Barra de Estndar

Botn: Nuevo
E l botn Nuevo crea un nuevo documento en blanco usando su plantilla por
defecto. El comando Archivo | Nuevo en el men abre ofrecer opciones de plantillas. el dilogo Nuevo, el cual le

Botn: Abrir
E l botn Abrir trae al cuadro de dilogo para que elija un documento para ser
abierto. La ilustracin es para Excel 2000 en Windows 98, pero es muy semejante en otras versiones.

Los archivos abiertos recientemente, estn listados al final del men Archivo. De manera que usando el men puede tener un acceso ms rpido a los documentos con los cuales trabaj hace poco.

Botn: Guardar
E l botn Guardar conserva al actual documento de vuelta al lugar de donde vino.
Si el documento nunca ha sido guardado antes, ver un cuadro de dilogo donde podr elegir una carpeta y nombre de archivo. Puede tener problemas si est editando un documento viejo para un nuevo propsito y no quiere perder al viejo. Deber usar el comando en el men, Archivo | Guardar Como para tener el cuadro de dilogo que necesita para guardar bajo un nombre de archivo distinto. De lo contrario sobrescribir al viejo documento.

Botn: Email
E l botn de Email le permite mandar a otra persona,
todo el libro de trabajo por email. la presente hoja de trabajo o

Botn: Imprimir
I mprimir todas las filas y columnas que piense que contienen datos.
A veces Excel se confunde si se han borrado datos o se di formato a celdas en blanco. Siempre haga una vista Preliminar, antes de imprimir una hoja de clculo. Sugerencia: Usar Archivo | Imprimir para abrir el dilogo de Impresin, donde puede elegir imprimir solo una parte de la hoja o del libro de trabajo.

Botn: Vista Preliminar de Impresin

M uestra como se ver su documento cuando sea impreso. Siempre debera tener
esta vista antes de imprimir. Mediante una cuidadosa verificacin antes de realmente imprimir, puede evitarse errores y ahorrar mucho papel y tiempo. Es especialmente importante tener una vista preliminar de las hojas de clculo, porque con mucha frecuencia resultan demasiado anchas para caber en una sola

hoja.

Botn: Ortografa
V erifica la ortografa de su texto pero no lo har en las frmulas. Excel no corrije
su gramtica.

Botones: Cortar. Copiar, y Pegar

L os botones de Cortar, Copiar y Pegar funcionan como de costumbre.
Cortar remueve el texto seleccionado y lo enva al Clipboard. Copiar coloca una copia del texto seleccionado en el Clipboard. Pegar coloca una copia de lo que estaba en el Clipboard en el punto donde se encuentra el cursor. (Ve al diminuto clipboard en el dibujo del Botn Pegar?) Cuando quiere pegar un rango de celdas que ha cortado o copiado, solo seleccione la celda que desea que se encuentre arriba a la izquierda de los datos pegados y Pegue all. Cuando Pega datos en Excel, permanece en el Clipboard solamente hasta que usted ejecute un comando diferente ms bien que hasta que copie algo nuevo. De manera que podr pegar los datos varias veces seguidas en diferentes lugares, pero una vez que haga algo diferente, los datos se borran del Clipboard.

Botn: Copiar Formato

C on el icono de forma de pincel,
a la otra. Como funciona: Primero seleccionar la celda con el formato que quiere usar. Hacer un clic en el botn Copiar Formato. El puntero del mouse cambia a la forma del pincel de Copiar Formato. Clic en la celda que usted desea que tenga el mismo formato. El puntero del mouse vuelve a cambiar y usted ha terminado. Puede aplicarse Copiar Formato a ms de un sitio, si hace un doble clic en el botn. Copiar Formato, se copia el formato de una celda

El puntero del mouse conservar la forma de Copiar Formato hasta que haga un nuevo clic en el botn. Copiar Formato solamente funciona con celdas completas. No es posible usarlo para dar formato solamente a una parte del texto de una celda. Copiar Formato usar el primer formato que encuentre. Por ejemplo, si el texto que est en la celda usa 2 colores diferentes, Copiar Formato usar el primero de los dos colores usados en la celda desde la cual est copiando.

Botones: Deshacer y Rehacer

E l botn Deshacer le permite revertir una accin que acaba de realizar. Cancelar le
permite cambiar de idea y ejecutar esa accin toda de nuevo. Excel mantiene el seguimiento de solo 16 acciones. Antes en Excel 97 solo se poda revertir la ltima accin. Sin diversin, en absoluto! La lista de las acciones brinda la referencia de celda existente para algunas de ellas. Hay una sola lista para Deshacer, que cubre todas las hojas del libro de trabajo. Las referencias de celdas no incluyen el nombre de la hoja de clculo. Es fcil confundirse !

