COMUNICAO ORGANIZACIONAL

A IMPORTNCIA DA COMUNICAO NAS ORGANIZAES

Bruno Rodrigo de Souza Laisa Juliana Zucco Fantini Simone Dallagnoli Sonia Moresco

BRUSQUE 14/12/2009

Resumo: O conceito de comunicao fortemente influenciado pelas transaes entre as pessoas, de tal modo que a comunicao constitui a primeira rea a ser focalizada na administrao de Recursos Humanos. Cada vez mais os lderes das organizaes precisam estar atentos rapidez das mudanas no cenrio poltico, econmico e social, bem como a velocidade dos avanos tecnolgicos. Hoje os clientes esto mais exigentes e atualizados com a acessibilidade das informaes, portanto, o termo qualidade no mais um diferencial, uma obrigao. A viso da empresa e suas atitudes que iro atrair os clientes externos e internos que se identificam com ela, gerando vrios aspectos positivos como: transparncia, confiana e lealdade. Os lderes, no entanto, precisam reconhecer a comunicao como algo estratgico na gesto coorporativa, onde agrega valores produtos e servios. atravs dela que conseguimos formar uma verdadeira equipe harmoniosa e motivada a promover, interao e o relacionamento entre as pessoas e os departamentos. As organizaes que reconhecem a comunicao como algo competitivo, constroem sua imagem institucional e credibilidade pblica, estreitando um relacionamento tico e de responsabilidade social. O presente artigo abordar o tema atravs de pesquisas bibliogrficas onde ser analisada a importncia da comunicao nos relacionamentos, objetivos e desenvolvimento da organizao. Atualmente, os fluxos de

comunicao esto se intensificando em todos os sentidos, trazendo relevncia num contexto amplo de discusses que envolvem aspectos tericos e conceituais do qual fazem parte.

Palavras- chave: Comunicao, Organizao e Gesto de Pessoas.

1. INTRODUO

Uma comunicao eficiente sem qualquer sombra de dvida, o fator mais importante no sucesso de uma empresa. O relacionamento entre as pessoas s possvel atravs da comunicao.
A m comunicao traz desgastes nas relaes, agresses verbais, perda de tempo com retrabalho, mal entendidos, suscetibilidades afetadas, perda de motivao e stresse. Liderar comunicar, para atingir os objetivos da empresa (MARTINIANO, 2007, p.156).

A comunicao se bem administrada oferece a qualquer empresa agilidade e clareza, sendo ela a responsvel pelo desenvolvimento humano e de sua organizao. Tudo que construdo, ou destrudo, pela comunicao ou falta dela. Em todas as esferas da atividade humana, as mais variadas sempre esto relacionadas com a utilizao da comunicao. Desta forma podemos perceber que a comunicao como um todo, serve para organizar e controlar. As mudanas contnuas e as formas de adequao criam uma nova realidade, pois as empresas cada vez mais tm necessidades de comunicar-se com todos os pblicos para poder serem mais competitivas. O artigo est baseado numa abordagem qualitativa, apresentando a importncia e a preveno da comunicao dentro das organizaes, pois vem a interagir para uma melhor imagem da empresa, o melhor relacionamento organizacional buscando atingir seus objetivos. A comunicao, portanto, exige credibilidade e comprometimento de ambos, tendo o poder de criar valores e assim, impulsionando-a para o futuro.

2. A COMUNICAO NA ADMINISTRAO DAS ORGANIZAES

Segundo Chiavenato (2006), os seres humanos so obrigados a cooperar uns com os outros, formando organizaes para alcanar certos

objetivos que a ao individual isolada no conseguiria alcanar. Pode-se dizer que organizaes so sistemas de atividades coordenadas por mais de 2 pessoas que cooperam entre si e s existem quando:

a) H pessoas capazes de se comunicarem; b) Que esto dispostas a contribuir com ao conjunta; c) E a fim de alcanarem um objetivo em comum.

