UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS. ECACEN.

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA GESTION DE PROYECTOS. Mdulo De Estudio.

Elaborado por: Ariel Alfonso Reyes Castro. Administrador de empresas. Especialista en derecho privado Econmico. U Nacional de Colombia. Master en Direccin estratgica. U. de Len (Espaa)

COMIT DIRECTIVO JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR Rector GLORIA C. HERRERA SANCHEZ Vicerrectora Acadmica ROBERTO SALAZAR RAMOS Vicerrector de Medios y Mediaciones pedaggicas MARIBEL CRDOBA GUERRERO Secretaria General Dr. EDGAR GUILLERMO RODRGUEZ D. Decano. Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Econmicas y de Negocios. ECACEN. MDULO CURSO ACADMICO. SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA GESTIN DE PROYECTOS.
La edicin de este mdulo estuvo a cargo de la Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Econmicas y de Negocios de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD. Derechos reservados: 2011, Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD Vicerrectora de Medios y Mediaciones pedaggicas, Bogot D.C. Tel (57)1-344-3700

ISBN- 658.40687456

TABLA DE CONTENIDO
ACAPITE PGINA

UNIDAD 1. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU IMPACTO EN LA GESTION DE PROYECTOS. 6

CAPITULO 1. La teora General de sistemas y su impacto en los sistemas de informacin gerencial. 7 LECCION 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos. 8 LECCION 2. Los elementos de un sistema de informacin. 12 LECCION 3. El concepto de sistema de informacin gerencial. 15 LECCION 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin 20 LECCION 5. Requisitos tcnicos para el desarrollo y gestin de sistemas de informacin.24

CAPITULO 2. La tipologa de los sistemas de informacin usados en la gestin de proyectos LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones. LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones LECCION 8. Sistemas de informacin geogrfica. LECCION 9. Sistemas de informacin ejecutiva. LECCION 10. Sistemas expertos. 31 35 40 45 51

CAPITULO 3. Diseo, Control y gestin de sistemas de informacin para la gestin de proyectos. 55 LECCION 11. Anlisis y diseo de sistemas de informacin. LECCION 12. La metodologa APX para el diseo y Gestin de SIGP. LECCION 13. Seguridad de la informacin. LECCION 14. Auditoria en sistemas de informacin. LECCION 15. Estndares de seguridad de la informacin. 56 59 62 67 70

UNIDAD 2. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU INTEGRACION EN CON LOS SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTION DE PROYECTOS. 75 CAPTULO 4. Sistemas de informacin integrados a la gestin de proyectos. 76

LECCION 16. Integracin tecnolgica. Tics y tecnologas de informacin. 77 LECCION 17. Sistemas de planificacin empresarial (ERP) 83 LECCION 18. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los proveedores (SCM) 91

LECCION 19. Integracin logstica. Suministros, sistemas, clientes. El concepto de sistema de trazabilidad. 96 LECCION 20. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los clientes (CRM) 99 CAPTULO 5. Entornos virtuales de trabajo colaborativo en proyectos. 106

LECCION 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo 107 LECCION 22. Tecnologas para la gestin de proyectos en entornos virtuales. 112 LECCION 23. Sistemas de informacin para la gestin de proyectos en entornos virtuales. LECCION 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos virtuales.121 LECCION 25. Soluciones Groupware para la gestin de proyectos. 125 CAPTULO 6. Herramientas informticas y telemticas para el desarrollo de sistemas de informacin para la Gestin de proyectos. 129 LECCION 26. Herramientas informticas para la gestin documental del proyecto. 130 LECCION 27. Herramientas informticas para la gestin del conocimiento en la gerencia de proyectos. 133 LECCION 28. Herramientas informticas para el desarrollo de proyectos en la web. 138 LECCION 29. Herramientas informticas bsicas para la gestin de proyectos. 144 LECCION 30. Herramientas informticas para la integracin de sistemas de informacin en la gestin de proyectos. 149 Bibliografa. 154

INDICE DE TABLAS Y FIGURAS: INDICE DE TABLAS:

Tabla 1.1. Elementos bsicos a considerar a la hora de caracterizar un sistema de informacin. Tabla 4.1. Algunos Elementos a evaluar dentro de un sistema de informacin para la gestin de proyectos. Tabla 4.2. Actores ligados al manejo de un sistema de informacin para proyectos. Tabla 10.1. Diversos usos de sistemas expertos. Tabla 20.1. CRM para la etapa de diseo de proyectos. Tabla 20.2. CRM para la etapa de evaluacin de proyectos Tabla 20.3. CRM para la etapa de gerencia de proyectos. 20 21 52 101 101 101

Tabla 21.1 etapas del pensamiento crtico como insumo para el diseo y gestin de proyectos. Tabla 21.2. Pasos para desarrollar sistemas de trabajo cooperativo integrado en la red. 111 Tabla 22.1. Tipos de groupware. Tabla 23.1. Tipos de groupware y su equivalente en SIGP. 114 117

Tabla 24.1. Anlisis comparativo de los mbitos de gestin y direccin con distancias. 124

INDICE DE FIGURAS:
Figura 2.1. Elementos de un sistema de informacin. Figura 2.2. Elementos de un sistema de informacin. Figura 3.1. Estructura Piramidal De Los SIG. Figura 3.2. Funciones de los SIGs. 13 13 16 18

Figura 4.1. Elementos y conocimientos bsicos para el diseo de un sistema de informacin para gestionar proyectos. 22

Figura 5.1. Elementos a considerar a la hora de planificar el desarrollo de un sistema de informacin. Figura 5.2. Forma de alinear las TI al SI de una empresa de proyectos. Figura 6.1. Ejemplo de aplicacin del funcionamiento de un TPS sencillo. Figura 7.1. Esquema de funcionamiento de un DSS. Figura 7.2. Elementos a considerar a la hora de disear un DSS. Figura 8.1. Esquema de funcionamiento de un SIG. Figura 9.1. Esquema de funcionamiento de un sistema de informacin ejecutiva. 26 28 33 38 39 42 49

Figura 11.1. El ciclo de la informacin

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Figura 11.2. Fases de diseo de un sistema de informacin para la gestin de proyectos. Figura 12.1. Fases de desarrollo de un SIGP bajo la metodologa APX. Figura 13.1. Modelo Strider de seguridad de la informacin. Figura 15.1. Estndares Cobit. reas de inters. Figura 15.2. Parmetros de evaluacin de la gua ITIL. Figura 16.1. Estructura de funcionamiento de Zoho. 60 64 71 73 79

Figura 16.2. Estructura de operacin del cloud computing como herramienta para el desarrollo de sistemas de informacin. Figura 17.1. Estructura bsica de un ERP. Figura 18.1. La estructura del SCM. Figura 23.1. Estructura bsica de team rooms. 80 85 91 114

Figura 25.1 estructura de funcionamiento de una solucin groupware para la gestin de proyectos. Figura 30.1. Interfaz inicial de Microsoft Project 2010. 127 149

Figura 30.2. Asignacin de actividades. Duracin de estas, responsables, costos y porcentaje de recursos utilizados para realizar un proyecto de investigacin con Microsoft Project 2010. Figura 30.3. El DSS de Microsoft Project 2010. Figura 30.4. Informe del sistema experto sobre avances del proyecto. 150 151

Figura 30.5. Informe del flujo de efectivo del proyecto para ser presentado en Microsoft Visio.

UNIDAD 1. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU IMPACTO EN LA GESTION DE PROYECTOS. PROPOSITO BASICO:

Dar Al Aprendiente Las Herramientas Bsicas Que Le Permitan Conceptualizar El Concepto De Sistema De Informacin Y El Impacto Que Estos Tienen En El Diseo Y La Gestin De Proyectos

CAPITULOS A TRATAR:
CAPITULO 1. La teora General de sistemas y su impacto en los sistemas de informacin gerencial. LECCION 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos. LECCION 2. Los elementos de un sistema de informacin. LECCION 3. El concepto de sistema de informacin gerencial. LECCION 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin LECCION 5. Requisitos tcnicos para el desarrollo y gestin de sistemas de informacin. CAPITULO 2. La tipologa de los sistemas de informacin usados en la gestin de proyectos LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones. LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones LECCION 8. Sistemas de informacin geogrfica LECCION 9. Sistemas de informacin ejecutiva LECCION 10. Sistemas expertos CAPITULO 3. Diseo, Control y gestin de sistemas de informacin para la gestin de proyectos. LECCION 11. Anlisis y diseo de sistemas de informacin LECCION 12. La metodologa APX para el diseo y Gestin de SIGP LECCION 13. Seguridad de la informacin LECCION 14. Auditoria en sistemas de informacin LECCION 15. Estndares de seguridad de la informacin

CAPITULO 1. La teora General de sistemas y su impacto en los sistemas de informacin gerencial.

Este captulo tiene como propsito dar al aprendiente un repaso bsico de la teora de sistemas de su impacto en la gestin en la informacin y como puede implementarse dentro de la gestin de proyectos. A su vez este est compuesto de las siguientes lecciones:

LECCION 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos. LECCION 2. Los elementos de un sistema de informacin. LECCION 3. El concepto de sistema de informacin gerencial. LECCION 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin LECCION 5. Requisitos tcnicos para el desarrollo y gestin de sistemas de informacin.

LECCION 1. El enfoque sistmico en la gestin de proyectos.

El xito de gestionar proyectos est enfocado en lograr el cumplimiento de actividades y tareas en el tiempo presupuestado. Buscando al mximo cumplir con un presupuesto de recursos previamente delimitado buscando satisfacer las expectativas de sus grupos de inters. Sin embargo lo que en el papel se ve fcil en la realidad no lo es tanto. Ya que cuantas veces en el diario vivir no se ha sabido de proyectos que tenan una fecha de terminacin presupuestada pero que al correr de los das debieron postergar su fecha de entrega por muchas situaciones que de haberse conocido a tiempo claramente podran reducir sobre costos y no conformidades. Quiz es por esta razn que en los ltimos tiempos con la incorporacin de conceptos como EDI1, ERP, SCM y CRM a la gestin de proyectos se ha hecho innegable la necesidad de adaptar a los modelos de gestin el concepto de sistema de informacin concepto este que esta claramente asociado al enfoque sistmico de la organizacin y especficamente a la teora general de sistemas. De esta manera dicha concepcin creada en 1954 durante la reunin anual para el avance de las ciencias en EUA por Luwing Von Bertalanfly (bilogo) Kenneth Boulding (Economista), Anatol Rapport (matemtico) y Ralph Gerald (fisilogo) se basa en afirmar que cualquier organismo es un sistema en el que un conjunto de partes y que mediante un proceso continuo y dinmico de interacciones entre las partes entrega unos resultados especficos que pueden ser condicionados por su entorno. As esta concepcin sirvi para desarrollar una serie de funciones esenciales para poder explicar el comportamiento de cualquier actividad humana buscando sustentarla en la interaccin entre diferentes actores. As puede destacarse que dichas funciones se pueden esquematizar de la siguiente manera: La teora general de sistemas busca investigar el isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en varios campos del conocimiento y la forma de duplicar estos en actividades distintas a las que originalmente fueron diseados por ejemplo la sinergia, la entropa y la homeostasis y su impacto en las ciencias de la gestin o las leyes de la
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El intercambio electrnico de datos es un mecanismo para gestionar la informacin de computadora a computadora entre diferentes Stakeholders, buscando ahorrar tiempo a la hora del envi de documentos a travs de mensajera tradicional. Concentrando y facilitando el manejo de informacin.

termodinmica y su correspondiente respuesta en la teora de la decisin. As mismo tambin busca ayudar en el desarrollo de modelos tericos y metodologas que desde le enfoque de la multidisciplinariedad (transdisciplinariedad) permitan el logro de metas y la minimizacin (duplicacin en ocasiones) en diferentes campos. Buscando con esto la unificacin de conceptos que faciliten la comunicacin entre diferentes agentes de distintas disciplinas que interactan buscando un logro comn. De esta manera se puede mencionar que a raz de lo anterior el enfoque sistmico de la teora general de sistemas permite inferir una serie de caractersticas que condicionan su desarrollo y gestin. As dichas caractersticas se mencionan a continuacin: Interrelaciones: todo sistema para que funcione debe desarrollar relaciones entre sus componentes desarrollando condiciones de interdependencia. Tal como se puede ilustrar con la conocida frase del efecto mariposa2. Enfoque holstico: la teora de sistemas es analtica cuando el todo se parte en sus elementos constitutivos estas no son estudiadas de manera aislada. Cuenta con entradas y salidas: Sin embargo es necesario recordar que en un sistema cerrado las entradas se presentan una vez en tanto que en un sistema abierto estas se presentan de diferentes formas dando lugar a la aparicin del paradigma de complejidad. Para quien quiera profundizar en el tema lo puede hacer en este link: http://www.monografias.com/trabajos14/teoriacomplejidad/teoria-complejidad.shtml

Transformacin: todo sistema transforma sus entradas en salidas. Jerarqua: todo sistema esta a su vez compuesto de pequeos subsistemas. Recursin: las propiedades de un sistema se duplican entre los diferentes sistemas que este tenga. Generando un efecto de cascada. Regulacin: todo sistema tiene un conjunto de sistemas que vigilan y controlan las partes que lo componen. Esta caracterstica da origen al termino ciberntica o ciencia del control y la comunicacin entre el hombre y la maquina
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El "efecto mariposa" es un concepto que hace referencia a la nocin de sensibilidad a las condiciones iniciales dentro del marco de la teora del caos. La idea es que, dadas unas condiciones iniciales de un determinado sistema catico, la ms mnima variacin en ellas puede provocar que el sistema evolucione en formas completamente diferentes. Sucediendo as que, una pequea perturbacin inicial, mediante un proceso de amplificacin, podr generar un efecto considerablemente grande. Tomado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Efecto_mariposa consultado el 04/01/11 a las 10:53 am GMT.

 Diferenciacin: en los sistemas complejos algunas unidades especializadas tienen funciones especficas. Aunque la diferenciacin de las funciones por componentes sea una caracterstica inherente a todo sistema. Equifinalidad: en un sistema abierto el mismo resultado puede ser alcanzado en muchos puntos iniciales. Estableciendo a su vez que un resultado dado puede estar condicionado por mltiples causas. Complejidad: en todo sistema existe una jerarqua de niveles de organizacin en la cual cada nivel se caracteriza en trminos de caractersticas propias desarrolladas o adaptadas a partir del entorno. Presencia de procesos; condicionados por una caja negra la cual se encarga de ejecutarlos a partir de: o El nmero de elementos involucrados en el sistema. o Las interacciones entre estos o Los atributos especficos de cada uno de estos elementos o Los grados de organizacin segn el tipo de sistema que los incorpore (lineal, matricial, de staff, hipertexto, en trbol, hotdesk, hotelling, fractal etc.) As mismo aunque existen estas caractersticas propias e inherentes a todos los sistemas tambin es necesario entender que dentro del anlisis de sistemas tambin es necesario integrar a dicha concepcin que existen una serie de elementos que claramente afectaran el diseo de cualquier sistema de informacin y que se exponen a continuacin: Parmetro CARACTERIZACION

Actores (Stakeholders o Grupos Son los agentes que condicionan el xito o los fracasos de inters) de un sistema de informacin orientado a proyectos. En ellos se incluyen la sociedad, el estado, la comunidad e inclusive los colabores del proyecto por solo citar algunos. Propietario El controlador del sistema y quien por ende toma decisiones sobre el mismo. Es la piedra angular del proceso y quien condiciona el xito/fracaso del mismo

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Restricciones ambientales

Interacciones ambientales o del entorno que afectan de manera positiva/ negativa el desempeo del sistema por ejemplo leyes, acuerdos comerciales u obstculos tcnicos al comercio.

Transformacin

Conjunto de procesos decisionales que permiten el procesamiento de informacin y la toma de decisiones.

Weltanschauung Cliente

Elementos ligados al clima y la cultura organizacional. .beneficiarios o victimas afectados por las actividades del sistema.

Tabla 1.1. Elementos bsicos a considerar a la hora de caracterizar un sistema de informacin. Adaptado de Morales Montejo Clemencia; Evalu la gestin de su empresa. Ms all de la estrategia y los indicadores. 2005. Panamericana formas e impresos.

As mismo no hay que olvidar que todo sistema debe tener una cabeza visible que lo gerencie y lo gestiones por tal motivo la prxima leccin se enfocara en le desarrollo y concepcin de los sistemas de informacin gerencial.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Para recordar en esta ocasin se hablara de lo que es y lo que no es un proyecto. As puede decirse que un proyecto es temporal y no puede considerarse como una operacin en curso3. De esta forma los proyectos se diferencian de las actividades en cuero en que tiene claramente definido un periodo de finalizacin. El proyecto tambin es un esfuerzo coordinado de varios actores que requieren de una cuidadosa planificacin en donde para que estos sean exitosos requerirn de una preparacin y una planificacin previa. As mismo cada proyecto crea un bien o un servicio nico. Ese es su objetivo bsico. ACTIVIDAD. 1. De esta manera y a partir de lo anterior mencione 10 ejemplos de actividades productivas que puedan caracterizarse como proyectos.

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Estas ocurren de manera indefinida.

LECCION 2. Los elementos de un sistema de informacin.

Un Sistema de informacin es una combinacin de elementos y actividades que ejercen sinergia entre s para formar parte de un todo que es la razn de ser, la funcin de la empresa y todo lo que realiza para poder lograrlo. Dicho de otro modo, es la forma en que la empresa obtiene, procesa, almacena y distribuye informacin (manipulacin de datos) para mejorar la toma de decisiones y as controlar mejor la organizacin, por lo tanto es una herramienta altamente valorada por los directores y gerentes de la empresas, siendo de gran ayuda y altamente productiva, evitando as la manipulacin de grandes cantidades de informacin lagunas veces engorrosa y complicada para los tan atareados altos directivos, por lo que tambin permite representar con antelacin situacin que requieren un anlisis profundo que pueden afectar la organizacin y que visualizndolas a tiempo pueden evitar complicaciones posteriores, as como tambin, asistir la coordinacin y analizar problemas de manera ms fcil, pues proporciona la informacin relevante de forma inmediata para el control de la organizacin; entre otros aspectos. Con esto claro, se dir que un sistema de informacin (SI), como la unin de varios elementos encaminados al tratamiento y administracin de datos e informacin, coordinados y

preparados para su posterior uso, creados para satisfacer las necesidades empresariales (objetivos corporativos). Estos elementos sern parte de alguna de estas categoras: Personas. Datos. Actividades o tcnicas de trabajo. Recursos materiales en general (recursos informticos y de comunicacin suelen ser los ms utilizados, aunque no tienen por qu ser de este tipo obligatoriamente). Dicha informacin se puede ver simplificada en la figura 2.1.

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INFORMACIN

PERSONAS

RECURSOS

ACTIVIDADES Tcnicas de trabajo

OBJETIVOS DE LAS ENTIDADE S

Figura 2.1. Elementos de un sistema de informacin. Fuente: adaptado de http://es.wikipedia.org/wiki/sistema_de_informaci%c3%b3n, consultado el 04/01/2011 a las 1:01 p.m. GMT.

Estos elementos interactan entre s para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automticos) procesando la informacin para distribuirla adecuadamente en la organizacin en funcin de sus objetivos. Algunos autores aceptan estos elementos representacin: y les atribuyen otros ms, siendo esta su

Transacciones

Base de Datos

Informes

Usuario

Procesos Proceso Administrativo

Figura 2.2. Elementos de un sistema de informacin. Las flechas indican el sentido del flujo de informacin. Modificado de: http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/elementos, consultado el 04/01/2011, a las 3:05 p.m. gmt.

Dnde:
Bases de datos: almacenamiento organizado de datos que permiten la toma de decisiones. Transacciones: son los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro especfico de Informacin.

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 Informes: elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o ms registros y/o informacin de tipo estadstico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de bsqueda y seleccin definidos. Procesos: Se crean nuevos registros obtenidos de bases de datos, Estos procesos son controlados por los usuarios. Usuario: Reconoce a todos los miembros que se relacionan en el sistema. Procedimientos Administrativos. Por lo tanto, un proceso de informacin domina informacin de sus procesos y su medio; en pocas palabras podemos decir, entonces que son movimientos o actividades bsicas de la informacin, tales como entrada, procesamiento y salida, el feedback se fundamenta en entradas de vuelta para ser analizas y perfeccionadas, y es as, como apoya la toma de decisiones y la planeacin estratgica de la organizacin. Es usual escuchar a los encargados del rea de sistemas de un proyecto el trmino de sistema de informacin informtico, esto ocurre porque generalmente la mayora de los casos por que sus recursos materiales en los sistemas de informacin estn dotados de sistemas

informticos; Lo cual no significa que un Sistema de informacin debe requerir de dichos patrimonios, para que funciones, por lo tanto se dira que los sistemas de informacin informticos, son una subclase o un subconjunto de los sistemas de informacin en general.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Con la informacin suministrada en esta leccin y realizando una investigacin de campo, de un ejemplo real donde utilice un sistema de informacin y tenga como subclase un sistema de informacin informtico, planteando un feedback, en el proceso.

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LECCION 3. El concepto de sistema de informacin gerencial.

La direccin y gestin de proyectos requiere la colaboracin de los sistemas de informacin para hacer ms eficiente y eficaz su funcin, y como se observ en la leccin 2, por esta razn se analizar con ms profundidad como los sistemas de informacin hacen ms fcil la manipulacin de la informacin para la gerencia. Cuando se necesita tomar decisiones clave para el correcto funcionamiento de la organizacin se necesita informacin relevante que permita tener un panorama claro de la situacin y el entorno y as decidir lo que ms favorezca, por lo tanto no es solo informacin lo que necesita la gerencia sino la manipulacin que se le d a esta, su anlisis es lo relevante y cmo ste influye en la decisin final. Un computador por s solo no es un componente fundamental dentro de un sistema de informacin gerencial (SIG MIS siglas en ingls Management Information System), o la informacin contenida dentro de ste no sera relevante sin un apersona capacitada que la procese, pero es muy complicado que un SIG pueda realizarse sin la ayuda de las facultades de un procesador. Por esta razn en el mercado se encuentran software o sistemas de informacin diseados exclusivamente para el manejo integral de los recursos corporativos, y uno de los ms reconocidos es el ERP Enterprise Resuorce Planning Software, permitiendo que cada vez ms la empresa se automatice y sea ms fcil la gerencia. Finalmente aunque son una herramienta utilizada para mejorar la productividad, no significa que sean un sistema de informacin gerencial, pero si puede convertirse en un SIGP. Por tal motivo Los SIG requiere un manejo de la informacin que permita ser ms estadstico, que muestre tendencias, realizar comparaciones y anlisis; es importante saber que tener informacin oportuna no significa estar sobre cargado de informacin histrica y comparativa de resultados, pero tampoco tener a la mano el ltimo pago o la ltima factura o el ltimo pago registrado en el sistema, pues no influir mucho en el anlisis que se realiza, por lo que ser mejor utilizar los movimientos realizados al da anterior y si es muy relevante la informacin del actual da se anexar como un informe adicional.

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Para poder definir un SIG, es imperativo establecer los indicadores de gestin, cifras que permitan medir el avance de la organizacin hacia los objetivos establecidos, pues sin stos plenamente definidos y difundidos, no tendr un rumbo claro la organizacin y mucho menos el SIG. 3.1. EL SISTEMA INTEGRADO DE LOS SIG Un sistema integrado, es decir, hombre-mquina, significa que el recurso humano realiza unas actividades especiales mejor hechas que una mquina y recprocamente algunas cosas son mejor realizadas por una mquina, para anticipar informacin de apoyo en los procedimientos, la toma de decisiones y por ende en la administracin de la organizacin. Su estructura de funcionamiento se ilustra en la figura 3.1.

d. Recursos para la Planificacion Estrategica

c. Recursos de Sistemas de Informacin

b. Recursos de informacin - operacies de control

a. Informacin de procesamiento - estado de las actividades

Figura 3.1. Estructura Piramidal De Los Sig. Modificado De Http://Es.Wikipedia.Org/Wiki/Sistemas_De_Informaci%C3%B3n_Gerencial , El 07/01/2011, A Las 4:30 P.M. GMT

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De donde se puede establecer que cada uno de sus componentes cumple una funcin a saber:

a. Informacin de procesamiento: es el procesamiento de la informacin y estado de las actividades relacionadas. b. Recursos de la informacin: permiten apoyan las operaciones de control. c. Recursos de sistemas de informacin: asiste la planeacin estratgica y la toma de decisiones. d. Recursos para la planeacin estratgica: recursos de la informacin que permiten la planeacin estratgica y estable objetivos claros para la gerencia. El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis la planeacin el control y la toma de decisiones y adems una base de datos.4 3.2. FUNCIONES DE LOS SIG las funciomnes basicas de un SIG son 3 y se esquematizan graficamente en la figura 3.2. que se muestra a continuacion. A su vez estas se esquematizan de la siguiente manera: A. Entrada de datos. Combinacin de datos. B. Proporciona informacin en manuales, electrodomsticos y computarizados. C. Sistemas de Informacin De Procesamiento de Transacciones, Sistema de Informacin para Administradores, Sistemas de Informacin de Informes Financieros externos, planificacin de recursos empresariales, SPSS, entre otros.

Tomado de: http://www.monografias.com/trabajos17/sistema-gerencial/sistema-gerencial.shtml consultado el 07/01/2011, las 3:00 p.m.

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Figura 3.2. Funciones de los SIGs. Fuente: el Autor.

Estos elementos permiten realizar dos funciones muy importantes para la gerencia que son el control y la toma de decisiones.

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Dentro del proceso administrativo se encuentra el ciclo Deming que requieren el SIG, y este sistema debe ejecutar cuatro puntos elementales en la informacin: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
1. Consulte la unidad 3 del texto anlisis y diseo de sistemas de informacin de James A Senn de acuerdo con este elabore un mapa conceptual que ilustre los elementos necesarios para la elaboracin de un sistema de informacin gerencial.

