. Las tablas pueden ser borrados de una forma muy simple. Pero al hacerlo removemos todos los datos contenidos en cada campo de la tabla. Al menos que estemos muy seguros es mejor no borrar tablas. Para borrar una tabla tenemos que hacer clic derecho sobre ella en la lista de tablas. Seleccionar Borrar desde el men despegable. Una ventana emergente preguntara si estas seguro de querer borrar la tabla. Una vez que hagamos clic sobre Si, la tabla y sus datos se perdern al menos que tengamos una copia de los mismos.
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2. Colocar IDGasolina Tipear IDGasolina como el primer Nombre de Campo Seleccionar Integer[INTEGER] como tipo de campo desde la lista desplegable. (La opcin predeterminada es Text[VARCHAR].) Tecla de atajo para seleccionar desde la lista desplegable de tipo de campo : Presionemos la primera letra del tipo de campo que deseamos seleccionar. Puede requerirse apretar mas de una vez esta obtener el campo deseado. Usemos la tecla Enter para saltar de un campo al siguiente. Cambiemos las propiedades del campo en la seccin de abajo Cambiar Valor automtico de No a Si.
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Colocar IDGasolina como Llave Primaria. Hacemos clic derecho sobre el triangulo a la izquierda de IDGasolina
La Llave primaria sirve a un solo propsito. Cualquier nombre puede ser usado para este campo. No es necesario usar IDGasolina como el nombre del campo de la Llave Primaria. 3. Colocar todas las otras entradas. Colocar el nombre del siguiente campo en la primera columna Seleccionar el tipo de campo para cada columna Para Fechas usar Date[DATE] TipodePago usa Text[VARCHAR], como opcin predeterminada
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Seleccin en Propiedades del campo : CostoGasolina, CantidadGasolina y Odometro necesitan cambios en la seccin Propiedades del campo. CantidadGasolina : Cambia longitud a 6 y lugares decimales a 3 Odometro : Cambia la longitud a 10 y los lugares decimales a 1 CostoGasolina : Cambia la longitud a 5 y los lugares decimales a 2. Haz clic sobre el botn Ejemplo de formato, esto abre la ventana Formato de campo
Use Moneda como la categora y cualquiera en la lista de formato con dos lugares decimales. 4. Repite estos pasos para cada campo de la tabla 5. Descripcin puede ser cualquier cosa, o la puedes dejar en blanco 6. Guardar y cerrar la tabla, seleccionar Archivo/Cerrar. Nombre de la tabla : Gasolina.
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Sigue los mismos pasos para crear la tabla VACACIONES. Los campos y sus tipos de campos estn listados en la figura de arriba. Asegurate de hacer la Fecha como el campo Llave primaria antes de cerrar, nombrando la tabla como VACACIONES.
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Una Vista es una tabla. Sus campos vienen desde los campos de una o mas tablas de una base de datos. La Vista nos permite ver los campos sin tener en consideracion la tabla a la cual pertenecen. Los datos no pueden ser ingresados en una Vista. Es estrictamente una Vista de los datos que han sido agregados.
Definiendo Relaciones
Ahora que las tablas han sido creadas. Que son Realciones entre tablas? Es hora de definir ellas, basadas en las preguntas que hicimo y respondimos en un principio. En vacaciones, nosotros ingresbamos todos nuestros datos de gastos a la vez en el mismo dia. La mayora de estos gastos estn en la tabla Vacaciones. Pero la Gasolina que nosotros compramos no esta. Luego nosotros relacionaremos estas dos tablas usando el campo Fecha. Dado que la tabla Gasolina puede tener mas de una entrada por fecha, esta relacin entre las tablas Vacaciones y Gasolina es de una a muchas. (Esto es designado 1:n). Dado que la tabla TipodePago solamente provee una lista esttica, nosotros no definiremos una relacin entre la tabla TipodePago y los campos de las otras tablas, las cuales usan las entradas de la tabla TipodePago. Esto sera hecho cuando creemos los formularios. La tabla Gasolina y Mantenimiento no tienen realmente una relacin si bien ellas intercambian similares campos : Fecha y Odometro. Cuando tu creas una base de datos, necesitas tambin determinar cuando y como estn relacionadas las tablas.
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Al hacer clic sobre Relaciones.. se apertura la ventana de diseo de relaciones de la base de datos Automovil. Los iconos que usaremos seran Agregar Tablas y Nuevas Relaciones.
1. Hacer clic sobre el icono Agregar Tablas. Se abrira la ventana Agregar Tablas Hay dos formas de agregar una tabla a la ventana Diseo de Relacion Doble clic sobre el nombre de la tabla, en nuestro caso, hacer esto para ambas: Vacaciones y Gasolina. O hacer clic sobre el nombre de la tabla y entonces clic sobre agregar. Clic sobre Cerra cuando hayamos agregado las tabla que queriamos. 2. Definir las relaciones entre las tablas Vacaciones y Gasolina. Hay dos formas de hacer esto. Hacer clic y arrastrar el campo Fecha en la tabla Gasolina a el campo Fecha en la tabla Vacaciones. Cuando soltamos el boton izquierdo del mouse, una linea connectara entre los dos campos de fechas.
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O, hacer clic sobre el icono nueva relacion. Esto abre la ventana Relaciones. Nuestras dos tabla estaran listadas en la seccion tablas implicadas.
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En la seccin tablas implicadas, hacer clic sobre la lista despegable debajo de la etiqueta Gasolina. Selecciona Fecha desde la lista de la tabla Gasolina Hacer clic sobre la lista despegable debajo de la etiqueta Vacaciones Seleccionar fecha de la lista de la tabla Vacaciones Hacer clic sobre OK.
3. Modificando la opcin Actualizar y Borrar de la ventana Relaciones. Hacer clic derecho sobre la linea que conecta los campos de Fecha en las lista de las dos tablas para abrir el men contextual Seleccionar Editar para abrir la ventana Relaciones. Seleccionar Actualizar Cascada Seleccionar Eliminar Cascada.