A comunicao organizacional de extrema importncia para as organizaes, pois visa passar informaes, tomadas de decises corretas e desenvolver relacionamentos que integram e coordenam todas as partes. O comportamento Humano nas organizaes sofre influencias pessoais (personalidade, motivao, expectativas, objetivos pessoais) e ambientais (cultura, ambiente de trabalho). As relaes humanas esto voltadas para atitudes e aes

desenvolvidas com os grupos e pessoas. Toda pessoa procura entrar em grupo e ser aceita e compreendida de forma a seguir seus interesses e aspiraes. Cada pessoa tem uma personalidade que pode ser influenciada por outro indivduo ou grupo. A compreenso dessas relaes contribui para melhorar a produtividade dos empregados, porque podem falar de uma forma mais espontnea e de uma maneira sadia.
O comportamento humano resultado de um conjunto de fatos coexistentes, que podem ser entendidos como um campo de foras dinmico inter-relacionado. Portanto, o comportamento de uma pessoa depende no somente de suas experincias passadas, mas tambm do meio ambiente psicolgico atual. (NETO, 2001, p. 57)

O foco das organizaes enfrentar a competitividade e sobreviver as novas exigncias de mercado. No passado a comunicao organizacional tinha como funo apenas estabelecer elos de relacionamentos com o emissor e receptor, Segundo Bueno (1995), diz que:
Hoje, no se pode imaginar uma empresa que se pretenda ser lder de mercado e que volte as costas para o trabalho de comunicao. (BUENO, 1995, p. 9).

A mudana difcil, pois pessoas so influenciveis e cada qual desenvolve um comportamento perante os processos de comunicao. Segundo Nassar (2004), afirma que:
Aos gestores cabe prestar ateno as mudanas na sociedade e antecipar-se a um modelo diferente de relacionamento. A auto-estima dos trabalhadores, o sentimento de identidade com a organizao, a responsabilidade com o trabalho, a produtividade e a competitividade, entre outros indicadores, com certeza, no so estimuladas por uma comunicao interna que os despreza ou subestima. (NASSAR, 2004, p. 31)

A comunicao pode e deve ser utilizada para estimular, motivar e melhorar a imagem da empresa, mas sua prioridade nas organizaes solucionar problemas, gerar e facilitar a compreenso entre pessoas com diferentes pontos de vista.
A comunicao interage na hierarquia da empresa, sendo o fator que pode construir ou destruir a imagem, os relacionamentos e os objetivos. J Kwasnicka, qualquer pessoa ou grupo que tenham a inteno de iniciar um negcio prprio, precisa ter o conhecimento para administrar, ou ento, contratar algum para faz-lo, visto que os problemas decorrentes do negocio devem ser previstos para alcanar a finalidade principal. (KWASNICKA,1995, p.17).

A comunicao se bem administrada oferece a qualquer empresa agilidade. Os administradores comearam a se preocupar com os aspectos intangveis da organizao, tais como liderana, comunicao, motivao, organizao informal, buscando entender o comportamento humano e encontrar solues para os problemas organizacionais.

3. COMUNICAO COMO FERRAMENTA DE MARKETING

Ao longo do tempo a partir de estratgias de comunicao o marketing foi se destacando como mais uma ferramenta para incrementar no processo gerencial.

 o marketing um processo social e gerencial pelo quais os indivduos e grupos obtm o que necessitam e desejam atravs da criao, oferta e troca de produtos de valor com outros. ( KOTLER 1998, p. 27)

Nos EUA o marketing era visto como um reforo para a economia, onde se estudava os canais de distribuio dos produtos em poca da escassez no ps-guerra. At metade dos anos 50 o marketing era uma atividade de vendas, mas na dcada de 60 a economia americana amadureceu, surgiu a concorrncia, foi ento que o marketing passou a ser visto como uma cincia comportamental, preocupada em atender compradores e vendedores

envolvidos nas transaes empresariais.

Um mercado consiste em todos os consumidores potenciais que compartilham de uma necessidade ou desejo especfico, dispostos e habilitados para fazer uma troca que satisfaa essa necessidade ou desejo. (KOTLER, 1998, p.31).