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LECCION 4. reas de trabajo de los sistemas de informacin

A lo largo de estas lecciones se han mencionado los elementos que caracterizan un sistema segn la teora de sistemas, se ha hablado de lo que es un sistema de informacin gerencial y se ha especificado los elementos bsicos para poderlo desarrollar as mismo en esta leccin se hablara de las reas de trabajo de los sistemas de informacin. Para lo que en el caso de la gestin de proyectos se empezar a hablar del denominado tringulo de proyectos.

De el puede decirse que aunque existan variaciones todo proyecto en su realizacin utilizara tiempo para el desarrollo de sus actividades, tareas y subtareas asignadas. Tambin utilizara algn componente contable en la forma de costo, gasto, egreso, ingreso o emolumento. As como tambin una delimitacin (a partir del mbito5) y unos recursos especficos. De esta manera estos tres elementos condicionaran a las reas de inters que dentro de la gestin de proyectos requerirn del diseo, desarrollo e implementacin de un sistema de informacin.

De esta manera se podra decir que desde la gestin de proyectos las reas de trabajo que un sistema de informacin debera abordar se pueden sintetizar en las siguientes tablas:

Sistema funcional principal Mercadeo

Algunas aplicaciones tpicas que rene Cubos OLAP, minera de datos, data

Wharehousing, anlisis del cliente, de la competencia y de los distintos grupos de inters tales como proveedores y dems fuerzas del entorno. (plan de compras6) Recurso humano Administracin de salarios, diseo de cargos, procesos de convocatoria, capacitacin seleccin ascensos , y

contratacin,

despidos de personal fijo o tipo staff Finanzas y contabilidad Anlisis de costo beneficio, anlisis de rentabilidad, (ROA. ROE, TIO) anlisis del
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El mbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el producto o servicio deseado. Este se mide a su vez en tareas y fases. Lo que a la postre condiciona la delimitacin e las actividades necesarias para hacerlo realidad. 6 Pueden consultar le libro de guido Clemens administracin exitosa de proyectos para profundizar un poco mas sobre el asunto.

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VPN y la TIR. Innovacin Establecimiento de gastos pre operativos, compra de licencias, marcas, patentes,

adquisicin de activos intangibles va know how, gestin del conocimiento Produccin Diseo de procesos, diseo de flujos de trabajo, diseo de instalaciones, diagramas y mecanismos de control. Anlisis del entorno (va metodologa Enfocado en el anlisis de leyes, decretos, SWOT o matriz PEST jurisprudencia etc. Sobre temas tecnolgicos, polticos, econmicos, ambientales y sociales. Alta gerencia Planeacin por escenarios, planeacin

estratgica, asignacin de recursos.

Tabla 4.1. Algunos Elementos a evaluar dentro de un sistema de informacin para la gestin de proyectos.

Paralelo a lo anterior tambin es necesario definir el tipo de usuarios que usaran estos sistemas ya que sern estos quienes procesaran dicha informacin y la usaran para la toma de decisiones as al caracterizarlos se tendr:

Usuario Personal de la oficina de proyectos Personal

Usos encargado del ingreso de la

informacin su procesamiento y la generacin de informacin ligada a temas como costos del proyecto, personal ocioso o personal sobre asignado. Personal de apoyo (staff) y especialistas Personal encargado de manejar la

documentacin el anlisis de la informacin del proyecto e inclusive de la asesora y/o consultora del mismo. Gerente de proyectos Personal encargado de detectar problemas, darles solucin y tomar decisiones al

respecto.

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Tabla 4.2. Actores ligados al manejo de un sistema de informacin para proyectos. Fuente: el autor.

Paralelo a lo anterior es preciso antes de avanzar un poco mas en el desarrollo de la aplicacin entender los elementos que se vuelven necesarios a la hora de desarrollar un sistema de informacin7 de forma eficaz En primer lugar tenemos (tal y como se puede ver en la siguiente figura) que se requieren algunos conocimientos bsicos sobre computacin sobre todo los relacionados con estructuras de programa y datos especficamente en el caso del cdigo fuente. Paralelo a esto se debe estar en capacidad de seleccionar los datos que se van a utilizar en el diseo de los indicadores con el fin de realizar una adecuada

administracin de datos que a su vez debern ser analizados y transmitidos a las personas interesadas quienes a su vez determinaran lo que se deber hacer en funcin a lo que el sistema ha mostrado Otro punto a tomar en cuenta en la realizacin de este sistema de informacin estriba en los conocimientos bsicos que deben ser tomados en cuenta para la puesta en marcha de forma ptima de este.

Figura 4.1. Elementos y conocimientos bsicos para el diseo de un sistema de informacin para gestionar proyectos. Fuente: el autor.

tomado de ACM currculo comit on informacin System Comunication of the ACM, 21-11-02 pag 787 Asociation Machinery Inc

for

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As mismo y de acuerdo con lo anteriormente expuesto se puede decir que dado que se trata de un sistema de informacin para gestionar proyectos en un sector determinado de la

economa de un pas es necesario contar con unos conocimientos empresariales bsicos en el rea de mercadeo, finanzas y produccin ya que es all de donde partir la informacin que se va a analizar.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Para este ejercicio de autoevaluacin consulte en el texto de Gido- Clements administracin exitosa de proyectos el acpite correspondiente al plan de compras de acuerdo con esto Qu elementos se podran considerar para disear un sistema de informacin para seleccionar bajo el esquema del MRP al mejor proveedor de un proyecto?

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LECCION 5. Procedimientos de alineamiento de los sistemas de informacin con la gestin del proyecto
En esta leccin abordaremos el concepto de proyecto definindolo como el conjunto ordenado de actividades interrelacionadas entre s con el fin de satisfacer necesidades o resolver

problemas y cuyo producto final (bien o servicio) generado es medible, fijo y tangible. Y que para poder ser realizado con xito requiere de la interaccin de agentes que por medio de la incorporacin de 4 fases bsicas dentro de los sistemas de informacin (1. Introduccin de la informtica dentro de la organizacin, 2. El introducir de manera anrquica 8 aplicaciones electrnicas para tal fin. 3. La fase de coordinacin entre el sistema de informacin el proyecto y la organizacin que lo ejecuta y 4. La interdependencia en el desarrollo de estrategias a desarrollar entre la compaa que ejecuta el proyecto, la tecnologa de informacin de que dispone y la forma en que la integra al sistema de informacin que para tal fin utiliza) esto para responder bsicamente a los siguientes cuestionamientos: Qu Vamos a hacer? => en otras palabras se enfoca en definir que se busca con la realizacin del proyecto sus objetivos a desarrollar y las metas a alcanzar. Por qu lo vamos a hacer?=> hace referencia al diagnstico de una situacin y la justificacin de porque con la realizacin de dicho proyecto el problema detectado se va a solucionar. Para qu lo vamos a hacer? => se enfoca en establecer las metas y los planes necesarios para lograr el fin ptimo del proyecto. Dnde lo vamos a hacer? => Hace referencia al espacio fsico o virtual en donde el proyecto se realizara. Quines lo vamos a hacer? => hace referencia a definir con qu recursos humanos, fsicos y/o econmicos se va a contar para poder realizar el proyecto en los tiempos y mbitos que satisfagan una necesidad en especfico. Cundo lo vamos a hacer? => se enfoca en dividir los tiempos establecer la duracin de las tareas definir las precedencias y definir rutas crticas, hitos y holguras dentro de la actividad a desarrollar.

En este caso hace referencia a una fase de contagio en done la firma ve que su competencia incorpora en su Know How sistemas de informacin para gestionar sus recursos y est por no quedarse atrs de sus rivales decide incorporarlos muchas veces sin saber cmo gestionarlos.

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 Qu necesitamos para hacer el proyecto? => hace referencia a la planeacin de recursos y requerimientos que harn posible la puesta en marcha y realizacin optima del proyecto presupuestado. Cunto va a costar el proyecto? Hace referencia al definicin del flujo de caja del proyecto as como a las erogaciones y/o emolumentos necesarios para hacerlo sostenible en el tiempo. De esta manera estas etapas que condicionan el desarrollo efectivo de un proyecto requieren del manejo y procesamiento de informacin que facilite la toma de decisiones sin embargo en el caso de la gestin de proyectos el desafo mas grande por enfrentar se enfoca en lograr que los directivos incorporen los SI9 a su proceso decisional as una de las formas de hacerlo se enfoca en el desarrollo de incipientes sistemas aplicaciones transaccionales de informacin conformados por varias

disjuntas lo que se traduce en problemas tcnicos (diversas

disciplinas dan diferentes interpretaciones de una misma situacin) y ante lo cual los directivos a veces toman decisiones incoherentes con los objetivos estratgicos de la compaa. En otras ocasiones la informacin se centraliza mediante el desarrollo de una intranet en la que se selecciona a un encargado y este analiza e informa los resultados de su anlisis a la alta direccin encargada de gestionar el proyecto la cual tomara decisiones basada en 4 criterios a saber: 1. La facilidad de implementacin de los resultados que arroje el sistema una vez se ha procesado y analizado la informacin disponible. Por ejemplo en el caso de que dichas recomendaciones no alteren de manera drstica el clima y la cultura organizacional de quienes ejecutan, administran o evalan la ejecucin del proyecto. 2. El atractivo tecnolgico que las respuestas del SI arrojen a la organizacin (por ejemplo en el caso de proyectos de investigacin) 3. La capacidad de integrar mediante unidades funcionales las recomendaciones del sistema. 4. El costo necesario para implementar las recomendaciones del sistema.

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Sistemas de Informacin.

Algo a tener en cuenta en la gestin de los SI. Se basa bsicamente en que casi siempre es difcil obtener ventajas competitivas basadas en los planes de integracin TI10 disponible /SI desarrollado esto porque muchas veces dicha estrategia no se alinea a los objetivos de la firma que ejecuta los proyectos para lo cual una primera aproximacin del proyectista sobre el tema ser definir por medio de indicadores y el uso de herramientas como el balanced Score Card; cules son las reas ms crticas sobre las que el SI utilizado deber hacer mas hincapi.

5.1. El procesamiento para la planificacin de las TI/SI a partir de la gestin del proyecto.
La idea de todo gerente de proyecto no solo se basa en seleccionar las

herramientas informticas que usara para gestionar sus proyectos o para manejar, almacenar y procesar informacin generada por la

estos;

tambin se enfoca en el disear un plan que permita integrar estos resultados al desarrollo de planes de mejora continua razn por la cual y tal como se ven en la figura anexa dicho deber sistema considerar de el
Figura 5.1. Elementos a considerar a la hora de planificar el desarrollo de un sistema de informacin adaptado de Max y Matluf 1984.

planificacin

desarrollo de subsistemas que permitan el desarrollo de mecanismos de:

1. Comunicacin que permitan que toda la organizacin conozca los resultados obtenidos por la firma. 2. El desarrollo de sistemas de compensacin e incentivos que promuevan el cambio de paradigma a la hora de gestionar proyectos. 3. El desarrollo de sistemas de control que incorporando conceptos como el ciclo PHVA o los principios de mejora contina del Kaizen permitan el desarrollo de una cultura de proyectos dentro de la organizacin.

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10

Tecnologa de informacin

De esta manera los elementos bsicos a tener en cuenta para poder desarrollar un plan de sistemas y tecnologas para la gestin de proyectos deber considerar elementos como los que se expresan a continuacin11: La realizacin de una lista de actividades a desarrollar dentro del proyecto en el corto, mediano y largo plazo. El definir un punto de partida desde el cual se va a iniciar los procesos de seleccin, clasificacin, almacenamiento y procesamiento de la informacin. El definir los mecanismos de evaluacin adecuados que permitan la incorporacin de procedimiento de control adecuados al seguimiento de las actividades por ejemplo contrastando lo ejecutado con lo presupuestado en funcin a un periodo de tiempo previamente acordado. El establecer una lista de actividades dentro del proyecto en donde las TI puedan utilizarse como herramienta de apoyo y soporte para aumentar en el proyecto su eficacia o su eficiencia. As mismo tambin ser necesario incorporar un comit de tecnologa y

sistemas de informacin y comunicacin (CTICs) el cual se encargara de soportar el desempeo del SI que se disee. Y en donde sus responsabilidades irn desde la supervisin del proyecto, el explicar el compromiso de la organizacin en la implementacin de este como herramienta decisional e inclusive proporcionar los criterios estratgicos necesarios para la fijacin de prioridades y asignacin de recursos. Por otro lado tambin ser clave integrar en el alineamiento necesario para disear un sistema de informacin para la gestin de proyectos al equipo de trabajo encargado de planificar, ejecutar y controlar la adecuada realizacin del proyecto. De esta forma y a manera de sntesis se anexa en la siguiente imagen la gua bsica para alinear las TI al SI de una empresa encargada de gestionar proyectos de diversa ndole.

11

Ante todo siempre es necesario recordar que la planificacin y diseo de un sistema de informacin deber gestionarse desde una perspectiva amplia lo cual exige siempre el involucramiento de la alta direccin.

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Figura 5.2. Forma de alinear las TI al SI de una empresa de proyectos. Fuente adaptado de Rieu Andreu. Estrategias y sistemas de

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informacin 1996.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Revise el libro de Kendall y Kendall anlisis y diseo de sistemas desde la perspectiva de estos autores cul cree Ud. que debe ser la funcin bsica de un analista de sistemas para una empresa que desee realizar alguno de los siguientes proyectos:? 1. Un proyecto destinado a la construccin de una hidroelctrica 2. Un proyecto enfocado en la construccin de una ESE en el Cauca 3. Un proyecto privado de I+D+i para le desarrollo de productos que se puedan vender en un mercado en donde el precio predatorio sea la estrategia de mercado adecuada 4. Un proyecto privado de I+D+i para le desarrollo de productos que se puedan vender en un mercado en donde el precio de descreme sea la estrategia de mercado adecuada

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CAPITULO 2. La tipologa de los sistemas de informacin usados en la gestin de proyectos

El propsito de este captulo se enfoca en dar a los aprendientes herramientas de juicio que les permitan definir el tipo de sistema de informacin que ms se ajuste a las necesidades de gestin de la informacin que dentro de sus proyectos por tal motivo este captulo se compone de las siguientes lecciones: LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones. LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones LECCION 8. Sistemas de informacin geogrfica LECCION 9. Sistemas de informacin ejecutiva LECCION 10. Sistemas expertos

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LECCION 6. Sistemas de procesamiento de transacciones.

En lecciones anteriores hemos caracterizndolos elementos bsicos que tiene un sistema de informacin para poder ser desarrollado en una organizacin con gestin de proyectos como modelo directivo. Lo que sigue a continuacin se enfoca en mencionar la tipologa de sistemas de informacin que existe y que puede tener influencia dentro de la gerencia de proyectos. De esta manera en esta primera leccin se hablara de los sistemas de procesamiento de las transacciones.

De esta manera se puede decir que un sistema de apoyo a las transacciones o TPS como tambin se conoce es un sistema de informacin que recolecta, almacena, codifica, en

algunas ocasiones modifica y recupera toda la informacin relacionada con las actuaciones de cualquier organizacin. As estos sistemas de informacin estn en capacidad de procesar gran cantidad de informacin relacionada con actividades tradicionales de la organizacin tales como el pago de nmina, la gestin de inventarios o la gestin de la cartera. Su

funcionamiento se basa en la aplicacin del principio de excepcin que reza que cuando hay actividades repetitivas estas pueden sistematizarse permitiendo ahorros en tiempo y dinero.

De esta manera este tipo de sistema de informacin permite expandir la capacidad de anlisis de la organizacin dado que le permiten a esta operar en entornos externos a la misma por ejemplo con la nmina a pagar tcitamente se puede establecer e inclusive pagar las retenciones en la fuente para empleados los que la legislacin vigente en el pas les aplique dicha normatividad. Sin embargo estos sistemas tiene la limitante de que deben funcionar de manera continuada ya que si funcionan de manera intermitente se corre el riesgo de que los administradores de dichos sistemas no puedan obtener informacin confiable que permita optimizar el objeto social de la firma que los incorpora.

As mismo en este acpite tambin hay que establecer que existe un TPS encargado de procesar la informacin por lotes este tipo de sistema derivado del TPS original realiza varias transacciones al mismo tiempo y depende de la configuracin de hardware sobre la que se monte dado que a menor capacidad tecnolgica no puede dar resultados inmediatos de las transacciones que bajo el se realicen.

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6.1. Caractersticas de los sistemas de procesamiento de las transacciones.

A raz de lo anteriormente expuesto sern caractersticas de los sistemas de procesamiento de las transacciones las siguientes: Fiabilidad: un sistema TPS requiere ser confiable ya que un falo en el mismo podra inducir al paro definitivo de las labores de la empresa que lo incorpore. Razn por la cual debe garantizar la facilidad para recuperar informacin en caso de fallas lo que tcitamente infiere la necesidad de contar con un buen backup que respalde al sistema. Respuesta rpida: en este tipo de sistema se debe garantizar un tiempo de respuesta extremadamente corto dado que la firma no puede permitirse tener clientes esperando por soluciones a sus requerimientos. Razn por la cual se be garantizar que las respuestas que se den lo sean en el menor tiempo posible. Inflexibilidad: una deficiencia de todo sistema de procesamiento de transacciones es que sus operaciones deben ser estandarizadas razn por la cual no es capaz de responder a situaciones donde la lgica difusa opere con frecuencia. Procesos controlados: el STP es creado para apoyar las operaciones de la organizacin por tal motivo su funcin bsica es mantener y reforzar los distintos procesos que permitan el cumplimiento del objeto social de la organizacin en el que este se implemente.

Un ejemplo del funcionamiento tpico de un TPS se ilustra en la siguiente figura:

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Figura 6.1. Ejemplo de aplicacin del funcionamiento de un TPS sencillo. Fuente: El autor.

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EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Una vez ledos los componentes bsicos de un TPS revise el texto de Kendall y Kendall que elementos deberan incorporarse para hacer posible el diseo de un TPS para una organizacin dedicada a gestionar proyectos para:

A. El sector publico B. El sector privado C. Una ONG encargada de gestionar subsidios para familias desplazadas por el invierno D. Una empresa de consultora en TICs E. Una firma encargada del montaje e implementacin del equipo medio en una E.S.E de tercer nivel.

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LECCION 7. Sistemas de apoyo a las decisiones12

Un sistema de apoyo a las decisiones se parece a un sistema de informacin gerencial principalmente en que ambas tipologas de sistemas dependen de una base de datos que les permita realizar un data wharehousing como mecanismos esencial para su abastecimiento de datos. Sin embargo difieren en que un DSS (como tambin se conoce) en que este ponme nfasis en el apoyo que brinda a la toma de decisiones en todas las fases que le componen aunque como en la mayora de los sistemas la decisin definitiva es responsabilidad exclusiva de quien programo la base de datos

De esta manera se puede decir que los sistema de apoyo a las decisiones se ajustan mas al gusto de la persona o grupo que los utiliza que a los sistemas de informacin gerencial tradicionales. As en la mayora de los casos este tipo de sistemas se ajusta mas a la concepcin de inteligencia de negocios.

Dentro de las diferentes concepciones para definir un sistema de apoyo a las decisiones se tienen las siguientes: Un DSS es un conjunto de procedimientos basados en modelos lgicos para procesar datos y juicios para asistir a un gerente en su toma de decisiones. Es un sistema capaz de apoyar ad-hoc el anlisis de datos y el modelado de decisiones, orientado a la planificacin futura y utilizado a intervalos irregulares, no planificados En el mundo real existen muchos tipos de sistemas de informacin que dan soporte a la toma de decisiones. Dentro de los ms conocidos se tienen:

DSS pasivo: sistema de ayudas para el proceso de decisiones pero que por su configuracin no puede llevar a cabo una decisin explicita pero si puede brindar sugerencias al usuario que los utilice.

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Un DSS es "un sistema de informacin basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solucin de un problema de gestin no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio anlisis de la situacin". Tomado de: Turban, E. (1995). Decision support and expert systems: management support systems. Englewood Cliffs, N.J., Prentice Hall.

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DSS cooperativo: este tipo de sistema de apoyo a las decisiones permite a los encargados modificar, perfeccionar o completar las sugerencias dadas por el sistema. Antes de tomar la decisin definitiva. La ventaja de estos sistemas se basa en el trabajo en red y la disposicin a colaborar de los distintos tomadores de decisin que existan en la organizacin. Se aplica principalmente en las organizacin13es que operan bajo el esquema de matriz - filial.

DSS Activo: sistema de informacin que apoya las decisiones a partir de sugerencias o soluciones que se obtiene por medio de la simulacin de procesos.

DSS dirigidos por modelos: son sistemas de apoyo a las decisiones que se basan en la manipulacin de herramientas informticas de ndole financiera, estadstica, de optimizacin de procesos o de simulacin de los mismos. Un ejemplo de este tipo de sistemas de informacin es Promodel herramienta que se usa para simular procesos estocsticos y tomar decisiones al respecto de los resultados que dicha simulacin estocstica arroje.

DSS dirigidos por comunicacin: son DSS que permiten el trabajo colaborativo as como la asuncin de responsabilidades de los diferentes agentes a partir de sus respectivas colaboraciones. Tal como sucede con herramientas como Microsoft NetMeeting o Yahoo Messenger.

DSS dirigidos por datos: sistema de informacin decisiones se toman a partir de resultados obtenidos

en donde las mediante el

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Para este curso los tipos de organizaciones ms relevantes para gestionar proyectos que pueden gestionar proyectos mediante el desarrollo de SIGP aparte de la organizacin matricial sern:

Hot-desk: un tipo de estructura organizacional basado en la eliminacin de los puestos de trabajo permanentes para cada empleado. Buscando que estos compartan dichos puestos de trabajo. Hotelling: en esta forma organizacional los trabajadores consultores pueden contar con que el cliente les ceda un puesto de trabajo por el tiempo de duracin de su proyecto en la empresa. Telecommuting: en ella los trabajadores se trasladan al lugar de trabajo a travs de las telecomunicaciones. Esto es Teletrabajan sin estar presentes fsicamente en la empresa. Groupware: en este tipo de organizacin la empresa virtual trabaja por medio de equipos de trabajo concurridos, cooperados y colaborados en entornos de trabajo virtual.

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procesamiento de series temporales de datos internos/ externos ligados al proyecto. Cal como sucede con la utilizacin de E-views y/o WinRATs. DSS dirigidos por documentos: sistema de informacin enfocado bsicamente a la gestin, recuperacin y manipulacin de informacin no estructurada en una amplia variedad de ejemplo con la utilizacin de googledocs. DSS dirigidos por conocimiento: sistemas de apoyo a las decisiones enfocados en la gestin de conocimiento y en la formacin y capacitacin del personal. DSS para la gran empresa: tipo de sistema de informacin para la toma de decisiones enlazado con un sistema data wharehousing14 que brinda apoyo a lderes de diferentes reas del proyecto. Un ejemplo de este tipo de DSS es Microsoft Project central. DSS de escritorio: sistema decisional pequeo que se puede utilizar en la gestin de la mipyme15 en virtud a que es mono usuario. formatos electrnicos. Por

7.1. Componentes bsicos de un DSS

As mismo en este acpite tambin es necesario conocer que un DSS est compuesto por los siguientes elementos: Una interfaz de usuario. Una base de datos Una herramienta analtica y un sistema de modelado. La red y arquitectura del DSS. As como el mecanismo con el cual se gener el DSS que puede en la mayora de los casos darse por la utilizacin de herramientas CASE16. As como diferentes lenguajes de programacin como visual Basic, visual.net o C++

14

Un almacn de datos (del ingls data warehouse) es una coleccin de datos orientada a un determinado mbito (empresa, organizacin, etc.), integrado, no voltil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de decisiones en la entidad en la que se utiliza. Se trata, sobre todo, de un expediente completo de una organizacin, ms all de la informacin transaccional y operacional, almacenada en una base de datos diseada para favorecer el anlisis y la divulgacin eficiente de datos. Tomado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Almac%C3%A9n_de_datos recuperado el 05/01/2011 a las 06:48 pm GMT.

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15

Micro, pequea y/o mediana empresa.

 Un conjunto de usuarios en los que se incluye el operador del sistema, los analistas y los usuarios finales que recibirn los resultados finales de las salidas y el anlisis de estas por parte del sistema. El contexto de decisin el cual debe ser especfico y definible. El entorno de trabajo disponible para la preparacin, anlisis y documentacin de las decisiones tomadas. De esta manera podramos decir que el esquema de funcionamiento de un DSS se puede ilustrar en la siguiente figura:

Figura 7.1. Esquema de funcionamiento de un DSS. Fuente el autor.

16

Estas herramientas ayudan en la gerencia de proyectos en todos los aspectos del ciclo de vida de desarrollo del software en tareas como el proceso de realizar un diseo del proyecto, el clculo de los costos y gastos implcitos en la realizacin de este etc.

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EJERCICIO DE AUTOEVALUACION
Basndose en la figura que se ilustra a continuacin que elementos podra Ud. utilizar para disear el DSS de una firma dedicada a la realizacin de proyectos de I+D+i.

Figura 7.2. Elementos a considerar a la hora de disear un DSS. Fuente: http://ocw.udem.edu.mx/ rescatado el 12/01/2011 a las 23:25 pm GMT.

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LECCION 8. Sistemas de informacin geogrfica17

El mundo, el entorno y las caractersticas de la sociedad en general estn en constante cambio. Antao cuando una organizacin que se manejaba por proyectos podra afirmar con seguridad que una slida investigacin de mercado en la que integrara anlisis cross tabs bastaba para proyectar de manera real el comportamiento de aceptacin y/o rechazo que sobre la realizacin de determinada actividad econmica se podra llegar a tener. Sin

embargo gracias a fenmenos como la globalizacin los comportamientos y creencias as como los gustos y necesidades cambian con el tiempo de manera constante.

Consientes de tal situacin los proyectistas desde la dcada de 1960 empezaron a acudir a soluciones EDI que les permitieran configurar diferentes fuentes de informacin geogrfica para que la ser condensada en un sistema de informacin les facilitara la toma de decisiones. Con le pasar del tiempo la tecnologa de software se vio favorecida con hardware mas estable y hacia principios de la dcada de 1980 los SIGs como tambin se conocen se haban convertido en herramientas plenamente operativas capaces de integrar hardware (para realizar foto interpretacin a partir de imgenes areas), datos geogrficos y software. Los cuales eran usados bsicamente para resolver complejos problemas de planificacin y gestin territorial.