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A pesar de que estas opciones no son absolutamente necesarias,ellas ayudan. Seleccionando estas opciones nos permiten actualizar una tabla con una relacin definida con otra tabla. Tambin permite borrar campos desde una tabla.
CREANDO UN FORMULARIO
Las bases de datos son usadas para almacenar datos. Pero Como es que se ingresan los datos ? Para esto se utilizan los formularios. En lenguaje de base de datos un formulario es una interfase para la edicion e ingreso de datos. Un simple formulario es un campo dentro de una tabla. Los formularios mas complejos continene mucho mas.Estos pueden contener texto, graficos, cajas de seleccin y muchos otros elementos. La figura que vinen a continuacion es un formulario hecho con la misma tabla con una etiqueta de texto (Compras de Gasolina), una caja de lista colocada en tipodePago, y una imagen grafica de fondo.
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Paso segundo : Colocar un subformulario Dado que nosotros hemos creado una relacin entre las tablas Gasolina y Vacaciones, usaremos esta relacin. Si no hemos creado la relacin, la podremos hacer en el paso cuarto. Hacer clic sobre la etiqueta de la caja Agregar subformulario basado en una
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relacin existente. Hacer clic sobre el botn Radio etiquetado subformulario, basado bajo la relacin existente. Gasolina se encuentra como una relacin que nosotros queremos agregar, luego hacemos clic sobre Gasolina para resaltar este. Clic en Siguiente.
Paso tercero : Agregar campos al subformulario Este paso es exactamente igual al paso primero. La nica diferencia es que no todos los campos sern usados en el subformulario Seleccionar Gasolina debajo de la tabla o Consultas. Use la doble flecha para mover todos los campos a la derecha. Hacer clic sobre el campo IDGasolina para resaltar este Usar el botn flecha para mover IDGasolina a la izquierda. Hacer clic sobre Siguiente.
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Paso cuarto : Obtener campos unidos Este paso es para tablas o consultas para los cuales no se ha definido una relacion. Dado que nosotros queremos listar todos los gastos por la fecha en que ocurrieron, tant en el formulario como subformulario , debemos juntar los campos Fecha de estas dos tablas. Seleccionar Fecha de la lista desplegable Campo de subformulario unido. Esta es el campo Fecha en la tabla Gasolina. Esta no es una Llave primaria para la tabla Gasolina, pero es conocida como Llave externa. Selecciona Fecha de la lista desplegable Campo de formulario unido. Este es el campo Fecha en la tabla VacacionesEsta es la Llave primaria para la tabla Vacaciones. Hacer clic en siguiente. Es posible crear una relacin entre dos tablas que este basada por mas de un par de campos. Como hacer esto, sera discutido en la Gua de Base. Cuando seleccionamos un par de campos desde dos tablas para usar como una relacin, ellas tienen que tener el mismo tipo de campo. En nuestro caso en ambas tablas el campo Fecha es un tipo de dato [DATE]. Ciertos requisitos deben complementarse para que el formulario funcione , ya sea que un par de campos desde dos tablas sean seleccionados, o dos o mas pares sean seleccionados. Ningn campo del subformulario puede ser la Llave primaria para su tabla
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(IDGasolina no puede ser usado). Cada par de campos unidos deben tener el mismo tipo de campo. Uno de los campos del formulario principal deben ser la Llave primaria para su tabla.(Fecha debe ser usada). Paso quinto : Arreglo de controles
Cada control en un formulario consiste de dos partes : Etiqueta y campos. En este paso determinaremos donde colocar las etiqueta y los campos en relacion uno con otro. Las posibles selecciones de izquierda a derecha son: En columnas-Etiquetas a la izquierda En columnas-Etiquetas arriba Como hoja de datos En bloques-Etiquetas arriba. Arreglo de el formulario principal. Hacer clic sobre En columnas-Etiquetas arriba (Las etiquetas apareceran sobre el campo. Arreglo del subformulario: hacer clic Como hoja de datos (Las etiquetas seran la cabecera de la columna y la entrada de campos seran las filas como en un formato de hoja de calculo.
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Paso sexto : Colocar entrada de datos A menos que tengas necesidad de chequear algn otro campo, acepta las opciones por defecto. Haz clic sobre siguiente. Paso sptimo : Aplicar estilos Selecciona el color que desees en la lista Aplicar Estilos. Selecciona el borde del campo que tu quieras. Selecciona Siguiente. Paso octavo : Seleccionar nombre Ingresa el nombre para el formulario. En este caso ingresa Gasolina. Haz clic en el circulo Modificar el Formulario Haz clic en siguiente, el formulario se abrir en modo edicin.
Modificando un formulario
Podemos mover los controles a diferentes lugares en el formulario asi como colocar una imagen de fondo. Podemos tambien modificar la etiqueta para el campo TipodePago. Primero debemos decidirnos que es lo que queremos cambiar y a que. En lo que sigue, esbozaremos algunas modificaciones.
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El campo dato en la ventana principal necesita capacidad de lista desplegable. Tambin necesita ser mas largo para mostrar el da de la semana, el mes, el da y el ao. Acortar la longitud de todos los campos Pagos (Todos los campo que contengan la palabra Pagos) Los controles necesitan ser agrupados : Alimentos, Subformulario Gasolina y Varios. Algunas de las etiquetas necesitan modificar su redaccin. Algunas abreviaciones deberan usarse si es posible. El ancho de muchas etiquetas y campos necesita cambiarse. Solamente Lonche, Cena, Hotel y Peajes tienen longitud aceptable. Pero para mejorar la apariencia es posible modificarlos tambin. Todos los campos cuya etiqueta finaliza en Pagos sern reemplazadas co un cuadro de lista. Estos cuadros contendrn la entrada desde la tabla TipodePago. El campo Notas necesita ser alargado verticalmente, ademas hay que agregarle una barra de desplazamiento. Se deben hacer cambios en las columnas Fecha y TipodePago de el subformulario que sean similares a los efectuados en el formulario principal. Es necesario agregar encabezados para cada grupo en el formulario principal. El fondo vamos a modificarlo importando una imagen. Algunas etiquetas debern cambiarse con la finalidad de que se puedan leer mas fcilmente. El color de las cabeceras necesita cambiarse tambin. Estas son algunos consejos que utilizaremos en los siguientes pasos. Los controles en el formulario principal consiste de etiquetas y campos. Algunas veces necesitaremos trabajar con todo el control, otras veces solo trabajaremos con la etiqueta o el campo. Hacer clic sobre la etiqueta o el campo para seleccionar todo el control. (En el formulario Gasolina modo edicin) Un borde aparece alrededor del control con ocho controladores verdes.. Podemos arrastrar y soltar ellos donde nosotros deseemos.