Botn: Hipervnculo
E l botn de Hipervnculo abre un dilogo para que se pueda crear un hipervnculo
en la hoja de clculo. Cuando est viendo una hoja de clculo en la computadora , haciendo clic en su vnculo abre el recurso en la URL usado para el mismo. Este puede ser una pgina web, otra hoja de clculo, un documento de Word, o un archivo de sonido.

Botn: Autosuma
A utosuma sumar de manera inteligente los nmeros en la columna de
arriba o en la fila a la izquierda de la celda activa. Una vez que abandone la celda con la frmula, ver el total en lugar de la frmula.

Botn: Pegar Funcin

E l botn con la funcin Pegar le permite seleccionar una de las funciones que ya
conoce Excel y pegarla dentro de una frmula. Para la mayora de las funciones, ver entonces un nuevo dilogo donde puede entrar cada uno de los nmeros que la funcin necesite. Hasta podr seleccionar una celda o rango de celdas en lugar de escribir los nmeros existentes. Usar los dilogos significar que no tendr necesidad de recordar donde van todos los parntesis y comas en la funcin. Muy conveniente!!

En Excel 2002/2003 el botn de la Pegar funcin est en la izquierda del cuadro de texto de Frmula.

Botones: Orden
Los botones de Orden Ascendente y Orden Descendiente dispondrn las celdas seleccionadas en una columna en orden numrico o alfabtico.
Numrico

Antes

Despus

Alfabtico

Antes

Despus

Si ha seleccionado celdas en filas y ordena, las filas sern dispuestas en base a que es lo que hay en la primer celda de cada fila. Para ordenar en una columna diferente debe usar el dilogo Ordenar desde el men de comandos, Datos | Ordenar...
Seleccionar celdas en dos columnas Ordenadas en base a la primer columna

Antes

Despus

Tenga cuidado cuando ordene en una hoja de clculo. Puede tener sus datos mezclados si no selecciona todas las celdas que deberan permanecer juntas.

Error: Ordenar celdas en una columna deja las celdas de al lado. en su sitio

Antes

Despus

En Word estos botones estn en la barra de Tablas y Bordes.

Botn: Asistente de Grfico

E l botn del Asistente de Grfico abre un asistente que lo ayuda a convertir sus
datos en grficos.

Botn: Dibujo
E l botn Dibujo abre una barra de herramientas de dibujo. Esta barra puede
ser llevada y estacionada en cualquier borde de la ventana, al igual que las otras

barras de herramientas. O puede dejarse flotar como una paleta.

Se usan estas herramientas para crear grficos mientras an se permanece en una aplicacin de MS Office. Las herramientas crean dibujos vectoriales que son los que usan formas, en lugar de puntos individuales. Estas lecciones no usan la barra de Dibujo en gran medida. Hay solo una medida de cuanto puede hacer uno en un solo curso! (Si est interesado, pregunte al Asistente de Office o use la Ayuda para aprender ms.)

Control: Zoom
E l control del Zoom muestra en que tamao de hoja esta siendo
desplegada la planilla. Haciendo clic en la flecha a la derecha del control se le abre la lista a sus opciones. El Zoom de Excel tiene una lista de opciones ms corta que la de Word. Excel no incluye la opcin de "Pgina Completa", pero agrega la opcin "Seleccin".

Botn: Ayuda
E l botn Ayuda abre o bien una ventana de Ayuda o el dilogo del Asistente de Office.

El Asistente de Office puede usar cualquier nmero de "actores" para hacer que su consejo sea ms divertido.

Para desconectar al Asistente de Office primero deber abrirlo y despus hacer clic en el botn de Opciones en el dilogo amarillo que aparece. Aparece el dilogo del Asistente de Office. En la etiqueta de opciones, sacar tilde en la casilla de usar Asistente de Office.

Botn: Flecha
S i usted ve
una doble flecha al final de una barra de herramienta en una aplicacin de Microsoft Office 2000 es que hay ms botones asignados a la barra que los que esta puede mostrar. Usted puede hacer un clic en las flechas, para abrir un men que lista los otros botones. La flecha que apunta hacia abajo siempre est al final de la barra de herramientas . Abre un men con un comando Agregar/Remover para poder modificar qu botones son mostrados en la barra de herramientas

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 INTRODUCCION La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin integrada en Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarlas como base de datos. Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 3 hojas por defecto, que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre, etc. Cada una de las hojas de clculo Excel es una cuadrcula rectangular que tiene 65536 filas y 256 columnas. Las filas estn numeradas desde el 1 y las columnas desde la A hasta la IV. La ventana muestra solo una parte de la hoja de clculo. La unidad bsica de la hoja de clculo es la celda, que se identifica por el encabezado de su columna y el nmero de la fila correspondiente, en esta celda es donde se introducen los datos que bien pueden ser nmeros, texto, o frmulas. Con Excel podemos hacer hojas de clculo, grficos, base de datos o macros. ARRANCAR EXCEL Desde el men Inicio

Para abrir Excel podemos hacerlo mediante el men inicio todos los programasMicrosoft Office Microsoft Office Excel 2003, por defecto se abre un libro de Excel llamado libro1, en blanco compuesto de tres hojas que por defecto son Hoja1, Hoja2 y Hoja3 como vemos a continuacin:

Desde el Icono Tambin podemos acceder a Excel mediante su icono situado en el escritorio, que al igual que en la forma anterior se abre un libro en blanco por defecto con las mismas caractersticas.