De esta manera con el sistema de informacin geogrfica los proyectistas pueden crear consultas interactivas, realizar anlisis what if (situacin que tambin se puede hacer con los DSS), realizar anlisis espacial, editar datos y presentar la informacin consolidada para posteriores decisiones corporativas.

8.1. Tipos de informacin que provee un SIG dentro de la gestin de proyectos.

1. Localizacin: con un sistema de informacin geogrfica se puede conocer las caractersticas geogrficas de determinada regin sobre la que se quiera realizar un estudio de factibilidad para formular un proyecto dado que con el se obtiene acceso a informacin demogrfica, econmica y social.
17

En un sentido estricto, un SIG es cualquier sistema de informacin capaz de integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y mostrar la informacin geogrficamente referenciada.

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2. Tendencia: un SIG permite contrastar por series de tiempo el comportamiento de una regin lo que facilita el anlisis ex post que se genere una vez un proyecto dado ha sido ejecutado. 3. Condicin: gracias a la posibilidad de agregar condicionantes un SIG ofrece la posibilidad de analizar impactos posibles con la aplicacin de la metodologa qu pasa si..? 4. Rutas: la integracin entre un SIG y un GPS (sistema de posicionamiento global) le permite a los proyectistas establecer las rutas ms cortas lo que reduce tiempos de espera, aumenta holguras y reduce costos a la hora de la realizacin de proyectos. 5. Pautas: el uso de los SIG permite establecer pautas de accin para la toma de decisiones futuras. 6. Modelos: el uso de un SIG permite el desarrollo de modelos que dan respuesta a situaciones simuladas lo que reduce costos en las etapas de diseo, formulacin y evaluacin de proyectos.

8.2. Componentes bsicos de un SIG.

Son elementos esenciales para le desarrollo de un SIG con enfoque de gestin de proyectos los siguientes:

Hardware:

Un

SIG

opera

en

un

amplio

rango

de

tipo

de equipos

de

cmputo desde equipos centralizados (via intranet) hasta configuraciones individuales o de red. Software: Los programas diseados para gestionar SIGs deben ser capaces de

almacenar, analizar y mostrar informacin geogrfica, por tal motivo los elementos mas importantes a considerar a la hora de incorporarlos al Know How de la organizacin son: o Sistema de manejo de base de datos. Capaz de realizar integracin va data wharehousing. o Una interface grfica de usuarios (IGU) para el fcil acceso a las herramientas. o Herramientas para captura y manejo de informacin geogrfica.

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o Herramientas para soporte de consultas, anlisis y visualizacin de datos geogrficos. Informacin Personal: la implementacin de todo sistema de informacin geogrfica requiere de personal experto en su desarrollo, gestin y procesamiento dado que la informacin se desactualiza O veces se maneja errneamente. Situacin est que puede echar por la borda el proceso decisional de quienes formulen y gestionen los proyectos. Mtodos: para que un sistema de informacin geogrfica se adapte a las necesidades de la firma debe contar con una serie de pasos que faciliten su incorporacin con los dems sistemas con que la firma de proyectos cuenta para adelantar su proceso decisional. De esta manera el proceso de funcionamiento de un SIG se expresa a continuacin:

Figura 8.1. Esquema de funcionamiento de un SIG. Fuente el autor.

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Finalmente las aplicaciones mas relevantes de un SIG dentro de una firma dedicada al diseo, formulacin, gestin y evaluacin de proyectos son bsicamente las siguientes18:

Realizar un gran nmero de manipulaciones, sobresaliendo las superposiciones de

mapas, transformaciones de escala, la representacin grfica y la gestin de bases de datos.

Consultar rpidamente las bases de datos, tanto espacial como alfanumrica,

almacenadas en el sistema.
Realizar pruebas analticas rpidas y repetir modelos conceptuales en despliegue

espacial.
Comparar eficazmente los datos espaciales a travs del tiempo (anlisis temporal). Efectuar algunos anlisis, de forma rpida que hechos manualmente resultaran largos y

molestos.
Integrar en el futuro, otro tipo de informacin complementaria que se considere

relevante y que est relacionada con la base de datos nativa u original. As mismo dentro de las aplicaciones que se pueden obtener en el mercado se encuentran los siguientes programas electrnicos: TNTLite OpenMap ER Viewer Quantum GIS ArcExplorer ER Viewer ER Viewer

A su vez cada uno de estos programas pueden ser complementados con la utilizacin de sistemas GPS que inclusive vienen integrados a los ltimos telfonos celulares lo que facilita aun mas la adecuacin de concepciones como el m-business a la gestin de proyectos.

18

Tomado de: Armenteras, D. (2001). "GIS at the Alexander von Humboldt Institute", Colombia. In: Conservation Geograpgy by C. Convis. ESRI Press, USA. recuperado el 01/01/2011 a las 20:11 GMT.

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EJERCICIO DE AUTOEVALUACION
Revisando la anterior leccin desde la perspectiva de la gestin de proyectos que otras actividades distintas a las mencionadas previamente podran ser desarrolladas con la incorporacin de un SIG.

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LECCION 9. Sistemas de informacin ejecutiva

Un Sistema de Informacin Ejecutiva o como tambin se conoce. Es una herramienta de inteligencia de negocios que analiza una serie de variables de un rea o unidad estratgica de negocio presente en cualquier organizacin a partir de informacin interna y externa a la misma. Este tipo de sistema de informacin es una variacin de un sistema de soporte a las decisiones (DSS) en la medida que este tipo de sistemas permiten a la alta gerencia que organice su informacin mediante herramientas grficas y de comunicaciones. Usualmente su funcionalidad est condicionada al nivel de integracin que exista entre los sistemas transaccionales y los sistemas de informacin gerencial (MIS). De esta manera estos sistemas se encargan de ayudar a resolver problemas de toma de decisiones no estructuradas que no tienen una aplicacin especfica mediante la creacin de un entorno que contribuye a pensar en problemas estratgicos de una manera bien informada. Ayudndoles a los ejecutivos que los utilizan a comprender mejor sus entornos de decisin.

9.1. Elementos bsicos para la construccin de un sistema de informacin ejecutiva. Una vez que se caracterizado el concepto de sistema de informacin ejecutiva es necesario mencionar los elementos que permiten su desarrollo para lo cual ser importante decir que estos son en su orden: A. El datamining o minera de datos, hace referencia al conjunto de tcnicas y

tecnologas que permiten obtener, integrar y analizar grandes bases de datos, de manera automtica o semiautomtica, con el objetivo de encontrar patrones repetitivos, tendencias o reglas que expliquen el comportamiento de los datos en un determinado contexto. Una de sus principales aplicaciones se da en la formulacin de modelos economtricos que buscan crear escenarios donde se modelen posibles impactos ante decisiones estratgicas de los directores de proyectos. Bsicamente, esta herramienta se utiliza para intentar ayudar a comprender el contenido de un conjunto de datos. Para lo cual se hace uso de conceptos estadsticos (tales como autocorrelacion, heterocedasticidad, multicolinealidad y/o cambio estructural => medidas que

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se infieren a partir del clculo de la varianza, la media y la desviacin tpica) as como tambin de algoritmos de bsqueda prximos a la Inteligencia Artificial y a las redes neuronales19. As mismo los pasos necesarios para que el data mining se pueda realizar en una organizacin gestionada por proyectos se basa en una serie de pasos como los que se muestran a continuacin20: a) Determinacin de los objetivos. Trata de la delimitacin de los objetivos que el cliente desea bajo la orientacin del especialista en data mining. En este caso no se debe olvidar que los objetivos a cubrir debern ser: i. Especficos=> buscan lograr algo ii. Medibles iii. Alcanzables iv. Retadores v. Hechos en un periodo de tiempo dado => en este caso corto, mediano o largo plazo. b) Pre procesamiento de los datos. Se refiere a la seleccin, la limpieza, el enriquecimiento, la reduccin y la transformacin de las bases de datos. Esta etapa consume generalmente alrededor del setenta por ciento del tiempo total de un proyecto de data mining. c) Determinacin del modelo.

d) Anlisis de los resultados. Verifica si los resultados obtenidos son

coherentes y los coteja con los obtenidos por los anlisis estadsticos y de visualizacin grfica. Va anlisis de varianza y covarianza de los mismos. B. Datamart: base de datos especializada en el almacenamiento de datos de una unidad estratgica de negocio especifica dentro de la organizacin. Esta herramienta se nutre bsicamente de un data wharehouse. Pero tambin puede ser alimentado por otras fuentes distintas a este.
19

Esta concepcin dentro de los sistemas de informacin hace referencia al sistema que se genera en la interconexin de diferentes sistemas y subsistemas que funcionan como una red en la que como resultado final se obtiene la solucin a algn cuestionamiento presente en la organizacin. 20 Adaptado de: http://www.sinnexus.com/business_intelligence rescatado el 06/01/2011 a las 13.57 GMT.

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C. Data wharehouse: base de datos corporativa genrica (se almacena all todos los datos de la organizacin) se caracteriza por integrar y/o depurar informacin de varias fuentes para luego procesarla desde diferentes perspectivas o necesidades de la organizacin. Sus tipos ms relevantes son en su orden21: a) Integrado: los datos almacenados en el data warehouse deben integrarse en una estructura consistente, por lo que las inconsistencias existentes entre los diversos sistemas operacionales deben ser eliminadas. La informacin suele estructurarse tambin en distintos niveles de detalle para adecuarse a las distintas necesidades de los usuarios. b) Temtico: slo los datos necesarios para el proceso de generacin del conocimiento del negocio se integran desde el entorno operacional. Los datos se organizan por temas para facilitar su acceso y entendimiento por parte de los usuarios finales. Por ejemplo, todos los datos sobre clientes pueden ser consolidados en una nica tabla del data warehouse. De esta forma, las peticiones de informacin sobre clientes sern ms fciles de responder dado que toda la informacin reside en el mismo lugar. c) Histrico: el tiempo es parte implcita de la informacin contenida en un data warehouse. En los sistemas operacionales, los datos siempre reflejan el estado de la actividad del negocio en el momento presente. Por el contrario, la informacin almacenada en el data warehouse sirve, entre otras cosas, para realizar anlisis de tendencias. Por lo tanto, el datawarehouse se carga con los distintos valores que toma una variable en el tiempo para permitir comparaciones. d) No voltil: el almacn de informacin de un data warehouse existe para ser ledo, pero no modificado. La informacin es por tanto permanente, significando la actualizacin del data warehouse la incorporacin de los ltimos valores que tomaron las distintas variables contenidas en l sin ningn tipo de accin sobre lo que ya exista.

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21

Op cit

9.2. El impacto de estas herramientas en las decisiones del gerente de proyecto un vistazo al BSC. En sesiones previas se ha podido establecer que los sistemas de informacin diferentes funcionalidades entre las que se pueden citar: i. El ser herramientas que facilitan la toma de decisiones en cualquier rea del proyecto. A partir de informacin integrada del proyecto. ii. Son herramientas que facilitan el anlisis de la informacin pro tcnicas estadsticas permitiendo as la modelacin de impactos dentro de la gestin del proyecto. iii. Son mecanismos que Proporcionan la posibilidad de aprender de los datos del pasado y a partir de esto predecir situaciones futuras en diversos escenarios. iv. Son herramientas que Simplifican dentro de gerencia de proyectos la implantacin de sistemas de gestin integral de la relacin con el cliente. v. As mismo tambin suponen una mejora tecnolgica y econmica en el que hacer del proyectista gracias a que le permiten la generacin de informes con los que puede evaluar el avance y el impacto as como realizar el seguimiento de los proyectos a su cargo. Con esto en mente en el entorno de la gestin de organizaciones aparece una herramienta que permite evaluar la gestin de resultados de un proyecto. Esta herramienta se denomina Balanced ScoreCard o cuadro de mando integral (CMI) el cual debe ser controlado por la direccin general de una compaa. Dado que por medio de la evaluacin de indicadores en 4 reas de inters (perspectiva financiera, perspectiva cliente, perspectiva procesos internos y perspectiva aprendizaje/crecimiento.) permite que los directores de proyectos analicen el mercado y la estrategia para construir modelos de negocio que garanticen la sostenibilidad de la firma. Finalmente y para esquematizar esto se presenta la estructura bsica de un sistema de informacin ejecutiva y su impacto en la gestin empresarial. tienen

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Figura 9.1. Esquema de funcionamiento de un sistema de informacin ejecutiva. Adaptado de: Ralph M. Stair, George W. Reynolds. Sistemas de informacin Thomson 2000.

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EJERCICIO DE AUTOEVALUACION
1. Revise este link. http://www.tablero-decomando.com/ Que informacin de inters le ha entregado a la hora de medir el impacto del BSC dentro de la gestin de una oficina dedicada a la gestin de proyectos? 2. Revise el texto de gestin 2000. Cuadro de mando integral. De acuerdo a los postulados de Kaplan y Norton que elementos de las 4 perspectivas podra utilizarse para evaluar el desempeo de un proyecto cualquiera. 3. Dentro de la gestin de proyectos como se convierten los activos intangibles en

resultados tangibles. Puede consultar el texto mapas estratgicos de Kaplan y Norton. 4. Si le pidieran que elaborar un mapa estratgico para direccionar un proyecto de I+D+i. Qu elementos considerar relevantes?

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LECCION 10. Sistemas Expertos

Un sistema experto es una variacin de la inteligencia artificial en la que un software simula el comportamiento de un ser humano experto en un tema del saber especfico en este caso podramos habar por ejemplo de elaboracin de contratos, formulacin de presupuestos o simplemente gestin de proyectos. As puede decirse que este tipo de sistema de informacin se encarga de resolver problemas con un nivel de complejidad equivalente al que un ser humano en la vida real tendra. Sin embargo para que todo esto funcione se requiere de un modelo computacional capaz de procesar informacin a partir de la integracin con un DSS. La estructura de funcionamiento de todo sistema experto se compone de 5 elementos bsicos a saber: A. La base de conocimiento con la que se alimenta el sistema se basa en la metodologa Delphi. Dado que son los expertos los que con su experiencia alimentaran el sistema. Esto a veces es una limitante dado que un experto cobra por su experticia y su conocimiento. B. Se requiere un motor de inferencia (aleatoriedad) que examine los hechos y las reglas. Simulando la estrategia adecuada para la solucin de un problema especfico. C. Un componente de anlisis que explica al usuario los criterios de decisin que fundamentan el razonamiento empleado a la hora de tomar decisiones. D. Una interfaz de usuario que facilita la interaccin de este con el sistema experto. E. La memoria de almacenamiento de los datos (data wharehousing) en donde se almacena la informacin informacin. En este punto es necesario tambin mencionar que un sistema experto trabaja a base de reglas y procedimientos que presentan relaciones enfocadas bsicamente en: A. La definicin de un nmero de reglas o clusulas que por medio de condicionantes definen el cumplimiento del proceso. Tal como sucede por ejemplo con un diagrama de flujo y sus respectivos bucles. B. As mismo la estructura de decisin tiene bsicamente la siguiente estructura SI <premisa> entonces <conclusin>. de los problemas encontrados durante el anlisis de la

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As puede decirse que para el desarrollo de un sistema experto es necesario contar con la presencia de un experto que ponga a disponibilidad del sistema sus conocimientos y experiencia. As como un ingeniero de sistemas capaz de dialogar con el experto par poder estructurar la informacin formando as una base de conocimiento y finalmente un usuario que aporta ideas, deseos y requerimientos. Restricciones estas que pueden dar lugar al desarrollo de aplicaciones en reas como las que se ilustran a continuacin: Sector proyectos Aplicaciones. Observacin de Monitoreo tendencias predictivo. Calculo riesgos de Monitoreo equipos mdicos. Planificacin de Manejo inversiones. emergencias. de Deteccin diagnstico fallas Control procesos de Diseo de redes Control de distribucin inteligente CAM22 Avisos estados excepcin de Manejo de parmetros vehculos autnomos.
Tabla 10.1. Diversos usos de sistemas expertos. Adaptado de alter, SL (2000) information Systems, Encyclopedia of lybrary and information Science.

de

Industrial

Energtico

Minero

Otros

en

y Planificacin de estratgica.

Planificacin de - rutas

de Supervisin en inteligente.

Interpretacin de comunicaciones.

10.1. Tipos de sistemas expertos utilizados en la gestin de proyectos. Dentro de la gestin de proyectos existen 3 tipos de sistemas expertos que pueden ser usados para tal fin. Estos tipos se exponen a continuacin: A. Sistemas expertos basados en reglas previamente establecidas => estos sistemas trabajan por medio de condicionantes por ejemplo que pasa si una actividad tipo fin

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22

Manufactura asistida por computador.

comienzo presenta un hito que la vuelve parte esencial de una ruta critica o de un cuello de botella. B. Sistemas expertos basados en casos=> sistema de informacin en el que las soluciones se obtienen por extrapolacin de sucesos parecidos en situaciones previas. En este tipo de sistema se valora mas la experiencia del experto que sus propios conocimientos. C. Sistemas expertos basados en redes bayesianas => este sistema de informacin es un modelo probabilstico multivariado (Cross Tabs) que relaciona un conjunto de variables aleatorias mediante un grafo que indica explcitamente influencia causal. Tal como sucede en la estadstica multivariada con la prueba chi cuadrada para establecer independencia o asociacin entre variables. 10.2. Ventajas y desventajas de los sistemas expertos dentro de la gestin de proyectos. Sern ventajas operativas de un sistema experto aplicado a la gestin de proyectos las siguientes: 1. Perdurabilidad:=> un sistema experto se mantiene constante en el tiempo. Lo que no pasa con el experto sobre el cual se construyeron las bases de operacin y los criterios de decisin. 2. Duplicacin: => todo sistema experto puede duplicarse las veces que se quiera y adaptarse a necesidades en sectores conexos. 3. Trabajo en entornos extremos:=> todo sistema experto esta en capacidad de trabajar en entornos que inclusive puedan ser dainos para el ser humano. 4. Bajo costo:=> gracias a la aplicacin de estrategias de costos basadas en la capacidad de duplicacin. Entre ms se utilicen sus costos marginales en funcin al tiempo sern menores. 5. Rapidez de procesamiento:=> todo sistema experto puede obtener informacin de un data wharehouse, procesarla y realizar clculos numricos mas rpido que cualquier otro experto humano. Un ejemplo de esto puede ser el paquete estadstico SAS. 6. Fiabilidad:=> los sistemas expertos no se ven afectados por conciciones como enfermedad, cansancio o agotamiento. Parmetros que si afectan al expero humano.

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7. Facilidad de exportar informacin en otros formatos. Por ejemplo OLE de Windows o en el caso de herramientas como SPSS de exportar informacin en formato .rtf o .doc. En el caso de la limitacin en el uso de estos sistemas para la gestin de proyectos se puede decir que:

Sentido comn: Para un Sistema Experto no hay nada obvio. Todo depende de la informacin que se le entregue y los condicionantes de procesamiento con que este se programe.

Lenguaje natural: el SE solo entiende por lenguajes de programacin si Ud. no los conoce podra tener accesos limitados. Por ejemplo en el caso de SAS para realizar modelos logartmicos hay que programarlos en cdigo fuentes sin embargo la solucin la tiene google code disponible en http://code.google.com/intl/es-419/

Capacidad de aprendizaje: a raz de lo anterior la capacidad de aprendizaje del sistema experto es limitada.

Perspectiva global: Un experto humano es capaz de distinguir cuales son las cuestiones relevantes de un problema y separarlas de cuestiones secundarias.

Conocimiento no estructurado: Un SE no es capaz de manejar conocimiento poco estructurado. Esto significa que si Ud. procesa basura. Obtiene basura y concluye basura.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACIN
Revise el siguiente manual de programacin en SAS

http://rapidshare.com/files/267961670/Step-byStep_Programming_with_Base_SAS_Software.rar cualquiera. de acuerdo a el que elementos podran utilizar para el diseo de un sistema experto que permita calcular el CPM-PERT de un proyecto

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CAPITULO 3. Diseo, Control y gestin de sistemas de informacin para la gestin de proyectos.

Este captulo busca que el aprendiente tenga elementos de juicio ligados a la administracin de sistemas de informacin, su seguridad y la forma de protegerlos ante amenazas externas por tal motivo este captulo se compone de las siguientes lecciones:

LECCION 11. Anlisis y diseo de sistemas de informacin LECCION 12. La metodologa APX para el diseo y Gestin de SIGP LECCION 13. Seguridad de la informacin LECCION 14. Auditoria en sistemas de informacin LECCION 15. Estndares de seguridad de la informacin

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LECCION 11. Anlisis y diseo de sistemas de informacin

En lecciones previas se ha caracterizado el concepto de sistemas de informacin se ha mostrado su tipologa y su impacto en la gestin de proyectos a travs de las distintas tipologas de sistemas de informacin que existen para gestionar proyectos. En los prximos acpites se hablara de la forma de analizarlos y disearlos.

11. El anlisis y diseo de un sistema de informacin para la gestin de proyectos.

En este acpite es necesario entender que ante todo la informacin est compuesta de datos, imagines, textos, documentos, archivos sonoros, archivos de video etc. Que en un contexto significativo proveen informacin para la toma de decisiones. Decisiones que se basan a su vez en la exactitud, relevancia y oportunidad de la informacin con la que se alimente el sistema. Permitiendo as establecer la siguiente secuencia lgica:

Figura 11.1. El ciclo de la informacin adaptado de: Burch J Grundnitsky G. 2001. Diseo de sistemas de informacin

Con esto en mente se puede decir que las etapas de diseo de un sistema de informacin se podran discriminad de la siguiente manera:

A. Bloque de entrada => este representa los textos, datos alfa numricos, caracteres o variables tipo cadena que entran al sistema de informacin. As mismo en esta etapa se

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seleccionan los mtodos y los medios por los cuales se introdujo la informacin que el sistema va a procesar. B. Etapa de proceso=> consta de los modelos lgico matemticos que manipulan la informacin suministrada al sistema. Tambin incluye una descripcin de algunas de las tcnicas de modelado usadas por el analista de sistemas para disear y documentar los resultados generados por el sistema. C. Bloques de salida=> representan la salida de informacin para todos los niveles de la organizacin. Para determinar la calidad de esta se utilizan seis criterios a saber: Exactitud Oportunidad Relevancia Uso Frecuencia Seguridad

D. Tecnologa necesaria para desarrollar el sistema => se enfoca bsicamente en tres componentes hardware (elementos tcnicos, capacidad operativa de la maquina en la que la herramienta se implemente), software. (mecanismo por el cual el usuario interacta con el sistema por medio de una interfaz grfica) y telecomunicaciones como mecanismo para la recepcin / envi de la informacin resultante (en ocasiones este componente se asocia al peopleware. O personal de apoyo al sistema de informacin) E. Base de datos=> esta se considera a partir de dos parmetros las bases de datos con componentes lgicos lo que define el lenguaje basado en estructura de datos. Y el sistema fsico que se enfoca en la implementacin de la base de datos en la memoria secundaria y los mtodos de procesamiento de la informacin utilizados F. Control del sistema=> este elemento hace referencia a todos los controles que se necesitan disear en el sistema para garantizar el acceso a personal autorizado, la integridad de la informacin y los procesos necesarios para procesarla y convertirla en insumo para el diseo, gestin y evaluacin de proyectos as como la proteccin, integridad y mecanismos uniformes de operacin. De esta manera y a manera de sntesis las fases para poder desarrollar un sistema de informacin para la gestin de proyectos se representan en el siguiente diagrama:

57

Figura 11.2. Fases de diseo de in sistema de informacin para la gestin de proyectos. Fuente el autor basado en informacin del PMBOK.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
En la figura 11.2. Aparecen Una serie de fases necesarias para el diseo de un sistema de informacin. Al revisarla se menciona La fase determinacin de requerimientos con base a dicha informacin y utilizando la matriz 5W-1H defina los elementos bsicos para poder disear un SIGP 23 para una empresa dedicada a fabricar productos por medio de una estructura matricial de gobierno.

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23

Sistema de informacin para la gestin de proyectos

LECCION 12. La metodologa APX para el diseo y Gestin de un SIGP

La metodologa APX surge a mediados de la dcada de los 70 se basa en el desarrollo de mecanismos para la evaluacin y planeamiento de sistemas de informacin. Su intencin inicial era unir la precisin de los mtodos estructurados con la continuidad del proceso de planeamiento para el recurso informacin. De esta manera los objetivos bsicos de esta metodologa son:

1. Definir la situacin actual de lo que se quiere sistematizar 2. Configurar la situacin deseada por una institucin en cuanto a la administracin de la informacin necesaria para su funcionamiento. 3. Indicar el camino a ser seguido para que la situacin deseada sea alcanzada. En el caso de adaptarlo a una empresa dedicada a la gestin de proyectos esta metodologa ofrece las siguientes ventajas:

A. Identificar sus necesidades de informacin y los problemas relacionados. B. Definir qu aplicaciones de procesamiento de datos debern atender esas necesidades; C. Identificar los archivos que sern usados por las aplicaciones. D. Definir planes de desarrollo de proyectos para esas aplicaciones y archivos. De esta manera la metodologa APX est entonces fundamentada en el concepto de

PROCESO. Esto implica que las aplicaciones del SIGP son identificadas en funcin de las informaciones necesarias a la ejecucin de los procesos necesarios para realizar de manera efectiva el anlisis de la informacin ligada al proyecto. El esquema de funcionamiento de esta metodologa se puede ver con ms detalle en la siguiente figura:

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Figura 12.1. Fases de desarrollo de un SIGP bajo la metodologa http://modelosdrayevolutivos.blogspot.com/2008_10_01_archive.html el 07/01/2011 a las 15:05 pm.

APX.

Rescatado

de;

As mismo dentro del software utilizado para el diseo de sistemas de informacion bajo esta metodologa se tienen: A. Herramientas APX para el diseo de SIGP para Escritorio. Incluye programas para el diseo de bases de datos.

a) AppBuilder 1 2 3 b) Automated Architecure's Blue Ink c) Borland C++Builder d) Visual Basic e) Visual studio.net f) Appserver => para integraciones con CMS (sistemas de administracin de contenido para la realizacin de proyectos para la web.)