Para seleccionar solo la etiqueta o solo el campo , mantener presionado la tecla CTRL mientras que se selecciona el campo o la etiqueta.
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Mover un grupo de controles es siempre mas fcil que mover uno solo. Para agrupar controles debemos marcar uno de ellos y luego manteniendo presionada la tecla Mayscula, marcamos los otros controles aque deseamos agrupar. Si deseamos que el grupo se mantenga al futuro, hay que hacer clic derecho sobre el grupo y el men emergente seleccionar Agrupar/Agrupar.
Una vez agrupado los controles los podemos cambiar de ubicacin arrastrando el mouse sobre el grupo.
Antes de cambiar el campo Fecha, moveremos los controles Lonche y Peajes 5 cm. A
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la derecha (2 pulgadas). Cuando estemos cambiando el tamao o moviendo un control , dos propiedades de la barra de herramientas formulario deben ser seleccionadas, Usar Cuadricula y Guas al desplazar. Los controles se alinearan mejor. Debes tener tambin ambas reglas activas. (Herramientas/Opciones/OpenOffice.org/Writer/View.) Dado que el formulario es creado en Writer, hay es donde debemos ver para que ambas reglas (vertical y horizontal ) tengan un check en la caja correspondiente.
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El usar centmetros en las reglas cuando hacemos los cambios es mas preciso que el usar pulgadas. Podemos cambiar las reglas de centmetro a pulgadas y viceversa haciendo clic sobre cada regla y en el men que se apertura seleccionar la unidad de medida.
Paso primero : Cambiar el campo Fecha. CTRL+clic para seleccionar el campo Fecha. Mover el cursor sobre el manipulador verde del medio del lado derecho. Este debe cambiar a una flecha. Mantener el boton izquierdo del mouse presionado y arrastrar el cursor hacia la derecha hasta la longitud de 6 cm. (Aproximadamente 2.4 pulgadas) Suelta el boton del mouse Hacer clic sobre el icono Control en la barra de herramientas Diseo del Formulario. La ventana Propiedades del campo Fecha se abrira. Cada linea contiene una propiedad de el campo.
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Vayamos a la propiedad Formato de fecha . Aperturemos la lista desplegable que tiene a Estndar (corto) como opcin por defecto Hagamos clic sobre la opcin Estndar (Largo) para seleccionarla. Vayamos a la propiedad Desplegable. Aperturemos la lista desplegable que tiene a No por opcin predeterminada. Cambiemos a la opcin Si.
Para apreciar como se ve el campo Fecha, hacer clic sobre el icono Modo Diseo On/Off (El segundo icono de la izquierda) Puedes hacer lo mismo en cualquier oportunidad que quieras apreciar como estn quedando las modificaciones.
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Paso segundo : Acortar el ancho de un campo Todos los campos que contienen etiquetas con la palabra Pago son demasiados anchos, Es necesario acortarlos antes de que los controles sean movidos. Hacer clic sobre el campo PagoD Mover el cursor sobre el manipulador del medio del lado derecho. El cursor cambiara su forma a una flecha. Arrastrar el cursor a la izquierda hasta que el campo tenga 2.5 cm de ancho. Repetir estos pasos para acortar los campos : PagoL, PagoRe, PagoC, PagosH, PagosV. Paso tercero : Mover los controles para agruparlos por categoras. Movamos los controles para que el formulario quede tal como se ve en la siguiente figura:
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Recordar que para mover campos y etiquetas por separado, hay que apretar la tecla CTRL antes de sealar con el puntero el campo o la etiqueta. Si queremos mover ambos, solamente tenemos que hacer clic sobre ellos con el puntero. La nica forma de aprender bien estos pasos sera practicndolos. Existe otra forma de colocar los controles en donde deseemos, pero es una caracterstica mas avanzada y sera explicada en la Gua de Base. Paso cuarto : Cambiar la formulacion de la etiqueta. Los nombre de los campos deben ser palabras simples. Sin embargo los nombres de las etiquetas pueden tener mas de una palabra. Podemos cambiarlas editando el texto en la etiqueta. Hacer CTRL+clic sobre la etiqueta NoRefrigerio.Hacer lo siguiente: Hacer clic derecho sobre la etiqueta NoRefrigerio Seleccionar Campo de Control del menu contextual.Se abrira la ventana Propiedades de la etiqueta. Esta contiene todas las propiedades de la etiqueta seleccionada.
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O hacer clic sobre el icono Control en la barra de herramientas. La ventana Propiedades se abrir. Hacer lo mismo que lo indicado arriba. Todo lo listado en la Ventana Propiedades puede ser modificado. Por ejemplo podemos cambiar la alineacin desde la izquierda al centro. La o las palabras dentro de la etiqueta son centradas dentro de ella.. Cuando tengas tiempo experimenta con las diferentes opciones para poder apreciar los resultados que se obtienen. Paso quinto : Cambiar el ancho de las etiquetas y campos.
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Queremos cambiar los siguientes controles a 2 cm. de ancho Desayuno, Lonche, Cena, Odometro, No.Refrig., Peaje, CostoRefrig., Hotel y Varios. Todos los campos de pagos fueron cambiados en el paso 2, pero PagosVarios lo cambiaremos a 3 cm. (1.2 pulgadas). Hacemos clic sobre Desayuno, El borde alrededor de este aparece con 8 manipuladores verdes. Movemos el cursor sobre el manipulador verde de en medio del lado derecho. El cursor cambia a una flecha. Arratramos y soltamos el control a la izquierda si el control es muy grande o a la derecha si el control es muy pequeo.. Usemos las lineas de guias para determinar el ancho. Repitamos el procedimiento para los otros controles de la lista.
