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III Jornada Cientfica Nacional del CID CI

Desarrollo de los Costos en un Sistema Logstico

Autor: Dr. Ing. Pedro Dimas Ayala Bcquer

Entidad: Filial Villa Clara del Centro de Investigacin y Desarrollo del Comercio Interior

Ciudad de La Habana, febrero del 2001

RESUMEN:
Esta ponencia es de carcter didctico. En l se exponen los principios bsicos y El desarrollo de los costos para un sistema logsticos y los elementos que participan en los rangos de relevancia y la rentabilidad directa.

Introduccin.
Tradicionalmente los procesos contables de costos que se han usado no proporcionan la informacin necesaria para realizar un anlisis efectivo de la rentabilidad de un Sistema Logstico (S.L). El Desarrollo de los costos constituye una de las actividades ms crtica en el diseo y operacin de los S.L. y es tambin la que presenta la mayor dificultad en parte por la falta de definicin o entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta de los S.L. Tpicamente, los sistemas contables convencionales agrupan los costos en amplias categoras agregadas que no permiten un anlisis detallado para identificar los autnticos costos del servicio al cliente. Sin esta facilidad para analizar los datos de costo agregado, se hace imposible revelar el potencial para las compensaciones de costos que pueden existir dentro de un SL En general, los efectos de las compensaciones son evaluados de dos formas, desde el punto de vista de su impacto sobre los Costos Totales y de su impacto sobre los Ingresos por Ventas. Sin embargo sin un adecuado sistema contable de costo logsticamente orientado, resulta extremadamente difcil identificar la extensin hasta la cual una compensacin en particular, obtiene beneficios con respecto a los costos, al conjugar todas estas motivaciones y reflexiones permiten percibir, la importancia que representa para cualquier empresa analizar los Costos Logsticos como punto primario de anlisis de la eficacia y eficiencia econmica.

I.- Desarrollo.
Con la finalidad de poder valorar las acciones que influyen en los costos Logsticos se hace imprescindible analizar ciertos aspectos de inters dentro de los cuales se destacan: Principios Bsicos de los Costos Logsticos Categora de los Costos Logsticos Rangos de Relevancia.

Rentabilidad Directa.

1.1.- Principios Bsicos de los Costos Logsticos


El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un S.L parte del enfoque que se brinde o se oriente a los mismos. Es decir, de la habilidad de enfocarse hacia la salida del sistema de distribucin, en esencia encaminar los esfuerzos hacia la previsin del Servicio al Cliente, e identificar los costos nicos asociados con esa salida, Los mtodos contables tradicionales, carecen de un enfoque dirigido a estos propsitos, sobre todo porque fueron diseados atendiendo a otras necesidades. Uno de los principios bsicos de los Costos Logsticos es que dicho sistema debera reflejar el flujo material es decir debera ser capaz de identificar los costos que resultan de proporcionar servicios al cliente en el mercado. Un segundo principio es que el sistema debe ser capaz, de permitir efectuar anlisis separados de Costos e Ingresos por tipo de clientes y por segmentos de mercado o canal de distribucin. Esta ltima necesidad surge debido al empleo de promedios o valores medios, lo que ocasiona variaciones sustanciales alrededor de la media. Para poder aplicar estos principios se requiere una nueva concepcin de los costos, es decir que en primer lugar se debe definir el SL y luego identificar los costos asociados. En la actualidad, es usado un concepto muy til y es el denominado como misin. En un enfoque logstico, una Misin puede ser definida como un conjunto de acciones o metas concebidas para garantizar un servicio al cliente adecuado, las misiones pueden se definidas en trminos del tipo de mercado servido, por qu producto y dentro de que limitaciones de servicio y costo. Una misin abarca, se perfila y sobre pasa las lneas de una empresa Un SL de costo efectivo debe buscar determinar el costo total del sistema para alcanzar los objetivos logsticos deseados (Salidas del sistema) y el costo de las varias entradas implicadas en alcanzar estas salidas este enfoque del problema se conoce como Costo de la Misin. En la actualidad existe un marcado inters con un enfoque de este problema, conocido como Costo de la Misin.