B. Herramientas APX para la creacin de Bases de Datos

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a) FileMaker Pro Advanced b) Omnis Studio c) Oracle Forms d) Oracle Application Express o APEX e) Sybase PowerBuilder f) WinDev g) Velneo h) Servoy

C. Herramientas APX Orientadas al diseo, gestin y evaluacin de proyectos en la WEB

a) 37 Signals Ruby on Rails b) Adobe ColdFusion c) Symfony (PHP) d) iRise 1 e) WebDev f) Leonardi

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Consulte esta pgina web http://www.megaupload.com/?d=P0E7PZQH descargue el archivo lea el apartado relacionado con la creacin de bases de datos (pgina 37 y SS) si le pidieran a Ud. que utilizando la metodologa APX y este software; que diseara una base de datos para definir los recursos necesarios para desarrollar un proyecto de inversin social en el departamento de Boyac que elementos tomara en consideracin.

61

LECCION 13. Seguridad de la informacin

En toda organizacin que maneje informacin uno de su desafos ms relevantes est ligado a garantizar que su informacin este protegida del acceso de terceros que puedan daarla o realizar actuaciones que afecten la sostenibilidad econmica de la firma por tal motivo esta leccin abordara algunos tpicos bsicos de seguridad en la informacin24.

Lo primero que hay que mencionar es que la informacin que debe ser protegida debe reunir una serie de caractersticas asociadas a:

i.

La confidencialidad es la propiedad de prevenir la divulgacin de informacin a personas o sistemas no autorizados.

ii.

Para la Seguridad de la Informacin, la integridad es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas.

iii.

La Disponibilidad es la caracterstica, cualidad o condicin de la informacin de encontrarse a disposicin de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.

De esta manera puede decirse que desde los SIGP la seguridad de la informacin no tiene que ver nicamente con cuestiones tecnolgicas, sino tambin legales u organizativas, es decir, puede ser aplicada desde tres puntos de vista: legal, tcnico y organizativo 25 .con esto en mente se podra decir entonces que desde el punto de vista de la seguridad en los sistemas de informacin la organizacin orientada a proyectos debe asegurarse de que las polticas que desarrolle garanticen el desarrollo de mecanismos que permitan garantizar que la informacin protegida conserve las siguientes caractersticas:

24

En este punto hay que entender que la Seguridad Informtica es un concepto de Seguridad que naci en la poca en la que no existan las redes de banda ancha, los telfonos mviles o los servicios de internet como las redes sociales o las tiendas virtuales. Es por ello que la Seguridad Informtica suele hacer un especial nfasis en proteger los sistemas, es decir, los ordenadores, las redes y el resto de infraestructuras de nuestra organizacin. La Seguridad Informtica es un concepto fundamentalmente tcnico. Por tal motivo a el hay que integrarle el concepto de seguridad en TICs el cual se trata de un enfoque ms moderno, que incorpora el concepto de redes o infraestructura de comunicaciones. Hoy en da no concebimos el ordenador como un elemento aislado sino como un elemento conectado, y por otro lado, el ordenador ya no es el nico elemento o dispositivo a proteger, sino que tambin hay que proteger las infraestructuras de comunicaciones, as como diversos dispositivos, como son los telfonos mviles, PDAs, etc. Tomado de; Nando A, seguridad en la informacin Junio

2010.
25

62

Op cit

Proteccin a la Rplica: mediante la cual se asegura que una transaccin slo puede realizarse una vez, a menos que se especifique lo contrario. No Repudio: mediante la cual se evita que cualquier entidad que envi o recibi informacin alegue, ante terceros, que no la envi o recibi. Esta caracterstica de la informacin se parece a lo que en el envo de correos se conoce como el envi de mensajes con copia oculta (CCO:)

La Integridad de la Informacin. La Disponibilidad u Operatividad de la Informacin. La Privacidad o Confidencialidad de la Informacin. El Control sobre la informacin permite asegurar que slo los usuarios autorizados pueden decidir cundo y cmo permitir el acceso a la misma. La Autenticidad de la informacin.

Con esto en mente se podra decir que una vez garantizado esto las estrategias que la gerencia establezca para evitar fallos de seguridad en los SIGPs debern enfocarse inicialmente en minimizar el impacto generado por cuatro (4) tipos diferentes de agresin discriminados de la siguiente manera:

Interrupcin: un recurso del sistema se destruye o no llega a estar disponible o se inutiliza. sta es una agresin de disponibilidad. Intercepcin: un ente no autorizado consigue acceder a un recurso. sta es una agresin a la confidencialidad. Modificacin: un ente no autorizado no solamente gana acceso si no que deteriora el recurso. sta es una agresin a la integridad. Fabricacin: una parte no autorizada inserta objetos falsos en el sistema. Esta es una agresin a la autenticidad.

As mismo desde la gerencia de la firma tambin es necesario realizar un inventario ligados a los recursos de informacin con los que cuenta la empresa con el fin de evitar posibles falencias de seguridad. De esta manera dichos recursos a inventariar sern:

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Recursos de informacin: bases de datos y archivos, documentacin de sistemas, manuales de usuario, material de capacitacin, procedimientos operativos o de soporte, planes de continuidad, disposiciones relativas a sistemas de emergencia para la reposicin de informacin perdida ("fallback"), informacin archivada.

Recursos de software: software de aplicaciones, software de sistemas, herramientas de desarrollo y utilitarios. Activos fsicos: equipamiento informtico (procesadores, monitores,

computadoras porttiles, mdems), equipos de comunicaciones (routers, PABXs, mquinas de fax, contestadores automticos), medios magnticos (cintas y discos), otros equipos tcnicos (suministro de electricidad, unidades de aire acondicionado), mobiliario, lugares de emplazamiento. Servicios: servicios informticos y de comunicaciones, utilitarios generales, por ej., calefaccin, iluminacin, energa elctrica, aire acondicionado. Recursos humanos. En este acpite hay que tener en cuenta que el mayor problema de seguridad informtica est determinado por el error humano. Esta es su mayor vulnerabilidad.

Finalmente una de las formas de desarrollar un modelo de seguridad en la informacin puede basarse en los elementos citados previamente pero tambin puede integrar a este la concepcin del modelo STRIDE desarrollado por Microsoft que se ilustra en la figura 13.1

Figura 13.1. Modelo Strider de seguridad de la informacin. Fuente: opcit.

64

EJERCICIO DE AUTOEVALUACIN.
La gestin del riesgo o Information Risk Management, no es otra cosa que el proceso de identificar, analizar, determinar y tratar el riesgo. Dicho proceso se encuentra principalmente compuesto por dos fases claramente definidas, siendo estas las mencionadas a continuacin:

1. Anlisis de Riesgos (Risk Assessment): Comprende la Identificacin de vulnerabilidades y amenazas, el anlisis de probabilidad de ocurrencia e impacto y el anlisis de las medidas para aceptar, evitar o transferir el riesgo. 2. Tratamiento de Riesgos: Comprende las tareas de priorizacin, presupuestado, implementacin y mantenimiento de medidas seleccionadas para la mitigacin de riesgos. Es importante conocer, que el principal objetivo de todo proceso de Gestin del Riesgo, es el de reducir los riesgos hasta niveles de tolerancia aceptables para la organizacin. Cuando hablamos de niveles de tolerancia aceptables, nos referimos a aquel que la propia organizacin ha definido como aceptable. Puesto que cada organizacin persigue diferentes objetivos de negocio y a su vez este puede tener distintos requerimientos desde el punto de vista de la seguridad, es muy probable que el nivel que puede ser aceptable para una, pueda no serlo para otra.

Si bien no todos los riesgos a los que se enfrenta una organizacin se encuentran relacionados con la computacin, cuando la gestin de riesgos se centra en seguridad de la informacin, es posible observar entre otros los siguientes riesgos que es necesario direccionar: Dao Fsico: Fuego, agua, vandalismo, perdida de energa y desastres naturales. Acciones Humanas: Accin intencional o accidental que pueda atentar contra la productividad. Fallas del Equipamiento: Fallas del sistema o dispositivos perifricos. Ataques Internos o Externos: Hacking, Cracking y/o cualquier tipo de ataque. Prdida de Datos: Divulgacin de secretos comerciales, fraude, espionaje y robo. Errores en las Aplicaciones: Errores de computacin, errores de entrada, buffers overflows

65

Estas amenazas necesitan ser identificadas, clasificadas por categora y evaluadas para calcular la magnitud de prdidas potenciales. Si bien es cierto que el riesgo real es difcil de medir, la priorizacin de los riesgos potenciales, nos permitir conocer cual de ellos necesita ser tratado en primera instancia. 1. De acuerdo con lo anterior seleccione un proceso en su empresa y elabore un plan de mitigacin de riesgos basado en la metodologa STRIDER.

66

LECCION 14. Auditoria en sistemas de informacin

En lecciones previas se revisaron los tpicos Bsicos de programacin ligados al diseo de sistemas de informacin se habl de la importancia de gestionar sistemas que garanticen seguridad dentro del sistema de informacin. En este acpite se hablara acerca de los elementos ligados a la auditoria en sistemas de informacin. En primer lugar habr que hablar del concepto de auditoria el cual puede definirse como:
Un

proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias

relacionadas con informes sobreactividades econmicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, as como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso

Con eso en mente se podra decir entonces que la auditoria de sistemas de informacin para la gestin de proyectos "se define como cualquier auditora que abarca la revisin y evaluacin de todos los aspectos (o de cualquier porcin de ellos) de los sistemas automticos de procesamiento de la informacin, incluidos los procedimientos no automticos relacionados con ellos y las interfaces correspondientes.26" a cualquier sistema desarrollado para gestionar proyectos. Las fases tpicas que componen una auditoria a un sistema de informacin para verificar cumplimientos de protocolos de seguridad son27:

1. Enumeracin de redes, topologas

28

y protocolos29

2. Identificacin de los sistemas operativos instalados 3. Anlisis de servicios y aplicaciones

26 27 28

Tomado de http://www.easoweb recuperado el 24/12/2010 a las 12:00 am. Recuperado de: http://www.securisite.org consultado el 01/01/2011 a las 23.00 pm GMT

La topologa de red se define como la cadena de comunicacin usada por los nodos que conforman una red para comunicarse. 29 Parmetros informticos ligados a asegurar la relacin que se reconoce en la comunicacin o la transferencia de informacin.

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4. Deteccin, comprobacin y evaluacin de vulnerabilidades 5. Medidas especficas de correccin 6. Recomendaciones sobre implantacin de medidas preventivas.

As mismo los tipos de auditoria informtica que existen son los siguientes30: i. Auditora de seguridad interna. En este tipo de auditora se contrasta el nivel de seguridad y privacidad de las redes locales y corporativas de carcter interno. En esta etapa se revisa la presencia de cortafuegos. Antivirus y

dems mecanismos de proyeccin con los que el sistema de informacin se protege ante la presencia de intrusos. ii. Auditora de seguridad perimetral. En este tipo de anlisis, el permetro de la red local o corporativa es estudiado y se analiza el grado de seguridad que ofrece en las entradas exteriores iii. Test de intrusin. El test de intrusin es un mtodo de auditora mediante el cual se intenta acceder a los sistemas, para comprobar el nivel de resistencia a la intrusin no deseada. Es un complemento fundamental para la auditora perimetral. iv. Anlisis forense. El anlisis forense es una metodologa de estudio ideal para el anlisis posterior de incidentes, mediante el cual se trata de reconstruir cmo se ha penetrado en el sistema, a la par que se valoran los daos ocasionados. Si los daos han provocado la inoperabilidad del sistema, el anlisis se denomina anlisis postmortem. v. Auditora de pginas web. Entendida como el anlisis externo de la web, comprobando vulnerabilidades como la inyeccin de cdigo sql, Verificacin de existencia y anulacin de posibilidades de Cross Site Scripting (XSS), etc. vi. Auditora de cdigo de aplicaciones. Anlisis del cdigo tanto de aplicaciones pginas Web como de cualquier tipo de aplicacin, independientemente del lenguaje empleado

30

Adaptado de http://es.wikipedia.org/wiki/Auditor%C3%ADa_de_seguridad_de_sistemas_de_informaci%C3%B3n recuperado el 02/01/2011 a las 22:45 GMT.

68

As mismo este proceso tiene similitudes y divergencias con el proceso de auditoria tradicional que se maneja en la norma ISO 19011 versin 2002. De esta manera dichos parmetros son:31

Similitudes i. ii. No se requieren nuevas normas de auditora, son las mismas. Los elementos bsicos de un buen sistema de control contable interno siguen siendo los mismos; por ejemplo, la adecuada segregacin de funciones. iii. Los propsitos principales del estudio y la evaluacin del control contable interno son la obtencin de evidencia para respaldar una opinin y determinar la base, oportunidad y extensin de las pruebas futuras de auditora. Diferencias i. Para auditar sistemas debido a su tipologa se deben establecer algunos nuevos procedimientos de auditora. ii. Hay diferencias en las tcnicas destinadas a mantener un adecuado control interno contable. iii. Hay alguna diferencia en la manera de estudiar y evaluar el control interno contable. Una diferencia significativa es que en algunos procesos se usan programas. iv. El nfasis en la evaluacin de los sistemas manuales esta en la evaluacin de transacciones, mientras que el nfasis en los sistemas informticos, est en la evaluacin del control interno.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION
Si a Ud. como futuro lder de proyecto le piden implementar una auditoria de sistemas de informacin a partir de la norma ISO 19011: 2002 en que criterios hara ms nfasis. Tenga en cuenta que esta norma audita sistemas de calidad.

69

31

Recuperado de http://www.ibaetainformatica.com el 31/12/2011 a las 23:23 pm GMT

LECCION 15. Estndares de seguridad de la informacin

En la leccin anterior se habl del concepto de auditoria en esta leccin se revisara el

impacto que esta tiene a la hora de lograr estndares que garanticen seguridad en las transacciones y confianza en las decisiones que en materia de direccin de proyectos se tomen. Por tal razn lo primero que hay que hacer es establecer el perfil del auditor interno razn pro la cual se debe decir que los requisitos bsicos para auditar el cumplimiento de estndares de seguridad de la informacin se basan en lo siguiente: i. Entendimiento global e integral del negocio, de sus puntos claves, reas crticas, entorno econmico, social y poltico. ii. iii. iv. Entendimiento del efecto de los sistemas en la organizacin. Entendimiento de los objetivos de la auditora. Conocimiento de los recursos de computacin de la empresa. Conocimiento de los proyectos de sistemas.

v.

Una vez especificado esto es necesario especificar el tipo de estndar en el que el SIGP desea ser certificado de esta manera se puede decir que existen una serie de estndares que certifican buenas prcticas en el manejo de la informacin de estas las ms importantes son: Parmetros Cobit=> objetivos de control para la informacin y tecnologas

relacionadas. este conjunto de mejores prcticas para el manejo de la informacin. Tiene 34 objetivos de alto nivel que cubren 318 objetivos de control (especficos o detallados) clasificados en cuatro dominios: Planificacin y Organizacin, Adquisicin e Implementacin, Entrega y Soporte, y, Supervisin y Evaluacin. Elementos estos que se ven con ms detalle en la figura 15.1. Norma ISO 27000. Este estndar se enfoca en especificar los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin a travs de la aplicacin del ciclo PHVA o ciclo de Deming. Al ser una

70

familia de normas presenta guas y directrices como la norma ISO 9000 las cuales se presentan a continuacin32:

Figura 15.1. Estndares Cobit. reas de inters. Fuente: http://bo.unsa.edu.ar recuperado el 31/01/2011 a las 23:35 pm.

71

32

Adaptado de http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_27001 consultado el 12/01/2011 a las 08:23 am GMT

Norma ISO

27001:2007 Sistemas de Gestin de la Seguridad de la

Informacin (SGSI). Es la norma principal de requisitos de un Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin. Los SGSIs debern ser certificados por auditores externos a las organizaciones. En su Anexo A, contempla una lista con los objetivos de control y controles que desarrolla la ISO 27002

Norma ISO 27002. Gua de buenas prcticas que describe los objetivos de control y controles recomendables en cuanto a seguridad de la informacin evaluada a partir de 11 dominios, 39 objetivos de control y 133 mecanismos de evaluacin. Los 11 dominios son en su orden los siguientes:
i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii.

Poltica de Seguridad de la Informacin. Organizacin de la Seguridad de la Informacin. Gestin de Activos de Informacin. Seguridad de los Recursos Humanos. Seguridad Fsica y Ambiental. Gestin de las Comunicaciones y Operaciones. Control de Accesos. Adquisicin, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Informacin. Gestin de Incidentes en la Seguridad de la Informacin. Gestin de Continuidad del Negocio. Cumplimiento.

ix. x. xi.

Norma ISO 27003: En fase de desarrollo. Contendr una gua de implementacin de SGSI e informacin acerca del uso del ciclo PHVA y de los requisitos de sus diferentes fases.

Norma ISO 27004: Publicada en diciembre de 2009. Especifica las mtricas y las tcnicas de medida aplicables para determinar la eficiencia y eficacia de la implantacin de un SGSI y de los controles relacionados.

Norma ISO 27005 Publicada en junio de 2008. Consiste en una gua para la gestin del riesgo de la seguridad de la informacin y sirve, de apoyo a la ISO 27001 y a la implantacin de un SGSI.

72

Norma ISO 27006: Publicada en febrero de 2007. Especifica los requisitos para acreditacin de entidades de auditora y certificacin de sistemas de gestin de seguridad de la informacin

ITIL => La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologas de la Informacin (ITIL) se ha convertido en el estndar mundial para la Gestin de Servicios Informticos. Ha demostrado ser til para las organizaciones en todos los sectores a travs de su adopcin por innumerables compaas como base para consulta, educacin y soporte de herramientas de software. De esta manera esta metodologa de aseguramiento de la informacin tiene la estructura que se ilustra en la figura 15.2

Figura 15.2. Parmetros de evaluacin de la gua ITIL. Fuente http://itil.osiatis.es recuperado el 12/12/2011 a las 23.15 pm.

73

Norma ISO 38.50033. Se hizo pblica en junio de 2008. Su objetivo es proporcionar un marco de principios para que la direccin de las organizaciones los utilicen al evaluar, dirigir y monitorizar el uso de las tecnologas de la informacin (TI's).

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION Revise los parmetros de evaluacin de la gua Cobit contrstelos con lo que maneja la norma ISO 38.500 de acuerdo con esto que similitudes y/o divergencias existen, cual parmetro utilizara para mejorar el sistema de informacin de una empresa dedicada a la realizacin de:

1) Proyectos de inversin 2) Proyectos de I+D+i 3) Proyectos de desarrollo urbano 4) Proyectos enfocados en desarrollar negocios inclusivos.

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La norma define seis principios de un buen gobierno corporativo de Tecnologas de la Informacin (TI) las cuales se

discriminan a continuacin: 1) Responsabilidad: Todo el mundo debe comprender y aceptar sus responsabilidades en la oferta o demanda de TI. La responsabilidad sobre una accin lleva aparejada la autoridad para su realizacin. 2) Estrategia: La estrategia de negocio de la organizacin tiene en cuenta las capacidades actuales y futuras de las TI. Los planes estratgicos de TI satisfacen las necesidades actuales y previstas derivadas de la estrategia de negocio. 3) Adquisicin: Las adquisiciones de TI se hacen por razones vlidas, basndose en un anlisis apropiado y continuo, con decisiones claras y transparentes. Hay un equilibrio adecuado entre beneficios, oportunidades, costes y riesgos tanto a corto como a largo plazo. 4) Rendimiento: La TI est dimensionada para dar soporte a la organizacin, proporcionando los servicios con la calidad adecuada para cumplir con las necesidades actuales y futuras. 5) Conformidad: La funcin de TI cumple todas las legislaciones y normas aplicables. Las polticas y prcticas al respecto estn claramente definidas, implementadas y exigidas. 6) Conducta Humana: Las polticas de TI, prcticas y decisiones demuestran respecto por la conducta humana,

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incluyendo las necesidades actuales y emergentes de toda la gente involucrada.

UNIDAD 2. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU INTEGRACION EN CON LOS SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTION DE PROYECTOS. PROPOSITO BASICO:
Dar Al Aprendiente mecanismos de juicio que le permitan gestionar proyectos a travs de las diferentes herramientas informticas que existen para tal fin.

CAPITULOS A TRATAR:
Captulo 4. Sistemas de informacin integrados a la gestin de proyectos.

LECCION 16. Integracin tecnolgica. Tics y tecnologas de informacin. LECCION 17. Sistemas de planificacin empresarial (ERP) LECCION 18. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los proveedores (SCM) LECCION 19. Integracin logstica. Suministros, sistemas, clientes. El concepto de sistema de trazabilidad. LECCION 20. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los clientes (CRM) Captulo 5. Entornos virtuales de trabajo colaborativo en proyectos. LECCION 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo LECCION 22. Tecnologas para la gestin de proyectos en entornos virtuales. LECCION 23. Sistemas de informacin para la gestin de proyectos en entornos virtuales. LECCION 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos virtuales. LECCION 25. Soluciones Groupware para la gestin de proyectos.

Captulo 6. Herramientas informticas y telemticas para el desarrollo de sistemas de informacin para la Gestin de proyectos. LECCION 26. Herramientas informticas para la gestin documental del proyecto. LECCION 27. Herramientas informticas para la gestin del conocimiento en la gerencia de proyectos. LECCION 28. Herramientas informticas para el desarrollo de proyectos en la web. LECCION 29. Herramientas informticas bsicas para la gestin de proyectos. LECCION 30. Herramientas informticas para la integracin de sistemas de informacin en la gestin de proyectos.

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Captulo 4.

Sistemas de informacin integrados a la gestin de proyectos.

La gestin de sistemas integrados para el manejo de recursos es un elemento clave que facilita la toma de decisiones en la gestin de proyectos. Por tal motivo el propsito de este captulo se enfoca en establecer los elementos que cimentan el desarrollo de un sistema de informacin por tal motivo este captulo abordara las siguientes lecciones: LECCION 16. Integracin tecnolgica. Tics y tecnologas de informacin. LECCION 17. Sistemas de planificacin empresarial (ERP) LECCION 18. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los proveedores (SCM) LECCION 19. Integracin logstica. Suministros, sistemas, clientes. El concepto de sistema de trazabilidad. LECCION 20. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los clientes (CRM)

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LECCION 16. Integracin tecnolgica. Tics y tecnologas de informacin.

Hoy por hoy las TICs dominan la gestin de las organizaciones no pasa un solo instante en el que la empresa no reciba informacin que afecte se manera significativa su proceso decisional tan es as que las firmas que optan por aplicar la gestin de proyectos como mecanismo para garantizar sus sostenibilidad en el mercado han empezado a incorporar en sus esquemas de gestin sistemas de automatizacin de oficinas.

De esta manera estos sistemas de informacin que no son otra cosa ms que un conjunto de aplicaciones desarrolladas para facilitar el trabajo diario del proyectista dentro de una organizacin estn asociados a las suites ofimticas que contienen elementos como:

1. procesadores de texto. 2. Hojas de calculo 3. editores de presentaciones. 4. Bases de datos 5. Clientes de correo electrnico.

De esta manera cuando dichas aplicaciones se integran en un mismo paquete se software se conoce como suite ofimtica.

De esta manera existen dos tipos de sistemas de automatizacin de oficinas las cuales se caracterizan por permitir trabajo de manera individual o por hacerlo de manera colectiva dando lugar a soluciones groupware.

En el primer caso las soluciones informticas de carcter individual tienen como fin permitir al usuario registrar informacin que puede enfocarse a sistemas monousuario. En el segundo caso las aplicaciones permiten el trabajo colaborativo y tiene como caracterstica esencial para poder trabajar la necesidad de incorporar internet dentro de su proceso de operacin. Quizs las suites ofimticas ms utilizadas desde el esquema monousuario estn condicionadas a las diferentes versiones que trae Microsoft office.

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Sin embargo existen otras suites informticas como las que se anuncian a continuacin:

A. StarOffice. Suite propietaria de Sun Macrosystems. B. openOffice.org. Suite equivalente a StarOffice pero de licencia libre. C. KOffice. Suite ofimtica compatible con Mac y con Linux as como es de suponer con Windows. D. Gnome Office. Suite de oficina compatible con Windows y Linux. De l se destacan dos aplicaciones AbiWord que es un procesador de texto y Gimp que es un programa para editar imgenes y/o diagramas.

En el caso de los sistemas de automatizacin de oficinas multiusuario se pueden utilizar alguna de las siguientes herramientas web:

1. Google docs. que incluye un gestor de presentaciones, una hoja de clculo, una base de datos. 2. Zoho. Herramienta parecida a google docs con las siguientes prestaciones adicionales:

Zoho Planner: organizador personal. Combina una lista de tareas, un bloc de notas y una lista de recordatorios. Permite insertar imgenes y archivos en las notas, llevar una lista de tareas pendientes, marcarlas cuando se hayan realizado y cuenta con almacenamiento ilimitado de pginas. Zoho Chat: aplicacin de chat. Zoho Mail: groupware que incluye un cliente de correo electrnico, una aplicacin de sincronizacin de archivos, un calendario, entre otros. Es gratuito para uso personal. Zoho Show: editor de diapositivas. Parecido a Microsoft PowerPoint. Ofrece almacenamiento ilimitado de presentaciones. Zoho Wiki: editor de wikis. Permite establecer wikis pblicas o privadas, facilita la creacin de grupos de trabajo, y las wikis pblicas sern indexadas y aparecern en los resultados de los motores de bsqueda. Zoho Meeting: aplicacin de conferencias web. Permite conversar en vivo con otras personas, facilita la creacin de canales para tal efecto y ofrece acceso remoto a la PC anfitriona.