Paso sexto : Reemplazar los campos con otros campos Queremos reemplazar el campo TipoPago con un cuadro de lista. Entonces nosotros podremos seleccionar el tipo de pago desde la tabla TiposPago , en vez de tener que tipear esto manualmente. Cada tipo de pago empieza con una letra diferente. Si coloco la primera letra del tipo de pago, el resto de la palabra aparecera automaticamente.Luego vamos al campo siguiente. Hacemos CTRL+clic sobre el campo pagos por el desayuno. Los manipuladores verdes apareceran alrededor del campo pero no alrededor de la etiqueta. Hacemos clic derecho dentro de los manipuladores verdes y de la ventana que aparece hacemos clic sobre Reemplazar por.../Listado. Hacer clic sobre el icono Control en la barra de herramientas Control del formulario para abrir la ventana de propiedades. En la pestaa General, selecciona Desplegable. Cambia de No a Si en la lista desplegable.
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Hacer clic sobre la pestaa Datos. Ve hacia Tipo de contenido de lista. Cambiala a Sql. En Contenido de la lista haz clic sobre los tres puntos seguidos Esto te apertura la ventana de consulta SQL.
En esta ventana seleccionar el Campo : TipodePago de la lista desplegable Guardar y cerrar la ventana de Comando Sql.
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Para apreciar el cambio hacemos clic sobre el icono Modo Diseo, el cual debe mostrarse como la figura de arriba. Lo que se muestra escrito en una de las imgenes de arriba es un comando Sql. Las palabras SELECT y FROM son escritas en maysculas porque son comandos. Cuando el comando SELECT es usado, requiere un nombre de un campo(entre comillas). El comando FROM requiere el nombre de la tabla (entre comillas) que contiene el campo. Repitamos estos pasos para los pagos de los campos Lonche, Cena, Hotel,Refrigerio y Varios. El formulario principal deber parecerse a la figura que se ve a continuacin. Cerrar la ventana propiedades.
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Paso sptimo : Cambiar el campo Nota Queremos agregarle a el campo Nota (Campo tipo Memo) una barra de desplazamiento vertical, para agregar texto. Hacemos +clic sobre el campo Nota. Los manipuladores verdes aparecern alrededor del campo Nota, pero no alrededor de su etiqueta. Hacemos clic sobre el icono Control para abrir la ventana de propiedades. Buscamos en la pestaa General la opcin Tipo de Texto y le colocamos Mltiple Linea,luego vamos sobre Barra de desplazamiento y colocamos Vertical. Cerramos la ventana propiedades.
Paso octavo : Cambiar etiquetas y campos en el subformulario La columna Fecha necesita ser ampliada. El campo en la columna TipodePago necesita cambiarse a un listado. La etiqueta TipodePago queremos cambiarla a dos palabras.
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Cambiando la columna TipodePago Hacer clic derecho sobre la etiqueta TipodePago para abrir el menu contextual.
Seleccionar reemplazar con... y luego seleccionar Listado desde el men contextual. Otra vez hacer clic derecho sobre la etiqueta TipodePago para abrir el men contextual. Seleccionar columna. Esto abre la ventana propiedades.
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En la caja Titulo cambiar TipodePago por Tipode Pago. Hacer clic sobre la pestaa Data Seleccionar Sql desde Tipo de contenido de la Lista, hacer clic sobre los tres puntos
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Esto apertura la ventana de consulta Sql. En la ventana Agregar tabla o consulta marcamos TIPOPAGOS y hacemos clic sobre aadir, luego damos clic sobre Cerrar.
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En la parte inferior de la ventana de la consulta Sql, vamos a Campo y aperturamos la lista desplegable de Campo y seleccionamos la segunda opcin. Guardamos los cambios efectuados. Cerramos la consulta y luego la ventana propiedades.
Paso noveno : Agregar encabezados a los grupo Haz clic sobre el icon de Estilo y formato situado en la parte superior izquierda de la ventana del formulario.
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Cambia el Estilo de la lista de Estilo y Formato que se apertura de Default a Encabezado2. Usa la barra espaciadora para mover el cursor al sitio en que tu deseas que la cabecera empiece. Tipea la cabecera COMIDAS. Usa la barra espaciadora para mover el cursor al centro del area de refrigerios. Tipea la cabecera REFRIGERIO. Usa la barra espaciadora para movernos hacia el centro de la cabecera del subformulario. Tipea la cabecera DATOS GASOLINA. Si tu conoces como usar Estilos, puedes abrir la ventana Estilo y Formatos usando la tecla F11.
Paso decimo : cambiar el fondo del formulario El fondo de un foruulario, puede ser un color o una imagen. Puedes usar colores en Herramientas/Opciones/OpenOffice.org/Colores. Si conoces como usar colores personalizados, puedes usarlos.Podemos tambien agregar una imagen de fondo (archivo grafico) Selecciona las etiquetas de la fila de arriba de los controles. CTRL+clic el la etiqueta Fecha.
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CTRL+SHIFT+clic en el resto de etiquetas de la fila de arriba. Hacer clic sobre el icono Control en la barra de herramientas del Diseo de formulario para abrir la ventana propiedades.
Cambia el color de fondo a azul 8 para las etiquetas seleccionadas. Cerramos la ventana Propiedades seleccin Multiple. Cambiemos tambien las etiquetas de los otros campos de acuerdo a nuestros gusto.
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Veamos ahora el cambio del fondo del formulario. Hagamos clic derecho sobre el formulario, esto nos apertura la siguiente ventana :
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En la ventana Estilo de Pagina, hacemos clic sobre la pestaa Fondo, una vez ac hacemos clic Como Grfico, y seleccionamos Navegar... lo que nos apertura el navegador desde donde podemos seleccionar un grfico.