Mediante un archivo con formato Excel Si abrimos un libro de Excel guardado anteriormente tambin se abre Excel ya que es necesario para ver el libro. Slo tenemos que hacer doble clic sobre el icono del libro: GUARDAR

Para guardar la operacin es la misma que en Word, esta operacin guarda el libro entero con extensin .xls. INTRODUCCION DE DATOS Para meter informacin en una hoja de clculo debemos hacerlo mediante las celdas, donde puede haber dos tipos de informacin: datos y formulas. La informacin introducida ser interpretada como frmula si el primer carcter es un signo igual (=). Si no es interpretada como un dato numrico o texto. La informacin tecleada se introduce en cada momento en la celda que se encuentre seleccionada a travs de la barra de frmulas. Una celda est seleccionada cuando tiene el contorno ms grueso, y para seleccionarla hay que hacer un clic sobre ella. El fin de la edicin se indica con un clic en el icono correspondiente de la barra editora , pulsando intro o con las teclas de desplazamiento, en caso de que queramos eliminar los datos introducidos pulsamos , retroceso o suprimir, si nos situamos sobre una casilla escrita e introducimos otros datos se borran los anteriores directamente. Para introducir un dato en varias hojas a la vez seleccionamos las hojas en su pestaa (donde pone el nombre de la hoja) pulsando la tecla ctrl. Y a continuacin la escribimos en una de las hojas, el dato se introduce en las hojas seleccionadas automticamente. CERRAR EXCEL Para cerrar Excel pinchamos en el botn , debajo de este tenemos otro igual de color azul que sirve para cerrar el libro pero no el programa, tambin podemos utilizar las combinaciones alt + F4, esta combinacin es estndar de Windows, osea que podemos cerrar la mayora de programas abiertos con ella, cuando cerramos el libro Excel comprueba si ha habido cambios desde la ltima vez que se guard, en caso afirmativo, nos preguntar si deseamos guardar los cambios:

Si, los guarda dnde est guardado el libro anteriormente, en caso de no haber guardado nunca nos aparece el cuadro de dilogo guardar como, en no, no se guardan los cambios, sino lo que estaba guardado hasta el momento, y en cancelar, se cancela la opcin de cerrar, osea que no se cierra. Barra De Ttulo Nos indica el nombre del libro abierto que por defecto es Libro 1.

Barra De Mens Dentro de esta barra tenemos disponibles todas las rdenes de Excel, para abrir el men solo hay que pinchar sobre l.

Barra De Herramientas Consta de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre la hoja de clculo directamente, por defecto Excel tiene dos barras de herramientas, la estndar y de formato.

A parte de estas podemos crear o aadir otras barras de mens o aadir o quitar botones, para ver las barras de los mens vamos al men ver barra de herramientas. Barra De Frmulas Es donde se edita el contenido de las celdas de la hoja de clculo, tiene tres partes de izquierda a derecha, la primera indica la celda activa, la segunda tiene tres botones cancelar, aceptar y modificar, (los dos primeros aparecen slo cuando estemos modificando datos), en la ltima parte se visualiza el contenido de la celda.

Hojas Del Libro nos permite movernos entre las distintas hojas del libro, en estas pestaas podemos cambiar el nombre de cada hoja, que por defecto es Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, aadir ms hojas, etc., todo esto se hace pulsando con el botn derecho del ratn sobre la pestaa. Barra De Estado Nos da en la parte izquierda, informacin sobre el estado de la hoja o sobre la funcin de un botn o comando seleccionado.

AYUDA DE EXCEL La ayuda se puede obtener con o sin el ayudante de Office, ste es un personaje animado que est siempre presente en la pantalla, a no se que lo desactivemos. Para hacer una pregunta al ayudante podemos pinchar en l o pulsar la tecla F1, donde nos aparecer una ventana de ayuda, slo tenemos que teclear nuestra pregunta y pulsar buscar o enter, nos proporciona una serie de temas relacionados con la pregunta. Para desactivar el ayudante pinchamos en el men ? ocultar ayudante de Office. DESPLAZAMIENTO Y SELECCIN Desplazamiento dentro de una Hoja La hoja est formada por columna y filas, a la interseccin de una columna y fila se le llama celda, cuando se selecciona una celda con el ratn, dicha celda est activa, en esta se pueden introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, la celda activa tiene un recuadro ancho que la rodea. Combinacin de teclas para el desplazamiento: Primera celda de la columna activa fin, flecha arriba.