1.2.- Categoras de los Costos Logsticos.


Los Costos logsticos agrupan todos los costos adheridos a las funciones de la empresa, que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos informativos asociados. Se debe expresar, que el desarrollo de los costos es una de las actividades ms crtica en el diseo y operacin de los sistemas logsticos y es tambin la que presenta la mayor dificultad, en parte por la falta de definicin o

entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta de un sistema. Las categoras sobre los que se aplican los costos logsticos y los conceptos sobre los que se utilizan los mismos estn en correspondencia con la secuencia del flujo, siendo los mismos: Los Costos Operacionales. Estos costos son los que estn relacionados con las facilidades logsticas como son los almacenes, centros de distribucin mercados concentradores, etc. y pueden ser de dos tipos Los Costos Discontinuos, que son aquellos que varan por etapas en funcin del volumen de circulacin. Los Costos Continuos, que varan lineal o no linealmente con el volumen de circulacin. Los Costos Discontinuos estn en funcin de la circulacin y presentan valores constantes para ciertos y determinados rangos de circulacin. Ver la figura No 1 Para la circulacin de 0 a t1 el valor del costo ser de Co, entre t1 y t2, el costo incurrido es de C1 y as sucesivamente el costo que se incurre cuando la circulacin es cero ( Co ) es un costo fijo. Los costos discontinuos pueden ser originados por diferentes factores que incluyen: La depreciacin anual. El mantenimiento. Los gastos de direccin. Otros. Costo Total C2 C1 C0

t1

t2

Circulacin

Figura No. 1 Representacin de los Costos Discontinuos

Los Costos Continuos estn en funcin de la circulacin y no son generalmente lineales aunque en cualquier instancia pueden ser representados como un costo lineal. Estos costos comprenden, los elementos siguientes ver la figura No 2 Efecto de la curva de aprendizaje. Economa de escala

Costo Total

Capacidad Circulacin Optima Figura No. 2 Representacin de los Costos Continuos Los costos operacionales pueden estar clasificados en dependencia de su funcin logstica, en: Aprovisionamiento, representados por el costo de los pedidos. Almacenaje, representados por los costos del espacio, de las instalaciones, de manipulacin y de tenencia de stock. Informacin asociada representado por los costos de la administracin logstica.

Generalidades. Los Costos Operacionales generalmente se calculan atendiendo a la aplicacin de diferentes criterios, o procedimientos, a continuacin se seala el empleado por Mac Kibbin el cual se ilustra en la tabla No. 1.

Ref Descripcin
1 2 Edificaciones Est. P- Paletas

Valor Deprecia Equivalente Capital cin Anual


5% 10 %

Costos Operacionales
Manteni miento Electricidad Generales

Costo Total

3 4 5 6 7

S. Alm. Movil Paletas Niveladores de Andenes Bateras E. Limpieza

14.3 % 20 % 10 % 20 % 20 %

Tabla No.1 Costos Operacionales Uno de los elementos ms importante y que incide de manera significativa en los costos operacionales es el asociado a los mantenimientos en la tabla No.2 se pueden apreciar algunos valores seleccionados para tales propsitos.

Medios de Almacenamiento
1.2.3.4.Estanteras para Paletas Sistema de Almacenamiento Mvil Medios Unitarizadores Montacargas

Expresin Numrica
0,25 % del Valor Capital 1,50 % del Valor Capital 5,00 % del Valor Capital 5,00 % del Valor Capital

Tabla No.2 Elementos a Considerar en los Costos Operacionales Los Costos de Transportacin. El movimiento de las mercancas desde su origen hasta sus respectivos destinos constituye en la mayora de los casos el componente ms importante del costo logstico global. Por su diferentes composicin y estructura, convienen transporte y en consecuencia tambin sus costos diferenciar dos tipos de