As mudanas ocasionadas pela globalizao alteraram por completo o comportamento das empresas em meados de 1989, fazendo com que elas percebessem que a comunicao seria uma rea estratgica para ajud-la a identificar as ameaas do macro ambiente. Portanto fundamental que as organizaes reconheam cada vez mais o papel da comunicao como estratgia de vantagem competitiva para a vida da empresa. Integrar modelos de comunicao e estratgias e persuaso um dos pontos para trabalhar a imagem interna e externa da empresa neste novo cenrio; Um dos autores clssicos da comunicao organizacional, assim define:
A comunicao organizacional considerada como um processo dinmico por meio do qual as organizaes se relacionam com o meio ambiente e por meio do qual as sub-partes da organizao se conectam entre si. Por conseguinte, a comunicao organizacional pode ser vista como o fluxo de mensagens dentro de uma rede de relaes interdependentes. (apud KUNSCH, 1997, p.68).

A interligao dos processos de comunicao e marketing est cada vez mais desenvolvida dentro das organizaes. O marketing ttico organizacional

vem sendo utilizado para influenciar as percepes das pessoas, promovendo a transmisso clara e objetiva de mensagens, baseando-se na ideologia, que toda empresa assume um papel de comunicadora perante a sociedade, seus colaboradores e fornecedores.

4. IMPORTNCIA DA COMUNICAO INTERNA

Normalmente as empresas so burocrticas, tcnicas, racionais e normativas, por princpio no do espao para sentimentos e emoes. Esses tipos de caractersticas das organizaes impedem a expresso, participao e engajamento dos trabalhadores, resultando na falta de motivao,

comprometimento, refletindo na produtividade. (PIMENTA, 2002)

Para as empresas reverterem esse quadro preciso considerar as vrias dimenses humanas (emoes, atitudes, valores) no processo de trabalho e nas dependncias da empresa. Nesta perspectiva, a comunicao deve produzir integrao e um verdadeiro esprito de trabalho em equipe. Qualquer objetivo ser alcanado quando tornarse possvel os trabalhadores evidenciarem seus valores, socializando e confrontando-os com os de outros. (PIMENTA, 2002, p. 119)

A empresa precisa contribuir para o exerccio da cidadania e para a valorizao do empregado nas intermediaes da empresa. Uma boa comunicao entre os colaboradores pode-se descobrir atenuantes que contribuam ativamente na atividade participativa profissional e pessoal de cada um. Se percebermos o empregado passa a maioria do seu tempo dentro da organizao, ento as razes para manter um ambiente harmonioso e integrado entre os setores so muitas. (KUNSCH, 1997) Investimentos feitos s daro retorno organizao, quando o empregado for um multiplicador social e profissional; na verdade ele serve de porta voz para a empresa de forma positiva ou negativa dependendo de como a imagem da empresa vista por ele. A organizao o ajudar a ter respostas com antecedncia e poder administrar conflitos e procurar solues. (KUNSCH, 1997) A comunicao interna vai depender do trabalho em equipe, ou seja, entre as reas de comunicao e de recursos humanos, a diretoria e todos os

empregados envolvidos. O planejamento de uma poltica de comunicao interna deve integrar as aes dos vrios departamentos da organizao. Podemos dizer que as estratgias devem ser bem definidas e transparentes, isto significa que manter um dilogo aberto entre a direo e os empregados e propiciar a existncia de canais de comunicao livres e eficientes. (KUNSCH, 1997)
A comunicao interna deve apontar os sucessos, valorizar os aspectos positivos, reconhecer os esforos individuais e coletivos. Com isso, a empresa pretende aumentar a coeso (...), a solidariedade, a competncia, a eficincia. (KUNSCH, 1997, p.129)

Segundo Marques (2004), os 5cs de uma comunicao interna eficaz so: Clara; Consistente; Contnua e freqente; Curta e rpida e Completa

