ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

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1.7 Control mediante grfica de Gantt

INTRODUCCIN La grfica de Gantt es unos de los primeros mtodos y el ms utilizado en la administracin de proyectos. A travs de esta grfica se puede planificar diversas actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con lo que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operacin antes que se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminacin global. La grfica de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus actividades y la culminacin del proyecto planeado de una forma ordenada y coherente. Henry L. Gantt (1861-1919) El tercer principal contribuyente al rea de la administracin cientfica fue Henry L. Gantt su filosofa administrativa se describe por su afirmacin de que "las diferencias esenciales entre los mejores sistemas del da de hoy y los del pasado radican en la forma en que las tareas son programadas y la forma en la cual su ejecucin es recompensada ". Siguiendo su propio razonamiento, Gantt trat de mejorar los sistemas o las organizaciones mediante innovaciones en la programacin de las tareas y compensaciones o premios. La grfica de Gantt es la primera herramienta de programacin que l desarroll, esta grfica proporciona a los administradores un resumen fcilmente comprensible del trabajo que ha sido programado para periodos especficos, el avance de este trabajo y quien los ha realizado.

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Es un mtodo grfico de planeacin y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cunto tiempo requiere cada una de ellas, as como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente. En otras palabras, esta grfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt. La grfica de Gantt se compone de una hoja a la izquierda y de un grfico de barras a la derecha. Cada fila de la hoja muestra, de manera predeterminada el nombre y la duracin de una tarea del proyecto. En la parte superior del grfico existe una lnea de tiempo. Debajo de ella hay barras que representan la tarea correspondiente de la hoja. La ubicacin de una barra de tarea en la lnea de tiempo muestra cundo comienza y finaliza la duracin de la tarea. Las tareas se listan de arriba hacia abajo en el orden en que se realizarn. La ausencia de una barra significa que no hay trabajo relacionado con la tarea durante un periodo de tiempo determinado. Las grficas de Gantt son tiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeos, los cuales estn integrados de actividades que se realicen con consecuencia ordenada; tambin para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicacin con los usuarios finales. CALENDARIO DE UN PROYECTO Designa la programacin predeterminada de los trabajos para todos los recursos asignados al proyecto. Puede establecer el calendario del proyecto para indicar un perodo no laborable (como los das festivos de la organizacin), establecer los calendarios base para indicar la informacin compartida entre los recursos y modificar los calendarios de

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recursos individuales para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad. RELACIONES O VINCULACIONES ENTRE ACTIVIDADES
Existen cuatro tipos de dependencias: DEPENDENCIA FIN A COMIENZO: en la que una tarea no puede comenzar hasta finalice otra. DEPENDENCIA FIN A FIN: en la que una tarea no puede finalizar hasta finalice otra. DEPENDENCIA COMIENZO A COMIENZO: en la que una tarea no puede comenzar hasta que comience otra.

DEPENDENCIA COMIENZO A FIN: en la que una tarea no puede finalizar hasta que comience otra.

PLANIFICACIN PARA LA APERTURA DE UN AGENTE AUTORIZADO TELCEL Este proyecto tiene una duracin aproximada de un (1) ao, en donde participan las siguientes personas: Almenara Vanessa, Fallavollita Gianfranco, Gonzalez Felipe, Mizrachi Jonathan, Parada M Carolina, Sanz Rebeca y Salazar Gilberto.

1. Iniciacin, Planificacin y Preparacin: en esta primera etapa del proyecto planificaremos todo lo concerniente al agente autorizado TELCEL, se

seleccionar el nombre que llevar el mismo, la disponibilidad de recursos econmicos, la ubicacin y dimensin espacial. 2. Solicitud de Aprobacin del Local: solicitud de aprobacin del local

seleccionado por parte del supervisor de TELCEL correspondiente a la zona; luego se proceder a Introducir la solicitud en el centro de servicio correspondiente, despus de que la solicitud sea aprobada se deber hacer una solicitud para una entrevista con el supervisor asignado para el estudio y aprobacin del local, luego se deber esperar a que el supervisor visite el local y por ltimo se debe espera la posible aprobacin del mismo.