ltima celda de la columna activa fin, flecha abajo. Primera celda de la fila activa fin, flecha izquierda. ltima celda de la fila activa fin, flecha derecha. Primera celda de la hoja (A1) ctrl.+ inicio. ltima celda de la hoja ctrl. + fin. Otra forma de desplazarnos es abrir la ventana ir a del men edicin, o pulsando F5, donde ponemos la referencia de la celda en el cuadro referencia. Seleccin de Celdas Rango de celdas: haga clic en la primera celda del rango y arrastre hasta la ltima celda. Todas las celdas: use el botn seleccionar todo que est entre el encabezado A y el encabezado 1. Toda la fila o columna: haga clic sobre le ttulo de la fila o columna. Rango de filas o columnas: haga clic en la primera fila o columna del rango y arrastra hasta la ltima. Celdas no adyacentes o diferentes rangos: seleccione las celdas o rangos uno a uno mientras mantiene pulsada la tecla ctrl... TIPOS DE DATOS Valores constantes: puede ser un texto, nmero o una fecha u hora, son constantes, su valor no cambia. Frmulas: se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de de clculo como producto, suma, resta, media, etc., en una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias, operaciones, y funciones. Las formulas siempre empiezan por =. INTRODUCCIN DE DATOS Para introducir un dato en varias celdas a la vez seleccione las celdas, teclee el dato y pulse la combinacin ctrl. + enter. Para introducir los mismos datos en varias hojas seleccionamos el grupo de hojas, los datos que se introduzcan en la hoja activa se copian tambin en las otras hojas. Se pueden fijar los paneles de una fila o columna para que siempre estn visibles, para ello seleccionamos y vamos a ventana inmovilizar paneles. En una columna con textos repetidos, aunque no estn seguidos, podemos pulsar con el botn derecho y escoger la opcin elegir de la lista del men contextual que aparece, aparece una lista con todos los textos diferentes introducidos en la columna. Deshacer y Rehacer: con los botones de la barra de herramientas o en el men edicin podemos deshacer las ltimas acciones realizadas y rehacer lo deshecho, tambin podemos utilizar las combinaciones ctrl. + Z y ctrl. + Y. Pegado Especial Para mover o copiar las celdas o sus datos lo hacemos igual que en Word, cuando copiamos o cortamos la celda o el rango de celdas aparecen con un borde en movimiento para resaltar la parte copiada, para pegar seleccionamos una casilla que

ser la parte superior izquierda en caso de que estemos pegando un rango, los datos que hay en esas celdas se borran automticamente. Pero si lo que queremos es pegar algo en concreto de lo seleccionado como la frmula, los valores, o todo excepto los bordes, o trasponer el contenido copiado o cortado, vamos a men edicin pegado especial. Ejemplo de trasponer: Seleccionamos el rango de celdas y ctrl. + c

Nos situamos en la celda donde queremos que se coloque la celda superior izquierda y nos vamos a edicin pegado especial, opcin trasponer.

Tambin podemos sumar, restar, multiplicar o dividir los datos que pegamos con los datos antiguos que contiene esa celda.

Rellenar Podemos rellenar un rango de celdas con el contenido de una seleccionando esta celda y las que queremos rellenar con el mismo dato en el men edicin rellenar: ya sea hacia arriba, abajo

Veamos un ejemplo de lo que pasa si utilizamos esta opcin: Aqu tenemos una serie de datos introducidos a la izquierda, derecha, arriba y debajo de una casilla, si seleccionamos esta casilla y nos vamos a la opcin de rellenar, segn pulsemos hacia abajo, se introducir un 4, si ponemos arriba ser el 9, a la derecha el nmero 8 y como vemos aqu hemos puesto hacia la izquierda:

SERIES Y LISTAS Excel da la posibilidad de llenar casillas con datos automticamente, esto se puede hacer de dos formas: Men Edicin rellenar Series donde nos sale un cuadro de dilogo donde tenemos distintos tipos de series y el incremento que se desea de un dato a otro.

Otra forma de introducir los datos si estos son numricos, es meter los dos primeros nmeros de la serie, seleccionamos ambos y movemos el cursor a la esquina inferior derecha de la seleccin, donde el cursor se pone en forma de + y arrastramos con el ratn.

Si solo introducimos un nmero y hacemos lo anterior el nmero se extiende, pero si pulsamos ctrl. Mientras arrastramos se introduce una serie de nmeros con diferencia de 1. Si los datos no son numricos, le damos los dos primeros de la serie, el ordenador repite estos dos datos de forma alternativa, tambin podemos definir una lista en el men herramientas opciones listas personalizadas, colocamos la nueva lista y agregar, entre los datos podemos utilizar la coma o enter.