A Largas Distancias . Genricamente es el transporte de mercancas entre productores y almacenes distribuidores Distribucin . Se conoce como el transporte, de mercancas entre productores y almacenes distribuidores hacia sus redes de punto de venta y clientes finales, Transporte a Largas Distancias En los transporte a alargas distancias, Independientemente del modo elegido (camin, avin, ferrocarril, etc.) los costos estn directamente ligados al peso, volumen y distancia a recorrer hasta el punto de destino, de forma tal que cada modo tiene asociado un coeficiente. Dentro de cada

modo, el tamao de la carga determina dicho coeficiente, generando una escala de tarifas. Para el transporte a larga distancia por carretera, en la mayora de los casos, este transporte es contratado a empresas que han nacido y crecido al amparo de un gran fabricante que les ha asegurado un gran volumen, permitindoles cubrir los elevados costos fijos iniciales, posteriormente esas empresas han ido contratando a otros fabricantes de productos similares y que realizan entregas en puntos cercanos, generndose as un principio de especializacin. Transporte de Distribucin. Debido a la especializacin que requiere este tipo de transporte, ya que el conductor debe conocer bien los productos transportados, las rutas, las facturas, los albaranes, la calidad de algunos productos, el cambio y devolucin de mercancas, etc. El transporte de distribucin es habitual que sea realizado con personal y/o medios de la propia empresa. En este caso, el costo del transporte est compuesto por el costo del personal conductor y el de funcionamiento de los camiones utilizados que, por ser de menor tonelaje (4 a 6 t) la inversin requerida es menor, pero por sus caractersticas de funcionamiento, los costos de mantenimiento son ms elevados. Generalidades: Los costos de transporte, estn relacionados con los orgenes y destinos, las mercancas, la modalidad de transporte empleada y el peso o volumen de mercancas transportadas y tienen la caracterstica de comportarse de forma discontinua para una etapa determinada.

1.3.- Los Rangos de Relevancias.


Para hacer un anlisis de la precisin de un Costo Logsticos se hace necesario establecer el rango de relevancia que posee la instalacin. Este rango de circulacin o volumen se define como el valor mximo y mnimo que es aceptado desde un punto de vista terico y. prctico ver la figura No. 3 Un almacn no debe ser operado al menos que su capacidad de diseo sea aproximadamente 0,80 veces su capacidad terica y por razones de diseo de ingeniera sus lmites mximos no debe exceder a 1,10 su capacidad terica. De este modo estos dos puntos constituyen el Rango de Relevancia para lo cual las precisiones de los costos son importantes y es el rango sobre lo cual las soluciones recomendadas deben operar el sistema propuesto ver la figura No 3. Costo Total Capacidad Terica

Rango de Relevancia

De las reflexiones anteriores, se pueden realizar los comentarios siguientes: Los Costos Logstico constituyen uno de los elementos ms importante en el diseo de los Sistemas Logsticos ya que el conjunto de soluciones que se adopten en el proceso de diseo, tiene un denominador comn y es l referente a que todas deben ser soluciones econmicamente rentables adems uno de los resortes que permiten medir si el proceso est o no bajo control son precisamente los costos logsticos. Adems se debe indicar que el proceso de auditoras que se realice dentro de un marco de confiabilidad, descansa precisamente por el conocimiento y control de los costos.

1.4.- Rentabilidad Directa.


En anlisis aislado de los costos logsticos, no permite percibir de una manera efectiva las conductas econmicas de los SL por lo cual todo estos tipos de valoraciones deben venir acompaada de la observacin de estudios y formulaciones encaminadas a la evaluacin de la rentabilidad directa tanto del Cliente como del producto. La Rentabilidad Directa del Cliente. Los sistemas contables tradicionales, presenta un grado de incertidumbre a la hora de definir y precisar las exigencias administrativas en cuanto a la respuesta de Cual es el grado de rentabilidad de un cliente comparado con otro? Comnmente, la rentabilidad de un cliente se calcula solo a nivel de beneficio bruto; en otras palabras, los ingresos netos de venta generados por el cliente en un periodo determinado, menos el precio de costo de los productos vendidos. Pero sucede que existen muchos costos que se deben tomar en consideracin para poder analizar la rentabilidad real de un cliente determinado o de un segmento o canal de mercado deseado. Los costos que son generados como producto de la prestacin de servicios a los clientes pueden ser en extremo exhaustivos en funcin de la estrategia logstica que se disponga. Al hacer un anlisis de la rentabilidad de cliente revelar en ocasiones una proporcin de clientes que efectan una contribucin negativa.