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Zoho Projects: administrador de proyectos. Ofrece control total para gestionar proyectos de cualquier tipo; permite asignar tareas a los miembros que se encuentren vinculados Zoho CRM: aplicacin de administracin y gestin. Permite llevar una agenda de contactos, cosas por hacer, gestionar grupos de usuarios, entre otros. Zoho Creator: aplicacin que permite la creacin de mini-aplicaciones web

Su estructura de configuracin es la siguiente:

Figura 16.1. Estructura de funcionamiento de zoo. Fuente el autor,

3. Peppel. El ms bsico de todos contiene; procesador de texto, hoja de clculo y calculadora. Estas 3 concepciones a su vez hacen parte de un concepto que afecta a los sistemas de informacin actuales y que se conoce como computador en la nube. O cloud computer y se caracteriza por ser un nuevo modelo de prestacin de servicios de negocio y tecnologa, que permite al usuario acceder a un catlogo de servicios estandarizados y responder a las necesidades de su negocio, de forma flexible y adaptativa, en caso de demandas no

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previsibles o de picos de trabajo, pagando nicamente por el consumo efectuado. Su estructura de funcionamiento se basa en:

Figura 16.2. Estructura de operacin del cloud computing como herramienta para el desarrollo de sistemas de informacin. Fuente: http://blog.visualgraf.es consultado el 08/01/2011. A las 12:23 pm GMT

Los beneficios y desventajas de integrarlos a la gestin de proyectos se ilustran a continuacin34: Beneficios.

Integracin probada de servicios Red. Por su naturaleza, la tecnologa de "Cloud Computing" se puede integrar con mucha mayor facilidad y rapidez con el resto de sus aplicaciones empresariales (tanto software tradicional como Cloud Computing basado en infraestructuras), ya sean desarrolladas de manera interna o externa.5

80

34

Recuperado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Computaci%C3%B3n_en_nube consultado el 12/01/2011. A las 06:34 am GMT.

Prestacin de servicios a nivel mundial. Las infraestructuras de "Cloud Computing" proporcionan mayor capacidad de adaptacin, recuperacin de desastres completa y reduccin al mnimo de los tiempos de inactividad.

Una infraestructura 100% de "Cloud Computing" no necesita instalar ningn tipo de hardware. La belleza de la tecnologa de "Cloud Computing" es su simplicidad y el hecho de que requiera mucha menor inversin para empezar a trabajar. Implementacin ms rpida y con menos riesgos. Podr empezar a trabajar muy rpidamente gracias a una infraestructura de "Cloud Computing". No tendr que volver a esperar meses o aos e invertir grandes cantidades de dinero antes de que un usuario inicie sesin en su nueva solucin. Sus aplicaciones en tecnologa de "Cloud Computing" estarn disponibles en cuestin de semanas o meses, incluso con un nivel considerable de personalizacin o integracin. Actualizaciones automticas que no afectan negativamente a los recursos de TI. Si actualizamos a la ltima versin de la aplicacin, nos veremos obligados a dedicar tiempo y recursos (que no tenemos) a volver a crear nuestras personalizaciones e integraciones. La tecnologa de "Cloud Computing" no le obliga a decidir entre actualizar y conservar su trabajo, porque esas personalizaciones e integraciones se conservan automticamente durante la actualizacin.

Contribuye al uso eficiente de la energa. En este caso, a la energa requerida para el funcionamiento de la infraestructura. En los data centers tradicionales, los servidores consumen mucha ms energa de la requerida realmente. En cambio, en las nubes, la energa consumida es slo la necesaria, reduciendo notablemente el desperdicio.

Desventajas.

La centralizacin de las aplicaciones y el almacenamiento de los datos origina una dependencia de los proveedores de servicios. La disponibilidad de las aplicaciones estn atadas a la disponibilidad de acceso a internet. Los datos "sensibles" del negocio no residen en las instalaciones de las empresas por lo que podra generar un contexto de alta vulnerabilidad para la sustraccin o robo de informacin.

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La confiabilidad de los servicios depende de la "salud" tecnolgica y financiera de los proveedores de servicios en nube. Empresas emergentes o alianzas entre empresas podran crear un ambiente propicio para el monopolio y el crecimiento exagerado en los servicios.

La disponibilidad de servicios altamente especializados podra tardar meses o incluso aos para que sean factibles de ser desplegados en la red. La madurez funcional de las aplicaciones hace que continuamente estn modificando sus interfaces por lo cual la curva de aprendizaje en empresas de orientacin no tecnolgica tenga unas pendientes pequeas. Seguridad. La informacin de la empresa debe recorrer diferentes nodos para llegar a su destino, cada uno de ellos (y sus canales) son un foco de inseguridad. Si se utilizan protocolos seguros, HTTPS por ejemplo, la velocidad total disminuye debido a la sobrecarga que requieren estos protocolos.

Escalabilidad a largo plazo. A medida que ms usuarios empiecen a compartir la infraestructura de la nube, la sobrecarga en los servidores de los proveedores aumentar, si la empresa no posee un esquema de crecimiento ptimo puede llevar a degradaciones en el servicio.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION. Ingrese a la pgina de zoho => www.zoho.com de las aplicaciones disponibles cual usara para gestionar un proyecto de inversin en un lugar apartado de la geografa del pas. Justifique su respuesta.

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LECCION 17. Sistemas de planificacin empresarial (ERP)

As como en la leccin anterior se pudo inferir los elementos necesarios para integrar informacin a la toma de decisiones en este acpite se hablara del impacto que para la gestin de proyectos tienen las soluciones ERP. Mecanismo de gestin de la informacin que puede definirse como una "solucin de software que trata las necesidades de la empresa tomando el punto de vista de proceso (gestin de proyectos) de la organizacin para alcanzar

sus objetivos integrando en ella (la solucin) todas las funciones de la misma". En este punto tambin es necesario mencionar que un sistema ERP facilita la integracin de los sistemas de informacin de la empresa, ya que cubre todas las reas funcionales. De esta manera puede decirse que los objetivos principales de los sistemas ERP como herramienta para el desarrollo de SIGPs son: 1. Optimizacin de los procesos empresariales. Por ejemplo asignacin de recursos del tipo trabajo, material y/o costo. 2. Acceso a informacin confiable, precisa y oportuna. Especficamente en lo relacionado con informacin contable como el flujo de caja del proyecto. 3. La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Dando lugar a la concepcin de groupware o software colaborativo as como lo que el PMBOK denomina BSCW. 4. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias. Lo que bajo el principio de excepcin de la administracin de proyectos elimina los reprocesos e incentiva el empoderamiento. 5. Reduccin de tiempos y de los costes de los procesos.

17.1. Caractersticas propias de los sistemas ERP.

En trminos reales cuando una organizacin gestionada por proyectos desea incorporar aplicaciones ERP sern deseables las siguientes caractersticas bsicas:

Base de datos centralizada. Con el fin de poder desarrollar sistemas y aplicaciones data wharehousing

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En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.

Las empresas que lo implanten deben modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Por ejemplo pago de nmina y/o gestin de activos.

Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o mdulos para diversas necesidades y/o funciones.

Suele haber un software para cada unidad funcional. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias.

Paralelo a esto tambin se puede mencionar que es necesario que a la par de lo anterior un sistema ERP pueda desarrollar sistemas integrales modulares y adaptables. Estas caractersticas son bsicamente las siguientes:

Deben ser sistemas Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente.

Deber ser sistemas integrados por mdulos tal y como se muestra en la figura 18.1. ya que los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos.

Deben ser sistemas Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse al saber hacer Know How de cada proyecto. Por ejemplo, para gestionar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la el tamao econmico del lote EOQ pero otra empresa no.

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Figura 17.1. Estructura bsica de un ERP. Tomado de: http://www.urudata.com/spanish/Productos/microsoftPErp.asp consultado el 12/01/2011 a las 23.34 pm

17.2. Principales aplicaciones informticas que manejan sistemas ERP.

Algunas de las aplicaciones informticas desarrolladas para usarse como ERP en la gestin de proyectos son las siguientes: OpenBravo ERP relaciona mdulos de finanzas con aspectos operativos de la organizacin.

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Las grandes reas que integra actualmente el sistema de gestin son:

(1) Gestin de los datos maestros: Productos, componentes, listas de materiales, clientes, proveedores, etc.

(2) Gestin de los aprovisionamientos: Tarifas, pedidos de compra, recepcin de mercancas, verificacin de facturas de proveedores, evaluacin de proveedores, etc.

(3) Gestin de almacenes: Almacenes y ubicaciones, unidades de almacn, lotes, nmero de serie, bultos, etiquetas, entradas, salidas, movimientos entre almacenes, inventarios, valoracin de existencias, transportes, etc.

(4) Gestin de proyectos: Proyectos, fases, presupuestos, gastos, compras asociadas, etc.

(5) Gestin de servicios: Recursos, servicios, gastos, gastos refacturables, facturacin de servicios, nivel de servicio, etc. (6) Gestin de la produccin: Estructura de planta, hojas de ruta y BOMs, rdenes de fabricacin, partes de trabajo, incidencias de trabajo, partes de mantenimiento, etc.

(7) Gestin comercial y gestin de las relaciones con clientes (CRM): Pedidos de venta, tarifas, albaranes, facturacin, comisiones, CRM, etc.

(8) Gestin econmico-financiera: Plan de cuentas, cuentas contables, impuestos, contabilidad general, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad bancaria, balance, cuenta de resultados, activos fijos, etc.

(9) Business Intelligence (BI): Reporting, anlisis multidimensional (OLAP), cuadros de mando predefinidos

CK-ERP. Un aplicativo que funciona en CMSs (sistemas de administracin de contenido o herramientas que facilitan el desarrollo de pginas web sin ser programador experto y que se utilizan para disear proyectos en la web) como Druppal y Joomla. Proporciona respaldo a los procesos contables que realiza la empresa.

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Consta de 17 mdulos o aplicaciones que incluyen facilidades para la gestin de la contabilidad de la empresa, pagos, ingresos, pedidos u rdenes de compra, gestin de ventas, cotizaciones recibidas, gestin del punto de venta, gestin de recursos humanos o personal, gestin de nminas, gestin de contactos. ADempiere ERP encargado de realizar la administracin de clientes y pedidos as como tambin de la facturacin, la gestin del stock y la recepcin de pagos as como la replicacin offline del os datos generados. ADempiere cubre las siguientes reas de negocio:

Administracin Planeacin de Recursos (ERP) Administracin de la Cadena de Suministro (SCM) Administracin de la Relacin con los Clientes (CRM) Anlisis del Desempeo Financiero Solucin Integrada de Punto de Venta (TPV - POS) Tienda Web Integrada

17.3. Los Beneficios y los riesgos de aplicar ERP en la empresa35.

La literatura consultada menciona que dentro de los beneficios que la incorporacin de sistemas ERP en la gestin de proyectos son: a. Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos financieros. b. Modernizar las estructuras administrativas. c. Centralizar el control sobre la informacin. d. Estandarizar los procesos. e. Reduccin en los costos y tiempos en los procesos claves del negocio. f. Transacciones de la informacin ms rpidas.

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35

Adaptado de www.monografias,com consultado el 17/01/2011 a las 23:45 pm.

g. Mejor administracin

financiera.

Especficamente

en

la

elaboracin

de

indicadores financieros para establecer liquidez, endeudamiento y rentabilidad en la firma. h. Establecer las bases para el comercio electrnico. Especficamente en lo relacionado con la gestin de clientes. i. Mejorar la calidad y la satisfaccin a los clientes.

j. Medir los resultados de la organizacin continuamente.

Ahora bien no todo con los ERPs es felicidad tambin es necesario tener en cuenta que para poderlo implementar es necesario tener en cuenta los siguientes elementos: 1) Qu tipo de ERP se va a escoger para actuar como sistema de informacin para la gestin. Definiendo bsicamente el tipo de proyecto que va a realizar. 2) Cul es el perfil de las personas que interactan en la organizacin y que elementos influyen en su cultura organizacional. 3) La estrategia de valor de la firma. 4) El hardware y la capacidad ofimtica de la empresa. 5) Los procesos que realiza la firma. 6) El resto de aplicaciones de gestin existentes en la organizacin As mismo tambin es necesario entender que en toda implantacin de herramientas ERP hay dos fases totalmente distintas a saber: 1. La "pre-implantacin", es decir, el anlisis previo para definir los objetivos que busque la empresa cuando implementa el ERP, el alcance funcional, el coste total de adopcin e incorporacin, los recursos necesarios en hardware y peopleware, concretas de la organizacin. las necesidades

2. El proceso propio de implementacin incluyendo desarrollos, actualizaciones y procesos

de formacin y capacitacin para el personal,

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17. 4. Los Elementos claves para seleccionar un ERP

As mismo toda vez que se desee incorporar un sistema ERP a la gestin de un negocio electrnico ser necesario tener en cuenta los siguientes elementos:

La funcionalidad: Es el foco primario en la mayora de evaluaciones para seleccionar el mejor ERP.

La arquitectura relacionando el software con las necesidades de los usuarios finales en lo referente al entorno de la aplicacin (bases de datos, entorno de servidores y clientes), capacidades de la interfaz de usuario (pantalla de texto, grfica o multimodo), arquitectura de software de la aplicacin.

Coste: Para convencer a la direccin de que respalde el proyecto es esencial establecer expectativas realistas sobre el coste global del sistema;

Servicio y soporte: Ofrecer a la aplicacin un servicio sostenible capaz de brindar un rango de fiabilidad alto a travs de sistemas de soporte preventivo, correctivo, perfecto.

Capacidad de ejecucin: Tener los sistemas preparados para la ejecucin de diferentes plataformas y mdulos complementarios al sistema implantado; y,

Visin del fabricante: Teniendo en cuenta la consolidacin que se producir en el mercado de software ERP durante los prximos aos, y dada la importancia crtica de los sistemas ERP dentro de la empresa, hay que prestar la mxima atencin al bienestar financiero de los socios potenciales a los que se encarguen las aplicaciones

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
1) Aparte de los ERP`s mencionados en la leccin que otros ERP`s existen en el mercado. Menciones sus ventajas y desventajas a la hora de ponerlos a actuar como SIGPs 2) Elabore un cuadro comparativo donde se muestren las diferentes caractersticas de cada ERP mencionado en la leccin 3) Cul sera el mejor ERP para el desarrollo y gestin de proyectos en:

A. Una gran superficie B. Una tienda de conveniencia C. Una tienda virtual D. Un supermercado

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E. Una empresa productora y comercializadora de lcteos. F. Una empresa encargada de seleccionar personal en lnea.

90

LECCION 18. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los proveedores (SCM)
Toda vez que se realice el desarrollo de un sistema de informacin para la gestin de proyectos, es necesario contar no solo con procesos de logstica electrnica ligados a la utilizacin de una serie de tecnologas de la informacin y la comunicacin, tal como se ilustra en la figura 19.1. Tambin es necesario contar dentro del esquema de gestin de proyectos con una estrategia de alto nivel ligada a la gestin de compras (plan de compras) la cual puede desarrollarse en gran medida a travs de la aplicacin de un concepto denominado administracin de la cadena de suministro o SCM

Figura 18.1. La estructura de la SCM adaptado de http://www.cirko-mes.com consultado el 17/01/2011 a las 13:34 pm

De esta manera podra definirse la cadena de suministro como

una compleja serie de

procesos de intercambio de materiales y de informacin que se establece tanto dentro de cada

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organizacin o empresa como fuera de ella, con sus respectivos proveedores y clientes. As si se quiere desarrollar un SIGP las tecnologas de informacin que se recomienda implementar para un proyectista que dese automatizar la funcin de compras del proyecto son las siguientes:

CRM, Administracin de la Relacin con el Cliente (Customer Relationship Management). BI, Inteligencia del Negocio, (Business Intelligence). Es el concepto que hace referencia a las habilidades, conocimientos, tecnologas, aplicaciones, calidad, riesgos, cuestiones de seguridad y las prcticas utilizadas para ayudar a una empresa para adquirir una mejor comprensin del comportamiento del mercado y el contexto comercial. Con este fin, lleva a cabo la recopilacin, integracin, anlisis, interpretacin y presentacin de

la informacin empresarial. Por extensin, "de inteligencia de negocios" puede referirse a la informacin recogida en s o el conocimiento explcito a partir de la informacin. De esta manera sern resultados de la inteligencia de negocios el data mining, el data wharehousing, (elementos ya citados en lecciones previas) la gestin del rendimiento corporativo (CPM), y el anlisis predictivo. Como herramientas de sistema de apoyo a las decisiones DSS KM, Administracin del Conocimiento o Knowledge Management, conocimiento comprende una serie de prcticas La gestin del

socialmente aceptadas en una

organizacin para identificar, crear, representar, distribuir y permitir la adopcin de conocimientos y experiencias. Esas ideas y experiencias

comprenden conocimientos, ya sea incorporado en las personas o incorporado en los procesos organizativos o en la prctica.

As mismo Sus principales aplicaciones se dan en la gestin empresarial, la gestin documental y los desarrollos informticos dado que esta concepcin se centra en la experiencia y la lgica de la firma para desarrollar ventajas competitivas para la organizacin.

Ahora bien para poder ver la aplicabilidad de la SCM en los SIGP quiz sea necesario realizar los siguientes pasos:

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1. Creacin de un correo corporativo con el nombre de su empresa. O un usuario encargado de realizar la funcin de comprar, de disear el pliego de licitaciones as como estipular los requerimientos tcnicos necesarios para hacer efectivo dicho plan dentro de la gestin del proyecto. 2. Establecimiento de relaciones con agentes de comercio electrnico como mecanismo para integrar la compra tradicional, las TICs y el plan de compras tradicional a una integracin TI/SI en mercados tradicionales y no tradicionales. 3. Interrelacin directa con clientes, proveedores y distribuidores a travs de los sistema de informacin que puedan desarrollar funciones propias de las concepciones EDI, ERP, KM y CRM 18.1. El software para la gestin de la administracin de la cadena de suministro SCM. A continuacin se presentan algunas compaas vendedoras de soluciones de SCM:

Oracle Baan PeopleSoft36 COGNOS37 HYPERION

36

PeopleSoft, Inc. fue una compaa que suministraba software de Planificacin de Recursos Empresariales, gestin

de Recursos Humanos, gestin de las Relaciones con los Clientes y Gestin de Nmina a grandes empresas. Los inicios de PeopleSoft comienzan con una idea sobre la versin Cliente-Servidor de Integrar un paquete de gestin de Recursos

Humanos. En enero de 2005, PeopleSoft fue adquirida por Oracle y dej de ser una compaa independiente, aunque su lnea de productos sigue vigente. Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/PeopleSoft el 17/01/2011 a las12:30 pm
37

Es una compaa canadiense de informtica con sede en Ottawa (Ontario). En enero 31 del 2008, Cognos fue adquirida

oficialmente por IBM y paso a formar parte de la divisin de Information Management. Posterior a esta adquisicin el nombre de la compaa es IBM Cognos en lugar de Cognos. Cognos es una empresa que produce software de business intelligence y administracin del desempeo. Es uno de los lderes en este mercado junto con Business Objects (ahora parte de SAP) e Hyperion (ahora parte de Oracle). La ltima versin de programas para BI se conoce como Cognos 8 BI, fue lanzado en septiembre del 2005 y combina las funcionalidades de varios productos previos como: ReportNet, PowerPlay, Metrics Manager, Noticecast, y DecisionStream. Que se utilizan para gestionar informacin ligada a la gestin tecnolgica de la empresa. Adaptado de http://es.wikipedia.org/wiki/Cognos consultado el 17/01/2011 a las 12; 34 pm.

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18.2. Ventajas y Amenazas para implementar SCM en el diseo de SIGP.

Con la incorporacin de la administracin de la cadena de suministro a la gestin de un SIGP se pueden lograr las siguientes ventajas para la empresa.

Reduccin en el coste total de servicio al cliente Reduccin en el coste de transporte Reduccin en el coste del procesamiento de los pedidos Reduccin en las rupturas de stock del cliente respecto a los productos que ste compra Reduccin en los tiempos de suministro al cliente Respuesta a las necesidades del cliente Respuesta a requerimientos especiales del cliente Cumplimiento de las fechas de entrega Servicio de pedidos completos (cumplimiento de cantidades) Colaboracin en el lanzamiento de nuevos productos de un cliente Notificacin anticipada de las demoras faltantes

Por otro lado tambin existen algunas amenazas ligadas a la adopcin del SCM las cuales se muestran a continuacin:

1. El primer error al que se enfrenta una empresa al momento de implementar un SCM cuando tiene poco conocimiento, control y comunicacin proveedores y clientes. 2. El segundo error esta ligado a implementar SCM cuando la empresa no cuenta con una administracin de los proveedores. 3. El tercer error va ligado a no saber lo que es un SCM. Ni como se implementa en la organizacin. con sus vendedores,

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4. Finalmente el error mas garrafal es implementar SCM en la gestin de proyectos como efecto arrastre a una tendencia, una moda pasajera o simplemente por hacerlo sin saber para qu sirve realmente. Lo que se traduce en; 5. Falta de integracin entre la administracin y la operacin de la organizacin. 6. Debido a lo anterior se puede presentar inhabilidades para establecer relaciones de confianza. De esta manera aunque el acceso a la informacin representa las mayores oportunidades de crecimiento para la organizacin, tambin al mismo tiempo le

presentara debido a lo anterior los mayores retos por vencer. 7. Demasiadas opciones por escoger. El mayor problema al tratar de evaluar los productos y servicios de los softwares SCM es que son demasiados y cambian rpidamente. 8. Anticiparse a la colaboracin. No se debe justificar por anticipado el desempeo de SCM creyendo en la oportunidad potencial de crear alianzas estratgicas con los socios y proveedores.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
1. investigue que otras herramientas informticas adicionales a las ya vistas en la leccin existen para administrar la cadena de suministro de un proyecto de inversin del sector privado / del sector pblico. 2. Defina desde la perspectiva del proyectista que elementos de la figura 19.1 podra incorporar para implementar una poltica SCM para la realizacin de un proyecto de Investigacin. 3. Desde la gestin de proyectos sera posible que con un software SCM se pueda realizar gestin de inventarios? Justifique su respuesta. Revise el concepto de EOQ.

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LECCION 19. Integracin logstica. Suministros, sistemas, clientes. El concepto de sistema de trazabilidad.
En lecciones previas se ha hablado de los diferentes sistemas que existen para gestionar proyectos se ha hablado de la importancia de establecer mecanismos que garanticen la seguridad de la informacin contenida en ellos por medio de la realizacin de auditoras informticas segn estndares internacionales. Sin embargo an queda pendiente integrar a tales concepciones la forma de realizar el seguimiento a concepciones vistas en la leccin anterior asociadas a los suministros, los clientes y el seguimiento de los mismos. Razn por la cual esta leccin abordara el concepto de sistema de trazabilidad.

De esta manera dicha concepcin puede definirse como el conjunto de sistemas y/o subsistemas coordinados entre s que es utilizado para realizar el seguimiento, porcentaje de avance o de ejecucin de diferentes actividades asociadas a la realizacin de un proyecto o alguna tarea asociada a la ubicacin de un recurso especfico dentro de la realizacin de cualquier actividad esencial para el desarrollo de un proyecto.

De esta manera dicho sistema para lograr su funcin de manera efectiva deber contener los siguientes elementos:

A. Incorporacin de sistemas informativos que permitan tener informacin sobre:

Materiales unitarios y recursos humanos especficos. Materiales organizados por caractersticas especficas por ejemplo en el caso de proyectos de ingeniera civil todo el material relacionado con enchapes.

Sistemas asociados a ubicar de manera clara la ubicacin de los recursos necesarios para la realizacin del proyecto por medio del a integracin de herramientas como el GPS y los telfonos inteligentes.

B. Sistemas para la captura de datos en lo relacionado con gestin de las materias primas, manejo del efectivo (cartera, inventarios, y gestin del circulante) C. Software para la gestin de datos que este en capacidad de imprimir informacin, grabarla en medios de almacenamiento extrables, capaz de integrarse a otros

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sistemas de gestin e inclusive exportarla a sistemas de automatizacin de oficinas e inclusive intercambiar datos con dichos sistemas. Una vez identificados las actividades fases y dems reas que pueden establecer el xito o el fracaso del proyecto los sistemas de captura de informacin debern tambin cumplir con las siguientes caractersticas esenciales para poder construir un buen data wharehouse.

A. Hay que definir la informacin que se necesita con exactitud para evitar rplicas de la misma o re procesos. B. Hay definir cmo se va a capturar la informacin por ejemplo por estudios previos o por encuestas C. Se debe establecer donde se va a almacenar la informacin obtenida D. Se debe tener claro para que se va a usar la informacin que permitir establecer el sistema de trazabilidad su origen y el tiempo en que estar almacenada dentro del sistema. Esto ltimo es relevante porque explica porque el proyectista debe guardar los proyectos que administra con un criterio de lnea de base38.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.

1. Las siguientes herramientas informticas son programas usados para realizar procesos de trazabilidad Dipole Trace Suite, Arballon Business Software, IBM, webMethods, Tibco, Oat Systems, SAP, RedPrairie, HighJump, Logility De ellos cuales podra utilizar para realizar el seguimiento de los proyectos que adelanta:? A. Una empresa exportadora de flores B. Una comercializadora internacional de frutales
38

Dentro del ciclo del proyecto, la lnea de base debe realizarse cuando ste se inicia; de lo contrario, no se contar con datos Fuente; http://es.wikipedia.org/wiki/L%C3%ADnea_de_base_(investigaci%C3%B3n_cient%C3%ADfica)

que permitan establecer comparaciones posteriores e indagar por los cambios ocurridos conforme el proyecto se vaya implementando. recuperado el 12/01/2011 a las 13:27 pm,

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C. Una agencia de viajes 2. Revise esta pgina web http://es.wikipedia.org/wiki/R/3 porque la ficha tcnica de dicha herramienta informtica podra permitir pensar que con ella se puede desarrollar un sistema para realizar la trazabilidad de los proyectos adelantados en una empresa del sector pblico cualquiera?