VARIACIN DE LAS CELDAS Podemos variar el ancho de una fila o columna a nuestro antojo, para variar el ancho de una columna debido a la falta de espacio al introducir los datos, nos situamos sobre la lnea divisoria que separa los encabezados la columna en la que estamos introduciendo datos y la siguiente, el puntero cambia a forma de |, podemos hacer doble clic para que se ajuste al texto o arrastras hasta donde queramos. Tambin podemos elegir la anchura de las columnas seleccionando la columna men formatocolumna ancho, igualmente podemos hacerlo con las filas. INSERTAR O ELIMINAR FILAS O COLUMNAS Se selecciona la celda sobre la que queremos que aparezca la nueva lnea, y con el botn derecho del ratn insertar, o en el men insertar filas, cuando se desea insertar una columna se hace del mismo modo, las columnas se insertan a la izquierda de la seleccionada, de igual modo si seleccionamos un numero determinado de filas o columnas se insertan el mismo nmero. Para eliminar una fila o columna slo hay que seleccionarla, men edicin eliminar, o con el botn derecho del ratn eliminar, pero si lo que queremos es borrar el contenido usamos la tecla suprimir.

FORMATO DE CELDAS Podemos cambiar el tamao, estilo, color, etc. de los datos de una o varias celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numricos y valores de texto: basta fijarse en que la alineacin dentro de la celda no es la misma en los dos casos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el usuario, se establecen por separado segn sean de aplicacin sobre nmeros, texto o ambas cosas. A una celda se le puede aplicar formato a travs del men formato celdas, o a travs de la barra formato. Todas las celdas tienen un formato estndar, si queremos cambiarlo, primero debemos seleccionar el conjunto de celdas sobre las que queremos que se apliquen los cambios y elegir el men formato celdas. Nmero En la primera pestaa tenemos nmero, en esta se pueden elegir formatos de nmero como moneda, fecha, o crear y personalizar nuestros propios formatos. Tambin podemos hacerlo mediante la barra de formato, con los botones donde tenemos el formato de moneda, porcentaje, millares, euro, aumentar y disminuir decimales.

Alineacin La informacin tipo texto aparece alineada a la izquierda, se diferencia de la numrica porque esta aparece alineada a la derecha. Por defecto la orientacin es horizontal, se puede cambiar y alinear a la izquierda, derecha, centrar o justificar, para ello

seleccionamos las celdas y vamos a formatoceldasalineacin donde tenemos la alineacin horizontal y vertical:

Tambin podemos poner el texto en diagonal en la zona de orientacin con el nmero de grados indicado en su correspondiente casilla. En la barra de formato tenemos estas opciones:

Fuente En la pestaa fuente tenemos la opcin de tipo de letra, tamao, estilo, subrayado, color, y en efectos, el tachado, superndice y subndice.

Estas opciones tambin las tenemos en la barra de formato:

Bordes Podemos crear lneas o tramas para organizar y presentar de forma ms clara la informacin de la hoja de clculo. Con la opcin de formato celdas bordes, podemos elegir el borde que queramos con colores. Tambin podemos poner los bordes mediante la barra de bordes

O mediante el icono:

He aqu un ejemplo:

Tramas Podemos ponerle color al interior de la celda: Bien mediante su correspondiente cuadro de dilogo, o por los botones de la barra de formato:

En la pestaa tramas podemos ponerle adems de colores lisos, tramas que vemos a continuacin:

Ejemplo:

FILA En el men formato fila se despliega un men con diferentes opciones referentes al tamao y a la vista de la fila, con el alto se selecciona la altura de la fila, ajustar a la seleccin se ajustar la altura de toda la fila al tamao de una de sus celdas. Con ocultar y mostrar se puede ocultar una fila o mostrarla, pero los datos no son eliminados, se pueden recuperar en cualquier momento.

COLUMNA Al igual que la fila, el men se despliega al pinchar sobre columna, sirve para ajustar el tamaote la columna en la que se encuentre el cursor en ese momento, se ajusta el ancho, tambin se puede ocultar o mostrar.

HOJA Podemos cambiarle el nombre aqu en la etiqueta con el botn derecho del ratn, ocultar la hoja, ponerle un fondo o darle color a la etiqueta.

AUTOFORMATO En el men formatoautoformato tenemos la posibilidad de darle unos formatos predeterminados a las celdas que seleccionemos:

FORMATO CONDICIONAL Si seleccionamos el men formato formato condicional nos sale el siguiente cuadro de dilogo:

Aqu podemos darle una o varias condiciones a una celda, en el botn formato tenemos el men formato con las pestaas fuentes, bordes y tramas. Por ejemplo seleccionamos una celda y nos vamos a formato condicional, seleccionamos valor de la celda mayor que, 5 y formato cursiva, y aceptar, sien e esa casilla ponemos un 2 por ejemplo, el formato ser el establecido pero si ponemos un 6 entonces aparecer en cursiva. ESTILO Men Formatoestilo, nos aparece el estilo predeterminado, el cual podemos modificar, combinar con otros, o eliminar. El estilo predeterminado tiene el nombre de normal. Es el que Excel usa en las celdas por defecto, incluye el tipo de letra, alineacin, bordes, tipo de nmero, tramas y proteccin.