La mente es como un paracadas, solo trabaja cuando esta abierto a las ideas
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SEGUNDA PARTE
INDICE
Accediendo a una fuente de datos Accediendo a dbase Accediendo a la libreta de direcciones de Mozilla Accediendo a Hojas de Calculo Registrando Base de datos creadas en OOo Usando fuente de datos en OpenOffice.org Viendo fuentes de datos Editando fuentes de datos Lanzando Base para trabajar con fuentes de datos Usando fuentes de datos de documentos OOo Colocando datos en un formulario Creando consultas Usando el asistente para crear consultas Usando la Vista Diseo para crear una consulta Creando Reportes Creando un reporte estatico Creando un reporte dinamico Modificando un reporte Otras formas de crear reportes
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EN EL MENU DE WRITER Las bases de datos dBase y La libreta de direcciones de Mozila (entre otros) pueden ser accedidas, y sus entradas ser modificadas o cambiadas. Las hojas de calculo pueden ser accedidas, pero no se pueden hacer cambios en las entradas. Todos los cambios en las hojas de calculo deben ser hechas en la misma aplicacin de la hoja de calculo, luego actualizamos la base de datos para ver las modificaciones efectuadas.
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ACCEDIENDO A DBASE
Hacemos clic sobre Archivo/Nuevo/ Base de Datos para abrir el asistente de base de datos. Hacer clic sobre el icono New y del men desplegable hacer clic sobre Base de Datos tambin apertura el asistente de base de datos. Seleccionamos Conectar a una base de datos existente. Y del men desplegable seleccionamos dBase.
En la segunda ventana del asistente seleccionamos la ruta del archivo dBase al hacer clic sobre Examinar. En la siguiente ventana aceptamos las opciones predeterminadas : Registrar la Base de Datos por mi y Abrir la base de datos para editar. Nombramos y guardamos la base de datos en la localizacin que deseemos. Crear el formulario, usando el asistente de formulario tal como se ha visto en Creando un formulario. (Ver primera parte de este documento).
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Hacer clic sobre Nuevo. En el explorador buscar donde la base de datos esta localizada Asegurarse de que el nombre registrado es el correcto. Hacer clic sobre OK.
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Para cerrar la ventana superior hacer clic nuevamente sobre Ver/Fuente de datos. Para ver dentro de cada base de datos, hacer clic sobre el signo + a la izquierda del nombre de la base de datos. Esto nos muestra las tablas y consultas. Si hacemos clic sobre el + de tablas, podremos ver las tablas individuales creadas. Si hacemos doble clic sobre alguna de ellas, veremos todos los registros que contiene la tabla. EDITANDO FUENTES DE DATOS Algunas fuentes de datos pueden ser editadas en la Vista fuente de datos. Una hoja de calculo no puede editarse. Un registro puede ser editado, agregado o borrado. Los datos se muestran en el lado derecho de la pantalla. Hacer clic sobre un campo para editar el valor. Debajo de los registros hay cinco pequeos botones, cuatro de ellos sirven para mover los registros hacia adelante, hacia atrs, al principio y al final. El quinto sirve para insertar un nuevo registro.
Para borrar un registro hacemos clic derecho en la caja gris a la izquierda de la fila, esto har que toda la fila se resalte, luego seleccionamos Borrar Fila para remover la fila seleccionada.
datos. Una vez en Base, podemos editar, agregar y borrar tablas consultas, formularios y reportes.
Cada tipo de campo tiene un mtodo diferente de ingresar los datos. En la mayora sino en todos los casos, mas de un mtodo puede ser utilizado.
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El primer paso para ingresar datos en un formulario es abrir este desde la ventana principal de la base de datos. Hacer clic sobre el icono Formularios en la ista de la base de datos. Encontrar el nombre del formulario en la lista de formularios. Hacemos doble clic sobre el nombre del formulario. La manera mas rpida de ingresar datos en el campo de fecha es hacer clic sobre la flecha lo que despliega un calendario. Entonces hacemos clic sobre la fecha que deseamos.
Hacemos clic sobre la flecha de la izquierda para retroceder un mes Hacemos clic sobre la flecha de la derecha para avanzar un mes. Hacemos clic sobre el botn Hoy , para colocar la fecha actual. Hacemos clic sobre el botn Ninguno para limpiar el campo.
Usamos la tecla Tab para ir al campo Odometro Los campos Odometro, Peajes y Hotel son campos numericos. Coloquemos valores directamente sobre ellos, o usemos las flechas arriba y abajo del tablero. Cuando el valor se ha ingresado hacemos clic sobre la tecla Tab para pasar a el siguiente campo. La flecha hacia arriba incrementa el valor, y la flecha hacia abajo decrementa el valor. Estas dos flechas solo cambian los numeros a la izquierda del punto decimal. Los nmeros a la derecha del punto decimal deben ser cambiados borrandolos y tipeando el numero correcto. El campo Pagos de hotel es una lista desplegable. Si como en el caso presente todos los nombre empiezan con diferentes letras, tipearemos la VOLVER AL INDICE 10
primera letra del nombre para seleccionarla. Si dos o mas elementos de la lista tienen la misma primera letra, repite tipeando la primera letra e iran apareciendo los otros elementos que tienen la misma primera letra. Si accidentalmente te pasas el elemento que tu quieres, tienes que volver a tipear la primera letra hasta que vuelva a aparecer. Cuando has seleccionado correctamente el elemento , pasa al siguiente campo haciendo clic sobre la tecla Tab. El resto de campos del formulario principal son o campos numricos o listas desplegables, hasta el campo Notas Varias, el cual es un campo de texto. Tipea aqu lo que tu deseas como si fuera un simple editor de texto. La tecla Tab es usada para moverse entre campos, no puede ser usada dentro de un campo de texto. Los espacios deben ser hechos con la barra espaciadora. Finalmente, la tecla Enter actua para hacer un quiebre de linea, moviendo el cursor a la siguiente linea. Nota : Si no tuvieramos un subformulario, usando la tecla Tab deberia servir para guardar todos los campos y presentar un formulario en blanco, listo para aceptar un segundo registro. Dado que tenemos un subformulario, al usar la tecla Tab luego de finalizar de llenar el campo Notas Varias, el cursor se mover al primer campo de el subformulario, en este caso a fecha la cual se colocara automticamente igual a la fecha del formulario principal. Los campos Costo Gasolina, CantidadGasolina y Odometro son camponumricos. El campo tipo de Pago es una lista desplegable. Coloquemos los datos al igual que el formulario principal, usando la tecla Tab para pasar de un campo a otro. Cuando usemos la tecla Tab para salir del campo Tipo de Pago esta ira al campo fecha de la siguiente linea y colocara automticamente la fecha. Ahora podemos colocar un segundo grupo de datos de Gasolina para el da. Para movernos a otro registro cuando un formulario tiene un subformulario, debemos usar las flechas direccionales colocadas en la parte de abajo de la ventana.