98

LECCION 20. Sistemas de informacin para la Gestin de las relaciones con los clientes (CRM)
En trminos generales con el crecimiento de los mercados, la globalizacin y la incorporacin creciente de las tecnologas de la informacin y la comunicacin a la gestin de las organizaciones cada vez se hace mas necesaria la incorporacin de mecanismos que permitan analizar el comportamiento del cliente con el fin de tener informacin que pueda ser usada para la toma de decisiones en materia de diseo y formulacin de proyectos. De esta manera y ante esta situacin se hizo necesario incorporar a las tradicionales herramientas de gestin el concepto de administracin de las relaciones con los clientes (Customer

Relationship Management CRM)

con el fin de conseguir desarrollar la una estrategia de

negocio centrada en anticipar, conocer y satisfacer las necesidades y los deseos presentes y previsibles de los clientes. De esta manera el CRM como herramienta para el desarrollo de sistemas de informacin para la gestin de proyectos se debe centrar en desarrollar estrategias de mercadeo dirigidas a hacer nfasis en39: 1. El Enfoque al cliente: en esta concepcin es necesario entender que "el cliente es el rey". Lo que ha generado como resultado que se ha dejado de estar en una economa en la que el centro era el producto para pasar a una economa centrada en el cliente. 2. Inteligencia de clientes: Se necesita tener conocimiento sobre el cliente para poder desarrollar productos /servicios enfocados a sus expectativas. De forma tal que para poder hacerlo es necesario poder contar con bases de datos que administre las variables generadas del estudio de dichas relaciones. 3. Interactividad: El proceso de comunicacin pasa del monologo tradicional de la empresa al cliente a un dialogo entre la empresa y el cliente. Donde es el cliente quien dirige el dialogo y decide cuando comenzar y cuando terminar. 4. Fidelizacin de clientes: el CRM existe como herramienta para poder establecer estrategias que permitan fidelizar a los clientes existentes porque es ms barato y efectivo que buscar adquirir clientes nuevos. 5. Personalizacin: Cada cliente de la empresa requiere una forma de comunicacin y ofertas personalizadas por lo que se necesitan grandes esfuerzos en inteligencia y

99

39

Adaptado de http://www.wikilearning.com consultado el 17/01/2011 a las 23:45 pm.

segmentacin de clientes. La personalizacin del mensaje, en fondo y en forma, aumenta drsticamente la eficacia de las acciones de comunicacin. 6. Cuando se piensa en incorporar el CRM a la gestin es necesario pensar en los clientes
como un activo cuya rentabilidad muchas veces es en el medio y largo plazo y no siempre en los ingresos a corto plazo.

20.1. Herramientas informticas para el diseo y formulacin de proyectos desde la ptica del CRM. Desde la ptica organizacional todos hemos escuchado hablar de SAP y su mdulo de gestin de proyectos sin embarga por su alto costo de implantacin dicha herramienta no se analizara en este acpite razn por la cual solo hablaremos de las siguientes herramientas informticas: CiviCRM es una aplicacin de cdigo abierto para realizar CRM puede ser desplegadas en Drupal y Joomla! Esta herramienta es usada por entidades como Amnista Internacional, Creative Commons y la Fundacin Wikimedia para su recaudacin de fondos y su gestin de clientes. SugarCRM es un software de cdigo abierto para dar soluciones de base tecnolgica a la industria del Azucar. Es un aplicativo que funciona en varios sistemas operativos aunque tienda a convertirse en un software comercial. Microsoft Dynamics CRM es un CRM desarrollado como un paquete de software desarrollado por Microsoft. Hace parte de la familia Microsoft Dynamics de herramientas de negocio. Sus principales funcionalidades estn ligadas a la gestin de datos va data mining.

Segn el fabricante se menciona que la principal utilidad de Dinamics CRM esta enfocada al mercadeo especficamente para tomar decisiones en los siguientes tems:

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 segmentacin de clientes (etapa de investigacin de mercado dentro del diseo de proyectos) planificacin y gestin de campaas extraccin y limpieza de datos generacin de informes y anlisis herramientas de colaboracin de marketing/ventas portales para compartir informacin
Tabla 20.1. CRM para la etapa de diseo de proyectos. Fuente el autor.

As mismo la aplicacin permite tambin obtener informacin para el departamento de ventas relacionada con los siguientes parmetros: gestin de clientes potenciales y oportunidades (etapa evaluacin de impactos) gestin de cuentas y contactos gestin de territorios previsiones y generacin de anlisis de ventas acceso con dispositivos mviles y sin conexin acceso rpido a productos, precios y ofertas
Tabla 20.2. CRM para la etapa de evaluacin de proyectos. Fuente el autor.

Paralelo a lo anterior en lo relacionado a la implementacin de polticas ligadas al servicio al cliente y ECR40 el aplicativo ofrece informacin para la toma de decisiones ligada a: gestin de cuentas y contactos (gestin de relaciones en el proyecto / manejo de conflictos por demoras evitables / inevitables) gestin de casos e interacciones gestin de productos y contratos administracin de una Base de Datos de Conocimiento programacin de servicios flujo de trabajo a travs de equipos y grupos generacin de informes y anlisis de servicio
Tabla 20.3. CRM para la etapa de gerencia de proyectos. Fuente el autor.

101

40

Respuesta efectiva al cliente. En el caso de la gestin de proyectos hace referencia a dar respuestas rpidas a cada una de las requisiciones que tiene el cliente de proyectos; as como los dems grupos de inters del mismo.

20.2. Los requisitos bsicos para poder instalar un CRM en la organizacin.

En trminos generales la organizacin gestionada por proyectos que opte por implementar un sistema CRM en su organizacin deber tener en cuenta elementos como los que se enuncian a continuacin.

1) El Hardware y el software de gestin de datos que tenga la organizacin. 2) Los Gastos de mano de obra requeridos para instalar el sistema y los gastos del personal operativo para respaldar, modificar y actualizar el uso de la solucin tecnolgica por parte de la empresa. 3) El Hardware y el software de pruebas y preparacin del sistema. 4) Los Gastos de mantenimiento del sistema 5) Los Gastos de investigacin y desarrollo en tecnologa de informacin necesarios a la hora de evaluar nuevas tecnologas de administracin del servicio al cliente y su impacto en las necesidades actuales o potenciales del negocio. 20.3. Los objetivos del CRM y su impacto en la gestin de proyectos. En trminos generales las organizaciones que optan por adecuar sus modelos de gestin de proyectos incorporando soluciones CRM buscan ante todo cumplir con los siguientes objetivos:

Incrementar las ventas tanto por incremento de ventas a clientes actuales como por ventas cruzadas a otros consumidores.

Maximizar la informacin del cliente por medio de la adopcin de mecanismos de captacin de informacin. Buscando as Identificar nuevas oportunidades de negocio

Mejora del servicio post venta al cliente Desarrollar Procesos optimizados y personalizados Establecer mecanismos para producir mejoras en las ofertas y una reduccin en los costos. Identificar los clientes potenciales que mayor beneficio generen para la empresa Desarrollar estrategias encaminadas a fidelizar al cliente, aumentando las tasas de retencin de clientes

Aumentar la cuota de gasto de los clientes

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Ahora bien una vez que el proyectista ha decidido incorporar una estrategia CRM deber saber que al desarrollarla se lograra en la firma que sus proyectos obtengan una: 1. Importante disminucin de los costes de interaccin. 2. Nueva direccin de la comunicacin. 3. Mayor eficacia y eficiencia de las acciones de comunicacin. 4. Inteligencia de clientes en tiempo real. 5. Definicin de estrategias de marketing para pblicos muy segmentados. 6. Personalizacin de bienes y servicios a travs de marketing 1 a 1 7. Capacidad de comunicarse con clientes en cualquier sitio desde cualquier lugar 8. Mejora de la atencin al cliente. Funcionamiento las 24 horas, los 365 das y los 7 das a la semana. 9. Mejora de los procesos comerciales Sin embargo, aunque la tecnologa sea la herramienta para el desarrollo de la filosofa del marketing relacional en la red, nunca puede dejarse un proyecto CRM en manos de ella. Es muy importante destacar que para alcanzar el xito con la incorporacin de este tipo de tecnologas es necesario tener en cuenta que se pueden presentar algunas falencias ligadas a:

La Dificultad de implementacin41 por regla general las Soluciones CRM empresa nivel
de proyecto tienen reputacin de ser difcil de implementar. Tal dificultad es influenciada por los siguientes factores:

La iniciativa de CRM no se medit y plane. La informacin es inexacta, no esta disponible o se encuentra distribuida en diversos formatos.

Los procesos del proyecto (actividades) y el flujo de trabajo no estn definidos correctamente y alineados hacia las entradas requeridas por el sistema.

Los esfuerzos se empantanan en conseguir los requeridos sistemas integrados.

Los requerimientos de arquitectura tecnolgica se subestimaron.

103

41

Tomado de www.monografias.com consultado el 12/01/09 a las 12:34 pm.

Las polticas entre oficinas y la estructura organizacional establecida, hace que la implementacin sea difcil. El CRM y otras iniciativas empresariales, requieren cooperacin y participacin a travs de las unidades de negocio.

Costoso. Dependencia con la WEB. Sobre automatizacin. Efectividad no garantizada. Esta ltima concepcin ligada a: 1. Pensar que la tecnologa es la solucin, la tecnologa slo tiene sentido tras tener perfectamente definidos los objetivos de negocio. 2. Falta de apoyo por parte de la direccin, debido a la falta de conocimiento de las oportunidades que el CRM ofrece. 3. No existe "pasin por el cliente", en la cultura de la organizacin. 4. Retorno de la inversin poco claro, debido a que no es un sector maduro y existe un desconocimiento generalizado sobre su ROI. 5. Falta de visin y estrategia, es un problema habitual no tener una estrategia claramente definida y, por tanto, unos objetivos de negocio medibles en el rea de CRM. Adems, el problema se incrementa cuando no existe una correcta asignacin de recursos y una correcta metodologa para el desarrollo del proyecto. 6. No redefinir los procesos, al igual que en otro tipo de proyectos tecnolgicos, es necesario redefinir los procesos de negocio para conseguir los resultados deseados. Se necesita redefinir la manera en la que se hacen las cosas en la organizacin para conseguir resultados. 7. Mala calidad de los datos e informacin, uno de los pilares de CRM es el conocimiento del cliente (Customer Intelligence) y dentro de este concepto la calidad de los datos e informacin es bsica ya que a partir de ellos es de las que se extraen conclusiones. 8. Problemas con la integracin, varios estudios a nivel internacional apuntan a que menos de un 10% de los encuestados han integrado su CRM con su ERP o su Data Warehouse. Dentro del proceso de gestin de proyectos

104

9. No gestionar correctamente el cambio, al igual que cualquier proyecto de envergadura, es necesaria una correcta gestin del cambio y de la cultura organizacional. EJERCICIO DE AUTOEVALUACION. Segn lo ledo en la leccin: 1. Considera usted que el CRM es un software para la gestin de proyectos justifique su respuesta. 2. Qu relacin existe entre el ERP y el CRM para el desarrollo de proyectos encaminados a desarrollar:

A. Un sistema de informacin para la gestion de proyectos. B. El clculo de la ruta crtica de un proyecto. C. La elaboracin de una estrategia para detectar los beneficiarios de un proyecto de inversin en el departamento del cauca. 3. Que impacto tiene el Crowdsourcing en la gestin de una empresa de base tecnolgica dedicada al desarrollo de proyectos de soluciones integradas. 4. De acuerdo a la metodologa de adopcin de un CRM que pasos le recomendara aplicar a una empresa productora y comercializadora de bocadillos en la regin de Vlez Santander.

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Captulo 5. Entornos virtuales de trabajo colaborativo en proyectos.

Un elemento clave de la gestin de recursos se enfoca en el trabajo colaborativo de los agentes que interactan en el proceso de gestin de proyectos por tal motivo este captulo abordara los elementos claves que faciliten el trabajo colaborativo de todos los miembros del proyecto. Por tal motivo este captulo abordara las siguientes lecciones: LECCION 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo LECCION 22. Tecnologas para la gestin de proyectos en entornos virtuales. LECCION 23. Sistemas de informacin para la gestin de proyectos en entornos virtuales. LECCION 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos virtuales. LECCION 25. Soluciones Groupware para la gestin de proyectos.

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LECCION 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo

El diseo de proyectos surge de varias fuentes. Por ejemplo de una necesidad manifiesta o de alguna tcnica que estimule la creatividad y la solucin de problemas tal como sucede con la tormenta de ideas (brainstorm), la tcnica Phillips 6642, el foro, la mesa redonda o el debate por solo citar algunas tcnicas para la solucin de problemas. En todas ellas queda claro tal como se ilustra en la tabla 21.1 una clara necesidad de trabajo de dos o mas personas que de manera cooperativa logran una meta comn. Etapa Pensamiento Habilidades crticas crtico de razonamiento (Proceso de (Habilidades resolucin de los necesarias durante problemas) el proceso) 1 Identificacin del Clarificacin problema elemental Observacin o estudio de un problema, identificando sus elementos, observando sus relaciones 2 Definicin del Clarificacin a fondo Anlisis de un problema Define fronteras problema para Estudio de Consecuciones grupo (Actitudes (Proceso social) preferidas y comportamientos) Provocacin de Motivacin acontecimiento aprender Dentro del ambiente social para

Utilizacin experiencia De otros

de Discusin

42

Consiste en dividir la sala en 6 grupos de 6 personas, las cuales discuten durante 6 minutos un tema o problema (previsto o bien que haya surgido como tema durante el desarrollo de la reunin). Seguidamente una persona del grupo se rene con los otros 5 representantes y vuelve a formar un grupo de 6, que por seis minutos ms, discutirn el mismo asunto, hasta que se llegue a una conclusin general. Esta tcnica permite que se desarrolle la capacidad de sntesis de los participantes; contribuye a que se supere el temor a hablar ante los dems compaeros; fomenta el sentido de responsabilidad y estimula la participacin de todos los miembros del grupo. Pero para ello, se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento:

El director formular la pregunta o el tema que se va a discutir e invitar al resto de los componentes para que formen grupos de seis personas. Cada grupo nombrar un coordinador y un secretario. Hecho esto, el director tomar el tiempo para contar los seis minutos que durar la actividad. Cuando falte un minuto notificar a cada grupo para que realicen el resumen. El coordinador de cada uno de los equipos controlar igualmente el tiempo y permitir que cada integrante manifieste su punto de vista durante un minuto, mientras que el secretario tomar nota sobre las conclusiones. Al finalizar el lapso de discusin en los grupos, el director solicitar a los secretarios la lectura de las conclusiones obtenidas en cada equipo y las escribir en una pizarra.

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del problema, fines entender sus valores y el medio subyacentes, creencias y asunciones Exploracin del Inferencia Admisin o propuesta problema Ocuparse del de una idea vinculada corazn del a proposiciones problema basado reconocidamente en el verdaderas entendimiento profundo de la situacin Evaluacin y Juicio aplicabilidad del Toma de decisiones, evaluaciones y problema Evaluacin de crticas soluciones alternativas e ideas nuevas Integracin del Estrategias Para uso de la problema Interpretacin en solucin despus entendimiento sobre opciones o para validar decisiones conocimiento

Utilizacin de perspectivas mltiples Y experiencias

Discusin Empleo conocimiento anterior experiencia

de y

Modelizacin social Del problema

Discusin Relacionar evidencia con conclusiones

la las

Validacin de proceso Por interaccin de grupo

Mantenimiento de una postura Postura crtica y objetiva

Tabla 21.1 etapas del pensamiento crtico como insumo para el diseo y gestin de proyectos. Fuente: el autor.

Con esto en mente esta leccin abordara la manera en que la cooperacin y la colaboracin han traspasado las fronteras de lo conceptual y las dinmicas de las personas, para enriquecer el proceso de formulacin, diseo y gestin de proyectos con nuevas formas y espacios de interaccin entre personas y/o nuevos modos que refuerzan estas mismas interacciones. De esta forma puede decirse que durante la dcada de los aos 90s, los laboratorios de investigacin y los esfuerzos comerciales se han dirigido a la investigacin hacia el trabajo cooperativo soportado por computador (CSCW43) y el aprendizaje colaborativo soportado por computador (CSCL). En ambos casos la colaboracin se realiza en un sistema informtico que

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43

CSCW se define como un sistema de red computarizado para que grupos de apoyo trabajen en una tarea comn y, proporciona un interfaz compartido para grupos para trabajar (Ellis et al., 1991)

soporta el entorno de colaboracin; llegando a ejercer control activo de las interacciones de colaboracin. Los sistemas CSCW y CSCL dentro de la gestin de proyectos son herramientas informticas y telemticas que permiten configurar ambientes, y entornos virtuales para trabajar y aprender en red. Tanto los sistemas CSCW como los CSCL son instancias para que los participantes usen sus entornos virtuales constructivamente y extraigan todas las ventajas de colaboracin por ellos mismos. Una de las direcciones importantes de mejora futura de las tecnologas CSCW44 y CSCL es la de posibilitar proporcionar una base artificialmente inteligente para la colaboracin; es decir, que los sistemas de computacin pudieren ejercer el control 'activo' de las interacciones de colaboracin. Estos sistemas son llamados Colaboracin Mediada por Software (Software Mediated Collaboration (SMC)). Los sistemas SMC podran ser empleados para la educacinentrenamiento (por ejemplo para la enseanza y entrenamiento de tareas, operaciones, y procesos complicados). Cabe decir que entre las ventajas de la comparticin y la colaboracin y la cooperacin soportada por computador se destaca la capacidad de tener una 'especie de cerebro comn' para un grupo a la hora de trabajar. Este enfoque permite agruparse para 'pensar' juntos, incluso cuando los miembros del grupo estn distribuidos a travs de organizaciones, el espacio y/o el tiempo. Esto tambin apoya la 'memoria' inmediata de las comunicaciones y operativas pasadas, las buenas prcticas y el trabajo realizado en cualquier momento. Cuando se comparte, colabora y coopera soportado por computador:

Se puede participar con tiempo propio, lugar propio y ritmo propio; se puede decidir cundo participar y cundo hacer, se puede poner al corriente rpidamente sobre lo que los dems han hecho mientras tanto.

Todo se registra; las comunicaciones realizadas en el grupo se organizan y se almacenan estructuradamente (como archivos y documentos) o en sistemas con una estructura adaptable (como hilos de correo electrnico en aviso).

109

44

Para profundizar un poco ms en este concepto y en su impacto en la gestin de proyectos se sugiere consultar este link: http://en.wikipedia.org/wiki/Computer_supported_cooperative_work

As mismo la integracin de los 3 parmetros anteriores da lugar al desarrollo de entornos Virtuales de Trabajo Compartido, Colaborativo y Cooperativo (EVTC) los cuales se caracterizan por:

Zonas virtuales para el trabajo compartido, cooperativo y colaborativo entre varios miembros desde donde compartir datos, informacin y comunicacin para llevar a cabo 'proyectos' comunes.

Entrada normalmente restringida a esas reas mediante un acceso controlado, permitido solamente a miembros previamente registrados y, en los casos que sea necesario, limitando sus posibilidades de manipulacin de la informacin.

Datos, informacin y comunicacin siempre disponibles para todos los componentes del 'proyecto' en cualquier momento, pues se encuentran almacenados en el servidor del groupware y no en ordenadores locales.

Permite almacenar en un mismo espacio todos los tipos de objetos que puedan resultar tiles en el desarrollo del trabajo compartido, colaborativo y cooperativo: documentos de texto, bases de datos, imgenes, sonidos, anotaciones sobre los mismos, comentarios, listas de direcciones, etc.

Puede convertirse en la puerta de acceso a reuniones o citas entre los miembros, ya sea en encuentros presenciales o a travs de la Red pues ofrece los medios bsicos para realizar sus convocatorias.

Presenta ciertas aplicaciones que pueden ser entendidas dentro de un contexto de workflow o flujo de trabajo como lo es el hecho de que integra herramientas de comunicacin de eventos entre sus miembros.

As mismo los EVTC van asociados a equipos de trabajo que renan las siguientes caractersticas: Grupo de personas organizadas. Trabajan juntas para lograr unas metas comunes. Comparten Talentos, Conocimientos, Capacidades, Habilidades, Informaciones, y Competencias en esfuerzo comn. Confianza y Apoyo mutuo. Sinergia (Resultado Grupal - Aportaciones Individuales).

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De esta manera los gerentes de proyectos que los integran a sus modelos de gestin de proyectos logran hacer posible: Comunicacin entre los miembros del equipo de proyecto. Comparticin de los datos, la informacin y la comunicacin. Coordinacin y control de objetos compartidos. Comparticin de un espacio virtual de trabajo (y aprendizaje) de organizacin y entendimiento comn del proceso de desarrollo del 'proyecto' comn. Soporte a la toma de decisiones en comn.

El proceso de desarrollo de estos dentro de una empresa gestionada por proyectos se resume en la tabla 21.2. ETAPA: Recuperacin de informacin en el web Discusin asincrnica abierta a "forneos" Discusin asincrnica en grupos cerrados Organizacin de ideas Discusin sincrnica Instrumentos asincrnicos de apoyo a la creatividad Sistemas de apoyo a decisin de grupo Correccin de grupo Regeneracin y evaluacin de soluciones Diseminacin de informacin y conocimiento en el web 1 2 3 4 x x x x x x x x x x x x 5 x

x x x

Tabla 21.2. Pasos para desarrollar sistemas de trabajo cooperativo integrado en la red. Fuente: el autor.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Consulte la pgina http://en.wikipedia.org/wiki/Computer-supported_collaborative_learning en ella que elementos puede establecer que podran ser tiles para poder desarrollar trabajo cooperativo para gestionar la experticia de un director de proyecto.

111

LECCION 22. Tecnologas para la gestin de proyectos en entornos virtuales.

La rpida evolucin de la informacin y las nuevas potencialidades para la comunicacin entre las personas ha sido muy importante en el xito de la mayor parte de las organizaciones. Aspectos claves han sido la disponibilidad aumentada de redes de computadores y la tendencia hacia el equipo de trabajo. Uno de los nfasis principales de los sistemas de aplicaciones informticas distribuidas est en el apoyo por computador para el trabajo en equipo. En este sentido, groupware 45 es cualquier tipo de software diseado para grupos y para la comunicacin. Y se puede definir como una contraccin de las palabras group y software. Esta herramienta est asociada a la tecnologa diseada para facilitar el trabajo de grupos. Y puede ser usada para comunicarse, colaborar, cooperar, coordinar, solucionar problemas, competir, o negociar. El trmino generalmente es usado para referirse a una clase especfica de tecnologas que se establecen sobre redes de computador modernas, como el correo electrnico, grupos de discusin, videoconferencia, el chat, entre otras muchas ms soluciones. Gracias al software para el trabajo en grupo es factible la mejora del rendimiento en general de todo el proceso productivo y su mayor aportacin es hacer posible que diferentes personas puedan trabajar de forma compartida y colaborar y cooperar estrechamente en el desarrollo de un "proyecto". Dentro de este contexto, las funciones bsicas que se consiguen llevar a cabo con su utilizacin son, entre otras: Ayuda a que grupos de personas trabajen juntas. Permite compartir conocimientos y experiencias. Tal como sucede con la elaboracin de los mapas mentales que se pueden hacer con edraw mind, visio, mind manager o xmind.
45

Ayuda a crear una memoria de la organizacin. Ana geografa y tiempo.

groupware hace referencia a sistemas computarizados que proporcionan un interfaz o ambiente compartido para el apoyo a grupos de personas comprometidas y ocupadas en una tarea comn con un objetivo comn. Mientras groupware se refiere a sistemas verdaderos computarizados, la nocin CSCW se refiere al estudio de instrumentos, herramientas y tcnicas de groupware as como a sus efectos psicolgicos, sociales y de organizacin.

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Por otro lado, bsicamente aporta las siguientes ventajas en lo referente al desarrollo de tareas en grupo a travs de la red:

Creacin de zonas para el trabajo colaborativo entre varios miembros (que pueden, o no, estar lejanos geogrficamente o pertenecer a diferentes organizaciones) desde donde compartir datos, informacin y comunicacin para llevar acabo "proyectos" comunes.

Datos, informacin y comunicacin siempre disponibles para todos los componentes del proyecto en cualquier momento, pues se encuentran almacenados en el servidor del groupware y no en ordenadores locales.

Permite almacenar en un mismo espacio todos los tipos de objetos que puedan resultar tiles en el desarrollo del trabajo colaborativo.

Hace posible entender el web como un lugar donde manipular la informacin y no slo leerla o tener acceso, pues admite su modificacin.

Da acceso a reuniones o citas entre los miembros, y asea en encuentros presenciales o virtuales pues ofrece los medios bsicos para realizar sus convocatorias.

Presenta aplicaciones que pueden permitir el flujo de trabajo en proceso y procedimientos.

Las

tecnologas groupware se

clasifican

tpicamente

en

dos

dimensiones

primarias

caracterizadas por el tiempo y el lugar tecnologas se clasifican en;

en que las transacciones se realizan as dichas

A. Si los usuarios del groupware colaboran al mismo tiempo (groupware "en tiempo real" o "sincrnico") o en momentos diferentes (groupware "asincrnico"). B. Si los usuarios colaboran en el mismo lugar ("localizados" o "cara a cara") o en sitios diferentes ("no localizados" o "a distancia"). Sus impactos se resumen en la tabla 22.1

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Mismo tiempo "Sincrnico" Mismo lugar "Localizados" Votacin, Apoyo de presentacin, Espacios electrnicos de reunin Lugar diferente Videoconferencia, "A distancia" Charla, Pizarras compartidas
Tabla 22.1. Tipos de groupware. Fuente el Autor.

Tiempo diferente "Asincrnico" Ordenadores compartidos, Espacios electrnicos para proyectos

Correo electrnico, Proceso laboral, Conferencias por computador

Desde los sistemas de informacin para la gestin de proyectos los sistemas groupware ofrecen las siguientes aplicaciones: A. groupware asincrnico compuesto por: i. Calendario de grupo: Permite programar actividades y proyectos, y la coordinacin entre muchas personas, y proporciona, tambin, apoyo para programar los equipos. Los calendarios de grupo tambin ayudan a localizar a la gente. Permite, en ltima instancia, hacer sentir como asuntos pblicos ciertas actividades all anunciadas y programadas. ii. Correo electrnico: Es con diferencia el uso de utilidad groupware ms comn. Esta tecnologa est diseada para pasar mensajes entre personas, permite, adems, archivar los mensajes, establecer correo de grupos, y adjuntar archivos con un mensaje. Otros rasgos incluidos son: clasificacin automtica y tratamiento de mensajes, y comunicacin estructurada. iii. Grupos de discusin y listas de direcciones: Sistemas para enviar por correo electrnico mensajes entre grupos grandes de personas. La diferencia principal entre los grupos de discusin y las listas de direcciones es que los grupos de discusin slo muestran mensajes a un usuario cuando explcitamente lo han solicitado, mientras que las listas de direcciones entregan mensajes cuando estn disponibles.