INSERTAR HOJAS DE CLCULO Podemos insertar hojas de clculo mediante el men insertar hojas de clculo, se coloca delante de la que tenemos activa, o pulsando con el botn derecho sobre la etiqueta insertar, nos aparece un cuadro de dilogo, seleccionamos hoja de clculo y aceptar.

GRFICOS Podemos insertar grficos de los datos que tenemos introducidos en Excel o podemos ir introducindolos despus de crear el grfico y este se ir modificando sobre la marcha. Vamos a insertar grficos, se nos abre un cuadro de dilogo que va paso por paso para introducir los datos y el grfico que queremos: Paso nmero 1. Elegimos el tipo de grfico y el subtipo, si presionamos en el botn inferior podemos ver una muestra (no siempre), en tipos personalizados tenemos ms tipos de grficos:

Paso nmero 2. Elegimos el rango de datos, el rango puede estar vaco y rellenarlo ms tarde.

Tambin elegimos las series en las filas o columnas. Como vemos en el grfico de arriba est en filas, y aqu lo mostramos en columnas:

En la segunda pestaa elegimos la serie:

Paso nmero 3. en la pestaa ttulos le ponemos nombre a los ejes y al grfico, vemos como aparece reflejado en el grfico segn lo vamos escribiendo: En la pestaa eje podemos poner o quitar la visibilidad de los ejes X, Y y Z.

Si ponemos todas las lneas de divisin se forma una cuadrcula:

Leyenda: muestra la leyenda, osea lo que significa cada color, y la pone visible a la izquierda, derecha, etc. del grfico:

En rtulo de leyenda podemos mostrar el contendido de la leyenda en el propio grfico:

Tambin podemos mostrar la tabla de datos:

Paso nmero 4.

Y ya tenemos nuestro grfico. Si hacemos doble clic sobre l se abre el cuadro de dilogo de formato de grfico, dependiendo de la zona que est seleccionada, podemos cambiar cualquier cosa, dato, o formato de las partes del grfico, tambin podemos cambiar los datos con el men contextual. INTRODUCCIN DE FRMULAS Las frmulas son para utilizarlas especficamente con nmeros, podemos generar frmulas mediante operadores aritmticos(+ - * % ^ /), operadores de comparacin (= < >) y funciones. Para crear frmulas mediante operadores o funciones (tambin podemos mezclar ambas cosas) tenemos que poner primero el smbolo = para que Excel sepa que es una frmula y a continuacin los datos. Vemoslo con un ejemplo que es lo mejor: Si introducimos en una celda =8*9+5 en dicha celda aparecer el nmero 77 pero en la barra de frmulas seguir apareciendo dicha frmula. Veamos un ejemplo de funcin: Si introducimos =suma (8; 9) en dicha casilla saldr 17, tambin podemos poner referencias de celdas en vez de datos: =suma (f5; c3), as saldr la suma de dichas celdas, en caso de que cambiemos los datos de las celdas se modifica el resultado, para introducir frmulas lo podemos hacer manualmente, mediante el men insertar frmulas donde nos aparece un cuadro de dilogo para elegir la funcin que queramos:

Si no sabemos que funcin usar exactamente podemos escribir una sugerencia en buscar funcin, nos aparecen unas cuantas; en la parte inferior de la ventana te describe una pequea definicin de la funcin seleccionada. Si le damos a aceptar nos aparece otra ventana para introducir los datos o celdas de la funcin:

Tambin nos da el resultado de la frmula, en caso de que el resultado sea invlido aparece el smbolo o

dependiendo del motivo por el que no puede dar el resultado, si el nmero es excesivamente grande, aparece en notacin cientfica. Por ejemplo el nmero 55888778877444700000000 aparece como 5.59E+22. Si en la introduccin de la frmula tenemos algn error aparece el siguiente cuadro:

Para introducir una frmula tambin podemos hacerlo pinchando en el smbolo fx de la barra de frmulas. En cuanto a la referencia de las celdas, si queremos hacer referencia a una sla ponemos la letra y nmero que le corresponden, por ejemplo A1, si lo que queremos es un rango de una fila pondramos A1:A5, si el rango es de una columna A1:D1, para hacer referencia a una fila entera 1:1, a varias filas enteras 1:3, a una columna A:A, a varias columnas A:C, y si es un rango de filas y columnas A1:C4. Cuando hacemos referencia a celdas pueden tratarse de relativas o absolutas, por defecto son relativas, es decir que si decidimos copiar la frmula situndonos en la esquina inferior derecha y cuando se ponga una cruz gruesa y negra arrastramos, o bien por los otros mtodos de copiar y pegar, la referencia a las celdas vara el nmero de celdas que la movamos, en el mismo sentido, para que no ocurra eso y la casilla referente sea siempre la misma aunque movamos la frmula, tenemos que ponerle el smbolo del dlar $ delante, por ejemplo $A$1. RTULOS Puedes utilizar los rtulos de las columnas y filas de una hoja de clculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas, para ello vamos a men herramientas opciones calcular, en opciones de libro activamos la casilla aceptar rtulos en las frmulas.