As lideranas devem, portanto liderar o processo de comunicao interna, motivar os empregados para que se engajem ao processo e acima de tudo, dar as ferramentas, os treinamentos, recursos (tempo, gente e dinheiro), onde iro construir um relacionamento de confiana. (MARQUES, 2004) A comunicao interna favorece um ambiente de trabalho com eficcia, ela pode fluir de trs formas: descendente, ascendente e lateral. A descendente acontece dos nveis mais altos para os nveis mais baixos; ascendente quando a comunicao dirigida para os mais altos escales proporcionando um feedback sobre metas, planejamento e a comunicao lateral quando a comunicao acontece com pessoas de um mesmo grupo. Todos os trs nveis so importantes, porm a ascendente deve acontecer de forma bem clara, inovadora, proporcionando um ambiente aberto comunicao. A ascendente e a lateral devem favorecer um ambiente harmonioso e influenciar na motivao dos funcionrios.
Segundo Dubrin (2003, p.204) a comunicao o processo bsico pelo quais os gerentes e os profissionais realizam suas tarefas; e as

pessoas em posio de autoridade consistentemente consideram a habilidade de comunicao como algo vital para o sucesso. (Dubrin 2003, p.204)

A qualidade da comunicao interna derivada de alguns pontos considerados de suma importncia explicitados abaixo por Ruggiero (2002): Prioridade comunicao: qualidade e programao da comunicao assegurando sintonia da energia e recursos de todos com os objetivos maiores da empresa. Abertura da alta direo: disposio da cpula de abrir informaes essenciais garantindo insumos bsicos a todos os colaboradores. Processo de busca: proatividade de cada colaborador em buscar as informaes que precisa para realizar bem o seu trabalho. Autenticidade: verdade acima de tudo, ausncia de jogos de faz de conta e autenticidade no relacionamento entre os colaboradores assegurando eficcia da comunicao e do trabalho em times; Foco em aprendizagem: garantia de efetiva aprendizagem do que foi comunicado, otimizando o processo de comunicao. Individualizao: considerar as diferenas individuais, garantindo a sinergia e qualidade de relacionamento na empresa. Competncias de base: desenvolvimento do saber ouvir, expresso oral e escrita, habilidades interpessoais, assegurando a qualidade das relaes internas. Velocidade: rapidez da comunicao dentro da empresa, maximizando sua qualidade e nveis de contribuio aos objetivos maiores. Adequao tecnolgica: equilbrio da tecnologia e do contato humano.
Comunicao a troca de informaes entre indivduos. Significa tornar comum uma mensagem ou informao.Constitui um dos processos fundamentais da experincia humana e da organizao social. (CHIAVENATO, 2001, p.165)

5. PROCESSOS DE COMUNICAO

Para que acontea uma comunicao eficaz preciso que sete componentes funcionem e estejam presentes segundo Dubrin : 1. Fonte ou transmissor quando algum tenta transmitir uma

mensagem; seja ela, falada, escrita, por sinal a uma outra pessoa ou grupo. A experincia e autoridade de quem transmitem influencia bastante na ateno de quem o recebe. 2. Mensagem quando se tem uma idia ou um propsito para transmitir.

Tem muitos fatores que influenciam no repasse dessa mensagem; depende muito da clareza do receptor, como a mensagem organizada, a informao que foi transmitida. 3. Canal as organizaes geralmente possuem vrios canais de

comunicao para enviar ou receber mensagens. Geralmente elas so escritas, faladas ou as duas. Hoje em dia utiliza-se muito o correio eletrnico. 4. Receptor a comunicao s pode ser completa quando a outra parte

entende corretamente o que se quis dizer. 5. Feedback sem essa ferramenta difcil saber se o receptor entendeu

a mensagem. Tambm inclui as reaes do receptor, se perceber que agiu conforme o esperado, ento entendeu satisfatoriamente. 6. Ambiente a comunicao depende muito do ambiente em que estamos

inseridos. A cultura da organizao influencia bastante; quando se tem muito respeito e confiana mais fcil a mensagem ficar distorcida do que quando no se tem. 7. Rudo esse fator desconcentra a ateno do receptor; influncia no

processo da comunicao. O rudo pode ser o stress no trabalho, o medo, a ambivalncia, e uma forte defesa. 8. Comunicao no-verbal: esse tipo de comunicao tem o propsito de

expressar sentimento implcito. (DUBRIN, 2003).