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3. Comunicacin de Aprobacin del Local: el supervisor asignado dar la comunicacin de la aprobacin del local lo que permitir continuar con el proyecto. 4. Requisitos de Apertura del Agente Autorizado TELCEL: se proceder a recaudar todos los requisitos necesarios tales como: tramitar la patente comercial, se tomarn fotos del local tanto internas como externas y se realizar un plano de la ubicacin geogrfica del Local y se explicar como se distribuyen las responsabilidades de la empresa; plantear la organizacin tcnico funcional. 5. Compra del Local: en esta etapa se proceder a la compra del local, y por lo tanto deben realizarse una serie de formalidades como el documento de compra - venta, notariarlo y firmarlo, luego se proceder a realizar el pago estipulado y la entrega de las llaves del local. 6. Solicitud y Adquisicin de la Patente: abogado de la parte solicitante. 7. Enviar requisitos: luego de poseer todos los requisitos necesarios se proceder a enviarlos al centro de servicios de TELCEL asignado. 8. Adquisicin del mobiliario e implementos: se proceder a la compra de los implementos necesarios para el acondicionamiento del local. 9. Decoracin del Local, segn requerimientos de TELCEL: luego de recibir la normativa y especificaciones para la decoracin del local en donde se especifica que se debe utilizar color azul 1415 y wildgrass 1531 de sherwin willians para las paredes, las lamparas deben ser de 9 celdas marca "Laigtholiter", las baldosas deben ser de color Gris-Ocre de Balgres, los muebles deben ser de madera tipo mostrador, las sillas giratorias con respaldo de color azul y los anuncios deben ser lumnicos con el nombre seleccionado. Luego de realizar todas estas especificaciones se proceder a la evaluacin de la obra.
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se tramitar la patente a travs de un

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10. Adquisicin de Inventario: se proceder a adquirir el inventario a TELCEL por un monto de un (1) milln de Bolvares por metro cuadrado del local y colocarlo en la estantera y deposito para la puesta en marcha del Agente Autorizado TELCEL. 11. Reclutamiento y seleccin de personal: esta etapa del proyecto debe

realizarse con mucho cuidado, ya que el personal es la parte fundamental de un negocio, y de este va a depender la buena atencin y el buen desempeo de las actividades. 12. Entrenamiento del personal: luego de ser seleccionado el personal se proceder a ser entrenado segn las polticas y requerimientos de la empresa. 13. Apertura del agente autorizado TELCEL: luego de cumplidos todas las actividades anteriormente explicadas se proceder a la apertura del agente autorizado TELCEL.

CONCLUSIN
Cuando queremos realizar algn proyecto de manera organizada, la mejor forma de hacerlo es dividindolo en actividades, pudiendo as mismo dividir las actividades en subactividades, permitindonos trabajar de una manera flexible y ordenada; ya que a travs del diagrama se puede ver quin va a realizar cada actividad y en que periodo debe realizarla permitindole al Jefe chequear el desarrollo de las actividades rpidamente, controlando de esta manera el proyecto y realizar cambios si es preciso.

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Ejemplo ilustrativo: Supngase que tenemos un cierto proyecto cuyos datos se muestran a continuacin:

Tarea

Predec. Duracin

A B C D E F G H

2 A 3 2 CFI 3 DFF 2 B 3 D, E, 3 F GFF 2

Mtodo constructivo Para construir un diagrama de Gantt se han de seguir los siguientes pasos:

Dibujar los ejes horizontal y vertical. Escribir los nombres de las tareas sobre el eje vertical. En primer lugar se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que no tienen predecesoras. Se sitan de manera que el lado izquierdo de los bloques coincida con el instante cero del proyecto (su inicio).

A continuacin, se dibujan los bloque correspondientes a las tareas que slo dependen de las tareas ya introducidas en el diagrama. Se repite este punto hasta haber dibujado todas las tareas. En este proceso se han de tener en cuenta las consideraciones siguientes:

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Las dependencias fin-inicio se representan alineando el final del bloque de la tarea predecesora con el inicio del bloque de la tarea dependiente.

Las dependencias final-final se representan alineando los finales de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.

Las dependencias inicio-inicio se representan alineando los inicios de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.

Dinmica: Individualmente o en equipos de 2 estudiantes elaboraran una

matriz de asignacin de responsabilidades (Esta matriz solo es para el estudiante que lo desea hacer en lugar de la tarea anterior sobre matriz de responsabilidades) y una grfica de gantt tomando como ejemplo la planificacin para la apertura de un agente autorizado telcel (La duracin de este proyecto es de un ao, ustedes le asignaran arbitrariamente duracin en semanas a cada actividad) Especificaciones de la dinmica 1. Se acredita en tema 1.5 y 1.6 2. En todo trabajo se tomara en cuenta la calidad y el cumplimiento en tiempo y forma 3. Fecha lmite de envo del trabajo__8 de Septiembre