Veamos un ejemplo:

En la casilla B4 hemos introducido =Producto1 Este. Nombres para celdas Para ponerle un nombre a una celda o rango primero hay que seleccionarla, pinchamos en el cuadro nombre de la barra de frmulas, tecleamos el nuevo nombre y enter, no se admiten espacios, y no se puede cambiar el nombre mientras cambiamos el contenido de la misma.

As podemos referirnos a ella como totalda. FORMULAS HABITUALES Unir Una Fecha Con Texto

Para unir o concatenar dos valores con el fin de generar un valor de texto continuo, utilice el operador de texto &. Para conectar un nmero, una fecha u hora de una celda con una cadena de texto, utilice la funcin TEXTO. Por ejemplo si la celda F5 contiene una fecha de facturacin (05-06-06) utilizando esta frmula =Fecha de vencimiento:&TEXTO (F5;dd-mm-aa). Unir Nombre Y Apellidos Supongamos que tenemos el nombre en una columna y los apellidos en otra y queremos unirlos, podemos hacerlo mediante la frmula =D5& &E5. Porcentaje Podemos incrementar un valor en un porcentaje, para ello usamos la frmula =F5*(1+5%). En este caso el valor numrico de la casilla f5 se incrementara en un 5%. Contar el nmero de veces que aparece una condicin La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de veces que aparece un valor en un rango de celdas. Por ejemplo para contar el nmero de celdas en el rango B5:B25 que contiene el texto Ventana se hara la siguiente frmula: =CONTAR.SI (B5:B25;Ventana). VALIDACIN DE DATOS Sirve para garantizar que los datos introducidos en una celda cumplan algunos requisitos, para activar la validacin primero hay que seleccionar la celda o celdas y luego activar el men datos Validacin. Se abrir la ventana donde podemos definir los datos queremos en la celda:

Despus de introducir los datos nos vamos a la pestaa mensaje entrante, donde podemos escribir un mensaje que se mostrar al seleccionar la celda.

Tambin tenemos el mensaje error que puede ser de advertencia, lmite o informacin, este mensaje se muestra si los datos que introducimos no son vlidos, la opcin lmite te permite reintentar y cancelar, advertencia te deja continuar, informacin, emite el mensaje con las opciones aceptar y cancelar.

Veamos el mensaje que nos muestra:

VALIDACION POR LISTA El usuario tiene que introducir por fuerza el valor que pertenezca a una lista de valores determinada. Para ello primero tenemos que escribir una lista en cualquier zona de la tabla, nos situamos en la celda donde hay que introducir el dato y ejecutamos men Datos Validacin.

En la ventana que se abre seleccionamos lista en el cuadro permitir y el rango que contiene la lista en el cuadro origen. Al finalizar la operacin aparecer un pequeo botn a la derecha de la celda, cuando nos situemos en ella. Pinchando en este botn se abre una lista desplegable donde podemos escoger entre la lista de valores vlidos para ella. FUNCIONES DE BASE DE DATOS Las funciones de base de datos suelen comenzar por BD, tienen tres argumentos: base de datos, campo y criterios. Base de datos: rango que contiene la lista. Debe incluirse la fila que contenga los rtulos de columna en el rango. Campo: es el rtulo de la columna que se desea resumir, o bien el nmero de dicha columna dentro de la lista.

Criterios: es el rango que especifican condiciones de una funcin. La funcin devuelve informacin de la lista que concuerda con las condiciones especficas en el rango de criterios. Este rango incluye una copia del rtulo de la columna en la lista de la columna que desea que resuma la funcin. La referencia al argumento criterios puede introducirse como rango de celdas. Ejemplo:

El rango A5:A11 se denomina Base_de_Datos y el rango A1:F3 Criterios. Por lo tanto a la hora de emplear frmulas podemos usar este nombre, como vemos a continuacin: =BDCONTAR (Base_de_datos; A1; F2) es igual a 1, esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 y determina cuntos campos edad e esos registros contiene nmeros. =BDMAX (Base_de_datos;Ganancia; A1:A3) es igual a 105,00 $, la ganancia mxima de manzanos y perales. =BDMIN es igual pero la mnima. =BDSUMA (Base_de_datos;GananciaA1:A2) es igual a 225000$, ganancia total de los manzanos. =BDPRODUCTO (Base_de_datos;Rendimiento; A1:F2) es igual a 10, producto del rendimiento de los manzanos con un alto entre 10 y 16. FUNCIONES DE FECHA Y HORA HOY devuelve la fecha actual basndose en el reloj del equipo. Para calcular el ao de la fecha de una celda utilizamos la frmula AO, para calcular los das transcurridos entre dos fechas, solo tenemos que restarlas, (A1-A2). =HOY () devuelve la fecha de hoy =AO (fecha) devuelve el ao de esa fecha. =MES (fecha) devuelve el mes de esa fecha. =DIA (fecha) devuelve el da de esa fecha. =HORA (hora) devuelve la hora de 0 a 23. =MINUTO (hora) devuelve los minutos de es hora de 0 a 59. =DIASEM (fecha; 2) devuelve el nmero de da de la semana del 1 al 7.