114

iv.

Sistemas de proceso laboral: Software que permite tramitar documentos para organizaciones por un proceso relativamente fijo. Su principal impacto est en la elaboracin de dataflows46

v.

Sistemas de gestin de documentos: Sistemas para la entrada, el rastreo, la trazabilidad, y el tratamiento de documentos. Los sistemas de gestin de documentos forman un subconjunto de los sistemas de proceso laboral, aunque tienen mayor nfasis en las capacidades de base de datos.

vi.

Sistemas de control de origen y de versin: Denominados sistema de control de cdigo original, sistema de control de versin, y sistema de control de revisin; son aplicaciones de software diseadas para ayudar a coordinar las modificaciones de documentos y su modernizacin entre grupos de personas.

vii.

Hipertexto: Sistema para unir documentos de texto con el web. La unin se establece en una coleccin de los documentos de texto con eslabones de un documento al otro formando una amplia relacin de asociaciones. Esto permite la autora de personas mltiples de los documentos en eslabn, permitiendo el sistema que se haga el trabajo en grupo; de modo que constantemente se va desarrollando y respondiendo el trabajo de otros participantes. Algunos sistemas de hipertexto incluyen capacidades para ver, adems, quin ha visitado una cierta pgina o eslabn, de modo que se da la pista de cmo un eslabn se ha seguido. De esa forma se da a los usuarios la conciencia bsica de qu hacen en el sistema las dems personas.

viii.

Sistemas de escritura de colaboracin: Estos sistemas pueden proporcionar apoyo tanto en tiempo asincrnico como en tiempo sincrnico. Los procesadores de texto pueden proporcionar apoyo asincrnico mostrando el original literario y permitiendo a los usuarios visualizar cambios y hacer anotaciones al documento. Tambin pueden permitir a los autores colaborar sobre un documento ayudndoles a planear y coordinar el proceso de autora, as como estableciendo mtodos para cerrar las partes del documento o unir separadamente los documentos confeccionados. El apoyo sincrnico permite a los autores ver los cambios de cada uno, tal como ellos los hacen, y por lo

46

Un dataflow es un diagrama similar al diagrama de circuito usado en el anlisis de proceso laboral. Este esquema tiene un juego de nodos y lneas -entre los nodos- que indican cmo la informacin fluye de un nodo al otro. Por ejemplo, en el anlisis de proceso laboral, los nodos podran ser las personas y la informacin que fluye entre ellos seran los documentos, archivos, y mensajes de correo electrnico que el sistema tramita.

115

general tienen que proporcionar un canal de comunicacin adicional a los autores cuando trabajan (va videfonos o chat). B. Utilidades groupware sincrnicas asociadas a: i. ii. iii. iv. Sistemas de charla (chat) Mensajera inmediata Sistemas de comunicacin de vdeo por ejemplo video conferencia. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones

Dentro de la gestin de proyectos cada una de estas aplicaciones se usa de manera constante. En herramientas como googlegroups o yahoogroups. E inclusive inciden en el desempeo exitoso del cloud computing a la hora de integrarlo a la gestin de proyectos.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
cree un grupo para gestionar grupos en www.yahoogroups.com observe su caractersticas y contrstelas con las herramientas vistas en esta unidad. Visite la pagina www.googlegroups.com cree un grupo all de acuerdo con esto que ventajas y/o desventajas presenta frente a yahoogroups.

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LECCION 23. Sistemas de informacin para la gestin de proyectos en entornos virtuales.

Dentro de los sistemas colaborativos para la gestin de proyectos existen varias categoras, desarrolladas bsicamente en funcin a la utilidad que cumplen dentro de la gestin de proyectos de esta manera en la tabla 23.1 se ilustran las diferentes categoras de groupware existente y su equivalente en las diferentes tipologas de sistemas de informacin analizados previamente en este curso. Categora de groupware Sistemas de conferencia por computador Sistemas de charla (chat) Sistemas de gestin de procesos de trabajo Denominacin equivalente Sist. de tablas de boletines o noticias de grupos Sistemas de procesos de oficina Sistemas de coordinacin Sist. de soporte a (decisiones) grupos SS(D)G Habitaciones o espacios de reunin electrnica Pantalla: Sistemas de ventanas compartidas Escritorio: Sistemas de conferencia de datos Sistemas de dibujo compartido Sistemas de edicin compartida Juegos multijugador, mundos virtuales Sistemas de calendario de grupo Sistemas de conferencia multimedia

Sistemas de reunin electrnica

Sistemas de aplicaciones compartidas

Sistemas de pizarras compartidas Sistemas de co-autora Sistemas hipermedia multiusuario Ambientes virtuales colaborativos Sistemas de programacin de grupos Sistemas de audioconferencia Sistemas de videoconferencia

Tabla 23.1. Tipos de groupware y su equivalente en SIGP. Fuente: Ter Hofte, Henri. (1998) Working apart together. Foundations for component groupware. Enschede: Telematica Instituut.

De esta manera algunas herramientas utilizadas para la gestin de las comunicaciones y para facilitar la realizacin del trabajo en la red bajo la metodologa del groupware se mencionan a continuacin:

117

Skype es un software para realizar llamadas sobre Internet, los usuarios interesados pueden descargar gratuitamente la aplicacin del sitio oficial. Al instalarla en su PC los usuarios de Skype pueden hablar entre ellos gratuitamente con otros usuarios en la red.

Ahora bien esta aplicacin tambin permite llamadas a telfonos fijos y convencionales a un cargo de 0,017 por minuto en promedio segn el lugar de destino. As mismo existe un servicio denominado SkypeIn, gracias al cual se le otorga al usuario un nmero de telfono para que desde un aparato telefnico en cualquier parte del mundo puedan contactarlo a su ordenador. La interfaz de Skype es muy parecida a otros software de mensajera instantnea tales como o Yahoo! Messenger, y de igual forma que en stos es posible entablar una conversacin de mensajes instantneos con los usuarios del mismo software. Openwengo es una comunidad de software libre. En Francia su

objetivo bsico es proveer un centro de desarrollo, productivo y potente para realizar aplicativos para comunicacin sobre IP. Cumple en su mayora con las funcionalidades de Skype. Gizmo5. Es el nombre de un P2P para Voip fue desarrollado como competencia directa de Skype diferencindose de el en que desde este se pueden realizar

llamadas a otros operadores IP as mismo gizmo ofrece la posibilidad de realizar llamadas desde IP a telfonos mviles de otros usuarios que tambin tengan cuentas en gizmo. Tango: Tango surge de un proyecto del Centro de Arquitecturas Paralelas de la Universidad de Syracuse para convertir un instrumento de recuperacin de documentos asincrnico a un medio de comunicacin realmente colaborativo. Tango integra una rica coleccin de instrumentos sincrnicos y asincrnicos de colaboracin. El sistema provee capacidades de comunicacin multipartidarias como eslabones mltiples de

audio/de vdeo, usos compartidos, instrumentos de entrega sincrnicos digitales de

118

audio y de vdeo, espacios de charla, y juegos interactivos. El sistema es completamente distribuido. Tango es tanto sistema de comunicacin verstil multimedia como una plataforma de integracin de software. El sistema est desarrollado en Java y apoya mdulos de colaboracin escritos en cualquier lengua. Tango ha sido usado satisfactoriamente para poner en prctica instrumentos de estudio a distancia, un centro de control de mando, un puente de telemedicina, y un espacio de instrumentos remotos para consultora.

Team rooms: este aplicativo crea espacios (habitaciones) para apoyar diferentes estilos de trabajo individual y de grupos. Suministra un lugar para: el trabajo individual y de grupo, para establecer reuniones formales e informales, y para dejar recordatorios, mensajes, documentos, notas y artefactos de trabajo para otras personas. Las personas pueden actuar en los cuartos de forma asincrnica y sincrnica.

119

Figura 23.1. Estructura bsica de team rooms fuente: http://www.sigchi.org consultaro el 12/01/2011 a las 22:15 pm GMT

Su estructura se menciona en la figura 23.1 y se compone de: (a) vista de radar de la habitacin, (b) Nombre del destinatario (c) alambiques imagen de los usuarios en la habitacin, (d) telepointer; (e) pizarra plumas; (f) rea de chat de texto, (g) lista de los usuarios en todo; (h) Lista de las habitaciones.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Contctese a skype, gizmo5 y open Wengo analice sus caractersticas y a partir de all cual sera la mejor opcin para realizar trabajo cooperativo va groupware para una empresa dedicada a:

El diseo de soluciones informticas tipo Microsoft El desarrollo de una empresa de base tecnolgica La exportacin de camarones desde la guajira hasta SaltLake city. La importacin de mercanca desde koala Lumpur malasia hasta Sogamoso Boyac.

120

LECCION 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos virtuales.

En lecciones previas se ha hablado de la importancia de contar con herramientas informticas que permitan el desarrollo de sistemas de informacin que puedan optimizar la gestin y toma de decisiones del proyectista. En esta leccin se abordaran entonces algunas herramientas que desde la virtualidad faciliten el trabajo colaborativo de todos los miembros que interacten en la realizacin de un proyecto. Por tal razn los aplicativos ms usados para groupware en la gestin de proyectos son las siguientes: A. Barnraiser; las herramientas Aroundme, Beacon e Igloo son entornos virtuales de trabajo colaborativo desarrollados por la empresa Barnraiser, estas aplicaciones a su vez combinan distintos instrumentos sociales conectados a una red con rasgos de trabajo de colaboracin en el se incluyen medios sincrnicos y/o asincrnicos de trabajo colaborativo como: foros, bibliotecas de documentos, calendarios, y blogs. La ventaja de esta herramienta es que es gratuita y su principal aplicacin tiene que ver con la construccin de grupos virtuales de trabajo donde usuarios de distintas partes del globo pueden estar conectados entre s. De esta manera estas 3 soluciones iniciales son soluciones perfectas para grupos de inters (por ejemplo los clientes que desean saber el avance del Flujo de proyecto sin necesidad de ir hasta el sitio final de ejecucin del mismo) y para socios de organizaciones que deseen crear una red de conocimiento alrededor de las experiencias que han adquirido gestionando proyectos y desean desarrollar a partir de estas proceso ligados a la gestin del conocimiento.

121

B. Brane: esta herramienta

informtica ha sido diseada

para optimizar el trabajo

colaborativo de la empresa orientada por poryectos. Permite fomentar la discusin en los equipos de trabajo en todo su espacio para que ocurran en el contexto de los documentos relevantes y en torno a la informacin de los proyectos. Tal y como lo recomienda el PMBOK. Una ventaja adicional es que su interfaz apera de manera similar a los programas diseados para ser ejecutados en el sistema operativo Windows. Sus principales funcionalidades estn dadas por parmetros como los siguientes47: o Apoyo a multiequipos de empresa y en diseo y gestin de proyectos; o Permite el establecimiento de espacios, ambientes o entornos virtuales de trabajo para equipos; o Permite realizar el trabajo de oficina, desde casa o desde cualquier parte, es decir, permite el trabajo a distancia; o Proporciona un espacio de trabajo estructurado para planear y ejecutar proyectos; o Permite la colaboracin con proveedores y clientes; o Permite coordinar actividades de proyectos; o Permite reforzar la eficacia de los equipos de proyectos o Permite hacer visible el proceso y el conocimiento; o Permite la captura, mejora y reutilizacin de procesos de colaboracin. o Entre sus utilidades destacan las siguientes: o Gestin de proyectos: cartas Gantt, clculos de dependencia, rastreo de cambios y sincronizacin con Microsoft Project; o Gestin de procesos laborales; o Gestin de cuestiones, acontecimientos y reuniones; o Gestin de documentos; o Integracin inmediata de la mensajera; o Recordatorios de tareas;

122

47

Tomado de la pagina oficial de la aplicacin disponible en: http://www.brane.com/

o Seguridad basada por roles de usuarios y privilegios de acceso; o Biblioteca. C. Brightsuite: esta es una para soluciones groupware. Destaca por tener instrumentos asincrnicos de colaboracin (foros, calendarios, planificacin, entre otros) e instrumentos sincrnicos (comunicacin y mensajera inmediata). Requiere

servidor Microsoft, SQL, o MySQL De forma ms detallada, las soluciones que integra Brightsuite son las que se describen a continuacin de forma grfica: Calendarios; Chat; Gestor de contactos; Gestor de contenidos y documentos; Tabln de anuncios; E-mail; E-meeting; Gestor de archivos; Forum; Mensajera inmediata; Noticias; Mensajera telefnica; Gestor de proyectos; Gestor de notificaciones; Gestor de asignacin de tareas; Gestor de equipos; Acceso wireless a Brightsuite; lo que permite conexin va telfonos inteligentes como los BlackBerry Algo a considerar es que para que este sistema de informacin opere de la manera adecuada debe funcionar por medio de una intranet. Si desea descargarlo lo puede hacer desde

123

http://script.wareseeker.com/ASP/brightsuite-groupware.zip/1030

D. BSCW: (Basic Support for Cooperative Working) es un sistema de espacio, ambiente o entorno de web para el trabajo compartido que permite la comparticin de documentos en lnea para su colaboracin, la discusin, la notificacin de acontecimientos y otras tareas para la cooperacin sobre el web y la direccin de grupos48

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Las siguientes son tendencias administrativas de la direccin con distancias aplicada a la gestin de proyectos de cada una de ellas y a partir de las herramientas vistas en la leccin cules usara para caso en particular y porque?
Anlisis comparativo de los mbitos de gestin y direccin 'con distancias' Traba Utilizacin Utilizacin Contrataci Subcontrataci Subcontrataci jo a de recursos total de n de n de n de distan propios para recursos de recursos servicios a servicios cia o la actividad los externos a empresas especializado remot subcontrata subcontratad la localizadas en s o da os organizaci pases cuya n mano de obra es ms barata x x ? ? ? x Cooperacin x x x x ? x Outsourcing ? x ? x ? x Cosourcing x ? x x x ? Offshore x ? x ? ? ? Teletrabajo ? ? ? x ? x Outplacement CONCEPTO
Tabla 24.1. Anlisis comparativo de los mbitos de gestin y direccin 'con distancias'

Uso de tecnolog as TIC

x x x x x ?

124

48

Para acceder a el solo debe conectarse via internet y registrarse en http://public.bscw.de/

LECCION 25. Soluciones Groupware para la gestin de proyectos.

Segn el PMBOK citado en lecciones previas de este mismo modulo se ha podido inferir que el Project management (o gestin de proyectos) no es otra cosa mas que el uso de

conocimientos, habilidades, herramientas (sistemas de informacin) y tcnicas a una amplia gama de actividades necesarias para poder suplir una necesidad en una comunidad especifica. Todo esto enmarcado en 9 reas del conocimiento y la gestin a saber:

1. Integracin 2. Alcance 3. Tiempo 4. Costo 5. Calidad 6. Recursos humanos 7. Comunicaciones 8. Riesgo 9. Logro del proyecto

Con esto en mente esta leccin abordara dos herramientas bsicas para gestionar proyectos mediante sistemas de informacin con la metodologa del groupware. Las cuales se ilustran a continuacin: 1. FacilitatePRO: es un ambiente para el trabajo colaborativo de grupo en lnea que integra soluciones de charla en tiempo real, de discusiones asincrnicas, de inspeccin, e instrumentos de reunin de reflexin y toma de decisiones. Los instrumentos bsicos integrados que proporciona FacilitatePro son: Reunin de reflexin (Brainstorming y generacin de ideas o propuestas); Categorizacin y organizacin de ideas o propuestas (Descripcin, complementacin y organizacin de ideas o propuestas); Votacin y priorizacin de propuestas (Votacin y establecimiento de prioridades sobre las ideas o propuestas);

125

Planificacin de acciones (Conversin de decisiones en acciones -papeles, responsabilidades, tiempos-); Inspeccin o revisin (Revisin, inspeccin y administracin del proceso y sus resultados); Documentacin (Creacin de informes del proceso realizado y de los resultados obtenidos); Charla sincrnica (Charla escrita inmediata -chat- y mensajera inmediata). El modo de charla permite discusiones vivas que tienden a ser menos estructuradas que una sesin tpica brainstorming.

Para poderlo descargar e instalar en un servidor para ser operado desde una intranet puede hacerlo desde: http://www.facilitate.com/ 2. Phpgroupware: esta herramienta proporciona la integracin de unas 50 utilidades para la colaboracin en lnea como: calendario, libro de direcciones, correo electrnico, lista de recursos, comparticin de documentos, herramientas para administracin de proyectos, foros de discusin, gestor de archivos, entre otras ms. 3. Microsoft Outlook 4. Google calendar y Yahoo calendar. Aplicaciones disponibles en el correo electrnico de google (Gmail) y en los grupos de yahoo (www.yahoogroups.com) 5. ProjectDox: es un sistema para la colaboracin con nfasis en trabajos de diseo, proyeccin y construccin. Sus rasgos aseguran la comparticin de documentos, la notificacin de cambios, los foros de discusin, la trazabilidad de la informacin y del conocimiento para la auditora y la gestin de historiales de buenas prcticas, as como la colaboracin remota, en cualquier momento y lugar.

As mismo tambin permite a los miembros de un equipo tener acceso a un sitio centralizado sobre el web para trabajar en comparticin, colaboracin y cooperacin, en lnea. La ventaja de esta herramienta sobre otras herramientas groupware se basa en que cuando se crea un proyecto, ProjectDox automticamente establece una carpeta para almacenar los documentos asociados a ese proyecto. Los administradores de proyecto tienen control completo sobre

126

como estructurar el sistema de carpetas segn las necesidades especficas. Por otro lado la aplicacin tambin genera una cuenta de correo electrnico nica del proyecto que permite establecer un mtodo para almacenar todos los documentos mandados por fax a un nmero particular.

Figura 25.1 estructura de funcionamiento de una solucin groupware para la gestin de proyectos. Fuente: el Autor.

La estructura de funcionamiento de estas soluciones de SIGP se ilustra en la figura 25.1.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
1. Revisando el concepto de diagrama IDEFO. Cules de las herramientas presentadas en estas 5 lecciones le permiten a ud manejar proyectos relacionados con:

127

A. El diseo de muebles a base de madera B. La gestin de proyectos en el sector de obras civiles. C. La gestin de proyectos de inversin D. La gestin de proyectos de investigacin y desarrollo.

128

Captulo 6. Herramientas informticas y telemticas para el desarrollo de sistemas de informacin para la Gestin de proyectos.
Este captulo abordara la forma en que los sistemas integrales se pueden integrar para gestionar proyectos por tal motivo este captulo abordara las siguientes lecciones: LECCION 26. Herramientas informticas para la gestin documental del proyecto. LECCION 27. Herramientas informticas para la gestin del conocimiento en la gerencia de proyectos. LECCION 28. Herramientas informticas para el desarrollo de proyectos en la web. LECCION 29. Herramientas informticas bsicas para la gestin de proyectos. LECCION 30. Herramientas informticas para la integracin de sistemas de informacin en la gestin de proyectos.

129

LECCION 26. Herramientas informticas para la gestin documental del proyecto.

Las herramientas de gestin documental son herramientas creadas para realizar la gestin de grandes cantidades de informacin almacena en forma de documentos. Aunque en ella no existe un gran nivel de informacin sobre sus contenidos tal y como podra suceder con una base de datos convencional. Su esquema de manejo se enfoca bsicamente en la utilizacin de diagramas IDEFO. La estructura de funcionamiento de estos sistemas de informacin se resume en la figura 26.1.

Figura 26.1. Esquema de funcionamiento de un sistema de gestin documental. Tomado de: http://www.bitcubo.com/ consultado el 10/01/2011 a las 17:54 GMT.

De esta manera un sistema de gestin documental es todo aquel programa para computador creado para la gestin de grandes cantidades de documentos, usado para rastrear y

almacenar documentos electrnicos o imgenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organizacin clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la informacin almacenada en una base de datos. Tal como ya se dijo previamente. Por tal motivo la combinacin de este tipo de bibliotecas de documentos con ndices almacenados en una base de datos permite el acceso rpido mediante diversos mtodos a la informacin contenida en los documentos. Que generalmente se encuentran comprimidos. En formatos ZIP, RAR y/o 7ZIP. De esta manera estos sistemas de gestin documental comnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, as como capacidades de recuperacin e indexacin. Los beneficios de aplicar estas herramientas en la gestin de proyectos estn determinados por:

130

o Reduce

los

tiempos

de

localizacin,

recuperacin

archivo

de

documentos. o Permite un drstico recorte del espacio de almacenamiento, permitiendo un reaprovechamiento del mismo. o Incrementa varias la seguridad de respaldo de nuestro archivo, elimina con riesgos la posibilidad como de

copias

(backups),

incendios,

inundaciones, robos, etc. o Evita copias e impresiones innecesarias, ya que evita la duplicidad

de informacin y posibilita el envo de documentos por e-mail o fax. o Permite tener siempre accesible la informacin. o Posibilita el acceso al documento desde fuera del centro de trabajo. o Agiliza todos los procesos administrativos o Controla y protege el acceso a la informacin

As puede mencionarse que los programas u aplicaciones que podran desarrollarse para gestionar documentos y dems soportes documentales dentro de la gestin documental y que podran ser la base para el desarrollo de un SIGP podran ser bsicamente los siguientes: 1. DF- Server: sistema de administracin documental que funciona como una intranet. 2. Bitcubo. 3. Docshare 4. Innova systems. Aplicativo de gestin documental con nfasis en indicadores de retencin documental y flujos de trabajo (WorkFlow => en gestin de proyectos se enfoca en definir quien hace que) 5. Phpfile navigator 6. Plone

131

7. Drupal

8. Docman 9. Infoviews content manager=> aplicacin que integra el concepto de BPM a la concepcin de gestin del proyecto. 10. Cif- KM Knowledge Manager. 11. Yerbabuena Software. Herramienta que permite ejecutar gestin documental desde el mvil.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
1. Revise los siguientes links: http://www.bpm.com.mx/FolletoBPM.pdf, y http://www.cifkm.com/ a partir de dicha informacin que recomendaciones a hara a una empresa que deseara implantara un sistema de retencin documental y diseara proyectos para:

A. El sector energtico B. El sector educativo C. La interventora / auditoria de obras civiles D. El sector agropecuario en los municipios de la unin y el toro en el valle del cauca.

132

LECCION 27. Herramientas informticas para la gestin del conocimiento en la gerencia de proyectos.
Un elemento clave de la gestin de proyectos tiene que ver con la forma en que gestiona su conocimiento, en como lo pone en prctica y como lo transmite a otros usuarios. Esta concepcin tiene validez desde la etapa de diseo hasta la etapa de evaluacin del proyecto por tal motivo esta leccin mostrara la aplicacin de un DSS que puede ser usado para planificar las etapas de investigacin de mercado y tambin analizar el impacto de 3 herramientas que pueden servir al proyectista en la elaboracin de mapas mentales que faciliten su proceso de evaluacin de proyectos. De tal manera que el DSS escogido se denomina SPSS49 y se caracteriza por brindar informacin para proyectos que se realicen en reas como50: Anlisis de encuestas, investigacin de mercados y marketing directo. Educacin Investigacin administrativa, Gestin de recursos humanos Investigacin mdica y social Planificacin y previsin de recursos Mejora de la calidad Realizacin de informes y toma de decisiones ad hoc Desarrollo de la aplicacin Enterprise-level analytic Psicologa del consumidor: desarrollar modelos para entender cmo afectan el estado de nimo la capacidad de compra de una persona. Investigacin de mercados multivariada: para confirmar por ejemplo cul de las tres variables confianza, ahorro o investigacinpredice mejor la disposicin de un mdico para recetar medicamentos genricos de determinado laboratorio que ofrece sus productos en lnea.
49

En lecciones previas se pudo establecer que el data mining

o minera de datos as como el data wharehousing o

almacenamiento de datos se convierten en la piedra angular para quien decide desarrollar un SIGP. Ahora bien como en el caso de la gestin de proyectos existen muchas herramientas informticas para almacenar datos y procesarlos y quiz las ms comunes y usadas por nosotros pueden ser Excel y Access. Hablaremos de esta pues es la herramienta informtica ms usada para establecer tendencias, modelos de comportamiento o correlaciones entre los datos y por ende se convierte en un DSS de fcil manejo y adecuacin para el gerente de proyectos.
50

No hay que olvidar que dentro del aula virtual hay un tutorial bsico de la aplicacin en su ultima versin la numero 19.0

133

 Ciencias sociales: estudiar cmo el estatus socioeconmico, la participacin en determinadas organizaciones y otros determinantes influyen en el comportamiento a la hora de comprar y en la fidelidad a una marca especfica. Investigacin en educacin: evaluar los resultados de los programas de formacin para determinar cmo influyen en la efectividad de los trabajadores de una empresa. Estudios de mercado: crear modelos que indican cmo influyen los comportamientos de los clientes en las ventas de nuevos productos. Investigacin institucional: estudiar cmo afectan las cuestiones relacionadas con el trabajo a la satisfaccin en el puesto. Tal y como sucede con el modelo Denison para comportamiento organizacional.

Modelos de Regresin. Usados para medir el impacto de las variables dependientes de un modelo y su relacin con variables independientes.

Reduccin de datos: Permite crear variables sintticas a partir de variables colineales por medio del Anlisis Factorial.

Clasificacin: Permite realizar agrupaciones de observaciones o de variables. Pruebas no paramtricas: Permite realizar distintas pruebas
2

estadsticas

especializadas en distribuciones no normales. Como la prueba X de asociacin de variables o la prueba de correlacin de Spearman

Tablas: Permite al usuario dar un formato especial a las salidas de los datos para su uso posterior. Anlisis Conjunto 51 : Permite realizar el anlisis de datos recogidos para este tipo especifico de pruebas estadsticas. Esto a travs de un anlisis de datos cruzados o Cross Tabs.

Mapas: Permite la representacin geogrfica de la informacin contenida en un fichero. Pruebas Exactas: permite realizar pruebas estadsticas en muestras pequeas. Anlisis de Valores Perdidos: Regresin simple basada en imputaciones sobre los valores ausentes.