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Hay cuatro flechas, de izquierda a derecha : Ir al primer registro, Ir al registro anterior, Ir al registro siguiente, Ir al ultimo registro. A la derecha esta el botn para ir a un nuevo registro.
Para ir a un nuevo registro mientras que estas en otro, tienes que hacer clic sobre el icono Registro nuevo.
Tenemos dos formas para ir a un nuevo registro : Hacer clic sobre la flecha Siguiente registro Hacer clic sobre el icono Registro Nuevo. Si tu conoces el numero de registro al cual quieres ir, puede tipearlo en la caja Registro y usar la tecla Enter para que se muestre el registro.
Creando consultas
Las consultas son utilizadas para obtener informacin especifica desde una base de datos. Usando nuestra tabla Coleccin-CD, crearemos una lista de albums de un artista en particular. Usaremos el asistente para consultas (queries) Nota : Las consultas opacan la diferencia entre una base de datos y una fuente de datos. Una base de datos es solamente un tipo de fuente de datos. Sin embargo, para investigar sobre un tipo de informacin desde una fuente de datos requiere una consulta. Una vez realizada una consulta sobre una fuente de datos, esta pasa a constituirse como una tabla especial dentro de la base de datos.
Cuando trabajemos con una consulta, podemos utilizar mas de una tabla. Puesto que diferentes tablas pueden contener el mismo nombre de campo, el formato para nombrar un campo en una consulta, es el nombre de la tabla y el nombre del campo. Un punto (.) es colocado entre el nombre de la tabla y el nombre del campo.
Paso 1 : Selecciona los campos. Selecciona la tabla Peliculas desde la lista desplegable de tablas Selecciona los campos desde la tabla Peliculas en la lista de campos disponibles. Hacer clic sobre Titulo, y usa > (boton) para moverlo a la lista de consulta. VOLVER AL INDICE 13
Mover los campos Director y ao de la misma manera. Para cambiar el orden de los campos, selecciona el campo que quieres mover y has clic sobre la flecha hacia arriba o hacia abajo para mover el campo hacia arriba o hacia abajo.
Cambiar el orden de los campos haciendo uso de las flecha hacia arriba. El nuevo orden sera : Director, Titulo, Ao. Hacer clic sobre Siguiente.
Paso 2 : Seleccionar el orden Hasta cuatro campos pueden ser utilizados para ordenar la informacin de nuestra consulta. Algo de lgica ayuda en este punto. Cual es el campo mas importante? En nuestra consulta, el Director es el campo mas importante, el titulo es menos importante y el ao es el de menor importancia. Por supuesto, si nosotros estuvisemos interesados en averiguar una pelcula de un ao determinado, el campo ao seria el mas importante.
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Ir al primero de los Ordenar por, luego hacer clic sobre la flecha de la derecha para aperturar la lista desplegable, seleccionar Peliculas.Director. Si deseamos que los directores sean ordenados por orden alfabtico ascendente (a-z) seleccionar la casilla de verificacin ascendente de la derecha. Ir a Despus segn, luego hacer clic sobre la flecha de la derecha para aperturar la lista desplegable,seleccionar Peliculas.Titulo Seleccionar ascendente o descendente de acuerdo a lo que deseemos. Repetimos el proceso para Pelicula.Ao. Hacer clic en siguiente. Paso 3 : Seleccionar las condiciones de busqueda. Las condiciones dede busqueda disponibles estan listada en la siguiente figura :
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Ellas nos permiten comparar el nombre que nosotros colocamos con el nombre del Director en nuestra base de datos, y decidir si incluimos un director en particular en nuestra consulta o no.
Nota : Estas condiciones se aplican a nmeros, letras (usando el orden alfabtico) y fechas. Nosotros estamos buscando un Director en particular, luego seleccionamos es igual a . Colocamos el nombre del director en la caja valor y hacemos clic en Siguiente.
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Paso 4 : Seleccione el tipo de consulta Queremos una simple informacin, luego la opcin por defecto Consulta detallada es lo que deseamos. Hagamos entonces clic sobre Siguiente para continuar con el asistente. Dado que estamos haciendo una simple consulta, no son necesarios los pasos Agrupacin y Condiciones de agrupacin, los cuales sern saltados automticamente por el asistente. Paso 5 y 6 : Se saltean por no corresponder al tipo de consulta Paso 7 : Asignar un Alias si se desea. Lo dejaremos en las opciones por defecto. Hacemos clic en siguiente. Paso 8 : Informacion General
aqu nombramos la consulta : Fernando Leon. A la derecha podemos seleccionar entre Mostrar la consulta o Modificar la consulta. Seleccionamos mostrar la consulta y damos clic sobre finalizar.
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Modificar la consulta : Dado que no tenemos nada que modificar, nos hemos saltado esta opcin. Si la seleccionamos se abrir la Vista Diseo, donde podemos efectuar modificaciones. Lo operatividad la veremos en la siguiente seccin.
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Hacer clic sobre Gasolina para resaltarla. Hacer clic sobre Aadir Hacer clic sobre Cerrar.