FUNCIONES DE INFORMACIN Se utilizan para determinar el tipo de datos almacenados en una celda. =ESBLANCO (celda) devuelve VERDADERO si la celda est vaca. Si no es as devuelve FALSO. =ESNOTEXTO (celda) devuelve VERDADERO si la celda o valor no es texto (en blanco no estexto). =ESNUMERO (celda) devuelve VERDADERO si la celda o valor es un nmero. ESTEXTO (celda) devuelve VERDADERO si la celda o valor es un texto. FUNCIONES LGICAS Funcin SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Su sintaxis correcta es como sigue: SI (condicin;valor_si_verdadero;valor_si_falso). Ejemplo: =SI(A1<5;aprobado;suspenso) FUNCIONES MATEMTICAS =CONTAR.SI(rango;criterio) devuelve el nmero de celdas que hay dentro del rango, que cumplen el criterio y que no estn en blanco. =POTENCIA(base;exponente) devuelve la potencia resultado de elevar la base al exponente. =PRODUCTO(valor1;valor2;) devuelve el producto de todos los valores entre parntesis. =RAIZ(valor) devuelve la raz cuadrada del valor. FUNCIONES ESTADSTICAS =CONTAR(rango1;rango2;) devuelve el nmero de celdas, dentro de los rangos especificados, que son nmeros. Se contarn tambin las fechas y las representaciones textuales de nmeros. =MAX(valor1;valor2;) devuelve el mximo valor dentro de los especificados. =MIN(valor1;valor2;) devuelve el mnimo valor dentro de los especificados. =PROMEDIO(valor1;valor2) devuelve el promedio (media aritmtica) de todos los valores. LISTAS Una lista es una base de datos, por ejemplo de clientes, por tanto, tendremos una serie de filas donde cada fila es un cliente y las columnas seran los datos que tenemos de cada cliente: nombre, apellidos, direccin siguiendo la nomenclatura habitual en las bases de datos, cada fila ser un registro, y cada columna ser un campo(nombre, direccin) la primera fila de la lista tiene los rtulos de columna, que sern los nombres de los campos. En la siguiente imagen vemos un ejemplo:

Excel posee herramientas para mantener actualizado un inventario, localizar datos, hacer consultas la caracterstica del filtrado le permite encontrar y recuperar rpidamente la informacin que coincide con los criterios que se establezcan. Como crear una lista No introduzca ms de una lista en la misma hoja de clculo. Algunas de las caractersticas de administracin de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez. Utilice rtulos de columna con formato en l primera fila de la lista. Excel utiliza los rtulos para generar informes, as como para buscar y organizar los datos. Utilice una fuente, una alineacin, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras maysculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. D a las celdas el formato de texto antes de escribir los rtulos de columna. Evite filas y columnas en blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista. Cuando desee separar los rtulos de los datos, utilice bordes de celda. No inserte espacios iniciales ni finales. Los espacios adicionales al principio o al final de una celda influyen en las clasificaciones y en las bsquedas. En lugar de insertar espacios aplique sangra al texto dentro de la celda. Ordenar Al ordenar una lista Excel organiza las filas en funcin del contenido de la columna que elija: la columnaOrdenar por. Para ordenar una lista alfabticamente en funcin de los datos de una columna, puede especificar un orden ascendente o descendente. Para ordenar una lista por una columna, haga clic en cualquier celda de dicha columna y pinche en los botones orden ascendente u orden descendente de la barra de herramientas. Para ordenar una lista por dos o ms columnas, haga clic en una celda de la lista y vaya al men DatosOrdenar. Aparecer la ventan siguiente:

Si le damos a opciones nos aparece la ventana de la derecha. Filtrar Aplicando filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar. Para filtrar hacemos clic en una celda de la lista y vamos a men Datos filtro Autofiltro. En los rtulos de las columnas aparecern unas flechas a la derecha. Haciendo clic en una de las flechas se muestra una lista de todos los elementos visibles y nicos de la columna. Si selecciona un elemento de una lista de una columna especfica, se ocultarn instantneamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.

Con la opcin personalizar de la lista emergente se abrir la siguiente ventana:

Repetir Rtulos Para repetir rtulos vamos a ArchivoConfigurar pgina y seleccionamos la pestaa hoja.

En los cuadros repetir filas en extremo superior y repetir columnas a la izquierda debe introducir la fila y columna, respectivamente, que contienen los rtulos. Generalmente sern la fila 1 y columna A. En esta ventana tambin hay posibilidad de hacer imprimir las lneas de divisin, ttulos, etc.