Los costos del servicio comienzan con el pedido y por consiguiente con los costos de procesamiento los cuales se diferencian de acuerdo con el nmero de lneas de productos en los pedidos y su complejidad. Adems en estos anlisis estn presentes los costos de transportacin, manejo de los materiales, inventarios y almacenaje. El principio bsico del anlisis de la rentabilidad del cliente es que el proveedor debe obtener todos los costos que son especficos de todas las cuentas individuales. Un enfoque til de aplicar cuando se examinan, estos costos es formularse la pregunta Qu costos evitara si no hiciera ningn negocio con este cliente? El xito de usar el anlisis de evitabilidad es que muchos cosos de servicio al clientes son en realidad compartidos entre varios clientes. A menudo se realiza el anlisis de las cuentas de prdidas y ganancia de los clientes especficos de las empresas tomando como base de valoracin el formato que se ilustra en la Tabla No. 4. La Rentabilidad Directa del Producto. Una de las aplicaciones que es usada en los Anlisis logstico de costo y ha tenido una amplia aceptacin, en la esfera de la circulacin y produccin minorista es la tcnica conocida como rentabilidad directa del producto o simplemente RDP. En esencia, se pede expresar que es un procedimiento anlogo al anlisis de rentabilidad del cliente en el sentido que parte de la intencin de identificar todos los costos que van unidos a un producto o un pedido a medida que avanza por el canal de distribucin. La idea que encierra la RDP es que en variadas transacciones el cliente incurre en costos distinto al del precio inmediato de compra del producto. A veces, estos costos permanecen ocultos y a menudo pueden ser sustanciales, lo bastante grandes como para reducir o incluso eliminar el beneficio neto de un producto en particular.

Anlisis de las Cuentas de Perdidas y Ganancia de los Clientes Ingresos Menos Costo
Costos de las Ventas (combinacin de todos los productos) Comisiones Visitas de Venta Bonificaciones Comerciales Costo de procesamiento de Pedidos Costos Promocinales ( Visibles y Ocultos) Costo de Merchandising Empaquetamiento Costo dedicado al Almacenamiento de las Existencias Espacio dedicado al Almacenamiento Costo de Manejo o Manipulacin de los Materiales Costo de Transporte Costos de Documentacin Devoluciones y Rechazos Otros. Valor Neto de las Ventas

Tabla No. 4 Anlisis de las Cuentas de Perdidas y Ganancia de los Clientes.

Se debe destacar igual que las caractersticas fundamentales de un artculo (peso, volumen, almacenaje especial, ) varan con respecto a otros, los costos asociados variarn de igual modo, Mediante el anlisis detallado de estos costes se pueden estudiar la forma de mejorar la rentabilidad directa de los productos por ejemplo rediseando envases y/o embalaje incrementando la frecuencia de entrada, etc. Adems estos anlisis ayudan a elegir productos de mayor rentabilidad (distintas marcas), incrementar la utilizacin de aquellos circuitos de distribucin que aaden menor coste de suministro a puntos de venta y tomar decisiones sobre posicionamiento de productos y diseos, en general, de polticas tcticas y estrategias. Un esquema de clculo bsico se muestra en la figura No. 4 y en la Tabla No 5 se muestra el formato de anlisis de la Rentabilidad del Producto

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Referencias. 1.- Ayala Bcquer Pedro D. Proyeccin de sistemas de Transporte interno en


Fases Primarias Inversionistas. Tesis en opcin al Grado Cientfico de Doctor en Ciencias Tcnicas 1996.

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3.- Martin Christopher Logstica y Aprovisionamiento. FT Folio Carrera Edicin


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THE Free press New York 1998.

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8.- Jason Peckenpaugh Teaching the ABCs Clearance Center 2003. 9.- File //C:/Document and Settings Administrator / Desktop / Costio. Costos
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10.- Kim Lancola y Narcys Roztocki Universidad de Pittsburg File //C:/Document


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11.- File //C:/Document and Settings Administrator / Desktop / Costio Costos de


Distribution. 2003.

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de los Costos. 2003

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