Mueve el cursor sobre la esquina inferior de la tabla. El cursor cambiara de forma a una flecha con dos puntas. Arrastra la parte baja de la tabla para hacerla mas grande y poder visualizar con mayor facilidad todos los campos de la tabla. Paso 3 : Agregar campos a la tabla de la parte de abajo
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Hacer doble clic sobre el campo IDGasolina en la tabla Gasolina. Hacer doble clic sobre el campo Odometro. Hacer doble clic sobre el campo CantidadGasolina. Paso 4 : Colocar el criterio de la consulta. Queremos que el IDGasolina, comience en el numero 1. Tipeamos >0 en la celda de Criterio en la tabla consulta Hacemos clic sobre el icono Ejecutar consulta en la barra de herramientas de Diseo de consulta.
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Paso 5 : Guardar y cerrar la consulta Ya que la consulta contiene la lectura final del odometro para nuestros clculos, nombremosla LecturaFinal cuando la guardemos. Luego cerremos la consulta. Paso 6 : Crear la consulta para calcular la economa de Gasolina Hacer clic sobre Crear una consulta en vista diseo para abrir una nueva consulta. Aadir la tabla gasolina a la consulta de la misma forma que el paso 2: Aadir tablas. Pero sin cerrar la ventana Aadir Tablas. Aadir la consulta LecturaFinal a esta consulta. Hacer clic sobre el botn circular Consulta para obtener una lista de las consultas en la base de datos.
Hacer clic sobre LecturaFinal. Hacer clic en aadir y luego sobre Cerrar. Paso 7 : Aadir campos en la tabla en la parte de abajo de la consulta.
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Estamos tratando de calcular la Economia en Gasolina. Para hacer esto necesitamos la Cantidad de Gasolina y la distancia viajada. La Cantidad de gasolina que nosotros usamos la obtendremos de la lectura final del Odometro. Usaremos la consulta LecturaFinal para obtener esta. Usaremos el campo Odometro desde la tabla Gasolina y la consulta LecturaFinal Hacemos doble clic sobre CantidadGasolina en la consulta LecturaFinal Hacemos doble clic sobre Odometro en la consulta LecturaFinal. Hacemos doble clic sobre Odometro en la tabla Gasolina
Paso 8 : Colocar el campo diferencia IDGasolina Nosotros queremos que la diferencia entre el valor de IDGasolina de la tabla gasolina y el valor IDGasolina de la consulta LecturaFinal sea igual a 1. Tipeamos LecturaFinal.IDGasolina-Gasolina.IDGasolina en el campo de la derecha del campo Odometro de la tabla Gasolina Tipeamos el numero 1 (uno) en la celda Criterio de esta columna.
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Cuando coloquemos campos para estos calculos, debemos seguir este formato : nombre de la tabla o consulta, seguido de un punto, seguido del nombre del campo. Calculamos la distancia Viajada Tipeamos LecturaFinal.Odometro-Gasolina.Odometro en la celda campo. Tipeamos >0 en la celda Criterio.
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Calculamos la Economa de Gasolina. Tipeamos (LecturaFinal.Odometro-Gasolina.Odometro)/ LecturaFinal.CantidadGasolina en el campo a la derecha de la ultima columna.
Paso 9 : Correr la consulta y hacer algunas modificaciones Despues de correr la consulta y estar seguro de que trabaja correctamente, ocultaremos todos los campos que no necesitamos. Hacer clic sobre el icono Ejecutar consulta en la barra de diseo de consultas. El resultado sera el siguiente :
Note que no todas las etiquetas de las ultimas columnas estn visibles, porque algunas de las etiquetas son demasiado largos. Podemos solucionar este problema usando Alias para algunos de los campos. Las etiquetas sern reemplazadas por su respectivo Alias. Aade Alias. Tipea los Alias. Corre la consulta otra vez.
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No necesitamos que se muestre la columna que muestra la diferencia entre el campo IDGasolina desde la tabla y de la consulta, luego podemos ocultarla. Esta no estara visible, pero si servira para los calculos. Ocultar las columnas que no necesitamos sean vistas. Para ello removemos el check en la caja Visible en la columna correspondiente.
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Paso 10 : Cerrar, Guardar y nombrar la consulta Llamemos a la consulta EconomiadeGasolina. Existen otros clculos que se pueden hacer , quedan para que sean desarrollados por ustedes. Para un mejor uso de consultas es necesario tener un buen conocimiento de matemticas, en especial operaciones entre conjuntos (uniones, intersecciones y/o complementos y algunas combinaciones). Ademas es bueno tambin tener una copia de la gui del usuario de HSQLdb que esta disponible en http:/hsqldb.org/.
CREANDO REPORTES
Los reportes nos proporcionan informacin que necesitamos que se encuentra en una base de datos. En esto es muy similar a una consulta. Los reportes son generados desde las tablas o consultas de la base de datos. Ellos pueden contener todos los campos de una tabla o una consulta o un grupo seleccionado de campos. Los reportes pueden ser estticos o dinmicos. Los reportes estticos contienen los datos de los campos seleccionados en el tiempo en que el reporte es creado. Reportes dinmicos son actualizados y muestran los ltimos datos. Todos los reportes estn basados bajo simple tablas o consultas. Luego necesitas primero decidir que campos queremos usar en el reporte. Si queremos usar campos de diferentes tablas, debemos primero combinar VOLVER AL INDICE 27
ellos en una simple consulta. Entonces podemos crear un Reporte basndonos en esta consulta.
Informe. La ventana del asistente de Informes se abrira. Seleccionar los campos Seleccionar la tabla : Vacaciones en la lista desplegable de Tablas y Consultas. Usar > para mover los campos desde la lista de campos disponibles a la lista de campos en Informe : Fecha, Hotel, Peajes, Varios, Desayuno, Lonche, Cena, CostoRefrigerio. Hacer clic en Siguiente.
Etiquetas de Campos
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Acortar CostoRefrigerio a Refrigerio. Campos Agrupados Dado que estamos agrupando los gastos por fecha, usemos > para mover el campo Fecha a la lista de grupos. Hacemos clic en Siguiente.
Ordenar las opciones Puesto que no deseamos hacer ningn ordenamiento adicional, hacemos clic en siguiente.