Uma quantidade significativa da comunicao interpessoal tambm ocorre por meio da comunicao no-verbal, a transmisso de mensagens por outros meios que no as palavras. A linguagem do corpo refere-se queles aspectos da comunicao no verbal

diretamente relacionado ao movimento do corpo, como gestos e posturas. (DUBRIN, 2003, p.33)

Comunicar-se pode ser um processo to natural como complicado, depende de como cada individuo est disposto a enfrentar o contedo transmitido pela mensagem. A comunicao perfeita quando o que transmitido pelo emissor entendido pelo receptor. A comunicao deveria ocupar um lugar central numa teoria completa de organizao, porque a estrutura, extenso e alcance das organizaes so quase que inteiramente determinados pelas tcnicas de comunicao.

6. OTIMIZANDO OS RECURSOS ATRAVS DA COMUNICAO

Todos os recursos disponveis de uma empresa devem ser otimizados, ou seja, utilizados da melhor maneira possvel. Quando falamos de recursos estamos incluindo recursos humanos, tecnologia, matrias primas, espao fsico e todos os fatores que formo uma organizao. A Promoo da comunicao de assuntos relativos a recursos humanos, atravs da veiculao gil e eficaz de informaes, busca construir uma base de confiana e credibilidade que permita o fortalecimento do relacionamento entre a Empresa e os empregados, alinhando-os s diretrizes e estratgias empresariais. (CUNHA, 2002). Com tudo as informaes devem fluir com clareza e transparncia dentro das empresas. Pessoas bem informadas conscientes do processo em qual participam, produzem mais, criam menos problemas e permanecem motivadas. Alm de tudo o processo de comunicao deve garantir que as informaes cheguem at seus destinatrios sem perder seu contedo, pois um pequeno desvio de informao, podem acarretar prejuzos imensos, de dinheiro e tempo.

CONCLUSO

A comunicao organizacional um novo nicho de mercado de trabalho para o profissional de comunicao, to realizador quanto trabalhar nas formas clssicas. uma nova realidade, pois as empresas cada vez mais tm de se comunicar com todos os pblicos para poderem ser mais competitivas. A comunicao o caminho certo para a compreenso da empresa no seu contexto interno e externo, provocando uma harmonia no conjunto, gerando uma sinergia positiva em todos os setores, provocando uma satisfao no contexto. A comunicao organizacional ou empresarial no coisa para amador, pois a comunicao tem suas sutilezas que s profissionais da rea dominam e qualquer ao errada pode provocar sintomas graves. As organizaes fazem parte desse cenrio e buscam aprimorar seus conhecimentos e estratgias para transmitir da melhor maneira possvel a importncia de seus servios e produtos para o mercado de modo geral. Porm, a comunicao necessria tambm no s para fatores externos das organizaes, a estrutura de uma empresa e o bom funcionamento dela depende tambm da boa comunicao. Embora as pessoas sintam a necessidade de se comunicar e faam isso sempre, poucas vezes percebem que esto fazendo. A percepo da importncia da comunicao se d quando no ocorre entendimento entre as partes e at mesmo quando no ocorre comunicao. No pelo fato de existir uma comunicao interna formalizada que todos os problemas internos quanto ao fluxo de informaes ser resolvido, contudo ser com uma boa comunicao interna que torna possvel a disseminao de informaes de maneira eficaz, fortalecendo os propsitos e os objetivos finais das nossas organizaes. Objetivo geral do trabalho foi analisar para descobrir que a empresa pode melhorar e proporcionar uma comunicao mais eficiente e eficaz. O resultado esperado a conscientizao de que a comunicao importante para o mundo dos negcios e que atravs dela que possvel atrair melhores clientes.

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