51

El anlisis conjunto, llamado tambin modelo composicional multiatributo, es una tcnica estadstica que se origin en la psicologa matemtica. Hoy se utiliza en muchas de las ciencias sociales y ciencias aplicadas incluyendo el marketing, la administracin del producto y la investigacin operativa. El objetivo del anlisis conjunto es determinar qu combinacin de un nmero limitado de atributos es el ms preferido por los encuestados. Se utiliza con frecuencia para comprobar la aceptacin de diseos nuevos de producto por parte del cliente y valorar el atractivo de anuncios. Se ha utilizado en el posicionamiento de producto, pero hay algunos problemas con la aplicacin de la tcnica. Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Anlisis_conjunto el 02/01/2011 a las 06:56 am.

134

Muestras Complejas: permite trabajar para la creacin de muestras estratificadas, por conglomerados u otros tipos de muestras.

rboles de Clasificacin: Permite formular rboles de clasificacin y/o decisin con lo cual se puede identificar la conformacin de grupos y predecir la conducta de sus miembros.

27.1. Herramientas informticas para la elaboracin de diagramas dentro del proyecto.

Otro acpite a considera no solo se basa en el anlisis de la informacin necesaria para disear el proyecto o gestionarlo tambin tiene que ver con la forma en que el conocimiento se trasmite y se hace accesible a los usuarios que administran, nutren o consultan el SIGP por tal motivo el siguiente acpite a considerar mencionara herramientas informticas usadas para gestionar el conocimiento dentro de la gestin de proyecto por medio de la elaboracin de diagramas, mapas conceptuales, mapas mentales y formatos de intercambio OLE52.

1. Microsoft Visio: es un software de dibujo vectorial53 para desarrollar diagramas de negocios, su principal impacto tiene que ver con la integracin que posee con otras herramientas de office como o Excel y Project lo que le permite intercambiar informacin va formatos ole y entregar informacin contundente sobre la forma de gestionar proyectos tanto de manera grfica como de manera numrica. 2. Xmind: Es un programa open source (de cdigo abierto, gratuito) para realizar mapas conceptuales, desarrollado por XMind Ltd. Su principal funcionalidad se enfoca en que ayuda a la gente a anotar ideas, organizar diversos grficos, y compartirlos para colaborar online. Soporta mapas mentales, diagramas fishbone54, diagramas de rbol, charts organizacionales, charts lgicos, e incluso hojas de

52

Object Linking and Embedding (OLE) cuya traduccin literal es "incrustacin y enlazado de objetos" es el nombre de un

sistema de objeto distribuido y un protocolo desarrollado para cualquier aplicativo desarrollado por Microsoft y que opere en entorno Windows.
53

Otras aplicaciones parecidas a visio para dibujo vectorial son Gnome Dia y EdrawMind ambas gratitas pero sin el intercambio OLE que tiene la herramienta que funciona bajo office. 54 Diagrama causa y efecto, diagrama de Ishikawa o diagrama espina de pescado.

135

clculo. Usualmente es utilizado para organizar conocimientos, tareas, y gestin de proyectos. 3. Freemind: Herramienta que permite la elaboracin de mapas mentales o conceptuales. Es til en el anlisis y recopilacin de informacin o ideas generadas en grupos de trabajo. Con el es posible generar mapas mentales y publicarlos en internet como pginas html, java o insertarlos dentro de wikis. Lo que facilita su integracin a la concepcin de trabajo va groupware. Esta herramienta as como la anterior es gratuita. 4. MindManager: Es un programa comercial de mapas mentales disponible solo para Windows. Los mapas pueden extraer datos de Microsoft Excel y Outlook, y pueden ser exportados a Microsoft Word, PowerPoint, Visio y Project, as como a pginas web HTML y como a documentos en formato PDF. Es un excelente gestor de proyectos con el que el proyectista podr tener perfectamente organizadas todas sus ideas, objetivos, opciones, etc. lo que le podr dar una perspectiva general de su trabajo y al mismo tiempo no olvidarse de ningn detalle. EJERCICIO DE AUTOEVALUACION. 1) Para poder profundizar en el uso de SPSS como herramienta para hacer investigacin de mercados en el diseo de proyectos puede consultarse este link:

http://www2.uca.es/serv/ai/formacion/spss/Inicio.pdf. De acuerdo a el que herramientas del aplicativo usara para disear un proyecto para:

A. Satisfacer las necesidades de energa de una poblacin del choco. B. Disear un SIGP que permita medir el nivel de satisfaccin del cliente de una ESE en el cauca C. Calcular el mercado potencial de beneficiarios de un proyecto encaminado al desarrollo de capacitar a madres de familia en la fabricacin de bebidas a base de caf en algn municipio del departamento de Cundinamarca D. Definir la capacidad de compra de un grupo de personas beneficiadas de manera in directa con que se hallan descubierto pozos petroleros en el departamento del Huila.

136

2) Realice un cuadro conceptual que ilustre las ventajas y/o desventajas que tiene la incorporacin de los distintos programas informticos de dibujo vectorial para la gestin de proyectos.

137

LECCION 28. Herramientas informticas para el desarrollo de proyectos en la web.

Gestionar proyectos por medio de sistemas de informacin no es fcil existen como se ha visto en este curso muchas herramientas y como paso en Fordlandia y el xito del fordismo

condiciono el xito de Ford en la industria automotriz y su fracaso en la industria de neumticos. As todo sistema es una herramienta que facilita el xito de un proyecto pero en manos errneas o adoptada bajo necesidades equivocadas tambin puede ser la causa del fracaso del proyecto. Es por esta razn que esta leccin integrara otras concepciones tiles para el diseo de sistemas de informacin que tienen que ver con la adopcin de 2 herramientas que facilitan la gestin de proyectos desde la red sin necesidad de saber programar en html o algn otro lenguaje web que exista. Estas herramientas son los CMSs (sistemas de administracin de contenido) y los LCMSs (o sistemas de administracin de contenido para el aprendizaje) el cual conceptualizaremos para el momento en que el proyectista desee desarrollar programas de capacitacin para la organizacin o el personal que la compone.

De esta manera la hablar de CMSs se hace referencia a Programas descargados de la red o de un proveedor privado por ejemplo Microsoft SharePoint que permiten crear una estructura de soporte para la creacin y administracin de contenidos por parte de los participantes en intercambios en la red. Usados principalmente en la elaboracin y actualizacin de pginas web. El funcionamiento de dichos sistemas consiste en una interfaz que controla una o varias bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. De esta manera el sistema permite manejar de manera independiente el contenido y el diseo. Esta concepcin permite as manejar el contenido que se quiere mostrar de manera independiente y darle en cualquier momento un diseo distinto al sitio sin tener que darle formato al contenido de nuevo en formato HTML o en algn otro lenguaje de programacin web, adems de permitir la fcil y controlada publicacin en el sitio a varios webmasters. Un ejemplo clsico que puede ilustrar el concepto es el siguiente imagine usted una pgina de una empresa con sedes en distintas areas geogrficas (que obviamente en cada una de estas gestiona proyectos) en lugar de crear paginas para cada una se crea una que actualiza automticamente a todas las dems. En trminos generales las organizaciones que utilizan un

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CMS para la gestin de sus contenidos ligados a la gestin de proyectos en la web lo hacen porque:

1. Pueden organizar su pgina web, desde el panel de administrador a travs de la creacin de secciones y categoras necesarias en el momento en que lo necesiten de forma fcil y rpida sin conocimientos especficos, 2. Pueden publicar contenidos mediante un Editor de texto parecido al de Microsoft Word que permite dar el aspecto que se desee al texto en el interior de la pgina. 3. Pueden darle nuevas funcionalidades, a la pgina web pues se dispone de software libre para usar, que puede ser implementado al portal, por ejemplo la generacin de facturas y cotizaciones electrnicas usando herramientas EDI. 4. Se puede cambiar el aspecto del sitio en unos minutos debido a que dichos programas cuentan con diferentes plantillas (Templates) disponibles para el usuario. 5. La navegacin se hace muy cmoda para el usuario, dado que las paginas se presentan en un entorno amigable. 6. Posee mdulos y componentes que se pueden implementar en el sitio web de forma muy sencilla, y adems para colocar en el lugar que se prefiera. Asi la pagina puede contar con foro, chat, e inclusive correo electrnico corporativo con acceso a intranet. 7. Segn el CMS tambin se puede contar con otras utilidades como encuestas, calendario, estadsticas completas de visitas que pueden ser herramienta calve para realizar data mining dentro de la empresa. Asi las cosas y haciendo claro que un CMS es una herramienta informtica que facilita la creacin y administracin de los contenidos de un portal web, lo que significa que el usuario final pueda alimentar su portal web as no tenga experiencia ni conocimientos previos en el desarrollo o el diseo web. Se puede decir que las herramientas mas usadas para realizar este tipo de actividades son:

Joomla Nuke

139

Drupal

 Plone xopps

A su vez esta multitud de diferentes CMS. Que se pueden utilizar para mantener al da la informacin de un proyecto se pueden agrupar segn el tipo de sitio que permiten gestionar. De esta manera se puede decir que existen CMSs55: a. Genricos: Ofrecen la plataforma necesaria para desarrollar e implementar aplicaciones que den solucin a necesidades especficas. Pueden servir para construir soluciones de gestin de contenidos, para soluciones de comercio electrnico, blogs o portales web se destacan en este grupo aplicaciones como:

Plone, TYPO3, OpenCMS, Joomla, Drupal, Mambo. MODx

b. Especficos: Nacen para cubrir las necesidades de organizaciones de manera especifica, ofreciendo una plataforma de servicios de Internet que en ocasiones incluye adems del CMS herramientas como CRM y ERP. Tales como Dokeos o Moodle. Para gestin de comnocimiento. c. Foros: son CMSs que permiten el montajer de sitios para la discusin en lnea donde los usuarios pueden reunirse y discutir temas en los que estn interesados. Ejemplos: phpBB y Blogger.

140

55

Consultado de www.wikipedia.org el 12/01/2011 a las 12:56 pm

d. Blogs: Publicacin de noticias o artculos en orden cronolgico con espacio para comentarios y discusin. Ejemplos de ello son: Drupal y el mismo Blogger e. Wikis: Sitios web dnde todos los usuarios pueden colaborar en los artculos, aportando informacin o reescribindola. Tambin permite espacio para discusiones. Indicado el tipo de material que se espera recibir con el tiempo. Ejemplos: Media Wiki y Wikipedia. f. e-Commerce: Son Sitios web para comercio electrnico y el montaje de tiendas virtuales asi por ejemplo herramientas como OsCommerce y Dynamicweb pueden ser buenos ejemplos de esta tipologa de CMSs. g. Portal: Sitio web con contenido y funcionalidad diversa que sirve como fuente de informacin o como soporte a una comunidad. Ejemplos de ello los CMSs genricos. h. Galera: Permite administrar y generar automticamente un portal o sitio web que muestra contenido audiovisual, normalmente imgenes. Ejemplo: Facebook y Flirck de Yahoo. i. Publicaciones digitales: son plataformas especialmente diseadas teniendo en cuenta las necesidades de las publicaciones digitales, tales como peridicos, revistas, por ejemplo: ePrints, j. Plataformas e-learning: son CMSs que sirven para la enseanza de conocimientos. All los usuarios representan el papel de profesores y estudiantes, un ejemplo de este CMS lo tienen en sus manos en este momento al leer el modulo sacado de su curso virtual.

Por otro lado en el caso de los LCMSs se puede decir que son sistemas de Gestin de Aprendizaje. Desarrollados a travs de una aplicacin electrnica (ejecutable, software o aplicativo) instalado en un servidor, que se emplea para administrar, distribuir y controlar las actividades de formacin presencial o a distancia (incluido el blended learning56) que pueden

56

El B-Learning (formacin combinada, del ingls blended learning) consiste en un proceso docente semi presencial; esto significa que un curso dictado en este formato incluir tanto clases presenciales como actividades de e-learning. Este modelo de formacin hace uso de las ventajas de la formacin 100% on-line y la formacin presencial, combinndolas en un solo tipo de formacin que agiliza la labor tanto del formador como del alumno. El diseo instruccional del programa acadmico para el que se ha decidido adoptar una modalidad b-Learning deber incluir tanto actividades on-line como presenciales, pedaggicamente estructuradas, de modo que se facilite lograr el aprendizaje buscado. Las ventajas que se suelen atribuir a esta modalidad de aprendizaje son la unin de las dos modalidades que combina:

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ser implantados en cualquier organizacin que desarrolle, gestione o evalu proyectos y que desee autoformarse u ofrecer servicios de formacin de cualquier tipo. En trminos generales las principales funciones del LMS son: 1. Gestionar usuarios y recursos as como materiales y actividades de formacin. 2. Administrar el acceso, controlar y hacer seguimiento del proceso de aprendizaje. 3. Almacenar datos sobre los usuarios que toman los cursos. 4. Organizar en un catalogo los diversos cursos que se ofrecern en lnea 5. Realizar evaluaciones. 6. Este tipo de herramientas de formacin suministra al instructor un mecanismo para crear y distribuir contenido, as como tambin monitorear la participacin de los estudiantes y lograr as evaluar su desempeo. 7. Generar informes. Para el seguimiento de los procesos de formacin que se adelanten. 8. Gestionar servicios de comunicacin como foros de discusin, videoconferencias y dems herramientas de comunicacin de caractersticas sincrnicas (en tiempo real) o asincrnicas. De esta manera ahora que se conoce la ventaja de usar un LCMS como SIGP dentro de la concepcin de gestin de conocimiento se presenta una lista de herramientas que permiten el desarrollo de tales sistemas de informacin basados en la concepcin de un TPS:

las que se atribuyen al e-learning: la reduccin de costes, acarreados habitualmente por el desplazamiento, alojamiento, etc., la eliminacin de barreras espaciales y la flexibilidad temporal, ya que para llevar a cabo gran parte de las actividades del curso no es necesario que todos los participantes coincidan en un mismo lugar y tiempo. y las de la formacin presencial: interaccin fsica, lo cual tiene una incidencia notable en la motivacin de los participantes, facilita el establecimiento de vnculos, y ofrece la posibilidad de realizar actividades algo ms complicadas de realizar de manera puramente virtual.

Es la combinacin de mltiples acercamientos al aprendizaje. El B-Learning puede ser logrado a travs del uso de recursos virtuales y fsicos, mezclados. Un ejemplo de esto podra ser la combinacin de materiales basados en la tecnologa y sesiones cara a cara, juntos para lograr una enseanza eficaz. En el sentido estricto, B-Learning puede ser cualquier ocasin en que un instructor combine dos mtodos para dar indicaciones. Sin embargo, el sentido ms profundo trata de llegar a los estudiantes de la presente generacin de la manera ms apropiada. As, un mejor ejemplo podra ser el usar tcnicas activas de aprendizaje en el saln de clases fsico, agregando una presencia virtual en una web social. Blended Learning es un trmino que representa un gran cambio en la estrategia de enseanza. Tomado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Blended_learning consultado el 12/01/09 a las 7:40 am.

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Moodle Atutor Dokeos Claroline Kme blackBoard WebCt

Cada uno de estos LCMS permite el diseo por parte de un webmaster o administrador de diferentes actividades tales como foros, chats, evaluaciones, encuestas, wikis etc. que permiten el desarrollo cognitivo de la organizacin. (Otras aplicaciones con las que el proyectista puede formar a su cuerpo de trabajo) groupware as mismo un aspecto

importante a tener en cuenta es que en estos CMSS pueden participar como mnimo 3 tipos diferentes de usuario a saber un administrador de aula, un docente o capacitador y un grupo de estudiantes.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Revise su curso en moodle de acuerdo a la configuracin de este y contrastndolo con http://www.gnomio.com (implica que cree el espacio de aprendizaje en dicha pgina) que herramientas (foros, chats wikis etc) podran utilizarse para capacitar a una persona en elementos ligados a la gestin de proyectos como:
INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PLANIFICACIN Y GESTIN DE PROYECTOS HERRAMIENTAS INFORMTICAS DE GESTIN DE PROYECTOS SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO EVALUACIN DE PROYECTOS GESTIN ESTRATGICA DE RECURSOS HUMANOS PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES: OHSAS 18001 COMUNICACIN DEL PROYECTO

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LECCION 29. Herramientas informticas bsicas para la gestin de proyectos.

Este tipo de aplicaciones bsicamente se utiliza para la gestin de proyectos tanto aquellos asociados a la creacin de proyectos de infraestructura como a la creacin de proyectos de ndole empresarial. en su mayora son herramientas gratuitas salvo Microsoft Project su funcin bsica es mostrar por medio de informes el desarrollo de una serie de actividades que hacen parte de un proceso especifico.

Algunos de los programas mas utilizados para la gestin de proyectos son bsicamente los siguientes: Microsoft Project Primavera Project planer Project workbench Gantt Project DotProject PhpProject OpenProject CA superproject57

Por otro lado tambin es necesario mencionar que dentro de los ejecutables que se mencionaron previamente los que mas se usan en el mundo gracias a la posibilidad de trabajar online son bsicamente los siguientes: Microsoft Project con Project Server DotProject
CA-Superproject posee un avanzado sistema de gestin de proyectos y una facilidad de uso extraordinario, ello conlleva a que cualquier usuario del programa pueda manejar proyectos complejos desde el primer da. Puede crear sus proyectos introduciendo y editando grficamente las tareas en pantalla con el ratn. Utiliza una barra de conos que le permite ejecutar las operaciones ms habituales, como aadir recursos u ocultar niveles de proyecto con un simple clic del ratn, adems un doble clic sobre una tarea o recurso muestra un formulario de datos con toda la informacin relativa a dicho elemento y que puede editar directamente. Los mens desplegables y los paneles de dilogo del programa facilitan la seleccin de opciones; la ayuda preactivada, los modos principiante y experto definidos y el tutorial interactivo, contribuyen sin duda a un rpido aprendizaje. La sencilla interfaz de usuario de CA-SuperProject reduce los tiempos de aprendizaje y facilita la estandarizacin en la gestin de proyectos. Su desventaja grande es que no correo bien en sistemas operativos como Windows XP, Vista o / as como en algunas versiones de Mac y Linux.
57

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 Project WorkBench PhpProject Primavera Project Planer

Asi pues veamos que se puede hacer con project workbench, Microsoft project y Dot project

29.1. Un vistazo a los programas para gestionar proyectos. 29.1.1. Trabajando con Project Workbench
Project workbench es una aplicacin de escritorio de cdigo abierto que facilita la adecuada gestin de actividades con el se pueden realizar: 1. Planificacin de proyectos. 2. Montaje de actividades tareas e hitos

A. Creacin de dependencias entre tareas (comienzo a comienzo, fin comienzo, fin a fin, comienzo fin). B. Relacin entre proyectos y subproyectos con flujos de informacin ligados a holguras. C. Identificacin de la ruta critica. D. Gestin de recursos.

3. Gestin de recursos.

A. Definicin de recursos utilizados tales como personas, grupos y material.

4. Seguimiento de proyectos.

A. Seguimiento de lo ejecutado en funcin de lo presupuestado. B. Elaboracin de indicadores.

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5. Costo.

A. Gratuito software de cdigo abierto.

29.1.2. Realizando planificacin de proyectos con DotProject.

Cuando un usuario decide gestionar proyectos en lnea puede hacerlo al acudir a la herramienta gratuita DotProject la cual permite:

1. Trabajar en lnea. 2. Entregar informacin del proyecto ligada a:

a) Administracin de las horas de trabajo realizadas b) Jerarqua de tareas c) Desarrollar grficos de Gantt d) Establecer la duracin estimada del proyecto segn actividades programadas, realizadas o por realizar. e) Gestionar los archivos (la informacin) ligados a la realizacin del proyecto. f) Asociar proyectos a entidades y clientes g) Establecer informacin retroalimentacin con canales de y los

usuarios que lo utilizan. h) Elaborar lista de potenciales contactos de negocio. i) Contar con un calendario por da, semana o mes para programar actividades j) Generacin de reportes ligados al avance de las tareas en tiempo real y en lnea.

29.1.3. Gestin de proyectos con Ms Project.

Paralelo a lo anterior se debe decir que quiz la herramienta informtica masa utilizada para gestionar proyectos es sin duda Microsoft Project que en su versin 2010 permite hacer lo siguiente:

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 Se puede realizar un seguimiento y un anlisis eficaz de los proyectos con una mayor compresin de la programacin y la repercusin de los cambios. Lo que permite un mayor control financiero y de anlisis ms exhaustivos. Se puede realizar un seguimiento al origen de las incidencias (hitos). Determinando rpidamente los factores que afectan a las fechas de las tareas facilitando un seguimiento del origen de las incidencias para mejorar la capacidad de respuesta. Por otro lado la versin. Office Project Standard 2007 resalta automticamente todos los elementos afectados como resultado del ltimo cambio realizado. Ahora, con Cambiar resaltado se ofrece una mejor comprensin de la repercusin de las opciones elegidas. Esto debido a que permite guardar los archivos con lnea de base. As mismo como todas las versiones anteriores con Project tambin se puede hacer lo mismo que con DotProject y Project WokBench con la adicin de las siguientes prestaciones:

A. Se puede planear y adquirir recursos para el proyecto. B. Se pueden establecer riesgos para el proyecto. C. Se pueden distribuir las cargas asignadas a los recursos del proyecto D. Se puede hacer seguimiento al proyecto por los mtodos de:

a) Administracin segn la programacin realizada es decir lo hecho sobre lo presupuestado. b) Administracin de los recursos. Por ejemplo para definir recursos sobre asignados o recursos subutilizados. c) Administracin del riesgo para definir qu hacer en caso de que falten o sobren recursos o las actividades se demoren ms de lo

presupuestado o generen una ruta crtica. d) Administracin por costos. Para establecer presupuestos sobrepasados o ejecucin de presupuestos asignados. e) Administracin del alcance del proyecto. Esto para saber qu resultados genera cunto dura o a cuanta gente emplea hasta antes, durante y despus de la ejecucin del mismo.

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As pues que ahora que ya conocemos las herramientas empecemos a trabajar en la elaboracin de un proyecto para gestar un negocio electrnico.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Consultando el tutorial de Microsoft Project disponible en el curso que reas problema podra detectar a la hora de manejarlo contraste la informacin de esta herramienta con la disponible en la leccin relacionada con otras herramientas informticas que actan como sistemas de informacin para la gestin de proyectos.

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LECCION 30. Herramientas informticas para la integracin de sistemas de informacin en la gestin de proyectos. Un vistazo a los informes de Microsoft Project.
En esta ltima leccin se hablara acerca del impacto que tienen los sistemas de informacin en la gestin de proyectos razn por la cual y para poder hacerlo de la manera ms simple se mostrara el impacto de un DSS en la gestin de proyectos discriminndolo por medio de las fases por las cuales se gestionara un proyecto cualquiera.

1. En primer lugar abrimos el programa desde inicio/ todos los programas/Microsoft office/ Microsoft Project 2010. Aparecer esta interfaz

Figura 30.1. Interfaz inicial de Microsoft Project 2010. Fuente el autor

2.

Una vez hecho esto se empezara a listar tares en la segunda columna a asignar duracin de tareas y a asignar responsables de las mismas teniendo los siguientes resultados: (todo esto se hace una vez se ha consultado el tutorial de Microsoft Project Disponible dentro del Curso)

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Figura 30.2. Asignacin de actividades. Duracin de estas, responsables, costos y porcentaje de recursos utilizados para realizar un proyecto de investigacin con Microsoft Project 2010. Fuente. El autor

3. En la pestaa proyecto de Microsoft Project 2010 o n la pestao informes de la interfaz inicio en Project 2007. Van a buscar una pestaa denominada informes. En donde se les abrir el primer DSS asociado a un sistema experto. Obteniendo la siguiente informacin:

Figura 30.3. El DSS de Microsoft Project 2010. Fuente el autor

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4. Si se quiere tener informacin general del proyecto se puede dar clic en la opcin generales y se busca la opcin resumen del proyecto y informacin: se obtiene esta

Figura 30.4. Informe del sistema experto sobre avances del proyecto. Fuente el autor

Asumimos trabajar en turnos de 8 horas por da tenemos 64 horas que se facturan, se ha completado un 93% del proyecto a un costo de $3.014.800 de los cuales a la fecha de revisin del proyecto an faltaban por pagar $1.314.799,92. Faltando por realizar los marcos de la investigacin. 5. Por otro lado Microsoft Project tambin cuenta con la posibilidad de generar informes OLE. por la opcin informes grficos. informes que pueden generarse

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en programas como continuacin:

Microsoft visio y Microsoft Excel tal como se ilustra a

Figura 30.5. Informe del flujo de efectivo del proyecto para ser presentado en Microsoft Visio. Fuente. el autor

Tal como se ve en este informe grafico se muestran los costos (discriminados en trabajo, material y costo y que en conjunto suman $3.014.800) y el tiempo en cada recurso fue utilizado (esto en el caso de los recursos material y trabajo)

Como puede verse a simple vista esta herramienta ofrece bastante informacin que puede ser til para el proceso de gestin de proyectos. Lo que importa es que quien la analiza sepa lo que esta haciendo, para quien lo esta haciendo y como lo esta haciendo. De esta forma y con eso en mente solo me queda una recomendacin por hacer y es que independiente de la

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herramienta que ud escoja para tomar decisiones en materia de gestin de proyectos siempre debe considerar que si procesa basura, analizara basura y gestionara basura.

EJERCICIO DE AUTOEVALUACION.
Revise la figura 30.3 de esta leccin de acuerdo a esta que herramientas de sistemas DSS y sistemas expertos usara para elaborar informes ligados a:

El seguimiento de recursos El clculo del CPM- PERT El costo del proyecto El flujo de caja del proyecto El pago por utilizacin de recursos. La elaboracin del plan de compras.

Consulte este link http://www.arquba.com.ar/curso-microsoft-project-gratis/microsoft-project-central/ de acuerdo a su contenido considera Ud. que Microsoft Project central puede ser una buena solucin groupware. Justifique su respuesta usando informacin de los contenidos de esta unidad.

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