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Seleccin del diseo Usaremos la opcin por defecto para el diseo. Hacer clic sobre Siguiente. Nota : Si nos sentimos aventureros, trata de seleccionar algn otro tipo de presentacin. Despues de seleccionar una presentacion, arrastra y suelta la ventana del asistente de informe de manera que quede visible la opcion elegida.
Crear el Informe Etiqueta del Informe : Gastos Vacaciones Selecciona Reporte Estatico Haz clic sobre Finalizar
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Reporte Gasto Gasolina en Vacaciones Crear una consulta que contenga solamente el consumo de gasolina en los das de vacaciones. Abrir una consulta en vista diseo. Seguir los pasos para Aadir Tabla. Aadir la tabla Gasolina. Hacer doble clic sobre estos campos en la lista de campos de la tabla Gasolina : Fecha y CostoGasolina para colocar estos campos en la tabla de la parte de abajo de la consulta. En la celda Criterio del campo Fecha , tipear lo siguiente : BETWEEN #11/12/2009#AND#20/12/2009# Guardar, nombrar y cerrar la consulta (Sugestion ; Llamar a la consulta ComprasGasolinaVacaciones. Cuando usemos fechas en consultas, ingresemos ella en formato numrico MM/DD/YYYY o DD/MM/YYYY dependiendo cual sea la opcin por defecto del lenguaje para fechas (por defecto tengo la opcin DD/MM/YYYY. Todas las fechas deben tener un # antes y despus de ellas. Luego 11 de Diciembre del 2009 se escribe #11/12/2009#
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Abrir un nuevo reporte (Informe) Hacer clic derecho sobre la consulta ComprasGasolinaVacaciones. Seleccionar el asistente para informes desde el menu contextual
Nota : Cuando un nuevo Informe es abierto de esta forma, la consulta usada para abrirlo es automticamente seleccionada de la lista desplegable de tablas y consultas. Crear el Informe. Use >> para mover ambos campos desde campos disponibles a campos en la lista del Informe. Hacer clic sobre siguiente.
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Campos Agrupados Hacer clic sobre Fecha para resaltar esta. Use > para mover el campo fecha a la lista de agrupacin. Hacer clic VOLVER AL INDICE 34
sobre siguiente.
Dejar Opciones de ordenacin tal como esta e ir al paso siguiente Seleccin del diseo No haremos cambios tampoco en este paso Hacer clic sobre Siguiente. Crear Reporte Usar como nombre sugerido el mismo de la consulta. Seleccionar Reporte Esttico. Hacer clic en Finalizar.
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Aadir el campo CostoGasolina a la consulta LecturaFinal : Hacer clic derecho en la consulta LecturaFinal y seleccionar Editar desde el men contextual. En la lista de la tabla Gasolina, hacer doble clic sobre CostoGasolina para aadirlo como columna en la tabla de abajo. Guardar y cerrar la consulta.
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Aadir el campo CostoGasolina desde la consulta LecturaFinal a la consulta EconomiadeGasolina. Hacer clic derecho a la consulta EconomiadeGasolina y seleccionar Editar desde el menu contextual. Doble clic sobre el campo CostoGasolina en la lista de la consulta LecturaFinal, para agregarlo a la tabla de abajo.
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Aadir un campo de calculo a la derecha del campo CostoGasolina. Tipear lo siguiente en la celda del campo LecturaFinal.CostoGasolina/(LecturaFinal.Odometro-Gasolina. Odometro). Tipear lo siguiente en la celda de Alias : Costo por Km. Guardar y cerrar la consulta. Abrir un nuevo Informe Hacer clic derecho a la consulta EconomiadeGasolina y seleccionar el Asistente de Informe. Seleccionar campos. Mover todos los campos desde campos disponibles a lista de campos en el informe. Usar >> para hacer esto. Hacer clic en siguiente.
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Etiquetas de los campos Cambiar CostoGasolina a Costo Gasolina creando un espacio entre las palabras.. Hacer clic sobre siguiente. Agrupacion Usar > para mover el campo fecha a la lista Agrupacion. Hacer clic sobre Siguiente. Opciones de ordenacion : saltarse este paso. Seleccin del diseo : Aceptar el diseo por defecto:Hacer clic sobre Siguiente. Crear el Informe Cambiar el nombre del informe a EstadisticasGasolina. La opcin por defecto es reporte dinmico, no la cambiaremos. Seleccionar Modificar Diseo de Informe. Hacer clic sobre Finalizar.
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Cambiando el formato de la fecha : Seleccionamos la fecha y hacemos clic derecho , esto apertura un menu contextual en donde seleccionamos Numerico.
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Esto apertura la ventana Formato numrico desde donde podemos seleccionar un nuevo formato para fecha. Damos clic sobre OK. Paso 2 : Cambiar el ancho de las columnas o filas El ancho de las columnas puede ser cambiado moviendo el cursor sobre el borde derecho de cada columna, el cursor cambiara a una flecha de dos puntas.
Otras formas de crear Informes Dos extensiones estan disponibles con la finalidad de crear reportes. Estas pueden ser descargadas desde http://extensions.services.openoffice.org/. Sun Report Builder : Crea estilos, reportes de base de datos complejos. Podemos definir grupos y cabeceras de pagina, as como campos de clculos. Report Runner : Lanza reportes de Base desde cualquier base de datos registrada. Trabaja con el asistente de Informes y Sun Report Builder. Permite sacar datos a pantalla, impresora por defecto y como PDF. Para instalar una extensin, hacer lo siguiente: Hacer doble clic sobre el archivo *.oxt en el explorador de archivos del sistema. Seleccionar Herramientas/Administrador de Extensiones, seleccionar la extensin y hacer clic sobre Aadir.
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La primeraaa parte de esttraduccinnn de lversinnn en Ingles de Getting Started with Base la pueden encontrar en : http://www.4shared.com/document/5DeOowBF/BASE_COMPONENTE_DE_OOo_ PRIMERA.html
mepgkun@hotmail.com
Fin de segunda parte 14 de Junio 2010
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